WOONDYNAMICS NIEUWSBRIEF

APRIL 2011

22E EDITIE

WOONDYNAMICS NIEUWSBRIEF In deze nieuwsbrief: pag 1: Woondynamics Clubdag 2011, een geslaagde dag. pag 2: Werkgroepplanning 2e kwartaal 2011 pag 3: Digitalisering Lefier StadGroningen ogen en oren in de wijk, informatiebrief van Mark Brummel pag 4: Woondynamics website verbeterd, Project zelfbedieningsportaal Lefier StadGroningen pag 5: Kort Woondynamics nieuws

WOONDYNAMICS CLUBDAG 2011, EEN GESLAAGDE DAG Donderdag 14 april was het weer zover, de 4e Woondynamics clubdag. Dit jaar bevonden we ons in Koninklijke sferen, namelijk op paleis ’t Loo in Apeldoorn. We werden om 10:30 verwacht in de prins Hendrik garage, bij de voormalige stallen van paleis ’t Loo. Onder het genot van een verrukkelijk gebakje en een kopje koffie of thee werd de groep langzaam aan compleet. De opkomst was dit jaar de hoogste tot nu toe, 58 deelnemers. Bij binnenkomst kreeg ieder een badge met naam en kleursticker. Om 11:00 werden we verwacht bij de ingang van het paleis, waar

we werden opgewacht door 6 gidsen die ons in groepen gingen rondleiden door het paleis. Prachtige verhalen over de bouw door stadhouder Willem III, granaatscherven in de koningstoel in de kapel, en de eenzame jeugd van Wilhelmina die op haar 18e koningin werd. Om 12:00 uur werden we weer verwacht in de prins Hendrik garage waar er een lunch werd geserveerd die we ons wel lieten gevallen. Een tomatensoepje met belegde broodjes gepresenteerd op zilveren schalen gaf weer voldoende energie voor het middagprogramma. vervolg op pagina 2

Bekijk alle prachtige, sprekende foto’s die Antoon Kuper van Lefier StadGroningen (links) heeft gemaakt tijdens de Woondynamics Clubdag via deze link: http:// antoonk.smugmug.com/Werk/Lefier/Woondynamics-Clubdag-2011/16615405_RBWkr

WOONDYNAMICS NIEUWSBRIEF

Om 13:00 uur werd de groep bij elkaar geroepen. Het thema van de middag was communicatie. Communicatie in de werkroepen, maar ook communicatie tussen bestuur en werkgroepen, communicatie binnen het bestuur en communicatie met DSA-Vision . Er was een carrousel gemaakt van verschillende spellen met betrekking tot dit thema. Na een wat moeizame opwarmer waar duo’s zich met de ruggen tegen elkaar, zonder handen, omhoog moesten werken werd er zeer intensief in de carrousel deelgenomen. Er waren aanvulzinnen, interviews, een spel over werkplezier en waarden binnen de werkgroepen en er was een spel met de strijd der communicatoren met vragen en opdrachten over communicatie. delen waarna er nog geborreld kon worden tot 17:00 uur.

Bij bijvoorbeeld het interviewspel werden er duo’s gevormd met een interviewer en een geïnterviewde waarbij de interviewer in 10 minuten iets te weten moest komen over de geïnterviewde om daarna het resultaat met de groep te delen. Een erg leuke manier om mensen te leren kennen. Om 15:00 uur was er nog de mogelijkheid om op eigen gelegenheid het paleis te bezichtigen om daarna om 16:00 uur weer bij elkaar te komen om een paar uitkomsten te

Al met al een zeer geslaagde dag in een prachtige omgeving. Op naar de het eerste lustrum! René Munster

WERKGROEPPLANNING 2E KWARTAAL 2011 Datum 25 mei 2011 30 mei 2011 8 juni 2011 20 juni 2011

Werkgroep Data en Helpdesk Planmatig Onderhoud en Projecten Dagelijks Onderhoud Financiën

2

22E EDITIE

DIGITALISERING LEFIER STADGRONINGEN OGEN EN OREN IN DE WIJK Jaarlijks proberen wij, Lefier StadGroningen, al onze woningen te bezoeken voor het uitvoeren van gepland klachtenonderhoud en serviceonderhoud. Gepland klachtenonderhoud is het onderhoudsdeel dat door de corporatie moet worden uitgevoerd. Service-onderhoud is het onderhoudsdeel dat de bewoner zelf dient te onderhoud maar dit middels een fonds heeft afgekocht. Door de jaarlijkse ronde proberen we het klachtenwerk (met daarbij de benodigde reistijd) te verminderen. Tijdens de jaarlijkse ronde geeft de vakman zijn ogen en oren goed de kost. Naast het uitvoeren van zijn werkzaamheden ziet hij hoe de algemene staat van het cluster is en wat hem opvalt noteert hij op de “APKlijst” in een clusterboek. Ook vermeld hij de bouwkundige staat van een aantal onderdelen in de woning en eventuele sociale bewonersproblemen. De vakman registreert of de woning bij mutatie bezocht moet worden voor een voorcontrole. Hiermee proberen wij te bereiken dat de mutatie-inspecteurs voornamelijk die woningen bezoeken waar inspectie noodzakelijk is. Deze informatie registreerde de vakman per cluster in een boekwerk en als alle woningen in een cluster waren bezocht, wat vaak enkele weken duurt, dan werd het boekwerk be-

sproken met de uitvoerder. Daarna werd de opgeschreven informatie op kantoor ingevoerd waardoor de informatie digitaal beschikbaar werd voor o.a. de mutatie-inspecteurs. De vaklieden die jaarlijks dezelfde clusters bezoeken weten vaak heel goed wat er in de wijk speelt. Ze worden daarom de “ogen en oren in de wijk” genoemd. De titel van dit stukje houdt niet in dat we deze ogen en oren vervangen hebben door camera’s en microfoons. Nee, we hebben het papierwerk gedigitaliseerd. Sinds 2007 werken we met digitale werkopdrachten. De reparatieverzoeken en de in bulk aangemaakte en geplande klachten- en servicebonnen worden vanuit Empire naar ConnectIt (van Viadata) gestuurd. Reparatieverzoeken op afspraak worden bij de vakman ingepland en deze worden zichtbaar op zijn pda. Ook kan hij, als bij zijn ronde blijkt dat een bewoner thuis is, zelf de betreffende reparatieverzoeken ophalen. Vanaf 11 april krijgt de vakman na het afronden van de werkzaamheden op zijn pda direct de vraag of een voorcontrole door de mutatieinspecteurs wenselijk is. De vakman maakt zijn keuze en na een klik op de OK-button wordt de informatie naar kantoor gestuurd. Ook informatie over het cluster (de APK-lijst) kan hij per adres versturen naar kantoor. Daarmee is deze informatie veel eerder beschikbaar op kantoor en hoeft de informatie niet meer overgetypt te worden (kostenbesparing + 8000 euro per jaar). Daarnaast wordt, bij b.v. ziekte van de vakman, de overdracht naar een andere vakman eenvoudiger

bijlage bij artikel

omdat het papieren-werkboek is komen te vervallen. Dit is mogelijk geworden door gebruik te maken van de formulieren-module van Connect-It. Binnenkort komt bij het afronden van een cluster de vakman niet meer met informatie naar de uitvoerder toe maar heeft de uitvoerder zelf de informatie al opgevraagd en doorgenomen en kan de bespreking korter zijn. De volgende stap zal zijn dat deze digitale informatie ook in Empire kan worden verwerkt (b.v. het aansturen van het veld “Voor-opname verplicht” op de eenheidskaart en algemene cartotheek-informatie). Wij hopen hiermee de door de vakman aangeleverde waardevolle informatie beter en sneller beschikbaar te hebben voor meerdere doeleinden. Henk Huiting

INFORMATIEBRIEVEN VAN MARK BRUMMEL In de vorige nieuwsbrief stond een stukje over Extra Databases in NAV 2009. Mark Brummel heeft nog een drietal versies aangaande dergelijke onderwerpen welke hij beschikbaar heeft gesteld. Omdat de nieuwsbrief al vrij vol is geworden deze keer hebben we ervoor gekozen deze voorlopig even te vullen met de “echte” Woondynamics informatie. Mocht iemand graag de teksten van Mark lezen, maak dit dan kenbaar op [email protected], dan wordt deze informatie opgevraagd bij Mark. Dit gaat o.a. over extra service tiers en service tier instellingen. 3

WOONDYNAMICS NIEUWSBRIEF

WOONDYNAMICS WEBSITE VERBETERD nieuwe pagina “aangesloten leden”

De website heeft sinds de laatste nieuwsbrief weer enkele verbeteringen gekregen. Het is nu mogelijk bij een wijzigingsverzoek een neutrale stem uit te brengen. Zo kan iedereen zien dat deze persoon op de hoogte is van het verzoek, maar verder zelf geen stem wil uitbrengen. De vermeldingen van een forumbericht per email bevat in het onderwerp het onderwerp waar het bericht over gaat. Tot slot is er een nieuwe pagina bijgekomen “aangesloten leden” waarop voor alle aangesloten corporaties kan worden vermeld met welke release zij werken en met welke koppelingen. Dit kan zeker interessant zijn als corporaties vragen hebben en zo direct kunnen zien wie hiervoor het beste kan worden benaderd. Het bijhouden van deze pagina kan door elke willekeurige medewerker van de betreffende corporatie, mits deze lid is van de website. Bij de lijst gebruikers op de Woondynamics website verschijnen steeds meer foto’s. Natuurlijk zou het mooi zijn als we

voorbeeld van een uitgebrachte “neutrale stem”

van nog veel meer, liefst van iedereen, een foto bij het profiel kunnen plaatsen. Dat helpt om elkaar te kunnen herkennen als je elkaar niet heel vaak ziet en even de naam niet meer weet. Binnenkort zijn er weer nieuwe verbeteringen te verwachten. Er wordt gewerkt aan de mogelijkheid bij een forumbericht direct een bijlage in het bericht op te kunnen nemen. Om eenvoudiger een overzicht te kunnen krijgen van de wijzigingsverzoeken per werkgroep wordt een rapportagemogelijkheid gecreert en er komt een plek waar een bestand staat met als inhoud hoeveel budget er nog is per werkgroep. Zodra dit gereed is zal het getest worden en bekend gemaakt worden bij de gebruikers. Alle ideeën voor de website zijn welkom, en worden altijd overwogen. Stuur je opmerking of idee aan [email protected].

PROJECT ZELFBEDIENINGSPORTAAL LEFIER STADGRONINGEN Binnen Lefier StadGroningen speelt al langere tijd de wens om meer interactiviteit in de website te brengen. Interactiviteit in de vorm van digitale dienstverlening aan de klanten. Er zijn diverse wensen op dit vlak, bijvoorbeeld het indienen van reparatieverzoeken via de website en het inzage geven aan de klanten in de eigen gegevens en het doen van betalingen. Om te voorkomen dat voor elke oplossing een andere leverancier nodig is, is besloten om alle wensen te bundelen en op zoek te gaan naar een leveran-

cier die in staat is alle functionaliteit die wij wensen te realiseren. In het voortraject zijn een aantal collega corporaties bezocht, waaronder Woonplus in Schiedam. Bij Woonplus liep een vergelijkbaar traject als waar Lefier nu mee bezig is en Woonplus was bereid om een delegatie van Lefier StadGroningen te ontvangen en deze delegatie uitgebreid te vertellen over de aanpak die Woonplus had gehanteerd. Uit deze aanpak van Woonplus viel voor Lefier veel te leren en een aantal punten wil ik even apart noemen.

4

Het eerste punt was het uitvoeren van een gedegen selectietraject voor het vinden van een geschikte leverancier, op basis van gedefinieerde selectiecriteria. Een ander punt dat uit het bezoek aan Woonplus naar voren kwam was ervoor te zorgen dat het moeilijkste deel, het realiseren van de interactiviteit, als eerste te tackelen. Inmiddels hebben we het selectietraject achter de rug. Op basis van de gestelde selectiecriteria kwam een lokale leverancier, Aqtion, dat

22E EDITIE

tevens een leverancier is van onze fusiepartner Lefier ZO Drenthe, als meest geschikt uit de bus. Met deze leverancier zijn we vervolgens aan de slag gegaan om het moeilijkste deel als eerste te realiseren. Dit hebben we gedaan door een Proof of Concept op te stellen. De Proof of Concept, een soort proeftuin had als doel om aan te tonen dat de gekozen leverancier in staat is om de benodigde interactiviteit te realiseren. Deze interactiviteit bestond uit het aanmaken van een reparatieverzoek vanuit het zelfbedieningsportaal in Empire en deze in te plannen in Connect-it (ons planningspakket).

Begin april is deze Proof of Concept werkend en volgens afspraak opgeleverd! Een compliment aan alle betrokken leveranciers is hiervoor op zijn plaats! René Rademaker

KORT WOONDYNAMICS NIEUWS BESTUURSLEDEN BIJ WERKGROEPEN

WAAR INFORMATIE TE VINDEN OVER WIJZIGINGSVERZOEKPROCEDURE

De leden van het bestuur zullen de komende weken, in het kader van een betere communicatie, bij enkele werkgroepen aanschuiven om eens bij te praten en mee te luisteren. Bij het verzenden van het opkomstoverzicht zal kenbaar gemaakt worden indien een bestuurslid aanwezig is.

Vanuit de werkgroep Debiteuren kreeg ik het verzoek nogmaals onder de aandacht te brengen dat in de map “bestuur” onder het bestandsbeheer op de Woondynamics website documenten te vinden zijn zoals de samenwerkingsovereenkomst met DSA, waarin ook de afspraken in een schema zijn gezet omtrent de wijzigingsverzoekprocedure. Ook staat het document “instructie wijzigingsverzoek” waarin alles staat omschreven over het hoe en wat omtrent het indienen van een wijzigingsverzoeken in deze map. Peter Bout heeft tijdens deze vergadering van Debiteuren aan de leden het

NIEUWE EN VERTREKKENDE LEDEN Niets bekend over nieuwe en/of vertrekkende leden momenteel.

verzoek gedaan om het formulier voor wijzigingsverzoeken die DSA hanteert hiervoor te gebruiken, en natuurlijk geldt dit verzoek aan alle werkgroepen.

Dank aan allen die voor deze informatieve nieuwsbrief een bijdrage hebben kunnen leveren. Allen worden van harte uitgenodigd ideeën te spuwen of een stukje aan te leveren voor de volgende nieuwsbrief. Stel je de ontvangst van de nieuwsbrief niet op prijs, meld je dan af: [email protected]

5