Vzdělávací seminář
Audit při realizaci projektu III.
Název projektu: Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů – standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MV ČR a v jím řízených organizacích Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.00/48.00033
Audit trail Vznik, dostupnost, uchovávání a archivace dokumentů dle legislativy EU a ČR realizováno v rámci projektu „Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích“, reg. č. CZ.1.04/ 4.1.00/48.00033 Mgr. Jakub Peterka, auditor PAS OP VK
1
Cíl a obsah semináře 1) legislativní podmínky (EU a ČR) spojené se zajištěním dostupnosti, nastavení uchovávání a provádění archivace dokumentace: a) spojené s projektovým řízením, b) vzniklé při činnosti úřadů veřejné správy a samosprávy, c) požadované EK při využívání prostředků z rozpočtu EU; 2) pohled poskytovatele a příjemce podpory 3) rizika spojená s nedostatečným nastavením ŘKS v oblasti audit trailu a) úroveň ŘO/ZS b) úroveň příjemců podpory 4) Obsah semináře – viz pracovní list
Metodický pokyn pro uchovávání dokumentů (NOK) a) závazný pro všechny subjekty implementace
b) přehled evropské a národní legislativy vztahující se k povinnosti dodržení audit trailu
c) skartační znaky, skartační lhůty a návrhy skartačních plány (pracovní list)
d) dokumenty v tištěné a elektronické podobě staví na stejnou úroveň (za předpokladu jejich vzájemné shody a verifikace)
2
Matice dokumentů / záznamů – PAS OP VK Dokument
Správce dokumentu (vede, eviduje a distribuuje)
Zpracovatel (vyplňuje, identifikuje)
Schvalovatel (kontroluje a uvolňuje)
Místo uložení originálu
Způsob uložení
Doba uchování
Roční a střednědobé plány
Vedoucí odd. PAS
Vedoucí odd. PAS
Ředitel OIA
Vedoucí odd. PAS
Spis/sdílený disk
Do 2025
Analýza rizik PAS
Vedoucí odd. PAS
Vedoucí odd. PAS
Ředitel OIA
Vedoucí odd. PAS
Spis/sdílený disk
Do 2025
Audit Univers
Ředitel OIA
Ředitel OIA
Ředitel OIA
Vedoucí odd. PAS
Spis/sdílený disk
Do 2025
Významná zjištění
Vedoucí odd. PAS
Vedoucí audit. týmu
Ředitel OIA
Vedoucí odd. PAS
Spis/sdílený disk
Do 2025
Dokumentace auditního spisu
Vedoucí odd. PAS
Vedoucí audit. týmu
Ředitel OIA
Vedoucí odd. PAS
Spis/sdílený disk
Do 2025
Výsledky monitorování plnění opatření k nápravě zjištění
Vedoucí odd. PAS
Vedoucí audit. týmu
Ředitel OIA
Vedoucí odd. PAS
Spis/sdílený disk
Do 2025
Vybraná národní legislativa a) upravuje dobu archivace u různých typů dokladů b) může stanovovat dobu archivace delší než nařízení EU a Manuál OP VK c) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě d) vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona o archivnictví a spisové službě e) vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby f) zákon č. 563/1991, o účetnictví g) zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty h) zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Řídicí dokumentace (řízená dokumentace) stanovuje základní přehled povinností při archivaci dokumentace OP •
výklad povinností
•
odkazy na nařízení EU, zákony ČR, vyhlášky, metodické pokyny • Manuál OP VK, kap. 13 Systém uchovávání dokumentů • další části řízené dokumentace upravující povinnosti archivace pro všechny subjekty implementace • Popis ŘKS OP VK, • Příručka pro příjemce • Příručka pro administraci GG/IP • Příručka pro kontrolu projektů, • Příručka pro finanční toky a certifikaci/nesrovnalosti, • Manuál finančního útvaru. • povinnost archivace všech dokumentů vzniklých při realizaci OP je jednotně pro celý operační program stanovena do roku 2025, pokud národní legislativa nestanovuje lhůty delší
1
Riziko •
diverzifikace pravidel zajištění auditní stopy pro různé druhy projektů a subjektů v různých částech řídicí dokumentace: ztěžuje výkon auditu systému; znepřehledňuje pravidla implementace pro příjemce, ZS i ŘO; zvyšuje riziko nedodržení ustanovení vnitřních směrnic, řídicí dokumentace a národní a evropské legislativy.
•
další rizika? (pracovní list)
Adekvátní audit trail ŘO/ZS • zajištění auditní stopy je upraveno především národní legislativou • ŘO/ZS a P mají historickou zkušenost s touto povinností implementace • díky této skutečnosti zjištění s nejvýše nízkou mírou významnosti
Děkuji za pozornost.
Dotazy?
[email protected]
2
