Vrijwilligersbeleid Voetbalvereniging RCL

Vrijwilligersbeleid Voetbalvereniging RCL Aangenomen door de Bijzondere LedenVergadering van RCL d.d. ........ 2010

1.

Samenvatting

Zoals veel andere voetbalverenigingen ervaart RCL Leiderdorp dat het in toenemende mate lastig is om vrijwilligers te vinden voor de verschillende taken en functies binnen de vereniging. Daardoor komt het werk dat gedaan moet worden op de schouders van steeds minder vrijwilligers. In het verleden zijn verschillende acties geweest om meer vrijwilligers te vinden, helaas zonder veel resultaat. Dat is de reden, waarom het Bestuur van RCL besloten heeft beleid te maken, dat deze situatie moet gaan verbeteren. In 2009 is er een kleine commissie in het leven geroepen, om het vrijwilligersbeleid van de voetbalvereniging RCL te ontwikkelen. In verschillende stappen, met terugkoppeling aan het bestuur, is door de commissie vrijwilligersbeleid het plan opgesteld, dat u hier voor u ziet. Het vrijwilligersbeleid is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:  je MAG lid worden van v.v. RCL;  je hebt dan RECHT op het spelen van wedstrijden; maar  je hebt de PLICHT om bij te dragen in de organisatie van RCL De essentie van het plan is, dat vrijwilligerswerk verplicht wordt voor SPELENDE leden of ouders/verzorgers van (spelende) jeugdleden van RCL. Aan het begin van het seizoen wordt een verplichte vrijwilligersbijdrage van € 50 per spelend lid (max. 100€ per gezin) in rekening gebracht. Als het betreffende lid zijn of haar vrijwilligerstaak of -functie dat jaar heeft uigevoerd, wordt aan het eind van het seizoen deze vrijwilligersbijdrage gerestitueerd (in het geval dat het lidmaatschap wordt beëindigd), of verrekend met de vrijwilligersbijdrage van het volgende seizoen (hetgeen betekent, dat per saldo geen nieuwe vrijwilligersbijdrage in rekening wordt gebracht voor het volgend seizoen, mits de vrijwilligersverplichting is voldaan). Spelende leden en ouders/verzorgers van spelende jeugdleden die reeds vrijwilliger zijn bij RCL en vóór het begin van het volgende seizoen aangeven het vrijwilligerschap te zullen voortzetten, wordt dus (naar rato van taak/functie en aantal spelende leden per gezin) geen vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht; als het betreffende lid (of de ouder/verzorger van een jeugdlid) vervolgens toch geen vrijwilligerstaak of -functie op zich neemt en uitvoert, wordt aan het eind van het seizoen alsnog de vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht. Vrijwilligers die voor het nieuwe seizoen niets aangeven, wordt een vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht; als het betreffende lid (of ouder/verzorger van een jeugdlid) vervolgens alsnog een vrijwilligerstaak of -functie op zich neemt en uitvoert, wordt aan het eind van het seizoen deze vrijwilligersbijdrage gerestitueerd (in het geval dat het lidmaatschap wordt beëindigd), of verrekend met de vrijwilligersbijdrage van het volgende seizoen etc. Spelende leden (of ouders van spelende jeugdleden) die 6 of meer jaar een taak/functie hebben vervuld, worden daarna voor het (spelende) leven vrijgesteld van de vrijwilligersbijdrage. Om het vrijwilligersbeleid uit te voeren, wordt een vrijwilligerscommissie in het leven geroepen, die zal worden aangestuurd door (een) nieuw te zoeken vrijwilligerscoördinator(en). Deze commissie zorgt ervoor, dat de daarvoor in aanmerking komende leden of ouders van leden worden ingedeeld in de verschillende functies of taken en – waar nodig - worden ingeroosterd. De vrijwilligerscoördinator(en) zal/zullen aan het Bestuur van RCL rapporteren, en nauw samenwerken met de verenigingsmanager, en de verschillende commissies. In het voor u liggende plan worden de te vervullen functies en taken beschreven, alsmede de spelregels van ons vrijwilligersbeleid. (Verwachte) Veelgestelde vragen worden beantwoord

Vrijwilligersplan RCL Definitieve Versie

2

juni 2010

en enkele uitzonderingen op de regels worden gegeven. Het is de bedoeling dat het plan met ingang van seizoen 2010-2011 in werking treedt. Al met al hoopt het bestuur van de vereniging RCL dat met dit plan de komende jaren alle activiteiten en faciliteiten gehandhaafd kunnen blijven, en wij daarmee de continuïteit van de vereniging kunnen waarborgen.


3

juni 2010

2.

Inleiding

De zaterdagamateur voetbalclub Racing Club Leiderdorp (RCL) is opgericht in 1926. Het complex van RCL is gelegen in de Bloemerd in Leiderdorp en telt zes velden (waarvan 2 kunstgrasvelden), 13 kleedkamers (waaronder een megakleedkamer) en een clubhuis. Het eerste herenelftal speelde in het seizoen 2009-2010 in de tweede klasse, het eerste dameselftal in de hoofdklasse. De jeugdselectieteams spelen in zowel de hoofdklasse als eerste klasse. Thans telt de club meer dan 1200 leden, waarvan ongeveer 650 jeugdleden (6 t/m 19 jaar). De vereniging bestaat uit een seniorenafdeling en een jeugdafdeling. De voetbalvereniging RCL wordt geleid door een negenkoppig Bestuur, bestaande uit de voorzitter, secretaris, 2e secretaris, penningmeester en 2e penningmeester, bestuurslid voetbalzaken, bestuurslid jeugdzaken, bestuurslid damesvoetbal en een bestuurslid algemene zaken. De jeugdafdeling bestaat uit een Jeugdcommissie en een Technische Commissie. Deze commissies zijn nevengeschikt aan elkaar en worden aangestuurd door het bestuurslid jeugdzaken respectievelijk het bestuurslid voetbalzaken. Naast deze commissies en het Bestuur zijn er nog vele andere commissies en kaderleden actief binnen RCL. Zo heeft RCL bijvoorbeeld ook een eigen clubarts. Alle kaderfuncties zijn in kaart gebracht in het organogram van de vereniging, dat in het Huishoudelijk Reglement is opgenomen. De functies van de Bestuursleden, leden ven de Jeugdcommissie, leden van de Technische Commissie en andere kaderleden staan beschreven in het Huishoudelijk Reglement van RCL. De up-to-date personele invulling van de diverse commissies kan opgezocht worden op de website van RCL: http://www.rcl.nl/kader.asp Zoals duidelijk zal zijn draait RCL op de inzet van vrijwilligers, voetballers, ouders van jeugdleden en overige leden. Momenteel zijn er meer dan 300 vrijwilligers actief binnen RCL. De ene vrijwilliger besteedt meer tijd aan RCL dan de andere. Dat geeft niet, iedere bijdrage hoe klein ook wordt op prijs gesteld. Willen we echter de continuïteit van de vereniging waarborgen, dan moeten er meer mensen actief worden als vrijwilliger. Vorig jaar heeft het bestuur van RCL besloten een betaalde professionele kracht in te zetten als verenigingsmanager. Deze functie stroomlijnt allerlei activiteiten binnen de vereniging en het instellen hiervan heeft reeds zijn vruchten afgeworpen, waaronder een activiteitenkalender, een plan voor opleidingen (wat inmiddels is gestart), besparingen in contracten, het binnenhalen van evenementen, een overeenkomst met een fysiotherapiepraktijk, etc. Echter, het aantrekken van de verenigingsmanager is nog geen oplossing voor het al eerder geconstateerde vrijwilligersprobleem: “er zijn vele taken binnen de vereniging waarvan de last momenteel op te weinig schouders rust; deze schouders raken overbelast en daarmee dreigen de zittende vrijwilligers af te haken”. Natuurlijk zouden we alle taken kunnen gaan betalen en professionaliseren. Dit zal echter leiden tot een forse contributieverhoging, wat een in de praktijk van een voetbalvereniging onhaalbare zaak is. Tenslotte willen we het voetballen bij onze vereniging zoveel mogelijk voor iedereen bereikbaar maken. Daarom heeft het bestuur van RCL in een eerder stadium reeds besloten dat naast het aanstellen van een verenigingsmanager, het vrijwilligersbeleid ook aangescherpt zal moeten worden


4

juni 2010

1. voor het continueren van de dagelijkse verenigingstaken; 2. vanwege het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben; en 3. vanwege het niet willen en kunnen aanstellen van betaalde krachten voor alle taken. Middels het motto:  je MAG lid worden van v.v. RCL;  je hebt dan RECHT op het spelen van wedstrijden; maar  je hebt de PLICHT om bij te dragen in de organisatie van RCL Het bestuur van RCL heeft daarom het voor u liggende plan “Vrijwilligersbeleid voetbalvereniging RCL”opgesteld1. Dit document geeft inzicht in de activiteiten en de daarvoor benodigde vrijwilligers binnen RCL. Van bijna alle functies en taken is een beschrijving gemaakt zodat inzichtelijk wordt wat zij inhouden. In tijd variëren de functies en taken van enkele uren per maand tot een aantal uren per week. In totaal heeft RCL bijna 500 vrijwilligersfuncties en- taken benoemd in deze beleidsnota. De vereniging RCL bestaat uit actieve leden (onderverdeeld naar jeugd (jonger dan 19 jaar) en senioren (19 jaar en ouder)), vrijwilligers, donateurs, ereleden en leden van verdienste. Jeugdleden kunnen vrijwilligerstaken uitoefenen maar juridisch gezien zijn het hun ouder(s) of verzorger(s) die als wettelijk vertegenwoordiger van het actieve lid verantwoordelijk worden gesteld voor het invullen van de vrijwilligerstaak van de vereniging. Actieve leden zijn zij, die gerechtigd zijn aan wedstrijden deel te nemen (hierna spelende leden genoemd), dan wel zij die werkzaamheden verrichten op organisatorisch/bestuurlijk vlak in of buiten verenigingsverband, doch behorende tot de organisatie van de vereniging. Ondersteunende leden zijn zij, die financieel de vereniging een periodieke bijdrage verlenen. Ereleden en leden van verdienste zijn zij, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het hoofdbestuur door de Algemene Ledenvergadering als zodanig zijn benoemd.

1

In het Huishoudelijk Reglement (HHR) van RCL zal een passage worden opgenomen over de nota “Vrijwilligersbeleid voetbalvereniging RCL”. De nota zelf zal niet integraal opgenomen worden in het HHR maar als een addendum van het HHR functioneren.


5

juni 2010

3.

Uitgangspunten vrijwilligersbeleid

Uitgaande van het eerder geformuleerde motto:  je MAG lid worden van v.v. RCL;  je hebt dan RECHT op het spelen van wedstrijden; maar  je hebt de PLICHT om bij te dragen in de organisatie van RCL heeft het bestuur van RCL de volgende uitgangspunten geformuleerd voor het vrijwilligersbeleid: 1. Voetbalvereniging RCL doet een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. 2. Voetbalvereniging RCL vervult ook een sociale en maatschappelijke functie. Leden dragen daar in bij en hebben daar zelf baat bij. 3. Voetbalvereniging RCL maakt een onderscheid tussen taken en functies: a. Een functie wordt gekenmerkt door het feit dat hiervoor een inspanningverplichting geldt, en geen urenverplichting. Alle functies zijn gedefinieerd in het vrijwilligersoverzicht (zie tabel in hoofdstuk 4). b. Een taak is een rol, zoals kantinemedewerker, die roulerend door verschillende leden wordt ingevuld. Te denken valt hierbij aan de kantinemedewerkers die bardiensten of keukendiensten draaien. Er wordt een rooster opgesteld, waarbij de vrijwilligers in verschillende diensten worden ingeroosterd. 4. Voetbalvereniging RCL onderscheidt twee categorieën vrijwilligers: a. De echte vrijwilliger die zich vrijwillig heeft opgegeven (gevraagd dan wel ongevraagd) om één of meerdere taken te vervullen. Deze persoon is persoonlijk of als ouder/verzorger vrijgesteld van een taakplicht; b. De vrijwilliger die op basis van het voor u liggende vrijwilligersbeleid verplicht is een taak uit te voeren. Deze vrijwilliger noemen we verder in deze nota een taakplichtige. 5. Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleid is dat ieder spelend lid dan wel de ouder(s)/verzorger(s) van onze jeugdleden (A t/m (mini-)F) tenminste één vrijwilligerstaak of taakplicht vervult. Jeugdleden van 16 jaar en ouder kunnen in plaats van hun ouder(s)/verzorger(s) een vrijwilligerstaak of taakplicht vervullen m.u.v. een kantinedienst waarbij alcohol wordt geschonken. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar. Junioren scheidsrechters die als vrijwilligers door de scheidsrechterscommissie worden geaccepteerd en een voldoende aantal wedstrijden fluiten in 1 seizoen, hebben daarmee ook een vrijwilligersfunctie verricht. 6. Aan (de ouders/verzorgers van) elk spelend lid wordt per jaar 50 € in rekening gebracht als vrijwilligersbijdrage bovenop de contributie; door het verrichten van een functie of een vastgesteld aantal taakuren in 1 seizoen, kunnen (spelende) leden (of ouders/verzorgers van jeugdleden) dit bedrag aan het einde van het seizoen gerestitueerd krijgen. 7. Gezinnen met meer dan één spelend-lid (1 of meerdere kinderen en/of 1 of beide ouders/verzorgers) betalen voor maximaal 2 leden de vrijwilligersbijdrage en worden voor maximaal twee taakplichten ingeroosterd of kunnen één functie vervullen. 8. Spelende leden en ouders/verzorgers van spelende jeugdleden die reeds vrijwilliger zijn bij RCL en vóór het begin van het volgende seizoen aangeven het vrijwilligerschap te zullen voortzetten, wordt dus (naar rato van taak/functie en aantal spelende leden per gezin) geen vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht; als het betreffende lid (of de ouder/verzorger van een jeugdlid) vervolgens toch geen vrijwilligerstaak of -functie op


6

juni 2010

zich neemt en uitvoert, wordt aan het eind van het seizoen alsnog de vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht. Vrijwilligers die voor het nieuwe seizoen niets aangeven, wordt een vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht; als het betreffende lid (of ouder/verzorger van een jeugdlid) vervolgens alsnog een vrijwilligerstaak of -functie op zich neemt en uitvoert, wordt aan het eind van het seizoen deze vrijwilligersbijdrage gerestitueerd (in het geval dat het lidmaatschap wordt beëindigd), of verrekend met de vrijwilligersbijdrage van het volgende seizoen etc. 9. Als je 3 jaar aaneengesloten een taak/functie hebt vervuld en je wilt er een jaar uit, dan wordt het eerste jaar geen vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht. In het eerst daarna volgende jaar wordt vervolgens of weer een taak/functie opgepakt, of wordt de vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht 10. Spelende leden (of ouders van spelende jeugdleden) die 6 of meer jaar een taak/functie hebben vervuld, worden daarna voor het (spelende) leven vrijgesteld van de vrijwilligersbijdrage. 11. Nieuwe leden dienen bij inschrijving te tekenen voor contributie en vrijwilligersbijdrage. Zij die dit weigeren, worden niet aangenomen als lid. 12. Om een goede positie aan het begin van ieder seizoen te verkrijgen worden de leden opgeroepen hun wijzigingen in voorkeur voor het vervullen van een vrijwilligerstaak/taakplicht kenbaar te maken en ook eventuele voorkeuren t.a.v. tijden waarop dit gewenst is om te vervullen. Wanneer geen reactie wordt ontvangen wordt ervan uitgegaan dat een vrijwilligerstaak/taakplicht van het ene op het andere seizoen wordt voortgezet. Bij een tekort aan taakplichtigen voor één van de taken kan een taakplichtige ook verplicht ingedeeld worden; 13. De roosters voor het vervullen van de taken zullen worden gepubliceerd op onze website (www.rcl.nl). 14. Van alle vrijwilligers wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende regels bij Voetbalvereniging RCL zoals o.a. geformuleerd in het Huishoudelijk Reglement en in het Statuut Normen en Waarden van Voetbalvereniging RCL. 15. Voetbalvereniging RCL stimuleert vrijwilligers om cursussen te volgen, bijvoorbeeld voor trainer- en scheidsrechteropleidingen. 16. Voetbalvereniging RCL zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen. 17. Het bestuur van Voetbalvereniging RCL stelt zich ten doel het vrijwilligersbeleid verder te ontwikkelen door o.a. het aanstellen van een vrijwilligerscoördinator.


7

juni 2010

4.

Functies en taken binnen voetbalvereniging RCL

Hieronder volgt een overzicht van de huidige functies en taken die binnen RCL onderscheiden worden:

Functies Commissie/functie Hoofdbestuur Voorzitter 1e secretaris 1e penningmeester Technische Voetbalzaken Voetbalzaken dames Voetbalzaken jeugd Algemene zaken 2e penningmeester 2e secretaris Jeugdcommissie Voorzitter Secretaris Penningmeester Coördinatoren Coördinatoren Coördinatoren Coördinatoren Coördinatoren Coördinatoren Wedstrijdsecretaris Wedstrijdsecretaris Toernooisecretaris Toernooisecretaris


Bestuur / commissie / overig

Naam functie

aantal

uren/wk

totaal uren

Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur Hoofdbestuur

Voorzitter (lid dagelijks bestuur) Secretaris (lid dagelijks bestuur) Penningmeester (lid dagelijks bestuur) Voetbalzaken Damesvoetbal Jeugdzaken Algemene zaken 2e penningmeester 2e secretaris

1 1 1 1 1 1 1 1 1

24 24 24 20 20 20 20 20 20

24 24 24 20 20 20 20 20 20

Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie

Voorzitter (lid dagelijks bestuur) Secretaris (lid dagelijks bestuur) Penningmeester (lid dagelijks bestuur) Coördinator A/B Coördinator C Coördinator D Coördinator E Coördinator F/MP Coördinator M Wedstrijdsecretaris A-B-C-M Wedstrijdsecretaris D-E-F-MP Toernooisecretaris Toernooisecretaris

1 1 1 1 1 1 1 1

20 20 20 12 12 12 12 12 12 10 10 6 6

20 20 20 12 12 12 12 12 12 10 10 6 6

8

juni 2010

1 1 1 1

Functies Commissie/functie Leiders junioren Leiders pupillen Seniorencommissie Voorzitter Secretaris Wedstrijdsecretaris Lid Technische commissie Voorzitter Secretaris TC Lid A- B jeugd TC Lid C- D jeugd TC Lid E - F jeugd TC Lid M Trainers selectie Trainers niet selectie Scouting Sponsor commissie Voorzitter Secretaris PR functionaris Acquisitie Kantinecommissie Voorzitter Secretaris Coordinator rooster Medewerker inkoop Medewerker hygiene Medewerker technische zaken Medewerker financien



Naam functie Leiders junioren Leiders pupillen

aantal 26 80

uren/wk 3 2

totaal uren 78 160

Voorzitter Secretaris Wedstrijdsecretaris Lid

1 1 1 3

8 8 8 4

8 8 8 12

Voorzitter Secretaris Leden Leden Leden Leden Trainers selectie Trainers niet selectie Scouting

1 1 1 1 1 1 20 50 2

12 16 12 12 12 12 6 3 2

12 16 12 12 12 12 120 150 4

Sponsorcommissie Sponsorcommissie Sponsorcommissie Sponsorcommissie

Voorzitter Secretaris Pr functionaris Acquisitie

1 1 1 3

12 8 8 16

12 8 8 48

Kantinecommissie Kantinecommissie Kantinecommissie Kantinecommissie Kantinecommissie Kantinecommissie Kantinecommissie

Voorzitter Secretaris Coordinator rooster Medewerker inkoop Medewerker hygiene Medewerker technische zaken Medewerker financien

1 1 1 1 1 1 1

16 8 8 8 4 4 8

16 8 8 8 4 4 8

Seniorencommissie Seniorencommissie Seniorencommissie Seniorencommissie Technische commissie Technische commissie Technische commissie Technische commissie Technische commissie Technische commissie Technische zaken Technische zaken Technische zaken

9

juni 2010

Functies Commissie/functie Damescommissie Voorzitter Secretaris TC Lid M Coordinator M Sponsoring Lid Ledenadministratie Ledenadministrateur Scheidsrechterscommissie Coordinator Coordinator Materialen Opleiding Internetcommissie Voorzitter Beheerder www.rcl.nl Beheerder intranet rcl Lid Supportersverenging Voorzitter Vice coorzitter Secretaris Penningmeester Lid Vrijwilligerscommissie Voorzitter Secretaris Coordinator rooster



Naam functie

aantal

uren/wk

totaal uren

Damescommissie Damescommissie Damescommissie Damescommissie Damescommissie Damescommissie

Voorzitter Secretaris Leden Leden Leden Leden

1 1 1 1 1 1

4 4 4 4 4 4

4 4 4 4 4 4

Ledenadministratie

Ledenadministrateur

1

4

4

Coordinator Sen,A en B Coordinator C,D,E en F Materiaal Opleiding

1 1 1 1

4 4 2 2

4 4 2 2

Voorzitter Beheerder Beheerder Leden

1 1 1 5

4 6 8 2

4 6 8 10

Supportersvereniging Supportersvereniging Supportersvereniging Supportersvereniging Supportersvereniging

Voorzitter Vice coorzitter Secretaris Penningmeester Leden

1 1 1 1 1

8 8 8 8 8

8 8 8 8 8

Vrijwilligerscommissie Vrijwilligerscommissie Vrijwilligerscommissie

Voorzitter Secretaris Coordinator rooster

1 1 1

16 8 16

16 8 16

Scheidsrechterscommissie Scheidsrechterscommissie Scheidsrechterscommissie Scheidsrechterscommissie Internetcommissie Internetcommissie Internetcommissie Internetcommissie

10

juni 2010

Functies Commissie/functie Beheercommissie Voorzitter Leden Zaterdagcommissie Voorzitter Coordinator rooster Bloemerd redactie Hoofdredacteur Lid E kamp commissie Voorzitter Secretaris Financien Lid Kidlington commissie Voorzitter Lid Sinterklaas-commissie Voorzitter Lid Voetbalstart commissie Voorzitter Lid Kascommissie Voorzitter Lid Bouwcommissie Voorzitter Secretaris Penningmeester



Naam functie

aantal

uren/wk

totaal uren

Voorzitter Leden

1 5

20 2

20 10

Zaterdagcommissie Zaterdagcommissie

Voorzitter Coordinator rooster

1 1

2 2

2 2

Bloemerd redactie Bloemerd redactie

Hoofdredacteur Leden

1 4

2 1

2 4

E kamp commissie E kamp commissie E kamp commissie E kamp commissie

Voorzitter Secretaris Financien Leden

1 1 1 4

1 1 1 1

1 1 1 4

Kidlington commissie Kidlington commissie

Voorzitter Leden

1 4

0,15 0,15

0,15 1

Sinterklaas commissie Sinterklaas commissie

Voorzitter Leden

1 4

0,15 0,15

0,15 1

Voetbalstartcommissie Voetbalstartcommissie

Voorzitter Leden

1 4

1 1

1 4

Kascommissie Kascommissie

Voorzitter Leden

1 2

0,15 0,15

0,15 0,3

Voorzitter Secretaris penningmeester

1 1 1

1 1 1

1 1 1

Beheercommissie Beheercommissie

Bouwcommissie Bouwcommissie Bouwcommissie

11

juni 2010

Functies Commissie/functie Lid Medische verzorging Voorzitter Clubarts EHBO Opleiding Coordinator rooster Supportersvereniging Lotenverkoop Rad Activiteitencommissie Lid Buitenlandse reizen Lid Vrijwilligerscommissie Lid Overig Omroepster Verkoop entreekaarten Onderhoud reclameborden Ophangen reclameborden Ophangen vlaggen Drukploeg Totaal


Bestuur / commissie / overig Bouwcommissie

Naam functie Leden

aantal 5

uren/wk 1

totaal uren 5

Medische verzorging Medische verzorging Medische verzorging Medische verzorging Medische verzorging

Voorzitter Clubarts EHBO’ er Opleiding Coordinator rooster

1 1 20 1 1

5 2 1 1 1

5 2 20 1 1

Supportersvereniging Supportersvereniging

Lotenverkoop Rad

3 1

1 1

3 1

Activiteitencommissie

Leden

3

1

3

Buitenlandse reizen

Leden

3

1

3

Vrijwilligerscommissie

Leden

6

2

12

Omroepster Verkoop entreekaarten Onderhoud reclameborden Ophangen reclameborden Ophangen vlaggen Drukploeg

1 2 2 2 1 2 360

1 0,5 1 1 1 1 751

1 1 2 2 1 2 1368

Overig Overig Overig Overig Overig Overig

12

juni 2010

Taken Commissie/taak Kantinecommissie Medewerkers kantine Beheercommissie Lid Materialen Lid Lid Zaterdagcommissie Lid Bouwcommissie Bouwteam Totaal

Bestuur / commissie / overig Kantinecommissie

Materialen Materialen Zaterdagcommissie Bouwcommissie

Naam taak

aantal

uren/wk

totaal uren

Medewerker kantine

90

1

90

Leden onderhoud

20

1

20

Lid uitgifte/inname materiaal Lid uitgifte/inname kleding

3 3

1 1

3 3

Leden

20

1

20

Bouwteam

20 136

1 5

20 136

Deze tabel zal in de loop der jaren kunnen veranderen doordat nieuwe functies en taken kunnen worden gedefinieerd en oude kunnen verdwijnen. Een omschrijving van alle bovengenoemde functie en taken staat op de RCL-website onder de tab “Vrijwilligersbeleid”.


13

juni 2010

5.

Contributie en vrijwilligersbijdrage

Voor het innen en verrekenen van de vrijwilligersbijdrage geldt de volgende procedure: 1. De vrijwilligersbijdrage van 50 € per spelend lid wordt met ingang van het seizoen 2010/2011 ingevoerd en deze wordt aan het begin van het seizoen tegelijk met de contributie geïncasseerd. 2. Op hetzelfde moment wordt er een bonusregeling ingevoerd. Deze bonusregeling houdt in dat bij de volledige vervulling van een vrijwilligerstaak of een vrijwilligersfunctie, de vrijwilligersbijdrage aan het begin van het volgende seizoen wordt verrekend. 3. De vrijwilligersbijdrage wordt geheel los van de contributie in een apart kas-systeem geïnd. Hiervoor zal een wijziging van het huishoudelijk reglement worden voorgesteld tijdens dezelfde BLV als waar het Vrijwilligersplan zal worden behandeld. De volgende bedragen waren van toepassing voor het seizoen 2009-2010: Categorie lid

Bedrag per jaar in €

Senioren, geboren voor 1-1-1991

188,00

Junioren, geboren voor 1-1-1997

163,00

Pupillen, geboren voor 1-1-2003

142,00

Mini-pupillen, geboren op of na 1-1-2003

142,00

Niet-spelend lid

40,00

Niet-spelend bestuurs/commissie/... lid met verplicht KNVB lidmaatschap

18,00

Met de vrijwilligersbijdrage zullen de volgende bedragen voor het seizoen 2010-2011 van toepassing zijn: Bedrag per jaar in € **

Categorie lid

Contributie

Vrijwilligers

(incl. vrijwilligers-

bijdrage*

bijdrage) Senioren, geboren voor 1-1-1992

238,00

50

Junioren, geboren voor 1-1-1998

213,00

50

Pupillen, geboren voor 1-1-2004

192,00

50

Mini-pupillen, geboren op of na 1-1-2004

192,00

50

Niet-spelend lid

40,00

Niet-spelend bestuurs/commissie/... lid met verplicht KNVB lidmaatschap

18,00

* Dit is de vrijwilligersbijdrage die kan worden terugverdiend (en dan aan het begin van het volgende seizoen wordt verrekend) door het verrichten van een vrijwilligerstaak of -functie. Deze bijdrage wordt per huishouden/gezin voor maximaal 2 spelende leden in rekening gebracht. **Alle bedragen (contributie, vrijwilligersbijdrage en kledingtoeslag) worden jaarlijks in de algemene ledenvergadering vastgesteld.


14

juni 2010

Het bestuur van Voetbalvereniging RCL wijst inzake verzekeringen op het volgende. Alle vrijwilligers zijn verzekerd via de gemeente Leiderdorp. Verder gaat RCL er van uit dat iedereen persoonlijk verantwoordelijk is voor de volgende verzekeringen:  Een aansprakelijkheidsverzekering (WA)  Een ongevallen verzekering  Een autoverzekering  Een auto – inzittendenverzekering Daarnaast heeft RCL bij de KNVB2 een collectieve verzekering afgesloten. Deze verzekering dekt die kosten welke in uitzonderlijke gevallen voorkomen en niet door de reguliere verzekeringen worden gedekt (vangnet-verzekering).

6.

Spelregels vrijwilligersbeleid voetbalvereniging RCL

Voor de praktische invulling van het bovenbeschreven vrijwilligersbeleid zijn een aantal spelregels opgesteld. Deze spelregels zullen elk seizoen worden getoetst op praktische haalbaarheid en indien nodig aangepast. De volgende spelregels/uitgangspunten zijn van toepassing: 1) (Ouder(s)/verzorgers van) leden kunnen aan het begin van ieder seizoen hun (wijzigingen in) voorkeur voor het vervullen van een vrijwilligerstaak/taakplicht kenbaar maken aan de vrijwilligerscoördinator. Op dat moment kunnen ook de eventuele voorkeurstijden voor het vervullen van de taakplicht worden doorgegeven. Er is overigens geen garantie dat er met alle voorkeuren rekening gehouden kan worden. Bij een tekort aan taakplichtigen voor één van de taken bijvoorbeeld, kan een taakplichtige ook verplicht ingedeeld worden op een andere dan zijn/haar voorkeurstaak. 2) (Ouder(s)/verzorgers van) leden die geen –of niet tijdig –(hun) voorkeuren doorgeven, worden door de vrijwilligerscoördinator ingedeeld. (Ouders/verzorgers van) leden die geen wijzigingen in voorkeur doorgeven voor een volgend seizoen, worden verondersteld hun vrijwilligerstaak/taakplicht van het ene op het andere seizoen voort te zetten. 3) Elk nieuw lid zal bij inschrijving worden gewezen op de verplichtingen voortkomend uit het vrijwilligersbeleid en zal zijn/haar taakplicht moeten opgeven alvorens voor voetbalvereniging RCL kan worden uitgekomen. 4) De roosters voor het vervullen van de taakplicht zullen worden gepubliceerd op RCL website (www.rcl.nl tabblad). 5) Is een vrijwilligerstaak of taakplicht eenmaal ingeroosterd dan kan men dit niet meer afzeggen. Wel staat het iedereen vrij om te ruilen. De/het oorspronkelijk aangewezen ouder/verzorger/lid blijft uiteraard zelf verantwoordelijk voor zijn/haar vrijwilligerstaak of taakplicht. 6) Wanneer de vrijwilligerstaak dan wel de taakplicht op het afgesproken tijdstip niet wordt vervuld zal de vrijwilligersbijdrage aan het lid of de ouder(s)/verzorger(s) van het lid aan het einde van het seizoen niet worden gerestitueerd. Wanneer de taakplicht over meerdere momenten gedurende het seizoen is ingeroosterd en de taakplicht slechts deels is vervuld, wordt de vrijwilligersbijdrage aan het seizoen slechts navenant gerestitueerd.

2

Het bestuur van RCL zal in overweging nemen om die vrijwilligers, waarvoor dat echt nodig is, lid te maken van de KNVB


15

juni 2010

7) Bij afgelastingen en speelvrije dagen vallen soms diensten uit. De betrokkenen worden daarover zoveel mogelijk van te voren ingelicht of kunnen bij algehele afgelasting dit terug vinden op Teletekst pagina 603, district West II, categorie A en B. Tevens worden afgelastingen zoveel als mogelijk op de website van de vereniging gepubliceerd. 8) Uitgevallen diensten hoeven niet te worden ingehaald. Het lid of de ouder(s)/verzorger(s) die voor de vrijwilligerstaak cq. taakplicht staat ingeroosterd is er zelf verantwoordelijk voor om zich ervan te overtuigen dat er ook werkelijk niet gespeeld wordt. Bij algehele afgelasting kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er nog wel wedstrijden of andere activiteiten worden georganiseerd. Stel u hiervoor altijd in verbinding met de club (tel. 5893450) of – als de club even telefonisch niet bereikbaar is - kom naar het complex. 9) Maatschappelijke stages van scholieren kunnen worden gebruikt voor het vervullen van een vrijwilligerstaak voor RCL in een bepaald seizoen, maar RCL bepaalt de te verrichten taak (en niet school of de scholier; oftewel de taak moet binnen de behoefte van RCL vallen) en RCL biedt geen begeleiding aan van de stage van de betreffende scholier. Leden of ouder(s)/verzorgers van leden die menen in omstandigheden te verkeren die hen het uitvoeren van een vrijwilligerstaak of –functie of het betalen van de vrijwilligersbijdrage onmogelijk maakt, kunnen bij de vrijwilligerscoördinator een met redenen omkleed verzoek indienen om uitgezonderd te worden van een taakplicht dan wel vrijwilligersbijdrage. De vrijwilligerscoördinator – al dan niet in overleg met de Commissie Vrijwilligerswerk of het Bestuur – is bevoegd om een besluit te nemen over dit verzoek. Om te komen tot een goed functionerend vrijwilligersbeleid is het noodzakelijk toezicht en controle te houden op de invulling van het vrijwilligersbeleid. Het bestuur van voetbalvereniging RCL roept daarom met ingang van het seizoen 2010-2011 een Commissie Vrijwilligerszaken in het leven, die wordt geleid en voorgezeten door de Vrijwilligerscoördinator. De voornaamste taak van deze commissie is het uitvoeren, administreren (en opzetten van een sluitend systeem hiervoor), coördineren en handhaven/controleren van het in deze nota uiteengezette vrijwilligersbeleid. Daarnaast kan deze commissie voorstellen aan het bestuur doen voor het verder vormen en waar nodig bijstellen van dit vrijwilligersbeleid.

7.

Vrijwilligers coördinator

M.i.v. 1 juli 2010 is het bestuur van RCL voornemens om de functie “Vrijwilligers coördinator” binnen RCL te introduceren, in het kader van vrijwilligersplan. Deze functie wordt ingevoerd om:  werkzaamheden van vrijwillige functies, die op dit moment niet in te vullen zijn, in te vullen;  ieder RCL lid een bijdrage te laten leveren op het gebied van vrijwilligerswerk binnen RCL;  invulling en uitvoering te geven aan het vrijwilligersbeleid;  meer structuur in de vereniging op het gebied van vrijwilligersbeleid onder te brengen:


16

juni 2010

Rol van de vrijwilligerscoördinator in de vereniging Om het tekort aan vrijwilligers op te vangen en diverse zaken te professionaliseren is het zaak om een vrijwilligerscoördinator aan te stellen met de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:  De vrijwilligerscoördinator legt rechtstreeks verantwoordelijkheid af aan het bestuur en valt in principe onder de 1e secretaris, maar kan ook in overleg waargenomen worden door een ander bestuurslid bijvoorbeeld in verband met een evenredige verdeling van de werkdruk.  De vrijwilligerscoördinator werkt plannen van het bestuur uit. Dit gebeurt eventueel samen met het bestuur en de vrijwilligerscommissie.  De vrijwilligerscoördinator doet ook diverse verbetervoorstellen aan het bestuur.  Zwaarwegende beslissingen worden afgestemd met het bestuur c.q. het desbetreffende aanspreekpunt in het bestuur.  De vrijwilligerscoördinator woont de bestuursvergadering (of een gedeelte daarvan) bij op verzoek van het bestuur, of op eigen verzoek. Verwachtingen  De vrijwilligerscoördinator zal er voor zorg dragen dat zaken die beschreven staan in de taakomschrijving professioneel uitgevoerd worden.  De vrijwilligerscoördinator zal ervoor moeten zorgen dat het bestuur zaken, die beschreven staan in de taakomschrijving, niet meer hoeft af te handelen.  De vrijwilligerscoördinator zal ervoor moeten zorgen dat er meer vrijwilligers beschikbaar komen voor de vereniging RCL.  De vrijwilligerscoördinator zal samen met de verenigingsmanager ervoor moeten zorgen dat er opleidingen gegeven worden binnen de vereniging .  De vrijwilligerscoördinator zal ervoor moeten zorgen dat er een jaarkalender met de planning op het gebied van vrijwilligerswerk komt.  De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat het vrijwilligersplan actueel blijft. Werkzaamheden De vrijwilligerscoördinator zal de volgende werkzaamheden moeten uitvoeren of is verantwoordelijk voor:  leiding geven aan de commissie vrijwilligerswerk;  geeft uitvoering aan het vrijwilligersbeleid;  bijhouden van administratie op intranet RCL;  bijhouden van de wie, wat, waar;  informatie verschaffen aan contributieteam met betrekking tot wie aan zijn/haar vrijwilligersverplichtingen hebben voldaan;  vergadert periodiek (bijv. eens per maand) met de commissie vrijwilligerswerk;  onderhoudt contacten met de redactie clubbladen;  onderhoudt contacten met de internetcommissie;  onderhoudt contacten met de commissie van intranet RCL;  onderhoudt contacten met de ledenadministrateur;  onderhoudt waar nodig contacten met de overige commissies.  organiseert opleidingen voor vrijwilligers;


17

juni 2010



onderhoudt contacten met de verenigingsmanager;

De functie van vrijwilligerscoördinator is zeker in de opstartfase een functie van ongeveer 24 uur per week. Gedurende het seizoen is de tijdsbesteding ongeveer 12 uur per week. De tijdsbesteding is een gemiddelde, in bepaalde periodes zal dit hoger liggen .

De vrijwilligers coördinator moet over de volgende faciliteiten beschikken:  laptop of computer;  telefoonaansluiting; Gezien de verwachte zwaarte, verantwoordelijkheden en tijdsbesteding van de functie is een financiële vergoeding voor het verrichten van deze functie mogelijk

8.

Commissie vrijwilligerswerk

De uitvoering van het vrijwilligersbeleid wordt gedaan door de commissie vrijwilligerswerk welke aangestuurd wordt door de vrijwilligerscoördinator(zie hoofdstuk 7). De commissie is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:  benaderen van toegewezen ouders/leden;  afspraken maken met de ouders/leden over hun inzet;  inplannen in rooster;  vrijwilligersinzet bijwerken op RCL/intranet;  invoeren in wie, wat, waar  vastleggen wegblijvers;  aanspreken wegblijvers;  doorgeven mutaties aan vrijwilligerscoördinator in geval van afkoop;

De commissie bestaat uit personen met de volgende functies:  Vrijwilligers coördinator;  Coördinator rooster kantinezaken;  Coördinator zaterdagdiensten ;  Coördinator rooster EHBO;  Planning scheidsrechterszaken;  Planning onderhoud;  Voorzitter commissie ICT (intranet/internet);  Verenigingsmanager;  Technisch coördinator.


18

juni 2010

9.

Veelgestelde vragen

Aan wie moet ik doorgeven dat ik niet kan? Aan NIEMAND. Als u op het aangegeven tijdstip niet kunt komen dient u zelf een vervanger te verzorgen en dit door te geven aan de roosterplanner van de desbetreffende taak. Mocht er op het allerlaatste moment een calamiteit voorvallen , dan dient u eveneens de roosterplanner te bellen. Overigens bent u daarmee niet gevrijwaard van sancties. Als het voetballen is afgelast of er geen programma is, hoef ik toch niet te komen? Dat is niet vanzelfsprekend zo! Als het voetballen op zaterdag wordt afgelast , wordt er vaak getraind of iets anders georganiseerd. Als u echt niet nodig bent wordt u daarover gebeld , of staat dit vermeld op de website. (www.rcl.nl) Stelt u zich bij twijfel altijd in verbinding met de club (tel. 5893450), de roosterplanner, of kom naar het complex. Wordt er rekening gehouden met de schoolvakanties?? Nee, we plannen gewoon door behalve van 1 juli t/m 1 augustus. Uiteraard proberen we zoveel mogelijk met de vakanties rekening te houden, maar de activiteiten en werkzaamheden staan niet stil. Ruilen kan natuurlijk altijd. Hoe kunnen ouders verplicht worden tot taakplichten? Het zijn toch de kinderen die bij RCL voetballen? De kinderen voetballen , maar zolang ze minderjarig zijn , blijven de ouders formeel “werkend”lid van de vereniging. Het zijn dan ook de ouders die contributieplichtig zijn en bijvoorbeeld stemrecht hebben in de algemene ledenvergadering. Bij aanmelding wordt daarom steeds om een handtekening en identificatie van een ouder gevraagd. Als ik geruild heb , en mijn vervanger komt niet, dan krijgt die een sanctie opgelegd? Mooi niet, dat is geen doen. Als uw vervanger niet komt, bent u verantwoordelijk , geen ander. Het is aan te raden goede afspraken te maken en als uw beurt eraan komt, nog even te herinneren. Als u toch een sanctie (boete/schorsing) krijgt voor verzuim van een vervanger dient u dit zelf met uw vervanger te vereffenen. Mag ik mijn kind sturen om mijn beurt waar te maken? Als uw kind 16 jaar of ouder is, mag hij/zij de dienst waarnemen m.u.v. het schenken van alcohol. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar. In beginsel is dit op zaterdagen het geval, wanneer er altijd een begeleidend meerderjarige vrijwilliger aanwezig is. Ik heb meer dan een kind op RCL, moet ik nu evenredig vaak diensten draaien? Nee, dat hoeft niet. In hoofdstuk 3 is afgesproken dat voor maximaal twee spelende leden binnen 1 gezin/huishouden vrijwilligersbijdragen hoeft te worden betaald. Dus hoeven er ook voor maximaal twee spelende leden vrijwilligerstaken te worden vervuld. Indien een functie (een functie is in de regel zwaarder dan een taak) wordt vervuld, volstaat dit voor twee (of meer) spelende leden in één keer (zie hoofdstuk 3, punt 7).


19

juni 2010

Wij zijn gescheiden als ouders en hebben meerdere kinderen op RCL. Moeten we dan allebei dienst doen? Nee, dat hoeft niet, ook niet als de kinderen gescheiden wonen. Wie de vrijwilligersplicht uitvoert, maakt RCL niet uit, als het maar wordt uitgevoerd. Ik werk elke zaterdag, wat dan?? Je kan er ook voor kiezen om op doordeweekse dagen en avonden vrijwilligerswerk uit te voeren. Je moet dit bij opgave opgeven. Waarom kun je niet opgeven wanneer je dienst wilt doen? Nu word ik ingedeeld op een tijdstip dat ik beslist niet kan? Jaarlijks bestaat er de mogelijkheid om op basis van voorkeur aan te geven wanneer u dienst wilt draaien. Wanneer daar geen gebruik van wordt gemaakt zal er een indeling worden gemaakt. Ook kan er niet altijd met ieders voorkeur rekening worden gehouden. Er zijn ruime mogelijkheden om onderling te ruilen. Ik wil graag mijn dienst ruilen, maar ik weet niet met wie? In het begin van het seizoen ontvangt u een overzicht van de diensten, met alle namen van betrokken ouders en hun telefoonnummers. Als u het kwijt bent kunt u altijd de website raadplegen. Hoe kom ik aan informatie en roosters? Vrijwilligers worden via de mail op de hoogte gehouden. De informatie is ook te vinden op www.rcl.nl Hoe zit het met opleidingen? RCL verzorgt de opleidingen op diverse gebieden, denk hierbij aan scheidsrechterscursussen, AED training en opleidingen voor de kantine. Kan ik tijdens het jaar van werkzaamheden switchen. Dat kan alleen in overleg en als er nog ruimte is. Als u wilt veranderen van taak naar functie, dan kan dat altijd. Het maximum van 100€ voor gezinnen met meerdere spelende leden is te veel. De reden hiervoor is dat bij gezinnen met meer kinderen, ook voldoende moet worden bijgedragen in de vorm van vrijwilligerswerk. Het is echter wel zo, dat het vervullen van 1 functie voldoende is als men meerdere spelende RCL-leden heeft binnen één gezin. Taken zijn over het algemeen lichter, en vragen minder uren per jaar, dus daarom blijft het principe van één taak per kind of 50€ per kind tot een maximum van twee kinderen, gehandhaafd. Het bestuur zal kijken of voor gezinnen waar dit een probleem is, een gespreide betaling mogelijk is. Is het mogelijk de vrijwilligers ook te belonen, bijvoorbeeld door geld dat overblijft uit de geïnde vrijwilligersbijdragen terug laten vloeien naar vrijwilligers? Hooguit de rente van de rekening van de vrijwilligersbijdragen zou gedeeltelijk gebruikt kunnen worden als beloning middels bijvoorbeeld een te organiseren vrijwilligersfeest.


20

juni 2010

Kun je een ouder van een jeugdlid statutair verplichten tot vrijwilligerswerk? De statuten/Huishoudelijk Reglement van RCL zullen op dit punt aangepast moeten worden/ zijn. Ik ben spelend lid van RCL en zal mijn hele leven lid blijven. Wanneer krijg ik dan mijn € 50? Je krijgt de vrijwilligersbijdrage terug zodra je stopt met spelend-lid te zijn en/of wanneer je kind stopt of ouder 18 wordt en/of na 6 jaar een taak/functie te hebben vervuld. Geldt de vrijwilligersbijdrage ook voor spelers van RCL1? De vrijwilligersbijdrage geldt voor iedereen, ook voor spelers van RCL1. Net als andere spelende leden hebben zij de verplichting vrijwilligerswerk te verrichten. Ook zij betalen aan het begin van het seizoen de vrijwilligersbijdrage van € 50. Wat doe je met spelende leden, die trainer zijn en daar ook voor worden betaald? Deze leden vervullen een betaalde functie en zijn dus voor die functie geen vrijwilliger en zijn dus gewoon voor hun spelend lidmaatschap nog de vrijwilligersbijdrage verschuldigd. Net als alle spelende leden, dan wel ouders van spelende leden kunnen zij met het vervullen van een taak/functie deze € 50 weer terugverdienen voor dat seizoen. Wat als een bestaande vrijwilliger aangeeft in het nieuwe seizoen weer een functie of taak te zullen gaan vervullen en de vrijwilligersbijdrage dus niet hoeft te betalen, vervolgens geen taak of functie blijkt te hebben vervuld? Ale een vrijwilliger aangeeft ook het volgende seizoen weer een taak/functie te zullen gaan vervullen maar dat vervolgens niet doet en dus in gebreke blijft, dan betaalt hij/zij het volgende seizoen alsnog €50, onafhankelijk of hij/zij het volgende seizoen alsnog weer een taak of functie oppakt of de vrijwilligersbijdrage van 50€ voor dat seizoen betaalt, en krijgt hij/zij deze 50€ niet meer terug.


21

juni 2010

Vrijwilligersbeleid Voetbalvereniging RCL

Recommend Documents