Voorwoord...02 Praktijkvoorbeeld integriteit 03 Basisnormen van integriteit.03 Het Interprovinciaal Werkgeversverband 06. Provincie Drenthe 07

INHOUDSOPGAVE Voorwoord…………………………………………………………………………………...02 Praktijkvoorbeeld integriteit…………………………………………………………………03 Basisnormen van integriteit………………………………………………………………….03 Het Interprovinciaal Werkgeversverband……………………………………………………06 Provincie Drenthe……………………………………………………………………………07 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………07 - implementatie basisnormen…………………………………………………………09 Provincie Flevoland………………………………………………………………………….11 - praktijkvoorbeelden………………………………………………………...……….11 - implementatie basisnormen…………………………………………………………12 Provincie Fryslân…………………………………………………………………………….14 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………14 - implementatie basisnormen…………………………………………………………15 Provincie Gelderland………………………………………………………………………...17 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………17 - implementatie basisnormen…………………………………………………………19 Provincie Groningen…………………………………………………………………………21 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………21 - implementatie basisnormen…………………………………………………………22 Provincie Limburg…………………………………………………………………………...24 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………24 - implementatie basisnormen…………………………………………………………26 Provincie Noord-Brabant…………………………………………………………………….28 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………28 - implementatie basisnormen…………………………………………………………29 Provincie Noord-Holland……………………………………………………………………31 - praktijkvoorbeelden………………………………………………………………....31 - implementatie basisnormen…………………………………………………………33 Provincie Overijssel………………………………………………………………………….35 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………35 - implementatie basisnormen…………………………………………………………37 Provincie Utrecht…………………………………………………………………………….39 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………39 - implementatie basisnormen…………………………………………………………40 Provincie Zeeland……………………………………………………………………………42 - praktijkvoorbeelden…………………………………………………………………42 - implementatie basisnormen…………………………………………………………44 Provincie Zuid-Holland……………………………………………………………………...46 - praktijkvoorbeelden………………………………………………………………....46 - implementatie basisnormen…………………………………………………………47

VOORWOORD Het Interprovinciaal Werkgeversverband (IWV) organiseert op 6 september 2006 voor bestuurders en ambtenaren in de provincies een integriteitconferentie. Deze conferentie heeft als doel om kennis en ervaringen uit te wisselen en de provincies te helpen bij de uitvoering van (nieuwe) wettelijke integriteitverplichtingen en bij de realisering van gemaakte bestuurlijke afspraken over basisnormen van integriteit in 2007. Namens het IWV bied ik u dit boekje aan waarin veel informatie is te vinden over het integriteitbeleid in de provincies. In het boekje zijn van alle provincies interessante praktijkvoorbeelden opgenomen op het gebied van de integriteit. Ook bevat het de “tussenstand” in de provincies van de implementatie van de afgesproken basisnormen van integriteit. Tenslotte zijn hierin de gezamenlijke activiteiten van de provincies ter zake te vinden. Dat zijn de activiteiten in IWV-verband. Dit boekje laat zien dat er in provincieland veel gebeurt. De aangereikte praktijkvoorbeelden zijn daarvan een goede illustratie. Ook zijn de provincies een heel eind op streek met de invoering van de basisnormen van integriteit. Dat mag uiteraard geen reden tot zelfgenoegzaamheid zijn en voorkomen moet worden dat deze basisnormen verworden tot een dode letter. Wel blijkt eruit dat integriteit zowel bestuurlijk als ambtelijk grote aandacht geniet. We zijn er zeker nog niet, maar we zijn wel op de goede weg. Provincies kunnen van elkaar leren. Dit boekje kan ons daarbij helpen. Harry van Waveren, Voorzitter Interprovinciaal Werkgeversverband

2

PRAKTIJKVOORBEELDEN INTEGRITEIT De provincies hebben een grote verscheidenheid aan praktijkvoorbeelden aangedragen. Het betreffen in totaal 24 voorbeelden. Alle voorbeelden laten succesvolle inspanningen zien die aantasting van de betrouwbaarheid c.q. integriteit van de provinciale organisatie en/of zijn ambtenaren en bestuurders moeten voorkomen. De getroffen maatregelen zijn voor een deel gericht op (verbetering van) de organisatie. Daarbij gaat het om zaken als (integriteit)screening: intern van werkprocessen, organisatieonderdelen en/of individuele functies, of extern van toekomstige contractpartners. En om functiescheiding, verbetering van de rechtmatigheid en aanscherping van procedures van inkoop en aanbesteding, Daarnaast zijn er veel voorbeelden van persoonsgerichte maatregelen. Daar gaat het vooral om vergroting van het individuele integriteitbewustzijn en om borging van integriteit. De meeste voorbeelden betreffen (dilemma)trainingen, voorlichting/introductiebijeenkomsten en/of workshops, hetzij voor iedereen, hetzij voor specifieke groepen (management , nieuwe werknemers of werknemers in integriteitgevoelige functies). De gegeven voorbeelden zijn voor alle provincies interessant. Provincies kunnen immers van elkaar leren. Bij alle voorbeelden staat een contactpersoon vermeld. Die kan desgewenst meer informatie verstrekken.

BASISNORMEN VAN INTEGRITEIT In een bestuurlijk overleg op 26 september 2005 zijn het IPO, de VNG, de Unie van Waterschappen, de Raad van Hoofdcommissarissen, het Korpsbeheerdersberaad en de minister van BZK overeengekomen dat overheidsorganisaties bij het openbaar bestuur en politie een integriteitbeleid dienen te voeren dat aan bepaalde basisnormen voldoet. Aanleiding voor deze bestuurlijke afspraken is de inventarisatie van het integriteitbeleid in het openbaar bestuur en bij de politie dat in 2004 in opdracht van BZK en in goed overleg met o.a. het IPO heeft plaatsgevonden. De provincies hebben aan deze inventarisatie destijds hun medewerking verleend. Uit de inventarisatie bleek dat de overheidsorganisaties op veel onderdelen beleid voeren, maar dat dit nog niet voor alle overheden geldt en het ook niet altijd voldoende geschiedt. De provincies komen in de inventarisatie relatief goed uit de bus. De uitkomsten van de inventarisatie geven, ook bij provincies, aanleiding tot een verbetertraject. Daarom zijn de betrokken partijen op 26 september 2005 een gezamenlijke inzet overeengekomen die ertoe moet leiden dat elke overheidsorganisatie in 2007 beschikt over een set van integriteitinstrumenten die voldoet aan geformuleerde basisnormen. Eind 2007 gaan partijen gezamenlijk evalueren of de afgesproken resultaten zijn bereikt. Ter ondersteuning bij de uitvoering van de gemaakte bestuurlijke afspraken is een modelaanpak ontwikkeld. Die modelaanpak is te vinden in de conferentiemap. Er zijn in totaal 13 basisnormen van integriteit voor ambtenaren geformuleerd en 5 voor de politieke ambtsdragers. Voor elk van deze 18 basisnormen hebben de provincies geïnventariseerd hoever zij zijn met de implementatie daarvan. Daarbij is 1 juli 2006 als peildatum aangehouden. In dit boekje zijn per provincie de resultaten te vinden. Cijfermatig levert dit het volgende beeld op.

3

Tabel Tussenmeting implementatie basisnormen integriteit Provincie Drenthe - ambtenaren - politieke ambtsdragers Flevoland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Fryslan - ambtenaren - politieke ambtsdragers Gelderland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Groningen - ambtenaren - politieke ambtsdragers Limburg - ambtenaren - politieke ambtsdragers Noord-Brabant - ambtenaren - politieke ambtsdragers Noord-Holland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Overijssel - ambtenaren - politieke ambtsdragers Utrecht - ambtenaren - politieke ambtsdragers Zeeland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Zuid-Holland - ambtenaren - politieke ambtsdragers Totaal - ambtenaren - politieke ambtsdragers

Al volledig geregeld

Nog te regelen in 2006 of 2007

-

74% 100%

-

26% 0%

-

81% 89%

-

19% 11%

-

78% 100%

-

22% 0%

-

59% 100%

-

41% 0%

-

70% 89%

-

30% 11%

-

78% 89%

-

22% 11%

-

44% 78%

-

56% 22%

-

63% 78%

-

37% 22%

-

56% 100%

-

44% 0%

-

74% 100%

-

26% 0%

-

59% 89%

-

41% 11%

-

67% 55%

-

33% 45%

-

67% 89%

-

33% 11%

Uit de opgaven van de provincies komt naar voren dat veel basisnormen van integriteit in de provincies al zijn geregeld. De resultaten zijn ten aanzien van de provinciale politieke ambtsdragers naar verhouding beter. Een aantal provincies haalt hier nu al een 100% score. In vrijwel alle provincies is er echter nog geen regeling voor de melding van financiële belangen van hun politieke ambtsdragers.

4

Dat zelfde geldt voor de melding van financiële belangen van daartoe aangewezen provinciale ambtenaren. Hiervoor wordt overigens door het IWV op dit moment in goed overleg met de provincies een regeling ontworpen. Andere basisnormen die op de peildatum van 1 juli 2006 in veel provincies nog niet (volledig) zijn geregeld zijn: - beoordeling van kwetsbare functies in de organisatie en/of een overzicht van kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies (11 provincies); - een verklaring omtrent het gedrag (8 provincies); - openbaarmaking van nevenwerkzaamheden (8 provincies), zij het met de kanttekening dat het hier betreft de implementatie van een al wel door het IWV met de bonden overeengekomen regeling ter zake; - periodieke onderzoeken naar kwetsbare handelingen, functies en processen (8 provincies); - betrokkenheid van provinciale staten bij de ontwikkeling en evaluatie/verantwoording van het integriteitbeleid (7 provincies). De andere basisnormen van integriteit zijn in de meeste tot vrijwel alle provincies inmiddels gerealiseerd. In (vrijwel) alle provincies zijn er gedragscodes vastgesteld (met daarin opgenomen een regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen) en zijn er adequate inkoop- en aanbestedingsprocedures. De provincies hebben ook allemaal een klokkenluiderregeling en een vertrouwenspersoon (mede voor) integriteit. De informatiebescherming is in provincies in het algemeen goed op orde. De afgelopen periode is er in veel provincies het nodige geregeld ten aanzien van de ambtseed, al dan niet gekoppeld aan een opgetuigde introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. De conclusie mag zijn dat de basisnormen van integriteit voor een belangrijk deel door de provincies zijn ingevuld, maar dat aan een flink aantal zaken de komende periode nog hard zal moeten worden getrokken om op tijd uitvoering te kunnen geven aan de gemaakte bestuurlijke afspraken over basisnormen van integriteit in 2007. Ook hier kunnen provincies elkaar helpen. Op een aantal onderdelen zal het IWV het voortouw kunnen nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van de regeling voor de melding van financiële belangen).

5

HET INTERPROVINCIAAL WERKGEVERSVERBAND (IWV) Het IWV is de werkgeversvereniging van de provincies. Het maakt onderdeel uit van het IPO, maar heeft daarbinnen zijn eigen bestuurlijke besluitvormingsproces. De commissie IWV, bestaande uit gedeputeerden van alle provincies, neemt (met gekwalificeerde meerderheid) de besluiten die provincies binden. De belangrijkste taak van het IWV is het onderhandelen over en het afsluiten van een CAO met de bonden die voor het hele provinciepersoneel geldt. In het verlengde hiervan onderhandelt het IWV en maakt afspraken met de bonden over (wijzigingen in) arbeidsvoorwaardenen rechtspositieregelingen die voor alle provincies gelden. Daartoe behoren ook (rechtspositionele) afspraken op het terrein van de integriteit van provinciepersoneel. De onderhandelingen worden gevoerd door een (bestuurlijke) onderhandelingsdelegatie (BOD) die bestaat uit twee gedeputeerden en twee provinciesecretarissen en die ondersteund wordt door het IWV-secretariaat. De BOD treedt op als een soort dagelijks bestuur van het IWV dat de besluitvorming in de commissie IWV voorbereidt en uitvoert. Op het terrein van de integriteit heeft het IWV de afgelopen jaren de nodige activiteiten verricht. Hieronder zijn de belangrijkste activiteiten genoemd. 1. a. b. c. d. 2. 3. 4.

5. 6.

7.

8. 9.

Er zijn afspraken met de bonden gemaakt die voor het totale provinciepersoneel gelden over: een regeling inzake melding, registratie en openbaarmaking van nevenwerkzaamheden; een gedragscode integriteit; een procedure van melding van vermoedens van misstanden in de provinciale organisatie, inclusief een onafhankelijke commissie (klokkenluiderregeling); de (her)invoering van de ambtseed Er wordt gewerkt aan een regeling inzake melding van financiële belangen van door de provincie aangewezen ambtenaren. Geadviseerd is over wijzigingen in de Ambtenarenwet die betrekking hebben op de (aanscherping van voorschriften inzake) integriteit van ambtenaren. Samen met BZK en de VNG is een handreiking integriteit bestuurders in gemeenten en provincies ontwikkeld. Daarmee zijn provincies ondersteund bij de invulling van de nieuwe wettelijke verplichting om voor hun politieke ambtsdragers een gedragscode vast te stellen. Medewerking is verleend aan de (opzet en uitvoering van de) inventarisatie van het integriteitbeleid in het openbaar bestuur en bij de politie. Als antwoord op de uitkomsten van de onder 5 genoemde inventarisatie zijn er met BZK en andere belangen- en koepelorganisaties bestuurlijke afspraken gemaakt over de totstandkoming van basisnormen van integriteit ultimo 2007. Gezamenlijk is hiervoor een modelaanpak ontwikkeld. Met BZK en andere belangen- en koepelorganisaties zijn bestuurlijke afspraken gemaakt over uniforme registratie van integriteitschendingen. Medewerking wordt verleend aan de implementatie van deze afspraak. Er is een integriteitconferentie georganiseerd voor provinciale bestuurders en ambtenaren. Medewerking is verleend aan de ontwikkeling van een overheidsbrede dilemmatraining en een self assessment instrument waarmee op eenvoudige wijze inzicht kan worden verkregen in de voornaamste kwetsbaarheden en risico’s van de organisatie op het terrein van de integriteit.

6

PROVINCIE DRENTHE Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: oprichting separate productgroep Handhaving Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2003 tot heden. Korte omschrijving: Vóór 2003 waren beleidsbepaling, vergunningverlening en handhaving ondergebracht in dezelfde organisatorische eenheden, soms zelfs bij dezelfde personen. De daarmee gemoeide rolconflicten en benodigde certificering van de handhaving maakten het aanbrengen van functionele scheiding noodzakelijk. Er werd een separate groep handhaving opgericht voor alle provinciale vergunningen en algemene weten regelgeving op de terreinen van milieu, ruimte, water, etc. Aansluitend wordt gewerkt aan het “repareren”van de PDCA (plan-do-check-act) cycli tussen beleid – vergunningverlening – uitvoering -handhaving die met het instellen van een separate groep handhaving werden doorgeknipt. Het doorknippen leidt tevens tot meer focus op deze cycli, waardoor explicieter praktijkervaring een plek krijgt in de beleidsontwikkeling. Resultaten: Heldere scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen vergunningverleners en handhavers. Beter focus op de PDCA-cycli en het sluiten daarvan. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 – 365535 Email: [email protected]

Voorbeeld 2: integriteit is onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2002 is integriteit onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers. Korte omschrijving: Tijdens de introductiecursus wordt met de deelnemers aan de hand van een aantal stellingen gediscussieerd over de grenzen aan integriteit. Tevens worden de deelnemers gewezen op de huisnetsite integriteit. Daarin zijn onder meer opgenomen de procedure ongewenst gedrag, de klokkenluiderregeling en de externe vertrouwenspersoon. Resultaten: Mede door de actieve plenaire discussievorm aan de hand van de prikkelende stellingen beklijft het thema integriteit goed bij de deelnemers. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 – 365535 Email: [email protected]

7

Voorbeeld 3:

elektronisch veilen (proefstadium)

Periode waarin een en ander speelde: Pilotfase 2006 Korte omschrijving: In het kader van Europees beleid moet in 2010 50% van de overheidsaankopen via internet plaatsvinden. De rijksoverheid stimuleert het elektronisch aanbesteden en het elektronisch veilen. De provincie Drenthe wil een innovatieve provincie zijn zoals staat aangegeven in het collegeprogramma (Vernieuwen gebeurt door het te doen….) De provincie Drenthe wil processen digitaliseren om daardoor transparantie en objectiviteit beter te kunnen waarborgen. Afgeleid hiervan heeft de productgroep Wegen en Kanalen van de provincie Drenthe in het aanbestedingsbeleid van 2006 zich ten doel gesteld dit jaar een proefproject te doen m.b.t. elektronisch aanbesteden, de zogenaamde e-veiling. Een nieuwe en veelbelovende methodiek die nu nog in de kinderschoenen staat. Juist daarom is van belang dat overheden leren van elkaars ervaringen, om te voorkomen dat iedereen het wiel uitvindt. Resultaten: Transparantie en objectiviteit worden beter gewaarborgd doordat het gehele proces online door de inschrijvers en de opdrachtgever is te volgen. Lagere transactiekosten (in tijd en geld), omdat informatie sneller en nauwkeuriger digitaal kan worden uitgewisseld en inschrijvers vanuit hun eigen kantoor aan de aanbesteding kunnen deelnemen. Tijdens de e-veiling kunnen inschrijvers reageren op de biedingen van anderen waardoor een realistischer marktprijs ontstaat. Uiteindelijk leidt dit tot meer transparantie en controleerbaarheid waardoor de integriteit van het hele proces toeneemt. De eerste pilot heeft inmiddels belangrijke leerpunten opgeleverd die in de opzet van de volgende pilots worden meegenomen. Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 – 365535 Email: [email protected]

8

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Drenthe

Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen: is 2 keer gebeurd, laatst in 2002. Wordt vanaf 2007 periodiek in de bedrijfsplannen opgenomen voor de bedrijfsrapportages 2008 e.v. c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag: incidenteel voor kwetsbare functies 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. In 2007

c. Al geregeld d. In 2007

a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld d. In 2007 a. Al geregeld b. Al geregeld

In 2006 a. Al geregeld b. Al geregeld c. In 2006

In 2007

a. Al geregeld b. In 2007

a. Al geregeld b. Al geregeld


Al geregeld


Al geregeld

9

Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld

Al geregeld Al geregeld


Contactpersoon: P. Kuiper Telefoon: 0592 – 365535 Email: [email protected]

10

PROVINCIE FLEVOLAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: Richtlijnen inzake het aannemen van geschenken. Periode waarin een en ander speelde: Bij de invoering van de gedragscode voor ambtenaren. Korte omschrijving: Naar aanleiding van de veranderde gedragslijn ten opzicht van het verleden inzake het aannemen van geschenken is een brief opgesteld en verzonden aan al onze “leveranciers”, met daarin het verzoek rekening te houden met de nieuwe gedragsregels en onze medewerkers niet onnodig in de verleiding te brengen. Resultaten: Door deze transparantie worden alle geschenken gemeld en is er vanuit de zijde van leveranciers met begrip gereageerd. Contactpersoon: S.M. Nieuwenhuis Telefoon: 0320-265463, Email: [email protected]

11

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Flevoland

Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Ambtseed Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften over kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij (vermoedens van) integriteitaantasting Schriftelijk vastgelegde procedure voor verrichten van onderzoek na melding van een vermoeden van misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld d. Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld/ b. Al geregeld c. Al geregeld d. Al geregeld a. In 2006/in 2007 b. In 2006/in 2007

In 2006/in 2007 a. Al geregeld b. Al geregeld c In 2006/in 2007

In 2007




Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld Al geregeld

12


Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld

In 2007 Al geregeld


Contactpersoon: S.M. Nieuwenhuis Telefoon: 0320-265463, Email: [email protected]

13

PROVINCIE FRYSLAN Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1:

dilemmatraining

Korte omschrijving: Regelmatig moet het onderwerp integriteit een nieuwe impuls krijgen om het onderwerp onder de aandacht te houden. In 2005 is daartoe in de centrale hal van de provincie een voor ieder toegankelijke dilemmatraining gegeven. Er waren voor vrijwilligers honderd stemkastjes waarop zij hun antwoord op vragen konden geven. De antwoorden werden direct geprojecteerd op een scherm. Vervolgens probeerde de spreker twee personen met tegengestelde antwoorden met elkaar in discussie te krijgen. Resultaten: Een geslaagde bijeenkomst, waarover door velen onderling werd nagesproken. Contactpersoon: A. Nieuwpoort Telefoon: 058 – 2925491 Email: [email protected]

14

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Fryslan Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden

c.

Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. In 2007 c. Al geregeld d. In 2007

a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld (niet altijd, alleen indien relevant) d. Al geregeld a. Al geregeld b. In 2007 (in principe is er al functiewisseling na aantal jaren). Al geregeld a. Al geregeld b. In 2007 (van schaal 14 en hoger; van andere functies info wel in persoonsdossier). C In 2006/in 2007

In 2006/in 2007




Al geregeld


Al geregeld

15






Contactpersoon: A. Nieuwpoort Telefoon: 058 – 2925491 Email: [email protected]

16

PROVINCIE GELDERLAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1:

oprichting bureau SBA

Periode waarin een en ander speelde: Een jaar geldeden tot heden Korte omschrijving: Bureau Screening- en bewakings Aanpak (SBA) Het SBA toetst beoogde contractpartners van de provincie op integriteit. Deze toetsing moet helpen voorkomen dat de provincie ongewild criminele activiteiten faciliteert. Integriteittoets De medewerkers van bureau SBA screenen mogelijke contractpartners voordat de provincie in het kader van aanbesteding van werken contracten met hen afsluit. Deze integriteittoets wordt gedaan op grond van de wet BIBOB (Bevordering Integriteits Beoordelingen in het Openbaar Bestuur). Bureau SBA brengt zijn adviezen uit aan de Commissaris van de Koningin en aan Gedeputeerde Staten. Onderzoek Bureau SBA kan op verschillende manieren onderzoek doen. • SBA zoekt in open bronnen informatie over de beoogde contractpartner, bijvoorbeeld bij de Kamers van Koophandel, onderzoeksjournalistiek, jaarverslagen en andere financiële onderzoeksbronnen. Ook kan de Officier van Justitie informatie verstrekken aan Bureau SBA. • Alle betrokkenen in een aanbestedingsprocedure krijgen een vragenlijst toegestuurd, die mede is ontwikkeld door het Bureau BIBOB in Den Haag. De beoogde contractpartner moet een verklaring overleggen over zijn betalingsgedrag van belastingen en sociale lasten. Verder moet hij zelf verklaren of hij in de periode voorafgaand aan de aanbesteding integer heeft gehandeld. • Als de onderneming bij voorbeeld beboet is wegens het overtreden van een milieuvergunning, moet deze dat vermelden. Het Bureau SBA controleert de informatie op de ingevulde vragenlijst met eigen onderzoeksgegevens. • Alleen als er dan nog onduidelijkheid is over de integriteit van de betrokkene vraagt Bureau SBA een advies aan van Bureau BIBOB in Den Haag. Bureau BIBOB, dat onderdeel is van het Ministerie van Justitie, kan de gesloten bronnen (politieregisters e.d.) raadplegen. Op grond van dat onderzoek kan Bureau BIBOB het Bureau SBA nader adviseren omtrent het uitsluiten van een onderneming of het treffen van bewakingsmaatregelen. Medewerkers Bureau Screening en Bewakingsaanpak (AD/KAB/SBA) is onderdeel van het Kabinet en valt direct onder de Commissaris van de Koningin. Resultaten: Oprichting screeningsbureau SBA, waardoor zoveel mogelijk wordt gewaarborgd dat er zaken worden gedaan met integere organisaties.

17

Contactpersonen: G. van Dam Telefoon: 026 – 3599420 Email: [email protected]

Voorbeeld 2:

H. Duiveman Telefoon: 026 – 3599438 Email: [email protected]

Aandacht voor integriteit verankeren

Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2004 tot heden Korte omschrijving: Voor alle zittende medewerkers (eerst voor leidinggevenden en later alle medewerkers) is een training integriteit georganiseerd. Met als doel ervoor te zorgen dat bespreekbaarheid en bewustwording (van het belang) van het thema integriteit wordt gerealiseerd. Het betrof een maatwerk training. In overleg is met iedere leidinggevende een programma voor de eigen medewerkers ontwikkeld dat het best aansluit op de eigen praktijksituatie. Om de aandacht voor integriteit op de langere termijn binnen Gelderland te verankeren wordt een toolkit ontwikkeld. Met behulp van de toolkit kan de leidinggevende het onderwerp integriteit “levend” houden door zelf met de medewerkers in gesprek te gaan op basis van actuele voorbeelden en relevante casussen. Voor nieuwe medewerkers: Eén van de (verplichte) modules voor nieuwe medewerkers is de module integriteit. Het is een bijeenkomst waarin op een informatieve, luchtige en interactieve wijze kennis gemaakt wordt met het onderwerp integriteit en wat integriteit betekent voor het professioneel handelen. Het bevat de onderdelen: - achtergronden, oorzaken en gevolgen van ongewenst gedrag en integriteit (bewust breder getrokken dan alleen integriteit) - interactieve onderdelen om integriteit te vertalen naar praktijksituaties (dilemma’s) - koppeling van integriteit aan bestaande regelingen - in kleine groepen afspraken maken om integriteit in de praktijk te brengen Resultaten: Verankering van het onderwerp integriteit binnen de organisatie Contactpersoon: A. Boelen Telefoon: 026- 3599099 Email: [email protected]

18

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Gelderland Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand


a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. In 2007 d. In 2007 a. In 2007 b. In 2007

In 2006 a. Al geregeld b. Al geregeld c. In 2006

In 2007

a. In 2007 b. In 2007



Al geregeld


Al geregeld

19






Contactpersoon A. Boelen Telefoon: 026- 3599099 Email: [email protected]

20

PROVINCIE GRONINGEN Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld : bewust worden en bewust blijven: "onze normen hebben waarde" Periode waarin een en ander speelde: Vanaf begin jaren 90 Korte omschrijving: Een pas aangetreden leidinggevende van een milieuafdeling werd geconfronteerd met de situatie waarin in de uitoefening van de functie van toezichthouders, de grens tussen zakelijk belang en privébelang werd overschreden. De leidinggevende kon zich niet aan de indruk onttrekken dat dit de heersende cultuur was en besloot in te grijpen. Hij organiseerde met ondersteuning van externe deskundigen buitenshuis een integriteitbijeenkomst met de betreffende functionarissen, waarin de praktijkvoorbeelden onverbloemd als dilemmavraagstukken werden voorgeschoteld. Deze minibijeenkomst heeft geresulteerd in een code met tien gedragsregels die de toezichthouders bij de uitoefening van hun functie in acht dienden te nemen. Kort hierna volgde een concernbrede integriteitconferentie in de Statenzaal waarvoor ook externe sprekers waren uitgenodigd. Integriteit groeide toe naar een managementvraagstuk. In 2002 werden volgens cao-afspraak de gedragscode integriteit voor bestuurders en ambtenaren en de Procedureregeling melding van misstanden (klokkenluiderregeling) vastgesteld. Tegelijk hiermee besloten GS tevens tot invoering van de eed of belofte en tot vaststelling van het Besluit nevenwerkzaamheden. Sindsdien is integriteit en het afleggen van de eed of belofte een vast onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Steeds weer slaagt de Commissaris van de Koningin erin op ludieke wijze en met actuele voorbeelden het onderwerp integriteit te belichten. Van de introductiedag wordt overigens verslag gedaan via het intranet. Overigens zal het afnemen van de ambtseed van het zittend personeel op 16 oktober a.s. plaats vinden. De voorbereiding van die dag is al in volle gang. Resultaten: De mini integriteitbijeenkomst was het begin van een (persoonlijk) bewustwordingsproces op het gebied van vooral ambtelijke integriteit en is in de loop der jaren breder getrokken. Integriteit is nu vast onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en vast onderwerp in de jaargesprekken. Als uitvloeisel daarvan wordt onder meer kritisch omgegaan met het in ontvangst nemen van geschenken. Het wordt nu normaal gevonden op basis van eigen afweging geschenken van hoge waarde te weigeren en ontvangen geschenken van meer dan € 50,- te melden of af te staan. Een ander voorbeeld is dat op uitnodigingen voor het bijwonen van evenementen van bedrijven waarmee de provincie geen zakelijke relatie heeft beslist niet wordt ingegaan. Contactpersoon: P. Lie A Njoek Telefoon: 050-3164172 Email: [email protected]

21

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Groningen Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. In 2007 c. 2006 d. Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld d. In 2007 a. In 2007 b. In 2007

Al geregeld a. Al geregeld b. In 2007 c. Al geregeld

In 2007




Al geregeld


In 2007

22




In 2007 Al geregeld


Contactpersoon: P. Lie A Njoek Telefoon: 050-3164172 Email: [email protected]

23

PROVINCIE LIMBURG Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1:

Screening van risicovolle werkprocessen

Periode waarin een en ander speelde: Tweede helft 2005 Korte omschrijving: In 2004 kreeg Integriteit bij de provincie Limburg concernbreed in projectvorm veel aandacht. Regelingen werden aangepast, een externe vertrouwenspersoon werd aangesteld, integriteitdilemma’s werden in diverse onconventionele vormen breed uitgemeten en alle ambtenaren legden de eed of belofte af. Bij het project Integriteit was opgenomen dat, naast de algemene aandacht in 2004, in 2005 de aandacht gericht zou worden op specifieke werkprocessen, vanuit de vraag in hoeverre daarin Integriteit voldoende geborgd is. Gekozen werd voor het proces van Vergunningverlening en Inkoop&aanbesteding. Een extern bureau heeft met medewerking van management (procesverantwoordelijken) en medewerkers de betreffende processen doorgelicht. Daarbij werden de relevante Integriteitrisico’s (o.a. functiescheiding, transparantie besluitvorming, verdeling taken en bevoegdheden, interne controle) systematisch in kaart gebracht en werd beoordeeld in hoeverre de getroffen maatregelen afdoende zijn. Resultaten: Het onderzoek leverde natuurlijk een aantal aandachtspunten op (concreet resultaat), maar als belangrijkste resultaat kan worden gezien de conclusie dat processen die zorgvuldig beschreven zijn, waarbij de basale functies als planning, uitvoering en controle expliciet zijn opgenomen, integriteitrisico’s sterk reduceren. De gesignaleerde risico’s bieden concrete handvatten voor verbetering. Bij de (her)beschrijving van het proces van Inkoop&aanbesteding kon daarvan gebruik worden gemaakt. Onderdeel van de opdracht aan het extern bureau vormde de oplevering van een handleiding om een dergelijk onderzoek in eigen beheer (over) te kunnen doen. Deze handleiding is beschikbaar.

Voorbeeld 2:

Samenwerking met andere organisaties.

Periode waarin een en ander speelde: Vanaf maart 2006 Korte omschrijving: Vijf grote Limburgse gemeenten en de provincie Limburg ontwikkelen een gezamenlijke aanpak om de georganiseerde criminaliteit in de regio de pas af te snijden. Zij richten zich daarbij (vooralsnog) op Vergunningverlening en Inkoop&aanbesteding. Bedrijven of instellingen die in aanmerking willen komen voor een vergunning of mee willen doen in een aanbesteding worden de maat genomen vanuit de optiek van integriteit (externe integriteit). Om de cirkel sluitend te maken richt de gezamenlijke aanpak zich ook op de interne integriteit van gemeenten en provincie. Immers als het daar niet goed zit wordt afbreuk gedaan aan de externe aanpak. Gemeenten en provincie hebben in dat verband afgesproken gezamenlijk werk te maken van de invoering van de basisnormen Integriteit. Zij ontwikkelen daartoe gezamenlijk instrumenten en leren van elkaars ervaringen. Een van de resultaten van de samenwerking is de aanstelling van een regionale vertrouwenspersoon voor de aangesloten organisaties. Daarnaast werd een integriteittoets voor bestuurders ontwikkeld en uitgevoerd en werden een instrumenten ontwikkeld om op medewerkerniveau risico’s die gekoppeld zijn aan de (eigen) functie in kaart te brengen.

24

Resultaten: Door de gezamenlijke aanpak is het onderwerp Integriteit hoger op de agenda gekomen van de aangesloten gemeenten en provincie. De integriteitfunctionarissen van de aangesloten organisaties vervullen voor elkaar een klankbordfunctie en de gezamenlijke aanpak stimuleert de inzet in de eigen organisatie. Met de inrichting van de regionale Vertrouwensfunctie wordt de gezamenlijke aanpak feitelijk en symbolisch vormgegeven.

Voorbeeld 3: Een instrument ter bepaling van de kwetsbaarheid van de eigen functie. Periode waarin een en ander speelde: Mei – juni 2006 Korte omschrijving: Een belangrijk instrument bij het beperken van Integriteitrisico’s is inzicht in de kwetsbaarheid van de eigen functie. Als dat inzicht bestaat ben je alerter en kun je gemakkelijker maatregelen treffen om de risico’s te beperken. Er is vaak veel aandacht voor Integriteit als algemeen begrip en (tot nu toe) nog veel minder voor risico’s die je in je eigen functie loopt. In het kader van het samenwerkingsproject (voorbeeld 2) is een (laagdrempelig) instrument ontwikkeld waarmee leidinggevende en medewerker in een gezamenlijk gesprek snel zicht krijgen op de kwetsbaarheid van de functie van de medewerker vanuit de optiek van Integriteit. Het instrument hanteert een achttal aspecten die bij Integriteit relevant zijn. Met een set van vragen kan per onderdeel worden nagegaan of bij de functie van de betreffende medewerker sprake is van normale, bijzondere of een grote mate van kwetsbaarheid. Met de antwoorden op de vragen kunnen bij kwetsbare onderdelen door medewerker en leidinggevende gezamenlijk afspraken worden gemaakt over het terugdringen van integriteitrisico’s. Het instrument is uitgeprobeerd bij een twintigtal medewerkers. De meerderheid daarvan gaf aan met gebruikmaking van het instrument meer zicht te hebben gekregen op integriteitrisico’s. Het instrument vervult vier functies. 1. Bij de (tot nu toe beperkte) toepassing van het instrument is gebleken dat het in vrijwel alle gevallen een functie heeft in het proces van bewustwording van kwetsbare aspecten in de eigen functie. Daarmee wordt het begrip integriteit en integriteitrisico voor medewerkers veel tastbaarder. Medewerkers en leidinggevende hebben aangegeven het instrument goed te kunnen invoegen in het functionerings- of jaargesprek. 2. Het instrument biedt mogelijkheden om gerichte maatregelen te treffen om de gesignaleerde risico’s te verminderen. 3. Wanneer de kwetsbare aspecten van de functie expliciet zijn aangegeven kan daarvan een vertaling worden gemaakt naar eisen die bij selectie van kandidaten moeten worden gesteld. 4. Aan de hand van de mate van kwetsbaarheid van de functie kan worden vastgesteld of screening van kandidaten bij benoeming in de betreffende functie noodzakelijk is. Resultaten: Het instrument levert op medewerkerniveau inzicht op in integriteitrisico’s die verbonden zijn aan de eigen functie en biedt mogelijkheden om concrete maatregelen te treffen voor het beperken van de risico’s. Contactpersoon voor de drie praktijkvoorbeelden: F.M.L. Petit Telefoon: 043- 3897156 Email: [email protected]

25

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Limburg

Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen a. Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld: auditplan unit contr. c. Al geregeld (Intranet) d. Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld (Intranet) a. In 2006 b. Al geregeld c. In 2006 d. In 2006 (voor specifieke functies) a. In 2006 (instrument ontwikkeld) b. In 2007

Al geregeld (incl. zittende medew.) a. Al geregeld b. Al geregeld (opname in register) c. Al geregeld

a. In 2006

a. Al geregeld (Richtlijnen Intranet) b. Al geregeld (in werkproces ambtenaren-GS) a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld (actualisatie 2005) b. Al geregeld (idem)

Al geregeld (externe vertrouwenspersoon aangesteld) a. Al geregeld b. Al geregeld Al geregeld (incl. onderzoeksprocedure)

26


Geregeld/te regelen a. Al geregeld (besluit PS) b. Al geregeld (bij introductie)


In 2006 Al geregeld (in werkproces ambtenaren-GS) a. Al geregeld b. Al geregeld

Contactpersoon: F.M.L. Petit Telefoon: 043- 3897156 Email: [email protected]

27

PROVINCIE NOORD-BRABANT Praktijkvoorbeelden integriteit Aandacht voor integriteit is geïntegreerd in de aandacht voor het gedrag en de houding waarmee medewerkers van de provincie hun taken uitvoeren. De provincie Noord-Brabant pakt het onderwerp dus niet als specifiek item aan. Uiteraard zijn er wel specifieke afspraken gemaakt over de wijze waarop de provincie omgaat met nevenfuncties, het afleggen van de eed/gelofte bij indiensttreding, de “leidraad integer handelen”, enz.

Voorbeeld: kernwaarde betrouwbaarheid in nieuwe visie provincie Noord-Brabant Periode waarin een en ander speelde: Vanaf eind 2005. Korte omschrijving Eind vorig jaar is de visie van de provincie Noord-Brabant opnieuw vastgesteld. In die visie wordt duidelijk wat echt van belang is: “Wij stáán voor Brabant: kleurrijk, ondernemend en sociaal". Aan deze visie zijn vier kernwaarden gekoppeld: verbindend, doortastend, vernieuwend en betrouwbaar. In zijn handelen draagt de totale organisatie permanent deze kernwaarden uit. En dat betekent dat deze kernwaarden zichtbaar zullen moeten zijn in het gedrag en de houding van iedere manager en medewerker. Natuurlijk, om je werk goed te kunnen doen, is vakmanschap nodig. Maar de manier waarop je je werk doet, maakt vaak het échte verschil voor het bereiken van resultaten. Het maakt niet zozeer uit wat precies je baan is bij de provincie, iedereen zal het op een bepaalde manier op een verbindende, doortastende, vernieuwende en betrouwbare manier moeten doen. En dan is het wel zo dat bijvoorbeeld het doortastend gedrag van een vergunningverlener, van een manager, of van een administratief medewerker een eigen specifieke inkleuring zal krijgen. Dit is de essentie van wat in de provincie Noord-Brabant via competentiemanagement wordt opgepakt. De vier kernwaarden zijn vertaald naar competenties van medewerkers en managers. Wat zijn de kwaliteiten (gedrag, houding) die nodig zijn om echte resultaten te kunnen bereiken? De competenties voor de verschillende functiegroepen (van het functiewaarderingsysteem) zijn benoemd, zodat voor iedereen dezelfde kernwaarden toch op maat kunnen worden toegesneden. Voor de operationele managers is “integriteit” specifiek als competentie opgenomen: “integer leiderschap" (voortkomend uit de kernwaarde “betrouwbaar”). Als indicatoren voor “integer leiderschap” zijn benoemd: houdt zich consequent aan het vereiste integriteitniveau en vertoont daarin een voorbeeldrol; is zorgvuldig met de macht die zijn/haar positie hem/haar toekent; gaat zorgvuldig om met posities, belangen en vertrouwelijke informatie. Eind augustus houdt de provincie Noord-Brabant de aftrap. Deze dag wordt op een spannende, informele manier kennis gemaakt met het bespreekbaar maken van gedrag en houding. Dit gebeurt met inschakeling van acteurs. Op een speelse en interactieve manier wordt getoond wat er allemaal mis kan gaan, maar ook hoe het goed kan gaan. Elke medewerker en manager neemt deel aan een sessie van ongeveer 1,5 uur. Contactpersoon: E. Heesters, Telefoon: 073-6812622 Email: [email protected]

28

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Noord-Brabant Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand


a. In 2006 b. In 2006 a. In 2007 b. In 2007 c. In 2007 d. Al geregeld a. In 2007 b. In 2007

In 2006 a. Al geregeld b. In 2006 c. In 2006

In 2007


a. Al geregeld b. Al geregeld a. In 2006 b. Al geregeld

Al geregeld

a. Al geregeld b. In 2006 Al geregeld

29


Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld

b. Al geregeld c. In 2006 (zie weblogs maar nog geen 100% score)

In 2007 Al geregeld


Contactpersoon: E. Heesters, Telefoon: 073-6812622 Email: [email protected]

30

PROVINCIE NOORD-HOLLAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1: Opleidingstraject integriteit Periode waarin een en ander speelde: Januari 2006 tot heden Korte omschrijving: Begin 2006 is de provincie Noord-Holland gestart met een integriteittraject waar de directie en alle leidinggevenden (sectormanagers) aan deelnemen. Dit traject bestaat uit een viertal workshops (die begeleid worden door Firmamanet) waarin de wijze van denken en handelen ten aanzien van integriteit centraal staat. Het start met leren bewust te zijn (morele bewustwording) en leren te oordelen (morele oordeelsvorming) om uiteindelijk als manager te leren sturen en aanspreken op integriteit. Het traject wordt afgesloten door een workshop waarin leidinggevenden een plan van aanpak maken waarin ze integriteitontwikkeling vertalen naar acties binnen hun eigen sector waardoor verankering en borging in de praktijk wordt gewaarborgd. Tijdens de workshops worden de deelnemers verschillende instrumenten aangeboden die door managers gebruikt kunnen worden om integriteit bespreekbaar te maken. Het 7-stappenplan ofwel de Methode van Luyck is hierbij behulpzaam bij morele oordeelsvorming. Gezien het feit dat het traject op dit moment nog niet is afgerond zijn de genoemde resultaten op onderdelen zichtbaar en voorts beoogd. Resultaten: • Een verlevendiging in de materie rond integriteit en de gedragscode en een verbreding en verdieping van de bekendheid met de integriteitaanpak binnen de organisatie. • Bewustwording en herkennen van verschillende dilemma’s die zich in het werk voordoen. • In staat zijn integriteitdilemma’s te bespreken met collega’s / leidinggevenden en met ‘tegenspelers’ en deze op te lossen vanuit de gewenste waarden en gedragscode. • Een verankering wat betreft de aansturing van medewerkers op integriteit in het werkproces.

Voorbeeld 2: Nieuwe inkoop – en aanbestedingsprocedure Periode waarin een en ander speelde: Januari 2006 –heden Korte omschrijving: Sinds januari 2006 is de inkoopfunctie binnen de provincie geprofessionaliseerd. De sector adviseert intern over de te volgen aanbestedingsprocedure en verzorgt het contractmanagement. Daarnaast heeft de sector een controlerende rol: voordat een opdracht verstrekt mag worden, moeten opdrachtbrieven aan de sector inkoop worden voorgelegd. De sector inkoop controleert vervolgens of de opdracht op de juiste wijze is aanbesteed. Om ervoor te zorgen dat de ambtenaren zich bewust worden van het inkoopproces, heeft de sector inkoop in januari en februari een aantal workshops gehouden over het inkoopproces. Deze workshops werden zeer goed bezocht -er moesten zelfs extra workshops worden ingelast!- en hebben als effect dat ambtenaren zich bewust zijn van nut en noodzaak van rechtmatig aanbesteden.

31

Dat blijkt ook uit het aantal opdrachten dat ter controle aan de sector inkoop wordt aangeleverd: waren dat in januari slechts 61, in februari werden maarliefst 290 opdrachten aan de sector inkoop voorgelegd. Inmiddels is het aantal stabiel en ligt op ongeveer 180 per maand, beduidend meer dan voorgaande jaren toen er minder zicht was op de wijze waarop opdracht werden verstrekt. Resultaten: − Ambtenaren stellen vooraf vragen aan de sector inkoop over de wijze waarop een opdracht aanbesteed moet worden. − Er is een bewustzijn binnen de provincie ontstaan over rechtmatig inkopen. − Aanbestedingsprocedures zijn niet alleen maar papieren tijgers, maar hebben een plek gekregen in de dagelijkse werkzaamheden van ambtenaren. Contactpersoon voor beide praktijkvoorbeelden: E. Jager Telefoon: 06-55720076 Email: [email protected]

32

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Noord-Holland Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid GS/PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. In 2007 c. Al geregeld d. Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. In 2007 d. In 2007 a. In 2007 b. In 2007

In 2006 a. In 2007 b. In 2007 c. In 2007

In 2007




Al geregeld


Al geregeld

33

Basisnormen integriteit politieke ambtsdragers (commissarissen van de Koningin, gedeputeerden en statenleden) 1. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen 2. Nevenwerkzaamheden a. Bijhouden en actualiseren van overzicht van gemelde nevenwerkzaamheden (voor PS) b. Vermelding of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn c. Openbaarmaking van de gegevens over nevenwerkzaamheden op een toegankelijke wijze (voor PS) 3. Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen 4. Maatregelen gericht op informatiebescherming Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen 5. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen



In 2006 of 2007 Al geregeld


Contactpersoon: E. Jager Telefoon: 06-55720076 Email: [email protected]

34

PROVINCIE OVERIJSSEL Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1 Cursus auditoren | omgang met 'vreemde/onlogische zaken' Periode waarin een en ander speelde: Cursus wordt sinds 2004 1 tot 2 keer per jaar gegeven Korte omschrijving: De Provincie Overijssel heeft een aantal (externe) kwaliteitseisen aan haar handelen en de dienstverlening gesteld (bijvoorbeeld IIP certificaat, ISO certificering, rechtmatigheid). Om deze kwaliteitseisen te kunnen borgen worden eigen medewerkers opgeleid tot interne auditor. De afgelopen jaren zijn inmiddels ruim 30 mensen opgeleid tot auditor. De taken en bevoegdheden van deze auditoren zijn het toetsen van het handelen en/of de dienstverlening aan de gestelde (externe) kwaliteitseisen. De auditoren geven van hun bevindingen een terugkoppeling aan de verantwoordelijke eenheden. In dit kader is een tweedaagse cursus door de provincie voor interne auditoren ontwikkeld. In deze cursus wordt aandacht besteed aan gedragsregels voor interne auditoren (gedragsregels komen van het IIA = Institute of Internal Auditors). Ze worden besproken aan de hand van één of twee voorbeelden; ingegaan wordt op hoe je om moet gaan met bijvoorbeeld integer gedrag of het vermoeden van fraude. De voorbeelden worden aangepast aan de groep die in de cursus zit. Er zijn voorbeelden over onduidelijkheden in de administratie, het gebruik van bijvoorbeeld treinkaartjes enz. Daarna wordt teruggegaan naar hoe intern dit soort zaken aangekaart kunnen en moeten worden. Resultaten: Bewustwording van auditoren over zaken die kunnen spelen in relatie tot onder andere integriteitaspecten.

Voorbeeld 2:

Stroomlijning en sturing

Periode waarin een en ander speelde: In 2005 / 2006 Korte omschrijving: In 2003 constateerde de provincie dat er te weinig zicht was op het effect van subsidies. Bovendien gingen ambtenaren verschillend om met subsidieaanvragen en de verantwoording ervan. Daarnaast speelden nog andere zaken een rol, zoals de Mededingingswet, het verbod op ongeoorloofde staatssteun en de invoering van een nieuwe wijze van begroten en verantwoorden. Net als in de private sector, is de publieke sector in toenemende mate op zoek naar transparantere manieren van sturing, beheersing en inrichting van de bedrijfsvoering. Een efficiënte en effectieve doelbereiking, een op resultaat gerichte sturing en het beperken van risico’s in de sfeer van financiën en bedrijfsvoering zijn voor de provincie zeer belangrijk. Daarom is in januari 2003 is het project Stroomlijning & Sturing van start gegaan. Het project Stroomlijning en Sturing; herijking financiële relaties en subsidierelaties (S+S) levert een toetsingskader en sturingsmodellen op voor het aansturen en beoordelen van de relatie tussen de provincie en de door haar gefinancierde of gesubsidieerde instellingen.

35

Alle eenheden toets(t)en binnen dit traject hun bestaande en toekomstige financiële relaties tegen het licht van het toetsingskader. Het toetsingskader is een hulpmiddel om te bepalen op welke wijze de relatie tussen de provincie en de subsidieontvanger het beste vorm kan of moet worden gegeven. De belangrijkste voordelen van dit traject zijn: - duidelijke positiebepaling ten aanzien van alle subsidieontvangers; - zakelijke afspraak met nadruk op prestatie en resultaatafspraken; - versimpeling subsidieproces; - slagvaardiger handelen en effectiviteit beleid vergroten. Aan dit traject is in 2005 en 2006 een opleidingsmodule gekoppeld. Met behulp van deze opleiding worden verschillende facetten van de subsidieverlening nieuwe stijl aan betrokken medewerkers eigen gemaakt. Een van de opleidingsmodules is gewijd aan de rollen die door de verschillende partijen (medewerkers als gesubsidieerden) worden ingenomen en de daaruit voortvloeiende integriteitproblematiek van bijvoorbeeld dubbele petten". Resultaten: Bewust worden en kennisverbreding rond de subsidieverstrekking nieuwe stijl.

Voorbeeld 3: Rechtmatigheid Periode waarin een en ander speelde: Zomer 2005 (herhaling in iets andere vorm in het najaar 2006) Korte omschrijving: Vanaf 2004 voert de accountant bij de controle op de jaarrekening naast de toets op getrouwheid ook een toets op rechtmatigheid uit. Drie zaken hebben daarbij kortweg de aandacht: 1. Het voorwaardencriterium: waarbij centraal staat of wij de externe (landelijke en Europese) en interne wetgeving hebben uitgevoerd. 2. Het begrotingscriterium: waarin wordt gekeken of wij binnen de kaders van de door de staten vastgestelde programmabegroting opereren. 3. Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik dat zich richt op het mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale gelden en regelingen. Hierbij, vooral bij punt drie, vormt integriteit een belangrijk aandachtspunt. Om het rechtmatig handelen binnen de organisatie te borgen en de kennis te verspreiden zijn diverse acties uitgevoerd. Een van de maatregelen was het organiseren van een provinciebrede rechtmatigheidmiddag. Door middel van een tweetal lezingen en verschillende workshops zijn diverse aandachtsgebieden van rechtmatigheid uitgediept. Zo’n 150 medewerkers hebben zich laten informeren, voorlichten over en hebben geoefend met de rechtmatigheidaspecten rond inkoop en aanbesteden, het budgetrecht en/of de subsidieverlening. Resultaten: Bewustwording en kennisverbreding rond het thema rechtmatigheid binnen de organisatie Contactpersoon voor de drie praktijkvoorbeelden: F. Plekenpol Telefoon: 038 499 8907 Email: [email protected]

36

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Overijssel Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld d. Al geregeld

a. Al geregeld b. Al geregeld a. In 2006 b. Al geregeld c. In 2006 d. In 2006 a. In 2006 b. Al geregeld/in 2006/in 2007

In 2006 a. Al geregeld b. In 2006 c. In 2006

In 2007

a. In 2006 b. Al geregeld



In 2006


In 2006

37






Contactpersoon: F. Plekenpol Telefoon: 038 499 8907 Email: [email protected]

38

PROVINCIE UTRECHT Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1:

workshop Saint

Periode waarin een en ander speelde: Mei/juni 2006 Korte omschrijving: De provincie Utrecht heeft zich aangemeld als proefpersoon voor de workshop SAINT. Vanuit P&O is de uitnodiging de deur uitgegaan naar de diensten om aan deze workshop deel te nemen. Uiteindelijk hebben 12 medewerkers meegedaan, een directeur, P&O-ers, een ICT-er, een jurist, een controlmedewerker, een sectorhoofd en een procesmanager Vergunningverlening en handhaving, een projectleider Wegen, een secretaresse, een financieel medewerker en last but not least de integriteitmedewerker/jurist Ruimte en Groen. Ten aanzien van drie in de provincie voorkomende majeure processen zijn de integriteitaspecten aan de orde geweest. Resultaten: Een rapport waarin handvatten worden gegeven om de integriteitaspecten van de belangrijke processen in de organisatie aan te pakken. Bovendien is het een goede manier om op redelijk ongedwongen wijze met collega’s vanuit verschillende disciplines met integriteit bezig te zijn.

Voorbeeld 2:

publicaties Personeelsblad

Periode waarin een en ander speelde: Korte omschrijving: Afgesproken is om regelmatig ten aanzien van een speciaal aspect van integriteit te publiceren in het personeelsblad. Laatstelijk is het vertrek van een directeur naar het adviesbureau Twijnstra en Gudde aanleiding voor de integriteitmedewerker geweest om het aspect belangenverstrengeling in een interview aan de orde te stellen Resultaten: Aandacht van een groot deel van de medewerkers bij integriteit Contactpersoon voor beide praktijkvoorbeelden: H.P.Ritskes Telefoon: 030-2582425 Email: [email protected]

39

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Utrecht Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. niet geregeld c. Al geregeld d. niet

a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld d. niet a. In 2007 b. In 2007

Al geregeld a. Al geregeld b. niet geregeld c. niet geregeld

Al geregeld


a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld

Al geregeld


40





Contactpersoon: H.P.Ritskes Telefoon: 030-2582425 Email: [email protected]

41

PROVINCIE ZEELAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1:

Invoering ambtseed

Periode waarin een en ander speelde: In 2006 Korte omschrijving: Onlangs werd de Ambtenarenwet in die zin gewijzigd dat een ieder die in ambtelijke dienst treedt wordt beëdigd. Een en ander is in de CAP uitgewerkt. De provincie Zeeland heeft met voortvarendheid uitwerking gegeven aan hetgeen in het sectoroverleg is overeengekomen, namelijk dat ook het in dienst zijnde personeel wordt beëdigd. De beëdigingen zijn begonnen met de leden van het directieteam. Geconcludeerd mag worden dat het overgrote deel van het personeel inmiddels is beëdigd. Aan de beëdiging is de benodigde publiciteit vooraf gegaan, onder andere door een publicatie in het personeelsblad. Van de leidinggevenden, aan wie de beëdigingen zijn gemandateerd werd verwacht, dat zij bij de bijeenkomsten de eedsaflegging in een context plaatsen. Dat wil zeggen dat bij de beëdiging nog eens wordt onderstreept dat een en ander niet is ingegeven door een gebrek aan vertrouwen in de integriteit van het ambtelijk apparaat maar door de wens nog eens te onderstrepen dat de functie van ambtenaar als dienaar van de overheid bijzondere rechten en verplichtingen met zich brengt. Resultaten: De resultaten zijn tweeledig, in de eerste plaats is aan een wettelijke verplichting nadere invulling gegeven, anderzijds is het personeel opnieuw voorgehouden dat de overheid hecht aan een integer ambtelijk (en bestuurlijk) apparaat.

Voorbeeld 2: Workshops integriteit Periode waarin een en ander speelde: In 2001 Korte omschrijving: In 2001 is een impuls gegeven aan het integriteitbeleid door aan KPMG de opdracht te geven workshops te organiseren, waarin de medewerkers vrijelijk konden discussiëren over integriteit. Voor de medewerkers was deelname verplicht. De leden van GS en PS konden op basis van vrijwilligheid deelnemen. Resultaten: Belangrijk waren de twee voornaamste conclusies uit de bijkomsten: wat de integriteit betreft was er bij de provincie weinig mis. Waar wel een probleem bestond was in de organisatiecultuur, met name waar het gaat op het aanspreken op ongewenst gedrag en op het onderworpen zijn aan ongewenst gedrag. Dit laatste heeft er mede toe geleid dat in de gesprekcyclus (planning, voorgang en evaluatie van de werkzaamheden) aandacht wordt besteed aan intimidatie, pesten en geweld.

Voorbeeld 3: Functiescheiding en integriteittoets bij aanbesteding Periode waarin een en ander speelde: Permanent

42

Korte omschrijving: Voorafgaand aan- én tijdens de uitvoering van werken (Grond- Weg- en Waterbouw) zijn momenten te onderkennen waarbij de integriteit een rol kan spelen. Momenten waarbij medewerkers aan de zijde van de opdrachtgever in een situatie zouden kunnen komen waarbij de persoonlijke integriteit in het geding komt. Deze momenten worden o.a. bevestigd in de rapportage n.a.v. de parlementaire enquête bouwfraude. Functiescheiding De provincie Zeeland past in dit proces functiescheiding toe. Dit heeft haar beslag gekregen in de Mandaatregeling en de Regeling Budgethouderschap. Feitelijk komt het er op neer dat verschillende rollen in het proces bij verschillende medewerkers worden neergelegd. Zo worden bestekken formeel vastgesteld door het management, gunningen (na aanbesteding) worden getekend door anderen dan de medewerkers die bij de voorbereiding betrokken zijn (en dus bijv. de selectiecriteria hebben opgesteld). Voor meerwerk is vaak een besluit van GS nodig. Natuurlijk zijn er om pragmatische redenen drempels. Het moet werkbaar blijven. Aankopen/werken/levering < € 25.000,-- bij de uitvoerend regio's zijn volledig gemandateerd aan de regiohoofden. Voor het betaalbaar stellen van een nota zijn twee autorisaties nodig, die van de (opdrachtgevend) medewerker en van de (vaak zijn chef) budgethouder. Integriteittoets bij aanbesteding In het kader van de Wet Bibob is de provincie o.a. verplicht om in een aanbestedingsproces de integriteit van de te contracteren partij te beoordelen. De provincie bereidt in dat kader een Beleidsregel voor die binnenkort deel zal uitmaken van het provinciaal aanbestedingsbeleid. Ook hier is gekozen voor een pragmatische benadering. Er zijn drie instrumenten te onderscheiden. 1. De "eigen verklaring", deze zal standaard gevraagd worden. 2. De verklaring omtrent het gedrag (de VOG) welke binnenkort vervangen zal worden door een verklaring door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het gedrag. Deze zal alleen gevraagd worden als daartoe aanleiding bestaat, b.v. bij vermoeden van fraude. 3. Inschakelen van het Bureau Bibob. Dit bureau zal ingeschakeld worden bij een voornemen tot afwijzing van een inschrijving. Resultaten: Deze werkwijze leidt ertoe, althans heeft tot doel, dat medewerkers in kwetsbare functies tegen oneigenlijke invloeden beschermd zijn. Contactpersoon voor de drie praktijkvoorbeelden: R. Koper Telefoon: 0118 - 631501 Email: [email protected]

43

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Zeeland Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Het afleggen van de eed of belofte Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie b. Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Schriftelijk vastgelegde procedure onderzoek na melding vermoeden misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. In 2007 c. In 2007 d. In 2007

a. Al geregeld b. Al geregeld a. In 2006 b. Al geregeld c. In 2006 d. In 2006 a. In 2007 b. In 2007

Al geregeld a. In 2007 b. In 2007 c. Al geregeld

In 2007




Al geregeld


Al geregeld

44




In 2007 Al geregeld


Contactpersoon: R. Koper Telefoon: 0118 - 631501 Email: [email protected]

45

PROVINCIE ZUID-HOLLAND Praktijkvoorbeelden integriteit Voorbeeld 1:

Introductie nieuwe medewerkers

Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2003/2004 tot heden Korte omschrijving: In oktober 2003 is het nieuwe integriteitbeleid vastgesteld. Duidelijk was en is dat het zeer belangrijk is regelmatig aandacht te besteden aan het integriteitbeleid. Vanaf 2004 is het onderwerp integriteit dan ook vast onderdeel van de introductiedagen voor nieuw personeel. In zo'n drie kwartier worden een aantal casussen besproken. De medewerkers kunnen hierbij kiezen uit vier standpunten en worden gevraagd hun keuze toe te lichten. Een medewerker van P&O geeft aan het einde een toelichting. Resultaten: De nieuwe medewerkers laten na afloop weten dit onderdeel van de introductie erg leuk te vinden en regelmatig wordt aangegeven dat hierdoor het onderwerp meer gaat leven.

Voorbeeld 2: Onderzoek integriteit Periode waarin een en ander speelde: Vanaf 2003 tot heden Korte omschrijving: Vlak voor de vaststelling van het nieuwe integriteitbeleid is provinciebreed een onderzoek onder het personeel gehouden waarin onder andere de bekendheid van het beleid werd onderzocht. Ieder jaar wordt een onderzoek gehouden bij een afdeling. De uitkomsten van het onderzoek worden in de Auditcommssie besproken. Resultaten: Door het onderzoek wordt het onderwerp integriteit weer onder de aandacht gebracht bij de medewerkers van de betreffende afdeling. Het onderzoek kan leiden tot aanbevelingen met betrekking tot het integriteitbeleid. Contactpersoon voor beide praktijkvoorbeelden B.M. de Rooij Telefoon: 070 - 441 65 34 Email: [email protected]

46

Stand van zaken implementatie basisnormen integriteit Zuid-Holland Basisnormen integriteit ambtenaren 1. Aandacht voor integriteit a. Schriftelijke vastlegging integriteitaspecten b. Periodiek onderzoek kwetsbare handelingen, functies en processen c. Centrale informatie integriteit in de organisatie d. Betrokkenheid PS bij ontwikkeling en evaluatie/verantwoording integriteitbeleid 2. Gedragscodes a. Er is een gedragscode b. De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers 3. Onderzoeken bij werving en selectie a. Controle diploma’s en getuigschriften b. Procedures sollicitatiegesprek c. Controle referenties d. Verklaring omtrent het gedrag Volgens basisnormen moeten er procedures te zijn waarin bovenstaande onderdeel van kan uitmaken. 4. Kwetsbare functies a. Beoordeling kwetsbare functies binnen de organisatie b. Overzicht kwetsbare functies en maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies 5. Ambtseed Medewerkers leggen bij indiensttreding de eed of belofte af 6. Nevenwerkzaamheden a. Nadere regeling verplichte melding van nevenwerkzaamheden b. Geactualiseerd overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden c. Nadere regeling verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden 7. Financiële belangen Nadere regeling verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming a. Voorschriften over kennisneming van of omgaan met vertrouwelijke informatie

b.

Maatregelen ter voorkoming dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.

9. Relatiegeschenken a. Regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen b. Meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid b. Richtlijnen voor aantal aan te vragen offertes en vastlegging keuzen voor bepaalde aanbestedingsprocedures 11. Vertrouwenspersoon integriteit Aanstelling vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties. Kan tevens zijn belast met taken discriminatie of seksuele intimidatie 12. Meldingsprocedure bij vermoeden van een misstand a. Procedure voor wijze waarop vermoedens van integriteitaantasting door medewerkers kunnen worden aangekaart b. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie 13.Handelwijze bij (vermoedens van) integriteitaantasting Schriftelijk vastgelegde procedure voor verrichten van onderzoek na melding van een vermoeden van misstand

Geregeld/te regelen a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld d. In 2007

a. Al geregeld b. Al geregeld a t/m c. geen specifieke procedures aanwezig: in 2006/2007 d. Al geregeld

a. In 2006 b. In 2006/2007 onderzoek vindt nu plaats Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld c. Al geregeld

In 2006/2007 wordt sectoraal opgepakt a. In 2006/2007 (wel in integriteitbeleid opgenomen en in eed/belofte, geen specifieke voorschriften) b. In 2006/2007(in onderzoek kwetsbare functies aandachtspunt, kan leiden tot nadere maatregelen). a. Al geregeld b. Al geregeld a. Al geregeld b. Al geregeld

Al geregeld


47



In 2006/2007 In 2006/2007 zie opmerking t.a.v. ambtenaren a./b. Al geregeld t.a.v. geschenken, uitnodigingen in 2006/2007

Contactpersoon: B.M. de Rooij Telefoon: 070 - 441 65 34 Email: [email protected]

48

Voorwoord...02 Praktijkvoorbeeld integriteit 03 Basisnormen van integriteit.03 Het Interprovinciaal Werkgeversverband 06. Provincie Drenthe 07

Recommend Documents