VRIJWILLIGERSHANDBOEK
BYOUNIQUE ELKE JONGERE VERDIENT EEN TOEKOMST
[email protected] www.byounique.nl/ www.byounique.org KvK: Rabobank:
INHOUD
1: Introductie
Welkom bij Byounique! Wat heeft Byounique jou als vrijwilliger te bieden
2: De organisatie
Byounique: een korte introductie Byounique in Malawi Byounique in Nederland Organigram Byounique Nederland
3: Vrijwilligersbeleid
Beschrijving vrijwilligersbeleid Beschrijving functies vrijwilligers Financieel beleid
4: De vrijwilliger en Byounique
Werving Selectie Overeenkomst Identificatieplicht Proeftijd Inwerken Evaluatie Begeleiding Scholing Landelijk overleg Gedrag/ bejegening Conflicten Beëindiging Getuigschrift Waardering
5: Materiële voorzieningen
Reis- en onkostenvergoeding Bestuurdersaansprakelijkheid
Bijlagen:
1. Vrijwilligersovereenkomst 2. Verklaring Omtrent het Gedrag 3. Huishoudelijk reglement 4. Declaratieformulier 5. Identificatieplicht
1. Introductie Welkom bij de Stichting Byounique. Fijn dat jij je als vrijwilliger in wilt zetten voor jongeren die in heel veel landen onder slechte omstandigheden gevangen zitten. Met jouw werk help je Byounique om deze jongeren met haar projecten een kans op een goede toekomst te bieden. In dit handboek kun je alle informatie vinden die belangrijk is voor jou als vrijwilliger. Wanneer je meer vragen hebt, dan kun je deze natuurlijk altijd stellen aan de algemeen directeur of een collega vrijwilliger. Namens de Stichting Byounique, de vrijwilligers en de jongeren bedankt voor je inzet en je steun!!! Anita Tiggelaar, algemeen directeur Byounique Wat heeft Byounique jou als vrijwilliger te bieden? Jij hebt als vrijwilliger gekozen voor een kleine, ambitieuze stichting die nog helemaal in haar kinderschoenen staat. Dit betekent dat wij jou (nog) niet kunnen bieden wat grotere organisaties als Unicef, Terre des Hommes of Plan wel kunnen: opleiding/ training, vergoedingen, een goede aantekening op je CV of grotere feesten. Gelukkig hebben wij voldoende andere aantrekkelijke punten die jouw keuze voor Byounique tot een hele goede maken. Wij bieden je een kans om mee te bouwen aan een stichting die projecten uitvoert die heel belangrijk zijn voor de jongeren aan wie we ze bieden. Omdat we klein zijn kun jij een grote rol spelen bij het succes van deze projecten. Jouw inzet maakt direct een verschil. Het zal je heel veel voldoening geven om te zien dat jouw kennis en kwaliteiten meehelpen om jongeren die nu nog in moeilijke omstandigheden leven een toekomst te bieden. Jij bent heel belangrijk voor hun! Binnen Byounique zijn de lijnen tussen de vrijwilligers, de algemeen directeur en het bestuur kort. Daardoor blijf je direct op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen Byounique en met vragen of goede ideeën kun je altijd bij de algemeen directeur terecht. Byounique is zeer professioneel in haar handelen. Jij kunt van Byounique verwachten dat we je goed begeleiden en dat we aandacht hebben voor wat jij nodig hebt om je taken goed te kunnen uitvoeren. Wij zorgen dat de noodzakelijke materialen en faciliteiten aanwezig zijn zodat jij je werk goed kunt doen. En we zorgen voor een uitdagende en prettige werkomgeving door regelmatig tijd te maken voor leerzame, maar ook gezellige bijeenkomsten waar je kennis en ervaring uit kunt wisselen met andere vrijwilligers. Tegelijkertijd verwachten we van jou inzet, flexibiliteit en loyaliteit. Je bent als vrijwilliger het hart van ons team en we moeten echt op je kunnen rekenen. Vrijwillig betekent dus zeker niet vrijblijvend! Wij zullen er alles aan doen om te zorgen dat jij het enorm naar je zin zult hebben als vrijwilliger bij Byounique en we hopen er op die manier voor te zorgen dat jij nog heel lang je capaciteiten en talenten in zult blijven zetten voor Byounique!!
2. De organisatie Byounique: een korte beschrijving: De stichting Byounique is in 2011 opgericht door Edward Molenaars en Anita Tiggelaar. Byounique zet zich in voor het welzijn van kinderen en jongeren die in aanraking komen met politie en justitie. Wereldwijd, maar met een speciale focus op ontwikkelingslanden. Dit is hard nodig, want in veel landen leidt dit contact met politie en justitie tot onveilige en mensonwaardige situaties waarbij de ontwikkeling van de kinderen en jongeren wordt bedreigd. Met haar projecten wil Byounique eraan bijdragen dat in alle landen wereldwijd politie en justitie werken volgens de richtlijnen van het Verdrag van de Rechten van het Kind. Daarnaast wil Byounique bereiken dat jeugdrechtssystemen altijd gericht zijn op preventie, resocialisatie en rehabilitatie. Jeugdrechtssystemen moeten kinderen en jongeren de mogelijkheden bieden om zich positief te kunnen ontwikkelen. Zodat zij daarna op een goede manier deel uit kunnen maken van hun samenleving Om dit te bereiken voert Byounique 3 soorten projecten uit: ontwikkelingsprojecten, bewustwordingsprojecten en verbeterprojecten. Byounique is een social enterprise. Dit betekent dat wij altijd op zoek zijn naar mogelijkheden om zelf geld te verdienen voor onze projecten. Omdat wij hiermee (nog) niet alle kosten kunnen dekken zijn blijft fondsenwerving een groot aspect van ons werk, zowel in Nederland als in Malawi. Byounique weet dat het voor particulieren en bedrijven belangrijk is om zich aan te kunnen sluiten bij een verantwoordelijke en betrouwbare partner. Byounique besteedt daarom veel aandacht aan haar financiële beleid. Byounique werkt volgens internationale en nationale richtlijnen, er is strenge controle op de financiën en Byounique geeft volledige financiële openheid via haar website en de jaarverslagen. Byounique in Malawi: Het eerste project van Byounique wordt uitgevoerd in een jeugdgevangenis in het Zuiden van Malawi. Byounique biedt daar re-integratiebegeleiding, opleiding, begeleiding richting werk en verbeterprojecten. De re-integratiebegeleiding start in 2011 en we begeleiden in dat jaar ongeveer 30 jongens naar huis. In 2012 starten wij met het bieden van praktijkonderwijs aan ongeveer 50 jongens, deze begeleiden wij vervolgens ook richting werk en uiteindelijk richting huis. Met onze verbeterprojecten bieden wij verbetering in de situatie van alle jongens die in de jeugdgevangenis verblijven. Ook deze starten in de loop van 2012. In Malawi vormt een team van 3 betaalde maatschappelijk werkers de kern van Byounique. Deze maatschappelijk werkers voeren de re-integratiebegeleiding uit en daarnaast voeren zij haalbaarheidsonderzoeken uit ten behoeve van het opzetten van de projecten gericht op onderwijs en verbetering.
In de toekomst verwacht Byounique in Malawi meer professionals in dienst te kunnen nemen: onderwijzers, trainers, een accountant, bouwvakkers en meer. Ook in Malawi zijn we druk bezig met het opzetten van een team van vrijwilligers dat zich richt op bewustwording en fondsenwerving en actief meedenkt over het werk van Byounique. Deze vrijwilligers worden momenteel nog geworven door de algemeen directeur bij bedrijven, scholen en particulieren. De algemeen directeur verwacht dit in 2012 over te kunnen dragen aan een lokale vrijwilliger, de coördinator vrijwilligerswerk. Activiteiten in Malawi In Malawi richt het werk van de vrijwilligers zich op bewustwording en fondsenwerving. In de toekomst zullen ook ondernemerschap en uitwisseling een onderdeel worden van het werk van de vrijwilligers. Voorbeelden van activiteiten die de vrijwilligers in Malawi ontplooien zijn: Wat Voorlichting op scholen Voorlichting bij bedrijven Voorlichting politie Voorlichting justitie Evenementen
Website Nieuwsbrief Aanschrijven fondsen
Wanneer Continue Continue Continue Continue 4 maal per jaar: Human Rights Day Voorjaar 2 maal in faciliteiten Continue Elk kwartaal Continue
Doel Bekendheid/ activering Bekendheid/ sponsoring Lobbyen Lobbyen Bekendheid Fondsenwerving Lobbyen Bekendheid Bekendheid Fondsenwerving
Byounique in Nederland In Nederland bouwt Byounique vrijwel geheel op enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. Dit geldt voor het bestuur van Byounique en de vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten op het gebied van voorlichting, fondsenwerving en ondernemerschap. Op termijn zal dit ook gelden voor het Comité van Aanbeveling en de Raad van Toezicht. Deze worden door het bestuur actief benaderd en de verwachting is dat deze in 2012 zullen aantreden. Er is 1 betaalde algemeen directeur die verantwoordelijk is voor de financiën, de PR en communicatie, de communicatie met het team in Malawi, het fondsenwerving programma en de dagelijkse gang van zaken van Byounique. De algemeen directeur is ook de coördinator vrijwilligers. De algemeen directeur legt verantwoording af aan het bestuur.
Het hoofdkantoor van Byounique is in Amsterdam (in 2011 nog geen fysieke locatie) en daar zet het landelijke team van vrijwilligers de grote lijnen van Byounique uit onder coördinatie van de algemeen directeur. De locale teams van vrijwilligers worden ook aangestuurd door de algemeen directeur. De communicatie verloopt dan voor een groot deel via mail en telefoon, maar de algemeen directeur zal gemiddeld elke 2 maanden de locale teams bezoeken. Indien nodig zal dit vaker kunnen gebeuren, denk aan situaties als het organiseren van een groot evenement, op uitnodiging aansluiten bij een groot overleg of ook wanneer er sprake is van een onderling conflict dat opgelost moet worden. Organigram Byounique Nederland, juli 2011 Comité van Aanbeveling: Nog aan te stellen in 2012 Raad van Toezicht: Nog aan te stellen in 2012 Bestuur: Edward Molenaars Anita Tiggelaar Algemeen directeur: Anita Tiggelaar
3. Vrijwilligersbeleid Beschrijving vrijwilligersbeleid Byounique kiest er heel bewust voor om in Nederland vrijwel alleen met vrijwilligers te werken. Deels vanuit financieel oogpunt: Byounique wil in staat zijn om bijna alle inkomsten die worden verworven te besteden aan de projecten in Malawi (en op termijn mogelijk in andere landen). Het werken met vrijwilligers betekent ook dat Byounique zich moet inspannen om deze mensen, die belangeloos hun tijd en energie steken in het goede doel, aan zich te binden en te blijven binden en om deze mensen te coachen en te begeleiden. Byounique doet dit graag. Wij zien het als een uitdaging om te zorgen dat mensen hun kennis en kwaliteiten zo in kunnen zetten dat zij trots zijn op het werk dat zij verzetten voor Byounique en daarmee voor de jongeren waar Byounique voor werkt. Byounique geeft daarvoor veel aandacht aan haar vrijwilligersbeleid. Dit beleid wordt continue getoetst aan de wensen en mogelijkheden van de vrijwilligers en de eisen die vrijwilligers stellen aan een organisatie die goed voor ze is. Het beleid blijft zo steeds meegaan met de tijd. Het vrijwilligersbeleid anno 2011 is gericht op participatie en burgerschap. Het vraagt mensen om een steentje bij te dragen aan het welzijn van anderen, in dit geval ook nog eens ver van ons bed. Het biedt de vrijwilliger de kans en de uitdaging om iets goeds te doen, om anderen iets te leren, om samen iets te bereiken en om optimaal gebruik te maken van de kennis en ervaring die je hebt. Vrijwilliger zijn bij Byounique betekent werken op maat: het vinden van de perfecte match tussen jouw mogelijkheden en de vraag vanuit Byounique. Byounique biedt een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden waar elke vrijwilliger een rol in kan spelen. We kijken naar de tijd die je beschikbaar hebt: wil je graag elke week een paar uur meewerken of kun je juist een bepaalde periode van het jaar veel doen voor Byounique. In overleg is alles mogelijk. Uitgangspunt is dat we samen met jou precies die taak vinden die past bij jouw mogelijkheden. Byounique vindt het belangrijk dat haar team van vrijwilligers een afspiegeling is van de maatschappij. Jong, oud, man, vrouw, iedereen is welkom. Door deze mix waarbij iedereen zijn of haar eigen, specifieke kennis en kwaliteiten meeneemt in het werk kunnen vrijwilligers veel van elkaar leren en onderling kennis opbouwen. Tevens is uitwisseling tussen leeftijden en culturen belangrijk en samen werken binnen Byounique maakt dit mogelijk. Byounique wil met haar vrijwilligers graag een landelijke vertegenwoordiging bereiken en daarom is Byounique door heel Nederland op zoek naar vrijwilligers. Byounique stimuleert het ontstaan van locale vrijwilligersteams, waarbij vrijwilligers samen kunnen overleggen en activiteiten kunnen ontplooien. Byounique staat ook open voor vrijwilligers die individueel activiteiten willen uitvoeren. Byounique gaat dan altijd actief in overleg hoe deze vrijwilliger contact en verbondenheid blijft voelen met de overkoepelende stichting Byounique en de andere vrijwilligers.
Op termijn stelt Byounique zichzelf ten doel om ook in Nederland een bijdrage te leveren aan de (professionele) ontwikkeling van de jeugd en de re-integratie van Nederlanders in de maatschappij. Door onder andere maatschappelijke stages aan de bieden aan scholen en re-integratieplaatsen te bieden binnen Byounique denkt Byounique hierin een rol te kunnen spelen. Wanneer de organisatie van Byounique in 2012 stevig staat, zal de stichting zelf het initiatief nemen om organisaties en scholen hiervoor te benaderen. Wanneer Byounique hiervoor bepaalde kwalificaties moet behalen of aanpassingen in haar taakaanbod zal moeten doen, zal Byounique alles in het werk zetten om dit te bereiken. Beschrijving functies vrijwilligers De werkzaamheden binnen Byounique zijn zo uiteenlopend en divers dat vrijwel iedereen die geïnteresseerd is in vrijwilligerswerk zonder twijfel een passende en uitdagende taak binnen onze organisatie zal kunnen vinden. Byounique heeft zelf een groot aantal taken en verantwoordelijkheden voor vrijwilligers op een rij gezet. Deze vallen uiteen in verschillende categorieën en worden hieronder op een rij gezet. Denk jij aan een taak die je niet terugvindt in dit overzicht, neem dan zeker contact met ons op. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden om dit binnen Byounique uit te voeren. Landelijke en overkoepelende activiteiten: Bijhouden van de landelijke website Schrijven van de landelijke nieuwsbrieven Schrijven van teksten voor de website Vertalen van teksten naar het Engels Vertalen van samenvattingen naar het Chichewa Bijhouden van LinkedIn, Facebook, Twitter en andere social media Up to date houden van informatiemateriaal als brochures, folders Bijhouden van actualiteiten rond Malawi De taken PR en communicatie, uitzetten van het fondsenwervingprogramma, financieel beleid, contact met de partners in Malawi en aansturing van de vrijwilligers vallen onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. De algemeen directeur heeft hierbij een coördinerende rol en zal voor de uitvoering van specifieke taken graag vrijwilligers in willen zetten. Activiteiten waar hierbij aan kan worden gedacht zijn: Organiseren van grote, landelijke evenementen Organiseren van specifieke voorlichtings- of fondsenwervingactiviteiten Fondsenwerving bij MFO’s Bedenken en uitvoeren van ludieke fondsenwervingmogelijkheden Bedenken en uitvoeren van mogelijkheden voor ondernemerschap Locale activiteiten: Voorlichting op scholen Voorlichting tijdens locale evenementen Voorlichting bij bedrijven Locale fondsenwerving bij sportverenigingen, scholen, bedrijven,
Het financiële beleid: verantwoordelijkheid en afspraken: Byounique wil benadrukken dat het op basis van vertrouwen samen werkt met alle vrijwilligers. Tegelijkertijd hanteert Byounique strenge regels rond het financiële beleid: alle kosten en opbrengsten moeten ten alle tijden transparant zijn en verantwoord kunnen worden naar het bestuur en de donoren. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het financiële beleid van Byounique. Deze maakt afspraken met de (locale) vrijwilligersteams over de financiële administratie en verantwoording. De algemeen directeur zal de (locale) teams daartoe de middelen aanreiken en training aanbieden indien dit nodig blijkt. Byounique zorgt regelmatig voor duidelijke financiële overzichten waardoor alle vrijwilligers altijd op de hoogte zijn van elkaars activiteiten en trots kunnen zijn op hun (financiële) aandeel in de projecten van Byounique. Uitgangspunt van de duidelijke afspraken rond het financiële beleid is ervoor zorgen dat er nooit onduidelijkheid of problemen rond de financiële afhandeling zullen ontstaan die kunnen leiden tot conflicten binnen Byounique of met donoren, sponsors of anderen. Dit is essentieel voor het voortbestaan van Byounique en daarmee voor de uitvoering van de projecten voor de jongeren.
4. De vrijwilliger en Byounique -Werving: Byounique werft vrijwilligers vaak via mond op mond reclame, het netwerk van reeds actieve vrijwilligers, een persbericht of via de vacaturebank van de VCA. Verder probeert Byounique nieuwe vrijwilligers te werven tijdens evenementen en door actief specifieke vrijwilligers te benaderen waaronder studenten media, rechten, social work. -Selectie: De vrijwilliger die zich meldt heeft meestal al een activiteit op het oog die hij/zij voor Byounique wil uitvoeren. Wanneer dit niet het geval is gaan we samen op zoek naar een activiteit die passend is bij de vrijwilliger. Hierin worden criteria als vaardigheden, beschikbare tijd, vraag vanuit Byounique en haalbaarheid meegenomen. Affiniteit met de doelgroep en de wens om zich voor hen in te zetten is het belangrijkste, vaardigheden zijn aan te leren. -Overeenkomst: Er wordt een vrijwilligersovereenkomst (bijlage 1) gesloten waarin de werkzaamheden en de rechten en plichten van de vrijwilliger en Byounique worden omschreven. Vast onderdeel van de overeenkomst is het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) (bijlage 2). -Identificatieplicht: Byounique vraagt bij aanvang van het werk om een geldig paspoort of ID-kaart als legitimatiebewijs. Byounique zal de aard, het nummer en een kopie van het legitimatiebewijs opnemen in haar administratie en dat gedurende 5 jaar bewaren. De vrijwilliger kan erop vertrouwen dat Byounique vertrouwelijk met deze gegevens omgaat. -Proeftijd: Er wordt met wederzijdse instemming een proeftijd van 3 maanden afgesproken. -Inwerken Het inwerken voor een activiteit gebeurt tijdens de desbetreffende activiteit. Indien nodig krijgt de vrijwilliger van te voren informatie in de vorm van een rondleiding, informatie die wordt toegestuurd of anders. Het inwerken wordt gedaan door vrijwilligers die al meer ervaring hebben met de activiteit. De directeur is op de achtergrond als coördinator vrijwilligerswerk aanwezig. -Evaluatie Na de proeftijd vindt er een evaluatie plaats die zich voornamelijk richt op het functioneren bij de activiteit. Tevens wordt er aandacht besteed aan de omgang met collega vrijwilligers en de directeur en de wensen en verwachtingen van de vrijwilliger ten opzichte van Byounique. Er worden afspraken gemaakt over het wel of niet voortzetten van de activiteiten en over de periode van voortzetting.
-Begeleiding Iedere vrijwilliger heeft 1 maal per jaar een gesprek met de directeur over de wensen en verwachtingen die er bestaan tussen de vrijwilliger en Byounique. Tussentijds wordt de begeleiding uitgevoerd door het overleg met collega vrijwilligers. -Scholing: Indien er behoefte is aan bijscholing en daar (financiële) mogelijkheden voor zijn binnen Byounique, wordt er een aanbod ontwikkeld dat aansluit bij de vraag van de vrijwilliger en de behoefte vanuit Byounique. -Gedrag/bejegening Wees in je activiteiten en houding eerlijk en duidelijk toe naar je collega vrijwilligers. Zeg nooit dingen toe die je niet waar kunt maken. Tijdens activiteiten en evenementen vertegenwoordigt de vrijwilliger de organisatie Byounique. Byounique verwacht hierin van de vrijwilliger dat deze de boodschap van Byounique helder en met respect uitdraagt. -Conflicten: Het kan gebeuren dat er conflicten op de activiteitenvloer ontstaan. Het is belangrijk om deze op een goede manier op te lossen. Byounique verwacht daarin van de vrijwilligers een open houding en een actieve rol in het oplossen van conflicten. In het geval van conflicten probeer je altijd eerst als collega vrijwilligers deze uit te praten. Lukt dit niet, dan kun je bemiddeling aanvragen van een collega vrijwilliger. Als ook dat niet lukt, dan wordt de directeur ingeschakeld. Blijft het conflict bestaan, dan wordt, als daar behoefte aan is een ad-hoc commissie ingesteld met tenminste 1 lid van het bestuur. Wanneer een conflict niet wordt opgelost en dit het werk van de vrijwilligers belemmert, kan met een vrijwilliger besloten worden om het werk te stoppen. -Landelijk overleg Er is 1 maal per jaar een vrijwilligersoverleg waarbij alle vrijwilligers die landelijk actief zijn bij elkaar komen. Tijdens deze bijeenkomst wordt er een thema besproken dat leeft binnen Byounique. Verder is er tijd en ruimte om elkaar te leren kennen en om kennis en informatie uit te wisselen. -Beëindiging: Blijkt dat 1 van de partijen niet tevreden is over het functioneren bij de activiteit of het aangeboden werk, dan wordt er, in goed overleg, afscheid genomen. Er wordt een opzegtermijn van 2 weken in acht genomen. Byounique verwacht daarbij van de vrijwilliger dat deze de werkzaamheden netjes afrondt en overdraagt. Eventuele materialen worden overgedragen aan de directeur. De vrijwilliger mag van Byounique verwachten dat deze inziet dat beëindiging kan gebeuren, dat deze de inzet van de vrijwilliger tot dan toe waardeert en de vrijwilliger tot de laatste dag netjes behandelt en benadert.
-Getuigschrift: Bij het afscheid, indien de vrijwilliger daarom vraagt, ontvangt de vrijwilliger een getuigschrift. Dit wordt opgesteld door de directeur van Byounique en hierin wordt benoemd hoe de vrijwilliger de werkzaamheden binnen Byounique heeft uitgevoerd. -Waardering: Byounique vindt het belangrijk om haar waardering voor de inzet van de vrijwilligers uit te spreken en aan te tonen. Byounique doet dit door tijd en aandacht te geven aan de vrijwilliger via begeleidingsgesprekken en gesprekken tussendoor indien dit nodig blijkt. Verder blijft Byounique steeds op zoek naar andere manieren om haar waardering te tonen. Dit gebeurt onder andere tijdens de landelijke bijeenkomsten waarin er een vrijwilliger van het jaar wordt gekozen, alle vrijwilligers worden verrast met een speciale attentie en er gezocht wordt naar een speciale activiteit. Aangezien Byounique in haar werk m.n. afhankelijk is van donaties zal het altijd gaan om kleine attenties. De grootste waardering zullen vrijwilligers moeten halen uit de successen die wij behalen met onze projecten en de wetenschap dat de jongeren die wij steunen dankbaar zijn voor de mogelijkheden die wij bieden. Deze jongeren worden door Byounique geïnformeerd over het feit dat de projecten worden bekostigd door de inspanningen van onze vrijwilligers.
5. Materiële voorzieningen -Reis-en onkostenvergoeding Byounique vergoedt in principe geen reiskosten van huis naar Byounique. Hierover worden afspraken gemaakt wanneer de vrijwilliger start bij Byounique. Byounique vergoed reis- en onkostenvergoedingen wel wanneer hierover van te voren overleg is geweest met de algemeen directeur. De toegestane kosten worden gedeclareerd via het declaratieformulier. Wanneer vrijwilligers op verzoek van Byounique reis- of onkostenvergoedingen maken, dan zal Byounique altijd uit eigen beweging aanbieden om de kosten te vergoeden. -Bestuurders aansprakelijkheidsverzekering Mocht je je als vrijwilliger aanmelden voor deelname aan het bestuur, dan ben je als bestuurder verzekerd. Een bestuurdersaansprakelijkheidspolis voorziet in de bescherming van privévermogens wanneer bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Het gaat dan om schade toegebracht aan anderen die niet verwijtbaar is (incl. de rechtspersoon) als gevolg van fouten. De polis is ter inzage bij Byounique. -Verzekeringen Alle vrijwilligers worden door Byounique verzekerd via de Amsterdamse Vrijwilligers Verzekering. Dit is geen vervanging voor je eigen zorgverzekering, WA-verzekering en ongevallenverzekering. Byounique gaat ervan uit dat je deze als vrijwilliger zelf hebt afgesloten. Kijk voor meer informatie op www.vga.amsterdam.nl.
Bijlage 1: Vrijwilligersovereenkomst
Vrijwilligersovereenkomst
Stichting Byounique
1. Gegevens van de vrijwilliger: Naam
: ……………………………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………………………..
Postcode/plaats
: ……………………………………………………………………………..
Telefoon
: ……………………………………………………………………………..
Email
: ……………………………………………………………………………..
Ervaring
: ……………………………………………………………………………..
Diploma’s
: ……………………………………………………………………………..
2. Zowel de organisatie als de vrijwilliger onderschrijven de doelstelling van de stichting Byounique (verder in dit stuk aangeduid met Byounique). Byounique zal zich gedragen als een goede opdrachtgever, de vrijwilliger zal zich gedragen zoals in redelijkheid verwacht mag worden. 3. De vrijwilliger gaat activiteiten verrichten voor Byounique, met ingang van: …………………………………………………………………………………………………………………………………… De werkzaamheden bestaan uit: …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… Over de uitvoering van de werkzaamheden is altijd overleg met de algemeen directeur, coördinator vrijwilligersbeleid. 4. De vrijwilliger verklaart dat hij/zij het vrijwilligershandboek heeft ontvangen. Hij/zij kan zich verenigen met de inhoud van het handboek en zal zich houden aan de afspraken die daarin genoemd worden. 5. De overeenkomst geldt voor de volgende periode: Voor de beëindiging van de overeenkomst nemen beide partijen een opzegtermijn van 2 weken in acht, tenzij er sprake is van een bijzondere situatie waarbij anders wordt overeengekomen.
6. De vrijwilliger heeft recht op deskundige begeleiding. Naast persoonlijke begeleiding van de coördinator vrijwilligers, organiseert Byounique (minimaal) eens per jaar een vrijwilligersbijeenkomst met een deskundigheidsbevorderend karakter. 7. De vrijwilliger ontvangt een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten zoals vermeld staat onder reis- en onkostenvergoeding in het vrijwilligershandboek. 8. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij/zij op zich heeft genomen. De vrijwilliger is op de hoogte van het huishoudelijk reglement (bijlage 3). 9. In geval van een conflict op de werkvloer tussen vrijwilligers wordt deze voorgelegd aan de coördinator vrijwilligers. Indien het conflict niet door tussenkomst van de coördinator kan worden opgelost, dan volgt een gesprek met tenminste 1 bestuurslid. 10. De vrijwilliger respecteert de privacy van de medewerkers en het werk van Byounique. Vertrouwelijke informatie wordt door de vrijwilliger niet aan anderen doorgegeven. Uitzondering hierop is de informatie die van belang is voor de coördinator vrijwilligers wat betreft het functioneren van de vrijwilligers binnen Byounique of de uitvoering van de taken. 11. Verboden handelingen: De vrijwilliger mag geen beloning in geld, goederen of diensten aannemen. De vrijwilliger gaat akkoord met het beleid ongewenste omgangsvormen (Procedure Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen van de VCA, bijlage 5) 12. Verklaring Omtrent het Gedrag (bijlage 2) Is aanwezig, datum van afgifte: …………………………………………………………………………………
Plaats
:
Plaats
:
Datum
:
Datum
:
Namens Byounique,
De vrijwilliger,
Naam
:
Naam
:
Handtekening
:
Handtekening
:
Bijlage 2: Verklaring Omtrent het Gedrag
Verklaring Omtrent het Gedrag Wanneer je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvraagt onderzoekt het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) of er redenen zijn waardoor je bepaalde functie niet kunt uitvoeren. Je krijgt de Verklaring Omtrent het Gedrag als uit het onderzoek van het COVOG blijkt dat je geen strafbare feiten op je naam hebt staan. Heb je wel een strafblad, dan wordt beoordeeld of jouw strafbare gedrag uit het verleden relevant is ten opzichte van het doel waarvoor de VOG is aangevraagd. Dronken rijden is voor een onderwijzer niet relevant, maar voor een taxichauffeur wel. Kosten De kosten van de Verklaring Omtrent het gedrag bedragen €30,05. Deze kosten worden vergoed door Byounique middels het declaratieformulier. Aanvragen Voor het aanvragen van de VOG moet je persoonlijk langsgaan bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je bent ingeschreven. Je kunt hiervoor ook een afspraak via de Afsprakenlijn maken. Benodigdheden: Een geldig legitimatiebewijs; Een door u en de instantie die om de VOG vraagt (Byounique) ingevuld aanvraagformulier. Byounique zal je dit formulier aan je overhandigen; Geld voor de aanvraag, de VOG moet bij aanvraag betaald worden. Aanvraag via machtiging Het is mogelijk om iemand te machtigen voor de aanvraag bij de afdeling Burgerzaken.
Levertijd Het duurt ongeveer 4 weken voordat de Verklaring Omtrent het Gedrag wordt afgegeven. Deze ontvang je op je thuisadres/postadres.
Beslissing De beslissing of u de aangevraagde VOG wel of niet krijgt ligt geheel bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) Informatie: Uitgebreide informatie over de Verklaring Omtrent het Gedrag kun je vinden op de website: www.rijksoverheid.nl
Bijlage 3: huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement Voor iedere organisatie is een goede samenwerking essentieel. Daarbij spreken heel veel afspraken voor zich. In dit huishoudelijk reglement zijn daarom slechts een aantal van de belangrijkste onderlinge afspraken opgenomen zodat iedereen zich daar bewust van is en aan zal houden. Voor een goede samenwerking is het belangrijk: • dat wij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie binnen en buiten Byounique en met elkaar; • dat alle correspondentie, ook publicaties namens Byounique, in overleg met de algemeen directeur wordt verzonden; • dat wij de gemaakte afspraken nakomen en anders tijdig afzeggen; • dat wij bij ziekte of andere afwezigheid de collega’s en de algemeen directeur tijdig op de hoogte brengen; • dat wij onze eigen grenzen bewaken (en misschien ook wel eens die van een ander) qua inzet, tijd en energie, zodat wij samen enthousiast ons werk kunnen blijven doen!!
Wij vertrouwen erop dat alle medewerkers van Byounique zich aan deze afspraken houden. Heb je hierover vragen of aanvullingen, dan kun je dit altijd bespreken met de algemeen directeur.
Bijlage 4: Declaratieformulier
Declaratieformulier
Stichting Byounique
Gegevens van de vrijwilliger: Naam
: ……………………………………………………………………………..
Adres
: ……………………………………………………………………………..
Postcode/plaats
: ……………………………………………………………………………..
Telefoon
: ……………………………………………………………………………..
Email
: ……………………………………………………………………………..
Rekeningnummer
: ……………………………………………………………………………..
Datum
Reden
Telefoon Reiskosten Diversen
Eindbedrag totaal Datum: ……………………………….
Totaal
€…………………….. Handtekening:…………………………………….
Vervoerskosten: op basis van openbaar vervoer of kilometer vergoeding van €0,19 Voor aanvang van een activiteit dient u een begroting in te dienen. Na goedkeuring door de algemeen directeur kan de activiteit uitgevoerd worden. Verantwoording vindt achteraf plaats middels een eindafrekening (inclusief de kasstukken) aan de penningmeester van de stichting Byounique.
