Windows7. Office Business Productivity Online Suite. Kompletní průvodce nového řešení od Microsoftu SPECIÁL

L Á I C E P S

nové prostředí vyšší efektivita větší výkon lepší ergonomie

7

Windows

Kompletní průvodce nového řešení od Microsoftu CZ

Office 2010 Word Excel PowerPoint Outlook OneNote

Business Productivity Online Suite Zvyšte svou pracovní produktivitu

OBSAH

SPECIÁL MICROSOFT

Microsoft

4

Windows 7 Nejnovější verze desktopového operačního systému společnosti Microsoft, Windows 7, přinesla na počítače běžných uživatelů řadu nových funkcí, díky kterým vzroste jejich produktivita práce. Novými klávesovými zkratkami počínaje, přes vylepšenou podporu sítí až třeba ke kompletnímu zálohování.

Microsoft

9

Office 2010

Nezasvěcený by mohl říci, že se nejnovější verze kancelářských aplikací Microsoft Office liší od té předchozí jen minimálně. Vzhledově jde sice jen o dílčí úpravy, uživatelé však mají k dispozici řadu nových funkcí, které zajistí zvýšenou produktivitu a rychlejší tvorbu dokumentů.

14

Business Productivity Online Suite I malé společnosti potřebují pro svou práci alespoň základní komunikační a organizační nástroje. Zajistit firemní infrastrukturu počítačové sítě, včetně firemní elektronické pošty a dalších služeb však stojí peníze a lidské zdroje. Nyní jde ale vše vyřešit mnohem jednodušeji

Extra E xtrra P PC C

9/2010

3

SPECIÁL MICROSOFT

WINDOWS 7 Jan Polzer

Microsoft Windows 7 Nejnovější verze desktopového operačního systému společnosti Microsoft, Windows 7, přinesla na počítače běžných uživatelů řadu nových funkcí, díky kterým vzroste jejich produktivita práce. Novými klávesovými zkratkami počínaje, přes vylepšenou podporu sítí až třeba ke kompletnímu zálohování. omalu to bude rok, kdy Windows 7 přišly na trh. V říjnu roku 2009 se veřejnosti dostal do rukou nástroj, jenž přeměňuje váš počítač ve skutečně produktivní nástroj, se kterým se zase o kus více zaměříte na plnění svých úkolů místo toho, abyste trávili čas zkoumáním, jak se připojit k síti nebo jak nastavit zobrazení na dvou monitorech. Je to samozřejmě jen příklad, Windows 7 přináší mnoho změn na povrchu, v uživatelském rozhraní systému, ale i pod ním, v tom, jak jeho jednotlivé funkce fungují. Windows 7 jsou na trhu k dispozici v několika edicích. Pro firemní použití

P

Živé náhledy webových stránek v Internet Exploreru 8 je nejvhodnější variantou Windows 7 Professional obsahující všechny důležité funkce, které budete pro svou práci na počítači nebo notebooku potřebovat. Podívejme se na několik vybraných vlastností Windows 7, které při své práci využijete. Některé vycházejí již z podobných funkcí ve Windows Vista, jiné jsou zcela nové. Windows 7 představují zásadní změnu především pro uživatele hojně rozšířených a oblíbených Windows XP. Nezapomeňte, že podpora tohoto starého systému se blíží ke konci, že podpora tohoto starého systému již skončila , je tedy vhodné jej upgradovat.

okna. Místo toho je zde sada ikonek, které mohou být na hlavní panel buď trvale připnuty, nebo se zde objeví poté, co spustíte nějakou aplikaci. Připnuté ikonky tedy fungují podobně jako dříve panel rychlého spuštění, ovšem nepřibývá další položka. Připnutá ikonka se spuštěnou aplikací pouze změní podbarvení. Konečně je také možné všechny zástupce na hlavním panelu libovolně přesouvat. Přibyly živé náhledy obsahu otevřených oken, takže se do programů spuštěných na pozadí můžete podívat i jen tím, že nad jejich ikonku najedete ukazatelem myši. V závislosti na aplikaci je do živých náhledů přidána interaktivita. Například u Windows Media Playeru se v náhledu objeví i tlačítka řídící přehrávání. Okno přehrávače vůbec nemusíte zobrazit.

Upravený hlavní panel a jumplisty

Nový hlavní panel ve Windows 7

4

Hlavní panel, lišta Start, panel úloh… Ať už jej nazýváte jakkoli, ve Windows 7 si nemůžete nevšimnout, že prodělal radikální změnu. Hlavní panel je nyní vyšší, nenajdete v něm tlačítka rychlého spuštění a oddělení s obdélníkovými tlačítky reprezentujícími otevřená

Praktické využití jumplistů nabízí například Microsoft Outlook 2010

U internetových prohlížečů zase živé náhledy nabízejí zobrazení všech otevřených panelů se stránkami. Klepnutím do živého náhledu vybrané stránky se na ni v prohlížeči rovnou přepnete. Odpadá tak minimálně jedno kliknutí – ve starších systémech je nutné nejprve zobrazit prohlížeč a poté se přepnout na panel s vybranou stránkou. Pokud často něco kopírujete, vypalujete nebo stahujete z internetu, oceníte průběhový ukazatel zabudovaný přímo do pozadí ikonky dané aplikace na hlavním panelu. Průběh nějaké déle trvající činnosti tak můžete sledovat na ikonce a není třeba se do daného programu neustále přepínat. Velkým zrychlením jsou také tzv. jumplisty, panely s různými funkcemi a seznamy, které se objeví po kliknutí pravým tlačítkem myši na ikonku v hlavním panelu. Obsah těchto panelů opět závisí na dané aplikaci. V případě Wordu nebo Excelu zde můžete mít tzv. přišpendleny zástupce nejčastěji používaných dokumentů. Kliknutím na ně je okamžitě otevřete v daném programu. V jumplistu mohou být uvedeny naposledy otevřené položky nebo různé ovládací prvky. Typickou ukázkou praktického využití jumplistů je například Microsoft Outlook 2010, který zde zobrazí funkce pro okamžité vytvoření nové zprávy, úkolu, záznamu v kalendáři, schůzky nebo kontaktu.

Extra Ext tra PC C

9/2010 9/20 010 0

WINDOWS 7 počítači. Vybraný obsah lze sdílet s kýmkoli v domácí síti i pouze s vybranými uživateli. Sdílení samozřejmě nezahrnuje pouze složky a soubory, ale také tiskárny.

Podpora domény

Nastavení Domácí skupiny využijete nejenom v domácnosti

Domácí skupina a rychlé vytvoření firemní sítě Připojení počítače do sítě dříve nebývalo nejjednodušší. Samozřejmě, v případě, že máte ve firmě síť postavenou okolo nějakého serveru, většinou jen stačí připojit síťový kabel do počítače, počkat na automatické nastavení síťové adresy a můžete začít pracovat. Malé firmy ale často server nemají, přesto je žádané, aby se počítače jednotlivých uživatelů propojily vzájemně do sítě. Ve Windows 7 to není nic výrazně složitého. K takovému úkolu využijete funkci nazvanou Domácí skupina. Navzdory svému názvu je dokonale využitelná i ve firemním prostředí.

Procházení domácí sítě je snadné jako prohlížení lokálního disku Domácí skupina umožňuje rychlé propojení dvou a více počítačů do sítě, nastavení sdílených souborů a složek a zároveň je ochrání heslem. Počítače s Windows 7 se dovedou navzájem rozpoznat, takže máte-li v kanceláři například Wi-Fi router a k němu připojené dva notebooky s Windows 7, můžete je snadno zasíťovat právě pomocí Domácí skupiny. S jejím vytvořením vám pomůže jednoduchý průvodce, ve kterém si zvolíte, které položky ve vašem počítači budou sdíleny, a nastavíte heslo, které bude pro připojení k síti vyžadováno. Jakmile toto provedete na jednom počítači, ostatní stroje s Windows 7 přítomnost domácí sítě rozpoznají a vy se k ní po zadání hesla budete moci připojit. Po připojení k Domácí skupině uvidíte v Průzkumníku všechny další počítače, které se v ní momentálně nacházejí, a můžete jejich sdílený obsah procházet stejně pohodlně jako složky ve svém

Extra E xtrra P PC C

9/2010

Se síťováním počítačů a připojením k Domácí skupině souvisí také podpora domény ve Windows 7. Domácí skupina totiž podporuje připojení k doméně. Počítače v doméně připojené k Domácí skupině automaticky získávají přístup k tiskárnám a sdíleným složkám. Ve výchozím nastavení je však sdílení obsahu s ostatními v Domácí skupině pro počítače připojené do domény zakázáno. Díky tomu mají správci sítí chování domácí skupiny pod kontrolou a mohou jej ovlivňovat pomocí zásad skupiny. Drobnost, ale důležitá, protože tímto způsobem zabráníte tomu, aby si data z firemní sítě vykopíroval kdokoli, kdo dostane, byť třeba omylem, přístup k nějakému počítači v doméně skrze domácí skupinu. Skupinové politiky umožňují počítačům v doméně hromadně upravovat režim napájení. Můžete tak docílit jistých úspor na energii, protože ohlídáte vypnutí počítačů po zapomnětlivých zaměstnancích. Jiným využitím skupinových politik jsou například nastavení pro zabezpečení počítačů nebo hromadná správa skupiny nebo vybraných počítačů na základě pracovního zařazení jejich uživatelů. Skupinovou politiku je možné využít na hromadnou distribuci a aplikaci nastavení registru Windows. Pro webový prohlížeč Internet Explorer 8 obsažený ve Windows 7 je k dispozici přes 1300 skupinových politik, což organizacím dává možnost detailního nastavení, jak svým uživatelům zpřístupní internet. Nastavení webového prohlížeče je možné kdykoli po nasazení vzdáleně měnit. K dispozici je také Internet Explorer Administration Kit, schopný vytvořit pouze konfigurační balíček, který se dále rozdistribuuje.

Výchozí tiskárna v závislosti na síti (Location Aware Printing) Jestliže Windows 7 používáte na notebooku, se kterým cestujete mezi zaměstnáním a domovem, přičemž na obou místech máte nějaké tiskárny, jistě

SPECIÁL MICROSOFT

využijete jinou funkci Windows 7, která tak trochu souvisí se sítěmi. Tentokrát se nejedná o sdílení dat, ale právě o tisk. Jistě z praxe víte, jak je otravné neustále přehazovat nastavení některé tiskárny jako výchozí nebo si ji vždy vybírat v tiskovém dialogu v aplikaci, ze které spouštíte tisk. Funkce Tisk podle umístění ( v originále nazvaná možná známějším pojmem Location Aware Printing) ve Windows 7 zajistí, že nastavení výchozí tiskárny bude vždy spjato s konkrétní sítí. Jinými slovy, při změně sítě, do které je počítač připojen, se také automaticky změní tiskárna, jež bude nastavena jako výchozí. Systém je natolik chytrý, že si toto spojení zapamatuje automaticky. Stačí, abyste v jedné síti tiskli na jednu tiskárnu a v jiné na druhou. Windows 7 si pak toto nastavení automaticky uloží.

i proces synchronizace offline dokumentů. Po prvním přihlášení není nutné čekat, než se dokumenty přesunou na server. Windows 7 si je uloží do místní mezipaměti a se serverem je synchronizuje na pozadí. Systém také sleduje rychlost síťového připojení a v případě, že je již nízká, počká se synchronizací do doby, než bude kvalita a rychlost síťového připojení opět v pořádku.

Virtualizovaná Windows XP Jedním z problémů, který bránil v přechodu aktualizaci z Windows XP na Windows Vista, byla nekompatibilita programů s novým systémem. Přechod na Windows 7 však již v tomto případě není limitován. Nedá se sice říci, že by samotný systém byl nějak více přívětivý ke starým programům, je zde však jedna podstatná novinka – zabudovaná virtu-

Windows XP Mode v okenním režimu Spárování konkrétní tiskárny s určitou sítí je možné samozřejmě provést i ručně. V ovládacím panelu Zařízení a tiskárny najdete tlačítko Spravovat výchozí tiskárny, kterým zobrazíte dialog pro spárování vybrané tiskárny s určitou uloženou sítí.

Offline složky a přístup k firemním dokumentům Jedním z problémů práce doma je skutečnost, že v případě nedostupnosti VPN nemáte k dispozici dokumenty uložené v rámci firemní sítě třeba někde na serveru. Stejně tak se k nim nedostanete například na cestách, kdy chcete využít čas a na notebooku něco upravit. Dokumenty, o kterých to dopředu víte, si můžete samozřejmě nakopírovat k sobě do počítače a po úpravě je zase vrátit do původního umístění, Windows 7 však tento problém řeší poněkud elegantněji. Díky funkci offline složky jsou síťové dokumenty uloženy ve vašem počítači a po připojení do sítě automaticky synchronizovány. V offline režimu je dokonce možné složky odstraňovat nebo měnit jejich název. Windows 7 urychlují Ukázka nástroje pro ruční spárování výchozí tiskárny s konkrétní sítí

alizace. Ta je již praktickou nezbytností u všeho, co nějak souvisí s efektivitou IT řešení. Zatímco dříve bylo nutné pro provoz starších aplikací do počítače doinstalovat nějaký virtualizační nástroj, do něj nainstalovat operační systém a uživatele naučit, že pro práci se starší aplikací musí virtuální stroj nejprve nastartovat a tak dále, ve Windows 7 je řešení daleko pohodlnější. Jednou ze součástí Windows 7 je totiž Windows XP Mode, režim virtualizovaných Windows XP. Do systému si nainstalujete upravený virtuální stroj, který vychází z již dříve dostupného Microsoft Virtual PC. Tento je však omezen čistě na podporu Windows XP. Ty si do něj nainstalujete prostřednictvím instalátoru spustitelného jako kteroukoli jinou aplikaci. Není nutné podstupovat celý proces instalace Windows XP. Ten proběhne automaticky na pozadí klasického instalátoru. Virtualizovaná Windows XP je možné opět spustit v okně, instalovat do nich aplikace a podobně. To je však jen začátek. Windows XP Mode je do Windows 7 integrován mnohem více, než tomu bylo u virtuálních počítačů dříve. Programy, které si ve virtuálních Windows XP

5

SPECIÁL MICROSOFT nainstalujete, se vám objeví v nabídce Start také v hostitelských Windows 7. Odtud je můžete rovnou spustit, není nutné dopředu myslet na to, že je nutné zapnout virtuální stroj. Odpadá tedy zaškolování uživatelů do práce s virtuálním počítačem. Virtualizace jde tak daleko, že po spuštění virtualizovaného programu z nabídky Start ve Windows 7 se vůbec neobjeví okno virtuálního počítače, ale aplikace instalovaná ve skutečnosti ve virtuálních Windows XP se chová jako kterýkoli jiný program spuštěný v hostitelském systému. Prakticky jediným rozdílem oproti běžným aplikacím, který tedy postřehnete, je jiná dekorace okna virtualizovaného programu. V praxi tak budete mít na ploše okna Internet Exploreru 8 a 6, jedno bude mít dekoraci z Windows 7, druhé z Windows XP, s oběma však půjde plnohodnotně pracovat, aniž byste věděli o nějakém virtuálním stroji běžícím na pozadí. Podobně můžete virtuální Windows XP Mode využít k provozu dalších aplikací ve starších verzích, zatímco na Windows 7 již budete mít instalovánu jejich nejnovější verzi. Windows XP Mode je zdarma a odpovídá instalaci Windows XP SP3.

Kompletní zálohování počítače Vaše data jsou v praxi tím nejcennějším, co je v počítači uloženo. Veškeré programy většinou můžete znovu nainstalovat, popřípadě opětovně koupit. Ovšem dokumenty, fotografie a další obsah, který jste pracně vytvářeli, může být v případě poruchy počítače nenávratně ztracen. Existuje několik zálohovacích řešení třetích stran, některé aplikace vykopírují vaši složku s dokumenty, případně celý uživatelský profil, jiné zálohují kompletně celý diskový oddíl.

WINDOWS 7

Vytvoření bitové kopie je ideální zálohou pro případ poruchy počítače Spoléhat na bod obnovení však není nejlepší nápad. Ne vždy je k dispozici předchozí verze souboru a ne vždy je to ta, kterou požadujete. Nic proto nechrání vaše data tak jako pravidelné zálohování mimo počítač. To je důležité rovněž proto, že při poruše pevného disku budete moci data ze záložního média nakopírovat do jiného počítače. U zálohy přímo v počítači jsou data po poruše disku nebo po krádeži stroje jednoduše ztracena. Zálohovací mechanismus Windows 7 dovede zálohovat vybrané složky, které určíte buď sami, nebo to necháte na rozhodnutí systému. Daleko praktičtější je však zálohování komplet celého disku. Tzv. záloha bitové kopie totiž uchová obraz pevného disku 1:1. Je v ní uložena aktuální podoba operačního systé-

Vyhledávání lze využít i ke spouštění programů v nabídce Start

hledáním. V okně správce souborů Průzkumníka, po stisku klávesové zkratky Win+F i v samotné nabídce Start je hledání obsaženo. Stačí zadat název souboru nebo část z požadovaného obsahu a během několika sekund, případně téměř ihned máte k dispozici seznam vyhovujících dokumentů. Velice praktické je hledání přímo v nabídce Start, kdy na klávesnici stisknete tlačítko Win a začnete zadávat obsah požadovaného dokumentu, aniž byste museli nejprve někam klepnout myší. Nalezené výsledky se zobrazí v nabídce Start roztříděné podle typu. Pokud při hledání v nabídce Start nenajdete ten správný dokument, tak si prostě zobrazíte výsledky hledání v samostatném okně, což odpovídá hledání po stisku klávesové zkratky Win+F. I zde samozřejmě funguje prohledávání obsahu, výsledky hledání je však možné filtrovat nebo omezit například podle jejich typu či data vytvoření.

Rychlé nalezení požadovaného dokumentu Pro dosavadní uživatele Windows XP je vestavěné hledání ve Windows 7 převratnou změnou, které výrazně zvyšuje produktivitu práce na počítači. Jistě jste již někdy hledali dokument, u kterého jste přibližně znali jeho obsah, ale podle názvu souboru nebylo možné určit, který dokument je ten pravý. Jednoduchým příkladem budiž faktury vytvořené v Excelu a uložené jako soubor s názvem tvořeným číselnou řadou. V okamžiku, kdy si budete chtít prohlédnout fakturu vystavenou pro konkrétního odběratele, nemáte jinou možnost než otevřít několik souborů, dokud nenajdete ten správný. Windows 7 tento problém řeší zabudovaným indexovým

Vizuální vyhledávání v Internet Exploreru 8

Ve Windows 7 najdete vyhledávání na každém kroku

Windows 7 dovedou automaticky vybrat obsah pro zálohu Windows 7 v sobě obsahují vestavěný zálohovací mechanismus, který pracuje na několika úrovních. Každý soubor je zálohován tak, že je uchovávána jeho předchozí verze nebo více jeho verzí. Pokud tedy omylem přepíšete nějaký dokument a potřebujete jej vrátit do původního stavu, existuje jistá šance na záchranu. Stačí si v souborovém správci zobrazit jeho vlastnosti, přepnout se na záložku Předchozí verze a podívat se, zda je možné dokument k určitému datu obnovit.

6

mu, veškeré nainstalované programy včetně nastavení, samozřejmě všechny dokumenty, obrázky, videa a další data. Zkrátka se jedná o kompletní kopii disku, kterou lze v případě potřeby obnovit na nový pevný disk a se systémem pokračovat v práci jen s minimálním výpadkem. Díky záloze provedené prostřednictvím bitové kopie disku tak nemusíte řešit opětovnou instalaci programů nebo jejich nastavování po obnově dat. Vše bude tak jako v okamžiku zálohy. Zároveň s bitovou kopií Windows 7 nabízejí vytvoření disku pro opravu systému, ze kterého můžete nastartovat prostředí pro obnovu dat na novém počítači nebo třeba po výměně disku. Využití mapových akcelerátorů v praxi

Extra Ext tra PC C

9/2010 9/20 010 0

WINDOWS 7

WebSlices nabízí rychlý přístup k aktualizovaným částem webu Ale zpět k nabídce Start. Zapomeňte na zdlouhavé proklikávání se jejím obsahem pokaždé, když budete chtít spustit nějaký program, jehož zástupce není na ploše nebo připnutý v hlavním panelu. Opět stačí jen stisknout tlačítko Start nebo klávesu Win a zadat několik prvních písmen z názvu hledaného programu. Jeho zástupce se vám ihned objeví a můžete jej rovnou spustit. Vyhledávání ve Windows 7 se ale neomezuje pouze na soubory s dokumenty, stejně tak je vám pohotově k dispozici pro případ, že hledáte nějaký e-mail a nechcete kvůli tomu spouštět Outlook. Zajímavou možností je využití podpory Search Connectorů, díky kterým je možné vestavěné vyhledávání Windows rozšířit i o hledání na konkrétní webové stránce. Nabízí se tedy zajímavé využití pro firemní intranet.

Vylepšení v Internet Exploreru 8 pro rychlejší hledání Vyhledávání bylo vylepšeno také ve webovém prohlížeči Internet Explorer 8. K dispozici je tu již klasické vyhledá-

vací políčko, které znáte z předchozí verze nebo konkurenčních prohlížečů. Ve srovnání s konkurencí však umí něco navíc. Pokud si do něj přidáte poskytovatele vyhledávání, který podporuje tzv. vizuální hledání, získáte zajímavý nástroj, jenž je schopen po zadání několika písmen do vyhledávacího políčka v Internet Exploreru zobrazit odpovídající výsledky ze zvoleného webu včetně náhledů a dalších informací. Snad nejlépe tuto možnost využívají různé elektronické obchody nebo encyklopedie. Vyzkoušet to můžete například v internetovém obchodu Amazon. Po zvolení poskytovatele hledání pro Amazon stačí zadat název hledaného produktu nebo nějaký jeho obecný popis. Během chvilky vám vyskočí seznam odpovídajících výsledků z katalogu tohoto obchodu, a to včetně obrázků a informací o ceně. Vylepšení Internet Exploreru 8 se ale netýkají pouze vyhledávání. Další novinkou jsou akcelerátory. Jedná se o speciální doplňky, které pracují s označeným textem na webové stránce. Užitečné akcelerátory nabízí například český vyhledávač Seznam.cz. Jeden je určen pro jeho portál Mapy.cz. Pokud chcete na mapě nalézt adresu, kterou právě vidíte napsánu například na webové stránce svého obchodního partnera, pak ji stačí myší označit, počkat na zobrazení modrého tlačítka akcelerátoru, najet na něj myší, zvolit nalezení na mapě a během chvilky se vám v plovoucím panelu vedle označeného textu s adresou objeví výřez z mapy s daným místem.

Ukázka výstupu zaznamenaného programem Problem Steps Recorder

Extra E xtrra P PC C

9/2010

SPECIÁL MICROSOFT

Centrum akcí je hlavní místo k řešení problémů ve Windows 7 Zabudovaná čtečka zpráv RSS byla uvedena již v Internet Exploreru 7, přesto může být zajímavou novinkou pro uživatele Windows XP, kteří pracovali jen s Internet Explorerem 6 a systém pravidelně neaktualizovali. Osmá verze tohoto webového prohlížeče přináší další možnost, jak efektivně sledovat novinky na vybraném webu. Jsou jí Web Slices, čili jakési webové výstřižky. Web, který tuto funkci podporuje, zobrazí po najetí myší zelené orámování a tlačítko vedle některé své části – typicky třeba vedle výpisu novinek nebo boxíku s nějakým produktem. Po klepnutí na zelené tlačítko Web Slices se v panelu pod adresním řádkem Internet Exploreru objeví tlačítko této stránky. Po jeho stisknutí uvidíte pravidelně aktualizovanou část daného webu, a to aniž byste jej museli navštívit. Ideální pro sledování změn ceny v nabídce nějakého e-shopu.

Zjištění problémů v systému a jejich efektivní řešení Situace, kdy počítač nebo nějaký software nefunguje podle našich očekávání, ale nejsme schopni je zcela přesně popsat technikovi, známe všichni velice dobře. Přesný popis problému je přitom nesmírně důležitý pro jeho úspěšné vyřešení. Windows 7 přicházejí na pomoc s vestavěným nástrojem pro zaznamenání kroků uživatele a následné odeslání sestaveného hlášení. Funkce, která se v českých Windows 7 jmenuje Zaznamenat kroky k reprodukci problému (v originále Problem Steps Recorder) funguje tak, že uživateli zobrazí malý panel, na kterém stiskne tlačítko pro záznam. Poté začne pracovat s problémovou aplikací tak, aby došlo k popisovanému problému, případně aby předvedl, s čím si neví rady. Systém při pořizování zázna-

Ovládací panely ve Windows 7

7

SPECIÁL MICROSOFT

WINDOWS 7

Přepínač pro nastavení práce s projektorem

Nastavení nástroje Řízení uživatelských účtů ve Windows 7 mu kroků uživatele vytváří screenshoty obrazovky a eviduje úkony uživatele, tedy práci s myší a klávesnicí. Po skončení záznamu je z těchto pořízených dat sestavena jedna souhrnná HTML stránka s obrázky jednotlivých situací na obrazovce a popisem toho, co se během nich událo. Celé je to uloženo v souboru MHTML a uloženo do balíčku ZIP. Ten pak stačí odeslat e-mailem k vyřešení. Další novinkou je ovládací panel nazvaný Centrum akcí. Jestliže v systému dojde k nějakému problému, zobrazí se v oznamovací části hlavního panelu praporek a bublinové upozornění. Klepnutím na něj spustíte Centrum akcí, kde jsou jednotlivé problémy popsány a především jsou nabídnuty odkazy na nástroje, které zjištěné problémy mohou vyřešit. Centrum akcí sleduje bezpečnostní zajištění počítače, tedy aktuálnost antiviru, nastavení firewallu a podobně. Stará se také o pravidelnou údržbu počítače – o jeho zálohování, vyhledávání a instalaci aktualizací, řešení nahlášených problémů ve spolupráci s databází Microsoftu na internetu a další. Jedná se tedy o centrální místo, odkud máte dostupné veškeré nástroje pro vyřešení problémů s Windows 7. Některé zprávy mohou být samozřejmě zbytečné, typicky se jedná o výstrahy zálohovacího systému, kdy systém netuší, že k zálohování používáte nástroje třetích stran. V takovém případě je možné bez problémů daný typ hlášení vypnout.

Vylepšené ovládací panely Změn se ve Windows 7 dočkaly i samotné ovládací panely. Přibyly některé nové, jako výše zmíněné Centrum akcí, jiné byly přepracovány. Vestavěné vyhledávání ve Windows 7 počítá i s nimi. Jestliže tomu vyhovuje vaše zadání v nabídce Start, objeví se ve výsledcích hledání i skupina odpovídajících položek z Ovládacích panelů. Přímo v nich najdete vyhledávací políčko, takže z jednoho ovládacího panelu můžete velmi rychle najít další. Jednou z praktických ukázek vylepšených ovládacích panelů je nastavení nástroje Řízení uživatelských účtů. Tato funkce se poprvé objevila ve Windows

8

Vista, kde však spíše zdržovala od běžné práce. Tato forma zabezpečení zajistí, že před změnami systému musí uživatel tyto úpravy potvrdit nebo programům dovolit manipulovat s nastavením systému, a to i v případě, že je přihlá-

druhého displeje připojeného k notebooku. Byť se to může nezasvěcenému jevit sebevíc jednoduché, bojují s tímto nastavením zkušení i méně znalí uživatelé. Ve Windows 7 máte k dispozici jednoduchou fintu, jak rychle nastavit druhý výstup z notebooku tak, aby s projektorem fungoval podle vašich představ. Nic samozřejmě nebrání tomu, abyste tuto funkci používali i ve spojení notebooku a druhého monitoru. Projektor nebo doplňkový monitor prostě jen připojíte a bez nějakého nastavování v ovládacích panelech stisknete klávesovou zkratku Win+P. Windows 7 po jejím stisku zobrazí pás se čtyřmi symboly pro nastavení obrazovky. Myší si vyberete, zda má obraz zůstat pouze v počítači, zda chcete rozšířit pracovní plochu na druhý výstup (tedy na připojený projektor), zda chcete pracovní plochu zduplikovat a na obrazovce vidět totéž, co na projektoru, nebo zda chcete obraz odesílat pouze přes externí výstup na projektor.

Snadnější připojení k bezdrátovým sítím Připojení k bezdrátovým sítím ve Windows XP nebylo řešeno zrovna nejlépe. Komplikovaný průvodce, přepínání mezi sítěmi a častá kolize s programy dodávanými výrobcem notebooku, to vše působilo mnoha uživatelům vrásky. Windows 7 mají správu bezdrátových sítí řešenu mnohem elegantněji. Ovládací panel nazvaný Centrum síťových připojení a sdílení nabízí nástroj pro správu bezdrátových sítí, ve kterém jednoduše změníte parametry všech uložených sítí, k nimž jste se kdy připojovali. V oznamovací oblasti Windows 7 je navíc ikonka bezdrátové sítě a systém vám vždy oznámí, kdy je k dispozici nová bezdrátová síť. Na ikonku stačí klepnout, ihned uvidíte panel se seznamem momentálně

dostupných bezdrátových sítí ve vašem okolí. Dalším klepnutím si vyberete, ke které z nich se chcete připojit, na výzvu vyplníte požadované jméno a heslo, čímž jste hotovi, a můžete začít pracovat.

Knihovny pro lepší organizaci obsahu Kromě všudypřítomného vyhledávání vám ve Windows 7 pomohou s nalezením a především s organizací vašeho obsahu Knihovny. Jedná se o nový prvek, který je jako by nadřazen klasické adresářové struktuře. Každá z knihoven může zahrnovat seznam složek umístěných různě po disku nebo po síti. Po přepnutí do knihovny uvidíte tento seznam bez ohledu na to, kde se dané položky nacházejí. Rychle se tak dostanete k požadovaným složkám. V systému jsou jako výchozí připraveny čtyři knihovny – Dokumenty, Hudba, Obrázky a Videa. Obsahují položky odpovídající standardním složkám v uživatelském profilu, navíc je však do každé z knihoven zařazena ještě příslušná složka ze sdíleného obsahu. V praxi si můžete vytvářet své vlastní knihovny, například pro účetní dokumenty, obchodní korespondenci a podobně. Adresářová struktura přitom může být úplně jiná, data se mohou nacházet na síťovém disku nebo být různě rozstrkána po celém počítači. Jiným praktickým využitím knihoven je zálohování dat. Pokud nezvolíte vytvoření bitové kopie, ale chcete si uchovat jen důležitý obsah, využijte toho, že Windows 7 zálohují veškerý obsah, který je zařazen do knihoven. Ne každý využívá složku Dokumenty, ale v momentě, kdy má svou vlastní složku zařazenu do stejně pojmenované Knihovny, zajistí si tím, že při zálohování obsahu to Windows 7 zohlední.

Seznam nalezených bezdrátových sítí ve Windows 7 šen jako uživatel s administrátorským oprávněním. Zatímco ve Windows Vista takovéto hlášení zcela zablokovalo systém do doby, než jste se nějak rozhodli, ve Windows 7 je počet těchto hlášení redukován, můžete se rozhodnout, jakou úroveň citlivosti tohoto nástroje nastavíte a především mizí zablokování obrazovky. Výzvy k potvrzení se zobrazí coby okno s ikonkou na hlavním panelu. Zablokována je aplikace, která je způsobila, ale nejste nijak blokováni v tom, abyste mohli pracovat s dalšími aplikacemi, a hlášení můžete potvrdit posléze.

Efektivnější práce se dvěma monitory Klasickým problémem při prezentacích je složité nastavování projektoru jako

Výchozí knihovny ve Windows 7

Extra Ext tra PC C

9/2010 9/20 010 0

OFFICE 2010

SPECIÁL MICROSOFT Jan Polzer

Microsoft Office 2010 Nezasvěcený by mohl říci, že se nejnovější verze kancelářských aplikací Microsoft Office liší od té předchozí jen minimálně. Vzhledově sice jde jen o dílčí úpravy, uživatelé však mají k dispozici řadu nových funkcí, které zajistí zvýšenou produktivitu a rychlejší tvorbu dokumentů. ancelářský balík Microsoft Office 2010 přichází s mírně vylepšeným uživatelským rozhraním, které zachovává pás karet (Ribbon) představený v předchozí verzi, jen jej mírně upravuje do uhlazenější podoby a nově umožňuje jeho uživatelské přizpůsobení. Ribbon se nyní promítá úplně do všech aplikací Microsoft Office včetně Outlooku. Co se funkčních změn v jednotlivých aplikacích týče, všude najdete několik novinek, ovšem ty nejzásadnější jsou především v PowerPointu, který možná změní způsob, jakým jste až doposud vytvářeli prezentace. Novinky, které vám zrychlí práci, ale najdete i ve Wordu, Excelu nebo Outlooku. Microsoft Office 2010, jehož česká verze bude běžným uživatelům k dispozici začátku září, je k dispozici v několika edicích. Pro OEM výrobce počítačů Microsoft nabídne edici sadu Starter, která bude k mání v přepočtu asi za 40 Kč a bude podmíněna instalací Windows Live Essentials a nástrojové lišty vyhledávače Bing pro webový prohlížeč. Součástí edice Starter bude

K

Extra Ext tra PC C

9/2 9/2010 2010

pouze omezená podoba Wordu a Excelu, i tak jde ale o zajímavé řešení, které nabízí dvě nejpoužívanější aplikace z Microsoft Office uživatelům prakticky zadarmo. Office Starter nahradí již dosluhující balíček Microsoft Works. Nevýhodou sady Starter je kromě její funkční omezenosti i zobrazování reklamy v okně s dokumentem a skutečnost, že neobsahuje PowerPoint nebo Outlook. Kompletní edice vhodná pro firemní použití bude označena přídomkem Professional. Příznivci 64bitových řešení by měli v souvislosti s Microsoft Office 2010 zpozornět, protože poprvé je tato sada kancelářských aplikací k dispozici právě i v 64bitové variantě. Kvůli zachování kompatibility s některými již existujícími doplňky a dalšími aplikacemi, které bývají na Microsoft Office navázány, však i samotný Microsoft doporučuje nadále využívat 32bitové sestavení. Microsoft Office 2010 ale není jenom sada desktopových aplikací, podstatnou

částí tohoto kancelářského řešení je také SharePoint, serverový nástroj pro sdílení dokumentů v rámci intranetu a tvorbu webových stránek pro intranet a internet.

Microsoft Office na webu Významnou novinkou je webová podoba aplikací Microsoft Office. Word, Excel, OneNote a PowerPoint jsou se všemi svými základními funkcemi k dispozici

Webová podoba Microsoft Office

9

SPECIÁL MICROSOFT

OFFICE 2010 do jeho úprav na kartách Formát a Úpravy. Přímo v PowerPointu tak z videa odstraníte nepotřebné části, sestříháte jej, doplníte pohasínající efekty a třeba přidáte záložky do jeho jednotlivých částí. Video lze dále opatřit přehrávačem a celou prezentaci tak posunout do zcela jiné úrovně. To všechno s vynaložením minimálního úsilí. Poslední, nikoli však významem, vylepšení PowerPointu 2010 je možnost vysílat prezentaci živě na internetu. To, k čemu jste dříve potřebovali různé doplňkové aplikace složitě instalované a obsluhované, lze nyní realizovat několika klepnutími myši přímo v PowerPointu. Adresátům prezentace jen předáte webovou adresu, na které ji uvidí, a ve stanovaný čas ji spustíte. Rozdíly při zob-

Nový PowerPoint 2010 coby webové aplikace zcela zdarma. Přístup k nim získáte například na bezplatném webovém úložišti SkyDrive, kde jejich prostřednictvím můžete upravovat své dokumenty online. Office Web Apps lze vyzkoušet také na webu docs.com, kam se přihlásíte svým účtem z Facebooku. Význam Office Web Apps spočívá především v pohotovosti úprav, které lze provést při zachování původního formátování. Funkčně jsou webové aplikace Wordu, Excelu, OneNote a PowerPointu mírně omezeny a přizpůsobeny prostředí internetu, běžné editační funkce však mají zachovány. Důležité je, že webová podoba Microsoft Office funguje nejen v Internet Exploreru, ale také v dalších webových prohlížečích.

Ukládejte dokumenty rovnou na web Word, Excel, OneNote i PowerPoint nově podporují ukládání souborů přímo do webového úložiště společnosti Microsoft nazývaného SkyDrive. Zatímco dříve bylo nutné doinstalovat podporu v podobě doplňku pro Office Live Workspace, nyní je podobná funkce obsažena již přímo v jednotlivých aplikacích a vaše dokumenty jsou tak ukládány na zabezpečené úložiště SkyDrive. Pro přístup k němu vám stačí přihlašovací údaje Windows Live ID, které lze využít například v celosvětově populárním Windows Live Messengeru. Office Live Workspace bude zřejmě se SkyDrive sloučen, protože ve stávající situaci přestává mít další samostatná služba na sdílení dokumentů smysl.

PowerPoint s podporou střihu videa Snad nejvíce pozměněnou aplikací v Microsoft Office 2010, co se funkční výbavy týče, je prezentační program

PowerPoint. Obsahuje řadu nových šablon s moderním designem, takže svoje data a přednášky budete moci doplnit pěknými a decentními slajdy, aniž byste se museli pokoušet o nějaké vlastní řešení – řada takovýchto pokusů stejně neuspěje a je mnohem rychlejší využít již hotových šablon a třeba jen jedním kliknutím jim pozměnit barevné zpracování výběrem jiné z připravených barevných palet. Zajímavé řešení nabízí PowerPoint pro ty prezentátory, kteří budou hovořit o nějakém softwaru, například když budou prezentovat výhody nově vyvinuté obchodní aplikace. PowerPoint totiž obsahuje nástroj, který umí do snímku vložit screenshot obrazovky. Přesněji řečeno, tuto funkci najdete i v jiných programech z Microsoft Office 2010, ale v PowerPointu tuto funkci oceníte zřejmě nejvíce. Funguje velmi prostě – pod tlačítkem Screenshot je seznam náhledů aktuálně otevřených oken, takže jejich obrázek vložíte do snímku jediným klepnutím. Potřebujete-li jen výřez, stačí použít doplňující funkci pro jeho pořízení. Zatímco v předchozí verzi PowerPointu jste na kartě Animace mohli nastavit několik parametrů pro animaci doprovázející změny snímků (kromě jiného), v PowerPointu 2010 máte k dispozici rovnou novou kartu, která je věnována jen nastavení přechodových efektů. Těch je zde pár desítek a aplikujete je velmi jednoduše stiskem tlačítka se symbolem efektu v pásu karet. Samozřejmé je doplnění efektu o zvukový podkres a nastavení délky jeho trvání. Uvolněné místo na kartě Animace nezůstalo bez využití. Animace vám nyní dovolí rozpohybovat jednotlivé prvky na snímku nezávisle na sobě. To, co sice šlo řešit i dříve, je nyní mnohem jednodušší. Zpracování animací vám usnadní celá řada připravených animovaných efektů, které si vyberete z rozbalovacího seznamu s náhledy v pásu karet. Snad největším trhákem je ale jednoduchý editor videa zabudovaný do PowerPointu. Na snímek jednoduše přetáhnete video, označíte jej a pustíte se Microsoft Office 2010 nabízí snadné pořizování screenshotů

10 10

nadpisy s vlnovkovým písmem, byla přetransformována do podoby funkce nazvané Textové efekty. Jedná se o mnohem čistější řešení, které ve výsledku povede k tomu, že dokumenty, byť takto graficky vylepšené, budou stále vypadat elegantně. Textové efekty nabízejí výběr z několika druhů zobrazení písma – s linkou bez výplně, se stínováním, přechodovou výplní, odrazy, vnitřním leskem a podobně. Výchozí připravené efekty je pak dále možné upravit pomocí doplňujících nabídek. Přibylo také několik drobných funkcí pro rychlé doplnění rámečku nebo stínu za písmem. Studenti, obchodníci a vlastně každý, kdo vytváří rozsáhlejší dokumenty, jakými jsou různé obchodní materiály nebo diplomové práce, ocení nové funkce

Nastavení přechodových efektů v PowerPointu 2010 razení prezentace přímo z PowerPointu a ve webovém prohlížeči sice najdete, ale jsou minimální.

Novinky ve Wordu Mnoho uživatelů se vždy po příchodu nové verze Microsoft Office domnívá, že nejméně vylepšen byl textový editor Word. Na první pohled ve Wordu 2010 nenajdete žádné významnější změny, na druhou stranu přibyla spousta drobných funkcí, které zrychlí tvorbu a úpravu dokumentu, jeho zpracování nebo grafické pojetí. Řadou lidí oblíbená funkce WordArt, která měla na svědomí různé ozdobné

zjednodušující orientaci v rozsáhlém dokumentu. Jednou z nich je Podokno výběru, panel zobrazující klikatelný seznam všech položek vložených do dokumentu, nejčastěji obrázků. Panel si zobrazíte pomocí tlačítka na kartě Rozložení stránky a při poklepání na některou z uvedených položek se rychle dostanete do příslušné části dokumentu. Podobně přehledný je panel revizí, který nahrazuje dosavadní systém s bublinami, které vás informovali o změnách v dokumentu. Výbornou pomůckou při práci s rozsáhlejšími dokumenty ve Wordu je navigační panel, který jednak zobrazí

Nastavení animací v novém PowerPointu

Extraa PC

9/2010 9//20 010

OFFICE 2010 schránky. Vše jde navíc velmi efektivně ovládat pomocí jedné klávesy popřípadě klávesové kombinace. Zajímavě vypadá rychlé vkládání vzorců. Na kartě Vložit si z nabídky vyberete ty nejčastěji používané, jako jsou Pythagorova věta, obsah kruhu nebo kvadratická rovnice, případně vytvoříte kontejner pro napsání vlastního vzorce. Excel 2010 pak nabídne speciální kartu pro úpravu vzhledu a formátování vzorce, ale také speciální kartu s tlačítky pro rychlé vkládání speciálních znaků, jako jsou integrály, zlomky, operátory, matice, závorky a jiné.

Jak byl přepracován Outlook PowerPoint obsahuje zcela nové funkce pro střih a úpravu videa všechny nadpisy a mezinadpisy v dokumentu s možností prokliku, ale také náhledy stránek. Miniatury sem byly přesunuty na záložku z dříve samostatného panelu. Co je však nejpříjemnější, je zobrazení výsledků hledání ve formě výstřižků okolního textu. Můžete se z nich rychle prokliknout do příslušné části dokumentu, aniž byste hledali jeden výskyt požadovaného výrazu za druhým. Všechny výskyty hledaného řetězce jsou ve Wordu zvýrazněny, a to jak v samotném dokumentu, tak v navigačním panelu. V náhledech stránek nebo podbarvením příslušného mezinadpisu, který předchází dané části textu.

více buňkách. Ušetříte tak podstatné místo, poskytnete ale plnohodnotnou informaci o průběhu hodnot. Minigrafy mohou být spojnicové, sloupcové nebo zobrazovat vzestupy a poklesy. Využití jistě najdete u excelovských sešitů s nedostatkem místa, kde se běžné grafy

Nový Outlook 2010 doznal v sadě Microsoft Office 2010 největších změn, co se uživatelského rozhraní týče. Je v něm naplno použito pásu karet Ribbon a všech výhod, které přináší. Zmizela tedy nástrojová lišta a i programová nabídka, vše nyní obsluhuje sada tlačítek v pásu karet. Díky tomu se ovládání Outlooku stává rychlejší – máte k dispozici tlačítka funkcí, která jste dříve museli

Novinky v Excelu Tabulkový kalkulátor Excel je aplikace jako stvořená pro obchodní účely. Výpočty a interpretace dat formou nejrůznějších grafů jsou pro něj hračkou. Právě v oblasti grafů přichází Excel 2010 s jednou zajímavou novinkou. Jestliže jste doposud chtěli data interpretovat nějakou vizuální cestou, využili jste k tomu buď běžný graf, nebo podkreslení buněk formou datových čar, barevných škál či doplnění ikonek. Nyní přichází ke slovu další možnost, a sice minigrafy. Jedná se o obdobu klasických grafů, které jsou však zobrazeny v jedné, případně

Ve Wordu lze doplnit různé textové efekty

Extra Ext tra PC C

9/2 9/2010 2010

Nový Word 2010 nehodí. Pro úpravu minigrafů máte k dispozici celou řadu designových nástrojů s možností změny barev a zvýraznění hraničních hodnot. Hotový minigraf v buňce lze samozřejmě měnit pomocí kontextové nabídky, kde získáte rychlý přístup k funkcím pro úpravu rozsahu vizualizovaných hodnot. U pivotových tabulek využijete tlačítko Průřez sloužící pro rychlé a interaktivní nastavení filtrů. Až budete do sešitu v Excelu vkládat nová data ze schránky, všimněte si plovoucí nabídky s možností rychlé změny formátování. Tato nabídka byla vylepšena ve všech programech Microsoft Office 2010, ale podobně jako screenshoty najdou nejlepší uplatnění v PowerPointu, nová možnost rychlé změny formátování bude nejvíce ceněna v Excelu a Wordu. Zatímco dříve jste vybírali ponechání původního formátování, přizpůsobení formátování nebo vložení jako prostý text z voleb tvořených textovými popisy, nyní se pro ně uplatňují tlačítka se symboly. V Excelu navíc kromě výběru formátování nastavíte přenesení vzorců a rámečků nebo třeba transponování. Převod sloupců na řádky a obráceně se tak stává jen záležitostí zkopírování a vložení dat pomocí

hledat v menu. Kdo je však zvyklý na ovládání pomocí klávesových zkratek, může klávesnici používat i nadále. V pásu karet najdete tlačítka pro rychlou manipulaci s poštou a spamem. Zajímavou část tvoří sekce Rychlé kroky, ve které máte po ruce tlačítka umožňující rychlý přesun zpráv do jiné složky, odpovězení a následné smazání, přetvoření zprávy na úkol a jiné. V praxi se tak jedná o tla-

SPECIÁL MICROSOFT čítka, která kombinují několik běžných funkcí a postupů do jediného. Hlavní síla rychlých kroků spočívá v tom, že si pomocí výběru z dostupných akcí poskládáte svou vlastní funkci, přiřadíte jí klávesovou zkratku a její tlačítko umístíte do pásu karet. Přestože pro práci s poštou se stále více prosazují webová rozhraní, která jsou dnes již na úrovni jednodušších desktopových programů, například Windows Live Hotmail, použití desktopového poštovního klienta jako je Outlook má stále své opodstatnění. Jestliže pracujete s několika různými poštovními schránkami, nechcete si z nich zprávy stahovat do jediné, pak vám Outlook nabídne velice rychlou správu vašich poštovních účtů a schránek. Jedním tlačítkem stáhnete zprávy ze všech e-mailových účtů a prohlédnete si je v jediném okně. Pro lepší orientaci v záplavě zpráv týkajících se jednoho tématu nabízí Outlook 2010 konverzační zobrazení ve formě vláken. Outlook 2010 nově podporuje různé sociální sítě pomocí sady tzv. konektorů. Mohlo by se zdát, že tím nastává přechod od ryze profesionální aplikace k nástroji spíš pro osobní použití. Je však pravdou, že mnohé firmy dnes prezentují své výrobky právě na sociálních sítích, jako je Facebook, a jsou zde v kontaktu se svými zákazníky. Proto se zdá zabudování sociálních konektorů do Outlooku jakožto firemní aplikace vcelku logické. Ostatně Facebook není jediná podporovaná sociální síť. V Outlooku můžete pracovat i s LinkedIn a hledat třeba nové pracovní příležitosti. Použití sociálního konektoru se projeví například v okně pro vytvoření nového e-mailu, kdy pod formulářem pro zadání zprávy uvidíte přehled aktivit a i nejnovější fotografii osoby, které svůj e-mail adresujete. Podle zjištěných skutečností tak můžete jeho obsah přizpůsobit. Kalendář v Outlooku samozřejmě také využívá pás karet. Přichází s novým zobrazením nazvaným Zobrazení časového plánu, ve kterém uvidíte své naplánované události na časové ose. Kalendáře můžete nově vypublikovat na webu Office.com s nastavením sdílení. Komu to nevyhovuje, může kalendář přímo z Outlooku odeslat na vlastní WebDAV server. K dispozici je i funkce pro odeslání kalendáře e-mailem.

Word 2010 nabízí vylepšené prohledávání dokumentu

11 11

SPECIÁL MICROSOFT

OFFICE 2010

Excel 2010 s ukázkou minigrafů

Ještě nepoužíváte OneNote? V očích mnoha uživatelů poněkud upozaděn vedle Wordu, Excelu a PowerPointu stojí program OneNote. Jedná se o pomůcku pro psaní poznámek a sběr informací o všem možném. OneNote je elektronickou obdobou poznámkového bloku, do kterého si budete zapisovat veškeré informace, které chcete později nějakým způsobem zpracovat. Je tedy ideální pro vytváření záznamů na různých poradách a setkáních nebo třeba pro pořizování výpisků ze studovaných materiálů. OneNote funguje tak, že si v něm vytvoříte novou kolekci poznámek, poznámkový blok, do kterého budete vkládat další strany. Ty však nejsou omezeny jen na text jako třeba stránka ve Wordu. Vložíte sem skutečně cokoli. Do kteréhokoli místa stránky klepnete a můžete začít psát text. Pokud máte notebook, respektive tablet s dotykovým displejem, pak využijte možnosti psát poznámky ručně. Většinou je to rychlejší než použití klávesnice. Po skončení pak veškeré ručně psané záznamy převedete na editovatelný text stiskem jediného tlačítka. K dispozici je několik kreslicích nástrojů a funkcí pro vkládání grafiky. Do poznámek vložíte screenshoty obrazovky, tabulky, obrázky, připojíte k němu libovolné soubory. Zajímavé je také vložení vytisknuté kopie vybraného dokumentu nebo oskenované předlohy. Její text je zpracován a OneNote vám umožní jeho prohledávání. Na schůzkách lze využít vestavěného mikrofonu v notebooku nebo i webové kamery a do OneNote vložit audio záznam, případně i video z jednání. Pořídíte je opět stiskem jediného tlačítka v pásu karet. Poznámky lze spárovat s dokumenty vytvářenými v ostatních aplikacích Microsoft Office. Příslušné tlačítko najdete zpravidla v části věnované revizím. Práce s OneNote je tedy nikdy nekončící editace elektronických poznámek, které budete mít neustále po ruce. OneNote totiž běží na pozadí a klávesovou zkratkou si jej zobrazíte ve formě zjednodušeného bočního panelu na obrazovce nebo jako klasické okno se všemi dostupnými funkcemi. Pro začátečníka může být svoboda ve vkládání libovolných informací do OneNote poněkud frustrující, proto jsou v tomto programu

12 12

připraveny různé šablony, které vám list v elektronickém poznámkovém bloku připraví tak, abyste třeba jen vyplňovali kolonky do zápisu z jednání. Poznámkové bloky vytvářené v OneNote je možné sdílet s dalšími uživateli, a to buď tak, že jim poznámky prostě zašlete e-mailem, nebo je vystavíte na webu. Poznámky mohou být synchronizovány například s webovým úložištěm SkyDrive, kde si vyberete, zda je uložíte do sdílené nebo soukromé složky. Synchronizace poznámek v síti je samozřejmě možná i s využitím firemního serveru se SharePointem nebo jen uložením souboru s poznámkami na síťový disk.

Vylepšená práce s obrázky napříč celým Office Jak tedy již víte, ve všech programech Microsoft Office 2010, snad s výjimkou

označíte a použijete tlačítko pro odstraňování pozadí. Aplikace se pokusí pozadí na obrázku automaticky rozeznat, označí jej a nabídne vám náhled se zvýrazněným pozadím. Pokud je vše v pořádku, jen návrh dalším kliknutím potvrdíte a pozadí je odstraněno. Pokud by náhodou byl problém s automatickým rozpoznáváním pozadí obrázku, například u členité grafiky, je možné manuálně označit oblasti pro odstranění a pro ponechání. Obrazové efekty se objevily i v předchozí verzi Microsoft Office, nyní jsou rozšířeny. Z nabídky stylů obrázku si vyberete, jak chcete označený obrázek do dokumentu vložit – s orámováním, odrazem, s perspektivou a dalšími efekty. Výchozí připravené návrhy lze dále upřesnit tím, že si zvolíte, na kterou stranu má dopadat stín, jak budou orientovány odlesky, jaký typ rámečku se použije. Jestliže do dokumentů vkládáte fotografie, tak vás možná potěší, že byla rozšířena sada nástrojů pro práci s nimi. V jedné nabídce si rozbalíte náhledy úprav ostrosti, jasu a kontrastu, v samostatném dialogu lze, stejně jako u dalších úprav, doladit podrobnosti. Stejným způsobem lze nastavit teplotu barev vložené fotografie nebo snímek zcela přebarvit. Nechybí další obrazové efekty, ani možnost jednoduchého oříznutí snímku v nastaveném poměru, s nastavenými rozměry nebo do nějakého tvaru (hvězdička, ovály, obdélníky, šipky a jiné). Zajímavá je funkce nastavující layout obrázku. Ta totiž spolupracuje s diagramy SmartArt a je schopna

Možnost vkládání rovnic a vzorců v Excelu 2010 obrázek do nich zabudovat. Vy poté jen doplníte okolní text. Diagramy SmartArt jsou ve verzi Microsoft Office 2010 značně rozšířeny a naleznete je ve všech aplikacích. Slouží k rychlému oživení dokumentů názornou grafikou, která může zdůraznit prezentované informace. Nabídka diagramů SmartArt čítá několik desítek položek rozdělených do kategorií, jako jsou seznamy, procesy, cykly, vztahy, matice, pyramidy a další. Vložený diagram SmartArt lze dále upravovat na dvou samostatných záložkách. Zde upravíte jeho barvu, doplníte obrazové efekty (stínování, odlesk,…), změníte orientaci a podobně. Texty na diagramech SmartArt lze doplňovat grafickými efekty, stejně jako běžný text ve Wordu pomocí nástroje Textové efekty.

Backstage zvyšuje produktivitu Přestože by se mohlo zdát, že základní rys uživatelského rozhraní všech aplikací v Microsoft Office 2010, tedy pás karet, zůstal až na použitou barvu nezměněn, není tomu tak docela. V Microsoft Office 2007 se v levém horním rohu programů objevovalo kolečko Office, které suplovalo dříve existující nabídku Soubor. Po kliknutí zobrazilo funkce pro ukládání dokumentu, tisk, sdílení, odeslání a jiné. Kolečko Office je nyní opět minulostí a místo něj se objevuje tlačítko Soubor, které je umístěno jako v podstatě první tlačítko Nabídka umožňující měnit formátování vloženého obsahu OneNote, kde je nabízen pouze výřez obrazovky, je možné jedním kliknutím vložit screenshoty kteréhokoli z momentálně otevřených oken. To ale není jediné vylepšení týkající se práce s obrázky v Microsoft Office 2010. Další novinky najdete na kartě pro úpravu obrázku, poté, co jej v dokumentu označíte. Vítaným vylepšením je nástroj pro odstraňování pozadí. Využijete jej zejména u doplňkové grafiky. Obrázek klepnutím Outlook 2010 v režimu kalendáře

Extraa PC

9/2010 9//20 010

OFFICE 2010 kládat dokumenty jste mohli již v předchozích verzích Microsoft Office. Nyní je však konečně k dispozici čeština. Překlad funguje v praxi tak, že klepnete na tlačítko v pásu karet a zvolíte přeložení označeného textu nebo celého dokumentu do jiného jazyka. Program automaticky rozpozná výchozí jazyk a v bočním panelu zobrazí překlad do vybraného jazyka. Využití? Strojový překlad je ideální jako pomůcka pro ty, kdo mají potíže s porozuměním obsahu cizojazyčného dokumentu. Strojový překlad není tak dokonalý jako překlad živým tlumočníkem, někdy je vyznění

SPECIÁL MICROSOFT Stejně tak je dostupná podpora pro ukládání dokumentů na firemní server s nástrojem SharePoint, který rovněž patří do rodiny Microsoft Office. Zde využijete možnost spolupráce více uživatelů na jednom dokumentu. Doposud byli k dispozici jen revize dokumentu, kdy po jeho vytvoření předal uživatel dokument dalšímu k připomínkám. Nyní je podpora práce v týmu vylepšena do té míry, že více uživatelů může ve stejný čas upravovat tentýž dokument. Díky tomu opět roste produktivita práce a odpadá zbytečné zdržování.

Shromažďovač poznámek OneNote 2010 v pásu karet. Na rozdíl od kolečka Office nezobrazí jen nějakou nabídku, tlačítko Soubor v Microsoft Office 2010 přepíná aplikace do zcela nového režimu nazvaného Backstage. V režimu Backstage jsou zcela zakryty všechny funkce v pásu karet, vidět jsou jen jeho přepínací tlačítka. Zmizí také náhled na dokument a uvolněná plocha je využita jako rozhraní pro manipulaci s dokumentem. Stále se zde nacházejí funkce pro ukládání a otevírání dokumentu, příkaz k tisku, možnosti odesílání a sdílení dokumentu a jiné. Řešení pomocí Backstage je však uživatelsky přívětivější. Vezměme tisk: po přepnutí na tlačítko Tisk v režimu Backstage uvidíte nabídku s výběrem instalovaných tiskáren, pod kterou máte ihned k dispozici nastavení vybrané tiskárny. Pro náhled vůbec nemusíte

nějaké potíže s jeho sdílením a případně se vrátíte k některé z dříve (automaticky) uložených verzí. Základním smyslem režimu Backstage je tedy minimalizovat počet dalších oken a dialogů v situaci, kdy chcete provést nějakou akci s dokumentem. Toto řešení je kupodivu velmi praktické, protože spoustu nastavení máte na jednom místě a vidíte je najednou. Není tedy třeba přemýšlet, na jaké tlačítko klepnout pro zobrazení příslušného dialogu s nastavením.

Za dokumenty bezchybnější Kontrola pravopisu je neocenitelná věc, která vás možná nezachrání před záměnou písmenek při jeho absolutní neznalosti, ale velmi spolehlivě odhalí případné překlepy. Na automatické opravy a podtržení neznámých nebo

Ukázka diagramů SmartArt přeloženého dokumentu i poměrně komické. Jedná se však o výbornou pomůcku pro všechny, kdo neovládají cizí řeč, ve které přijímají dokumenty, tak dokonale. Překlady probíhají ve spolupráci s online překladačem, je proto nutné být připojen k internetu.

Pracujte v týmu Všechny hlavní programy Microsoft Office 2010 vytvářející dokumenty, čili Word, Excel, PowerPoint, ale i OneNote, obsahují podporu pro online úložiště SkyDrive. Pro využití bezplatného 25 GB velkého prostoru pro ukládání dat vám stačí přihlašovací údaje Windows Live ID. Programy jsou pak schopny zobrazit adresářovou strukturu na vzdáleném úložišti a dokument do ní nahrát. Podle potřeby pak můžete dokument nasdílet a zpřístupnit dalším uživatelům.

Podpora univerzálních a otevřených formátů dokumentů Při instalaci vám Microsoft Office 2010 nabídne výběr výchozích formátů pro ukládání dokumentů. Na výběr máte mezi Microsoftem prosazovaným standardem OpenXML, tedy soubory DOCX, XLSX, PPTX a dalšími), nebo formátem OpenDocument (ODT) známým z open source sady OpenOffice.org. Nic vám tedy nebrání v tom být maximálně univerzální. Samozřejmá je i podpora dokumentů ze starších Microsoft Office, kdy ještě byly ukládány v binárním formátu. Nové dokumenty jsou v podstatě balíčky ZIP, ve kterých jsou umístěny textové soubory XML popisující strukturu a obsah dokumentu. Nechybí ani podpora exportu do PDF, kterou velmi pohodlně zavoláte z režimu Backstage.

Funkce pro práci s fotografiemi ve Wordu 2010 otevírat nové okno, vidíte jej vedle. Podobně rychlé a efektivní je nastavení pro ukládání dokumentů na web nebo do SharePointu, výběr šablon pro nový dokument nebo zobrazení seznamu naposledy otevřených dokumentů. Na položce Informace v Backstage uvidíte veškeré parametry dokumentu, jako jsou délka úprav, jméno autora, název, klíčová slova, tedy všechny informace, které dříve byly k dispozici jen coby samostatné okno nebo panel s vlastnostmi dokumentu. Stejně tak zde jednoduše nastavíte oprávnění pro přístup k dokumentu, ověříte, zda nemohou nastat

Extra Ext tra PC C

9/2 9/2010 2010

chybně napsaných slov jsme si již zvykli. Microsoft Office 2010 a zejména Word 2010 jsou však o řád dále než jejich konkurence. Nabízejí totiž korektor gramatiky, který je schopen ohlídat takové věci jako chybějící čárku ve větě, zdvojené mezery a dokonce překlepy v rodech nebo pádech slov. Vždy, když se podobný problém objeví, uvidíte v dokumentu zelené podtržení a pomocí pravého tlačítka myši si zobrazíte kontextovou nabídku s návrhy na opravu. Dalším významným vylepšením je podpora překladače uvnitř aplikací. Samo o sobě se o novinku nejedná, pře-

Režim backstage v Excelu 2010

13 13

SPECIÁL MICROSOFT

BUSINESS PRODUCTIVITY ONLINE SUITE Roman Kučera

Business Productivity Online Suite ideální řešení nejen pro SMB I malé společnosti potřebují pro svou práci alespoň základní komunikační a organizační nástroje. Zajistit firemní infrastrukturu počítačové sítě, včetně firemní elektronické pošty a dalších služeb však stojí peníze a lidské zdroje. Nyní jde ale vše vyřešit mnohem jednodušeji lespoň spolehlivý firemní e-mail potřebuje opravdu každá společnost. Velmi často však přijdou na řadu i další nástroje, které mohou výrazně zvýšit produktivitu nebo rovnou nabídnout zcela nové možnosti pro lepší spolupráci: sdílené kalendáře, správu kontaktů, snadnější komunikaci a sdílení různých typů dokumentů. Pro vybudování vlastní firemní IT infrastruktury jsou většinou využívány přímo vlastní prostory a zdroje dané společnosti. V praxi to představuje nakoupit servery, nainstalovat na ně příslušný software, najmout administrátory, připojit vše ke klientským počítačům jednotlivých pracovníků a 24 hodin denně hlídat funkčnost hardwaru i softwaru a řešit všemožné problémy. Všechny tyto starosti je ale možné hodit za hlavu díky cloud computingu a řešení Microsoft Online

A

Aplikace pro přihlášení vám pomůže s automatickým otevřením služeb BPOS

14 14

Services (konkrétně Microsoft Business Productivity Online Suite).

Jak to funguje Slovní spojení Cloud Computing je mezi odborníky skloňováno ve všech pádech již řadu let. S tímto pojmem souvisí i virtualizace. Díky Cloud Computingu a virtualizaci je možné využívat hardwarových a softwarových prostředků, které jsou provozovány na libovolném vzdáleném místě. Uživatel k nim přistupuje přes vlastní počítač připojený na počítačovou síť (nejčastěji internet). Zjednodušeně řečeno, určitý program může běžet na výkonném serveru například v USA, využívat jej ale může na svém počítači uživatel s podstatně méně výkonným počítačem v České republice. Obdobným způsobem nabízí Microsoft celou řadu služeb, pro jejichž provozování nemusí firma nakupovat servery, chlazení a software a najímat administrátory, kteří budou celou infrastrukturu konfigurovat a hlídat její provoz. V rámci Business Productivity Online Standard Suite (dále už jen

BPOS) nabízí Microsoft služby Exchange Online, SharePoint Online, Office Live Meeting a Office Communications Online. Microsoft Exchange Online představuje hostovanou alternativu dobře známého mailového serveru. Tato služba zajistí firemní elektronickou poštu, sdílené kalendáře a kontakty. K e-mailům je možné přistupovat buď přes webové rozhraní, které se velmi podobá Outlooku, nebo přes mailového klienta (kupříkladu zmíněný Outlook), případně přes mobilní zařízení (chytré telefony, PDA). Microsoft SharePoint Online je opět obdobou známého firemního řešení SharePoint Server. Tato služba nabízí určitý virtuální společný prostor, kde mohou členové týmu sdílet informace či dokumenty a vytvářet vlastní intranetové stránky. Hlavním účelem je zvýšení schopnosti komunikace jednotlivých zaměstnanců díky bezpečné a rychlé výměně dat (kupříkladu excelovských tabulek, textů, obrázků a dalších dokumentů). Microsoft Office Live Meeting nabízí možnost přímé komunikace pomocí

Extraa PC PC

9/2010 9//201 10

BUSINESS PRODUCTIVITY ONLINE SUITE

Webové rozhraní pro práci s poštou Office Outlook Web Access se nápadně podobá aplikaci Outlook 2007 hlasu, videa, textů, webových stránek, obrázků apod. Úkolem této služby je zprostředkovat virtuální porady na dálku. K meetingu tak můžete přizvat libovolné členy týmu a uspořádat poradu i v případě, že nejsou účastníci fyzicky přítomni. Microsoft Office Communications Online představuje aplikaci pro posílání rychlých zpráv v reálném čase v rámci společnosti a indikaci prezence (stavu uživatele). Pro použití této služby je nutné nainstalovat aplikaci Microsoft Office Communicator.

stávajících). Potřebujete-li v takovém případě snížit počet uživatelů, náklady snížit nemůžete. Služby Microsoft Online Services jsou prakticky neomezené. Budete-li chtít dnes využívat aplikace pro deset zaměstnanců a zítra pro dva tisíce, je to jen otázka zaplacení poplatků

za využívání služeb. Nejsou zde žádné technické překážky, nákup hardwaru, najmutí administrátorů, vyhrazení prostoru a provozní čekací doby. V konečném důsledku tak při využití online služeb vždy platíte pouze za to, co skutečně využíváte, a vše funguje bez lokálních problémů (výpadek elektrické energie, hardwarová porucha serveru, softwarové problémy, nekompatibilita síťového hardwaru, nefunkční záloha apod.). Samotné nastavení zvládnete při troše šikovnosti sami. Koneckonců můžete si to ihned vyzkoušet. Microsoft nabízí možnost využívat tyto služby po dobu 30 zkušebních dnů zdarma. Přihlásit se můžete na adrese www.microsoftonline.com (vpravo nahoře si můžete přepnout jazyk na češtinu). Pro přihlášení můžete využít účet Windows Live ID, který je společný pro všechny služby Microsoftu obecně. Po jednoduché registraci služeb BPOS vám přijde e-mail s přihlašovacími údaji administrátora. Jako administrátor se pak můžete přihlásit na adrese admin.microsoftonline.com. Uživatelé se pak mohou přihlásit na adrese home.microsoftonline. com, to je ale pouze přechodné řešení. Pro přihlášení uživatelů může sloužit

Nastavení raz, dva Využíváním online služeb se můžete zbavit starosti o hardware a software. Současně ale není třeba pro nastavení a běh najímat administrátory. Vše je možné nastavit pomocí jednoduchého webového rozhraní. Pokud se nechcete nastavováním zabývat vůbec, můžete si najmout odborníka. Ten připraví uživatelské účty pro aktuální potřeby, rozšiřování je pak hračkou. Možnost začít tyto služby velmi rychle využívat a v budoucnu dle potřeby zvyšovat nebo snižovat počet uživatelů patří k největším výhodám. Chcete-li zvýšit počet uživatelů při využití vlastní infrastruktury, potřebujete nakoupit další softwarové licence a případně i další hardware v podobě serverů (nebo upgrade těch

SharePoint Online nabízí virtuální prostor pro pohodlnou spolupráci a sdílení informací

První kroky Po přihlášení jako správce na adrese admin.microsoftonline.com se otevře Centrum pro správu služeb Microsoft Online Services. Zde můžete nastavit naprosto vše, co se týká služeb, které budete Týdenní přehled událostí v kalendáři online

9 9/2010 /2 2010

Kompatibilita Operační systémy Windows 7 všechny edice Windows Vista Business (SP1) Windows Vista Enterprise (SP1) Windows Vista Ultimate (SP1) Windows Vista Home (SP1) Windows XP Professional (SP2) Windows XP Tablet Edition (SP2) Macintosh OS X 10.4 (Tiger), 10.5 (Leopard) a 10.6 (Snow Leopard) Systémový software rozhraní Microsoft .NET Framework 3.0 SP1 nebo 3.5 Java client 1.4.2 (v systému Mac OS X) (Jazyk Java je vyžadován pouze u aplikace Microsoft Office Live Meeting. Klienti systému Mac OS X nebudou mít v aplikaci Office Live Meeting přístup k záznamům ani informacím o mluvčím.) Prohlížeč Internet Explorer 6 (pouze Windows XP) Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Firefox 3 Safari 3 (v systému Mac OS X) (Aplikace přihlášení služeb Microsoft Online Services nepodporuje prohlížeč Firefox) Software pro elektronickou poštu (Doporučené aplikace) Microsoft Office Outlook 2010 Microsoft Office Outlook 2007 (SP1) Office Outlook 2007 Office Outlook 2003 Poznámka: Aplikace Office Outlook 2007 bez SP1 nebude mít přístup k informacím kalendáře o volném čase. Konektor Microsoft Exchange Online pro Office Outlook 2003 musí být nainstalován, aby bylo možné využívat informace o volném čase a funkcí offline adresáře (OAB) s aplikací Office Outlook 2003. Mobilní zařízení U mobilních zařízení s podporou Microsoft Exchange ActiveSync 12, jako jsou například níže uvedená zařízení, je podporován pouze e-mail a zasílání zpráv. Správa a další funkce vyžadují osobní počítač a vhodný software. Windows Mobile 6 Windows Mobile 6.1 Windows Mobile 6.5 Nokia řady E nebo N (Mail for Exchange) iPhone s firmware 2.0 a vyšším Služba Blackberry Internet Service (Pouze e-mailová synchronizace) NotifySync pltaformy Blackberry Hosted Blackberry Enterprise Server

velmi jednoduchá aplikace, kterou je možné zdarma stáhnout a nainstalovat. Ta se stará o přihlášení k jednotlivým online službám a automatickou konfiguraci jednotlivých klientů, může si navíc pamatovat i přihlašovací údaje. Zajímavostí je i to, že online služby Microsoftu, včetně aplikace pro přihlášení, jsou kompatibilní se systémem Apple Mac OS X.

Extra E xtraa PC

SPECIÁL MICROSOFT

využívat. Doporučujeme používat pro administraci prohlížeč Internet Explorer ve verzi 8. Rozhraní je plně v češtině a ke všem položkám je k dispozici obsáhlá nápověda. Pro prvotní nastavení jsou zde i Úlohy, které musíte nejprve udělat. Mezi nimi je přiřazení domény, povolení služby Office Communications Online a přidání nového uživatele, respektive uživatelů. Na kartě Domů můžete vidět přehled stavu služeb a základní informace. Ve výchozím stavu je pro služby přidělena doména ve tvaru jmeno.emea. microsoftonline.com. Tato doména je pak použita například pro e-mailové adresy. Chcete-li využívat vlastní doménu, kterou máte registrovanou, musíte ji zde nastavit. Přepněte se na kartu Uživatelé a vyberte odkaz Domény. Zde můžete přiřadit novou doménu, musíte však mít současně i přístup k nastavení domény u vašeho registrátora. Následně pak budou přihlašovací jména, e-mailové

15 15

SPECIÁL MICROSOFT

BUSINESS PRODUCTIVITY ONLINE SUITE

Sdílený kalendář v rámci služby SharePoint Online adresy a všechny služby využívat vaši doménu. Firemní e-mail pak bude mít tvar například: [email protected]. Dalším krokem je přidání uživatelů. Na kartě Uživatelé přepněte na odkaz Přehled a vyberte možnost Přidat nového uživatele. V jednoduchém formuláři vyplňte alespoň základní údaje (uživatelské jméno, skutečné jméno, příjmení a zobrazované jméno). Kdykoli v budoucnu můžete snadno doplnit i další údaje. Nezapomeňte zvolit správnou doménu, která bude použita pro tvorbu uživatelského účtu a zejména e-mailové adresy. V následujících krocích přiřadíte novému uživateli služby a prostor pro poštovní schránku z celkového dostupného místa. Současně zde vidíte, kolik máte k dispozici zakoupených licencí. Ve zkušebním třicetidenním provozu je k dispozici 20 licencí a prostor 500 GB. Můžete si tak vyzkoušet práci s až dvaceti kolegy a zjistit, zda vám tyto služby vyhovují. V posledním kroku vytváření nového uživatele můžete zadat e-mail, kam budou zaslány přihlašovací údaje a informace k novému účtu.

Elektronická pošta Nový uživatel může ihned začít využívat služby elektronické pošty. První přihlášení je třeba provést na stránce home. microsoftonline.com. Po přihlášení se přepněte na kartu Soubory ke stažení a zvolte Aplikace přihlášení služeb Microsoft Online Services. Tato jednoduchá aplikace je určena pro rychlý a pohodlný přístup ke všem službám online. Zadejte nové uživatelské jméno a heslo zaslané na e-mail a potvrďte přihlášení tlačítkem Sign in. Aplikace si napříště bude přihlašovací údaje již pamatovat. Možná budete při prvním přihlašování požádáni o konfiguraci aplikace Microsoft Office Live Meeting. V takovém případě zavřete Internet Explorer a vše potvrďte. Samotná aplikace vám pro přihlášení nabídne přístup ke všem aktivním službám. Klepněte na první položku E-Mail and Calendaring. Nyní se přihlásíte ke službě Office Outlook Web Access (zkráceně OWA). V podstatě se jedná o webovou variantu dobře známé aplika-

V rámci SharePoint Online můžete sdílet s kolegy libovolné typy dokumentů

16 16

ce Outlook. Nemusíte si ji však kupovat ani instalovat, všechny ovládací prvky fungují v rámci samotného prohlížeče (doporučen je Internet Explorer verze 6 nebo vyšší, v ideálním případě tedy aktuální verze 8, případně Safari 3 pod Mac OS X). Webové verze poštovního klienta Outlook Web Access velmi připomíná aplikaci Outlook 2007. Ve skutečnosti jsou si podobné jako vejce vejci. Na rozdíl od většiny webových e-mailů je ovládání pro uživatele zvyklé na Outlook 2007 ihned srozumitelné. Při přihlašování k OWA si můžete zvolit, zda chcete spustit odlehčenou verzi Outlook Web Access Light. Tato verze sice nedovoluje používat všechny funkce, můžete ji ale použít při pomalém připojení k internetu jako rychlejší variantu. Práce s poštou je velmi jednoduchá, e-maily můžete uspořádat nejen podle data, ale také sloučit do konverzací nebo seřadit podle důležitosti, odesílatele, příjemce apod. Díky využití technologie Exchange můžete třídit poštu do libovolných složek, které budou na rozdíl od serveru s technologií POP3 synchronizovány s nainstalovaným poštovním klientem nebo mobilním telefonem. Nechybí zde možnost vytvořit si automatický podpis, který se bude přidávat do každého e-mailu. Dokonce je i ve webovém rozhraní integrovaná kontrola pravopisu, v době psaní článku zde mezi jazyky chyběla čeština, v budoucnu ale nepochybně přibude. Koneckonců kontrola anglicky psaných e-mailů je možná užitečnější než samotná čeština. Najdete zde i funkci nazvanou Mimo kancelář, kde můžete po dobu své nepřítomnosti (například z důvodu dovolené) zanechat zprávu, která se automaticky odešle ve zvoleném časovém období všem autorům příchozích e-mailů. Pokud patříte mezi zkušenější uživatele Outlooku, zřejmě využíváte i pravidla pro automatické třídění e-mailů. Dokonce i tyto funkce webová verze Outlooku zvládne a můžete si tak nechat kupříkladu všechny e-maily ze zvolených adres automaticky přesouvat do vybrané složky.

Nedílnou součástí Outlooku je práce s kontakty a kalendářem. Obdobné funkce nabízí i webová verze v rámci služeb BPOS. Obrovskou výhodou je uchovávání kontaktů i událostí v kalendářích na serveru Exchange Online. Díky tomu můžete využívat databázi kontaktů a kalendáře na kterémkoli počítači s přístupem k internetu. Současně můžete synchronizovat kontakty a kalendáře s nainstalovanými programy Microsoft Office a mobilními zařízeními. I při využití webové verze OWA můžete pracovat s kalendářem interaktivně – v grafickém rozhraní tedy můžete například uchopit událost v kalendáři myší a jednoduše ji přesunout do jiného dne. Stejně jako v případě nainstalovaného Outlooku i zde se zobrazují upozornění na blížící se událost naplánovanou

Součástí webové konference Live Meeting může být i přehledná anketa v kalendáři. Díky synchronizaci s mobilním telefonem se zobrazí upozornění i na něm. Telefon ovšem musí podporovat Microsoft Exchange ActiveSync (viz rámeček Kompatibilita).

SharePoint Online Součástí služeb BPOS je i SharePoint Online, který představuje společný prostor a nástroje pro týmovou spolupráci. Mezi nejpodstatnější funkce patří sdílení dokumentů, kalendářů a úkolů. Všechny funkce SharePoint jsou dostupné pro vybrané uživatele v rámci intranetového webu. Uživatel s oprávněním administrátora může pro jednotlivé týmy vytvořit

Přes Live Meeting můžete sdílet libovolnou webovou stránku pro všechny účastníky

Extraa PC PC

9/2010 9//201 10

BUSINESS PRODUCTIVITY ONLINE SUITE

SPECIÁL MICROSOFT

Naplánujete-li poradu, přijde všem účastníkům pozvánka s možností zařazení do kalendáře v Outlooku samostatné intranetové weby. K webu aplikace SharePoint se dostanete nejjednodušeji přes nainstalovanou aplikaci pro přihlášení, můžete se ale přihlásit i přes stránku home.emea.microsoftonline. com. Vše zde najdete pod odkazem Intranet společnosti – Weby SharePoint. Po klepnutí na odkaz Zobrazit veškerý obsah webu získáte informace o sdílených kalendářích, dokumentech, šablonách dokumentů, seznamech odkazů, úkolech, průzkumech apod. Smyslem společného intranetového webu je sdílení informací s ostatními – například oznámení o poradě (kterou je možné také ihned naplánovat do společného kalendáře) nebo kupříkladu sdílené šablony dokumentů, které mohou spolupracovníci snadno stáhnout, kdykoli je budou potřebovat. Kromě toho ale může jít o libovolné typy souborů (obrázky, textové dokumenty, tabulky, archivy, programová data, faktury, objednávky, účetní doklady atd.). Každý uživatel může mít právo dokumenty prohlížet, stahovat a přidávat. Pro společnou komunikaci dobře poslouží tzv. týmová diskuze, tedy klasické webové diskuzní fórum dostupné přímo na intranetových stránkách firmy, ovšem uzavřené ostatním. Uvnitř společnosti může být tento způsob komunikace mnohem efektivnější než hromadné rozesílání e-mailů. V diskuzi se může vyjádřit kterýkoli uživatel, přičemž vlákno komunikace zůstane zachováno. Skrze SharePoint je možné zadávat úkoly ostatním uživatelům, kteří jsou o novém úkolu ihned automaticky informováni e-mailem. Úkoly je také možné synchronizovat s Outlookem. Pokud máte povolenou synchronizaci, přidělené úkoly se automaticky objeví mezi vašimi

úkoly v Outlooku. Stačí, když ve webovém rozhraní při náhledu na seznam úkolů klepnete na tlačítko Akce a vyberete Připojit ke klientovi. Stejným způsobem lze do Outlooku přidat i kalendář sdílený v rámci SharePoint. Obdobně lze do Outlooku přidat i sdílené dokumenty, které se budou samy synchronizovat. Jednotlivé dokumenty se pak automaticky stahují a zobrazují formou náhledů přímo

Kalendář můžete ovládat plně interaktivně i přes webové rozhraní v Outlooku. Otevřít libovolný dokument ve výchozí aplikaci (například tabulku vytvořenou v Excelu) můžete pouhým poklepáním na něj v seznamu. Máte-li práva administrátora, můžete vytvářet vlastní weby služby SharePoint

a umožnit přístup k těmto webům vybraným uživatelům. Uživatel může mít práva pouze k prohlížení, prohlížení a přispívání nebo úplnému řízení. Velmi snadno je tedy možné hlídat práva přístupu k určitým dokumentům. Dokonce je možné nastavit specifický typ práv, kdy konkrétní uživatel kupříkladu může přidat oznámení, ale nemůže přidávat dokumenty. Pro konkrétní skupiny spolupracovníků je tedy možné velmi detailně nastavit možnosti práce ve společném prostoru služby SharePoint.

Webové konference Live Meeting Součástí aplikací BPOS je rovněž služba Microsoft Office Live Meeting navržená pro pořádání konferencí na dálku. Díky tomu můžete s účastníky konference sdílet v reálném čase téměř vše: virtuální tabule, na které mohou účastníci psát, textové dokumenty, hlasovací ankety pro společná rozhodování, diskuzi ve formě otázek a odpovědí, dokonce můžete v reálném čase sdílet libovolný výřez vaší pracovní plochy nebo celé aplikace! Webovou konferenci (meeting) můžete sami založit nebo se k probíhající konferenci připojit. V obou případech je nejvýhodnější nainstalovat aplikaci Microsoft Office Live Meeting, která je dostupná ke stažení po přihlášení ke služPlánování webové konference služby Live Meeting Správa kontaktů přes webové rozhraní Office Outlook Web Access

Automatická konfigurace Aplikace pro přihlášení ke službám BPOS (anglicky nazvaná Microsoft Online Services Sign In) vám ulehčí přihlašování k webovému rozhraní aplikací Web Outlook Access, SharePoint Online a Office Live Meeting. Dokáže také velmi snadno nastavit přístup k těmto službám přes programy Microsoft Office 2007 a 2010. Aplikace pro přihlášení automaticky rozpozná, zda je v systému nainstalovaný Outlook 2007 nebo 2010, a rovnou nabídne možnost auto-

Extra E xtraa PC

9 9/2010 /2 2010

maticky nastavit účet pro elektronickou poštu, kalendáře a kontakty. Nemusíte se tedy vůbec starat o konfiguraci poštovního účtu, postačí vám uživatelské jméno a heslo. Velmi jednoduše je možné využívat služby Exchange Online i v prostředí Mac OS X, automatickou konfiguraci zvládne snadno i aplikace Mail, která je součástí tohoto operačního systému, případně nově připravovaná verze kancelářského balíku Microsoft Office 2011 pro Mac OS.

17 17

SPECIÁL MICROSOFT

BUSINESS PRODUCTIVITY ONLINE SUITE

Přidávání nových uživatelů a přiřazení dostupných služeb

Nastavení služeb BPOS pro jednotlivé uživatele můžete snadno nastavit online pod účtem administrátora bám BPOS. Budete-li se chtít zúčastnit webové konference, přijde vám e-mailem pozvánka, ve které bude přímý odkaz pro přihlášení. Současně zde bude uveden kód ID, pomocí něhož se můžete přihlásit ručně přes aplikaci Microsoft Office Live Meeting nainstalovanou v počítači. Uspořádat webovou konferenci a pozvat na ni další účastníky je velmi jednoduché. Buď můžete použít Aplikaci pro přihlášení, nebo se přihlásit přes webové rozhraní na adrese home.emea. microsoftonline.com. Po přihlášení ke službám BPOS klepněte na odkaz Spusťte aplikaci Microsoft Office Live Meeting. Prozatím je ovládání této služby k dispozici v angličtině a dalších jazycích, čeština ale v době psaní článku ještě chyběla. Pro naplánování nové konference klepněte na odkaz Schedule Meeting. Nyní můžete pomocí jednoduchého formuláře zadat alespoň základní údaje o konferenci. Povinné údaje jsou označeny červenou hvězdičkou a zahrnují Subject (předmět, nebo téma porady), začátek a konec, Time

Zone (časové pásmo) a Occurrence (zda se bude událost opakovat pravidelně). Důležitá jsou také políčka Attendees (účastníci) a Presenters (prezentující účastníci). Ponecháte-li zatrženou volbu Enable computer audio conferencing, bude v rámci webové konference možnost využívat přenos zvuku přes mikrofon. Klepnutím na tlačítko Send invitations pošlete na e-maily účastníků poznámky. Uživatelé využívající Outlook nebo chytrý telefon s přístupem k účtu přes Exchange Server rovněž obdrží upozornění a novou událost v kalendáři. Například na iPhonu se příjemci objeví na displeji zpráva s pozvánkou a ostatními údaji. Přijetím pozvánky se pak událost automaticky přidá do kalendáře (včetně upozornění před začátkem události), který je rovněž synchronizován se serverem Exchange Online. Účastníci obdrží e-mail s pozvánkou, kde najdou kromě všech zadaných údajů také odkaz Join the meeting pro vstup do webové konference. Po

V administraci služeb BPOS můžete rychle vytvořit nového uživatele, potřebujete mít pouze předplacen dostatečný počet licencí

Všechny doplňky můžete stáhnout po přihlášení online klepnutí na tento odkaz se automaticky spustí webové rozhraní nebo nainstalovaná aplikace Microsoft Office Live Meeting. Není potřeba zadávat žádné přístupové údaje, přihlášení proběhne automaticky. Účastníci, kteří byli označení pouze jako Attendees, mohou konferenci sledovat, ale nemohou sami využívat nástroje pro prezentaci. Ty jsou vyhrazeny pro účastníky označené Presenters. Možností pro komunikaci je celá řada. Úplně všichni mají možnost běžné textové komunikace v reálném čase s konkrétním dalším účastníkem konference. Uživatelé se sluchátky a mikrofonem mohou využívat hlasovou komunikaci, ta ovšem funguje pouze s nainstalovanou aplikací Microsoft Office Live Meeting. Díky webkameře je možné dokonce pořádat videokonferenci tak, aby se jednotliví účastníci navzájem viděli. Obdobně jako třeba při použití populárního Skypu. Prezentující mají k dispozici hned několik nástrojů pro sdílení myšlenek, nápadů a informací, všechny najdete pod nabídkou Content – Share (obsah – sdílet). Jako první je zde možnost nahrát dokument, který mohou ostatní sledovat, například dokument vytvořený ve Wordu. Další z možností je Whiteboard (tabule), na kterou je možné psát a malovat. Ostatní účastníci vidí obsah tabule i jeho změny

v reálním čase. Dokonce je zde i možnost využít virtuální ukazovátko, které má stejnou funkci jako světelné ukazovátko s červeným paprskem. Tabulí může prezentující využít více. Pro text je ovšem vhodnější využít Text Page, kam můžete napsat nebo zkopírovat libovolný text. Obdobně můžete sdílet konkrétní webovou stránku, jejíž obsah se automaticky zobrazí všem účastníkům konference. Užitečnou pomůckou může být i screenshot, který se ihned všem zobrazí. Mezi velmi pokročilé a mocné funkce patří sdílení konkrétní aplikace nebo rovnou celé pracovní plochy Windows. Z nabídky Share a program můžete jednoduše zvolit kteroukoli ze spuštěných aplikací. Všichni uživatelé pak mohou v reálném čase sledovat to, co se děje na vašem počítači v rámci zvolené aplikace. Velmi snadno tak můžete sdílet například prezentaci v PowerPointu, kterou sami řídíte a přidáváte komentář přes mikrofon. Obdobně můžete sdílet i celou pracovní plochu nebo její vybranou část, kterou budete používat pro prezentování. Celou webovou konferenci s veškerým obsahem si můžete nahrát a kdykoli později přehrát. Pro záznam jedné hodiny je třeba 640 MB volného místa na disku, po automatické optimalizaci pro uložení pak jen 160 MB pro jednu hodinu záznamu.

Office Communications Online Aplikace Microsoft Office Communicator má za úkol zefektivnit a zjednodušit komunikaci v rámci společnosti, zejména v kancelářském prostředí. Svými funkcemi se velmi podobá oblíbeným aplikacím Skype, ICQ a Windows Live Messenger. Byla ovšem navržena jako profesionální řešení přímo do kanceláří pro firemní využití. Umožňuje zasílání rychlých zpráv tradiční textovou komunikací v reálném čase mezi jednotlivými uživateli. Textová komunikace může probíhat nejen mezi dvěma uživateli, ale i více osobami. Nabízí také audiovizuální

18 18

komunikaci, tedy přenos zvuku a videa pomocí mikrofonu a webové kamery. Mezi největší výhody pro firemní použití patří zabezpečená komunikace napříč společností a spolupráce s ostatními aplikacemi a službami. Velkou výhodou je funkce synchronizace adresáře kontaktů a informace o volném čase, které mohou být čerpány přímo z kalendářů aplikace Microsoft Office Outlook. Pokud má uživatel naplánovanou poradu nebo obchodní jednání nebude v aplikaci Office Communicator dostupný. V rámci seznamu kontaktů je možné

přiřadit konkrétní osobě (nebo skupině) přístup k informacím o vaší dostupnosti a kontaktech na vás. Osobní: Tyto kontakty uvidí všechny vaše kontaktní informace. Tým: Tyto kontakty uvidí vaše informace o zaměstnání, mobilu a časovém plánu a budou s vámi moci komunikovat, když bude váš stav nastaven na Zaneprázdněn.

Společnost: Tyto kontakty uvidí vaše telefonní číslo do zaměstnání, e-mailovou adresu a omezené množství informací z časového plánu. Veřejné: Tyto kontakty uvidí vaše jméno, titul, emailovou adresu a omezené množství informací o stavu. Blokované: Tyto kontakty uvidí vaše jméno a omezené kontaktní informace, ale stav vaší dostupnosti bude zobrazen jako Offline.

Extraa PC PC

9/2010 9//201 10