VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE PODNIKU

Masa rykova un iverz ita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finance

VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE PODNIKU Internal Accounting Rules of the Company Bakalářská práce

Vedoucí bakalářské práce:

Autor:

Ing. Zuzana KŘÍŢOVÁ, Ph.D.

Petra NEČASOVÁ Brno, 2014

J mé no a p ř í j mení aut or a:

Petra Nečasová

Ná z e v di pl omové pr áce:

Vnitřní účetní směrnice podniku

Ná z e v pr áce v angličt i ně:

Internal Accounting Rules of the Company

Ka t e dr a:

Finance

Ve doucí di pl omové pr áce:

Ing. Zuzana Kříţová, Ph.D

Rok obhaj oby:

2014

Anotace Předmětem bakalářské práce „Vnitřní účetní směrnice podniku“ je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku. Na základě teoretických východisek a související legislativy jsem provedla analýzu systému směrnic v konkrétním podniku a navrhla nový systém směrnic, který by měl usnadňovat vnitřní řízení podniku. Podrobněji je rozebrána směrnice zaměřená na pokladní agendu a na úschovu účetních záznamů. Celý systém je zhodnocen z hlediska organizačního a ekonomického vlivu na podnik.

Annotation The goal of the bachelor thesis “Internal Accounting Rules of the Company” is to analyze legislative regulations of creating internal accounting rules and to cover the scheme of internal regulations for a particular accounting entity. Based on the theoretical background and related legislation I analyzed the system of internal regulations in a particular company and proposed new system of internal rules which would simplify the internal running of the company. There is an emphasis on internal regulations of cash desk agenda and archiving accounting notes. The whole system is judged from the perspective of the organizational and economical effect on the company.

Klíčová slova vnitřní směrnice, účetnictví, účetní doklady, podnik, pokladna, archivace

Keywords internal regulations, accounting, bookkeeping documents, business, cash desk, filing

Prohlášení Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci Vnitřní účetní směrnice podniku vypracovala samostatně pod vedením Ing. Zuzany Kříţové, Ph.D. a uvedla v ní všechny pouţité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU. V Brně dne 22. dubna 2014 vlastnoruční podpis autora

Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Zuzaně Kříţové, Ph.D za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce. Dále děkuji panu Ing. Milanovi Brabencovi za poskytnuté informace a konzultace k praktické části této práce.

OBSAH OBSAH ......................................................................................................................................7 ÚVOD .......................................................................................................................................11 1

2

CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC ................................13 1.1

VÝZNAM VNITROPODNIKOVÝCH PŘEDPISŮ ...................................................................13

1.2

LEGISLATIVA ................................................................................................................15

1.3

FORMA VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ .......................................................................................16

TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC .......................................................19 2.1

HLAVNÍ ZÁSADY PŘI TVORBĚ SMĚRNIC .........................................................................19

2.2

POVINNÉ ÚDAJE ............................................................................................................19

2.3

VLASTNÍ TEXT SMĚRNICE .............................................................................................21

2.3.1 2.4

3

4

5

Aktualizace obsahu směrnic..................................................................................22

ROZDĚLENÍ SMĚRNIC ....................................................................................................22

2.4.1

Povinné směrnice ..................................................................................................23

2.4.2

Doporučené směrnice ...........................................................................................26

PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC .....................................................29 3.1

POKLADNA ...................................................................................................................29

3.2

ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ ...............................................30

ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU ...............................................33 4.1

ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI XY, SPOL. S.R.O. .....................................................33

4.2

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ...........................................................................................34

4.3

SOUČASNÝ STAV SMĚRNIC ............................................................................................35

NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU ...............................37 5.1

NÁVRH FORMÁLNÍ ÚPRAVY SMĚRNIC ...........................................................................39

5.2

POKLADNA ...................................................................................................................40

5.2.1

Návrh obecné části................................................................................................41

5.2.2 5.3

Návrh vnitropodnikové úpravy ............................................................................. 41

ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ ............................................... 44

5.3.1

Návrh obecné části ............................................................................................... 45

5.3.2

Návrh vnitropodnikové úpravy ............................................................................. 46

5.4

VLIV NAVRHOVANÝCH OPATŘENÍ ................................................................................ 48

5.4.1

Organizační vliv.................................................................................................... 48

5.4.2

Ekonomický vliv .................................................................................................... 49

ZÁVĚR .................................................................................................................................... 53 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ....................................................................................... 55 SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT ............................................................. 57 SEZNAM TABULEK .................................................................................................................. 57 SEZNAM OBRÁZKŮ ................................................................................................................. 57 SEZNAM SCHÉMAT.................................................................................................................. 57 SEZNAM PŘÍLOH ................................................................................................................ 59

ÚVOD Kaţdý podnik má na základě právních předpisů povinnost vytvořit vnitropodnikové směrnice. Velké mnoţství firem tuto povinnost nesplňuje vůbec nebo pouze částečně vytvořením takových směrnic, které sice zákonnou povinnost splňují, ale nemají ţádný význam pro danou účetní jednotku. Obsahují pouze znění zákonů. A přitom dobře vytvořené vnitropodnikové směrnice napomáhají v úspěšném řízení účetní jednotky. Cílem této práce je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a následně zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku. První část práce je věnována teoretickým východiskům tvorby interních účetních směrnic. V první kapitole práce se zaměřuji na základní charakteristiku vnitřních účetních směrnic, zejména na význam těchto předpisů, vymezení legislativní úpravy oblasti vnitřních účetních předpisů a na jejich formu. Kapitola dvě obsáhne oblast tvorby směrnic a jejich dělení z hlediska povinnosti vytvoření směrnic. V následující kapitole se zaměřuji na konkrétní směrnice ošetřující oblast pokladny a úschovy účetních záznamů. Zde se budu podrobněji věnovat těmto směrnicím a vymezím základní poţadavky pro jejich obsah. V kapitole čtvrté uvedu základní charakteristiku společnosti XY, spol. s.r.o. a následnou analýzu současného systému vnitřních předpisů. Okomentuji stávající stav systému směrnic a navrhnu jeho úpravu. Dále vytvořím návrh konkrétních směrnic, které byly rozebrány v kapitole třetí, a vymezím organizační případně ekonomický vliv navrhovaných opatření.

11

1 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC Vnitřní (popřípadě vnitropodnikové) směrnice patří do systému vnitřních předpisů podniku. Jedná se o celou řadu dokumentů, které ošetřují různé činnosti v rámci daného podniku. Mimo oblast účetnictví se můţe jednat například o oblast pracovně-právních vztahů, bezpečnosti práce, vnitřní organizace podniku. Do vnitřních předpisů obecně řadíme společenskou smlouvu (případně zakladatelskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu), stanovy, řády, směrnice a pokyny.1 V této práci se zaměřím na vnitřní účetní směrnice podniku. Úkolem účetnictví je zobrazit věrně a pravdivě hospodářské dění v podniku, jeho reálnou majetkovou, finanční a důchodovou situaci. Za nejvyšší princip je povaţována zásada poctivého a věrného zobrazení skutečnosti a finanční situace podniku.2 Finanční účetnictví je regulováno právními předpisy, metodickými postupy a obecně uznávanými účetními zásadami. Mezi právní předpisy ošetřující účetnictví patří zákon o korporacích, zákon o účetnictví, daňové a další předpisy. Účetní zásady nejsou právní předpis, ale podle zvykového práva se musí dodrţovat. Jejich plnění je právně vynutitelné. Vetšina povinností vyplývá přímo z právních norem. Existují však oblasti, které si podnik upravuje podle svých potřeb. Kaţdé takové rozhodnutí musí být podloţeno písemným dokumentem. Proto podniky sestavují vnitropodnikové směrnice, které tuto povinnost naplňují. Vnitropodnikové směrnice „nejsou vyhlašovány obecně, ale kaţdá účetní jednotka si musí vytvořit své vlastní mechanismy, systémy a způsoby účtování a rozhodnout se o mnoha důleţitých skutečnostech, které právě uvede ve svých vnitropodnikových směrnicích, a dále se jimi řídí.”3

1.1 Význam vnitropodnikových předpisů Vnitropodnikové směrnice stanovují postupy odpovídající konkrétním podmínkám příslušné účetní jednotky. Zajišťují jednotný metodický postup při sledování skutečností a zachycování 1

JAKUBKA, Jaroslav. Vnitřní předpisy zaměstnavatele. Vyd. 1. Praha: ASPI, 2008, 193 s. ISBN

9788073573966, s. 23-24. 2

SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŢOVÁ a Petr VALOUCH. Finanční účetnictví. 2. vyd.

Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s. ISBN 978-80-210-5832-3. Dostupné z:< https://is.muni.cz/>, s. 9. 3

DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. Praha: Bilance, 2012, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-

5661.

13

hospodářských operací v různých vnitřních útvarech ve stejném čase. Vnitřní předpisy jsou závazné pro všechny pracovníky v organizaci. Mezi hlavní účely vnitřních účetních směrnic patří: Pouţívání jednotného a přehledného účetního rozvrhu. Pokud je účetní rozvrh přesně stanoven, nedochází k nedorozuměním s pouţívání špatných účtů k zaúčtování účetních případů. Dosaţení jednotného oceňování v souladu s obecně závaznými předpisy pro účetnictví a stejného posuzování shodných účetních případů zvláště u velkých organizačních celků nebo v případě personálních změn. Vymezení účetních dokladů včetně účetních písemností a organizační zabezpečení oběhu účetních dokladů, jejich přezkušování a vedení účetních knih. Jednotné organizační zabezpečení provádění inventarizace (fyzická i dokladová). Organizační zabezpečení úschovy a archivování.4 Sestavením vnitropodnikových směrnic podnik splňuje svoji zákonnou povinnost vést účetnictví správné, průkazné, přehledné, srozumitelné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Ovšem „vnitropodnikové předpisy nemají slouţit pouze k účelu splnění povinnosti daných legislativou, ale měly by být především nástrojem zkvalitnění vnitřního řízení účetní jednotky.“5 Podnik nesestavuje pouze směrnice, jejichţ existence vyplývá ze zákona, ale má moţnost sestavit řadu dalších nepovinných směrnic. Mezi tyto nepovinné směrnice můţeme zařadit například oběh účetních dokladů, přehled o peněţních tocích, harmonogram účetní závěrky, inventarizaci, dohadné poloţky a mnoho dalších. Podle těchto předpisů je kaţdý pracovník povinen se řídit. Směrnice tak umoţňují snadnější postup při plnění pracovních povinností. Zaměstnanec se na ně můţe obrátit v případě, kdy si určitým postupem není jistý. Existence směrnic je výhodná i při změně pracovníka. Nový zaměstnanec má v rukou přesný popis postupů a náplně práce v rámci jeho pozice. Je proto jednodušší ho v práci zaučit. Příkladem

4

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN

80-251-0173-8, s. 2. 5

SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7. DOI:

1211-7307. Dostupné z:< http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d12927v15841-vyznam-a-poslanivnitrnich-ucetnich-predpisu/>

14

můţe být nástup nové účetní. Ta má k dispozici popis většiny činností a postupů, do kterého můţe kdykoliv nahlédnout. Směrnice také minimalizují riziko porušování právních předpisů. Díky směrnicím existuje v podniku nástroj, podle kterého se musí jednotliví pracovníci (výkonní pracovníci i vedení) řídit a dodrţovat ho. Nedochází tak k nahodilému jednání v rámci účetní jednotky. Dobře vytvořené vnitropodnikové směrnice mohou zajistit jednodušší, plynulejší a rychlejší postup při kontrole účetnictví finančním úřadem a stejně tak při auditu. Při kontrole jsou k dispozici potřebné informace a není potřeba se tak často dotazovat na určité postupy jako bez nich. Kontroly dokonce začínají směrnice vyţadovat. Dobře vypracované vnitřní předpisy slouţí jako dobrá vizitka podniku. Správné odůvodnění zvoleného postupu pomocí směrnice můţe zabránit i případným sankcím. Pokud jde o obsah, délkou a rozsahem se kvalita vnitropodnikových směrnic neprokazuje. Délka by měla být optimální pro velikost daného podniku. Velmi podrobné předpisy neslouţí správně svému účelu, pouze opisují zákony a vyhlášky. Stávají se tak nepřehlednými. Naproti tomu příliš obecné směrnice také neplní svůj účel, protoţe neobsahují klíčové informace, kvůli kterým se směrnice vytváří. Obecně platí čím je větší podnik, tím jsou vnitřní předpisy rozsáhlejší a to z důvodu rozsáhlé organizační struktury a velkého mnoţství hospodářských operací probíhajících v podniku. U menších podniků je struktura menší a hospodářských operací také probíhá méně. Sestavení je rozsáhlá a časově náročná činnost. Existují vzory jednotlivých směrnic. Ty však většinou nelze pouţít bez úpravy, protoţe kaţdý podnik je specifický.6

1.2 Legislativa Při tvorbě vnitropodnikových předpisů vycházíme z velkého mnoţství právních předpisů. Můţeme je rozdělit na tři hlavní a další důleţité předpisy, které mají na tvorbu směrnic vliv. Mezi hlavní patří zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, který upravuje například směrnici o účtovém rozvrhu, časovém rozlišení nákladů a výnosů, kurzových rozdílech a cizích měnách, podpisových záznamech, inventarizaci a dalších. Dále je to vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, kterými jsou podnikatelé 6

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-

251-0173-8, s. 1.

15

účtující v soustavě podvojného účetnictví. Ošetřuje například ocenění dlouhodobého majetku, odloţenou daň, cenné papíry určené k obchodování. Posledním právním předpisem jsou České účetní standardy pro podnikatele č. 001 aţ 023, ze kterých čerpají směrnice způsobu účtování o zásobách, druzích materiálu účtovaných přímo do spotřeby, oceňování zásob, pravidlech pro tvorbu a pouţívání rezerv, cenných papírech určených k obchodování, operacích s podnikem, účtování o podrozvahových účtech a další. Mezi další právní předpisy (všechny ve znění pozdějších předpisů), které na tvorbu směrnic mají vliv, můţeme zařadit zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ošetřující například pracovněprávní nároky zaměstnanců a výdaje hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci paušální částkou. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoníku práce ošetřující například také pracovněprávní nároky, výši stravného v tuzemsku nebo v zahraničí, cestovní náhrady. Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů zahrnující pohledávky po lhůtě splatnosti. Vnitropodnikové předpisy dále čerpají ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 16/1993 Sb., o dani silniční, zákona č. 338/1992 Sb., o dani z nemovitostí, zákona č. 353/2003 Sb., o spotřebních daních, zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a druţstvech, zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, zákona č. 21/1995 Sb., devizový zákon, zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, zákona č.499/2004 Sb., o archivování a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád.7 Kovalíková8 dále doporučuje sledovat Pokyny Generálního finančního ředitelství. Přestoţe nejsou zákonnou normou, pracovníci finančního úřadu podle něj při kontrole postupují.

1.3 Forma vnitřních předpisů Vnitřní předpisy mohou mít různou podobu, důleţitost a platnost. Rozeznáváme směrnice, pokyny, oběţníky, dopisy, rozhodnutí, nařízení, příkazy, pokyny generálního ředitele. Všechny tyto formy jsou závaznými normami, ve kterých jsou stanovovány metody a postupy, podle nichţ se účetní jednotka musí řídit. Směrnice se povaţují za předpis s největší

7

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-

251-0173-8, s. 3. 8

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439

s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6, s. 9.

16

váhou a dlouhodobou platností. Směrnice dělíme na metodické, organizační a vnitřní. Pokyny nebo rozhodnutí jsou vydávány jednorázově pro činnosti, které vyţadují změny v krátkém časovém horizontu. Jakmile si účetní jednotka zvolí označení vnitřních předpisů, měla by se tohoto označení drţet i nadále u nově vydaných směrnic. Ve větších podnicích se často vyskytuje i několik názvů písemností.9

9

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439

s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6. str. 8.

17

2 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC „Nikde není stanoveno, jakým způsobem má být daná písemnost sepsána, nazvána, vydána, schválena, vnitropodnikově distribuována a archivována. Tyto všechny úkony jsou plně v kompetenci daného subjektu.“10

2.1 Hlavní zásady při tvorbě směrnic Přestoţe je tvorba značně uvolněná, je dobré dodrţovat hlavní zásady při tvorbě směrnic: Text směrnice musí být logický, přehledný a stručný. Zároveň také srozumitelný a jednoznačný. Směrnice musí řádně řešit vymezené postupy i při dodrţení zásady stručnosti. Aby se předcházelo zbytečnému opakování, je výhodné stejnou problematiku sloučit do jedné směrnice. Při tvorbě směrnic je nutné stále zajišťovat soulad s právními předpisy.11

2.2 Povinné údaje I kdyţ nejsou dána přesná pravidla formy vnitropodnikových směrnic, je důleţité uvést v kaţdé směrnici takové údaje, aby nemohlo dojít k pochybnostem o platnosti nebo datu účinnosti normy. Kaţdá směrnice musí obsahovat minimálně tyto údaje: Název účetní jednotky - jednotka musí být jednoznačně určena. Pro lepší určení můţe jednotka uvést i sídlo. Název dokumentu včetně jednoznačného označení - v této poloţce se určuje o jakou formu dokumentu se jedná. Zda je to směrnice, nařízení, rozhodnutí apod. Je vhodné také uvést číslo dokumentu, pro lepší orientaci v systému směrnic. Směrnice jsou nejčastěji číslovány chronologicky tak, jak postupně vznikaly a vcházely v platnost. Název směrnice - musí jednoznačně, výstiţně a stručně shrnovat obsah dokumentu. Datum vydání - uvádí, kdy byla směrnice vydána nikoliv začala platit. Data se mohou shodovat, ale většinou se ponechává mezi nimi určitá časová rezerva pro seznámení s předpisem. 10

DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. Praha: Bilance, 2012, č. 1., s. 11-14. DOI: 0139-

5661. 11

OTRUSILOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetnictví v praxi. 2007, roč.

11, č. 9, s. 1-29. DOI: 1211-7307.

19

Datum účinnosti - toto datum je velmi důleţité. Přesně vymezuje datum účinnosti směrnice, aby nemohlo docházet k nesrovnalostem ohledně platnosti popřípadě neplatnosti dokumentu. Vypracoval - pokud nastanou určité nesrovnalosti v obsahu, ve směrnici je uvedeno, kdo ji vytvořil a na koho je moţné se obrátit. Kontroloval - můţe se jednat o stejnou osobu, která směrnici schválila. Schválil - uvádí, kdo je za směrnici zodpovědný. Rozdělovník - v rozdělovníku se uvádí seznam pracovníků (pracovních pozic), kteří danou směrnici obdrţí a kolik exemplářů směrnice se vydává.12 Tyto informace se většinou uvádějí v jednotné hlavičce nebo v záhlaví směrnic. Slouţí pro jenodušší identifikaci dokumentů. Směrnice mohou také obsahovat poloţky o revizi, vydání a přílohách. Při aktualizaci směrnic je vhodné uvádět v revizi o kolikáté aktualizované vydání se jedná. Je nepřehledné, pokud by se kaţdá aktualizace vydávala pod dalším číslem. Pokud je ke směrnici přiloţena příloha, je důleţité ve směrnici uvést její název a počet stran, aby na první pohled bylo jasné, o jaký dokument se jedná. Na konci směrnice v závěrečných ustanoveních je vhodné uvést zrušovací ustanovení (derogační klauzuli) obsahující seznam směrnic, které se vydáním nové směrnice ruší nebo mění. Pokud se ruší nebo mění jen částečně, je nutné přesně specifikovat, které části. Další nepovinnou, ale uţitečnou informací je údaj o změněných stranách. Uvádí se v zápatí, v případě menších změn na směrnici, kdy se pouze vymění určitá strana místo přepracování celé směrnice. Kovalíková13 uvádí, ţe ke kaţdé směrnici se přilkádá tzv. kolovadlo neboli záznam o vydaných a předloţených vnitřních směrnicích. Slouţí jako doklad o seznámení konkrétních pracovníků se směrnicí. Pracovník potvrdí v kolovadle svým podpisem, ţe danou směrnici četl. Příklad návrhu záznamu o vydaných a předloţených vnitřních směrnicích je uveden na následujícím obrázku.

12

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN

80-251-0173-8, s. 4. 13

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013,

439 s. ISBN 978-80-7263-824-6, s. 42.

20

Obrázek 1: Návrh záznamu o vydaných a předložených vnitřních směrnicích

Pramen: KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 43.

2.3 Vlastní text směrnice Kaţdá směrnice by se měla skládat alespoň ze dvou částí. Z části obecné a části vnitropodnikové úpravy. První je část obecná, ve které by měly být uvedeny právní předpisy, ze kterých se při tvorbě směrnice vycházelo. Je výhodné uvést i citace předpisů. Uţivatel směrnic tak nemusí pracně vyhledávat informace v příslušných předpisech. Citace umoţní lepší orientaci a snadnější pochopení smyslu předpisu a důvodu jeho vytvoření. Druhá část obsahuje konkrétní postupy podniku. Tato část je šitá na míru účetní jednotce a ošetřuje oblasti, o kterých podnik rozhoduje sám. Obsah a délka závisí na velikosti účetní jednotky.14

14

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013,

439s. ISBN 978-80-7263-824-6, s. 42.

21

2.3.1

Aktualizace obsahu směrnic

Do vnitropodnikových směrnic musí být vţdy zapracována platná legislativa. Ta se ovšem neustále mění díky novým zákonům a nařízením. Během jednoho účetního období můţe dojít i k několika změnám. Přesto musí tyto změny být zapracovány do směrnic v okamţiku jejich účinnosti.15 Příkladem jsou výrazné změny v legislativě platné od začátku roku 2014, kdy vešel v platnost nový občanský zákoník, který přinesl řadu změn zasahujících například do oblasti daní.

2.4 Rozdělení směrnic „Účetnictví se řídí více právními předpisy, z některých předpisů však lze pouze zprostředkovaně odvodit vhodnost či povinnost stanovit vnitropodnikové postupy a zásady.“16 Z hlediska povinnosti vytvoření dělíme směrnice na povinné a doporučené. Povinné směrnice vyplývají z právních předpisů přímo, ostatní směrnice vyplývají z legislativy nepřímo a označují se jako doporučené. V následující tabulce je uveden výčet směrnic rozdělný na směrnice povinné a doporučené. Následující dvě kapitoly obsahují podrobnější seznámení s uvedenými směrnicemi.

15

OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetnictví v praxi: Měsíčník

plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2007, roč. 11, č. 9, s. 1-29. DOI: 1211-7307. Dostupné z: 16

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN

80-251-0173-8, s. 4.

22

Tabulka 1: Vnitřní účetní směrnice s rozdělením na povinné a doporučené Vnitřní účetní směrnice Povinné Systém zpracování účetnictví Účtový rozvrh Podpisové záznamy Odpisový plán Časové rozlišení nákladů a výnosů Kurzové rozdíly, cizí měny Způsob účtování o zásobách Rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek Deriváty Konsolidační pravidla

Doporučené Oběh účetních dokladů Vnitropodnikové účetnictví Normy přirozených úbytků zásob Inventarizace Zásady pro tvorbu a pouţívání rezerv Odloţená daň Účetní závěrka Zásoby Opravné poloţky Úschova účetních záznamů, archivace dokladů

Poskytování cestovních náhrad

Pokladna Dohadné poloţky

Pramen: vlastní konstrukce

Doporučených směrnic můţe být celá řada. V tabulce nejsou uvedeny všechny směrnice, které je moţné vytvořit. Jsou vybrány ty, které jsou podle mého názoru klíčové pro bezproblémový chod účetní jednotky. V následujících dvou podkapitolách budou podrobněji rozebrány obě skupiny směrnic. 2.4.1

Povinné směrnice

I kdyţ jsou směrnice povinné, účetní jednotka tvoří pouze ty, pro které má náplň. Některé směrnice nemusejí být zpracovány samostatně, ale jako součást jiné směrnice s podobnou tematikou. Mezi povinné směrnice patří: Systém zpracování účetnictví - Cílem této směrnice je zajištění zásady včasnosti, dochvilnosti a srozumitelnosti účtování, a tím i zajištění moţnosti získávání aktuálních informací pro řízení účetní jednotky v průběhu kalendářního roku stejně tak, jako při jeho skončení. Směrnice by měla obsahovat vymezení okamţiku vzniku účetního případu, vymezení skupin účetních dokladů, vymezení okamţiku pro včasné a dochvilné provádění účetních zápisů v účetních knihách, vypracování seznamu účetních knih, řádný popis projekčně programové dokumentace.17

17

SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7, str. 2-3.

DOI: 1211-7307.

23

Účtový rozvrh - Kaţdý podnik si na základě směrné účtové osnovy musí sestavit účtový rozvrh obsahující všechny potřebné účty k zaúčtování veškerých operací a sestavení účetní závěrky. Účetní jednotka stanovuje v rámci skupin směrné účtové osnovy syntetické účty, které dále dělí na analytické podle potřeb účetní jednotky. Tato směrnice můţe být součástí systému zpracování účetnictví. Podpisové záznamy - Ve směrnici obsahující podpisové záznamy, identifikační záznamy a podpisové vzory jsou stanovena oprávnění povinnosti a odpovědnost osob vztahující se k připojování podpisu nebo identifikačního záznamu. Slouţí pro určení odpovědnosti za obsah dokumentu, ke kterému byl podpis připojen. Odpisový plán - Účetní jednotka si stanovuje odpisový plán pro odpisování majetku v průběhu jeho pouţívání. Předpis ošetřuje základní pravidla pro odpisování dlouhodobého majetku, metody odpisování z hlediska daňového i účetního, období vyčíslování a zúčtování odpisů, zařazování a vyřazování majetku.18 Časové rozlišení nákladů a výnosů - Účetní jednotky o skutečnostech účtují podvojnými zápisy do období, se kterým časově souvisejí v souladu s účetními metodami, přitom o nákladech a výnosech účtují bez ohledu na okamţik jejich zaplacení nebo přijetí. Účetní jednotka si ve vnitřních předpisech stanovuje postup při časovém rozlišení nákladů a výnosů. Stanovená metoda by se měla měnit jen v případě lepšího věrného zobrazení nebo zkvalitnění vypovídací schopnosti účetní závěrky, popřípadě při změně předmětu podnikání. Kurzové rozdíly, cizí měny - V případě ţe jsou pohledávky, závazky, podíly na obchodních společnostech, cenné papíry, deriváty, opravné poloţky a rezervy vyjádřeny v cizích měnách, jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví současně v domácí i cizí měně. Účetní jednotky si stanovují, jakým způsobem bude stanoven kurz pro přepočet cizí měny na domácí. Můţe například pouţít pevný směnný kurz vyhlašovaný ČNB.19 Způsob účtování o zásobách - Účetní jednotka má moţnost účtovat o zásobách způsobem A nebo B. V případě, ţe účtuje způsobem A, vymezuje v této směrnici druhy zásob, které se účtují přímo do spotřeby. 18

DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. 2012, roč. 59, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-5661.

19

LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN

80-247-0762-4, s. 27-31.

24

Rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek - Účetní jednotka si ve vnitřním předpisu

stanovuje

způsob

rozpouštění

nákladů,

popřípadě

odchylek

při

vyskladňování zásob, vzniklých díky rozdělení pořizovací ceny na cenu pořízení nebo na předem stanovenou cenu pořízení a odchylku od skutečné ceny pořízení a náklady spojené s pořízením. Deriváty - V této směrnici si jednotka stanovuje, zda bude účtovat o derivátech pouze jako o derivátech k obchodování nebo jako o zajišťovacích derivátech. Dále si volí, zda bude o derivátu, který je součástí finančního nástroje, účtovat samostatně nebo této moţnosti nevyuţije. Konsolidační pravidla - Směrnice obsahuje postupy při vyhlášení konsolidace, podle kterých postupují konsolidované účetní jednotky.20 Poskytování cestovních náhrad – Cestovní náhrady zasahují do oblasti účetní i pracovněprávní. Problematiku cestovních náhrad je výhodné rozdělit do kolektivní smlouvy (případně vnitřního předpisu) a vnitropodnikové směrnice. Kolektivní smlouva řeší oblast ošetřenou zákoníkem práce a vnitropodniková směrnice stanovuje postup v rámci vnitropodnikových záleţitostí.21 Příkladem můţe být pouţívání motorových vozidel při pracovních cestách, poskytování kapesného nebo náhrad výdajů na pohonné hmoty. Dále by měla obsahovat i zásady pro vyúčtování pracovních cest. Tyto směrnice se mohou dále dělit na povinné podle účetních předpisů (zákon o účetnictví, prováděcí vyhláška, účetní standardy) a vyplývající z jiných právních předpisů (zákoník práce, zákon o daních z příjmů, zákon o rezervách, …).22

20

DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. 2012, roč. 59, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-5661.

21

HRUŠKA, Vladimír. Kolektivní smlouvy a vnitřní předpisy: dle nového zákoníku práce od 2007 : komplexní

průvodce kolektivním vyjednáváním, zpracované vzory kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu, pracovního řádu i směrnice o cestovních náhradách. 1. vyd. Praha: Grada, 2007, 284 s. ISBN 9788024719870, s. 85. 22

SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7. DOI:

1211-7307. Dostupné z:< http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d12927v15841-vyznam-a-poslanivnitrnich-ucetnich-predpisu/>

25

2.4.2

Doporučené směrnice

Druhou skupinou jsou směrnice doporučené (ostatní). Tyto směrnice nejsou povinné, podniky je vytvářejí pro vlastní potřebu, pro zlepšení organizační struktury podniku a zefektivnění procesů uvnitř podniku. Obsah jednotlivých směrnic a jejich vypracování je dáno strukturou a velikostí podniku. Podle jednotlivých autorů se doporučené směrnice odlišují. Moţným vysvětlením je, ţe obsah jednotlivých směrnic pojímá kaţdý autor po svém. Díky tomu se směrnice s podobným zaměřením mohou slučovat nebo naopak u velkých podniků, kde by směrnice byla velmi rozsáhlá, rozdělovat a dochází tak k výrazným odchylkám. Pro příklad můţeme uvést směrnici Popis pouţívaného softwaru – projekčně programová dokumentace, kterou jako doporučenou uvádí Kovalíková, jejíţ obsah můţeme zařadit do směrnice Systému zpracování účetnictví, která je obecně povaţována za povinnou. Stejně tak Seznam pouţívaných účetních knih, symbolů a zkratek můţeme zařadit do Systému zpracování účetnictví, zatímco Děrgel ji vyčleňuje samostatně. Některé naopak autoři uvádějí shodně. Jedná se například o směrnice ošetřující vnitropodnikové účetnictví, normy přirozených úbytků zásob, inventarizace, zásady pro tvorbu a pouţívání rezerv, odloţená daň. V následujícím textu jsou krátce charakterizovány jednotlivé směrnice řadící se do této skupiny. Oběh účetních dokladů - Tento předpis je povaţován za významný z hlediska zajištění správného a úplného zpracování všech účetních dokladů a tedy i všech účetních případů. Napomáhá ke správnému a průkaznému vedení účetnictví a zaručuje trvalost účetních záznamů. Směrnice poskytuje metodický návod oběhu účetních dokladů spojený s povinnostmi účetních i mimoúčetních pracovníků, kteří se na zpracování a zaúčtování dokladů podílí. Vnitropodnikové účetnictví - Kaţdá účetní jednotka si můţe určit formu, organizaci a zaměření vnitropodnikového účetnictví podle svých ekonomických podmínek. Účetní předpisy stanovují pouze úkoly pro finanční účetnictví, organizaci vnitropodnikového účetnictví podrobně neřeší. Mezi tyto úkoly patří zabezpečení podkladů o stavu a změnách zásob vytvořených vlastní činností, pro vyjádření aktivace vlastních výkonů a pro ocenění zásob a ostatních výkonů vytvořených vlastní činností. Směrnice by měla obsahovat metodiku organizace vnitropodnikových útvarů, jakým způsobem jsou vyjádřeny vztahy mezi útvary, jaký je vztah mezi vnitropodnikovým účetnictvím, rozpočetnictvím a kalkulacemi. V případě vedení 26

vnitropodnikového účetnictví v rámci analytické evidence finančního účetnictví je třeba uvést účty, na kterých bude zachycováno.23 Normy přirozených úbytků zásob – „Podniky si ve svých interních účetních směrnicích mohou stanovit tzv. normy přirozených úbytků (ztrát), které vznikají charakterem zásob (odpaření, sesychání), přepravou (rozsypání, rozbití), odpadem materiálu při výrobě nebo zmetkovitostí výroby. Kaţdá účetní jednotka, která si takové normy připravuje, musí pečlivě posoudit charakter svých zásob, postup výroby, způsoby manipulace se zásobami. Obvykle se normy stanoví na základě výsledků minulých účetních období nebo v nově vznikajících firmách je moţné převzít hodnoty norem charakterem výroby i velikostí podobných podniků“.24 Inventarizace - Tato směrnice je velmi důleţitá pro řádné řízení účetní jednotky. Inventarizace poskytuje důleţité informace o stavu majetku a závazků klíčové pro sestavování účetní závěrky. Ve směrnici se stanovuje, jakým způsobem inventarizace v podniku probíhá. Upravuje inventarizaci prováděnou ke dni řádné účetní závěrky i průběţnou. Směrnice přispívá i ke zlepšení vnitřní kontroly v podniku. Zásady pro tvorbu a používání rezerv - Rezervy lze členit do 4 kategorií – rezervy stanovené podle zvláštních právních předpisů, rezervy na důchody, jejichţ tvorba je stanovena smlouvou nebo zvláštním předpisem, rezervy na daň z příjmů a ostatní rezervy, o kterých si rozhoduje účetní jednotka sama. Ve směrnici účetní jednotka stanoví výši a způsob vytváření rezerv. Rezervy podléhají inventarizaci a je posuzována jejich výše a odůvodněnost. Odložená daň – „O odloţené dani účtují a vykazují ji účetní jednotky, které tvoří konsolidační celek, a účetní jednotky, které sestavují účetní závěrku v plném rozsahu. Ostatní účetní jednotky stanoví, zda budou účtovat o odloţené dani a vykazovat ji.“25 Účetní závěrka - Účetní závěrku jako činnost můţeme rozdělit do 4 fází. První je fáze přípravná zabezpečující věcnou správnost údajů v účetnictví, druhá fáze zahrnuje 23

SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi. 2010, č. 7., str. 3-4.

DOI: 1211-7307. 24

SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŢOVÁ a Petr VALOUCH. Finanční účetnictví. 2. vyd.

Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s. ISBN 978-80-210-5832-3. Dostupné z: , s. 123. 25

OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetnictví v praxi: Měsíčník

plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2007, roč. 11, č. 9, s. 11. DOI: 1211-7307.

27

účetní závěrku tedy uzavření účtů, třetí sestavení účetních výkazů a čtvrtá fáze následné povinnosti obsahující vloţení účetní závěrky do obchodního rejstříku, audit a vyhotovení výroční zprávy. Směrnice vytváří časový a personální harmonogram závěrky, přehled činností a účetních operací, které je nutno provést. Zásoby - Tato směrnice ošetřuje oblasti jako vymezení zásob, způsob účtování o zásobách (A nebo B), způsob ocenění jednotlivých druhů zásob, stanovení druhů materiálu účtovaných přímo do spotřeby a způsob ocenění zásob při vyskladnění. Opravné položky - Opravné poloţky jsou tvořeny jako sníţení ocenění majetku na základě zásady opatrnosti. Nemají trvalý charakter, jedná se tedy o přechodné sníţení majetku zjištěného na základě inventarizace. Tuto směrnici je také moţné spojit se směrnicí pro opravné poloţky k pohledávkám. Záleţí pouze na účetní jednotce.26 Dohadné položky – účetní jednotka je povinna účtovat o účetních případech v období, se kterým věcně nebo časově souvisí. Tato směrnice zajišťuje správné vyčíslení hospodářského výsledku. Ve směrnici se stanovují zásady pro tvorbu dohadných poloţek, způsob jejich účtování v běţném a následujícím období spolu s výčtem poloţek, který řadíme mezi dohadné.27 Směrnice Pokladna a Úschova účetních záznamů v této kapitole uvedena není, protoţe jsou podrobněji rozebrány v následující kapitole.

26

LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN

80-247-0762-4, s. 78. 27

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439

s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6, s. 155-157.

28

3 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC Tato kapitola obsahuje ve dvou podkapitolách rozšíření obsahu dvou vybraných směrnic. Jedná se o dvě doporučené směrnice – Pokladna a Úschova účetních záznamů, archivace dokladů.

3.1 Pokladna Pokladní agenda není vymezena zvláštním právním předpisem, ovšem k vedení pokladny se vztahují právní předpisy zákon o účetnictví, prováděcí vyhláška k zákonu o účetnictví a České účetní standardy pro podnikatele. Tyto právní předpisy nejsou dostačující pro správné vedení pokladny z důvodu jejich obecnosti. Účelem této směrnice je sjednotit pokladní agendu v podniku a vymezit přesná pravidla pro nakládání s ní.28 Směrnice by měla obsahovat následující informace: funkce pokladníka – jeho náplní práce je vedení evidence o hotovosti a ceninách v evidenčních knihách; vyhotovování pokladních dokladů, kdy pokladník odpovídá za formální správnost; zajišťování a doplňování pokladní hotovosti z banky; odvody do banky; zajištění příjmu a výdeje hotovosti; výdej cenin; předávání pokladních dokladů k zúčtování. Dále je třeba vymezit postup v případě jeho nepřítomnosti a jeho hmotnou odpovědnost za pokladnu. pravidla pro omezení plateb v hotovosti - Zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti a o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje limit ve výši 350 000 Kč, kdy při překročení tohoto limitu je nutné provést platbu bezhotovostně. Účetní jednotka si můţe stanovit jiný limit, který ovšem nesmí překročit zákonnou hodnotu. pravidla pro účtování hotovosti v české a cizí měně - Tyto pravidla vychází ze standardu. Obsahují oddělené vedení valutové pokladny, vystavování dokladů v cizí měně, pravidla pro přepočet cizí měny na českou dle zákona. Ve směrnici je nutné vymezit vydávání a přijímání hotovosti pouze na základě výdajového nebo

28

SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení). Účetnictví v praxi. 2010, č.

8. DOI: 1211-7307. Dostupné z:

29

příjmového pokladního dokladu, který bude obsahovat všechny předepsané náleţitosti.29 Dále je vhodné ve směrnici uvést seznam pokladen vedených v podniku (např. korunová, valutová, šeková, aj), maximální denní zůstatek v pokladně, pravidla pro výdej peněz, poskytování záloh zaměstnancům, pokladní hodiny, pouţívání cenin a valut, stanovení inventarizace (moţnost odkázání na samostatnou směrnici o inventarizaci), kontroly zůstatků, v případě poskytování záloh zaměstnancům náleţitý postup.30

3.2 Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Podnik má povinnost uchovávat dokumenty, které mají podle zákona o archivnictví a spisové sluţbě „trvalou hodnotu danou jejich politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem.“ Dokumenty jsou přesně vymezeny v příloze č. 1 zákona o archivnictví a spisové sluţbě. Příloha obsahuje dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce; o řízení původce dokumentů; o majetku původce dokumentů; finanční dokumenty a dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce.31 V rámci této směrnice se však zaměřím, jak jiţ napovídá název směrnice, pouze na úschovu a archivaci dokumentů, které souvisí s účetnictvím. Tato oblast je primárně řešena zákonem o účetnictví. Účelem směrnice o úschově účetních záznamů a archivaci účetních dokladů je zaručení trvalosti účetních záznamů. Díky úschově záznamů je moţné zpětně zjistit údaje pro různá srovnání a analýzy za minulá období, poskytuje průkazné údaje pro případné soudní spory nebo arbitráţní řízení a poskytuje podklady pro kontrolu hospodaření účetní jednotky.

29

CARDOVÁ, Zdenka. Pokladna. Účetnictví v praxi: 2010, č. 8. DOI: 1211-7307. Dostupné z:

30

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013,

439 s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6, s. 182-185. 31

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů

30

V dnešní době je také kladen důraz na pořádek a úplnost účetních archivů z důvodu nedostatku času pro provádění auditů a tedy i ne tak rozsáhlou kontrolu.32 V právních předpisech jsou stanoveny lhůty pro archivaci jednotlivých druhů účetních dokladů. Tyto lhůty jsou stanoveny jako minimální, účetní jednotka je můţe prodlouţit podle potřeby. V zákoně o účetnictví úschovu záznamů ošetřují paragrafy 31 a 32. Archivace se také řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivování a spisové sluţbě a o změně některých zákonů. Ovšem z hlediska archivačních lhůt je zákon o účetnictví nadřazený zákonu o archivnictví. Dalšími zákony ošetřujícími úschovu záznamů jsou zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby. Účetní jednotka si ve směrnici stanovuje lhůty pro úschovu jednotlivých dokumentů, ovšem v minimální délce stanovené zákonem. Dále stanovuje postup archivace zahrnující i přesun záznamů do archivu. Po uplynutí lhůty pro úschovu je nutné provést skartaci těchto dokumentů. Ve směrnici by měl být uveden postup vyřazení archiválií a skartace včetně stanovení odpovědné osoby za skartaci.33

32

SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení). Účetnictví v praxi. 2010,

č. 8. DOI: 1211-7307. Dostupné z:< http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25847v34207-vyznama-poslani-vnitrnich-ucetnich-predpisu/> 33

LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN

80-247-0762-4, s. 78.

31

4 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU Nyní se zaměřím na analýzu systému směrnic v konkrétním podniku. Nejprve uvedu základní charakteristiku podniku, jeho jednoduchou organizační strukturu včetně krátkého popisu jednotlivých oddělení. Poslední částí této kapitoly tvoří popis současného stavu systému směrnic v daném podniku.

4.1 Základní údaje o společnosti XY, spol. s.r.o.34 Společnost XY, spol. s r.o. zahájila svoji činnost v roce 1996. Firma má jednoho společníka, který je současně i jednatelem. Základní kapitál společnosti činí 6 500 000 Kč. Společnost sídlí v Brně. Předmětem podnikání je: provádění staveb, jejich změn a odstraňování, výroba, obchod a sluţby neuvedené v přílohách 1 aţ 3 ţivnostenského zákona. Společnost se zabývá prodejem zboţí v oblasti klempířství, jejich dopravou, pronajímáním dílen zákazníkům pro případnou úpravu zboţí, které nakoupili od firmy. Od roku 1999 do roku 2011 firma postupně zakládala pobočky v Jihlavě, Starém městě u Uherského Hradiště, Znojmě, Blansku, Břeclavi, Kyjově, Třebíči, Pohořelicích, Vyškově, Moravských Budějovicích, Hodoníně a Českých Budějovicích. V současné době má firma 13 provozoven, z toho centrálu v Brně a 12 podřízených poboček. Společnost zaměstnává průměrně 50 aţ 60 zaměstnanců. Z důvodu sezónnosti prodeje však v letních měsících najímá brigádníky.

34

Firma si nepřála být jmenována. Název firmy je proto změněn. V dalších částech práce v konkrétních

návrzích směrnic nejmenuji konkrétní osoby, ale funkce v rámci podnikové struktury.

33

4.2 Organizační struktura Na následujícím schématu je znázorněna jednoduchá organizační struktura podniku. Ve schématu neuvádím všech 12 poboček podniku, ale pouze jejich umístění v organizační struktuře. Schéma 1: Organizační struktura podniku Ředitel Ekonomické oddělení

Nákupní oddělení

Technické oddělení

Prodej

Propagace

Personální oddělení

Centrála Jednotlivé pobočky Pramen: vlastní konstrukce

Vedení tvoří ředitel firmy, který je jednatelem a zároveň majitelem firmy. Ekonomické oddělení je situováno do centrály firmy. Je zastoupeno ekonomem, hlavní účetní a účetní. Stará se o celou mzdovou a účetní agendu. Nákupní oddělení zahrnuje především zásobování centrály a poboček. Pracovníci mezi sebou mají rozděleno zásobování celé firmy nikoliv podle druhu zboţí, ale podle jednotlivých dodavatelů. Nákupy se uskutečňují aţ na malé výjimky pouze v centrále, ke které náleţí centrální sklad. Odtud se podle potřeby rozváţí zboţí do jednotlivých poboček. Doprava je zajišťována vlastními nákladními auty. Prodej je rozdělen na centrálu v Brně a jednotlivé pobočky. Hlavním prodejním místem je centrála, kde se také uskutečňuje největší objem prodejů. Technické oddělení se stará o správu a údrţbu majetku firmy. Propagační oddělení se zaměřuje na reklamu a správu reklamních předmětů včetně propagačních akcí. Personální oddělení zajišťuje příjímání zaměstnanců, včetně související agendy po všechny pobočky centrálně z Brna. Zajišťuje také nákup ochranných pomůcek pro zaměstnance ve skladech a jejich vydávaní. Jednotlivé pobočky jsou zastoupeny 2 - 3 zaměstnanci. Odpovědný vedoucí za řízení poboček je vedoucí pobočky.

34

Účetnictví je vedeno pro všechny pobočky a sklady centrálně v hlavním sídle firmy v Brně. Je zajišťováno zaměstnanci firmy. Je vedeno v ekonomickém softwaru, který zahrnuje veškerou firemní agendu, nejenom účetnictví.

4.3 Současný stav směrnic Firma nemá vytvořen systém směrnic. Nejsou vypracovány ani povinné směrnice, z tohoto pohledu tedy účetní jednotka nesplňuje legislativní povinnost danou zákonem. Postupy uvnitř účetní jednotky nejsou písemně doloţeny. Informace nutné pro správné vedení účetnictví jsou zasílány zaměstnancům formou e-mailů v rámci vnitřní komunikační sítě firmy. Z hlediska vnitřního řízení je takovýto systém nevýhodný z důvodů: Nepřehlednosti – informace jsou roztroušeny do různých zpráv, nejsou zkompletovány podle zaměření a je sloţité v nich konkrétní informace vyhledávat. Nekompletnosti – postupy vymezené touto cestou nejsou kompletní a neobsahují veškerou potřebnou agendu firmy. Nemají písemnou formu – není moţné ověřit seznámení zaměstnanců s obsahem nařízení a jeho přečtení, není zaveden ţádný záznam o čtení daného dokumentu. Dalším problémem je moţnost ztráty dat, protoţe rozhodnutí nejsou speciálně uchovávána. Největší nevýhodou je nemoţnost ověření seznámení zaměstnanců s obsahem, proto je nutné zavést aparát, kdy bude ke kaţdé směrnici přidána příloha o seznámení zaměstnanců s obsahem směrnice a čtení potvrzeno podpisem. Je nutné vytvořit celý systém směrnic. Bude obsahovat takové směrnice, které nejenţe budou naplňovat legislativní povinnost, ale také přispějí k řízení účetní jednotky a zefektivnění probíhajících procesů.

35

5 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU V tabulce je uveden soupis směrnic, které navrhuji v podniku vypracovat. Následuje komentář k jednotlivým směrnicím tabulky i ke směrnicím, které byly oproti tabulce č. 1 z kapitoly 2.4 vypuštěny. Tabulka 2: Navrhované účetní směrnice Povinné Systém zpracování účetnictví Účtový rozvrh Podpisové záznamy Odpisový plán Časové rozlišení nákladů a výnosů Způsob účtování o zásobách

Vnitřní účetní směrnice Doporučené Oběh účetních dokladů Vnitropodnikové účetnictví Inventarizace Účetní závěrka Zásoby Opravné poloţky Pokladna Úschova účetních záznamů, archivace dokladů Zásady pro pouţití dohadných poloţek

Pramen: vlastní konstrukce

Z oblasti povinných směrnic jsou vypuštěny následující směrnice: Kurzové rozdíly – účetní jednotka vede eurovou pokladnu, přesto ji vyuţívá jen minimálně. Ve většině případů provádí operace v domácí měně. Tato směrnice tak nabývá jen malého významu. V současné chvíli jsem tuto směrnici do systému nezahrnula. Pokud by se situace v podniku změnila a operace v cizích měnách by nabyly většího významu, bylo by vhodné tuto směrnici dodatečně vytvořit. Rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek – pořizovací cena zásob není rozdělována na cenu pořízení a odchylku, kterou je následně nutné rozpouštět. Tato směrnice proto nemá opodstatnění. Deriváty – účetní jednotka o derivátech neúčtuje, proto není nutné směrnici vytvářet. Konsolidační pravidla – firma není součástí konsolidovaného celku, takţe nebude tento předpis vytvářet. Cestovní náhrady – pokud zaměstnanci jedou na pracovní cesty, ve většině případů jsou výlohy na tyto cesty placeny dodavatelskou firmou. Firma proto o cestovních náhradách neúčtuje. V současné době tedy není nutné vytvářet směrnici o cestovních

37

náhradách. Směrnici bych doporučila vytvořit v případě, pokud by se zvýšil počet pracovních cest zaměstnanců. V rámci doporučených směrnic v tabulce č. 1 jsou vypuštěny následující směrnice: Normy přirozených úbytků zásob – firma neobchoduje s ţádným zboţím, u kterého by vznikaly technologické či technické ztráty, proto ani neúčtuje o přirozených úbytcích zásob. Zásady tvorby a používání rezerv – firma netvoří ţádné rezervy, proto není potřeba vytvářet samostatný předpis o způsobu a postupu tvorbě rezerv. Odložená daň – o odloţené dani se v podniku neúčtuje. Na rozdíl od směrnic, které by bylo pro podnik zbytečné vytvářet, je nutné se v podniku zaměřit na následující směrnice, jejichţ vytvoření je pro podnik klíčové: Podpisové záznamy – tato směrnice je důleţitá v kaţdém podniku. V rámci této směrnice jsou vymezeny odpovědnosti osob včetně jejich podpisového záznamu. Oběh účetních dokladů – vypracování je důleţité z hlediska velkého mnoţství poboček a jen jednoho účetního střediska. V této směrnici je tedy nutné vymezit především oběh účetních dokladů mezi centrálou a jednotlivými pobočkami. Určit, které doklady je nutné doručovat do centrály a které zůstávají na pobočkách po celé účetní období. S účetními doklady pracuje mnoho lidí, proto je nutné postup sjednotit, aby nedocházelo ke ztrátám dokladů, chybám v náleţitostech dokladů a opomenutí nezaplacených faktur a následné promlčení pohledávek. Úschova účetních záznamů, archivace dokladů – tato směrnice je pro daný podnik důleţitá. Doklady, které jsou určeny k archivaci, během účetního období zůstávají na jednotlivých provozovnách. Na konci účetního období je třeba účetní doklady shromáţdit a řádně uchovat. Je tedy nutné vymezit přesný postup nakládání s doklady a postup jejich převozu, aby nedocházelo k jejich poškození, popřípadě ztrátě. Pokladna – V rámci podniku funguje celkem 18 pokladen. Dodrţování stejného postupu při vedení pokladny je klíčové pro správné fungování podniku. Ve směrnici je třeba odlišit postup na centrále a na pobočkách zvlášť, protoţe se částečně liší. Inventarizace – Firma vlastní velké mnoţství zásob, převáţně zboţí. Správný postup a průběh inventarizace je klíčový pro efektivní fungování firmy. 38

Opravné položky – Tato směrnice bude v podniku ošetřovat pouze opravné poloţky k pohledávkám. Dohadné položky – je třeba vymezit způsob účtování jednotlivých dohadných poloţek podle jejich výčtu, jak se o nich bude účtovat v běţném i předcházejícím období.

5.1 Návrh formální úpravy směrnic Všechny směrnice by měly mít stejnou formu. Díky tomu se lze ve směrnicích lépe orientovat neţ v případě, kdy kaţdá směrnice bude po formální stránce naprosto odlišná. V následující části textu uvádím návrh formální struktury směrnic, tedy jak by měla kaţdá směrnice po formální stránce vypadat. Údaje o názvu účetní jednotky, názvu dokumentu (směrnice), jeho čísle a názvu konkrétní směrnice uvádím do záhlaví, aby tato informace byla uvedena na kaţdém listu dokumentu. Schéma 2: Záhlaví směrnice Název účetní jednotky: Dokument: Název: Pramen: vlastní konstrukce

č.

Údaje jako datum vydání a začátku účinnosti směrnice, osoba, která směrnici vypracovala a schválila, rozdělovník jsou důleţité, ale uţ ne tak zásadní jako informace v záhlaví, proto je uvádím v hlavičce dokumentu. Schéma 3: Hlavička směrnice Datum vydání: Datum účinnosti: Vypracoval: Schválil: Rozdělovník: Pramen: vlastní konstrukce

Tělo směrnice se bude dělit na tři části – A. Obecná část; B. Vnitropodniková úprava; C. Závěrečná ustanovení. Kaţdá část bude dále rozdělena na oddíly s nadpisy pro lepší orientaci v textu. V obecné části bude na začátku (v prvním bodě) minimálně uveden seznam právních norem, podle kterých se daná problematika směrnice řídí. Dále budou uvedeny některé důleţité informace ze zákona. Část vnitropodnikové úpravy bude obsahovat problematiku, kterou je nutné vymezit vnitropodnikovými předpisy. Závěrečná ustanovení 39

budou obsahovat informace o vydání a s nimi souvisejícími změnami v předchozích vydáních (uvedení, která směrnice je dalším vydáním zrušena, která změněna), včetně seznamu příloh. Kaţdá směrnice bude obsahovat alespoň jednu přílohu a to záznam o předloţení směrnice. Schéma 4: Záznam o předložení směrnice Záznam o předložení směrnice Jméno zaměstnance Středisko Oddělení

Datum předloţení směrnice

List č. Datum vrácení Podpis zaměstnance směrnice

Pramen: vlastní konstrukce na základě KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 43.

V tabulce neuvádím oproti Kovalíkové název a číslo směrnice. Záznam bude součástí směrnice, proto bude v záhlaví stránky a tedy i u kaţdého listu záznamu uvedeno číslo a název směrnice. V kolonce středisko bude uvedena provozovna podniku. Pro přehlednost budou uváděny pouze zkratky středisek platné podle knih středisek.

5.2 Pokladna35 Tato směrnice v podniku není vytvořena. V návrhu nové směrnice je třeba vymezit body zmíněné v podkapitole 3.1. V obecné části je nutné uvést právní úpravu, tedy výčet právních norem. Dále ve směrnici uvádím pravidla pro omezení plateb podle zákona o omezení plateb v hotovosti a o správě daní a poplatků. Ve vnitropodnikové úpravě je třeba se zaměřit na pokladny vedené v podniku včetně osob, které jsou oprávněné k nakládání s nimi. Dále uvádím maximální denní limit hotovosti v pokladně a postup při překročení limitu rozdílně pro centrálu a pobočky. Hodnota maximálního limitu pro platby v hotovosti je v podniku stanovena ve stejné výši, jako je zákonný limit. Důraz je kladen i na pokladní výdaje. Ty jsou prováděny ve většině případů 35

Kompletní směrnice je uvedena v příloze. V této kapitole bude pouze rozebrán návrh úpravy směrnice.

40

z hlavní pokladny. Na pobočkách je moţné výjimečně výdaje provádět také, proto směrnice obsahuje postup i v tomto případě. Oblast záloh a cenin je zmíněna jen stručně, zálohy jsou poskytovány v omezené míře a ceniny jsou v podniku zastoupeny pouze poštovními známkami. Další částí vnitropodnikové úpravy tvoří oblast funkce pokladníka zahrnující hmotnou odpovědnost, náplň práce pokladníka a postup v případě nepřítomnosti, jeţ je opět vymezen rozdílně pro centrálu a pobočky. Nakonec je vymezena inventarizace pokladny a kontrola zůstatků. Směrnice je určena pro pokladní, vedoucí poboček, ekonoma, hlavní účetní a účetní. 5.2.1

Návrh obecné části

Právní úprava: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví České účetní standardy pro podnikatele zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti a o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů Pravidla pro omezení plateb v hotovosti: Maximální limit pro platby v hotovosti je stanoven ve výši 350 000 Kč, kdy při překročení tohoto limitu je nutné provést platbu bezhotovostně. Neplatí u plateb uvedených podle zvláštního právního předpisu. Mezi platby, na které se nevztahuje limit, patří například platby daní, poplatků, cla, zálohy na tyto platby, odvody za porušení rozpočtové kázně, povinné platby vyplývající z pracovněprávních vztahů, platby důchodů z důchodového pojištění, platby prováděné v době krizového stavu vyhlášeného podle zvláštního právního předpisu; platby určené k úschově peněz notářem, platby pojistného a výplat pojistného plnění ze soukromého pojištění. 5.2.2

Návrh vnitropodnikové úpravy

Druhy pokladen: V centrále je vedena hlavní korunová pokladna, eurová pokladna a 4 pokladny určené pro prodej. Na kaţdé pobočce je vedena jedna korunová pokladna pro prodej.

41

Pokladny jsou rozlišeny v analytické evidenci, která je vedena v rámci ekonomického softwaru Ambra. Následující tabulka uvádí výčet pokladen v podniku včetně jejich čísla v analytické evidenci a osoby oprávněné k nakládání s pokladnou. Tabulka 3: Seznam pokladen v podniku a oprávněných osob k nakládání s pokladnou č. účtu v analytické Pokladna evidenci 21109 Pokladna - Brno centrála - EUR 21111 Pokladna - Brno centrála 21112 Pokladna - Brno – 1 21113 Pokladna - Brno – 2 21114 Pokladna - Brno – 3 21115 Pokladna - Brno – 4 21121 Pokladna - Jihlava 21122 Pokladna - Staré Město 21123 Pokladna - Znojmo 21124 Pokladna - Blansko 21125 Pokladna - Břeclav 21126 Pokladna - Kyjov 21127 Pokladna - Třebíč 21128 Pokladna - Pohořelice 21129 Pokladna - Vyškov 21130 Pokladna - Moravské Budějovice 21131 Pokladna - Hodonín 21132 Pokladna - České Budějovice Pramen: vlastní konstrukce

Osoba oprávněná k nakládání s pokladnou Vedoucí prodeje Jednatel, obchodník Vedoucí prodeje Prodejce Prodejce Prodejce Vedoucí pobočky Jihlava Vedoucí pobočky Staré město Vedoucí pobočky Znojmo Vedoucí pobočky Blansko Vedoucí pobočky Břeclav Vedoucí pobočky Kyjov Vedoucí pobočky Třebíč Vedoucí pobočky Pohořelice Vedoucí pobočky Vyškov Vedoucí pobočky Moravské Budějovice Vedoucí pobočky Hodonín Vedoucí pobočky České Budějovice

21111 Pokladna - Brno centrála je hlavní korunovou pokladnou. Z této pokladny se provádí odvody a většina výdajů. Maximální denní limit na pokladně: V kaţdé pokladně je stanoven limit na 10 000 Kč. Postup při překročení limitu: Centrála: Na konci otevírací doby, kdy se pokladny uzavírají do trezoru, předá pokladník přebytečnou hotovost osobě odpovědné za hlavní korunovou pokladnu, která hotovost uloţí do banky. Pobočky: Na konci dne odvede přebytek do banky vedoucí pobočky, který zároveň zodpovídá za pokladnu. Pokud se na pobočce nachází trezor, uloţí pokladnu do trezoru. Pokud ne zajistí ji podle svého uváţení. 42

Pravidla pro omezení plateb v hotovosti: Maximální limit pro platby v hotovosti je stanoven podle zákona na 350 000Kč. V rámci ekonomického softwaru Ambra existuje aparát, který automaticky upozorní na převýšení limitu. Sleduje operace jednoho zákazníka na všech pobočkách. Pokladní výdaje: Nákupy se provádí v centrále z hlavní pokladny, výjimečně na pobočkách. Výdaje na pobočkách musí být nahlášeny na centrálu ekonomickému oddělení. Centrála – o výdajích účtuje účtárna, které se předávají účetní doklady spojené s pokladními výdaji. Pobočky - výdaje jsou zaznamenávány mimo účetní program ve stanovené excelové tabulce. Ta slouţí pro kontrolu zůstatků v pokladně na pobočce. Účetní doklady z těchto operací se posílají na centrálu k zaúčtování, minimálně jednou měsíčně v rámci zásobování poboček zboţím. Zálohy: Zálohy jsou poskytovány zaměstnancům na drobné nákupy. Trvalé zálohy nejsou poskytovány. Ceniny: Ceniny se v podniku pouţívají jen v podobě poštovních známek. Evidence cenin vedena není, účtují se přímo do spotřeby. Funkce pokladníka: Hmotná odpovědnost – při nástupu kaţdý zaměstnanec podepisuje obecnou hmotnou odpovědnost. Nesjednává se proto dodatečná hmotná odpovědnost pokladníka za pokladnu. Náplň práce pokladníka:  Vede evidenci o hotovosti v evidenčních knihách.  Vyhotovuje pokladní doklady, kdy pokladník odpovídá za formální správnost, ověřuje výši plateb v hotovosti.  V pokladních hodinách, které kopírují otevírací dobu provozoven, zajišťuje příjem a výdej hotovosti.  Pokladník hlavní pokladny zajišťuje pokladní hotovost z banky a odvody do banky.

43

Nepřítomnost pokladníka: 

V rámci centrály se pokladna nepředává. V případě pokladny určené pro prodej (pokladna 1 – 4) se v nepřítomnosti pokladníka pokladna, kterou má na starost, nevyuţívá.



Na pobočkách pokladnu v nepřítomnosti vedoucího pobočky přebírá jeho zástupce. Postup předání si určuje vedoucí sám.

Inventarizace: Inventarizace pokladen probíhá 1x ročně. Kontrola zůstatků během účetního období: Centrála – prováděna účetní 1x měsíčně Pobočky – probíhá minimálně 1x měsíčně, častěji dle uváţení vedoucího pobočky. Během roku probíhají nepravidelné mimořádné kontroly, dle uváţení ekonoma.

5.3 Úschova účetních záznamů, archivace dokladů36 V podniku je stanoven postup po skončení účetního období pro pobočky, vymezení dokladů, které jsou určeny k archivaci a které je nutné převést z poboček na centrálu včetně postupu přepravy dokladů do účtárny. Přesný postup je uveden v příloze této práce. Kromě výše zmíněného je ovšem nutné stanovit také postup na centrále, co se děje s účetními doklady za uzavřené období a následně vymezit celý postup archivace, převoz dokladů do archivu, uloţení a následnou skartaci po uplynutí doby stanovené pro úschovu dokladů. V obecné části je třeba vymezit právní normy, kterými se tato směrnice řídí. Dále je nutné uvést minimální dobu archivace jednotlivých účetních dokladů podle zákona. Základní pojmy podle zákona o archivaci. Je třeba vymezit pojmy archiválie, skartační lhůta, skartační seznam, protokol o provedení skartačního řízení. V rámci vnitropodnikové úpravy je třeba vymezit postup úschovy účetních dokladů a to odlišně pro centrálu a pobočky. Postup na pobočkách není třeba nijak výrazně upravovat, provedla jsem pouze menší formální změny. Na centrále je třeba vymezit postup pro doklady skončeného účetního období, které byly uloţeny na centrále, postup úschovy všech dokladů (včetně přivezených z poboček určených k archivaci), jejich uskladnění, převoz do archivu, úschovu a následnou skartaci. Směrnice je určena pro ekonoma, hlavní účetní, účetní a vedoucí poboček.

36

V této kapitole bude pouze rozebrán návrh úpravy směrnice. Celá směrnice je uvedena v příloze této práce.

44

5.3.1

Návrh obecné části

Právní úprava: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví České účetní standardy pro podnikatele zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty zákon č.499/2004 Sb., o archivování a spisové sluţbě a o změně některých zákonů zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby Vymezení základních pojmů: Archiválie – záznamy, které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu. Skartační lhůta – je doba, během níţ musí být dokument uloţen u účetní jednotky. Lhůta začíná prvním dnem roku následujícího po roce, kdy dokument vznikl. Skartační seznam – seznam písemností s uplynulou skartační lhůtou, které jsou určeny ke skartaci.

45

Skartační lhůty pro jednotlivé dokumenty dle příslušných právních norem: Tabulka 4: Skartační lhůty jednotlivých dokladů Právní norma

Dokument Účetní závěrka a výroční zpráva Účetní doklady Účetní knihy Odpisové plány Inventurní soupisy Účtový rozvrh Přehledy

Doba úschovy 10 let 5 let 5 let 5 let 5 let 5 let 5 let

Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví

5 let

zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

Daňové doklady

10 let

zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví

Doklady týkající se záručních lhůt

rok po skončení lhůty

Mzdové listy

30 let

Stejnopisy evidenčních listů

3 roky

Záznamy o skutečnostech vedených v evidenci

6 let

zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví

zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení Pramen: vlastní konstrukce

5.3.2

Návrh vnitropodnikové úpravy

Pobočky: V rámci poboček jsou k archivaci určeny následující druhy dokladů. Ostatní doklady nejsou určeny k archivaci, takţe nebudou zasílány do centrály. V případě pochybností co s daným druhem dokladu dělat, kontaktujte účtárnu, která vám poradí. Tabulka 5: Doklady určené k archivaci Doklad objednávky přijaté daňové zálohové listy vydané faktury vydané faktury vydané – faktoring opravné daňové doklady dodací listy pokladní příjmy vrácení pokladního příjmu pokladní výdaje Pramen: vlastní konstrukce

Zkratka OP XV FV FVZZ DV DL PP VP PV

46

Doklady budou zaslány na centrálu do účtárny v šanonech naskládané do krabic. Po obdrţení a zpracování dokladů budou šanony poslány zpět. Kaţdý druh dokladu bude samostatně archivován v jasně popsaném šanonu s: názvem pobočky (např. BLANSKO), druhem dokladu (např. FAKTURY VYDANÉ, FAKTURY – FAKTORING, POKLADNÍ PŘÍJMY, OPRAVNÉ DAŇOVÉ DOKLADY, ...), číselnou řadou dokladů (např.1 – 500). Rok na šanonech nebude uveden, ať šanon můţete znovu po vrácení pouţít pro následující rok Dodací listy a objednávky nebudou jednotlivě v šanonu, ale budou připnuté u faktur nebo u prodejek. Doklady budou zasílány vţdy za celý skončený fiskální rok (fiskální rok je od 1. 4. do 31. 3. následujícího roku) a to nejpozději do 30. 6. (tzn. do 3 měsíců po ukončení fiskálního roku). Výjimku tvoří pouze pokladní výdaje – PV, které jsou zasílány min. 1x za měsíc. Doklady se zasílají do Brna – účtárny. O zaslání informujte včas účtárnu e-mailem (ekonoma a hlavní účetní, tzn. oba), kdy a kdo je doveze, včetně seznamu dokladů. K zaslaným dokladům přiloţte písemný seznam zasílaných dokladů (uveďte druh dokladů, mnoţství: např. „faktury vydané 1-725/2011“, „pokladní příjmy 1- 3.159/2011“) a čitelný podpis toho, kdo za pobočku doklady zasílá. V případě nejasností se obraťte na účtárnu. Doklady, které nebudou splňovat výše uvedené, budou zaslány zpět, pro odstranění nedostatků. V takovém případě také hrozí finanční postih vedoucímu pobočky. Centrála: Doklady na centrále jsou uschovány v účtárně během roku. Po skončení účetního období jsou bezcenné doklady vyřazeny a skartovány. O tom, které doklady jsou určeny k archivaci a které budou vyřazeny, rozhodne ekonom v souladu se zákonem o účetnictví. Účetní doklady určené k archivaci zůstávají dále v účtárně. Archivace: Doklady určené k archivaci (archiválie) zůstávají uloţeny v účtárně po dobu dvou let po skončení účetního období, ke kterému náleţí. Po dvou letech jsou přesunuty do archivu v Moravských Budějovicích. 37 37

Adresa archivu je v této práci vymezena pouze městem z důvodu nezveřejnění účetní jednotky. Ve směrnici podniku bude uvedena celá adresa pro přesné vymezení archivu.

47

Před převozem ekonom upozorní archiv o datu převozu archiválií z účtárny do archivu. Archiválie budou zaslány prostřednictvím zásobování pobočky v Moravských Budějovicích, ke které archiv náleţí. K dokumentům bude přiloţen soupis archiválií, které jsou převáţeny včetně podpisu ekonoma. Po doručení dokumentů správce archivu zkontroluje podle soupisu archiválií došlé dokumenty a zaeviduje došlé archiválie do evidence archiválií a uloţí do archivu. Pokud doručené dokumenty neodpovídají soupisu, kontaktuje správce ekonoma. Skartační lhůty archiválií: Skartační lhůty se shodují s dobou úschovy dokladů stanovenými právními normami. Skartace: Skartace se provádí v následujícím roce po uplynutí skartační lhůty, pokud jednotka nerozhodne o prodlouţení této lhůty. Ekonom sestaví seznam dokumentů, které jsou určeny ke skartaci. Seznam opatřený svým podpisem zašle do archivu. Na základě skartačního seznamu správce archivu provede vyřazení archiválií určených ke skartaci a skartuje je. Správce archivu vyhotoví protokol o provedení skartačního řízení a zašle zpět ekonomovi. Protokol o provedení skartačního řízení obsahuje seznam skartovaných dokumentů a podpis správce archivu. Odpovědnost: Odpovědná osoba za doručení všech dokladů správně a ve stanoveném čase podle této směrnice z poboček na centrálu po skončení účetního období je vedoucí dané pobočky, ze které jsou účetní doklady posílány. Odpovědná osoba za úschovu a skartaci archiválií je ekonom. Odpovědná osoba za správu archivu je správce pobočky, kterým je pověřen vedoucí pobočky v Moravských Budějovicích.

5.4 Vliv navrhovaných opatření Navrhovaná opatření ovlivňují organizační strukturu i efektivnost v rámci podniku. Následující text je rozdělen do dvou podkapitol, podle organizačního a ekonomického vlivu navrhovaných opatření na účetní jednotku. 5.4.1

Organizační vliv

Zavedení směrnic má významný organizační vliv. Směrnice přispívají k: zvýšení pracovní kázně – Pokud jsou zaměstnanci seznámeni se svými povinnostmi a pokud toto seznámení potvrdí podpisem směrnice v záznamu o předloţení směrnice, 48

povede to k vyšší kázni a dodrţování pravidel, protoţe za své pochybení nebo nedbalost mohou být sankcionováni. Za své chování nesou zodpovědnost. odstranění nedorozumění – směrnice stanovují přesně povinnosti jednotlivých útvarů a jejich zaměstnanců. Počet případů, kdy dochází k nedorozumění se tak můţe výrazně sníţit. Existuje aparát, ve kterém jsou postupy, které mohou být předmětem sporu vymezeny. Jiný postup není přípustný, a proto k nedorozuměním nedochází. zlepšení kontrolního systému – Vnitřní směrnice slouţí jako součást kontrolního systému v účetní jednotce. Z tohoto pohledu je významná například směrnice o inventarizaci. Inventarizace kontroluje majetek ve firmě a zároveň jeho stav. Můţe předcházet poškození, zničení či zneuţívání majetku ve firmě. V pokladní agendě můţeme vidět zvýšení pracovní kázně v dodrţování maximálního denního limitu hotovosti, v opatrnosti při příjímání větších částek v hotovosti a hlídání omezení plateb v hotovosti, i v kontrole zůstatků v pokladně (zda se rovná účetní hodnotě). Odpovědnost za chyby v těchto oblastech nese sám pokladník včetně jejich následků. Kaţdý tak věnuje větší pozornost své práci a chybám se snaţí předcházet. Vliv na odstranění nedorozumění můţe být demonstrován na příkladu neodvedení přebytku hotovosti v pokladně. Pokladník můţe tvrdit, ţe o limitu nevěděl, nebo ţe si myslel, ţe je vyšší. Pokud jsou v podniku zavedeny směrnice, ve kterých je maximální moţný limit uveden, argumenty pokladníka nejsou na místě. Svým podpisem potvrdil, ţe je s výškou limitu seznámen. V případě opakovaného překračování limitu je moţné udělit napomenutí a popřípadě i určité sankce. 5.4.2

Ekonomický vliv

Vnitropodnikové směrnice fungují spíše jako preventivní, ochranný prostředek, takţe je těţké ekonomický vliv zavedení vnitřních účetních směrnic vyčíslit. Jednou z moţností nahlíţení na ekonomický vliv je z pohledu předcházení sankcí udělovaných za protiprávní jednání, kterého se podnik můţe dopustit. Vliv bychom pak vyčíslovali v podobě hodnoty sankce, kterou bychom při zavedení směrnic nemuseli platit, protoţe k chybě, která sankci předchází, nedojde. Pokud vezmeme v úvahu oblast úschovy účetních záznamů a archivace, tak za porušení povinnosti uchovávat účetní záznamy je moţné podle zákona o účetnictví uloţit účetní jednotce pokutu aţ do výše 3 % hodnoty celkových aktiv účetní jednotky. 49

V případě zvolené účetní jednotky jsou celková aktiva k 31. 3. 2013 (účetní období od 1. 4. do 31. 3. následujícího roku) ve výši 121 379 000 Kč (hodnota brutto). Sankce ve výši 3 % celkových aktiv tak tvoří částku 3 641 370 Kč. V porovnání s hospodářským výsledkem účetní jednotky v daném roce, který tvořil 601 000 Kč, je tato sankce v podstatě likvidační. V pokladní agendě hraje významnou roli zákon o omezení plateb v hotovosti. Při překročení limitu u právnických osob je moţné udělit sankci aţ do výše 5 000 000 Kč. Tato suma tvoří přibliţně 4 % celkové hodnoty aktiv za rok 2012. Tato částka je ještě významnější neţ v případě oblasti úschovy účetních záznamů. Následující tabulka uvádí selhání, za která je moţné udělit sankce. Obsahuje selhání v podniku, zákon ošetřující danou oblast, maximální moţnou sankci a směrnici, která danému selhání můţe předcházet. V tabulce není uveden vyčerpávající výčet všech selhání, ale je chápána spíše jako příklad uţitečnosti různých směrnic. Tabulka 6: Selhání v podniku spolu s maximálními sankcemi Ošetřující zákon zákon o účetnictví zákon o omezení plateb

zákon o účetnictví

zákon o účetnictví

Selhání porušení povinnosti uchovávat účetní záznamy překročení limitu 350 000Kč při platbě v hotovosti sestavení neúplné účetní závěrky neověření účetní závěrky auditorem nezveřejnění účetní závěrky nevedení účetnictví

daňový řád

špatné vyměření daně

daňový řád

pozdní podání daňového přiznání

Sankce (max.) 3 % hodnoty celkových aktiv

Úschova účetních záznamů

5 000 000 Kč

Pokladna

3 % hodnoty celkových aktiv

Harmonogram účetní závěrky

6 % hodnoty celkových aktiv

Systém zpracování účetnictví

20 % z částky daně dodatečně vyměřené správcem daně 20 % z částky, o kterou byl sníţen nadměrný odpočet 1 % z částky, o kterou byla sníţena daňová ztráta 0,05 % daně nebo daňového odpočtu nebo 0,01 % daňové ztráty za kaţdý den prodlení; max. 300 000 Kč

Pramen: vlastní konstrukce

38

Ošetřující VS38

VS – vnitřní směrnice

50

Oběh účetních dokladů

Oběh účetních dokladů

Selhání, za která se udělují tak vysoké sankce jsou velmi závaţné, ve většině případů jsou udělovány jen ve zlomkové hodnotě maximální moţné částky. I přesto jsou sankce významným zatíţením hospodaření podniku. V podniku můţe dojít i k selhání, které nemá protiprávní charakter, neudělují se za něj sankce, přesto nepříznivě ovlivňují hospodářský výsledek. Příkladem v oblasti pokladní agendy je případná ztráta hotovosti při nedostatečném zabezpečení pokladny. Pokud je ve směrnici stanoven postup pro zabezpečení pokladny (uloţení na noc do trezoru), pokladník tuto povinnost nesplní a pokladna bude odcizena, odpovědnost nese pokladník včetně povinnosti náhrady škody, pokud se se zaměstnavatelem nedohodne jinak. Dalším příkladem tentokrát z oblasti oběhu účetních dokladů je postup při nezaplacení vydané faktury zákazníkem do doby splatnosti. Pokud není dodrţován postup nakládání s těmito nesplacenými pohledávkami, můţe dojít k opomenutí pohledávky a následkem nedostatku času k řízení s pohledávkou k jejímu promlčení a následné ztrátě podniku. Pokud by ve zvoleném podniku pokladník z kaţdé prodejní pokladny (celkem 16) opomněl jednu fakturu na rok v hodnotě 10 000 Kč39, ztráta podniku se vyšplhá na 160 000 Kč. Pokud tuto částku opět porovnáme s výsledkem hospodaření, tvoří ztráta 26 % zisku. Pokud bude v podniku zavedena směrnice, která postup s nezaplacenými fakturami bude řádně řešit, k této ztrátě nedojde.

39

Hodnoty faktur v podniku se významně liší z důvodu velkoobchodního i maloobchodního prodeje. U faktur na

vyšší částky je vyšší pravděpodobnost hlídání doby splatnosti, proto jsem zvolila tuto částku. Zvolená částka není příliš významná, ale ovšem ani zanedbatelná.

51

ZÁVĚR Cílem této práce bylo zanalyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a následně zpracovat návrh směrnic pro konkrétní jednotku. Tvorba vnitřních účetních směrnic se řídí velkým mnoţstvím právních předpisů, ovšem nejdůleţitějšími předpisy, které zároveň ošetřují největší část problematiky účetních směrnic je zákon o účetnictví, prováděcí vyhláška k zákonu o účetnictví a České účetní standardy pro podnikatele. Tyto předpisy vymezují oblasti, které je účetní jednotka povinna ve vnitřních směrnicích ošetřit, zde mluvíme o povinných směrnicích, ale také nepřímo odkazuje na oblasti, které je vhodné nikoliv povinné, ve směrnicích ošetřit. Směrnice s takovou problematikou řadíme do směrnic doporučených. Právní předpisy stanovují obsah vnitřních předpisů, ale jiţ neuvádí podobu, jakou by tyto dokumenty měly mít z hlediska formální stránky. Existují však informace, které je nutné ve směrnicích uvést pro jejich řádnou platnost. Na základě teoretických východisek jsem provedla analýzu stavu směrnic ve firmě XY, spol. s.r.o. Tento podnik nemá vytvořen systém směrnic. Vytvořila jsme proto návrh systému směrnic, který by měl být v podniku zaveden pro efektivní fungování celé účetní jednotky. Systém neobsahuje výčet veškerých směrnic, které je moţné vytvořit, ale pouze ty, pro které má účetní jednotka vyuţití. Pro snadnou orientaci ve směrnicích a jejich přehlednost je podstatná formální stránka úpravy tohoto dokumentu, proto jsem se zaměřila i na tuto oblast a vytvořila jsem návrh formální stránky směrnic. V této práci jsem rozpracovala konkrétně dvě směrnice, které jsou pro daný podnik klíčové. První směrnice ošetřuje oblast pokladny. Podnik má po celém území České republiky řadu poboček a celkově vyuţívá pro svoji činnost 18 pokladen. Proto je pro podnik velmi důleţité sjednotit celou pokladní agendu, aby procesy s ní související probíhaly jednotně a nedocházelo k nedorozuměním. Právě sjednocení postupů zaručuje tato směrnice. Druhou směrnicí je Úschova účetních záznamů. Tato směrnice umoţňuje předcházení ztrátám či zničení účetních dokladů, které je účetní jednotka povinna archivovat. V případě stanoveného podniku je důleţitá díky velkému počtu provozoven, na kterých se během účetního období shromaţďují účetní doklady určené k archivaci. Podnik musí zajistit uloţení dokladů po skončení účetního období a tedy i svoz veškerých dokumentů. 53

Návrh jako celek by měl zlepšovat organizační strukturu účetní jednotky a zefektivnit probíhající procesy. V rámci organizační struktury by měl přispět ke zvýšení pracovní kázně, odstranění nedorozumění a zlepšení kontrolního systému uvnitř podniku. Ekonomický uţitek není tak zřejmý, protoţe vytvoření směrnic má spíše preventivní, ochranný účinek. Aţ v případě určitých negativních událostí se směrnice mohou projevit jako ochrana proti ztrátám v podniku a případným sankcím či plněním v rámci soudního sporu v důsledku selhání v podniku. Ekonomický uţitek je tak moţné přirovnat k hodnotě ztráty, ke které díky směrnicím nedojde. Hodnota ztrát, kterým je moţné předcházet, je významná. Zavedením systému směrnic ovšem nedojde k odstranění všech chyb v podniku. Ţádný člověk není neomylný. Úkolem směrnic je sníţení selhání na co nejniţší počet a minimalizace jejich následků.

54

SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ [1]

CARDOVÁ, Zdenka. Organizace účetnictví. Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2010, č. 2. DOI: 1211-7307. Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d8605v11405-organizaceucetnictvi/?search_query=zdenka+cardov%C3%A1+organizace+%C3%BA%C4%8Det nictv%C3%AD&search_results_page=

[2]

CARDOVÁ, Zdenka. Pokladna. Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a

daňovou

praxi.

2010,

č.

8.

DOI:

1211-7307.

Dostupné

z:

http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25840v34200pokladna/?search_query=zdenka+cardov%C3%A1+organizace+%C3%BA%C4%8Detn ictv%C3%AD&search_results_page= [3]

DĚRGEL, Martin. Vnitropodnikové směrnice. Účetnictví. 2012, roč. 59, č. 1, s. 11-14. DOI: 0139-5661.

[4]

HRUŠKA, Vladimír. Kolektivní smlouvy a vnitřní předpisy: dle nového zákoníku práce od 2007 : komplexní průvodce kolektivním vyjednáváním, zpracované vzory kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu, pracovního řádu i směrnice o cestovních náhradách. 1. vyd. Praha: Grada, 2007, 284 s. ISBN 9788024719870.

[5]

JAKUBKA, Jaroslav. Vnitřní předpisy zaměstnavatele. Vyd. 1. Praha: ASPI, 2008, 193 s. ISBN 9788073573966.

[6]

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, 439 s. Účetnictví (ANAG). ISBN 978-80-7263-824-6.

[7]

LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 3. aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2004, 112 s. ISBN 80-247-0762-4.

[8]

OTRUSINOVÁ,

Milana

a

Karel

ŠTEKER.

Vnitropodnikové

účetní

směrnice. Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2007,

roč.

11,

č.

9,

s.

1-29.

DOI:

1211-7307.

Dostupné

55

z:

[9]

SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŢOVÁ a Petr VALOUCH. Finanční účetnictví. 2. vyd. Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s. ISBN 978-80-210-5832-3. Dostupné z:

[10] SCHIFFER, Vladimír. Význam a poslání vnitřních účetních předpisů. Účetnictví v praxi.

2010,

č.

7.

DOI:

1211-7307.

Dostupné

z:

[11] SCHIFFER,

Vladimír.

Význam

a

poslání

vnitřních

účetních

předpisů:

(dokončení). Účetnictví v praxi. 2010, č. 8. DOI: 1211-7307. Dostupné z: [12] SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005. Vyd. 1. Brno: CP Books, 2005, 164 s. ISBN 80-251-0173-8. [13] Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů [14] Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů [15] Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů [16] Zákon č. 254/2004 Sb., omezení plateb v hotovosti a o změně zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů [17] Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů [18] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

56

SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT Seznam tabulek Tabulka 1: Vnitřní účetní směrnice s rozdělením na povinné a doporučené ............................23 Tabulka 2: Navrhované účetní směrnice ..................................................................................37 Tabulka 3: Seznam pokladen v podniku a oprávněných osob k nakládání s pokladnou ..........42 Tabulka 4: Skartační lhůty jednotlivých dokladů .....................................................................46 Tabulka 5: Doklady určené k archivaci ....................................................................................46 Tabulka 6: Selhání v podniku spolu s maximálními sankcemi ................................................50

Seznam obrázků Obrázek 1: Návrh záznamu o vydaných a předloţených vnitřních směrnicích ........................21

Seznam schémat Schéma 1: Organizační struktura podniku ................................................................................34 Schéma 2: Záhlaví směrnice .....................................................................................................39 Schéma 3: Hlavička směrnice ...................................................................................................39 Schéma 4: Záznam o předloţení směrnice ...............................................................................40

57

SEZNAM PŘÍLOH Příloha č. 1: Směrnice - Pokladna Příloha č. 2: Současná úprava archivace účetních dokladů v rámci poboček Příloha č. 3: Směrnice - Úschova účetních záznamů

59

Příloha č. 1: Směrnice – Pokladna

Příloha č. 2: Současná úprava archivace účetních dokladů v rámci poboček

Příloha č. 3: Směrnice - Úschova účetních záznamů