H A N D L E I D I N G Een beknopte handleiding voor het opvoeren en beheren van veilingen en openbare inschrijvingen in het beheersysteem (veilingdossier.nl) van notariële veilingen. Ten behoeve van regionale veilingen (en "losse" veilingen). Voorbeeld regioveiling: Vastgoedveiling Limburg
Versie: 24 augustus 2012 Bestand: handleiding veilingdossier kantoren 2012 v3.1.doc
Doelstelling Wanneer zowel de professionele handelaar als de particulier beter wordt geïnformeerd over de veiling ontstaat een betere markt met meer kopers. Dit is voor alle betrokken partijen een voordeel. Deze internetsite is opgezet om onroerend goed veilingen en openbare inschrijvingen beter onder de aandacht te brengen van het publiek. Helpdesk en online-help Het gebruik van de site is eenvoudig, met deze handleiding kunt u snel aan de slag. Bij het invullen wordt u geholpen door helpteksten, die bij het betreffende veld zijn op te roepen door op het vraagteken-icoon te klikken. Bij elk invulveld is een helptekst, soms met extra informatie achter een “lees verder-knop”. Er is een helpdesk aanwezig voor storingen, deze is via email bereikbaar:
[email protected] Er kunnen geen vaktechnische vragen worden beantwoord. Vragen over regioveilingen moeten worden gesteld aan het betreffend organiserend kantoor. Aanmelding Een aanmeldingsformulier voor deelname aan de site is achter in deze handleiding opgenomen. Nadat u zich heeft aangemeld voor deelname ontvangt u de inlogcodes (gebruikersnaam en wachtwoord) waarmee u kunt inloggen op het beveiligde veilingbeheergedeelte van de site. Via het beheergedeelte kunt u uw veilingen en openbare inschrijvingen aanmelden. Ook voor regionale veilingen kunt u dit aanmeldingsformulier gebruiken. Inloggen Ga naar: https://cms.veilingdossier.nl en voer uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord in. Tijdens het inloggen werkt u met een beveiligde (SSL-) verbinding, hierdoor is het voor derden onmogelijk de gegevens die u invoert te lezen. Wees voorzichtig met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord en geef deze nooit uit handen. Indien u voor een andere medewerker van uw kantoor inloggegevens wenst, kunt u deze aanvragen via het aanmeldingsformulier. Het gebruik van de veilingbeheermodule is voorbehouden aan medewerkers van uw kantoor. Overzichtsscherm en printoverzichten Nadat u bent ingelogd komt u op het overzichtsscherm, hierop staan uw actuele veilingen. Via het linkernavigatiescherm kunt u ook het archief raadplegen. Rechts in het scherm, achter elke veiling, treft u diverse icoontjes aan waarop u kunt klikken. dit overzicht geeft de uitgebreide gegevens van uw veiling, hierin zijn zowel de openbare gegevens (die worden getoond aan het publiek) als niet openbare gegevens zichtbaar (deze zijn voor uw eigen dossier). U kunt deze overzichten printen. een donkergrijs oogje geeft aan dat de veiling online staat, dus zichtbaar is voor het publiek. Lichtgrijs is offline. klik hierop en u kunt uw veiling wijzigen. .
klik hierop en u kunt het hele dossier kopieren (exclusief dossiernummer en opdrachtdatum)
Veiling opvoeren en aanpassen Via het knopje “nieuwe veiling” maakt u een veiling aan, bestaande veilingen wijzigt u door erop te (dubbel)klikken. U kunt nu in vijf tabbladen uw veilinggegevens opvoeren. Er zijn een beperkt aantal verplichte velden, deze zijn oranje weergegeven.
- In het tabblad “algemeen” staan de basisgegevens, let vooral op de vermelding van de actuele status, dit scheelt onnodige telefoontjes naar uw kantoor. o Als u de postcode invoert bij een nieuwe veiling, wordt het adres automatisch ingevuld. U hoeft, na controle van het adres, alleen nog het huisnummer vervolgens in te voeren. o Ook de provincie waarin het object ligt wordt automatisch ingevuld. o Ook wordt het object automatisch gekoppeld aan de regioveiling waarin het object ligt. Deze koppeling kunt u uiteraard zelf aanpassen. - Onderaan het tabblad "algemeen" kiest u waar u de objectinformatie aan het publiek wilt tonen, dat is altijd met volledige objectinformatie op de site van de regionale organisatie en volledige objectinformatie op veilingbiljet.nl en/of veilingnotaris.nl. Voor het gebruik van “veilingdossier” wordt de regionale veilingorganisatie belast. De koppeling naar veilingbiljet.nl is volledig geautomatiseerd. U hoeft dus niets extra's te doen bij publicatie op veilingbiljet.nl. - De koppeling naar veilingnotaris.nl brengt u zelf tot stand, waaronder ook het een tweede keer aldaar opvoeren van het object. Aan deze laatste actie zijn extra kosten verbonden, onder andere euro 335,00 exclusief BTW voor het aanmelden per object. Voor die kosten krijgt u van veilingnotaris.nl zelf een nota, dit gaat dus niet via de regionale veilingorganisatie. - Het tabblad “aanvullende gegevens object” is bedoeld voor nadere omschrijving van het te veilen object. - Het verloop van de veiling en organisatorische zaken daaromtrent vermeldt u in het tabblad “voortgang veiling”. - In het tabblad “publicatie” vermeldt u extra gegevens en kunt u allerlei extra informatie "uploaden". - Op het tabblad "foto's" kunt u ook uw digitale foto uploaden indien u daarover beschikt. Als er door u geen foto wordt ge-upload, wordt automatisch een fotograaf op pad gestuurd die voor u een foto maakt en aan het object toevoegt. De Stichting NIIV heeft bepaald dat bij elk object een foto aanwezig dient te zijn. De kosten zijn € 50,00 per foto. Als 14 dagen voor de publicatie geen foto aanwezig is in het systeem, dan geeft het NIIV de opdracht tot het maken van de foto. Hoe dat gaat bij veilingnotaris.nl kunt u op hun site lezen. Ook ziet u, bij keuze voor publicatie op veilingbiljet.nl, hier een Google-maps kaartje met de ligging van het object, gemarkeerd door een "marker". Als de "marker" niet op de juiste plaats staat, kunt u deze zelf daarheen verplaatsen (met de linker muisknop op de marker klikken, ingedrukt houden en de marker verslepen naar de juiste plaats en de linker muisknop vervolgens loslaten). - Op het tabblad "voorbeeld" ziet u, als u heeft gekozen voor publicatie op veilingbiljet.nl, hoe uw object getoond zal worden op de publiekssite veilingbiljet.nl Foto’s van uw pand 14 dagen voor de publicatiedatum wordt er automatisch een foto besteld, als deze nog niet aanwezig is in het systeem bij het object. Voor het maken van de foto wordt € 50,00 berekend. Indien u geen foto wenst (bijvoorbeeld omdat u er reeds zelf een heeft), geeft u dat aan op in het tabblad “foto's” bij het eerste punt. U kunt op het tabblad "foto's" ook één of meer eigen foto's uploaden. Wanneer er een foto besteld is, krijgt u een bevestiging van de plaatsing op het moment dat de foto geplaatst is. U wordt dan verzocht de foto te controleren. Als 14 dagen voor de publicatie geen foto aanwezig is in het systeem, dan geeft het NIIV de opdracht tot het maken van de foto. Deze fotobesteldienst staat nu nog uit bij objecten die op Veilingnotaris worden gepubliceerd!
Veiling verwijderen U kunt een opgevoerde veiling alleen de eerste dagen na de invoer verwijderen, daarna niet meer. De veilingen blijven dus “in het systeem zitten”. Wanneer een veiling niet doorgaat kunt u de veilingstatus op “opgeschort” of “vervallen” zetten. De status “opgeschort” kan alleen voor de publicatiedatum worden gekozen, de status “vervallen” kan alleen na de publicatiedatum worden gekozen. Veilingarchief Veilingen worden een maand na de afslagdatum automatisch in uw archief geplaatst. Voor het publiek blijft een gepubliceerde veiling tot maximaal 3 maanden na de afslagdatum zichtbaar, daarna wordt de betreffende veiling automatisch offline gezet en is daarmee niet meer voor het publiek zichtbaar. Factuurberichten bij het plaatsen van een veiling Bij een niet aan een regioveiling gekoppelde veiling ontvangt u op de ingegeven publicatiedatum per email een factuur. Regioveiling Op de meeste plaatsen in Nederland worden veilingen regionaal georganiseerd. Op een zogenaamde ‘Regioveiling’ veilen meerdere notarissen meerdere objecten in één zitting. De regionale veilingen hebben hun eigen site, met een eigen URL, waarop het totaal aanbod aan te veilen objecten getoond wordt. Informatie over de werkwijze van specifieke regioveilingen treft u aan in het beheergedeelte onder de knop “regioveilingen”. De regionale veilingen adverteren in de krant met een verwijzing naar hun eigen internetpagina. Het object wordt "automatisch" aan een regioveiling gekoppeld als het object in het verzorgingsgebied van een regioveiling ligt. U kunt deze keuze zelf aanpassen. Kosten De kosten (exclusief BTW) voor aanmelding bij de regioveiling, via het notarieel veilingbeheersysteem, bedragen € 97,50 per aangemeld veilingobject. Een doorplaatsing op veilingbiljet.nl kost € 32,50 of € 75,00 exclusief btw. Er zijn verder geen kosten verbonden aan de aanmelding bij veilingbiljet.nl, u betaalt alleen voor de veilingbiljetkosten alleen bij daadwerkelijke publicatie van de veilingobjecten/-advertenties. U kunt een opgevoerde veiling tot 14 dagen voor de publicatiedatum kosteloos "opschorten". De veiling blijft in het systeem om eventueel later weer te worden geactiveerd. De plaatsing op Veilingbiljet betaalt u alleen als op de gekozen publicatiedatum het object ook daadwerkelijk gepubliceerd moet worden. Indien u uw veiling laat meelopen in de bovengenoemde “regioveiling” ontvangt u een factuur van de regionale veilingorganisatie. Deze factuur heeft naast het gebruik van het beheersysteem, de plaatsing op de regionale pagina en optionele plaatsing op veilingbiljet.nl, doorgaans ook nog betrekking op zaken als zaalhuur, afslager, krantenadvertentie et cetera.
Internetbieden en de kosten van internetbieden De regionale veilingorganisatie bepaalt of er ook via internet op de objecten geboden kan worden. In een combinatie van zaal- en internetveiling. De regionale organisatie brengt de kosten van het internetbieden per object bij het veilende kantoor in rekening. Voor de hoogte van de kosten kunt u informeren bij de regionale organisatie. Wij wensen u succes bij het gebruik van het notarieel veilingbeheersysteem.
Notapp|notariële applicaties BV p/a Lt. Gen. Van Heutszlaan 8 3743 JN Baarn telefoon: (035) 548 98 97 helpdesk via email:
[email protected] Het gebruik van het notarieel veilingbeheersysteem biedt alle notariskantoren de mogelijkheid om naast de veilingadvertentie in de gedrukte media extra aandacht aan de veiling of openbare verkoop te geven. De organisatie Notapp|notariële applicaties BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor foutief geplaatste veilingadvertenties op pagina's van de regionale organisatie(s) en/of www.veilingbiljet.nl. De technische ondersteuning van het notarieel veilingbeheersysteem ten behoeve van de regionale veilingorganisaties wordt verzorgd door Notapp|notariël applicaties BV. Veilingbiljet.nl Publicatie van een object op de publiekssite veilingbiljet.nl heeft tal van voordelen. - Het is efficiënt, gegevens hoeven op maar een plaats bijgehouden te worden. - Publicatie is goedkoop. - Foto's worden automatisch geleverd. - Geïnteresseerden kunnen een nieuwsbrief ontvangen. - De site wordt als gebruiksvriendelijk ervaren door bezoekers. - Veilingboekjes kunnen gedownload worden. - Extra informatie per object wordt getoond. - Etc. etc.
AANMELDINGSFORMULIER DEELNAME NOTARIEEL VEILINGBEHEERSYSTEEM Graag maken wij gebruik van het initiatief www.veilingdossier.nl. Wij zijn bekend met de werkwijze die is opgenomen in de handleiding. Stuurt u ons de inlogcodes waarmee wij onze toekomstige veilingen en openbare inschrijvingen kunnen aanmelden.
Naam kantoor
……………………………………………………………………………
Naam contactpersoon veilingen:
dhr/mw…………………………………………………………………
Postadres:
……………………………………………………………………………
Postcode en plaatsnaam:
……………………………………………………………………………
Website kantoor:
……………………………………………………………………………
Het gebruik van het veilingbeheergedeelte is voorbehouden aan medewerkers van ons kantoor die wij hiertoe opgeven. Naast de bovengenoemd contactpersoon voor veilingen vragen wij beheerrechten voor de volgende kantoormedewerkers aan:
1.
Bovengenoemd contactpersoon
emailadres:
………………………………………….
2.
dhr/mw………………………………………
emailadres:
………………………………………….
3.
dhr/mw………………………………………
emailadres:
………………………………………….
Ondergetekende verklaart kennis genomen te hebben van de werkwijze van www.veilingdossier.nl en verklaart tevens alle informatie omtrent de organisatie van veilingen en het gebruik van de veilingbeheermodule vertrouwelijk te behandelen. De technische ondersteuning van het notarieel veilingbeheersysteem ten behoeve van de regionale veilingorganisaties wordt verzorgd door Notapp|notariële applicaties BV. Naam:
………………………………………………………………………….
Handtekening:
………………………………………………………………………….
Notapp|notariële applicaties BV Lt. Gen. Van Heutszlaan 8 3743 JN Baarn tel: (035) 548 98 97 helpdesk:
[email protected] Retourneren PER FAX: (035) 695 28 95
