Vrijwilligershandboek

Vrijwilligershandboek

Bezoekadres Houttuinlaan 3, 3447 GM Woerden Postadres Postbus 2012, 3440 DA Woerden Telefoon (0348) 46 66 66 E-mail [email protected] Website www.anbo.nl

Inkomen

Gezondheid

Wonen & Mobiliteit

Participatie

ANBO | Woerden | [email protected] | www.anbo.nl

COLOFON ANBO Postadres Bezoekadres Telefoon Fax Website e-mail ABN-AMRO K.v.K. Utrecht

Postbus 2012, 3440 DA Woerden Houttuinlaan 3, 3447 GM Woerden (0348) 46 66 66 (elke werkdag van 9.00 tot 17.00 uur) (0348) 46 66 67 www.anbo.nl [email protected] (uw e-mail wordt doorgestuurd naar de juiste persoon / afdeling) NL16ABNA0433715014 40476442

ANBO komt op voor senioren Alles wat ANBO doet stelt mensen, huidige en toekomstige senioren, beter in staat mee te doen in de maatschappij. Op landelijk, regionaal en lokaal niveau zetten onze belangenbehartigers zich dagelijks met hart en ziel in voor goed inkomen, toegankelijke zorg, wonen en mobiliteit en participatie. Maar ANBO doet méér dan lobbyen alleen. Het verbinden van mensen en het bieden van stimulerend werk is minstens zo belangrijk. Dankzij het unieke, wijdvertakte ledennetwerk dat ANBO door heel Nederland heeft, kunnen we dat als geen ander. Vrijwilligers leiden we tot een professioneel niveau op, via onze eigen ANBO Academie. We bieden ze uitdagende functies, waarin ze zichzelf persoonlijk kunnen ontwikkelen. Onze ruim 180.000 leden kunnen bij ANBO terecht voor persoonlijk advies en ondersteuning en heel veel voordeel en korting. Daarnaast is ANBO actief in de buurt: onze ruim 460 afdelingen organiseren sociale activiteiten. Deze bieden vermaak en afleiding, helpen eenzaamheid te bestrijden en bevorderen hiermee de sociale cohesie in de afdelingen. Het verenigingsbureau van ANBO is gevestigd in Woerden. Colofon Titel Uitgave

Vrijwilligershandboek Afdeling Bestuur & Directie

© ANBO, december 2013 Auteursrechten op tekst voorbehouden. Overname van tekst en tabellen is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld en ANBO schriftelijk van de overname in kennis wordt gesteld. Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend.

Voorwoord

ANBO is anders. Als een van de weinige belangenverenigingen in Nederland groeit ons ledenaantal gestaag. We zijn groot en sterk met buitengewoon loyale leden. ANBO is bovendien de enige seniorenorganisatie die zich niet alleen inzet voor de huidige 50-plussers, maar net zo goed voor de toekomstige generatie senioren. Duurzaamheid en solidariteit, dat kenmerkt ons. Een tikje rebels zijn we ook. We prikkelen bestuurders graag, schudden de boel een beetje op. Zo krijgen we meer voor elkaar dan menig ander. ANBO is niet zomaar een 'ouderenbond', en dat mag de wereld weten. Dat is nu. Maar met bijna zes miljoen vijftig plussers in het vooruitzicht kunnen we niet zonder sterke toekomstvisie. De komende vijf jaar zullen we ons ontwikkelen tot een belangenorganisatie met een nóg sterker profiel. ANBO is en blijft dé belangenbehartiger voor senioren: meer eigen ideeën, meer invloed en meer coalities om onze ambities te bereiken. Eigen regie en volwaardige participatie tot op hoge leeftijd moeten gemeengoed zijn geworden. Onze vrijwilligers zijn al decennia lang de drijvende kracht achter ANBO. U zorgt er, samen met 6.999 collega's, voor dat ANBO er is, dichtbij onze leden. Omdat er steeds meer rijkstaken naar de gemeenten worden gedecentraliseerd is het ongelofelijk belangrijk geworden om de belangenbehartiging ook lokaal en regionaal goed vorm te geven. Dààr worden de beslissingen genomen waar onze leden last van of baat bij hebben. Dààr moet ANBO zijn. In de afgelopen 113 jaar hebben we ons ontwikkeld van een bescheiden seniorenclub tot een wijdvertakte, ambitieuze en invloedrijke vereniging. Maar niet alleen de organisatie heeft zich ontwikkeld; de omgeving waarin we werken heeft dat óók. De snel veranderende maatschappij stelt hoge eisen aan de professionaliteit van onze vereniging in het algemeen, en van onze betaalde en onbetaalde medewerkers in het bijzonder. Door de regionalisering van ANBO kunnen we vrijwilligerswerk steeds beter organiseren. We verbinden de deskundigheid van het verenigingsbureau aan uw deskundigheid. Zo maakt ANBO zich overal in Nederland hard voor hetzelfde. Om de groeiende groep vrijwilligers inzicht te geven in onze werkprocessen, onze ambities en onze regels is dit handboek ontwikkeld. Bij ANBO staat de kwaliteit van dienstverlening natuurlijk voorop, in combinatie met onze kernwaarden, waaraan elke ANBO-professional zich committeert. We zijn open en eerlijk en we doen het samen. We kijken naar buiten, en passen ons aan de verwachtingen van de maatschappij en onze leden in het bijzonder. We willen de beste zijn!

0.2

Natuurlijk hebben we dit handboek zo zorgvuldig mogelijk opgesteld, maar we veranderen continu. We willen tenslotte altijd beter worden, om zo de beste belangenbehartiger voor huidige en toekomstige senioren te zijn en te blijven. Het is dus niet uitgesloten dat de werkelijkheid alweer iets is aangepast ten opzichte van dit handboek. Omgekeerd zijn we natuurlijk heel benieuwd naar uw ervaringen. Heeft u zelf betere werkwijzen bedacht? Laat ze weten! Mail naar [email protected].

Liane den Haan Directeur-bestuurder

0.3

Inhoudsopgave

1.

Beschrijving Vereniging ............................................................................. 1.2 1.1 Ontstaan .............................................................................................. 1.2 1.2 Missie en visie ...................................................................................... 1.2 1.3 Bestuur ................................................................................................ 1.2 1.4 Raad van Toezicht ............................................................................... 1.3 Taken en bevoegdheden Raad van Toezicht ....................................... 1.3 1.5 Ledenraad ............................................................................................ 1.3 Taken van de Ledenraad ..................................................................... 1.3 1.6 Organogram ......................................................................................... 1.4 1.7 Kengetallen .......................................................................................... 1.4

2.

Werken als vrijwilliger................................................................................. 2.2 2.1 Visie op vrijwilligerswerk....................................................................... 2.2 Verschillende functies .......................................................................... 2.2 ANBO Academie .................................................................................. 2.2 Netwerken ............................................................................................ 2.2 Waardering .......................................................................................... 2.3 Verwachtingen ..................................................................................... 2.3 Werving nieuwe leden .......................................................................... 2.3 2.2 ANBO-waarden .................................................................................... 2.3 2.3 Onkosten ............................................................................................. 2.3 2.4 Verzekering .......................................................................................... 2.4 2.5 Conflicten ............................................................................................. 2.4

Bijlagen: ................................................................................................................ 2.5 Bijlage 2.1 ANBO-waarden en competenties.............................................. 2.5 Bijlage 2.2 Voorbeeld welkomstbrief........................................................... 2.6 Bijlage 2.3 Voorbeeld van een beknopte Vrijwilligersovereenkomst, te gebruiken als intentieovereenkomst .......................................... 2.8 Bijlage 2.4 Leidraden voor exit-gesprekken met vrijwilligers (2013) ............ 2.9 Bijlage 2.5 Gedragscode .......................................................................... 2.12 Bijlage 2.6 Richtlijn vergoedingen en declaratieformulier .......................... 2.14 Bijlage 2.7 Verzekeringen ........................................................................ 2.15 Bijlage 2.8 Conflicten ............................................................................... 2.18 3.

De vijf regio’s............................................................................................... 3.2 3.1 De organisatie van de regio: het regioteam .......................................... 3.3 Regiocoördinator .................................................................................. 3.3 Regioadministrateur ............................................................................. 3.3 Regiomedewerker ................................................................................ 3.3 3.2 Werken in netwerken ........................................................................... 3.5 Wat is een netwerk?............................................................................. 3.5 Netwerkcoördinator .............................................................................. 3.7 Netwerk Wmo ...................................................................................... 3.7 Netwerk Ledenwerving ......................................................................... 3.7 Netwerk Communicatie en Woordvoering ............................................ 3.8 Netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen .......................................... 3.8 Netwerk ANBO Diensten ...................................................................... 3.9 0.4

3.3

Netwerk ANBO Academie .................................................................... 3.9 Netwerk POL/Twinfield ....................................................................... 3.10 Werkgroepen ..................................................................................... 3.10 Multiculturele klankbordgroep............................................................. 3.10 ANBO Roze ....................................................................................... 3.11

Bijlagen ............................................................................................................... 3.12 Bijlage 3.1 Profiel Regiocoördinator ......................................................... 3.12 Bijlage 3.2 Profiel Regioadministrateur ..................................................... 3.14 Bijlage 3.3 Profiel Netwerkcoördinator...................................................... 3.15 Bijlage 3.4 Profiel Netwerklid .................................................................... 3.16 4.

Werken binnen de afdeling ......................................................................... 4.2 4.1 Functioneren van afdelingen ................................................................ 4.2 Rechtsbevoegdheid ............................................................................. 4.3 Bijzondere volmacht voor afdelingen .................................................... 4.3 Wat is een bijzondere volmacht afdelingen? ........................................ 4.3 Activiteitencommissies ......................................................................... 4.4 4.2 Financiële middelen ............................................................................. 4.4 Inkomsten uit activiteiten ...................................................................... 4.4 Eigen bijdrage ...................................................................................... 4.5 Subsidies ............................................................................................. 4.5 Giften ................................................................................................... 4.5 Sponsoring ........................................................................................... 4.5 Legaten ................................................................................................ 4.5 Premieplan Ouderen Fonds ................................................................. 4.5 4.3 Financiële administratie........................................................................ 4.6 Digitale (online) boekhouding ............................................................... 4.6 Jaarrekening ........................................................................................ 4.6 4.4 Ledenadministratie ............................................................................... 4.7 Wijzigingen/aanmelden nieuwe leden .................................................. 4.7 Afdelingswijzigingen ............................................................................. 4.7 Wijziging in functies van vrijwilligers ..................................................... 4.7 4.5 Website afdeling en webmaster ........................................................... 4.8 Soorten websites.................................................................................. 4.8 4.6 Procedure aanvraag Lidmaatschap Van Verdienste (LVV)................... 4.8 4.7 Jubilea van afdelingen ......................................................................... 4.8

Bijlagen ................................................................................................................. 4.9 Bijlage 4.1 Handreiking financiële middelen afdelingen .............................. 4.9 Bijlage 4.2 Reglement afdelingen ............................................................. 4.10 5.

Verenigingsbureau ...................................................................................... 5.2 5.1 Afdelingen binnen het verenigingsbureau ............................................ 5.2 Belangenbehartiging ............................................................................ 5.2 Bestuur en directie ............................................................................... 5.2 Corporate communicatie ...................................................................... 5.2 Financiën ............................................................................................. 5.2 ICT & Informatie ................................................................................... 5.2 Marketing & Communicatie .................................................................. 5.2 Personeel en Organisatie ..................................................................... 5.3 0.5

5.2 6.

Servicecenter ....................................................................................... 5.3 Vereniging ............................................................................................ 5.3 Werkplan .............................................................................................. 5.3

Beleidscyclus ANBO ................................................................................... 6.2 6.1 Werk in uitvoering ................................................................................ 6.2 Opstellen netwerkplan .......................................................................... 6.2 Budget ................................................................................................. 6.2 Samenbundeling .................................................................................. 6.3 6.2 Planning ............................................................................................... 6.3

Bijlagen ................................................................................................................. 6.4 Bijlage 6.1 Format netwerkplan ................................................................. 6.4 7.

ANBO Huisstijl............................................................................................. 7.2

8.

ANBO Communicatiemiddelen .................................................................. 8.2 8.1 Website ................................................................................................ 8.2 8.2 Afdelingswebsites ................................................................................ 8.2 8.3 ANBO-App ........................................................................................... 8.2 8.4 Extranet (momenteel nog niet beschikbaar) ......................................... 8.3 8.5 Sociale media ...................................................................................... 8.3 8.6 ANBO Magazine .................................................................................. 8.3 8.7 ANBO@ctueel...................................................................................... 8.4 8.8 ANBO @ctie......................................................................................... 8.4 8.9 ANBO Informatief ................................................................................. 8.4 8.10 Netwerknieuwsbrief .............................................................................. 8.5 8.11 Advieslijn en kaderadvieslijn ................................................................ 8.5 8.12 Servicecenter ....................................................................................... 8.5

9.

Statuten en reglementen ............................................................................ 9.2

0.6

0.7

1.

Beschrijving Vereniging ............................................................................. 1.2 1.1 Ontstaan .............................................................................................. 1.2 1.2 Missie en visie ...................................................................................... 1.2 1.3 Bestuur ................................................................................................ 1.2 1.4 Raad van Toezicht ............................................................................... 1.3 Taken en bevoegdheden Raad van Toezicht ....................................... 1.3 1.5 Ledenraad ............................................................................................ 1.3 Taken van de Ledenraad: .................................................................... 1.3 1.6 Organogram ......................................................................................... 1.4 1.7 Kengetallen .......................................................................................... 1.4

1.1

1. Beschrijving Vereniging ANBO komt op voor de belangen van de sterk groeiende groep senioren in Nederland. Want door de toenemende vergrijzing komen voorzieningen als zorg, pensioenen en sociale zekerheid behoorlijk onder druk te staan. Uit naam van onze leden maken wij ons in politiek Den Haag sterk voor een goed ouderenbeleid, maar ook lokaal bij de gemeenten. We behartigen de belangen van onze leden op verschillende vlakken zoals gezondheid, inkomen, wonen en mobiliteit en participatie. Daarbij staan de uitgangspunten keuzevrijheid en zelfstandigheid van senioren centraal. We hebben ruim 180.000 leden, een enorme groep mensen met een schat aan kennis en ervaring op tal van terreinen. Velen, zoals u, zetten zich op vrijwillige basis voor ANBO in. Daar zijn we enorm trots op. Onze vrijwilligers vergroten de zichtbaarheid van ANBO en helpen om zaken voor elkaar te krijgen, op lokaal, regionaal en landelijk niveau. 1.1 Ontstaan ANBO is op 6 december 1977 ontstaan uit een fusie tussen de Bond voor Staatspensionering en de Algemene Bond voor Bejaarden. De twee bonden zetten zich in voor een goed pensioen en het behartigen van de materiële belangen van ouderen. Pionier was verzekeringsman en publicist Perio (1859 - 1932), geboren als Gerardus Lambertus Janssen. Hij richtte in 1900 de Bond voor Staatspensionering op, met als doel het basispensioen te introduceren. De Algemene Bond voor Bejaarden werd in 1945 door Rotterdamse havenarbeiders opgericht om de materiële belangen van ouderen te behartigen. Beide bonden zagen erop toe dat onder premier Willem Drees de AOW werd ingevoerd. 1.2 Missie en visie ANBO wil dé belangenbehartiger zijn voor alle huidige en toekomstige senioren in Nederland. ANBO zet zich in voor het behoud en de verbetering van kwaliteit van leven voor senioren en legt de nadruk op emancipatie, participatie, keuzevrijheid en solidariteit tussen de generaties. ANBO zet zich in voor sociale veranderingen en biedt haar (potentiële) leden veel extra’s: individuele en collectieve belangenbehartiging, betrouwbare en deskundige informatie, diensten en ledenvoordelen. ANBO gelooft in een maatschappij, waarin iedereen blijvend, volwaardig kan participeren en waarin persoonlijke waarden en kwaliteiten worden erkend en benut. 1.3 Bestuur De vereniging kent één directeur-bestuurder. Zij is verantwoordelijk voor: 1. Het besturen van de vereniging. 2. Het aansturen van de werkorganisatie. 3. Het extern vertegenwoordigen van de vereniging.

1.2

1.4 Raad van Toezicht De directeur-bestuurder is zowel naar buiten (in de lobby richting politieke besluitvormingsprocessen en in maatschappelijke organisaties), als naar binnen (de werkorganisatie) het gezicht van de vereniging. Bij die positie past het bestuursmodel met een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bestaat uit vijf personen. Taken en bevoegdheden Raad van Toezicht 1. Het zorg dragen voor een goed functionerende directie (door benoeming, beoordeling en ontslag van de directie). 2. Het zorg dragen voor een goed functionerend intern toezicht (door benoemingsvoordracht, beoordeling en ontslag van (leden van) de Raad van Toezicht). 3. Het functioneren als adviseur en klankbord voor de directie. 4. Het houden van integraal toezicht op het beleid van de directie en de algemene gang van zaken in de organisatie. 5. Het goedkeuren van strategische beslissingen van de directie. 6. Het geven van een zwaarwegend advies aan de directie in gevallen waarbij de directie niet tot een eensluidend oordeel kan komen. 7. Het goedkeuren van besluiten van de directie tot de vaststelling van de begroting, investeringsbegroting en het beleidsplan. 8. Het goedkeuren van besluiten van de directie tot een duurzame rechtstreekse of middellijke samenwerking met een ander rechtspersoon als mede verbreking van een zodanige samenwerking indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is. 9. Het beslechten van geschillen in de vorm van bindend advies. 10. Het benoemen van de leden van de auditcommissie. 1.5 Ledenraad De Ledenraad is het hoogste orgaan binnen de vereniging en bestaat uit 25 personen. De leden van de Ledenraad nemen deel zonder last en ruggespraak en leggen dan ook geen verantwoording af aan de achterban. Ze staan voor het collectieve belang van de totale vereniging. Uitgangspunt is dat besluiten op inhoudelijke gronden worden genomen. Dat is het streven van de Ledenraad en dat is ook de reden dat er voor een Ledenraad is gekozen. De personen worden direct door de leden gekozen op basis van inhoudelijke kwaliteit, waarbij rekening wordt gehouden met diversiteit en regionale spreiding. De vergaderingen van de ledenraad worden door een onafhankelijk technisch voorzitter geleid. Taken van de Ledenraad 1. Vaststellen van statuten en reglementen. 2. Benoemen voorzitter en leden Raad van Toezicht. 3. Achteraf goedkeuren van het jaarverslag en de jaarrekening. 4. Elke vier jaar vaststellen van meerjarenplan en meerjarenbegroting. 5. Visievormende taak.

1.3

Inhoudelijke voorstellen worden altijd onderbouwd door resultaten uit onderzoeken, ledenpanels, raadplegingen of adviezen van externe experts. Ook kan de Ledenraad op eigen verzoek onderzoek doen of informatie aanvragen. Alle leden kunnen zich kandidaat stellen aan de hand van een vastgesteld profiel. De Ledenraad wordt direct door de leden gekozen tijdens vier jaarlijkse verkiezingen, die worden geregeld door een kiescommissie. Deze kiescommissie bestaat uit drie leden en wordt benoemd door de Ledenraad. Een lid van de Ledenraad kan, ter voorkoming van belangenverstrengeling, geen andere functie binnen ANBO bekleden. 1.6 Organigram

1.7 Kengetallen ANBO Leden Vrijwilligers Regio’s Afdelingen Medewerkers Verenigingsbureau

Aantal 180.000 7.000 5 460 55

1.4

2.

Werken als vrijwilliger................................................................................. 2.2 2.1 Visie op vrijwilligerswerk....................................................................... 2.2 Verschillende functies .......................................................................... 2.2 ANBO Academie .................................................................................. 2.2 Netwerken ............................................................................................ 2.2 Waardering .......................................................................................... 2.3 Verwachtingen ..................................................................................... 2.3 Werving nieuwe leden .......................................................................... 2.3 2.2 ANBO-waarden .................................................................................... 2.3 2.3 Onkosten ............................................................................................. 2.3 2.4 Verzekering .......................................................................................... 2.4 2.5 Conflicten ............................................................................................. 2.4

Bijlagen: ................................................................................................................ 2.5 Bijlage 2.1 ANBO-waarden en competenties.............................................. 2.5 Bijlage 2.2 Voorbeeld welkomstbrief........................................................... 2.6 Bijlage 2.3 Voorbeeld van een beknopte Vrijwilligersovereenkomst, te gebruiken als intentieovereenkomst .......................................... 2.8 Bijlage 2.4 Leidraden voor exit-gesprekken met vrijwilligers (2013) ............ 2.9 Bijlage 2.5 Gedragscode .......................................................................... 2.12 Bijlage 2.6 Richtlijn vergoedingen en declaratieformulier .......................... 2.14 Bijlage 2.7 Verzekeringen ........................................................................ 2.15 Bijlage 2.8 Conflicten ............................................................................... 2.18

2.1

2. Werken als vrijwilliger 2.1 Visie op vrijwilligerswerk ANBO wil dé belangenbehartiger zijn voor alle senioren in Nederland. Om dat te bereiken, werkt een team van professionals en vrijwilligers dagelijks aan een hoogwaardige dienstverlening. Er zijn 7.000 vrijwilligers binnen ANBO actief. Vrijwilligers zijn belangrijk voor ANBO, ze zijn de ogen en oren van de vereniging. Ze staan dicht bij de leden en organiseren allerlei activiteiten op lokaal niveau. Dankzij de vrijwilligers is ANBO ook lokaal heel zichtbaar en staat ANBO middenin de maatschappij. Verschillende functies De vrijwilligersfuncties zijn heel verschillend, iedereen kan er een talent in kwijt. Er zijn netwerken waarin mensen actief zijn met lokale belangenbehartiging, ledenwerving, voorlichting, medewerkers van een afdeling, docenten aan de ANBO Academie en personen die helpen bij het invullen van de belastingen. Daarnaast zijn er coördinerende functies, zoals een netwerkcoördinator, regiocoördinator of bestuurder van een afdeling. Voor iedereen, die zin heeft zich in te zetten, is er binnen ANBO wat te doen. Het is belangrijk dat een functie goed bij een persoon past. Sommige vrijwilligers vinden het leuk om mee te helpen met een activiteit, anderen willen een meer structurele invulling. Met alle potentiële vrijwilligers worden gesprekken gevoerd om te bekijken welke functies beschikbaar en passend zijn. Dan wordt er gekeken naar iemands expertise, interesse en tijdsbesteding. Misschien is er behoefte aan ondersteuning en begeleiding met eventueel scholing. Dat kan aan de ANBO Academie. ANBO Academie De ANBO Academie biedt een scholingsprogramma voor de ondersteuning en ontwikkeling van het werk van de vrijwilligers. De Academie doet dit door het geven van cursussen en trainingen die aansluiten bij de verwachte kennis en vaardigheden en door het organiseren van bijscholings- en terugkomdagen, waar vrijwilligers elkaar ontmoeten en ervaringen uitwisselen. Netwerken De vrijwilligers organiseren, binnen lokale netwerken, verschillende lokale activiteiten. Daarnaast zijn er regionale netwerken, die zich op een specifiek aandachtsgebied richten (zie ook hoofdstuk 3.2: Werken in netwerken). Thema’s als belangenbehartiging, individuele dienstverlening en ledenwerving worden door een netwerk gedragen. In de netwerken wordt kennis gedeeld, worden ervaringen uitgewisseld en komen plannen tot stand die gezamenlijk worden uitgevoerd. Als vrijwilligers in netwerken samenwerken wordt hun deskundigheid en expertise optimaal benut. Medewerkers van het verenigingsbureau nemen ook deel aan de netwerken. Zij kunnen er op die manier voor zorgen dat de samenhang tussen landelijke, regionale en lokale activiteiten sterk blijft, zodat ANBO als één vereniging naar buiten treedt. Het verenigingsbureau stelt de landelijke kaders vast in een meerjarenplan dat wordt bekrachtigd door de Ledenraad. Vrijwilligers en medewerkers van het verenigingsbureau vinden elkaar in de uitwerking van een jaarplan met daarin regioplannen rond de thema’s die in het meerjarenplan tot speerpunt zijn benoemd. Door deze samenwerking krijgen de medewerkers van het bureau informatie over

2.2

wat er speelt in de regio en de vrijwilligers krijgen informatie wat er vanuit de landelijke gremia ontwikkeld wordt aan beleid. Zij kunnen dit dan weer vertalen in regionale activiteiten. Deze onderlinge versterking vergroot de zichtbaarheid en profilering van ANBO. Waardering Het werk als vrijwilliger moet leuk zijn en voldoening geven. Vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat hun bijdrage gewaardeerd wordt en iets betekent voor anderen. ANBO is dankbaar voor het werk dat de vrijwilligers verzetten. ANBO brengt zijn waardering tot uiting door vrijwilligers zoveel mogelijk hun eigen invulling te laten geven aan hun activiteiten, door een collegiale sfeer te creëren waarin er goed met elkaar wordt samengewerkt en door de successen met elkaar te vieren. Verwachtingen De vrijwilligers geven hun expertise en tijd aan ANBO en ANBO geeft daar een zinvolle en leuke tijdsbesteding voor terug. De rol van vrijwilliger is echter niet vrijblijvend: ANBO heeft een aantal verwachtingen:  De vrijwilliger zet zich in op basis van affiniteit met de vereniging; de vrijwilliger ontwikkelt een gevoel voor de vereniging in zijn totaliteit;  De vrijwilliger levert kwaliteit in het werk en ANBO mag hem/haar, indien nodig, ook op aanspreken;  De vrijwilliger is een teamspeler, zowel tegenover mede-vrijwilligers als tegenover de medewerkers van het verenigingsbureau. Werving nieuwe leden Regelmatig worden er vrijwilligers geworven via advertenties in de regionale dagbladen en huis-aan-huisbladen. Ook het ANBO Magazine wordt hiervoor ingezet. We gebruiken ook meer en meer de sociale media; Facebook, Twitter. En natuurlijk een van de meest effectieve methodes: de mond-tot-mondreclame. We vragen geregeld onze netwerken gebruik te maken van eigen netwerken om potentiële vrijwilligers te werven. 2.2 ANBO-waarden ANBO heeft een gedragscode die van toepassing is op het werken bij ANBO. De gedragscode geeft richtlijnen voor zowel de vrijwilligers als voor de betaalde medewerkers van het verenigingsbureau. De code bevat de volgende vier waarden:

   

we doen het samen we zijn open en eerlijk we willen de beste zijn we kijken naar buiten

De gedragscode beschrijft verder welke gedragsregels ANBO hanteert, waar de grenzen liggen en wat ANBO kan doen als er dingen gebeuren die niet stroken met de normen en waarden die ANBO hanteert. 2.3 Onkosten ANBO kent ook een onkostenvergoeding voor vrijwilligers. Maandelijks worden de onkosten gedeclareerd met een declaratieformulier. De afgesproken richtlijnen gelden voor alle vrijwilligers. Vrijwilligers die actief zijn binnen de netwerken

2.3

declareren hun kosten bij de regioadministrateur. Vrijwilligers die actief zijn bij de afdelingen doen dit bij de afdelingspenningmeester. 2.4 Verzekering Veel Nederlandse gemeenten hebben een vrijwilligersverzekering afgesloten. Deze verzekering heeft daardoor een vrij grote, landelijke dekking. Als dit niet het geval is of als de verzekering van de gemeente ontoereikend is, levert ANBO maatwerk op basis van een aanvullende collectieve ongevallen verzekering en WA-verzekering (zie bijlage 2.7). Het is overigens handig om na te gaan of er een eigen aansprakelijkheidsverzekering is. 2.5 Conflicten ANBO heeft een klachtenregeling waarbinnen schriftelijke klachten over het gedrag van een vrijwilliger of betaalde kracht, die namens de ANBO actief is, in behandeling worden genomen. Er zijn klachten die buiten deze regeling vallen:  verschillen van inzicht over keuzes op beleidsinhoudelijke gebieden;  uitingen van ongenoegen;  meningen die zwaar zijn aangezet;  onduidelijke en anonieme klachten. Een klacht dient altijd schriftelijk te worden ingediend. Telefonische klachtmelders wordt gevraagd hun klacht schriftelijk in te dienen. Dat gebeurt ook bij meldingen die per e-mail binnenkomen. De klachten kunnen naar de directie worden gestuurd.

2.4

Bijlagen Bijlage 2.1 ANBO-waarden en competenties Wij doen het samen Samenwerken is noodzakelijk, we zoeken altijd de verbinding. Ieder van ons draagt zijn eigen verantwoordelijkheid en legt verantwoording af. Bij ons behartigt niemand in zijn eentje een beleidsonderwerp en niemand draagt een project in zijn eentje. We wisselen uit en stemmen af. We maken duidelijke afspraken met elkaar en houden ons eraan. Samen vieren we successen, samen nemen we ons verlies. We delen opbrengsten en kosten met elkaar. Samen is ook de kracht van een gezamenlijke inzet op landelijk, regio en lokaal niveau. Samen zetten wij het ANBO-belang voorop. Wij zijn open en eerlijk Eerlijkheid duurt het langst: dat stralen we uit naar binnen en naar buiten. Wij leven bij de gratie van vertrouwen. Onze leden kunnen vertrouwen op onze informatie en integriteit. Onze sociale partners kunnen rekenen op onze inzet en expertise. Onze collega's vertrouwen elkaar. Wij stellen ons kwetsbaar op en respecteren elkaar. We luisteren goed naar de ander en geven onze mening constructief. We geven en ontvangen feedback. Wij willen de beste zijn ANBO is de meest invloedrijke seniorenbelangenbehartiger van Nederland. Daar zijn we trots op. We gaan uit van onze eigen kracht, van onze kwaliteit, van onze kennis en kunde. We willen voorop lopen en onszelf continu verbeteren. Daarom investeren we in onze mensen, in onze vrijwilligers en zijn zo dé autoriteit op het gebied van belangenbehartiging van senioren. We creëren een omgeving waar ambitieuze en innovatieve mensen zich thuis voelen. We maken de goede keuzes en behalen onze resultaten. Zo maken we onze ambities waar. Wij kijken naar buiten Wij zijn nieuwsgierig. We willen weten wat er speelt in de samenleving en in de vereniging. We verdiepen ons in onze leden en vrijwilligers. Optimaal samenwerken met andere afdelingen en organisaties is vanzelfsprekend. We kijken om ons heen met een open blik. We zijn kritisch – een beetje rebels misschien – en we zijn de eerste om onderwerpen die onder senioren spelen of gaan spelen, zichtbaar te maken. We stimuleren en inspireren elkaar en hebben het vermogen om te binden. We vergaren continu kennis die we graag delen met anderen. We toetsen ons werk bij relevante partijen in onze omgeving.

2.5

Bijlage 2.2 Voorbeeld welkomstbrief Beste vrijwilliger, Het doet mij veel genoegen u als nieuwe vrijwilliger bij ANBO te mogen begroeten. We kunnen niet genoeg benadrukken hoe u voor ons van doorslaggevend belang bent. Want alleen dankzij uw inspanning en die van vele andere vrijwilligers kan ANBO haar brede scala aan verenigingsdoelen en activiteiten uitvoeren. Om u alvast op weg te helpen, geven we in deze brief een kort overzicht van onze uitgangspunten en verwachtingen. Ons standpunt is: wie veel verwacht, moet veel bieden. Daarom heeft u als vrijwilliger van ANBO recht op een aantal mooie voorzieningen. Daarnaast is het ook goed dat u op de hoogte bent van onze verwachtingen en van enkele spelregels. Mocht u hierover na lezing van deze brief nog meer willen weten, via de ANBO Academie krijgt u het vrijwilligershandboek tot uw beschikking. Wat kunt u van ANBO verwachten? De eerste twee maanden kunt u zien als een kennismakingsperiode. In die tijd kunt u van de ene op de andere dag stoppen met uw vrijwilligerswerk. Ook uw coördinator kan u binnen twee maanden vragen met het vrijwilligerswerk te stoppen, natuurlijk met opgave van redenen. Hiertegen kunt u bezwaar maken bij de regiocoördinator. U krijgt een coördinator Dit is uw eerste aanspreekpunt en met wie u altijd kunt overleggen. De coördinator geeft u informatie over uw werkzaamheden en maakt samen met u afspraken over de tijd die u ons ter beschikking stelt. Ook zijn er periodieke begeleidingsgesprekken. U staat er dus nooit alleen voor. U krijgt cursussen Deze worden door de ANBO Academie georganiseerd en ondersteunen u bij uw vrijwilligerswerk. U krijgt vergoedingen en bent verzekerd Want ANBO wil dat er zo min mogelijk belemmeringen zijn om uw vrijwilligerswerk te doen. U hebt recht op een vergoeding van de kosten, zoals omschreven in het vrijwilligershandboek. Het ingevulde declaratieformulier kunt u aan uw coördinator geven. Ook bent u voor een aantal zaken verzekerd. Mocht iemand u aansprakelijk stellen of mocht u een ongeval hebben, dan kunt u een beroep doen op onze ongevallen- of aansprakelijkheidsverzekering. Ook hierover treft u informatie aan in het vrijwilligershandboek. Bij een conflict of meningsverschil Kunt u terugvallen op vaste procedures. Gaat het om een lid, dan kunt u daarvoor terecht bij uw coördinator. Gaat het om uw coördinator, dan kunt u dit voorleggen aan de regiocoördinator. Bij een conflict met het de regiocoördinator kunt u bezwaar aantekenen bij het bestuur. Uw privacy Is in goede handen. ANBO zal al uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen en nooit zonder uw toestemming aan derden ter beschikking stellen.

2.6

Wat verwacht ANBO van u? Hierboven hebt u gelezen wat wij u te bieden hebben. Natuurlijk wilt u ook weten wat onze verwachtingen van u zijn. Hieronder enkele belangrijke voorwaarden en spelregels. 

U voert uw vrijwilligerswerk uit volgens de beginselen van ANBO, zoals die in de missie van ANBO staan. Deze kunt u vinden in het vrijwilligershandboek;



U geeft uw afwezigheid - bijvoorbeeld bij ziekte - zo snel mogelijk door aan uw coördinator;



U neemt nooit geld of goederen aan van een deelnemer/ hulpvrager;



U respecteert uiteraard de privacy van de deelnemer/ hulpvrager en beschouwt zijn of haar persoonsgegevens als vertrouwelijk, zelfs nadat u uw werk voor ANBO hebt beëindigd;



U onderhoudt goed contact met uw coördinator. Via werkoverleg of individueel overleg;



U neemt, na twee maanden vrijwilligerswerk, als het enigszins kan een opzegtermijn van één maand in acht, zodat u uw werkzaamheden aan een opvolger kunt overdragen. Wel vinden we het fijn te horen waarom u ophoudt met uw vrijwilligerswerk, bovendien kunnen wij daarvan leren.

Ik hoop dat u uw rechten en voorzieningen prettig vindt en dat u onze uitgangspunten en verwachtingen ter harte wilt nemen. Dan wens ik u hierbij met veel plezier een fijne tijd en samenwerking toe bij ANBO Met vriendelijke groet,

2.7

Bijlage 2.3 Voorbeeld van een beknopte Vrijwilligersovereenkomst, te gebruiken als intentieovereenkomst Afspraken over tijden en aard van het vrijwilligerswerk tussen: de vrijwilliger: .................................................................................................. wonende te: .................................................................................................. telefonisch bereikbaar: ...................................................... Mobiel: .............................. e-mail: .................................................................................................. en de coördinator: ................................................................................................. van de werkgroep: .................................................................................................. telefonisch bereikbaar: ......................................................Mobiel:................................. e-mail: .................................................................................................. Datum ingang werkzaamheden: ................................................................................... Inhoud van het werk: ..................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Tijdstip, tijdsduur en frequentie: ....................................................................................................................................... Werkoverleg: ....................................................................................................................................... Begeleiding, deskundigheidsbevordering en scholing: Voor aanvang van de werkzaamheden heeft de vrijwilliger de basistraining gevolgd. Na aanvang van de werkzaamheden wordt de kennis uitgebreid door middel van terugkombijeenkomsten en thema- en ontmoetingsbijeenkomsten.  

Ingeval van verhindering of ziekte stelt de vrijwilliger de coördinator zo spoedig mogelijk op de hoogte. De vrijwilliger heeft de welkomstbrief voor vrijwilligers van ANBO ontvangen en is bekend met de rechten en plichten van de vrijwilliger.

Handtekening vrijwilliger:

Handtekening coördinator:

...........................................................

.................................................................

Datum: afdelingsbestuur: ...........................................................

en/of handtekening

.................................................................

2.8

Bijlage 2.4 Leidraden voor exit-gesprekken met vrijwilligers (2013)

Evaluatieformulier bij beëindiging vrijwilligerswerk bij ANBO

Naam Datum Periode Vrijwilliger bij

: .................................................................................. (mag, hoeft niet) : ............................................................................................................. : van .......................................... tot ..................................................... : .............................................................................................................

Wilt u ons (in een rapportcijfer) uw mening geven over de volgende stellingen?

1.

In het kennismakingsgesprek kreeg ik een goed beeld van wat ik zou kunnen verwachten. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Toelichting: ....................................................................................................................................... 2.

Ik heb het idee dat ik goed ben ingewerkt in mijn vrijwilligerswerk. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Toelichting: ....................................................................................................................................... 3.

Ik heb voldoende mogelijkheden gehad voor training en (bij-)scholing. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Toelichting: ....................................................................................................................................... 4.

Ik heb voldoende mogelijkheden voor inbreng gehad voor wat betreft het plannen van activiteiten en bij het tot stand komen van de activiteiten. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Toelichting: .......................................................................................................................................

5.

Ik heb voldoende begeleiding ondervonden bij mijn werk. 1 2 3 4 5 6 7 8

9

10

Toelichting: .......................................................................................................................................

2.9

6.

Ik heb voldoende ondersteuning ondervonden bij mijn werk vanuit het netwerk. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Toelichting: .......................................................................................................................................

7.

De samenwerking met andere vrijwilligers is goed geweest. 1 2 3 4 5 6 7 8

9

10

Toelichting: ....................................................................................................................................... 8.

Ik heb voldoende invloed kunnen uitoefenen op het werk en het beleid van het netwerk/ de afdeling 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Toelichting: .......................................................................................................................................

9.

Ik heb de communicatie binnen de organisatie als voldoende ervaren. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Toelichting: .......................................................................................................................................

10. Ik heb in voldoende mate kunnen deelnemen aan intervisie bijeenkomsten (indien van toepassing) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Toelichting: ....................................................................................................................................... 11. Ik heb doorgroeimogelijkheden ondervonden. 1 2 3 4 5 6 7

8

9

10

Toelichting: .......................................................................................................................................

12. De werkbelasting was draaglijk. 1 2 3 4 5

6

7

8

9

10

Toelichting: .......................................................................................................................................

2.10

13. Wat zijn de redenen om te stoppen met uw vrijwilligerswerk ? ....................................................................................................................................... 14. Hebt u uw werk op een goede manier kunnen afronden? .......................................................................................................................................

15. Hebt u nog suggesties voor verbetering van ons werk? .......................................................................................................................................

2.11

Bijlage 2.5 Gedragscode Behorende bij het Huishoudelijk reglement van de vereniging ANBO Inleiding ANBO wil een vereniging zijn waarbinnen iedereen zich thuis voelt, ongeacht capaciteiten, culturele achtergrond, geaardheid, sekse of leeftijd. We hebben in de praktijk ondervonden dat we, om dit mogelijk te maken, een aantal regels nodig hebben waarin we met elkaar afspreken hoe we met elkaar omgaan. Dit heeft geleid tot deze gedragscode die we in de praktijk hanteren. Leden en andere belanghebbenden bij onze vereniging kunnen hierin terugvinden wat er van hem/haar wordt verwacht, maar ook wat hij/zij van de vereniging mag verwachten. Daarom vinden we het als vereniging belangrijk de gedragscode vast te leggen in een document. Het is een dynamisch document dat telkens zal worden getoetst aan de dagelijkse praktijk en dat wordt aangepast als dit nodig blijkt. Definities Waarde en Norm Wat verstaan we eigenlijk onder waarden en normen van onze vereniging? Waarde: een principe dat mensen belangrijk vinden om na te streven. In het kader van het veranderingstraject ANBO Anders hebben wij met elkaar de ANBO-waarden afgesproken zoals die in bijlage 1 staan. Norm: een gedragsregel, waar men zich aan dient te houden in de omgang met anderen en waaraan we het gedrag van de betrokkenen kunnen toetsen. In aansluiting op de in artikel 8 van de statuten genoemde rechten en plichten van de leden spreken we met elkaar de volgende gedragsregels af waaraan alle leden zich dienen te houden. Gedragsregels 1. Respect voor iedereen in de omgeving is essentieel. Respect wordt verdiend met goed gedrag. Een verenigingslid gebruikt geen onbehoorlijk (discriminerend) taalgebruik. Verbaal en fysiek geweld en molestatie van derden zijn uit den boze; pesten kan niet worden geaccepteerd. 2. Een verenigingslid of andere belanghebbende bij onze vereniging heeft respect voor andermans eigendommen. Een verenigingslid of andere belanghebbende is aansprakelijk voor door haar/hem aangerichte schade. 3. Eigendommen van de vereniging – waar onder begrepen goederen, middelen en persoonsbestanden – worden uitsluitend gebruikt ten dienste van de vereniging. 4. Besluiten van het bestuur of andere organen van de vereniging worden op een behoorlijke wijze nageleefd. Meningsverschillen worden via de daartoe geëigende kanalen binnen de vereniging uitgewisseld en beslecht en zeker niet via de publiciteit. 5. De standpunten van ANBO worden te allen tijde gerespecteerd. Dit zijn de kaders waarbinnen externe vertegenwoordigingen namens ANBO optreden. 6. De goede eer en naam van de vereniging wordt nimmer publiekelijk aangetast of ter discussie gesteld in de publiciteit. Dit geldt ook voor de integriteit van personen binnen ANBO. 7. De vertrouwelijkheid van informatie wordt niet geschonden. 8. Leden van ANBO geven geen juridische adviezen aan andere leden namens ANBO. 9. Leden die namens ANBO optreden zijn niet onder invloed van alcohol of andere verdovende middelen.

2.12

10. Een verenigingslid of overige belanghebbenden bij onze vereniging dient/dienen een medelid te corrigeren in het geval dit medelid of overige belanghebbenden deze gedragsregels overtreedt/overtreden. Deze gedragscode is overeenkomstig artikel 21 lid 2 b van de statuten vastgesteld door de ledenraad op 29 november 2012

2.13

Bijlage 2.6 Richtlijn vergoedingen en declaratieformulier Onkosten ANBO heeft een richtlijn opgesteld als basis voor een landelijk, eenduidig beleid voor vergoedingen. Voorheen werkten we met verschillende vergoedingen voor onkosten en vervoerskosten. Binnen elk gewest werd dit echter anders ingevuld. Nu we ons meer concentreren op regio’s en netwerken, is het een goed moment om het beleid opnieuw te bepalen. Het voordeel van vaste onkostenvergoedingen is dat niet meer met bonnetjes gewerkt hoeft te worden. Maar, om dit op een goede en verantwoorde manier te doen, hebben we afgesproken de eerste implementatiejaren wel met bonnetjes te werken. Dat geeft ons inzicht in de kosten. De afspraak is dat de onkosten die gemaakt door een netwerklid, netwerkcoördinator, regioadministrateur, regiocoördinator en rayoncoördinator per maand via een declaratieformulier betaald worden. De bonnetjes worden er dan bijgeleverd. Het gaat hierbij om de kosten van openbaar vervoer of eigen vervoer, koffie, lunch, diner, en eventuele kosten van cartridges, telefoonkosten en dergelijke. Met de opzet van de regiokantoren willen we overigens wel zoveel mogelijk de te maken kantoorkosten via het regiokantoor laten lopen. Richtlijnen  Lunch- en dinerkosten onderweg, richtlijn € 7,50 voor lunch en € 15,- diner;  Koffie- en lunchkosten tijdens vergaderingen, richtlijn € 2,50 - € 7,50;  Vergoedingen kosten openbaar vervoer;  Vergoeding kosten eigen vervoer op basis van € 0,30 per kilometer. De volgende functies komen voor de declaratie van onkosten in aanmerking  Regiocoördinator;  Regioadministrateur;  Netwerkcoördinator;  Rayoncoördinator;  Netwerklid. De gemaakte onkosten worden door de regioadministrateur uitbetaald op basis van ingeleverde declaratieformulieren met (indien mogelijk) geaccordeerde bewijsstukken door bevoegde personen. De netwerkcoördinator is verantwoordelijk voor de goedkeuring van declaraties van rayoncoördinator/netwerkleden, de regiocoördinator voor de declaraties van de netwerkcoördinatoren en de adjunct-directeur Vereniging voor die van de regiocoördinator en regioadministrateur. De kosten die gemaakt worden voor activiteiten binnen de afdelingen kunnen worden gedeclareerd bij de afdelingspenningmeester. Afdelingen hanteren vaak eigen afspraken. Het streven is dat zij zich ook aan de bovenstaande richtlijnen houden. Declaratieformulier Klik hier om het declaratieformulier te downloaden

2.14

Bijlage 2.7 Verzekeringen Inleiding ANBO heeft voor de actieve leden een collectieve WA-verzekering en een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Actieve ANBO-leden zijn bestuursleden, vrijwilligers en leden die regelmatig hand- en spandiensten verrichten. In volgende paragrafen zijn de voorwaarden voor deze verzekeringen beschreven. Veel Nederlandse gemeenten hebben een vrijwilligersverzekering afgesloten. Deze verzekering heeft daardoor een vrij grote, landelijke dekking. Bovendien hebben de meeste mensen een eigen aansprakelijkheidsverzekering. Als dit niet het geval is of als de verzekering van de gemeente ontoereikend is, levert ANBO maatwerk op basis van een aanvullende collectieve ongevallen verzekering en WA-verzekering. Afdelingen waarbinnen veel gebruik gemaakt wordt van een eigen auto, kunnen besluiten zich te verzekeren voor de casco no-claim verzekering. Dit is dus facultatief. Omdat de VNG Pluspolis-variant voor afdelingsbesturen een interessante clausule bevat t.a.v. een verkeersaansprakelijkheids-verzekering (een evenknie voor deze no-claim verzekering), raden wij de afdelingen aan zelf goed nagaan of hun gemeente de VNG Basispolis heeft of de VNG Pluspolis. Samengevat ANBO heeft drie verzekeringen voor bestuursleden en vrijwilligers:  De collectieve WA-verzekering regelt de wettelijke aansprakelijkheid van schade aan derden. Deze verzekering wordt landelijk afgesloten;  De collectieve Ongevallen verzekering regelt eventuele financiële gevolgen bij medische kosten, invaliditeit en overlijden. Deze verzekering wordt landelijk afgesloten;  De casco no-claim verzekering. Deze is facultatief; dat betekent dat een afdeling zelf besluit om deze (voor een jaar) af te sluiten. Zowel bij de WA- als bij de Ongevallenverzekering geldt, dat in geval van schade de eigen verzekering moet worden aangesproken en de ANBO-verzekering op de hoogte moet worden gebracht. De verzekeringsmaatschappijen bepalen welke schade wordt vergoed. Collectieve WA-verzekering ANBO heeft een aanvullende Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor alle actieve ANBO-vrijwilligers, het bestuur en de betaalde medewerkers van ANBO. Het bestuur betaalt de jaarlijkse premie. De verzekering dekt alleen de schade die is toegebracht aan een ander, wanneer er géén andere verzekering is die de aansprakelijkheid dekt. Voorwaarde is wel, dat de schade moet zijn veroorzaakt tijdens het uitvoeren van activiteiten voor of ten behoeve van ANBO én er sprake is van schuld of nalatigheid. Het kan hierbij gaan om zowel schade aan personen, als schade aan goederen.

2.15

Collectieve ongevallenverzekering ANBO heeft een collectieve ongevallenverzekering afgesloten, waardoor actieve ANBO-vrijwilligers verzekerd zijn voor medische kosten, blijvende invaliditeit en overlijden. Het bestuur betaalt de jaarlijkse premie. Alle correspondentie over schadevoorvallen loopt via het verenigingsbureau, afdeling Verenigingszaken. Medische kosten De ziektekostenverzekeraar vergoedt veelal het grootste deel van de medische kosten. De originele nota's voor specialistische hulp, medicijnen, etc. dienen daarom zo snel mogelijk naar de eigen ziektekostenverzekeraar te worden gestuurd. Als blijkt dat de verzekeraar niet het gehele gedrag vergoedt, kunnen overblijvende kosten op basis van de ANBO-verzekering mogelijk voor vergoeding in aanmerking komen. De nota's voor gemaakte medische kosten die niet worden vergoed, moeten naar het verenigingsbureau worden gestuurd met een begeleidende brief waaruit het schadevoorval blijkt. Het verenigingsbureau zorgt voor doorzending aan de verzekeraar. De beoordeling, afhandeling en betaling van de ingediende claim is ter beoordeling van deze verzekeraar. Blijvende invaliditeit Indien er sprake is van een ongeval met blijvende invaliditeit, dan dient de betrokkene of een bemiddelaar dit binnen vier dagen schriftelijk aan het verenigingsbureau te laten weten. Dit schriftelijke stuk moet door de betrokkene worden ondertekend. Deze verklaring wordt door het verenigingsbureau direct doorgezonden aan de verzekeraar. De termijn is kort. Uiteraard kunnen specifieke omstandigheden ertoe leiden dat, in de praktijk soepeler met de termijn moet worden omgegaan. Beschouw dit echter als een uitzondering. Bij veel ongevallen is het niet meteen vast te stellen of er sprake is van blijvende invaliditeit. We raden u aan ongevallen waarbij letsel is ontstaan, altijd zo spoedig mogelijk te melden bij het verenigingsbureau. Een genezingsproces kan soms lang duren. Na een ongeval waarbij iemand letsel heeft opgelopen zal de behandelend arts van de betrokkene op een bepaald moment een einddiagnose stellen. Wanneer duidelijk is dat behandeling geen volledige genezing tot gevolg heeft en er dus blijvende invaliditeit wordt verwacht, dan moet dit worden gemeld bij het verenigingsbureau. De verzekeraar zal de behandelend arts vervolgens om een schriftelijke verklaring verzoeken voor de (eigen) medisch adviseur. Op basis van deze gegevens wordt de mate van invaliditeit met behulp van tabellen in percentages berekend. Na vaststelling van het schadebedrag door de verzekeraar, wordt er uitgekeerd. De verzekering geeft geen uitkering bij tijdelijke invaliditeit. Overlijden Wanneer een ANBO-Iid tijdens het uitvoeren van activiteiten voor ANBO door een ongeval komt te overlijden, dan dient dit binnen 24 uur of zo spoedig mogelijk aan het verenigingsbureau te worden doorgegeven. Het verenigingsbureau neemt zo snel mogelijk, telefonisch of per e-mail, contact op met de verzekeraar. De verzekeraar laat een expertisebureau de achtergronden van het ongeval onderzoeken. Het expertisebureau neemt contact op met getuigen of vraagt (indien aanwezig) het politierapport op. Als het expertisebureau tot de conclusie komt dat er sprake is van een overlijden als gevolg van het ongeval (tijdens activiteiten voor

2.16

ANBO) wordt zo spoedig mogelijk uitgekeerd. De correspondentie loopt via het verenigingsbureau. De beoordeling, afhandeling en betaling doet de verzekeraar. Casco no-claim verzekering Door actieve ANBO-leden wordt in het kader van hun activiteiten voor ANBO in veel gevallen gebruik gemaakt van de eigen auto of micro-car. Loopt deze auto tijdens dat gebruik schade op, dan is die schade in beginsel voor de eigenaar van de auto als er geen tegenpartij aansprakelijk te stellen is. Het kan daarbij gaan om cascoschade, als er alleen een WA-verzekering door de eigenaar is afgesloten, of een terugval in no-claim bij een verzekering die dekking geeft voor de WA-plus-cascoschade of allriskverzekering. Via deze verzekering dekt het afdelingsbestuur beperkte schade (verlies van no-claim of bonus over de eerste drie verzekeringsjaren na de schadedatum, een cascodekking of niet op de wederpartij te verhalen eigen risico door een beperkt bedrag) die vrijwilligers in de loop van het jaar oplopen wanneer ze met de eigen auto of micro-car voor ANBO op weg zijn. Wordt er bij u op de afdeling door vrijwilligers gebruik gemaakt van de eigen auto of micro-car, dan raden wij u aan deze verzekering af te sluiten. Dat gaat heel eenvoudig door vóór eind januari de jaarpremie over te maken op rekeningnummer 43.37.15.014 ten name van ANBO, o.v.v. jaarpremie WA-casco en de naam van de afdeling. In geval van schade vult u het standaard schademeldingsformulier in, die u vervolgens naar het verenigingsbureau stuurt. De verzekering is van toepassing op privé-auto’s of micro-cars van ANBOvrijwilligers, mits zij tot een aangesloten afdeling of netwerk behoren of landelijk actief zijn. Zij verrichten activiteiten in opdracht van ANBO en haar afdelingen, waarbij de verreden kilometers zijn gedeclareerd. Onder een privé-auto wordt verstaan een personenauto of bestelwagen tot 3.500 kg, die op naam staat van de vrijwilliger. De cascoverzekering moet ieder jaar opnieuw worden afgesloten. Afdelingen en regio’s worden via ANBO Informatief of via een brief in december gewezen op deze verzekering. Het bestuur van de afdeling of het gewest/regio sluit de verzekering af door de verschuldigde premie te betalen.

2.17

Bijlage 2.8 Conflicten ANBO heeft een klachtenregeling waarbinnen schriftelijke klachten over het gedrag van een vrijwilliger of betaalde kracht, die namens ANBO actief is, in behandeling worden genomen. Er zijn klachten die buiten deze regeling vallen:  verschillen van inzicht over keuzes op beleidsinhoudelijke gebieden;  uitingen van ongenoegen;  meningen die zwaar zijn aangezet;  onduidelijke en anonieme klachten. Een klacht dient altijd schriftelijk te worden ingediend. Telefonische klachtmelders wordt gevraagd hun klacht schriftelijk in te dienen. Dat gebeurt ook bij meldingen die per mail binnenkomen. De klachten kunnen naar de directie worden gestuurd. Uitleg Wanneer iemand meent door een actieve vrijwilliger, een afdeling of door een betaalde kracht niet correct te zijn behandeld, kan diegene een schriftelijke klacht indienen bij ANBO. De klacht moet gericht zijn op het gedrag van iemand die namens ANBO actief is, naar een lid of een burger toe. Vaak gaat het om klachten over onfatsoenlijk gedrag, zoals schelden of het niet nakomen van beloftes. De klacht moet gekoppeld zijn aan het gedrag van een persoon die bij ANBO actief is of voor ANBO werkt. Wie kan een klacht indienen? Iedereen. Een ANBO-lid of een burger die contact zocht met een ANBO-geleding. Maar ook een actieve vrijwilliger van ANBO, of een betaalde kracht. Wanneer? De klacht heeft betrekking op het feitelijk vertoonde gedrag van een persoon die voor ANBO actief is of voor ANBO werkt. Er wordt duidelijk aangegeven wat de gedraging heeft ingehouden, wanneer die heeft plaatsgevonden, en waarom daartegen bezwaar wordt gemaakt. De klacht De klacht dient schriftelijk ingediend te worden bij de directie. Klachten die per telefoon of per e-mail worden ingediend, worden niet behandeld. De volgende gegevens dienen in de klacht te worden vermeld:  naam, adres, woonplaats aanvrager;  gegevens over de gedraging;  gegevens over de betrokken vrijwilliger, bestuurslid of professional;  gegevens over het tijdstip en de datum van de gedraging;  gegevens over de partij die het 'slachtoffer' is van de gedraging. Stappen en doorlooptijd De schriftelijke klacht wordt op het directiesecretariaat geregistreerd. Hierna sluist de directeur de klacht door naar de betreffende ANBO-geleding (afdelingsbestuur) of afdelingsmanager op het verenigingsbureau op wiens werkterrein de klacht betrekking heeft of waar de betaalde kracht werkzaam is.

2.18

3.

De vijf regio’s............................................................................................... 3.2 3.1 De organisatie van de regio: het regioteam .......................................... 3.3 Regiocoördinator .................................................................................. 3.3 Regioadministrateur ............................................................................. 3.3 Regiomedewerker ................................................................................ 3.3 3.2 Werken in netwerken ........................................................................... 3.5 Wat is een netwerk?............................................................................. 3.5 Netwerkcoördinator .............................................................................. 3.7 Netwerk Wmo ...................................................................................... 3.7 Netwerk Ledenwerving ......................................................................... 3.7 Netwerk Communicatie en Woordvoering ............................................ 3.8 Netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen .......................................... 3.8 Netwerk ANBO Diensten ...................................................................... 3.9 Netwerk ANBO Academie .................................................................... 3.9 Netwerk POL/Twinfield ....................................................................... 3.10 3.3 Werkgroepen ..................................................................................... 3.10 Multiculturele klankbordgroep............................................................. 3.10 ANBO Roze ....................................................................................... 3.11

Bijlagen ............................................................................................................... 3.12 Bijlage 3.1 Profiel Regiocoördinator ......................................................... 3.12 Bijlage 3.2 Profiel Regioadministrateur ..................................................... 3.14 Bijlage 3.3 Profiel Netwerkcoördinator...................................................... 3.15 Bijlage 3.4 Profiel Netwerklid .................................................................... 3.16

3.1

3. De vijf regio’s ANBO heeft vijf regio’s in Nederland. Bij de totstandkoming van deze regio’s is gekeken naar de provinciale grenzen en naar ledentallen. Getracht is om zoveel als mogelijk de bekende provinciegrenzen te volgen. Ook is geprobeerd zoveel mogelijk te werken met een gelijk aantal leden per regio. Regio Zuidoost kent een kleiner ledenaantal dan de andere regio’s. De indeling is als volgt

3.2

3.1 De organisatie van de regio: het regioteam Elke regio kent eenzelfde structuur. Een regio heeft een regiocoördinator en een regioadministrateur die ondersteund worden door een regiomedewerker op het regiokantoor. De regiocoördinator en de regioadministrateur zijn vrijwillige krachten, de regiomedewerker is een betaalde kracht. Samen met de netwerkcoördinatoren vormen zij het regioteam. Het regioteam organiseert en coördineert de activiteiten in de netwerken en is het aanspreekpunt voor de afdelingen. Hoeveel netwerkcoördinatoren er zijn hangt af van het aantal thema’s waaraan een regio kan en wil werken Regiocoördinator De regiocoördinator heeft en houdt overzicht over wat er in de regio speelt en zorgt voor de verbinding tussen de netwerken en het verenigingsbureau. De regiocoördinator stelt -samen met de regioadministrateur- jaarlijks een regionaal werkplan op met een bijbehorende begroting en is -samen met de netwerkcoördinatoren- verantwoordelijk voor de uitvoering van die plannen. De regiocoördinator zorgt voor een soepele, regionale organisatie door het managen van mensen en processen. Regioadministrateur De regioadministrateur werkt nauw samen met de regiocoördinator. De regioadministrateur voert het vastgestelde financiële beleid en beheer uit en maakt samen met de regiocoördinator een begroting bij het regionale werkplan. De administrateur fungeert als aanspreekpunt voor het bijbehorende netwerk, voor POLtrainers en afdelingspenningmeesters. De regioadministrateur stelt jaarlijks een financieel jaarverslag op en zorgt voor een goede verwerking in Twinfield. Regiomedewerker De regiomedewerker verricht secretariële en/of administratieve ondersteuning voor de regio, zorgt voor de verwerking en afhandeling van de correspondentie, geeft informatie en organiseert overlegmomenten. Gedrieën vormen zij het aanspreekpunt voor netwerkcoördinatoren en andere vrijwilligers in de regio. In onderstaande afbeeldingen wordt de regio-organisatie en beoogde regiostructuur weergegeven.

3.3

Organisatie regio

Regioconsulent

Coördinator Netwerk (landelijk)

Regiocoördinator

Netwerk X Netwerkcoördinator

Regioadministrateur

Netwerk Y Netwerkcoördinator

Netwerk Z Netwerkcoördinator

Medewerkers Netwerk

Beoogde regiostructuur Regioteam

Verenigingsbureau

Regiocoordinator

Ondersteuning regioteam

Regioadministrateur

Ondersteuning netwerk

Netwerkcoordinatoren

3.4

3.2 Werken in netwerken Wat is een netwerk? Een netwerk is een groep vrijwilligers op regionaal niveau, die zich inzet voor een bepaald onderwerp. Dit kan zijn onderwerpen vanuit belangenbehartiging, inzet voor ledenwerving, de ANBO Academie, trainer van penningmeesters of individuele diensten. Iedere regio heeft zijn eigen netwerken. In de netwerken werken de vrijwilligers samen met de medewerkers van het bureau. Er wordt kennis en ervaringen uitgewisseld, maar vooral worden er plannen gemaakt en uitgevoerd. De vrijwilligers binnen de netwerken dragen er met hun kundigheid toe bij dat de ontwikkelingen binnen de vereniging ANBO krachtiger en efficiënter verlopen en maken de zichtbaarheid van ANBO op alle niveaus groter. Aangezien de belangen van senioren alleen goed behartigd kunnen worden als er zowel op lokaal, regionaal als landelijk niveau wordt gewerkt, is er een goede onderlinge samenwerking. De netwerkencoördinatoren hebben binnen een regio contact met elkaar, maar er is ook een landelijke netwerk voor informatie-uitwisseling en onderlinge afstemming. Elk netwerk heeft op elk thema een netwerkcoördinator. Vanuit de vijf regio’s komen per netwerkthema vijf netwerkcoördinatoren samen in het landelijke netwerk. Het landelijk netwerk wordt gecoördineerd door de inhoudelijk medewerker van het verenigingsbureau of door de regioconsulenten . Sommige netwerken zijn fijnmazig opgebouwd, bijvoorbeeld het netwerk Wmo of het netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen. Netwerken zijn verdeeld over de regio’s. Maar sommige netwerken zullen, om efficiënt te blijven werken, ervoor kiezen om een kleinschalige rayonstructuur aan te houden. Bijvoorbeeld in het geval van de Wmo. Een rayon is een geografisch gebied van bijvoorbeeld naburige gemeenten die al aan de Wmo samenwerken of afdelingen die een geografische binding hebben. In iedere gemeente is idealiter een ANBO-vrijwilliger actief op het gebied van belangenbehartiging en per rayon is er één vrijwilliger die fungeert als het aanspreekpunt en deelneemt aan het regionale netwerk.

3.5

Organisatie regio

Landelijke ledenwerving

Ledenwerving lokaal door 5 regionetwerken

Geleid door 5 netwerkcoördinatoren ledenwerving

Elkaar helpen en door kruisbestuiving ideeën uitwisselen en sterker worden.

Kennisoverdracht De kennis en resultaten van de netwerken kunnen leiden tot bepaalde trends, signalen en ontwikkelingen. De netwerken zijn dan ook een instrument om elkaar binnen ANBO te informeren en ervaringen uit te wisselen. Dat doen ze zowel tussen de regio en het verenigingsbureau als tussen de leden van het netwerk die op regionaal niveau actief zijn. Aan de hand van een jaarplan voert het netwerk activiteiten in de regio uit. Belangenbehartiging staat voorop Netwerken worden geformeerd als blijkt dat er behoefte is aan kennis en informatie over een bepaald onderwerp in de samenleving. Het gaat dan om belangenbehartiging en vastgestelde speerpunten van een bepaald beleid zoals de Wmo (Wet Maatschappelijke ondersteuning), wonen en woonomgeving en uiteraard individuele diensten. Maar netwerken concentreren zich ook op verenigingsaspecten als ledenwerving en de ANBO Academie. Het aantal netwerken staat niet vast en kan jaarlijks verschillen afhankelijk van de maatschappelijke ontwikkelingen en de prioriteiten van ANBO landelijk en/of regionaal. Elk thema en de uitwerking daarvan moet wel altijd in lijn zijn met de landelijke afspraken. ANBO heeft netwerken op de volgende terreinen:  Wmo;  Wonen en woonomgeving  Ledenwerving;  Ondersteuning lokale afdelingen;  Communicatie en woordvoering;  ANBO Diensten;  ANBO Academie;  POL/Twinfield.

3.6

Kennisondersteuning Ieder netwerk beschikt over specifieke kennis of is bereid zich dat eigen te maken op het betreffende beleidsterrein. De afdeling Vereniging van het verenigingsbureau ondersteunt de netwerken met overdracht van kennis en informatie. Hiervoor worden onder meer digitale nieuwsbrieven en extranet ingezet. ANBO Academie kan voor scholing en training zorgen van netwerkleden. Het netwerk deelt haar ervaringen en resultaten met de afdeling Vereniging via de netwerkcoördinator, met als doel input te geven aan de gezamenlijke ontwikkeling en positionering van ANBO. Op die manier is er een uitwisseling over en weer. Landelijke en regionale informatieverstrekking De netwerkencoördinatoren hebben binnen een regio contact met elkaar op een coördinatorenoverleg als onderdeel van het regioteam, dus samen met de regiocoördinatoren en de regioadministrateur. Netwerkvergaderingen, het opstellen van de agenda, werkplannen en het bespreken van de voortgang daarvan wordt gedaan binnen het netwerk zelf. Tussen de vergaderingen van het landelijke netwerk door wordt de informatieuitwisseling tussen regionale netwerken met eenzelfde onderwerp georganiseerd via nieuwsbrieven, extranet, e-mail e.d.. Een netwerk komt ongeveer vier maal per jaar bijeen. Het netwerk maakt een werkplan en een bijbehorende begroting. In het werkplan worden de activiteiten en te behalen resultaten beschreven. Het werkplan maakt onderdeel uit van de beleidscyclus van ANBO (zie hoofdstuk 7). Netwerkcoördinator De netwerkcoördinator is de voorzitter van een netwerk. De netwerkcoördinator ondersteunt en begeleidt de deelnemers in een netwerk en is de schakel tussen netwerk, regiocoördinator en de afdeling Vereniging van het verenigingsbureau. De netwerkcoördinatoren ontmoeten elkaar in het landelijke netwerk. In het landelijke netwerk worden de ervaringen en resultaten van het netwerk uit de verschillende regio's gedeeld. Plannen worden onderling besproken, ontwikkeld en geëvalueerd en er is afstemming met landelijk beleid en werkplannen. Netwerk Wmo Een regioconsulent van de afdeling Vereniging begeleidt het netwerk Wmo vanuit het verenigingsbureau. De beleidsadviseur collectieve belangenbehartiging ondersteunt de regioconsulent daarbij inhoudelijk. In deze onderlinge samenwerking is het delen van inhoudelijke kennis en voeren van de lokale politieke lobby van groot belang. In elke regio zal een netwerk Wmo actief zijn. Binnen de regio’s streeft men voor wat betreft de Wmo naar een kleinschalige rayonstructuur. De netwerkleden worden in samenwerking met de ANBO Academie geschoold en zullen drie tot vier maal per jaar bij elkaar komen. Het streven is om ook netwerken op te starten voor belangenbehartiging op het gebied van Wonen en Mobiliteit. Netwerk Ledenwerving Het netwerk Ledenwerving wordt begeleid vanuit het verenigingsbureau door de manager Marketing & Communicatie (MarCom). Marcom werkt op landelijk niveau en organiseert onder meer ledenwerfacties. Daarnaast ondersteunt Marcom op meerdere manieren de regionale en lokale ledenwerving.

3.7

Mogelijk communicatie-uitingen zijn:  ANBO Magazine;  Digitale nieuwsbrieven zoals ANBO@ctie, ANBO @ctueel en de netwerknieuwsbrieven;  Website en extranet;  Afdelingswebsite;  Digitale en papieren afdelingsnieuwsbrieven;  Papieren folders (betreffende acties, ledenwerving e.d.);  Sociale Media zoals Twitter en Facebook. Het netwerk Ledenwerving werkt op regionaal niveau en is actief op beurzen, braderieën, voorlichtingsbijeenkomsten en andere activiteiten. Daarnaast helpen de netwerkleden de afdelingen met ledenwerving. Netwerk Communicatie en Woordvoering Het netwerk Communicatie en Woordvoering zorgt voor brede verspreiding van ANBO-opinie, -nieuws en -informatie binnen de verschillende gremia van ANBO én de lokale stakeholders. Daarnaast verzorgen zorgvuldig geselecteerde en opgeleide woordvoerders de regionale en lokale zichtbaarheid van ANBO in de publiciteit. De woordvoerders van het verenigingsbureau coördineren de inzet en werkzaamheden van het netwerk woordvoering. Dit luistert nauw want ANBO is gebaat bij het uitdragen van gelijke standpunten en van een gezamenlijke eenduidige uitstraling. Het is belangrijk dat dit goed met elkaar afgestemd wordt. De taken van het netwerk bestaan bijvoorbeeld uit:  het verspreiden van de ANBO-visie, zowel naar leden en vrijwilligers, maar ook naar lokale stakeholders, zoals gemeenteraden, wethouders, lokale media en andere bevoegdheden;  Het onderhouden van een netwerk met voorbeeldpersonen voor landelijke, regionale en lokale media. Naar aanleiding van eigen of extern nieuws wordt ANBO vaak gevraagd om voorbeelden: iemand met een onverkocht huis, iemand met een gekort pensioen, iemand met een chronische ziekte. Netwerkleden zoeken passende personen, zodat ANBO zijn mening kan illustreren en een bepaald onderwerp hierdoor zichtbaar wordt;  Het voeren van een zelfstandige woordvoering voor krant (online en offline), radio en tv. Training en ondersteuning verlopen via de landelijke woordvoerders in samenwerking met de ANBO Academie. Netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen Het netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen wordt begeleid vanuit het verenigingsbureau door een regioconsulent van de afdeling Vereniging. In elke regio zal een netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen (OLA) actief zijn. Binnen de regio’s zullen die netwerken met een rayonstructuur werken. Een aantal afdelingen bij elkaar vormen een rayon en de rayoncoördinator neemt zitting in het netwerk. De taak van het netwerk is de afdelingen te ondersteunen. Dit kan op verschillende manieren:  Helpen bij organisatorische en financiële kwesties binnen een afdeling;  Het oplossen van conflicten en onduidelijkheden;  Terugkoppeling vanuit de regionale netwerken;  Uitwisselen van goede voorbeelden t.b.v. sociale ontspanningsactiviteiten;  Uitwisselen van ervaringen zodat afdelingen nieuwe vrijwilligers vinden. 3.8

Als er afdelingen zijn zonder bestuur, is het streven een nieuw team te vormen met een afdelingscoördinator en een afdelingsadministrateur. Ook worden binnen afdelingen de mogelijkheden bekeken voor activiteitencommissies bijvoorbeeld reizen, spelletjes, lezen of samen koken. Vrijwilligers die kunnen worden ingezet bij de voorlichting aan afdelingen (preventie, veiligheid, energie, etc.) zijn bekend bij de netwerkcoördinator OLA. Netwerk ANBO Diensten Het netwerk ANBO Diensten wordt begeleid vanuit het verenigingsbureau door een regioconsulent van de afdeling Vereniging. In elke regio zal een netwerk Diensten actief zijn. Diensten zijn een vorm van assistentie, het zijn hulpmiddelen om leden bij te staan. In het netwerk worden ervaringen en informatie gedeeld met als doel de dienstverleners goed te ondersteunen. Ook zal het netwerk opmerkzaam zijn om de vraag van leden en het aanbod van de diensten goed op elkaar aan te laten sluiten. Met individuele diensten worden diensten bedoeld waarbij de vrijwilliger bij de leden en in sommige gevallen ook bij niet-leden thuiskomt. De volgende diensten zijn bij het netwerk onder gebracht.  ANBO consulent (generalist ouderenadvisering);  Specialist financiële zaken;  Nazorgconsulent (specialist, wordt opgeleid om mensen van wie de partner is overleden te ondersteunen);  HUBA (specialist, belasting invul hulp);  Eventuele andere specialismen. De ANBO consulent is generiek opgeleid op een aantal praktische zaken waaronder het informeren van personen, het helpen bij aanvragen en het doorverwijzen naar specialisten (kan ook buiten ANBO zijn). De scholing en nascholing van alle vrijwilligers wordt verzorgd vanuit de ANBO Academie. Netwerk ANBO Academie De ANBO Academie is de interne opleidingsstructuur van ANBO en ondersteunt en versterkt de kennis en vaardigheden van de actieve vrijwilligers in diverse rollen en functies. De Academie schoolt de vrijwilligers in netwerken en afdelingen, zodat zij over de nodige kennis beschikken voor een bepaalde functie. In elke regio is een netwerk ANBO Academie actief. Het is niet vanzelfsprekend dat het netwerk ook zelf trainingen en workshops geeft. Om het netwerk heen is een groep van vrijwilligers, die is opgeleid om cursussen en trainingen te geven (de docentengroep). De coördinator van de ANBO Academie is verantwoordelijk voor de (verdere) ontwikkeling en uitwerking van zowel het scholingsaanbod voor vrijwilligers als van de opleiding voor vrijwillige docenten. Dit doet hij/zij in samenwerking met de netwerken. De scholing van de ANBO Academie richt zich op vijf onderdelen:  ‘Train de trainer’ cursussen- en docentenopleidingen. Veel ANBO-leden hebben een enorme kennis en ervaring en zijn er goed in deze kennis te delen. De ANBO Academie leidt vrijwilligers op tot docent. Docenten worden landelijk geselecteerd en opgeleid. De docenten gaan de regio’s in om de modules te geven (en zijn idealiter ook afkomstig uit de regio waar ze les geven);

3.9

  



Scholing op het gebied van kennisvermeerdering: inhoudelijke thema’s gebaseerd op beleidsspeerpunten; Gebruikerscursussen: introductiecursussen voor het leren gebruiken van gezamenlijke ANBO-faciliteiten (CRM, Twinfield, website, extranet enz.); Scholing op het gebied van ontwikkelen van vaardigheden: bijvoorbeeld gesprekstechnieken, conflicthantering, omgaan met sociale media, woordvoering. Dit sluit aan bij competenties die nodig zijn om een bepaalde functie uit te kunnen oefenen; Teambuilding/projectmanagement.

Het netwerk ANBO Academie in de regio organiseert en voert de scholing en training uit. Daarnaast houdt het netwerk nauw contact met de andere netwerken in de regio om scholingswensen en trainingsbehoeften te peilen, signaleren en evalueren. Netwerk POL/Twinfield Het netwerk POL wordt begeleid vanuit het verenigingsbureau door de afdeling Financiën. Het netwerk ondersteunt de afdeling Financiën van het verenigingsbureau van ANBO; zij zorgen ervoor dat in de afdelingen en de regio de boekhouding op de juiste manier gevoerd wordt om een samengestelde jaarrekening te kunnen presenteren. Met een gezamenlijke inspanning van afdelingspenningmeesters, regioadministrateurs, regio- netwerkcoördinatoren en POL-trainers leidt dit tot een volledige boekhouding van alle afdelingen, regio’s en netwerken in hetzelfde online boekhoudpakket Twinfield. Het netwerk POL ondersteunt penningmeesters van afdelingen met workshops en advies op maat. 3.3 Werkgroepen De Nederlandse samenleving telt zo’n zes miljoen 50-plussers. In 2012 hadden daarvan 261.000 een migrantenachtergrond. Dat aantal neemt de komende jaren fors toe. ANBO komt op voor senioren en maakt zich dus ook sterk voor de belangen van oudere migranten. Zij hebben vaak andere zorgen en problemen dan senioren met een Nederlandse achtergrond. Denk daarbij aan de besluitvorming over remigratie, een onvolledige AOW, cultuurspecifieke zorg of geringe beheersing van de Nederlandse taal. Multiculturele klankbordgroep Om de belangen van deze groep goed te kunnen behartigen kan ANBO een beroep doen op migrantenouderen zelf. In 2003 is daarvoor de Multiculturele Klankbordgroep in het leven geroepen, die uit senioren met diverse etnische achtergronden bestaat. Enerzijds adviseert de klankbordgroep ANBO over specifieke zorgen en problemen van migrantenouderen. Anderzijds stimuleert de groep de uitvoering van projecten en de ontwikkeling van producten die gericht zijn op migrantenouderen. Daarnaast stimuleren ze migranten opleidingen te volgen aan de ANBO Academie, zodat ze senioren met eenzelfde achtergrond beter kunnen helpen bij het oplossen van hun cultuurgebonden problematiek. De werkgroep wordt omgevormd tot een netwerkstructuur.

3.10

ANBO Roze ANBO Roze is een werkgroep die allerlei activiteiten ontplooit om de acceptatie van homoseksuele senioren binnen en buiten ANBO te bevorderen. De werkgroep onderhoudt contacten met ANBO-afdelingen en de andere netwerken, maar ook met derden zoals Stichtingen Welzijn Ouderen, Consortium 50+ Nederland, FNV Roze Overleg en Landelijk Platform Roze 50+. De werkgroep wordt omgevormd naar een netwerkstructuur.

3.11

Bijlagen Bijlage 3.1 Profiel Regiocoördinator Doel van vrijwillige functie Het managen van mensen en processen binnen de regio. De regiocoördinator is verantwoordelijk voor een soepele, regionale organisatie en is verantwoording schuldig aan de directie van ANBO. Taken en verantwoordelijkheden  Stelt aan de hand van de netwerkwerkplannen een regionaal werkplan op, in samenspraak met de netwerkcoördinatoren en aan de hand van vooraf vastgestelde kaders door het verenigingsbureau. Dit op basis van goedgekeurd meerjarenbeleidplan door de ledenraad;  Stelt in samenwerking met regioadministrateur een bij het regionaal werkplan behorende begroting op aan de hand van vooraf vastgestelde kaders en legt deze ter fiattering voor aan de directie;  Heeft regulier overleg met netwerkcoördinatoren;  Is de communicatieschakel tussen de netwerkcoördinatoren en het verenigingsbureau;  Draagt zorg voor uitvoering van het regionaal werkplan door de netwerkcoördinatoren te stimuleren, begeleiden en enthousiasmeren;  Is belast met de functionele aansturing van de secretarieel medewerker;  Draagt zorg voor een soepele regionale organisatie door het managen van mensen en processen. Persoonskenmerken  Daadkrachtig en besluitvaardig;  Ondernemend en initiatiefrijk;  Zelfstandig;  Goede communicatieve vaardigheden;  Enthousiasmerend vermogen;  Proactief. Competenties  Organisatiebewustzijn (speelt in op ‘gevoeligheden’ binnen de organisatie en onderkent de invloed of gevolgen van eigen handelen voor de organisatie);  Oordeelsvorming (maakt steeds een rationele, realistische en gegronde afweging gebaseerd op het overwegen van alle beschikbare feiten en alternatieven op basis waarvan een zorgvuldige besluitvorming kan plaatsvinden);  Doelgroepkennis (kent de doelgroep, weet wat hen beweegt en weet de producten hier op af te stemmen);  Innovatief vermogen (is creatief en vernieuwend, komt met originele ideeën, weet zich los te maken van conventies en van traditionele opvattingen;  Teamspeler (werkt graag met anderen samen om doelen te bereiken, deelt informatie met anderen, ondersteunt anderen en stelt zich zelf in dienst van het team, denkt en handelt ANBO-breed).

3.12

Bijzonderheden  Beschikt over een duidelijke en aanwezig zijnde affiniteit met de doelstellingen en de werkzaamheden van ANBO;  Heeft affiniteit en ervaring met een managementfunctie;  Het kunnen gebruiken en inzetten van sociale media is een pre.

3.13

Bijlage 3.2 Profiel Regioadministrateur Doel van vrijwillige functie Vormgeven aan de uitvoering van het financiële beleid en beheer in de regio. De afdrachtsystematiek is hierin leidend. De regioadministrateur is verantwoording schuldig aan de directie en werkt nauw samen met de regiocoördinator. Taken en verantwoordelijkheden  In samenspraak met de regiocoördinator wordt er jaarlijks een begroting, behorende bij het regionale werkplan, opgesteld aan de hand van vooraf vastgestelde kaders;  Voert een zodanige goede administratie dat daarmee inzicht gegeven wordt in de regionale financiën en informeert belanghebbenden;  Draagt zorg voor een goede verwerking in Twinfield;  Fungeert als aanspreekpunt voor POL-trainers en eventueel het bijbehorende netwerk;  Voert alle benodigde handelingen uit ten behoeve van de jaarrekening;  Stelt jaarlijks een financieel jaarverslag op;  Adviseert inzake optimalisering van financiële processen binnen de lokale afdelingen. Persoonskenmerken  Ondernemend en initiatiefrijk;  Zelfstandig;  Brede blik;  Gaat in gesprek, stelt de juiste vragen;  No-nonsense;  Proactief. Competenties  Organisatiebewustzijn (speelt in op ‘gevoeligheden’ binnen de organisatie en onderkent de invloed of gevolgen van eigen handelen voor de organisatie);  Oordeelsvorming (maakt steeds een rationele, realistische en gegronde afweging gebaseerd op het overwegen van alle beschikbare feiten en alternatieven op basis waarvan een zorgvuldige besluitvorming kan plaatsvinden);  Doelgroepkennis (kent de doelgroep, weet wat hen beweegt en weet de producten hier op af te stemmen);  Innovatief vermogen (is creatief en vernieuwend, komt met originele ideeën, weet zich los te maken van conventies en van traditionele opvattingen;  Teamspeler (werkt graag met anderen samen om doelen te bereiken, deelt informatie met anderen, ondersteunt anderen en stelt zich zelf in dienst van het team, denkt en handelt ANBO-breed. Bijzonderheden  Beschikt over een duidelijke en aanwezig zijnde affiniteit met de doelstellingen en de werkzaamheden van ANBO;  Heeft affiniteit en ervaring met een cijfermatige functie;  Het kunnen gebruiken en inzetten van sociale media is een pre.

3.14

Bijlage 3.3 Profiel Netwerkcoördinator Doel van vrijwillige functie Ondersteunt en begeleidt de deelnemers in een netwerk. Treedt op als schakel tussen netwerk, regiocoördinator en verenigingsbureau. Taken en verantwoordelijkheden  Stelt samen met de beleidsadviseur van het verenigingsbureau jaarlijks een werkplan met begroting op, en houdt daarbij rekening met het ANBOmeerjarenplan en de jaarlijks op te stellen koers;  Ter uitwisseling van kennis en kunde heeft de netwerkcoördinator minstens twee maal per jaar contact met de beleidsadviseur van het verenigingsbureau;  Draagt zorg voor de uitwisseling en verspreiding kennis en kunde in het netwerk  Draagt zorg voor uitvoering van het werkplan in het netwerk;  Heeft regulier overleg met de regiocoördinator;  Stimuleert deelname aan het netwerk en werft nieuwe deelnemers. Persoonskenmerken  Goede organisatorische, sociale en communicatieve vaardigheden;  Heeft kennis maar op z’n minst affiniteit met het beleidsterrein van het netwerk;  Kan zowel zelfstandig als in teamverband werken;  Beschikt over coördinerende en verbindende kwaliteiten;  Heeft gevoel voor intermenselijke en strategische verhoudingen;  Heeft gevoel voor en waardeert culturele diversiteit;  Proactief. Competenties  Organisatiebewustzijn (speelt in op ‘gevoeligheden’ binnen de organisatie en onderkent de invloed of gevolgen van eigen handelen voor de organisatie);  Oordeelsvorming (maakt steeds een rationele, realistische en gegronde afweging gebaseerd op het overwegen van alle beschikbare feiten en alternatieven op basis waarvan een zorgvuldige besluitvorming kan plaatsvinden);  Doelgroepkennis (kent de doelgroep, weet wat hen beweegt en weet de producten hierop af te stemmen);  Innovatief vermogen (is creatief en vernieuwend, komt met originele ideeën, weet zich los te maken van conventies en van traditionele opvattingen);  Teamspeler (werkt graag met anderen samen om doelen te bereiken, deelt informatie met anderen, ondersteunt anderen en stelt zich zelf in dienst van het team, denkt en handelt ANBO-breed. Bijzonderheden:  Beschikt over een duidelijke en aanwezig zijnde affiniteit met de doelstellingen en de werkzaamheden van ANBO;  Heeft affiniteit en ervaring met een coördinerende functie;  Gebruik van sociale media is een pre.

3.15

Bijlage 3.4 Profiel Netwerklid Doel van vrijwillige functie Neemt deel aan een van de netwerken, die binnen ANBO opereren op haar beleidsterreinen of binnen de vereniging. De netwerken staan onder leiding van een netwerkcoördinator. Taken en verantwoordelijkheden  Geeft uitvoering aan het jaarlijks vastgestelde werkplan. Dit werkplan wordt opgesteld door de beleidsadviseur van het verenigingsbureau in samenwerking met de netwerkcoördinatoren;  Levert eventueel ten behoeve van het werkplan input aan bij de netwerkcoördinator;  Neemt deel aan de bijeenkomsten ter bevordering van kennis en kunde  Wisselt informatie uit in het netwerk;  Geeft feedback ten aanzien van het beleidsterrein aan de netwerkcoördinator. Persoonskenmerken  Beschikt over kennis op het beleidsterrein of is bereid zich deze eigen te maken;  Kan enthousiasmeren;  Kan werken in teamverband;  Heeft gevoel voor en waardeert culturele diversiteit. Competenties  Organisatiebewustzijn (speelt in op ‘gevoeligheden’ binnen de organisatie en onderkent de invloed of gevolgen van eigen handelen voor de organisatie);  Oordeelsvorming (maakt steeds een rationele, realistische en gegronde afweging gebaseerd op het overwegen van alle beschikbare feiten en alternatieven op basis waarvan een zorgvuldige besluitvorming kan plaatsvinden);  Doelgroepkennis (kent de doelgroep, weet wat hen beweegt en weet de producten hier op af te stemmen);  Innovatief vermogen (is creatief en vernieuwend, komt met originele ideeën, weet zich los te maken van conventies en van traditionele opvattingen;  Teamspeler (werkt graag met anderen samen om doelen te bereiken, deelt informatie met anderen, ondersteunt anderen en stelt zich zelf in dienst van het team, denkt en handelt ANBO-breed. Bijzonderheden  Beschikt over een duidelijke en aanwezig zijnde affiniteit met de doelstellingen en de werkzaamheden van ANBO.

3.16

4.

Werken binnen de afdeling ......................................................................... 4.2 4.1 Functioneren van afdelingen ................................................................ 4.2 Rechtsbevoegdheid ............................................................................. 4.3 Bijzondere volmacht voor afdelingen .................................................... 4.3 Wat is een bijzondere volmacht afdelingen? ........................................ 4.3 Activiteitencommissies ......................................................................... 4.4 4.2 Financiële middelen ............................................................................. 4.4 Inkomsten uit activiteiten ...................................................................... 4.4 Eigen bijdrage ...................................................................................... 4.5 Subsidies ............................................................................................. 4.5 Giften ................................................................................................... 4.5 Sponsoring ........................................................................................... 4.5 Legaten ................................................................................................ 4.5 Premieplan Ouderen Fonds ................................................................. 4.5 4.3 Financiële administratie........................................................................ 4.6 Digitale (online) boekhouding ............................................................... 4.6 Jaarrekening ........................................................................................ 4.6 4.4 Ledenadministratie ............................................................................... 4.7 Wijzigingen/aanmelden nieuwe leden .................................................. 4.7 Afdelingswijzigingen ............................................................................. 4.7 Wijziging in functies van vrijwilligers ..................................................... 4.7 4.5 Website afdeling en webmaster ........................................................... 4.8 Soorten websites.................................................................................. 4.8 4.6 Procedure aanvraag Lidmaatschap Van Verdienste (LVV)................... 4.8 4.7 Jubilea van afdelingen ......................................................................... 4.8

Bijlagen ................................................................................................................. 4.9 Bijlage 4.1 Handreiking financiële middelen afdelingen .............................. 4.9 Bijlage 4.2 Reglement afdelingen ............................................................. 4.10

4.1

4. Werken binnen de afdeling Algemeen ANBO heeft 460 afdelingen. Leden vallen automatisch onder een afdeling door hun postcode, tenzij ze aangeven dit niet te willen. Leden kunnen ook aangeven zich te willen aansluiten bij een afdeling die buiten hun postcode hoort. Het kan zijn dat een andere afdeling beter aansluit bij iemands interesse dan de eigen afdeling. Afdelingen kunnen verschillen in de activiteiten, zowel qua frequentie als qua vormgeving. Soms zijn er meerdere afdelingen binnen één gemeente. Activiteiten variëren van gezamenlijke fietstochten, lezingen, busreizen, samen op de kookclub tot dansmiddagen, klaverjassen, de bingo of biljarten. Alles wat leden interessant vinden, kan georganiseerd worden. De activiteiten van de afdeling richten zich op ontspanning en voorlichting, maar ook op het geven van aandacht aan elkaar en het voorkomen van sociaal isolement. Het verenigingsgevoel komt bij de afdeling het sterkst naar voren. De activiteiten worden dichtbij de leden georganiseerd en sommige afdelingen hebben een hele organisatie opgezet om ook mensen die minder mobiel zijn bij de activiteiten te betrekken. De afdelingen doen er veel aan om te zorgen dat iedereen die mee wil doen ook mee kan doen. De vrijwilligers uit de afdelingen doen in sommige gevallen ook mee met de netwerken, bijvoorbeeld als belangenbehartiger of ledenwerver. Om afdelingen, daar waar nodig, te ondersteunen in hun activiteiten, is er in elke regio een netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen-actie. Hier kunnen afdelingen een beroep op doen voor advies, het gezamenlijk bespreken van knelpunten of voor het opdoen van leuke ideeën voor nieuwe activiteiten. Afdelingen kunnen ook verschillen in omvang. Voor sommige afdelingen is dit een reden om samenwerking te zoeken met andere afdelingen. 4.1 Functioneren van afdelingen Een afdeling bestaat uit een team van vrijwilligers die de activiteiten binnen de afdeling coördineren. In sommige gevallen is dat nog een afdelingsbestuur maar we zien steeds meer afdelingscoördinatoren actief worden samen met een afdelingsadministrateur en activiteitencommissies op terreinen van reizen, spelletjes, lezen, koken en andere ontspanningsactiviteiten. Een afdelingscoördinator is ondernemend en jaagt activiteiten aan. Een van de kerntaken van een afdelingscoördinator is om samen met de andere vrijwilligers het activiteiten voor een zo breed mogelijke groep leden te organiseren. Het is dus zaak goed te weten welke interesses mensen hebben en wat ANBO daaraan kan toevoegen. Steeds meer afdelingen gaan functioneren met een afdelingscoördinator en afdelingsadministrateur. Beiden worden benoemd worden door de directeurbestuurder. De doelstelling van ANBO is te komen naar grote actieve afdelingen. Binnen de regio’s zal er dan ook door de regiocoördinator en het netwerk ondersteuning lokale afdelingen gekeken worden naar hoe de samenwerken tussen afdelingen bevorderd

4.2

kan worden en in het geval van niet actieve afdelingen hoe deze kunnen fuseren met wel actieve afdelingen. Een grotere afdeling kan op verschillende locaties dezelfde activiteiten organiseren. De nieuwe statuten bieden hier ook ruimere mogelijkheden voor. Rechtsbevoegdheid ANBO is een landelijke vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. De vereniging is centraal ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in Utrecht (onder nummer 40476442, een kopie van de inschrijving kan opgevraagd worden) en heeft een systeem van volmachten. Met deze volmacht zijn afdelingen bevoegd om ANBO te vertegenwoordigen. Bijzondere volmacht voor afdelingen ANBO kent een getrapt systeem van volmachten. Deze volmachten geven de regiovertegenwoordigers en afdelingsbesturen de bevoegdheid om ANBO te vertegenwoordigen. Het bestuur van ANBO verstrekt de regiovertegenwoordigers een bijzondere volmacht waarmee zij zelfstandig een aantal omschreven handelingen kunnen of mogen verrichten, waaronder de afgifte van een bijzondere volmacht aan afdelingen. Wat is een bijzondere volmacht afdelingen? Om uit naam van ANBO zelfstandig een aantal omschreven (rechts)handelingen te kunnen of mogen verrichten, hebben afdelingen een ‘bijzondere volmacht afdelingen’ nodig, afgegeven door de regiovertegenwoordiging. De regiovertegenwoordiging heeft op haar beurt een bijzondere volmacht van het bestuur nodig om deze bijzondere volmacht aan de afdelingen te mogen verstrekken. De regiovertegenwoordiging kan op grond van artikel 13 van het huishoudelijk reglement zelf besluiten aan welke afdeling zij deze bijzondere volmacht wil geven. Daarvoor dient de regiovertegenwoordiging een aantal criteria te hanteren:  de financiële middelen van de afdelingen staan op een aparte rekening;  het bestuur (lees: de penningmeester) van de afdeling is voldoende capabel tot het voeren van een juiste financiële administratie;  het bestuur (lees: de afdelingspenningmeester) legt verantwoording af aan de regioadministrateur;  het afdelingsbestuur houdt zich aan de statuten en reglementen alsmede aan de voorwaarden en beperkingen van de volmacht. Met ondertekening van de bijzondere volmacht verplicht het afdelingsbestuur, in dit geval de afdelingsvoorzitter en de afdelingspenningmeester, zich om verantwoording af te leggen over de afdelingsfinanciën. Zonder de bijzondere volmacht zijn bestuursleden persoonlijk aansprakelijk voor hun handelingen. Zou een bestuurder van een afdeling, zonder dat de afdeling over een volmacht beschikt, rechtshandelingen verrichten, en gaat daarmee iets fout, dan is deze persoon zélf volledig aansprakelijk. Immers, zonder volmacht mag hij/zij niet namens ANBO optreden. De bijzondere volmacht is te allen tijde onmiddellijk intrekbaar. Daarvoor moeten dan wel zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Dat is het geval wanneer een afdeling niet meer voldoet aan de gestelde criteria, of wanneer de betreffende afdeling zich niet aan de beperkingen van de volmacht houdt. Als een volmacht bewust wordt overschreden, is ANBO in beginsel niet gebonden, maar bindt degene die handelde zichzelf en is diegene persoonlijk aansprakelijk.

4.3

Activiteitencommissies Een afdeling kan activiteitencommissies instellen, waardoor een groep mensen met elkaar van alles kan organiseren aan ontspanningsactiviteiten voor leden. Vaak zijn er mensen die het leuk vinden om activiteiten te organiseren of een handje te helpen. Een afdeling kan op deze manier zelfs volledig functioneren wanneer een afdeling geen bestuur heeft. Belangrijk is dan wel over een penningmeester te beschikken die samen met de activiteitencommissies de afdeling draaiende houdt. Als er wel een bestuur is, voert de commissie op verzoek van het afdelingsbestuur een bepaalde taak of activiteit uit, bijvoorbeeld een reiscommissie, jubileumcommissie, wandeltochten, bezoek aan musea , leesgroepen, etc. Een activiteitencommissie hoeft geen deel uit te maken van het afdelingsbestuur maar geeft wel op regelmatige basis terugkoppeling aan het bestuur. Het is verstandig hier een vast punt van op de afdelingsvergaderagenda te maken. De financiën van deze commissies vallen onder de eindverantwoordelijkheid van de penningmeester van de afdeling of de afdelingsadministrateur. Overigens is en blijft het ook mogelijk dat bepaalde taken door één (bestuurs)lid uitgevoerd worden. Afdelingen en besturen kiezen zelf wat ze uit willen voeren, welke activiteiten ze organiseren of aanbieden en hoe zij het organiseren en kostendekkend krijgen. Vrijwilligers in de afdelingen die actief zijn op belangenbehartiging of ledenwerving kunnen deel uit gaan maken van een netwerk. Hier kunnen zij kennis opdoen, ervaringen uitwisselen en gezamenlijke plannen maken. Voor scholing en ondersteuning biedt de ANBO Academie diverse cursussen en trainingen. 4.2 Financiële middelen De afdelingen krijgen een afdracht bedoeld voor de instandhoudingskosten van de afdeling. Onder instandhoudingskosten verstaan we: vergaderingen, drukwerk, reiskosten, administratiekosten, kantoorbenodigdheden, abonnementen en telefoonkosten. De sociale activiteiten moeten zichzelf kunnen bedruipen. Een eigen bijdrage per activiteit zorgt ook weer voor gelden voor een volgende activiteit. Er zijn verschillende manieren om inkomsten te genereren aanvullend op de instandhoudingskosten. Inkomsten uit activiteiten Inkomsten uit activiteiten kunnen een belangrijkere inkomstenbron vormen dan de contributie. Er zijn vele middelen om extra inkomsten te genereren, Het netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen kan hierbij behulpzaam zijn. Activiteiten dienen in het algemeen niet alleen kostendekkend te zijn, het kan zelfs verstandig zijn om op goedlopende activiteiten een klein opslagpercentage te doen, om daarmee extra inkomsten te verwerven voor andere activiteiten. Ook het eigen afdelingsblad kan inkomsten opleveren uit advertenties. U kunt ook hierbij ondersteuning krijgen van het netwerk Ondersteuning Lokale Afdelingen. Soms ook zijn lokale bedrijven geïnteresseerd in het verlenen van voordelen en kortingen, of willen ze bijdragen aan een activiteit door middel van sponsoring.

4.4

Eigen bijdrage Afdelingen kunnen ook een beroep doen op de leden door een bijdrage te vragen voor bepaalde activiteiten. Sociale activiteiten moeten in principe kostendekkend zijn. Voor dit soort activiteiten worden extra kosten gemaakt buiten het afdelingsbudget om. Het vragen van een bijdrage aan de deelnemende leden is dus heel normaal. Voor leden, die het niet kunnen betalen, kunnen voorzieningen gemaakt worden. Subsidies Een ANBO-afdeling kan subsidie aanvragen. Gemeenten geven soms als stimulans subsidie aan verenigingen zoals ANBO, in de vorm van een ‘waarderingssubsidie’. Het subsidiebedrag kan gebaseerd zijn op het aantal leden van een vereniging. Het kan ook om een vast bedrag gaan. Subsidies worden steeds vaker toegekend op grond van speciale activiteiten met een bepaald doel en een bepaalde termijn waarbinnen het gerealiseerd wordt. Men spreekt dan van ‘projecten’. Veel gemeenten hebben subsidiepotjes voor projecten en incidentele activiteiten op terreinen als welzijn, cultuur en sport. Giften Een ANBO-afdeling kan giften ontvangen. Een gift kan binnenkomen in de vorm van een extraatje dat gegeven wordt bij het invullen van een belastingformulier, of bijvoorbeeld in de vorm van een overschrijving via de bank. Giften komen in de afdelingskas terecht, niet bij individuele vrijwilligers of bestuursleden. Giften spelen ook in de fiscaliteit een rol. Een vrijwilliger kan namelijk onder bepaalde voorwaarden aanspraak maken op fiscale giftenaftrek als de vrijwilliger voor zijn werk afziet van een vergoeding. Voor alle duidelijkheid: vrijwilligers bij ANBO voldoen niet aan deze voorwaarden. Als de vrijwilliger bij u een verklaring over de werkzaamheden vraagt –de fiscus verlangt een dergelijke verklaring als aanspraak op aftrek bestaat- kunt u deze derhalve niet verstrekken. Sponsoring Bij activiteiten, projecten of manifestaties kunnen afdelingen ook sponsors werven en sponsorbijdragen als gift krijgen. Vaak staat daar wel een dienst tegenover in de vorm van naamsvermelding bij de berichtgeving Legaten Mensen die geen directe nabestaanden hebben en zich de laatste jaren van hun leven thuis gevoeld hebben bij een ANBO-afdeling, laten wel eens legaten na aan afdelingen. Legaten die zijn bestemd voor een afdeling, komen via het verenigingsbureau terecht bij die afdeling. Premieplan Ouderen Fonds Als u als afdeling actief op zoek gaat naar financiering voor een van uw projecten d.m.v. een inzamelingsactie, kunt u via ANBO een aanvraag indienen om 50 tot 100% van het bedrag te laten verdubbelen. Het Premieplan stimuleert ANBO-afdelingen om zelf gelden te werven voor kleinschalige activiteiten en projecten. Het gaat om concrete kleinschalige activiteiten, zoals een themamiddag, een uitstapje of een filmmiddag. Maar ook andere kleine projecten vallen onder het premieplan, zoals de aanschaf van een

4.5

computer voor een internethoek in het verenigingsgebouw of nieuwe materialen. De insteek is dat de activiteiten en projecten de doelgroep direct ten goede komen. Ze moeten een duidelijk begin en eind hebben en binnen een jaar zijn afgerond. Klik hier voor meer informatie over het Premieplan. Er is een tijdelijk afdelingsfonds beschikbaar per regio. Dit fonds is bedoeld om afdelingen die in de problemen komen te steunen of om nieuwe activiteiten te helpen opstarten. 4.3 Financiële administratie De financiële administratie van een afdeling is over het algemeen beperkt van omvang, mede omdat de contributies centraal geïnd worden. Toch is een goede administratie noodzakelijk om op elk moment een inzicht te hebben in de vermogenspositie van de afdeling (vorderingen en schulden). Om over een boekjaar een inzicht te krijgen in de werkelijke kosten en opbrengsten, is het van belang om de kosten en opbrengsten aan het juiste boekjaar toe te rekenen. De Verenigingsraad heeft indertijd besloten dat alle boekhoudingen van afdelingen van de nog bestaande gewesten en de regio’s online gevoerd worden. 1.

2.

3.

Geldmiddelen van de vereniging worden afzonderlijk van de privé-middelen van de betrokken afdelingspenningmeester, -coördinator, regiocoördinator of administrateur beheerd bij banken waarmee de vereniging relatieovereenkomsten heeft gesloten. Bankrekeningen ten behoeve van de vereniging worden op naam van ANBO gezet met vermelding van de naam van afdeling of regio. Deze rekeningen mogen nooit een tekort vertonen. Het bestuur stelt vast met welke banken een relatie wordt aangegaan.

Elke administrateur, penningmeester of coördinator is verplicht aanwijzingen en instructies van het bestuur, met betrekking tot het beheren, de administratie en rapportage van de geldmiddelen, op te volgen. Bovendien dienen deze afdelingsfunctionarissen, op verzoek, alle informatie te verschaffen aan het bestuur, en ingeval van een afdelingsadministratie ook aan de regioadministrateur. Digitale (online) boekhouding Voor het voeren van een digitale, online boekhouding is vanuit het verenigingsbureau een scholingstraject georganiseerd voor alle penningmeesters in het systeem van Twinfield-ANBO; penningmeesters online (POL). Elke penningmeester ontvangt hiervoor een eigen inlogcode en wachtwoord; alleen na toestemming van de regioadministrateur worden wachtwoorden in Twinfield vrijgegeven. De regio’s geven ondersteuning bij het opleiden van (nieuwe) penningmeesters door eigen trainers. Deze zijn getraind binnen de ANBO Academie. Informatie en ondersteuning kan de penningmeester ontvangen via www.anbo.nl/penningmeesters of [email protected]. Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit twee onderdelen:  Balans;  Staat van baten en lasten.

4.6

Vanuit de online boekhouding kunnen op een simpele wijze de rapporten voor de jaarrekening gemaakt worden. Verantwoording hierover wordt afgelegd aan de regioadministrateur en directeur-bestuurder. 4.4 Ledenadministratie Het Servicecenter in Woerden is verantwoordelijk voor het ledenbestand van ANBO. Onder deze werkzaamheden vallen onder meer:  Verwerken van wijzigingen (zoals adreswijzigingen en opzeggingen);  Aanmelden van nieuwe leden;  Versturen van facturen;  Telefonisch te woord staan van leden over hun lidmaatschap;  Telefonisch te woord staan van afdelingen en regio’s over ledenadministratiezaken;  Beantwoording van e-mails en brieven over lidmaatschappen;  Klachtafhandeling (indien deze betrekking heeft op de ledenadministratie);  Archivering van post en machtigingsformulieren;  Versturen van welkomstbrieven;  Versturen van nieuwe ledenpassen;  Verwerking van afdelingswijzigingen;  De verwerking van bestuurswijzigingen;  De verwerking van wijzigingen omtrent ANBO Magazine. Wijzigingen/aanmelden nieuwe leden Iedere vrijdag worden de nieuwe leden van de afgelopen week gefactureerd. De vrijdag daarop ontvangt het nieuwe lid een brief met acceptgiro, ledenpas en lidnummer ter bevestiging van het lidmaatschap. Leden die direct een machtiging voor het afschrijven van de contributie hebben afgegeven, ontvangen een brief met ledenpas. Het is mogelijk het ANBO-lidmaatschap cadeau te geven. Bij een cadeaulidmaatschap krijgt de ontvanger een brief met ledenpas en een map met informatie. De cadeaugever ontvangt een brief met een acceptgirokaart Elke afdeling heeft de mogelijkheid om via het CRM systeem de actuele stand van zaken binnen de eigen afdeling te bekijken. De ledenadministrateur ontvangt daarvoor een afdelingscode. De ledenadministrateurs kunnen op een speciale plaats op de ANBO website de nieuwe leden invoeren. Deze worden dan automatisch ingelezen door een medewerker van het Servicecenter. Afdelingswijzigingen Het gaat hier om veranderingen van postcodegebieden, naamswijzigingen, samenvoegingen en opheffingen. Deze wijzigingen kunnen in overleg met de regio c.q. het gewest doorgemaild worden naar het Servicecenter. Wijzigingen in functies van vrijwilligers Wijzigingen binnen de afdeling moeten schriftelijk of per e-mail doorgeven worden aan de regiomedewerker op het regiokantoor. Geeft u, bij het doorgeven van een nieuwe secretaris, ook het e-mailadres door voor het toezenden van ANBO Informatief.

4.7

4.5 Website afdeling en webmaster De website van een afdeling is een belangrijk communicatiemiddel en laat zien wat de afdeling doet en welke mensen binnen de afdeling als vrijwilliger actief zijn. Vaak staan er foto’s op en korte verslagen van activiteiten samen met een programma. ANBO heeft een nieuw sjabloon voor de afdelingswebsites ontwikkeld om zoveel mogelijk een gezamenlijke ANBO-uitstraling te creëren. Het is qua techniek ook een stuk makkelijker geworden om hier nieuwe informatie op te zetten. De sites zijn zeer toegankelijk voor leden en geven in een oogopslag de belangrijkste informatie over de afdelingen weer. Om met het nieuwe sjabloon vertrouwd te raken zijn er cursussen en is er ondersteuning vanuit de ANBO Academie. Stel dat er niemand in uw bestuur zit die de taak van webmaster op zich kan nemen, dan kan er ook gekeken worden naar personen die geen lid zijn van het afdelingsbestuur. In dat specifieke geval zal een lid van het bestuur toezicht moeten houden. Daarnaast is het van belang dat de webmaster steeds op de hoogte is van actuele informatie, omdat verouderde gegevens de nieuwswaarde van de website doet dalen. Indien u niet over een webmaster beschikt, kunt u de teksten en informatie naar een regionale webmaster sturen die dit verder op uw aanwijzingen zal verzorgen. Inlichtingen hierover kunt u verkrijgen via het verenigingsbureau. Trainingen voor het beheer en ondersteuning kunnen door de ANBO Academie worden georganiseerd. U leest meer hierover op de website van de ANBO Academie: www.anbo.nl/anboacademie Soorten websites ANBO beschikt over de volgende websites, die voor iedereen toegankelijk zijn:  Landelijke vereniging;  Afdelingwebsites. 4.6 Procedure aanvraag Lidmaatschap Van Verdienste (LVV) ANBO-leden kunnen worden voorgedragen om benoemd te worden als lid van verdienste. Dit zijn leden die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt ten aanzien van de vereniging als geheel. Benoeming vindt plaats door het bestuur van een afdeling. Het lid van verdienste ontvangt, als blijk van benoeming, een ereteken en een getuigschrift. De afdeling meldt het verzoek, vult het aanvraagformulier in (dit is te downloaden van intranet onder publicaties) en zendt het aanvraagformulier naar het verenigingsbureau. Het secretariaat van de afdeling Vereniging verzorgt de toekenningbrief en oorkonde en stuurt deze met de speld en factuur naar het bestuurslid dat namens een afdeling de aanvraag verzorgt. 4.7 Jubilea van afdelingen Een uitnodiging van een jubilerende afdeling wordt gehonoreerd met een standaard felicitatiebrief, omdat het onmogelijk is voor de directie alle jubilerende afdelingen te bezoeken. De brief wordt gestuurd namens de directeur-bestuurder.

4.8

Bijlagen Bijlage 4.1 Handreiking financiële middelen afdelingen Handreiking voor afdeling Indiening verzoek tot bijdrage uit het Afdelingsfonds Deze korte handreiking is bedoeld ter voorbereiding van het gesprek tussen afdeling en regio over een bijdrage uit het afdelingsfonds De eerste vraag is: Betreft het een nieuw idee of een overbrugging ter continuïteit van lopende activiteiten Vragen ten aanzien van opstart nieuwe activiteit  Beschrijving van activiteit (doel en wat de activiteit in houdt);  Grootte van de beoogde doelgroep;  Startbegroting;  Structurele kostendekkendheid. Vragen ten aanzien van te kort aan budget voor lopende activiteit  Reden voor het verzoek: wat is het probleem;  Beschrijving van de activiteit (doel en wat de activiteit inhoudt);  Grootte doelgroep;  Wat heeft u zelf voor maatregelen getroffen om het probleem op te lossen;  Benodigd bedrag overbrugging: onderbouwing op basis van inkomsten en kosten;  Structurele oplossing mogelijk?

4.9

Bijlage 4.2 Reglement afdelingen Klik hier om de Statuten en reglementen te downloaden van de ANBO-website

4.10

5.

Verenigingsbureau ...................................................................................... 5.2 5.1 Afdelingen binnen het verenigingsbureau ............................................ 5.2 Belangenbehartiging ............................................................................ 5.2 Bestuur en directie ............................................................................... 5.2 Corporate communicatie ...................................................................... 5.2 Financiën ............................................................................................. 5.2 ICT & Informatie ................................................................................... 5.2 Marketing & Communicatie .................................................................. 5.2 Personeel en Organisatie ..................................................................... 5.3 Servicecenter ....................................................................................... 5.3 Vereniging ............................................................................................ 5.3 5.2 Werkplan .............................................................................................. 5.3

5.1

5. Verenigingsbureau Het verenigingsbureau van ANBO staat aan de Houttuinlaan 3 in Woerden. Daar zijn de volgende negen afdelingen van het verenigingsbureau gehuisvest. 5.1 Afdelingen binnen het verenigingsbureau Belangenbehartiging Deze afdeling is verantwoordelijk voor het initiëren, uitvoeren en handhaven van de beleidsspeerpunten van ANBO. Op basis van deze speerpunten komt de afdeling door middel van beleidsbeïnvloeding en politieke lobby op voor de belangen van leden van ANBO. Bestuur & directie De directie van ANBO bestaat uit de directeur-bestuurder en twee adjunctdirecteuren. De directeur-bestuurder ondersteunt de Raad van Toezicht bij haar taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast is de directeur-bestuurder operationeel verantwoordelijk voor de politieke lobby, de woordvoering en de collectieve belangenbehartiging. Ook heeft de directeur-bestuurder de dagelijkse leiding over het verenigingsbureau. De adjunct-directeuren beheren respectievelijk de portefeuilles bedrijfsvoering en vereniging. Bestuur en directie beschikken over een stafafdeling. Deze ondersteunt de directie, de Raad van Toezicht en de Ledenraad. Corporate communicatie Deze afdeling heeft als doel ANBO als geheel te profileren. Corporate communicatie voert de regie over en heeft de eindverantwoordelijkheid voor sponsoring door ANBO, public relations, interne communicatie, arbeidsmarktcommunicatie en huisstijl. De directeur-bestuurder en de persvoorlichters zijn de eerste en tweede woordvoerder. Zij zijn het gezicht van de organisatie voor de landelijke media. De afdeling is verantwoordelijk voor de corporate communicatie. Financiën De afdeling Financiën draagt zorg voor de financiële administratie en een juiste, tijdige en volledige informatievoorziening. De afdeling ondersteunt en faciliteert de budgethouders van het verenigingsbureau, de regioadministrateurs, POL-trainers en penningmeesters in het land. Servicegerichtheid is één van de kerncompetenties van de afdeling. ICT & Informatie De afdeling is verantwoordelijk voor het beheer van de informatie- en communicatietechnologie. Ook zorgt de afdeling voor facilitaire zaken zoals postverzorging, in- en verkoop, printers en kopieerapparaten, kantoorinrichting en voorraadbeheer. Marketing & Communicatie Ledenwerving en -behoud is het belangrijkste doel van de afdeling Marketing & Communicatie. Daarnaast is het vergroten van de naams- en taakbekendheid van ANBO een belangrijke uitdaging voor de komende jaren. Dat is cruciaal, omdat leden

5.2

en potentiële leden zich alleen willen verbinden met de vereniging, wanneer zij overtuigd zijn van het persoonlijke en collectieve belang van ANBO. De afdeling Marketing & Communicatie houdt zich daarom bezig met ledenwerfacties via externe media en eigen media zoals het ANBO Magazine en de website. De afdeling zoekt partners om de leden voordeel- en kortingsacties aan te kunnen bieden en beheert de website en digitale nieuwsbrieven. Personeel & Organisatie Deze stafafdeling adviseert en ondersteunt directie, management en medewerkers. Daarbij houdt de afdeling zowel het belang van de organisatie als van de medewerkers voor ogen. De afdeling houdt zich onder ander bezig met werving en selectie en met het personeels- en opleidingsbeleid. Daarnaast zijn taken personeelsbeheer, dossiervorming, verlof-, verzuim-, salarisadministratie, enzovoort. Servicecenter De medewerkers van het Servicecenter zijn de verbindende schakel tussen het verenigingsbureau en de ‘buitenwereld’. Zij hebben als eerste contact met onze leden en vrijwilligers. Alles binnen het Servicecenter is er dan ook op gericht om iedereen op professionele wijze van dienst te zijn. Door zelf vragen te beantwoorden of door te verwijzen naar de juiste instantie of afdeling. Vereniging De afdeling Vereniging is verantwoordelijk voor de implementatie van het ANBO Anders traject en voor goed functionerende regio’s, netwerken en lokale afdelingen. de afdeling is hiermee het aanspreekpunt voor de vrijwilligers. Ook is de afdeling verantwoordelijk voor de ANBO Academie. De Academie is de belangrijke ondersteuningsstructuur voor deskundigheidsbevordering en de training van vaardigheden van de vrijwilligers. De ANBO Academie biedt workshops en cursussen ter ondersteuning van de netwerken. Als laatste is de afdeling Vereniging verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de individuele dienstverlening. Individuele diensten worden landelijk ondersteund maar lokaal door vrijwilligers aangeboden aan de leden. 5.2 Werkplan Het Verenigingsbureau werkt volgens een werkplan. Dit plan is afgeleid van het Meerjarenplan 2012-2016. Klik hier voor het Meerjarenplan 2012-2016.

5.3

5.4

6.

Beleidscyclus ANBO ................................................................................... 6.2 6.1 Werk in uitvoering ................................................................................ 6.2 Opstellen netwerkplan .......................................................................... 6.2 Budget ................................................................................................. 6.2 Samenbundeling .................................................................................. 6.3 6.2 Planning ............................................................................................... 6.3

Bijlagen ................................................................................................................. 6.4 Bijlage 6.1 Format netwerkplan ................................................................. 6.4

6.1

6. Beleidscyclus ANBO ANBO heeft een beleidscyclus ontworpen met als doel de activiteiten van het verenigingsbureau en de activiteiten van de regio’s beter te coördineren en op elkaar af te stemmen. De beleidscyclus zal leiden tot een samenhangend werkplan met bijbehorende begroting voor de gehele vereniging ANBO. Afdelingen, netwerken, regio’s en het verenigingsbureau zullen met elkaar activiteiten ontwikkelen op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Op basis van de goedgekeurde plannen en begrotingen worden dan de budgetten voor regio en netwerken vastgesteld. De beleidscyclus van ANBO is een proces van voorbereiden, opstellen, besluiten, uitvoeren en evalueren. Deze cyclus voltrekt zich jaarlijks en geeft de richting en de middelen weer van de doelstellingen binnen de vereniging. Deze doelstellingen worden in samenwerking besproken en vastgesteld en vormen de kaders voor de werkplannen. De beleidscyclus is zodanig ingericht dat de directeur-bestuurder op het juiste moment verantwoording kan afleggen aan de Ledenraad. 6.1 Werk in uitvoering De vorming van de vijf regio’s en de daarbij behorende netwerken verloopt vlot. In elke regio zijn meerdere netwerken actief. Aan de basis van de uitvoeringstaken van een netwerk ligt een werkplan. Dit werkplan wordt conform het format (zij bijlage) opgesteld. Hierin worden de activiteiten op landelijk, regionaal en lokaal niveau (indien van toepassing) beschreven. In het werkplan staat allereerst het landelijk plan met de daarbij geformuleerde doelen, het tweede deel wordt gevormd door gezamenlijk te ontwikkelen activiteiten, in het derde deel worden de regionale en lokale activiteiten beschreven. Bij deze activiteiten hoort een begroting; om die op te stellen is ook een format ontwikkeld. Elke regio heeft een regioteam, dat bestaat uit de regiocoördinator, de regioadministrateur en de netwerkcoördinatoren. Zij bepalen de prioriteiten binnen de regio. De netwerkcoördinatoren nemen deel in het landelijk netwerk en bespreken de landelijke kaders. Opstellen netwerkplan De vijf netwerkcoördinatoren stellen, samen met de beleidsadviseur of regioconsulent, en op basis van landelijk vastgestelde kaders, een concept netwerkplan met begroting op. De netwerkcoördinatoren bespreken dit in hun eigen netwerken en het concept wordt verder uitgewerkt. De regiocoördinator en regioadministrateur met de netwerkcoördinatoren beoordelen of activiteiten en begroting met elkaar in overeenstemming zijn of dat er aanpassingen plaats moeten of kunnen vinden. Alle netwerkplannen in een regio worden gebundeld en samengebracht in een regiowerkplan met een bijbehorende regiobegroting. Budget Iedere regio ontvangt middelen voor de instandhouding en middelen voor de uitvoering van de goedgekeurde netwerkplannen. Voor iedere regio is er een basis budget beschikbaar voor de netwerken gebaseerd op het aantal leden in de regio. De netwerken zijn zelf verantwoordelijk voor het toevoegen van een gedetailleerde begroting. De regiocoördinator en regioadministrateur bepalen samen met de netwerkcoördinatoren hoe de middelen over de diverse netwerken worden verdeeld.

6.2

Samenbundeling De verschillende regioplannen worden besproken en afgestemd in het landelijk overleg met de regiocoördinatoren en regioadministrateurs, waarna de plannen worden samengevoegd en voorgelegd aan de directie en directeur-bestuurder. Vervolgens bundelen we alle regioplannen tot het gezamenlijk plan van de vereniging. Het jaarplan ANBO (het plan van de vereniging en het plan van het verenigingsbureau) wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur-bestuurder die op haar beurt de Ledenraad informeert. 6.2 Planning Activiteit

Door

Wanneer

Tussentijdse evaluatie

Regioteams

Mei/Juni

Eerste schetsen nieuwe plannen vanuit de regio Landelijke plannen als input voor netwerkplannen, inclusief doelstelling en begroting Voorbereidingen conceptplannen en landelijke netwerkbijeenkomsten Bijeenkomst landelijke netwerken

Regioteams

Juni

Beleidsadviseur Netwerk

Juni

Regio teams en regioconsulenten

Juni/Juli

Uitvoering plannen

Beleidsadviseur/regioconsulente Juni/Juli n Regionale netwerkbijeenkomsten, Netwerkcoördinatoren en Juni/Juli eerste uitwerking regioconsulent Zomervakantie Verdere uitwerking Netwerkcoördinatoren en netwerkplannen en begroting in de regioconsulent netwerken Bespreking in het regioteam, Regioteam en regioconsulenten voorlopige toewijzing budgetten Heisessie Adjunct V&B regiocoördinatoren/administrateurs Definitieve regioplannen/begroting Directie

September

Gebundeld jaarplan bureau en regio Ledenraad

Oktober

September September September

November

6.3

Bijlagen Bijlage 6.1 Format netwerkplan Activiteiten plan Regio Netwerk

Aanleiding/probleem/knelpunt (waarom gaan we iets doen?):

Doel (wat willen we bereiken?):

Activiteiten (Hoe willen we het doel bereiken? Korte omschrijving, hoe gaan we het voor elkaar krijgen?, wat gaan we doen?) 1. Landelijk

2. Regionaal

3. Lokaal

Middelen (Welke middelen zetten we in? (zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld: interviews met ouderen, bespreking met wethouder, persbericht, informatiefolder, artikel in krant, informatiemiddagen etc.)

6.4

Wat is het resultaat? Wat moeten de activiteiten opleveren?

Tijdsplanning 1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

6.5

Benodigd budget

Vergaderkosten Kosten netwerkvergaderingen Reiskosten Opleidingskosten Drukkosten/kopieerkosten Administratiekosten Portokosten Internet Telefoonkosten Computerartikelen?

Leden netwerk

Samenwerkingsverbanden met

6.6

7.

ANBO Huisstijl............................................................................................. 7.2

7.1

7. ANBO Huisstijl De huisstijl van een organisatie of bedrijf is een consistente presentatie naar buiten toe, vaak de eerste kennismaking voor klanten en belangrijk voor de uitstraling. Hoewel ook gedrag en communicatie in principe onder onze presentatie vallen, betreft het hier de visuele identiteit van ANBO: het symbolische gedeelte van de bedrijfsidentiteit. Hieronder vallen onze naam, logo, kleur, typografie (lettertype), vormentaal (stramienen/vlakken/curves/opmaak) en fotografiestijl. Al deze elementen worden consistent gebruikt in presentaties of op briefpapier, visitekaartjes, offertes, facturen, enveloppen, de website, e-mails, bedrijfskleding etcetera. Het huisstijlhandboek geeft regels over de toepassing van de huisstijl. Het is niet toegestaan om zelfstandig aanpassingen te maken, omdat dat onze presentatie, onze herkenbaarheid én onze professionele uitstraling ondergraaft. Voor vragen of oplossingen kunt u zich wenden tot de afdeling Corporate Communicatie: [email protected].

7.2

8.

ANBO Communicatiemiddelen .................................................................. 8.2 8.1 Website ................................................................................................ 8.2 8.2 Afdelingswebsites ................................................................................ 8.2 8.3 ANBO-App ........................................................................................... 8.2 8.4 Extranet (momenteel nog niet beschikbaar) ......................................... 8.3 8.5 Sociale media ...................................................................................... 8.3 8.6 ANBO Magazine .................................................................................. 8.3 8.7 ANBO@ctueel...................................................................................... 8.4 8.8 ANBO @ctie......................................................................................... 8.4 8.9 ANBO Informatief ................................................................................. 8.4 8.10 Netwerknieuwsbrief .............................................................................. 8.5 8.11 Advieslijn en kaderadvieslijn ................................................................ 8.5 8.12 Servicecenter ....................................................................................... 8.5

8.1

8. ANBO Communicatiemiddelen ANBO zet een brede communicatiemiddelenmix in, om leden te werven, te informeren en te binden, en om onze stakeholders – politiek, andere belangenorganisaties, media – te overtuigen van onze standpunten. De verschillende middelen versterken elkaar crossmediaal. Een uitwerking hiervan volgt in het najaar van 2013. 8.1 Website Doelgroep: leden, niet-leden, stakeholders Doel: informatie verschaffen (nieuws, opinie, achtergrondinformatie, voordeel & korting) Oplage: maandelijks ten minste 70.000 unieke bezoekers Toelichting Onze website bedient, samen met het magazine, al onze doelgroepen. Voor iedereen moet er díe informatie te vinden zijn die gezocht wordt. Ons nieuws en onze opinie wordt verspreid via de homepage. Wij hechten eraan om snel en goed te reageren op extern nieuws (bijvoorbeeld uit politiek Den Haag) en zelf ons eigen nieuws te maken. Voor journalisten zijn de contactgegevens van de woordvoerders te vinden, en informatie over onze belangenbehartigers. Met uitzondering van de mini-advertenties is de website geen platform voor interactie. Daarnaast vinden leden en niet-leden achtergrondinformatie over dossiers binnen de speerpunten inkomen, gezondheid, wonen en mobiliteit en participatie. Wij zetten al onze voordeel- en kortingsacties op de site en introduceren de vereniging. Maandelijks hebben wij ten minste 70.000 unieke bezoekers. Naast onze centrale website verzorgt het verenigingsbureau het technisch onderhoud van de afdelingswebsites. 8.2 Afdelingswebsites In 2013 is hard gewerkt om alle afdelingen een website te geven in het CMS (Content Management Systeem) van de landelijke site. Hierdoor hebben nu alle afdelingssites dezelfde technische capaciteiten en dezelfde professionele uitstraling. Sindsdien is het mogelijk om websites centraal te ondersteunen, omdat de webredacteur van het verenigingsbureau kan inloggen in het CMS van de afdelingssite. De afdelingswebsites berichten over kleinschalige aangelegenheden zoals lokale belangenbehartiging en activiteiten. 8.3 ANBO-app Doelgroep: leden, niet-leden, stakeholders Doel: informatie verschaffen en voordeel en korting Toelichting Een moderne ICT-toepassing om leden en vrijwilligers te ondersteunen. De ANBOapp bevat voordeel en korting en het laatste ANBO-nieuws. De pp is beschikbaar voor de smartphone voor Android en Apple. Er wordt gewerkt aan een app voor de tablet.

8.2

8.4 Extranet (momenteel nog niet beschikbaar) Doelgroep: leden Doel niet-actieve leden: persoonsgegevens controleren/aanpassen Doel actieve leden: informatie over ANBO, toegespitst op eigen rol Toelichting Via de reguliere website komt er een login-mogelijkheid voor alle leden. Niet-actieve leden kunnen op deze manier bijvoorbeeld de gegevens die wij van hen hebben inzien en waar nodig aanpassen. Actieve leden – bijvoorbeeld netwerkleden – kunnen veel meer zien, en worden via extranet geïnformeerd over het reilen en zeilen van ANBO, toegespitst op hun eigen rol. Leden van het netwerk Ledenwerving vinden alle informatie die voor hun functioneren noodzakelijk is, maar kunnen niet in de informatie bestemd voor de netwerken Belangenbehartiging. Diverse nieuwsbrieven worden op basis van de informatie op Extranet verzonden, zoals ANBO Informatief en de nieuwsbrieven voor de netwerken. 8.5 Sociale media 

Facebookpagina www.facebook.com/ANBO_NL Doelgroep: leden en niet-leden Doel: community, marketing, voordeel & korting, nieuws, belangenbehartiging, lobby Oplage: 796 likes (d.d. 21 juni 2013)



Facebookaccounts gewesten/regio’s/afdelingen Mogelijk, maar gebeurt nog weinig.



Twitteraccount @ANBO_Nederland Doelgroep: leden en niet-leden Doel: marketing, voordeel en korting Oplage: 842 volgers (d.d. 21 juni 2013)



Twitteraccount @ANBOpers Doelgroep: leden, niet-leden en stakeholders Doel: nieuws, belangenbehartiging en lobby Oplage: 439 volgers (d.d. 21 juni 2013)

Toelichting ANBO heeft drie centrale kanalen op de sociale media: op Facebook, een Twitteraccount voor marketing, voordeel en korting en een Twitteraccount voor nieuws, belangenbehartiging en lobby. Gewesten en afdelingen kunnen hun eigen Twitter- en Facebookaccounts opzetten, maar doen dit nog weinig. Ten slotte zetten we een aantal besloten platforms op via Facebook, zodat alle leden van een bepaald netwerk op dagelijkse basis met elkaar in gesprek kunnen en ervaringen kunnen delen. Dan maakt het niet meer uit of het netwerk actief is in Groningen of in Zeeland. 8.6 ANBO Magazine Doelgroep: leden, niet-leden, stakeholders Doel: ledenbehoud, bekendheid verwerven, ledenwerving Oplage: 150.000 frequentie: acht maal per jaar

8.3

Acht keer per jaar wordt ANBO Magazine verspreid onder al onze 180.000 leden, in een oplage van ongeveer 150.000 stuks. Partnerleden krijgen geen eigen magazine. Met ANBO Magazine wil ANBO:  de relatie met haar bestaande leden verstevigen;  de merkbeleving ('dit betekent ANBO voor u als lid') versterken;  de bekendheid van (het werk van) ANBO bij niet-leden en stakeholders vergroten;  nieuwe leden werven;  een verjonging van het ledenbestand realiseren. 8.7 ANBO @ctueel Doelgroep: leden, niet-leden, stakeholders Doel: informeren over belangenbehartiging en lobby Oplage: 70.000 e-mailadressen Frequentie: maandelijks ANBO @ctueel is de maandelijkse digitale nieuwsbrief van ANBO die enkel gaat over belangenbehartiging en lobby. De eindredactie ligt bij de afdeling belangenbehartiging. ANBO @ctueel gaat maandelijks naar zo’n 70.000 leden en niet-leden, die niet per definitie dezelfde zijn als de ontvangers van ANBO @actie. ANBO is gehouden aan anti-spam-wetgeving (onderdeel van de telecomwet) en moet haar leden om toestemming voor verzending vragen. Bovendien bieden we bij elke nieuwsbrief een opt-out-mogelijkheid aan, waardoor ontvangers kunnen opzeggen. Niet-leden en stakeholders kunnen zich via de website aanmelden voor de nieuwsbrief. 8.8 ANBO @ctie Doelgroep: leden en niet-leden Doel: voordeel en korting (ledenbehoud en ledenwerving) Oplage: 70.000 Frequentie: maandelijks ANBO @ctie is de maandelijkse digitale nieuwsbrief van ANBO die gaat over voordeel en korting. De eindredactie ligt bij de afdeling Marketing & Communicatie. ANBO @ctie gaat maandelijks naar zo’n 70.000 leden en niet-leden, die niet per definitie dezelfde zijn als de ontvangers van ANBO @ctueel. ANBO is gehouden aan anti-spam-wetgeving (onderdeel van de telecomwet) en moet haar leden om toestemming voor verzending vragen. Bovendien bieden we bij elke nieuwsbrief een opt-out-mogelijkheid aan, waardoor ontvangers kunnen opzeggen. Niet-leden kunnen zich via de website aanmelden voor de nieuwsbrief. 8.9 ANBO Informatief Doelgroep: kaderleden Doel: informeren over ANBO door verenigingsbureau Oplage: 1.804 Frequentie: om de twee weken ANBO Informatief is de huidige kadernieuwsbrief, waarin het verenigingsbureau de stand van zaken van belangenbehartiging en lobby, voordeel-, korting- en ledenwerfacties, verenigingszaken en praktische zaken over financiën en personeelszaken deelt. Deze nieuwsbrief krijgt een link met extranet en verschijnt om de twee weken.

8.4

8.10 Netwerknieuwsbrief Doelgroep: netwerkleden Doel: extra impuls geven aan informatievoorziening naast extranet Oplage: Afhankelijk van netwerk Frequentie: vier keer per jaar Vier keer per jaar ontvangen netwerkleden een nieuwsbrief met de wetenswaardigheden en ontwikkelingen van alle netwerken. Het netwerk Ledenwerving in bijvoorbeeld regio Noord blijft zo structureel op de hoogte van de inspanningen en resultaten van de andere netwerken Ledenwerving. Informatie wordt vaker via Extranet gedeeld, maar deze nieuwsbrieven geven een extra impuls aan de informatievoorziening. Het verenigingsbureau doet de eindredactie van al deze nieuwsbrieven. 8.11 Advieslijn en Kaderadvieslijn De Advieslijn is een telefoonlijn voor leden met sociaal-juridische vragen en problemen. De advieslijn is een USP (Unique Selling Proposition) van ANBO en medegericht op verhoging van de ledentevredenheid en het ledenbehoud. De advieslijn zal omgevormd worden naar de tweede lijn binnen de dienstverlening van de ANBO Consulent – de basis van onze individuele dienstverlening. De Kaderadvieslijn is er voor bestuurders en is meer gericht op vragen over verenigingstechnische aangelegenheden. 8.12 Servicecenter Het Servicecenter is er voor het verwerken van mutaties in de ledengegevens.

8.5

8.6

9.

Statuten en reglementen ............................................................................ 9.2

9.1

9. Statuten en reglementen Klik hier om de Statuten en reglementen te downloaden van de ANBO-website

9.2

Vrijwilligershandboek

Bezoekadres Houttuinlaan 3, 3447 GM Woerden Postadres Postbus 2012, 3440 DA Woerden Telefoon (0348) 46 66 66 E-mail [email protected] Website www.anbo.nl

Inkomen

Gezondheid

Wonen & Mobiliteit

Participatie

ANBO | Woerden | [email protected] | www.anbo.nl