Meldingen (KWIS) Axxerion biedt een unieke oplossing voor het beheren van klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen (KWIS). Met deze module lopen wij voorop in de Nederlandse markt. Door middel van vooraf op maat te configureren workflows, bepaalt het systeem welk type melding waar naartoe moet worden gestuurd, wie deze moet afhandelen en wat de servicelevels voor de betreffende stap zijn. In plaats van ad-hoc taakgericht naar een melding te kijken, wordt deze dankzij Axxerion stap voor stap procesmatig via een workflow doorlopen. Personen die een taak moeten uitvoeren, krijgen deze in hun persoonlijke takenlijst. Indien gewenst ondersteund door een email met een link erin. Meldingen kunnen worden omgezet in werkorders. De status van een melding is zichtbaar in de overzichten, in het formulier, maar ook grafisch in de workflow. Elke stap in de workflow kan worden ondersteund met een email, dus statuswijzigingen kunnen aan betrokken personen worden doorgegeven via een automatisch verstuurde email, indien gewenst volledig in eigen huisstijl. Het systeem kan ook (bijvoorbeeld via de mail) escaleren als bepaalde service levels worden overschreden. Managers kunnen overzichten en rapporten automatisch per mail aangeleverd krijgen. Axxerion biedt een groot aantal standaard meldingsformulieren. Aan de meldingen kunnen eventueel ook foto’s (van bijvoorbeeld een schade) of andere documenten worden gekoppeld. Indien gewenst zijn deze volledig aan te passen of kunnen eigen formulieren ontwikkeld worden zonder dat hiervoor geprogrammeerd hoeft te worden. Dankzij de flexibel in te richten workflows, kan een melding worden toegewezen, teruggekoppeld (via mail), afgehandeld, beheerd, overgedragen etc. Escalaties, notificaties, statussen, service levels, gekoppeld aan deze workflows zorgen ervoor dat de juiste mensen de juiste dingen op het juiste moment doen. Voorbeeld invoerscherm melding via Intranet:
Voorbeeld terugkoppeling in Outlook:
De meldingenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Slimme formulieren: gebruikers kunnen snel meldingen invoeren via 'intelligente' formulieren met standaard waardes en invoercontrole. Zo kunt u de juiste informatie voor het afhandelen van de melding opvragen. Gebruikers kunnen ook via intranet meldingen indienen. Voor anonieme gebruikers is er een portal integration om meldingen te kunnen doen. • Overzichten: melders kunnen al hun meldingen en aanvragen op een centrale locatie bekijken. Door op de melding te klikken wordt de huidige status in een diagram getoond. Managers kunnen de status van alle meldingen en aanvragen bekijken om ervoor te zorgen dat aanvragen op tijd worden afgehandeld. • Meldingenproces: door het gebruik van workflows worden meldingen op een consistente manier afgehandeld. Via taken en automatische escalaties wordt gezorgd dat alle stappen van het proces doorlopen worden. De ontvanger van een taak ontvangt indien gewenst bijvoorbeeld een e-mail en kan al zijn of haar open taken bekijken. In de workflow wordt aangeven hoeveel personen een bepaalde rol hebben en de taak moeten uitvoeren. • Velden: de standaard velden kunnen uitgebreid worden met een onbeperkt aantal extra velden. Per veld kan het type worden opgegeven; zoals tekst, numeriek, keuzelijst of referentie naar een ander object. De velden worden al dan niet weergegeven afhankelijk van de toegangsrechten en de status van de werkstroom. • Voortgangscontrole: de aanvrager en ontvangers van een aanvraag kunnen op elk moment de status bekijken in een grafische weergave van het proces. De huidige status wordt in zwart afgebeeld en de vorige en volgende stappen in grijs. • Digitaal dossier: door het invoeren van meldingen wordt automatisch een compleet digitaal bestand opgebouwd met gegevens van de aanvrager, responses, acties, datums en interacties. U kunt documenten zoals foto's, brieven en gescande afbeeldingen uploaden en koppelen aan de melding of aanvraag. • Analyse: alle stappen in het meldingenproces worden bijgehouden waardoor op ieder gewenst moment een overzicht opgevraagd kan worden van responstijden en eventuele problemen. De resultaten kunnen gevisualiseerd worden in rapporten, grafieken en dashboards. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Reserveringen Met de reserveringenmodule kunt u snel en eenvoudig reserveringen maken voor ruimtes, apparatuur, lunches en speciale diensten. Bij het zoeken kunt u één of meerdere criteria opgeven, zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte voor minimaal tien personen. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. Voorbeeldscherm Reservering via planbord:
Voorbeeld Reservering via Outlook plug-in:
De reserveringenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Online indienen: medewerkers kunnen zelf via internet of intranet zalen, auto's, parkeerplaatsen, apparatuur en catering reserveren. In de kalender wordt direct getoond wat beschikbaar is en wat de eventuele kosten zijn. U kunt ook documenten opslaan bij de reservering, een voorbeeld is een tekening van een afwijkende opstelling die de zaal moet hebben. • Portal integratie: door middel van portal integration kunt u ook anonieme gebruikers reserveringen laten doen. Zo kan een gemeente of welzijnsorganisatie bijvoorbeeld burgers een buurthuis of sporthal laten reserveren. • Beschikbaarheid: doordat in Axxerion alle modules gekoppeld zijn kunt u bijvoorbeeld uit de inventarismodule de beschikbaarheid van apparatuur zien. Of in de gebouwbeheermodule de beschikbare parkeerplaatsen, ruimtes, etc. inzien. U kunt hierdoor een reservering opgeven met alleen items die in die periode beschikbaar zijn. Tevens kunt u selecteren op alle afzonderlijke items zoals locatie, oppervlak, attributen en andere benodigdheden. • Herinnering: een paar dagen voor het begin van de reservering kunt u automatisch een herinneringsmail naar de aanvrager sturen. De aanvrager ontvangt nogmaals alle informatie over de reservering en kan deze eventueel annuleren.
• Externe leveranciers leveranciers: u kunt automatisch taken aanmaken voor externe leveranciers die betrokken zijn bij de reservering. Bijvoorbeeld door uit de catalogus te selecteren welke benodigdheden besteld kunnen worden en bestellijsten afdrukken. Kosten en tijdstip kunnen dan opgegeven worden. Dit kan bij de kosten van de reservering opgenomen worden en eventueel worden doorbelast. • Factureren: de totale kosten van een reservering, inclusief borgsom en eventuele schades, worden berekend en kunnen aan een kostenplaats toegekend worden. U kunt een factuur aanmaken of de kosten exporteren naar een financieel systeem. • Grafisch planbord: u kunt in een grafisch planbord direct reserveringen zien voor een bepaalde dag, week of maand. Vanuit het planbord kunt u direct een reservering voor één of meerdere ruimtes aanmaken. • Rapporten: u kunt overzichten van reserveringen bekijken. Deze overzichten kunt u maken per ruimte, apparaat, afdeling, persoon, etc. en helpen u bij het plannen van toekomstige reserveringsbehoeften en kunnen tevens gebruikt worden om kosten te berekenen. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Gebouwen Gebouwen zijn na medewerkers meestal de grootste kostenpost voor uw organisatie. Met de gebouwenmodule kunt u gegevens van uw eigen gebouwen maar ook die van uw gehuurde gebouwen bijhouden. Deze zeer uitgebreide module is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een compleet vastgoed beheer systeem en biedt u de mogelijkheid om ruimtes aan te maken en inventaris en personen aan deze ruimtes toe te wijzen. Op deze manier kunt u snel zien waar ruimte vrij is, hoe deze is ingericht en kunt u kosten per afdeling vergelijken. Ook kunt u koppelingen met AutoCAD maken. Als u op een persoon of voorwerp in een tekening klikt wordt u doorgelinkt naar een scherm met alle relevante informatie. De module kan aangepast worden per gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. Ook kunt u uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Property management wordt weer overzichtelijk en leuk! Voorbeeldscherm Gebouwen:
Een overzicht van uw gebouwen en locaties zijn eenvoudig te zien via de integratie met Google maps:
De gebouwenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Digitaal dossier: u heeft een actueel overzicht van alle relevante gegevens zoals adres, geografische locatie, bouwjaar, eigendom, oppervlak en bezettingsgraad. Documenten waaronder CAD tekeningen, vergunningen, belastingaangiftes en taxaties, foto's en tekeningen zijn direct via internet toegankelijk. • Servicedesk: bewoners kunnen via internet storingen melden of reserveringen maken. Er worden automatisch taken aangemaakt voor interne of externe diensten. U kunt deze kosten bijhouden, doorbelasten en factureren. • Beschikbaarheid: iedere ruimte heeft een eigen kalender waarop data en tijden getoond worden voor onderhoud, schoonmaak en reserveringen. U kunt kijken of er een vergaderruimte beschikbaar is en uw vergadering aan de kalender toevoegen. Iedere ruimte kan worden gekoppeld aan bewoners en huurcontracten en kosten doorbelasten op basis van vierkante meters. • Budgetten: voor ieder gebouw kunt u één of meerdere budgetten aanmaken. De kosten van onderhoud, energie en schoonmaak kunnen op het budget geboekt worden en u kunt op elk gewenst moment de actuele stand bekijken. • MJOP: bij een gebouw kunt u onderhoudsschema's vastleggen. Hierbij kunt u de kosten voor de komende periode berekenen en automatisch werkorders genereren voor de uitvoering van het onderhoud. Onderhoud kan ook doorgeschoven worden waarbij de cyclus in tact blijft. Tevens kunt u prijzen indexeren voor specifiek geplande activiteiten. Door de uitgebreide rapportagemogelijkheden kunt u al deze gegevens in een gewenste layout rapporteren. Ook projectbeheer zoals verhuizingen worden volledig ondersteund. • Verhuuradministratie: u kunt automatisch huurfacturen aanmaken en deze per e-mail versturen. Huurbedragen worden automatisch berekend op basis van vierkante meters en prijsindexering. Voor iedere ruimte kunt u opgeven welke servicekosten van toepassing zijn. Jaarlijks kunt u ook de eindafrekening op basis van de servicekosten berekenen (servicekosten verrekening). Ook vlekkenplannen zijn eenvoudig te beheren en raadplegen. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Contracten Grote kans dat ook u te maken heeft met vele contracten voor medewerkers, huur, inkoop en onderhoud. Heeft u goed zicht op alle voorwaarden en opzegtermijnen? U kunt kosten besparen door ervoor te zorgen dat er op tijd gefactureerd en betaald wordt en dat contracten op tijd verlengd of opgezegd worden. Met de contractenmodule kunt u gegevens bijhouden over clausules, betalingstermijnen en vervaldata. Ook kunt u clausules koppelen aan de oorspronkelijke tekst in een gescande digitale versie van het contract. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Contracten:
De contractenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Categorieën: u kunt zelf categorieën aanmaken zoals bijvoorbeeld arbeidscontracten, huurcontracten, leasecontracten, licentiecontracten, etc. Per categorie kunt u bepalen welke gegevens moeten worden vastgelegd en ook kunt u per categorie overzichten genereren. • Documenten: bij een contract kunnen allerlei documenten worden vastgelegd zoals het contract zelf maar ook andere brieven, correspondentie en documenten. U kunt de contracten ook opslaan en koppelen aan versies. De verschillende revisies en uiteindelijke versie zijn op deze manier inzichtelijk en altijd benaderbaar. • Notificaties: u kunt een schema opstellen met belangrijke data, bijvoorbeeld voor opzeggingen, betalingen en verlengingen. Bij elke datum (of categorie) kunt u een frequentie opgeven en het aantal dagen van te voren u een herinnering wilt ontvangen (per email, sms, etc.). • Samenvatten en clausules: binnenkomende contracten kunt u scannen en vervolgens de clausules en belangrijke data markeren zodat u op een later moment snel in het contract kunt zoeken en u een overzicht heeft van belangrijke data en clausules.
• Indexeren: contracten kunnen automatisch geïndexeerd worden. U kunt voor bepaalde items in het contract een afwijkende index opgeven, zodat bijvoorbeeld wel de huur maar niet de servicekosten geïndexeerd worden. Indexering kan op drie manieren: Indexcijfer, Indexpercentage en Prijsaanpassing. Door middel van de juiste filtering komen alleen de contracten naar voren die in een bepaalde periode geïndexeerd dienen te worden. Ook wordt een historie op contractniveau bijgehouden (oude en nieuwe waardes). • Opstellen en factureren: door gebruik te maken van contractsjablonen, invoerparameters en een clausule bibliotheek kunt u snel contracten opstellen en deze als PDF of Word document opslaan en versturen. Prijzen, kortingen, data en factuurperiodes kunnen per contractitem worden opgegeven. De automatische factuurgeneratie bespaart tijd en helpt u bij het voorkomen van fouten. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Werkorders Met de werkordersmodule kan de voortgang van werkorders binnen en buiten uw organisatie bijgehouden worden. Werkorders kunnen worden gerelateerd aan gebouwen, ruimtes en inventaris. Werkorders kunnen worden uitgevoerd in de context van een contract. Aan een werkorder kan een team van mensen gekoppeld worden die de werkorders beheren, zoals een werkorder manager en een aannemer. Het is mogelijk verschillende categorieën van werkorders aan te maken, ieder met hun eigen workflow. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Werkorders:
De werkordersmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Up to date informatie: iedere deelnemer aan het werkorderproces kan op een gemakkelijke manier de status van de werkorder online bekijken. De informatie staat dus niet langer verspreid opgeslagen in spreadsheets, e-mails en (papieren) documenten. Zowel de aanvrager, uitvoerder al leverancier heeft toegang tot de werkorders. Ketenintegratie komt op deze manier eenvoudig tot stand. • Contracten: werkorders kunnen worden aangemaakt in de context van een contract. Ook kan er worden geverifieerd of de uitvoering voldoet aan het contract. • Inventaris: de werkordersmodule is volledig geïntegreerd met de module inventarisbeheer. Als materialen gebruikt worden voor een werkorder, wordt de voorraad aangepast. Het is zelfs mogelijk dat Axxerion automatisch inkooporders genereert als de voorraad onder een vastgesteld minimumniveau komt. Werkorders voor gebouwen kunnen bijvoorbeeld worden gevuld op basis van uitkomsten van een MJOP. • Offertes: offertes kunnen worden aangemaakt in de context van de werkorder met de voorziene hoeveelheden materiaal en arbeid die gebruikt gaan worden. • Kosten: de voorziene kosten van een werkorder kunnen op elk moment worden vergeleken met de werkelijke kosten. Verder kan de voorziene arbeidsduur worden vergeleken met de werkelijk verrichte arbeid.
• Documenten: de documenten kunnen worden opgeslagen en aan de werkorder worden gekoppeld. U kunt bijvoorbeeld een tekening bijvoegen om de resultaten van het werk te illustreren. Opmerking: In verschillende stadia van de workflow kunnen opmerkingen worden toegevoegd. De opmerkingen worden per persoon en datum bijgehouden, zodat een complete historie van de werkorder beschikbaar is. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Onderhoudsplanning De onderhoudsmodule is geïntegreerd met workflow management, werkorders, contractbeheer en inventarisbeheer. U kunt correctief onderhoud uitvoeren op basis van meldingen en preventief onderhoud plannen op basis van een onderhoudsschema. Voor elk type onderhoud worden kosten van materiaal en arbeid bepaald, zodat vooraf een begroting gemaakt kan worden. De werkelijke kosten kunnen verrekend worden met het budget dat overeengekomen is in het onderhoudscontract. De module kan voor elke gebruikersgroep aangepast worden, door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor het gebouwbeheer binnen uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Onderhoudsplanning uitgevoerd versus budget:
De onderhoudsmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Preventief onderhoud: onderhoudsschema's kunnen opgesteld worden per gebouw, ruimte, apparaat of type apparaat. U kunt per schema de frequentie, aantal cycli en de dag van uitvoering instellen. • Meerjarenplanning: u kunt de onderhoudsplanning bekijken als een dagplanning, weekplanning, maandplanning of meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Vervolgens kunt u de planning koppelen aan een contract en een budget zodat duidelijk is wie de werkzaamheden gaat uitvoeren en tegen welk tarief. • Storingen en werkorders: binnenkomende meldingen kunnen omgezet worden naar werkorders. Hierbij kunnen verschillende werkorders aan dezelfde melding gekoppeld worden of verschillende werkorders aan dezelfde melding. Via het grafische planbord kunt u de gemaakte onderhoudsplanning bekijken en interne of externe medewerkers aan werkorders toewijzen. Door de muis over het planbord te bewegen, of door op een symbool te klikken kunt u informatie over de werkorder opvragen. Het planbord biedt u in één oogopslag een overzicht van alle ingeplande en/of uitgevoerde werkorders waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om de planning te verschuiven.
• Inspectie: met behulp van de inspectietool kunt u vanuit Axxerion inspectielijsten ten behoeve van uw bouwkundige of installatietechnische elementen efficiënt uitvoeren. Ook is de inspectietool geschikt voor gebruik vanaf een tablet. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Inventarisbeheer Er worden vaak onnodige kosten gemaakt doordat inventaris wordt aangeschaft, die op een andere plaats binnen de organisatie ongebruikt aanwezig is. Het kan ook gebeuren dat huurcontracten ongewenst worden verlengd terwijl de apparatuur niet meer gebruikt wordt. Met de inventarismodule kunt u al uw fysieke en digitale inventaris beheren, zoals software licenties, computers, meubilair en auto’s. U kunt u onderhoudskosten bijhouden en zien wie de gebruikers zijn. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Inventarisbeheer:
De inventarismodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Categorieën en velden: u kunt zelf categorieën aanmaken voor het indelen van de inventaris en catalogus. Items in de catalogus kunnen bij meerdere categorieën ingedeeld worden. U kunt zelf velden aanmaken voor een categorie. In bijvoorbeeld de categorie 'computer' kunt u bijvoorbeeld velden als 'geheugen' en 'disk grootte' aanmaken, om informatie die alleen relevant is voor computers op te slaan. • Catalogus: in de catalogus kunt u beschrijvingen, prijzen en andere informatie beheren voor zaken die besteld kunnen worden. U kunt inventaris koppelen aan een item in de catalogus zodat u snel kunt zien waar een dergelijk item gebruikt wordt binnen uw organisatie. • Digitaal dossier: alle documenten die betrekking hebben op een bepaald item kunnen opgeslagen en online bekeken worden zoals bijvoorbeeld handleidingen, licentieovereenkomsten, foto's of instructievideo's. • Uitgiftes en innames: voor ieder bedrijfsmiddel kunt u bijhouden wie het op welk moment in gebruik heeft gehad zodat kosten eventueel doorbelast kunnen worden. Als iemand de organisatie verlaat kunt u er voor zorgen dat alle goederen weer ingeleverd worden. • Onderhoud en garantie: Aan ieder object kunt u één of meerdere onderhoudsschema's koppelen, meterstanden bijhouden en reserveonderdelen vastleggen. Door tijdig onderhoud uit te voeren worden kosten bespaard en storingen voorkomen. U kunt correctief en preventief onderhoud inplannen en het totaalbedrag zien dat aan onderhoud uitgegeven is, alsmede de duur van het onderhoud. U kunt bijhouden wanneer de garantie vervalt en kunt voorkomen dat reparatiekosten gemaakt worden doordat men niet weet dat een apparaat nog onder de garantie valt. • Gebruikskosten: alle kosten voor afschrijving, onderhoud en gebruik worden bijgehouden. U kunt zo de total cost of ownership (TCO) van middelen met elkaar vergelijken en zien waar u op kosten kunt besparen.
Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Sleutelbeheer Het beheer van sleutels is niet zomaar iets. Sleutels geven immers toegang tot gebouwen, ruimtes, kasten of lades waar spullen of informatie te vinden zijn die niet voor iedereen bestemd is. Het is dus belangrijk om te weten welke sleutels er zijn en wie ze in bezit heeft. Met de sleutelbeheermodule kunt u de fysieke toegang van personen tot ruimtes, gebouwen en inventaris beheren. U kunt per object één of meerdere sloten definiëren, waarbij verschillende sloten dezelfde toegangscode kunnen hebben (bijvoorbeeld een cilindernummer). Per sleutel kunt u bepalen tot welke sloten deze sleutel toegang heeft en aan wie de sleutel is uitgegeven. De sleutelbeheermodule heeft alle functionaliteiten van de inventarismodule, zodat u foto’s kunt toevoegen en leveranciers kunt bijhouden. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Sleutelbeheer:
De sleutelbeheermodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Personen: alle gegevens over het beheer van sleutels zijn direct via internet toegankelijk. U kunt in het geval van calamiteiten zien wie bepaalde sleutels heeft en toegang heeft tot een bepaalde ruimte en wie de leverancier van de sloten is. • Sloten: u kunt gegevens van sloten bijhouden zoals het type, status van onderhoud, fabrikant, installatiedatum en toegangscodes. U heeft hierbij de beschikking over alle functionaliteiten van de inventarisbeheer module. • Cilinders: cilinders zijn gekoppeld aan sloten en deze kunnen eventueel vervangen worden. Bij verlies van een sleutel kunt u de locatie van de cilinders opvragen zodat deze eventueel vervangen kunnen worden. • Voorraad van sleutels: u kunt zien hoeveel sleutels er in voorraad zijn, aan wie sleutels uitgegeven zijn en of er sleutels vermist worden of gestolen zijn. • Sleutelbossen: meerdere sleutels kunnen worden samengevoegd tot een sleutelbos. Indien iemand de toegang tot een ruimte nodig heeft kan bepaald worden welke sleutelbos nodig is. Bij uitgifte van een sleutelbos worden alle individuele sleutels ook uitgegeven. • Ruimtes en apparatuur: aan iedere ruimte en aan alle apparatuur kunnen één of meerdere sloten toegewezen worden. U kunt per ruimte of apparaat zien wie er toegang heeft. • Logboek: voor iedere sleutel wordt bijgehouden wanneer en aan wie deze uitgegeven is. U kunt zien of de sleutel nog in gebruik is of wanneer deze weer ingeleverd is. Zo kunt u achteraf bepalen wie er op een bepaald moment toegang tot een ruimte heeft gehad. Het complete uitgifte- en innameproces kunt u beheren in Axxerion. • Tekeningen: sloten kunnen grafisch op een CAD-tekening getoond worden. De gebruiker kan de gegevens over cilinders, toegangscodes en sleutels opvragen door in de tekening op het slot te klikken. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Inkoop Het inkoopproces speelt een steeds belangrijkere rol in het behalen van de strategische doelstellingen van organisaties. Hoe koopt u slimmer, efficiënter, voordeliger en duurzamer in? Met de inkoopmodule kunt u gegevens bijhouden over producten en diensten die door uw organisatie of door anderen aangeboden worden. Naast algemene gegevens over prijzen, afmetingen, leveranciers en kortingen kunt u foto’s en documenten zoals gebruiksaanwijzingen en installatiehandleidingen vastleggen. Ook kunt u het complete purchase to pay proces beheren. Per productcategorie kan een onbeperkt aantal specifieke productkenmerken aangemaakt worden waar vervolgens op gezocht kan worden. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm bestellen in Axxerion:
Voorbeeldscherm bestellen via Intranet:
Voorbeelscherm bestellen via Internet:
De inkoopmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Leverancier: alle gegevens over leveranciers zijn centraal opgeslagen. U kunt per leverancier een onbeperkt aantal gegevens opslaan en direct doorklikken naar contracten, artikelen, bestellingen en facturen. Wijzigingen zijn onmiddellijk zichtbaar en de productinformatie kan vanuit verschillende locaties beheerd worden. U kunt leveranciers de mogelijkheid geven om hun eigen productinformatie bij te houden. • Voorraadbeheer: aan de hand van ingestelde minimum- en maximumvoorraad kunnen inkooporders automatisch gegenereerd worden. Leveringen kunnen geregistreerd worden zodat u op ieder moment inzicht heeft in de actuele voorraad. Door een koppeling met de voorrraadbeheermodule kunt u bijvoorbeeld ook zien waar een product in voorraad is en hoeveel er in bestelling zijn. • Webshops: het is mogelijk om webshops te koppelen aan Axxerion. Productinformatie en prijzen worden automatisch gesynchroniseerd. Inkoopopdrachten worden vanuit de webshop in Axxerion geïmporteerd zodat wanneer wenselijk eerst een workflow wordt doorlopen. Na bijvoorbeeld goedkeuring van de inkoopopdracht wordt automatisch een bevestiging gestuurd naar de webshop zodat de inkoopopdracht definitief wordt. • E-auction/RFQ: vanuit Axxerion kunt u leveranciers uitnodigen om deel te nemen aan een e-veiling waar de leveranciers kunnen bieden op de door u gevraagde producten of diensten. U organiseert de e-veiling met een transparant onderhandelingsproces gemakkelijk zelf. De biedingen kunt u vergelijken en de leveranciers die het beste prijzenpakket voorstellen kunt u selecteren voor een inkoopopdracht. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
ITIL Information Technology Infrastructure Library, meestal afgekort tot ITIL, is ontwikkeld als een referentiekader voor het inrichten van de beheerprocessen binnen een ICT-organisatie. Het resultaat van procesimplementatie met behulp van ITIL is vergelijkbaar met de ISO 9000-regulering in de niet-ICT-branche, waarbij alle onderdelen van de organisatie zijn beschreven en in een bepaalde hiërarchie qua bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn gerangschikt. Binnen de ITIL module van Axxerion worden op basis van best practice oplossingen bij onze klanten de diverse ITIL processen ondersteund. Deze verschillende processen zijn aan elkaar gekoppeld zodat de onderlinge samenhang altijd eenvoudig herkenbaar is. Zo is bij een Change bijvoorbeeld direct te zien welk Incident de aanleiding voor welk Problem vormde, welk Configuration Management Database (CMDB) item betrokken is en in welke release de oplossing gerealiseerd zal zijn. Voorbeeld van een CMDB item:
Voorbeeld van een Change:
Voorbeeld van een (deel van een) incidentenproces:
Voorbeelden van ITIL processen in Axxerion: • Incident Management: incident management helpt u om incidenten zo snel en goedkoop mogelijk op te lossen met zo weinig mogelijk impact op de organisatie en medewerkers. Axxerion heeft een ingebouwde workflow voor incidents gebaseerd op best practices bij vele organisaties. Incidents kunnen via een servicedesk of op basis van keuzevelden toegewezen worden aan een uitvoerdersgroep en indien nodig worden geëscaleerd. Natuurlijk kan de SLA automatisch worden bewaakt. • Configuration Management: via configuratie items kunt u de onderdelen van uw infrastructuur beschrijven en beheren. U weet precies wat waar staat, wanneer componenten geïnstalleerd zijn en wat er veranderd is. De CMDB is in Axxerion zeer uitgebreid samen te stellen en te koppelen aan andere objecten zoals bijvoorbeeld inventaris, gebruikers, beschikbare en verbruikte licenties, meterstanden etc. . • Problem Management: de gevolgen van problemen kunnen geminimaliseerd worden door het opbouwen van een database met bekende problemen, oplossingen of alternatieve oplossingen. Door analyse van problemen kunnen maatregelen ter voorkoming getroffen worden. Indien gewenst kunnen problemen gekenmerkt worden als FAQ en voor eindgebruiker inzichtelijk gemaakt worden. • Change Management: met change management kunt u veranderingen op een gestructureerde manier beschrijven, goedkeuren en documenteren. U kunt de impact en risico's van veranderingen op de verschillende configuratie items analyseren. Changes zijn direct of vanuit een incident aan te maken. Indien gewenst kan hier een (autorisatie) workflow aan gekoppeld worden. Implementatie van de Changes kunnen gegroepeerd worden via releases. • Release Management: met release management helpt Axxerion bij het plannen van veranderingen. U kunt zien wanneer releases gepland zijn, welke configuratie items betrokken zijn en wat er veranderd zal worden. • Service Level Management: u kunt service contracten aan configuratie items koppelen. Bij incidenten kunt u direct zien welke afspraken zijn gemaakt voor de beschikbaarheid en het oplossen van problemen. • (Self)servicedesk Management: o.a. Incidenten, Requests for Changes en Aanvragen kunnen door eindgebruikers gemeld worden via eenvoudige formulieren met single sign on functionaliteit indien gebruikers al ingelogd zijn op een intranet. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Projectenbeheer Vrijwel elke (facilitaire) organisatie of afdeling heeft te maken met projecten zoals deelname aan een beurs, het uitvoeren van een opdracht voor een klant of het bouwen van een nieuw kantoor. De projectenmodule helpt u om projectinformatie te beheren, kosten bij te houden en een budget op te stellen. Deze module biedt hulpmiddelen om samen te werken met interne en externe personen door middel van documentuitwisseling, discussie forums en issue tracking workflows. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Projecten:
Voorbeeldscherm Projectplanning en budget:
De projectenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Plannen: de projectmanager kan een projectplanning opstellen met hoofdtaken en neventaken en hieraan teamleden toewijzen. Voor ieder teamlid kunnen de toegangsrechten, de rol en de kosten per uur worden opgegeven. U kunt de geschatte en werkelijke tijd voor taken bijhouden en zien welke taken niet voor de kritische datum uitgevoerd zijn. In de projectkalender kunt u belangrijke data zoals milestones en vergaderingen bijhouden. Alle teamleaden heben toegang tot deze kalender. • Urenstaten: teamleden kunnen urenstaten invullen waarbij aangegeven wordt hoeveel tijd er aan een bepaald project of aan een bepaalde activiteit besteed is. Deze informatie wordt gebruikt om de planning aan te passen en kan ook voor urendeclaraties gebruikt worden. • Budget en facturen: in het projectbudget kunt u items aanmaken en een begroting maken voor de omzet en kosten. U kunt zien welke bedragen al goedgekeurd of betaald zijn via bestellingen en facturen. Vervolgens kunt u alle inkomende en uitgaande facturen voor het project bijhouden. Nadat een factuur goedgekeurd is wordt het betaalde bedrag in het budget aangepast of u kunt de informatie exporteren naar een financieel systeem voor verdere bewerkingen. Uitgaande facturen kunt u automatisch maken op basis van urenstaten of voortgang van fixed-price projecten. • Forums: via de discussieforums kunt u op informele wijze van gedachten wisselen met andere teamleden. U kunt items bekijken, reageren op items van andere teamleden of zelf een nieuw item aanmaken. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Energiebeheer Het thema duurzaamheid in relatie tot energieverbruik; u kunt er niet omheen. Deze module draagt bij aan uw bewustzijn en inzicht ten aanzien van uw energiebeheer. U heeft de mogelijkheid om op zeer eenvoudige wijze alle relevante soorten meters en de periodiek op te nemen meterstanden te registreren. Vervolgens kan er worden gerapporteerd op verbruik en kosten en kunnen trends geanalyseerd worden. Alle relevante soorten meters kunnen worden vastgelegd in Axxerion als inventarisobject. Het is mogelijk de algemene gegevens zoals het soort meter, het model en het serienummer vast te leggen. Meters kunnen gekoppeld worden aan een gebouw, een ruimte of een machine maar ook aan bijvoorbeeld een contract met een energieleverancier. Daarnaast kunnen periodiek de meterstanden worden vastgelegd. Voorbeelden van meterstanden zijn: het energieverbruik van gas, elektra en water maar bijvoorbeeld ook van de draaiuren van een machine, de afname van het aantal kopjes koffie uit een koffieautomaat, de kilometerstand van een voertuig, of bijvoorbeeld telefoontikken. Door het vastleggen van de meterstand en de datum waarop de waarde gemeten wordt, kan het verbruik over een bepaalde periode berekend worden. Voor het energieverbruik is het mogelijk om via onze krachtige rapportagetools het verbruik per tijdseenheid overzichtelijk te tonen en het verbruik grafisch weer te geven. Voorbeeldscherm Energiebeheer:
Voorbeeld Energiebeheer per vestiging:
De module energiebeheer ondersteunt o.a. de volgende functies: • Notificatie: het is mogelijk om op vooraf bepaalde momenten de betrokkenen automatisch per e-mail te berichten indien de meterstanden opgenomen dienen te worden. • Meterstanden online: doordat Axxerion web based is, kunnen de meterstanden per vestiging online worden doorgegeven en kunt u direct centraal beschikken over alle data. • Doorbelasten: behalve het vastleggen van de meetwaarden kunt u ook een prijs per eenheid aan de meters koppelen. Op deze wijze kunnen tarieven berekend en eventueel (intern) doorbelast worden. • Onderhoud: op basis van de draaiuren van een machine kan bijvoorbeeld het tijdstip waarop onderhoud moet plaatsvinden berekend worden. De bijbehorende werkorder(s) worden dan automatisch gegenereerd. • Grafieken: de actuele waarde, ofwel meterstand, kan worden afgezet tegen één of meerdere instelbare drempelwaarden. Bijvoorbeeld: normaal, waarschuwing en kritiek. De actuele stand wordt middels een ‘naald’ op een meter (voorzien van een schaalverdeling) weergegeven. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Voorraadbeheer Met de voorraadbeheermodule kunt u voorraden in verschillende magazijnen bijhouden. Voor ieder product kunt u de minimale en maximale voorraad opgeven en de prijs en verpakkingseenheden bepalen. Er kunnen automatisch bestellingen voor de verschillende leveranciers aangemaakt worden en u kunt per product zien welke transacties er gedaan zijn. Deze gegevens kunnen u helpen bij het besparen van kosten door het optimaliseren van uw voorraad en bestelhoeveelheden. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden.
De voorraadbeheermodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Voorraadniveaus: bij ieder artikel kunt u de minimum, maximum en huidige voorraad zien en de aantallen van inkomende en uitgaande bestellingen. Op basis van historische voorraadniveaus kunt u de voorraad over een bepaalde periode via grafieken tonen zodat u snel inzicht krijgt in fluctuaties en eventuele overschrijdingen van de minimale of maximale voorraad. Hierdoor kunt u de inkoop beter plannen. • Prijzen en eenheden: voor ieder product kunt u aparte eenheden opgeven voor valuta, dimensies, gewicht, prijs, korting en verpakking. De eenheden kunnen automatisch geconverteerd worden bij overzichten en bestellingen. • Uitgifte van bestellingen: voor uitleveringen kunnen pakbonnen en verzamellijsten aangemaakt worden met de meest efficiënte looproute en voorkeurslocaties. Het aantal geleverde artikelen wordt op de order bijgewerkt. • Transacties en catalogi: de voorraad wordt bijgehouden door binnenkomende en uitgaande transacties. Voor elke transactie kunt u de datum, uitvoerder, aantal items en soort item bijhouden. Items in een magazijn kunnen gekoppeld worden aan een catalogus zodat algemene productinformatie slechts op één plaats aangepast hoeft te worden. • Exporteren: voorraad transacties, voorraad niveaus en bestellingen kunnen geëxporteerd worden voor verdere bewerking in andere systemen. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Catalogusbeheer Met de catalogusbeheermodule kunt u gegevens bijhouden over producten en diensten die door uw organisatie of door anderen aangeboden worden. Naast algemene gegevens over prijzen, afmetingen en leveranciers kunt u foto's en documenten zoals gebruiksaanwijzingen en installatiemanuals beheren. U kunt per productcategorie een onbeperkt aantal specifieke productkenmerken aanmaken en hier vervolgens op zoeken. De module catalogusbeheer ondersteunt o.a. de volgende functies: • Internet: productinformatie kan vanuit verschillende locaties bekeken en beheerd worden, wijzigingen zijn onmiddellijk zichtbaar. U kunt leveranciers de mogelijkheid geven om hun eigen productinformatie bij te houden. • Categorieën: u kunt uw eigen categorieën en sub-categorieën opstellen voor het indelen van de inventaris en catalogus. Items kunnen bij meerdere categorieën ingedeeld worden en u kunt via een mappenstructuur door de catalogus bladeren. • Attributen: u kunt zelf attributen aanmaken voor een categorie. Bijvoorbeeld in de categorie 'computer' kunt u attributen 'geheugen' en 'disk grootte' aanmaken en in de categorie 'auto' het type 'brandstof'. • Documenten: alle informatie die betrekking heeft op een bepaald object kunnen worden opgeslagen en online bekeken worden. Voorbeelden zijn handleidingen, licentie overeenkomsten, foto's en instructievideo's. • Zoeken: u kunt naar producten en diensten zoeken op basis van productkenmerken die u zelf bepaald heeft. Na het uitkiezen van de product categorie worden de specifiek productkenmerken in het zoekscherm getoond.
• Leveranciers: voor ieder product kunt u de leverancier en fabrikant bijhouden. Via de contacten module kunt u het profiel van deze organisaties bijhouden en openstaande orders en facturen bekijken. • Voorraad: door de koppeling met de voorraadbeheer module kunt u zien waar een product in voorraad is en hoeveel er in bestelling zijn. • Configuraties: u kunt relaties tussen producten opgeven. Bijvoorbeeld bij een computer horen 2 speakers, een muis en een toetsenbord. U kunt aangeven of bepaalde onderdelen verplicht of optioneel zijn. • Alternatieven: u kunt voor ieder item een lijst van alternatieven opgeven voor het geval een bepaald onderdeel niet leverbaar is. Dit kan een product zijn met soortgelijke specificaties of hetzelfde product van een andere leverancier.
• Reserveonderdelen: een lijst met reserve onderdelen kan aan een product gekoppeld worden. Dit zijn verwijzingen naar andere producten in de catalogus. Zo kunt u bij onderhoud aan een machine zien welke onderdelen besteld moeten worden. • Prijzen: van een product kunnen aankoop prijzen, verkoop prijzen en kortingen bijgehouden worden. U kunt hierbij de prijseenheid, verpakkingseenheid en minimum bestelhoeveelheid ingeven. Voor alle prijzen kan de historie bijgehouden worden. • Eenheden: voor ieder product kunt u aparte eenheden opgeven voor valuta, dimensies, gewicht, prijs en verpakking. De eenheden worden automatisch geconverteerd bij het maken van overzichten en bestellingen. • Codering: ieder item in de catalogus kan op verschillende manieren gecodeerd worden. U kunt uw eigen coderingschema opstellen of gebruik maken van een standaard NEN codering voor producten en diensten. • Orders: producten en diensten in de catalogus kunnen toegevoegd worden aan offertes, werkorders, orders en facturen. U kunt uw eigen catalogus van interne producten en diensten opbouwen. • Import: de gegevens van producten, inclusief specifieke categorieën en attributen, kunnen automatisch via email of FTP geïmporteerd of aangepast worden. Zo kunt u de catalogus synchroniseren met de catalogi van leveranciers. • Export: u kunt automatisch een catalogus met foto's en product informatie aanmaken in PDF formaat. U kunt eventueel middels een selectie bepalen of alle items opgenomen moeten worden of een gedeelte. De module kan aangepast worden voor iedere gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
CAD integratie Als u bestaande CAD tekeningen van een gebouw heeft, dan kunt u deze gebruiken om automatisch ruimtes en deelruimtes in Axxerion aan te maken. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. Via hyperlinks in de CAD tekening kunt u koppelingen maken met ruimtes, personen of inventaris in Axxerion zodat u vanuit een tekening direct een object kunt openen. U kunt aan een tekening meerdere kleurenpaletten koppelen om vlekkenplannen te maken op basis van bijvoorbeeld afdeling, ruimtegebruik of bezettingsgraad. De module voor CAD integratie ondersteunt o.a. de volgende functies: • Tekeningen bekijken en voorzien van een verklaring: u kunt DWG en DWF bestanden aan ruimtes en verdiepingen koppelen. De DWG bestanden worden automatisch geconverteerd naar PDF. U kunt vloerplannen direct vanuit een ruimte in Axxerion bekijken. • Automatisch aanmaken van ruimtes: met een DWG tekening kunt kunt u automatisch ruimtes aanmaken in Axxerion. U hoeft alleen een hyperlink met een referentie aan een polyline van de ruimte te koppelen. Deelruimtes worden automatisch gekoppeld. • Berekenen van oppervlaktes: het oppervlak van een ruimte wordt uit de tekening berekend. Indien er binnen een polyline een andere polyline valt met dezelfde referentie wordt zowel het totaal oppervlak als vrij verhuurbaar oppervlak berekend. • Actualiseren van ruimte informatie: na het aanbrengen van veranderingen in de DWG tekeningen, kunnen deze opnieuw geïmporteerd worden. De oppervlaktes worden automatisch herberekend en ruimtes worden aangemaakt of verwijderd afhankelijk van de geometrie. • Vlekkenplannen: u kunt interactief vlekkenplannen maken zonder gebruik te maken van een CAD pakket. U kunt dezelfde tekening op verschillende manieren inkleuren, bijvoorbeeld op basis van ruimtegebruik of bezettingsgraad. • BVO, NVO, VVO: als u bestaande CAD tekeningen van een gebouw heeft, dan kunt u deze gebruiken om automatisch ruimtes en deelruimtes in Axxerion aan te maken. Dit is inclusief de m² voor bijvoorbeeld BVO, NVO of VVO. • Hyperlinks naar objecten: u kunt direct vanuit de tekening doorklikken naar een object in Axxerion. Dit wordt gebruikt om bijvoorbeeld snel gegevens over de leverancier of het aantal openstaande werkorders te bekijken. • NEN-2580: u kunt huurberekeningen op basis van de NEN-2580 maken voor bijvoorbeeld algemene ruimtes, verkeersoppervlakten, etc.
Voorbeeld van DWG hyperlinks:
Voorbeeld van vlekkenplan:
Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Contactbeheer (CRM) Relatiebeheer valt of staat met een goed systeem waarin u alle informatie over uw klanten, leveranciers en partners kunt beheren, bewerken en analyseren. Met onze contactenmodule wordt al uw informatie centraal en veilig beheerd. Wanneer u maar wilt en waar u ook bent; u kunt uw informatie altijd raadplegen, aanpassen of aanvullen. Vanaf uw werkplek, vanuit huis of als u onderweg bent. Met deze module kunt u meer dan alleen adresgegevens opzoeken en gespreksverslagen opvoeren. Zo kunt u bijvoorbeeld snel en gemakkelijk mailings naar prospects versturen, bij een klant raadplegen wie aan wie rapporteert of opzoeken welke service en producten een partner aanbiedt. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Voorbeeldscherm Contacten:
De contactenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Organisatiestructuur: relaties tussen organisaties, divisies en afdelingen kunnen via een hiërarchie gespecificeerd worden. Contactinformatie zoals adressen en telefoonnummers worden automatisch door onderliggende niveaus overgenomen indien deze niet apart gespecificeerd zijn. Een persoon kan meerdere functies bij verschillende organisaties of afdelingen bekleden. Voor iedere functie kan een apart contact aangemaakt worden met de specifieke contactinformatie. Adresgegevens worden centraal beheerd en kunnen vervolgens aan personen, organisaties of gebouwen gekoppeld worden. Adreswijzigingen hoeven derhalve slechts op één plaats doorgevoerd te worden. • Interacties: alle mogelijke interactievormen kunnen worden bijgehouden. Denk aan telefoongesprekken, brieven, bezoekverslagen en notulen van vergaderingen. Aan elke interactie kunnen taken gekoppeld worden en per interactie kan een statusoverzicht van openstaande en uitgevoerde taken opgevraagd worden. • Leads opvolgen: u kunt leads beheren en voor iedere lead de omzet, kans, beslissingstermijn en eventuele commissies bijhouden. U kunt snel een gewogen gemiddelde voor de verwachte omzet per klant, partner en account manager opvragen. U kunt leads ook groeperen in categorieën (per branche, postcodegebied, etc.), u kunt hierna verschillende rapportages aanmaken die u helpen bij besluitvorming.
• Offertes: u kunt offertes aanmaken, per e-mail versturen en de status van online offertes beoordelen. Via zelf in te vullen workflows kunt u ervoor zorgen dat het offerteproces op een consistente en gestructureerde manier verloopt. • Lijsten en mailings: u kunt de diverse contacten in lijsten opslaan. Wilt u bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een nieuwsbrief versturen aan een bepaalde groep, dan kunt u deze lijst selecteren. U kunt deze lijsten ook gebruiken om etiketten te printen of een enquête te versturen. U kunt realtime beschikken over diverse (commerciële) rapportages. Hieronder een salesdashboard:
Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Online enquêtes Weten wat er speelt in de markt, onder uw medewerkers of binnen uw klantengroep: het is niet alleen waardevol en interessant, het is nodig om met uw producten en/of diensten aan te blijven sluiten op de wensen van uw interne en externe relaties. Deze module vereenvoudigt het doen van bijvoorbeeld een marktonderzoek, identiteitsonderzoek of tevredenheidsonderzoek. Uw respondenten ontvangen een uitnodiging per e-mail en met één klik openen ze de vragenlijst op internet. Dit draagt niet alleen bij aan uw gemak, maar ook aan een zo hoog mogelijke respons. Binnen de enquêtemodule kunt u gebruik maken van verschillende vragensoorten: vrije tekst, enkelvoudige keuzes, keuzetabellen en meerkeuzevragen. Vervolgens zijn er verschillende mogelijkheden om de resultaten te analyseren of te exporteren naar andere systemen. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. De enquêtemodule ondersteunt o.a. de volgende functies: • Eenvoudig opstellen: u kunt online een enquête samenstellen met secties, open vragen, multiple choice vragen en helpteksten. Via de preview mode kunt u zien hoe de enquête eruit komt te zien. • E-mail: vanuit de contactenmodule kan er een selectie gemaakt worden met ontvangers. Elke ontvanger krijgt een gepersonaliseerde e-mail met een link om het formulier te openen. U kunt enquêtes ook opstellen voor algemeen publiek van wie de gegevens niet in Axxerion zijn opgeslagen. Elke enquête heeft een unieke URL die u zelf kunt bepalen. U kunt deze URL opnemen in een email of social media bericht of publiceren op uw website. • Online invullen: door op een link in een e-mail te klikken wordt een browser met de enquête geopend. U kunt bij de vragen begeleidende teksten opnemen en de enquête over meerdere pagina's verdelen. • Herinnering: na het uitsturen van de enquête kunt u een herinnering versturen naar alle personen en organisaties die nog niet gereageerd hebben. U kunt ook na het uitsturen van de enquête nieuwe personen toevoegen en alleen deze personen een uitnodiging sturen. • Snelle evaluatie: op ieder moment is er een overzicht van het aantal ingevulde formulieren en kunt u de ingevulde formulieren online bekijken. Per vraag worden de aantallen en percentages van de antwoorden getoond. Met ingebouwde filter-opties kunt u snel antwoordformulieren zoeken op basis van antwoorden. Zo kunt u bijvoorbeeld formulieren bekijken van personen die een zeer positief of negatief antwoord op een bepaalde vraag hebben gegeven. Antwoorden kunnen ook geëxporteerd worden naar een CSV bestand. U kunt hiermee verdere analyses maken en grafieken opstellen in bijvoorbeeld Excel. • Klanttevredenheidsonderzoek: de enquêtemodule is geïntegreerd met meldingen. U kunt automatisch een enquêteformulier uitsturen nadat een melding afgehandeld is. Dit kan voor elke melding of bijvoorbeeld om de 10 meldingen.
Voorbeeld enquêteformulier:
Voorbeeld evaluatie enquête:
Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Axxerion Mobile Met Axxerion Mobile kunt u informatie opvragen en bijwerken via uw smartphone of tablet. Met deze mobile app beschikt u over meerdere functies binnen verschillende modules, zoals het opvragen van een takenlijst, contacten opzoeken, urenstaten invullen, werkorders afhandelen of een checklist invullen. Als er geen wireless verbinding is, kunt u offline in deze modules werken en de gewijzigde of aangevulde informatie later synchroniseren. Axxerion Mobile is beschikbaar voor iOS en Android. Ook kunt u via Google Chrome inloggen op de mobiele versie van Axxerion. Voorbeeldscherm Axxerion Mobile op smartphone:
Axxerion Mobile heeft o.a. de volgende voordelen: Up to date informatie: op ieder moment kunt u de meest recente informatie inzien en/of aanpassen. Nieuwe taken komen direct binnen en werkorders kunt u op locatie afsluiten. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om bij werkorders direct het verbruik van materiaal en de benodigde arbeidsuren vast te leggen. Als u op locatie een storing constateert kunt u er met uw smartphone een foto van maken en de foto als bijlage opslaan. De melding kunt u daarna direct indienen. Minder fouten: input kan worden gecontroleerd op volledigheid en geldigheid. Fouten als gevolg van een onduidelijk handschrift of verloren fysieke documenten behoren tot de verleden tijd. Snellere verwerking: informatie hoeft niet te worden gescand of ingevoerd vanaf papier, maar wordt digitaal gesynchroniseerd. Dit voorkomt foutgevoelig invoerwerk en zorgt ervoor dat gegevens direct uit het veld beschikbaar zijn. Online en offline: u kunt de gewenste data downloaden, opslaan en aanpassen, zelfs als er geen internetverbinding beschikbaar is. Dit bespaart kosten en zorgt ervoor dat u overal kunt werken. Wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd wanneer u weer online bent. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Rapportages (Business Analyse) Sturen en bijsturen doet u op basis van relevante en actuele managementinformatie. Het interpreteren en analyseren van deze informatie valt of staat met de wijze waarop de informatie gerapporteerd wordt. Rapportages zijn nodig om op operationeel, strategisch en tactisch niveau inzicht te geven in hoe uw facilitaire afdeling presteert. Standaard bevat Axxerion enkele honderden rapporten, verdeeld over de diverse modules. Behalve deze standaard rapporten, kunnen ook nieuwe rapporten worden toegevoegd. Dit kunnen onze consultants voor u doen, maar na het volgen van de juiste training, kunt u ook zelf rapporten maken. Rapporten kunnen aangepast worden voor diverse gebruikersgroepen, en per gebruikersgroep kan worden aangegeven welke rapporten zichtbaar mogen zijn. De rapportages kunnen direct bekeken worden en worden omgezet naar een PDF bestand zodat ze opgeslagen en geprint kunnen worden. Ook is het mogelijk om een rapport direct in Excel in te lezen voor verdere analyse. Rapporten kunnen volledig automatisch op basis van een in te stellen frequentie gedraaid worden en per email in HTML, CSV of PDF formaat aan één of meerdere personen verstuurd worden. Voorbeeld dashboard:
De rapportagemodule ondersteunt o.a. de volgende functies: Filters: er kunnen voor een rapport meerdere filters aangemaakt worden met velden van verschillende objecten. U kunt gebruik maken van operatoren, standaard waarden en dynamische variabelen zoals 'vorige week', 'gebruiker' of 'mijn afdeling'. Subtotalen: de resultaten kunnen op basis van verschillende kolommen gegroepeerd worden. U kunt vervolgens per kolom opgeven of er subtotalen getoond moeten worden en of dit op basis van som of gemiddelde berekend moet worden. Formules: u kunt kolommen aanmaken met berekende velden waarbij u gebruik kunt maken van expressies, formules en condities. Er zijn standaard functies beschikbaar voor afronden, minimum/maximum berekening, tijdberekeningen en formattering. Grafieken: resultaten kunnen getoond worden in de vorm van lijsten of grafieken. U heeft hierbij de keuze uit verschillende soorten grafieken zoals lijndiagram, staafdiagram, taartdiagram, tijddiagram en meter. De grafieken werken ook met kolommen met formules. Dashboard: u kunt zelf digitale dashboards configureren met grafieken, meters of lijsten. U kunt de dashboards eenvoudig aanpassen en voor elk type object zoals een gebouw, project of machine een eigen dashboard specificeren. Wanneer een dashboard wordt geselecteerd worden de gegevens realtime geactualiseerd en gepresenteerd.
Formulieren: u kunt uw eigen formulieren ontwerpen met Microsoft Word. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor facturen, bestellingen of reserveringen. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
Financieel Als het om cijfers gaat, luistert het nauw. Een kleine miscalculatie kan grote gevolgen hebben. Onze financiële module draagt bij aan het beter 'in control' zijn als het gaat om uw financiële huishouding. U kunt de module gebruiken voor de verwerking van budgetten en voor de omzet en kosten uit projecten, gebouwen of inventaris. U kunt ook een rekeningenstelsel opzetten, budgetcodes aanmaken en BTW-tarieven invoeren. U kunt in feite uw complete boekhouding bijhouden in Axxerion. U kunt een onbeperkt aantal administraties voeren, waaronder bijvoorbeeld verhuuradministraties. Facturen en bestellingen kunnen in de module worden goedgekeurd en u kunt rekeningnummers toewijzen voor verdere verwerking naar het grootboek. Ook kunt u de informatie exporteren naar een financieel systeem of direct een balans en verlies- en winstrekening maken. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Voorbeeldscherm Financieel:
De financiële module ondersteunt o.a. de volgende functies: • Inkoopfacturen: inkomende facturen kunnen ingevoerd worden waarbij u de originele factuur als bijlage kunt opslaan. Nadat de factuur goedgekeurd is, kan deze geboekt worden. U kunt zelfs leveranciers direct facturen in het systeem laten invoeren om zo papierwerk overbodig te maken. Facturen blijven niet meer op afdelingen slingeren maar worden via het systeem doorgestuurd naar diegene die ze moeten goedkeuren. Uw administratie is op deze manier volledig gedigitaliseerd. • Verkoopfacturen: u kunt verkoopfacturen automatisch (vanuit bijvoorbeeld contractenmodule) genereren. Nadat de factuur is goedgekeurd kunt u deze als PDF document per e-mail versturen en de factuur vervolgens boeken. • Wisselkoers en BTW BTW: alle geldbedragen worden in lokale valuta ingevoerd en automatisch omgezet op basis van wisselkoersen. Historische wisselkoersen kunnen bewaard worden. Tevens kunnen namen en percentages van BTW tarieven ingevoerd worden. Deze BTW tarieven worden binnen meerdere modules gebruikt. • Betalingen: u kunt bankafschriften inboeken, betalingen voor facturen registreren en een ClieOp-bestand aanmaken voor elektronische betalingen. Het is mogelijk om één betaling aan meerdere facturen te koppelen of meerdere betalingen aan één factuur. • Balans en V & W rekening: een verlies- en winstrekening kan op basis van de omzet en kosten die geboekt zijn worden opgesteld. De eindbedragen van een grootboekrekening kunnen automatisch worden doorgeschoven naar de openingsbalans. Nadat alle rekeningen, kas- en bankmutaties verwerkt zijn kunt u een balans laten opstellen. • Budgetten: het is mogelijk om meerdere budgetten tegelijk te beheren, bijvoorbeeld een algemeen jaarbudget en een aantal budgetten voor projecten. Voor ieder budget-item kunt u de actuele status met de begroting vergelijken. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.
