Jaarverslag 2010-2011
Bestuur SupportPunt Eindhoven v.l.n.r. Henk van Beurden, Wil van de Molengraft, Peter van Weert (voorzitter), Theo Rens, Arjen Buit (directeur)
In 2010 en 2011 heeft SupportPunt zich verbreed en verstevigd. Ons doel blijft het ondersteunen van kleine instellingen met uitvoerend werk, waardoor bestuurders, medewerkers en vrijwilligers zich kunnen richten op het realiseren van hun eigen doelstellingen. Dit doen we met de inzet van medewerkers die groeien door deze werkervaring. De afgelopen twee jaar stonden in het teken van uitbouw. Extern uitbouw van het aantal organisaties waar we voor werken. Gericht, zodat we voldoen aan de wensen van onze opdrachtgever, de gemeente Eindhoven. Hierbij blijkt dat de werkwijze van SupportPunt grote meerwaarde heeft voor stichtingen en verenigingen die deels met betaalde krachten werken. Daar kan de ondersteuning het verschil maken tussen verdrinken in uitvoerend werk en je richten op de inhoud. Daarnaast is de expertise uitgebouwd, met dank aan de belangeloze inzet van onze partners Mazars en triptic. De dienstverlening is verbreed, met ledenad-
ministratie voor sportverenigingen en de bouw van websites als sprekende voorbeelden. En er is structureel overlegd met de gemeente Eindhoven, onder andere over doorverwijzing van stichtingen. Intern heeft SupportPunt zich gericht op uitbouw van de begeleiding van medewerkers. Door de crisis zijn er minder reguliere banen op basisniveau, bovendien is er van overheidswege sterk bezuinigd op subsidies voor re-integratie. Om hierop in te spelen heeft SupportPunt het selectieproces verstevigd, met de nadruk op het aannemen van mensen die binnen beperkte tijd kunnen doorstromen naar regulier werk. En tot slot is geïnvesteerd in uitbouw van het aantal organisaties waarmee we samenwerken. Begin 2012 heeft dit al geresulteerd in twee nieuwe partners op het gebied van personeelsbeleid. Peter van Weert, voorzitter
VOORWOORD
3
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD Peter van Weert, voorzitter Arjen Buit, directeur
4
3 5
BESTAANSRECHT EN TOEKOMST SupportPunt biedt continuïteit en expertise Uitvoerder en sparringpartner Klaar om verder te groeien Groei vraagt samenwerking
7 8 9 10
ORGANISATIE Ruim baan voor deskundigheid
11
PARTNERS Professionaliteit voor klant en medewerker
13
TERUGBLIK OP DIENSTVERLENING Gerichte informatie op het juiste moment Van steeds meer markten thuis Een eigen gezicht voor stichtingen en verenigingen Uitvoering in eigen huis De klusjesman is onder dak Een nieuwe loot aan de stam
14 15 17 18 19 21
PERSONEEL TERUGBLIK Drie stappen in de cirkel De lat ligt hoger
22 23
FEITEN EN CIJFERS Feiten en cijfers
25
In 2010 en 2011 is er hard gewerkt bij SupportPunt, zowel voor onze klanten als aan de eigen organisatie. De structuur is aangepast aan de behoefte van de klanten en in 2011 zijn twee aparte afdelingen in het leven geroepen, Administratie en Communicatie, met elk een eigen vakbekwame leidinggevende. In 2011 is daar een aparte tak voor advies rond personeelszaken bijgekomen. Hiermee is de continuïteit en kwaliteit van het geleverde werk gewaarborgd en krijgen medewerkers gerichte coaching in hun werk. Tegelijk begonnen de gevolgen van de economische crisis en veranderend overheidsbeleid zichtbaar te worden. Voor SupportPunt betekent dit dat wij ons
zijn gaan richten op mensen met een kleinere afstand tot de arbeidsmarkt. Wij vragen meer van onze medewerkers en zoeken mensen die enthousiast zijn, doorzettingsvermogen hebben en de wil om in zichzelf te investeren. Met trots presenteer ik het eerste ‘eigen’ verslag van de stichting SupportPunt Eindhoven. Vormgeving en redactie is gedaan door onze eigen medewerkers Communicatie, met creativiteit die ze graag inzetten voor stichtingen en verenigingen in Eindhoven. Arjen Buit, directeur
Genet Weldemichael & SupportPunt Eindhoven Ellen Clemens Een werkgever die je de kans geeft jezelf te ontwikkelen op het gebied van kennis en vaardigheden is ideaal. SupportPunt biedt ons die mogelijkheid. Samen met de werkervaring die we opdoen helpt dat ons bij de doorstroming naar een volgende baan.
5
Rachida Achhoud manager Stichting Robin Hood
Toen Rachida Achhoud halverwege 2011 aantrad als manager bij Stichting Robin Hood Eindhoven, had ze weinig middelen voor personeelsbeleid. Zo waren er handleidingen voor functioneringsen beoordelingsgesprekken, maar niet op maat voor de functies bij Robin Hood. Terwijl deze stichting, opgericht door Trudo, ChainWorks en de Lumens Groep, in de hele stad ondernemingen heeft waar een kleine dertig mensen komen voor werkervaring of dagbesteding. Met acht professionals runnen zij twee wijkrestaurants, een stadsrestaurant, lunchroom, kapsalon, cateringdienst en baliediensten. Nu heeft Achhoud eigen formulieren. “Een enorme hulp bij de gesprekken. Ze geven aan welke onderdelen belangrijk zijn en in hoeverre de werknemer voldoet. En je hoeft niet bang te zijn dat je dingen vergeet.” De formulieren zijn ontwikkeld door SupportPunt, dat sinds eind 2011 advisering en uitvoering op het gebied van personeelszaken aanbiedt. “Wij hadden SupportPunt al ontdekt voor administratie en communicatie. Start Foundation maakte mij attent op de mogelijkheid daar werk onder te brengen. Toen ik eenmaal contact had, ging het snel. Want SupportPunt levert gewoon goed werk. Al had ik een budget zonder grenzen, dan nog zou ik diensten daar inkopen. Ze werken professioneel, denken mee en komen ook zelf met ideeën.” De samenwerking breidt zich uit. “Er komt een boekje met do’s en dont’s voor de mensen die werkervaring opdoen. Basisregels voor iedereen: niet bellen onder het werk, op tijd ziek melden. Het schept duidelijkheid als dergelijke regels voor iedereen op papier staan.” Achhoud heeft de stichting verder geprofessionaliseerd. “Met commerciële tarieven had ik dingen op de lange baan moeten schuiven.” Door de ondersteuning van SupportPunt kan ze haar bestuur en de gemeente beter inzicht geven in het reilen en zeilen van Robin Hood.
SupportPunt biedt continuïteit en expertise SupportPunt is de organisatie in Eindhoven die gesubsidieerde stichtingen en verenigingen helpt om professioneler te kunnen werken. Deze organisaties kunnen bij ons terecht voor advies en het uitbesteden van taken. Dat doen er steeds meer; onze klantenkring groeit. Voor verenigingen en stichtingen zijn vrijwilligers steeds lastiger te vinden, wat de continuïteit in gevaar kan brengen. Bovendien worden de wetten en regels almaar complexer. Deskundig advies is belangrijk, maar het ontbreekt de organisaties aan de mensen en middelen om dit te regelen. SupportPunt biedt actief ondersteunende diensten en advies aan, op het gebied van financiële administratie, communicatie en personeelsbeleid. Juist deze combinatie van diensten versterkt onze klanten, geeft hen continuïteit en stelt hen in staat te groeien. Medewerkers kunnen uitvoerend werk uitbesteden en zich richten op het aansturen van de activiteiten. Dit betekent een professionaliseringsslag voor de stichting of vereniging, die hiermee in staat is aan de huidige regels te voldoen en zelfs vooruit te lopen op nieuwe. Advies van SupportPunt wordt gegeven tegen een geringe vergoeding.
De uitvoerende medewerkers van SupportPunt zijn mensen die werkervaring nodig hebben om hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Zij krijgen begeleiding van de ervaren professionals die ook als adviseur optreden. Daarnaast hebben we partners van buitenaf, bedrijven die maatschappelijk ondernemen hoog in het vaandel hebben en die hun expertise (plus systemen) ter beschikking stellen aan onze medewerkers. Niet alleen vergroot dit de expertise van de medewerkers van SupportPunt, het garandeert de professionele maatstaven die wij voor onze klanten willen hanteren. De expertise en ondersteuning van SupportPunt maakt de (financiële) verantwoording van de instellingen inzichtelijker en eenvormiger voor de gemeente.
SupportPunt ondersteunt elk jaar meer gesubsidieerde stichtingen en verenigingen in Eindhoven met advies en uitvoering. Onze medewerkers doen hiermee relevante werkervaring op, zodat zij een betere kans maken op de arbeidsmarkt.
BESTAANSRECHT EN TOEKOMST
7
Uitvoerder en sparringpartner
Klaar om verder te groeien
Na een aanloop met voornamelijk uitvoerend werk heeft SupportPunt zich in 2010 en 2011 ontwikkeld tot sparring partner voor zowel instellingen als de gemeente Eindhoven.
SupportPunt staat, na een beginperiode waarin het soms zoeken en regelmatig aanpassen was, op het punt om de vleugels uit te slaan. Onze dienstverlening is op orde, de kwaliteit gewaarborgd en onze medewerkers willen verder. Wij zijn klaar voor de toekomst.
SupportPunt werkt voor een grote diversiteit aan organisaties. Daardoor beschikken we over een goed overzicht van algemene trends, ontwikkelingen en vraagstukken die leven bij stichtingen en verenigingen in Eindhoven. Hiermee kunnen we zowel die organisaties zelf als de gemeente van advies dienen. Wij doen dat actief, gevraagd en ongevraagd. Een voorbeeld is de signalering van de btw-problematiek voor stichtingen en verenigingen. Wie moet waarom en hoeveel btw afdragen? Hierover zijn in 2011 verschillende goedbezochte informatie-avonden georganiseerd. Ook is SupportPunt met partners uit het bedrijfsleven aan het nadenken over kostenbesparing en vereenvoudiging van subsidieverantwoording. Doel van deze inspanningen is altijd kostenbesparing
en kwaliteitsverbetering bij zowel de gemeente als de instellingen. Daarnaast heeft SupportPunt diverse financiële en bestuurlijke vraagstukken begeleid bij individuele organisaties. Dit varieert van het opzetten van een boekhouding op basis van een aantal schoenendozen vol bonnetjes, tot het organiseren van brainstormsessies met bestuurders over het eigen functioneren. Niet elk advies leidt tot het uitbesteden van werk aan SupportPunt. Soms vindt een instelling een andere oplossing. Vaak komen verenigingen en stichtingen wel terug om nieuwe vraagstukken voor te leggen en op bestuursniveau te sparren over organisatievraagstukken.
SupportPunt gaat meer organisaties ondersteunen en meer medewerkers de gelegenheid geven om hun positie op de arbeidsmarkt te verbeteren. Verder werken we aan meer samenwerking: met de gemeente enerzijds en de bedrijven die ons vanuit de MVO-gedachte steunen anderzijds. Een gevolg van de economische crisis is dat functies op lager niveau zeer schaars zijn. De groei is dan ook nodig om onze medewerkers voldoende relevante
ervaring te geven en werkdruk te laten ervaren. Bovendien wordt onze dienstverlening er beter van. De afgelopen jaren heeft SupportPunt zich bewezen bij diverse verenigingen en stichtingen in de sectoren kunst, cultuur, welzijn en sport. In totaal hebben in 2010 en 2011 bijna 90 organisaties op een of andere manier van onze diensten gebruik gemaakt. Dit willen we in 2012 verder uitbouwen en zo uitgroeien tot hét facilitair bedrijf voor stichtingen en verenigingen in Eindhoven.
De werkprocessen van SupportPunt staan, de organisatie is klaar voor verdere groei in het aantal te ondersteunen instellingen.
Door ervaring op te bouwen bij stichtingen en verenigingen is SupportPunt niet alleen een expertisecentrum voor deze organisaties zelf, maar ook voor de gemeente.
Lidy Lathouwers & Uit in Eindhoven Gijs van de Burgt De gedetacheerde vormgever is onze webtechnische rots in de branding. Hij zorgt met een gedreven inzet en betrokkenheid voor een immer actuele website. Vanaf 2012 maken we ook gebruik van de administratieve diensten. SupportPunt is in korte tijd een onmisbare schakel voor ons geworden.
8
9
Ruim baan voor deskundigheid
Groei vraagt samenwerking In 2010 en 2011 is gebleken dat groei mogelijk is door de bedrijfsvoering anders te organiseren. Met hetzelfde geld worden meer organisaties ondersteund. Zowel kwantitatief als kwalitatief zien wij verdere mogelijkheden voor groei. Daarvoor zijn enkele zaken onontbeerlijk.
* Verdieping van de samenwerking met de huidige
Aanpassingen in 2010 en 2011
* Goede samenwerking met de gemeente Eindhoven,
zodat stichtingen en verenigingen die steun kunnen gebruiken naar SupportPunt verwezen worden.
* Goede samenwerking met de sector Werk en Ergon voor de selectie van kandidaten met een beperkte afstand tot de arbeidsmarkt die met werkervaring en coaching daadwerkelijk naar een reguliere baan toe kunnen groeien.
MVO-partners. Dit is in 2011 opgepakt.
* Uitbreiding van het aantal MVO-partners dat met
SupportPunt meewerkt, onder andere om ook op het vlak van personeelsdiensten deskundig advies te kunnen garanderen. Begin 2012 zijn twee nieuwe partners gevonden.
Gecontroleerde groei van de organisatie SupportPunt is mogelijk en wenselijk. Hiervoor is niet meer geld nodig, wel uitbreiding van de samenwerking met zowel gemeente als andere partners.
De organisatie van SupportPunt is in 2010 op belangrijke punten gewijzigd. We kunnen nu beter aan de wensen van onze klanten voldoen. Onder de vraag ‘willen jullie onze boekhouding doen’, blijkt vaak een scala van andere vragen te liggen. Verenigingen en stichtingen kunnen door allerlei oorzaken hiaten in hun deskundigheid hebben op het gebied van financieel beheer, bestuur, administratie, communicatie en personeelsbeleid. Ook komt het voor dat de uitvoering onder de maat is. SupportPunt heeft als doel die hiaten op te vullen. De inhoudelijke expertise en adviesvaardigheid hiervoor ontbrak in 2009 echter bij de uitvoerende medewerkers. Vandaar dat in overleg met de subsidiegever gekozen is voor een andere organisatie.
bestuur
directeur
Miep Paeshuijse Emmaus Woensel-West Om het imago van onze kringloopwinkel te verbeteren, heeft SupportPunt met ons een communicatieplan opgesteld. We hebben acties bedacht om onze naamsbekendheid te vergroten, de klantenaantallen te verhogen en meer vrijwilligers aan te trekken. Ons imago is sterk verbeterd en de omzet gestegen.
10
SupportPunt kan nu meer deskundigheid bieden. Zowel kwantitatief - meer diensten - als kwalitatief. In 2011 zijn eindverantwoordelijke vakspecialisten als teamleider aangesteld op de afdelingen Administratie en Communicatie. Hierdoor is een kwaliteitsimpuls gekregen. De teamleider moet behalve over een ruime mate van vakkennis, ook over vaardigheden als coach beschikken. De kwaliteit en de continuïteit van de dienstverlening wordt hiermee gewaarborgd. Ook de vakinhoudelijke groei van de medewerkers krijgt zo de juiste aandacht. De komst van een HR-manager in een kleine organisatie als SupportPunt heeft alles te maken met de bijzondere bedrijfsvoering. Terwijl normaal gesproken medewerkers worden gebonden aan een organisatie, is het bij ons de bedoeling om hen juist op weg te helpen. De HR-manager is verantwoordelijk voor de begeleiding, de in- door- en uitstroom van medewerkers en zorgt ervoor dat het kwaliteitsniveau van de dienstverlening overeind blijft ondanks het frequente vertrek van steeds de meest ervaren medewerkers.
secretariaat
hrm
financiële administratie
communicatie
Met de komst van vakinhoudelijke teamleiders is de constante kwaliteit van onze dienstverlening beter gewaarborgd.
ORGANISATIE
11
Professionaliteit voor klant en medewerker Partners van buitenaf Verschillende bedrijven delen hun deskundigheid en professionaliteit met SupportPunt. Wij maken daar dankbaar gebruik van om de kwaliteit van onze diensten en onze medewerkers te versterken. Voor onze partners is het een manier om invulling te geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deels doen zij dit om niet, deels tegen een maatschappelijk tarief.
Ivo Baijens & Wendy van Wanroij Lichtjesroute & Styline Design
Een oude school aan de rondweg van Eindhoven doet dienst als werkplaats en opslag voor de Lichtjesroute. Tussen de duizenden lampjes en kilometers elektriciteitskabel voelt Ivo Baijens zich helemaal thuis. Stichting Lichtjesroute is een begrip in de stad, maar tot voor kort waren ze online nog weinig te vinden. “We hadden een website,” aldus Baijens, “maar dat werd te duur. Wij steken al ons geld in de ornamenten en projecten van de Lichtjesroute, dus we houden niks over. Bij het zoeken naar een oplossing hoorde ik van SupportPunt dat ze een project hadden waarbij tien stichtingen een gratis website kregen. De Lichtjesroute werd daar dus één van.”
Dat beviel zo goed dat ik dit jaar weer een stichting wilde helpen met een website. Het project van SupportPunt biedt hier een uitgelezen kans voor. Bovendien doe ik graag iets extra’s en help ik ook graag eens zonder factuur als het voor een goed doel is.” De match tussen stichting en vormgever was een succes volgens Baijens. “Met Wendy een nieuwe website ontwerpen vond ik erg leuk. Er was een prettige sfeer en lol ontbrak ook niet. Ik stond ervan versteld dat mijn idee zo goed werd uitgewerkt.” En het resultaat mag er zijn. Een frisse, nieuwe website, die laat zien waar de stichting voor staat en wat deze doet.
onze medewerkers met hun technische vragen terecht bij een betrokken specialist. Daarnaast werkt SupportPunt samen met Ergon en het Vrijwilligerspunt van Lumens. Ergon is partner in de bezorgdienst van flyers en posters in de binnenstad. Vrijwilligerspunt en SupportPunt overleggen regelmatig over aanvulling op elkaars dienstverlening.
Twee bedrijven hebben via meerjarige zogeheten maatschappelijk betrokken ondernemers overeenkomsten hun steun aan SupportPunt vastgelegd. Voor de financiële administratie is dit Mazars accountants, belastingadviseurs en managementconsultants. Voor online communicatie kunnen wij een beroep doen op communicatiebureau triptic. Begin 2012 is er een nieuwe partner bijgekomen op het gebied van personeelsbeleid, Reef.
De afdeling Communicatie is in 2011 begonnen met het project MVO+, een omvangrijk project voor de bouw van tien gratis websites voor stichtingen en verenigingen. Start Foundation en woningbouwcorporatie Trudo betalen mee aan dit project, de uitvoering gebeurt in samenwerking met vormgevers, tekstschrijvers en fotografen van diverse commerciële bureaus. Deze professionals werken om niet mee en geven zo invulling aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.
De medewerkers van SupportPunt kunnen door de samenwerking met Mazars werken met een professioneel online boekhoudsysteem. Triptic helpt mee om onze relaties te verzekeren van goed functionerende websites tegen zeer lage kosten. Bovendien kunnen
Een aantal maatschappelijk betrokken bedrijven stelt deskundigheid ter beschikking aan SupportPunt. Door deze samenwerking kunnen wij onze dienstverlening voortdurend verbeteren.
Wendy van Wanroij is een van de vormgevers die belangeloos meedoen aan het project ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen +’. Zij ontwierp een nieuwe website voor de Lichtjesroute en SupportPunt bouwde deze. “Ik had vorig jaar al aan een vergelijkbaar project meegedaan als vormgever.
PARTNERS
13
Gerichte informatie op het juiste moment
Van steeds meer markten thuis
Advies & Signalering
Administratieve- en boekhouddiensten
Onze klanten werden begin 2011 geconfronteerd met nieuwe regels plus de aankondiging van de fiscus dat deze strenger zou controleren op btw. Net als de rest van de Nederlandse stichtingen en verenigingen moesten ze snel in actie komen. SupportPunt bood de helpende hand. Tijdens drie informatie-avonden, opgezet in overleg met de wethouders Cultuur en Sport kon SupportPunt tientallen penningmeesters van stichtingen en verenigingen van informatie voorzien. SupportPunt organiseerde deze avonden in samenwerking met mvo-partner Mazars en de Eindhovense Sportraad. De 51 vertegenwoordigde instellingen waren enthousiast over deze gelegenheid om zich in een keer te laten bijpraten. Een aantal organisaties meldde zich tijdens of na die bijeenkomsten met een verzoek om advies bij SupportPunt. Dit leidde tot maatwerkgesprekken samen met specialisten van Mazars met twaalf stich-
14
tingen, waarvan er enkele weken tot maanden zijn begeleid. Twee stichtingen bleken zulke bestuurlijke problemen te hebben dat intensievere begeleiding nodig was. Dit heeft bij beiden geleid tot het vormen van een nieuw bestuur.
Het aantal en de omvang van de administraties die SupportPunt verzorgt, groeit gestaag. In 2011 is voor 37 verenigingen en stichtingen de administratie gevoerd. Inmiddels komen alle onderdelen van het voeren van een administratie voorbij.
rapporteren en verantwoording over subsidies af te leggen. Voor stichtingen die een betaalde medewerker in dienst hebben betekent het voeren van de eigen administratie een groot beslag op de beschikbare uren, die men liever aan inhoudelijke taken besteedt.
Advisering vindt verder veelal per instelling plaats, direct aan één of meer bestuurders. Vaak is het ook de betaalde medewerker die de weg voor advies naar SupportPunt weet te vinden. Om een indruk te krijgen van de waardering is eind 2010 een telefonische enquête gehouden onder een aantal klanten. Hieruit kwam naar voren dat werken met SupportPunt hen onrust, ergernis en geld bespaart.
Het begint veelal met advies over de opzet van de boekhouding en loopt door tot het inboeken van facturen en het opmaken van de interne rapporten voor het bestuur. Dit geeft medewerkers van SupportPunt de mogelijkheid om op basisniveau te beginnen en door te groeien naar complexere taken.
SupportPunt gebruikt, dankzij de samenwerking met mvo-partner Mazars, het online boekhoudsysteem Yob (Accountview) voor haar klanten. Daarmee kan een professionele boekhouding worden opgezet die voldoet aan de eisen van de subsidieverstrekkers en de fiscus. Dit geeft penningmeesters de tijd om zich te richten op sturing en verantwoording en medewerkers de tijd voor inhoudelijk werk.
SupportPunt signaleert, informeert en adviseert haar klanten. Die blijken vooral de besparing in tijd en werk te waarderen. Drie informatie-avonden voor penningmeesters werden enthousiast bezocht.
TERUGBLIK OP DIENSTVERLENING
Er is in heel Nederland een tekort aan (uitvoerende) penningmeesters bij clubs en verenigingen. Onze ervaring is dat penningmeesters wel bereid zijn om mee te denken over financieel bestuur en verantwoording van hun vereniging, maar niet meer om eens per drie maanden de spreekwoordelijke schoenendoos met bonnetjes te ordenen. Dit is echter wel nodig om een goede boekhouding te voeren, inzichtelijk te
Mede dankzij een professioneel boekhoudsysteem verbreedt en verdiept onze administratieve dienstverlening zich. SupportPunt kan daarmee het uitvoerende werk van penningmeesters overnemen.
15
Een eigen gezicht voor stichtingen en verenigingen Communicatie De klanten van SupportPunt communiceren met hun leden, maar ook met tal van anderen in de buitenwereld. Onze nieuwe dienst Communicatie helpt hen om zich op een goede manier te profileren.
Angelo Martinus Urban Scene Support
Een stichting van scratch opzetten? Angelo Martinus van Urban Scene Support weet wat dat is. Te midden van breakdancers, hiphoppers en BMX’ers zit hij in zijn kantoor in Gebouw 52 op Strijp-S. “Er is een enorme behoefte aan ondersteuning bij talentvolle jongeren in de urban culture van Eindhoven. Zij weten vaak niet hoe ze hun carrière op poten moeten zetten en missen advies en ondersteuning. De behoefte aan een platform steeg.” Dan heb je een idee over een stichting, maar hoe zet je die op? “De gemeente wees mij op SupportPunt. Ik ben met hen in gesprek gegaan en zij hebben mij enorm geholpen. Toen hoorde ik ook dat SupportPunt een communicatieafdeling heeft. Dat was precies wat ik nodig had voor Urban Scene Support, want wij hadden natuurlijk nog niks qua visuele uitstraling. Samen met een graffitiartiest hebben zij ons logo ontworpen. SupportPunt maakte daar nog eens een website bij.”
SupportPunt verzorgt ook de boekhouding. “Zij hielpen mij met het opzetten van begrotingen. Ik wilde de boekhouding van Urban Scene Support laten doen door een accountant, maar dat zou hoog in de kosten lopen. Bij SupportPunt zijn de kosten laag en de kennis en kunde hoog. Een goede reden om het hen te laten doen vond ik.” “De samenwerking bevalt ook prima. Ik heb veel geleerd van de afdeling boekhouding, vooral hoe je daarmee omgaat. Op mijn begroting vulde ik namelijk de huur van het pand in, met huurkorting er af. SupportPunt zei tegen mij dat die korting wel vermeld moet worden, want als je volgend jaar geen korting meer krijgt lijkt het alsof je dubbele huur betaalt. Het is handig om iemand in de buurt te hebben die je daarop wijst. Bovendien is de sfeer bij SupportPunt heel uitnodigend. Dat merk je meteen als je binnenkomt.”
De afdeling Communicatie bestaat in de huidige vorm sinds april 2011. In 2010 begon SupportPunt met mvo-parner triptic een pilot met ontwikkeling van websites. Hierbij zijn vier websites voor stichtingen gebouwd. Daarbij bleek dat onze klanten behoefte hadden aan meer communicatiediensten. De werkzaamheden variëren nu van het mede-opstellen van communicatieplannen tot het ontwerpen van posters, bouw en onderhoud van websites en het bezorgen van folders in het centrum van Eindhoven. Ook het schrijven of redigeren van teksten ten behoeve van jaarverslagen, websites of persberichten behoort tot het dagelijks werk van de communicatie-medewerkers. De afdeling functioneert daarmee als communicatiebureau voor instellingen die normaal gesproken geen professionele ondersteuning kunnen inhuren. Voor de medewerkers betekent dit het opdoen van waardevolle en relevante werkervaring.
In 2010 is ook een culturele bezorgdienst opgezet. Deze bezorgdienst komt tegemoet aan een vraag van meerdere stichtingen die evenementen organiseren in Eindhoven en moeite hadden om de verspreiding van hun promotiemateriaal efficiënt en betrouwbaar te organiseren. SupportPunt werkt samen met Ergon om wekelijks flyers en posters te distribueren op 125 locaties. Maar liefst vierenveertig organisaties maken hiervan gebruik, waarvan negentien structureel. In de tweede helft van 2011 heeft de afdeling Communicatie diverse projecten voor ongeveer twintig organisaties uitgevoerd. Dit varieert van het ontwerpen van een advertentie tot het ontwikkelen en bouwen van een website. Begin 2012 gaan de eerste zes websites online.
De nieuwe dienst Communicatie bouwt voort op een pilot uit 2010. De diensten variëren van het ontwerpen van logo’s tot de bouw en het onderhoud van websites.
17
Uitvoering in eigen huis
De klusjesman is onder dak
Secretariële diensten
Klein onderhoud aan gebouwen
De secretariële diensten zijn in 2011 zoveel mogelijk ondergebracht bij de afdelingen waarmee zij al verbonden waren: administratie en communicatie. De laatste detachering is beëindigd. In de eerste jaren van SupportPunt werden verschillende medewerkers gedetacheerd bij verenigingen en instellingen om daar het werk uit te voeren. In de loop van 2010 bleek echter dat dit niet voldoende effectief was. Het werk kan beter vanuit SupportPunt worden verricht. Op die manier kunnen meer instellingen worden ondersteund en voor de medewerkers is meer coaching en een breder takenpakket voorhanden. Daarnaast is het secretariële werk sterk verbonden met de financiële administratie en de communicatieve diensten. In 2011 is de logische stap gezet om het werk bij die diensten onder te brengen.
Als zelfstandige secretariële dienst is het runnen van de receptie in het gebouw aan de Deken van Somerenstraat overeind gebleven. Omdat een grote huurder vertrokken is (E-sms) gebeurt dit nu alleen nog voor SupportPunt zelf en GGD Mantelzorg. De balie wordt daarnaast gebruikt als stadsinleverpunt voor Businesspost van Ergon en is tevens het verzamelpunt voor de culturele bezorgdienst. In 2010 en 2011 heeft SupportPunt ook secretariële ondersteuning geleverd aan de Armoedegezant en incidenteel aan de Dutch Design Week.
SupportPunt is gestopt met het detacheren van secretarieel medewerkers naar organisaties voor werk. De kwaliteit van het werk is beter als dat vanuit de eigen organisatie gebeurt.
Rob Hack Degoj, De Gestelse Ontginning Jeugd SupportPunt realiseerde een lang gekoesterde wens van ons door een website te bouwen voor Degoj. Ik heb het ervaren als een prettige coöperatieve samenwerking, waarbij ik in de gelegenheid was nieuwe of gewijzigde input te leveren.
18
De rol van SupportPunt bij klus- en conciërgediensten is in 2011 veranderd. Wij bieden die dienst niet meer aan maar verwijzen door naar een samenwerkingspartner. De eigen onderhoudsdienst van SupportPunt, die bestond uit twee medewerkers, is eind 2009 al opgeheven. Het bleek vergunningstechnisch erg ingewikkeld om deze dienst aan te bieden. Daarnaast waren voor de vaktechnische begeleiding eigenlijk meerdere specialisten nodig. Vandaar dat is gezocht naar samenwerking. Een partner is gevonden in de Regionale Huismeester. Deze verzorgt vakkundige begeleiding en opleiding voor mensen die als klusjesman/vrouw aan de slag
willen. Dit project is opgezet door bouwbedrijf Van Aspert uit Eindhoven. Het wordt gesteund door Ergon en Startfoundation. De rol van SupportPunt is daardoor veranderd naar doorverwijzer.
SupportPunt heeft zelf geen conciërge- of klusdienst meer. Wij verwijzen door naar een regionaal project dat zich daarin gespecialiseerd heeft.
Freek Lomme Onomatopee Juist in de kleine bedrijven binnen de culturele sector, zoals Onomatopee, wordt de bedrijfsadministratie vaak gedaan tegen veel te hoge tarieven. De expertise en de capaciteit van SupportPunt zijn daarin een enorme steun voor ons.
19
Mohamed Arrabbany
Een nieuwe loot aan de stam
Drie jaar geleden nam hij alle bestuurlijke taken over die waren achtergelaten bij RKVV Tongelre. Mohamed Arrabbany, penningmeester en technisch manager, weet het nog goed. “De voetbalvereniging nam afscheid van de penningmeester die het kasboek nog op papier invulde. Dat is niet van deze tijd en zeker niet handig, vooral omdat het boek zo dik was. Nadat we kampioen werden is ons ledenaantal sterk gegroeid. En daarmee ook de boekhouding van de vereniging. Het werd echt tijd dat we de boekhouding gingen digitaliseren.”
Ook van kleine, gesubsidieerde organisaties wordt verwacht dat ze een goede werkgever zijn. De (vrijwillige) bestuurders moeten invulling geven aan het personeelsbeleid. Deze expertise biedt SupportPunt sinds eind 2011 aan als aparte dienst, HRM (Human Resource Management).
RKVV Tongelre
Via de gemeente maakte Arrabbany kennis met SupportPunt. “Ik heb een gesprek met hen gehad over het opzetten van een duidelijke boekhouding en zo is het balletje gaan rollen. Nu is de boekhouding gedigitaliseerd. Dat ging niet in één keer, dat heeft wel 1,5 jaar geduurd. Ik vind dat alles transparant moet zijn en blijven voor iedereen. Doordat ik SupportPunt heb ingeschakeld, kan ik het makkelijk overdragen aan iemand anders als ik weg zou gaan.” De samenwerking met SupportPunt bevalt Arrabbany heel goed. “De toegevoegde waarde is er zeker. En als je tegen vragen of problemen aanloopt hoef je maar te bellen en het wordt geregeld. Ik merk dat je als bestuur bij een voetbalvereniging echt wordt geleefd. Er gaat veel tijd in zitten, vooral naast mijn dagelijkse baan. Als ik dan kan rekenen op SupportPunt, verlicht dat mijn werk.”
Personeelsadvies
Net als bij onze andere diensten is het doel professionalisering en vergroten van de kwaliteit. Goed werkgeverschap is voor vele kleine instellingen een lastig uit te voeren opdracht. Ze moeten de juiste administratieve procedures doorlopen in het personeelsbeleid en medewerkers op een goede manier beoordelen en motiveren. Maar expertise en ervaring ontbreken vaak. SupportPunt heeft inmiddels ruime ervaring vanuit de eigen organisatie met personeelsvraagstukken en de begeleiding van medewerkers en kan die hulp bieden.
Zo hebben we functie-omschrijvingen gemaakt en handboeken opgesteld. Ook bij de selectie van nieuwe medewerkers en het opstellen van arbeidscontracten is SupportPunt behulpzaam geweest. Eind december 2011 heeft deze dienst vier klanten. Vanaf aanvang is gezocht naar partners om ons ook op dit gebied met deskundigheid bij te staan. Begin 2012 zijn twee partners gevonden. Op het gebied van payrolling is een samenwerking gestart met het bedrijf ProPayrolling. Het bedrijf Reef wordt partner op het gebied van personeelsadvies. Beide bedrijven doen dit in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Kleine instellingen hebben behoefte aan advies op het gebied van personeelszaken. SupportPunt heeft de afgelopen jaren ervaring opgebouwd en biedt deze dienst nu ook aan haar klanten.
21
Drie stappen in de cirkel
De lat ligt hoger
Nieuwe en vertrekkende medewerkers
Afstand tot arbeidsmarkt
Het aantal medewerkers dat bij SupportPunt werkervaring komt opdoen, groeit. Ook het aantal mensen dat na afloop op de reguliere arbeidsmarkt een plek vindt, is stijgende. Daarmee komt de cirkel van drie -instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkerssteeds beter op gang. Zo zijn er in 2010 drie medewerkers vertrokken en vijf nieuwe benoemd. In 2011 zijn negen mensen vertrokken, waarvoor er tien terugkwamen. Van die negen uitstromers vonden er drie een reguliere baan, een begon aan een studie en een medewerker is in dienst van Ergon gekomen. Het lukt niet iedereen om direct een baan te vinden: drie medewerkers die in 2011 vertrokken, hadden op dat moment geen ander werk.
In eerste instantie zetten wij alle vacatures uit bij Ergon en de dienst Werk, Zorg en Inkomen (WZI) van de gemeente. Samen met de vaste contactpersoon van WZI is in 2011 ook een speeddate georganiseerd met een kleine dertig kandidaten. Na deze voorselectie doorloopt iedereen een uitgebreid sollicitatietraject bij SupportPunt zelf. Daarbij maken we mensen duidelijk dat werken bij SupportPunt niet vrijblijvend is. Je verbindt je om extra inspanning te verrichten, deels in eigen tijd, bijvoorbeeld door een opleiding te volgen en een vakdiploma te halen. In 2011 bleek het niveau van de aangeleverde kandidaten vaak onvoldoende aan te sluiten. Daarop is extra werving ingezet via social media en eigen netwerken van medewerkers.
De medewerkers komen via verschillende kanalen naar SupportPunt. Dit varieert van een persoonlijke sollicitatie tot een georganiseerd reïntegratieproject. Zij komen uit verschillende maatschappelijke geledingen en hebben een opleidingsniveau variërend van lager beroepsonderwijs tot en met universiteit. Ze hebben één ding gemeen: de behoefte aan persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling door ervaring.
Steeds meer mensen komen bij SupportPunt werkervaring opdoen. Met die extra persoonlijke of vakinhoudelijke groei maken ze meer kans op de reguliere arbeidsmarkt.
Door bezuinigingen is de maximale periode waarin iemand werkervaring kan opdoen bij SupportPunt verkort. Wij zorgen ervoor dat medewerkers toch hun kansen op een reguliere baan kunnen vergroten. De economische crisis en veranderd overheidsbeleid hebben ook gevolgen voor SupportPunt. Vanwege de crisis zijn er minder banen op basisniveau beschikbaar, waar meer mensen op solliciteren. Bovendien heeft de dienst WZI van de gemeente de individuele subsidies vanwege bezuiniging in 2011 moeten terugbrengen naar een half jaar. Voorheen duurde het traject van werkervaring opdoen bij SupportPunt maximaal drie jaar, nu is dat op maximaal anderhalf jaar vastgesteld.
Om te blijven garanderen dat de mensen die bij ons werkervaring hebben opgedaan ook een goede kans maken op regulier werk, moeten ze nu bij aanvang aan hogere eisen voldoen. Wat belangrijk blijft is de persoonlijke motivatie. Naast het bezit van de juiste kwalificaties vormt die een doorslaggevende factor bij de selectie van kandidaten. Kandidaten krijgen bij SupportPunt hetzelfde functieprofiel voorgelegd als op de reguliere arbeidsmarkt. Het doel is om aan het einde van de periode bij SupportPunt te voldoen aan de in dit profiel gestelde eisen. De kans op een dergelijke baan is vergroot doordat de medewerker inmiddels werkervaring heeft en ook persoonlijk is gegroeid.
Tanja Vermaas OVAA
22
TERUGBLIK PERSONEEL
Elke maand leveren wij facturen aan die SupportPunt digitaliseert en in grootboekrekeningen zet, zodat de accountant minder werk heeft voor de jaarrekening. Ook met vragen over bedrijfsvoering kunnen we bij hen terecht, zoals het opstellen van contracten.
23
2010
2011 advies boekhouding
advies boekhouding
Is de medewerker aangenomen voor een ervaringsplek bij SupportPunt, dan gaat de cirkel van drie voor haar of hem draaien. In de beginperiode draait het om kennismaking en het vastleggen van doelen en verwachtingen. In de middenfase bouwt hij arbeidservaring op en volgt een eventuele opleiding. De ervaring leert dat pas na een jaar werken daadwerkelijk verdieping van kennis en ervaring plaatsvindt. In het laatste halfjaar wordt er aandacht besteed aan de toekomst na SupportPunt. Samen kijken we naar mogelijke vervolgfuncties en de HRM manager geeft ondersteuning en training in sollicitatievaardigheden. Gedurende de hele periode geeft SupportPunt aandacht aan de vakinhoudelijke en persoonlijke
ontwikkeling van de medewerker. Er vinden regelmatig voortgangsgesprekken plaats. Niet alleen over de inhoud van het werk en de vorderingen daarin, maar ook over de persoonlijke groei. Medewerkers krijgen de kans om eventueel een aanvullende cursus te volgen. Soms wordt een externe coach ingezet om de medewerker op een bepaald punt te begeleiden.
secretariaat
Verleende diensten
klusjesdienst communucatie
advies
secretariaat
boekhouding
klusjesdienst
secretariaat
klusjesdienst communicatie HRM
communucatie
Totaal: 68 HRM Totaal: 109
cultuur cultuur
welzijn welzijn sport
SupportPunt blijft mensen de gelegenheid bieden om werkervaring op te doen, ook in tijden van economische crisis en bezuinigingen. Persoonlijke motivatie is doorslaggevend.
Klanten
cultuur
sport
welzijn sport
Totaal: 68 Totaal: 89
SupportPunt SupportPunt Ergon
Mensen werkzaam geweest
Louis Peeters
vrijwilliger stagiaire
Ergon
SupportPunt
vrijwilliger
Ergon
stagiaire
vrijwilliger stagiaire
Totaal: 21 Totaal: 30
Samen Verder SupportPunt ontwikkelde voor ons een notarisfolder waar we erg blij mee zijn. Ze denken ook mee over alternatieve vormen van fondsenwerving en willen wegen openen naar regionale media. Voor een stichting als Samen Verder is dit heel belangrijk.
24
FEITEN EN CIJFERS
25
2010
2011 Studie Ergon
Contract niet verlengd
Ergon
baan
WW
Ergon
Baan
studie WW
Totaal 31-12-2010: 3 Totaal 31-12-2011: 11
Werkcheque
Achtergrond medewerker
Studie
Ontslag
WW
Uitgestroomd
Baan
Werkcheque
regulier
Wajong
ID-regeling
Wajong
Wajong
Ergon
Ergon
Regulier ID-regeling WWB
Regulier
Werkcheque
ID-regeling WWB
Ergon
WWB
Regelingen medewerkers in dienst bij SupportPunt. Totaal 31-12-2010: 15 Totaal 31-12-2011: 14
Subsidie
Subsidie
Opbrengsten uit dienstverlening
Opbrengsten uit dienstverlening
subsidie opbrengsten uit dienstverlening
Inkomsten
Uitgaven
Personeel
Personeel
Inkoop t.b.v. dienstverlening
Inkoop t.b.v. dienstverlening
Afschrijving
Afschrijving
Huisvestingskosten
Huisvestingskosten
Verkoop en kantoorkosten Automatisering
26
personeel
Inkoop t.b.v. dienstverlening afschrijving huisvestingskosten
Verkoop en kantoorkosten
verkoop en kantoorkosten
Automatisering
Donatie aan de bestemingsreserve
automatisering donatie aan de bestemingsreserve
COLOFON EINDREDACTIE SupportPunt VORMGEVING Femke Vaes, SupportPunt INTERVIEWS Ellen Clemens, SupportPunt TEKST Debbie Langelaan, Nieuws & Communicatie FOTOGRAFIE Marnix Godschalk
Deken van Somerenstraat 4 NL-5611 KX Eindhoven T: 040 - 202 73 90 E:
[email protected] www.supportpunt.nl
