WERKKOSTENREGELING Persoonlijk meer uitleg over werken met de werkostenregeling? Maak een vrijblijvende afspraak met BCS Door de Fiscale Vereenvoudigingswet 2010 wordt de systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer sterk vereenvoudigd. Het gaat om de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen van werkgevers aan werknemers waarin zowel zakelijke (belastingvrije) elementen als privé (en dus belaste) elementen zitten. Door het nieuwe regime, de werkkostenregeling, kunnen veel regels vervallen waardoor de administratieve lasten van werkgevers maar vooral ook de uitvoeringskosten van de Belastingdienst worden gereduceerd. De werkkostenregeling kenmerkt zich door een geheel nieuw begrippenkader waarin het uitgebreide loonbegrip en de definitie van de werkplek de kern vormen. Er moet veel waarde worden gehecht aan het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen. Daarnaast kan de werkkostenregeling grote gevolgen hebben voor bestaande afspraken in cafetariaregelingen. Deze zeer ingrijpende wetswijziging treedt op 1 januari 2011 in werking maar heeft nu al verstrekkende gevolgen voor zowel de salarisadministratie, het arbeidsvoorwaardenbeleid als de financiële administratie. Kennis van de materie, tijdige communicatie en een goede voorbereiding zijn vereist om voor 1 januari 2011 goede keuzes te kunnen maken. Nieuwe omschrijving loonbegrip De basis van de werkkostenregeling wordt gevormd door het uitgebreide loonbegrip. Met ingang van 1 januari 2011 is de Wet op de loonbelasting 1964 gewijzigd. Artikel 10, eerste lid, komt te luiden: Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten,
daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.
Kort gezegd: alles wordt belast. De nu nog (in 2010) vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen worden met behulp van dit nieuwe loonbegrip in 2011 tot het loon gerekend. Vervolgens kan dit loon door de werkgever worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel en kan het loon meegenomen worden in de werkkostenregeling. Nieuwe definitie werkplek Om het causale verband tussen de dienstbetrekking en de vergoeding of verstrekking te omschrijven, is door de wetgever de definitie van de werkplek toegevoegd aan artikel 1.2 lid 1 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011: f. werkplek: iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is, met dien verstande dat niet als werkplek wordt aangemerkt een werkruimte gelegen in een woning, een duurzaam aan een plaats gebonden schip of een woonwagen in de zin van artikel 1 van de Huisvestingswet, de aanhorigheden daaronder begrepen, van de werknemer; Dit is een ruime definitie die past bij de met de werkkostenregeling beoogde vereenvoudiging maar tegelijkertijd wordt de woning van de werknemer dus expliciet uitgesloten als werkplek (dit geldt niet voor ARBO-verstrekkingen). De werkkostenregeling in het kort De werkkostenregeling omhelst in het kort dat de inhoudingsplichtige een forfaitaire ruimte heeft van 1,4% van de fiscale loonsom om belaste vergoedingen en verstrekkingen te ‘ontlonen’. De fiscale loonsom vindt u in kolom 14 van de loonstaat. Wordt er door de werkgever (per loonheffingennummer inclusief subnummers) meer vergoed of verstrekt dan deze forfaitaire ruimte, dan moet over het meerdere 80% eindheffing afgedragen worden. Dit percentage is gebaseerd op het gemiddelde tarief in Nederland van 44%.
BCS HRM & Salarisadministratie B.V. Postbus 90
T 073 - 594 29 51
[email protected]
5275 ZH Den Dungen
F 073 - 594 10 80
www.bcsbv.nl
De vergoedingen en verstrekkingen zijn in te delen in intermediaire kosten en loonkosten. Intermediaire kosten zijn kosten die gemaakt worden voor zaken die tot het vermogen van de werkgever (gaan) behoren en kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. Intermediaire kosten zijn geen loon en vallen niet onder de werkkostenregeling. De loonkosten zijn weer in te delen in onbelast (vrijgesteld) loon, eindheffingsloon en regulier belast loon. Zie schema 1. De werkkostenaftrek van 1,4% mag alleen toegepast worden op de zogenoemde aangewezen werkkosten inclusief omzetbelasting. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking uiterlijk op het fiscale genietingstijdstip door de werkgever als werkkosten is aangewezen. Werkostenregeling administreren? Slechts één druk op de knop met Delta HRP van BCS. Maak een vrijblijvende afspraak met BCS. (Bijna) alles is loon In beginsel zijn alle vergoedingen en verstrekkingen belast loon. Alle eventueel bestaande afspraken met de Belastingdienst over (vaste) kostenvergoedingen en verstrekkingen vervallen, tenzij er een gerichte vrijstelling voor gaat gelden. In de werkkostenregeling kan de werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Deze aangewezen werkkosten zijn dan voor de werknemer onbelast loon en vormen ook geen loon voor de werknemersverzekeringen en zitten daardoor dus ook niet in de uitkeringsgrondslag voor de werknemersverzekeringen. Wanneer de werkgever de vergoedingen of verstrekkingen niet vooraf aanwijst als eindheffingsbestanddeel, zijn deze vergoedingen of verstrekkingen gewoon te belasten loon. De auto van de zaak kan niet worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De uitbreiding van het loonbegrip gaat echter niet zo ver dat alles wat de werknemer van zijn werkgever ontvangt, tot het loon behoort. Er moet een causaal verband bestaan tussen hetgeen wordt ontvangen en de dienstbetrekking. Zo zijn een fruitmand en een rouwkrans geen loon omdat deze worden gegeven op grond van een persoonlijke relatie, de relatie werkgever/werknemer speelt hier geen rol. De werkgever bepaalt dus eerst of de vergoeding of verstrekking loon is en kiest daarna of deze als loon wordt behandeld of in de forfaitaire ruimte wordt ondergebracht. De werkkostenregeling mag alleen toegepast worden voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Hierop bestaan 2 uitzonderingen: voor postactieve werknemers moeten de volgende vergoedingen en verstrekkingen ondergebracht worden in de vrije ruimte:
a. producten uit het eigen bedrijf;
b. verstrekkingen die de werkgever ook aan de actieve werknemers geeft, zoals een kerstpakket.
Overgangsregeling De ingangsdatum van de werkkostenregeling is 1 januari 2011 maar in de overgangsperiode tot 1 januari 2014 kan de inhoudingsplichtige nog elk jaar kiezen of hij de werkkostenregeling of de bestaande regelgeving toepast. De wetgever gaat in 2013 de werkkostenregeling evalueren. Bij toepassing van het oude regime geldt voortaan wel een beperking voor personeelsfestiviteiten tot € 454,00 per werknemer per kalenderjaar. Bij toepassing van de nieuwe werkkostenregeling mogen de oude methoden van eindheffing niet meer worden toegepast, met uitzondering van de eerste periode van het eerste jaar. Delta HRP maakt werken met de werkkostenregeling eenvoudig. Maak een vrijblijvende afspraak met BCS voor meer informatie.
BCS HRM & Salarisadministratie B.V. Postbus 90
T 073 - 594 29 51
[email protected]
5275 ZH Den Dungen
F 073 - 594 10 80
www.bcsbv.nl
Schema 1
Werkostenregeling administreren? Slechts één druk op de knop met Delta HRP van BCS. Maak een vrijblijvende afspraak met BCS. Eindheffingsloon In de werkkostenregeling wordt 80% eindheffing berekend over het niet vrijgestelde deel van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen. Deze eindheffing is een werkgeversheffing en is niet te verhalen op de werknemer. Het eindheffingsloon is niet onderworpen aan de inkomstenbelasting en is vrijgesteld van premies werknemersverzekeringen en de bijdrage ZVW. Het eindheffingsloon is dus ook geen uitkeringsloon.
BCS HRM & Salarisadministratie B.V. Postbus 90
T 073 - 594 29 51
[email protected]
5275 ZH Den Dungen
F 073 - 594 10 80
www.bcsbv.nl
Schema 2
Gebruikelijkheidscriterium De werkkostenregeling biedt veel keuzevrijheid maar kent ook een belangrijke beperking, het gebruikelijkheidscriterium. De vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aanwijst als eindheffingsbestanddeel mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De waarde die de 30% afwijking te boven gaat, is loon van de werknemer. Het is de Belastingdienst die toetst wat (on)gebruikelijk is en de bewijslast dat er sprake is van een ongebruikelijke vergoeding of verstrekking ligt bij de Belastingdienst. Thuiswerken Volgens de nieuwe definitie van de werkplek is de woning van de werknemer geen werkplek. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de thuiswerkplek. Hulpmiddelen, zoals een vaste telefoon of een kopieerapparaat, die de werkgever voor gebruik thuis verstrekt of ter beschikking stelt (in bruikleen geeft), zijn nu ofwel belastbaar loon, dan wel werkkosten waarvoor de waarde in het economisch verkeer geldt, inclusief omzetbelasting. ARBO-verstrekkingen op de thuiswerkplek worden wel op nihil gewaardeerd. Werkkostenregeling in Delta De werkgever maakt voor 31 december 2010 een keuze tussen de werkkostenregeling en de oude regelingen. Om die keuze te vereenvoudigen levert Delta vanaf periode 10 in 2010 elke periode een prognose van de werkkosten en het gebruik van de forfaitaire ruimte. Zo kan op basis van de gegevens in 2010 beter een beslissing genomen worden voor 2011. In de vanuit Delta samengestelde prognose zijn vanzelfsprekend de vergoedingen en verstrekkingen die buiten de salarisadministratie om zijn gegaan, niet opgenomen. Die moet u zelf in het schema bijtellen. Met de opgebouwde reserveringen zoals vakantietoeslag en eindejaarsuitkering wordt in de prognose van de fiscale loonsom geen rekening gehouden. Deze bedragen worden pas opgenomen nadat ze aan de werknemer zijn uitgekeerd. In Delta zijn alle looncomponenten uitgerust met een keuzeveld ‘Werkkosten’. De werkgever die de werkkostenregeling toepast, zal looncomponenten aanwijzen als eindheffingsbestanddeel zodat deze bedragen meetellen in de forfaitaire ruimte. Standaard is het veld gevuld met ‘werkkosten’. Samen met de helpdesk kan het veld gewijzigd worden in ‘gericht vrijgesteld’, ‘nihilwaardering’, ‘intermediaire kosten’ of ‘niet van toepassing’.
BCS HRM & Salarisadministratie B.V. Postbus 90
T 073 - 594 29 51
[email protected]
5275 ZH Den Dungen
F 073 - 594 10 80
www.bcsbv.nl
Gerichte vrijstellingen De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:
a. vervoer- en reiskosten:
i) abonnementen voor reizen met openbaar vervoer ;
ii) kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer;
iii) losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer;
b. tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking;
c. bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur (op de werkplek en thuis), training en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer;
d. studie- en opleidingskosten;
e. kosten van het inschrijven in een beroepsregister;
f. vergoeding procedure tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedure);
g. maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke;
h. verhuiskosten;
i. extraterritoriale kosten (30%-regeling).
Loon in natura met een nihilwaardering Naast de gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen zijn er meer posten die niet ten koste gaan van de forfaitaire ruimte. Deze verstrekkingen zijn in beginsel loon maar de waarde wordt op nihil gesteld. Dit geldt voor de volgende soorten loon in natura, dit zijn verstrekkingen, dus geen vergoedingen in geld (artikel 3.7 URLB 2011):
a. voorzieningen op de werkplek waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken zoals de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
b. voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid (op de werkplek en in geval van thuiswerk ook op de werkplek in de woning van de werknemer);
c. ter beschikking gestelde kleding die:
i) uitsluitend of nagenoeg uitsluitend (≥ 90%) geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen (uniformen, werkkleding), of
ii) achterblijft op de werkplek, of
iii) voorzien is van een bedrijfslogo van tenminste 70 cm2;
d. consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
e. ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel (≥ 90%) zakelijk gebruikt worden;
f. ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen - niet zijnde computers en dergelijke apparatuur - waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang (> 10%) is;
g. een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart of voordeelurenkaart, indien aannemelijk is dat deze kaart mede dient voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer (artikel 3.9 URLB 2011);
h. het rentevoordeel van een aan de werknemer verstrekte geldlening ter zake van de eigen woning (onder voorwaarden, zie artikel 3.10, lid 1 en 2 URLB 2011);
i. het rentevoordeel van een aan de werknemer verstrekte geldlening ter zake van de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter die in overwegende mate (> 50%) wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer (zie artikel 3.10, lid 3 URLB 2011);
j. bedrijfsfitness op de werkplek.
BCS HRM & Salarisadministratie B.V. Postbus 90
T 073 - 594 29 51
[email protected]
5275 ZH Den Dungen
F 073 - 594 10 80
www.bcsbv.nl
Aandachtspunten voor de financiële administratie en de salarisadministratie
1. De forfaitaire ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) kan aangewend worden voor het vrijstellen van kostenvergoedingen en verstrekkingen inclusief btw. De financiële administratie moet zich dus voorbereiden op het boeken van deze kosten met omzetbelasting. Het is in overweging te nemen om per 1 januari 2011 alle declaraties, vergoedingen en verstrekkingen via de salarisadministratie te laten lopen.
2. De werkkosten moeten in kaart gebracht worden. Vergelijk de mogelijke werkkosten met de oude situatie en bepaal de voor- en nadelen. Om goed te kunnen beoordelen welke forfaitaire ruimte er zal bestaan in 2011 moeten alle vergoedingen en verstrekkingen die al dan niet via de salarisadministratie hebben gelopen, geïnventariseerd worden.
3. Inventariseer niet alleen de rekening personeelskosten maar ook de andere rekeningen waar mogelijke werkkosten op voorkomen. Neem steekproeven over één tot drie maanden en maak een analyse van piekkosten in bepaalde perioden en maak een scenario voor de komende jaren.
4. Voor 2011 moet uiterlijk 31 december 2010 beslist worden of de werkkostenregeling wordt toegepast of dat de oude regelingen gehandhaafd blijven. Tot en met 2013 bestaat hier jaarlijks nog een keuzemogelijkheid.
Aandachtspunten voor het arbeidsvoorwaardenbeleid
1. De werkkostenregeling dwingt de werkgever opnieuw naar de arbeidsvoorwaarden te kijken, met name in het cafetariastelsel. Aan de hand van de voorspelde forfaitaire ruimte kunnen vergoedingen en verstrekkingen al dan niet aangewezen worden als werkkosten.
2. Met de invoering van de werkkostenregeling wordt de regeling fiets van de zaak voor woon-werkverkeer feitelijk afgeschaft. Wanneer een werknemer op grond van zijn arbeidsovereenkomst opnieuw aanspraak maakt op deelname aan het fietsenplan, kan de werkgever alleen een fiets onbelast vergoeden of verstrekken wanneer de forfaitaire ruimte het toelaat. Dit geldt ook voor de vergoeding van vakbondscontributie.
3. Wanneer er geen CAO van kracht is moeten wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden door elke werknemer afzonderlijk voor akkoord ondertekend worden. Stap pas over op de werkkostenregeling na het ingaan van de gewijzigde arbeidsvoorwaarden.
4. Het verdient aanbeveling in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar het reglement of de CAO waar het eenzijdig wijzigingsbeding van de werkgever is vastgelegd of neem dit eenzijdig wijzigingsbeding op in de arbeidsovereenkomst.
5. Neem in de arbeidsovereenkomst een dynamisch incorporatiebeding op. Dit is de verklaring dat deze CAO van toepassing is op de arbeidsovereenkomst. Een statisch incorporatiebeding benoemt de CAO op het moment dat de arbeidsovereenkomst is gesloten, een dynamisch beding benoemt ook de daaropvolgende CAO’s.
BCS HRM & Salarisadministratie B.V. Postbus 90
T 073 - 594 29 51
[email protected]
5275 ZH Den Dungen
F 073 - 594 10 80
www.bcsbv.nl
