Welkom bij het American Express® Corporate Card Programma
Inhoudsopgave
De American Express Corporate Card
3
Wereldwijd geaccepteerde Kaart
6
Membership Rewards
7
Aanvullend verzekerd met de American Express Corporate Card
8
Global Assist
10
Wereldwijd Netwerk
11
Verlies/ diefstal van de Kaart
12
Nuttige telefoonnummers
13
An English version of this brochure is available on the American Express website: www.americanexpress.nl/corporate/termsandconditions
1
Hartelijk welkom bij het American Express Corporate Card Programma
Beste Kaarthouder, American Express heet u hartelijk welkom bij het American Express Corporate Card-programma. Deze brochure geeft u informatie over de belangrijkste eigenschappen en voordelen van de American Express Corporate Card. Uw bedrijf heeft ervoor gekozen uw zakenreizen te vereenvoudigen en u in het vervolg meer zekerheid en comfort te bieden. U geniet vanaf nu van alle voordelen van de American Express Corporate Card. Maakt u zakelijke onkosten? Met de American Express Corporate Card kunt u alle gemaakte onkosten bij het netwerk van aangesloten bedrijven van American Express afrekenen (vliegtickets, autoverhuur, brandstof, parkeerkosten, taxi’s, hotels, restaurants, opname van contant geld...). En, niet te vergeten, met de Corporate Card hoeft u niet langer zelf geld voor te schieten! De American Express Corporate Card biedt u tevens een aanvullend verzekeringspakket. Bovendien kunt u met alle uitgaven die u doet met de Corporate Card Membership Rewards-punten sparen. Dit programma is optioneel en deelname dient eerst goedgekeurd te worden door uw bedrijf. Wij wensen u veel plezier met de American Express Corporate Card.
2
De American Express Corporate Card
Eenvoudig betalen met uw pincode Met de American Express Corporate Card betaalt u uw aankopen eenvoudig door uw pincode in te toetsen. Bedrijven die nog geen pincode vragen, accepteren nog gewoon betalingen met uw handtekening. De Chip & PIN-technologie is geavanceerder en maakt het bestaande betalingssysteem nog veiliger. In veel landen buiten Europa, waaronder de Verenigde Staten, blijven Kaarten met alleen een magneetstrip de standaard. Hier kunt u dus gewoon met uw handtekening blijven betalen. Mocht u uw pincode vergeten, dan kunt u deze altijd online bekijken via onze beveiligde Online Services; u kunt inloggen via www.americanexpress.nl/pincode.
Facturatie en betaling Het American Express Corporate Card-programma omvat verschillende mogelijkheden voor facturatie en betaling. Informeer bij de contactpersoon binnen uw organisatie naar de bijzonderheden van de optie waarvoor uw organisatie heeft gekozen. Individuele facturatie en betaling • Maandelijks wordt het rekeningoverzicht aan u beschikbaar gesteld, in de meeste gevallen zal dit via de beveiligde ‘Online Services’ zijn. Dit overzicht laat alle uitgaven zien, die zijn gedaan met de American Express Corporate Card. Uitgaven die zijn verricht in een land waar de euro niet de nationale munteenheid is, worden eerst omgerekend in Amerikaanse dollars en vervolgens in euros. Transacties die zijn verricht in Amerikaanse dollars worden direct omgerekend in euros. Dit maakt het gemakkelijker voor u om uw declaraties in te vullen. • U dient uw declaraties samen met de benodigde rekeningen en bonnen in bij de afdeling administratie van uw bedrijf conform de bestaande procedures. • Uw declaraties worden door de afdeling administratie van uw bedrijf betaald. • U voldoet uw maandelijkse rekening aan American Express. 3
Individuele facturatie, centrale betaling • Maandelijks wordt het rekeningoverzicht aan u beschikbaar gesteld, in de meeste gevallen zal dit via de beveiligde ‘Online Services’ zijn. Dit overzicht laat alle uitgaven zien, zoals hiervoor beschreven. • U dient uw declaraties samen met de benodigde rekeningen en bonnen in bij de afdeling administratie van uw bedrijf conform de bestaande procedures. • Uw bedrijf zorgt voor een centrale betaling aan American Express, inclusief de betaling van uw maandelijkse rekening. Centrale facturatie en betaling • Uw bedrijf ontvangt alle maandelijkse rekeningoverzichten aan het einde van elke maand. • Uw bedrijf zorgt voor één centrale betaling aan American Express. Automatische incasso Dit is verreweg de meest simpele en handige betalingsmethode. Bij automatische incasso worden de uitgaven van uw American Express Corporate Card automatisch van uw bankrekening afgeschreven. Als u voor langere tijd voor zaken weg bent, zorgt u dan voor voldoende saldo op uw bankrekening.
4
Online rekeningoverzicht In geval van individuele facturatie sturen wij u standaard een online rekeningoverzicht. Het online rekeningoverzicht is in de beveiligde omgeving van de Online Services beschikbaar en als PDF te downloaden. U dient zich wel te registreren voor Online Services om toegang te krijgen tot uw rekeningoverzicht. Maandelijks ontvangt u een e-mailbericht met de melding dat uw nieuwe rekeningoverzicht beschikbaar is.
Aanmelden voor Online Services 1. Ga naar www.americanexpress.nl en klik op ‘Aanmelden Online Services’ (onderaan de pagina in het midden). Zorg dat u uw Corporate Card bij de hand heeft. 2. Voer uw Kaartnummer en CVC-code in (het viercijferige nummer op de voorkant van uw Kaart). 3. Voer uw beveiligingsgegevens in en maak een loginnaam en wachtwoord aan. 4. Geef uw e-mail adres op en rond uw registratie af. U heeft nu toegang tot de Online Services en u kunt op elk gewenst moment uw transacties online bekijken. Met Online Rekeningoverzichten kunt u verder: • Toegang krijgen tot rekeningoverzichten tot 6 maanden terug. • Overzichten van ouder dan 6 maanden eenvoudig online aanvragen. • De transactiegegevens direct exporteren naar Excel en naar diverse boekhoudkundige software.
5
Wereldwijd geaccepteerde Kaart
De American Express Corporate Card wordt wereldwijd geaccepteerd bij miljoenen bedrijven, zowel in Nederland als in het buitenland, zodat u vrijwel al uw zakelijke uitgaven met de Kaart kunt betalen. U kunt de American Express Corporate Card o.a. gebruiken bij luchtvaartmaatschappijen, treinen, restaurants, autoverhuurbedrijven, winkels, theaters en benzinepompen. Bedrijven die het ‘Cards Welcome’-logo voeren, accepteren de American Express Corporate Card. Overal ter wereld accepteren de grote autoverhuurbedrijven de American Express Corporate Card. Uiteraard zal u dankzij de American Express Corporate Card geen borgsom gevraagd worden. Wanneer u met de American Express Corporate Card een hotelkamer reserveert, is het een geruststellende gedachte om te weten dat deze voor u wordt vastgehouden, zelfs als u later arriveert dan verwacht. Met de American Express Corporate Card kunt u in Nederland en daarbuiten ook kantoorartikelen, telefoonrekeningen, parkeergarages, taxi’s, tolheffing op snelwegen en andere uitgaven betalen. Kaartaccepterende bedrijven in Nederland Op de website www.americanexpressavenue.nl vindt u een grote selectie van bedrijven in Nederland die American Express accepteren. De zekerheid altijd voldoende geld op zak te hebben American Express kent geen vooraf vastgestelde bestedingslimiet. Zo kunt u aan de meest onvoorziene situaties het hoofd bieden. Een uniek voordeel dat meteen bewijst hoezeer u het vertrouwen van American Express geniet. Neemt u contact op met American Express via 020 – 504 8700 als u een betaling van een uitzonderlijk hoog bedrag wilt uitvoeren, om er zeker van te zijn dat uw transactie probleemloos wordt afgewikkeld. 6
Membership Rewards
Het Membership Rewards-programma biedt u de mogelijkheid om met de American Express Corporate Card punten te sparen. Membership Rewards-punten kunnen worden gespaard wanneer u de American Express Corporate Card gebruikt voor het afrekenen van uw reis- en representatiekosten, zoals vliegtickets, hotel- en restaurantrekeningen, benzine en parkeren. Op deze manier verdient u snel punten voor aantrekkelijke rewards. Bij het Membership Rewards-programma verdient u één punt voor elke euro die u uitgeeft met de American Express Corporate Card. Deze punten kunnen vervolgens worden ingewisseld voor vliegtickets, hotelovernachtingen, huurauto’s, geschenken en andere rewards. Als u gebruik maakt van het Membership Rewards-programma kunt u tegelijkertijd deelnemen aan één of meerdere frequent flyer programma’s van partner-luchtvaartmaatschappijen (zoals bijvoorbeeld KLM of AIR FRANCE). Het is mogelijk om uw Membership Rewards-punten over te zetten naar een partnerprogramma, zoals bijvoorbeeld KLM’s Flying Blue-programma. Op deze manier spaart u nog sneller punten en liggen uw rewards eerder binnen handbereik. Voor deelname aan het Membership Rewards-programma betaalt u een jaarlijkse bijdrage van €25. U kunt alleen deelnemen aan het Membership Rewardsprogramma als daarvoor toestemming is verleend door uw bedrijf. Als uw bedrijf deelname aan het Membership Rewardsprogramma goedkeurt, bel dan 020 – 504 8700 om u aan te melden.
7
Aanvullend verzekerd met de American Express Corporate Card
De American Express Corporate Card biedt u kosteloos een wereldwijde, aanvullende verzekering bij reisongevallen in het buitenland, indien de kosten van de zakenreis per openbaar vervoermiddel (lijnvlucht, trein, boot) betaald zijn met de American Express Corporate Card. Ongevallenverzekering zakenreizen U bent 24 uur per dag, gedurende 30 dagen, verzekerd tegen de gevolgen van een ongeval tot een bedrag van €350.000, als u de vervoerskosten van uw reis betaald heeft met de American Express Corporate Card. Uw meereizende echtgeno(o)t(e) cq. partner, is eveneens verzekerd tegen reisongevallen. Tijdens uw privéreis bent u tot een bedrag van €100.000 verzekerd. Verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen Indien u uw reiskosten betaald heeft met de American Express Corporate Card, bent u tot een bedrag van €1.050 automatisch verzekerd tegen reisongemakken, zoals een vertraagde vlucht, een gemiste aansluiting en vertraagde of verloren bagage. De verzekering geldt vanaf het moment dat u uw woning of werkplek verlaat tot het moment dat u terugkeert. • Bij een vertraging van meer dan 4 uur of in geval u uw vluchtaansluiting mist als gevolg van een vluchtvertraging en er is gedurende 4 uur geen alternatief vervoer beschikbaar, kunt u een bedrag van max. €175 besteden aan maaltijden en verfrissingen. U ontvangt ook een tegemoetkoming in eventuele hotelkosten. • Als uw bagage gedurende meer dan 6 uur vertraagd is, ontvangt u een vergoeding van €175 voor de aanschaf van toiletartikelen en noodzakelijke kleding*. • Indien uw bagage meer dan 48 uur vertraagd is, kunt u een bedrag van maximaal €875 besteden aan ‘noodaankopen’*. * Uitgezonderd op vluchten waarmee u terugkeert naar het land waar u woont.
8
Uitgaven als gevolg van reisongemakken dienen te worden afgerekend met de American Express Corporate Card. Verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen Indien u uw reis naar een bestemming buiten het land waar u woont betaald heeft met de American Express Corporate Card, bent u gedurende de hele zakenreis verzekerd tegen diefstal, verlies of schade van uw bagage. Vanaf het moment dat u uw huis of werkplek verlaat tot het moment dat u terugkeert, bent u verzekerd tot een totaalbedrag van maximaal €5.000 (met een eigen risico van €50) naast de verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen. Dekking geldt voor maximaal €750 per afzonderlijk artikel. Belangrijk Claims dient u zo spoedig mogelijk, maar tenminste binnen 30 dagen, te melden bij de verzekeringsmaatschappij. Contactgegevens vindt u achterin deze brochure. Voor een uitgebreid overzicht van de bijzonderheden en Algemene Voorwaarden van deze verzekeringen, verwijzen wij u graag naar de American Express-website: www.americanexpress.nl/corporate/termsandconditions of naar onze afdeling Ledenservice: 020 – 504 8700.
9
Global Assist
Telefonische assistentie over de hele wereld, 7 dagen per week, dag en nacht, voor bijvoorbeeld: • Praktische en waardevolle inlichtingen vόόr uw vertrek; over het verkrijgen van een visum, geadviseerde inentingen, douanevoorschriften, wisselkoersen, etc. • Telefonisch advies in geval van medische, juridische of persoonlijke noodgevallen. Deze service is beschikbaar voor American Express Corporate Kaarthouders en meereizende gezinsleden. • Overal ter wereld kan Global Assist u helpen aan de gegevens van de dichtsbijzijnde Engelssprekende arts, tandarts, opticiën, ambassade of advocaat. • Overdracht van uw spoedberichten aan familie of uw werkgever. • In geval van nood, afgifte van medicijnen, contactlenzen of andere onmisbare artikelen die ter plaatse niet beschikbaar zijn. • Global Assist verleent alle bovengenoemde diensten gratis. Voorschotten in contanten, medische kosten en verzendkosten worden later doorbelast op de American Express Corporate Card.
GLOBAL ASSIST +31 (0) 20 504 8989
10
Wereldwijd netwerk
De medewerkers van de American Express servicevestigingen zijn er om u te helpen en advies te geven. Vóór en tijdens uw reis, met alle gewenste inlichtingen of hulpverlening: • Informatie, assistentie en verkrijgen van vreemde valuta. • Vervanging van een gestolen of verloren American Express Corporate Card, meestal binnen 24 uur. • Verzilvering en vervanging van verloren of gestolen American Express Travelers Cheques. Bel onze Ledenservice via 020 – 504 8700 voor meer informatie.
Nooit zonder cash: Express Cash Wereldwijd heeft u de mogelijkheid om contant geld op te nemen bij geldautomaten voorzien van het American Express-logo. Als uw bedrijf daarvoor toestemming verleent, kunt u wekelijks een bedrag tot €700 opnemen in lokale valuta. Express Cash is een wereldwijd netwerk waarop de belangrijkste banken zijn aangesloten. In Nederland kunt u terecht bij alle geldautomaten van ABN AMRO en Rabobank. Express Cash werkt door een combinatie van de American Express Corporate Card en uw persoonlijke pincode. Voor meer informatie of voor het toesturen van een aanvraagformulier, kunt u bellen met 020 – 504 8700.
Emergency Cheque Cashing Ook kunt u tijdens kantooruren contant geld opnemen bij één van de American Express servicevestigingen wereldwijd. Indien u dringend geld nodig heeft, stelt American Express u lokale valuta of Travelers Cheques ter beschikking, op vertoon van de American Express Corporate Card en een geldig legitimatiebewijs. Het maximum bedrag bedraagt €1.000 per 21 dagen.
11
Verlies of diefstal van de American Express Corporate Card
Over de hele wereld een nieuwe Corporate Card, in de meeste gevallen binnen 24 uur Bij een verloren of gestolen American Express Corporate Card heeft u geen eigen risico. Bovendien wordt een verloren of gestolen Corporate Card, als u dat wilt, wereldwijd, zonder bijkomende kosten, vervangen en dat meestal binnen 24 uur. Neem hiervoor contact op met American Express Ledenservice via 020 – 504 8700. Na 20.00 uur en in het weekend kunt u bellen met 020 - 504 8666.
Internet Fraude Garantie Betalen met de American Express Corporate Card betekent niet alleen makkelijk betalen, maar tevens veilig betalen. Ook op internet kunt u met een gerust hart aankopen doen, want alle fraude of misbruik (ook als gevolg van diefstal of verlies) is 100% verzekerd, zonder eigen risico.
12
Nuttige telefoonnummers
American Express Ledenservice:
020 – 504 8700
(Maandag – Vrijdag 8.00-20.00 uur)
Verloren en gestolen kaarten: Na 20.00 uur en in het weekend:
020 – 504 8700 020 – 504 8666
Global Assist (24/7):
020 – 504 8989
Verzekeringen: • Voor vragen en claims over de verzekeringen
020 – 504 8700
Het is van groot belang dat u de Algemene Voorwaarden van de American Express Corporate Card zorgvuldig leest. Deze voorwaarden treft u aan op onze website www.americanexpress.nl/corporate/termsandconditions. Uw rechten beperken zich tot deze voorwaarden. De informatie in deze gids is volledig en correct bij publicatie in november 2011.
13
American Express Services Europe Limited Gebouw Amerika Hoogoorddreef 15 1101 BA Amsterdam Zuidoost Telefoon: 020-504 8700 www.americanexpress.nl/corporate Ingeschreven bij de K.v.K. te Amsterdam onder registratienummer: 33272246 American Express Services Europe Limited, Registered in England and Wales, Company number 1833139, Registered Office Belgrave House, 76 Buckingham Palace Road, London SW1W 9AX
CAM3873 05/12
