APLIKASI LAYANAN AKADEMIK KEPADA SISWA-SISWI DAN ORANG TUA/WALI BERBASIS SMS GATEWAY PADA SMPN 2 TOBOALI Sodri Teknik informatika STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jenderal Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email:
[email protected] ABSTRAK Technology SMS (Short Message Service) as a standard facility existing on a cell phone that allows people to send each other or exchange information. At this final project planning applications Academic Services To Students and Parents / Guardians at SMPN 2 Toboali Based SMS Gateway utilizing SMS (Short Message Service). The application is built using the Java programming language and MySQL as a database located on a server computer that is connected to the phone with a data cable to a serial communication port (serial comm) as a terminal on the server computer. This application will be autorespond SMS reply in accordance with the request that is sent to the server. For the expected applications of Academic Services To Students and Parents / Guardians at SMPN 2 Toboali Based SMS Gateway can provide information to Students and Parents / Guardians need not come to school that would be detrimental to time. And also can help schools to provide information or announcement to Students and Parents / Guardians without having bersush effort to come to school.
Keywords : SMS Gateway, SMS (Short Message Service), SMPN 2, Java, MySQL. instansi sebagai salah satu alat pengelola informasi 1. Pendahuluan termasuk dalam dunia pendidikan seperti sekolahsekolah. Pada sekolah SMPN 2 Toboali dalam menyampaikan informasi akademik kepada siswasiswi dan orang tua/wali masih menggunakan cara manual yaitu dengan menggunakan kertas. Sehingga masih kurangannya media penyampaian informasi akademik di SMPN 2 Toboali maka saya ingin menerapkan layanan informasi akademik berbasis SMS Gateway kepada siswa-siswi dan orang tua/wali yang dapat diakses melalui media SMS (Short Message Service). Dari uraian di atas, maka penulis melakukan penlitian di sekolah SMPN 2 Toboali adapun judul yang di angkat dalam penelitian ini adalah “Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswasiswi Dan Orang Tua/Wali Pada SMPN 2 Toboali Berbasis SMS Gateway”.
1.1 Latar Belakang Pembangunan teknologi informasi dan komunikasi yang mengalami perkembangan begitu pesat, dan teknologi informasi tersebut dapat digunakan untuk membantu atau mempermudah pekerjaan manusia. Termasuk di dalam dunia pendidikan peranan teknologi informasi dalam dunia pendidikan diantaranya adalah menginformasikan akademik kepada siswa-siswi dan orang tua/wali melalui SMS (Short Message Service). Mengingat saat ini penggunaan HP (Handphone) sudah sangat wajar dan setiap siswa-siswi dan orang tua/wali memiliki alat komunikasi mobile tersebut, memungkinkan penggunaan layanan HP (Handphone) tersebut dalam menggakses informasi akademik siswa-siswi lebih praktis, efisien dan hemat waktu. SMS (Short Message Service) atau layanan pesan singkat, teknologi SMS memungkinkan orang saling berkirim atau bertukar informasi (berupa teks) melalui HP (Handphone). Seiring dengan derasnya arus informasi dan komunikasi serta semakin meningkatnya kebutuhan akan dua hal tersebut, maka semakin banyak pula media atau sarana penyedia informasi yang bermunculan berawal dari teknologi SMS (Short Message Service) salah satunya yaitu SMS Gateway. SMS Gateway hadir sebagai media atau sarana penyedia informasi berbasis SMS (Short Message Service). Melihat perkembangannya, saat ini SMS Gateway semakin banyak digunakan oleh banyak instansi-
1.2
Rumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi pada SMPN 2 Toboali adalah : a. Tidak adanya media penyampaian informasi nilai (harian, ujian tegah semester, ujian akhir semester, ekstrakulikuler) kepada siswa-siswi dan orang tua/wali. b. Sulitnya bagi orang tua/wali untuk mengetahui informasi absensi/kehadiran putra-putrinya di sekolah.
1
c.
d.
e.
Kurangnya informasi kepada siswa-siswi dan orang tua/wali tentang pengumuman penting dari sekolah. Tidak adanya informasi yang di dapat orang tua/wali tentang pelanggaran yang telah dilakukan putra-putrinya di sekolah. Tidak adanya informasi yang di dapat orang tua/wali tentang jadwal ujian putra-putrinya di sekolah.
2.
Landasan Teori
2.1 Layanan Akademik Layanan akademik merupakan layanan yang dapat memberikan informasi-informasi yang berkaitan dengan hal-hal di bidang akademik, misalkan informasi nilai tiap-tiap mata pelajaran, jadwal guru, jadwal mata pelajaran, dan lain-lain. Layanan informasi akademik juga bisa digunakan dalam bidang pendidikan baik di lembaga-lembaga formal maupun lembaga-lembaga nonformal dimana aktifitas administrasinya tidak jauh dari kegiatan kegiatan administrasi kantor-kantor lain sehingga jika diklasifikasikan, layanan informasi akademik juga digolongkan sebagai layanan informasi manajemen tapi dalam lingkup yang kecil, karena tidak seluruh kegiatan layanan informasi manajemen dilakukan di sini, namun lebih mengarah pada kegiatan pengolahan data (Salimi, 2006:6-7). Layanan informasi akademik mampu memberikan berbagai informasi yang berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar di sekolah. Dimana informasi tersebut dihasilkan dari semua data yang diperolah dalam kegiatan administratif di sekolah. Sistem informasi akademik dapat mengurangi resiko dengan menggunakan cara manual. Dimana pada sistem manual dengan media penyimpanan yang masih berupa kertas memiliki banyak resiko yang menyebabkan terjadinya kehilangan data ataupun data yang tidak update.
1.3
Batasan Masalah Agar permasalahan tidak terlalu luas, maka penulis membatasi ruang lingkup yang akan di bahas sebagai berikut : a. Aplikasi ini hanya menyampaikan informasi akademik kepada siswa-siswa dan orang tua/wali seperti nilai (harian, ujian tegah semester, ujian akhir semester, ekstrakulikuler), informasi absensi siswa bulananan, melihat jadwal ujian, informasi pelanggaran siswa-siswi yang telah dilakukan di sekolah. b. Pada aplikasi ini informasi akademik hanya dapat dilihat oleh siswa-siswi dan orang tua/wali yang memiliki hak akses ke dalam sistem. c. Aplikasi ini hanya menerima dan mengirim pesan dalam format teks. d. Aplikasi ini akan membalas pesan sesuai dengan format SMS jika formatnya salah maka sistem akan membalas “format sms anda salah”. e. Balasan SMS dari sitem mengenai informasi akademik dapat diterima dengan cepat oleh siswa-siswi dan orang tua/wali apabila tidak ada gangguan pada jaringan operator. f. Pada aplikasi ini hanya mengunakan satu nomor sebagai pemoroses SMS yang diterima atapun dikirim dan tidak ada kerja sama ke pihak jaringan operator.
2.2 Analisa Sistem a. Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika prosedur atau alur kerja dalam proses bisnis dan urutan aktifitas pada suatu proses. b. Use Case Diagram Use case diagram digunakan untuk memodelkan proses bisnis berdasarkan perspektif pengguna sistem. Use case diagram terdiri atas diagram untuk use case dan actor. Actor mempresentasikan orang yang akan mengoperasikan atau orang yang berinteraksi dengan sistem aplikasi. Use case mempresentasikan operasi-operasi yang dilakukan oleh actor. Use case digambarkan berbentuk elips dengan nama operasi dituliskan didalamnya. Actor yang melakukan operasi dihubungkan dangan garis lurus ke use case. c. Deskripsi Use case Setiap use case harus dijadikan alur prosesnya melalui sebuah deskripsi use case (use case description) atau sekenario use case.
1.4
Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah membagun aplikasi akademik berbasis SMS Gateway untuk mempermudah siswa-siswi dan orang tua/wali untuk mengakses dan mendapatkan informasi akademik seperti nilai (harian, ujian tegah semester, ujian akhir semester, ekstrakulikuler), informasi absensi siswa bulananan, melihat jadwal ujian, informasi pelanggaran siswa-siswi yang telah dilakukan di sekolah siswa-siswi melalui aplikasi SMS Gateway dimanapun dan kapanpun. Maka sangat mudah bagi orang tua/wali untuk memperoleh perkembangan informasi akademik putra-putrinya di sekolah sehingga di harapkan ada peningkatan hasil belajar kepada putra-putrinya di sekolah serta untuk melengkapi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana komputer untuk penulis.
2.3 Perancangan Sistem a. ERD (Entity Relationship Diagram) Adalah permodelan data utama yang membantu mengorganisasikan data dalam suatu
2
proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. b. Class Diagram Merupakan diagram yang selalu ada di permodelan sistem berorientasi objek. Class diagram emnunjukan hubungan antar class dalam sistem yang sedang dibagun dan bagaimana meraka saling berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan. c. Sequence Diagram Sequnce diagram menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case. Interaksi yang terjadi antar class, operasi apa saja yang terlibat, urutan antar operasi, dan informasi yang diperlukan masing-masing operasi. Sequence diagram berhubngan erat dengan use case diagram, dimana 1 use case akan menjadi 1 Sequence Diagram.
Gateway mengenai informasi akademik seperti nilai (harian, ujian tegah semester, ujian akhir semester, ekstrakulikuler), informasi absensi siswa bulananan, melihat jadwal ujian, informasi pelanggaran siswa-siswi yang telah dilakukan di sekolah. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah membagun aplikasi akademik berbasis SMS Gateway untuk mempermudah siswa-siswi dan orang tua/wali untuk mengakses informasi akademik seperti nilai (harian, ujian tegah semester, ujian akhir semester, ekstrakulikuler), informasi absensi siswa bulananan, melihat jadwal ujian, informasi pelanggaran siswa-siswi yang telah dilakukan di sekolah melalui SMS Gateway dimanapun dan kapanpun. 3.2 Identifikasi Stake Holder Berikut adalah stakeholder yang terlibat dalam proyek Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali Berbasis SMS Gateway pada SMPN 2 Toboali : a. Dinas Pendidikan b. Kepala Sekolah c. Guru-Guru d. Komite Sekolah e. Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali
2.4 Pengertian SMS Gateway SMS Gateway merupakan sebuah aplikasi berbasis SMS, yang di tujukan untuk memudahkan pihak penerima dan pihak pengirim untuk mendapatkan informasi data dari sebuah telepon genggam. Kadang SMS adalah suatu hal yang paling sering kita lakukan di setiap hari – hari kita, oleh karena itu fungsi dibuatnya aplikasi akademik berbasis SMS Gateway ini untuk memudahkan mendapatkan informasi tentang akademik oleh siswa-siswi dan orang tua/wali dan memudahkan pihak pengguna aplikasi ini untuk mengambil data yang telah dikirim melalui SMS oleh para siswa dan orang tua/wali.
3.3
Identifikasi Deliverables Hasil keluaran (output) dari proyek pembuatan Aplikasi Akademik Berbasis SMS Gateway Pada SMPN 2 Toboali adalah : a. Tersedia Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis SMS Gateway. b. Terdianya CD installer aplikasi Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis SMS Gateway beserta buku panduan installasi. c. Tersedianya buku garansi Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis SMS Gateway selama 6 (dua) bulan sejak serah terima. d. Pelatihan kepada user atau siswa-siswi dan orang tua/wali selama 1 (satu) hari. e. Pelatihan kepada operator Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis SMS Gateway selama 6 hari berupa : 1) Pelatihan konfigurasi Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis SMS Gateway berserta modul selama 2 (dua) hari. 2) Pelatihan operasional Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis
2.5 Pegertian SMS (Short Message Service) SMS (Short Message Service) (Talukder, 2005.) merupakan sebuah layanan yang banyak diaplikasikan pada sistem komunikasi tanpa kabel, memungkinkan dilakukannya pengiriman pesan dalam bentuk teks. SMS didukung oleh GSM (Global System ForMobile Communication), TDMA (Time Division Multiple Access), CDMA (CodeDivision Multiple Access) yang berbasis pada telepon seluler yang saat ini banyak digunakan. SMS (Short Message Service) adalah merupakan salah satu layanan pesanteks yang dikembangkan dan distandarisasi oleh suatu badan yang bernama ETSI(European Telecommunication Standards Institute) sebagian dari pengembangan GSM (Global System for Mobile Communication) Phase 2, yang terdapat pada dokumentasi GSM 03.40 dan GSM 03.38. Fitur SMS ini memungkinkan perangkat Stasiun Seluler Digital (Digital Cellular Terminal, seperti Ponsel) untuk dapat mengirim dan menerimapesan-pesan teks dengan panjang sampai dengan 160 karakter melalui jaringan GSM. 3. Pengelolahan Proyek 3.1 Objective Project Penelitian ini dilakukan di SMPN 2 Toboali Kabupaten Bangka selatan dengan tema SMS
3
SMS Gateway berserta modul selama 2 (dua) hari. 3) Pelatihan pemeliharaan Aplikasi Layanan Akademik Kepada Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali pada SMPN 2 Toboali berbasis SMS Gateway berserta modul selama 2 (dua) hari.
4.2 Use case Diagram a. Use Case Diagram Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali
Registrasi
3.4 Penjadwalan Proyek Tahapan-tahapan dalam penjadwalan proyek pembuatan Aplikasi Akademik Berbasis SMS Gateway Pada SMPN 2 Toboali adalah sebagai berikut : a. Inisiasi Proyek b. Persiapan Jadwal dan RAB c. Pengumpulan Data d. Analisa Sistem e. Perancangan Sistem f. Pemrograman g. Implementasi h. Laporan akhir i. Penutupan Proyek
Info
Informasi Nilai Pelajaran
Informasi Nilai Ekskul
Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali
Infromasi Absensi Siswa
Informasi Pelanggaran
3.5 Analisa Resiko Betikut kemungkinan resiko yang mungkin terjadi dalam proyek ini : a. Kurangnya team proyek terutama Programmer yang mungkin saja menyebabkan mundurnya penyelesaain proyek. b. Miss communication di dalam team proyek. c. Biaya yang membengkak dikarenakan naiknya nilai suatu barang yang digunakan dalam proyek serta hilangnya nilai suatu barang. d. Berhentinya proyek ditegah jalan karena proyek dikerjakan tidak sesuai dengan di inginkan stakeholder.
Infromasi Jadwal Ujian
Ganti Nomor Hp
UnReg
Gambar 4.2 Use Case Diagram Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali
4. Analisis dan Perancangan Sistem 4.1 ERD (Entity Relationship Diagram) AbsensiSiswa
M
Registrasi
Id Nama Alamat No_Hp Status Password
Ekskul
Kode_Ekskul Nama_Ekskul Singkatan
1
Kode_AbsensiSiswa Hari Tanggal Keterangan Bulan TahunAjaran
1
Ada
Kode_NilaiEkskul Kode_Ekskul M
M Punya
Dapat Nis Kode_NilaiEkskul
Id Nis
Dapat
NilaiEkskul
Kode_NilaiEkskul Nilai_Ekskul TahunAjaran
Nis Kode_AbsensiSiswa 1
1
Siswa
Nis Kode_P.Pelanggaran
M
PointPelanggaran
M
1 1
1 Dapat
Nis Nama Alamat Nama_Kelas Jenis_Kelamin No_Hp Status Password
Kode_P.Pelanggaran Total_Point Remisi Tanggal
M
Dapat Nis Kode_NilaiMatpel
1
Dapat
M
Kode_JadwalUjian Hari Tanggal Jam Pengawas Jenis TahunAjaran
M JadwalUjian
M
NilaiMatpel
Kode_NilaiMatpel Nilai_Harian Nilai_Uts Nilai_Uas TahunAjaran
Ada
Kode_NilaiMatpel Kode_Pelajaran
Nis Kode_JadwalUjian 1
1 Ada
Pelanggaran
Ada
Kode_P.Pelanggaran Kode_Pelanggaran
Kode_Pelanggaran Nama_Pelanggaran Singkatan Point
Kode_JadwalUjian Kode_Pelajaran
1
Pelajaran
Kode_Pelajaran Nama_Pelajaran Singkatan
Gambar 4.1 ERD (Entity relationship Diagram)
4
b. Use Case Diagram Admin
b.
Sequence Diagram Broadcast
: Admin
Masuk
: FMenuUtama Open()
: CtrlBroadcast
: FMenuBroadcast
: Siswa
Open()
Input Data Siswa
TuliskanPesanBroadcase()
Input Data Pelajaran
PilihNomorHp()
PilihNomorHp()
Kirim()
Kirim()
Input Data Ekskul
Input Data Pelanggaran
TuliskanPesanBroadcast()
Kirim()
Admin Input Data Admin
Bersih()
Bersih()
Input Data Absensi Siswa Keluar()
Keluar() Keluar()
Input Data Nilai Pelajaran
Input Data Nilai Ekskul
Gambar 4.5 Sequence Diagram Broadcast
Input Data Poin Pelanggaran
4.5 Class Diagram
Input Data Jadwal Ujian
Broadcast
Keluar
Gambar 4.3 Use Case Diagram Admin 4.3 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Registrasi
: Siswa-siswi dan Orangtua/Wali
: SAplikasiSMSGateway
: CtrlRegistrasi
: Registrasi
KirimSMS()
CekFormatSMS()
CekData()
GetDataRegistrasi()
Return() KirimSMSBalasan() TerimaSMSBalasan()
Gambar 4.6 Class Diagram 4.6 Implementasi Program a. Tampilan Menu Utama Gambar 4.4 Sequence Diagram Registrasi
Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama
5
b.
Tampilan Server SMS
b.
c.
Gambar 4.8 Tampilan Server SMS Tampilan Tabel Pesan
c.
d.
e.
d.
e.
f.
Gambar 4.9 Tampilan Tabel Pesan Tampilan Data Registrasi
ekstrakulikuler), informasi absensi siswa bulananan, melihat jadwal ujian, informasi pelanggaran siswa-siswi yang telah dilakukan di sekolah siswa-siswi dan orang tua/wali tanpa harus datang ke sekolah. Dengan adanya Aplikasi Layanan Akdemik Berbasis SMS Gateway ini, penyampain informasi pengumuman atau broadcast secara otomatis lebih efisien dan lebih cepat karena tidak perlu lagi pemberitahuan secara lisan maupun edaran yang banyak memerlukan waktu dan media kertas. Dengan adanya Aplikasi Layanan Akdemik Berbasis SMS Gateway ini, dibutuhkan administrator untuk menjalankannya. Untuk bisa mengakses informasi Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali harus meregistrasi lebih dulu ke sistem dengan cara yang sudah ditentukan. Untuk bisa mengkases infromasi Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali harus mengirim sms ke nomor yang telah ditentukan sesuai dengan format yang ada. Aplikasi ini terdiri dari 8 request dan 1 broadcast.
5.2 Saran Selain menarik beberapa kesimpulan, juga engajukan saran-saran yang mungkin bisa dijadikan pertimbangan dalam pengembangan selanjutnya, antara lain : a. Spesifikasi kebutuhan Software dan Hardware harus sesuai degan yang dibutuhkan sehingga aplikasi dapat bekerja dengan baik dan dengan waktu proses yang cepat. b. Sebaiknya ada perawatan dan pengawasan dari pihak yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem, sehingga sistem akan berjlan dengan baik. c. Sebaiknya ditambah fitur-fitur yang lebih lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali yang lebih kompleks. d. Sebaiknya administrator aplikasi ini yang berpengalaman dan juga memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer. e. Sebelum diterapkan pengunaan Aplikasi Layanan Akdemik Berbasis SMS Gateway ini sebaiknya diadakan sosialisasi terlebih dahulu kepada admin dan Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali dengan melakukan demonstrasi atau sebagainya. f. Informasi yang diakses melalui SMS masih terbatas bagi Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali yang belum memliki handphone. g. Perlu adanya kerja sama dengan provider/operator jaringan guna meminimalisir biaya pengiriman SMS.
Gambar 4.10 Tampilan Data Registrasi Tampilan Broadcast
Gambar 4.11Tampilan Broadcast
5. Kesimpulan dan Saran 5.1
Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap masalah dan aplikasi yang dikembangkan maka dapat ditarik beberapa kesimpulan : a. Dengan adanya Aplikasi Layanan Akdemik Berbasis SMS Gateway ini, memudahkan bagi Siswa-siswi dan Orang Tua/Wali untuk mengetahui informasi nilai (harian, ujian tegah semester, ujian akhir semester,
6
DAFTAR PUSTAKA 1. Andrika, Yuyi. 2015. Diktak Kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Pangkalpinang. 2. Betuah, Defi Ahmad. 2014. Aplikasi Sistem Informasi Geografis Tempat Pelayanan Kesehatan di Kabupaten Bangka Berbasis Web. Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 3. Fitriani, Wenny. 2014. Aplikasi Akademik Untuk Pelayanan Siswa dan Wali Murid Berbasis SMS Gateway Pada Sekolah Menegah Kejuruan Negeri 1 Pangkalpinang. Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 4. Fitrilia. 2014. Aplikasi Layanan Informasi Akademik Sekolah Berbasis SMS Gateway. Pada SMA Negeri 4 Pangkalpinang” Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 5. Frihasyadi. 2014. Aplikasi Akademik Pada SMAN 1 BelinyuBerbasis SMS Gateway. Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 6. Hendra. 2014. Sistem Informasi Akademik Siswa Berbasis SMS Gateway Pada TK. ST. THERESIA 1. Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 7. Nadyasari, Debby. 2014. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Pada SMA Negeri 1 Namang Dengan Mengunakan Bahasa Pemograman Visual Basic 2008(Vb.net). Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 8. Pratama, Hendra. 2014. Aplikasi Akademik Berbasis SMS Gateway SMP Negeri 2 Lepar Pongok. Program Sarjana. STMIK. Pangkalpinang. 9. Wiharto, Yudi. 2011. Sistem Informasi Akademik Berbasik SMS Gateway. Jurnal Teknologi dan Infromatika. VOL. 1 No. 1 Januari. Politeknik PalComTech. Palembang. „
7
