WORD VERDIEPING VOOR WINDOWS
Benodigde voorkennis:
Om deze cursus Word Verdieping te kunnen volgen, wordt u verondersteld bekend te zijn met de basisbegrippen van MS Word. De basisbegrippen van Word zijn behandeld in de 'Basiscursus' Word voor Windows. Er wordt hier dan ook geen aandacht meer aan besteed. Deze cursus is gebaseerd op MS Word versie 2002. Als u met een andere versie van Word werkt, kan het uiterlijk van de weergegeven (dialoog)vensters afwijken van het uiterlijk van uw venster. Ook kunt u andere (kleine) verschillen tegenkomen. Het basisprincipe echter blijft hetzelfde.
C
De handelingen die u in dit boek dient te doen, staan aangegeven met dit teken: Behalve dit teken, zult u ook een aantal genummerde opgaven tegenkomen. Verder verdient het aanbeveling de uitleg steeds goed te lezen voordat u handelt.
Copyright © ADZ B.V. 2001 2e oplage 2008, Thelma van Luijk-Rowe Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, elektronisch of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ADZ B.V.
De volgende onderwerpen worden behandeld:
Ø Snelkoppeling op Bureaublad Ø Nieuwe mappen aanmaken Ø Tekst bewerken Ø AutoCorrectie Ø Nummering op meerdere niveaus Ø Secties Ø Voetnoten en Eindnoten Ø Clipgalerie en WordArtgalerie Ø Watermerken Ø AutoTekst Ø Kolommen Ø Tabellen en berekeningen Ø Sjablonen Ø Samenvoegingen Ø Etiketten
1
Hoofdstuk 01........................................................................................................... 4 1.01
Snelkoppeling op Bureaublad, mappen (Directory's) ................................ ..... 4 MS Word als snelkoppeling op het Bureaublad plaatsen............................... 4 Snelkoppeling van Bureaublad verwijderen................................ ................... 4
1.02
Mappen (Directory's) ................................ ................................ ..................... 5 Nieuwe mappen aanmaken................................ ................................ ........... 5 Een mapnaam wijzigen ................................ ................................ ................. 6 Gebruikers directory binnen ADZ ................................ ................................ ..8
Hoofdstuk 02........................................................................................................... 9 2.01
Teksteffecten toepassen, vaste spatie, afbreken e.d. ................................ .... 9
2.02
Teksteffecten toepassen ................................ ................................ ............... 9 Opgave tekstbewerking................................ ................................ ................. 9
2.03
Vaste spatie, afbreken e.d................................. ................................ .......... 11 Vaste spatie ................................ ................................ ................................ 11 Woordafbreking................................ ................................ ........................... 12
Hoofdstuk 03......................................................................................................... 13 3.01
AutoCorrectie ................................ ................................ .............................. 13 AutoCorrecties gebruiken en zelf maken ................................ ..................... 13 AutoCorrecties verwijderen ................................ ................................ ......... 14
Hoofdstuk 04......................................................................................................... 15 4.01
Nummering op meerdere niveaus ................................ ............................... 15 Een lijst voorzien van nummering (korte herhaling) ................................ ..... 15 Een lijst voorzien van nummering op meerdere niveaus.............................. 15 Een lijst voorzien van nummering op meerdere niveaus achteraf ................ 17
Hoofdstuk 05......................................................................................................... 19 5.01
Secties ................................ ................................ ................................ ........ 19 Een sectie-einde invoegen ................................ ................................ .......... 19 Een sectie-einde verwijderen ................................ ................................ ...... 20 Opgave ................................ ................................ ................................ ....... 21
Hoofdstuk 06......................................................................................................... 22 6.01
Voetnoten en Eindnoten................................ ................................ .............. 22
6.02
Voetnoten................................ ................................ ................................ .... 22 Een voetnoot maken ................................ ................................ ................... 22 Een voetnoot verwijderen ................................ ................................ ............ 23
6.03
Eindnoten................................ ................................ ................................ .... 24 Een eindnoot maken ................................ ................................ ................... 24
Hoofdstuk 07......................................................................................................... 25 7.01
Clipgalerie en WordArtgalerie................................ ................................ ...... 25
7.02
Clipgalerie................................ ................................ ................................ ... 25 Afstand tot tekst veranderen................................ ................................ ........ 25 Omlooppunten Figuur bewerken ................................ ................................ . 26 Bijsnijden Figuur................................ ................................ .......................... 26 Figuur (vrij)draaen................................ ................................ ....................... 27
7.03
WordArtgalerie ................................ ................................ ............................ 27
2 Plaatsen WordArt-object ................................ ................................ ............. 27 Bewerken WordArt-object................................ ................................ ............ 28
Hoofdstuk 08......................................................................................................... 30 8.01
Watermerk ................................ ................................ ................................ .. 30 Tekst als watermerk invoegen, wijzigingen en verwijderen.......................... 30
8.02
Watermerk via Illustratie................................ ................................ .............. 31 Figuur als watermerk invoegen ................................ ................................ ... 31
Hoofdstuk 09......................................................................................................... 32 9.01
AutoTekst................................ ................................ ................................ .... 32 AutoTekstfragmenten gebruiken ................................ ................................ . 32 AutoTekstfragmenten maken ................................ ................................ ...... 33 AutoTekstfragment wijzigen ................................ ................................ ........ 35 AutoTekstfragment verwijderen ................................ ................................ ... 36
Hoofdstuk 10......................................................................................................... 37 10.01
(Tekst)Kolommen maken, bewerken ................................ ........................... 37 Tekst in kolommen zetten ................................ ................................ ........... 37 Kolomafbreking forceren ................................ ................................ ............. 38 Illustratie in kolommen invoegen ................................ ................................ . 39
10.02
Kolommen bewerken ................................ ................................ .................. 39 Kolombreedte wijzigen via de liniaal................................ ............................ 39 Kolommen verwijderen................................ ................................ ................ 40 Kolomeinden gelijktrekken................................ ................................ ........... 40
Hoofdstuk 11......................................................................................................... 41 11.01
Tabellen ................................ ................................ ................................ ...... 41 Een tabel invoegen via de werkbalk ................................ ............................ 41 Verplaatsen binnen de tabel................................ ................................ ........ 41 Een tabel invoegen via het menu Tabel................................ ....................... 42
11.02
Selecteren binnen tabellen................................ ................................ .......... 43 Cellen selecteren ................................ ................................ ........................ 43 Rijen selecteren ................................ ................................ .......................... 43 Kolommen selecteren................................ ................................ .................. 43 De gehele tabel selecteren................................ ................................ .......... 43
11.03
Samenvoegen en splitsen ................................ ................................ ........... 44 Cellen samenvoegen en splitsen................................ ................................ . 44
11.04
Rijen en kolommen ................................ ................................ ..................... 45 Rijen en kolommen in een tabel invoegen en verwijderen ........................... 45 Kolombreedte wijzigen ................................ ................................ ................ 46 Rijhoogte wijzigen ................................ ................................ ....................... 48
11.05
Tabelkoppen ................................ ................................ ............................... 49 Tabelkoppen maken................................ ................................ .................... 49
11.06
Korte uitleg................................ ................................ ................................ .. 50 Tabinstellingen................................ ................................ ............................ 50 Sorteren ................................ ................................ ................................ ...... 50 Opmaakranden ................................ ................................ ........................... 50 Tabelgalerie ................................ ................................ ................................ 50 Tekstrichting wijzigen ................................ ................................ .................. 50 Rijen en kolommen gelijkmatig verdelen ................................ ..................... 50 Tekst naar tabel converteren................................ ................................ ....... 51
3 11.07
Opgaven ................................ ................................ ................................ ..... 51 Opgave tabel................................ ................................ ............................... 51
Hoofdstuk 12......................................................................................................... 55 12.01
Rekenen in tabellen ................................ ................................ .................... 55 Totalen berekenen via optellen ................................ ................................ ... 55
12.02
Opgaven ................................ ................................ ................................ ..... 55 Opgave 1, tabel................................ ................................ ........................... 55 Opgave 2, tabel................................ ................................ ........................... 57 Oefening ................................ ................................ ................................ ..... 58
Hoofdstuk 13......................................................................................................... 59 13.01
Sjablonen en formulieren ................................ ................................ ............ 59 Werken met een sjabloon................................ ................................ ............ 59
13.02
Een formulier maken en beveiligen ................................ ............................. 62 Een formulier maken op basis van een (bestaand) document ..................... 62 Een formulier beveiligen zonder wachtwoord ................................ .............. 64 Een formulier beveiligen met wachtwoord ................................ ................... 64
13.03
Opslaan als sjabloon................................ ................................ ................... 65 Een (beveiligd) formulier opslaan als sjabloon................................ ............. 65 Werken met een beveiligd sjabloon................................ ............................. 65
Hoofdstuk 14......................................................................................................... 66 14.01
Gegevensbestanden maken, samenvoegen en beheren............................. 66
14.02
Een gegevensbestand maken................................ ................................ ..... 66
14.03
Hoofddocument maken en samenvoegen ................................ ................... 67 Hoofddocument maken ................................ ................................ ............... 67 Samenvoegen met gegevensbestand ................................ ......................... 72
14.04
Gegevensbestanden beheren ................................ ................................ ..... 73 Gevensbestand muteren ................................ ................................ ............. 73 Velden toevoegen of wijzigen................................ ................................ ...... 74 Wijzigen via de databasewerkbalk................................ ............................... 74 Opgave ................................ ................................ ................................ ....... 75
Hoofdstuk 15......................................................................................................... 76 15.01
Etiketten maken en samenvoegen ................................ .............................. 76
15.02
Etiketten maken ................................ ................................ .......................... 76 Een enkel etiket................................ ................................ ........................... 76 Volledige pagina met hetzelfde etiket ................................ .......................... 78 Een etiketpagina openen in een Nieuw document................................ ....... 78
15.03
Etiketten samenvoegen met adressenbestand................................ ............ 79 Adresetiketten maken van bestaand adressenbestand ............................... 79 Opgave ................................ ................................ ................................ ....... 80
4
Hoofdstuk 01 1.01
....................... Snelkoppeling op Bureaublad, mappen (Directory's)
Om Microsoft Word in één keer te starten, kunt u een snelkoppeling op het Bureaublad van Windows plaatsen. MS Word als snelkoppeling op het Bureaublad plaatsen Er zijn verschillende manieren. Een eenvoudige manier is:
C
Ga met de muis via het menu Start op Microsoft Word staan "Niet aanklikken, anders start u het programma op!"
C C
Klik met de rechter muisknop op Microsoft Word om het snelmenu te openen Klik op Kopiëren naar 4 en vervolgens op Bureaublad (snelkoppeling maken) Zie voorbeeld.
De snelkoppeling staat nu op het Bureaublad. U kunt Word opstarten door te dubbelklikken op deze snelkoppeling, of eenmaal klikken en op Enter drukken, of via de rechter muisknop het snelmenu te openen en vervolgens op Openen te klikken. Snelkoppeling van Bureaublad verwijderen U kunt de snelkoppeling gemakkelijk weer verwijderen. Bij het verwijderen verdwijnt alleen de snelkoppeling, en niet het programma.
C C C
Klik met de rechter muisknop op de snelkoppeling Klik in het verschenen snelmenu op Verwijderen Lees de volgende bevestiging en klik op Snelkoppeling verwijderen Deze verdwijnt nu in de prullenbak.
Let op! Alles wat in de prullenbak zit, kunt u te allen tijde nog terugplaatsen. (Dit is duidelijk te zien als u de prullenbak opent.) Maar als uw computer aangesloten is op een netwerk, kan het goed zijn dat u geen prullenbak heeft. Dit houdt in dat alles wat u verwijdert, ook in één keer echt weg is. Houd daar rekening mee! Als het u toch overkomt dat u per ongeluk een document of map verwijderd heeft zonder de aanwezigheid van een prullenbak, dan is er meestal nog de mogelijkheid dit via de "back-up" van de Server terug te laten zetten. Dit kan lastig zijn, dus voorzichtigheid is geboden.
5
1.02
........................................................................... Mappen (Directory's)
Op de vaste schijf van de computer kunnen vele documenten (bestanden) opgeslagen worden. De vaste schijf is onderverdeeld in mappen. Bestanden, in dit geval Word documenten, kunnen in mappen opgeslagen worden. Standaard is dit de map Mijn documenten. Mappen kunnen ook weer verdeeld worden in onderliggende mappen (submappen). Als u veel documenten maakt is het overzichtelijk om verschillende mappen te maken. De mappen kunnen in een hiërarchische structuur georganiseerd worden. Nieuwe mappen aanmaken In deze oefening gaan we mappen maken en onderverdelen in submappen, volgens onderstaande structuur. Mappen maken volgens een bepaalde structuur kan heel goed in de Verkenner gedaan worden. In de verkenner is de structuur overzichtelijk.
C C
Klik met de rechter muisknop in de Taakbalk van het Bureaublad op Start Klik op Verkennen
De Verkenner kunt u ook vinden via Start, (Alle) Programma's, Bureau-accessoires en vervolgens Windows Verkenner In het linker venster bovenin, ziet u o.a. de map Mijn documenten staan. Als er al mappen ondergebracht zijn in Mijn documenten, dan staat er een plusteken voor ( + ). Als u op het plusteken klikt, verschijnen de onderliggende mappen en komt er een minteken ( - ) voor in de plaats. Als u op het minteken klikt, verdwijnen de onderliggende mappen weer. Om de map Mijn documenten te selecteren, dient u op het gele mapje te klikken.
C
Klik op het gele dichte mapje van Mijn documenten ( 0 ) De map opent zich en Mijn documenten staat nu in een blauwe balk (Dezelfde mappen onder Mijn documenten, verschijnen ook in het rechter venster.)
C
Open nu het menu Bestand, klik op Nieuw en daarna op Map
In het rechter venster, ziet u een nieuw aangemaakte map staan. De naam van deze map kunt u direct wijzigen. Zolang de naam Nieuwe map in het blauw staat verdwijnt deze automatisch wanneer u begint te typen.
6
C
Geef de map de naam Cursus Word + uw eigen naam en druk op Enter
De weergave van de mappen aan de rechterkant van het venster kan verschillen per computer. Dit ligt aan de instelling. Boven in de werkbalk ziet u een Weergavenknopje. Als u dit open klikt via het lijstpijltje, dan ziet u daar de beschikbare weergaven.
C
Bekijk de verschillende weergaven en zet deze uiteindelijk op Lijst
(Hetzelfde weergavenknopje vindt u ook in verschillende dialoogvensters, zoals het venster Openen en Opslaan als.) Voor de nieuwe mappen die onder de map Cursus Word moeten komen volgen we dezelfde procedure als hiervoor. Word schikt de namen van de mappen op alfabetische volgorde.
C C C C C C C
Klik op de nieuw aangemaakte map Cursus Word met uw naam (in het linker venster) Open het menu Bestand, klik op Nieuw en daarna op Map Geef de map de naam De Grootmeester en druk op Enter Klik opnieuw op de map Cursus Word Open het menu Bestand, klik op Nieuw en daarna op Map Geef de map de naam Costa Brava en druk op Enter Herhaal het voorgaande steeds voor de mappen Patatje Paniek en Diversen
Voor de nieuw aan te maken map Klanten, dient Mijn documenten weer aangeklikt te worden. (Zie de structuur in het eerder gegeven voorbeeld.)
C C C
Klik op de map Mijn documenten Open het menu Bestand, klik op Nieuw en daarna op Map Geef de map de naam Klanten + uw eigen naam en druk op Enter
De nieuw aangemaakte mappen vinden we later weer terug als we Word documenten openen of opslaan. Een mapnaam wijzigen Het achteraf wijzigen van een mapnaam is eenvoudig. Maar let op bij wijzigen! Als er een extensie achter staat bijv. (.doc), laat de extensie dan staan en wijzig alleen de naam. Als u toch de extensie wijzigt, krijgt u de volgende boodschap:
7 Klik dan bij deze boodschap op Nee en begin opnieuw. Soms staat er geen extensie achter. Dat ligt aan de instelling. In dat geval zit er ook niets in de weg.
C
Klik op de map Diversen en druk op de F2-toets De naam staat nu geselecteerd binnen een kadertje.
C
Wijzig Diversen in Overige en druk op Enter
Een andere manier om een mapnaam te wijzigen is om met de rechter muisknop het snelmenu te open. In dit snelmenu staan allerlei opties, waaronder de optie Naam wijzigen. Als u daarop klikt, kunt u de mapnaam wijzigen op dezelfde manier als hiervoor omschreven. Voor het verwijderen van een map kunt u de betreffende map selecteren en vervolgens op de Deletetoets drukken. Ook kunt u hiervoor weer het snelmenu gebruiken via de rechter muisknop en vervolgens voor Verwijderen kiezen. In dit geval verwijderen we niets, maar bekijken wel even de opties die het snelmenu biedt.
C C C
Bekijk de verschillende opties in het snelmenu Als u dit gedaan heeft, sluit dan het snelmenu zonder iets te activeren Sluit Windows Verkenner
Zoals gezegd (en gedaan), is mappen maken volgens een bepaalde structuur, heel goed te doen in Windows Verkenner. Maar ook in het Word documentenvenster (het venster Openen) kan heel eenvoudig een map aangemaakt worden. In oudere versies van Word, was deze optie niet aanwezig in het Word documentenvenster! In dit dialoogvenster kan een documentnaam op precies dezelfde manier gewijzigd, en verwijderd worden als hiervoor omschreven.
C C
Open het programma MS Word Klik op Openen van de standaardwerkbalk
In dit documentenvenster staat o.a. de knop Nieuwe map maken op de werkbalk.
C
Klik op Nieuwe map maken Het volgende venster verschijnt:
In dit venster kunt u weer een naam aan de nieuwe map geven, precies zoals hiervoor gedaan in Windows Verkenner.
C
Geef de nieuwe map de naam Test en klik op OK De map is nu direct in het openingsvenster achter Zoeken in geplaatst. Zie voorbeeld.
8 De inhoud van het venster zelf is leeg, omdat de inhoud van de nieuwe map 'Test' ook leeg is. Deze nieuwe testmap mag weer verwijderd worden, maar dat kan niet op de plaats waar deze nu staat. Deze zal eerst op een ander niveau geplaatst moeten worden. Dit kan door op het knopje Één niveau naar boven te klikken, van de werkbalk in dit venstertje.
C
Klik op Één niveau naar boven De nieuwe map staat nu in het venster waar u dit kunt verwijderen
C
Klik op de nieuwe map (selecteren) en klik vervolgens op Delete Nu verschijnt de vraag of u het zeker weet.
C
Als u zeker bent dat u de juiste map aan het verwijderen bent, klik dan op Ja
Gebruikers directory binnen ADZ In het vorige gedeelte hebben we gewerkt in Windows Verkenner op de C: schijf. Dit is vrij standaard v.w.b. de stand alone PC's. Stand alone betekent dat een computer niet is aangesloten op een Netwerk. Tegenwoordig zijn er vele bedrijven die met een Netwerk werken. Dit is ook het geval bij ADZ. De meeste computers zijn aangesloten op een Netwerk. Dit betekent dat deze aangestuurd worden door een zogenaamde Server. Voor de meeste mensen binnen ADZ die op het Netwerk zijn aangesloten, is de gebruikers directory niet de C: schijf maar de G: schijf. Deze computers zijn vaak beveiligd tegen onjuist gebruik, of ingesteld op beperkt gebruik. Dit betekent dat niet altijd alle functies en/of programma's beschikbaar zijn. Via het Netwerk kunnen bestanden doorgegeven worden aan andere gebruikers van de zelfde afdeling. Dit kan bij ADZ via de Home directory, de H: schijf.
9
Hoofdstuk 02 2.01
.......................Teksteffecten toepassen, vaste spatie, afbreken e.d.
Tekst kan op vele manieren opgemaakt worden en er kunnen allerlei effecten aan gegeven worden. In het cursusboek Word Basis is het gebruik van de verschillende lettertypen en de lettergrootte behandeld. Ook het gebruik van vet, cursief, onderstrepen, links- en rechts uitlijnen en centreren is behandeld. In deze cursus gaan we wat dieper in op het gebruik van effecten en diverse andere beschikbare opties om tekst te bewerken.
2.02
..................................................................... Teksteffecten toepassen
Een goede regel is om niet meer dan drie spaties achter elkaar te zetten. Dit om te voorkomen dat tekst gaat 'schuiven', wat je soms pas ziet als het geprint is. Spaties gebruik je niet om ruimte te vullen, maar als scheidingsteken tussen twee woorden. Gebruik liever tabs, inspringen e.d. om tekst op de juiste positie te plaatsen. Via een opgave, brengen we een aantal teksteffecten direct in praktijk. Opgave tekstbewerking 01. Open van de bijgeleverde diskette het document Pionieren langs onze Rivieren 02. Selecteer de kopregel en kies van het menu Opmaak de optie Lettertype Onder de Tab Lettertype kunt u precies aflezen dat de kopregel het lettertype Arial gebruikt, de tekenstijl vet is en de lettergrootte 11 punten is. Zie voorbeeld.
10 In dit venster ziet u ook een aantal andere opties. Als u de venstertjes onder Onderstrepingsstijl en Tekstkleur open klikt, kunt u daar allerlei keuzes maken. U kunt uw keuze activeren door deze aan te klikken. In het voorbeeldvenster ziet u gelijk hoe dit er uit komt te zien. Hetzelfde geldt voor de opties onder Effecten, die u kunt aanvinken. 03. Klik de diverse opties aan en kijk in het voorbeeldvenstertje welk effect dit heeft Voor extra informatie over de gegeven opties, kunt u gebruik maken van het vraagtekentje rechts bovenin dit dialoogvenster. Als u het vraagtekentje oppakt (er op klikken), en op de gewenste optie plaatst (er op klikken), dan krijgt u wat extra scherminfo hierover. Om de scherminfo te verwijderen, kunt u in de scherminfo klikken of op de Escapetoets drukken. 04. Maak gebruik van het vraagteken en bekijk de verschillende scherminfo 05. Maak eventuele ingestelde opties weer ongedaan 06. Zet de lettergrootte op 14 punten, klik op Contour en vervolgens op OK 07. Centreer de kopregel 08. Zet de cursor voor de zin 'Diverse Provincies … … etc'. 09. Klik van het menu Opmaak de optie Initiaal 10. Klik onder Positie op In tekst
(zie voorbeeld)
Hier zijn weer verschillende mogelijkheden. In dit geval nemen we het voorbeeld gewoon over. 11. Klik op OK
12. Zet de cursor voor de zin 'Uit marktonderzoek blijkt … … etc'. 13. Geef 2 x Enter 14. Klik op Inspringing vergroten van de opmaakwerkbalk 15. Selecteer de middelste alinea 'Je kunt hier onder begeleiding … … etc'. 16. Klik van het menu Opmaak op Alinea 17. Vink onder de Tab Tekstdoorloop R Niet afbreken aan 18. Klik op OK 19. Klik van het menu Bestand op Pagina-instelling 20. Klik onder de Tab Marges op Liggend 21. Klik op OK 22. Klik op Koptekst en voettekst van het menu Beeld
11 23. Typ Cursus Word Verdieping in de koptekst en centreer dit 24. Geef deze 3 woorden het lettertype Garamond en grootte punt 14 25. Klik op Koptekst en voettekst van de werkbalk Koptekst en voettekst
26. Typ ADZ Vlissingen + uw naam in de voettekst 27. Klik op Sluiten van de werkbalk Koptekst en voettekst 28. Bekijk het document via het afdrukvoorbeeld 29. Ga via het woordje Sluiten (staat op de werkbalk) terug naar het document 30. Druk het document af 31. Sla het document op, via Opslaan als in de map Overige onder Cursus Word met uw naam en noem het Pionieren + uw naam 32. Sluit het document
2.03
.................................................................. Vaste spatie, afbreken e.d.
Vaste spatie Als een woord niet meer op een regel past, schuift dit automatisch door naar de volgende regel. Het kan echter voorkomen dat u niet wilt dat twee woorden van elkaar gescheiden worden aan het eind van een regel. Dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn met de voorletters en achternaam van een persoon, een datum, een formule of een getal dat voorafgegaan wordt door een munteenheidteken. Om dit te voorkomen, kunt u een vaste spatie gebruiken. Om een vaste spatie in de tekst neer te zetten, moet u de Ctrl + Shifttoets ingedrukt houden, terwijl u op de Spatiebalk drukt. Een vaste spatie moet altijd in plaats van een gewone spatie geplaatst worden en niet beiden. Doet u dit wel, dan zal de betreffende tekst alsnog afbreken op de gewone spatie.
C
Typ de volgende tekst:
Uw financiële bijdrage (en andere giften) kunt u te allen tijde afgeven aan mevrouw H.J. van den Linden.
12
C
Vervang nu de gewone spaties in de naam door vaste spaties (Ctrl+Shift+Spatiebalk), op de plaatsen die in het voorbeeld hieronder onderstreept zijn H.J. van den Linden Als het goed gegaan is, zal de naam H.J. van den Linden in z'n geheel naar de tweede regel doorschuiven en niet meer afbreken. U kunt de weergeven/verbergen knop gebruiken om te zien hoe de vaste spatie weergegeven wordt.
Woordafbreking Zoals eerder vermeld, schuift een woord dat niet meer op een regel past, door naar de volgende regel. Hieronder zijn verschillende manieren aangegeven om dit te beïnvloeden.
C
Oefen het onderstaande met het document Pionieren lang onze rivieren van de bijgeleverde diskette
Automatische woordafbreking. Als u automatische woordafbreking inschakelt, wordt er automatisch een afbreekstreepje ingevoegd, waar dat nodig is. Als het document later gewijzigd wordt, dan past de woordafbreking zich automatisch aan. De optie automatische- en handmatige woordafbreking vindt u onder menu Extra, Taal, Woordafbreking. Handmatige woordafbreking. Als u handmatige woordafbreking inschakelt (zet hierbij de automatische woordafbreking uit), dan wordt gezocht naar tekst die kan worden afgebroken. Bij elk gevonden woord, wordt een voorstel voor woordafbreking gedaan en wordt u gevraagd om dit te bevestigen. Desgewenst kunt u ook alleen een woord of een bepaald gedeelte selecteren en daarop de handmatige woordafbreking inschakelen. Als u later wijzigingen aanbrengt in de regeleinden, worden alleen de handmatig (tijdelijk) aangegeven afbreekstreepjes gebruikt. Sneltoets tijdelijk afbreekstreepje: Ctrl+afbreekstreepje. Handig is ook de sneltoets om een vast afbreekstreepje in te voegen zoals bijv. bij 's-Gravenhage, om aan te geven dat dit woord juist niet afgebroken mag worden op het koppelstreepje, en bij elkaar moet blijven. Vervang hier het koppelstreepje door een vast afbreekstreepje. Sneltoets vast afbreekstreepje: Ctrl+Shift+afbreekstreepje. U kunt de weergeven/verbergen knop gebruiken om te zien hoe de tijdelijke- en vaste afbreekstreepjes weergegeven worden. Om een tijdelijk- of vast afbreekstreepje te verwijderen, dient u de weergeven/verbergen knop te gebruiken om deze zichtbaar te maken en vervolgens gewoon te wissen.
13
Hoofdstuk 03 3.01
....................................................................................... AutoCorrectie
Word beschikt over een AutoCorrectie functie. De autocorrectie biedt u de mogelijkheid typfouten die vaak gemaakt worden automatisch te laten corrigeren, tijdens het typen. AutoCorrectie verbetert typfouten, zoals aa nde en vervangt deze door aan de. Let op! U dient autocorrectie niet te verwarren met spellingcontrole. De spellingcontrole verbetert fouten niet automatisch, maar geeft deze alleen maar aan d.m.v. een rood golflijntje. U kunt wel via het Spellingcontrolevenster de optie Autocorrectie gebruiken, zodat deze de spelfout voortaan automatisch toevoegt aan de AutoCorrectielijst. AutoCorrecties gebruiken en zelf maken
C C C C C
Open een nieuw, leeg document als dit nog niet gebeurd is Typ het woord kopieen (zonder trema) met een Enter erachter Klik vervolgens op het woord kopieen met de rechter muisknop klik in het verschenen snelmenu via AutoCorrectie op kopieën Verwijder nu het woord en typ dit opnieuw zonder trema en met een spatie er achter Merk op dat dit automatisch gecorrigeerd wordt. (Houd er wel rekening mee dat AutoCorrectie hoofdlettergevoelig is!)
U kunt zelf ook AutoCorrectie-elementen definiëren via het AutoCorrectievenster.
C C
Kies van het menu Extra de optie AutoCorrectie-opties Klik indien nodig, op de Tab AutoCorrectie Zie voorbeeld.
Hier kunt u een aantal opties instellen. De meeste opties spreken voor zich. Als een optie niet geheel duidelijk is, kunt u weer het vraagtekentje gebruiken voor extra informatie.
14 Onder 'Tekst vervangen tijdens typen', kunt u zelf de autocorrectielijst uitbreiden. Onder Vervangen typt u de tekst die u wilt vervangen tijdens het typen en onder Door typt u de tekst waardoor u de zojuist ingetypte tekst wilt laten vervangen. Deze optie is ook handig om afkortingen door Word voluit te laten zetten, zoals bijv. mbt laten vervangen door met betrekking tot. Zo zijn er uiteraard talloze voorbeelden te bedenken. Houd er rekening mee, dat Word klakkeloos elke tekst die in de AutoCorrectie is opgegeven verandert in de opgegeven wijziging. Voert u bijvoorbeeld de tekst mij in, om dit te vervangen door Maatschappij, dan stuit u gegarandeerd een keer op een situatie die u niet wenst. Denk hierbij aan tekst zoals: Het is mij een genoegen!! Wilt u toch gebruik maken van dergelijke autocorrecties, overweeg dan eens om dit soort tekst te laten beginnen met een teken dat u normaal niet zou gebruiken voor een woord, zoals \ . Voorbeeld: \mij.
C C
Typ onder Vervangen het woord nutig
C C
Klik op Toevoegen en daarna op OK
Typ onder Door het woord nuttig (Zie voorbeeld hieronder)
Typ het woord nutig en een spatie Merk op dat dit automatisch veranderd is in nuttig
AutoCorrecties verwijderen Het verwijderen van AutoCorrecties is eenvoudig.
C C C C
Kies van het menu Extra de optie AutoCorrectie Selecteer het woord dat door uzelf is toegevoegd (nutig) Klik op Verwijderen en daarna op OK Herhaal dit voor eventueel meerdere door uzelf toegevoegde woorden
15
Hoofdstuk 04 4.01
...................................................... Nummering op meerdere niveaus
In het cursusboek Word Basis is het automatisch nummeren van een lijst, behandeld. In deze cursus gaan we nog een stapje verder, namelijk: Een lijst voorzien van nummering op meerdere niveaus. Voordat we hiermee beginnen, oefenen we nog even een standaard lijstje met nummering. Een lijst voorzien van nummering (korte herhaling) Vergeet niet Shift + Enter te gebruiken voor een witregel en opnieuw Enter om verder te gaan met de nummering.
C C
Begin met een leeg document Typ het volgende en gebruik hiervoor de automatische nummering: 1. Amsterdam 2. Rotterdam 3. Den Haag 4. Utrecht
5. Groningen
C
Stop de nummering op één van de volgende manieren: 1. door de verlichte snelknop van de werkbalk uit te klikken; (Doe dit pas na het nieuwe volgnummer 6) 2. door 2 x op Enter te drukken na Groningen; 3. door 1 x op Enter te drukken na Groningen en daarna op Backspace.
C
Maak het document weer leeg
Een lijst voorzien van nummering op meerdere niveaus
C C C
Kies van het menu Opmaak, de optie Opsommingstekens en Nummering Klik op de tab Meerdere niveaus Klik in het derde vakje Zie voorbeeldvenster op de volgende bladzijde.
16
C C C C
Klik op OK en het eerste nummer verschijnt Typ Dit is de eerste regel van nummering op meerdere niveaus. Druk op Enter (Het tweede nummer verschijnt) Laat het invoegpunt staan en klik in de opmaakwerkbalk op inspringing vergroten U ziet dat deze regel ingesprongen is en het eerder geselecteerde niveau heeft gekregen.
C C C C
Typ Deze regel hoort bij de eerste alinea en springt in z'n geheel in.
C C C C C C C C
Typ De nummering van deze tweede alinea heeft hetzelfde niveau als de eerste.
Druk op Enter en typ Ook deze regel hoort bij de eerste alinea. Druk op Enter Laat het invoegpunt staan en klik in de opmaakwerkbalk op inspringing verkleinen
Druk op Enter en typ De nummering van het eerste niveau gaat hier gewoon verder. Druk op Enter en klik op inspringing vergroten Typ Zie dat het nummer zich weer automatisch aanpast. Druk op Enter en typ Dit kan steeds herhaald worden. Druk op Enter en op inspringing verkleinen Typ Deze lijst is voorzien van nummering op meerdere niveaus. Stop de nummering Als het goed is ziet uw lijstje er uit als het voorbeeld op de volgende bladzijde.
17 1. Dit is de eerste regel van nummering op meerdere niveaus. 1.1. Deze regel hoort bij de eerste alinea en springt in z'n geheel in. 1.2. Ook deze regel hoort bij de eerste alinea. 2. De nummering van deze tweede alinea heeft hetzelfde niveau als de eerste. 3. De nummering van het eerste niveau gaat hier gewoon verder. 3.1. Zie dat het nummer zich weer automatisch aanpast. 3.2. Dit kan steeds herhaald worden. 4. Deze lijst is voorzien van nummering op meerdere niveaus.
C
Sluit het document en sla de wijzigingen niet op
Een lijst voorzien van nummering op meerdere niveaus achteraf In deze oefening gaan we tekst achteraf indelen op meerdere niveaus.
C C C C C
Open van de bijgeleverde diskette het document Fietsen achter de computer Selecteer de tekst, behalve de kop Kies van het menu Opmaak, de optie Opsommingstekens en Nummering Klik in het dialoogvenster Opsommingstekens en nummering op Meerdere Niveaus Klik in het derde vakje (zie dialoogvenster vorige pagina) en klik op OK Het eerste nummer verschijnt.
C
Zet het invoegpunt in de tweede regel vóór 'Computeren lijkt wel … … etc' en druk op Shift-Enter Deze zin begint nu op een nieuwe regel, maar blijft netjes op hetzelfde niveau.
C
Zet nu het invoegpunt enige regels verder, vóór 'Je geest weer helder' en druk op Enter Deze alinea begint nu met nummer 2.
C
Laat het invoegpunt hier staan en klik in de opmaakwerkbalk op inspringing vergroten. Deze alinea is nu netjes ingesprongen en heeft het eerder uitgeselecteerde niveau.
C
Zet nu het invoegpunt achter 'Je geest weer helder' en vóór 'Gaat je productiviteit omhoog' en druk op Enter
C
Herhaal de laatste actie steeds met de regels: 'Zet je je lichaam aan het werk.' 'Verbrand je energie.' 'Val je er soms zelfs van af.'
C C
Zet nu het invoegpunt vóór 'de bedoeling van het apparaat is' en druk op Enter Laat het invoegpunt hier staan en klik in de opmaakwerkbalk op inspringing verkleinen Deze alinea gaat nu weer netjes verder met nummer 2 op het niveau van nummer 1.
C
Zet de rest van de tekst precies zoals de voorbeeldtekst hieronder
18
C C
Typ uw naam onder de tekst en druk het document af
C
Sluit het document
Sla het document op, via Opslaan als in de map Overige onder Cursus Word met uw naam en noem het Fietsen meerdere niveaus
Voorbeeldtekst:
Fietsen achter de computer 1. In het huidige IT tijdperk brengt de mens steeds meer uren zittend achter de computer door, eerst op kantoor en daarna thuis, in de vrije tijd. Computeren lijkt wel tot arbeidsethos en sport verheven door jong en oud. De tennisarm raakt uit', de muisarm komt in'. Eén principe weet echter alle tijdsperikelen door de eeuwen heen te doorstaan. Namelijk ‘beweging is goed voor lichaam en geest’. Dat heeft de Deense designer Ole Schmidt Sórensen goed in zijn oren geknoopt. Hij heeft een computerbureau ontworpen waar je al fietsend aan kunt werken. Door af en toe te trappen, wordt: 1.1. Je geest weer helder. 1.2. Gaat je productiviteit omhoog. 1.3. Zet je je lichaam aan het werk. 1.4. Verbrand je energie. 1.5. Val je er soms zelfs van af. 2. De bedoeling van het apparaat is om af en toe te fietsen en te strekken, kortom dat je wat meer beweegt. Om die reden zitten aan het fietsbureau vele ergonomische snufjes, zoals: 2.1. Een dames- of herenmodel. 2.2. Het zadel instellen naar eigen hoogte. 2.3. Het bureaublad zowel verticaal als horizontaal instellen naar eigen hoogte en in de juiste afstand van het beeldscherm tot ooghoogte. Conclusie van dit alles is: minder lichamelijke klachten. Of dat echt zo is wordt onderzocht in Denemarken. 3. Het Ministerie van Gezondheid in Denemarken heeft bij een aantal scholen in dit land deze I-desk (fietscomputerbureau) neergezet om er een proef mee te houden. Die proef moet drie jaar gaan duren. Dus misschien zien we te zijner tijd in Nederland ook wel I-desk’s als het in Denemarken goed bevalt.
19
Hoofdstuk 05 5.01
.................................................................................................. Secties
Een document kan in verschillende onderdelen verdeeld worden. Deze onderdelen worden in Word secties genoemd. Een document is standaard één sectie. Dit vindt u ook terug onder in de statusregel (Se 1). U dient gebruik te maken van een sectie wanneer u bijv. één of meer van de volgende opmaakelementen in een gedeelte van een document wilt wijzigen:
§ § § §
Kop- en voetteksten Papierformaat en marges Opmaak en positie van paginanummers Aantal tekstkolommen
Een sectie-einde invoegen
C C C
Open van de bijgeleverde diskette het document Costa Brava Zet het invoegpunt (de cursor) vóór Wandelen Kies menu Invoegen en eindemarkering (Zie voorbeeldvenster)
Sectie-einde Volgende pagina is: Er wordt een sectie- en pagina-einde ingevoegd, zodat de volgende sectie boven aan de volgende pagina begint, en dit ook zo afdrukt. Sectie-einde Doorlopend is: Er wordt een sectie-einde ingevoegd en de volgende sectie begint direct, zonder een pagina-einde in te voegen. Sectie-einde Even pagina is: Er wordt een sectie-einde ingevoegd en de volgende sectie begint op de volgende even pagina. Als het sectie-einde op een even pagina valt, wordt de volgende oneven pagina leeg gelaten. Sectie-einde Oneven pagina is: Er wordt een sectie-einde ingevoegd en de volgende sectie begint op de volgende oneven pagina. Als het sectie-einde op een oneven pagina valt, wordt de volgende even pagina leeg gelaten.
C
Klik in dit geval op Volgende pagina en op OK
U ziet dat de tekst vanaf Wandelen op de volgende pagina is gezet. Wanneer u op weergeven/verbergen ( ¶ ) klikt van de standaardwerkbalk, is de sectieeindemarkering zichtbaar als een dubbele stippellijn met daarin het woord Sectie-einde en tussen haakjes het soort sectie-einde.
20
C C
Zet Weergeven/verbergen ¶ aan en bekijk het sectie-einde Zet het papierformaat van de eerste pagina (sectie 1) via Pagina-instelling op Liggend Als het goed is gegaan, dan staat het papierformaat van de eerste pagina nu op liggend, en van de tweede pagina op staand.
C C
Bekijk de twee pagina's op het afdrukvoorbeeld Als u dit gedaan heeft, keer dan terug naar het documentvenster
Een sectie-einde verwijdert u op dezelfde manier als het verwijderen van tekst. U kunt het invoegpunt (de cursor) op de betreffende sectie-eindemarkering plaatsen en op Delete drukken. De pagina-instelling echter, wordt in de sectie-eindemarkering vastgelegd. Dit houdt in, dat als u de sectie-eindemarkering weghaalt, u daarmee ook de pagina-instelling van de vorige sectie verwijdert. De tekst krijgt dan automatisch de pagina-instelling die is toegekend aan de volgende sectie. NOOT: Wanneer de weergeven/verbergenknop ( ¶ ) niet aanstaat, dan is een sectie-eindemarkering niet zo duidelijk te zien. Dan kan het dus gebeuren dat u deze per ongeluk wist. zodat u niet In dat geval kunt u onmiddellijk de ongedaan maken knop gebruiken, opnieuw het sectie-einde hoeft in te voegen, en de instelling van de vorige sectie. Een sectie-einde verwijderen
C
Zet de cursor op de sectie-eindemarkering en druk op Delete Merk op dat de pagina nu weer het staande papierformaat heeft. Het document bestaat nu nog uit één sectie (is standaard).
Er is nog een andere handige manier om pagina's een verschillend afdrukformaat te geven.
C C
Zet de cursor opnieuw vóór Wandelen
C
Klik nu onderin onder Toepassen op, op Vanaf dit punt en klik op OK
Ga naar Pagina-instelling en klik daar op papierformaat liggend
Bekijk opnieuw het document en merk op dat Word nu zelf automatisch een sectie-einde heeft ingevoegd en het resultaat precies hetzelfde is.
C
Sluit het document en bewaar de wijzigingen niet
21 Opgave 01. Open van de bijgeleverde diskette het document Pionieren langs onze rivieren 02. Sla het document op, via Opslaan als… in de map ‘Overige’ onder ‘Cursus Word met uw naam’ en noem het Koptekst 03. Ga verder met dit document 04. Kopieer de tekst 7 keer over 8 pagina’s (1 x de tekst per pagina) en let hierbij op het volgende: Voeg voor het gemak eerst een pagina-einde in, selecteer daarna de tekst inclusief pagina-einde en zonder de laatste alinea markering ( ¶ ). Dan pas kopiëren. Verwijder daarna de allerlaatste pagina-einde markering, anders heeft u 9 pagina’s. 05. Maak een Koptekst (Menu Beeld, Koptekst en voettekst) met de tekst Koptekst nr. 1 06. Sluit daarna het venster ‘Koptekst en voettekst’ via de optie sluiten op het werkbalkje 07. Ga naar het Afdrukvoorbeeld en zet ‘Meerdere pagina’s’ op 8 (2 x 4) 08. Bekijk in het Afdrukvoorbeeld of de Koptekst overal hetzelfde is 09. Ga terug naar het documentvenster 10. Voeg onder aan de tekst op pagina 3 een ‘Doorlopend Sectie-einde’ in 11. Klik in pagina 4 en open de ‘Koptekst en voettekst’ 12. Bekijk het kadertje waar de koptekst in staat goed en u ziet het volgende: Aan de linkerkant staat welke sectie dit is en aan de rechterkant de tekst ‘zelfde als vorige’. Let nu heel goed op het volgende! Zet eerst in de werkbalk ‘Koptekst en voettekst’ de optie ‘Zelfde als vorige’ UIT!!
Zelfde als vorige
13. Verander daarna pas Koptekst nr. 1 in Koptekst nr. 2, en centreer deze 14. Als u dit gedaan heeft, sluit dan de werkbalk ‘Koptekst en Voettekst’ 15. Ga naar het Afdrukvoorbeeld en zet indien nodig, ‘Meerdere pagina’s’ op 8 16. Als het goed is dan staat op de eerste 3 pagina’s Koptekst nr. 1 (aan de linkerkant) en op de 4e t/m 8e pagina Koptekst nr. 2 (in het midden) 17. Ga terug naar het documentvenster 18. Sluit het document en bewaar de wijzigingen
22
Hoofdstuk 06 6.01
......................................................................Voetnoten en Eindnoten
Soms komt u tekst tegen waar in superscript een nummer, een sterretje of een ander teken bij staat. Dit is een verwijzing naar een stukje uitleg over- of aanvulling op de betreffende tekst onder aan de pagina, sectie, het document of boek. Een voetnoot geeft doorgaans directe uitleg aan de lezer onder aan de pagina. Een eindnoot is doorgaans een bronverwijzing die achter in het document of boek staat. Een voet- of eindnootnummering wordt automatisch aangepast als u voet- of eindnoten toevoegt of verwijdert. U kunt zelf bepalen hoe voetnoten en eindnoten eruit komen te zien.
6.02
............................................................................................. Voetnoten
Een voetnoot maken
C C C C C § § § § § §
Open van de bijgeleverde diskette het document De Grootmeester Zet de documentweergave via Beeld op Normaal Zet het invoegpunt in de eerste regel van de tekst achter wedstrijd Kies in het menu Invoegen, voor Verwijzing en vervolgens Voetnoot Bekijk de verschillende opties Het dialoogvenster Voetnoot en eindnoot staat standaard op Voetnoten Bij nummeren als, kunt u kiezen uit een aantal verschillende opties U kunt, indien gewenst, ook gebruik maken van de optie Aangepaste markering. In dit veldje kunt u zelf een teken typen Via Symbool kunt u ieder gewenst symbool selecteren Bij Beginnen bij, kunt u het beginnummer instellen Bij Nummering kunt u kiezen uit:
Doorlopend: Het hele document wordt doorlopend genummerd Elke sectie opnieuw beginnen: Iedere nieuwe sectie begint opnieuw te nummeren Elke pagina opnieuw beginnen: Iedere nieuwe pagina begint opnieuw te nummeren
§
C
Via Converteren, kunt u alle ingestelde voetnoten in eindnoten veranderen, en andersom
Als u de verschillende opties bekeken heeft, kies dan voor de standaardinstelling (zie voorbeeld) en klik op Invoegen
23 In de Normale weergave verschijnt onderaan het document het voetnootvenster in een balkje, het voetnootdeelvenster. (Zie voorbeeld hieronder)
C
Typ de volgende voetnoottekst achter het voetnootnummer onder het venstertje: Wereldkampioenschap schaken
C
Klik op Sluiten in het voetnootvenster
U bent nu weer terug in de tekst en ziet het cijfertje 1 in superscript op de plaats van het invoegpunt staan. De voetnoot zelf ziet u niet meer. Die kunt u zichtbaar maken via het menu Beeld, Afdrukweergave.
Via menu Beeld, Normaal en vervolgens opnieuw Beeld en Voetnoten, maakt u de voetnoot zichtbaar incl. het voetnootdeelvenster.
De boodschap van de voetnoten (en eindnoten) kunt u bekijken door er simpelweg in de documenttekst op te gaan staan en de muispijl even stil te houden. Er verschijnt dan een geel kadertje met de tekst van de voetnootverwijzing. (Is helaas soms slecht leesbaar).
C
Zet de muispijl op het nummertje van de voetnoot in de documenttekst, even stilhouden en het gele kadertje wordt zichtbaar (In dit geval met de tekst Wereldkampioenschap schaken)
Meerdere voetnoten maakt u op precies dezelfde wijze als de eerste voetnoot. De voetnootnummering past zich automatisch aan. Als u de nummering opnieuw wilt laten beginnen op een nieuwe pagina, kan dat via de optie Nummering, 'Elke pagina opnieuw beginnen'. (Zie vorige bladzijde) Een voetnoot verwijderen U kunt de voetnoot verwijderen door het voetnootnummer te selecteren in de tekst (niet in het voetnootvenster) en vervolgens op Delete te drukken.
C C
Selecteer het nummer van de voetnoot in de tekst Druk op Delete
24
6.03
............................................................................................. Eindnoten
Eindnoten werken in principe hetzelfde als voetnoten, maar komen doorgaans aan het eind van een document of een boek. Daar worden ze verzameld en dus doorlopend genummerd. Een eindnoot maken Voor eindnoten gebruikt u dezelfde techniek als voor voetnoten.
C C C C C C C C
Ga verder met het document De Grootmeester Zet, indien nodig, de documentweergave via Beeld op Normaal Zet het invoegpunt achter de kop De Grootmeester Kies in het menu Invoegen, voor Verwijzing en vervolgens Voetnoot Klik in het dialoogvenster Voetnoot en eindnoot op ¤ Eindnoten (zie voorbeeld hieronder) Typ nu in het veld achter Aangepaste markering een sterretje ( * ) en klik op Invoegen Typ de eindnoottekst Naar een tekst van Godfried Bomans uit Kopstukken Klik op sluiten in het eindnootvenster NOOT: De tekst van een voet- of eindnoot kunt u achteraf altijd weer bewerken. Dit kan rechtstreeks via de Afdrukweergave, of in het voet(eind)nootdeelvenster via de Normale weergave. U gebruikt daarvoor dezelfde routines als voor gewone tekst. Het verwijderen echter doet u weer in de documenttekst, zoals eerder beschreven.
C C
Bekijk de eindnoot
C
Sluit het document
Sla het document op, via Opslaan als in de map De Grootmeester onder Cursus Word met uw naam en noem het De Grootmeester eindnoot
25
Hoofdstuk 07 7.01
.............................................................Clipgalerie en WordArtgalerie
In het cursusboek Word Basis zijn de basishandelingen van het invoegen van- en het werken met Illustraties behandeld. In deze cursus gaan we hier wat dieper op in.
7.02
C C
.............................................................................................Clipgalerie
Open het document De Grootmeester opnieuw Zorg ervoor dat het document op Afdrukweergave staat Bij een normale weergave worden illustraties wel ingevoegd, maar toont deze niet! (Wel in het afdrukvoorbeeld!)
C
Plaats midden in de tekst van de 2e alinea, het paard van een schaakbord (Typ in het veld zoeken naar, het woord schaken)
C C
Zorg ervoor dat de hoogte en/of breedte niet groter is dan ± 5 cm. Laat nu de tekst volledig rondom het plaatje lopen (tekstomloop contour)
Als de tekstomloop goed is ingesteld, loopt de tekst nu netjes rondom de figuur. Afstand tot tekst veranderen Om de tekstomloop nog iets dichter om de figuur te laten lopen, kunt u de afstand van de figuur tot de tekst verkleinen, of de omlooppunten bijstellen.
C C
Selecteer, indien nodig, opnieuw de figuur Open het venster Figuur opmaken Als het goed gedaan is, staat onder de tab Indeling, Contour ingesteld.
C C
Ga via de optie Geavanceerd naar het dialoogvenster Geavanceerde opmaak Selecteer de tab Tekstomloop Onderin dit venster staat de afstand tot tekst ingesteld (0,32 cm).
C C
Stel afstand tot tekst beiden in op 0 Klik op OK
Dit is één manier om de tekstomloop iets verder te beïnvloeden. Een andere manier is gebruik maken van de omlooppunten.
26 Omlooppunten Figuur bewerken
C C
Selecteer, indien nodig, opnieuw de figuur
C
Klik op Omlooppunten bewerken
Klik van de werkbalk Figuur op de snelkoppeling Tekstomloop
In plaats van de formaatgrepen, ziet u nu de omlooppunten. U kunt de omlooppunten verslepen richting tekst, zodat de tekst op die plaats verder weg komt te staan, of andersom om de tekst nog dichterbij de figuur te laten komen. Overbodige omlooppunten kunt u desgewenst verwijderen door de Ctrltoets ingedrukt te houden en dan op het bewuste omlooppunt te klikken. Nieuwe omlooppunten maakt u door op de gewenste plaats op de rode stippellijn te klikken en vervolgens in de gewenste richting te slepen.
C
Klik op één van de omlooppunten (of maak een nieuw omlooppunt) en sleep deze richting tekst
C
Herhaal dit enkele keren om te bekijken hoe dit precies werkt Een paar omlooppunten verslepen, is vaak al voldoende om de tekst mooi en vloeiend om een figuur te laten lopen.
C C
Probeer nu de tekst zo dicht mogelijk om de figuur te laten lopen Klik buiten de figuur om de selectie op te heffen
Bijsnijden Figuur Als u een figuur wilt bijsnijden, omdat u bijvoorbeeld alleen de kop van een dier wilt zien, kan dat via de optie bijsnijden van de werkbalk Figuur.
C C
Selecteer, indien nodig, opnieuw de figuur Klik op de optie bijsnijden van de werkbalk figuur
Aan de muisaanwijzer 'hangt' nu de bijsnijder, en de formaatgrepen van de figuur veranderen van ronde formaatgrepen in formaatgrepen van streepjes en hoekjes. Zodra u de bijsnijder op één van deze formaatgrepen plaatst, neemt deze min of meer de vorm aan van de betreffende formaatgreep.
27
C
Plaats de bijsnijder aan de onderkant op de middelste formaatgreep, en versleep deze (met ingedrukte muisknop) naar boven tot alleen het hoofd van de figuur nog over is Als dit niet in één keer lukt, gebruik dan de ongedaan maken knop en begin opnieuw.
C
Ga verder met dit document
Figuur (vrij)draaen Sinds versie 2002 van Office, is het draaien van een figuur vereenvoudigd. Als een figuur geselecteerd is, ziet u aan de bovenkant aan de middelste formaatgreep een groen balletje. Als u de cursor op dit groene balletje plaatst, verandert dit in een 3/4 rondje met een pijltje aan het uiteinde. Op dat moment kan de figuur met ingedrukte muisknop vrij gedraaid worden.
C C
Plaats de muisaanwijzer precies op het groene balletje Oefen met het draaien van de figuur
Op de werkbalk figuur staat nog een optie linksom draaien. Deze optie draait de figuur bij iedere muisklik een kwartslag naar links.
C
Oefen het linksom draaien van de figuur
Onder de optie Tekenen van de tekenwerkbalk zijn ook nog diverse opties te vinden, zoals ook draaien of spiegelen.
C C
Bekijk de opties onder Tekenen van de tekenwerkbalk Als dit gelukt is, sluit dan het document en sla de wijzigingen niet op
7.03
..................................................................................... WordArtgalerie
WordArt is een programma waarmee u bijvoorbeeld Logo's, opvallende koppen etc. op een speciale manier vorm kunt geven. Het werken met WordArt is eenvoudig. Plaatsen WordArt-object
C C
Begin met een leeg document Activeer, indien nodig, de tekenwerkbalk U kunt WordArt-galerie openen via het menu Invoegen, Figuur en de optie WordArt. Handiger is echter dit te openen door te klikken op de knop WordArt invoegen van de tekenwerkbalk.
28
C
Klik op WordArt invoegen van de tekenwerkbalk Het volgende venster verschijnt:
In deze WordArt-galerie kunt u de gewenste stijl selecteren door erop te klikken. Als u vervolgens op OK klikt, komt u automatisch in het dialoogvenster WordArt-tekst bewerken terecht. (U kunt ook dubbelklikken op de gewenste stijl.)
C
Klik op de 2e stijl van de 4e regel en vervolgens op OK (zie voorbeeld)
Nu opent het dialoogvenster WordArt-tekst bewerken (zie voorbeeld) De geselecteerde tekst kunt u vervangen door nieuwe, of door tekst vanuit het klembord. Het lettertype en de grootte kunt u ook naar believen aanpassen, evenals vet en cursief. Bewerken WordArt-object
C
Vervang de tekst door de tekst WordArt-galerie en klik op OK
29 Nadat u een WordArt-object hebt ingevoegd, kunt u er op verschillende manieren mee aan de slag. Om de WordArt-tekst staat het, inmiddels bekende, kader van acht formaatgrepen. Deze werken precies hetzelfde als de formaatgrepen, zoals omschreven bij illustraties. Ook het verplaatsen en het instellen van de tekstomloop, gaat op dezelfde manier. Tegelijk met het invoegen van de WordArt tekst, is ook de WordArtwerkbalk geactiveerd. Hierop staan weer handige snelkoppelingen. Een aantal hiervan gaan we bekijken.
C C C C C C C C
Klik (terwijl het WordArt-object geselecteerd is) op Verticale tekst van WordArt Klik op Tekst bewerken Typ in het dialoogvenster WordArt-tekst bewerken achter de tekst WordArt-galerie, een spatie en vervolgens het woord bewerken, en klik op OK Klik op WordArt-galerie
en vervolgens op de 3e stijl van de 1e regel
Klik op OK Klik op WordArt-vorm
en vervolgens op de 3e vorm van de 2e rij
Klik op het pijltje naast Opvulkleur van de tekenwerkbalk en klik vervolgens op de kleur blauw Klik op het pijltje naast Lijnkleur van de tekenwerkbalk en klik vervolgens op de kleur geel
C C C
Klik op Schaduwstijl van de tekenwerkbalk en klik vervolgens op de allereerste schaduwinstelling Trek het object mooi rond via de middelste formaatgreep onder Klik van WordArt-vorm op de één na laatste vorm van de 2e rij Als alles goed is gegaan, ziet uw WordArt-object er ongeveer uit als volgt:
Dit is nog maar het begin van een heel scala van mogelijkheden. Zeker de moeite waard om eens verder te onderzoeken.
C
Oefen de verschillende mogelijkheden, sluit daarna het document, en sla de wijzigingen niet op
30
Hoofdstuk 08 8.01
............................................................................................ Watermerk
Een watermerk is een doorzichtige afbeelding, die in het document (meestal achter tekst) wordt aangebracht. Een watermerk kan bijv. het logo van een bedrijf zijn, of tekst zoals Vertrouwelijk of Concept e.d. Maar ook een figuur uit de Clipgalerie van Word of andere grafische bestanden kunnen goed dienen als watermerk. Er zijn verschillende manieren om een watermerk te maken. Tekst als watermerk invoegen, wijzigingen en verwijderen
C C
Open van de bijgeleverde diskette het document De Grootmeester Klik via het menu Opmaak op Achtergrond en vervolgens op Afgedrukt watermerk Het dialoogvenster Afgedrukt watermerk verschijnt.
C
Bekijk het venster goed, en stel het precies zo in als het voorbeeld hieronder
C
Klik op Toepassen Door op Toepassen te klikken kunt u direct zien hoe het watermerk er uit komt te zien. Als dit niet bevalt, kunt u het meteen wijzigen. In dit geval laten we het verder zo staan.
C C
Klik op Sluiten (Annuleren is nu veranderd in Sluiten) van het dialoogvenster Bekijk het watermerk in het afdrukvoorbeeld
Om het watermerk te wijzigen, dient u opnieuw het dialoogvenster Afgedrukt watermerk te openen en daar de gewenste wijzigingen aan te brengen. U verwijdert het watermerk door in dit venster de optie Geen watermerk aan te klikken, en vervolgens op OK te klikken.
C C
Oefen het wijzigen van het watermerk Als dit gelukt is, verwijder dan het watermerk
31
8.02
......................................................................Watermerk via Illustratie
Wilt u een figuur als watermerk toevoegen, dan kan dat bijvoorbeeld met een figuur uit de Clipgalerie van Word. Figuur als watermerk invoegen
C Ga verder met het document De Grootmeester C Voeg een figuur naar keuze in via Illustraties van de Clipgalerie C Plaats de figuur in het midden van de tekst C Selecteer, indien nodig, de figuur en klik op Figuur van het menu Opmaak, of klik met de rechter muisknop op de figuur en vervolgens op Figuur opmaken
In het venster Figuur opmaken onder de tab Figuur, staat achter Kleur de keuze Automatisch ingesteld. (Zie voorbeeld) Daar dient u voor Wassen te kiezen.
C C
Klik achter Kleur het keuzeveld open en kies voor Wassen Kies vervolgens via Indeling onder Stijl, voor achter tekst en klik op OK De figuur is nu als watermerk neergezet.
Om de figuur te veranderen of te verwijderen, kunt u het direct selecteren en naar wens veranderen of verwijderen. LET OP! Lukt het niet om het object te selecteren, omdat het volledig achter de tekst schuilgaat, creëer dan een 'witregel' en selecteer vervolgens het object in de opengevallen ruimte. Vergeet vervolgens niet de witregel weer weg te halen als u klaar bent !!
C C C
Oefen het wijzigen van het watermerk Als dit gelukt is, sla dan het document op via Opslaan als in de map 'De Grootmeester' onder 'Cursus Word met uw naam' en noem het De Grootmeester watermerk Sluit het document
32
Hoofdstuk 09 9.01
............................................................................................. AutoTekst
Met de AutoTekst functie kunt u snel kant- en klare tekstfragmenten, veelgebruikte standaardteksten en eigenlijk alles wat u met Word kunt maken, opslaan en opvragen. AutoTekstfragmenten gebruiken Het gebruik van Autotekstfragmenten is eenvoudig en handig. Via het menu Invoegen en de optie Autotekst kunt u allerlei kant- en klare tekstfragmenten invoegen.
C C C C
Begin met een leeg document Open van het menu Invoegen de optie Autotekst (Het volgende scherm verschijnt:) Zet de muisaanwijzer op Aanhef 4 Klik vervolgens op Geachte heer/mevrouw, U ziet dat Word de tekst al voor u heeft neergezet.
C
Bekijk ook de andere tekstfragmenten
Een andere manier om Autotekst in te voegen, is de AutoTekstwerkbalk activeren.
C C
Activeer de AutoTekstwerkbalk Klik op Alle items 6
U ziet nu hetzelfde schermpje verschijnen als hierboven bij het menu Invoegen, AutoTekst.
C
Kies een tekst en klik deze aan
Nog een manier om Autotekst in te voegen is, voldoende van de betreffende tekst intypen om het te onderscheiden van andere tekstfragmenten. De rest van de tekst zal dan vanzelf verschijnen in een geel schermpje. (De AutoAanvullen-tip) Deze tekst kan geaccepteerd worden met de F3 toets, maar ook met de Entertoets. Als u deze tekst niet wenst, kunt u dit gewoon negeren en doortypen. LET OP! Voor de zojuist besproken optie, dient de optie þ Suggesties van Autoaanvullen weergeven, in het dialoogvenster AutoCorrectie wel aangevinkt te zijn. (Zie volgende oefening.)
33 AutoTekstfragmenten maken Zelf Autotekstfragmenten maken is eenvoudig. Dit kan via het menu Invoegen, of via de AutoTekstwerkbalk. In het volgende voorbeeld, gebruiken we de AutoTekstwerkbalk.
C C
Begin met een leeg document Klik op het handje met het wijzende vingertje
van de AutoTekstwerkbalk
Zie venster.
In dit venster ziet u de optie þ Suggesties van AutoAanvullen weergeven. Deze optie dient aangevinkt te zijn om later gebruik te kunnen maken van de F3- of Entertoets.
C C
Vink, indien nodig, de optie þ Suggesties van AutoAanvullen weergeven aan Vul onder AutoTekst-fragmenten hier invoeren de volgende tekst in: Welkom bij het ADZ
C
Klik op Toevoegen en vervolgens op OK De nieuwe tekst is nu opgenomen als AutoTekstfragment.
C
Typ Welk U krijgt nu de volgende AutoAanvullen-tip te zien:
C
Druk op de F3- of Enter toets Meer hoeft u niet te doen.
34 Als u van de AutoTekstwerkbalk Alle items 6 openklikt, is daar de categorie Standaard 4 bijgekomen. Daar is uw Autotekstfragment ondergebracht. Een andere manier om een AutoTekstfragment te maken is al volgt:
C C
Maak het document leeg Typ het onderstaande en voeg ook een diertje in via de optie Figuur, Illustratie van het menu Invoegen: Geachte donateur, Hartelijk dank voor uw bijdrage. U kunt er zeker van zijn dat uw geld voor de volle honderd procent bij onze dieren in nood terecht komt. Met vriendelijke groet,
Stichting Dieren in Nood (DIN).
C C
Selecteer de zojuist getypte tekst inclusief het ingevoegde plaatje Klik van het AutoTekstwerkbalkje op Nieuw Het volgende dialoogvenster verschijnt: U kunt de naam die Word aan het AutoTekstfragment geeft, accepteren of veranderen. In dit geval accepteren we de aangegeven naam.
C C C
Klik op OK Hef de selectie op en geef 2 Enters onderaan de tekst Klik van het AutoTekstwerkbalkje op Alle items en kies Standaard 4 Achter Standaard 4 ziet u de naam van uw AutoTekstfragmenten staan
C C
Klik op Geachte donateur Typ nu Geachte d en druk op de F3- of Enter toets
U kunt deze en alle andere tekstfragmenten gebruiken waar en wanneer u maar wilt. De naam van een AutoTekstfragment kunt u achteraf nog wijzigen.
C C
Klik op Sjablonen en invoegtoepassingen van het menu Extra Klik op Beheer in het verschenen dialoogvenster (zie voorbeeld)
35
C
Klik indien nodig, op het Tabblad AutoTekst
C C C C C
Blader in het vak onder In Normal.dot tot u de naam Geachte donateur tegenkomt Selecteer deze en klik op Naam wijzigen Wijzig in het dialoogvenstertje Naam wijzigen de naam Geachte donateur in DIN Klik op OK en vervolgens op Sluiten Kijk onder Alle items 6 van de AutoTekstwerkbalk Achter Standaard 4 staat nu uw Autotekstfragment aangegeven met de naam DIN
AutoTekstfragment wijzigen Het wijzigen van een Autotekstfragment gaat als volgt:
C C C C C
Voeg het Autotekstfragment DIN in (typ DIN en druk op F3) Wijzig in de tekst het woord geld in donatie Selecteer het gewijzigde Autotekstfragment Klik op Nieuw van de AutoTekstwerkbalk Verander de aangegeven naam en typ de oorspronkelijke naam van de AutoTekst, DIN Zie voorbeeld
C
Klik op OK
36
C
Klik in het volgende venster op Ja
Uw Autotekstfragment is nu gewijzigd.
C C
Geef Enter en voeg opnieuw het tekstfragment DIN in Bekijk de wijziging
AutoTekstfragment verwijderen Het verwijderen van een AutoTekst is eenvoudig.
C
Kies van het menu Invoegen, de optie AutoTekst en vervolgens weer AutoTekst (Of klik op
C C C C
van de AutoTekstwerkbalk)
Selecteer 'Welkom bij het ADZ' en klik op Verwijderen Doe hetzelfde met 'DIN' en klik op OK Klik Alle items 6 open en merk op dat de tekstfragmenten verdwenen zijn Sluit het document en bewaar de wijzigingen niet.
37
Hoofdstuk 10 10.01
.................................................. (Tekst)Kolommen maken, bewerken
Een document kan, indien gewenst, opgemaakt worden in tekstkolommen (ook wel krantenkolommen genoemd). Standaard loopt bij kolommen de tekst door van de onderkant van de éne-, naar de bovenkant van de andere kolom. Een document bestaat standaard uit één sectie en één kolom. Wanneer u zondermeer het aantal kolommen wijzigt, geldt dat in principe voor het gehele document. U kunt tekst echter ook gemakkelijk onderverdelen in verschillende kolomsoorten binnen één document. Door simpelweg tekst te selecteren en een kolomopmaak te kiezen, kunt u op eenvoudige wijze aangeven waar kolommen moeten beginnen en eindigen. Bij Normale weergave worden de kolommen onder elkaar weergegeven. Bij Afdrukweergave worden de kolommen naast elkaar weergegeven. Dit heeft de voorkeur, omdat u dan een beter overzicht heeft van de werkelijke weergave. Er zijn twee manieren om tekst in kolommen te plaatsen, t.w:
§
Via het menu Opmaak en de optie Kolommen
§
Met de snelknop Kolommen van de Standaard werkbalk
Tekst in kolommen zetten
C
Open van de bijgeleverde diskette het document Patatje Paniek Zorg ervoor dat de beeldweergave op Afdrukweergave staat.
C
Selecteer de eerste 3 alinea's tot en met 'waar gefrituurde aardappelstangen verkocht werden (niet de titelregel)
C
kies van het menu Opmaak de optie Kolommen (Het volgende venster verschijnt:)
38
§ § § §
§ §
C
Onder Vooraf ingesteld kunt u aangeven hoeveel kolommen u wenst. Daar kunt u tevens kiezen voor kolommen van ongelijke breedte, zoals aangegeven in de voorbeelden. Achter Aantal kolommen kunt u aangeven hoeveel kolommen u wilt maken. Door de optie þ Lijn ertussen aan te vinken, kunt u een lijn tussen de kolommen plaatsen. Onder Breedte en afstand kunt u zelf de breedte en afstand tussen de kolommen aangeven. Standaard berekent Word echter automatisch de maximale breedte van de kolommen en houdt daarbij rekening met de tussenruimte. Wanneer u eventueel de marges aanpast, dan wordt de breedte van de kolommen ook weer automatisch aangepast. Door de optie þ Nieuwe kolom beginnen aan te vinken, kunt u een nieuwe kolom beginnen op de plaats waar de cursor staat. U dient dan wel eerst achter Toepassen op de optie Vanaf dit punt aan te klikken. Achter Toepassen op kunt u aangeven welk deel van het document in kolommen gezet moet worden. Daar kunnen verschillende opties verschijnen. Welke opties verschijnen, is afhankelijk van het gegeven op dat moment. Klik onder Vooraf ingesteld op Twee en daarna op OK
U ziet dat het geselecteerde gedeelte netjes in 2 kolommen staat en de tekst daaronder weer gewoon doorloopt. Word heeft zelf sectie-einden toegevoegd voor- en na de selectie. Een snellere manier om het voorgaande te bereiken, is via de snelkoppeling op de werkbalk.
C C C
Selecteer de onderste alinea (onder Cafetaria), zonder de laatste 2 alineamarkeringen Klik op de snelknop kolommen van de werkbalk Klik op de 3e kolom
Het geselecteerde gedeelte is nu netjes in 3 kolommen verdeeld. Word heeft ook hier weer zelf sectie-einden toegevoegd voor- en na de selectie.
C
Sla het document op via Opslaan als in de map Patatje Paniek onder Cursus Word met uw naam en noem het Patatje Kolom + uw naam
C
Ga verder met dit document
Kolomafbreking forceren Er zijn voorbeelden te bedenken waarbij het wenselijk is om een kolomafbreking te forceren.
C
Zet de cursor achter 'De patatcultuur is dus niet van ons maar van de Belgen.' - Bovenste gedeelte, 2e kolom, 1e alinea -
C C
Klik van het menu Invoegen op Eindemarkering Klik in het venster Eindemarkering op ¤ Kolomeinde en vervolgens op OK
39 De tekst in de kolommen is nu anders gerangschikt. De overgebleven ruimte kunt u gebruiken om bijvoorbeeld een illustratie in te voegen. TIP
U kunt eventueel ongewenste afbrekingen van kolommen tegengaan, door via het menu Opmaak en de optie Alinea, onder de Tab Tekstdoorloop de functies Regels bijeenhouden en Bij volgende alinea houden te gebruiken.
Illustratie in kolommen invoegen
C C C C C
Ga verder met het document Patatje Kolom Kies van het menu Invoegen, de optie Figuur en daarna Uit bestand Klik achter Zoeken in op diskette (A:) en indien nodig achter Bestandstype op Alle figuren Klik op het document Illustratie Patatje Paniek van de diskette en op Invoegen Plaats het plaatje in de opengevallen ruimte onder de 2e kolom van het eerste gedeelte (Pas indien nodig de tekstomloop aan van het plaatje)
10.02
........................................................................... Kolommen bewerken
Kolombreedte wijzigen via de liniaal Zoals eerder beschreven kunt u via het menu Opmaak en de optie Kolommen de kolombreedte aanpassen. Het is echter ook heel eenvoudig om via de liniaal de kolombreedte te wijzigen. Dit gaat als volgt:
C C C C
Ga verder met het document Patatje Kolom Zorg ervoor dat de liniaal op het scherm staat Zet de cursor op een willekeurige plaats in één van de eerste 2 kolommen Plaats de muisaanwijzer op de linker kolommarkering in de liniaal
Merk op dat de muisaanwijzer verandert in een horizontale dubbele pijl. (Zie voorbeeld)
C
Versleep (met ingedrukte muisknop) de kolommarkering een stukje naar links en laat dan de muisknop los
Merk op dat de linkerkolom smaller is geworden en de marge tussen de kolommen breder.
C
Maak de bewerking weer ongedaan (ongedaan maken knop)
40 Kolommen verwijderen Om kolommen in het hele document te verwijderen kunt u eenvoudigweg de gehele tekst selecteren en vervolgens in Kolommen voor één kolom kiezen. Daarna kunt u alle sectie- en kolomeinden zichtbaar maken met weergeven/verbergen ¶, zodat u deze kunt verwijderen. LET OP! Doet u dit niet, dan blijft u met verschillende secties zitten in het document. Afhankelijk van wat u doet, kan dit later soms voor problemen zorgen. Om kolommen in een bepaalde sectie te verwijderen, dient u het invoegpunt eerst in die sectie te zetten en vervolgens via kolommen op één kolom te klikken.
C C C C
Klik in de tweede sectie van het document (bestaande uit 2 kolommen en een plaatje) Klik via de snelkoppeling kolommen op 1 kolom Vergroot het plaatje en zet dit als watermerk achter het eerste gedeelte Haal nu de overbodige sectie-einden en kolomeinde weg, zodat het eerste gedeelte in sectie 1 staat en het tweede gedeelte (de drie kolommen onder Cafetaria) in sectie 2
C C C
Typ uw naam onder de tekst en druk het document af
C
Sluit het document
Klik in het eerste- en tweede gedeelte en controleer dit via de Statusbalk
Sla het document op via Opslaan als… in de map Patatje Paniek onder Cursus Word met uw naam en noem het Patatje watermerk + uw naam
Kolomeinden gelijktrekken Soms blijft u aan het einde van de (kolom)tekst met ongelijke kolommen zitten. Om dit te verhelpen, dient u een doorlopend sectie-einde in te voegen aan het einde van de tekst.
C C C C
Open van de bijgeleverde diskette opnieuw het document Patatje Paniek Zorg ervoor dat de beeldweergave op Afdrukweergave staat Selecteer de gehele tekst vanaf 'Hoe is Nederland etc…' (dus niet de titel met de witregel) incl. de onderste alineamarkeringen Klik via de snelkoppeling kolommen op 2 kolommen U ziet dat de tekst ongelijk verdeeld is over de 2 kolommen.
C C C
Zet de cursor achter het laatste teken in de tekst (achter de laatste punt) Kies van het menu Invoegen de optie Eindemarkering Klik onder Sectie-einden op ¤ Doorlopend en vervolgens op OK De kolomeinden zijn nu gelijkgetrokken.
C
Sluit het document en bewaar de wijzigingen niet
41
Hoofdstuk 11 11.01
................................................................................................ Tabellen
Een tabel kunt u voor zeer uiteenlopende doeleinden gebruiken. Een tabel bestaat uit cellen. Deze cellen zijn gerangschikt in rijen (horizontaal) en kolommen (verticaal), waarin tekst en/of figuren gezet kunnen worden. Het is handig om eerst 1 of 2 Enters te geven voordat u een tabel invoegt, zodat u later heel gemakkelijk nog tekst boven de tabel kunt plaatsen. Bent u dit vergeten en wilt u achteraf toch tekst boven de tabel plaatsen, druk dan op de Ctrl- en Hometoets en daarna op Enter, of klik vooraan in de eerste cel van de tabel en vervolgens op Enter. Een tabel invoegen via de werkbalk Een tabel kan op twee manieren ingevoegd worden, t.w: Via het menu Tabel - Invoegen Tabel, of via de snelknop
op de standaardwerkbalk.
Als u op de snelknop Tabel invoegen klikt, krijgt u een venstertje te zien met een aantal kleine vakjes, met onderin de tekst Annuleren. U kunt het gewenste aantal rijen en kolommen selecteren door er met de muisaanwijzer op te gaan staan, de muisknop ingedrukt te houden en over de vakjes te slepen. Bij het gewenste aantal, laat u de muisknop los. De tabel wordt dan ingevoegd op de plaats waar het invoegpunt staat. Het is niet zo belangrijk om van te voren precies te weten hoeveel rijen en kolommen u nodig hebt. U kunt later heel gemakkelijk nog rijen en kolommen toevoegen of verwijderen.
C Open een nieuw, leeg document C Geef 2 Enters en klik op de snelknop Tabel invoegen van de standaardwerkbalk
C Sleep met de muis over de vakjes (deze kleuren blauw) tot er onderin 4 x 3 Tabel staat en laat dan de muisknop los
De geselecteerde tabel is nu in het document geplaatst. Als u met tabellen werkt, is het handig om ook de werkbalk Tabellen en randen te activeren!
C Activeer de werkbalk Tabellen en randen Verplaatsen binnen de tabel Met de Tabtoets springt u naar de volgende cel en met de Shift- en Tabtoets springt u naar de vorige cel. U kunt ook met de muis in één van de cellen klikken om het invoegpunt neer te zetten. Met de cursortoetsen kunt u zich ook verplaatsen in de tabel. Tabinstellingen binnen een tabel komen later aan de orde.
C Klik met de muis in één van de cellen en oefen de verschillende mogelijkheden C Sluit het document en bewaar de wijzigingen niet
42 Een tabel invoegen via het menu Tabel
C Open een nieuw leeg document C Geef 2 Enters en open het menu Tabel C Klik op Invoegen Tabel (Let op: deze optie werkt niet als u al in een tabel staat) Het volgende venster verschijnt: Hier kunt u het gewenste aantal kolommen en rijen gemakkelijk aangeven. De kolombreedte staat op auto, d.w.z. dat de kolombreedte automatisch wordt aangepast aan de breedte van de pagina. Ook hier kan eventueel eenvoudig een andere breedte ingesteld worden. Bekijk de opties en ga dan verder.
C Zet het aantal kolommen op 4 en rijen op 8, en laat de kolombreedte op Auto staan C Klik op OK De geselecteerde tabel is nu in het document geplaatst. Als het invoegpunt binnen de tabel staat, ziet u de kolomeinden weergegeven door een kolomteken in de liniaal. U kunt deze kolomtekens gebruiken om de kolommen breder en smaller te maken. Dit onderwerp komt later aan de orde. Als het invoegpunt binnen de tabel staat, heeft u veel meer opties tot uw beschikking in het menu Tabel, dan wanneer u buiten de tabel staat. De beschikbare opties zullen zich aanpassen aan de verschillende handelingen die u verricht binnen de tabel.
C Zet het invoegpunt buiten de tabel en open het menu Tabel
U ziet dat er op dit moment maar een paar opties beschikbaar zijn in het menu.
C Zet het invoegpunt binnen de tabel en open het menu Tabel Er zijn nu veel meer opties beschikbaar.
C Activeer indien nodig, de werkbalk Tabellen en randen
43
11.02
..................................................................Selecteren binnen tabellen
Er zijn verschillende manieren om cellen, rijen en kolommen te selecteren. De ruimte tussen het eerste teken in een cel en de linker kantlijn van die cel wordt de selectiebalk van de cel genoemd. Als u een cel wilt selecteren en er staat geen tekst in, is het handig om eerst de weergeven/verbergen ¶ knop op de werkbalk aan te klikken, dan ziet u de celmarkering verschijnen.
C Oefen het selecteren binnen een tabel volgens onderstaande uitleg Cellen selecteren 1. Zet het invoegpunt in de selectiebalk van een cel en de muisaanwijzer verandert in een zwart pijltje dat naar rechtsboven wijst. Klik op dat moment 1 x op de linker muisknop. Meerdere aansluitende cellen kunt u selecteren door de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u deze cellen aanklikt, of de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u de cursortoetsen gebruikt. Rijen selecteren 1. Zet het invoegpunt in een rij en klik op Selecteren - Rij in het menu Tabel, of; 2. Ga met de muisaanwijzer links vóór de rij staan en de muisaanwijzer verandert in een wit pijltje dat naar rechtsboven wijst. Klik op dat moment 1 x op de linker muisknop. Meerdere aansluitende rijen kunt u selecteren door de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u deze rijen aanklikt, of de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u de cursortoetsen gebruikt of; 3. Dubbelklik in de selectiebalk van een cel (zie selecteren cel) om de hele rij te selecteren. Kolommen selecteren 1. Zet het invoegpunt in de kolom en klik op Selecteren - Kolom in het menu Tabel, of; 2. Schuif met de muisaanwijzer voorzichtig over de bovenrand van de tabel en de aanwijzer verandert in een zwart pijltje dat naar beneden wijst. ( È ) Klik op dat moment 1 x op de linker muisknop. Meerdere aansluitende kolommen kunt u selecteren door de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u deze kolommen aanklikt, of de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u de cursortoetsen gebruikt of; 3. Druk op de Alttoets terwijl u ergens in een kolom klikt. De gehele tabel selecteren 1. Zet het invoegpunt ergens in de tabel en klik op Selecteren - Tabel in het menu Tabel of; 2. Klik op het tekentje links bovenaan de tabel.
44
11.03
................................................................... Samenvoegen en splitsen
Cellen samenvoegen en splitsen U kunt cellen samenvoegen of splitsen door de cellen te selecteren en de opdracht samenvoegen of splitsen te geven.
C Ga verder met de tabel (4 kolommen en 8 rijen) en selecteer de eerste rij van de tabel C Klik in het menu Tabel op Cellen samenvoegen of klik op de snelknop cellen samenvoegen van de werkbalk Tabellen en randen
Er is nu een tabelkop ontstaan die over de gehele breedte van de tabel loopt.
C Zet het invoegpunt in de eerste rij C Typ TABEL en klik op centreren van de opmaakwerkbalk C Klik in de cel linksboven onder de cel met het woord TABEL C Typ Dit is een cel in de eerste kolom Word maakt automatisch de cel hoger om ruimte te creëren als de zin niet in de cel past.
C Druk op de Tabtoets om naar de volgende cel te gaan C Typ Dit is een cel in de tweede kolom en druk op Tab C Selecteer de laatste 2 cellen van deze rij C Klik in het menu Tabel op Cellen splitsen of klik op cellen splitsen van de werkbalk Tabellen en randen
Het venster Cellen splitsen verschijnt en komt met de suggestie aantal kolommen 4 en aantal rijen 1. Dit kunt u aanpassen naar wens. In dit geval laat u het staan zoals in het voorbeeldvenster.
C Klik op OK U ziet dat de laatste 2 cellen zich gesplitst hebben in 4 kleinere cellen.
45
C
Typ in de vier kleinere cellen de nummers 1 t/m 4 en lijn ze rechts uit (Zie voorbeeld)
Omdat de eerste twee cellen van deze rij zijn aangepast aan de hoogte van de tekstregels, zijn deze cellen ook in hoogte aangepast. Daarom staan de cijfers bovenin de cellen. (Dus eigenlijk op de eerste regel.) Om dit te veranderen kunt u de tekst verticaal centreren.
C Selecteer deze vier cellen en klik op de snelknop verticaal centreren van de werkbalk Tabellen en randen
Het resultaat ziet er als volgt uit: TABEL Dit is een cel in de eerste kolom
Dit is een cel in de tweede kolom
1
2
3
4
C Sla deze tabel op, op diskette, en geef het de naam Tabel 1, zonder het document te sluiten
11.04
.............................................................................. Rijen en kolommen
Rijen en kolommen in een tabel invoegen en verwijderen Rijen invoegen. Als u in de laatste cel van een tabel gaat staan en op de Tabtoets drukt, voegt Word automatisch een nieuwe lege rij toe aan de onderkant van de tabel. Als u ergens anders in de tabel een rij in wilt voegen volgt u de volgende stappen:
C Ga verder met de tabel en klik in een cel, of selecteer een rij C Klik op Invoegen – Rijen onder in het menu Tabel Er wordt een zelfde soort rij ingevoegd als de geselecteerde rij. Meerdere rijen invoegen op dezelfde plaats, kan op verschillende manieren, t.w: 1. 2. 3. 4.
Herhaal steeds de vorige opdracht, of; Klik op Herhalen rijen invoegen in het menu Bewerken, of; Druk op de F4 toets, of; Selecteer het aantal rijen dat u wilt invoegen en kies Invoegen - Rijen in het menu Tabel.
C Oefen de verschillende mogelijkheden
46 Rijen verwijderen. Rijen verwijderen doet u door deze te selecteren en op Verwijderen - Rijen in het menu Tabel te klikken. Hiermee verwijdert u ook de inhoud van de cellen, zoals tekst, figuren etc. Als u alleen de inhoud van een cel wilt verwijderen, dient u alleen de inhoud te selecteren en op Delete te drukken.
C Selecteer een of meer rijen en klik in het menu Tabel op Verwijderen - Rijen C Als u dit gedaan heeft, sluit dan het document (Tabel 1) en bewaar de wijzigingen niet Kolommen invoegen.
C Open een nieuw leeg document C Geef 2 Enters en voeg een nieuwe tabel in met 3 kolommen en 4 rijen C Nummer de kolommen van 1 t/m 3 (Zie voorbeeld) 1
2
3
C Selecteer de tweede kolom C Klik op Kolommen Invoegen – Kolom links in het menu Tabel U ziet dat op de plaats van kolomnummer 2 een nieuwe kolom is ingevoegd. Doordat deze nieuwe kolom dezelfde breedte heeft als de kolom ervoor, past de tabel niet meer op de pagina. Het is dus nodig om de kolombreedte aan te passen. Dit komt na Kolommen verwijderen aan de orde. Kolommen verwijderen.
C Selecteer de ongenummerde kolom tussen kolom 1 en kolom 2 C Klik op Verwijderen - Kolommen in het menu Tabel Meerdere kolommen invoegen op dezelfde plaats, gaat op precies dezelfde manier als meerder rijen invoegen.
C Oefen de verschillende mogelijkheden C Zorg er voor dat u weer eindigt met een tabel met 3 genummerde kolommen en 4 rijen Kolombreedte wijzigen De breedte van een kolom kan gemakkelijk gewijzigd worden door de kolommarkering in de liniaal te verslepen of met de muisaanwijzer op de gewenste lijn te gaan staan tot deze verandert in een tweekoppige pijl en de lijn dan te verslepen.
47 Verslepen via de kolommarkering.
C Klik in de tabel en ga vervolgens met de muisaanwijzer op een kolommarkering staan
Kolommarkering
Kolommarkering
De muisaanwijzer verandert in een horizontale tweekoppige pijl en daaronder verschijnt een geel kadertje met 'Tabelkolom verplaatsen'.
C Klik en sleep de kolommarkering naar links of rechts om de gewenste breedte in te stellen Verslepen via de verticale lijn.
C Ga met de muisaanwijzer op een verticale lijn staan C De aanwijzer verandert in een horizontale tweekoppige pijl, met een verticaal streepje er doorheen
1
2
3
C Klik terwijl u de tweekoppige pijl ziet, en sleep de lijn naar links of rechts om de gewenste breedte in te stellen
Met deze handelingen wordt de breedte van de kolommen veranderd, maar blijft de gehele tabelbreedte ongewijzigd. Als de tabelbreedte mee moet veranderen, dient u te dubbelklikken op de tweekoppige pijl, of de Shifttoets ingedrukt te houden terwijl u de lijn versleept. Als u de Ctrltoets ingedrukt houdt terwijl u de verticale lijn van een kolom versleept, verandert de breedte van alle kolommen rechts, die dezelfde breedte hebben, ook mee. Op deze manier blijven kolommen met dezelfde breedte dit ook houden. Als u de Alttoets ingedrukt houdt terwijl u de lijn versleept, worden de exacte maten in de liniaal weergegeven.
C Oefen het bovenstaande
48 Rijhoogte wijzigen De rijhoogte wijzigen door te slepen gaat als volgt:
C Zorg er voor dat het beeld op Afdrukweergave staat C Zet de muisaanwijzer op de 2 horizontale lijn e
Deze verandert in een verticale tweekoppige pijl, met een horizontaal streepje. (Zie voorbeeld)
C Klik terwijl u de tweekoppige pijl ziet, en sleep de lijn naar boven of beneden om de gewenste hoogte in te stellen
Via het Menu Tabel (of via de rechtermuisknop), kunt u Tabeleigenschappen activeren. Daar kunt u nog allerlei (handige) opties vinden.
C Activeer de optie Tabeleigenschappen en bekijk de verschillende mogelijkheden
C Sluit daarna het document en bewaar de wijzigingen niet
49
11.05
......................................................................................... Tabelkoppen
Lange tabellen worden automatisch over meerdere pagina’s verdeeld. Het kan wenselijk zijn om de bovenste rij(en) op elke pagina terug te laten keren. Tabelkoppen maken
C Open een nieuw leeg document C Geef 2 Enters en voeg een nieuwe tabel in met 3 kolommen en 200 rijen (Deze tabel is over 4 pagina's verdeeld)
C Selecteer de eerste 2 rijen en klik op cellen samenvoegen C Typ TABELKOP in de bovenste rij C Klik op Centreren van de werkbalk Tabellen en randen C Selecteer de bovenste rij (TABELKOP) en open het venster Tabeleigenschappen
C Klik op de Tab Rij C Stel hier in 'Rij als veldnamenrij herhalen bovenaan op iedere pagina' C Kijk op het Afdrukvoorbeeld, zet meerdere pagina's op 4 en bekijk de tabel C Ga terug naar het document, sluit het en bewaar de wijzigingen niet
50
11.06
........................................................................................... Korte uitleg
LET OP! Over de volgende onderwerpen volgt eerst een korte uitleg en daarna een opgave waar deze, en eerder behandelde onderwerpen, in verwerkt zijn. Tabinstellingen Tabinstellingen binnen een tabel gewoon instellen zoals u dat gewend bent via het menu Opmaak en de optie Tabs, of rechtstreeks op de liniaal. Tabsprongen echter binnen een tabel maakt u door op de Ctrl- en Tabtoets te drukken. Sorteren Via het menu Tabel en de optie Sorteren kunt u aangeven wat en hoe u wilt sorteren. U dient wel eerst te selecteren wat u wilt sorteren. LET OP! Let bij het sorteren van een kolom in een tabel altijd op of de andere kolommen ook mee sorteren, zodat er geen verkeerde adressen bij namen komen te staan. Verkeerd gegaan?……… Dan direct de ongedaan maken knop gebruiken! Opmaakranden Via het menu Opmaak en Randen en arcering kunt u andere opmaakranden uitkiezen. U dient ook hier eerst te selecteren wat u wilt veranderen. Tabelgalerie Via menu Tabel en Tabelgalerie kunt u allerlei verschillende opmaakmogelijkheden kiezen. Zet wel eerst het invoegpunt in de tabel. Tekstrichting wijzigen Een tekstrichting kunt u eenvoudig wijzigen door de tekst te selecteren en vervolgens op Tekstrichting wijzigen te klikken van de werkbalk Tabellen en randen. Rijen en kolommen gelijkmatig verdelen Rijen en/of kolommen kunt u eenvoudig gelijkmatig verdelen door deze te selecteren en vervolgens te klikken op rijen of kolommen gelijkmatig verdelen van de werkbalk Tabellen en randen.
Rijen gelijkmatig verdelen
Kolommen gelijkmatig verdelen
51 Tekst naar tabel converteren Een tekst kan eenvoudig in tabelvorm worden geplaatst, door de tekst te selecteren en vervolgens voor Converteren - Tekst naar tabel te kiezen in het menu Tabel. Een tekst, die met een tab, alineamarkering of anders in kolommen is ingedeeld, kan ook in tabelvorm worden geplaatst, eveneens door de tekst te selecteren en vervolgens voor Converteren - Tekst naar tabel te kiezen in het menu Tabel. Als u voor Converteren - Tekst naar tabel hebt gekozen krijgt u het volgende venster te zien:
Het aantal kolommen wat hier getoond wordt, heeft zich automatisch aangepast aan de selectie die u heeft gemaakt. U kunt dit aantal altijd wijzigen.
11.07
................................................................................................Opgaven
Opgave tabel 01. Open een nieuw leeg document en geef 2 Enters 02. Plaats een links uitlijnende tab op 7 cm. 03. Typ het onderstaande (gebruik de tab om de cijfers op de juiste plek te zetten) Johnny
8
Theo
8
Iris
6
Susanne
8
Pieter
4
Arnold
4
04. Selecteer de gehele tekst en klik in het menu Tabel op Converteren - Tekst naar tabel 05. Bekijk het venster goed en klik op OK 06. Selecteer de tabel 07. Klik op Sorteren in het menu Tabel
52 Het venster 'Sorteren' verschijnt. Zorg ervoor dat dit er precies zo uitziet als in het voorbeeld hieronder en klik op OK
De namen in de linkerkolom staan nu op alfabetische volgorde en de getallen daarachter zijn meegekomen met de juiste personen. 08. Selecteer de tabel en ga naar Tabeleigenschappen 09. Zet de hoogte van de rijen op 1 cm. en klik op OK
10. Selecteer de tabel en klik op Links midden uitlijnen van de werkbalk Tabellen en randen 11. Selecteer de 1e rij en voeg een rij boven in 12. Druk eenmaal op de F4-toets 13. Selecteer de tabel en zet via Tabeleigenschappen de kolombreedte op 2 cm. 14. Voeg rechts van de tabel 5 kolommen toe 15. Selecteer de bovenste 2 cellen van de 1e kolom en klik op Cellen samenvoegen 16. Herhaal dit bij alle bovenste 2 cellen van de overige kolommen 17. Selecteer de tabel en klik op Links midden uitlijnen van de werkbalk Tabellen en randen 18. Typ Gewerkte uren in de 1e cel en verder maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag in de volgende 5 cellen van de 1e rij
53 19. Selecteer de cellen van maandag t/m vrijdag en klik 2 x op Tekstrichting wijzigen van de werkbalk Tabellen en randen 20. Sleep de 2e horizontale lijn net zo lang naar beneden tot alle dagen van de week netjes in de cellen passen, zonder dat ze afgebroken worden 21. Typ het woord Totaal in de laatste cel van de 1e rij 22. Selecteer de cel 'Gewerkte uren' en klik op linksonder uitlijnen van de werkbalk Tabellen en randen 23. Doe hetzelfde met de cel 'Totaal' 24. Vul de volgende uren in op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag: Arnold
4
4
4
4
Iris
6
6
0
0
Johnny
8
4
8
8
Pieter
4
0
0
0
Susanne
8
8
8
8
Theo
8
8
8
8
25. Ga in de allerlaatste cel staan en druk op de Tabtoets 26. Typ in de onderste cel van de kolom Vrijdag Totaal 27. Selecteer de 2e t/m laatste kolom 28. Ga met de muisaanwijzer op één van de verticale lijnen staan, tot de aanwijzer in een tweepuntige pijl verandert en klik dan dubbel op de lijn
Gewerkte uren Arnold Iris Johnny Pieter
maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
De geselecteerde kolommen passen zich nu automatisch aan, aan de breedte van de tekst die er in staat. (Dit vereist enige vaardigheid!) De tabel ziet er nu als volgt uit:
4 6 8 4
4 6 8 4
4 6 4 0
4 0 8 0
4 0 8 0
Susanne Theo
8 8
8 8
8 8
8 8
8 8
Totaal
Totaal 29. Sla deze tabel op via Opslaan als in de map 'Overige' onder 'Cursus Word met uw naam' en noem het Tabel uren + uw naam en sluit het document niet! 30. Ga verder met de tabel en selecteer de laatste cel rechts onderin de tabel 33. Klik op Randen en arcering in het menu Opmaak 34. Klik op het Tabblad Randen, als dit nog niet gebeurd is 35. Klik in het diagram onder Voorbeeld op de bovenste lijn, zodat deze lijn verdwijnt
54 36. Blader onder stijl tot u daar een dubbele lijn tegenkomt 37. Klik op de dubbele lijn en klik vervolgens opnieuw in het diagram op de plaats waar u zojuist de bovenste lijn hebt weg geklikt (Zie voorbeeld) 38. Klik op OK
39. 'Save' de tabel via de optie Opslaan en ga verder met dit document 40. Klik ergens in de tabel en klik op Tabelgalerie in het menu Tabel, of op de snelknop Tabelgalerie van de werkbalk Tabellen en randen 41. Blader onder Tabelopmaakprofielen en klik op Eigentijdse tabel 42. Vink indien nodig onder Speciale opmaak toepassen op, Eerste rij en Eerste kolom aan 43. Klik op Toepassen 44. Zet waar nodig de tekst goed, en zet indien nodig de knop weergeven/verbergen ¶ uit.
Gewerkte uren Arnold
maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
De tabel ziet er nu als volgt uit:
4
4
4
4
4
Iris
6
6
6
0
0
Johnny
8
8
4
8
8
Pieter
4
4
0
0
0
Susanne
8
8
8
8
8
Theo
8
8
8
8
8 Totaal
45. Sluit het document en bewaar de wijzigingen
Totaal
55
Hoofdstuk 12 12.01
............................................................................. Rekenen in tabellen
In tabellen worden vaak getallen weergegeven. Met Word kunt u hier (eenvoudige) berekeningen mee maken. Hiervoor hoeft u niet perse een pakket als Excel in te schakelen. De rekenmogelijkheden van Word halen echter niet de complexiteit en mogelijkheden van Excel (of een vergelijkbare spreadsheet), maar voldoen in veel gevallen goed. Totalen berekenen via optellen Een van de meest gebruikte functies is de functie Sum() voor het berekenen van totalen in een tabel. Deze functie kan zowel een gespecificeerd celbereik bij elkaar optellen, als een hele kolom links, rechts, boven of onder de cel waarin de functie Sum() zelf staat. Hieronder zijn enige voorbeelden weergegeven. Let daarbij vooral goed op de syntaxis van de functie (haakjes, dubbele punten, punt komma enz.). Als hier een fout gemaakt wordt, werkt de formule niet. Sum(A1:A4) = Sum(A1:B4) = Sum(A1:A4;B1) =
alle getallen in de cellen A1 tot en met A4 bij elkaar optellen. alle getallen in het bereik A1 tot en met B4 bij elkaar optellen. alle getallen in de cellen A1 tot en met A4 bij elkaar optellen en vervolgens de waarde uit B1 daar bij optellen.
Dan zijn er de speciale celverwijzingen. Met speciale celverwijzing wordt geen vast celbereik bedoeld, maar een dynamisch celbereik. Met deze verwijzingen kan Word, na wijzigingen in de getallen of eventueel toevoegen van nieuwe rijen of cellen, de waarde in het formuleveld automatisch opnieuw berekenen, zonder dat u de formule hoeft aan te passen. Voorbeelden van speciale celverwijzingen zijn: Sum(Above) Sum(Below) Sum(Left) Sum(Right)
= = = =
alle getallen uit de bovenliggende cellen bij elkaar optellen. alle getallen uit de onderliggende cellen bij elkaar optellen. alle getallen uit de linker cellen bij elkaar optellen. alle getallen uit de rechter cellen bij elkaar optellen.
Om berekeningen in een tabel uit te voeren, maakt Word gebruik van velden. Velden worden niet automatisch bijgewerkt. Het kan dus voorkomen dat een veld 'Totaal' nog niet is aangepast aan de waarden die u daarvoor hebt ingevuld. In dat geval dient u met de rechter muisknop op veld en daarna op Veld bijwerken te klikken.
12.02
................................................................................................Opgaven
Opgave 1, tabel 01. Open een nieuw leeg document en geef 2 Enters 02. Maak een tabel van 2 kolommen en 9 rijen 03. Selecteer de bovenste rij en klik op Cellen samenvoegen van de werkbalk Tabellen en randen 04. Typ het woord Uitgaven en centreer dit 05. Typ in de onderste cel van de 1e kolom het woord Totaal en lijn dit rechts uit
56 06. Zet de cursor in de laatste cel van de tabel en klik in het menu Tabel op Formule (Het dialoogvenster Formule verschijnt) In het tekstvak onder Formule kan de gewenste formule ingetypt worden. Beter is echter, gebruik te maken van de optie Functie plakken, dit is minder foutgevoelig. 07. Open de optie Functie plakken en klik op Sum Onder Formule verschijnt nu =SUM() (Zie linker voorbeeldvenster onder)
08. Typ tussen de haakjes achter SUM() het woord Above 09. Klik nu Getalnotatie open en kies voor € #.##0,00;(€ #.##0,00) (Zie rechter voorbeeldvenster boven) 10. Klik op OK (De formule is nu in de tabel opgenomen) Omdat er nog geen bedragen zijn ingevoerd, geeft de formule het bedrag € 0,00 weer. 11. Vul nu de gegevens in zoals weergegeven in het voorbeeld hieronder 12. Selecteer de gehele kolom met bedragen en plaats een decimale tab, zodat deze netjes onder elkaar komen te staan Koffie Thee Suiker Melk Boter Kaas
Uitgaven 5,90 2,39 3,79 1,90 2,75 13,85 Totaal €
0,00
13. Voer nu de berekeningen uit door met de rechtermuisknop in het formuleveld op het bedrag € 0,00 te klikken en vervolgens 'Veld bijwerken' aan te klikken (Een andere manier om de berekeningen uit te voeren is, in het formuleveld te gaan staan en op de F9 toets drukken) Als alles goed is gegaan, staat er nu een bedrag van € 30,58. 14. Zet uw naam onder de tabel en druk deze af
57 15. Sla de tabel op via Opslaan als in de map 'Overige' onder 'Cursus Word met uw naam', noem het Tabel Uitgaven + uw naam en sluit het document Opgave 2, tabel 01. Open voor de volgende opgave de eerder gemaakte Tabel Uren met uw eigen naam In deze tabel gaan we de uren berekenen. 02. Selecteer de kolom onder Totaal en centreer dit 03. Zet de cursor in de kolom Totaal, achter de uren van Arnold en klik in het menu Tabel op Formule In het dialoogvenster Formule verschijnt nu onder Formule =SUM(LEFT). Is dit niet het geval, vul dit dan zelf in. 04. Klik op OK De formule is in de tabel opgenomen en geeft het getal 20 weer. 05. Klik nu in de kolom Totaal, achter de uren van Iris en druk op de F4 toets De formule geeft nu het getal 18 weer. 06. Doe hetzelfde met de uren van Johnny, Pieter, Susanne en Theo 07. Zet nu de cursor in de allerlaatste cel van de tabel, achter Totaal en klik weer in het menu Tabel op Formule In het dialoogvenster Formule verschijnt nu onder Formule =SUM(ABOVE). Is dit niet het geval, vul dit dan zelf in. 08. Klik op OK
Gewerkte uren
maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
Als alles goed gegaan is, staat er nu het getal 162 en ziet de tabel er als volgt uit:
Arnold
4
4
4
4
4
20
Iris
6
6
6
0
0
18
Johnny
8
8
4
8
8
36
Pieter
4
4
0
0
0
8
Susanne
8
8
8
8
8
40
Theo
8
8
8
8
8
40
Totaal
162
Totaal
09. Zet uw naam onder de tabel en druk deze af 10. Sla de tabel op onder de naam Tabel uren totaal + uw naam en sluit het document
58 Oefening
C Gebruik de zojuist afgedrukte opgave als voorbeeld en maak deze opnieuw C Als dit gelukt is, maak dan een willekeurige tabel en oefen de verschillende
mogelijkheden die de werkbalk Tabellen en randen biedt, zoals Tabel tekenen, Vlakgom, Lijnstijl, Lijndikte, Randkleur, Kader, Arceringskleur etc.
C Sluit na deze oefening het document en bewaar de wijzingen niet
59
Hoofdstuk 13 13.01
.................................................................... Sjablonen en formulieren
Een sjabloon is een hulpmiddel bij het maken van een document. Een sjabloon bevat alreeds de opmaak en indeling van een document. Wanneer je een zelfde document vaak gebruikt, is een sjabloon dus erg handig. Door hetzelfde type sjabloon te gebruiken, kunt u uw werk een consistent uiterlijk geven. Als je een sjabloon opvraagt krijg je de opmaak van een document te zien. Je hoeft dan alleen nog de gegevens, die voor ieder document weer anders zijn, in te voeren. Werken met een sjabloon Als Word volledig is geïnstalleerd, kunt u allerlei soorten sjablonen vinden in het Menu Bestand onder de optie Nieuw.
C
Kies in het menu Bestand de optie Nieuw
Het Taakvenster Nieuw document verschijnt. In het Taakvenster vindt u verschillende opties. Bovenin staan de laatst geopende documenten. Wat verder naar beneden vindt u Algemene sjablonen. Eén van deze sjablonen gaan we uitwerken.
C C C
Open Algemene sjablonen in het Taakvenster Klik op het Tabblad Brieven en Faxen Klik op Eigentijdse brief (De brief verschijnt in het Voorbeeld aan de rechterkant van het dialoogvenster)
C
Zorg ervoor dat de optie ¤ Document actief is en klik op OK
60 Zie sjabloon hieronder:
Over de opmaak en briefindeling hoeft u zich niet meer te buigen. Ook de datum is al ingevuld. Wat rest is het invullen van de variabele gegevens. Waar u die gegevens in kunt vullen, staat duidelijk aangegeven. Het is een kwestie van klikken in het betreffende tekstveld en uw gegevens typen. Ziet u geen gearceerde tekstvelden, stel dit dan in via menu Extra, Opties, het Tabblad Weergave en klik onder Arcering veld op de optie Altijd.
C
Selecteer 'Klik hier en typ afzendadres' en typ:
ADZ BV < geef Enter> Postbus 140
4380AC VLISSINGEN
C
Selecteer 'Naam van het bedrijf' en typ:
ADZ Groep
C
Klik vóór de datum en typ:
Vlissingen,
(Vergeet niet een komma en een spatie achter Vlissingen te typen)
C
Selecteer 'Klik hier en typ het adres van de ontvanger' en typ: Mevr. A. Samuelse Lekstraat 1234 5678AA LUILEKKERLAND
C
Selecteer de aanhef van de brief en verander 'Geachte heer/mevrouw,' in:
Geachte mevrouw Samuelse,
De tekst die op de plaats staat waar de inhoud van de brief moet komen, kan verwijderd worden.
61
C
Verwijder de tekst en typ het volgende: Conform afspraak sturen wij u hierbij informatie over de cursus Word die het ADZ voor u kan verzorgen. Zijn er nog vragen, dan kunt u mij bellen tijdens kantooruren op telefoonnummer: 0111-123456. In het vertrouwen u hiermede van dienst te zijn geweest, verblijf ik,
C C
Selecteer 'Klik hier en typ uw naam' en typ:
uw eigen naam
Selecteer 'Klik hier en typ uw functie en typ:
Docent(e)
Onderaan de sjabloon is er nog de mogelijkheid om een slogan in te voeren.
C
Selecteer 'Klik hier en typ de slogan' en typ: De brief ziet er nu ongeveer als volgt uit:
ADZ sterk in dienstverlening
62
C C
Print de brief en bekijk het resultaat Sla de brief op via Opslaan als in de map 'Overige' onder 'Cursus Word met uw naam', noem het Brief cursusinformatie + uw naam en ga verder met dit document
13.02
.................................................... Een formulier maken en beveiligen
Een formulier maken op basis van een (bestaand) document
TIP
Als u tevreden bent over een zelf gemaakte factuur, declaratie of vergelijkbaar document, kunt u er een sjabloon van maken. Nieuwe documenten kunt u dan gemakkelijk op de sjabloon baseren.
Als u de Brief cursusinformatie die zojuist gemaakt is regelmatig moet versturen, maar steeds naar andere personen en met verschillende cursusinformatie, dan is het handig om van dit document een formulier te maken. Om dit te doen, moet u de volgende gegevens uit de brief vervangen door tekstvelden:
§ § §
de NAW gegevens (naam, adres, woonplaats) de briefaanhef de soort cursus
Een tekstvak geeft de plaats aan waar de wisselende gegevens ingevoegd moeten worden. Om deze velden in te voegen, maken we gebruik van de werkbalk Formulieren.
C
Activeer de werkbalk Formulieren zie voorbeeld.
C C
Zet het invoegpunt in de brief vóór Mevr. A. Samuelse Verwijder 'Mevr. A. Samuelse' Op deze plaats moet nu een tekstveld komen.
C C
Klik op de knop
(Tekstvak) van de werkbalk Formulieren
Ziet u geen gearceerd tekstveld verschijnen, klik dan op
van de werkbalk formulieren
Met deze optie wordt het tekstveld zichtbaar. Het is mogelijk op de plaats van het Formulierveld een verwijzing naar de in te vullen tekst neer te zetten. Dit kan soms handig zijn. Een verwijzing maken gaat als volgt:
63
C
Klik op de knop van de Werkbalk Formulieren of dubbelklik op het zojuist gemaakte tekstveld Het dialoogvenster Opties voor tekstvak verschijnt. (Zie voorbeeld)
C C
Typ onder Standaardtekst de tekst Typ hier de naam van de ontvanger Klik op OK
Uw verwijzing staat nu netjes in het formulierveld en verdwijnt zodra u in het veld klikt en begint te typen.
C
Maak op dezelfde manier Tekstvelden op de plaats van de straatnaam (Lekstraat 1234), op de plaats van de postcode (5678AA), en op de plaatsnaam (LUILEKKERLAND) Vergeet hierbij niet de ‘oude’ tekst te verwijderen!
C C
Zet tussen het postcodeveld en het plaatsnaamveld twee spaties Wis nu 'Geachte mevrouw Samuelse' in z'n geheel, incl. de komma Zorg ervoor dat het invoegpunt op de juiste plaats blijft staan!
C C C
Typ Geachte heer/mevrouw (geen komma), zet een spatie en voeg een Tekstvak in Zet nu de komma achter het ingevoegde Tekstvak Verander het woordje Word in de zin Conform afspraak etc…, in een Tekstvak De brief is nu klaar.
C
Klik op < (save) van de Standaard Werkbalk, en ga verder met dit document
64 Een formulier beveiligen zonder wachtwoord Het is mogelijk om de brief, wanneer deze als sjabloon gebruikt gaat worden, zodanig te beveiligen dat alleen de gegevens op de formuliervelden ingevuld kunnen worden.
C C
Klik op
van de Werkbalk Formulieren
Probeer de tekst buiten de formuliervelden te veranderen
Zoals u ziet is deze tekst nu niet te veranderen. Wilt u de tekst toch veranderen, dan dient u eerst de beveiliging op te heffen door nogmaals op de knop Formulier beveiligen te klikken.
C
Hef de formulierbeveiliging op
Een formulier beveiligen met wachtwoord Als u niet wilt dat iemand anders zomaar de beveiliging op kan heffen, dan kunt u er een wachtwoord aan geven. Dit kan niet via de werkbalk Formulieren, maar moet via het menu Extra.
C
Open het menu Extra en klik op Document beveiligen Het venster Document beveiligen verschijnt (zie voorbeeld). Dit staat automatisch ingesteld op Formulieren. Dit is goed, dus laten we zo staan.
C C
Vul een wachtwoord in en klik op OK Vul in het volgende venster opnieuw uw wachtwoord in ter bevestiging, en klik op OK Als u nu de formulierbeveiliging op wilt heffen, wordt om een wachtwoord gevraagd.
C
Klik op
van de Werkbalk Formulieren
Als het goed gegaan is, wordt nu om een wachtwoord gevraagd. Als u de beveiliging d.m.v. uw wachtwoord opheft, dan dient u bij het opnieuw beveiligen, ook weer opnieuw uw wachtwoord op te geven, dus via het menu Extra.
C C
Hef de beveiliging op Stel nu opnieuw de beveiliging in met een wachtwoord, en ga verder met dit document
65
13.03
........................................................................... Opslaan als sjabloon
Een (beveiligd) formulier opslaan als sjabloon Het formulier 'Brief cursusinformatie' opslaan als sjabloon gaat als volgt:
C
Kies in het menu Bestand de optie Opslaan als Onder in het venster staat achter Opslaan als Word-document en soms nog (*.doc)
C
Open dit lijstje en kies daar voor Documentsjabloon met soms nog (*.dot) Word schakelt nu automatisch over naar het venster Opslaan in Sjablonen.
C
Klik op Opslaan en sluit het document
Werken met een beveiligd sjabloon
C C
Kies in het menu Bestand de optie Nieuw Open Algemene sjablonen in het Taakvenster, en klik op het Tabblad Algemeen Daar staat nu Brief cursusinformatie als sjabloon.
C C C
Open Brief cursusinformatie (zorg ervoor dat de optie ¤ Document actief is) Vul in het veld "Typ hier de naam van de ontvanger", uw eigen naam in Druk op de Tabtoets
Met de Tabtoets verspringt het invoegpunt nu automatisch naar het volgende formulierveld. Om een Formulierveld terug te springen, drukt u op de Shift-Tabtoets !
C C C
Vul nu op de juiste plaats uw adres, postcode en woonplaats in Druk op de Tabtoets en vul achter Geachte heer/mevrouw uw naam in Druk op de Tabtoets en vul achter cursus het woord Excel in
De brief is klaar.
C
Sla de brief normaal op als Worddocument, via Opslaan als in de map 'Overige' onder 'Cursus Word met uw naam' en noem het Cursusinfo Excel + uw naam
C
Sluit het document
66
Hoofdstuk 14 14.01
..................Gegevensbestanden maken, samenvoegen en beheren
U krijgt vast wel eens een brief onder ogen waarin weinig persoonlijke informatie staat, maar waarin toch verschillende keren uw naam wordt genoemd. Het lijkt dan alsof de brief speciaal voor u gemaakt is. Dit is meestal niet het geval. Voor een dergelijke brief wordt een standaard brief getypt, met bepaalde veldcodes op die plaatsen waar later uw naam en adres worden ingevoegd. Deze brief wordt het hoofddocument genoemd. Verder wordt er gebruik gemaakt van een adressenbestand. Dit bestand wordt het gegevensbestand genoemd. Deze twee bestanden worden gekoppeld en samengevoegd. Een gegevensbestand is een verzameling gegevens te vergelijken met de traditionele kaartenbak. Een gegevensbestand bestaat uit records. Elk record bevat een aantal gegevens over één persoon. In de kaartenbak is dat één kaart. De verschillende gegevens bestaan uit velden, bijv.: Naam, adres, woonplaats etc. Voor heel grote adressenbestanden van bijvoorbeeld bedrijven, wordt vaak een Database programma gebruikt zoals Microsoft Acces. Een adressenbestand kan ook gewoon in MS Word, of in MS Excel gemaakt worden. In dit geval beginnen we met het maken van een gegevensbestand (adressenbestand) in Word.
14.02
............................................................. Een gegevensbestand maken
Voor het maken van een gegevensbestand, beginnen we met het benoemen van de veldnamen, zodat we die later gemakkelijk kunnen aangeven in het hoofddocument.
C
Maak een gegevensbestand van een tabel precies volgens het voorbeeld hieronder (Begin met 7 kolommen)
Titel De heer De heer Mevrouw Mevrouw Mevrouw De heer Mevrouw
Aanhef heer heer mevrouw mevrouw mevrouw heer mevrouw
Voorl A. J. B.L. K. P.R. D.F. G.
Naam Schipper Sanderse van de Kluit Schuil Zalm de Graaf Vissers
Straat Corneliastraat 3 Rozenlaan 65 Visserstraat 88 Poortplein 90 Pieterstraat 554 Volkerakstraat 7 Kerkplein 10
Postcode 4585BJ 5378KK 6498AS 6332KJ 3298NM 2321HT 6758RE
Plaatsnaam ROTTERDAM ROTTERDAM VLISSINGEN HAARLEM HEERLEN NIJMEGEN AMSTERDAM
Dit gegevensbestand gaan we opslaan op de vaste H:schijf. Daar vindt u de map Cursisten. In de map Cursisten maken we een nieuwe map met de naam Samenvoegen + uw eigen naam. Dat is de map waar we de rest van dit onderwerp in gaan opslaan. (Bij andere bedrijven kan dit een andere schijf zijn!) Zie volgende bladzijde.
67
C
Ga via Opslaan als, naar de map Cursisten, op de vaste H:schijf (opleiding op NT008 (H:) )
C
Maak daar via Nieuwe map maken een nieuwe map en noem de map Samenvoegen + uw naam Volg hiervoor het voorbeeld hieronder!
Cursisten
Nieuwe map maken
C
Sla nu in de nieuw aangemaakte map het gegevensbestand op en noem het Adressenbestand + uw naam
C
Sluit het gegevensbestand
Het gegevensbestand is nu gereed en opgeslagen.
14.03
......................................... Hoofddocument maken en samenvoegen
Hoofddocument maken In het volgende gedeelte gaan we hoofddocument maken. Het is verstandig om dit document eerst op te slaan, zodat u het niet zo gemakkelijk kwijt kunt raken.
C C
Begin met een leeg document (het hoofddocument)
C
Ga verder met dit hoofddocument.
Sla het hoofddocument op, via opslaan als op de H:schijf in de map Samenvoegen met uw naam en noem het Hoofddocument + uw naam
68
C
Kies van het menu Extra de optie Brieven en verzendlijsten, en kies vervolgens voor Wizard Afdruk samenvoegen
C C C C
Selecteer in het Taakvenster onder 'Documenttype selecteren', ¤ Brieven Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Begindocument Selecteer onder 'Begindocument selecteren', Het huidige document gebruiken Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Adressen selecteren Omdat er al een gegevensbestand gemaakt is, kunt u een bestaande lijst gebruiken en deze via de optie Bladeren openen.
C C C
Open Bladeren
C C C C C C
Klik onderin in het Taakvenster op Volgende: Uw brief schrijven
Zoek het Adressenbestand met uw naam op de H:schijf en open dit Bekijk het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen en klik op OK
Typ: Vlissingen, met daarachter een komma en een spatie Kies in het Menu Invoegen voor de optie Datum en tijd Kies voor de notatie dag, maand en jaar voluit, en laat de datum automatisch bijwerken Lijn de datumregel rechts uit Geef twee enters en zet vervolgens het uitlijnen weer terug op links uitlijnen
In het Taakvenster onder Uw brief schrijven, kunt u kiezen voor verschillende opties, t.w:
69 Adresblok. In dit venster ziet u onderin een voorbeeld van de adresregel zoals die er op deze manier uit komt te zien. In dit venster kunt u een aantal opties aan- of uitvinken. Onder Postadres invoegen kunt u bijvoorbeeld aangeven of u het land in wilt voegen en op welke manier. Onderin dit venster ziet u Velden vergelijken. Daar kunt u controleren of de veldnamen die u eerder in het gegevensformulier opgegeven hebt goed gekoppeld zijn. Hier kunt u ook indien nodig nog het één en ander aanpassen. Begroetingsregel. Als u hiervoor kiest, let er dan op dat u het juiste veld invoegt op de juiste plaats in het document. Elektronische postzegel. (hier niet van toepassing) Meer items. Hier moet u één voor één de aangegeven velden handmatig invoegen en op de juiste plaats zetten in het document. Deze optie gaan we gebruiken. 'U kunt deze opties desgewenst eerst rustig bekijken en vervolgens via Annuleren weer terug naar het Taakvenster gaan.' Inmiddels is de werkbalk Afdruk samenvoegen er bijgekomen. Is dit niet het geval, dan kunt u deze zelf activeren. U kunt kiezen tussen het gebruik van de opties in het Taakvenster of van de werkbalk Afdruk samenvoegen.
C C
Activeer indien nodig, de werkbalk Afdruk samenvoegen Klik op Samenvoegvelden invoegen van de werkbalk Afdruk samenvoegen, of op Meer Items onderin het Taakvenster
In het volgende venster verschijnt nu een lijst met de eerder ingevoerde veldnamen. Zie voorbeeld volgende bladzijde.
70
C C C
Zorg ervoor dat ¤ Databasevelden geselecteerd is Voeg nu de veldnaam Titel in, door deze te selecteren en op Invoegen te klikken Voeg vervolgens (steeds op dezelfde manier) de overige veldnamen in, behalve Aanhef
C C C C C C C C C C C C
Als dit gebeurd is, klik dan op Sluiten van het venster Samenvoegveld invoegen Plaats nu de cursor tussen het veld Titel en Voorl en typ een spatie Doe hetzelfde tussen Voorl en Achternaam Plaats de cursor tussen Achternaam en Straatnaam en geef Enter Plaats de cursor tussen Straatnaam en Postcode en geef Enter Plaats de cursor tussen Postcode en Plaatsnaam en typ twee spaties Plaats de cursor achter Plaatsnaam en geef drie Enters Typ: Geachte en daarachter een spatie Klik op Meer Items in het Taakvenster, of op Samenvoegvelden invoegen van de werkbalk voeg de veldnamen Aanhef en Achternaam in en klik op Sluiten Typ een spatie tussen de zojuist ingevoegde velden Typ achter de veldnaam Achternaam een komma en een spatie, en geef twee Enters
71 Het document ziet er nu als volgt uit: Vlissingen, woensdag 12 februari 2008 «Titel» «Voorl» «Achternaam» «Straatnaam» «Postcode» «Plaatsnaam» Geachte «Aanhef» «Achternaam»,
C
Klik onderin in het Taakvenster op Volgende: Briefvoorbeeld, of op Samenvoeggegevens weergeven van de werkbalk (zie voorbeeld)
Hier kunt u de samenvoeggegevens bekijken. In het Taakvenster onder Briefvoorbeeld of op de werkbalk, kunt u via de pijltjes door uw adressen bladeren. Komt u dan nog iemand tegen die de brief niet zou moeten krijgen, dan kunt u in het Taakvenster onder Briefvoorbeeld op Geadresseerde uitsluiten klikken. Dit kan ook in het taakvenster Adressenlijst bewerken, door het vinkje voor de betreffende geadresseerde(n) weg te halen. Daar kan ook het uitsluiten van geadresseerde(n) weer ongedaan gemaakt worden, door het vinkje weer terug te plaatsen.
C
Typ nu de volgende tekst:
Wij hebben uw inschrijving ontvangen en heten u hartelijk welkom bij onze vereniging. U zult regelmatig door ons op de hoogte gehouden worden van alle ontwikkelingen d.m.v. ons verenigingsblad. Hierbij treft u het laatste exemplaar aan, waarin u alle namen en telefoonnummers kunt vinden van onze medewerkers. Voor vragen kunt u altijd terecht bij één van deze mensen. Met vriendelijke groet, "Typ hier uw eigen naam." Bijlagen: 1
G U kunt als hoofddocument ook altijd een Sjabloon gebruiken, zoals bijv. 'Eigentijdse Brief' en deze aanpassen.
72 Samenvoegen met gegevensbestand
C C
Klik op Volgende: Samenvoeging voltooien Klik in het Taakvenster op Afzonderlijke brieven bewerken, of op Samenvoegen naar nieuw document van de werkbalk
'U kunt ook op Afdrukken klikken, maar dan zal deze uw samengevoegde documenten direct afdrukken. Het is verstandiger om eerst te kijken of alles naar wens is.'
C
Klik, indien nodig, in het venster Samenvoegen naar nieuw document op Alles en vervolgens op OK (zie voorbeeld)
Als het goed gedaan is, dan heeft u nu een document met acht brieven op naam.
C
Druk één brief af en bekijk het resultaat
Het is niet echt nodig om deze samenvoeging op te slaan, omdat u dit altijd weer kunt reproduceren d.m.v. de opgeslagen documenten Hoofddocument en Adressenbestand. In dit geval slaan we het wel op, zodat u het later eventueel nog eens kunt bekijken.
C
Sla dit document op in de map Samenvoegen met uw naam op de H:schijf en noem het Samenvoegresultaat + uw naam
C C
Sluit het document Samenvoegresultaat Sluit het document Hoofddocument Het volgende venster verschijnt: (Uiteraard staat daarin uw naam vermeld.)
C
Klik op Ja in dit venster
73
14.04
............................................................. Gegevensbestanden beheren
Een gegevensbestand (adressenbestand) kunt u zo vaak u maar wilt gebruiken voor samenvoegingen met verschillende documenten. Natuurlijk kan er ook in gemuteerd worden. Gevensbestand muteren
C C C
Open uw adressenbestand Open de Databasewerkbalk Klik in de Databasewerkbalk op Gegevensformulier
U ziet dat uw adressenbestand keurig weergegevens wordt in een gegevensformulier. Via Record in het gegevensformulier kunt u bladeren door de adressen.
eerste record
C C C
vorig record
volgend record
laatste record
Blader naar nummer 4 (Mevr. K. Schuil) Verwijder dit record via Verwijderen aan de rechterkant van het gegevensformulier Klik op Nieuwe toevoegen en voer de volgende gegevens in op de juiste manier: De heer E. Slinger, Gordelweg 3, 4567GE, ZOETERMEER
C
Sluit het venster Gegevensformulier De mutatie is uitgevoerd. (Zie de gegevenstabel)
C C
Sluit het adressenbestand en sla de wijzigingen op Open nu het document Hoofddocument met uw naam
74
C
Klik op de volgende vraag op JA
C
Maak, indien nodig, de NAW gegevens zichtbaar (naam, adres, woonplaats) door op te klikken van de werkbalk 'Afdruk samenvoegen'
Het record dat getoond wordt, komt overeen met het recordnummer dat op de samenvoegwerkbalk staat aangegeven, achter ABC.
C
Blader naar het laatste record Als het goed is, ziet u nu de brief voor u die gericht is aan de heer E. Slinger.
laatste record
Als een adressenbestand te groot is om te bladeren, kunt u gebruik maken van de zoekoptie.
C C C C
Klik op record zoeken
van de samenvoegwerkbalk
Typ in het veld Zoeken naar, de naam van de Kluit Klik in het veld In veld en selecteer daar Naam Klik op Eerste zoeken De gewenste brief staat nu voor u.
C
Sluit het Hoofddocument en bewaar de wijzigingen
Velden toevoegen of wijzigen Soms wilt u achteraf nog velden toevoegen aan het gegevensbestand zoals bijv. land, emailadres, telefoonnummer e.d. Dit kan direct, na het openen van het gegevensbestand in de gegevenstabel, of via de optie velden beheren van de databasewerkbalk Wanneer u kiest voor het toevoegen of wijzigen van een veld in de gegevenstabel, dan kan dat op de manier zoals geleerd in hoofdstuk 11 'werken met tabellen'. In de gegevenstabel kunt u gewoon een veldnaam wijzigen, of een kolom toevoegen en daar de gewenste veldnaam intypen. Dit behoeft verder geen uitleg. Als de tabel te breed wordt, dan kunt u desgewenst de pagina-instelling op liggend zetten. Dit heeft verder nergens invloed op. Wijzigen via de databasewerkbalk Zoals hierboven vermeld, kan wijzigen ook via de databasewerkbalk.
C C
Open, indien nodig uw adressenbestand (als het goed is staat dit nog open) Klik in de databasewerkbalk op de optie Velden beheren
75 In het venster Velden beheren wat nu verschijnt, staan de veldnamen die u zelf ingesteld hebt. Hier kunt u velden toevoegen, verwijderen of wijzigen.
C
Typ Land onder Veldnaam en klik op Toevoegen en vervolgens op OK
Als u nu het gegevensformulier opent via de databasewerkbalk, kunt u daar gewoon de betreffende landnaam invullen op de manier zoals u inmiddels gewend bent.
C
Voeg in het gegevensformulier de landnamen toe
De basis voor het samenvoegen van documenten en gegevensbestanden is gelegd. Als u de basis beheerst, kunt u zelf de mogelijkheden verder exploreren. Opgave 01. Open Algemene sjablonen en klik op het tabblad Afdruk samenvoegen 02. Kies voor Eigentijdse brief voor samenvoegen 03. Stel zelf een briefje op, waarin u de mensen uit het zojuist gemaakte adressenbestand uitnodigt voor een receptie 04. Gebruik dit als hoofddocument en maak een samenvoeging met het adressenbestand 05. Als dit gelukt is, controleer dan de brieven 06. Corrigeer eventueel gemaakte foutjes 07. Sla dan de uitnodiging op (niet de samenvoeging) in de map Samenvoegen met uw naam op de H:schijf, en geef het de naam Uitnodiging 08. Sluit de documenten
76
Hoofdstuk 15 15.01
..................................................... Etiketten maken en samenvoegen
De Etikettenfunctie van Word kent vele mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø
Adresetiketten Visitekaartjes Diskettelabels Verzendlabels Ordnerruggen Labels voor audiocassettes e.d. Naambadges, enzovoort.
Het zou te ver gaan alle mogelijkheden te behandelen. Meestal is het voldoende de meest gebruikte te kennen. Vandaar uit kunt u, wanneer u daar behoefte aan heeft, altijd verder onderzoeken. Een aantal mogelijkheden van de Etikettenfunctie gaan we hier behandelen.
15.02
................................................................................... Etiketten maken
Een enkel etiket
C Kies van het menu Extra de optie Brieven en verzendlijsten, en kies vervolgens voor Enveloppen en etiketten (zie venster)
C Klik, indien nodig op het Tabblad Etiketten
C Klik op Opties om de juiste opties te selecteren
77 Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Onder Printergegevens geeft u aan welke printer u gebruikt. Afhankelijk van deze keuze verschijnen in het venstertje onder Productnummer: de etiketdefinities. De gegevens van het geselecteerde etiket verschijnen onder Etiketgegevens. Het benodigde productnummer kunt u vinden op de doos van uw eigen etiketvel!
C Klik, indien nodig, op ¤ Laser of inkjet C Klik in het vak Etiketten: op Avery A4- en A5-formaat C Klik in het vak Productnummer: op L7160 Onder Etiketgegevens verschijnen de afmetingen van het betreffende etiket. Via de optie Details kunnen de afmetingen van de etiketten desgewenst nog aangepast worden.
C Klik op Details en bekijk het voorbeeld Hier ziet u de precieze afmetingen en het aan etiketten horizontaal en verticaal.
C Klik op Annuleren om terug te keren naar het dialoogvenster Opties en klik op OK U bent nu weer terug in het venster Enveloppen en etiketten.
C Voer in het adresvakje de NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens in, bijvoorbeeld: Mevrouw H. van Dieren Tuindorpstraat 100 1234 AB Tuindorp
C Lees onder het invulvenster de verschillende Afdrukopties C Klik op Eén etiket In Rij en Kolom kunt u de positie van de te plaatsen NAW gegevens aangeven. In dit geval laten we het zo staan.
78 Voordat u gaat printen op een etiketvel, is het raadzaam eerst een proef te printen op gewoon papier.
C Klik op Afdrukken en bekijk het resultaat Volledige pagina met hetzelfde etiket Een volledige pagina met het zelfde etiket, begint precies hetzelfde als hiervoor beschreven voor de optie 'één enkel etiket'. Alleen bij de optie Afdrukken onder het invulvenster, dient 'Volledige pagina met hetzelfde etiket' geactiveerd te zijn.
C Volg de nodige stappen zoals eerder beschreven voor 'een enkel etiket' en zorg ervoor dat Volledige pagina met hetzelfde etiket geselecteerd staat
C Klik op Afdrukken en bekijk het resultaat Met deze laatste optie kunt u bijvoorbeeld visitekaartjes, uitnodigingen etc. maken. Een etiketpagina openen in een Nieuw document U kunt de etiketpagina ook openen in een nieuw document en desgewenst opslaan. Dit is een optie die handig kan zijn, wanneer u meerdere etiketten wilt maken met verschillende adressen. U ziet daarbij van te voren precies hoe de etiketten er uit gaan zien.
C Kies opnieuw voor Enveloppen en etiketten in het menu Extra en de optie Brieven en verzendlijsten
Hier kunt u via Opties indien gewenst eerst nog het etiketformaat instellen.
C Klik nu op Nieuw document Er verschijnt nu een pagina met etiketten op het scherm. LET OP! Ziet u geen etiketten, klik dan in het menu Tabel en vervolgens op Rasterlijnen weergeven. Op deze etiketpagina kunt u NAW gegevens invullen en met de Tabtoets van het éne naar het andere etiket springen. Hiervoor moet u soms 2 x de Tabtoets indrukken. Deze etiketpagina kan indien gewenst ook opgeslagen worden voor later gebruik.
C Vul hier de volgende NAW gegevens in, verdeeld over 2 etiketten: De heer A. de Boef Boefplein 22 1122 AA Boefcity
Mevrouw W. van de Wilde Wildestraat 33 2233 BB Wildestad
C Klik op Afdrukken en bekijk het resultaat C Sluit het document en bewaar de wijzigingen niet
79
15.03
................................. Etiketten samenvoegen met adressenbestand
De optie adresetiketten maken van een bestaand adressenbestand is een handige optie. Met de optie 'Afdruk samenvoegen' kunt u een document maken, waarin een tabel opgenomen wordt met cellen en afmetingen, die overeenkomen met het formaat en de positie van uw etiketten. De samenvoeging werkt in principe hetzelfde als behandeld in het vorige hoofdstuk bij samenvoegen van gegevensbestanden. Adresetiketten maken van bestaand adressenbestand
C Kies van het menu Extra de optie Brieven en verzendlijsten, en kies vervolgens voor Wizard Afdruk samenvoegen
C Selecteer in het Taakvenster onder 'Documenttype selecteren', ¤ Etiketten C Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Begindocument C Klik onder Documentindeling wijzigen op Opties C Stel hier, indien nodig het etiket L7160 in en klik op OK C Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Adressen selecteren C Zoek, en open het eerder door u opgeslagen adressenbestand C Klik in het venster 'Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen' op OK C Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Labels schikken C Klik hier op Meer items C Voeg via het venster 'Samenvoegveld invoegen' de benodigde velden in Dit gaat op dezelfde manier als in het vorige hoofdstuk 'Gegevensbestanden maken'.
C Als dit gedaan is, sluit dan het venster 'Samenvoegveld invoegen' C Zet in het eerste etiket de veldnamen op de juiste plaats, op dezelfde manier als in het vorige hoofdstuk bij 'Hoofddocument maken' (let op de juiste volgorde) Vergeet niet achteraf spaties tussen de veldnamen te zetten!
C Klik in het Taakvenster onder 'Etiketten repliceren' op Alle etiketten bijwerken C Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Labelvoorbeeld C Klik onderin het Taakvenster op Volgende: Samenvoeging voltooien C Klik hier op Afzonderlijke Labels Bewerken C Kies in 'Samenvoegen naar nieuw document', voor Alles selecteren en klik op OK C Klik op Afdrukken en bekijk het resultaat
80 U kunt dit document bewaren en steeds opnieuw gebruiken om op etiketvel af te drukken. Het hoofddocument dat ook nog steeds open staat, kunt u ook bewaren. Dit komt van pas als u gemuteerd hebt in uw gegevensbestand. Dan hoeft u dit hoofddocument alleen maar te openen en op de vraag 'Wanneer u dit document opent, wordt de volgende SQL-opdracht uitgevoerd' op JA te klikken. De mutatie is dan onmiddellijk doorgevoerd. Daarna maakt u de samenvoeging af door op 'Samenvoegen naar nieuw document' te klikken van de werkbalk 'Afdruk samenvoegen'. Hierna kunt u dit weer bewaren en het bestaande bestand vervangen.
C Sla het document op in de map Samenvoegen met uw naam op de H:schijf en noem het Adresetiketten + uw naam
C Sluit het document U kunt dit document steeds opnieuw op etiketvel afdrukken. Het hoofddocument staat nu nog open.
C Sla het hoofddocument op in de map Samenvoegen met uw naam op de H:schijf en noem het Etikettenhoofddoc. + uw naam
C
Sluit het hoofddocument
Opgave 01. Maak adresetiketten van het bestaande adressenbestand voor etiketten Herma 4615 02. Print deze uit en bekijk het resultaat 03. Sla de adresetiketten op in uw eigen map, geef het een relevante naam en sluit het 04. Maak nu een geheel nieuw adressenbestand van onderstaande NAW gegevens
De heer H. Bliek, Rozenbloemlaan 4, 4467CK, AMSTERDAM Jan Kort, Boterberg 55, 5667KK, AMSTERDAM Mevrouw S. Schuitema-Berg, Carolingeplein 40, 5758CK, LEIDEN Suzanne Vogel, St. Maartenstraat 456, 2353AB, BREDA Fam. Lodder, Reigerstraat 1, 4368KJ, GOES Mevrouw G. Bodegraven, Kerkstraat 76, 4437RT, GOUDA Lidy de Blok, C. Vormanlaan 11, 2854GK, BREDA 05. Sla dit adressenbestand op in uw eigen map, geef het een relevante naam en sluit het 06. Maak adresetiketten van dit nieuwe adressenbestand voor Herma 4615 07. Print deze uit en bekijk het resultaat 08. Als dit gelukt is, sla dan de adresetiketten op in uw eigen map, geef het een relevante naam en sluit het
81
Index Hoofdstuk 01 Snelkoppelingen en Directory's............................................................................................................4
Hoofdstuk 02 Teksteffecten........................................................................................................................................9
Hoofdstuk 03 Autocorrectie ......................................................................................................................................13
Hoofdstuk 04 Nummering op meerdere niveaus......................................................................................................15
Hoofdstuk 05 Secties ...............................................................................................................................................19
Hoofdstuk 06 Voetnoten en eindnoten.....................................................................................................................22
Hoofdstuk 07 Clip- en WordArtgalerie......................................................................................................................25
Hoofdstuk 08 Watermerk..........................................................................................................................................30
Hoofdstuk 09 AutoTekst ...........................................................................................................................................32
Hoofdstuk 10 (Tekst)Kolommen...............................................................................................................................37
Hoofdstuk 11 Tabellen .............................................................................................................................................41
Hoofdstuk 12 Rekenen in tabellen ...........................................................................................................................55
Hoofdstuk 13 Sjablonen en formulieren ...................................................................................................................59
Hoofdstuk 14 Gegevensbestanden en samenvoegen .............................................................................................66
Hoofdstuk 15 Etiketten .............................................................................................................................................76
