2003-63
Benoeming nieuwe accountant van de provincie Drenthe
Voorgestelde behandeling: - Statencommissie Bestuur, Financiën en Economie op 14 mei 2003 - provinciale staten op 26 mei 2003 - fatale beslisdatum: 26 mei 2003
Voorgestelde status: B-stuk
Behandeld door de heer H. Koerts, telefoonnummer (0592) 365294
aan provinciale staten van Drenthe
2003-63-1
Inleiding Met het besluit I-12 van 19 juni 2002 hebben de toenmalige staten besloten het contract met de huidige accountant (Deloitte & Touche) per 30 juni 2003 te beëindigen. In dit besluit is tevens een aantal eisen gesteld aan de procedure voor de benoeming van de nieuwe accountant voor de periode van 1 juli 2003 tot 1 juli 2006. Wij hebben geanticipeerd op de NIVRA-richtlijn Onafhankelijkheid van de accountant. Dit betekent expliciet dat de nu te benoemen accountant wordt benoemd voor de controle van de jaarrekening en de af te geven structurele en incidentele accountantsverklaringen. De te benoemen accountant komt niet in aanmerking voor opdrachten op het gebied van administratieve dienstverlening die gedurende de looptijd van de overeenkomst uitgevoerd moeten worden. Per 1 juli 2003 zal een nieuwe accountant benoemd moeten worden. Besloten is de nieuwe accountant te selecteren via een procedure van openbare aanbesteding. Als onderdeel van de procedure is een beoordelingscommissie ingesteld. In deze commissie hebben zitting: de heer H. Baas (lid van provinciale staten en voorzitter van de commissie), de heer J.D. Nauta (directeur-secretaris), de heer M.J. Lorist (hoofd Financiën en Control) en de heer J. Pater (coördinator Financiële Administratie). De volgende accountantskantoren hebben een offerte uitgebracht: IPA ACON Deloitte & Touche PriceWaterhouseCoopers KPMG Ernst & Young De offertes bevatten gedetailleerde informatie hoe deze kantoren de controle van de provincie willen benaderen en aanpakken. Daarnaast hebben deze kantoren de gelegenheid gekregen om op 28 februari 2003 hun controle(aanpak) mondeling toe te lichten voor de beoordelingscommissie. De commissie heeft op 7 maart 2003 de scores op de verschillende gunningcriteria voor de vijf accountantskantoren toegekend. Het bleek dat accountantskantoor Ernst & Young de meeste punten heeft gescoord. De toegekende score, alsmede de onderliggende documentatie, liggen vertrouwelijk voor u ter inzage bij de Statengriffie. De informatie is vertrouwelijk omdat het bedrijfs- en/of fabricagegevens betreft. De directeur-secretaris heeft de door de kantoren verstrekte informatie besproken met de statengriffier, die zich kon vinden in de door de beoordelingscommissie gemaakte afweging. Tevens is het van belang artikel 1 van de Controleregeling provinciale financiën te wijzigen, omdat hier VB Accountantskantoor VNG BV nog als deskundige wordt genoemd. Dit zou een wijzigingsbesluit noodzakelijk maken. Momenteel bereiden wij echter een wijziging van alle financiële verordeningen voor.
2003-63-2
Advies 1.
2. 3.
Ernst & Young Accountants als nieuwe accountant voor de controle van de jaarrekening en het afgeven van structurele en incidentele verklaringen c.q. mededelingen te benoemen voor de periode van 1 juli 2003 tot 1 juli 2006. Voor de jaarlijks af te geven incidentele verklaringen c.q. mededelingen een afzonderlijke raamovereenkomst af te sluiten met Ernst & Young Accountants. Ernst & Young Accountants uit te sluiten voor opdrachten voor administratieve dienstverlening gedurende de contractperiode. Onder administratieve dienstverlening wordt bijvoorbeeld verstaan: consultancy, inhuur AO-deskundigheid, inhuur administratieve medewerkers.
Meetbaar/Beoogd beleidseffect Ernst & Young Accountants als nieuwe accountant van de provincie voor de controle van de jaarrekening en het afgegeven van afzonderlijke verklaringen c.q. mededelingen per 1 juli 2003 voor de duur van drie jaar.
Argumenten De Commissie Uitbesteding Accountantscontrole heeft de vijf accountantskantoren die offerte hebben uitgebracht punten toegekend op basis van de in de algemene toelichting en het Programma van eisen (ligt vertrouwelijk ter inzage) genoemde gunningcriteria. Ernst & Young Accountants heeft de meeste punten gescoord en is daarmee als beste uit de bus gekomen. De puntentoekenning heeft plaatsgevonden op basis van informatie in de offertes en de ervaringen tijdens de presentaties.
Uitvoering Tijdsplanning Per 1 juli 2003 moet een contract met Ernst & Young Accountants zijn afgesloten voor de controle van de jaarrekening en de jaarlijks af te geven structurele verklaringen c.q. mededelingen. Daarnaast moet een raamovereenkomst worden afgesloten in verband met jaarlijks af te geven incidentele verklaringen c.q. mededelingen. Financiën Kosten voor de provincie € 57.750,-- per jaar in 2003, 2004 en 2005 Uit het budget: Accountantskosten Het vermelde bedrag geldt voor de controle van de jaarrekening alsmede de jaarlijks af te geven structurele verklaringen c.q. mededelingen. Voor 2004 en 2005 wordt het bedrag verhoogd met een indexering op basis van het indexcijfer voor overheidsconsumptie. Voor de jaarlijks af te geven incidentele verklaringen zullen per verklaring prijsafspraken met Ernst & Young Accountants worden gemaakt. Monitoring en evaluatie Het contract wordt voor drie jaar aangegaan. Na drie jaar zal een evaluatie plaatsvinden.
2003-63-3
Extern betrokkenen N.v.t. Communicatie N.v.t.
Bijlagen 1. Overeenkomst. 2. Raamovereenkomst.
Ter inzage bij de Statengriffie 1. Onderliggende documentatie ligt vertrouwelijk ter inzage.
Assen, 17 april 2003 Kenmerk: 15/4.1/2003003710
Gedeputeerde staten van Drenthe, S.B. Swierstra, wnd. voorzitter J.D. Nauta, secretaris
aw/coll.
@-1
2003-63-1
Provinciale staten van Drenthe; gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van Drenthe van 17 april 2003, kenmerk 15/4.1/2003003710; gelet op de beëindiging van het contract met de huidige accountant Deloitte & Touche per 30 juni 2003;
BESLUITEN:
I.
Ernst & Young Accountants als nieuwe accountant te benoemen per 1 juli 2003 voor de periode van drie jaar. Deze benoeming heeft betrekking op de controle van de jaarrekening en af te geven structurele verklaringen c.q. mededelingen;
II.
voor de jaarlijks af te geven incidentele verklaringen c.q. mededelingen een afzonderlijke raamovereenkomst af te sluiten met Ernst & Young Accountants;
III.
Ernst & Young Accountants uit te sluiten voor opdrachten voor administratieve dienstverlening gedurende de contractperiode. Onder administratieve dienstverlening wordt bijvoorbeeld verstaan: consultancy, inhuur AO-deskundigheid, inhuur administratieve medewerkers.
Assen, 26 mei 2003
Provinciale staten voornoemd,
, griffier aw/coll.
, voorzitter
