WEBBEHEERDERS OXFAM-WERELDWINKELS. VERSIE 4 Januari 2015

HANDLEIDING WINKELEDITORS / WEBBEHEERDERS OXFAM-WERELDWINKELS

VERSIE 4 – Januari 2015

1

Beste webbeheerder,

Deze handleiding zet je op weg om je eigen winkelpagina’s te beheren in de website www.oxfamwereldwinkels.be. Neem ze goed door alvorens aanpassingen te doen aan de site. Het beheer van de publieke website doe je best met Google Chrome als browser. We stelden vast dat sommige bewerkingen niet goed worden opgeslagen als je Internet Explorer gebruikt.

Veel succes!

INHOUD 1. Inloggen als winkeleditor _3 2. Het web-beheer: overzicht van de belangrijkste functies _4 3. Je gebruikersgegevens aanpassen _6 4. Een winkel bewerken _7 5. Een verkooppunt bewerken _8 6. Toevoegen van pagina’s aan een verkooppunt (verkooppunttabs) _13 7. Een activiteit aanmaken _16

2

VOORAF: De site www.oxfamwereldwinkels.be bevat alle PUBLIEKE info van onze organisatie, dus ook jullie winkelinfo. Het is jullie eigen kanaal om met de klanten en sympathisanten in contact te blijven. Het zijn deze functionaliteiten die zijn overgeheveld van het Extranet naar de (nieuwe) site. Alle andere functies blijven bestaan op extranet.oww.be . Wil je dus medewerkerslijsten raadplegen, bestellijsten downloaden of financiële fiches aanvullen dan blijft extranet daarvoor de enige plaats. Je logt daar in als webbeheerder en krijgt alle functionaliteiten daar netjes op een rij. 1. Inloggen als winkeleditor

De informatie op de website van jouw winkel en vzw kun je zelf aanpassen. In het beheer van de website maken we onderscheid tussen ‘winkels’ en ‘verkoopunten’. Elke groep of vzw is een winkel, en daaronder vallen verkooppunten. Een vzw kan meerdere verkoopunten hebben, maar vaak is het er maar één. De persoon die het webbeheer voor jullie site zal doen noemen we een ‘winkeleditor’. Om je als winkeleditor aan te melden in het systeem ga je naar www.oxfamwereldwinkels.be/user. Je voegt dus de extensie /user toe aan de normale url. Druk op enter en je krijgt een log-in scherm waarin je je gebruikersnaam en wachtwoord kan invullen. Klik daarna op de blauwe knop ‘Log in’ onderaan en je zal toegang krijgen tot het systeem en de beheerpagina’s van jouw verkooppunt en winkel (vzw informatie). Je gebruikersnaam en wachtwoord werden overgenomen van je webbeheeraccount dat je voor extranet gebruikt en zijn dus niet veranderd. De gebruikersnaam is meestal (maar niet altijd) de naam van je verkooppunt, bijvoorbeeld ‘Aalter’, ‘depinte’ of ‘ErpeMere’. Het wachtwoord is voor elk verkooppunt uiteraard anders. Indien je je wachtwoord vergeten bent, kan je een nieuw aanvragen door bovenaan op de knop ‘vraag een nieuw wachtwoord aan’ te klikken. Vraag een nieuw wachtwoord aan Je ziet nu een nieuw venster waarin je je gebruikersnaam of e-mailadres kan invullen. Doe dit en klik op de blauwe knop ‘stuur een nieuw wachtwoord’. Het systeem zal dan automatisch een e-mail met verdere instructies versturen naar het adres dat aan je account gekoppeld is. Indien de gebruikersnaam of het e-mailadres niet herkend wordt, zal je een foutmelding krijgen. Als het inloggen echt niet lukt (je bent je gebruikersnaam én het gebruikte e-mailadres vergeten), neem dan contact op met [email protected].

3

Let op: sommige verkooppunten hadden reeds een e-mailadres opgegeven in de oude website, dat werd overgenomen in het nieuwe systeem. Indien dit nog niet het geval was, werd het adres [verkooppunt]@oww.be ingegeven, bijvoorbeeld [email protected]. Deze adressen kan je eventueel wijzigen wanneer je eenmaal ingelogd bent in het systeem (zie verder hoofdst. 3).

2. Het web-beheer: overzicht van de belangrijkste functies

Door je in te loggen als winkeleditor krijg je toegang tot de backend, of het web-beheer van de website. Dit kan je je voorstellen als de ‘achterkant’ van de website: de gegevens die in het systeem zitten maar niet als dusdanig zichtbaar zijn voor de gewone bezoekers. Via het web-beheer kan je webpagina’s voor je verkooppunt, activiteiten en gebruikersgegevens toevoegen en aanpassen. Dit gebeurt via gebruiksvriendelijke invulpagina’s en menuutjes. Deze handleiding gidst je door de belangrijkste. Na het inloggen kom je uit op een pagina met jouw gebruikersgegevens: je gebruikersnaam en de gelinkte winkel. Dit is de vzw waarvan jij (en je verkooppunt) deel uitmaakt. Als winkeleditor zal je enkel toegang hebben tot de informatie van je eigen vzw en de gelinkte verkooppunten.

Bovenaan zie je een zwart-grijze balk. Deze zal je gebruiken om je door de website te bewegen en om wijzigingen door te voeren in je webpagina en gebruikersgegevens. In de zwarte balk vind je vier knoppen die naar belangrijke pagina’s in de website leiden: het huisje (dat toegang geeft tot de homepage van de algemene oww-website), ‘Inhoud’ (voor een overzicht van de bestaande pagina’s), ‘Hello gebruikersnaam’ (leidt terug naar de pagina met 4

jouw gebruikersgegevens) en ‘Log out’ (om uit te loggen als winkeleditor). Aanpassingen maken kan via de knoppen in de grijze balk; ‘inhoud toevoegen’ (voor het toevoegen van nieuwe pagina’s) en ‘inhoud vinden’ (voor het aanpassen van bestaande pagina’s). Naast de grijze balk is er nog een andere manier om pagina’s en informatie in de website aan te passen. Dit zijn de blauwe rechthoekige knoppen onder de menubalk (onder het groene oxfam-logo): ‘weergeven’, ‘bewerken’. Via de blauwe knop ‘bewerken’ kan je steeds de inhoud en gegevens aanpassen van de webpagina die op dat moment wordt weergegeven. In dit geval is dat de pagina met jouw gebruikersgegevens als winkeleditor. Klikken we nu dus op de blauwe knop ‘bewerken’ dan kunnen we die eigen gegevens aanpassen.

5

3. Je gebruikersgegevens aanpassen

Vanop de pagina met jouw gebruikersgegevens (meteen na het inloggen) kom je via de blauwe knop ‘bewerken’ bij het beheer van die gegevens. Als je je niet op de pagina met gebruikersgegevens bevond, kan je deze terugvinden via ‘Hello depinte’ (in de zwarte balk rechts bovenaan).

Het beheer van jouw gebruikersgegevens laat in de eerste plaats toe je wachtwoord te wijzigen. Dit doe je door het huidige wachtwoord in te vullen bij ‘Huidig wachtwoord’, en het nieuwe bij ‘Wachtwoord’ en ‘Bevestig wachtwoord’. Ook het e-mailadres waarop je meldingen van de website kan ontvangen, en dat zal gebruikt worden wanneer je je wachtwoord vergeten bent, kan hier aangepast worden. Om wijzigingen door te voeren, klik je steeds op ‘opslaan’ onderaan de pagina. Verder kan je de taal voor de weergave van de website en het beheer instellen (deze staat standaard op Nederlands) en de tijdzone. Deze staat standaard juist ingesteld en hoef je dus niet te veranderen. Tenslotte zie je onderaan je ‘gelinkte winkel’. Dit is de vzw waaraan jij en je verkooppunt verbonden zijn. Die werd reeds ingesteld en zal je niet meer kunnen veranderen. Moest je hier een fout opmerken, vragen we je contact op te nemen met [email protected] Na het aanbrengen van je wijzigingen klik je onderaan op ‘opslaan’. Bovenaan verschijnt dan een groen icoontje en ‘the changes have been saved’. Via de grijze knop ‘weergeven’ rechts daarboven kan je terugkeren naar de pagina die je net hebt bewerkt.

6

4. Een winkel bewerken Als winkeleditor kan je de winkel of vzw waaraan je verbonden bent bewerken. De snelste manier om die te vinden is op de pagina met jouw gebruikersgegevens (terug te vinden via ‘Hello gebruikersnaam’ rechts bovenaan). Hier kan je klikken op je gelinkte winkel, in dit voorbeeld Oxfam-Wereldwinkel De Pinte-Zevergem. Je krijgt dan de melding ‘Page not found’ (Pagina niet gevonden). Dit komt omdat de winkels (vzw’s) geen aparte publieke pagina hebben op de website. De winkelinfo zit echter wel in het beheer (de backend) en zal worden weergegeven op de webpagina’s van de verkooppunten.

Om de winkelinfo te bewerken, klik je nu op de blauwe knop ‘bewerken’. Je komt dan uit bij de beheerspagina, waar je opnieuw via een invulmenu een aantal gegevens kan aanpassen.

De gegevens van winkels (vzw’s) beperken zich tot een titel (naam), maatschappelijke zetel, BTW-nummer, rekeningnummer (IBAN) en BIC code. Meestal zullen deze reeds ingevuld zijn. Indien de gegevens echter onvolledig of foutief zijn, kunnen jullie ze zelf aanpassen in deze velden. Klik onderaan op ‘opslaan’ om de 1 veranderingen te bewaren . De overige blauwe knoppen onderaan (‘revision information’, ‘authoring information’ en ‘publishing options’) hoef je niet te gebruiken. 1

LET OP: deze gegevens worden tot nader order ook nog eens op Extranet door jullie beheerd. O.m. voor de financiële fiches en de bestelling van ‘logomateriaal’, het drukwerk voor jullie winkels. 7

5. Een verkooppunt bewerken

Om een verkooppunt te bewerken, moeten we eerst de bestaande verkooppuntpagina weergeven. Dit kan via de knop ‘Inhoud vinden’ in de grijze balk bovenaan, waarbij je uitkomt op een overzicht van allerlei inhoud (webpagina’s, activiteiten, …) van de oww-website.

Door in het menu bovenaan bij Type ‘verkooppunt’ te selecteren, eventueel te zoeken op titel (bv. de pinte) en dan op ‘zoek’ te klikken, kan je een verkooppunt terugvinden.

Je ziet dat je nu kan klikken op het gevonden verkooppunt De Pinte, waarmee de verkooppuntpagina zal worden weergegeven. Rechts kan je echter ook klikken op bewerken, waarmee je meteen op de beheerpagina van het verkooppunt zal terechtkomen. Een andere, en soms eenvoudigere manier om de verkooppuntpagina terug te vinden is rechtstreeks via de url in je browser. Door de naam van het verkooppunt in te vullen achter de domeinnaam oxfamwereldwinkels.be (bv. oxfamwereldwinkels.be/depinte) en op enter te duwen, kom je er automatisch terecht.

8

Op de verkooppuntpagina zal je initieel nog beperkte informatie terugvinden. Je vind er bovenaan de naam en contactgegevens, een link naar de locatie op google maps en een contactformulier, de openingsuren en enkele icoontjes die gelinkt zijn aan bepaalde diensten en faciliteiten van het verkooppunt. Onderaan worden de gegevens van de gelinkte winkel (vzw) weergegeven. De info en de pagina van het verkooppunt zal je zelf nog kunnen aanpassen en uitbreiden, bijvoorbeeld met een afbeelding en extra pagina’s (verkooppunttabs) zoals ‘Winkelinfo’ en ‘Meewerken’ die onderaan zullen worden weergegeven.

Vanop de verkooppuntpagina geraak je opnieuw naar de beheerpagina via de blauwe knop ‘bewerken’ bovenaan. Hier vind je een heel aantal velden met informatie over het verkooppunt. De meeste ervan zullen reeds zijn ingevuld, maar kan je nog eens controleren en waar nodig verbeteren.

9

Bovenaan vind je naam, adres en contactgegevens van het verkooppunt. Deze kan je zelf aanpassen waar nodig. Onder het adres zijn ook de velden ‘latitude’ en ‘longitude’ (coördinaten op Google Maps) ingevuld. Deze zorgen ervoor dat het verkooppunt juist wordt weergegeven op de overzichtkaart op de algemene oww- website. Je hoeft deze normaal gezien niet aan te passen. Indien er toch een probleem is, kan je deze coördinaten in principe terugvinden via Google Maps. Een andere manier is om te surfen naar http://itouchmap.com/latlong.html : op die site kun je je adres invullen en worden de ‘longitude’ en lattitude’ gegenereerd zodat je die direct kunt overnemen op je winkelsite. Raak je er niet wijs uit dan mag je steeds contact opnemen met [email protected] . Onder ‘kaart’ vind je de url van Google Maps, dus de link die je uit je browser kopieert. Ook deze is normaal gezien echter reeds ingevuld. Denk eraan ook je nieuwe website in te geven. Dit wordt www.oxfamwereldwinkels.be/verkooppunt dus bv. www.oxfamwereldwinkels.be/depinte. Zoals je ziet, is er ook een veld voorzien voor een eventuele facebookpagina. Vul hierbij de link (zoals je die kopieert uit je browser) in achter ‘url’ en de korte beschrijving (bijvoorbeeld ‘Facebookpagina De Pinte’) achter ‘Titel’. Een link naar de pagina zal verschijnen achter een Facebook-icoon op je verkooppuntpagina.

10

Verder zie je een menu waarin je de openingsuren van het verkooppunt kan ingeven. Voor elke dag van de week kan je hier invullen van wanneer tot wanneer de winkel geopend is. Als de winkel een middagpauze heeft, geef je eerst de openingsuren van de voormiddag in, klik je vervolgens op Add more hours, en vul je hier de openingsuren van de namiddag in. De uren pas je aan door op de pijltjes te klikken en te selecteren. Wanneer je ergens niets invult, wordt de winkel als gesloten beschouwd. Indien je openingsuren wil verwijderen (bijvoorbeeld omdat de winkel vroeger in de namiddag geopend was, maar voortaan sluit) klik je opnieuw op de pijltjes maar selecteer je de blanco velden bovenaan. De winkel zal dan als gesloten verschijnen. Onder ‘Afbeelding’ kan je een afbeelding uploaden voor op je verkooppuntpagina. Dit kan bijvoorbeeld een foto zijn van de gevel of je interieur. Je zal zien dat de afbeelding maximum MB mag zijn, maar in de praktijk blijkt het maximum eerder 1 à 2MB. De ideale afmetingen zijn 626 pixels breed op 348 pixels hoog. Klik op ‘bestand kiezen’ en selecteer op je computer de juiste foto. Klik vervolgens op ‘Upload’.

11

Er verschijnt nu een voorbeeld van de afbeelding en een veld ‘Alternate tekst’. Vul hier de tekst in de gebruikt wordt wanneer de afbeelding om één of andere reden niet kan worden weergegeven op iemands computer. Dit kan bijvoorbeeld zijn: ‘De wereldwinkel van De Pinte’. Onder ‘Titel’ hoef je niets in te vullen. Door te klikken op het kleine icoontje onderaan kan je de foto eventueel nog croppen (het zichtbare gedeelte selecteren). Versleep daarvoor het kader en klik op ‘opslaan’, of kies ‘maximize selection’ en opnieuw ‘opslaan’. Indien je een afbeelding oplaadt die achteraf slecht wordt weergegeven op de webpagina, probeer ze dan te verkleinen (comprimeren).

Tenslotte zie je onderaan de beheerpagina, bij ‘Type’ nog een aantal beschrijvingen die je al dan niet kan selecteren: het soort verkooppunt (gewone winkelruimte, mobiele stand of markstand), de mogelijkheid met bancontact te betalen, educatief materiaal te huren of ontlenen of een klasbezoek te organiseren. De kenmerken die je hier aanvinkt, zullen worden weergegeven met specifieke icoontjes op de verkoopppuntpagina. Ook hier geldt voor alle wijzigingen dat ze pas worden doorgevoerd wanneer je onderaan op ‘opslaan’ klikt.

Noot: Wanneer je opnieuw naar boven scrollt in de beheerpagina zie je bovenaan links een aantal blauwe knoppen. Onder ‘Sellpoint info’ (standaard geselecteerd) vind je ‘Content tabs’, ‘Revision information’, ‘Authoring information’ en ‘Publishing options’. Content tabs zal je nodig hebben voor het toevoegen van webpagina’s (verkooppunttabs, zie volgende hoofdst.), de rest hoef je niet te gebruiken. Ook het veld ‘Banner Slides’ bovenaan de pagina wordt niet ingevuld.

12

6. Toevoegen van pagina’s aan een verkooppunt (verkooppunttabs)

De standaard ingevulde informatie van een verkooppunt kan worden uitgebreid met specifieke en gepersonaliseerde webpagina’s die aan de startpagina van het verkooppunt worden toegevoegd. Deze verschijnen dan onderaan en kunnen aangeklikt worden voor meer informatie. We noemen deze extra pagina’s verkooppunttabs. Om een nieuwe tab aan te maken keer je terug naar de beheerpagina van het verkooppunt. Je klikt nu liks bovenaan op de blauwe knop ‘content tabs’. In het menu dat verschijnt kan onder sellpoint tab klikken op ‘Add new node’.

Je komt nu uit op een invulpagina met twee velden: ‘Title’ en ‘Body’.

13

Onder titel schrijf je de titel van de pagina, best zo kort mogelijk (bv. Winkelinfo, Meewerken, Steun ons). Deze zal verschijnen als een knop op de startpagina van je verkoopppunt. In het veld ‘Body’ schrijf je de tekst die onder de titel moet verschijnen wanneer die wordt aangeklikt. Hier zie je dat er in de menubalk bovenaan verschillende icoontjes staan die een basis opmaak van je tekst toelaten. Het gebruik hiervan is analoog als dat van een standaard tekstbewerkingsprogramma zoals Word. Je kan tekst vet zetten, cursief of onderlijnd, links of rechts uitgelijnd, met inspring of met opsommingstekens en nummering. Verder kan je een afbeelding vanop het web invoegen, een link, of een frame met een andere webpagina. Je kan op verkooppunttabs ook extra afbeeldingen invoegen. Dit doe je via het afbeeldingsicoontje in de menubalk van het veld ‘Body’. Zorg dat je cursor op de plaats staat waar je de afbeelding wil invoegen (boven, onder of in de tekst) en klik. Een nieuw venster verschijnt. Je hebt nu twee opties. Als je een afbeelding wil invoegen vanop internet, kan je rechtstreeks de url van de afbeelding invoegen in het veld URL. Daaronder, bij ‘Alternative Tekst’, geef je een beschrijving van de afbeelding. De grootte van de afbeelding kies je door het invullen van het aantal pixels, onder ‘Width’ en ‘Height’. Klik op het icoontje van het hangslot om de hoogte-breedte verhouding te behouden. Door een waarde in te vullen onder ‘Border’ (bv. 3 pixels) krijgt je afbeelding een zwarte rand. Bij HSpace en Vspace regel je de afstand van de afbeelding tot de rand van de pagina. ‘Alignment’ tenslotte bepaalt de uitlijning van de afbeelding en de tekst errond: links, rechts of in een tekstregel.

Een tweede manier om een afbeelding in te voegen, gaat niet via een URL maar via een afbeelding op je eigen computer. Om deze op te laden, zal je ze eerst moeten inladen in het ‘systeem’ van de website. Klik daarvoor in het eerste venster op ‘Browse Server’. Je krijgt dan een nieuw dialoogvenster. Klik op ‘Upload’ (links boven) en vervolgens op ‘Bestand kiezen’. Selecteer een afbeelding vanop je computer en klik ditmaal op de knop ‘Upload’ onder de knop ‘Bestand kiezen’. De afbeelding zal dan verschijnen in de lijst met afbeeldingen vanop de website. Selecteer ze (ze moet blauw gemarkeerd staan) en klik op ‘Insert file’.

14

Klik op ‘ok’ om de afbeelding in te voegen. Je ziet nu het resultaat in het bodyveld. Als er toch nog iets aan de afbeelding moet veranderen, klik je erop met de rechtermuisknop en dan op ‘Image Properties’. Het vorige venster zal dan weer verschijnen. Dezelfde procedure voor het invoegen van afbeelding kan je gebruiken op de activiteitenpagina’s (zie hoofdst. 7).

Wanneer je klaar bent met het invoegen van de pagina-inhoud, klik je onderaan op ‘Create node’. Je komt dan opnieuw op het overzicht van je tabs en kan er nieuwe toevoegen of de oude aanpassen.

Sluit af door te klikken op ‘opslaan’. De tab zal nu verschijnen onderaan de verkooppuntpagina.

15

7. Een activiteit aanmaken

Naast eigen pagina’s en info kunnen verkooppunten ook activiteiten aanmaken op de website. Klik hiervoor in de grijze balk bovenaan op ‘Inhoud toevoegen’. Kies vervolgens voor ‘Activiteit’.

Opnieuw kom je uit op een invulpagina. De belangrijkste informatie die er gevraagd wordt is de titel (een lange en een korte die gebruikt kan worden voor de teasers of kleine weergaves in de kalender op de algemene owwwebsite), de datum (al dan niet met een einddatum als de activiteit langer dan één dag duurt) en de locatie. Onder ‘Type’ kan je de activiteit onderbrengen bij een bepaalde categorie, zodat die in de kalender een specifiek icoontje krijgt en makkelijker gevonden kan worden. Het veld ‘Wanneer’ laat toe meer info over het exacte tijdstip te geven, en onder ‘Info’ kan een korte beschrijving gegeven worden van de activiteit. Deze zal bovenaan de pagina weergegeven worden, terwijl een langere en gedetailleerde omschrijving onderaan terecht komt. Vul deze in onder ‘Omschrijving’. In beide velden bestaat de mogelijkheid afbeeldingen in te voegen. Deze komen dan terecht in je tekst. Volg ervoor dezelfde procedure als bij de verkooppunttabs (zie hoofdst. 6).

Naast (kleine afbeeldingen) in je tekst, kan je ook een grote, algemene afbeelding aan een activiteit toevoegen. Deze zal getoond worden bovenaan de pagina. Het opladen ervan gebeurt op dezelfde manier als bij een verkooppunt (zie hoofdst. 5). Na het toevoegen van een afbeelding verschijnt bovendien een tweede veld ‘Add new file’. Hier kan een volgende afbeelding worden toegevoegd, die alternerend met de eerste op de activiteitenpagina zal verschijnen.

16

Tenslotte zijn er nog de velden ‘Meer info’ waar de url van een extra webpagina kan worden ingevuld, het veld ‘Inschrijven’ voor een eventueel e-mailadres waarop kan worden ingeschreven en de selectie van een eventueel campagnemoment waarvan de activiteit deel uitmaakt. Het gelinkte verkooppunt staat standaard ingesteld op je eigen verkooppunt en kan niet veranderd worden. Opnieuw vinden we links bovenaan de beheerpagina van de activiteit een aantal blauwe velden. ‘Revision information’, ‘Authoring information’ en ‘Publishing options’ zijn niet van belang, maar via ‘Sidebar’ en ‘Teaser instellingen’ kan extra informatie worden toegevoegd.

Om een bijlage toe te voegen aan de activiteit, bijvoorbeeld een Word- of PDF-bestand met achtergrondinformatie of een uitgebreid programma, klik je links boven op ‘Sidebar’. Klik ‘Bestand kiezen’, ‘Upload’, en vul vervolgens een beschrijving in. Als je meer dan één bestand wil toevoegen, kan dit via ‘Add new file’. De gekozen bestanden zullen verschijnen onderaan de activiteitenpagina, waar ze door de bezoeker gedownload zullen kunnen worden. Vergeet niet af te sluiten door te klikken op ‘Opslaan’.

17

Tenslotte moet je nog bepalen hoe de activiteit wordt weergegeven op de algemene kalender en in de zoekresultaten. Hiervoor wordt de teaser afbeelding gebruikt, die je kan bepalen via de knop ‘Teaser instellingen’ links boven. Vergeet niet om deze afbeelding ook nog op te laden, anders wordt je activiteit niet goed weergegeven in de kalender.

Laad een afbeelding op zoals in de vorige hoofdstukken. Klik vervolgens op beide miniatuurweergaven en stel de juiste crop of snede voor de afbeelding in. Kies bij voorkeur voor ‘Maximize selection’ om zoveel mogelijk van de afbeelding weer te geven.

Vul onderaan bij ‘Image text’ de (korte) titel van de activiteit in. Deze zal worden weergegeven als tekst bij je activiteit in het overzicht of bij de zoekresultaten. Het is dus zeer belangrijk om ook dit goed in te vullen. Sluit af door te klikken op ‘Opslaan’.

Nog Vragen? Stel ze aan [email protected] Veel succes met het beheer van je website!

18