Vraag en antwoord over de Stimuleringsregeling Open en online onderwijs op basis van vragen gesteld tijdens de voorlichtingsbijeenkomsten Versie 6-11-2015
Deelname en projectpartners -
Kunnen meerdere instellingen samen indienen? Ja, mits het allemaal Nederlandse instellingen voor hoger onderwijs betreft (zowel bekostigd als niet-bekostigd) die geaccrediteerd onderwijs aanbieden.
-
Kun je in je project samenwerken met het bedrijfsleven? Nee, je kunt wel een bedrijf aantrekken als opdrachtnemer.
-
Kun je samenwerken met internationale partners? Nee, niet als formele, mee-indienende projectpartners, maar wel als opdrachtnemer, als inbrenger van expertise of wat dan ook.
-
Samenwerking is toegestaan maar niet verplicht. Kun je beter alleen indienen of beter de samenwerking opzoeken? Dat hangt af van je projectdoel. Ga na of samenwerking daarvoor van toegevoegde waarde is. Als je een project indient met meerdere partners, geef dan de rolverdeling goed aan.
-
Worden UMC’s gezien als een zelfstandige instelling? De opleidingstak (medische faculteit) van een UMC valt onder de universiteit. Een projectvoorstel van een UMC moet daarom ingediend en ondertekend worden via het CvB van de universiteit.
-
Is het toegestaan vanuit één instellingen meerdere aanvragen in te dienen? Ja, dat mag.
-
Kun je meedoen als het onderwijs in kwestie nog niet geaccrediteerd is? Bijvoorbeeld omdat de Toets Nieuwe Opleiding bij de NVAO nog niet is afgerond? De instelling moet geaccrediteerd onderwijs aanbieden. De projecten binnen deze stimuleringsregeling kunnen echter een opleidingsoverstijgend karakter hebben. Er hoeft daarom geen accreditatie aangetoond te worden van een specifieke opleiding.
-
Als je met andere instellingen samenwerkt, is er dan sprake van één penvoerder? Is er dan ook één letter of intent? Er is één penvoerder, maar alle instellingen dienen een letter of intent van hun CvB in bij de projectaanvraag. Daarin verklaar je dat de penvoerder gemachtigd is in het kader van deze subsidieaanvraag alle betrokken instellingen in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Een voorbeeldbrief is te vinden in het sjabloon projectvoorstel.
-
Moet de projectleider een leerstoel hebben/gepromoveerd zijn? Nee, dat is geen vereiste.
Vormgeving projectaanvraag -
Moet de beoogde verankering van de resultaten uitgewerkt worden in de vorm van een businessplan? In het voorstel geef je zelf invulling aan de manier waarop je de resultaten denkt te 1
verankeren. Hoe overtuigender dat is, hoe beter. Maar een business plan als zodanig is dus niet verplicht. -
Moet het projectvoorstel in het Nederlands zijn geschreven? Nee, het mag ook in het Engels.
-
In het verleden werd er bij SURF projecten gewerkt met een uitgebreid controlling document. Moet dat nu nog steeds? Nee. Als je projectvoorstel wordt goedgekeurd, dan is dat de basis voor de uitvoering van het project.
Vier kerndoelen -
Krijg je meer punten als je in je projectaanvraag meerdere van de vier kerndoelen adresseert? Nee. Hoe meer je een concrete focus weet te kiezen, hoe beter het plan vaak is. Maar het is wel toegestaan om meerdere of alle kerndoelen mee te nemen.
-
Wat was de spreiding van aanvragen over de vier kerndoelen in de vorige ronde? De uiteindelijke spreiding over de gehonoreerde voorstellen in 2015 is als volgt: Kwaliteit = 5x Toegankelijkheid = 9x Doelmatigheid = 6x Studiesucces = 5x
-
Kunnen we ergens nadere definities van de vier kerndoelstellingen vinden? Nee. We willen juist geen sluitende definities voorschrijven, maar aan de indieners overlaten een eigen inkleuring te geven die past bij de eigen context.
Definitie Open en online onderwijs -
In de definitie van online onderwijs staat dat het online gedeelte een ‘substantieel deel’ moet uitmaken. Hoeveel is substantieel? Dat is niet nader gedefinieerd, je moet zelf beargumenteren in je voorstel dat het om een substantieel gedeelte gaat.
-
Het onderwijs(materiaal) hoeft niet per se gratis beschikbaar te zijn? Nee, dat is één van de voorwaarden waaruit je mag kiezen.
-
Vallen het ‘flippen van de classroom’ en blended learning onder de definitie van online onderwijs? Ja.
-
In de regeling staat dat je gebruik moet maken van een Creative Commons-licentie. Daar zijn verschillende varianten van. Welke variant moet je gebruiken? En moet je voor het hele onderwijs dezelfde variant gebruiken? Alle varianten van de Creative Commons licenties worden geaccepteerd. Er mogen ook verschillende varianten gebruikt worden.
-
Moet al het onderwijsmateriaal een Creative Commons licentie hebben? Het deel van het materiaal dat ontwikkeld/gebruikt wordt voor het betreffende project in principe wel. Als je een andere open licentie hebt met een vergelijkbare strekking als Creative Commons, is dat in overleg mogelijk.
2
-
Wat als je een deel van het onderwijs wilt laten verzorgen door een derde partij? Of als studenten het onderwijs samenstellen? Ook die derde partij (ook als dit studenten zijn) moeten er dan op letten een Creative Commons licentie te gebruiken. Studenten kun je opleiden in de beginselen van het auteursrecht.
-
Wordt er rekening gehouden met de houdbaarheid van een project? Ja, in de beoordeling speelt het criterium verankering een rol. Daarin beschrijf je hoe hetgeen je maakt na afloop ingezet gaat worden. Hoe beter je dat onderbouwt, hoe meer punten je daarop kunt behalen. Wat de financiële duurzaamheid betreft: Je kunt geen geld reserveren voor na de projectlooptijd. Het volledige bedrag moet binnen de projectlooptijd besteed worden.
-
Wordt er rekening gehouden met afschrijving van nieuwe apparatuur die in het kader van het project wordt aangeschaft? De afschrijving om nieuwe apparatuur aan te schaffen na ommekomst van het project, valt níet binnen de begroting, omdat de hernieuwde investering verantwoordelijkheid is van de instelling.
-
De onderwijsvernieuwing moet passen binnen de context, wie bepaalt de context? De instelling(en) is (zijn) de context. In de aanvraag onderbouw je dat het een vernieuwing binnen de eigen context betreft.
Beoordelingsprocedure -
Wordt er op enige manier gestuurd op spreiding bij de toekenning? Is er bijvoorbeeld een selectie op de vier doelen van de regeling? Of een spreiding over hbo/wo? Nee. Er wordt beoordeeld op kwaliteit, daarom zijn de hoogste scores leidend.
-
Is het laagste cijfer dat je kunt krijgen een zes? Nee, de vier beoordelingselementen worden gescoord op een schaal van 0-10 per onderdeel. Als een voorstel op één van de onderdelen onder de 6 scoort, betekent dit dat het voorstel afvalt.
-
Als je project wordt afgewezen, krijg je dan de mogelijkheid tot reageren? Iedere projectindiener krijgt de mogelijkheid om te reageren op omissies en feitelijke onjuistheden in de conceptbeoordeling.
-
Kan het zijn dat je toch een toekenning krijgt als je niet bij de twintig beste projecten zit? In theorie wel, want de uiteindelijke beslissing is aan de minister, maar in de praktijk is die kans zeer klein.
-
Als je projectvoorstel wordt afgewezen, kun je het dan in de volgende ronde opnieuw indienen? Ja. Je krijgt een motivering bij de afwijzing van een projectvoorstel. Daar kun je je voordeel mee doen als je het voorstel een jaar later nogmaals in zou willen dienen.
-
De WTR-beoordelingscommissie brengt een advies uit aan de minister. Heeft dat een openbaar karakter? De individuele beoordelingen zijn niet openbaar, die worden alleen aan de indiener zelf teruggekoppeld. De indieners krijgen daarin ook een toelichting op de beoordeling die zij hebben gekregen. Uiteindelijk is het aan de minister om te bepalen of zij het advies openbaar wil maken.
3
Subsidie en matching -
Moet de matching voor elk werkpakket hetzelfde zijn? Nee dat hoeft niet. Wel moet de eigen bijdrage binnen de totale projectbegroting minstens even hoog zijn als de gevraagde subsidie.
-
Heeft het consequenties voor je matchingsbedrag als je onderaannemers zou willen contracteren? We werken met een vast uurtarief van €75. Als je met onderaannemers werkt die duurder zijn, dan moet je het betreffende bedrag zelf extra bijleggen.
-
Is het vaste uurtarief van 75 euro inclusief personeelsgebonden overhead (zoals de werkplek) of moet dat bij materiële kosten opgevoerd worden? Dat is inbegrepen.
-
Is met de fiscus afgestemd dat de subsidie niet btw-plichtig is? Dit betreft een subsidie zonder tegenprestatie, dus is vrijgesteld van BTW.
-
Met welke tijdsinzet moeten we rekening houden voor de begeleiding door SURF? Hou rekening met 4 dagen tijdsinzet per project (in die 16 maanden) voor het begeleidingstraject van SURF. Dit neem je gewoon in je begroting op.
-
Moet het budget helemaal aan uren besteed worden of kun je ook materiële kosten maken? Uiteraard kun je ook andere kosten begroten. Je bepaalt zelf wat je nodig hebt om het projectdoel te bereiken.
-
Kan het werkpakket projectmanagement voor subsidie worden opgevoerd? Jazeker.
Verantwoording -
Hoe vinden verantwoording en subsidiebetaling plaats? De toekenning van subsidie vindt plaats door OCW. DUO, als uitvoeringsorganisatie van OCW, betaalt de subsidie uit. In de toekenningsbrief zullen de betaaldata vermeld zijn. De eindverantwoording (te sturen aan DUO) bestaat uit een activiteitenverslag en uit een financieel verslag dat wordt opgenomen in de jaarrekening. SURF heeft een begeleidende rol ten aanzien van de projecten en gaat bij elk project één keer op voortgangsbezoek. Ter voorbereiding daarvan vraagt SURF een beknopt schriftelijk voortgangsbericht.
-
Worden er consequenties verbonden aan het niet behalen van deliverables? Er is een verschil tussen het opleveren van deliverables en het behalen van de gestelde doelen: - Deliverables moet je ook daadwerkelijk opleveren. Als dat niet zo is, dan moet je goed onderbouwen waarom het niet of later wordt opgeleverd, je verandert namelijk de voorwaarden waaronder het voorstel is gehonoreerd. - Het niet behalen van doelstellingen (bijv. omdat een verwacht effect uitblijft) is natuurlijk teleurstellend, maar dat kan. Soms blijkt een innovatie anders uit te pakken dan verwacht. Belangrijk is dat jullie en andere instellingen ervan kunnen leren door een goede analyse en conclusie voor het opstellen van best practices. Je maakt vooraf een risicoanalyse om zoveel mogelijk te voorkomen dat problemen optreden. Bespreek veranderingen in planning, activiteiten en deliverables zo spoedig mogelijk met de SURF projectmanager.
-
Veel van de eindproducten zal bestaan uit onderwijsmateriaal. Welke eisen worden gesteld aan de termijn waarin die beschikbaar moeten blijven? Dat is niet hard gedefinieerd, maar in het projectvoorstel moet je beschrijven hoe je de duurzame verankering van de projectresultaten wilt borgen. 4
-
Wat gebeurt er als het project niet op tijd klaar is? Als dit dreigt te gebeuren, moet het project hiervan tijdig melding maken zodat er overleg plaats kan vinden over een oplossing. Verlenging boven de 16 maanden is sowieso uitgesloten.
Flankerend onderzoek -
Hoe houdt het flankerend onderzoek rekening met, of draagt het bij aan, de kerndoelen? Het flankerend onderzoek richt zich op het verzamelen van data rondom de doelstellingen zoals geformuleerd binnen de SURF stimuleringsprojecten (kwaliteit, doelmatigheid, toegankelijkheid, studiesucces). Het is erop gericht om inzicht krijgen in het hele projectproces van de start van het project (initiële aanleiding/doel van het project etc) via de interventieontwikkeling en implementatie daarvan, tot aan de eindevaluatie van het project (in hoeverre zijn de doelstellingen gerealiseerd, wat waren belemmerende/bevorderende factoren etc).
-
Wanneer is er contact met de onderzoekers? De onderzoekers zullen tijdens de looptijd van het project een aantal keren contact opnemen met de projectleiders om informatie te verzamelen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een survey zijn, een persoonlijk interview of een focusgroep etc. Projectleiders kunnen, indien relevant, voor de onderzoekers ook de ingangspoort naar andere collega’s binnen de organisatie zijn.
Algemeen -
Wordt deze stimuleringsregeling komend jaar op dezelfde manier wederom herhaald, met dezelfde looptijd en startdatum? Naar verwachting wel, tenzij de uitvoering dit jaar aanleiding geeft voor bijstellingen.
-
Kunnen de instellingen die geen goedgekeurd project hebben, wel meedoen aan de activiteiten die SURF binnen de kennisagenda uitvoert? Uiteraard, graag!
5
