Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu

V Praze dne 6.11. 2013 č. j. FZU/ELI/1151/2013

Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu Předkládám Vám výzvu k podání nabídky ve výběrovém řízení pro veřejnou zakázku malého rozsahu na služby s názvem:

„Letní škola ELI – Beamlines 2014“ I. Identifikační údaje zadavatele: Název zadavatele: Sídlo: Identifikační číslo: DIČ: Kontaktní osoba: Telefon: E-mail:

Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. Na Slovance 2, 182 21 Praha 8 68378271 CZ68378271 Radek Toman +420 702 004 860 [email protected]

(dále jen “Zadavatel”) II. Název projektu Plnění pořizováné v tomto výběrovém řízení je určeno pro plnění projektu „ELI: EXTREME LIGHT INFRASTRUCTURE” financovaného z Operačního programu Výzkum a vývoj pro inovace, jehož řídícím orgánem je Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen „Projekt ELI “). Bližší informace o Projektu ELI lze nalézt na http://www.eli-beams.eu/. III. Předmět plnění veřejné zakázky Zadavatel ve dnech 24.8.2014 – 29.8.2014 pořádá akci zvanou „Letní škola ELI – Beamlines“ (dále také jen „Letní škola“). Jedná se o akci zaměřenou na vysokoškolské studenty a doktorandy studující fyzikální obory zaměřené převážně na laserové technologie, optiku a příbuzné obory. Letní škola je koncipována jako edukačně osvětová akce, na které mají studenti možnost se setkat s významnými výzkumníky z celého světa, kteří je během svých workshopů a přednášek seznámí s nejnovějšími poznatky na poli laserových technologií, optiky a fyziky. Letní školy se mohou zúčastnit studenti z celého světa. Celkový počet účastníků Letní školy bude činit 90 osob (60 ubytovaných studentů, 10 ubytovaných prezentujících vědců a 20 denně docházejících tuzemských studentů). Místem konání Letní školy je Praha. Nabídky, které by jako místo konání nabízely jinou lokaci, nesplní zadání Zadavatele a budou z výběrového řízení vyloučeny. 1

Předmětem plnění veřejné zakázky je zajištění konferenční místnosti, ubytování a stravování pro účastníky akce a doprava přednášejících z letiště a zpět. Předmět plnění veřejné zakázky zahrnuje: A. Ubytování včetně snídaně •

Zajištění ubytování účastníků ve 30 dvoulůžkových a 10 jednolůžkových pokojích po dobu od 24.8.2014 (zahájení večeří) do 29.8.2014 (ukončení obědem), tj. 5 nocí. Snídaně formou švédského stolu (pečivo, ovoce, zelenina, sýr, salám, vajíčka, müsli, cornflakes, čaj, káva, voda, džus, mléko). Snídaně jen pro ubytované. •

Ubytování musí být zajištěno v hotelu odpovídajícímu minimálnímu standardu definovanému v příloze č. 3 této výzvy. Nebude-li hotel tomuto standardu odpovídat, bude nabídka uchazeče vyřazena. Všichni účastníci Letní školy musí být ubytováni ve stejném hotelu, tj. není kupř. možné ubytování v několika hotelech téhož řetězce apod.

B. Konferenční místnost •

Zajištění konferenční místnosti pro konferenční část Letní školy. Konferenční místnost musí být ve stejném hotelu, ve kterém budou účastníci Letní školy ubytováni.

•

Konferenční místnost musí mít kapacitu pro všech 90 účastníků (70 účastníků bude ubytovaných, 20 účastníku bude denně docházet) v jeden okamžik a mít uspořádání „škola“.

•

Konferenční místnost musí být Zadavateli plně a výhradně k dispozici ve dnech 25.8.2014 až 28.8.2014 celodenně, 29.8.2014 potom od 8 do 13 hod.

•

Konferenční místnost musí být vybavena následující technikou: 1 notebook, 2 mikrofony bezdrátové, ozvučení místnosti, dataprojektor, flipchart, laserové ukazovátko a wifi připojení.

C. Stravování •

Zajištění stravování pro účastníky Letní školy v následujícím rozsahu: vzorový jídelní lístek. •

5 x oběd (25.8.2014 – 29.8.2014) pro všech 90 účastníků Oběd: výběr minimálně ze tří jídel formu bufetu (a to minimálně jedno vegetariánské jídlo, ryby nebo dary moře, drůbež případně další druhy masa), tři chody: polévka nebo předkrm, hlavní jídlo, zákusek, jeden teplý a jeden studený nápoj (nealko, káva, čaj)

•

5 x večeře (24.8.2014 – 28.8.2014) jen pro ubytované Večeře: výběr minimálně ze tří jídel formou bufetu (jedno vegetariánské), tři chody: předkrm, hlavní jídlo, zákusek, jeden teplý a jeden studený nápoj (nealko, káva, čaj)

•

9 x kávová přestávka (z toho 5 x dopolední 25.8.2014 až 29.8.2014 a 4 x odpolední 25.8.2014 až 28.8.2014) pro všech 90 účastníků Kávová přestávka dopolední: 2 kusy sandwiche na osobu, ovoce nebo zelenina, káva, 2

čaj, minerální voda, džus. Voda s citronem v džbánech musí být k dispozici po celou dobu konání akce. Kávová přestávka odpolední: 2 kusy pečiva (sladké, slané) na osobu, ovoce nebo zelenina, káva, čaj, minerální voda, džus. D. Doprava prezentujících osob •

Zajištění individuální dopravy z Letiště Václava Havla a zpět na letiště pro 10 prezentujících vědců kdykoliv ve dnech 24.8.2014 až 29.8.2014 dle přání prezentujících. Uchazeč bude kalkulovat náklady tak, že každý z prezentujících bude cestovat z letiště i zpět samostatně.

E) Další •

Zadavateli bude pro účely úspěšného průběhu Letní školy po celou dobu konání této akce vyčleněn jeden pracovník hotelu.

IV. Lhůta pro podání nabídek a místo pro podání nabídek Písemnou nabídku doručte poštou, osobně nebo jiným vhodným způsobem na adresu sídla zadavatele Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i., Na Slovance 2, 182 21, Praha 8. Lhůta pro podání nabídek končí dne 19.11.2013 v 14.00 hod. Nabídka musí být doručena do hlavní podatelny Zadavatele na výše uvedené adrese, kde bude vyznačen čas podání. Nabídka musí být podána v řádně uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky následujícím způsobem: „Veřejná zakázka – „Letní škola ELI – Beamlines 2014“ – Neotevírat!“. Na obálce zároveň musí být uvedena adresa a název uchazeče. V. Zadávací lhůta: Zadávací lhůta je lhůta, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni. Zadavatel stanovuje zadávací lhůtu na šedesát dnů. Zadávací lhůta počíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí dnem doručení oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. Zadávací lhůta se prodlužuje uchazečům, s nimiž může zadavatel uzavřít smlouvu ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), až do doby uzavření smlouvy nebo do doby zrušení zadávacího řízení. Zadavatel při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu nepostupuje dle zákona, a pokud na zákon v této výzvě odkazuje, znamená to, že bude postupovat způsobem obdobným zákonnému postupu. VI. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota této veřejné zakázky činí 500 000 Kč bez DPH.

3

VII. Zpracování nabídkové ceny 7.1 Nabídková cena musí být v nabídce uvedena v českých korunách, a musí být rozdělena na cenu bez DPH, cenu celkem včetně DPH, a samostatně částku DPH, a to za celý předmět plnění uvedený v čl. III této výzvy. 7.2 Nabídková cena bude pevně a závazně stanovena jako nejvyšší přípustná včetně všech poplatků a veškerých dalších nákladů uchazeče nutných k realizaci předmětu veřejné zakázky, jak je vymezen touto výzvou. Nabídková cena musí zahrnovat i veškeré náklady, které nejsou výslovně uvedeny, ale o kterých dodavatel vzhledem ke svým odborným znalostem s vynaložením veškeré odborné péče věděl nebo vědět měl a mohl. 7.3 Celkovou nabídkovou cenu za celý předmět plnění uchazeč uvede v krycím listu nabídky. Toto vyjádření nabídkové ceny bude předmětem hodnocení, přičemž jediným hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena za celý předmět plnění (viz. čl. IX této výzvy). 7.4 Uchazeč zároveň vyplní Tabulku nabídkové ceny, která tvoří přílohu č. 2 této výzvy. Ceny v ní uvedené budou sloužit pro případné snížení smluvní ceny dle čl. VIII. písm. E odst. 2 a 3 této výzvy. Uchazeč je povinen vyplnit jednotkové ceny odpovídající jeho obvyklým cenám za jeden pokoj nebo ceny odpovídající skutečným nákladům na stravování. Zadavatel je v případě pochybností oprávněn od uchazeče vyžádat informaci o jeho obvyklých cenách v dané části roku včetně dokladu, že ubytování za takové ceny nabízí a dále je zadavatel oprávněn vyžádat cenový rozklad, pokud jde o ceny za stravování. Neposkytne-li uchazeč tyto údaje nebo budou hrubě zkreslené ve vztahu k běžnému relevantnímu trhu, je zadavatel oprávněn vyloučit nabídku uchazeče z výběrového řízení. VIII. Obchodní podmínky 8.1 Uchazeč zadavateli v rámci své nabídky v tomto výběrovém řízení předloží návrh smlouvy o poskytnutí služeb a dalšího plnění, které je předmětem tohoto výběrového řízení. 8.2 Smlouva bude jako svůj předmět obsahovat závazek uchazeče poskytnout zadavateli služby a další plnění vymezené v čl. III této výzvy a to za dalších podmínek stanovených touto výzvou a závazek zadavatele za toto plnění zaplatit smluvní cenu odpovídající nabídkové ceně uchazeče. 8.3 Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče vlastnoručně podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Originál či úředně ověřená kopie zmocnění či pověření k jednání osoby za uchazeče musí být v takovém případě součástí návrhu smlouvy (dohody) uchazeče. Absence vlastnoručního podpisu na návrhu smlouvy (dohody) je důvodem k vyřazení nabídky z výběrového řízení. 8.4 Smlouva předložená uchazečem nesmí obsahovat ustanovení, podle kterého by zadavatel odpovídal za škodu způsobenou jinými osobami, než jeho zaměstnanci nebo jinými osobami, za jejichž jednání odpovídá dle příslušných zákonných ustanovení. Tedy zadavatel zejména neodpovídá za případnou škodu způsobenou uchazeči účastníky letní školy. 8.5 Smlouva předložená uchazečem bude beze změny obsahovat následující ustanovení (je možné změnit pojmenování smluvních stran) a nezahrne jiná další ustanovení, která by byla v přímém rozporu nebo by ve svém výsledku vyloučila či omezila následující povinná ustanovení nebo jiné požadavky zadavatele vymezené touto výzvou. 4

A. Základní ustanovení

Tato smlouva je uzavírána na základě výsledků výběrového řízení s názvem „Letní škola ELI – Beamlines 2014“. B. Smluvní cena

1. Smluvní cena je konečná – nejvýše přípustná. Smluvní cena zahrnuje veškeré náklady uchazeče nutné k řádnému splnění všech závazků dle této smlouvy. Uchazeč není oprávněn účtovat zadavateli žádné další částky v souvislosti s plněním této smlouvy. 2. Ke sjednané ceně se připočítává DPH dle aktuálně platných právních předpisů. C. Platební ujednání

1. Smluvní cenu za předmět plnění řádně dodaný zadavateli dle této smlouvy uhradí zadavatel uchazeči na základě daňového dokladu (faktury), řádně vystaveného uchazečem. 2. Splatnost faktury je 21 dnů ode dne jejího doručení zadavateli. 3. Faktura musí obsahovat náležitosti daňového dokladu dle ustanovení zvláštního právního předpisu (zejména § 28 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění). V případě, že faktura nebude odpovídat stanoveným požadavkům, je zadavatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět uchazeči k doplnění, aniž by se tak dostal do prodlení s platbou; lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného doručení náležitě doplněných či opravených dokladů zadavateli. 4. Faktura bude obsahovat sdělení, že účtované plnění je poskytováno pro účely projektu „ELI: EXTREME LIGHT INFRASTRUCTURE“. 5. Faktura se považuje za včas uhrazenou, pokud je fakturovaná částka nejpozději v den splatnosti připsána z účtu kupujícího ve prospěch účtu prodávajícího. 6. Uchazeč je oprávněn účtovat 50% celkové smluvní ceny 30 dnů před zahájením akce. Zbylá část smluvní ceny po případném odečtení některých nákladů v důsledku sníženého počtu účastníků bude účtována po ukončení akce. D. Kvalita plnění 1.

Plnění poskytované uchazečem zadavateli dle této smlouvy musí mít kvalitu obvyklou pro typ společenské akce (dále jen „požadovaná kvalita plnění“), pro jejíž účely je poskytováno. Uchazeč si je vědom, že jde o reprezentační akci zadavatele a nízká kvalita poskytnutého plnění může zadavateli způsobit škodu.

2.

Nebude-li plnění poskytované uchazečem v požadované kvalitě plnění, je zadavatel oprávněn po uchazeči požadovat uhrazení smluvní pokuty ve výši 5 000,- Kč, a to za každé porušení povinnosti uchazeče poskytovat zadavateli požadovanou kvalitu plnění. Zaplacení smluvní pokuty uchazečem nemá vliv na nárok zadavatele požadovat po uchazeči náhradu škody způsobenou zadavateli porušením povinnosti uchazeče poskytovat zadavateli požadovanou kvalitu plnění. 5

E. Odstoupení od smlouvy 1. Zadavatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit, pokud uchazeč poruší své povinnosti dle této smlouvy týkající se požadované kvality plnění a situaci nenapraví ani bez zbytečného odkladu po obdržení písemné výzvy, aby tak učinil nebo pokud bude k odstranění závadné situace vyzván více než dvakrát. Odstoupení nabývá účinků okamžikem doručení písemného oznámení o odstoupení uchazeči. 2. Zadavatel je oprávněn odstoupit od této smlouvy ve vztahu až k 15 studentům. Oznámení o odstoupení musí být doručeno nejméně 30 dnů před prvním dnem konání Letní školy. V případě odstoupení se dle skutečného počtu studentů od celkové smluvní ceny odečítají náklady na ubytování v podobě ceny za dvoulůžkový pokoj, jde-li o studenty, kteří měli být ubytováni. Zůstane-li na některém pokoji jen jeden student, zadavatel uhradí uchazeči celou cenu pokoje. Dále se dle skutečného počtu studentů od celkové smluvní ceny odečítají náklady na stravování, které nebude v důsledku nižšího počtu studentů poskytnuto. Pro výpočet snížení smluvní ceny se využije cenových údajů poskytnutých uchazečem ve výběrovém řízení o uzavření této smlouvy. F. Ostatní ujednání 1. Dle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění, je dodavatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. V rozsahu svých povinností z toho vyplývajících je dodavatel povinen k veškeré součinnosti zavázat i své případné subdodavatele. Za tím účelem se dodavatel podrobí kontrole ze strany Řídícího orgánu Operačního programu Věda a výzkum pro inovace nebo jakémukoliv jinému kontrolnímu či auditnímu orgánu provádějícímu kontrolu využití veřejných prostředků (prostředků poskytnutých z OP VaVpI), a umožní mu provedení kontroly, včetně přístupu k těm částem nabídek, smluv a souvisejících dokumentů, které podléhají ochraně podle zvláštních právních předpisů (obchodní tajemství, utajované skutečnosti apod.) za předpokladu, že budou splněny požadavky kladené příslušnými právními předpisy. Možnost účinné kontroly musí být zachována až do roku 2021.

IX. Hodnotící kritéria Nabídky budou hodnoceny na základě hodnotícího kritéria, kterým je nejnižší nabídková cena za celý předmět plnění uvedený v čl. III této výzvy. X. Způsob zpracování nabídky 10.1 V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje uchazeče, zejména: obchodní firma, sídlo, identifikační číslo, osobu oprávněnou jednat za zájemce, příp. osobu oprávněnou zastupovat uchazeče včetně příslušného pověření, kontaktní adresu pro písemný styk mezi uchazečem a zadavatelem. 10.2 Nabídka musí být zpracována v českém jazyce a musí obsahovat návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. 10.3 Uchazeč předloží nabídku ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno bude označeno názvem „Originál“ a druhé „Kopie“. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, 6

aby byly dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Všechny výtisky budou řádně čitelné, bez škrtů a přepisů. Všechny stránky nabídky, resp. jednotlivých výtisků, budou očíslovány vzestupnou kontinuální řadou. 10.4 Zájemce předloží nabídku též v elektronické podobě na CD, a to ve formátu MS Office nebo kompatibilním, případně ve formátu .pdf. Za účelem přípravy smlouvy k podpisu bude CD obsahovat také návrh smlouvy v editovatelné podobě v té podobě, v jaké byla vložena do nabídky uchazeče. 10.5. Nabídka musí být předložena v následující struktuře: a)

Krycí list nabídky; Na krycím listu budou uvedeny následující údaje: název zakázky, základní identifikační údaje zadavatele a zájemce (včetně osob zmocněných k dalším jednáním), kontaktní údaje (kontaktní osoba pro danou zakázku, telefon, e-mail apod.), nabídková cena, datum a podpis osoby oprávněné jednat za zájemce (Uchazeč použije Přílohu č. 1.).

b)

Návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče.

c)

Označení a popis hotelu, ve které bude pro zadavatele poskytnuto plnění dle této výzvy. Zadavatel požaduje fotografie pokoje typu, ve kterém budou ubytování účastníci Letní školy, a dále fotografie konferenční místnosti.

d)

Tabulka nabídkové ceny

XI. Další požadavky 11.1 Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit si informace poskytnuté uchazečem u třetích osob a uchazeč je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost. Zadavatel si vyhrazuje právo osobně provést kontrolu, zda nabízené zařízení (hotel) odpovídá požadavkům specifikovaným touto výzvou. Nebude-li taková kontrola ze strany uchazeče zadavateli umožněna, bude nabídka uchazeče vyřazena z výběrového řízení. 11.2 Uchazeči sami ponesou veškeré své náklady spojené s účastí v zadávacím řízení. Jednotliví uchazeči jsou povinni zdržet se jakýchkoliv jednání, která by mohla narušit transparentní a nediskriminační průběh zadávacího řízení, zejména pak jednání, v jejichž důsledku by mohlo dojít k narušení soutěže mezi uchazeči v rámci zadání veřejné zakázky. XII. Otevírání obálek s nabídkami Otevírání obálek proběhne 19.11.2013 ve 14:10 hod. v sídle zadavatele v přednáškové místnosti - předsálí budovy (přednášková místnost naproti hlavní vrátnici). Otevírání obálek jsou oprávněni se účastnit zástupci všech uchazečů, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek (z organizačních důvodů však max. dvě osoby za uchazeče). Při otevírání obálek zadavatel ke každé nabídce sdělí nejméně následující údaje: kdo je uchazečem, jaká je jeho nabídková cena a zda je nabídka úplná ve smyslu zákona. ZÁVĚR 7

Údaje uvedené v této výzvě vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Těmito podklady je uchazeč povinen se plně řídit při zpracování nabídky a předkládání informací o kvalifikaci. SEZNAM PŘÍLOH: 1. Krycí list nabídky 2. Tabulka nabídkové ceny 3. Minimální standard hotelu

Za zadavatele: Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. Digitally signed by Jan Řídký DN: c=CZ, o=Fyzikální ústav AV ČR, v.v.i. [IČ 68378271], ou=1, cn=Jan Řídký, serialNumber=P201253, title=ředitel Date: 2013.11.06 16:56:12 +01'00' ________________________

doc. Jan Řídký, DrSc.

8

Příloha č. 1 Krycí list nabídky Základní údaje: Název veřejné zakázky:

Letní škola ELI – Beamlines 2014

Zadavatel: Sídlo: IČ: Osoba oprávněná jednat za zadavatele: Kontaktní osoba: Telefon: Fax: Email:

Fyzikální ústav AV ČR, v.v.i. Na Slovance 2, 182 21 Praha 8 68378271

Uchazeč: Sídlo: IČ: DIČ: Osoba oprávněná jednat za uchazeče: Bankovní spojení: Osoby zmocněné k zastupování: Kontaktní osoba: Kontaktní adresa: Tel.: e-mail:

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………

Nabídková cena: Cena celkem bez DPH: Cena celkem včetně DPH:

doc. Jan Řídký, DrSc., ředitel Radek Toman +420 702 004 860 [email protected]

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… ………………………………….

…………………………….. ……………………………..

...........…………………………… Obchodní firma – podpis oprávněné osoby (doplní uchazeč) 9

Příloha č. 2 Tabulka nabídkové ceny

Tabulka nabídkové ceny

Cena bez DPH

Celková nabídková cena za celý předmět plnění Cena za jeden dvoulůžkový pokoj včetně snídaně Cena za jeden oběd Cena za jednu večeři Cena za jednu kávovou přestávku dopolední Cena za jednu kávovou přestávku odpolední

10

Příloha č. 3 Minimální standard hotelu Minimální velikost 75 % pokojů: Jednolůžkový 11,4 m2, dvoulůžkový 13,3 m2 Vybavení pokoje: Lůžko, šatníková skřín, koš na odpadky, 1 sedací možnost na 1 lůžko, stůl, psací stůl/deska, rezervní deka, osvětlení pokoje, noční lampička, lampa na čtení, uzamykatelná skříň/zásuvka nebo trezor, zrcadlo Hygienický komfort: 100 % pokojů vybaveno koupelnou s umyvadlem, sprchou/vanou a WC Vybavení koupelny a WC: 1 froté ručník a 1 froté osuška na hosta, zrcadlo nad umyvadlem, osvětlení nad umyvadlem, odkládací prostor/polička, předložka před umyvadlem nebo před sprchou/vanou, krytý odpadkový koš, 1 pohárek na osobu Bezplatný drobný artikl: Hygienický pytlík, šampon, 1 mýdlo na hosta, korespondenční desky, psací potřeby, hotelová dokumentace, papírové kapesníčky Rozhlasový a televizní příjem: 100 % pokojů má televizor Telefon: 100 % pokojů má telefonní přístroj s přímou volbou účastníka včetně návodu pro jeho použití, 24 hodin denně telefonní spojení. Internet: Internetové připojení v každém pokoje bez úhrady pro ubytované Možnost úschovy, trezor: Trezor na recepci Recepce: Obsazena 24 hodin denně Bezhotovostní platba: Na všech střediscích Společenské místnosti pro hotelové hosty: 1 společenská místnost, 1 přijímací hala se sedací možností a nápojovým servisem

11