Wageningen UR Één online uitstraling
Centrale regie over huisstijl en opzet Alle profielen en contactmomenten in één systeem Verregaande koppeling tussen Measuremail en backoffice website Automatische verzending programmamailings
Wageningen UR - één online uitstraling
“De oplossing van Measuremail biedt voor ons de ultieme mogelijkheid de klant centraal te stellen. We gaan het e-mail kanaal ten volle benutten.” Haico Minkhorst Teamleider digitale media, Wageningen UR
2
Wageningen UR - één online uitstraling
Online versnippering Wageningen UR is een kennisinstelling die kennis efficiënt moet kunnen communiceren. Wageningen UR telt negen onderzoekscentra, één faculteit en ongeveer negentig leerstoelgroepen. Zij hadden allemaal een eigen website, elk met een eigen vormgeving en redactie. De online communicatie was hierdoor versnipperd en droeg onvoldoende bij aan de strategische doelstellingen van Wageningen UR op online gebied . Om tot een
centraal georganiseerde opzet en uitstraling te komen is Wageningen UR het project Nieuw Internet gestart. Er is besloten om één centrale website op te zetten. Op deze manier kon de website meer bij gaan dragen aan de gestelde strategische doelen van Wageningen UR. De centrale website is gekoppeld aan de software van Measuremail, zodat ook alle processen in het e-mailkanaal efficiënter ingericht konden worden.
Nieuw internet Op de nieuwe website heeft ieder onderzoekscentrum, leerstoelgroep, faciliteit en opleiding een eigen plek gekregen. Ieder onderdeel is nog steeds zelf verantwoordelijk voor de communicatie, maar er wordt wel vastgehouden aan de opzet en huisstijl van Wageningen UR. Naast de website is er ook veel veranderd op het gebied van e-mail voor Wageningen UR. Alle e-mailcampagnes worden nu conform de opzet en huisstijl van Wageningen UR verzonden. Ook campagnes die decentraal worden verzonden. Om het verzendproces zo goed mogelijk te laten verlopen is het van belang dat alle communicatiemedewerkers geheel zelfstandig binnen de opzet en huisstijl van Wageningen UR hun eigen campagnes kunnen versturen. Om decentraal campagnes te kunnen sturen is de Measuremail add-on CampaignCloud ingezet. Met behulp van deze add-on is het mogelijk om eenvoudig campagnes te verzenden waarbij kennis van HTML niet noodzakelijk is. De centrale communicatie- en marketingafdeling heeft de opmaak van de verschillende campagnes
bepaald. Decentraal hoeft de content alleen maar gevuld te worden. CampaignCloud zorgt ervoor dat alle ingevoerde tekst meteen in de juiste, vooraf bepaalde, opmaak staat. De rechten zijn zo ingesteld dat alleen geautoriseerde personen bepaalde onderdelen van de nieuwsbrief kunnen bewerken. Naast de inzet van CampaignCloud zijn verschillende processen geautomatiseerd. Als de webredactie content plaatst op de website wordt deze automatisch via RSS feeds met de juiste styling in de nieuwsbrief gezet. Deze nieuwsbrief kan handmatig of automatisch verzonden worden. Wageningen UR beschikt daarnaast over de juiste profielkenmerken om te kunnen personaliseren en segmenteren. Hierdoor ontvangt iedere ontvanger content op basis van zijn interessegebieden, waardoor de campagnes relevanter worden voor de ontvanger. Alle verschillende aanmeldformulieren voor nieuwsbrieven komen centraal in de database van Measuremail M7 terecht. Wageningen
3
Wageningen UR - één online uitstraling UR behoudt zo het overzicht, want ze kunnen direct zien welke personen meerdere nieuwsbrieven ontvangen. Iedere persoon heeft namelijk maar één profiel.
Één online profiel Het is van groot belang dat iedere relatie van Wageningen UR één profiel heeft. Wageningen UR stuurt namelijk een verscheidenheid aan campagnes. Als relatie kan men informatieve campagnes ontvangen over bijvoorbeeld de campus. Daarnaast verstuurt Wageningen UR ook commerciële campagnes om fondsen en opdrachten te werven. Voor de opzet van project Nieuw Internet hadden relaties meerdere online profielen die niet gekoppeld waren. Daardoor kon geen synergie worden behaald. Dit wilde Wageningen UR anders, om zo de verschillende segmenten beter te kunnen benaderen en meer rendement uit het profiel te halen. Alle profielen worden gecentraliseerd, zodat iedereen nog maar één online profiel heeft. In het online profiel staat ook welke nieuwsbrieven die persoon ontvangt en de data kan gemakkelijk worden verrijkt. Alle personen met een profiel kunnen inloggen en zelf hun profiel aanpassen. De backoffice van de website en Measuremail wisselen automatisch gegevens uit en ieder systeem heeft haar eigen verantwoordelijkheid. De backoffice is in principe leidend voor accounts en profieldata. Measuremail beheert alle email registers en abonnementen en regelt het bounce management. Alle gegevens worden real-time
uitgewisseld zodat een relatie kan zien welke nieuwsbrieven staan aangevinkt. Inschrijvingen kunnen makkelijk aan of uit gezet worden en wanneer iemand inlogt met een profiel waarvan het e-mailadres niet langer bestaat krijgt de relatie een melding. Ook worden sommige nieuwsbrieven (zoals Alumni of medewerkers) afgeschermd door het profiel “groepen”. Zo kunnen alleen profielen die in een bepaalde groep vallen voor deze nieuwsbrieven inschrijven. Wageningen UR verzend verschillende typen campagnes. Naast de reguliere nieuwsbrieven verzenden ze bijvoorbeeld ad hoc campagnes als ze een evenement aankondigen. Ten slotte zijn er ook nog programmacampagnes en gesloten campagnes. Wageningen UR heeft de mogelijkheid om nieuwe studenten geautomatiseerd een serie van e-mails te sturen waarin ze op enkele praktische zaken wijzen. In de toekomst zal iedere nieuwe student deze serie van e-mails ontvangen.
4
Wageningen UR - één online uitstraling
Resultaten Haico Minkhorst verteld: ‘Binnen een half jaar zijn er meer dan 650.000 e-mails verzonden naar onze ontvangers. De meeste campagnes worden decentraal opgesteld door de verschillende onderdelen. We zien in Google Analytics door middel van UTM-tags dat e-mail
een belangrijke bron van traffic is voor onze website. Door goed naar de rapportages te kijken kunnen we precies zien hoe interessant elk segment bepaalde content vind. Daarnaast zien we in de Engagement Index hoe betrokken alle ontvangers zijn.
Over Wageningen UR Wageningen UR is een kennisinstelling die binnen het domein ‘gezonde voeding en leefomgeving’ niet alleen hoogwaardige kennis ontwikkelt, maar ook helpt deze kennis overal ter wereld toe te passen. Daarom doet Wageningen UR wereldwijd toonaangevend fundamenteel onderzoek en
hebben ze een sterke positie als leverancier van toegepast wetenschappelijk onderzoek. Ten slotte leiden ze de professionals op die in de nabije en verre toekomst voor doorbraken in kennis en technologie gaan zorgen.
Over Measuremail Measuremail is een professionele partner die ondersteuning biedt bij het efficiënt inzetten van e-mailmarketing. Door onze software en services gericht in te zetten, helpen we organisaties om van
e-mailmarketing een belangrijk kanaal in de succesvolle online marketingstrategie te maken. Mis de tips in onze maandelijkse nieuwsbrief niet langer en schrijf je in op Measuremail.com/nieuwsbrief.
5
