Privacybeleid
Gegevens die we ontvangen Duidelijkheid en keuzemogelijkheden Gegevens die we delen Toepassing Handhaving Wijzigingen
Laatst aangepast: januari 2015 Doccle hecht veel belang aan het onderhouden van een vertrouwelijke band tussen de gebruikers en Doccle zelf. Daarom is Doccle conform aan de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer met betrekking tot de automatische registratie van persoonsgegevens, zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 en de Europese Richtlijn 95/46 EG. Eveneens respecteert Doccle de principes van het Europees Dataverdrag van 28 januari 1981. Je kan Doccle op verschillende manieren gebruiken : om belangrijke documenten te zoeken, te delen, met andere mensen te communiceren, met bedrijven informatie uit te wisselen of eigen documenten toe te voegen. Wanneer je gegevens met ons deelt, bijvoorbeeld door een Doccle-profiel te maken, verwerken we deze gegevens in jouw opdracht en beschouwen we jou als gebruiker als eigenaar van de gegevens, waarover je controle moet kunnen houden. Daarom willen we je op elk ogenblik inzicht geven in welke gegevens gebruikt worden voor welke functies en op welke manier je je privacy meer of minder kan beschermen. Doccle maakt daartoe gebruik van bijzondere beveiligingsmechanismen en het inlassen van organisatorische procedures. Ook de betrokken partijen (de verzenders van de documenten, leveranciers van Doccle) delen deze bekommernis en verbinden zich contractueel tot het respecteren van deze regels. In ons Privacybeleid wordt uitgelegd:
Welke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen. Hoe we die gegevens gebruiken.
We hebben geprobeerd het zo eenvoudig mogelijk te houden. Je privacy is belangrijk voor Doccle. Daarom vragen we u (ongeacht of je een nieuwe of bestaande gebruiker van Doccle bent) de tijd te nemen ons privacybeleid door te nemen en na te denken over je privacy keuzes. Als je vragen hebt, kan je contact met ons opnemen op het volgende e-mailadres :
[email protected].
Gegevens die we ontvangen We ontvangen gegevens van verschillende partijen. De belangrijkste partijen zijn jijzelf als gebruiker en onze partners die meestal de leveranciers zijn waarvan je documenten ontvangt. Ons algemeen principe is dat de gegevens die we ontvangen van - jou enkel zichtbaar zijn voor jezelf en de derden met wie jij deze deelt. - Je leveranciers enkel zichtbaar zijn voor jou en je leverancier We verzamelen gegevens op twee manieren: Gegevens die jij aan ons levert. o Je levert ons gegevens in het kader van het aanmaken van een Doccle account. Wanneer je dit doet, vragen we je om persoonlijke gegevens zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze gegevens worden niet gedeeld met anderen. o Je levert ons gegevens in het kader van het gebruiken van functies zoals het uitvoeren van betalingen of domiciliëringen zoals debitkaartnummer, sepagegevens. Deze gegevens worden enkel uitgewisseld met onze leverancier in het kader van het leveren van optimale diensten en in zoverre strict noodzakelijk voor het leveren van de diensten. Je kan zien welke gegevens je uitwisselt met welke leveranciers op basis van onze privacymap. o Je levert ons gegevens op het ogenblik dat je van extra functionaliteiten wil gebruik maken. Voor iedere van deze functionaliteiten wordt in de privacymap aangeduid welke gegevens je deelt en met wie, om van de functionaliteit gebruik te maken. Zo kan je op elk ogenblik zelf bepalen of het aantal gedeelde gegevens in verhouding is tot de verkregen eenvoud en dienstverlening. Gegevens die onze partners (leveranciers zoals bijvoorbeeld je bank of werkgever aan ons leveren en die voor jou bestemd zijn. o Voor dergelijke verwerking zal Doccle de verwerker zijn en de partner of leverancier de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Doccle zal hierbij uitsluitend handelen in opdracht van de partner en in overeenstemming met wat schriftelijk met de partner/leverancier werd overeengekomen alsook en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en met de regels en richtlijnen gepubliceerd door overheden die op de Partner van toepassing zijn. Op deze wijze heb je de garantie dat je gegevens even goed beschermd zijn, dan als ze zouden zijn bij de partner van wie jij rechtsreeks de diensten zou afnemen en informatie zou krijgen. o De gegevens die Doccle krijgt van de ene partner zijn niet raadpleegbaar voor andere partners. o Doccle zal de gegevens van verschillende partners ook niet met elkaar combineren om nieuwe inzichten te verwerven. Gegevens die we ontvangen op basis van je gebruik van onze services. We kunnen gegevens verzamelen over de manier waarop je Doccle gebruikt, zoals wanneer je klikt op knoppen, links en andere delen van
o
ons platform. De concrete doeleinden worden opgesomd in artikel 8.1 van de algemene voorwaarden. Voor dit eigen gebruik van de gegevens door Doccle heeft Doccle de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens en zullen we de nodige toestemmingen vragen van diegenen wiens gegevens voor deze doeleinden worden verwerkt. Het doorsturen van documenten en informatie (welke documenten of welke informatie) door jou als gebruiker aan derden het verbeteren van het gebruiksgemak en de relevantie van de documenten voor de gebruiker het afdrukken van de documenten door de gebruiker We kunnen gegevens verzamelen over het systeem waarop je Doccle gebruikt om de goede werking te verzekeren. Apparaatgegevens We kunnen apparaatspecifieke gegevens verzamelen, zoals het hardwaremodel, de versie van het besturingssysteem
Doccle maakt enkel gebruik van cookies met het oog op de correcte werking van de toepassing (session cookies), de ondersteuning van helpdesk chat sessies (sessie opgestart door de gebruiker) en anonieme gebruiksstatistieken ter verbetering van de applicatie. Deze kunnen in de diverse browsers ge-deactiveerd / ge-delete worden (zie documentatie browser) door de gebruiker; mogelijk resulteert dit in een verminderde gebruikerservaring (vb opnieuw inloggen). U kunt de instellingen van uw browser aanpassen om het gebruik van deze cookies te accepteren of te weigeren. Aangezien de middelen van browser tot browser variëren, moet u het Help-menu van uw browser raadplegen voor meer informatie. Details kunnen desgevallend opgevraagd worden bij
[email protected]. Hoe we gegevens gebruiken die we verzamelen We gebruiken de gegevens die we verzamelen om je eenvoudige en relevante diensten rond digitale documenten te leveren, te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren, om nieuwe ideeën te ontwikkelen en om Doccle en onze gebruikers te beschermen. Wanneer je contact opneemt met Doccle, kunnen we je berichten vastleggen om te helpen bij het oplossen van problemen die je ondervindt. We kunnen je e-mailadres gebruiken om u te informeren over onze diensten, bijvoorbeeld om je op de hoogte te stellen van aankomende wijzigingen of verbeteringen. We vragen je om toestemming voordat we gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan die in dit Privacybeleid worden beschreven, ook voor sommige doeleinden in de Privacypolicy beschreven waarvoor Doccle optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking
Doccle bewaart en verwerkt de persoonlijke gegevens die zij ontvangt enkel op servers die in Datacenters van Atos Worldline en die zich uitsluitend op het grondgebeid van de EEA (Europese Economische ruimte) bevinden. Doccle is dus geen cloud oplossing waar gegevens rondzwerven op het internet. Duidelijkheid en keuzemogelijkheden Mensen maken zich op verschillende manieren zorgen over hun privacy. Het is ons doel duidelijk te zijn over de gegevens die we verzamelen, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over hoe je gegevens worden gebruikt. Gegevens die we delen We delen persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Doccle, en ook enkel met Doccle in het kader van de doeleinden die beschreven zijn in de privacypolicy, behalve in een van de volgende omstandigheden:
Met uw uitdrukkelijke toestemming We delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten Doccle wanneer u ons toestemming heeft gegeven dit te doen. We hebben uitdrukkelijk toestemming nodig voor het delen van gevoelige persoonlijke gegevens.
Voor externe verwerking We leveren enkel persoonlijke gegevens aan onze partners of andere vertrouwde bedrijven of individuen zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, in het kader van de doeleinden die beschreven zijn in de privacypolicy en op basis van onze schriftelijke instructies en in overeenstemming met onze Privacypolicy en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen.
Om juridische redenen We delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten Doccle als we te goeder trouw van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om: o o
Te voldoen aan van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties. Fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.
In dit geval stellen we de gebruiker op de hoogte welke gegevens we gedeeld hebben.
Als Doccle betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijven we de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens waarborgen en stellen we de betreffende gebruikers op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander privacybeleid. Toepassing Ons Privacybeleid is van toepassing op alle diensten die worden geleverd door Doccle cvba en onze partners. De partners kunnen teruggevonden worden op de website www.doccle.be. Handhaving We controleren regelmatig of we voldoen aan ons Privacybeleid. Wanneer we formele schriftelijke klachten ontvangen, zullen we contact opnemen met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken. We werken samen met de betreffende regelgevende instanties, waaronder lokale autoriteiten voor gegevensbescherming, om klachten met betrekking tot de overdracht van persoonlijke gegevens te verhelpen die we niet rechtstreeks met onze gebruikers kunnen oplossen. Doccle verbindt er zich toe om op elk moment volledig te voldoen aan de bestaande regelgeving die de privacy van de Doccle-gebruiker beschermt. Voor zover nodig vraagt Doccle hierover advies aan de Belgische Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, de Privacycommissie. De Privacycommissie is het officiële orgaan belast met de controle op de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Elke gebruiker waarvan Doccle over persoonlijke gegevens beschikt kan zich, mits bewijs van zijn identiteit (d.m.v. een kopie van de identiteitskaart) en een schriftelijke aangetekende, gedateerde en ondertekende aanvraag, zich richten tot Doccle voor een schriftelijke mededeling van zijn/haar persoonsgegevens, alsmede de wijziging van onvolledige of incorrecte gegevens bekomen. Conform de wet geschiedt de mededeling van de opgevraagde persoonsgegevens binnen de 45 dagen. Voor meer algemene informatie kan u ook steeds terecht bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het Ministerie van Justitie, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel. (02-542.72.30) (www.privacy.fgov.be) Elke overtreding of klacht kan via e-mail of schriftelijk overgemaakt worden op volgend adres: Doccle CVBA Buro & Design Center Heyselesplanade PB65 1020 Brussel
Wijzigingen Ons Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We beperken je rechten onder dit Privacybeleid niet zonder je uitdrukkelijke toestemming. We zullen alle wijzigingen van het Privacybeleid op deze pagina aangeven en, als de wijzigingen aanzienlijk zijn, zullen we zorgen voor een meer opvallende kennisgeving (inclusief, voor bepaalde diensten, kennisgevingen via e-mail over de wijzigingen van het Privacybeleid). We bewaren ook eerdere versies van dit Privacybeleid in een archief dat u kunt raadplegen.
