VKantoor nieuwsbrief 2010 produkt van Actual-IT
werkregistratie, clientvolgsystemen, jongerencentrumregistratie, WIA-volgsysteem, kilometerdeclaratie, telefoon registratie, WMO ondersteuning, produktkaarten, vacature-bank, portal voor client, accountant of voor opdrachtgever, HRM-systeem, weekroosters, administratieve adressenbeheer, hulpverlening, helpdesk, etc 2010.10.08
Waar starten? Een bonte verzameling modules Degene die deze nieuwsbrief leest is gebruiker van het VKantoor. Maar welk deel, of welke delen? Er komen jaarlijks nieuwe onderdelen (modules) bij het geheel, bestaande modulen worden gecorrigeerd, uitgebreid of totaal vernieuwd. Hoe kun je maximaal op de hoogte blijven van juist dié vernieuwingen die voor jou als gebruiker van belang zijn? Of straks misschien kunnen worden? Met dat doel voor ogen proberen we met een nieuwsbrief als deze jou hierin van dienst te zijn. Deze nieuwsbrief - volgende nieuwsbrieven zullen dat in mindere mate zijn - is nogal uitgebreid. Daarmee doet deze ook dienst als presentatie-gids.
Registreren van werk Tijd en Inhoud registreren Tijd Tijdschrijven binnen het VKantoor doe je op producten en op overhead, die eersten het
liefst gekoppeld aan een grootboeknummer, in het VKantoor boekingsnummer genoemd. Zo wordt gewerkte tijd boekhoudkundig inzichtelijk. Medewerkers zelf krijgen hierdoor inzicht in de kosten en opbrengsten van hun werk. Door ook overhead, ziekte en alle soorten verlof in tijd te registreren heb je optimaal grip op alle reeds besteedde `uren` maar ook op de nog te leveren uren. Of in het geval van verlof, het nog openstaande saldo. Realtime. En de leidinggevende met hem. ORT registratie en kilometerregistratie zijn hierin ook ingebouwd Tip 1.: door code `1` te gebruiken in de gewone werkregistratie, worden minuten ineens als kilometers gerekend. Per periode kan je zo een standaard kilometerdeclaratie formulier uitprinten waarop ruimte is voor de nodige handtekeningen Tip 2.: ben je even kwijt hoe het komt dat je nog compensatieuren hebt in te halen, kijk dan eens in het jaaroverzicht `Compensatie opbouw`. Die zich laat lezen als een agenda. Tot de dag precies.
Registreren (2) van werk INHOUD Door slim gebruik te maken van notities bij de verschillende tijdregistraties, verzamel je waardevolle informatie over je werk. Denk aan contactpersonen, knelpunten, nieuwe inzichten of ideeen, klantreacties. Maar ook aan dingen die veel tijd hebben gekost zoals `beheerder vergat juiste sleutel`, werkomstandigheden, ergernissen van deelnemers, internetstoringen. Je kunt precies deze opmerkingen overzichtelijk uitprinten via de optie `Rapportage Notities`. In die modules van het VKantoor waarin dossiers met contactinformatie worden bijgehouden, wordt de besteedde tijd automatisch in de werkregistratie verzameld. Aan de andere kant levert statistische informatie over deze dossiers informatie op voor managent en opdrachtgevers over het bereiken van doelen van deze produtken. In de module voor jongerenwerk wordt op deze wijze automatisch deelnemersaantallen en openingstijden bijgehouden; een druk op de knop levert de overzichten. Tip 3.: in de werkregistratie kan eenvoudig ORTregistratie worden aangezet voor medewerkers waar dit van belang voor is. Maandelijks ontvang je dan specifieke ORT-overzichten om aan de hand hiervan uitbetaling te laten plaatsvinden. Tip 4.: het gebruikmaken van een dienstrooster maakt het VKantoor heel precies in het berekenen van urenoverschotten etc. En zo kan ook simpel aanwezigheidsoverzichten worden aangemaakt.
Management van Projecten Plannen en Verantwoorden Plannen Projecten hebben een externe of interne financieringsbron. Dat omgezet naar te gebruiken tijd levert op dat die tijd verdeeld kan worden over beschikbare medewerkers. Als deze medewerkers in de zogenaamde ‘ProduktenCatalogus’worden ingepland kunnen zij in het tijdschrijven precies weten hoeveel uren nog voor hen beschikbaar zijn. Er is wel veel beweging op dit terrein; het VKantoor zal binnenkort hier nog veel flexibeler worden. Tip 5.: er is door het VKantoor een planningsoverzicht in excel te maken dat de mogelijkheid geeft van alle bestaande projecten te zien hoe de inzet van welke medewerkers erop is, (ook verschillende trendgegevens in kwartaalverloop) en hoeveel ruimte er nog is in de deel-budgetten. Tip 6.: beschikbare jaarrapportages kunnen jaarlijks uitgeprint een goed inzicht geven in het verloop van alle projecten. De verhouding tot de hoeveelheid overhead, ziekte en vakantie zijn hierin ook goed af te lezen.
Management (2) van Projecten Verantwoorden Niet alleen de cijfers, juist ook de inhoudelijke beschrijving en evaluatie van de gevoerde projecten levert goed zicht op de resultaten van de organisatie. Daarvoor kunnen de projecten worden beschreven in termen als ‘doel’, ‘doelgroep’, ‘vraagstelling’, ‘werkgebied’, ‘middelen’, ‘vraagstelling’, ‘evaluatiecriteria’etcetera. Deze zodoende verkregen produktkaart wordt op vaste tijden geevalueerd op de bereikte voortgang, de wijzigingen die het werken ermee met zich meebrengen, de behaalde resultaten zoals die waren gedefinieerd, wie er bij betrokken zijn geweest enzovoort. Tip 7.: er kunnen sinds een jaar ook meerdere versies van produktkaarten worden bijgehouden. Daardoor wordt inzichtelijk hoe een produkt in de tijd wijzigt en daar kan ook in verantwoording op worden teruggegrepen. Tip 8.: bij elk produkt kan worden vastgelegd welke kwaliteitseisen er moeten zijn, de wijze van toetsingen ervan en welke verkregen reacties zowel intern als extern er wanneer zijn geweest. Tip 9.: Ten behoeve van jaarverslagen kunnen ook foto’s worden bewaard in het VKantoor bij elk project. Deze kunnen in de loop van het jaar worden verzameld en zijn dan op het juiste moment beschikbaar
CRM & HRM
INHOUD Een grote hoeveelheid adressen kan op verschillende wijze worden bewaard, gekoppeld en gebruikt binnen verschillende modules van het VKantoor. Platweg adressen verzamelen en voor bijvoorbeeld etiketten en mailgroepen gebruiken is een mogelijkheid. Maar ook het koppelen van adressen aan telefoonregistraties of ingekomen en uitgaande post. De adressen van de medewerkers zijn met uitgebreide HRM-mogelijkheden ook opgeslagen in een apate module. Daarmee kunnen inroosteringen, ziekmeldingen en inwerking zetten van de wet Poortwachter, uitbetalingen van verlofuren, bijhouden van personeelsdossier etc worden geregistreerd en bewaard. Tip 10.: in de jaargegevens van een medewerker kan een een actueel overzicht van de ‘produktie’worden opgevraagd als ook een soort agenda waarop in een oogopslag te zien is wanneer iemand ziek was, bijzonder verlof had, etc. Tip 11.: binnengekomen telefoontjes kunnen niet alleen worden geregistreerd, ze kunnen ook direct worden bekend gemaakt via email en in het VKantoor aan een collega-nedewerker. Er kan opvolgend gecheckt worden of er een actie op is gevolgd.
Client Volg Systemen Verscheidenheid Verschillende projecten vragen verschillende CVS-systemen. Van heel eenvoudige tot complexe. Zo worden al of niet documenten opgeslagen, klanttevredenheidsonderzoeken gedaan en automatisch bewaakt, aan voortgangsbewaking gedaan, gegevens op de 8 zg. leefgebieden van de NIZW bijgehouden, persoonlijke financiele rechten en vergoedingen gevolgd, taakplanningen gedaan, koppelingen met andere mensen of organisaties gemaakt, mensen/dossiers integraal overgedragen aan andere CVS-systemen in het VKantoor, clientbesprekingen voorbereid en verslagen enzovoort. Al naar gelang het de werksoort of het betreffende team dat vraagt. Tip 12.: in de verschillende soorten rapportages kan ook gekozen worden om snel onvolledige dossiers boven tafel te krijgen. Onvolledig dan volgens de definities van de werksoort. Zo ook kan informatie worden verkregen over workflow en caseload van verschillende medewerkers. Tip 13.: standaard formulieren en documenten kunnen centraal in het CVS worden samengebracht. Maar ook kunnen bijvoorbeeld zg. toestemmingsverklaringen met handtekeningen worden ingescand en opgeslagen bij dossiers.
Vrijwilligers Werk Website & Vacaturebeheer Friesland heeft landelijk gezien nog het hoogste percentage vrijwilligers op de totale bevolking. Maar hoe breng je de vraag van organisaties of particulieren en potentiele vrijwilligers bij elkaar? Er zijn combinaties gemaakt tussen externe websites waarop deze partijen elkaar zoeken en vinden en het VKantoor waar aan koppelingen, bemiddeling en begeleiding kan worden gewerkt. Ook kan hier een vrijwilliger worden gevolgd, kunnen meerdere gegevens van organisaties worden vastgelegd dan op de website te zien zullen zijn, kan bepaald worden hoelang een vacature te zien is etc. Vrijwilligers kunnen ook vrij een soort opgave doen van interesses en ervaringen zodat zij hun beschikbaarheid laten registreren. Het VKantoor laat zien in overzicht zien wiens gegevens al een tijd lang niet zijn geactualiseerd, wie een bekende vacature vervuld. Van vacatures kunnen ook verschillende afdrukken worden gemaakt voor intern of extern gebruik. Tip 14.: Het is eenvoudig om bekende vrijwilligers in groepen te benaderen en van hen etiketten uit te printen. Bijvoorbeeld alleen diegenen die in een twee- of drietal straten wonen. Dat kan natuurlijk handig zijn voor acquireren of starten van projecten.
JongerenWerk
Deelname In sommige soorten van jongerenwerk worden ruimten beheert of gebruikt waar het jongerenwerk zelf plaatsvindt in diverse activiteiten. Er kan in het VKantoor een activiteitenregistratie met bezoekersgegevens worden vastgelegd, eventueel per ruimte. Daarbij kunnen uitgevoerde activiteiten worden geevalueerd en kan een foto van de betreffende activiteit worden bijgevoegd. Soortgelijke registratie kan ook voor ambulant werk worden gedaan. Als jongeren toegang moet kunnen worden ontzegd bij voornamelijk misdragingen en moeilijik gedrag, kan voor dit doel een deelnemers-bestand worden opgebouwd met onder andere een foto van de jongen of meisje in kwestie. Waarbij ook onderscheid gemaakt kan worden in leeftijden. Ook het printen van toegangspasjes kan vanuit deze module worden gedaan
Management Dashboard Kengetallen en normwaarden In toenemende mate kan de werking van het VKantoor of modules ervan zlef worden beinvloed. Het allereerste dat kon was het begrenzen van de periode waarover mensen nog konden tijdregistreren. Maar ook bijvoorbeeld een kwalitatief gegeven als een bewaartermijn voor adressen kan worden opgegeven. Zogenaamde normwaarden. Er zijn ook kengetallen uit de op verschillende plaatsen verzamelde gegevens te halen. Bijvoorbeeld de opbouw van het personeelsbestand in leeftijden, ziekte en verzuim cijfers, trendrapportages, en produktiegegevens. Ook kan hier geregeld worden welke signalen het VKantoor moet geven en aan wie; bijvoorbeeld welke mailadressen gebruikt moeten worden op welke tijdstippen voor welke rapportages. Externe partijen kunnen zo automatische rapportages vanuit het VKantoor worden toegezonden.
VKantoor newDesign 2011 Er wordt hard gewerkt aan een compleet nieuwe versie van het VKantoor. Die begin 2011 gebruikt kan worden. Omdat er veel meer flexibiliteit moet komen in de aangeboden functies. De schermen zullen leger zijn als dat kan, intuitiever waar mogelijk, ze zullen zichzelf aanvullen wanneer bepaalde keuzen worden gemaakt, hulp via de helpdesk zal nog veel verder worden verminderd omdat men zelf de weg kan vinden naar informatie en eventueel herstel van zaken. Nieuwe webtechnieken zullen dat doen, natuurlijk. Maar het zijn vooral de veranderingen in opdrachtnemerschap, wijze van verantwoorden, communicatievernieuwing met alle soorten van klanten, de invloed van vrijwilligers, de veranderde organisatie van werk en samenwerken die een grote flexibiliteit nodig maken. Integratie met Google produkten kan worden verwacht, linken met twitter of facebook, aanbieden van demonstraties van nieuwe beschikbare modules, gebruik van smartphones en andere internetapparaten en browsers, nieuwe modules als uitgebreide kasboeken, verenigingsadministratie en incassobeheer, kwaliteitssystemen, uitgebreidere procesbewakingen en er zal meer werk worden gemaakt van portalen voor klanten/stakeholders.
