Wij bedienen werkgevers klantgericht, waardoor wij meer werkzoekenden aan een baan helpen.
IMPLEMENTATIEPLAN 28 januari 2015
Dit implementatieplan geeft richting aan de projectperiode 2015 waarin het Werkgevers Servicepunt West- Brabant van de tekentafel naar uitvoering verhuist.
Inhoud 1.
Inleiding Proces van besluitvorming ............................................................................................... 3
2.
Besluitvorming rpA .......................................................................................................................... 3
3.
Implementatie ................................................................................................................................. 3
4.
Randvoorwaarden ........................................................................................................................... 4 4.1.
Eén aanspreekpunt, telefoonnummer en website ................................................................. 4
4.2 Toegang tot WBS ........................................................................................................................... 4 4.3 CRM systeem en training............................................................................................................... 5 4.4 Deskundigheidsbevordering, kennis van elkaars werkwijze en producten .................................. 5 4.5 Menukaart ..................................................................................................................................... 6 4.6 Marktbewerkingplan ..................................................................................................................... 7 4.7 Communicatie; flyers, visitekaartjes etc. ...................................................................................... 8 4.8 Vertrouwen ................................................................................................................................... 9 5. Ambities ............................................................................................................................................. 9 5.1
CRM systeem ........................................................................................................................... 9
5.2
Baanafspraken ....................................................................................................................... 10
Regionaal Convenant..................................................................................................................... 10 6. Multi Disciplinaire Teams .................................................................................................................. 12 7. Overlegstructuren ............................................................................................................................ 12 7.1 Bouwploeg ................................................................................................................................... 12 7.2 Stuurders ..................................................................................................................................... 13 7.3 MDT’s........................................................................................................................................... 13 8. Samenwerking met Werkcentrum Bergen op Zoom ........................................................................ 13 9. Organogram...................................................................................................................................... 14 10. Tijdspad ........................................................................................................................................... 14 11. Tot slot ............................................................................................................................................. 18
2
1. Inleiding Proces van besluitvorming In 2013 heeft er een verkenning plaats gevonden over hoe de partners in de regio West- Brabant zouden kunnen samenwerken in een gezamenlijke werkgeversdienstverlening. Eind 2013 heeft het rpA een keuze gemaakt voor scenario 2 waarin er een regionale Werkgevers Servicepunt West Brabant wordt uitgewerkt aan de hand van subregio’s (Werklink gemeenten, hart van WestBrabant, ISD Brabantse wal en Breda) . In 2014 is hard gewerkt om scenario 2 verder uit te werken in 5 werkgroepen: visie/ missie, een aanspreekpunt, een crm systeem, marktbewerkingplan en een menukaart waardoor het raamwerk Werkgevers Servicepunt West- Brabant is ontstaan. Eind november 2014 heeft het rpA de in het plan regionaal gecoördineerde werkgeversdienstverlening voorgestelde werkwijze goedgekeurd. Nu is het tijd om de in dit plan omschreven werkwijze te operationaliseren. Hoe dit wordt vorm gegeven staat te lezen in dit plan. In het rpA is afgesproken om 2015 aan te merken als projectperiode waarin de gecoördineerde werkgeverdienstverlening zich zal moeten zetten en bewijzen. Als speerpunten voor 2015 zijn de volgende opgaven meegegeven: één CRM systeem, één telefoonnummer , een website en Baanafspraken voor de regio West- Brabant( 715 over 2015-2016).
2. Besluitvorming rpA Het rpA heeft 2015 aangemerkt als projectperiode. In de jaar ligt de nadruk op het vormen van één aanspreekpunt, het vormen en vullen van een crm systeem en het realiseren van voldoende baanopeningen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ( zoals afgesproken in het sociaal akkoord voor West-Brabant 715 in 2015-2016). Na de projectperiode van 2015 zullen nieuwe resultaatafspraken gemaakt worden. Dit betekent dat de Werkgevers Servicepunt West- Brabant zich in een groeimodel zal ontwikkelen. Waarbij eerst de randvoorwaarden en de baanopeningen zullen worden gerealiseerd. Partners kunnen na de projectperiode / evaluatie afspraken maken over een verder gaande samenwerking rondom de taakstellingen van de moederorganisaties ( SW, Gemeenten, UWV).
3. Implementatie Om tot een adequate implementatie te komen is het van belang de juiste randvoorwaarden te creëren zodat de uitvoeringsorganisatie wordt gefaciliteerd. Het is daarom van belang de ambities 2015 te onderscheiden van de randvoorwaarden. De randvoorwaarden zijn de eenduidige werkgeversdienstverlening ( crm systeem, 1 aanspreekpunt e.d) Deze worden verder besproken in hoofdstuk 4. De ambities voor 2015 zijn toegespitst op het realiseren van baanafspraken . Dit wordt verder toegelicht in hoofdstuk 5. De randvoorwaarden blijven grotendeels hetzelfde , de ambities veranderen per jaar De uitvoering gebeurt in vier Multi Disciplinaire Teams (MDT) en bestaan uit medewerkers van UWV, Gemeenten en SW bedrijven van elke subregio. Deze samenwerking is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle implementatie. Men moet kennis hebben van elkaars expertises en werkwijzen zodat men als “huisarts” kan fungeren bij een werkgever. Een “huisarts” die indien nodig kan doorverwijzen naar de “specialist”( leren en werken, wajong, sw, wbb etc). 3
4. Randvoorwaarden In het eerste half jaar 2015 werken we aan het realiseren van de randvoorwaarden. We creëren:
4.1. Eén aanspreekpunt, telefoonnummer en website Telefoon: De gemeente Oosterhout faciliteert het telefoonnummer van het werkgeversservicepunt West- Brabant . Wie gaat de telefoon beantwoorden, wat wordt het nummer, hoe verloopt te doorverwijzing etc. zodat er een werkproces kan worden opgesteld. Website: De projectleider zal contact opnemen met de bouwer van de website om gezamenlijk het script door te nemen. Deze zal eind eerste kwartaal gereed zijn. Wat Afspraak Telefoonnummer faciliteren Faciliteren telefoonnummer Opstellen werkproces voor MDT’s Opstellen belscript Opstellen lijst met meest gestelde vragen Opnemen telefoonnummer in communicatieuitingen Website bouwen Website en telefoon in gebruik
Wie Gemeente Oosterhout / Adri Gabriëls- Jeannet van der Laan Gemeente Oosterhout
Wanneer 21-01-2015
Start
Jeannet
Februari / Maart
Doorlopend, evaluatie eind 2015 Half maart
n.t.b.
Februari / Maart
Half maart
n.t.b.
Maart
Eind maart
Jeannet
Maart
Jeannet
Januari 2014
Voor 21-02-2015
05 januari
Eind
Feb-maart April
4.2 Toegang tot WBS De toegang tot WBS ( UWV) is een voorwaarde om toegang te verkrijgen tot het CRM systeem. Daarom is het van belang dat de MDT’s zijn aangesloten op het WBS systeem. WerkLink is al aangesloten op WBS, per 01 januari zal hart van West- Brabant aangesloten worden op WBS. MDT Breda heeft gedeeltelijk toegang tot WBS, dit zal uitgebreid moeten worden. ISD Brabantse wal heeft nog geen toegang tot WBS. Wat Wie Inventarisatie van Jeannet wie nu toegang heeft tot WBS bij MDT’s op werknemersniveau
Wanneer januari
4
Start
Eind
Toegang WBS bespreken met UWV Ontsluiten toegang WBS
Stuurdersoverleg
Januari / februari
Wim Erkelens
n.t.b.
4.3 CRM systeem en training Begin januari zal er kennis worden gemaakt met het nieuwe CRM systeem zodat er input kan worden geleverd op de wensen van de regio West- Brabant. In de derde week van januari zal het CRM systeem voor West- Brabant beschikbaar zijn. Daarna start de training van de medewerkers. Deze training kan door de medewerkers op individuele wijze worden gevolgd middels e-training. Vragen n.a.v. de training en het volgen van dit proces kan verlopen via de MDT’s. Wat
Wie
Wanneer
Kennismaken en input lever CRM systeem
CRM systeem werkgroep plus stuurders MDT’s en projectleider UWV/ Eric van de Speck Jeannet/ Wim
januari
3e week januari 2015 1e kwartaal
januari 1e kwartaal
01 april
Medewerkers zelf
1e kwartaal
1e kwartaal
01 april
Toegang tot CRM systeem Regelen van de training Medewerkers /planning Training medewerkers Coördinatie en volgen trainingen ind. medewerkers Helpdesk inregelen
Start
Eind
Stuurders MDT’s
3e week januari
1e kwartaal
01 april
Wim Erkelens
3e week januari
1e kwartaal
01 april
4.4 Deskundigheidsbevordering, kennis van elkaars werkwijze en producten Om als huisarts te kunnen functioneren is het van belang dat je het speelveld van specialisten kent. Wie is waar goed in en beschikt over welke producten. Bovendien is het van belang dat je als huisarts de specialist kunt vertrouwen: wordt de klant werkgever daadwerkelijk goed geholpen als ik hem doorverwijs. Dit proces van vertrouwen en kennisdeling ligt primair bij de MDT’s. Zij zullen dit proces faciliteren. Om de MDT’s te ondersteunen is het van belang deskundigheidsbevorderende activiteiten op te nemen in het implementatieplan. Welke deskundigheid moet worden bevorderd is mede afhankelijk van de input vanuit de MDT’s. Voor nu zijn er echter twee zaken die met elkaar gedeeld kunnen worden: werkprocessen van deelnemende organisaties en producten van
5
deelnemende organisaties. Omdat deze kennis al meteen noodzakelijk is, dient deze in het eerste kwartaal van 2015 beschikbaar te zijn. Wat Inventariseren van deskundigheidsdagen 2015 Samenstellen projectgroep deskundigheidsbevordering Organiseren van deskundigheidsdag werkprocessen Organiseren van deskundigheidsdag producten Ophalen van actuele thema’s voor deskundigheidsdagen Organiseren van nog twee deskundigheidsdagen
Wie Stuurdersoverleg
Wanneer
Start
Eind
n.t.b.
n.t.b.
Stuurdersoverleg Projectgroep
Eerste kwartaal 2015
projectgroep
Tweede kwartaal 2015
MDT’s
2015
projectgroep
2015
4.5 Menukaart De werkgroep één menukaart heeft zich in eerste instantie gericht op het harmoniseren van de dienstverlening van gemeenten. Zij heeft daarbij gezorgd dat elke gemeente dezelfde terminologie gebruikt dat alle gemeenten de incidentele loonkostensubsidie gebruiken ( elke gemeente heeft daarbij een eigen plafond). Deze incidentele loonkostensubsidie heeft nog geen naam ( vroeger baanbonus). Er bestaat nog geen mogelijkheid om deze subsidie regionaal aan te vragen. De aanvraag voor deze loonkostensubsidie dient te gebeuren door de medewerkers van de desbetreffende gemeente. In het eerste kwartaal 2015 zal er een businesscase moeten worden opgeleverd die regionale aanvraag mogelijk maakt. Daarnaast zijn gemeenten nog aan het bekijken hoe zij de loonkostenwaardebepaling gaan aanbesteden. Dit kan zowel bij UWV als bij SW als bij de markt. In het eerste kwartaal van 2015 dient hierover een besluit te vallen. Het gaat dan om producten als: loonwaarde methodiek, no risk polis, job coaching en werkaanpassingen.Op dit moment is er nog geen tastbare menukaart waar de uitvoering mee kan werken. Dit omdat een aantal zaken nog niet afgerond zijn. Het is zaak om in het tweede kwartaal van dit jaar deze menukaart wel beschikbaar te hebben voor de uitvoeringsorganisatie. Omdat de menukaart toegespitst is op de gemeentelijke producten zal binnen de implementatie ook de UWV dienstverlening / producten en de producten van het SW bedrijf in beeld moeten worden gebracht en ontsloten voor de uitvoeringsorganisatie. Daarnaast moet de menukaart de juiste producten ontsluiten voor het realiseren van de baanopeningen.
6
Wat Naam voor de incidentele loonkostensubsidie Businesscase regionaal aanvragen incidentele loonkostensubsidie Implementeren van regionale aanvraag incidentele loonkostensubsidie in o.a. website en MDT’s Loonkostensubsidie, loonwaarde methodiek, no risk polis, job coaching en werkaanpassingen aanbesteden en toewijzen. Implementeren van werkwijzen rondom bovenstaande aanbestedingen Maken van een fysieke menukaart Ontsluiten van de menukaart naar MDT’s en website Aanvullen van de “gemeentelijke” menukaart met producten UWV en SW
Wie n.t.b.
Wanneer 1e kwartaal 2015
Tanja en n.t.b.
Eerste kwartaal 2015
Tanja, MDT’s
Tweede kwartaal 2015
Tanja en n.t.b.
Eerste kwartaal
Tanja, Jeannet en MDT’s
Tweede kwartaal
Tanja, Jeannet
Tweede kwartaal
Jeannet
Tweede kwartaal
Jeannet en Wim Erkelens
Tweede kwartaal
Start
Eind
4.6 Marktbewerkingplan Voor besluitvorming is een marktbewerkingplan opgeleverd dat dient als basisdocument voor het marktbewerkingplan dat de MDT’s gaan opstellen. Elk MDT zal met een eigen colour local zijn marktbewerkingplan vormgeven. Elke subregio is anders en heeft specifieke speerpuntsectoren of specifiek aanbod waarop aangesloten dient te worden. Het is echter wel van belang om hierin afstemming te zoeken tussen de MDT’s. Hoofdaccounthouders zullen ook werkzaam zijn voor andere subregio’s dan de eigen regio. Daarnaast is het van belang om werkgevers op eenduidige wijze te bedienen. Daarom vindt er afstemming in het stuurders overleg plaats over de opgestelde marktbewerkingplannen en werkwijze. Daarnaast zal de verdeling tussen eenduidige werkzaamheden en colour local 60-40 zijn.
7
Wat Opstellen marktbewerkingplan in subregio Het implementeren van bedrijfsbezoeken aan de 625 bedrijven die 25 plus medewerkers hebben in de regio West- Brabant Opstellen kapstok marktbewerkingplannen Afstemming marktbewerkingplannen subregio’s Samenvoegen marktbewerkingplannen subregio’s tot gezamenlijk regionaal plan
Wie MDT’s onderleiding van stuurders MDT stuurders met input van Tanja
Wanneer 1e en 2e kwartaal 2015
Start
Eind
stuurdersoverleg
Eerste kwartaal
stuurdersoverleg
1e en 2e kwartaal
n.t.b.
n.t.b.
Jeannet
Juni
n.t.b.
n.t.b.
Eerste kwartaal en tweede kwartaal 2015
4.7 Communicatie; flyers, visitekaartjes etc. Om het werkgeversservicepunt West- Brabant op een adequate wijze in de markt te zetten is het nodig om naast een website en een telefoonnummer te beschikken over eenduidige flyers en visitekaartjes waar de MDT’s gebruik van kunnen maken, tijdens kun werkgeversbezoeken. In januari zal hiermee worden gestart. Wat Verkennend gesprek Astrid Persons en communicatiemedewerker RWB Formeren projectgroep communicatie met een aantal communicatieadviseurs deelnemende organisaties Bijeenkomst projectgroep communicatie Opstellen teksten flyers en visite kaartjes Maken flyers en visitekaartjes Distributie van flyers en kaartjes MDT’s
Wie Jeannet
Wanneer januari
Jeannet
februari
Jeannet
februari
Projectgroep communicatie drukker
maart
Stuurders
april
maart
8
Start
Eind
4.8 Vertrouwen “Een team is geen groep mensen die samenwerkt maar een groep mensen die elkaar vertrouwt.” Vertrouwen moet groeien. Mensen moeten elkaar leren kennen, leren begrijpen, leren waarderen en leren samenwerken. Het vertrouwen maakt het tot een team. Een team komt tot prestaties die verder gaan dan 1 plus 1 is twee. De MDT’s zullen daarom moeten inzetten op het bouwen van vertrouwen en onderling begrip. Waar komt men vandaan? Welke taakstellingen heeft men vanuit de moederorganisatie meegekregen? Waar wordt men op beoordeeld? Als ondersteunende activiteiten zullen de deskundigheidsbevorderingdagen ook bijdragen aan het opbouwen van onderling vertrouwen. Wat Wie Opbouwen van MDT’s vertrouwen en onderling begrip Houden aan gemaakte MDT’s afspraken over hoofdacconthouderschap en transparantie en communicatie
Wanneer 2015
Start 01-01-2015
Eind Doorlopend proces
2015
01-01-2015
Doorlopend proces
5. Ambities 5.1
CRM systeem
Delen van gegeven m.b.t. werkgevers Inrichting van het CRM systeem wordt in stappen gerealiseerd. We starten met het delen van gegevens m.b.t. onze werkgevers. Elke organisatie vult hierbij het CRM systeem met werkgeverscontacten en realiseert een werkproces zodat deze informatie up tot date blijft. Binnen de MDT’s zullen afspraken worden gemaakt wie hoofdaccounthouder is per werkgever zodat een aanspreekpunt voor de werkgever gerealiseerd kan worden. Deze hoofdaccounthouder fungeert als “huisarts”. Hij stelt de diagnose bij het desbetreffende bedrijf en schakelt waar nodig “ de specialist” in als het om specifieke vraagstukken gaat. De start van dit proces begint na toegang tot het CRM systeem en de trainingen van de individuele adviseurs. Afronding van dit proces uiterlijk eind tweede kwartaal 2015. Delen van vacatures Nadat er per werkgever een hoofdaccounthouder bekend is kunnen vacatures met elkaar gedeeld worden. Deze vacatures worden ingeboekt in het CRM systeem waarbij de vraag van de werkgever leidend is. Het is daarbij zaak te weten welke producten, diensten en mensen de moederorganisaties in de aanbieding hebben. Deskundigheidsbevordering en de menukaart zijn hierbij ondersteunend.
9
Met behulp van het marktbewerkingplan worden vacatures uit de markt gehaald. Dit marktbewerkingplan wordt subregionaal opgesteld en verwerkt tot één West- Brabants Marktbewerkingplan. Als input voor de subregionale marktbewerkingplannen kan het inmiddels opgestelde martkbewerkingsplan worden gebruikt in combinatie met de voorstellen van de werkgeversorganisaties / sociale partners. Verder kan er in de MDT’s worden bekeken of marktbewerkingplannen van de moederorganisaties bruikbaar zijn voor het subregionale plan. De start van dit proces begint in het tweede kwartaal en kent geen einde. Jaarlijks zullen nieuwe regionale marktbewerkingplannen worden opgesteld. Opleveren van marktbewerkingplan door stuurders eind eerste kwartaal. Delen van kandidaten voor vacatures (matchingsproces) Nadat de vacatures inzichtelijk zijn gemaakt, kan een start worden gemaakt met de matching van kandidaten. Hierbij is de vraag van de werkgevers het uitgangspunt . Belangrijk hierbij zijn de contacten met de moederorganisaties te onderhouden om zodoende het aanbod duidelijk in beeld te hebben. Hiervoor zal per MDT een afspraak/ proces voor worden geformuleerd. Het digitaal ontsluiten van kandidaten kan door het CRM systeem en WBS. Binnen dit gehele proces is duidelijk dat vertrouwen een belangrijke voorwaarde is voor succes. Het dienen van elkaars belang en het spreken over zaken die mogelijk niet geheel naar wens zijn verlopen, zijn in dit proces belangrijke punten voor de stuurders en de MDT overleggen. De start van het delen van kandidaten voor vacatures begint in het tweede kwartaal en kent geen einde. Procesbegeleiding en afstemming met de moederorganisaties zijn belangrijke voorwaarde voor het slagen van dit proces. Wat Delen van gegevens werkgevers Delen van vacatures Delen van kandidaten Monitoren, bijsturen en verbinden
5.2
Wie MDT leden
Wanneer
Start Na training CRM systeem
Eind Eind tweede kwartaal 2015
MDT leden
2e kwartaal
MDT leden
2e kwartaal
Stuurders
01-01-2015
Doorlopend proces Doorlopend proces Doorlopend proces
Baanafspraken
Binnen het rpA West- Brabant vindt er advisering plaats op inzetten baanafspraken. Eindverantwoordelijk is de regiegroep Regionaal Werkbedrijf . Onder regie van deze projectgroep gaat het werkgeversservicepunt West- Brabant aan de slag met het realiseren van de 715 baanopeningen in de regio West- Brabant. Regionaal Convenant Zowel private ondernemers, waaronder MKB Brabant en BZW (VNO- NCW) als publieke werkgevers hebben hun handtekening gezet onder het sociaal akkoord . Het is daarom zaak om in de operatie afstemming te vinden met genoemde partijen. 10
Om mondelinge afspraken te formaliseren zal er tussen de partijen een regionaal convenant worden opgesteld . Dit convenant wordt ondertekend door gemeenten, UWV en SW bedrijven als ook door de werkgeversorganisaties van de private en publieke werkgevers. De MDT’s krijgen afgeleid hiervan prestatieafspraken over hoeveel baanopeningen zij per subregio zullen moeten realiseren. Om onduidelijkheden t.a.v. definitiestelling baanopeningen te voorkomen zal in het eerste kwartaal van 2015 een definitie baanopeningen worden opgesteld in samenwerking met de regiegroep Werkbedrijf van het rpA.
Wat Overleg Astrid Persons over convenanten Overleg Jeroen de Lange over convenant Overleg Heleen de Groot over convenant Overleg rijkswerkgevers Overleg gemeenten werkgevers Overleg Waterschap Brabantse delta Hein van Stokkum Overige overheidswerkgevers analyseren oa gezondheidszorg en onderwijs Input leveren over op te stellen convenant Astrid Persons Opstellen convenant Bespreken convenanten in MDT Sturen en bijsturen convenant Inregelen van eenduidige monitoringsystematiek baanopeningen per MDT. Inregelen van een rapportage cyclus naar rpA en Regionaal Werkbedrijf Opstellen van factsheet met definities baanopeningen /
Wie Jeannet
Wanneer Januari 2015
Jeannet
1e kwartaal
Jeannet
1e kwartaal
Jeannet
07 januari 2015
Jeannet / Tanja
1e kwartaal
Jeannet
1e kwartaal
Jeannet en Tanja
Eerste kwartaal 2015
Jeannet
Eerste helft februari 2015
Astrid Persons Stuurdersoverleg
1e kwartaal 1e kwartaal
Stuurders MDT
1e kwartaal Eerste kwartaal 2015
Jeannet en MDT’s
Jeannet en MDT’s
Eerste Kwartaal 2015
Jeannet en Tanja
Eerste kwartaal 2015
11
Start
Eind
plaatsingen Leveren van maandrapportages t.a.v. baanopeningen Het beschikbaar komen van de 0 meting baanopeningen 2013
MDT’s , Jeannet coördineert Tanja
Vanaf tweede kwartaal 2015 Eerste kwartaal 2015
6. Multi Disciplinaire Teams De MDT’s vormen de uitvoering van het Eerkgeversservicepunt West- Brabant. Zij gaan de teams samenstellen en de resultaten behalen. De rol van stuurder is daarbij cruciaal. Is men in staat de neuzen dezelfde kant op te laten wijzen zodat iedereen weet voor welke klus zij individueel en als team moet behalen. Weet men te verbinden met de moederorganisatie zodat iedere organisatie zijn winst terug ziet in de MDT’s? Weet men het onderlinge vertrouwen te smeden waardoor het team kan excelleren? Weet men individuele teamleden te houden aan afspraken t.a.v. resultaat en samenwerking? Gezien de hoeveelheid aan taken en is het van belang de functie van stuurder te beschrijven in een functieprofiel. . Ook de rol van MDT lid is belangrijk. Welk type adviseur is in staat in de complexiteit van een matrixorganisatie te werken. Ook voor deze rol wordt een functieprofiel opgesteld. Wat Opstellen en delen functieprofiel adviseur Opstellen concept takenpakket / mandaat en bevoegdheden stuurder Voorleggen stuurders takenpakket aan bouwploeg Besluitvorming bouwploeg
Wie Adrienne + werkgroep
Wanneer februari stuurdersoverleg
Projectgroep functieprofiel
februari
Projectgroep functieprofiel
maart
Bouwploeg
maart
Start
Eind
7. Overlegstructuren Om binnen de matrix elkaar goed te informeren is het van belang om de juiste overlegstructuren in te regelen. Efficiënt overleggen is daarbij het uitgangspunt.
7.1 Bouwploeg De bouwploeg fungeert als gedelegeerd opdrachtgever voor het rpA. De bouwploeg is beslissend bevoegd. 12
Leden Bouwploeg: Projectcoördinator rpA (voorzitter) Projectleider Werkgeversservicepunt WB Hoofd sociale zaken Oosterhout Regiomanager UWV Directeur SW (WVS) De bouwploeg komt een keer per maand bij elkaar.
7.2 Stuurders Het stuurders overleg is het regionale operationele overleg: zij regelen de inzetten die regionaal op uitvoeringsniveau geregeld moeten worden. Zaken als deskundigheidsbevordering, resultaten t.a.v. baanopeningen en het vullen van het CRM systeem worden hier afgestemd. Het stuurdersoverleg vindt één keer in de twee weken plaats. Leden Stuurdersoverleg: Projectleider Werkgeversservicepunt WB 4 stuurders van de MDT’s
7.3 MDT’s De vier subregionale MDT’s zijn de uitvoeringsteams van sw, gemeenten en uwv voor het Werkgeversservicepunt WB. De afzonderlijke MDT’s komen wekelijks onderleiding van de stuurder van de subregio bij elkaar.
8. Samenwerking met Werkcentrum Bergen op Zoom Het werkcentrum Bergen op Zoom is opgericht om medewerkers van toeleveranciers van Phillip Morris van werk naar werk te begeleiden. Zij is gesitueerd in Bergen op Zoom en wordt mede betaald door de regio West- Brabant / het rpA vanuit een provinciale subsidie. Om ook de regionale belangen t.a.v. werk naar werk te behartigen is een samenwerking met de subregio’s noodzakelijk. Omdat het begeleiden van werk naar werk geen ambitie/ core business is van het Werkgevers Servicepunt West- Brabant in 2015 maar er wel vragen rondom mobiliteit bij de gecoördineerde werkgeverdienstverlening kan worden neergelegd is het van belang hierover afspraken te maken. De samenwerking tussen het werkcentrum Bergen op Zoom en de ISD Brabantse wal zijn goed te noemen. Het ligt daarom voor de hand om de samenwerking met het werkcentrum Bergen op Zoom middels de stuurder van de ISD Brabantse wal te ontsluiten. Zij kan om expertise van werk naar werk worden gevraagd door haar collega’s stuurders mocht er spraken zijn van mobiliteitsproblematiek in de overige subregio’s. Het rpA zal hier een besluit over nemen Wat Overleg tussen RWB, ISD
Wie Astrid, Jeannet en Mieke
Wanneer Januari 2015 13
Start
Eind
Brabantse Wal en Werkcentrum Bergen op Zoom Positie werkcentrum en WSP WB
rpA
4-2-2015
9. Organogram Om duidelijkheid te krijgen over de structuur van het Werkgeversservicepunt West-Brabant is het van belang deze uit te werken in een organogram. Waarbij duidelijk wordt waar de lijnen lopen en in welke verhoudingen de verschillende overleggen tot elkaar staan. Duidelijk is dat het gaat om een opdrachtgever-opdrachtnemer structuur zal gaan. De hiërarchische lijnen komen vanuit de eigen organisatie. Wat Opstellen organogram
Wie Astrid, Jeannet en Tanja
Wanneer maart
Start
Eind
10. Tijdspad Onderstaand een totaal overzicht van uit te voeren taken om te komen tot implementatie van de gecoördineerde werkgeverdienstverlening West- Brabant en het kunnen realiseren van de baanopeningen in de regio. Wat Afspraak Telefoonnummer faciliteren
Faciliteren telefoonnummer Opstellen werkproces voor MDT’s Opstellen belscript Opstellen lijst met meest gestelde vragen Opnemen telefoonnummer in communicatie-uitingen Website bouwen Website en telefoon in gebruik Inventarisatie van wie nu toegang heeft tot WBS bij MDT’s op werknemersniveau Toegang WBS bespreken met UWV
Wie Wanneer Gemeente 21-01-2015 Oosterhout / Adri Gabriëls- Jeannet van der Laan Gemeente Voor 21-02-2015 Oosterhout
Start
Eind
Jeannet
Februari / Maart
Doorlopend, evaluatie eind 2015 Half maart
n.t.b. n.t.b.
Februari / Maart Maart
Half maart Eind maart
Jeannet
Maart
Jeannet
Januari 2014
Jeannet
januari
Stuurdersoverleg
Januari / februari 14
05 januari
Eind maart Eind april
Ontsluiten toegang WBS Kennismaken en input lever CRM systeem
Toegang tot CRM systeem Regelen van de training Medewerkers Training medewerkers Coördinatie en volgen trainingen ind. medewerkers Helpdesk inregelen Inventariseren van deskundigheidsdagen 2015 Samenstellen projectgroep deskundigheidsbevordering Organiseren van deskundigheidsdag werkprocessen Organiseren van deskundigheidsdag producten Ophalen van actuele thema’s voor deskundigheidsdagen Organiseren van nog twee deskundigheidsdagen Naam voor de incidentele loonkostensubsidie Businesscase regionaal aanvragen incidentele loonkostensubsidie Implementeren van regionale aanvraag incidentele loonkostensubsidie in o.a. website en MDT’s Loonkostensubsidie, loonwaarde methodiek, no risk polis, job coaching en werkaanpassingen aanbesteden en toewijzen. Implementeren van werkwijzen rondom bovenstaande aanbestedingen Maken van een fysieke
Wim Erkelens CRM systeem werkgroep plus stuurders MDT’s en projectleider UWV/ Eric van de Speck Jeannet
n.t.b. januari
3e week januari 2015 1e kwartaal
januari 1e kwartaal
01 april
Medewerkers zelf Stuurders MDT’s
1e kwartaal
1e kwartaal
01 april
3e week januari
1e kwartaal
01 april
3e week januari
1e kwartaal
01 april
n.t.b.
n.t.b.
Wim Erkelens Stuurdersoverleg Stuurdersoverleg Projectgroep
Eerste kwartaal 2015
projectgroep
Tweede kwartaal 2015
MDT’s
2015
projectgroep
2015
n.t.b.
1e kwartaal 2015
Tanja en n.t.b.
Eerste kwartaal 2015
Tanja, MDT’s
Tweede kwartaal 2015
Tanja en n.t.b.
Eerste kwartaal
Tanja, Jeannet en MDT’s
Tweede kwartaal
Tanja, Jeannet
Tweede 15
menukaart Ontsluiten van de menukaart naar MDT’s en website Aanvullen van de “gemeentelijke” menukaart met producten UWV en SW Opstellen marktbewerkingplan in subregio Het implementeren van bedrijfsbezoeken aan de 625 bedrijven die 25 plus medewerkers hebben in de regio West- Brabant Opstellen kapstok marktbewerkingplannen Afstemming marktbewerkingplannen subregio’s Samenvoegen marktbewerkingplannen subregio’s tot gezamenlijk regionaal plan Verkennend gesprek Astrid Persons en communicatiemedewerker RWB Formeren projectgroep communicatie met een aantal communicatieadviseurs deelnemende organisaties Bijeenkomst projectgroep communicatie Opstellen teksten flyers en visite kaartjes Maken flyers en visitekaartjes Distributie van flyers en kaartjes MDT’s Opbouwen van vertrouwen en onderling begrip Houden aan gemaakte afspraken over hoofdacconthouderschap en transparantie en communicatie Delen van gegevens werkgevers
Jeannet
kwartaal Tweede kwartaal
Jeannet en Wim Erkelens
Tweede kwartaal
MDT’s onderleiding van stuurders MDT stuurders met input van Tanja
1e en 2e kwartaal 2015
stuurdersoverleg
Eerste kwartaal
stuurdersoverleg
1e en 2e kwartaal
n.t.b.
n.t.b.
Jeannet
Juni
n.t.b.
n.t.b.
Jeannet
januari
Jeannet
februari
Jeannet
februari
Projectgroep communicatie drukker
maart
Stuurders
april
MDT’s
2015
01-01-2015
MDT’s
2015
01-01-2015
Doorlopend proces Doorlopend proces
Eerste kwartaal en tweede kwartaal 2015
maart
MDT leden
Na training CRM systeem 16
Eind tweede kwartaal 2015
Delen van vacatures
MDT leden
2e kwartaal
Delen van kandidaten
MDT leden
2e kwartaal
Monitoren, bijsturen en verbinden Overleg Astrid Persons over convenanten Overleg Jeroen de Lange over convenant Overleg Heleen de Groot over convenant Overleg rijkswerkgevers Overleg gemeenten werkgevers Overleg Waterschap Brabantse delta Hein van Stokkum Overige overheidswerkgevers analyseren oa gezondheidszorg en onderwijs Input leveren over op te stellen convenanten Astrid Persons Opstellen convenanten Bespreken convenanten in MDT Uitwerken convenanten
Stuurders
01-01-2015
Sturen en bijsturen convenanten Inregelen van eenduidige monitoringsystematiek baanopeningen per MDT. Inregelen van een rapportage cyclus naar RpA en Regionaal Werkbedrijf Opstellen van factsheet met definities baanopeningen / plaatsingen Leveren van maandrapportages t.a.v. baanopeningen Het beschikbaar komen van de 0 meting baanopeningen 2013 Opstellen en delen functieprofiel adviseur
Stuurders MDT
Jeannet
Januari 2015
Jeannet
1e kwartaal
Jeannet
1e kwartaal
Jeannet Jeannet / Tanja
07 januari 2015 1e kwartaal
Jeannet
1e kwartaal
Jeannet en Tanja
Eerste kwartaal 2015
Jeannet
Eerste helft februari 2015
Astrid Persons Stuurdersoverleg
1e kwartaal 1e kwartaal
MDT’s
Jeannet en MDT’s
1e kwartaal 1e kwartaal Eerste kwartaal 2015
Jeannet en MDT’s
Eerste Kwartaal 2015
Jeannet en Tanja
Eerste kwartaal 2015
MDT’s , Jeannet coördineert Tanja
Vanaf tweede kwartaal 2015
Adrienne + werkgroep
februari stuurdersoverleg
Eerste kwartaal 2015
17
Doorlopend proces Doorlopend proces Doorlopend proces
Opstellen concept takenpakket / mandaat en bevoegdheden stuurder Voorleggen stuurders takenpakket aan bouwploeg Besluitvorming bouwploeg Overleg tussen RWB, ISD Brabantse Wal en Werkcentrum Bergen op Zoom Opstellen organogram
Projectgroep functieprofiel
februari
Projectgroep functieprofiel
maart
bouwploeg Astrid, Jeannet en Mieke
maart Januari 2015
Astrid, Jeannet en Tanja
maart
11. Tot slot West- Brabant is succesvol en innoverend als het om de arbeidsmarkt gaat. Niet voor niks won zij met haar uitvoeringsprogramma lof en een prijs in 2013. Ook in de rapporten van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid komt zij als een van de beste regio’s naar voren. Ook het implementeren van een gezamenlijke werkgeversdienstverlening doet zij als een van de eerste in het land. Samen met haar partners draagt zij zorg voor het invullen van de 715 baanopeningen. Bestuurders hebben daadkrachtig besloten, de werkgroepen hebben bottom up informatie verkregen voor het inzetten van de juiste werkafspraken en werkprocessen. De werkvloer is er klaar voor. Laten we met elkaar een mooi resultaat neer zetten: een tevreden werkgever en perspectief voor iedereen.
18
