MBO Card 2015-2016
VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING?
Deze handleiding is bedoeld voor de persoon of de personen die op de MBO-scholen de taken verrichten die met de MBO Card te maken hebben. CJP noemt de persoon die deze taak uitvoert de MBO Card -contactpersoon.
HOE WERKT DEZE HANDLEIDING? In de handleiding worden twee handelingen uitgelegd: het bestellen van de MBO Cards voor de studenten door hun gegevens aan te leveren en hoe de MBO Card geactiveerd kan worden. De online handelingen worden aan de hand van screenshots uitgelegd. Onder het screenshot staat links uitleg over de handeling en rechts wordt aangegeven welke actie nodig is.
BIJVOORBEELD:
ACTIE
UITLEG Gebruik de gegevens die zijn toegestuurd om in te loggen op www.mbocard-info.nl . klik op ‘inloggen’
2
1. MBO Card BESTELLEN WWW.MBOCARD-INFO.NL
De gegevens van studenten en docenten aanleveren
Er is bij de aanmelding aangegeven of uw school de gegevens centraal of decentraal (per vestiging) aanlevert. Is er aangegeven dat er centraal wordt aangeleverd, dan zal er 1 inlogcode verstrekt worden. Alle leerlinggegevens van alle vestigingen zullen op deze inlog aangeleverd moeten worden. Dit kan in meerdere sessies. Is er aangeven dat de gegevens per vestiging worden aangeleverd, dan worden er zoveel inloggegevens verstrekt als dat er vestigingen zijn. De hele procedure wordt dan per vestiging uitgevoerd.
2. MBO Card
ACTIVEREN
WWW.CJP.NL/ACTIVEREN
Student- en docentpassen activeren
3
1. DE GEGEVENS AANLEVEREN Het aanleveren van de gegevens bestaat uit 6 onderdelen:
1.1 Voorbereiden 1.2 Inloggen 1.3 Gegevens controleren 1.4 Gegevens van docenten uploaden 1.5 Gegevens van studenten uploaden 1.6 Opslaan en verzenden
WELKOM OP WWW.MBOCARD-INFO.NL
GEEN INLOGGEGEVENS ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het CJP MBO-nummer naar
[email protected]
LET OP ! De gegevens die worden aangeleverd kunnen door de computers van CJP maar op één manier verwerkt worden. Het is daarom van belang dat de bestanden die worden geüpload zorgvuldig worden voorbereid, zodat ze precies voldoen aan het format. Als dit niet het geval is zal het bestand, of delen ervan niet kunnen worden geüpload .
4
1.1 Voorbereiden Het voorbereiden van de bestanden is het meest cruciale onderdeel. Als dit zorgvuldig en goed gebeurt, is het uploaden geen probleem. Op pagina 7 staan de gegevens die verzameld moeten worden. Gebruik dezelfde spelling en volgorde als beschreven onder ‘kolomkoppen’.
UITLEG
ACTIE
Alle gegevens moeten via de ordersite aangeleverd worden. Dit is veilig en het gaat snel als de bestanden goed en zorgvuldig voorbereid zijn.
CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE GEGEVENS BESCHIKBAAR ZIJN
VEILIGHEID Onderin uw scherm staat een ‘gesloten slotje’. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het certificaat. Als hier staat: ‘uitgegeven aan www.cjp-info.nl’, weet u dat u een beveiligde verbinding heeft met de site van CJP.
CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE GEGEVENS KLOPPEN
PLAATS ZO NODIG EEN LANDENCODE ACHTER DE PLAATSNAAM VAN DE STUDENTEN UIT HET BUITENLAND
STUDENTEN DIE IN HET BUITENLAND WONEN Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het studentenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. Bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D).
5
UITLEG BENODIGDE GEGEVENS De benodigde gegevens voor de studenten komen uit de leerlingenadministratie. Vanuit het administratiepakket dient u een Excelbestand te maken waarin de gegevens volgens het beschreven format worden gezet (zie pagina 7). BESTANDEN KLAARZETTTEN De studentgevens kunnen in één bestand worden aangeleverd. Het kan ook in meerdere bestanden en sessies. Elke keer als er een bestand succesvol geüpload is, wordt dit geregistreerd en kunt u dit terugvinden in het statusoverzicht op de orderwebsite. Ook docentgegevens kunnen in meerdere sessies en/of bestanden worden aangeleverd.
6
KLAARZETTEN STUDENTGEGEVENS IN EXCEL
UITLEG
ACTIE
Het is van groot belang dat bij het aanmaken van een Excelbestand het vastgestelde format gebruikt wordt. Alleen dan kan onze computer
MAAK EEN EXCELBESTAND ZET IN RIJ 1 EXACT DEZELFDE KOLOMKOPPEN ALS HIERNAAST BESCHREVEN
de geüploade gegevens goed verwerken. DE KOLOMKOPPEN Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde volgorde voorletters roepnaam tussenvoegsels achternaam straat huisnummer huisnummer toevoegsels postcode plaatsnaam geboortedatum geslacht klas leerlingnummer e-mailadres
VUL HET EXCEL VANUIT DE ADMINISTRATIE-SOFTWARE MET DE JUISTE STUDENTGEGEVENS LET OP: ALS EEN EXPORT VANUIT DE ADMINISTRATIESOFTWARE DE KOLOMMEN MET GEGEVENS IN EEN ANDERE VOLGORDE ZET, DIENT U EERST DE KOLOMMEN MET GEGEVENS IN DE JUISTE VOLGORDE PLAATSEN. ZET DAARNA DE JUISTE KOLOMKOPPEN ERBOVEN
7
UITLEG
GEBRUIK VAN CODERING In de kolom ‘geslacht’ dient een verplichte code gebruikt te worden.
ACTIE
GEBRUIK DE JUISTE CODERING: In kolom K - Geslacht M = man V = vrouw
WOONPLAATS BUITENLAND Let op bij plaatsnamen in het buitenland. Hier moet een (B) voor België of een (D) voor Duitsland achter de plaatsnaam gezet worden.
VUL HET EXCELSHEET MET GEGEVENS EN SLA HET OP ALS:
OF STUDENTMBOCARD.XLS OF STUDENTMBOCARD.XLSX
8
KLAARZETTEN DOCENTGEGEVENS MET EXCEL
LET OP: er zijn 90 gratis docentenpassen beschikbaar voor de gehele school. Als het bestand meer dan 90 docenten bevat, zal er voor de eerste 90 in het bestand een docentenpas worden aangemaakt. De rest wordt afgekeurd. UITLEG Gegevens van docenten en medewerkers kunnen in een Excelbestand ingevoerd worden. Ook hierbij dient het format exact gevolgd te worden.
ACTIE MAAK EEN EXCELBESTAND ZET IN RIJ 1 EXACT DEZELFDE KOLOMKOPPEN ALS HIERNAAST BESCHREVEN VUL HET EXCEL MET DE JUISTE DOCENTGEGEVENS
DE KOLOMKOPPEN Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde volgorde voorletters voornaam tussenvoegsels achternaam geboortedatum geslacht functie e-mailadres
9
UITLEG
ACTIE GEBRUIK DE JUISTE CODERING:
GEBRUIK VAN CODERING In de kolom ‘geslacht’ dient een verplichte code gebruikt te worden.
In kolom F - Geslacht M = man V = vrouw
VERZAMEL DE DOCENTGEGEVENS VAN DE DOCENTEN VOOR WIE EEN CJP DOCENTENPAS WORDT AANGEVRAAGD ZET ALLE GEGEVENS IN HET BESTAND SLA HET BESTAND OP ALS DOCENTMBOCARD.XLS OF DOCENTMBOCARD.XLSX
10
1.2 INLOGGEN
UITLEG
ACTIE
Gebruik de gegevens die zijn toegestuurd om in te loggen op www.mbocard-info.nl . KLIK OP ‘INLOGGEN’
Wachtwoord kwijt?
KLIK OP ‘ WACHTWOORD VERGETEN’
1.3 GEGEVENS CONTROLEREN
UITLEG
ACTIE
Dit scherm is een overzicht van de order van de school.
11
CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP ‘INSTELLING AANLEVEREN’
UITLEG
ACTIE
In dit scherm kan gecontroleerd worden welke gegevens al zijn aangeleverd.
CONTROLEER DE GEGEVENS
UITLEG
KLIK OP ‘START AANLEVERING’
ACTIE
In dit scherm kan gecontroleerd worden of er voor de juiste vestiging wordt aangeleverd.
CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
12
UITLEG
ACTIE
Het uploaden van bestanden kan in meerdere sessies gedaan worden. In dit scherm staat de huidige stand. U kunt alle eerdere uploads verwijderen door op ‘reset aantallen’ te klikken. Onder ‘start nieuwe aanlevering’ vult u in hoeveel personen er in DEZE SESSIE worden aangeleverd. Vul 0 in als er in deze sesie geen docent- of geen studentgegevens worden aangeleverd.
VUL HET AANTAL DOCENTEN EN HET AANTAL STUDENTEN IN DAT IN DEZE SESSIE GEUPLOAD WORDT GEEN DOCENTEN-UPLOAD IN DEZE SESSIE? VUL 0 IN GEEN STUDENTEN-UPLOAD IN DEZE SESSIE? VUL 0 IN
KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
13
1.4 GEGEVENS VAN DOCENTEN UPLOADEN LET OP: Als er bij ‘start nieuwe aanlevering’ ‘0’ is ingevuld bij docenten, kunt u verder gaan naar pagina 17 : gegevens studenten uploaden
UITLEG
ACTIE
U heeft een bestand ‘docentenmbocard.xls of docentenmbocard.xslx voorbereid. In dit scherm kunt u dit bestand naar CJP uploaden.
KLIK OP ‘BESTAND KIEZEN’
RODE BALK MET FOUTMELDING Tijdens het uploaden van het bestand kunnen er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is gemaakt. Heeft het bestand kolomkoppen? Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? Zijn alle kolomkoppen goed gespeld? Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden? In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er gemaakt is.
14
BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET JUISTE BESTAND TE KIEZEN KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
ALS HET BESTAND NIET GEUPLOAD KAN WORDEN: CORRIGEER HET EXCELBESTAND VOLGENS DE AANWIJZING (FOUTMELDING) OP DE SITE EN SLA HET BESTAND OP KLIK OPNIEUW OP ‘BESTAND KIEZEN’ BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET VERBETERDE BESTAND TE UPLOADEN
1
2
3
UITLEG
ACTIE
In dit scherm staan de volgende mogelijkheden: 1
1
OVERZICHT JUISTE DOCENTEN Deze gegevens kloppen volgens het format. 2
2
OVERZICHT DOCENTEN MET EEN WARNING Deze gegevens zijn niet conform het format of onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens die niet verplicht aangepast hoeven te worden. Als de warning wordt ‘goedgekeurd’, betekent dit dat de gegevens niet worden aangepast en hierdoor wordt de gewenste informatie niet aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie. We raden altijd aan de gegevens zo volledig mogelijk aan te leveren. 3
worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet door het systeem verwerkt.
15
ZIJN ER GEGEVENS MET EEN WARNING
Als u de gegevens WEL wilt wijzigen kunt u op ‘vorige stap’ klikken. U verbetert het bestand en uploadt het opnieuw (zie pag. 14) Als u de gegevens NIET wilt wijzigen ZET EEN VINK IN ‘WARNING GOEDKEUREN’ OF KLIK OP ‘ALLE DOCENTEN MET EEN WARNING GOEDKEUREN’
3
OVERZICHT DOCENTEN MET EEN FOUT Deze gegevens zijn niet conform het format en/ of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht
ZIJN ALLE GEGEVENS JUIST? KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
ZIJN ER GEGEVENS MET EEN FOUT
Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren. (zie pagina 16)
UITLEG
ACTIE
Gegevens met een fout moeten aangepast of ver-
3
Zijn er gegevens met een fout?
beterd worden. De meest voorkomende warnings
AANPASSEN VAN GEGEVENS MET EEN FOUT KAN OP 2 MANIEREN:
en fouten bij een docentenbestand:
BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN Het bestand is niet volgens het juiste format opgemaakt.
1. HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW UPLOADEN:
E-MAIL ONTBREEKT
1. PAS IN EXCEL HET GEHELE BESTAND AAN VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE 2. KLIK OP DE SITE OP ‘VORIGE STAP’ 3. UPLOAD HET VERBETERDE BESTAND OPPOSTCODE IS ONJUIST NIEUW Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. Bij docenten is het het e-mailadres verplicht.
Hierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven adres gematcht.
2. FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVEREN. 1. KEUR EERST EVT. WARNINGS GOED 2. KLIK OP ‘ LIJST MET FOUTEN DOWNLOADEN’ OM HET EXCEL MET ALLE FOUTE GEGEVENS TE DOWNLOADEN. 3. SLA DIT BESTAND OP 4. WERK EERST DE UPLOAD VAN JUISTE GEGEVENS AF 5. BEWERK DIT BESTAND LATER TOT EEN JUIST BESTAND 6. UPLOAD DIT BESTAND IN EEN VOLGENDE SESSIE
UITLEG
ACTIE
Zolang ‘warnings’ niet goedgekeurd zijn, of als de foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de knop ‘ VOLGENDE STAP’ niet actief zijn. U kunt niet verder.
16
KEUR DE WARNINGS GOED EN/OF DOWNLOAD HET FOUTBESTAND KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
1.5 GEGEVENS VAN STUDENTEN UPLOADEN
UITLEG
ACTIE
U heeft een of meerdere studentbestanden gemaakt en op de computer opgeslagen (zie pagina 7 ). In dit scherm kunt u deze bestanden naar CJP uploaden.
KLIK OP ‘BESTAND KIEZEN’
RODE BALK MET FOUTMELDING Tijdens het uploaden van het bestand kunnen er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is gemaakt.
BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET JUISTE BESTAND TE KIEZEN KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
BIJ EEN FOUTMELDING: CORRIGEER HET EXCELBESTAND VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE EN SLA HET BESTAND OP
KLIK OPNIEUW OP ‘BESTAND KIEZEN’ Heeft het bestand kolomkoppen? Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? blader door de computer om het verbeterde bestand te uploaden. Zijn alle kolomkoppen goed gespeld? Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden? In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er gemaakt is.
Bij een onbekende kolomkop gaat het om een lege of ontbrekende kop.
17
1
2 3
UITLEG
ACTIE
In dit scherm staan de volgende mogelijkheden: 1
1
OVERZICHT JUISTE STUDENTEN Deze gegevens kloppen volgens het format. 2
2
OVERZICHT STUDENTEN MET EEN WARNING Deze gegevens zijn niet conform het format of onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens die niet verplicht aangepast hoeven te worden. Als de warning wordt ‘goedgekeurd’, betekent dit dat de gegevens niet worden aangepast en hierdoor wordt de gewenste informatie niet aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie. We raden altijd aan de gegevens zo volledig mogelijk aan te leveren. 3
ZIJN ALLE GEGEVENS JUIST? KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’ ZIJN ER GEGEVENS MET EEN WARNING ?
Als u de gegevens WEL wilt wijzigen kunt u op ‘ vorige stap’ klikken. U verbetert het bestand en uploadt het opnieuw. Als u de gegevens NIET wilt wijzigen ZET EEN VINK IN ‘WARNING GOEDKEUREN’ OF KLIK OP ‘ALLE STUDENTEN MET EEN WARNING GOEDKEUREN’ 3
ZIJN ER GEGEVENS MET EEN FOUT?
OVERZICHT STUDENTEN MET EEN FOUT Deze gegevens zijn niet conform het format en/ of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet door het systeem verwerkt.
18
Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren. (zie pagina 19)
UITLEG
ACTIE
Gegevens met een fout moeten aangepast of verbeterd worden.
3
Zijn er gegevens met een fout?
AANPASSEN VAN GEGEVENS MET EEN Er kunnen fouten in de opmaak van het beFOUT KAN OP 2 MANIEREN: stand zitten. Of er kunnen fouten in de gegevens zitten. 1. HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW Bijvoorbeeld dat een postcode niet matcht met UPLOADEN: het adres. 1. PAS IN EXCEL HET GEHELE BESTAND AAN VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE 2. KLIK OP DE SITE OP ‘VORIGE STAP’ 3. UPLOAD HET VERBETERDE BESTAND OPNIEUW 2. FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVEREN. 1. KEUR EERST EVT. WARNINGS GOED 2. KLIK OP ‘ LIJST MET FOUTEN DOWNLOADEN’ OM HET EXCEL MET ALLE FOUTE GEGEVENS TE DOWNLOADEN. 3. SLA DIT BESTAND OP 4. WERK EERST DE UPLOAD VAN JUISTE GEGEVENS AF 5. BEWERK DIT BESTAND LATER TOT EEN JUIST BESTAND 6. UPLOAD DIT BESTAND IN EEN VOLGENDE SESSIE
De meest voorkomende warnings en fouten
BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN Het bestand is niet volgens het juiste format opgemaakt.
POSTCODE IS ONJUIST Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. Hierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven adres gematcht.
ADRES IS GEWIJZIGD DOOR POSTCODECHECK Het syteem matcht de postcode met het adres en past zo nodig aan. Dit kan ook een aanpassing zijn in bijvoorbeeld een afkorting. Kon. Wilheminastr. wordt Koningin Wilhelminastraat .
ADRES NIET BEKEND Het adres staat niet in de landelijke adressendatabase.
19
UITLEG
ACTIE
Zolang ‘warnings’ niet goedgekeurd zijn, of als de foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de knop ‘VOLGENDE STAP’ niet actief zijn. U kunt niet verder.
PAS HET BESTAND AAN UPLOAD HET OPNIEUW ZODAT ALLE GEGEVENS ‘JUIST’ ZIJN of KLIK OP ‘WARNING GOEDKEUREN’ EN/OF ‘LIJST MET FOUTEN DOWNLOADEN’ KLIK OP ‘VOLGENDE STAP’
20
1.6 OPSLAAN EN VERZENDEN
UITLEG
ACTIE
In het ‘overzicht aanlevering’ staan de gegevens van de huidige sessie en die van de vorige sessies.
CONTROLEER DE AANTALLEN KLIK OP ‘AANLEVERING VASTLEGGEN’
UITLEG
ACTIE BEPAAL HOE VER U BENT HET HET UPLOADEN VAN DE BESTANDEN.
In dit scherm kunt u drie keuzes maken: 1. Meteen een volgend bestand aanleveren (knop ‘nieuwe aanlevering’)
als alle bestanden van docenten en studenten naar CJP verstuurd zijn:
2. Voor nu stoppen en in een latere sessie nog meer bestanden uploaden
KLIK OP ‘AFSLUITEN AANLEVERING’
(knop ‘stoppen’)
LET OP! NA HET AFSLUITEN VERSCHIJNT ER EEN BEVESTIGINGSSCHERM WAARIN NOGMAALS OP ‘AFSLUITEN’ GEKLIKT MOET WORDEN
3. Als alle bestanden (docenten en studenten) geupload zijn de aanlevering definitief afsluiten. (knop ‘afsluiten aanlevering’)
21
De knop ‘afsluiten’ beeindigd de aanlevermogelijkheid voor de instelling. Er volgt een bevestigingsmail.
22
2. DE MBO Card activeren Om optimaal gebruik te kunnen maken van de MBO Card zal de pas geactiveerd moeten worden. Dit is een simpele handeling die zowel mobiel al op de desktop uitgevoerd kan worden.
Activeren van de MBO Card 1. 2. 3. 4.
Ga naar: www.mbocard.nl/activeren Vul je CJP-nummer in Vul de geboortedatum in klik op ‘activeer je pas’
23
