Voorwaarden VIPLive
Voorwaarden Calculus VIPLive (2011-1)
Aard van de dienstverlening
Krachtens de zorgverzekeringswet kan voor het leveren van (huisartsen)zorg een vergoeding worden verkregen voor de werkzaamheden en beschikbaarheid, in de vorm van zogenaamde inschrijftarieven, (bijzondere) verrichtingen, modules en DBC’s. De huisarts, huisartsenpost, instelling en/of zorggroep moet om deze vergoeding te kunnen ontvangen de juiste gegevens over zijn patiënten vastleggen, zijn verrichtingen vastleggen en contracten sluiten met verzekeraars. De vergoeding wordt middels een elektronisch declaratieproces geïncasseerd of bij onverzekerde patiënten middels een papieren factuur. Dit proces en de (contractuele, technische of wettelijke) voorwaarden die bij dit proces gelden en de daarbij beschikbare externe faciliteiten (Vecozo, ION database) kunnen van tijd tot tijd wijzigen.
De aard van de dienstverlening van Calculus VIPLive (www.viplive.nl), hierna ook VIPLive te noemen, is er op gericht om de Klant, bijvoorbeeld de huisarts, huisartsenpost, instelling of zorggroep, online (dus via Internet) middels software en services te ondersteunen bij het declaratieproces. De Klant van VIPLive huurt op afstand ruimte en software op een centrale server om het declaratieproces daar uit te voeren. Dit biedt de Klant voordelen zoals het niet meer hoeven te doen van updates, toegang vanaf meerdere plaatsen en het maken van backups. Tevens biedt het de mogelijkheid dat Calculus Software B.V. (hierna ook te noemen Calculus) deelprocessen handmatig of geautomatiseerd voor de Klant kan uitvoeren en het bieden van spiegelinformatie.
VIPLive werkt met het eigen Vecozo certificaat van de Klant en de vergoedingen die de zorgverzekeraars uitbetalen naar aanleiding van de declaraties komen binnen op de bankrekening van de Klant. Alhoewel Calculus er veel aan doet om haar software en diensten zo te maken dat de declaraties geïnd worden neemt Calculus nooit de verantwoordelijkheid voor de juistheid van een declaratie van de Klant over. Calculus doet ook geen factoring (het kopen van de vorderingen), geeft geen voorschotten, handelt geen patiëntvragen over nota’s af en controleert geen terugvorderingen van verzekeraars.
1. 1. Toepasselijkheid en wijziging van deze voorwaarden
1/8
Voorwaarden VIPLive
Deze voorwaarden zijn steeds van toepassing wanneer een (rechts-)persoon die een huisartspraktijk, huisartsenpost, instelling, zorggroep of andere organisatie (hierna te noemen: “Klant”) uitoefent een rechtsbetrekking aangaat met Calculus Software BV ter zake VIPLive en/of VIPLive gebruikt.
De Klant en Calculus kunnen met betrekking tot de door Calculus geleverde software en diensten ook bijzondere voorwaarden overeenkomen. Deze kunnen slechts worden bewezen door een schriftelijk stuk. Daar waar dergelijke bijzondere voorwaarden niet overeenstemmen met deze voorwaarden, prevaleren de bijzondere voorwaarden.
Calculus kan deze voorwaarden wijzigen mits de wijziging ten minste drie maanden voor het moment van beoogde ingang aan de Klant kenbaar is gemaakt. Als de wijziging nadelig is voor de Klant, kan deze de Overeenkomst beëindigen door die tegen de dag van de beoogde wijziging schriftelijk te beëindigen met een opzegtermijn van ten minste twee maanden.
De toepasselijkheid van algemene of specifieke voorwaarden van de Klant, hoe dan ook genaamd, wordt door Calculus uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig is of vernietigd wordt door een bevoegde instantie, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden van kracht. Calculus en de Klant zullen de (ver)nietig(d)e bepaling dan vervangen door een bepaling die het door de getroffen bepaling beoogde economisch resultaat zo goed mogelijk bereikt zonder nietig of vernietigbaar te zijn. 1. 2. Toegang tot en uitvoering van de Dienstverlening 1. Calculus verstrekt de Klant een code (user-id en wachtwoord) om toegang te krijgen tot de diensten van Calculus middels haar VIPLive webportaal. Klant zal die code niet aan derden ter beschikking stellen en niet voor derden gebruiken. Klant is verantwoordelijk voor het gebruik dat van zijn toegangscode wordt gemaakt. Zodra de Klant reden heeft om aan te nemen dat derden zijn toegangscode gebruiken, zal de Klant dit telefonisch aan Calculus melden en deze melding zo spoedig mogelijk schriftelijk of per fax bevestigen; Calculus zal de toegangscode dan blokkeren en de Klant een nieuwe verstrekken. Ook indien Calculus misbruik constateert en/of vermoedt mag zij de toegangscode blokkeren en vervangen. 2. De Klant die gebruikmaakt van het VIPLive webportaal zorgt zelf en is verantwoordelijk voor de apparatuur, programmatuur en telecommunicatieverbindingen die hij nodig heeft om
2/8
Voorwaarden VIPLive
vanuit zijn praktijk toegang te verkrijgen tot VIPLive. 3. Calculus zal zich inspannen om een via het internet bereikbare faciliteit optimaal beschikbaar te houden opdat de Klant die gebruikmaakt van het VIP Live webportaal met behulp van software-applicaties declaraties en andere vereiste gegevens kan toesturen aan Calculus. Calculus mag ook zonder voorafgaande bekendmaking aan de Klant: (a) wijzigingen of verbeteringen aanbrengen in de internet site, inbelpunten of interfaces; en (b) de beschikbaarheid van de internet site onderbreken of het gebruik ervan beperken ten behoeve van onderhoud of wijzigingen. Calculus zal zich inspannen om Klant zo mogelijk vooraf over dergelijke interrupties te informeren. Calculus is niet aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van dergelijke, noch voor andere tijdelijke niet-beschikbaarheid van de internet site. 4. De Klant zal alle informatie, nodig voor de goede werking van de software en uitvoering van de diensten van Calculus, in de aangegeven vorm aan Calculus ter beschikking stellen. De Klant zal zelf een kopie van de beschikbaar gestelde informatie bewaren. 5. Door indiening van declaratiegegevens bij VIPLive geeft de Klant opdracht en volmacht aan Calculus om de betreffende declaraties bij de betreffende debiteuren namens de Klant in te dienen. 6. Calculus zal zich inspannen om alle correct door de Klant aan Calculus geleverde declaratiegegevens binnen twee werkdagen na ontvangst te verwerken en door te zenden aan de zorgverzekeraars. 7. Calculus zal de Klant via de internet site VIP Live – waarvan het voor de Klant bestemde deel is ontworpen om alleen voor de Klant toegankelijk te zijn met de hem verstrekte toegangscode – informatie verstrekken over de van de Klant in behandeling zijnde declaraties. 8. Iedere partij staat er tegenover de andere partij voor in, dat hij (de eerste partij) gerechtigd is de door hem aan de andere partij verstrekte gegevens, bestanden en gegevensdragers aan die andere partij ter beschikking te stellen en dat de andere partij gerechtigd is de ten aanzien daarvan overeengekomen diensten te verrichten en gebruik te maken. De eerste partij zal de andere partij vrijwaren voor eventuele aanspraken van derden ter zake. 9. De Klant en Calculus zullen ieder aan de eigen zijde zodanige technische en organisatorische maatregelen treffen dat de vereiste integriteit en vertrouwelijkheid van de wederzijds door partijen verstrekte informatie en gegevensverwerking zoveel mogelijk wordt gewaarborgd en de persoonsgegevens worden beveiligd tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder onnodige verzameling of verdere verwerking. Deze maatregelen beogen, rekening houdend met de stand van de techniek en kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich brengen. 10. De door de Klant aangeleverde data die nodig is om de software te gebruiken en de diensten te kunnen uitvoeren (en daarvoor opgeslagen is in het centrale systeem), is en blijft te allen tijde eigendom van de Klant. Calculus zal op verzoek van Klant meewerken aan het op een dusdanige wijze veiligstellen van de data zodat de Klant het vertrouwen en bewijs heeft dat in geval van een calamiteit of faillissement de Klant de data in handen heeft. Calculus verklaart verder de data uitsluitend te gebruiken waarvoor het bedoeld is en zoals beschreven in deze voorwaarden.
3/8
Voorwaarden VIPLive
11. Ondersteuning door Calculus 1. Calculus zal de Klant ondersteunen. Tenzij anders bepaald kan de Klant daartoe schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact opnemen met de helpdesk van Calculus. 2. Calculus zal zich inspannen om in het kader van de ondersteuning problemen op te lossen die de Klant ondervindt bij het gebruik van de software en diensten van Calculus. Calculus garandeert echter niet dat ieder probleem wordt opgelost. Voor ondersteuning op het adres van de Klant of enige andere door de Klant aangewezen locatie gelden de door Calculus daarvoor in rekening te brengen tarieven en vergoedingen, welke aan tussentijdse wijzigingen onderhevig kunnen zijn . 3. Calculus hanteert ter zake de ondersteuning een fair use policy. Indien de Klant herhaald kennelijk ongerechtvaardigd gebruik maakt van de geboden ondersteuning heeft Calculus het recht de ondersteuning stop te zetten en/of een aanvullende vergoeding te vragen.
4. Wijziging en meerwerk 1. Indien Calculus op verzoek en/of met instemming van de Klant diensten heeft verleend die buiten de inhoud en/of omvang van de overeenkomst vallen, bijvoorbeeld het terugdraaien van declaraties, zal de Klant deze diensten aan Calculus vergoeden volgens de gebruikelijke tarieven van Calculus. Calculus is niet verplicht aan een dergelijk verzoek te voldoen en kan verlangen dat daarvoor een afzonderlijke overeenkomst wordt gesloten. 2. Het risico voor vertragingen als gevolg van wijzigingen in de opdracht en aanvullende werkzaamheden liggen bij de Klant en kunnen het overeengekomen of verwachte tijdstip van voltooiing van de overeengekomen leveringen en de wederzijdse verantwoordelijkheden van partijen beïnvloeden. 3. Verplichtingen van partijen 1. Calculus verleent aan Klant het niet exclusieve, niet overdraagbare gebruiksrecht op VIPLive, welk gebruiksrecht is onderworpen aan de beperkingen, bepalingen en voorwaarden van deze voorwaarden. Door het gebruik van VIP stemt u ermee in dat u: 1. i. VIPLive niet zult verhuren, leasen, verkopen, sublicentiëren of op enigerlei andere wijze aan derden ter beschikking zult stellen; 2. ii. VIPLive niet zult onderwerpen aan reverse-engineering, decompilatie of disassemblage dan wel anderen niet in staat zult stellen zulks te doen; 3. iii. U erkent, aanvaardt en stemt ermee in dat alle rechten (inclusief maar niet beperkt tot intellectuele eigendomsrechten zoals het auteursrecht), aanspraken en belangen in en met betrekking tot VIPLive toekomen en blijven toekomen aan Calculus Software BV of enige door haar gemachtigde licentiehouder. 4. Partijen zullen in verband met de levering c.q. het gebruik van de Software en Dienstverlening geen rechten van derden schenden, zich niet onfatsoenlijk of in strijd met de wet, goede zeden en/of openbare orde gedragen en geen schade aan derden toebrengen.
4/8
Voorwaarden VIPLive
5. Onvolkomenheden in de software of aanpassingen benodigd door wijzigingen bij derden (verzekeraars, Vecozo, ION, NZA, ..) worden door middel van gratis updates gerepareerd. Een en ander ter beoordeling door Calculus Software BV. 6. Hoewel Calculus zich naar beste kunnen zal inspannen de in deze overeenkomst genoemde dienstverleningstermijnen te halen, zijn ze niet fataal; overschrijding ervan geeft niet als zodanig recht op schadevergoeding of ontbinding. Calculus garandeert niet dat de door haar te leveren diensten foutloos zullen zijn of een bepaald resultaat zullen bewerkstelligen. Calculus zal eventuele onvolkomenheden naar beste vermogen herstellen als de daarvoor benodigde gegevens beschikbaar zijn. 7. Als een partij door overmacht deze overeenkomst niet geheel kan uitvoeren, worden de betreffende verplichtingen opgeschort totdat de toestand van overmacht is opgehouden te bestaan. De door overmacht getroffen partij zal de ander over de overmachtsituatie informeren en over haar verwachte duur en gevolgen. Duurt een situatie van overmacht met betrekking tot wezenlijke verplichtingen meer dan 30 dagen, dan kan de andere partij de overeenkomst ontbinden met terugwerkende kracht tot het begin van de situatie van overmacht. Als een leverancier van Calculus of een zorgverzekeraar of patiënt niet conform haar verplichtingen handelt, vormt dit overmacht voor Calculus. 8. Wanneer Calculus in verband met de Overeenkomst auteursrechtelijk beschermde werken (software, bijvoorbeeld) aan de Klant ter beschikking stelt, verkrijgt de Klant slechts een gebruiksrecht voor zover vereist om van de software en Diensten gebruik te maken. 9. Voor de goede werking van de software en de diensten is Calculus afhankelijk van diensten van derden, bijvoorbeeld doch niet uitsluitend voor een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) van Vecozo en de ION controle bij de Stichting Inschrijving Op Naam. In dat geval sluit de Klant verschillende overeenkomsten, één met Calculus en één met de derde partij(en). Calculus is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door diensten of netwerken van derden.
10. Vergoedingen 1. Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de Klant Calculus de vergoedingen betalen zoals die jaarlijks door Calculus worden vastgesteld. 2. De jaarlijkse vergoedingen worden aan de Klant toegezonden per email en gepubliceerd op de website van Calculus. 3. Calculus is gerechtigd jaarlijks haar tarieven aan te passen. Slechts indien de verhoging meer is dan indexatie op basis van het CBS indexcijfer voor alle huishoudens heeft de Klant het recht de overeenkomst met Calculus op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste twee maanden. 4. Alle vergoedingen zijn in euro’s en exclusief omzetbelasting en eventuele heffingen welke van overheidswege worden opgelegd. Wijzigingen als gevolg hiervan geven de Klant geen recht op beëindiging van de overeenkomst. 5. De overeengekomen vergoedingen gelden per declarerende praktijk. Met meerdere praktijken samen op een overeenkomst kan alleen als er op één praktijk AGB en één
5/8
Voorwaarden VIPLive
bankrekening wordt gedeclareerd. De overzichten in het kader van de Dienstverlening worden zonder meerkosten niet uitgesplitst op de deelpraktijken. 6. Indien de Klant van mening is dat de volgens Calculus verschuldigde vergoeding onjuist is, kan de Klant zijn bezwaren binnen zeven (7) dagen schriftelijk kenbaar maken aan Calculus. Calculus zal een onderzoek instellen en de Klant op de hoogte stellen van de resultaten. 7. De Klant zal Calculus machtigen de aan Calculus toekomende vergoedingen te incasseren door middel van automatische incasso's. De Klant dient zorg te dragen voor een toereikend saldo op de desbetreffende rekening. 8. Bij te late betaling en/of het niet kunnen uitvoeren van de automatische incasso is de Klant in verzuim. Zonder nadere ingebrekestelling zal de Klant vanaf die datum een onmiddellijk opeisbare vertragingsrente van 1,5% per maand verschuldigd zijn, waarbij een gedeelte van een maand als hele maand wordt gerekend. Alle kosten van incasso zijn voor rekening van de Klant, waarbij de buitengerechtelijke kosten van Calculus worden vastgesteld op tenminste 15% van de hoofdsom van de vordering. 9. Bij onenigheid over de juiste omvang van hetgeen partijen elkaar zijn verschuldigd zullen de administratieve gegevens van Calculus bepalend zijn, tenzij de Klant schriftelijk tegenbewijs levert.
10. Aansprakelijkheid 1. Calculus neemt met deze Overeenkomst een inspanningsverplichting op zich en geeft derhalve geen garantie omtrent de resultaten van de Dienstverlening. Calculus aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor directe en/of indirecte schade veroorzaakt door het uitvoeren van deze Overeenkomst, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en kosten van herstel van gegevens die geheel of gedeeltelijk verloren zijn gegaan, tenzij die schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Calculus. 2. Indien de Klant van oordeel is dat Calculus de Overeenkomst niet naar behoren is nagekomen, zal hij Calculus daarvan schriftelijk in kennis te stellen binnen 14 dagen nadat hij het betreffende gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijze had kunnen ontdekken, bij gebreke waarvan hij zich niet langer op het gebrek kan beroepen. De Klant wordt, bijzondere door hem aan te tonen omstandigheden uitgezonderd, geacht een gebrek redelijkerwijze te kunnen ontdekken wanneer hij de door Calculus geleverde prestatie heeft ontvangen of op andere wijze met de inhoud van de prestatie bekend is geworden. 3. De omvang van de aansprakelijkheid van Calculus is per kalenderjaar, waarin de schadeveroorzakende feiten zich hebben voorgedaan, beperkt tot de aan Calculus in dat jaar door de Klant voor de door Calculus geleverde diensten betaalde vergoeding. 4. De Klant vrijwaart Calculus tegen vorderingen van derden, die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met de door Calculus ten behoeve van de Klant verrichte werkzaamheden. 5. Persoonsgegevens en privacy 1. Calculus en de Klant zullen zich bij de uitvoering van de overeenkomst houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder
6/8
Voorwaarden VIPLive
het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens ("Wbp"). 2. Calculus zal de persoonsgegevens betreffende patiënten of zorgverzekeraars/debiteurs ("Persoonsgegevens") of betreffende de Klant uitsluitend verwerken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Calculus zal die persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, of indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat. 3. De Klant zal de patiënt of debiteur vóór het moment van de verkrijging van de Persoonsgegevens die informatie verschaffen die, gelet op de aard van de Persoonsgegevens, de omstandigheden waaronder zijn worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de patiënt of debiteur een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. Dit houdt onder meer in dat de Klant de patiënt of debiteur informeert over de (doeleinden van) de verstrekking van de Persoonsgegevens aan Calculus. 4. De Klant is verantwoordelijk voor het voldoen aan zijn informatieplichten op grond van de Wbp en de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst. 5. De Klant garandeert dat de patiënt of Debiteur zijn uitdrukkelijke toestemming heeft verleend voor de verstrekking van de Persoonsgegevens aan Calculus en vrijwaart Calculus voor iedere aansprakelijkheid van derden ter zake Persoonsgegevens en Privacy. 6. Beëindiging van de overeenkomst 1. De overeenkomst treedt in werking op de tussen partijen expliciet overeengekomen datum of (anders) op de datum dat zij tot stand is gekomen en loopt tot aan het einde van het kalenderjaar waarin de overeenkomst in werking treedt. De overeenkomst wordt vervolgens automatisch verlengd met telkens één jaar tenzij zij bij aangetekende brief is opgezegd met een opzegtermijn van ten minste twee maanden tegen het einde van het dan lopende contractsjaar. 2. Een partij heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden in geval van (voorlopige) surséance van betaling, een (aanvraag tot) faillissement of ontbinding of overlijden van de andere partij. 3. Iedere partij heeft het recht deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst op te zeggen en/of te ontbinden indien de andere partij wezenlijk tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen en niet, na daartoe schriftelijk te zijn aangemaand, zijn verplichtingen binnen 30 werkdagen na verzending van deze aanmaning alsnog nakomt. 4. Calculus heeft het recht de diensten geheel of gedeeltelijk te staken indien de Klant in strijd met de overeenkomst handelt. Dan zijn de in deze overeenkomst genoemde vergoedingen onverminderd verschuldigd en heeft de Klant geen recht op vergoeding van eventueel door de staking geleden schade. 5. Indien de overeenkomst eindigt zal Calculus de gegevens van Klant die aanwezig zijn op de systemen van Calculus binnen twee weken aan Klant ter beschikking stellen in een door Calculus te kiezen elektronische vorm, tenzij Calculus gerechtigd is deze ter beschikkingstelling op te schorten.
7/8
Voorwaarden VIPLive
10. Toepasselijk recht en geschillen 1. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst, deze voorwaarden of de bijzondere voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde rechter binnen het arrondissement ‘s-Gravenhage, dan wel door Calculus aan te wijzen andere rechter 3. Calculus kan de in de overeenkomst omschreven rechten en verplichtingen aan een derde overdragen. De Klant kan geen recht of verplichting uit de overeenkomst aan enige derde overdragen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Calculus.
8/8
