Word processing. Computing II 10 March 2004

Word processing

Computing II 10 March 2004

Publications † Prints

† Screen, projector:

book, newspaper, „ webpage, essay „ (multimedia) presentation mail, † Editing: handout, commercial. „ text editor, † Editing: „ webpage editor (design+programming), „ text editor, „ presentation editor. „ word processor, † Well arrangement, „ publishing apps, comprehensibility „ drawing apps. „ „ „ „

† Readability

Editing † Design „ appearance is important „ the place of all graphical element is carefully planned „ e.g. handout, commercial, poster, presentation, formal mail „ drawing and presentation editors

† Framework „ structure is important, „ the appearance can be assigned later „ e.g. book, essay, documentation, specification „ word processors and desktop publishers

Hystory of word processing † Hand writing + totally free design (e.g. codex) – error correction is hard, – only one copy. † Printing + design is quite free, + made by specialists (copy editor, editor, typographer, proofreader, printer), – only high number of copies (>300), – one correction per edition. † Typewriter + fast and cheap, – design is limited, – one type face, monospace letters, – error correction is complicated, – only one copy.

Word processing with computers + + + + + + + + + + –

Free Design, easy error correction, modifying, retrieval, flexible number of copies (printer to print shop), structure can be separated from the formatting, formulas, tables, images, drawings can be included easily, automatic spell checking, creating table of contents, index, cross references, mail merge (connection with database), recording repeating tasks (macro, scripts), hypertext, no specialists (we are the editor, the typographer, proofreader and the printer).

Typographical units † didot-point (p): 1 m = 2660 p (European) „ 1 p ≅ 0,3759 mm „ 12 p = 1 cic (cicero) ≅ 4,511 mm † pica-point (pt): 1" ≅ 72 pt (English) „ use by computers „ 1 pt ≅ 0,3514 mm „ 12 pt = 1 pi (pica) = 4,2164 mm † relative units of length: „ 1 ex: x-height, height of the letter x. „ 1 em: the actual letter height (equal to the width of letter m). Remark.: in most of the cases the MS Word uses the pica-point (pt), but when setting a value pt, pi, " (inch), mm, cm units may also be used.

Structural units † Character „ formatting may differ letter by letter, „ font (type face), font style, size, „ distortion, letter-spacing, kerning. † Paragraph „ consistent in one paragraph, „ justification, indentation, space, „ line breaks, page make-up. † Section „ may be set for more subsequent paragraphs, „ page size, columns, running header and footer, „ section boundary may be on † paragraph boundary: continuous, † new page, odd page, even page.

Charachter encoding systems †

†

†

†

ASCII code set (ANSI X3.4-1968) „ Codes from 0−127 (7 bit), „ English small and capital letters, numerals, punctuation marks, some other characters, control characters. ASCII extensions (e.g. iso-8859-n, windows-1250) „ Codes from 128−255 (8 bit), „ accented letters, other special characters, „ different standards (DOS and Windows uses different code pages with automatic conversion in certain cases) Unicode (1991−, www.unicode.org) „ Codes from 0−65535 (16 bit), with extension, more than one million „ all letters of all languages have their own character set, „ the standard is still under extension (now: ISO 10646:2000). Code of the Enter (line-end character): „ DOS, Windows: 13 (Carriage Return, CR) + 10 (Line Feed, LF) „ UNIX, Linux: 10 (CR) „ Macintosh: 13 (LF)

Shape of letters I.

Character formatting

† Raster font: the shape of a letter is described as an image – – – +

resolution cannot be changed, different screen and printer font is necessary due to the different resolution, all sizes need a separate set, the shape may be optimized for the resolution and size (important for small sizes). Capital A of MS Serif 24 pt

† Vector font: the shape is described by the center line „ no fill-in, „ otherwise similar to the outline fonts, „ used by CAD applications. Windows XP raster fonts: Courier, MS Sans Serif, MS Serif, Small, Symbol. Windows XP vector fonts: Modern, Roman, Script.

Character formatting

Shape of letters II. † Outline font: the contour of the letters are described by Béziercurves, and the inner parts are filled-in (e.g. Open-Type, TrueType, Postscript fonts) + + + – – –

may be scaled, rotated, distorted, same description may be used for screen and print, kerning table, result of distortion is usually awkward, on screen in small size unreadable (needs substituting raster font), in small sizes not harmonic,

1 ex 1 em base line

Times New Roman

Aj

Character formatting

Typefaces and type styles

† Type face: an alphabet and other signs designed on the same principle. example † A Type face includes Type styles according to „ line-weight: light, normal, bold, demi, black, heavy, „ letter-width: condensed, normal, extended, „ function: plain, italic or cursive (oblique, slanted), small caps, „ decoration: filled, outline, shadow, superscript, subscript, chisel (emboss, engrave, etc.). † The (existing) styles of a type faces is the Type Family. Remark: the styles may be generated by the computer from the plain style with geometric distortion. The cursive, bold and small caps should not be generated this way because the result is awkward. E.g. Times New Roman cursive vs. slanted (oblique):

Character formatting

Classification of Type faces † Serif: „

the serif makes the text more readable on paper: it shows the baseline and so guides the eyes (e.g. Times New Roman).

† Sans Serif: „

to be used in titles, headlines, posters, on screen (e.g. Arial, Verdana).

† Monotype, typewriter face: „ all letters has the same width (e.g. i and m): text or numbers written above each other like a table (e.g. Courier New).

† Proportional: „ each letter has a different width. Most of the type faces are this type.

Historical classification of type faces † † † † † † † † † † † † † † † †

Renaissance (Bembo, Garamond, Plantin, Centaur, Sabon) Baroque (Tótfalusi, Fournier, Caslon, Baskerville, Times) Classicistic (Bodoni, Didot, Walbaum, Thorne, Zapf Int.) Egyptienne (Rockwell, Memphis, Stymie, Karnak, Serifa) Grotesque (Futura, Helvetica, Univers) Clarendon (New Century Schoolbook, Extended, Primus) Varia (Optima, Clearface Gothic, Romic) Eclectic (Clearface, Cheltenham, Bookman, Korinna) Secession (Desdemona, Benguiat, Arnold Böcklin) Art Deco (Bernhard, Belwe, Anna, Industria) Constructivist (Bauhaus, Variex, Triplex) Epigraph (Medici, Charlemagne, Copperplate 31) Chisel and commercials (Stencil, Wide Latin, Chisel) Hand-writing (Regency, Zapf Chancery, Vivaldi, Mistral) Gothic (Linotext, Tudor, London) Non-Latin

Using type styles †

Emphasis in text:

„ „ „

cursive is used to emphasize a word, in a cursive text use normal, expanding, underline is not attractive, former does not really emphasize, bold only the first words of a list (e.g. encyclopedia, dictionary), small caps is used for names, first letter is capital, all caps is like we would shout, and hard to read.

„ „

all caps, except of hand-written and gothic type faces (unreadable), bold, small caps, underline, center aligned, etc.

„ „

understanding (emphasis), reviewing (hierarchy of headings, lists, table of contents, index, etc.).

„ „ „

the mixed types should differ in more than one attributes, the difference between sizes should be well defined (at least 1.5 times), the different type faces should be in different classes (e.g. serif − sans serif), in general: if there is a difference, it should be dramatic.

„ „

† † †

Character formatting

Emphasis in headings:

Using different type faces helps Guide to mixing of type faces:

„

Character formatting

Using type styles − examples

Type faces

Character formatting

Character formatting

Type faces – editable version informative (Arial Black) indifferent (Arial Narrow) official, professional (Complex)

A A

decorative (Gothic E)

B B

attractive (Tiranti Solid)

C C

loose (Intergraph Architectural)

Paragraph † New paragraph: Enter ¶ † Alignment: „ „ „ „

left, justified, (forced), center: headings, right: tables.

† separation of paragraphs: „ „

Header

Spacing after paragraph Spacing before paragraph Line feed

4

Spacing after paragraph

a must in demanding documents (either left aligned or justified).

2

First line indent Spacing before paragraph Right indent Left indent First line: hanging

Right indent

indentation (not space, not tabulators): 1-2 em, spacing (not empty line).

† Hyphenation: „

3

Top margin

Left (outer) margin

Right (inner) margin

Type area

5-6 Bottom margin

Floating object

Footer

Positioning † On page (vertical): „ „ „

the page make-up is created by the program with respect to the page size, margins, type face, size, etc. influenced by: line breaks, break points, special marks, etc. floating objects may be placed relative to the page.

† In line (horizontal): „ floating objects † relative to a paragraph, † relative to the left (outer) side of the page,

„ table (mostly recommended), „ tabulator positions: automatic, left, center, right justified, or decimal:

Page make-up – line breaks † † † †

Keep with next: headings Keep together: headings, tables New page: headlines Orphan/widow lines: „

„ „

avoid: last line of paragraph on the top of page, top of column, after image, except if the line is full, tolerate: first line of paragraph on the bottom of page, bottom of column, avoid: first line of paragraph above image.

† At least 3−4 lines of text is needed „ „ „

orphan lines to avoid

tolerated widow lines

text is too short on this page

orphan lines to avoid

after a heading, before or after an image, on last page (before a chapter starting on new page).

Page make-up – sections „

continuous, new page, odd/even page.

„ „ „

same for a section, but may differ on even and odd pages, may differ on the first page of the section, may contain cross-reference (e.g. date, actual heading, page number, number of pages, etc.).

† Running header and footer

„

† Paper layout „ „ „ „

one-sided, two-sided, vertical alignment: top, paper size: A5−B5−A4, margin size, ratio: see on slide Paragraph.

† Text in more than one column „

on last page the columns should have the same height.

column height is not the same

† Break

Styles I. †

Style: collection of formatting settings „ „

„ „

†

types: character-, paragraph-, list-, table style. elements to be set: character-, paragraph formatting, tabulatorpositions, border, language, numbering, based on other style, only the difference is defined (inheritance), for the comfort of typing, also the style of the following paragraph can be set (e.g. body text after heading),

Operations with styles „ „ „

styles may be transferred between documents, creating and using template documents, reformatting of the text using styles in template document.

Styles II. † Important paragraph styles: „ Body text style: style of the text „ Heading styles: † †

„

makes easy to create Table of Contents, can be target of cross-reference,

Normal style: predecessor of all styles (inheritance), don’t use.

† Some character styles: „ Emphasize (em): usually cursive, „ Strong (strong): usually bold, „ Typewriter (tt): usually a monotype type face, „ Cite (cite): usually cursive, „ Definition (dfn): usually cursive. † Why use styles?

Whit styles we can give a structure to the text, and later we can set the format of the structure elements :

+ + + –

so the structure may be set independent from the formatting, easier to achieve uniform appearance, text may be reformatted in one step; needs more attention.

Using styles †

Example: we want bigger space between paragraphs „ „

†

Bad solution: two Enters (later, the size of the space can be changed only one-by-one, no possibility to fine-tune the space) Good solution: modify the space between the paragraphs in the style definition

How to realize?

example

Modify style afterwards

in advance 1.

2. 3.

In the Styles and Formatting Task Pane select the Body Text style and select Modify Change the space between paragraphs, and OK All the text written with Body Text style is changed immediately.

1. 2.

3.

Set the new space for an arbitrary paragraph (which is Body Text style) In the Styles and Formatting Task Pane select the Body Text style and in the drop down menu select Update to Match selection All the text written with Body Text style takes the new formatting. This can be automated, if you set the Automatic refresh toggle in the Modify style window.

Other elements of the document † Tables „ create empty table: set the number of rows and columns, „ convert text to table: † row separator: Enter, † cell separator: may choose (tabulator, semi-colon, etc.),

„ formatting: † cells may merge, split, † all cells are separate text box, (own margin, justification, etc.) † tables should not be divided into pages, if needed, the heading rows should be repeated.

† Formulas, images, figures † Formula- (image-, table-) caption „ can be target of cross-reference, „ easy to create list of figures, „ formatting should differ from the body text at least in two or three attributes.

Inserting objects † Place of insertion „ inline: the object is also a character, e.g. formulas, (nearly) column-wide or centered figures, tables, „ float: the text runs around the object † anchored to the page or the paragraph, † the text should run around only on one side, † all lines should contain at least 40 characters,

„ under text (water mark): makes reading harder.

† Inserted object may appear „ converted (e.g. Excel table to Word table), „ as an object (may be edited with the original application, needs import filter), „ as an icon or hyperlink. † Way of insertion „ embedded: inserted object will be part of the file, „ linked: our file contains only a link to the originating file.

Views † Normal: does not appear

example

„ most part of the page make-up, „ float objects, „ margins, headers, footers.

† Print layout / Print preview „ the page, the page make-up, margins, floats, etc. all appear.

† Outline: if Heading styles were used „ the hierarchy of the Headings are seen, subtitles may be opened as they are subfolders, „ for review, and changing the order of chapters.

† Web layout † HTML source

example

Readability † Letter: serif, variable line width, 10-12 pt † Line length: 40-80 character „ more: too much, hard to find the start of the next line, „ less: impossible to do the page make-up. † Line feed: „ 1.1-1.2 em (e.g. 10/11 pt, 10/12 pt, 11/13 pt), „ maximum 1.5 em. † Margin: should be big enough to „ catch the paper without hiding out the text, „ hide the surroundings, it should not disturb the reader. † Color and paper: should be high contrast „ text: black, other color is lighter and reduces the readability, „ paper: dull white or creamy, „ background of webpage: should not be patterned.

Well arrangement, structure † Heading formatting „ always keep with next paragraph and on one page, „ chapter title on new page (or always on odd page), „ always more space above a sub heading than after „ higher heading level, higher emphasis, „ at most 3−4 heading level, „ table of contents should have different formatting, than the headings themselves, „ in scientific works the heading should be numbered. † Float objects „ caption should be separated from the text, „ float may go on the margin, „ text should run around only on one side. 1. Ordered lists: a) do not justify, b) use order hierarchy.

Some rules of typing † Exactly one space between two words and after a sentence. † Punctuation marks (comma, point, question mark, etc.) follow the word without any space, but a space is needed after them. † Parenthesis includes the text without space, but spaces are needed around them. † It is a bad habit to position the text with several spaces, it will be misaligned in the printed version. Use tabs or tables instead. † The paragraph is finished with one Enter. † A list in a text is also a sentence, so the punctuation marks should be placed; similar for the formulas.

Special characters † † † †

Paragraph mark: ¶ (Enter key) Tabulator: → (Tab key) New line (in a paragraph): ↵ (Shift-Enter) en space „ „

thousand separator: 1 000 000, in case of two authors: Michelson − Morley

† Non-breaking space: ° „

e.g. before units: 12°kg, in date: 750°BC, name of a king or queen: Elisabeth°II.

† Optional hyphen: ¬ „

suggested place for hyphenation.

† Non-breaking hyphen: „

otherwise the hyphen may followed by line break.

Remark: these non-printing characters are shown only if the Show All ¶ button is on.

Use of punctuation marks I. † quotes, apostrophes, primes

„ quotation marks (99 shaped): † Hungarian: „nn «nn» nn” (U+201E, U+00AB, U+00BB, U+201D) † English: ‘nn “nn” nn’ (U+2018, U+201C, U+201D, U+2019) † American: “nn ‘nn’ nn” † German: „nn ‚nn‘ nn” or »nn ‚nn‘ nn« † French: «nn «nn» nn» „ apostrophe: I’m fool (9 shaped) (U+2019) „ foot, inch: 6' 10'' (straight prime) (U+0027, U+0022) „ angle degree, minute, second: 15°12´10˝ (slanted prime, U+00BA, U+2032, U+2033)

Use of punctuation marks II. † hyphens, dashes „ em dash (same length as letter m) † as dash: always in pairs, like nnn⎯nnn⎯nnn (only in English, without spaces), „ en dash (same length as letter n) † as dash: nnn − nnn − nnn (with spaces), † as long hyphen: „ 1848−49, „ Boyle−Mariotte law,

† in dialogs (not in English). „ hyphen (shorter than en dash) † as a hyphen: one-by-one, Add-in, † hyphenation (usually automatic).

Use of punctuation marks III. † Replacements (red: incorrect): „ „ „ „

multiplication: a x b, a×b division: a/b, a÷b parenthesis: nn /nn/ nn, nn (nn) nn zero: o, O, 0 small letter o, capital letter o, number zero

„ one: I, l, 1, capital letter i, small letter l, number one

„ ellipse: ... , . . . , … three dots, three dots with spaces, ellipse character

„ copyright: (c), ©

Literature 1.

2. 3. 4.

Bivins, Thomas − Ryan, William E.: How to produce creative publications: traditional techniques & computer applications. Lincolnwood (USA), 1991, NTC Business Books Cotton, Bob − Oliver, Richard: Understanding hypermedia. London, 1993, Phaidon Press Fennel, John − Nancy, Aldrich-Ruenzel (eds.): Designer’s guide to typography. New York, 1991, Watson-Guptill Publications. Type reference book for PostScript users. Dublin, 1994, Agfa

Word menus: File menu †

File menu: File opening, closing, printing „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „

New: Start working using template (opens Task Pane) Open: continue previous work Close: close actual document Save: quick save of the actual document Save as: save with other name, to other folder, or with other type Save as webpage: saves as web page Search: search file on name or content (in Task Pane) Web Page Preview: like Save As Web Page, and opens in Internet Browser Versions: save a new version of the document Page Setup: set paper size, margins, etc. Print Preview: shows the result of printing on the screen Print: select printer and start printing Send To: the according application must be installed † †

„ „

Mail Recipient: send the actual document as an attachment of an e-mail Fax Recipient: send the actual document as a facsimile

Properties: additional information about the document to help later search Exit: closes all open documents and exists Word

Word menus: Edit menu †

Edit menu: Clip board, Search, Objects „ „ „ „ „ „ „ „ „ „

Undo: recall last operation (may recall until start of the work) Redo: recall the recall, just after recall Repeat: do again the same operation Cut: the selected part moves to the clipboard (selection disappears) Copy: duplicates the selected part on the clipboard (selection remains) Office Clipboard: appears ~, not only the last element can be pasted from here (opens Task Pane) Paste: inserts the content of the clipboard to the cursor Paste Special: insertion with selection of format and way of insertion Paste as hyperlink: creates a link to the source Clear † †

„ „ „ „ „ „

Formats: clears only formatting but not text Contents: clears text (with formatting)

Select All: selects the whole content of the document Find: search text in the document Replace: search text and change to something else Go To: jumps to the next or given page, section, line, figure, etc. Links: list of the linked objects in the document Object: list of the embedded objects in the document

Word menus: View menu †View menu: appearance of the working area „Normal: content of the document appears without page make-up „Web Layout: the document would be of this kind on the Web „Print Layout: the document with full page make-up „Outline: shows the structure, may used with Heading1–9 styles

editable views of the document

„Task Pane: new window on the right hand side (see on separate slide) „Toolbars: turn on/off the toolbars of the icons „Ruler: turn on/off the horizontal and the vertical ruler „Document Map: the structure of the document appears in a new window, helps navigating in long documents „Header and Footer: makes the running header and footer editable „Footnotes: jumps to the next footnote „Markup: show/hide reviewing and comments „HTML source: opens MS Script Editor (if installed) and shows the HTML code of the document (only when saved as web page) „Full Screen: hide all menus and icons, maximize the document area „Zoom: magnification of the view

Word menus: Insert menu †

Insert menu: inserts the following elements at the cursor: „ „ „ „ „ „ „ „

Break: page break or section break Page numbers: set page numbering Date and Time: actual date and time as constant text Auto Text: thesaurus of prepared text Field: automatically refreshed text, e.g. number of pages, date, time, etc. Symbol: special characters not accessible on keyboard Comment: create a new comment Reference † † † †

„

Footnote: new footnote Caption: new caption (for figures, tables, equations) Cross-reference: reference to an item of a list, footnote, heading, etc. Index and Tables: creates Table of Contents using Heading styles or Table of Figures using captions

Web Component

Word menus: Insert menu cont’d †

Insert menu, continued „

Picture: Insert a picture from † † † † † † † †

„ „ „ „ „ „

Clip Art: the collection of the Office system (in Task Pane) From File: any file, the corresponding import filter must be installed From Scanner or Camera: a TWAIN compatible device Organization Chart: creates hierarchical diagrams New Drawing: creates line drawing using the Drawing toolbar Auto Shape: opens the AutoShapes menu on the Drawing toolbar WordArt: creates figure using text distortion Chart: creates simple 2D or 3D diagram

Diagram: creates some type of simple diagrams Text box: creates floating object that may contain text or any other object (picture, drawing, etc.) File: inserts the whole content of another file (e.g. text from another Word document) Object: inserts objects created by other applications, e.g. MS Equation Bookmark: labels fractions of text for later use, may be target of crossreferences Hyperlink: creates a hyperlink from the selected part

Word menüi: Formátum menü I. †

Format (Formátum) menü: meglévő szöveg formába öntése „ „ „ „ „ „ „ „ „

Font (Betűtípus): karakterformázási beállítások Paragraph (Bekezdés): bekezdés-formázási beállítások Bullets and Numbering (Felsorolás és számozás): számozott és nem számozott felsorolások formájának megadása Borders and Shading (Szegély és mintázat): bekezdés, objektum vagy a szövegtükör szegélye, háttérszíne, mintázata és háttér-képe Columns (Hasábok): többhasábos szövegtükör beállítása Tabs (Tabulátorok): tabulátorpozíciók megadása Drop Cap (Iniciálé): az iniciálé külön szövegdobozba kerül Text direction (Szövegirány): szövegdoboz, táblázatcella szövegiránya (normál szövegnél nem lehet megadni) Change Case (Kisbetű – nagybetű): kijelölt rész konvertálása csupa kisbetű – Első Betű Nagy – CSUPA NAGYBETŰ között (Shift-F3)

Word menüi: Formátum menü II. †

Format (Formátum) menü, folytatás „

Background (Háttér): ezek a beállítások a dokumentum összes lapjára vonatkoznak † † † †

„ „

Theme (Téma): előre megadott Weblap formázási elemek gyűjteménye (vö. sablon) (csak Weblapon) Frames (Keretek): HTML keretek (FRAME) létrehozása (csak Weblapon) † †

„ „ „ „

Színválasztás: háttérszín kiválasztása (csak Weblapon) More Colors (További színek): további háttérszínek választása / keverése (csak Weblapon) Fill Effects (Kitöltési effektusok): háttérkitöltési minták (csak Weblapon) Printed Watermark (Nyomtatott vízjel): vízjel szöveg vagy kép megadása (kivéve Weblapon)

Table of Contents in Frame (Tartalomjegyzék keretben): új keretben tartalomjegyzék linkekkel New Frames Page (Új lap keretekkel): új weblap keretekkel

AutoFormat (Automatikus formázás): Automatikus formázási és javítási beállítások alkalmazása a dokumentumra (kijelölt részére) Styles and Formatting (Stílusok és formázás): stílus kiválasztása és új stílus definiálása (munkaablakban) Reveal Formatting (Formázás felfedése): kijelölt rész összes formázási beállításának megjelenítése (munkaablakban) Object (Objektum), Keret (Frame), AutoShape (Alakzat), Picture (Kép): az objektum tulajdonságainak a beállítása

Word menüi: Eszközök menü I. †

Tools (Eszközök) menü: összetett feladatokat elvégző eszközök „ „

Spelling and Grammar (Nyelvi ellenőrzés): helyesírási és nyelvhelyességi ellenőrzés (ha a beállított nyelvhez van helyesírási szótár) Language (Nyelv) † † † †

„ „ „ „ „ „ „ „

Set Language (Nyelv megadása): kijelölt szövegrész nyelvének megadása, a stílusban definiált nyelvet felülbírálja Translate (Fordítás): kijelölt szó/rész fordítása, ha van kétnyelvű szótár (munkaablakban) Thesaurus (Szinonímaszótár): szinonímák keresése (ha van szinonímaszótár) Hyphenation (Elválasztás): sorvégi elválasztás bekapcsolása

Fix broken text (Hibás szöveg javítása): rossz kóddal megjelenő ő és ű javítása Word Count (Szavak száma): statisztika a szövegről Autosummarize (Kivonatoló): csak angol szövegből Speech: felolvasás, csak az angol Wordben Track Changes (Korrektúra): átlép korrektúrázó állapotba: csak jelöli a javításokat Compare and Merge Documents (Dokumentumok összehasonlítása és egyesítése): összehasonlításnál korrektúrával jelöli a különbségeket Protrect document (Dokumentumvédelem): szakaszonként jelszóval védhető a dokumentum a módosítások ellen Online Collaboration (Online közös munka): † † †

Meet Now (Értekezés most): MS Netmeeting elindítása Schedule Meeting (Értekezlet ütemezése): csak ha Exchange server telepítetve van Web Discussions (Webes vitafórum): csak ha az Office Server Extensions telepítve van

Word menüi: Eszközök menü II. †

Tools (Eszközök) menü, folytatás „

„ „

„ „ „ „

Letters and Mailings (Levelek és küldemények) † Mail Merge Wizard (Körlevél varázsló): körlevél és borítékcímke készítése varázslóval (munkaablak) † Show Mail Merge Toolbar (Körlevél eszköztár megjelenítése): az előbbi, csak gyalog † Envelopes and Labels (Boríték és címke): gyors borítéknyomtatás † Letter Wizard (Levél varázsló): gyors levélformázás Tools on the Web (Eszközök a weben): irány a Microsoft weblapja Macro (Makró) † Macros (Makrók): definiált makrók kezelése † Record New Macro (Új makró rögzítése): tevékenységek egy sorának rögzítése, mint makró † Security (Biztonság): makrófuttatás biztonsági szintjének beállítása † Visual Basic Editor (Visual Basic szerkesztő): rögzített makrók továbbszerkesztése, új makrók programozása † Microdoft Script Editor: ~ indítása Templates and Add-Ins (Sablonok és Bővítmények): dokumentumsablon lecserélése, további eszközök hozzáadása AutoCorrect Options (Automatikus javítási beállítások): gépelés közbeni javítások Customize (Testreszabás): menük és eszköztárak megjelenésének és elemeinek módosítása Options (Beállítások): a Word működését befolyásoló paraméterek összegyűjtve

Word menüi: Táblázat menü I. †

Tables (Táblázat) menü: műveletek táblázatokkal, rendezés „ „

Draw Table (Táblázat rajzolása): táblázat létrehozása vagy cellák felosztása a képernyőre rajzolással Insert (Beszúrás) † † † †

„

Dekete (Törlés) †

„

„ „

Table/Columns/Rows/Cells (Táblázat/Sorok/Oszlopok/Cellák): a táblázat kijelölt részeinek törlése

Select (Kijelölés) †

„

Table (Táblázat): táblázat létrehozása megadott formátummal, sor és oszlopszámmal Columns to the Left/Right (Oszlopok balra/jobbra): új oszlop beszúrása az aktuálistól balra/jobbra Rows Above/Below (Sorok fölé/alá): új sor beszúrása az aktuális fölé/alá Cells (Cellák): új cella beszúrása

Table/Columns/Rows/Cells (Táblázat/Oszlop/Sor/Cella): a táblázat megadott részeinek kijelölése

Merge Cells (Cellák egyesítése): több kijelölt cella egyesítése egy cellává Split Cells (Cellák felosztása): cellán belüli alosztások létrehozása Table AutoFormat (Automatikus formázás): előredefiniált formázás alkalmazása a táblázatra

Word menüi: Táblázat menü II. †

Tables (Táblázat) menü, folytatás „

„ „

„ „ „ „

AutoFit (Automatikus méretezés) † AutoFit To Contents (… a tartalomhoz): a (kijelölt) cellák olyan szélesek, hogy a tartalom éppen elférjen † AutoFit To Window (… az ablakhoz): a (kijelölt) cellák olyan szélesek, hogy a szövegtükröt éppen kitöltsék † Fix Column Width (Rögzített oszlopszélesség): megóvja az oszlopot az automatikus méretezéstől † Distribute Rows/Columns Evenly (Azonos sormagasság/oszlopszélesség): több kijelölt sor/oszlop méretét azonosra állítja Heading Rows Repeat (Címsorok ismétlése): többoldalas táblázat fejlécnek kijelölt sorait az új oldal(ak)on megismétli Convert (Konvertálás) † Text to Table (Szöveg táblázattá): táblázat létrehozása tagolt szövegből (sorelválasztó: Enter, oszlopelválasztó: tabulátor, szóköz, vessző, pontosvessző, vagy bármi más) † Table to Text (Táblázat szöveggé): tagolt szöveg létrehozása táblázatból Sort (Sorba rendezés): tagolt szöveg vagy táblázat rendezése Formula (Képlet): egyszerűbb számítások végezhetők, változóként a könyvjelzőket lehet használni Hide Gridlines (Rácsvonalak elrejtése): nyomtatásban nem látható rácsvonalak megjelenítése/elrejtése Table Properties (Táblázat tulajdonságai): táblázat tördelésének megadása: igazítás, szélesség, szöveg-körülfolyatás, oldaltörés helye, címsor, cellaméret, függőleges igazítás

Word menüi: Ablak és Súgó menü †

Window (Ablak) menü: a nyitott dokumentumok ablakai „ „ „ „

†

New Window (Új Ablak): aktuális dokumentum megnyitása még egy ablakban Tile (Mozaikszerű elrendezés): nyitott dokumentumok egymás melletti elrendezése a Word ablakán belül Split (Felosztás): hosszú dokumentum távoli részei összehasonlíthatók Jelenleg nyitott dokumentumok listája: másik dokumentum aktuálissá tétele

Help (Súgó) menü: segítség a Word használatához „ „ „ „ „ „ „

Microsoft Word Help (Microsoft Word Súgója): tartalomjegyzék és keresés Show the Office Assistant (Az Office Segéd megjelenítése): Gem Géza tippjei és bohóckodása What’s This? (Mi ez?): menüpontokra, ikonokra rámutatva leírást ad róluk Office on the Web (Office a weben): az Office hivatalos weblapja Activate Product (A termék aktiválása) Detect and Repair (Hibakeresés és javítás): Office programok sértetlenségének ellenőrzése, és első induláskori állapotok visszahozása About Microsoft Word (Microsoft Word névjegye): Copyright információk

A munkaablak tartalma Elérés menüből: New document (Új dokumentum) Clipboard (Office Vágólap) Search (Egyszerű/Irányított keresés)

Fájl Szerkesztés Fájl

Insert ClipArt (ClipArt beszúrása)

Beszúrás Æ Kép

Styles and Formatting (Stílusok és formázás)

Formátum

Reveal Formatting (Formázás felfedése)

Formátum

Mail Merge (Körlevél) Translate (Fordítás)

Eszközök Æ Levelek és küldemények Eszközök Æ Nyelv

Copyright © BUTE Dept. Of Architectural Representation Team of the Department (József Peredy, Mihály Szoboszlai, Zsolt Kiss, László Strommer, Pál Ledneczki, Imre Batta, Péter Juhász, Tamás Fejér, András Kovács, András Zsolt Kovács), 1998-2004.