Vorming Nationale Politie met projectmatige aanpak?!
Presentatie Brussel
8 november 2013
Agenda
Voorstellen Waarom doen we het? Hoe ziet de verandering eruit? Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?
2
Voorstellen
• Wietse de Jong, Programmamanager • Gevraagd binnen Landelijk Regieteam om beheersing van de verandering mee te helpen organiseren.
• Ervaring in Project, Programmamanagement • Professionaliseren organisatie op gebied van projectmanagement • Lijnmanagement
3
Waarom doen we het? • Landelijke politiek • • • •
26 zelfstandige korpsen naar 1 Moeilijk sturing door minister Lokale verschillen in behandelen burgers Medewerkers verschillende rechtsposities
• Besparingen realiseren • Ondersteunende diensten in één PDC onderbrengen.
4
Hoe ziet de verandering eruit? • Aanpassen wetgeving per 1 januari 2013 • Van 26 korpsen naar één nationaal korps Bestaande uit 10 regionale eenheden en 1 landelijke eenheid ondersteund door een centraal aangestuurd PolitieDienstenCentrum zoals vastgelegd in het inrichtingsplan.
• Meest omvangrijke reorganisatie ooit in Nederland met ca. 63.000 medewerkers!
5
Een nationaal Korps
6
Hoe hebben we de verandering ingericht? • Zonder plan geen beheersing ! • Vandaar dat de totale veranderingbeweging is beschreven in het Realisatieplan (Veranderagenda)
• Vijf inspanningenclusters; • • • • •
Personele Reorganisatie, betere IV EN ICT (aanvalsprogramma), vorming PDC, Inrichten en in werking brengen NP, werken aan 10 operationele doelen.
• Twee plateaus • Plateau 1 van 1 jan 2013 tot 31 dec 2014 • Plateau 2 van 1 jan 2015 tot 31 dec 2017 7
Doelenarchitectuur
8
Hoe hebben we de verandering ingericht?
Belegd in set van programma’s, projecten en lijnverantwoordelijkheden
Centrale programma’s • Personele reorganisatie • Betere informatievoorziening en ICT • Vermindering administratieve lasten • Meer vakmanschap en grotere weerbaarheid van medewerkers • Integraal mediabeleid
Projecten • • • •
Beter informatiegestuurd werken Betere aanpak High Impact Crime en ondermijning Een scherp sturingsconcept Meer eenduidige dienstverlening
• • • • •
Veranderactiviteiten binnen lijnverantwoordelijkheid Het inrichten en in werking brengen van de Nationale Politie Robuuste en multidisciplinaire basisteams Vorming PDC Meer operationeel leiderschap Een betrouwbare samenwerkingspartner zijn
9
Hoe hebben we de verandering ingericht? • Waarbij….. • Sommige projecten in de lijn worden opgepakt • Sommige operationele doelen projecten of programma’s zijn • Sommige inspanningenclusters projecten of programma’s zijn
10
Positionering Landelijk Regieteam Korpsleiding
Regievoering en integraliteitsbewaking CIO-office Hoofd Korpsstaf
Regieteam realisatie
Korpsstaf
(Eddy Lassche)
1111 11 eenheden eenheden eenheden
Centrale programma’s
PDC
Advies (Theo Postma)
(Wim Bentvelzen)
■ Vraagarticulatie en
Wijzigingen management ■ Portfolio-
management ■ Kwaliteitsborging en
QA
■ Voorbereiden
besluitvorming ■ Opdrachtverstrekking
en dechargeproces ■ Definiëren van
essentiële mijlpalen ■ Signaleren van issues ■ Vormgeven aanpak
Scope van dit document
Activiteiten binnen Lijn
Veranderagenda
Going concern
Monitoring & Kwaliteit
Projecten
■ Definiëren
projectstandaarden
13-11-2013
Accountmanagement en facilitering
Afronden plannen
(Hans Broere)
■ Coördineren tussen
het Regieteam realisatie en het portfolio ■ Faciliteren eenheden
met aanbieden centrale diensten
■ Afronden inrichtings-
en realisatieplan inclusief definitieve formatieplaat en overdracht van de formatie aan HRM
Inrichten Regieteam realisatie ■ Inrichten van
Regieteam realisatie ■ Ontwikkelen
portfoliomanagement, wijzigingenbeheer, vraagarticulatie en kwaliteitsbewaking
Ten behoeve van de realisatie van de Nationale Politie wordt momenteel het Regieteam realisatie opgericht om op een beheerste en gecontroleerde wijze de verandering te sturen. De voornaamste taak van het Regieteam realisatie is het bewaken en faciliteren van de integraliteit en bewaken van voortgang en doelstellingen. Binnen het Regieteam realisatie worden diverse functies ingericht om aan deze rol invulling te geven. Eén van de functies betreft Monitoring & Kwaliteit. Monitoring & Kwaliteit heeft drie taken binnen het Regieteam realisatie: 1. Vraagarticulatie en Wijzigingen management 2. Portfoliomanagement 3. Kwaliteitsborging en QA Het doel van dit document is het beschrijven van een aanpak en planning en een nadere verdieping weer te geven van de onderdelen 1 en 2.
11
11
Hoe hebben we de verandering ingericht?
Opdrachtverstrekking aan projectleiders en hoofden regieteam voor: Schrijven eigen deelrealisatieplan. Resulteren in: 11 portfolio’s 6 programma’s 4 projecten Meer dan 1000 projecten geregistreerd in Registratietool.
12
Structuur veranderagenda
13
Uitwerking portfolio Eenheid
14
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?
• Samenbrengen veranderaanpakken • Weerstand te werken met registratietool • Grote onderlinge samenhang en afhankelijkheid • Te weinig projectmanagement kennis/ervaring • Te weinig ervaring met productgericht plannen
15
Hoe komen we tot een planning?
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Randvoorwaarden ( “ontwerpen van het plan”) Producten definiëren Activiteiten en afhankelijkheden identificeren Schattingen maken Tijdschema maken Risico’s analyseren Plan documenteren
16
Middel: Principal Toolbox
17
Organisatie implementatie toolbox Team blauwdruk Regieteam
contact: R. Tienhoven, Y. Stam, W. de Jong
Team rapportage Ondersteuning-team planning, Toolbox
Project 1-n
Programma 1-n
Regieteam eenheid 1-n
Bedr.V Onderdeel 1-n
18
Planning
Documenten
Plannen Blauwdruk
Rapportage behoefte
Feedback
Blauwdruk 2.0
Feedback
Blauwdruk 3.0
Feedback
Blauwdruk 4.0
Nu
Q1 2013 Fasering
Inregelen
Resultaten
Q1: volledige aut. rapp
Q2 2013 Bijstellen, verdiepen
•Maandrapportages •Bijstellingen/maatregelen •Besluiten KL
Q3 2013 Bijstellen
•Maandrapportages •Bijstellingen/maatregelen •Besluiten KL
Q4 2013 Bijstellen
•Maandrapportages •Bijstellingen/maatregelen •Besluiten KL
19
Tot slot
De registratietool is zo goed als dat men er mee omgaat! Het belang van de projectmanagers is dat de tool helpt; het gaat om bewustzijn en gedrag
Vragen??
20
