Wereldgymnaestrada Lausanne 2011 INFOBUNDEL OUDERS

Wereldgymnaestrada Lausanne 2011 INFOBUNDEL OUDERS

1. De busreis -

1 bus voor de hele groep Geen tussenstop om andere groep op te halen Vertrek en terugkomst: Sportpark Lindestraat 17 Aalter Zaterdag 9 juli, iedereen om stipt 5.00 uur aanwezig op parking van Sportpark, aanwezigheden worden genoteerd. Zondag 17 juli, terug voorzien omstreeks 19.00 à 20.00 uur. We bellen ongeveer een uur voor aankomst. Niet ongerust zijn indien het later wordt ☺. Bagage wordt op een rij geplaatst (zodat het inladen sneller verloopt) De bus stopt enkele keren onderweg voor plaspauze en om te eten (euro’s voorzien) Reispilletjes zeker 30 minuten voor vertrek innemen indien nodig Geen frisdrank en snoep op de bus Voorzie een plastic zakje (voor noodgevallen) Wie niet meereist met de bus omdat hij/of zij op reis is en in Lausanne wordt afgezet of opgehaald, gelieve dit te melden via het invulformulier op onze website, tegen ten laatste 21 juni.

2. Bagage -

Bagage in 1 niet te grote sportzak. Slaapzak en luchtmatras in sportzak van de club. Voor de veiligheid vragen wij om geen sporttassen te nemen met wieltjes, ook geen valies. Enkel meenemen wat op de meeneemlijst staat, al de rest is overbodig. We dragen de hele week sportkledij dus jeansbroeken en dergelijke horen niet in de bagage (bagageruimte is beperkt) De grote bagage zit in de koffer van de bus, dus onderweg kan er niets worden uitgenomen. Alle bagage labelen Handbagage = nieuwe grijs/gele rugzak van de federatie Hoofdkussentje om te slapen mag op de bus Voldoende lunchpakket voorzien voor de hele dag (avondmaal rond 19.00 à 20.00) + een grote fles water Vergeet zeker niet iets mee te brengen om je bezig te houden Vergeet zeker niet om voor je vertrek je luchtmatras te controleren op gaatjes, deze worden bij aankomst met de compressor van de club opgeblazen Gesponsorde T-shirts staan al op de lijst maar zijn nog niet in jullie bezit (ze worden uitgedeeld bij aankomst in Lausanne).

-

3. Materiaal -

-

Het materiaal voor de Demo en de City worden op 4 juli op 18.00 uur vanuit het Sportpark in de vrachtwagen van Michel geladen. Hiervoor hebben we minstens 4 à 6 helpers nodig. Vanuit het Sportpark vertrekt de vrachtwagen en 1 vrijwillige auto met 4 helpers naar Lochristi (garage van busmaatschappij Begoniareizen). Helpers laden het materiaal uit de vrachtwagen en laden het in de aanhangwagens van de bussen. Ook na de terugkeer hebben we 4 helpers en 1 auto nodig om te helpen met het terugbrengen van het materiaal (datum nog niet gekend) Invulformulier op de website: invullen tegen ten laatste 21 juni. De verantwoordelijke trainers zorgen ervoor dat het materiaal (inclusief reserve) geteld is en klaarstaat voor vertrek. Gelieve een verantwoordelijke van het CityTeam en minstens een verantwoordelijke van het DemoTeam aanwezig te zijn bij het inladen van het materiaal. Michel is niet op de hoogte van wat exact meemoet!


4. Aankomst -

-

Busreis is ongeveer 744 km, 9 à 11 uur rijden, stops inclusief Vermoedelijke aankomst tussen 18.00 en 19.00 uur Bij aankomst geven wij iedereen de kans om hun ouders te verwittigen van een goede aankomst. Voor hen die geen GSM mee hebben laten we hun ouders verwittigen met de GSM van een van de trainers. s’ Avonds proberen we nog een warm avondmaal op restaurant of een pizza te vinden. Voorzie toch voldoende eten mee in je rugzak voor het geval we niets vinden.

5. Afspraken rond GSM-gebruik -

Afspraken rond GSM-gebruik is soepeler dan de vorige jaren Toegestaan vanaf 15 jaar Wij vragen wel discretie bij gebruik en hopen op geen misbruik We gebruiken onze gsm niet overdag Verlies is op eigen risico Wie geen mee heeft en toch naar huis wenst te bellen: hiervoor wordt een gezamenlijk moment ingeschakeld (enkel indien nodig) Bij eventueel ongeval worden de betreffende ouders persoonlijk verwittigd op nummer van de medische fiche door één van de begeleiders of door de arts van de federatie.

6. Medische bijstand -

Belgische dokter is mee met het team, dagelijkse consultatie mogelijk, ook op afspraak (voor ziekte of ongevallen + regeling ziekenhuisopname) Eerste hulp medicijnen mee met de club, andere medicijnen ter plaatse aan te kopen, zal achteraf verrekend worden met de leden In Beaulieu (Gymnaestradacentrum) is er een medisch centrum waar ziekenhuisopname geregeld kan worden Op alle plaatsen waar gymnastische activiteiten zijn, is er een EHBO post voorzien Medische kosten zijn gratis op voorwaarde dat Eurocrosspasje in orde is (let op: een die ook geldig is in Zwitserland) Medische fiche per kind moet volledig en correct ingevuld zijn zodat we geen verkeerde behandeling kunnen laten voorschrijven De begeleiders van elke groep hebben dagelijks de dossiers van hun deelnemers mee Per consultatie moet er een document ingevuld worden voor de verzekering De club is voorzien van een poliskaart van de federatie. Elke begeleider heeft hiervan een kopie Volgende diensten worden gedekt: advies, inlichtingen en hulp bij ziekte of ongeval tijdens de reis, repatriëring en sanitair transport, repatriëring stoffelijk overschot, zenden van een vervanger, rechtsbijstand in buitenland zoals voorschot strafrechtelijke borgtocht en betaling gerechtskosten in buitenland, opsturen geneesmiddelen buitenland, opsporingsen reddingskosten

7. Kledij -

De Nationale kledij is voor iedereen verplicht tijdens de openingsceremonie. De kledij bestaat uit: witte adidas vest, zwarte adidas broek, witte T-shirt met rode mauwen, grijs/gele rugzak (allemaal inbegrepen in deelnemersprijs voor een gezamenlijke prijs van 80 €), witte sportsokken en witte sportschoenen (niet inbegrepen en zelf voor zorgen, donkere of gestreepte sportschoenen)


-

De kledij is niet recupereerbaar bij annulatie en maak geen deel uit van de annulatieverzekering. Dagelijks verplicht uniform zoals op het programma van Sano Ritmo Gym Alles tekenen met volledige naam, voornaam en Sano Ritmo Gym Belgium (voluit schrijven wegens meer dan 600 Belgische deelnemers!)

8. Opmerkingen i.v.m. kledij -

-

-

Dit jaar mag de training (vest, broek, T-shirt en rugzak) geruild worden tijdens de sluitingsceremonie voor degenen die dit wensen. Wie volgend jaar wenst deel te nemen aan Eurogym raden we aan om dit pakket te behouden. Omdat er voor Eurogym geen nationale kledij voorzien wordt, vraagt de federatie om bij voorkeur de kledij van de vorige Gymnaestrada te dragen. 4 gesponsorde T-shirts zijn eigendom van de club. Je tekent voor ontvangst een document (te downloaden op de site) en tijdens de 1ste inschrijvingen in september worden deze gewassen en gestreken in een plasticzak met de naam erop terug bezorgd aan de club. Indien je een of meerdere van deze T-shirts wil houden (of om te wisselen of als herinnering) dan kan je ze kopen voor 15 € per T- shirt – uitleg website) Bij verlies of niet teruggave van deze T-shirts zal 15 € per stuk worden aangerekend Deze T-shirts worden uitgedeeld bij aankomst in Vevey.

9. Maaltijden -

-

-

-

-

In het betaald pakket zijn 2 maaltijden voorzien: het ontbijt en het middagmaal. De club betaalt 150 € per persoon voor de derde maaltijd, een tussendoortje, fruit, flessen water en af en toe een traktatie. Er zal toegezien worden dat de deelnemers voldoende eten gedurende de 3 vaste maaltijden per dag. De rest van het ontbijt moet dagelijks meegenomen worden in de rugzak (in een plastic zakje) als tussendoortje Uiteraard kunnen we niet om de 2 uur de grote magen vullen. Wie ondanks voldoende eten aan tafel tussendoor of 's avonds nog honger heeft voorziet best extra zakgeld voor een snack. Extra drankjes tussendoor, de aankoop van een droge koek en dergelijke meer gebeuren met eigen zakgeld. Dit jaar moeten er ter plaatse bonnetjes aangekocht worden. Alle drank (buiten deze bij ontbijt en middagmaal) worden geserveerd in recycleerbare bekers. Je betaalt hiervoor 2 CHF en per terug gebrachte beker krijg je 2 CHF terug. Snoepen, chips, frietjes, ijsjes en dergelijke... worden tijdens georganiseerde momenten gekocht met zakgeld zodat we niet met zware maag moeten optreden of met een snoep maag aan tafel gaan zitten Voorzie enkele pakjes droge koekjes voor de eerste dagen (zaterdag en zondag zijn de winkels in Vevey gesloten. Uit vorige ervaringen kunnen er de eerste dagen problemen zijn met de geserveerde maaltijden)

10. Zakgeld -

Vrij naar keuze Opgelet in Zwitserland: geen euro's wel Zwitserse franken. In programmaboekje zit een overzicht met de mogelijkheden om souvenirs aan te kopen met prijs. Verlies van zakgeld kan aangevuld worden door de club. Wordt ondertekend door deelnemer en achteraf terug gevorderd. Zakgeld van jongeren onder de 15 jaar kan door de begeleider van de groep bijgehouden worden en dagelijks in een omslag uitgedeeld worden. Je maakt best afzonderlijke omslagen per dag met gepast geld. Voorzie eventueel een extra omslag met kleine briefjes


voor aankoop van souvenirs. Dit is geen controleregel, maar een hulp die onze begeleiders je willen aanbieden tegen eventueel verlies.

11. Pochet -

-

-

Degenen die al een aantal keren zijn mee geweest, beschikken wellicht nog over een pochet die je om de hals kunt dragen. Wij vragen dan ook om deze te gebruiken daar dit handiger is dan een buideltasje. Wie geen heeft, probeert er eentje op de kop te tikken van iemand die al geweest is en deze keer niet mee is. Een pochet draag je rond je hals met je ID kaart, je zakgeld en je deelnemerskaart (deze moet ten alle tijden zichtbaar zijn). Ook telefoonnummers van de begeleiders heb je dan dicht bij de hand. Tijdens sport- en speelactiviteiten worden de pochetten verzameld en bijgehouden door een begeleider. Er wordt dagelijks voor vertrek vanuit de school gecontroleerd of iedereen zijn pochet meeheeft. Als je die vergeet, mag je nergens binnen . Gelieve deze te naamtekenen: naam+voornaam+ Sano Ritmo Gym Belgium (voor Demo groep: BEL 18 voor City groep: BEL 27A)

12. Verlies van deelnemerskaart -

De deelnemerskaart is een belangrijke kaart om overal binnen te mogen: hallen, school, ontbijt, transport ter plaatse. Bij verlies zal een nieuwe moeten aangekocht worden (180 euro). De club schiet voor maar dit wordt achteraf aan de leden terug gevorderd. Dus: NIET VERLIEZEN!

13. Begeleiding -

-

Overdag blijven we zo veel mogelijk samen als een groep. We splitsen wel op als we op verschillende uren en plaatsen moeten optreden. Verder kan er de dag zelf nog opgesplitst worden naar gelang de interesses van de leden (gaan kijken naar zaaldemo's, gaan kijken naar grote groepschoreo's, het forum,...) De trainers zijn verantwoordelijk voor het technisch gedeelte van de Gymnaestrada. De meeste verplaatsingen gebeuren samen. Alle deelnemers worden dagelijks gebrieft over programma en aandachtspunten De begeleiders houden elke avond indien mogelijk, een meeting met evaluatie van de dag, vragen, problemen en organisatie. Nathalie en Eveline zijn de hoofdverantwoordelijken. Lea en Pascale nemen deze taak over bij eventuele afwezigheid. Pascale is verantwoordelijk voor vergaderingen met de federatie. Gonda is verantwoordelijk voor het oplossen van eventuele conflicten. Michel is materiaalverantwoordelijke Tine is verantwoordelijk voor de derde maaltijd op restaurant. Pascale is met de auto en staat in voor de aankopen indien de derde maaltijd op school gebeurt, maar ook voor het eventueel vervoer van gekwetsten of zieken. Onder de trainers, deelnemers en begeleiders hebben we 1 psychologe en 2 kinesisten. De keuze van de begeleiding is aangepast aan de groep en de leeftijd. De deelnemers luisteren naar ALLE trainers en begeleiders ook al zijn ze niet deze van hun groep. Alle deelnemers, trainers en begeleiders volgen dezelfde lijn en regels, vooraf uitgestippeld. De –15 jarigen blijven steeds onder begeleiding. De +15 jarigen krijgen op bepaalde momenten de toelating om in groepjes van 3 à 4 vrij rond te lopen binnen de lokalen, gebouwen of het centrum waar we ons bevinden. Niemand verlaat deze plaats of de school zonder toestemming.


-

De +18 jarigen kunnen mits toelating meer vrijheid genieten zonder de groepsgeest te schaden. Alle begeleiders hebben een GSM voor noodgevallen en om te communiceren met elkaar.

14. Slapen in klassen -

Wij slapen in de school Jean Kratzer in Vevey, gelegen aan de rand van het meer. Aan onze club werden 3 klassen toegewezen op de 1ste verdieping van de school. De klasindeling zal ter plaatse besproken worden met de deelnemers. Elke klas wordt begeleid door 3 tot 4 personen: minstens 1 trainer en minstens 1 begeleider. De klas indeling kan na verdeling niet meer veranderd worden.

15. Reglementen -

-

-

-

De reglementen die je ondertekend hebt zijn bedoeld om een aangename week te creëren, en zeker niet om een streng regime te voeren. Goede afspraken maken goede vrienden. De reglementen scheppen een duidelijke lijn waaraan iedereen zich kan houden. Zo weet iedereen wat we van hen verwachten en weten de trainers en begeleiders hoe ze moeten reageren bij eventuele afwijkingen. De begeleiders en trainers vergaderen de week voor vertrek om deze lijn en hun taakomschrijving te definiëren. Op die manier zijn de violen gestemd en hoeft niemand te twijfelen om een bepaalde beslissing te nemen. Wanneer de trainers en begeleiders dezelfde lijn volgen en de deelnemers op dezelfde manier behandeld worden, kan niemand zich ‘ongelukkig’ voelen.

16. Annulatie -

Annulatie wordt enkel aanvaard bij geldige medische reden. Een medisch attest is noodzakelijk en moet goedgekeurd worden door de verzekering. De annulatie wordt terug betaald aan de club, en dan pas doorstort naar de leden. Dit gebeurt pas na goedkeuring van de verzekering en zeker niet voor het vertrek. De annulatierecuperatie omvat enkel het reisgedeelte. NIET de nationale kledij (80 euro), de administratiekosten van de federatie (80 euro), de kaarten voor de gala’s en de kledij voor de optredens.

17. Documenten -

Volgende documenten zeker niet vergeten: Uitgebreide uitleg en documenten vind je op de website * Toelating gemeente voor minderjarigen * Medische fiche * Eurocrosspasje of gelijkaardig * Huidige ID kaart en kopie * Ondertekende reglementenbundel * Document tijdelijk gebruik T-shirts club * Webformulier met bijkomende informatie

Wereldgymnaestrada Lausanne 2011 INFOBUNDEL OUDERS

Recommend Documents