ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
I N H O U D S O P G AV E
2
1 Management 2 Cultuur en processen 3 Structuur 3.1 Dienstverlening 3.2 Beleid 3.3 Beheer 3.4 Gemeentebelastingen 3.5 Bedrijfsvoering 4 Fijnstructuur 4.1 Dienstverlening 4.2 Beleid 4.3 Beheer 4.4 Gemeentebelasting 4.5 Bedrijfsvoering 5 Doorontwikkeling
8 9 9 10 10 10 10 10 10 10 12 13 14 15 17
3
VO O RWO O R D
Met veel genoegen presenteer ik u het organisatieplan voor Bloemendaal. Het geeft antwoord op de vraag: hoe zit de gemeentelijke organisatie in elkaar en hoe werkt zij? Het plan is het resultaat van intensieve samenwerking tussen kwartiermakers, medewerkers en mijzelf als gemeentesecretaris ad interim. Een mooi voorbeeld voor de nieuwe, Bloemendaalse manier van werken, waarbij men over afdelingsgrenzen heen kijkt en er veel aandacht is voor een integrale benadering. Toen ik begin november 2014 in Bloemendaal begon, lag er veel werk te wachten. Hoewel de organisatie de nodige veranderingen had meegemaakt, moest er heel veel gebeuren. Ik trof een veerkrachtige organisatie die op pragmatische wijze de handen uit de mouwen stak. Mensen waren bereid mee te werken en de noodzakelijke veranderingen door te voeren. De plezierige samenwerking was voor mij een ware inspiratiebron. In korte tijd hebben we een nieuwe structuur van de organisatie en het management ontworpen. Tegelijkertijd hebben we werk processen aangepast en een sturingsfilosofie
4
uitgewerkt. Drie kernwaarden stonden daarbij centraal: klantgericht, samenwerking en resultaatgericht. Het was een intensief proces van medewerkers en afdelingshoofden, met instemming van het bestuur en de ondernemingsraad. 1 juni 2015 was zowel de afronding van het proces van organisatieontwikkeling als de formele start van de nieuwe organisatie. Op die datum startte de vernieuwde organisatie in het nieuwe gemeentehuis. Het is in letterlijke zin het Huis van de Democratie. Maar een organisatie is nooit klaar. De komende anderhalf à twee jaar volgt een proces van doorontwikkeling. Verdere concretisering van de kernwaarden en uitwerking van werkprocessen zijn hiervan kenmerken. Net als de verdere ontwikkeling van management en medewerkers. Het doel blijft om samen met inwoners, onder nemers en maatschappelijke organisaties bijdragen te leveren aan een sterke en gezonde gemeente. Quint Meijer, Gemeentesecretaris a.i. Juni 2015
5
INLEIDING
Vanaf 1 juni 2015 huist de gehele Bloemendaalse organisatie in het vernieuwde gemeentehuis aan de Bloemendaalseweg in Overveen. Op de begane grond is het Publiekscentrum gevestigd: één centraal loket waar inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties terecht kunnen met al hun vragen. Het nieuwe Publiekscentrum wordt bemenst door de nieuwe afdeling Dienstverlening, die nauw samenwerkt met de andere afdelingen van de gemeente. Deze nieuwe kantooromgeving brengt tevens een nieuwe management- en organisatie structuur met zich mee. Intern krijgt deze nieuwe structuur en bijbehorende cultuur zijn beslag in de Bloemendaalse Manier van Werken, gebaseerd op de kernwaarden dienstverlening, resultaten en samenwerken. Zowel richting inwoners en bestuur als ten opzichte van elkaar.
6
Om deze kernwaarden te bereiken, zijn een aantal randvoorwaarden noodzakelijk. Zo draagt het zaakgericht werken eraan bij dat medewerkers sneller en effectiever kunnen inspelen op de behoefte van inwoners. Dit geeft vorm aan de gewenste dienstverlening. Door middel van een opleidingstraject worden medewerkers getraind in de competenties die de organisatie van hen vraagt, wat zorgt voor betere resultaten. De samenwerking met Heemstede zal de komende jaren verder groeien. Intensieve samenwerking, procesverbetering en leren van elkaar staan hierbij voorop. Tenslotte versterkt het ontwikkeltraject ‘Samen bouwen aan het Huis van de Democratie in Bloemendaal’, dat wordt geleid door de burgemeester, de samenwerking binnen het bestuur en de relatie met de inwoners en de organisatie.
7
ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
Ook in Bloemendaal zijn maatschappelijke ontwikkelingen te zien, waardoor de rol van de gemeentelijke overheid verschuift van initiatiefnemer naar regisseur of facilitator. Dat heeft gevolgen voor de manier van werken van de gemeente. Er ontstaat meer ruimte voor initiatieven vanuit individuele inwoners of partijen. Besluiten van het gemeentebestuur worden minder makkelijk geaccepteerd. Competenties als verantwoordelijkheid nemen en netwerken worden voor medewerkers steeds belangrijker. De gemeente Bloemendaal ontwikkelt zich naar een slagvaardige organisatie die integraal en resultaatgericht werkt. De 150 medewerkers stellen zich op in dienst van het algemeen belang, waarbij integriteit en transparantie sleutelbegrippen zijn. Om fluctuaties in de werklast op te kunnen vangen, kent organisatie een flexibele schil. De organisatie telt vijf afdelingen, waarvan er vier verantwoordelijk zijn voor het primaire proces. De vijfde afdeling, Bedrijfsvoering, is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning, advisering en kaderstelling ten opzichte van de andere afdelingen. Een organisatie die ‘lean’ werkt, heeft als kenmerken: een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden, een strakke inrichting van werkprocessen en effectieve en efficiënte vormen van samenwerking. De leiding van de organisatie bestaat uit een managementteam dat collegiaal samenwerkt en als team verantwoordelijk is voor de gehele organisatie. Pas op de tweede plaats is een manager verantwoordelijk voor de eigen afdeling. Naast de verticale sturing door middel van hiërarchische relaties, kent Bloemendaal ook twee horizontale sturingsprincipes: dienstverlening gericht op inwoners, organisatie en bestuur loopt dwars door alle afdelingen heen; de relatie opdrachtgever/opdrachtnemer voor de sturing van zowel programma’s en projecten als op afstand gezette organisaties, die meestal in regionaal verband opereren. Waar de horizontale en verticale lijnen elkaar in de organisatie kruisen, worden goede en duidelijke spelregels opgesteld.
8
Een prettige en intensieve samenwerking tussen bestuur (college en gemeenteraad), management en medewerkers is van groot belang voor het succes van de organisatie. Uitwerking en uitvoering door de ambtelijke organisatie moeten aansluiten op de wensen en ideeën van het bestuur als opdrachtgever van die organisatie. Dat stelt hoge eisen aan de transparantie van processen en de communicatieve vaardigheden van alle betrokkenen. MEDEWERKER BELEID
“Ik laat mijn eigen standpunt los als ik daarmee het gezamenlijke doel kan bereiken.”
1 Management Het management is verantwoordelijk voor de sturing van de gehele organisatie. Uitgangspunt daarbij is een zo plat mogelijke structuur, bestaande uit een managementteam en afdelingen. Vanwege de omvang van de afdelingen, zijn zij verdeeld in teams. Het Management Team (mt) bestaat uit de gemeentesecretaris (gs)/algemeen directeur en de afdelingshoofden. De gs is eind verantwoordelijk. Naast sturing van de organisatie als geheel is het mt verantwoordelijk voor de voorbereiding van de bestuurlijke besluitvorming (voor raad en college van b&w). mt en gs komen wekelijks bijeen en nodigen, afhankelijk van de agenda, programmaen projectmanagers uit voor specifieke onderwerpen. In de rol van afdelingshoofd is de manager verantwoordelijk voor mensen, middelen en resultaten van de afdeling. Hij stuurt processen aan en is op hoofdlijnen betrokken bij de inhoud. Zijn overzicht en inzicht maken hem tot eerste adviseur van het bestuur. Een afdelingshoofd is, naast zijn of haar rol binnen de afdeling, ook ambtelijk opdrachtgever van programma’s en projecten die niet noodzakelijkerwijs deel uitmaken van de afdeling. Bij gemeente brede onderwerpen kan een afdelingshoofd als trekker worden aangewezen. Tevens kunnen mt-leden ambtelijk opdrachtgever zijn van regionale samenwerkingsverbanden, zoals de omgevings dienst, sociale dienst of andere op afstand geplaatste organisaties. Een dergelijke kruisbestuiving zorgt voor meer overzicht, integraliteit en onderlinge betrokkenheid. De afdelingen zijn zodanig verschillend qua omvang en aard v an het werk dat sturing om maatwerk vraagt. In de ene afdeling werken mensen, onder leiding van het afdelingshoofd, in kleine groepen samen, terwijl andere afdelingen zijn onderverdeeld in teams met coordinatoren, teamleiders of senioren.
2 Cultuur en processen In de nieuwe Bloemendaalse organisatie draait het om drie kernwaarden: Klantgericht: naast een operationeel publiekscentrum laten alle medewerkers een dienstverlenende houding en daarbij passend gedrag zien. Richting inwoners, richting bestuur en richting elkaar als medewerkers. Resultaatgericht: instrumenten als jaarplannen, resultaatgebieden en persoonlijke doelstellingen zijn sturingsmechanismes die helpen de effectiviteit en efficiency van de organisatie te verbeteren. Samenwerking: samenwerking zowel binnen als buiten de organisatie zorgt voor beter en integraal advies bij een voorbereiding van besluiten en dienstverlening. Veel sterker dan voorheen worden processen aangestuurd vanuit het perspectief van de inwoner, de klant. Medewerkers denken van buiten naar binnen en nemen dat mee in de voorbereiding van hun stukken. Het zaaksysteem zorgt ervoor dat het proces transparant verloopt, voor organisatie en klant, en richt zich op het beoogde resultaat. Goede spelregels en afspraken zijn nodig voor effectieve en efficiënte samenwerking tussen medewerker en manager: Sturen op proces: medewerkers zijn vakbekwaam en zelf verantwoordelijk voor het behalen van het afgesproken resultaat. Er vindt regelmatig toetsing plaats op processen en resultaatgebieden. Altijd met de dienstverlening richting inwoners en bestuur als uitgangspunt. Een duidelijke rolverdeling is daarbij belangrijk. Sturen op resultaat: door middel van het opstellen, uitvoeren, monitoren en evalueren van programma-akkoorden, meerjarenbegrotingen en jaarplannen krijgt Bloemendaal meer grip op de gewenste resultaten. Resultaatgebieden zijn ook gekoppeld aan de persoonlijke doelstellingen van medewerkers en managers. Tussentijds en achteraf leggen medewerkers verantwoording af via functionerings- en beoordelingsgesprekken. Naast taken en resultaten zijn ook houding en gedrag belangrijke graadmeters. Zo wordt het ontwikkelpotentieel van de medewerker in kaart gebracht, een goede indicator voor aansturing.
9
ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
3 Structuur De organisatie is opgebouwd uit vijf afdelingen. Vier afdelingen richten zich op het primaire proces en onderhouden intensieve contacten met inwoners, bedrijven en instanties binnen de Bloemendaalse gemeenschap. Een vijfde afdeling, Bedrijfsvoering, verzorgt met name interne dienstverlening. Door dit zo optimaal mogelijk in te richten, worden de medewerkers in het primaire proces goed ondersteund.
3.3 BEHEER
4 Fijnstructuur
De afdeling Beheer is belast met de uitvoering en het beheer in de openbare ruimte. Dat varieert van weginrichting tot plantsoen onderhoud en van afvalinzameling tot begraafplaats. Als speerpunt geldt een verbetering van de bestuurlijke advisering en transparantie en communicatie richting inwoners. T E A M S Buitendienst, Groen en Reiniging, Vastgoed, Weg en Water.
4 . 1 D I E N S T V E R L E N I N G ( + / - 3 0 M E D E W E R K E R S )
3.4 GEMEENTEBELASTINGEN
De gemeente is het voorportaal voor informatie over en uitgifte van alle overheidsproducten en -diensten. Hierbij staat klantgerichtheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en ketensamenwerking voorop. De afdeling is verdeeld in 1e en 2e lijns dienstverlening. De 1e lijn handelt alle veel voorkomende en snelle vragen en verzoeken af. Is de vraag meer specialistisch, dan wordt deze door de 2e lijn in behandeling genomen. T E A M S Digitale Dienstverlening, Content en Kanalen, Inwoners en Ondernemers (w.o. Burgerzaken en Vergunningen), Servicebalie en Telefonisch Informatie Centrum
Deze afdeling werkt niet alleen voor de gemeente Bloemendaal, maar ook voor Zandvoort, Heemstede en Haarlemmerliede/ Spaarnwoude. Dit is een vaste afdeling met een flexibele schil om continuïteit van processen te waarborgen. Een deel van de standaard producten wordt in de eerste lijn van het Publieks centrum afgehandeld. Daarnaast ligt de focus op verdere digitale dienstverlening. Gemeentebelastingen zorgt naast herwaardering van objecten en de belastingaanslagen ook voor ontsluiting van geo-informatie en basisregistraties. T E A M S Beleid en Applicatiebeheer, gib, Heffingen, Invordering, Waardering.
3.2 BELEID
3.5 B E DR IJFSVOE R ING
In de afdeling Beleid zijn verschillende beleidsterreinen met hun vakdisciplines verenigd. De focus ligt sterk op realisatie en in mindere mate op ontwikkeling. Dat is inherent aan een organisatie als die van Bloemendaal die gericht is op uitvoering van beheertaken en beleid. T E A M S Ruimtelijke Ordening, Sociaal Domein, Veiligheid en Samenleving, Juridische Ondersteuning, Projecten.
Waar de voorgenoemde afdelingen een rol vervullen in het primaire proces van de gemeente, heeft de afdeling Bedrijfsvoering een ondersteunende functie. Zij voorziet de overige afdelingen van onderbouwd advies en kaders vanuit een uniform consulentschap. T E A M S Communicatie, Facilitaire Zaken, Financiën, Informatisering, Personeel en Organisatie, Secretariaat, Strategie en Control.
3 .1 D I E N S T V E R L E N I N G
M E DEWE RKE R B E DR IJFSVOE R ING
ORGANOGR AM AFDE LINGE N
Het publiekscentrum van Bloemendaal is dé centrale ingang voor de dienstverlening aan inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen. Een goed zaaksysteem draagt bij aan uniforme werkprocessen en transparantie. Met Mozard worden alle werk processen opnieuw ingericht en vastgelegd, zodat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie. De nadruk bij de invoering ligt op kwaliteit en continuïteit. De dienstverlening van de gemeente betreft de gehele organisatie. Het is een manier van werken die een cultuuromslag vereist in de wijze van klantbenadering. Goede procesafspraken en tijdige (interne) advisering of levering van informatie zijn daarbij van groot belang. Hiervoor worden Service Level Agreements (sla) opgesteld waar de gehele organisatie aan gehouden is. Eerstelijns medewerkers krijgen coaching en opleiding om hun dienstverlenende rol optimaal te kunnen vervullen. De ontwikkeling van vakspecialisme is een belangrijk onderdeel van de persoonlijke ontwikkeling. Het online Ontwikkelkompas is daar een makkelijk meetinstrument voor. Na de pilot met de 1e-lijnsmedewerkers zal deze ook voor de 2e lijn worden ingezet. Door de grote vakkennis die nodig is binnen deze afdeling, is gekozen om twee coördinatoren in te zetten tussen medewerkers en afdelingshoofd. Een teamleider Burgerzaken, die toeziet op continuïteit en vakinhoudelijke taken als verkiezingen, naturalisaties en applicatiebeheer en een teamleider Vergunningen MEDEWERKER DIENSTVERLENING
“Ik vraag door bij onduidelijke antwoorden, maak duidelijke afspraken, leg deze vast en zorgt voor follow-up.”
Gemeente Secretaris
Management Team
Beleid
Dienstverlening
Beheer
Bedrijfsvoering
Dienstverlening op burger en bestuur
GBKZ
“Ik ga met een goed gevoel naar huis als ik de bezoekers die dag goed heb kunnen helpen. Soms is een vriendelijk woord of een kopje koffie aanbieden al genoeg om mensen weer tevreden naar huis te zien gaan. Als mensen aan de balie staan, willen ze gewoon snel en goed geholpen worden. Logisch toch?”
die zich o.a. richt op termijnbewaking van het juridische proces, samenwerking met juristen, rud en invoering zaakgericht werken. Aansturing in de tussenlaag gebeurt op vakgebied om de verbinding tussen de 1e en 2e lijn te garanderen. Er vindt tweewekelijks overleg plaats met bestuurders. Het afdelingshoofd en de teamleiders overleggen dan met wethouder Kokke voor Dienstverlening en Burgerzaken en met wethouder Kruijswijk voor Bouwzaken en Vergunningen. Drie tot vier keer per jaar vindt een algeheel afdelingsoverleg plaats om medewerkers op grote thema’s aan te haken. Op teamniveau vindt wekelijks overleg plaats. Het kernteam Dienstverlening, bestaande uit het afdelingshoofd, de twee teamleiders en een coördinator div, coördinator digitale content en coördinator boa’s, komt maandelijks bij elkaar. Ook de afdeling Dienstverlening werkt daarbij met een flexibele schil om continuïteit te kunnen waarborgen. De eerstelijns dienstverlening is op werkdagen bereikbaar van 8.30 tot 17.00 uur. De balie voor Burgerzaken in Bennebroek is open van 8.30 tot 12.30 uur en op woensdag van 13.30 tot 16.30 uur. De 2e lijn werkt alleen op afspraak. Hiervoor is een eenvoudige module opgezet op de gemeentelijke website. De digitale klantgeleiding is gekoppeld aan de reserveringsmodule op www.bloemendaal.nl. ORGANOGR AM DIE N S T VE R LE NING
Afdelingshoofd Dienstverlening
Teamleider Publiekscentrum en Burgerzaken
Team Servicebalie en TIC
Team Inwoners en ondernemers Burgerzaken
Teamleider Vergunningen
Team Inwoners en ondernemers Vergunningen
Team Digitale Dienstverlening Content en Kanalen
Opdrachtgever / Opdrachtnemer principe
10
11
ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
Daar komen tevens steeds meer producten digitaal beschikbaar. Bloemendaal wil de dienstverlening op meerdere kanalen aanbie den. De fysieke contacten in het Publiekscentrum zullen daardoor minder worden. Naast de primaire dienstverlening spelen ook andere ontwikkelingen een grote rol binnen de afdeling: regionale samenwerking Heemstede decentralisering, regionalisering en privatisering van overheidstaken (het sociaal domein is daar een start van) omgevingsrecht (o.a. vrij bouwen) overheidsparticipatie invoering Basisregistratie Personen (brp) doorontwikkeling MijnOverheid 4 . 2 B E L E I D ( + / - 2 5 M E D E W E R K E R S )
Bloemendaal ontwikkelt samen met inwoners en bedrijven, via korte lijnen, nieuw beleid. De gemeente stelt daarbij de kaders vanuit het algemene belang. Collega’s moeten bereid zijn (snel) te veranderen als de situatie daarom vraagt en de samenwerkings verbanden op te zoeken die horen bij de inhoud van het werk. Dat vraagt een grote mate van taalvolwassenheid van de medewerkers. Naast houding en gedrag staat ook productiviteit centraal. Bijbehorende competenties en vaardigheden worden via het opleidingstraject versterkt en zijn een belangrijk meetinstrument bij het persoonlijke plan dat wordt opgesteld tussen afdelingshoofd en medewerker. De Bloemendaalse organisatie is klein. Dat zorgt ervoor dat de meeste collega’s binnen beleid als eenpitter binnen hun beleidsterrein functioneren. Deze grotendeels zelfstandige uitvoering van een taakveld maakt het belangrijk dat de medewerkers een collega aanwijzen als sparringpartner. Deze collega ondersteunt daarnaast bij het meelezen van stukken en eventuele vervanging tijdens afwezigheid. Dat geldt ook voor de juristen binnen de beleidsafdeling. Zij hebben allen een specifiek vakgebied en kunnen daardoor de beleidsmakers optimaal ondersteunen in de vorm van consulentschap. Onderlinge kennisdeling is echter essentieel om kwetsbaarheid tegen te gaan. Dat gebeurt onder meer door collegiale intervisie. De juristen zullen ook buiten hun eigen afdeling veel samenwerken met bijvoorbeeld Dienstverlening en Beheer.
12
Naast juridisch advies is ook financiële controle belangrijk voor de beleidsmedewerkers. Er is dan ook periodiek overleg met team Financiën om controle te houden op de p&c cyclus. Externe samenwerking vanuit beleid vindt onder meer plaats binnen het subsidiebeleid, het welzijnsterrein en de nieuwe participatieopzet van het gemeentelijk beleid. Ook de Muziekschool en de iasz (Heemstede) onderhouden intensieve contacten met de afdeling Beleid. Hetzelfde geldt voor de Milieudienst IJmond en de drie gemeentelijke logopedistes. Het is voor beleidsmakers van groot belang proces en inhoud tijdig en goed af te stemmen met de politiek. Een belangrijk onderdeel van deze overleggen is de goede voorbereiding van bestuurlijke besluitvorming. Met de wethouder Sport en de burgemeester (Veiligheid en Samenleving) gebeurt dat elke maand. Met de andere portefeuille houders elke twee weken. Dit overleg is tussen de bestuurder en het afdelingshoofd. Medewerkers schuiven daarbij desgewenst aan. Een medewerker van het secretariaat (verbonden aan het afdelingshoofd) zet de gemaakte afspraken op papier. Buiten deze geagendeerde overleggen vindt regelmatig incidenteel overleg plaats tussen medewerker en wethouder. Er bestaat een spanningsveld tussen de bestuurlijke wensen en de beschikbare ambtelijke capaciteit op het gebied van beleidsontwikkeling. Om het gewenste kwaliteitsniveau te halen, is uitbreiding van de formatie noodzakelijk. Een flexibele schil kan daarbij uitkomst bieden voor deze afdeling. MEDEWERKER BELEID
“Bij nieuw beleid zijn twee dingen belangrijk: de financiële kaders die gesteld zijn en de wensen vanuit de eindgebruiker. Als we die twee kunnen integreren, kunnen we mooie resultaten boeken.”
Hierbij wordt gekozen voor een projectmatige aanpak. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat er meer capaciteit wordt gevraagd bij de voorbereiding van projecten. De insteek hierbij is dat een goede preparatie vooraf overbodige reparatie achteraf behoort te voorkomen of verminderen.
ORGANOGR AM BE LE ID
Afdelingshoofd Beleid
Team Juridische Ondersteuning
Team Sociaal Domein
Team OVV & Welzijn
Team Ruimtelijke Ordening
Team Projecten
De afdeling Beleid werkt geheel digitaal. Alle correspondentie namens het afdelingshoofd verloopt via Corsa. Vanaf 1 januari 2016 wordt dit overgenomen door Mozard. Aandachtspunt hierbij is dat de invoering van Mozard geen nadelige gevolgen mag hebben voor het proces zoals dit nu is opgebouwd. 4 . 3 B E H E E R ( + / - 4 7 M E D E W E R K E R S )
De afdeling Beheer houdt zich bezig met het uitvoeren, beheren en onderhouden van de openbare ruimte binnen de gemeente. Dit heeft o.a. betrekking op wegen, rioleringen, plantsoenen en bosparken en straatmeubilair. Ook de afvalinzameling en straatreiniging, belangrijke onderwerpen in de gemeente, worden vanuit deze afdeling aangestuurd.
De afdeling werkt met plannen voor regulier cyclisch onderhoud, groot onderhoud of renovatie. Daarnaast wordt voor drie onderdelen van de buitenruimte met bedrijfsmatige exploitaties gewerkt: riool-, reiniging- en begraafplaatsenexploitaties. Het assetmanagement van de gemeente is ingesteld op het afstoten van woningbezit en ander niet specifiek gemeentelijk vastgoed. Dat geldt ook voor de verkoop van bijvoorbeeld snippergroen. Binnen de afdeling Beheer is ook nog een klein onderdeel beleid ondergebracht, hoofdzakelijk gericht op uitvoering. Omdat het beleid op deze vakgebieden sterk gericht is op operationele aspecten en de beleidsmakers ook regie voeren op bijv. externe processen zoals de inzet van Paswerk en De Meerlanden, is gekozen om deze medewerkers binnen de afdeling Beheer te plaatsen. Door deze constructie blijft de afstand tussen maatschappij en werkveld klein. Uitzondering op bovenstaande is de beleidsfunctie Verkeer, waarbij zoveel raakvlakken zijn met andere beleidsterreinen, dat het logischer is deze functie bij Beleid onder te brengen.
De medewerkers van de Buitendienst (+ 29 collega’s) vervullen een ambassadeursrol en geven dagelijks hun visitekaartje af wanneer ze aan het werk zijn in de openbare ruimte. Er is dan ook veel aandacht voor juiste bejegening en goede vakkennis binnen dit team. Verder speelt de Buitendienst een grote rol als het gaat om Koningsdag, 4 mei, buurtfeesten, politieondersteuning. Deze ondersteunende taken zullen in de toekomst beter naar buiten gepresenteerd worden. Bij de inrichting en het onderhoud van de openbare ruimte speelt participatie een toenemende rol. De ervaren kwaliteit wordt in steeds grotere mate beïnvloed door het proces waarop het resultaat tot stand is gekomen. De gemeente wil hier meer ruimte voor geven en probeert zich meer kaderstellend op te stellen: financiële uitgangspunten vormen een kader waarbinnen samen met inwoners invulling gegeven wordt aan de plannen.
13
ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
ORGANOGR AM BE HE E R
Afdelingshoofd Beheer
Teamleider Buitendienst
Team Groen & Reiniging
Team Weg & Water
Team Vastgoed
Team Buitendienst
Primaire werkprocessen dienen vastgelegd te worden, zodat een uniforme dienstverlening ontstaat. Medewerkers werken zelfstandig en pro-actief. De aansturing is procesgericht, waarbij de beleidsmedewerkers de rol van Senior op zich nemen. Taakverdeling, verlof en bezetting worden in eerste instantie binnen het team geregeld. Het afdelingshoofd blijft eindverantwoordelijk. De teamleider Buitendienst heeft de taken en bevoegdheden voor de personele zorg van de Buitendienst en voert nauw overleg met het afdelingshoofd om samenwerking tussen binnen- en buitendienst optimaal te houden. Het afdelingshoofd zorgt voor tijdige aanlevering van kwalitatieve bestuursvoorstellen. Transparantie en participatie vervullen daarbij een grote rol. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor de inhoud op detailniveau. Omdat er regelmatig overleg plaatsvindt tussen binnen- en buitendienst van Beheer, zijn bij de kantine op de gemeentewerf een aantal aanlandplekken gemaakt voor kantoormedewerkers. Het afdelingshoofd voert regulier overleg met de portefeuille houders en wordt daarbij door medewerkers ondersteund op inhoud. Naast periodiek team- en individueel overleg, is er ook een paar keer per jaar afdelingsoverleg. Ook voert het afdelingshoofd gesprekken met andere afdelingshoofden om processen integraal te benaderen. MEDEWERKER BUITENDIENST
“Wij komen bij onze inwoners in de straat. Natuurlijk willen we dan ons ‘visitekaartje’ achterlaten. Dan staat dienstverlening voorop.”
14
Voor goed beheer van de openbare ruimte is optimale samenwerking nodig op diverse vlakken: binnen de waterketen met hhr en pwn de gemeente Zandvoort kan gebruik maken van onze diensten op de milieustraat met gemeente Heemstede i.v.m. afstemming beheerplannen Aannemers, stakeholders, klankbordgroepen Ook intern wordt de samenwerking opgezocht. Bijvoorbeeld als het gaat om kanaalsturing, invulling backoffice en interne advisering. Binnen teams Financiën, Communicatie en p&o is een accounthouder aangesteld voor de afdeling Beheer, waardoor er meer kennis en daardoor inzicht gedeeld kan worden op specifieke beheerthema’s. Ook bij andere teams zou Beheer graag op deze manier werken. Bij dit organogram dient opgemerkt te worden dat de komende twee jaar extra capaciteit nodig is voor de toenemende complexiteit en omvang van private juridische administratie, zoals de zakelijke rechten voor gemeentelijke rioolleidingen in particulier terrein. Ook wordt door de horizontale aansturing bij projecten (te) veel beslag gelegd worden op team Groen en Reiniging. Dit zorgt voor een flinke achterstand en uitstel van andere projecten binnen e afdeling. Bij de Voorjaarsnota 2015 zijn hiervoor extra middelen gevraagd. Buiten de reguliere plannen van de afdeling, ligt de komende jaren een sterke focus op: Basisregistratie Grootschalige Topografie gbi Meldingenregistratie Samenwerking tussen front- en backoffice 4 . 4 G E M E E N T E B E L A S T I N G E N (+/ - 19 M E D E W E R K E R S )
De afdeling Gemeentebelastingen vertegenwoordigt Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid en is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort. Hierbij is gekozen voor een lichte gemeenschappelijke regeling: aansturing en verantwoording lopen via een projectgroep en stuurgroep. In de stuurgroep zijn alle wethouders Financiën van de deelnemende gemeenten vertegenwoordigd. De medewerkers van het samenwerkingsverband worden binnen de organisatie
van Bloemendaal gehuisvest. De afdeling houdt zich met name bezig met het (her)waarderen van objecten, het verzorgen van de belastingaanslagen, behandelen van bezwaarschriften en ontsluiten van geo-informatie. De ontwikkeling van de afdeling is mede-afhankelijk van externe factoren. Zo speelt op dit moment de vraag of de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude zelfstandig blijft of fuseert met Haarlem of Haarlemmermeer. Dit kan gevolgen hebben voor deelname aan het samenwerkingsverband. De overheid bereidt verschuivingen op belastinggebied voor. Met het volwassen worden van gbkz neemt de aandacht van de waarderingskamer toe. Er is een onderzoek aangekondigd naar de beheersstructuur. De afdeling is sterk afhankelijk van informatie en gegevens die ook door andere afdelingen wordt gegenereerd. Wanneer deze informatie verandert, bijvoorbeeld door vergunningvrij bouwen, een landelijke woz voorziening, de komst van de Basis Registratie Kadaster, wijzigt daarmee de werkwijze en taakomschrijving van de afdeling. Binnen de gemeente, en daarmee ook binnen de afdeling Gemeentebelastingen, moet een betere afstemming en integrale aansturing plaatsvinden van de informatiefunctie, waaronder het gegevensbeheer. Het beheer van de vele soorten gegevens, de applicaties die daarvoor gebruikt moeten worden en de vele gebruikers die daarvan afhankelijk zijn, kunnen niet los van elkaar worden gezien en vragen om sturing op niveau van directie en mt. Ook de afdeling Gemeentebelastingen zal overgaan naar zaakgericht werken via Mozard om de uniformiteit en transparantie te vergroten. Daarnaast gaat het Publiekscentrum een rol spelen bij de klantcontacten rondom vragen over belastingen aanslagen en bezwaar. Binnen het samenwerkingsverband zijn
de gemeenten Haarlemmerliede, Heemstede en Zandvoort verantwoordelijk voor het verzorgen en aanleveren van verordeningen. Binnen Bloemendaal gebeurt dat samen met Financiën. De aansturing door het afdelingshoofd is procesgericht en gericht op integraliteit, kwaliteit en ontwikkeling binnen de afdeling. Bijzondere verzoeken van aangesloten gemeenten komen binnen bij het afdelingshoofd die zorgt voor juiste verdeling binnen de afdeling. Het afdelingshoofd heeft structureel overleg met de wethouder Financiën van Bloemendaal. Daarnaast overlegt hij met de accounthouders bij team div, ict, Financiën en bwt. Alle teams voeren regelmatig teamoverleg waarbij o.a. werkverdeling wordt besproken. Om kwetsbaarheid te voorkomen zorgen medewerkers ervoor dat zij binnen de afdeling een sparringpartner aanwijzen die kan helpen bij het meelezen van stukken en een stuk overdracht tijdens afwezigheid. De senioren binnen de teams leveren de benodigde informatie aan voor het bedrijfsplan, de twee tussenrapportages en het jaarverslag dat door team Beleid en Applicatiebeheer wordt verzorgd. De werkzaamheden van de verschillende teams sluiten als een keten op elkaar aan, waardoor de onderlinge afhankelijkheden groot zijn. In de nieuwe overlegstructuur zullen zowel teams onderling als afdelingshoofd met senioren functioneel overleg hebben om de gevolgen van de handelingen (tijdig behandelen van bezwaar) op andere werkprocessen (taxatie volgend jaar) in kaart te brengen. Een goede integrale sturing op het informatiemanagement van de gemeente is van groot belang. De aansturing van dit programma over afdelingsgrenzen heen moet versterkt worden binnen het mt.
ORGANOGR AM GE ME E NTE BE L AS TING
Afdelingshoofd GBKZ
Team Heffingen
Team Invordering
Team WOZ
Team Beleid en Applicatiebeheer
Team GIB
15
ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
4 . 5 B E D R I J F S V O E R I N G (+/ - 3 2 M E D E W E R K E R S )
De afdeling Bedrijfsvoering kun je vergelijken met het middenveld; faciliteren en het spel verdelen om de rest van de organisatie zo goed mogelijk te laten scoren. De interne dienstverlening is strak en simpel ingericht, zodat de kerntaken van adviseren, control en de operationele diensten optimaal uitgevoerd kunnen worden. Om dit te realiseren gaan de diverse teams meer inhoudelijk samenwerken. Er wordt gestuurd op uniforme dienstverlening vanuit consulentschap. Zo ontstaat een zakelijke en functionele dienstverlening. Pro-actief en gezond verstand zijn belangrijke eigenschappen van de medewerkers. Afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor hun taken. Bedrijfsvoering ondersteunt hen daarin, zonder taken over te nemen. Organisatie en gemeentebestuur willen elkaar versterken (Samen bouwen aan het Huis van de Democratie). Door de strategische advies- en controlfunctie zichtbaarder te organiseren kan de afdeling het management en bestuur beter van dienst zijn. Verdere verbetering in kwaliteit en continuïteit wordt nagestreefd via de samenwerking met de gemeente Heemstede. Teams Automatisering en p&o zijn al in een vergevorderd stadium. Ook Financiën, Facilitaire Zaken en Informatisering zullen op dit terrein doorontwikkelen. De afdeling levert een drietal diensten: operationele diensten en faciliteiten, zoals administratie, informatisering, secretariaat en kabinetszaken interne producten/kaderstelling, bijv. de begroting, communicatie ondersteuning en personele adviezen advies, onderzoek en controle ter ondersteuning bij sturing, ontwikkeling en verbetering van de organisatie Het afdelingshoofd wordt ondersteund door teamcoördinatoren om operationele én inhoudelijke aansturing te borgen. Zij hebben vier tot tien accountgesprekken per jaar met de afdelingshoofden om de samenwerking te bespreken. Alleen team Strategie en Control valt direct onder het afdelingshoofd. Dit team kent een flexibele schil (bestaande uit teamcoördinatoren) als denktank om nóg betere ondersteuning te kunnen geven aan de organisatie.
16
Het bestuur vraagt daarnaast ondersteuning bij controle en grip op regionalisering en samenwerking. De Bloemendaalse invloed moet in een breed speelveld worden uitgedragen, zodat specifieke Bloemendaalse eisen worden meegewogen. Daarvoor zijn investeringen nodig in innovatie en kwaliteit van de organisatie. Door de grote diversiteit in taken van de teams staan hieronder enkele taken en verantwoordelijkheden nader beschreven. Team Communicatie bewaakt de corporate communicatie, begeleid afdelingen en management bij projecten en beleid en draagt zorg voor de interne communicatie. Communicatie hoort thuis in het hart van beleid. Reputatie, imago en helderheid van de boodschap spelen bij alle projecten van de gemeente een rol. Team Facilitaire Zaken is een nieuwe eenheid binnen Bloemendaal. Hieronder vallen onder meer de Facilitair coördinator en de bodes. Er wordt nauw samengewerkt met Beheer Eigendommen voor het technische beheer. Facilitaire Zaken is het visitekaartje van de interne organisatie en zorgt voor optimale arbeidsomstandigheden in het gemeentehuis. Met een facilitair servicedesk wordt de informatievoorziening efficiënt ingezet en kunnen zaken strak en simpel worden ingericht.Team Financiën vervult een ondersteunende, toetsende en adviserende rol en is verantwoordelijk voor de jaarlijkse planning en control documenten: begroting, voorjaarsnota, kadernota, najaarsnota, jaarrekening).
in beperkte mate geconcentreerd. Een groot deel van het gegevens beheer vindt immers plaats bij afdeling Gemeentebelastingen. Team Personeel en Organisatie geeft advies en ontwikkeld beleid dat is gericht op inzetbaarheid en ontwikkeling van management, medewerkers en organisatie. Ook voert ze de administratie uit m.b.t. personeelsmutaties. e-hrm is een speerpunt voor het team. Team Secretariaat is verantwoordelijk voor de secretariële, logistieke en coördinerende taken als ondersteuning van college en mt. Team Strategie en Control heeft een adviserende rol in afdelingsoverschrijdende, juridische of bedrijfsmatige vraagstukken.
De formatie van team Facilitaire Zaken vormt een ontwikkelpunt wat voor eind 2015 in een Facilitair Plan verduidelijkt zal worden. Naast advisering en control heeft de afdeling Bedrijfsvoering een belangrijke rol binnen de volgende projecten en ontwikkelingen: Ombuigingen Management Development Participatiebeleid Bloemendaalse Manier van Werken Samenwerking Heemstede Huis van de Democratie
Het team ondersteunt, ontwikkelt en realiseert strategische doelen en projecten vanuit politieke uitgangspunten en stelt adviezen en nota’s op t.b.v. management en bestuur. Het behandelen van bezwaarschriften en klachten, uitboeren en bewaken van de p&c cyclus en strategisch advies behoren tot de kerntaken. Net als het bewaken van de kwaliteit van bestuurlijke besluitvorming en bewaken van de voortgang van het collegeprogramma. Er wordt nauw samengewerkt met de coördinatoren van de andere teams binnen de afdeling die als flexibele schil fungeren. Door middel van evaluaties en 360 graden reviews worden processen tussentijds bijgestuurd.
Uiteraard hoort ook de financiële administratie, zoals facturen, boekingen en betalingen tot een van de kerntaken van het team. Team Informatisering zorgt voor een sterke integrale sturing op het informatiebeleid en is verantwoordelijk voor beleid, functioneel beheer, technisch beheer en gegevensbeheer.
ORGANOGR AM B E DR IJFSVOE R ING
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering
De gemeente Heemstede vervult het opdrachtgeverschap aan de ict (Automatisering)-functie. De lijn voor harmonisatie van de processen is: klantgericht, efficiënt en rechtmatig. Het team bestaat uit een programmamanager, twee medewerkers div, twee medewerkers Automatisering en beveiligingscoördinator en heeft een specialistische taak voor de archiefwet. Hiermee is de i-functie
Coördinator Secretariaat
Coördinator Facilitaire Zaken
Coördinator Informatisering
Coördinator P&O
Coördinator Financiën
Coördinator Communicatie Team S&C
Team Secretariaat
Team Facilitaire Zaken
Team Informatisering
Team P&O
Team Financiën
Team Communicatie
17
ZO WE R K T B LO E M E N DA AL
5 Doorontwikkeling Op 1 juni 2015 is de vernieuwde organisatie in het vernieuwde gemeentehuis getrokken. Het plaatsingsproces is voltooid en de reorganisatie in formele zin afgerond. Maar daarmee is de organisatie nog niet ‘af’. In juni is het Plan van Aanpak Doorontwikkeling organisatie gemeente Bloemendaal 2015 – 2017 opgesteld. De voornaamste onderdelen zijn: Opleidingsplan, zowel collectief en themagericht als individueel Management Development traject (voor mt en teamleiders/ coördinatoren/senioren) Invoering lean en kpi’s (voor effectieve en efficiënte werkprocessen) Kwaliteitsverbetering bedrijfsvoering (facilitaire zaken, Informatiseringsfunctie, positionering strategie en control) Uitwerking opdrachtgeverschap regionale samenwerkings verbanden, bestuurlijk en ambtelijk Oplossen structurele knelpunten in de formatie De doorontwikkeling wordt georganiseerd als een programma, met het mt als programmateam onder leiding van de gemeente secretaris. De afdelingshoofden zullen de verschillende programmaonderdelen in de rol van projectleider voor hun rekening nemen. Per 1 juli zal de interim-gemeentesecretaris het Plan van Aanpak Doorontwikkeling, mede ter afronding van zijn opdracht, overdragen aan de nieuwe gemeentesecretaris. De uitvoering van het programma zal ongeveer twee jaar duren, tot medio 2017. In de tweede helft van 2015 zal verder voortdurend afstemming plaatsvinden tussen de burgemeester (als opdrachtgever) en de gemeentesecretaris (als ambtelijk opdrachtnemer) op het traject ‘het Huis van de Democratie’.
18
19
Gemeente Bloemendaal Postbus 201 2050 AE Overveen T (023) 522 55 55
[email protected] www.bloemendaal.nl Bezoekadres Gemeentehuis Bloemendaalseweg 158, 2051 GJ Overveen Openingstijden Burgerzaken: maandag t/m vrijdag 8.30 - 17.00 uur donderdag tot 20.00 uur Bezoekadres Bennebroek Bennebroekerlaan 5, 2121 GP Bennebroek Openingstijden Burgerzaken: maandag t/m vrijdag: 08.30 – 12.30 uur
20
