Waarom E-Learning vaak niet werkt In de vele gesprekken die wij voeren met HR managers valt ons vaak op, hoe vaak HR managers ofwel ronduit afwijzend staan ten opzichte van E-Learning ofwel het beschouwen als een “noodzakelijk kwaad”. Daarop doorvragend, blijkt deze houding vaak ingegeven te zijn door twee factoren: 1. negatieve ervaringen 2. onjuiste vooronderstellingen negatieve ervaringen 1. Te vaak wordt bij de keuze van E-Learning teveel het accent gelegd op de “E” van Electronic, ofwel het technische deel. Te vaak wordt daarbij over het hoofd gezien, dat het primair een “Leersysteem” dient te zijn, dat aanvullend is op het “off-line” leren. E-Learningsystemen zijn dan ook vaak software gedreven, waarbij elke aanbieder het eigen systeem wenst te verkopen. Wanneer dan de gekozen ICT-oplossing te complex, gebruikers onvriendelijk of inflexibel blijkt te zijn, wordt E-Learning in zijn totaliteit in de ban gedaan. 2. Een tweede negatieve ervaring hangt samen met de participatiegraad door de medewerkers. Deze blijkt veelal erg laag te zijn. Vaak wordt E-Learning ervaren als een “moetje” opgelegd door de werkgever, weinig interessant en aantrekkelijk en als alweer een nieuw systeem naast alle reeds bestaande ICT systemen. En inderdaad, veel E-Learning oplossingen komen niet verder dan tamelijk generieke video’s of kennismodules met een hoog instructie- en demonstratiegehalte en een lage mate van interactiviteit. Terecht wees McGraw al in 2001 op het belang van een “full and accurate needs analysis as the basis for success”. Zo onderstreepte zij voorts: "A successful e-learning initiative should reduce costs over the long term, improve individual and business unit performance, help maintain core competencies, and enable the organization to react quickly to competitive pressures and market needs. Therefore, an e-learning strategy should motivate people, improve productivity, enable skill development, and aid retention across the enterprise. Those outcomes are wide in range and require thoughtful consideration of the benefits and limitations of learning technologies and a comprehensive look at business, technology, and learning needs.” (1) 3. Een derde door ervaring ingegeven bezwaar dat wij tegenkomen, is dat veel E-Learning oplossingen een te generiek karakter hebben en te weinig ingaan op de bedrijfsspecifieke situatie. Generieke oplossingen zijn nu eenmaal minder kostbaar en kennen een groter afzetgebied dan op maat gemaakte oplossingen.
Office “De Drie Hoefijzers” - Ceresstraat 13 - 4811 CA - Breda - Netherlands - P.O. Box 7 - 4844ZG - Terheijden - Netherlands T: +31 (0)76 - 572 02 87 - www.improvementprofs.com -
[email protected] Rabobank: 11.67.07.224 IBAN: NL34RABO0116707224 BIC: RABONL2U KvK: 20072274 VAT-nr: NL8130.75.701B.01
onjuiste vooronderstellingen 1. Ten onrechte wordt wel gemeend dat E-Learning de oplossing is in alle situaties en het “traditionele” trainen en coachen overbodig maakt. Niets blijkt minder waar te zijn! De interactie en groepsdynamiek binnen klassikale trainingen die gericht zijn op het verwerven van sociale vaardigheden (verkoop, communicatie, management) zijn van een grote toegevoegde waarde voor het leerproces van medewerkers. De nuances in lichaamstaal en woordkeuze vallen wel op in interactie met mensen, echter niet bij gebruikmaking van een computer om kennis te verwerven of vergroten. 2. Een tweede vooronderstelling kan zijn, dat E-Learning per definitie duur is. Inderdaad worden er wereldwijd oplossingen aangeboden die veelal vele tienduizenden euro’s bedragen. Ook bedragen ruim boven honderdduizend euro komen voor. Dit is echter niet strikt noodzakelijk. 3. Een derde vooronderstelling tenslotte waarmee wij geconfronteerd worden, is dat E-Learning uitsluitend geschikt zou zijn voor grote organisaties. Bij kleinere organisaties, zo luidt de redenering, spreken medewerkers elkaar voldoende vaak om kennis uit te wisselen. Twee opmerkingen daarbij: 1. dan dient die kennis wel binnen de organisatie aanwezig te zijn 2. kennis dient bij voorkeur vastgelegd, geborgd en toegankelijk te zijn oplossingen Laten we zien welke oplossingen aanwezig zijn voor de geschetste argumenten. Nadrukkelijk merken we daarbij op, dat dit niet de enige oplossingen zijn. Het zijn de oplossingen waarmee wij goede ervaringen hebben. 1. teveel nadruk op de techniek, te weinig op het leren McGraw gaf reeds aan dat het opzetten en implementeren van E-Learning binnen organisaties zorgvuldig overwogen en begeleid dient te worden. Een uitgebreide en gestructureerde behoefteninventarisatie behoort aan de basis te liggen. Wanneer we het introduceren van E-Learning als een proces beschouwen, is het raadzaam naar analogie van Six Sigma, de stappen van DMAIC te hanteren: Define: wat is de uitdaging waarvoor een oplossing gevonden dient te worden? Brainstorm over de optimale oplossing. Hoe ziet deze eruit? Wat zijn de afbreukrisico’s? Hoe kunnen deze worden ondervangen? Besteed hieraan geruime tijd met een interdisciplinair team. Measure: bepaal de parameters en criteria en meet alle benodigde gegevens (hoeveel gebruikers, welke locaties, welke interface met reeds aanwezige systemen, welke opslagcapaciteit etcetera) Analyze: analyseer de uitdaging(en) Improve: implementeer oplossingen en verbeteringen Control: controleer, beheers en borg het proces De realiteit laat zien, dat met name de C van control niet altijd de aandacht krijgt die benodigd is. Bouw controle zo vroeg mogelijk in het proces in. Bedenk dat het primair gaat om de performance ontwikkeling van medewerkers; hun Leren dient centraal te staan. De noodzakelijke software is het middel, nooit het doel. De grootste uitdaging schuilt dan ook aan de creatieve zijde, niet aan de technische zijde.
2
2. participatiegraad door medewerkers Wanneer medewerkers het gevoel hebben, inspanningen uitsluitend te leveren voor “de baas”, zal de intrinsieke motivatie een lagere zijn, dan wanneer zij het voor zichzelf doen. Systemen kunnen niet voor intrinsieke motivatie zorgen, coaching wel. Het is belangrijk dat medewerkers zien, dat de inspanningen die zij leveren hen zelf ten goede komen. Hiervoor is een actieve rol vanuit het hoger management onontbeerlijk. 3. te generiek opgezet Generieke modules werken uitstekend bij verwerving van kennis met een sterk cognitief karakter, zoals bijvoorbeeld het leren van de veiligheidsregels van een bedrijf. Dat is een noodzakelijke en niet bijster interessante bezigheid. Interessanter wordt het wanneer het “Leren” gegroepeerd wordt rondom een concreet project of concrete taak. Meer bedrijfsspecifiek is nauwelijks denkbaar. Het is eenvoudig de verrichtingen, verslagen, video opnames, vorderingen en resultaten een centrale plaats on-line te geven. Hier zijn zij eenvoudig terug te vinden. Nog interessanter wordt het wanneer binnen de organisatie zogenaamde “peergroups” zijn benoemd die uitgenodigd kunnen worden om on-line feedback te geven op de verrichtingen. Deze peergroups kunnen een intern en extern karakter hebben. De medewerker bouwt als het ware een persoonlijk E-portfolio op dat naar keuze deelbaar is met anderen. Dit portfolio vertegenwoordigt waarde en “reist” als het ware mee met het carrière verloop van de medewerker. De leden van de peergroups op hun beurt, bouwen ervaring op in het coachen en geven van feedback. Overigens behoeft Project Gebaseerd Leren zich niet tot E-Learning te beperken. Ook in de off-line, klassikale trainingen kunnen een project of taak als uitgangspunt genomen worden.
3
1. E-Learning vervangt traditioneel trainen en coachen Coachen van medewerkers blijft mensenwerk. Dat kun je (nog?) niet aan een computer overlaten. Zelfs bij gebruikmaking van video conferentie gaan details en nuances binnen de communicatie verloren. Coaching blijft dan ook een taak van managers. Sociale interactie en groepsdynamiek blijken een grote bijdrage te leveren aan het leerproces van medewerkers. Professionele trainers houden rekening met de individuele leerstijlen van hun deelnemers en met een goede mix van visuele, auditieve en kinesthetische informatie.
2. E-Learning is (te) duur Het zal duidelijk zijn dat het ontwikkelen van medewerkers altijd een investering met zich mee brengt: in tijd en in geld. Echter de vele tienduizenden euro’s kostende oplossingen zijn lang niet altijd de beste oplossingen. Dat is overigens wel wat de software verkopers willen doen geloven. Er komen steeds meer zogenaamde “open source” oplossingen beschikbaar. Dit zijn volwaardige technische oplossingen die veelal gratis of tegen een zeer gering bedrag via internet beschikbaar worden gesteld. Binnen Improvement Profs wordt gewerkt met twee van dergelijke oplossingen: Mahara: voor het delen van informatie en het bouwen van E-portfolio’s (www.mahara.org) Moodle: voor het bouwen van leer- & ontwikkelsystemen (www.moodle.org) Deze oplossingen kan iedereen zo downloaden en installeren. Het vraagt echter om expertise op het gebied van volgens didactisch-pedagogisch verantwoorde principes, on-line trainingsscenario’s te ontwerpen en te (laten) programmeren. Wie deze kennis niet zelf in huis heeft, zal een beroep moeten doen op externe deskundigen. Hierin blijven financiële investeringen in de meeste situaties noodzakelijk.
4
3. alleen voor grote organisaties Ook kleinere organisaties zijn gebaat bij het vastleggen en borgen van kennis. Een E-Learning aanpak zoals hierboven beschreven is een uitstekend bruikbaar instrument om best practices op te bouwen en zichtbaar te maken. Vaak is kennis wel voldoende binnen organisaties beschikbaar. Echter... vaak versnipperd en in de hoofden van mensen. conclusies 1. E-Learning is een uitstekend, aanvullend instrument naast training en coaching. 2. Het biedt medewerkers de mogelijkheid om 24/7 gebruik te maken van de inhoud van het E-Learning systeem 3. Medewerkers zijn niet langer locatie gebonden om kennis te verwerven en te investeren in hun persoonlijke- en zakelijke ontwikkeling 4. Het “Leren” dient centraal te staan, de techniek is ondergeschikt. Om die reden is een uitgebreide en gestructureerde behoeften inventarisatie en kennis van didactiek binnen on-line programma’s een must 5. Om de participatiegraad, interactiviteit, aantrekkelijkheid en praktische toepasbaarheid te optimaliseren, verdient het sterke aanbeveling om elk trainingstraject te groeperen rondom een concreet project of taak 6. Door E-Learning te benaderen als een proces en de stappen te volgen van Six Sigma en DMAIC wordt de slagingskans sterk vergroot 7. E-Learning dient daarnaast ook leuk, interessant en relevant te zijn Wij wensen u veel succes en rendement met uw E-Learning aanpak!
bronvermelding McGraw, K.L. (2001). E-Learning Strategy Equals Infrastructure. Learning Circuits, ASTD, June 2001.
5
