Vrijwilligersinformatie Supportersvereniging FC Groningen

Vrijwilligersinformatie Supportersvereniging FC Groningen

Versiebeheer Versie 0.1 17-10-08 0.2 05-11-08 0.3 0.4 0.5 0.6

09-06-09 12-04-11 07-06-11 13-07-11

0.7 02-09-11 0.8 04-10-11 0.9 11-10-11 1.0 December 2011

Omschrijving Eerste opzet Opzet incl. documentatie Peter Jan (juridische commissie) Index begint definitieve vorm te krijgen Algemeen aangevuld Algehele update Input van bestuursleden toegevoegd Juridische zaken bijgewerkt, Secretaris en Penningmeester toegevoegd Informatie Activiteiten, Supporterszaken & Supportershome toegevoegd Voorwoord, profiel voorzitter, relatiebeheer, lief & leed, profiel penningmeester toegevoegd Finetuning layout Definitieve versie – geanonimiseerd

Inhoud Inleiding ............................................................................................................ 4 Algemene informatie ........................................................................................... 5 Dagelijks bestuur ................................................................................................ 7 Voorzitter ........................................................................................................... 7 Secretaris........................................................................................................... 7 Ledenadministratie .......................................................................................... 7 Beheren verenigingsarchief .............................................................................. 7 Contacten ....................................................................................................... 7 Penningmeester.................................................................................................. 8 Verantwoordelijkheden .................................................................................... 8 Portefeuille Internet .......................................................................................... 11 Redactie ....................................................................................................... 11 Portefeuille Juridische zaken .............................................................................. 14 Commissielid ................................................................................................. 14 Portefeuille Supportershome .............................................................................. 16 Beheerder Supportershome ............................................................................ 17 Barmedewerk(st)er ........................................................................................ 17 Voorraadbeheerder ........................................................................................ 17 Portefeuille Relatiebeheer en Lief & Leed ............................................................ 18 Bestuurslid Relatiebeheer ............................................................................... 18 Medewerker Relatiebeheer ............................................................................. 18 Portefeuille d’Olle Grieze ................................................................................... 19 Redactie ....................................................................................................... 19 Feiten........................................................................................................... 19 Planning ....................................................................................................... 20 Portefeuille Activiteiten ...................................................................................... 22 Bestuurslid Activiteiten ................................................................................... 22 Medewerker Activiteiten (bijvoorbeeld Open Dag) ............................................ 22 Portefeuille Supporterszaken (klankbordgroep en FanTour) .................................. 23 Bestuurslid Supporterszaken........................................................................... 23 Portefeuille Algemene Zaken.............................................................................. 24 Medewerker Algemene Zaken ......................................................................... 24 Portefeuille Commerciële Zaken ......................................................................... 25 Hoofd Commerciële Zaken ............................................................................. 25 Medewerker Commerciële zaken ..................................................................... 25

Inleiding Vrijwilligers zijn goud waard Onze maatschappij bestaat voor een groot deel uit vrijwilligerswerk. Kijk maar eens goed om je heen wat er moet gebeuren om bepaalde zaken te laten renderen en draaien. Zo ook bij de Supportersvereniging FC Groningen. Alles draait om vrijwilligers, van de voorzitter tot diegene die handen spandiensten levert. En ze zijn allemaal even belangrijk, niemand staat boven een ander, maar ook niemand kan zonder een ander. We moeten het met elkaar doen. Met respect en vertrouwen in elkaar. Iedereen levert zijn deel, iedereen doet het met liefde voor FC Groningen. Wij zijn trots op al onze vrijwilligers en het kunnen er nooit genoeg zijn. Er is veel te doen en dit vrijwilligersdocument geeft precies aan welke werkzaamheden moeten gebeuren. Het document bevestigt dat de vrijwilligers van de Supportersvereniging goud waard zijn. En dat goud kun je nooit inwisselen, want de waarde is onbetaalbaar. John Schurer Voorzitter Supportersvereniging FC Groningen

Algemene informatie Organisatie Geen FC Groningen zonder supporters: een vaststelling die als een paal boven water staat. Want nergens in Nederland klopt het groen-witte hart zo vol vuur als in juist het hoge Noorden. Zowel in goede als in slechte tijden staan Stad en Ommeland massaal achter hun FC. Trouw, kritisch en onlosmakelijk verbonden met groenwit. Prominent middelpunt: de Supportersvereniging FC Groningen. Oprichting De Supportersvereniging FC Groningen werd op 24 september 1984 opgericht met als doel om de club FC Groningen op allerlei mogelijke manieren te ondersteunen. Met de bouw van de zuidtribune werd de 25 jaar kaart geïntroduceerd en velen van hen sloten zich aan bij de Supportersvereniging FC Groningen. De vereniging groeide door naar een paar honderd leden. De leden werden op de hoogte gehouden via het clubmagazine d’Olle Grieze die nog steeds een vaste waarde is binnen de vereniging. Daarnaast werd op initiatief van de Supportersvereniging de Open Dag van FC Groningen van de grond getild en met groot succes want de het werd één van de grootste eendaagse evenementen van de stad Groningen met jaarlijks zo'n 15.000 bezoekers. Supportershome Op 24 september 1989 werd het Supportershome officieel geopend aan de kant van de hoofdtribune. Voor en na de wedstrijd konden alle leden hier terecht voor een hapje en een drankje. Na verloop van tijd werd het Home de plaats waar je moest zijn om als gewone supporter de persconferentie te volgen en daarnaast kwamen spelers en technische staf regelmatig een biertje doen na afloop van de wedstrijd. Groei Door de jaren heen groeide de Supportersvereniging gestaag verder naar 2.000 leden aan het eind van de jaren 90. Activiteiten zoals de mascotte en de shoot-out werden met succes door de Supportersvereniging in het leven geroepen en de Fantour werd geïntroduceerd. Leden van de Supportersvereniging kunnen met korting een uitwedstrijd van FC Groningen bezoeken. Het huidige aantal leden ligt op ruim 4.000. Structuur Met de Euroborg in aantocht is de organisatie verder geprofessionaliseerd. Het begrip portefeuilles werd geïntroduceerd in de organisatie. Elk bestuurslid kreeg één of meerdere portefeuilles onder zijn hoede en werd hiervoor verantwoordelijk gesteld. Inmiddels kent de Supportersvereniging de volgende portefeuilles: - d'Olle Grieze; - Supportershome; - Internet; - Juridische Zaken; - Activiteiten; - Supporterszaken; - Algemene Zaken; - Commerciële Zaken.

Euroborg In januari 2006 verhuisde de Supportersvereniging mee naar de Euroborg. Hier heeft de Supportersvereniging een fantastisch onderkomen op de tweede ring achter de noordtribune (Z-side). Het nieuwe Home doet veel denken aan de sfeer van een bruine kroeg. Ondanks dat het nieuwe Home vier keer zo groot is als het oude Home, is het eigenlijk te klein. De Supportersvereniging is mede door de Euroborg in twee jaar tijd doorgegroeid naar 4.000 leden. Ze komen uiteraard niet allemaal naar het Home, maar iedereen weet het Home steeds beter te vinden. Met name de goede verhalen over de sfeer en de feesten in het Home zorgen voor een grote toeloop tot het Supportershome. Toekomst Voor de Supportersvereniging zijn er nog enorme groeikansen doordat nog niet iedereen van het bestaan afweet en men niet altijd weet wat de Supportersvereniging doet. Daarnaast liggen er commercieel legio mogelijkheden. Het verleden heeft uitgewezen dat de Supportersvereniging een prima ervaringsinstituut is en dat diverse vrijwilligers zeer waardevolle ervaring hebben opgedaan die ze uiteindelijk in het bedrijfsleven hebben kunnen toepassen.

Contactgegevens Supportersvereniging FC Groningen Postbus 9527 9703 LM Groningen Bezoekadres: Supportershome, Stadion Euroborg Boumaboulevard 41 9723 ZS Groningen Geopend op wedstrijddagen en tijdens activiteiten

Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, penningmeester en secretaris.

Voorzitter In het Huishoudelijke Reglement staan de taken van de voorzitter omschreven: - Het leiden van de vergaderingen en het regelen van de daar te verrichten werkzaamheden; - Het sluiten van debatten, evenwel met de verplichting deze opnieuw te openen, indien de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden dit wenst; - Het als officieel vertegenwoordiger van de vereniging optreden; - Het tekenen van de notulen nadat deze door het bestuur zijn goedgekeurd, en het tekenen van andere stukken waarop zijn handtekening wordt vereist; - Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door een ander bestuurslid; - Hij legt verantwoording af aan de leden over de wijze, waarop het bestuur het beslotene heeft uitgevoerd en in algemene zin het beleid heeft gevoerd.

Secretaris De drie hoofdtaken van de secretaris bij de Supportersvereniging zijn: - Ledenadministratie; - Beheren van het verenigingsarchief; - Contacten onderhouden. Ledenadministratie Thuis heeft de secretaris een exceldocument met op het moment +/- 4000 leden. In dit excelbestand worden in- en uitschrijvingen bijgehouden, dit is een proces wat dagelijks gebeurt. Anders dan in het verleden gaan nu vrijwel alle in- en uitschrijvingen via internet, de postbus wordt amper nog gebruikt. Een back-up van het ledenbestand heeft de secretaris op een USB-stick. Wekelijks worden de mutaties in het ledenbestand doorgegeven aan de penningmeester, maar het is onvermijdelijk dat er soms verschillen zijn in de beide ledenbestanden (die van de penningmeester en die van de secretaris). In de toekomst zoeken we naar een oplossing voor dit probleem in bijvoorbeeld een nieuw computerprogramma. Beheren verenigingsarchief Het verenigingsarchief wordt bij de secretaris thuis bewaard en het archief van de laatste jaren staat op de PC. Contacten De secretaris is onderdeel van het dagelijks bestuur. Dit houdt in dat hij de correspondentie onderhoudt met de leden wat betreft de in- en uitschrijvingen en andere vragen of klachten en contacten met externe partijen. Daarnaast schrijft de secretaris altijd een pagina in d’Olle Grieze met het verenigingsnieuws.

Penningmeester Bij de Supportersvereniging is de wedstrijddag de belangrijkste dag voor de inkomsten. De inkomsten van de Supportersvereniging worden voornamelijk gehaald uit de opbrengst van de verkoop van bier, koffie en andere hapjes en drankjes die verkocht worden in het Supportershome. De penningmeester speelt hierin een voorname rol. Met behulp van Davilex Club wordt de leden- en financiële administratie beheerd. De penningmeester beheert bovendien twee bankrekeningen ABN AMRO en ING. Verantwoordelijkheden Het opstellen van de begroting Op basis van de door de leden van het bestuur aangegeven posten, maakt de penningmeester een voorstel voor de begroting voor het komende jaar inclusief een voorstel voor de hoogte van de contributie. De penningmeester draagt er zorg voor, dat deze begroting tenminste anderhalve maand voor de ledenvergadering bekend is bij alle bestuursleden. Dit voorstel wordt goedgekeurd in de bestuursvergadering. De penningmeester draagt er zorg voor, dat de door het bestuur "goedgekeurde" begroting bij de uitnodiging voor de Ledenvergadering wordt gevoegd. De ledenvergadering stelt de begroting vast tijdens de Ledenvergadering. Het innen van de contributies De penningmeester verstuurt jaarlijks de incasso-opdrachten voor inning van de contributie uiterlijk de laatste week van juni voor aanvang van het nieuwe seizoen. De leden waarbij geen incasso mogelijk is gebleken en geen e-mail adres hebben opgegeven worden direct afgevoerd als lid. De leden met e-mail adres worden op de hoogte gebracht dat incasso niet mogelijk was, te weinig saldo op de rekening, krijgen dan 14 dagen de tijd om hun contributie alsnog te voldoen en blijven dan lid. De leden die aangeven door middel van niet akkoord, met afschrijving bij de bank, worden direct afgevoerd. De leden die door middel van acceptgiro’s, zolang deze nog bestaan, hun contributie voldoen met toeslag. Deze zullen in de eerste week van juni worden verstuurd. Met een aanmaning om voor 1 juli van het nieuwe seizoen de contributie te voldoen. Zijn er na 15 juli nog acceptgiro’s niet betaald, dan worden deze leden direct afgevoerd als lid. De penningmeester verstuurt jaarlijks de incasso’s/acceptgiro’s aan de leden zoals die staan vermeld in de ledenlijst. De penningmeester geeft aan wanneer de incasso’s/acceptgiro’s verzonden moeten worden en, op basis van de goedgekeurde begroting, hoeveel contributie op de factuur in rekening gebracht moet worden. De contributie wordt jaarlijks, uiterlijk twee maanden voor het begin van het volgend verenigingsjaar, vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. De penningmeester zorgt voor een elektronische kopie van alle verzonden incasso’s/acceptgiro’s. Het betalen van de rekeningen De penningmeester ontvangt de te betalen nota's rechtstreeks of via een medebestuurslid. Van de rechtstreeks ontvangen nota's controleert de penningmeester de juistheid van de nota. Van de via medebestuursleden ontvangen nota's controleert de penningmeester of het betreffende bestuurslid de nota heeft goedgekeurd. De penningmeester betaalt goedgekeurde nota's binnen de vermelde betaaltermijn en bewaart de nota's bij de administratie.

De penningmeester zorgt ervoor dat de meeste nota’s via de bank worden betaald. Betalingen via de kas dienen tot een minimum te worden beperkt. Het voorkomt frauduleuze handelingen. Het vastleggen van de mutaties De penningmeester draagt zorg voor een deugdelijke en tijdige vastlegging van de mutaties in de financiële administratie. De vastlegging gebeurt zodanig dat deze aansluit bij de goedgekeurde begroting. Tevens gebeurt de vastlegging zodanig dat elke post eenvoudig te achterhalen is. Tenminste eenmaal per jaar zorgt de penningmeester voor een overzicht waarin de over het jaar gerealiseerde cijfers en de begrote cijfers naast elkaar zijn afgezet. Dit overzicht wordt voorgelegd aan het bestuur welke beslist of de betreffende cijfers aan de kascommissie en de ledenvergadering aangeboden kunnen worden. Het contact met de kascommissie Nadat het bestuur het jaaroverzicht goedgekeurd heeft, neemt de penningmeester contact op met de kascommissie teneinde de cijfers te laten controleren. Daartoe nodigt de penningmeester de kascommissie uit en stelt alle gegevens ter beschikking. Onder deze gegevens behoren in ieder geval de afschriften van de bankrekening, de verzonden facturen, de betaalde nota's en een overzicht van de verwerkte mutaties. Het oordeel van de kascommissie omtrent de aanvaardbaarheid van de verantwoording wordt zo spoedig mogelijk door de penningmeester meegedeeld aan de leden van het dagelijks bestuur. De communicatie met de leden Tijdens de Ledenvergadering verzorgt de penningmeester de communicatie met de leden over de verantwoording over het afgelopen jaar en de opgestelde begroting van komende jaar. Gedurende het jaar beantwoordt de penningmeester voorkomende financiële vragen van leden en bestuur. Het verwerken van declaraties Declaraties gemaakt door bestuursleden en of commissieleden dienen binnen een termijn van een maand waarbinnen de onkosten zijn gemaakt te worden gedeclareerd bij de penningmeester. De declaraties dienen op een standaardformulier te worden aangevraagd. (zie bijlage…) Hierop dienen de volgende gegevens te worden ingevuld; * naam van de declarant * volledig adres van de declarant * banknummer van de declarant De te declareren onkosten dienen vermeld te worden met opgave voor welke post ze zijn gemaakt. Bijgevoegd dienen bonnen of nota’s bij de declaraties te worden gevoegd. Dat kan door originele bonnen of nota’s bij te voegen bij het declaratieformulier. De bonnen of nota’s mogen ook per E-mail ingestuurd worden evenals het declaratieformulier. De penningmeester controleert de ingediende declaraties of ze voldoen aan de gemaakte begroting voorstellen. De penningmeester dient indien de declaraties goedgekeurd worden het bedrag binnen een maand over te maken op de vermelde bankrekening. Alleen volledig ingevulde declaratieformulieren worden in bewerking

genomen. Declaraties van de penningmeester dient tevens de handtekening te bevatten van de voorzitter of secretaris. Het innen van sponsorverplichtingen De penningmeester verstuurt jaarlijks de facturen aan de door de sponsorcommissie aan te geven sponsoren. De penningmeester geeft aan wanneer de facturen verzonden moeten worden op basis van de goedgekeurde begroting, hoeveel sponsorgeld op de factuur in rekening gebracht moet worden. De facturen voor de sponsoren welke op 1 juli van enig jaar sponsor zijn van de vereniging worden zo spoedig mogelijk na 1 juli en na opgave van de sponsorcommissie verzonden. Het verstrekken van voldoende geldmiddelen bij openstellen van het Home De penningmeester zorgt voor voldoende gesorteerd geld volgens kasformulier. De samenstelling van de startkas is na ervaring van thuiswedstrijden van FC Groningen in het Home in onderling overleg vastgesteld met de beheerder van het Home. Bij prijsaanpassing zal opnieuw naar de benodigde samenstelling van de startkas worden gekeken. Naast de startkas heeft de penningmeester nog een reserve kas in de kluis met een voorraad voor een eventueel tekort aan muntgeld. Volgens reserve kasformulier. De koffietafel bij de thuiswedstrijden van FC Groningen heeft ook een startkas in diverse contanten. Volgens kasformulier. Het verstrekken van voldoende geldmiddelen bij evenementen De penningmeester zorgt voor voldoende gesorteerd geld. In overleg met de evenementencommissie. Deze commissie dient minimaal een week, voordat een evenement plaats vindt, aan de penningmeester bekend te maken hoeveel gesorteerd geld voor een evenement beschikbaar moet zijn. Het beheren van de bankrekeningen Zorgt voor contracten met de banken om te kunnen internet bankieren, verwerken van automatische incasso’s en verwerken van acceptgiro’s. Zorgt ervoor dat er altijd voldoende saldo op de ABN AMRO Bestuurrekening en ING Zakelijke Rekening staat. Zodat automatische incasso voor crediteuren mogelijk is. Zorgt er tevens voor dat geld wat niet direct nodig is op de spaarrekeningen staat. Dat zijn de Bestuur Spaarrekening van ABN AMRO en Zakelijke Spaarrekening van ING. Het beheren van Davilex Club Zorgt voor het afsluiten van een service contract voor onderhoud en update van Davilex Club. Problemen kunnen dan opgelost worden door contact op te nemen met het service center van Davilex. Dat kan per E-mail/diskette/brief/fax/telefoon. Zie hiervoor handleiding en service overeenkomst Davilex Club. De Supportersvereniging FC Groningen heeft een zilver service overeenkomst. Dat wil zeggen altijd service binnen kantooruren.

Portefeuille Internet Sinds april 2005 beschikt de Supportersvereniging over een eigen website. Voor die tijd had de vereniging een eigen onderdeel op de officiële website van FC Groningen. Met de eigen website houdt de vereniging leden op de hoogte van actuele ontwikkelingen. Daarnaast biedt de website praktische informatie over de activiteiten van de vereniging. Je vindt er tevens sfeerverslagen uit het Supportershome en de Ombudsman geeft geregeld een toelichting op bepaalde supportersthema’s. Daarnaast schrijft de voorzitter een tweewekelijkse column. Uiteraard kun je je via de website aanmelden als nieuw lid of een adreswijziging. Het adres van onze site is: http://www.svfcgroningen.nl

Redactie Om de site goed up-to-date te houden is een commissie opgericht. Hieronder een overzicht wie waar verantwoordelijk voor is en per functie de inhoud. - Hoofdredacteur - Technisch beheerder - Redacteur statistieken - Redacteur kaartverkoop - Redacteur spelling - Redacteur vragenitem - Fotograaf - Columnist

Hoofdredacteur De hoofdredacteur zorgt ervoor dat de website van de Supportersvereniging 'draait' en dat blijft doen, zowel op organisatorisch als op technisch vlak. Hij geeft leiding aan de redactie en zorgt ervoor dat taken (op tijd) worden uitgevoerd, door middel van het opstellen van een planning en via geregeld overleg met de redactie in vergaderingen (eens in de zes weken) en via e-mail. Verder houdt hij het bestuur van de vereniging op de hoogte van (grote) zaken die spelen en is hij het aanspreekpunt voor zowel internen als externen met betrekking tot de websitegerelateerde zaken.

Functie-eisen

Organisatorische vaardigheden, accuraat, correct Nederlands in woord en geschrift, kunnen motiveren, anticiperen en beslissen, affiniteit met het maken en onderhouden van websites.

Verantwoordelijkheden

Leiding geven aan de redactie, voorzitten van redactievergaderingen, voeren van de eindredactie over de website, opstellen en bewaken van de planning / werkverdeling, informeren van het bestuur, ontwikkelen van toekomstig beleid voor de website.

Aantal uren per week Gemiddeld 4 uur

Technisch beheerder De technisch beheerder draagt zorg voor het technisch functioneren van de website. Hierbij valt te denken aan het (nieuw) opzetten van de website, het herstellen van fouten, het doorvoeren van updates en verbeteringen en het ondersteunen van gebruikers. Technische kennis met betrekking tot het maken en onderhouden van websites is een vereiste. Inzet: gemiddeld 2 uren per week. Redacteur statistieken De redacteur statistieken monitort de bezoekersaantallen en –karakteristieken van de website en brengt hierover verslag uit op de redactievergadering. Kennis van Google Analytics is een pré. Inzet: gemiddeld 2 uren per week. Redacteur kaartverkoop De redacteur kaartverkoop zorgt ervoor dat informatie over kaartverkoop voor (uit)wedstrijden van FC Groningen op tijd en duidelijk op de website wordt geplaatst. Hij houdt de kaartverkoopinformatie in de gaten en signaleert eventuele onduidelijkheden. Inzet: gemiddeld 2 uren per week. Redacteur spelling De redacteur spelling controleert nieuwsberichten en andere teksten op gebruik van correct Nederlands en corrigeert waar nodig. Kennis van het correct gebruik van Nederlands in woord en geschrift is een vereiste. Inzet: gemiddeld 2 uren per week. Redacteur vragenitem

De redacteur vragenitem verzorgt het item ‘Tien vragen aan’, vragen die gesteld worden aan een persoon bij FC Groningen. Hiertoe bedenkt de redacteur zelf interessante vragen of verzamelt vragen van lezers. Inzet: gemiddeld 2 uren per week. Fotograaf De fotograaf maakt foto’s bij (uit)wedstrijden van FC Groningen en in het Supportershome en plaatst deze op de website. Inzet: gemiddeld 2 uren per week. Columnist De columnist schrijft op regelmatige basis (eens per twee weken) een column voor de website. Inzet: gemiddeld 2 uren per week.

Portefeuille Juridische zaken Vanaf de verhuizing vanaf het oude Oosterparkstadion naar de huidige locatie van FC Groningen, heeft de Supportersvereniging een grote groei meegemaakt. Door deze groei kwamen er steeds meer juridische vraagstukken op de Supportersvereniging af. Hierdoor zijn in eerste instantie drie juristen begonnen met het opzetten van een juridische commissie. Na enkele maanden kregen wij geregeld klachten binnen betreffende het bezoeken van (uit)wedstrijden van FC Groningen. Mede hierdoor is er besloten in februari van 2007 om de ombudsman in het leven te roepen, een commissie van vrijwilligers met een juridische achtergrond. In de Statuten en het huishoudelijk reglement van de Supportersvereniging vindt je informatie betreffende de ombudsman. Het gaat hierbij zowel om de juridische achtergrond betreffende de ombudsman, afgehandelde zaken, het indienen van een klacht en zaken waar een supporter mee in aanraking kan komen door het bezoeken van een voetbalwedstrijd. Commissielid

Functie-inhoud

Als lid van de commissie Juridische Zaken overleg je ongeveer 1x per maand in het supportershome. Hierbij wordt van te voren een agenda opgesteld door de voorzitter en zullen de notulen worden verspreid. Tijdens de vergadering zullen de lopende zaken worden besproken en vervolg acties worden besproken. Taken die bij de functie horen zijn: • Begeleiden van gedupeerde supporters; (mail, telefonisch, schriftelijk) • Bijwonen vooroverleggen voor uitwedstrijden; • Opstellen brieven voor overheidsinstellingen; • Opstellen en bekijken van overeenkomsten; • Juridische vraagstukken vanuit bestuur beantwoorden; • Ontwikkelingen betaald voetbal (KNVB, voetbalwet) bijhouden en signaleren. • Het maken van artikelen voor de d’Olle Grieze; • Aanspreekpunt zijn voor mensen van FC Groningen m.b.t. publiek- en supporterszaken.

Functie-eisen

Als lid van de commissie Juridische Zaken is van belang dat je bereikbaar bent voor de supporters, kennis hebt van de KNVB regels en op de hoogte bent van de juridische ontwikkelingen rondom het voetbal. Hieronder volgen de eisen: • Behulpzaam; • Assertief; • Basiskennis van het Nederlands Recht; • Gevoel hebben voor voetbal. De voorzitter heeft dezelfde vaardigheden nodig als een commissielid. Het verschil zit erin dat de voorzitter de commissie Juridische Zaken vertegenwoordigt in het Algemeen Bestuur van de Supportersvereniging. Dit vereist naast de genoemde eisen: overtuigingskracht en goede communicatieve vaardigheden.


De verantwoordelijkheden liggen met name op het vlak van het geven van advies en het opstellen van juiste documenten.

Aantal uren per week

De inzetbare uren verschillen per lid en de hoeveelheid zaken. Hiervoor kan slechts een indicatie gegeven worden. Indien het een complexe zaak is of als er meerdere supporters gedupeerd zijn, kan het aantal inzetbare uren oplopen tot 8 uur per week. Voorts zal er één keer in de maand vergaderd worden, dit zal maximaal 2 uur bedragen. De voorzitter zal ook nog één keer per maand beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen van vergaderingen van het algemeen bestuur. Daarnaast is de voorzitter het eerste aanspreekpunt voor het bestuur en zal ook een aantal uren kwijt zijn met het uitzetten van de vragen binnen de commissie en het beantwoorden daarvan. Ook zal de voorzitter de vergaderingen dienen voor te bereiden. In de commissie zal één van de leden notuleren bij de vergaderingen van de commissie en deze uitwerken tot een verslag.

Portefeuille Supportershome Het Supportershome is de ontmoetingsplaats voor de leden van de vereniging. Op wedstrijddagen is het er druk en gezellig en onder het genot van een drankje wordt er gediscussieerd over alles wat met FC Groningen te maken heeft. In januari 2006 heeft de Supportersvereniging het nieuwe onderkomen in de Euroborg in gebruik genomen. Het nieuwe Supportershome ademt de sfeer van een bruine kroeg en is drie keer zo groot als het oude onderkomen in het Oosterpark. Voor de wedstrijd kun je in het Home terecht voor een kop koffie, fris of een biertje. Met een drankje in de hand kun je alvast een blik op het veld werpen om te zien of jouw favoriet vandaag in de basis staat en als je het helemaal zeker wil weten, dan kun je de wedstrijdinformatie lezen op één van de beeldschermen. Voor de volledigheid worden er ook opstellingen op papier uitgereikt. Ook in de rust is het Supportershome geopend om er een drankje te drinken en na afloop van de wedstrijd kun je er de persconferentie bekijken. Daarna wordt de muziek harder gezet en vieren we de overwinning of proberen we het verlies te vergeten. Ook de spelers weten het Supportershome te vinden, zodat jij met jouw favoriet op de foto kunt of met de spelers kunt nababbelen over de wedstrijd. Openingstijden Op wedstrijddagen is het Supportershome normaal gesproken geopend vanaf anderhalf uur voor aanvang van de wedstrijd tot twee uur na afloop van de wedstrijd. In sommige gevallen wordt hiervan afgeweken. Dat zal duidelijk worden gecommuniceerd via de website en de nieuwsbrief. Buiten wedstrijddagen is het Home uitsluitend geopend tijdens activiteiten van de vereniging. Bereikbaarheid Voor de wedstrijd is het Supportershome alleen via de buitendeur bereikbaar. De binnendeur blijft voor de wedstrijd gesloten. Dit betekent dat leden met een (seizoen)kaart op de noordtribune (vakken A t/m G en AA t/m GG) het Home dan alleen buitenom kunnen bereiken. In de rust is het Supportershome uitsluitend bereikbaar via de binnendeur op de noordtribune, de buitendeur blijft dicht. Na afloop van de wedstrijd is het Supportershome bereikbaar via de binnen- én buitendeur. Leden op de noordtribune kunnen tot een kwartier na afloop van de wedstrijd binnendoor. Leden op andere tribunes kunnen het Supportershome via de buitendeur bereiken.

Beheerder Supportershome Barindeling plannen, aanspreekpunt FC Groningen/personeel en leveranciers. Kas opmaken. Kleine reparaties verrichten.

Functie-eisen

Betrokkenheid met FC Groningen, diploma Sociale Hygiene en leiding kunnen geven.

Verantwoordelijkheden:

Aanspreekpunt bestuur, barmedewerkers en medewerkers FC Groningen.

Aantal uren per week:

7 uren per wedstrijd en zo'n 15 uur per week

Barmedewerk(st)er Diverse dranken schenken, bier tappen, frisdrank (voor)schenken, koffiebenodigdheden klaarzetten, afrekenen en verrichten van schoonmaakwerkzaamheden van de bar en in de keuken. Koffie zetten.

Functie-eisen

Betrokkenheid met FC Groningen, kunnen werken in teamverband, goede sociale en communicatieve vaardigheden hebben en klantgericht zijn en zelfstandig kunnen werken.


15 minuten tot 8 uur per wedstrijd

Aantal mensen in deze functie: Plusminus 15

Voorraadbeheerder

Functie-inhoud

Bijhouden en bestellen voorraad, kleine reparaties verrichten. Verbruik bijhouden. Aanspreekpunt voor leveranciers.

Functie-eisen

Ervaring hebben in het runnen van een sportkantine oid

Aantal uren per week 2-3 uur

Portefeuille Relatiebeheer en Lief & Leed Bestuurslid Relatiebeheer

Functie-inhoud

- Beantwoorden van inkomende e-mailvragen van leden en andere supportersverenigingen. - Uitnodigen en ontvangen van (bestuurs-)leden van andere supportersverenigingen - Bezoeken van andere supportersverenigingen tijdens uitwedstrijden. Netwerken. - Ophalen/ontvangen van FC- spelers bij thuiswedstrijden. - Contact tussen leden en spelers. - Het in stand houden tussen van de band tussen spelers en de supporters. - Sturen van felicitaties bij verjaardagen en gezinsuitbreiding spelers en een attentie bij ernstige blessures - Organisatie van het spelersafscheid aan het einde van het seizoen. - Het bijhouden van lief en leed vrijwilligers, leden en bestuursleden.

Functie-eisen

Betrokkenheid met FC Groningen, sociale en contactuele vaardigheiden


Aanspreekpunt bestuur, de ambassadeur van de vereniging


10 uren per wedstrijd en zo'n 1 uur per week Medewerker Relatiebeheer

Functie-inhoud

Bezoeken van andere supportersverenigingen tijdens uitwedstrijden. Netwerken. Ontvangst andere supportersverenigingen

Functie-eisen

Betrokkenheid met FC Groningen, sociale en contactuele vaardigheiden


Visitekaartje van de vereniging bij andere supportersverenigingen


Gemiddeld 10 uren per wedstriijd

Aantal medewerkers Gemiddeld 3 per wedstriijd

Portefeuille d’Olle Grieze d' Olle Grieze is al sinds 1984 het magazine van de Supportersvereniging FC Groningen. Sinds de oprichting wordt het blad uitgegeven, op dit moment zes keer per jaar. In het blad komen spelers, supporters en coaches aan het woord. Meer dan andere supportersbladen heeft dit blad aandacht voor de talentvolle jeugd van FC Groningen, zij zijn immers de toekomst van FC Groningen. Het blad kent een kritische houding en een enthousiaste schrijfstijl. De redactie altijd bezig om het blad te verbeteren in lay-out, onderwerpkeuze, diepgang en schrijfstijl. De redactie bestaat uit supporters met een groen-wit hart die het leuk vinden om hun interesse in FC Groningen met de lezers te delen. Met het schrijven over FC Groningen doen zij ervaringen op die zij eventueel elders ook goed kunnen gebruiken. Redactie 1 2 5 5 1 1

Hoofdredacteur Eindredacteuren Redactieleden Gastschrijvers Covermaker Fotograaf (vacant, wordt nu extern ingekocht)

Feiten - Aantal edities: 6 - Aantal redactiepagina’s: 32 - Woorden per pagina: ongeveer 550 - Foto’s per pagina: vuistregel is 1 - Verhouding foto’s/tekst is 1/3 - Aanleverdatums aan de start van het jaar vaststellen: hoofdredactie in overleg met de uitgever/drukker. - Editie 3 heeft een aanleverdatum die erop gericht is de editie vóór Kerst op de mat van onze leden te hebben liggen. De aanleverdatum van editie 6 ligt ná de laatste wedstrijddag van FC Groningen en ná Eurovoetbal (Pinksteren). Drie edities wijken af: - Editie 2 heeft een langere versie van het verenigingsnieuws ivm met de ALV. Een ander artikel zal dan korter moeten, of komen te vervallen. - Editie 3 heeft 36 redactiepagina’s. Dit blad ligt op de mat van onze leden vóór Kerst. De editie bevat de kerstpuzzel. Prijzen worden ism de Fanshop vastgesteld. - Editie 6 heeft 36 redactiepagina’s. De editie bevat een verslag van Eurovoetbal. Voor spelersinterviews is er een aandachtspunt in deze editie. De spelers van FC Groningen zijn de laatste weken van het seizoen niet beschikbaar voor interviews en na het laatste fluitsignaal snel vertrokken naar eventuele geboortelanden of interlandverplichtingen. Plan de interviews dus vroeg in. Poster: 1x per jaar wordt een poster meegezonden.

Planning Week 0 Vaststellen redactievergadering (hoofdredactie) - In overleg met redactieleden. - Locatie is Supportershome (voorkeur). - Rondsturen naar redactieleden. Week 1 Redactievergadering (redactie) - Bepalen onderwerpen. - Bepalen aantal bladzijden per artikel . - Bespreken verbeterpunten blad. - Uitwisselen ervaringen in interviewen schrijftechnieken. - Vaststellen deadline voor eindredactionele slag (1 week voor deadline uitgever). Opstellen definitieve planning (hoofdredactie) - Onderwerp, redacteur en aantal bladzijden en deadline rondsturen naar de redactieleden. - Perschef van FC Groningen inlichten wanneer er een artikel van de trainer of een speler wordt verwacht. Week 2 - 5 Plannen interviews (redactie) - Inplannen spelers 1e team, beloften, coaches 1e team en beleidsbepalers via de perschef van FC Groningen. - Inplannen jeugdspelers en coaches jeugdopleiding via de afdeling communicatie van FC Groningen. - Inplannen alle andere te interviewen personen. Op eigen initiatief. - Controle uitvoer (hoofdredactie). - Eventueel helpen bij het inplannen. - Twee weken voor deadline een herinnering sturen aan alle artikelen die nog niet in beweging zijn. - Waar nodig pushen om de deadline te halen. - Bij calamiteiten, zoeken naar een vervangend artikel. Week 6 Eindredactionele correcties (eindredactie) - Artikelen worden verbeterd op taalfouten, zinsopbouw, helderheid van schrijven en feiten. - Artikelen worden ingekort op het aantal gereserveerde bladzijden. - Begeleidende foto’s worden uitgezocht. - Cover wordt samengesteld (foto, hoofdtekst en onderwerpen).

Week 7 Stukken worden akkoord bevonden door de interviewers (regie hoofdredactie): - Spelers 1e team, beloften, coaches 1e team en beleidsbepalers. Akkoord te geven door de perschef van FC Groningen. - Spelers jeugd spelers en coaches jeugdopleiding. Akkoord te geven door de afdeling communicatie van FC Groningen. - Alle andere te interviewen personen. Akkoord te geven door de geïnterviewde. Alle aangegeven correcties worden zonder discussie verwerkt in de stukken. - Een akkoord is noodzakelijk voor het plaatsen van een artikel. - Bij een eventuele vertraging van een artikel wordt in overleg getreden met de uitgever over de te nemen stap (later leveren of inkorten editie) Aanleverdatum Alle artikelen, de cover en de planning worden door hoofdredactie doorgezet naar de uitgever. Nalevering is alleen toegestaan wanneer de uitgever hiermee akkoord is. Zetproef De uitgever stuurt de hoofdredactie een zetproef van het blad. Hoofdredactie stuurt deze naar de eindredactie en verzamelt binnen 24 uur alle voorgestelde correcties op deze proef. In beginsel gaat het om volgende correcties. - Foutief zetwerk. - Verbetering volgorde artikelen. - Verbetering lay-out artikelen. - Nawerk, gemiste correcties in de eindredactie (dit moet beperkt blijven). Op basis van deze punten stuurt de uitgever een tweede zetproef voor akkoord. Na akkoord is er geen wijziging meer mogelijk. Het blad is klaar om te worden gedrukt. De secretaris van de Supportersvereniging stuurt de uitgever de adreslijst. Matdatum De matdatum ligt contractueel drie weken na de aanleverdatum

Portefeuille Activiteiten De Supportersvereniging organiseert meerdere malen per jaar activiteiten waarbij leden naast de wedstrijddagen, ook tijdens andere gelegenheden elkaar kunnen ontmoeten. Voorbeelden daarvan zijn darttoernooien, klaverjasavonden, sportquizzen en de Open dag van FC Groningen. Bestuurslid Activiteiten Als bestuurslid activiteiten organiseer je in principe alle activiteiten voor de leden en vrijwilligers. Te denken valt aan vrijwilligersavond, Open Dag, nieuwjaarsreceptie, avonden voor de supporters. Hierbij hoort het versturen van uitnodigen, locatie regelen, prijzen voor spelavonden regelen, opgave activiteiten bij houden. De agenda van de activiteiten up to date houden in samenwerking met medebestuursleden. (d’Olle Grieze en website) Contacten onderhouden met locaties, FC Groningen, sponsoren. Verder werk je veel samen met medebestuursleden aan bijvoorbeeld de Open Dag.

Functie-eisen

Creatief, flexibel, doorzettingsvermogen, sociaal vaardig


Het organiseren van de open dag, de vrijwilligersavond, de vrijwilligersreis, nieuwjaarsreceptie, avonden voor de supporters.


Gemiddeld 3 uur per week. In de aanloop naar activiteiten kan dit meer zijn.

Medewerker Activiteiten (bijvoorbeeld Open Dag) Als medewerker activiteiten help je bij de Open Dag en eventueel bij andere activiteiten. Tijdens de open dag zijn er mensen nodig die achter de kraam staan om leden te werven, informatie verstrekken, producten aan de leden geven. De avond voor de Open Dag posters rollen en setjes van spelerskaarten maken.

Functie-eisen

Flexibel, sociaal, enthousiast, rekenvaardig


Leden werven, informatie verstrekken, producten aan leden geven, aanwezigheid bij activiteiten.


Tijdens de Open dag ben je in principe de hele dag aanwezig.

Aantal mensen in deze functie Ongeveer 20

Portefeuille Supporterszaken Het behartigen van de belangen van de supporters is een van de doelen van de Supportersvereniging. Om dit in goede banen te leiden is er een portefeuille Supporterszaken waaronder vertegenwoordiging vanuit de Supportersvereniging in de klankbordgroep valt. Ook is in deze portefeuille de FanTour ondergebracht. Bestuurslid Supporterszaken

Functie-inhoud

Allereerst is er de vertegenwoordiging in de klankbordgroep van FC Groningen. Dit adviesorgaan sluist gevraagd en ongevraagd signalen, die leven onder het publiek, door richting de club en treedt ten minste drie keer per seizoen in overleg met directie en management van FC Groningen. De vertegenwoordiger van de Supportersvereniging heeft een actieve bijdrage in dit orgaan, voert punten voor de agenda aan en neemt actief deel in de discussie. De FanTour (busreizen naar uitwedstrijden) wordt georganiseerd door FC Groningen. Leden van de Supportersvereniging ontvangen korting bij aanschaf van een FanTourkaart. Sinds het seizoen 2011-2012 gebeurt dit via de online ticketshop van FC Groningen. De Supportersvereniging heeft per seizoen een maximumbedrag gereserveerd voor korting op de FanTour. De functionaris Supporterszaken heeft op gezette momenten contact met de ticketing van FC Groningen over het aantal verkochte kaarten en stuurt bij waar nodig, zodat het maximumbedrag niet wordt overschreden.

Functie-eisen

Goed kunnen communiceren op diverse niveaus, representatief, weten wat er leeft onder supporters, op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.


Aanwezigheid bij de klankbordgroep of het regelen van vervanging, monitoren van de FanTour gedurende het seizoen, verslag uitbrengen aan het bestuur van de Supportersvereniging.

Aantal uren inzet per week Gemiddeld 1 uur

Aantal mensen in deze functie 1

Portefeuille Algemene Zaken Deze portefeuille ondersteunt alle andere portefeuilles waar nodig. In de praktijk vragen het Supportershome en de evenementen om de meeste ondersteuning. Alle zaken die niet onder een van de andere portefeuilles onder te verdelen zijn worden door Algemene Zaken opgepakt. Ook zal Algemene Zaken zich nog meer dan de andere portefeuilles richten op het opzetten en verbeteren van processen. Medewerker Algemene Zaken

Functie-inhoud

Je ondersteunt iedereen die iets binnen de Supportersvereniging doet, zowel bestuursleden als medewerkers. Dit kan variëren van ondersteuning tijdens de Open dag tot het opstellen van een begroting voor het Supportershome. Als medewerker Algemene Zaken ben je tevens bestuurslid en ben je vraagbaak voor ieder ander bestuurslid.

Functie-eisen

De medewerker Algemene Zaken dient over een brede interesse en dito kennisgebied te beschikken. Een ‘manusje van alles’ die graag de handen uit de mouwen steekt. Verder moet je gevoel hebben voor het zien en uitwerken van verbeteringen binnen de organisatie.


Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van alle andere portefeuilles waar nodig. Het opstellen van bijvoorbeeld een draaiboek ter verbetering van de kwaliteit behoort ook tot je verantwoordelijkheden.


Sterk afhankelijk van de portefeuille die je ondersteunt. Gemiddeld 4 per week.

Portefeuille Commerciële Zaken De laatste jaren speelt FC Groningen ieder jaar mee in het linkerrijtje van de Eredivisie en proberen we Europees voetbal te halen. Met de fantastische aanhang, die iedere wedstrijd met volle overtuiging de spelers ondersteunt, is de sfeer in de Euroborg natuurlijk prachtig. De supporters beleven ieder jaar weer veel plezier aan de wedstrijden en binnen onze Supportersvereniging bundelen we onze krachten! Momenteel beschikken we als vereniging over ongeveer 4.000 leden en hebben we de ambitie door te groeien naar 20.000 leden. Om deze plannen te realiseren, is er dit jaar een impuls gegeven aan de organisatie van de Supportersvereniging. Ook dit seizoen zorgt de Supportersvereniging voor leuke activiteiten voor onze leden en sponsoren. Wij hebben naast de inkomsten van het lidmaatschap van ieder lid, ook andere inkomsten nodig om onze plannen te kunnen realiseren. Hoofd Commerciële Zaken

Functie-inhoud

Je zet de samenwerking met bestaande commerciële partners voort en vindt nieuwe partners zodat de Supportersvereniging verder kan groeien en de beschikbaar gekomen middelen kan inzetten ter verbetering van zijn activiteiten. De focus zal liggen op grotere sponsoren (+ € 1.500). Om de doelstellingen te realiseren stuur je de medewerkers commerciële zaken op een juiste manier aan waardoor er extra inkomsten te genereren zijn.

Functie-eisen

Om deze functie goed te kunnen uitvoeren dien je communicatief en commercieel vaardig, flexibel en een teamplayer te zijn.


Je bent eindverantwoordelijk voor de portefeuille commerciële zaken. Ook ligt jouw verantwoordelijkheid bij de medewerkers commerciële zaken. Je moet zorgen dat zij op een goede manier handelen naar de vereniging en sponsoren. De sponsoruitingen in het Supportershome vallen ook onder jouw verantwoordelijkheid.


Tussen de 4 en 7 uur per week Medewerker Commerciële zaken

Functie-inhoud

Je zet de samenwerking met bestaande commerciële partners voort en vindt nieuwe partners zodat de Supportersvereniging verder kan groeien en de beschikbaar gekomen middelen kan inzetten ter verbetering van zijn activiteiten. Je wordt hierin ondersteund door het hoofd commerciële zaken.

Functie-eisen

Er wordt van je verwacht dat je communicatief vaardig, flexibel en een teamplayer bent en dat je commercieel kunt denken en handelen.


Je bent verantwoordelijk voor het binnenhalen van nieuwe sponsoren. Relaties met bestaande sponsoren worden door jou onderhouden en uitgebouwd. Het meedenken voor nieuwe acties behoort ook tot je verantwoordelijkheden.


Tussen de 4 en 7 uur per week

Vrijwilligersinformatie Supportersvereniging FC Groningen

Recommend Documents