Zadávací dokumentace
Výzva k podání nabídky na plnění veřejné zakázky malého rozsahu
1. Název veřejné zakázky Název veřejné zakázky
Realizace konference Fórum cestovního ruchu
Evidenční číslo VZ
VZ 2014/510/65
Druh zadávacího řízení
Veřejná zakázka malého rozsahu
2. Identifikační údaje zadavatele Obchodní firma nebo název / obchodní firma nebo jméno a příjmení:
Česká centrála cestovního ruchu – CzechTourism
Sídlo / místo podnikání / místo trvalého pobytu (příp. doručovací adresa):
Vinohradská 46, 120 41 Praha 2
IČ:
49 27 76 00
Osoba oprávněná jednat za zadavatele:
Ing. Rostislav Vondruška,
Generální ředitel ČCCR – CzechTourism Kontaktní osoba:
Lucie Prausová
Telefon, e-mail:
+420 221 580 461,
[email protected]
3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky: 320 000,00 Kč bez DPH Vzhledem k tomu, že předpokládaná cena plnění veřejné zakázky je do 2 mil. Kč bez DPH, jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu ve smyslu ustanovení § 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „ZVZ“), a tato veřejná zakázka tak v souladu s ustanovením § 18 odst. 5 zákona není zadávána v zadávacím řízení dle ZVZ. Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne částku předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Nabídka s vyšší nabídkovou cenou bude vyřazena a uchazeč vyloučen ze zadávacího řízení.
4. Vymezení předmětu veřejné zakázky Předmětem zakázky je příprava a realizace konference Fórum cestovního ruchu 2014, a to poskytnutí konferenčních prostor, cateringové služby, technický servis a tlumočení. Organizátorem konference je Zadavatel.
Místo konání: Jako místo konání konference bylo pro rok 2014 zvoleno město Olomouc (předchozí ročníky se konaly v Pardubicích a Ostravě). Olomouc leží na významném železničním koridoru a je tak velmi dobře dostupná (nejen automobilovou, ale i železniční dopravou) z celé České republiky, což je velkou výhodou a jedním z hlavních důvodů pro výběr této destinace. Dalším důvodem je přítomnost UNESCO památky – Sloupu Nejsvětější Trojice a snaha podpořit cestovní ruch v Olomouci a celém Olomouckém kraji. Termín konání konference: Datum: 30. 10. - 31. 10. 2014 30. 10. 2014 8:00 - 18:00 hod. 31. 10. 2014 8:00 - 14:00 hod. Počet účastníků: Kapacita minimálně pro 150 osob po oba dva dny konference. Požadavky zadavatele:
2/7
Požadavky na místo konání: Moderní konferenční centrum / hotel v dobré dostupnosti do 5 minut z hlavního vlakového nádraží v Olomouci (pěšky nebo MHD). Klimatizované prostory Možnost parkování pro minimálně 10 automobilů Vysokorychlostní WiFi Internet zdarma v konferenčních prostorách Bezbariérový přístup Hlavní sál – 2 dny, kapacita 150 účastníků, školní uspořádání stolů Salonek – 1 den (30. 10. 2014), zázemí pro organizátory akce Vedlejší sál – 1 den (31. 10.), 30 účastníků, uspořádání stolů ve tvaru U Předsálí – 2 dny, prostor pro coffee break, šatnu a registraci Restaurace – 2 dny, prostor pro konání oběda, 150 míst k sezení. Zadavatel požaduje prostory pro stravování účastníků přímo v místě konání konference. Ubytování pro zástupce realizátora – 10 single pokojů ve standard 4* s možností late check-out pro 2 pokoje, a to v místě konání konference.
Požadavky na zajištění cateringových služeb: Minerální vody založené na stolech před začátkem každého z konferenčních dnů 3 x coffee break (voda ve džbánu s citrónem, káva, čaj, cukr, mlíčka, sladké pečivo nebo chlebíček/minisendvič 2 ks /os/coffee break) 2 x oběd (salát/předkrm, pečivo, polévka, výběr minimálně ze 2 hlavních chodů, 2 druhy dezertů, minimálně 4 druhy nealko nápojů) Potraviny budou regionálního charakteru. Cena bude zahrnovat služby s cateringem spojené (obsluhu, ubrusy, nádobí, apod.).
Požadavky na tlumočnický servis: 2 tlumočníci - tlumočení z angličtiny do češtiny a z češtiny do angličtiny (tlumočení bude probíhat maximálně 5 hodin v rámci 1. dne konference – tj. 30. 10.2014)
Požadavky na technické vybavení: Ozvučení, zajištění na Přenosný bezdrátový mikrofon, zajištění na Konferenční mikrofon, zajištění na Integrovaný dataprojektor, zajištění na Plátno, zajištění na Laserové ukazovátko, zajištění na
2 dny 2 dny 2 dny 2 dny 2 dny 2 dny
Podium, zajištění na Registrační pult, zajištění na Tlumočnické kabiny včetně 100 ks sluchátek, zajištění na Technik, zajištění na Řečnický pult s logem CzechTourism, zajištění na
2 dny 2 dny 1 den 2 dny 2 dny
Návrhy ze strany uchazeče Uchazeč zpracuje návrh realizace akce dle výše uvedených požadavků. S vybraným uchazečem bude uzavřena smlouva, která upravuje bližší podmínky realizace veřejné zakázky. Závazný vzor smlouvy této veřejné zakázce tvoří Přílohu č.1 této výzvy. Předpokládané plnění zakázky Vybraný uchazeč započne s plněním předmětu veřejné zakázky bez zbytečného odkladu po uzavření smlouvy na plnění zakázky. Místem plnění je území České republiky – Olomouc. Předpokládaný termín plnění zakázky: 30. 10. 2014 - 31. 10. 2014
5. Obchodní podmínky Obchodní podmínky Zadavatele jsou stanoveny v Závazném návrhu Smlouvy na plnění zakázky, který tvoří Přílohu č. 1 této výzvy. Uchazeč je povinen ve své nabídce předložit návrh smlouvy, který bude zcela odpovídat Zadavatelem stanovenému závaznému návrhu smlouvy. Uchazeč je oprávněn doplnit do návrhu smlouvy pouze údaje, které jsou v návrhu smlouvy označeny symbolem „[•]“ jako nedoplněné. Návrh smlouvy bude datován a podepsán osobou oprávněnou jednat jménem Uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem Uchazeče.
6. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci celé veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne 320 000,- Kč bez DPH. Nabídková cena je cenou maximálně možnou za splnění veřejné zakázky. Při stanovení nabídkové ceny musí vzít uchazeč v úvahu veškeré náklady, jejichž vynaložení bude nezbytné ke splnění celého předmětu veřejné zakázky. Nabídková cena bude stanovena jako cena nejvýše přípustná za splnění zakázky v celém jejím rozsahu, přičemž bude stanovena v následujícím členění: a) nabídková cena v Kč bez DPH, b) DPH, c) nabídková cena v Kč včetně DPH. Uchazeč dále předloží kalkulaci, která bude rozdělena následovně: 3/7
a) Pronájem hlavního sálu nabídková cena v Kč bez DPH DPH nabídková cena včetně DPH b) Pronájem vedlejšího sálu/sálů nabídková cena v Kč bez DPH DPH nabídková cena včetně DPH c) Ubytování (cena za 10 pokojů single či double single use) nabídková cena v Kč bez DPH DPH nabídková cena včetně DPH d) Technika nabídková cena v Kč bez DPH DPH nabídková cena včetně DPH e) Tlumočnický servis nabídková cena v Kč bez DPH DPH nabídková cena včetně DPH f) Catering ve členění coffee break, oběd, nápojový servis nabídková cena v Kč bez DPH za celkový počet účastníků DPH za celkový počet účastníků nabídková cena včetně DPH za celkový počet účastníků zároveň uvést nabídková cena v Kč bez DPH za jednu osobu DPH za jednu osobu nabídková cena včetně DPH za jednu osobu Uchazeč v nabídce předloží prohlášení, ve kterém uvede celkovou nabídkovou cenu za splnění zakázky ve shora uvedeném členění a dále kalkulaci dle rozdělení výše. Toto prohlášení o nabídkové ceně bude datováno a podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče. Údaj o nabídkové ceně zapracuje uchazeč též do návrhu smlouvy na plnění této zakázky. Specifikace veškerých platebních podmínek zadavatele je obsažena v návrhu smlouvy na plnění této veřejné zakázky, který tvoří Přílohu č.1 této výzvy. Překročení nabídkové ceny je možné pouze za předpokladu, že v průběhu realizace dojde ke změnám sazeb daně z přidané hodnoty. V takovém případě bude nabídková cena upravena podle sazeb daně z přidané hodnoty platných v době vzniku zdanitelného plnění. O změně bude s vítězným uchazečem sepsán dodatek ke smlouvě. Překročení nabídkové ceny v jiných případech je nepřípustné. DPH se pro účely této zakázky rozumí peněžní částka, jejíž výše odpovídá výši daně z přidané hodnoty vypočtené dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. DPH bude v nabídce uvedena ve výši platné ke dni podání nabídky.
4/7
7. Požadavek na prokázání kvalifikace 7.1
Základní kvalifikační předpoklady
Uchazeč předloží podepsané čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů ve smyslu § 53 zákona. Toto čestné prohlášení je přílohou č. 2 této výzvy.
7.2
Profesní kvalifikační předpoklady
Zadavatel požaduje, aby uchazeč za účelem prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů k plnění zakázky ve smyslu ustanovení § 54 zákona předložil: a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, v prosté kopii ne starší, v okamžiku podání nabídky, 3 měsíců, dále b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci, a to v prosté kopii. 7.3
Technické kvalifikační předpoklady ve smyslu § 56 zákona
7.3.1. K prokázání tohoto kvalifikačního předpokladu Zadavatel požaduje, aby uchazeč doložil seznam alespoň tří (3) služeb v realizaci obdobného rozsahu a charakteru jako je předmět této zakázky za poslední 3 (tři) roky, přičemž finanční hodnota vyjádřena v Kč činila alespoň 200.000 Kč (slovy: dvěstětisíckorunčeských) bez DPH. Referenční zakázkou je myšlena realizace mezinárodní konference pro minimálně 150 účastníků. Popis zakázky bude obsahovat: - identifikační údaje objednatele, - období realizace zakázky, - stručný popis zakázky, - kontakty objednatele pro ověření reference, - popř. finančně vyjádřená hodnota takovéto zakázky. Uchazeč prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením čestného prohlášení, jehož předloha tvoří Přílohu č.3 této výzvy
8. Způsob hodnocení nabídek Nabídky budou zadavatelem hodnoceny podle jejich ekonomické výkonnosti, a to dle následujících dílčích kritérií: Dílčí kriterium
Váha
1.
Nabídková cena
70%
2.
Kvalita poskytovaných služeb v rámci místa konání konference
30%
8.1. Za účelem hodnocení nabídek v kritériu „Nabídková cena“ zpracuje uchazeč nabídkovou cenu způsobem uvedeným v bodě 6 této výzvy. Hodnocena bude celková nabídková cena za splnění celého předmětu veřejné zakázky bez DPH. Nejvhodnější nabídka vzhledem k tomuto kritériu bude nabídka s nejnižší cenou. Bodová hodnota nabídky v dílčím kritériu nabídková cena bude tedy propočtena dle následujícího vzorce: 100 * Hodnota nejvhodnější nabídky * 0,7 Hodnota hodnocené nabídky 5/7
8.2. V rámci kritéria „Kvalita poskytovaných služeb v místě konání konference“ bude hodnoceno: - technické vybavení konferenčních prostor, tj. přístrojová technika, viz. bod 4 této výzvy v položce Požadavky na technické vybavení. Za vhodnější bude považována nabídka, v rámci které bude uchazeč garantovat novější konferenční techniku (rok výroby) - stupeň opotřebovanosti konferenčních prostor. Uchazeč pro potřeby hodnocení v tomto hodnotícím kritériu předloží fotodokumentaci, ze které bude prokazatelně vyplývat současný stav konferenčních prostor, resp. stupeň opotřebení nábytku a interiéru, včetně jeho zázemí (sociální zařízení, relaxační zóna). Jako nejvhodnější bude hodnocena nabídka, v rámci které budou nabídnuty moderní prostory, těmi se rozumí prostory nové či po rekonstrukci. Hodnocení v kritériu „Kvalita poskytovaných služeb“ Vážené hodnoty dosažené uchazečem v jednotlivých subkritériích budou následně sečteny, čímž se získá údaj o tzv. celkové vážené hodnotě nabídky. Tato celková vážená hodnota nabídky bude následně modifikována (propočtena) dle následujícího vzorce: 100 x Hodnocená celková vážená hodnota * váha kritéria (0,3) Nejvyšší celková vážená hodnota Celkové hodnocení nabídek Na základě součtu výsledných bodových hodnot přidělených nabídkám v jednotlivých dílčích kritériích bude stanoveno pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek, a to tak, že jako nejúspěšnější bude stanovena nabídka, která dosáhne nejvyšší celkové hodnoty. V případě rovnosti bodových hodnot dvou či více nabídek, rozhoduje o celkovém pořadí nabídek pořadí v kritériu nabídková cena a v případě shody i v tomto kritériu pak pořadí v kritériu s další největší procentuální váhou.
9.
Požadavky na obsah nabídek
Uchazeč předloží: 1. návrh realizace akce podle bodu 4 této výzvy, 2. nabídkovou cenu zpracovanou způsobem uvedeným v bodě 6 této výzvy, 3. lady k prokázání splnění kvalifikace podle bodu 7 této výzvy, 4. návrh smlouvy ve třech (3) originálech dle článku 5 této výzvy, přičemž jeden z originálů bude pevně svázán s nabídkou a 2 originály budou volně přiloženy k nabídce, aby mohly být v případě vybraného uchazeče využity k podpisu zadavatele. Prohlášení o nabídkové ceně a vzor smlouvy bude datován a podepsán osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče.
10.
Lhůta pro podání nabídek
Uchazeč je povinen předložit Zadavateli svoji nabídku na plnění zakázky, zpracovanou v souladu s touto výzvou, nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, tj. do 17. 7. 2014 do 10:00 hodin. Uchazeč je vázán podanou nabídkou po dobu 60 dnů ode dne uveřejnění této výzvy.
11. 6/7
Podmínky pro předložení nabídky
Nabídku na plnění zakázky je uchazeč povinen doručit zadavateli v listinné podobě nejpozději
do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, a to na adresu: Česká centrála cestovního ruchu - CzechTourism, Vinohradská 46, 120 41 Praha 2, k rukám Lucie Prausové. Nabídka bude doručena v zalepené obálce opatřené názvem, adresou a IČO uchazeče a sdělením: NEOTVÍRAT – veřejná zakázka malého rozsahu Realizace konference Fórum cestovního ruchu Zadavatel stanoví, že jazykem řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu je český jazyk. Nabídku, včetně všech dokladů k prokázání kvalifikace, je uchazeč povinen předložit v českém jazyce.
12.
Další práva zadavatele
Zadavatel si vyhrazuje právo: a)
na zrušení řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu až do uzavření smlouvy, a to i bez uvedení důvodu,
b)
dodatečně upřesnit nebo změnit zadávací podmínky,
c)
před rozhodnutím o výběru nejvhodnější nabídky ověřit skutečnosti deklarované uchazečem v nabídce,
d) umožnit uchazeči do konce lhůty pro podávání nabídek stáhnutí podané nabídky, e)
nehradit náklady na účast v zadávacím řízení, nevracet uchazečům nabídky.
Přílohy: 1. Vzor smlouvy na plnění zakázky. 2. Čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů. 3. Čestné prohlášení o splnění technických kvalifikačních předpokladů.
V Praze dne 7. 7. 2014 ………………………………………………………… Ing. Rostislav Vondruška Generální ředitel Česká centrála cestovního ruchu – CzechTourism
7/7
