Wijzigingen in het servicekostenbeleid DUWO 26 januari 2012
1. Introductie Het servicekostenbeleid van DUWO is in de loop van de tijd gevormd waarbij soms verschillen in de vorm van het aangeboden dienstverleningspakket per vestiging en complex zijn ontstaan. Het beleid van DUWO is stapsgewijs tot stand gekomen en overeengekomen met de huurders en/of hun vertegenwoordigers. Tevens is er bij de Huurcommissie sprake van vernieuwing en soms aanscherping van het beleid geweest. DUWO heeft het rapport Servicekostenbeleid Huurcommissie (september 2010) naast het eigen servicekostenbeleid gelegd en bekeken waar het beleid van DUWO afwijkt. Vervolgens heeft DUWO als uitgangspunt genomen dat het beleid van de Huurcommissie toegepast wordt. Dit leidt op onderdelen tot wijzigingen in het servicekostenpakket op complexniveau maar ook een enkele keer tot wijzigingen in het servicekostenbeleid. Incidenteel heeft DUWO met huurders of hun vertegenwoordigers een afspraak gemaakt die afwijkt van het beleid van de Huurcommissie. Deze afspraak blijft beargumenteerd gehandhaafd en ligt dus niet ter instemming voor. Op basis van wet- en regelgeving hebben de huurders of hun vertegenwoordigers op verschillende niveaus instemrecht als het om beleidswijzigingen van de geleverde dienstverlening gaat. In een afzonderlijk memo 1 is de werkwijze rond het instemrecht bij wijzigingen in het pakket van geleverde diensten beschreven. Wijzigingen in prijs van de geleverde diensten die reeds zijn overeengekomen met huurders of hun vertegenwoordigers vallen hier niet onder. In dit rapport komen de servicekostencomponenten aan bod die nieuw zijn of inhoudelijk aangepast worden en waar dus instemming van huurders of de huurdervertegenwoordigers nodig is. Tevens wordt aangegeven op welk niveau het instemrecht van kracht is. Voor de volledigheid worden in paragraaf 4 de servicekostencomponenten beschreven waar geen wijzigingen in de samenstelling worden voorgesteld en dat ter kennisname aan de Koepel van huurdersorganisaties wordt gestuurd.
2. Doorberekenen van de servicekosten De kosten die uit de servicekostenbegroting voortvloeien worden omgeslagen over alle huurders van het complex waartoe het gehuurde behoort. Waar mogelijk worden de werkelijk gemaakte kosten van de levering van diensten aan de huurder doorberekend. Iedere huurder betaalt dan exact wat hij heeft gebruikt, dan wel wat hem aan diensten is geleverd. Daar waar dat niet mogelijk is en een aantal bewoners voorzieningen delen, worden de kosten verdeeld op basis van het aantal woonruimten. Bij de verrekening van de kosten voor gas en elektra in het geval er geen individuele bemetering is, maakt DUWO gebruik van de methode servicekosteneenheden (SKE, zie bijlage 1). DUWO verstrekt de huurder binnen zes maanden na het einde van het boekjaar een naar de soort uitgesplitst overzicht van de in rekening gebrachte servicekosten. Verschillen tussen de werkelijk gemaakte kosten en de door huurder betaalde voorschotten worden afgerekend binnen een maand na het verstrekken van het overzicht. Als de huurder teveel betaald heeft, krijgt hij dat altijd retour. Als de huurder te weinig betaald heeft, wordt dat alsnog in rekening gebracht, maar alleen als het meer is dan € 5. Een verhuurder kan eenzijdig op grond van een daartoe strekkend beding na het verstrekken van de afrekening het voorschot verhogen. Een dergelijk beding moet opgenomen zijn in de overeenkomst. Bij DUWO is dat beding opgenomen in de huurvoorwaarden artikel 6.3 (zie bijlage 2).
3. Voorstel voor wijzigingen in de servicekostencomponenten Aan de hand van het rapport Servicekostenbeleid Huurcommissie (september 2010) heeft DUWO beoordeeld waar het eigen servicekostenbeleid afwijkt. Om dit aan te passen worden wijzigingen voorgesteld die in het onderstaande worden beschreven. Met een wijziging in de samenstelling van het pakket aan servicekosten moet een huurder of de
1
Memo 54936-12, Instemrecht servicekosten, 26 januari 2012
1
huurdervertegenwoordiging op het relevante niveau instemmen. Bij elke wijziging is aangegeven op welk niveau het instemrecht van kracht is. 3.1 Servicekostencomponent vergoeding voor gebruik van meubels en stoffering Jaarlijks mag 20% van aanschafwaarde van meubels en stoffering als annuïteit in de servicekosten opgevoerd worden. Bij duurzame goederen wordt 10 jaar als afschrijftermijn gebruikt. De Huurcommissie accepteert bij marmoleum een termijn van 10 of 15 jaar, afhankelijk van intensiteit van gebruik. De overeengekomen afschrijftermijn is dus 5, 10 of 15 jaar. DUWO beoordeelt of de voorziening nog gebruikt kan worden na deze termijn en bepaalt de gebruiksvergoeding ervoor, anders wordt de voorziening vervangen en wordt een nieuwe annuïteit vastgesteld. Als er sprake is van gebruiksvergoeding is het noodzakelijk om in het overleg met bewoners(commissie) te melden wanneer de voorziening vervangen wordt. DUWO heeft geen vaststaande termijn hiervoor, maar in het algemeen wordt bekeken wat de kwaliteit en daarmee resterende levensduur is. De Huurcommissie veronderstelt dat dit niet langer is dan 1 of 2 jaar. DUWO gaat echter uit van de reële levensduur na afloop van de annuïteit omdat dit lagere kosten oplevert voor de huurders. Bovenstaande is bestaand beleid en wordt dus verder niet ter instemming voorgelegd. Een nieuw element vormt de brandblusser. Momenteel is de voorziening van een brandblusser niet opgenomen in de servicekosten. DUWO zal de kosten voor aanschaf, onderhoud en controle voor 50% in rekening te brengen bij huurder. Dit is conform het beleid van de Huurcommissie. DUWO bespreekt het opvoeren van 50% van de kosten voor aanschaf, onderhoud en controle van brandblusser(s) met de complexcommissie van de betreffende complexen waar dan ook het instemrecht ligt. 3.2 Servicekostencomponent huismeester In het besluit Servicekosten is de inzet van de huismeester als volgt omschreven: ingezet in kader van toezicht, veiligheid en personele ondersteuning bij bewoning. De werkzaamheden bestaan veelal uit: Schoonmaakwerkzaamheden; Onderhouds- en reparatiewerkzaamheden; Onderhouden van bewonerscontacten tbv verhuurder; Voorlichting en dienstverlening aan bewoners; Toezicht en controle. Momenteel wordt de servicekostencomponent huismeester bij veel huurders in Amsterdam en af en toe bij die van recente nieuwbouwcomplexen in Delft en Den Haag/Leiden in rekening gebracht. DUWO is voornemens in het geval werkzaamheden in dienst van een huurder worden uitgevoerd in alle complexen dit via de servicekosten toe te rekenen aan de huurders. Per complex is er een variatie in de diensten die voor huurders worden uitgevoerd. Dit betekent dat uitgaande van randvoorwaarden die de Huurcommissie voorschrijft de inzet en dus de servicekosten per complex kunnen variëren. De leidraad is om huismeesterkosten op te voeren in complexen die: a. Meer dan 250 vhe’s hebben of b. Complexen met overwegend onzelfstandige groepen van 10 of meer vhe’s of c. Complexen waar extra toezicht noodzakelijk is in het kader van het beheer (bv. door locatie, problemen met huurders op complexniveau). Alle vestigingen voeren in het geval van nieuwbouw bij aanvang van de exploitatie de kosten op die onder de noemer van de servicekostencomponent huismeester vallen. Bij complexen die al verhuurd worden, moet eerst met complexcommissie overlegd worden (en instemmen door complexcommissie) om deze component op te voeren. De genoemde taken van een huismeester worden uitgevoerd door verschillende functionarissen die bij DUWO in dienst zijn. Taken van een huismeester die een ambulante huismeester, een sociaal beheerder, technisch beheerder en een technisch-sociaal beheerder uitvoert, kunnen per functieprofiel met een maximum percentage worden toegerekend aan de servicekosten. Het gaat om de volgende percentages:
2
Van de medewerkers die als ambulante huismeester in dienst zijn wordt 70% van de salariskosten via de servicekostencomponent huismeester doorberekend aan de huurders van het complex cq. de complexen waar zij werkzaam zijn. Van de medewerkers die als technisch beheerder in dienst zijn wordt maximaal 70% van de salariskosten via de servicekostencomponent huismeester doorberekend aan de huurders van het complex cq. de complexen waar zij werkzaam zijn. Bij technisch beheerders die structureel en aantoonbaar een kleiner deel van hun tijd besteden aan huismeestertaken wordt een lager percentage van de salariskosten doorberekend. Van de medewerkers die als sociaal beheerder in dienst zijn, wordt maximaal 50% van de salariskosten via de servicekostencomponent huismeester doorberekend aan de huurders van het complex cq. de complexen waar zij werkzaam zijn. Bij sociaal beheerders die structureel en aantoonbaar een kleiner deel van hun tijd besteden aan huismeestertaken wordt een lager percentage van de salariskosten doorberekend. Van de medewerkers die als technisch-sociaal beheerder in dienst zijn, wordt maximaal 70% van de kosten doorberekend. Bij technisch-sociaal beheerders die structureel en aantoonbaar een kleiner deel van hun tijd besteden aan huismeestertaken wordt een lager percentage van de salariskosten doorberekend.
Jaarlijks wordt in januari per medewerker vastgesteld, ten behoeve van de servicekostenbegroting, welk percentage van de salariskosten zal worden doorberekend en aan welke complexen. Jaarlijks wordt in januari per medewerker vastgesteld, ten behoeve van de servicekostenafrekening van het voorafgaande jaar, welk percentage van de salariskosten wordt afgerekend met de bewoners van de betreffende complexen. Dit wordt besproken met de complexcommissie. Het beleid om de taken van een huismeester door te rekenen zal dus per complex variëren en de onderbouwing van deze percentages wordt per complex met de complexcommissie besproken. Het instemrecht ligt derhalve bij de complexcommissie van het complex. 3.3 Servicekostencomponent elektronische apparatuur Dit betreft de kosten voor alarmering, videobewaking, datanetwerk e.d. De kosten hiervoor zijn 20% van de waarde plus werkelijke onderhoudskosten. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex. DUWO kent deze servicekostencomponent momenteel niet. DUWO zal de kosten voor bv. internetverbinding, videobewaking, bellentableau, salto-systeem wel in de servicekosten opnemen. Het instemrecht hiervoor ligt bij de complexcommissie van het complex. 3.4 Serviceabonnement Het betreft de kosten voor de kleine herstellingen in woonruimte en in gemeenschappelijke ruimten bij onzelfstandige eenheden. De kosten hiervoor zijn in het service-abonnement opgenomen. DUWO biedt twee soorten serviceabonnement aan; voor zelfstandige en voor onzelfstandige woningen. De eerste kost € 4,95 en is in principe opzegbaar (conform KWH-eisen). De tweede kost € 2,95 en is niet opzegbaar. DUWO wil het serviceabonnement uitbreiden met: het vervangen van lampen; bestrijden ongedierte. De post ‘vervangen van lampen’ valt momenteel onder de servicekostencomponent schoonmaak gemeenschappelijke ruimten. DUWO wil de post ‘lampen vervangen’ onderbrengen bij het service-abonnement. Redenatie daarbij is dat het lampen vervangen een element is van het Besluit kleine herstellingen. Dit is dus huurderonderhoud. DUWO neemt dat op zich en de huurder koopt dat af via het serviceabonnement. Het bestrijden van ongedierte (exclusief kakkerlakken en faraomieren) is formeel een verantwoordelijkheid voor de huurder, maar de ervaring leert dat er te weinig maatregelen genomen worden door huurders. Via het serviceabonnement wordt deze verplichting afgekocht en verder kosteloos uitgevoerd. De uitbreiding van het service-abonnement leidt bij de invoering niet tot een kostenverhoging en dus blijven de tarieven voor het service-abonnement gelijk. De huurders krijgen meer diensten tegen hetzelfde tarief. Jaarlijks zal een overzicht gemaakt worden van de kosten die op het service-abonnement zijn geboekt en de inkomsten die daar tegenover staan.
3
Dit betreft een generieke uitbreiding en dus een wijziging in de levering van diensten die alle huurders aangaan. Het instemrecht hiervoor ligt bij de Koepel van huurdersorganisaties.
4. De ongewijzigde servicekostencomponenten Voor de volledigheid staan in het onderstaande overzicht de servicekostencomponenten die inhoudelijk geen verandering ondergaan en waarover in een eerder stadium overeenstemming met de huurders of de huurvertegenwoordiging is bereikt. Het wordt derhalve niet ter instemming voorgelegd maar is ter informatie. 1. servicekostencomponent warmtevoorziening De bemetering is een essentieel onderdeel bij deze component: 1. Individuele bemetering: afrekening op basis van de meterstanden; 2. Collectieve warmtelevering met tussenmeter, verdeling van kosten op basis van SKE; 3. Geen tussenmeter: verdeling tussen levering warmte in woning en in gemeenschappelijk ruimte en vervolgens verdeling op basis van SKE. DUWO hanteert hierbij als de verdeelsleutel de SKE (zie bijlage 1). Deze is niet conform de methodiek die de Huurcommissie adviseert. Het is echter mogelijk een eigen methodiek te hanteren en de Huurcommissie stelt daaraan eisen waaraan de verdeelsleutel die DUWO hanteert, voldoet. De verdeelsleutel op basis van de SKE staat in de huurvoorwaarden en DUWO en de huurder zijn overeengekomen dat deze gehanteerd wordt. 2. servicekostencomponent nutsvoorzieningen gemeenschappelijke voorzieningen Het uitgangspunt is dat er bemetering voor het verbruik van elektra in de gemeenschappelijke voorzieningen is. Het verbruik hiervan wordt naar rato van het aantal woonruimten in rekening gebracht bij de huurders. Als er geen bemetering is, wordt bij het opstellen van de begroting gebruik gemaakt van ervaringscijfers. 3. servicekostencomponent nutsvoorzieningen individuele voorzieningen Ook hier geldt het uitgangspunt dat een individuele bemetering gewenst is. Dit is inmiddels opgenomen in het PvE voor nieuwbouw en de laatste jaren ook gerealiseerd. Als er geen individuele bemetering is, wordt de bestaande verdeling op basis van SKE gebruikt. Praktijk laat zien dat ook daarop (lichte) afwijkingen zijn omdat dit in het verleden zo is overeengekomen (bv. door Intermezzo of een eigenaar waarvan DUWO de woning in beheer neemt). Als huurders dit willen veranderen dan is de SKE-methodiek het enige alternatief. 4. servicekostencomponent afvoer vuilnis Dit betreft de kosten op basis van contracten met schoonmaakbedrijven of gemeenten. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex. 5. servicekostencomponent signaallevering Het betreft de kosten voor doorlevering van signaal voor radio, televisie, internet, telefoon in lift e.d.. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex. Het internet- en tv-signaal is in het algemeen een vaste prijs per aansluiting. 6. servicekostencomponent verzekering Collectieve glasverzekering en inboedelverzekering ivm inboedel zijn mogelijk. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex. 7. servicekostencomponent tuinonderhoud De kosten voor het onderhoud van tuinen op eigen grond kan doorberekend worden in de servicekosten. Het gaat daarbij om de groenstroken en tuinen waarvoor een exclusief gebruiksrecht van de huurders is gewaarborgd. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex.
4
8. servicekostencomponent ramenbewassing Dit betreft de kosten op basis van contracten met schoonmaakbedrijven. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex. Bij deze component moet rekening gehouden worden met de bereikbaarheidsmaatstaf. Indien niet bereikbaar, zijn kosten voor rekening van DUWO. Als ze wel bereikbaar zijn, zijn ze voor rekening van de huurder. In het geval er een wasinstallatie aangelegd is, is het beleid van de Huurcommissie dat de kosten voor glasbewassing bij de huurder in rekening gebracht mogen worden met uitzondering van de huur van een hoogwerker. Als er grote verschillen in raamoppervlak per woonruimte zijn, wordt een differentiatie op basis van een voor dat complex vast te stellen staffel gemaakt en dus worden de raambewassingskosten gedifferentieerd. Dit wordt toegepast na instemming van de complexcommissie. 9. servicekostencomponent schoonmaak gemeenschappelijke ruimten Dit betreft de kosten op basis van contracten met schoonmaakbedrijven. Verdeling naar rato van het aantal woonruimten in het complex. Elementen zijn de reguliere schoonmaak, de extra schoonmaak die niet te verhalen is op vervuilers, het periodieke onderhoud aan de vloerbedekking en het buiten zetten van containers. De post ‘vervangen van lampen’ wordt momenteel nog onder deze servicekostencomponent opgenomen. DUWO wil de post ‘lampen vervangen’ onderbrengen bij het service-abonnement (zie 3.4). 10. fondsvorming tbv ontstoppen leidingen en riolering, vervangen van lampen, glasbreuk, reinigen ventilatiekanalen/ schoorsteenvegen, schoonhouden goten DUWO kent deze in het algemeen niet als afzonderlijke post, want dit vormt een onderdeel van het serviceabonnement. In enkel geval bestaat deze post wel, maar deze wordt overgeheveld naar het service-abonnement. 11. servicekostencomponent (huurders)parkeerplaatsen DUWO verhuurt een parkeervoorziening niet als onroerende aanhorigheid van de gehuurde woonruimte. Dit is een afzonderlijk object waarvoor altijd een aparte verhuurovereenkomst gemaakt wordt. De Uitvoeringswet Huurprijzen Woonruimte is niet van toepassing en het is geen onderwerp waarover de Huurcommissie een uitspraak doet. Relevant is te vermelden dat de kosten voor elektra, onderhoud e.d. in de huur voor de parkeerplaats worden opgenomen en dus afgezonderd worden van de kosten die elders in het betreffende complex worden gemaakt en in rekening worden gebracht via de servicekosten. 12. leegstandskosten Bij de afrekening van servicekosten worden de leegstaande woningen betrokken. De kosten kunnen echter niet geïnd worden door leegstand terwijl de kosten wel zijn gemaakt door de aanwezige huurders. De Huurcommissie vindt het acceptabel dat daarvoor 2% van de servicekosten in rekening worden gebracht. DUWO moet de leegstand wel kunnen aantonen en de mogelijkheid van teruggave bestaat als de leegstand minder is. 13. belastingen en heffingen De Huurcommissie beschouwt overheidsheffingen als kosten die buiten de werkingssfeer van de Uitvoeringswet Huurprijzen Woonruimte vallen. De doorberekening van deze kosten blijft dus buiten de huur maar kan wel maandelijks in rekening worden gebracht. Per 1 januari 2012 wordt DUWO aangeslagen voor afvalstoffenheffing onzelfstandige eenheden en worden deze kosten via DUWO geïnd en doorberekend. 14. lidmaatschap huurdersorganisatie Het beleid is dat dit één bedrag is (€ 0,45 per maand). De ALV van Vulcanus heeft besloten dat per 1 juli 2011 € 0,50 per maand wordt gevraagd. DUWO int dit bedrag en sluist dat vervolgens door aan de betreffende huurdersorganisatie. 15. administratiekosten DUWO kan 5% van de servicekosten als administratiekosten in rekening brengen. Een uitzondering geldt voor de warmtelevering (2% of 1%). Het gaat om minimaal € 7,50. De Huurcommissie staat toe dat administratiekosten van
5
5% in rekening gebracht worden bij de kosten voor water en elektra, dat is bij DUWO momenteel 2%. DUWO zal bij deze posten 5% administratiekosten vragen. Dat zal met ingang van 1 juli 2012 gedaan worden.
6
Bijlage 1 Servicekosteneenheden De totale kosten per complex worden over alle woningen van het complex verdeeld in niveaus, oplopend van 1 tot 2 keer een servicekosteneenheid (ske). De bepaling van het ske-niveau van het gehuurde is afhankelijk van het vloeroppervlak van het privégedeelte van het gehuurde plus een evenredig deel van de voor gemeenschappelijk gebruik bestemde woonkamer en/of keuken. Een uitzondering hierop vormen de 5-kamerwoningen. Aan de huurder(s) daarvan wordt 3 keer ske in rekening gebracht. Verhuurder hanteert onderstaande tabel voor de doorberekening van collectief gebruik van gas en elektriciteit. Ske m2 1.0 bij <20 m2 1.2 bij 20-28 m2 1.4 bij 28-40 m2 1.6 bij 40-56 m2 1.8 bij 56-76 m2 2.0 bij >76 m2 3.0 bij een 5-kamerwoning De verdeling van de kosten op basis van ske’s geldt niet voor complexen waar met de complexcommissie afwijkende afspraken zijn gemaakt over de verdeling van de servicekosten.
7
Bijlage 2 Huurvoorwaarden Wat staat er bij DUWO in de huurvoorwaarden over de servicekosten?: Huurprijs en servicekosten 6.1 De hoogte van de huurprijs en het voorschot op de servicekosten kunnen worden gewijzigd volgens de bij of krachtens de wet gestelde regels. Als wettelijke regels ontbreken, mag de verhuurder de huurprijs eenmaal per jaar wijzigen met ten minste het inflatiepercentage. 6.2 Verhuurder stelt jaarlijks de servicekostenbegroting vast na overleg met de bewonersvertegenwoordiging van het betreffende complex. 6.3 Als verhuurder a. één of meer van de tot het overeengekomen pakket behorende leveringen of diensten wil wijzigen, dan wel b. het overeengekomen pakket wil uitbreiden of inkrimpen, dan wel c. de berekeningswijze en/of de hoogte van het voorschot bedrag wil wijzigen, verklaart huurder zich daarmee bij voorbaat akkoord, op voorwaarde dat: • het belang van verhuurder bij de wijziging, uitbreiding of inkrimping zodanig is dat huurder in redelijkheid, de belangen van beide partijen in aanmerking genomen, zijn toestemming daaraan niet kan onthouden, en • verhuurder tijdig huurder(s) over de wijziging, uitbreiding of inkrimping heeft geïnformeerd. 6.4 Als de bewonersvertegenwoordiging of huurder één of meer van de tot het overeengekomen pakket behorende leveringen en/of diensten wil wijzigen, dan wel het overeengekomen pakket leveringen en/of diensten wil wijzigen, uitbreiden of inkrimpen, dan wel de berekeningswijze voor de vergoedingen van één of meer van de leveringen en diensten wil wijzigen, verklaart verhuurder zich daarmee bij voorbaat akkoord als: a. het belang van huurder bij de wijziging of uitbreiding of inkrimping zodanig is dat verhuurder in redelijkheid, de belangen van beide partijen in aanmerking genomen, haar toestemming daaraan niet kan onthouden, en b. de daarvoor in aanmerking komende bewonersvertegenwoordiging met verhuurder over de wijziging overleg heeft gevoerd conform de hiervoor gestelde voorschriften in het bewonersparticipatie-reglement, en c. tenminste 70 % van de huurders binnen het complex of betreffende gedeelte daar van met de voorgestelde wijziging, uitbreiding of inkrimping dan wel de wijziging van de berekeningswijze en/of de hoogte van het voorschotbedrag heeft ingestemd. Huurder verklaart zich bovendien bij voorbaat akkoord met een eventueel daaruit voortvloeiende wijziging van de servicekosten en van het maandelijkse voorschotbedrag daarop, voorzover die verhoging redelijk en in overeenstemming is met de daarvoor geldende regels. De verhoging van het voorschotbedrag gaat in op de eerste dag van de tweede maand volgend op die waarin de veranderingen zijn aangebracht. 6.5 De hoogte van de voor bijkomende leveringen en diensten verschuldigde voorschot bedragen kan door verhuurder op grond van redelijke berekening worden gewijzigd met ingang van de tweede maand, volgend op de maand waarin: a. een tussen huurder en verhuurder overeengekomen wijziging in het pakket van leveringen en diensten heeft plaatsgevonden, dan wel b. het laatste overzicht als bedoeld in het zesde lid van dit artikel aan huurder is verstrekt.
8
