Samenstelling bestuur MHC Liberty MHC Liberty is bezig met een transformatie proces. In 2012 is het plan Liberty 2020 opgesteld en in gang gezet. Een onderdeel daarvan is het herstructureren van de club (stichting en vereniging). Huidige club structuur is verouderd en dient gemoderniseerd te worden. De statuten zijn niet meer werkbaar. Zij zijn niet meer van deze tijd. Club bestaat nu uit de stichting en de vereniging. De stichting is vooral verantwoordelijk voor het beheren van geld maar zijn nu ook verantwoordelijk voor de exploitatie van de accommodatie. Daardoor is het bestuur van de stichting zeer operationeel bezig terwijl dit feitelijk door de vereniging zou moeten gebeuren. Nogmaals, belangrijkste doel van de stichting is het beheren van het geld. Het bestuur van de vereniging is de afgelopen jaren onderbezet geweest waardoor zij alleen maar bezig konden zijn om de ballen in de lucht te houden. De functie van het bestuur is om de vereniging te leiden naar de toekomst. Dat wil zeggen dat zij een visie en strategie moeten bedenken, uiteraard in lijn met de leden van de vereniging, en deze moeten vertalen naar concrete plannen zodat wij naar de toekomst toe een gezonde, veilige, sportieve vereniging krijgen/houden waar we trots op kunnen zijn. Om dit voor elkaar te krijgen heb je een bestuur nodig die daadkrachtig bezig is. Die visie en beleid ontwikkelt en deze vertaald naar concrete doelen voor de lange en korte termijn. Uiteraard gesteund door de nodige commissies. Vanuit de huidige situatie van Liberty waarbij een transitie van de club plaats dient te vinden onderscheiden er zich, naast de gebruikelijke functies van voorzitter, secretaris en penningmeester een drietal belangrijke beleidsgebieden, nl. Public Relations, Technische Zaken en Accommodatie. Deze zijn ook voortgekomen vanuit Liberty 2020 Het nieuwe bestuur van de vereniging zou dan ook in die richting ingericht moeten worden. Onderstaand vind je een voorstel voor die organisatiestructuur waarbij tevens een voorzet gedaan is voor de omschrijving van de verschillende functionarissen.
Cie. Financiële adm. Penningmeester Kascie. PR Communicatie cie. Sponsorcie.
Voorzitter
Dagelijks bestuur Cie. Liberty 2020 Cultuurcie.
Secretaris
Technische zaken Technische kader Cie. Jongste jeugd Cie. Junioren
Secretariaat Ledenadministratie
accommodatie Accommodatiecie. Barcie. Evenementencie.
Cie. Senioren Arbitrage cie. Materiaalcie. Wedstrijdcie.
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 1
Profielschets leden bestuur: Voorzitter (Leider en uithangbord): Doel De voorzitter is eindverantwoordelijk voor het totale beleid. Het doel van de functie is het activeren, motiveren en coördineren van bestuursleden alsmede de onder zijn of haar gestelde commissies. Daarnaast vertegenwoordigt de voorzitter de maatschappelijke belangen en de rol van de vereniging in de gemeenschap waarbinnen Liberty actief is. Functie inhoud • Geeft leiding aan het verenigingsbestuur en leidt de bestuursvergaderingen • Leidt de algemene vergaderingen volgens het Huishoudelijk reglement • Bepaalt visie samen met de (bestuurs)leden • Is verantwoordelijk voor het verenigingsbeleid en implementeert met behulp van het jaarlijkse actieplan de relevante verenigingsdoelstellingen vastgesteld op de jaarlijkse Algemene Vergadering • Bewaakt de voortgang en kwaliteit van de bestuurlijke onderwerpen zoals die zijn vastgelegd in het meerjarenbeleidsplan van de vereniging • Zorgt voor een goede taakverdeling en onderlinge vervanging • Bevordert de samenwerking binnen de vereniging • Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de besluiten van het verenigingsbestuur en alle andere regels en bepalingen • Zorgt voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur en de vereniging • Onderhoudt interne- en externe contacten • Is een representatieve vertegenwoordiger van de vereniging waaronder de sportfederatie • Signaleert problemen den draagt oplossingen aan of belegt deze bij het juiste bestuurslid • Is binnen het verenigingsbestuur de eerst verantwoordelijke voor de jaardoelstellingen, die in een jaarlijks doelstellingsactieplan zijn vervat en is daarop intern en extern het aanspreekpunt (Liberty 2020) • Is betrokken bij sponsoraangelegenheden • Is bevoegd tot het aanstellen van commissies en het benoemen van functionarissen in afstemming met de Algemene Vergadering • Onderhoudt contact en heeft overleg met de stichting Functie eisen • Lid van de vereniging • Goede communicatieve vaardigheden • Flexibele instelling en stressbestendig • Moet een bindende factor kunnen zijn tussen de geledingen van de vereniging • Leiding kunnen geven • In staat om relaties op te bouwen en te onderhouden • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging • Goede omgang met vrijwilligers en werknemers • Trends en veranderingen binnen de vereniging kunnen signaleren Mogelijke commissies • Dagelijks bestuur • Liberty 2020 • Cultuur
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 2
Secretaris (het geheugen én het geweten van de club): Doel De secretaris draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de vereniging. Tevens is het doel van de functie het activeren, motiveren en coördineren van de onder zijn of haar beheer gestelde commissies. Evenals het leveren van een bijdrage aan en het implementeren van het beleid van Liberty. Functie inhoud • Notuleert bestuursvergaderingen en de Algemene Vergadering, maakt hiervan verslag en zorgt voor de verspreiding • Draagt zorg voor het samenstellen van de agenda voor de bestuursvergaderingen en de Algemene Vergadering • Bewaakt de afgesproken procedures • Verantwoordelijk voor registratie binnenkomende en uitgaande post, verspreiding post en versturen uitgaande post. • Beheert officiële stukken en archief • Stelt het jaarverslag van het secretariaat op • Verzamelt de jaarverslagen van de verschillende commissies • Is verantwoordelijk voor de uitgave van de relevante verenigingsinformatie en draagt zorg voor de juiste verspreiding • Houdt de inschrijving bij Kamer van Koophandel actueel • Onderhoudt contacten met de KNHB • Houdt de ledenadministratie/ledenlijst bij • Bewerkstelligt een goede communicatie met de commissies en houdt deze in stand • Signaleert problemen en draagt oplossingen aan • Stelt jaarlijks budget op voor zijn of haar aandachtsgebied Functie eisen • Lid van de vereniging • Goede communicatieve vaardigheden • Accuraat • Flexibele instelling en stressbestendig • Moet een bindende factor kunnen zijn tussen de geledingen van de vereniging • Leiding kunnen geven • Integer • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging • Goede omgang met vrijwilligers en werknemers • Trends en veranderingen binnen de vereniging kunnen signaleren Mogelijke commissies • Ledenadministratie • Secretariaat
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 3
Penningmeester (planning maar geen controle): Doel De penningmeester draagt zorg voor een verantwoord beheer van de financiën van de vereniging. Tevens is het doel van de functie het activeren, motiveren en coördineren van de onder zijn of haar beheer gestelde commissies. Evenals het leveren van een bijdrage aan en het implementeren van het beleid van Liberty. Functie inhoud • Neemt initiatief en maakt een begrotingsvoorstel en balans • Stelt meerjarenbegroting op • Legt tijdig het budget ter goedkeuring voor aan het bestuur • Draagt zorg voor een goede financiële bedrijfsvoering • Stelt de reiskosten- en contributieregeling op • Draagt zorg voor de financiële afhandeling betreffende de vereniging en haar personeel • Bewaakt de toegekende budgetten, signaleert afwijkingen ten behoeve van de toegekende budgetten en doet voorstellen voor eventuele tussentijdse wijzigingen • Is bevoegd leden met een contributie achterstand aan het verenigingsbestuur voor te dragen tot schorsing • Is binnen het bestuur eerst verantwoordelijke voor de liquiditeitspositie van de vereniging • Is verantwoordelijk voor een goede financiële verslaglegging • Brengt in het bestuur per kwartaal rapport uit van de financiële stand van zaken. Verantwoordt de geldstroom per kwartaal aan het bestuur en tenminste jaarlijks op de Algemene Vergadering aan de leden • Regelt fiscale, juridische zaken en verzekeringen • Signaleert problemen en draagt oplossingen aan • Stelt jaarlijks budget op voor zijn of haar aandachtsgebied Functie eisen • Lid van de vereniging • Goede communicatieve vaardigheden • Financieel deskundige • Integer • Flexibele instelling en stressbestendig • Leiding kunnen geven • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging • Goede omgang met vrijwilligers en werknemers • Trends en veranderingen binnen de vereniging kunnen signaleren Mogelijke commissies • Financiële administratie • Kascommissie
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 4
Bestuurslid Public Relations Doel Bestuurslid Public Relations is verantwoordelijk voor de PR, communicatie en sponsoring van de vereniging. Is tevens verantwoordelijk voor het verstrekken van interne en externe informatie. Ook het beleid omtrent de website van de vereniging behoort tot zijn verantwoordelijkheden. Functie inhoud • Is verantwoordelijk voor het opstellen van een bij de vereniging passend intern- en extern communicatie beleid vertaald naar een concreet plan • Is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie (o.a. schrijven en aanleveren van teksten op bestuurlijk vlak voor website; verzorgen van eenduidige publicatie van verenigingsactiviteiten in het plaatselijke weekblad en regionale dagbladen;) • Is verantwoordelijk voor het opstellen van een gedegen sponsorbeleid • Is verantwoordelijk voor de overeenkomsten gesloten met sponsoren • Verantwoordelijk voor het verwerven van sponsoren en het onderhouden van de contacten • Is het aanspreekpunt voor zowel interne- als externe zaken die betrekking hebben op PR, communicatie en sponsoring • Initieert activiteiten in het kader van PR (bijv. sponsordagen) • Bewaken en onderhouden van de administratie rond de sponsoren • Opzetten en onderhouden van een extern netwerk (verenigingen, overheid en sponsoren) • Stelt jaarlijks budget op voor zijn of haar aandachtsgebied • Signaleert problemen en draagt oplossingen aan • Geeft leiding aan, activeert, stimuleert een motiveert de leden van de aan hem of haar toegekende commissies • Functie eisen • Lid van de vereniging • Nauwkeurig en creatief werken • Ontplooien initiatieven • Goed kunnen organiseren en publiceren • Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden • Goede kennis van de Nederlandse taal • Flexibele instelling en stressbestendig • Goed met mensen om kunnen gaan • In staat om relaties op te bouwen en te onderhouden • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging Mogelijke commissies • Communicatie • Sponsor
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 5
Bestuurslid Technische zaken Doel Bestuurslid Technische Zaken is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en het verbeteren van het technische beleid van de vereniging. Tevens is het doel van de functie het activeren, motiveren en coördineren van de onder zijn of haar beheer gestelde commissies. Evenals het leveren van een bijdrage aan en het implementeren van het beleid van Liberty. Functie inhoud • Is verantwoordelijke voor het totale beleid van de hockey technische zaken, met als kader het beleidsplan. Voor jeugd en senioren. • Onderhoudt en bewaakt het Technisch Beleid, stelt zo nodig bij en stemt het af met Technische Commissie • Stuurt Technische commissie en geeft direct leiding aan Technisch Coördinatoren • Controleert en keurt de urenverantwoording en declaraties goed van Technische Coördinatoren • Verantwoordelijk voor het aanstellen van de trainers en coaches • Verantwoordelijk voor het opstellen van een trainingsbeleid • Stelt jaarlijks budget op voor zijn of haar aandachtsgebied • Is verantwoordelijk voor wedstrijdsecretariaat • Verantwoordelijk voor alle arbitragezaken binnen de vereniging • Is verantwoordelijk voor hockey technische materialen • Geeft leiding aan, activeert, stimuleert een motiveert de leden van de aan hem of haar toegekende commissies • Onderhoudt extern netwerk met o.a. KNHB en andere verenigingen Functie eisen • Lid van de vereniging • Goede communicatieve vaardigheden • Goed organiserend vermogen • Leiding kunnen geven • Flexibele instelling en stressbestendig • Integer • Ervaring met hockey op een zo’n hoog mogelijk niveau • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging Mogelijke commissies • Technische kader • Jongste jeugd • Junioren • Senioren • Arbitrage commissie • Materialen • Wedstrijd
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 6
Bestuurslid Accommodatie Doel Bestuurslid Accommodatie is verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de accommodatie. Tevens is het doel van de functie het activeren, motiveren en coördineren van de onder zijn of haar beheer gestelde commissies. Evenals het leveren van een bijdrage aan en het implementeren van het beleid van Liberty. Functie inhoud • Draagt zorg voor de accommodatie • Controleert accommodatie en het materiaal op gebreken • Stelt een meerjarig beheer- en onderhoudsplan op voor gebouw, terrein, velden, fietsenstalling en parkeerterrein • Draagt zorg voor de groenvoorziening rondom het terrein • Neemt initiatief om de veiligheid rondom het terrein te verbeteren • Onderhoudt contacten met de naastgelegen buren • Verantwoordelijk voor het beheren en organiseren van de bar exploitatie • Verantwoordelijk voor evenementen • Draagt zorg voor een goede communicatie, meer specifiek met de gemeente • Signaleert problemen en draagt oplossingen aan • Stelt jaarlijks een jaarstaat op, waarop de staat van de accommodatie op weergegeven wordt • Stelt jaarlijks werkplan op • Stelt jaarlijks budget op voor zijn of haar aandachtsgebied Functie eisen • Lid van de vereniging • Goede communicatieve vaardigheden • Bouwkundige kennis • Kennis van onderhoud en beheer sportvelden • Flexibele instelling en stressbestendig • Leiding kunnen geven aan mensen • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging Mogelijke commissies • Accommodatie • Barcommissie • Evenementen commissie
Organisatiestructuur MHC Liberty 2013
Pagina 7
