Wegwijzer Werkkosten
adp.nl HR. Payroll. Benefits.
Inleiding
Tot 2011 kenden we in Nederland een wirwar van regels voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. De regels waren niet altijd even helder voor iedereen en dit leidde vaak tot discussie met de Belastingdienst en tot rechtspraak. Vervolgens kwam de overheid weer met nieuwe (reparatie)wetgeving. Zo bleef het aantal regels steeds toenemen: een steen om de nek van de slagvaardige ondernemer.
De werkkostenregeling (WKR) moet hieraan een einde maken. Ondernemers hebben op termijn minder rompslomp; de Belastingdienst hoeft minder items te controleren. De werkkostenregeling kan dus niet los gezien worden van eerdere vereenvoudigingen zoals Wet Walvis (2006) en Paarse krokodil.
Het resultaat is deze compacte Wegwijzer Werkkosten. Ik wens u daarvan een vruchtbaar gebruik! Dik van Leeuwerden Manager Kenniscentrum Wet- & Regelgeving ADP Nederland BV
Halverwege 2011 blijkt dat het overgrote deel van de werkgevers (89%) de WKR nog niet in zijn administratie heeft doorgevoerd, maar gebruikmaakt van de overgangsregeling. In die zin is de WKR dus nog geen succes. Tegelijk is zeker dat per 2014 alle werkgevers volgens de WKR moeten werken: iedereen moet eraan geloven. Hoe komt het dat de WKR bij veel werkgevers nog niet echt ‘leeft’? Het kan een bewuste keus zijn, omdat regelingen voor kostenvergoedingen en andere arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast. Dit vergt tijd. Maar ook hebben veel werkgevers de gevolgen nog lang niet scherp in beeld. ADP helpt u daarbij graag. In deze Wegwijzer Werkkosten vindt u daarom veel informatie over de regeling én het invoeren van de regeling in uw bedrijf of organisatie. De inhoud is van belang voor zowel de Salarisadministratie, Financiën als HR; de werkkostenregeling raakt immers de gehele organisatie. De achtergrond wordt kort belicht; de vaktermen verklaard. Vervolgens komt een reeks specifieke situaties aan de orde. Omwille van de leesbaarheid is niet naar volledigheid gestreefd, wel naar het aanbieden van relevante informatie waarmee u snel en efficiënt uw weg in de WKR kunt vinden.
2
Inhoud
Minder regels Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
3
Sleutelbegrippen Wat u moet weten van de werkkostenregeling
8
De praktijk Overzicht per onderwerp; verschillen met de overgangsregeling; veelgestelde vragen
12
Aan de slag Voorbereiding, aanpak, hulp bij invoering.
20
Werkkostenregeling in het dagelijks verkeer
3
Minder regels
De overheid wil met de werkkostenregeling in één klap de administratiekosten voor werkgevers verminderen. Het elimineren van administratieve rompslomp is namelijk één van de speerpunten van het regeringsbeleid. U zult echter merken dat in een aantal gevallen oude regels toch weer herleven, maar dan onder een andere naam. Zo waren reiskosten jarenlang een onbelaste vergoeding en ziet de werkkostenregeling ze als een gerichte vrijstelling. Het effect is precies hetzelfde, reiskostenvergoedingen tot maximaal € 0,19 per km blijven belastingvrij.
Hoe werkt de werkkostenregeling? Met de werkkostenregeling houden de belastingvrije vergoedingen of belastingvrije verstrekkingen, en dus ook alle regels hierover, op te bestaan. Alles hoort nu bij het loon. U, de werkgever, maakt de keuze: j U belast het loon op de gewone manier bij de werknemer j U beschouwt het loon als ‘loon belast bij de werkgever’ en rekent zelf de belasting af. U betaalt dan trouwens niet over het hele bedrag belasting. Dat komt door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, waarover later meer. Wat dan overblijft, noemen we de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is deze loonsom werkkostenregeling minder dan uw vrije ruimte, dan wordt er per saldo niets belast. Is de loonsom werkkostenregeling groter dan uw vrije ruimte van 1,4%, dan betaalt u over het bedrag daarboven- het meerdere - 80% belasting. Zie ook het schema op blz. 5. Het meest revolutionaire aan de werkkosten-regeling is dat u 1,4% van de totale fiscale loonsom belastingvrij mag besteden aan uw werknemers.
Deze 1,4% wordt de vrije ruimte genoemd. Hoe u als werkgever deze 1,4% invult, dat laat de wetgever helemaal aan u over. Maar komt u boven de grens van 1,4%, dan betaalt u 80% over het bedrag daarboven. Dat kan op verschillende manieren uitpakken, zie de voorbeelden.
Meedoen aan de werkkostenregeling? De keuze is tot 2014 aan u. Lang niet alle bedrijven doen per 2011 mee aan de werkkostenregeling. Veel werkgevers hebben te maken met de CAO of afspraken binnen het bedrijf waarover eerst overleg met de Ondernemingsraad nodig is. Dat kost tijd. Tot 2014 is er een overgangsregeling. De ‘schade’ voor werknemers is beperkt. Dat komt omdat een hele lijst kosten niet meegeteld hoeft te worden. Ook daarover verderop meer. N 417
N426
4
Meedoen aan de werkkostenregeling? De keuze is tot 2014 aan u.
Minder regels Loon
Loon werknemer
Loon belast bij werkgever -/Af: gerichte vrijstellingen/nihilwaarderingen = Loonsom werkkostenregeling -/Af: 1,4% vrije ruimte =
80% belast
Eindheffingsloon werkkostenregeling
Voorbeelden Vrije ruimte: 1,4% Bij lasbedrijf De Verbinding werken 130 medewerkers. De loonsom bedraagt € 4.000.000,-. De Verbinding heeft een vrije ruimte van 1,4 % x € 4.000.000, - = € 56.000,De Verbinding mag dus voortaan € 56.000,- vrij besteden aan zijn werknemers, compleet naar eigen inzicht. Binnen de vrije ruimte - geen heffing In totaal vergoedt en verstrekt De Verbinding voor € 80.000,- aan loon belast bij werkgever. In het bedrag van € 80.000,- zit voor € 50.000,- aan gerichte vrijstellingen en/of nihilwaarderingen. Deze € 50.000,- mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 80.000,-. Per saldo zou De Verbinding dus over € 30.000,- eindheffing moeten betalen. Het bedrag van de vrije ruimte is 1,4% van € 4.000.000,- = € 56.000,-. De € 30.000,- zit binnen de vrije ruimte en is dus voor zowel werkgever als werknemers belastingvrij. Helemaal vrij om te bepalen hoe het geld uitgegeven wordt is de directie van De Verbinding echter niet. Werkgevers en werknemers hebben zich vaak te houden aan de bestaande CAO-afspraken. Buiten de vrije ruimte - 80% eindheffing De totale loonsom van technisch bureau Paraat bedraagt € 4.000.000,-. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 110.000,- aan loon belast bij werkgever. In het bedrag van € 110.000,- zit voor € 30.000,- aan gerichte vrijstellingen en/of nihilwaarderingen. Deze € 30.000,- mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 110.000,-. Deze werkgever zou dus over € 80.000,- eindheffing moeten betalen. Het bedrag van de vrije ruimte is 1,4% van € 4.000.000,- = € 56.000,Over het saldo van € 24.000 wordt 80% eindheffing toegepast. Paraat moet een bedrag van € 19.200,- afdragen.
5
Minder regels
Wat is loon? Loon is één van de belangrijkste begrippen bij het voeren van een loonadministratie en dus ook één van de sleutelbegrippen van de werkkostenregeling.
Vanaf 2011 is uitdrukkelijk in de wet opgenomen dat ook alles wat wordt vergoed en verstrekt in het kader van de dienstbetrekking, in eerste instantie tot het loon wordt gerekend. Goed om te weten is ook dat vrijstellingen op het loon zoals we die al jaren kennen blijven bestaan. Niet mee tellen: j De pensioenpremie en de premie voor een ANW- of WIA-gatverzekering die u voor de werknemer betaalt: de vrijgestelde loonbestanddelen j De kosten die uw werknemer aan u voorschiet. Binnen de werkkostenregeling worden dit intermediaire kosten genoemd j De vergoedingen voor maaltijden bij overwerk, voor studiekosten en zo meer: de gerichte vrijstellingen j De zaken die u aan uw mensen ter beschikking stelt om (op de werkplek) hun werk te kunnen doen. Arbovoorzieningen, werkkleding en dergelijke komen niet ten laste van de vrije ruimte: de nihilwaarderingen.
Loon is ieder voordeel voor de werknemer dat voortkomt uit zijn of haar baan. Er moet dus sprake zijn van een voordeel én er moet een sterk oorzakelijk verband zijn met de dienstbetrekking. Kan een werknemer met korting producten bij zijn werkgever kopen, dan is er sprake van loon. Er is een voordeel en dit voordeel komt voort uit de dienstbetrekking. Zo is een verjaarscadeau wat een werknemer van zijn collega’s krijgt, een gevolg van hun relatie als collega’s. Het hoort bij het werk maar er is geen sprake van loon. Ook als een werknemer kosten vergoed krijgt die hij heeft gemaakt, dan is er niet altijd sprake van een voordeel.
Schematisch ziet dit er als volgt uit: Is er een voordeel uit dienstbetrekking?
Nee. Geen loon
Ja
Ja. Geen loon
Is er een bestaande vrijstelling van toepassing? (pensioenpremie, diensttijduitkering) Nee. Is er sprake van intermediaire kosten?
Ja. Geen loon
Nee. Wijst u het loon aan als belast bij de werkgever?
Nee. Normaal belasten bij de werknemer?
Ja. Is er sprake van een gerichte vrijstelling, of een nihilwaardering?
Nee. Loon komt ten laste van de vrije ruimte.
Ja. Loon komt niet ten laste van de vrije ruimte
6
Minder regels
In het hoofdstuk Sleutelbegrippen vindt u een toelichting op de begrippen intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. WKR Kort j Belastingvrije vergoedingen en belastingvrije verstrekkingen houden op te bestaan j De werkgever kiest of het loon belast wordt bij de werknemer of bij de werkgever j Organisaties mogen 1,4% van hun totale fiscale loonsom vrij besteden: de vrije ruimte j Voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen geldt een gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Zij komen niet ten laste van de vrije ruimte j Over alles boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.
7
Sleutelbegrippen
Hoewel een flink aantal zaken hetzelfde blijft, komen er onder de werkkostenregeling opeens ook nieuwe begrippen in uw dagelijkse praktijk naar voren. In dit hoofdstuk behandelen we deze zogenoemde sleutelbegrippen in alfabetische volgorde.
Fiscale Loonsom Uiteindelijk mag u 1,4% van uw totale fiscale loonsom buiten de heffing laten. Onder de totale fiscale loonsom verstaan we in het algemeen het totaal van kolom 14 van de loonstaat. Het gaat dan om het loon wat wordt belast bij de werknemer.
j Tijdelijke verblijfskosten (zie verder blz.14) j Extraterritoriale kosten voor werknemers die tijdelijk in het buitenland zijn (30%-regeling) j Zakelijke verhuiskosten (zie verder blz.18). Het bedrag dat overblijft is de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is dit bedrag groter dan 1,4% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte? Dan betaalt u over alles daarboven 80% eindheffing.
Gebruikelijkheidstoets De werkkostenregeling biedt veel vrijheden. Er is eigenlijk maar één beperking. Dat is de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. U mag niet zomaar alles binnen die vrije ruimte onderbrengen. Met andere woorden: vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%grens uitkomt, wordt gezien als loon van de werknemer. Als u aan uw werknemers een dvd-speler schenkt wordt dit niet gezien als niet-gebruikelijk. Geeft u echter de directeur een complete thuisbioscoop met groot videoscherm en inrichting van een ruimte in zijn woning, dan zal dat als niet-gebruikelijk worden gezien. De directeur moet gewoon belasting betalen.
Intermediaire kosten Intermediaire kosten worden door uw werknemer gemaakt, maar horen in feite bij u thuis. Denk aan het bosje bloemen voor de balie dat uw receptioniste in haar lunchpauze koopt. De receptioniste vervult de rol van intermediair als zij de kosten voor het bosje bloemen voorschiet. Intermediaire vergoedingen zijn dus vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling. Let op U hoeft niet in alle gevallen een uitdrukkelijke opdracht te geven. Het is logisch dat de werknemer tankt als de benzine van de bus van de zaak op is.
Gerichte vrijstellingen Niet alle kostenvergoedingen of verstrekkingen worden uiteindelijk belast. U mag een hele lijst zogenoemde gerichte vrijstellingen van het ’loon belast bij werkgever‘ aftrekken. Dat zijn: j Vergoedingen of verstrekkingen van plaatsbewijzen van openbaar vervoer j Reiskosten tot maximaal € 0,19 per km j Vergoedingen of verstrekkingen voor congressen, seminars en studiekosten, vakliteratuur en inschrijvingen in een beroepsregister
Nog een voorbeeld: Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij reist met het busje van de zaak waarmee hij onderweg tankt. Ook koopt hij zaken voor een professionele aankleding van de ruimte en een fles wijn voor de klant. Hier is in alle gevallen sprake van intermediaire kosten. De bus betreft een bedrijfsmiddel van de zaak, ook de kosten voor de aankleding van de ruimte horen bij u als werkgever thuis. Met de fles wijn
8
Sleutelbegrippen
representeert hij uw bedrijf, dus ook dit zijn intermediaire kosten. Deze vergoedingen worden dus niet tot het loon gerekend.
N426
e r kendam ad e r immele n
dat niet in geld wordt uitbetaald - toch in euro’s opgeven. Dat is weleens lastig. De hoofdregel is dat u uitgaat van de waarde in het economisch verkeer. Heeft u een factuur, gebruik dan het factuurbedrag inclusief BTW. Ook onder de WKR zijn er aparte normbedragenvoor enkele vormen van loon in natura: j Maaltijden. Het gaat dan om niet-zakelijke maaltijden. Bijvoorbeeld als u voor uw werknemer iedere dag de lunch verzorgt. Deze worden altijd op een vast bedrag van € 2,95 gewaardeerd. Dit geldt dus voor ontbijt, lunches en diners. U moet het totale aantal maaltijden bijhouden j Dienstwoning. De waardering is de economische huurwaarde met een maximum van 18% van het jaarloon j Huisvesting en inwoning. € 5,10 per dag per werknemer. Uw werknemer moet hier werken en wonen, bijvoorbeeld op een agrarisch bedrijf. j Kinderopvang op de werkplek. Voor 2011 is dit bedrag € 6,36 per uur.
De situatie lijkt ingewikkelder dan het is. De pijl naar links refereert aan de intermediaire kosten die geen loon zijn. Die tellen dus niet mee voor de werkkostenregeling. De pijl in het midden verwijst naar het loon wat u belast bij de werknemer. De pijl rechts verwijst naar het loon belast bij de werkgever. U ziet hier de afslag voor de nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen opgenomen. Loon Loon is ieder voordeel voor de werknemer dat voortvloeit uit de dienstbetrekking. Zie ook blz. 6. In eerste instantie moet u denken aan het arbeidsrechtelijke loon. Al het andere, denk daarbij aan kostenvergoedingen, kerstpakketten maar ook de fiets van de zaak, hoort onder de WKR ook bij het loon. U kunt kiezen of u dit belast bij de werknemer of bij de werkgever.
Enkele gerichte vrijstellingen van links naar rechts: Zakelijke maaltijden voor overwerk en koopavond; tijdelijke verblijfskosten zoals hotelovernachtingen; 30%-regeling; alles wat met het opleiden van uw werknemers te maken heeft; alle kosten openbaar vervoer; vakliteratuur.
Tip Vaak bestaan vaste kostenvergoedingen grotendeels uit posten die als een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten worden aangemerkt. Controleer dus goed uw vaste vergoedingen! Loon belast bij werkgever Bij ADP hebben wij ervoor gekozen om al het loon waarvoor u heeft gekozen dit te belasten bij de werkgever, aan te duiden als ‘loon belast bij werkgever’. Er is bij dit bedrag dus nog geen rekening gehouden met gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Loon in natura Ook onder het regime van de werkkostenregeling moet u de waarde van het loon in natura - loon
N417 N417 9
Sleeu Sleeuwijk wijk Han Hankk
Sleutelbegrippen
Loonsom werkkostenregeling Binnen de terminologie die we binnen ADP aanhouden is dit: j het ‘loon belast bij werkgever’ na aftrek van de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen. Is de loonsom WKR minder dan uw vrije ruimte, dan wordt er per saldo niets belast. Is de loonsom WKR groter dan uw vrije ruimte van 1,4%, dan betaalt u over het bedrag daarboven het meerdere - 80% belasting.
L E T O P ! Ook kleding die aantoonbaar op het werk achterblijft en kleding die per kledingsstuk is voorzien van 1 of meer logo’s met een oppervlakte van tenminste 70 cm2, worden gezien als kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. j De mobiele telefoon, Blackberry of smartphone die u aan uw mensen ter beschikking stelt en die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt j De PC, notebook of laptop die u aan uw mensen ter beschikking stelt en die voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt j De OV-jaarkaart en Voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt j Bedrijfsfitness op de werkplek j Huisvesting en inwoning (inclusief energie, water en bewassing) op de werkplek tijdens het werk. Het gaat hier om huisvesting of inwoning waaraan de werknemer zich vanwege het werk niet kan onttrekken. Bijvoorbeeld werknemers op een boorplatform of co-assistenten in een ziekenhuis tijdens wachtdiensten j Het rentevoordeel van een renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, een elektrische fiets of elektrische scooter koopt.
Nihilwaarderingen Er zijn een aantal zaken die op de werkplek worden gebruikt, die u ‘op nihil mag waarderen’. U hoeft deze met andere woorden niet mee te tellen. L E T O P ! Nihilwaarderingen gelden in het algemeen alleen voor zaken die ter beschikking zijn gesteld en niet voor vergoedingen in geld. Ook wordt, behalve voor Arbovoorzieningen, de woning van de werknemer niet als werkplek gezien. Nihilwaarderingen zijn bijvoorbeeld: j Voorzieningen op kantoor of andere werkplek. Iedere werknemer maakt wel eens gebruik van de PC, telefoon of het kopieerapparaat voor privé-doeleinden. Dit kleine voordeel voor de werknemer mag u op nihil waarderen j Arbovoorzieningen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die rechtstreeks voortvloeien uit het Arbobeleid van uw onderneming, mag u op nihil waarderen. Denk bijvoorbeeld aan beeldschermbrillen, beschermende kleding en periodieke keuringen j Consumpties op de werkplek (koffie, thee, snack, frisdrank) j Kleding die u ter beschikking stelt en die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. Hierbij moet u denken aan uniformen en overalls.
Overgangsregeling tot 2014 Sinds 1 januari 2011 is de werkkostenregeling van kracht. U mag nog tot 2014 volgens de ‘oude regels’ werken. Het is tot die tijd zelfs mogelijk om per jaar te kiezen. Let op: u maakt de keuze per jaar en bij aanvang van het kalenderjaar. Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen? Onder de werkkostenregeling worden de verschillen tussen deze begrippen weer belangrijk. Immers, als u zaken ter beschikking stelt is
10
Sleutelbegrippen
Vrije ruimte 1,4% van de totale fiscale loonsom na aftrek van de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen. Zie ook blz.8.
er mogelijk sprake van een nihilwaardering terwijl dit bij een vergoeding niet het geval is. Wat zijn de verschillen? Vergoeden Uw werknemer koopt zelf de zaken en u vergoedt deze op declaratiebasis of via een vaste kostenvergoeding. De eigendom van de zaak ligt bij de werknemer.
Pas op als u de vrije ruimte overschrijdt! 80% belasting.
Verstrekken U koopt de zaken in en verstrekt deze aan de werknemer. De eigendom van de zaak ligt bij de werknemer.
Werkplek Voor de werkkostenregeling is de werkplek een belangrijk begrip. De nihilwaarderingen gelden immers alleen voor zaken die op de werkplek gebruikt worden. Een werkplek is elke plaats die gebruikt wordt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Een werkplek is bijvoorbeeld het bureau, N417 een kamer, een kantoortuin, de lopende band, een Sleeu fabriekshal, de keuken, de vergaderzaal. wijk MaarHan ook een bedrijfskantine, de parkeergarage k op het bedrijfsterrein zijn werkplekken. En voor N426 de vrachtwagenchauffeur is dat de cabineruimte van een vrachtwagen, voor een conducteur of machinist de trein, enzovoorts.We r ken da m Pas op: een werkruimte in de Mad woning,ewoonboot, vakantiewoning of woonwagenDr vanimmele uw werknemer n wordt onder de WKR niet als werkruimte aangemerkt. Hebben uw werknemers dus thuis een internet- en/of telefoonabonnement op naam van de zaak, dan moet dit onder het regime van de WKR worden belast. De woning wordt in dit geval niet als werkplek gezien. Alleen voor de zaken waarvoor u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent, zoals bureau, stoel en verlichting, wordt de woning wel als werkplek gezien.
Ter beschikking stellen Bij ter beschikking stellen koopt u de zaak in en geeft deze in bruikleen bij de werknemer. Het eigendom blijft bij u. Als de situatie wijzigt omdat de werknemer bijvoorbeeld uit dienst gaat, moeten de ter beschikking gestelde zaken weer bij u worden ingeleverd. Laat u de werknemer de zaak op dat moment houden? Dan is er op dat moment sprake van loon in natura. U moet dan de waarde tot het loon rekenen. Nog een voorbeeld: Geeft u uw medewerkers een vergoeding voor mobiele telefoon of gereedschappen? Dan moet u onder de werkkostenregeling de hele vergoeding bij het loon tellen. Hebt u ervoor gekozen om deze vergoeding aan te merken als ‘loon belast bij werkgever’? Dan moet u dit bedrag opnemen in uw vrije ruimte van 1,4%. Stelt u de mobiele telefoon en de gereedschappen ter beschikking, dan wordt dit voordeel op nihil gewaardeerd en nemen zij geen vrije ruimte in. Tip Het kan voor u en uw werknemers onder de nieuwe regels gunstiger zijn om gereedschappen en mobiele telefoons ter beschikking te stellen.
De woning van de werknemer is geen werkplek
11
N417
De Praktijk
In de praktijk heeft de werkkostenregeling z’n effect op een groot aantal zaken die werkgever en werknemer bezighouden. Een kort overzicht per onderwerp. Administratie Om te kunnen beoordelen of uw organisatie binnen de vrije ruimte van 1,4% van het fiscale loon blijft, moet u in de salaris- en financiële administratie alle vergoedingen, verstrekkingen en waarderingen bijhouden. U doet dit inclusief BTW. In de praktijk blijkt vooral een goede interne afstemming over het benoemen van kosten heel belangrijk. Het kan per organisatie verschillen, maar het kan heel efficiënt zijn om in de grootboekrekeningen onderscheid te maken tussen ‘intermediaire kosten’, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Maakt u gebruik van de ADP Werkkostenindicator (zie op blz. 20) dan krijgt u overzicht.
uw medewerkers hun reiskosten uitruilen? Dan kunt u deze mogelijkheid gewoon laten bestaan. Reiskosten worden onder de WKR namelijk als een gerichte vrijstelling beschouwd. Dit geldt ook voor andere arbeidsvoorwaarden. Het cafetariamodel kan een lastig punt zijn in de werkkostenregeling. U verlaagt het loon en dus de vrije ruimte. Maar de vergoedingen nemen toe. Bedrijfsfitness Bedrijfsfitness via de sportschool is onder de werkkostenregeling belast. Heeft u een eigen fitnessruimte op de werkplek voor uw medewerkers beschikbaar, dan geldt dit als nihilwaardering. Moeten uw medewerkers trainen om hun functie te kunnen vervullen - bijvoorbeeld als duikinstructeur of beveiliger - dan kunt u dit als gerichte vrijstelling aanmerken. Het is dan niet van belang of de training op de werkplek plaatsvindt.
Tip Klanten van ADP hebben de mogelijkheid om vrijblijvend proef te draaien met de werkkostenregeling. U levert dan maandelijks de gegevens voor de WKR aan bij ADP maar N4 17 neemt deze (nog) niet op in de loonaangifte. Zo ontstaat een uiterst betrouwbaar beeld van S leeu wijk de gevolgen van de WKR voor uw organisatie.
H ank
Fietsenplan Met de werkkostenregeling lijkt het gedaan met Cafetariaregelingen en andere N426 de Fiets van de Zaak (zie ook bij cafetariaregeling). arbeidsvoorwaarden Weet u echter De werkkostenregeling is vaak nadelig voor We r ke nda m de fiets(en) binnen de vrije ruimte te houden, dan kan er juist meer. U mag namelijk arbeidsvoorwaarden waarbij bepaalde loonMad e de fiets geven zonder voorwaarden te stellen. Het bestanddelen uitgeruild kunnen worden tegen Dr imme maaktlen niet meer uit of de fiets gebruikt wordt voor belastingvrije vergoedingen, ook wel cafetariawoon-werkverkeer. De normen voor de aanschafregelingen genoemd. Immers, u verlaagt het prijs (was € 749,- per fiets) en voor accessoires loon (en dus ook uw vrije ruimte) en verhoogt de en dergelijke (€ 82,- per kalenderjaar) vervallen. vergoedingen. Vaak zijn deze cafetariaregelingen Ook een duurdere fiets met hulpmotor of een per CAO overeengekomen. U kunt ze dus niet elektrische scooter kan nu ‘van de zaak’. eenzijdig aanpassen. Blijkt dat het handhaven van bepaalde regelingen in de WKR een kostbare zaak De fiets van de zaak is populair in wordt, treedt dan tijdig in overleg met uw OR of het cafetariamodel. Dat kan wel eens personeelsvertegenwoordiging. Wilt u bijvoorbeeld voor een uitglijer zorgen. voortaan gereedschappen ter beschikking stellen in plaats van uw mensen een vergoeding te geven, dan zult u in overleg moeten treden. Kunnen
12
De Praktijk
Kilometervergoeding Ook in de werkkostenregeling kunt u uw medewerkers een kilometervergoeding van maximaal € 0,19 blijven geven. Ontvangen uw medewerkers een hogere vergoeding per kilometer dan kunt u dit ‘bovenmatige’ deel onderbrengen in de vrije ruimte. Dat is vaak voor zowel de organisatie als voor de medewerkers een gunstige zaak. Komt u niet boven de grens van 1,4% uit, dan blijft de bovenmatige reiskostenvergoeding immers helemaal belastingvrij. Vanzelfsprekend kunt u de bovenmatige vergoeding ook (blijven) belasten bij de werknemer.
Voor werknemers die in het 52%-tarief vallen is het gebruteerde tarief 108,3%. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u onder de WKR 80% eindheffing; dat kan voordeliger zijn. Personeelsfeest De kosten voor het personeelsfeest of -uitje zijn onder de werkkostenregeling altijd belast. Dit zal in de praktijk altijd ten laste van uw vrije ruimte gaan. Gaat u echter met het team op pad voor een scholingsactiviteit, dan kunt u dit als normale bedrijfskosten boeken. Er is dan geen sprake van loon. De kosten van het niet-educatieve aansluitende etentje kunnen eventueel in de vrije ruimte worden ondergebracht tegen de normwaarde van € 2,90.
Werkkostenregeling voordeliger De consultants van een middelgroot adviesbureau maken voor hun werk veel kilometers. Ze krijgen hiervoor een vergoeding van € 0,30 per km. Een bedrag van € 0,19 was en is belastingvrij. Voorheen werd het bovenmatige deel gebruteerd van 0,11 naar 0,16 per km. Nu wordt dit bedrag ondergebracht in de vrije ruimte. De manager Salarisadministratie: “We gaan er pas 80% eindheffing over betalen als de vrije ruimte geheel is benut. Dat is voor ons veel voordeliger en in de meeste gevallen gaan ook onze werknemers erop vooruit.“
Personeelsleningen Heeft u uw medewerkers een hypotheek of andere lening verstrekt? Dan wordt een eventueel rentevoordeel van de hypotheek op nihil gewaardeerd. Dit geldt ook als het gaat om een lening voor de aanschaf van een elektrische fiets of scooter. Voor andere leningen moet u het rentevoordeel tot het loon rekenen. Let op! U moet uitgaan van de marktrente. Het vaak gehanteerde normpercentage is niet meer van toepassing onder de werkkostenregeling.
Tip Kunnen uw medewerkers hun reiskosten uitruilen? Dan kunt u deze mogelijkheid gewoon laten bestaan. Reiskosten worden onder de werkkostenregeling namelijk als een gerichte vrijstelling beschouwd.
Personeelsvereniging Ook onder de WKR kan het gunstig zijn om bepaalde vergoedingen aan uw medewerkers via de personeelsvereniging te laten lopen. U maakt dan gebruik van de ‘fondsenvrijstelling’. Vanzelfsprekend zijn er wel voorwaarden. De werkgever mag over de afgelopen vijf jaren niet meer hebben bijgedragen aan het fonds dan de werknemer. Het verstrekken van een kerstpakket door de personeelsvereniging dat direct wordt terugbetaald door de werkgever werkt dus niet.
Overschrijdingen Komt u boven de vrije ruimte uit? Dat betekent niet altijd dat u uiteindelijk ook duurder uit bent. De eindheffingen die u, als u werkt met het oude regime, moet betalen kunnen ook hoger uitvallen dan de eindheffing onder de werkkostenregeling.
13
De Praktijk
Tip Het in kaart brengen van uw vaste kostenvergoedingen is belangrijk onder de WKR. Veel vergoedingen zijn bestemd voor intermediaire kosten en/of gerichte vrijstellingen. Denk aan vergoedingen voor externe representatie, lunches en dergelijke met klanten, de kosten die uw mensen maken voor het houden en rijden van de auto van de zaak: parkeren, wassen en dergelijke of een vergoeding voor tijdelijke verblijfkosten. Intermediaire kosten zijn geen loon en gerichte vrijstellingen komen niet ten laste van uw vrije ruimte. Beide tellen dus niet mee voor de werkkostenregeling.
Tijdelijke verblijfkosten Het begrip tijdelijke verblijfkosten is onder de werkkostenregeling ruim. U moet niet alleen denken aan de extra kosten die een werknemer maakt voor verblijf onderweg zoals een kopje koffie in een wegrestaurant of hotelovernachting. Het begrip tijdelijke verblijfkosten geldt ook voor maaltijden of vergoedingen daarvoor bij dienstreizen en dergelijke. Maar ook de maaltijden of vergoedingen daarvoor bij overwerk of koopavond vallen onder de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten. Vaak zijn dergelijke vergoedingen opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Zie daarvoor verderop. Vakbondscontributie In veel CAO’s is afgesproken dat vakbondsleden hun bruto maandsalaris, eindejaarsuitkering of vakantietoeslag kunnen verlagen in ruil voor een onbelaste vergoeding van de vakbondscontributie. Met het invoeren van de werkkostenregeling moet de vergoeding gewoon tot het loon worden gerekend. Voor de vergoeding van vakbondscontributie geldt geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering. U kunt dit loon ten laste van de vrije ruimte brengen. Zie ook bij cafetariaregeling. Vaste kostenvergoedingen Ook onder de werkkostenregeling kunt u nog een vaste kostenvergoeding betalen. Uw vaste kostenvergoedingen zijn als het goed is al vastgesteld naar aanleiding van een kostenonderzoek onder uw medewerkers. De Belastingdienst heeft aangegeven dat u geen nieuw onderzoek hoeft te doen als de feiten en omstandigheden nog hetzelfde zijn. Heeft u nog nooit een kostenonderzoek ingesteld, dan moet u dit dus wel eerst uitvoeren voor u deze vaste kostenvergoedingen buiten de heffing kan laten.
14
De Praktijk
Veranderingen door de werkkostenregeling Hieronder ziet u per regeling een kort overzicht. Oude/ overgangsregeling
Werkkostenregeling Bedrijfsfitness
j Onbelast mits sprake van fitness die open staat voor 90% werknemers j Organisatie bij werkgever aangewezen locatie of op de werkplek
j Fitness op werkplek telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Alle andere fitness belast maar met de mogelijkheid om in de vrije ruimte op te nemen
Apparatuur, gereedschappen e.d.
j Onbelast indien 90% zakelijk gebruik j Bij kostprijs tot € 450 in een keer te vergoeden j Bij hogere kostprijs tijdsevenredig
j Alleen onbelast indien ter beschikking gesteld j Gebruik of verbruik op de werkplek vereist j 90% of meer zakelijk gebruik
Consumpties
j Verstrekking onbelast mits onder werktijd en geen deel van maaltijd j Vergoeding onbelast tot € 0,55 p/d j Onbelast bij ambulante werknemers (onder voorwaarden)
j Verstrekking op de werkplek telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Vergoedingen belast j Verstrekking en vergoeding gericht vrijgesteld bij ambulante werknemers
Vakbondscontributie
j Vergoeding onbelast
j Vergoedingen belast j Mogelijkheid om in de vrije ruimte laten vallen j Let op! Ook bij cafetariaregeling Fiets van de zaak
j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen onbelast j Voorwaarden: j Max € 749 j Eens per 3 jaar j Gebruik voor 50% woon-werkverkeer j Aanvullende vergoeding mogelijk € 82 per jaar
j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen altijd belast j Mogelijkheid om in de vrije ruimte laten vallen Let op! Ook bij cafetariaregeling j Mogelijkheid rentevoordeel renteloze lening onbelast
Geschenken in natura
j Ideële waarde onbelast j Tot max. € 70 p/j 20% eindheffing j Gebruteerd tabeltarief indien max. € 136 per geschenk en max. € 272 p/j
j Alle geschenken belast j Mogelijkheid om in de vrije ruimte laten vallen
15
De Praktijk Oude/ overgangsregeling
Werkkostenregeling Vaste telefoon
j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen onbelast j Voorwaarde: > 10% zakelijk gebruik
j Op werkplek telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Telefoon thuis altijd belast - Woning geen werkplek - Telefoon thuis, geen mobiele communicatie
Mobiele telefoon
j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen onbelast j Voorwaarde: > 10% zakelijk gebruik
j Uitsluitend ter beschikking stellen telt niet mee voor de loonsom nihilwaardering j Voorwaarde: > 10% zakelijk gebruik
Maaltijden
j In bedrijfsrestaurant belast tegen forfait (koud en warm) j Onbelast bij > bijkomstig (10%) zakelijk - Dienstreizen - Overwerk, koopavonden - Maaltijden met relaties j Therapeutisch mee-eten onbelast
j Op werkplek - Belast tegen forfait van € 2,95 - Mogelijkheid om in de vrije ruimte op te nemen - Gericht vrijgesteld bij > bijkomstig (10%) zakelijk j Niet op werkplek - Belast tegen factuurwaarde - Gericht vrijgesteld bij > bijkomstig (10%) zakelijk Leningen
j Rentevoordeel hypotheek onbelast j Rentevoordeel onbelast als lening is voor zaken die onbelast vergoed kunnen worden j Overige leningen rentevoordeel belast tegen normrente
j Rentevoordeel hypotheek telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Rentevoordeel voor lening aanschaf fiets of scooter telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Overige leningen rentevoordeel belast tegen marktrente
Personeelskortingen
j Voordeel onbelast j Producten van werkgever en niet branchevreemd j Korting max. 20% en totale korting niet meer dan € 500 per jaar
j Voordeel altijd belast j Mogelijkheid om in de vrije ruimte laten vallen
Personeelsactiviteiten
j Voordeel onbelast tot € 454 (overgangsrecht) j Deelname mogelijk voor ten minste 75% werknemers of 75% werknemers van afdeling
j Voordeel altijd belast j Mogelijkheid om in de vrije ruimte laten vallen
16
De Praktijk Oude/ overgangsregeling
Werkkostenregeling Representatiekosten
j Interne representatie - Belast, tenzij zakelijk gelet op functie j Externe representatie - Onbelast
j Interne representatie - Altijd belast, mogelijkheid om in de vrije ruimte op te nemen j Externe representatie - Geen loon (intermediaire kosten) - Deel van de werknemer is gericht vrijgesteld (Werk)kleding
j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen onbelast bij: - Echte werkkleding - Kleding die aantoonbaar achterblijft op werkplek - Kleding met een of meer logo’s van min. 70cm²
j Nihil waardering indien: j Ter beschikking is gesteld j Gebruik op werkplek j Sprake is van werkkleding - Echte werkkleding - Kleding die aantoonbaar achterblijft op werkplek - Kleding met één of meer logo’s van min. 70cm²
Werkplek thuis
j Vergoeding tot max. 20% huur of huurwaarde onbelast bij: - Zelfstandige ruimte - Elders ook werkplek dan ten minste 70% inkomen verdienen op werkplek - Elders geen werkplek dan ten minste 30% inkomen verdienen in en 70% in of vanuit werkruimte
j Vergoeding altijd belast j Mogelijkheid om in de vrije ruimte laten vallen
Inrichting werkplek
j Vergoeding tot max. € 1.815 per 5 jaar onbelast mits: - Minstens een dag per week thuis werken - Schriftelijke overeenkomst
j Mogelijkheid tot nihil waardering als Arbovoorziening - Opname in Arbo-plan - Meer ruimte dan onder oude regime
17
De Praktijk: Veelgestelde vragen
Vallen verhuiskosten onder de gerichte vrijstellingen? Ja. U kunt verhuiskosten onbelast vergoeden. Het maakt dan niet uit of de verhuizing wordt veroorzaakt door bedrijfsverplaatsing of doordat uw medewerker er zelf voor heeft gekozen om dichterbij te komen wonen. De bepaling wanneer er in ieder geval sprake is van een zakelijke verhuizing is wel aangepast. Onder de werkkostenregeling is er in ieder geval sprake van een zakelijke verhuizing als de werknemer binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of overplaatsing zijn reisafstand met ten minste 60% verkleint. Voorwaarde is wel dat de werknemer eerst ten minste 25 kilometer van zijn werk woonde.
Met goedkeuring van de Belastingdienst bieden we onze medewerkers de mogelijkheid om de eindejaarsuitkering in te wisselen voor een onbelaste vergoeding voor het woonwerkverkeer. Blijft deze mogelijkheid bestaan? Ja, deze mogelijkheid blijft bestaan. Formeel hoeft u voor de toepassing van een cafetariaregeling geen toestemming vooraf aan de inspecteur te vragen. Wij komen boven de vrije ruimte uit met onze vergoedingen en verstrekkingen. Nu wil ik wat verstrekkingen gaan bruteren. Moet ik eerst overleggen met mijn medewerkers? Als u een netto vergoeding bruteert, stijgt ook het belastbaar loon van uw medewerker. Dit kan consequenties hebben voor zijn of haar huur- en zorgtoeslag. Probeer hiermee rekening te houden.
Tip Onder de werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van kosten die gemaakt worden voor het overbrengen van de inboedel en voor de kosten van herinrichting tot een bedrag van € 7.750,-.
Onze bezoekende klanten en relaties eten gewoon mee in het bedrijfsrestaurant. Valt dat ook onder de werkkostenregeling? Nee. De WKR is van toepassing op werknemers die loon ontvangen uit hun dienstbetrekking. Hier ziet u het belang van een goede administratie.
Wij geven ons sales- en directieteam een vaste kostenvergoeding. Moeten we opnieuw onderzoek gaan doen als we gebruik gaan maken van de werkkostenregeling? Alleen wanneer het gaat om nieuwe vaste kostenvergoedingen of als u nog niet eerder een kostenonderzoek hebt gedaan is dit verplicht.
Hoe weet de Belastingdienst dat we de vrije ruimte van 1.4% overschrijden? De Belastingdienst ontvangt deze informatie via uw loonaangifte. Als u de vrije ruimte overschrijdt moet u in de betreffende periode 80% belasting betalen. Dit vermeldt u in uw aangifte. Wat zijn de gevolgen van de WKR voor het Besluit Uitsluiting Aftrek Omzetbelasting (BUA)? Aftrek op kosten voor personeelsverstrekkingen is beperkt wanneer u in één jaar aan dezelfde medewerker meer dan € 227,- uitgeeft. Blijft u daaronder, dan blijft de BTW aftrekbaar. Komt u er boven, dan vervalt ook de aftrek voor het bedrag onder de € 227,-. Deze regeling in de BTWwetgeving wijzigt niet door de werkkostenregeling.
Onze mensen halen op koopavond altijd iets te eten. Moeten we zo’n maaltijd door de werkkostenregeling nu ook altijd waarderen op € 2,95? Nee. Maaltijden en consumpties tijdens koopavonden of overwerk vallen onder de gerichte vrijstellingen. U mag dit bedrag helemaal onbelast vergoeden.
18
De Praktijk: Veelgestelde vragen Wat doe ik met ons Fietsenplan onder de werkkostenregeling? De fiets van de baas valt niet onder een gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihilwaardering. Wilt u nog steeds een fiets voor uw medewerkers vergoeden, dan neemt u de kosten daarvoor op in de vrije ruimte. Wel vervallen alle beperkende voorwaarden. De fiets mag duurder zijn dan het normbedrag van € 749,- en hoeft niet meer per se voor het woon-werkverkeer ingezet te worden. U mag nu ook een elektrische scooter verstrekken.
Wij nemen nu deel aan de werkkostenregeling maar dit valt wel heel ongunstig uit. Kunnen we er weer vanaf ? U kunt nog tot 2014 van de overgangsregeling gebruikmaken. U kunt per jaar kiezen of u al dan niet gebruikmaakt van de overgangsregeling. Mocht u dat willen, dan kunt u dus voor 2012 en 2013 weer terug naar het oude regime. Maar in 2014 moet u toch wel ‘over’ zijn. Bent u al nagegaan wat de oorzaak is van de overschrijding? Soms is het mogelijk om met eenvoudige maatregelen de vrije ruimte beter te benutten.
De werkkostenregeling kost ons werk en geld. Dat kan toch niet de bedoeling zijn? De voorbereidingen voor de werkkostenregeling vallen soms wat tegen. Op termijn betekent de werkkostenregeling zeker een administratieve lastenverlichting. Veel tijdrovende registratie per medewerker vervalt. Bovendien hebt u meer vrijheid. Zorg in ieder geval voor een inzichtelijke administratie en besteedt zeker de nodige aandacht aan het benoemen van soorten werkkosten.
Klopt het dat wij geen personeelskortingen meer mogen geven? Nee, dat klopt niet. U mag onder de werkkostenregeling nog steeds personeelskortingen geven. U bent niet meer gebonden aan de fiscale spelregels van maximaal 20% korting met een maximum van € 500,- per jaar. De korting behoort wel in alle gevallen tot het loon, waarbij u moet kiezen of u dit bij de werknemer belast of aanmerkt als ‘loon belast bij de werkgever’. Personeelskortingen kunnen dus zelfs aantrekkelijker worden als u binnen de vrije ruimte blijft van 1,4%.
Leg zaken goed vast in uw administratie. Koeien zijn geen ganzen. Net zo min als intermediaire kosten hetzelfde zijn als nihilwaarderingen.
Meer veelgestelde vragen vindt u via ADP Vakwijzer.
N 417
eeuwij k ank N4 26 We r ke ndam Ma de Dr im m elen
19
Aan de slag
Per 2014 is deelname aan de werkkostenregeling verplicht. Ook al heeft u dus nog even de tijd, het is verstandig om nu na te gaan wat de regeling voor u gaat betekenen. Begin dus tijdig en volg de onderstaande stappen: Inventariseer alle vergoedingen & verstrekkingen. Denk ook aan alle zaken die buiten de sfeer van de salarisadministratie om gedaan worden. ADP helpt haar klanten hierbij met de Werkkostenindicator. De Werkkostenindicator is een handige applicatie van ADP waarmee u uw gegevens invult en op basis van de output bepaalt of het voor u al dan niet interessant is om over te gaan op de werkkostenregeling.
20
Aan de slag
Analyseer en simuleer de gevolgen Zo ziet u wat er gebeurt als u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen anders aanpakt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als u een vergoeding tot het loon rekent (al of niet gebruteerd), of als u een bepaalde vergoeding afschaft? Maak keuzes Doe dit in overleg. Het verdient aanbeveling hiervan een gezamenlijk project van de financiële administratie, de salarisadministratie en de personeelsafdeling te maken. Uitvoeren Altijd in overleg met uw OR en/of personeelsvertegenwoordiging. Denk ook aan een communicatieplan om uw werknemers te informeren. Goede afspraken noodzaak Een adviesbureau werkt sinds de invoering met de werkkostenregeling. Met behulp van de financiële afdeling werd de administratie ingericht. Voor de salarisadministratie was dat een overzichtelijke klus. “Invoeren in ADP Perman is voldoende. Het werk zit meer in het benoemen van de kosten en het bepalen van de wijze waarop deze geboekt worden. Daarover moet je goede afspraken maken.“ Er was ook het nodige uitzoekwerk. “Telt de BTW hier wel of niet mee? Wat vindt de Belastingdienst daarvan? Het was, kortom, een heel traject.”
21
Aan de slag
Meer weten? Het laatste nieuws over de werkkostenregeling en een uitgebreid dossier vindt u op ADP Vakwijzer en ADP Online. Altijd druk? Weinig tijd om goed op de hoogte te blijven? Met de seminars van het ADP Opleidingscentrum heeft u maar een halve dag nodig. Voor de werkkostenregeling kunt u kiezen uit Basis of Verdieping. Hulp bij de werkkostenregeling ADP beantwoordt graag uw vragen over de invoering en uitvoering van de werkkostenregeling. Onze afdeling Detachering kan u bovendien dit complete traject uit handen nemen. Informeert u eens via telefoonnummer 010 459 8649.
22
