VITRIS - RELEASE NOTES 2014
LET OP! Om gebruik te kunnen maken van nieuwe menuopties zal u zich hiervoor moeten autoriseren nadat u de update heeft geïnstalleerd. Hiervoor maakt u gebruik van de menuoptie PAKKETBEHEER > GEBRUIKERS/AUTORISATIES.
Montagegegevens zelf te definiëren. ........................................................................................................ 2 Offerte / Order verplichte rubrieken. ........................................................................................................ 4 Zoeken op afleveradres alle resultaten tonen. ........................................................................................... 4 BIC-code en IBAN-nummer ...................................................................................................................... 4 G-rekening IBAN geschikt ........................................................................................................................ 4 Verkoopprijs = Inkoop + procentuele toeslag ........................................................................................... 5 Wijze van verkrijgen ................................................................................................................................ 7 Magazijnlocatie productie gereed melden ............................................................................................... 10 Ordersoort vermelden op de werkopdracht ............................................................................................. 10 Overzichtlopende orders per periode ...................................................................................................... 10 Interne opmerking vastleggen ............................................................................................................... 10 Standaard E-mail bijlagen [module Outlook en/of ViMail] ......................................................................... 11 Mailbericht voorzien van standaard tekst en positie [module Outlook] ...................................................... 12 Klant voorkeur mailen of afdrukken zichtbaar in offerte/order [module Outlook en/of ViMail] ..................... 13 Mailen factuur vast afwijkend mail adres [module Outlook en/of ViMail] ................................................... 14 Handtekening en Foto’s op Factuur [module VITRISapp] ......................................................................... 15 Alle afspraken 1 monteur verplaatsen [module Capaciteitsplanning] ......................................................... 16 Overzicht gereedgemelde order die niet zijn ingepland [module Auto / Capaciteitsplanning] ...................... 16 Paklijst afdrukken [module Auto / Capaciteitsplanning] ............................................................................ 16 Schademelding automatisch SMS reply [module import schademelding / SMS] ......................................... 17 Service Glasherstel in XML-formaat [module import SGH schademeldingen] ............................................. 17
Pagina 1 / 17
automatisering Montagegegevens zelf te definiëren. De montagegegevens die op de meldingsbon [module meldingen] / inmeetopdracht en werkopdracht per regel of aan de onderkant van het document komen te staan zijn door u zelf te bepalen. Deze montagegegevens kunnen worden aangemaakt/onderhouden met de menuoptie STAMGEGEVENS > ALGEMEEN > MONTAGEGEGEVENS. Op het tabblad Soort kunnen nieuwe montagegegevens worden toegevoegd. Wanneer u op de knop toevoegen drukt krijgt u het volgende scherm te zien.
Volgnr
Dit bepaald de positie in de lijst.
Omschrijving
Een algemene omschrijving. Bijv: Hulpmateriaal of Aantal monteurs.
In gebruik bij offerte / order
Is de soort in gebruik wanneer u bij een offerte of order aan de onderkant op de knop Montagegevens klikt. Ook wordt deze keuze optie dan vermeld op de meldingsbon [module meldingen] / inmeetopdracht / werkopdracht.
In gebruik bij de regel
Is de soort in gebruik bij een offerte/orderregel wanneer u op de knop Extra klikt . Ook wordt deze keuze per regel vermeld op de meldingsbon [module meldingen] / inmeetopdracht / werkopdracht.
In gebruik op de nabehandellijst
Of deze rubriek moet worden opgenomen in de nabehandellijst. Alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt van de module Melding / Schaderegistratie.
Vrije invoer
Of er ook een vrije tekst ingevoerd mag worden.
BUA-code
Deze kan standaard leeg worden gelaten. Alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt van de VITRISapp.
Wanneer een soort is toegevoegd kunnen de verschillende types (keuze opties) worden vastgelegd. Pagina 2 / 17
automatisering Selecteer een soort en klik vervolgens op het tabblad types. Klik op de knop toevoegen om de verschillende types toe te voegen. Bijvoorbeeld bij het soort ‘aantal monteurs’ kunt u de volgende types toevoegen.
Pagina 3 / 17
automatisering Offerte / Order verplichte rubrieken. De rubrieken referentie / wijze van vervoer / ordersoort / vertegenwoordiger / telefoonnummer (Indien verzamelklant) / Aflever/werk adres ( indien verzamelklant) /
Aflever/werk adres ( indien 1 rubriek is
ingevuld) kunnen verplichte rubrieken worden. Dit kan worden ingesteld met de menuoptie STAMGEGEVENS > ALGEMEEN > ALGEMENE STUURGEGEVENS. Op het tabblad Systeemparameters staat de knop Offerte/Orders. Vervolgens klikt u rechtsboven aan op het tabblad Verplichte rubrieken.
Zoeken op afleveradres alle resultaten tonen. Wanneer er op afleveradres gezocht wordt waarbij meerdere adressen aan de zoekcriteria voldoen worden deze adressen eerst in een apart venster getoond. Hier moet dan een keuze uit gemaakt worden. Van het geselecteerde adres worden vervolgens de aanwezige offertes/orders getoond. Door te zoeken op afleveradres en als extra zoekargument een * in de rubriek huisnr in te voeren worden alle offerte/order getoond die aan dit zoekcriterium voldoen. Dus niet alleen de offertes/orders van één afleveradres.
BIC-code en IBAN-nummer De rubriek bankrekening nummer bij de menuoptie STAMGEGEVENS > RELATIES EN GERELATEERDE GEG.> KLANTEN op het tabblad diversen is vervangen door de rubrieken BIC-code en IBAN-nummer.
G-rekening IBAN geschikt Het G-rekening nummer is geschikt gemaakt voor IBAN. Het daadwerkelijk vastleggen van het G-rekening (IBAN) nummer kunt u met de menuoptie STAMGEGEVENS > ALGEMENE STUURGEGEVENS. Op het tabblad Systeemparameters staat de knop Offertes / Orders, hier staat de rubriek IBAN-nummer G-rekening. Pagina 4 / 17
automatisering Verkoopprijs = Inkoop + procentuele toeslag Per artikel kan er een algemene inkoopprijs worden vastgelegd. Bij dit artikel kan per prijslijst een toeslag percentage worden vastgelegd die vervolgens resulteert in een verkoopprijs. Deze manier van prijsberekening activeert u per artikelgroep. Hiervoor gaat u naar de menuoptie STAMGEGEVENS > ARTIKELEN/BEWERKINGEN > ARTIKELGROEPEN. Selecteer de gewenste hoofdgroep en vervolgens de subgroep. Op het tabblad algemeen staat de rubriek Verkoopprijs. Kies de optie ‘Inkoopprijs + procentuele toeslag’.
Vervolgens zoekt u met de menuoptie STAMGEGEVENS > ARTIKELEN/BEWERKINGEN > ARTIKELEN een artikel op die zich in de aangepast hoofd/subgroep combinatie bevindt. Wanneer u deze oproept met wijzigen kunt u onderaan de inkoop en het toeslag percentage per prijslijst vastleggen.
Pagina 5 / 17
automatisering LET OP! Deze manier van prijsberekening is niet doorgevoerd bij de Prijs ISO-Comp. Per m2. De inkoopprijs is hier ter informatie. En u dient zelf de verkoopprijs vast te leggen. LET OP! Klanten kortingen die u eventueel heeft vastgelegd blijven nog steeds van kracht. Dit kan dan ook nog steeds gebruikt worden. Per bewerking kan deze manier van prijsberekening ook worden geactiveerd. Hiervoor gaat u naar de menuoptie STAMGEGEVENS > ARTIKELEN/BEWERKINGEN > BEWERKINGEN. Selecteert de gewenste bewerking en klikt op wijzigen. Op het tabblad algemeen staat de rubriek Verkoopprijs. Selecteer hier de optie Inkoopprijs + procentuele toeslag. De toeslag percentages per prijslijst moeten hier ook vastgelegd worden.
De bijbehorende inkoopprijzen kunnen worden vastgelegd met de menuoptie STAMGEGEVENS > ARTIKELEN/BEWERKINGEN > BEWERKINGSPRIJZEN.
Pagina 6 / 17
automatisering Wijze van verkrijgen Per artikel kan worden vastgelegd hoe u dit artikel meestal verkrijgt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in Inkoop / Productie / Voorraad en Niet van toepassing. Inkoop
=
U koopt het in bij een leverancier.
Productie
=
U produceert het zelf.
Voorraad
=
U heeft het op voorraad.
Niet van toepassing
=
Is niet van belang. Bijvoorbeeld werkuren.
Het is van groot belang dat elk artikel het juiste kenmerk krijgt omdat dit bepalend is voor de mate waarin VITRIS u kan ondersteunen. Bij een juiste inrichting kan VITRIS antwoord geven op de vragen “Welke orders kunnen uitgeleverd worden?” of “Hebben we alles wel ingekocht?” of “Hebben we alles al geproduceerd?”.
Artikelen met het kenmerk Inkoop: -
Kunnen automatisch worden besteld.
-
Komen op de lijst INKOOP > OVERZICHT NIET BESTELDE ORDERREGELS.
-
Beïnvloed de status van de order. Moet binnengemeld worden (INKOOP > GOEDERENONTVANGST) voordat de order de status Gereed zal krijgen.
Artikelen met het kenmerk Productie: -
Komen op een productieopdracht te staan.
-
Komen op de lijst INKOOP > OVERZICHT NIET BESTELDE ORDERREGELS.
-
Beïnvloed de status van de order. Moet geproduceerd gemeld worden (PRODUCTIE > ORDERREGELS (PRODUCTIE) GEREED MELDEN) voordat de order de status Gereed zal krijgen.
Artikelen met het kenmerk Voorraad: -
Heeft geen invloed op de status. Wordt vanuit gegaan dat deze altijd aanwezig zijn.
Artikelen met het kenmerk Niet van toepassing: -
Heeft geen invloed op de status.
Het daadwerkelijk vastleggen van dit kenmerk doet u per artikel met de menuoptie STAMGEGEVENS > ARTIKELEN/BEWERKINGEN > ARTIKELEN. Selecteer een artikel en druk op de knop wijzigen. Op het tabblad Diversen staat de rubriek Verkrijgen middels. Selecteer hierbij de optie die meestal van toepassing is. Pagina 7 / 17
automatisering
Tip: Een artikelgroep kan ook massaal gewijzigd worden. Maak hiervoor gebruik van de menuoptie PAKKETBEHEER > AANPASSEN WIJZE VERKRIJGEN VAN ARTIKELEN. Bij het invoeren van een offerte/orderregel kan de wijze van verkrijgen ook gewijzigd worden. In sommige situaties gaat u het toch niet produceren maar wordt het ingekocht. Het wijzigen van het kenmerk kan met de volgende rubriek:
Wanneer u van deze functionaliteit gebruik maakt adviseren wij u ook de bestelde producten binnen te melden INKOOP > GOEDERENONTVANGST alsmede de producten die u zelf produceert gereed PRODUCTIE > ORDERREGELS (PRODUCTIE) GEREED MELDEN te melden. Zijn alle orderregels binnengemeld / geproduceerd dan wijzigt de status van de order automatisch in Gereed. Oftewel deze zijn uitlever klaar. Een Pagina 8 / 17
automatisering overzicht van deze orders kunt u krijgen met de menuoptie AFLEVERING > OVERZICHT GEREEDGEMELDE ORDERS. Let op! Heeft u de planningsmodule in VITRIS dan worden toekomstig ingeplande orders niet meer getoond op dit overzicht. Op deze manier heeft u altijd een juist beeld welke orders nog ingepland moeten worden.
Pagina 9 / 17
automatisering Magazijnlocatie productie gereed melden De magazijnlocatie kan worden vastgelegd bij het productie gereed melden (menuoptie: PRODUCTIE > ORDERREGELS (PRODUCTIE) GEREED MELDEN). Deze magazijnlocatie wordt ook afgedrukt op de aflever en werkopdracht.
Ordersoort vermelden op de werkopdracht De ordersoort die is vastgelegd kan worden vermeld op de werkopdracht. Dit kan worden geactiveerd met de menuoptie STAMGEGEVENS > ALGEMEEN > ALGEMENE STUURGEGEVENS. Klik op de knop Afleveren. Vink de rubriek Ordersoort afdrukken aan onder de kop Werkopdracht.
Overzichtlopende orders per periode Met de menuoptie ORDERS > OVERZICHT LOPENDE ORDERS PER PERIODE kan een overzicht van de lopende orders worden verkregen waarbij u zelf de periode kan bepalen waarbinnen de orders getoond moeten worden.
Interne opmerking vastleggen Aan de optie voor het vastleggen van een klant of productie tekst is de interne opmerking toegevoegd. De opmerking die hier kan worden vastgelegd wordt niet afgedrukt op een extern document.
Pagina 10 / 17
automatisering Standaard E-mail bijlagen [module Outlook en/of ViMail] Wanneer de module Outlook en/of ViMail in uw VITRIS licentie is opgenomen heeft u de mogelijkheid om bij de offerte / orderbevestiging of factuur standaard bijlagen mee sturen. Denkt u hierbij aan de algemene voorwaarden of een nieuwsbrief. LET OP! Het bestand dat u mee wil sturen moet op een centrale plek (op de server) zijn opgeslagen die toegankelijk is voor elke VITRIS gebruiker. Deze
standaard
STUURGEGEVENS.
bijlage
kunt
u
vastleggen
bij
de
menuoptie
STAMGEGEVENS
>
ALGEMENE
Klik op het tabblad Mail Bijlages en vervolgens de knop Toevoegen. Selecteer het
gewenste bestand en geef aan bij welke documenten deze bijlage moet worden meegestuurd (Offerte / Orderbevestiging / Bestelling of Factuur).
Pagina 11 / 17
automatisering Mailbericht voorzien van standaard tekst en positie [module Outlook] Wanneer de module Outlook in uw VITRIS licentie is opgenomen heeft u de mogelijkheid om het mailbericht te voorzien van standaard teksten. Met de menuoptie STAMGEGVENS > ALGEMEEN > TEKSTBLOKKEN kunnen er teksten worden aangemaakt zodat het mailbericht direct tekst bevat. U dient dan gebruik te maken van onderstaande tekstcodes. Tekstcode VM_OFFERTE VM_OFFCHK VM_ORDCHK VM_OFFMEET VM_ORDMEET VM_ORDBEV VM_ORDREPA VM_ORDPROD VM_PRYAANV VM_BESTEL VM_ORDWRK VM_ORDAFL VM_CONTBON VM_FACTUUR
Formulier Offerte Controleformulier offerte Controleformulier order Inmeetopdracht offerte Inmeetopdracht order Orderbevestiging order Reparatieopdracht order Productieopdracht order Prijsaanvraag Bestelling Werkopdracht order Afleverbon order Contantbon Factuur
Ook heeft u de mogelijkheid om de positie te bepalen waar deze tekst in het mail bericht neergezet moet worden. Dit is van belang wanneer u gebruik maakt van een standaard ‘handtekening’ in outlook. Voorbeeld: Uw standaard ‘handtekening’ in outlook is als volgt: Met vriendelijke groet, Marco B.W. Wagelaar. BOWA Automatisering B.V. Postbus 212, 7480 AE Haaksbergen Kruislandstraat 44a, 7481 KX Haaksbergen T: +31 (0)53 573 06 10 F: +31 (0)53 573 06 19 E:
[email protected] U wilt dat de tekst die VITRIS in het mail bericht zet altijd voor met ‘Met vriendelijke groet’ wordt gezet. Dan
kunt
u
dit
vastleggen
met
de
menuoptie
STAMGEGEVENS
>
ALGEMEEN
>
ALGEMENE
STUURGEGEVENS. Klik op de knop Algemeen, deze staat op het tabblad Algemeen. In het venster wat getoond wordt staat de rubriek ‘MS Outlook invoeg tekst’. Hier voert u de tekst Met vriendelijke groet in.
Pagina 12 / 17
automatisering Klant voorkeur mailen of afdrukken zichtbaar in offerte/order [module Outlook en/of ViMail] Per klant kan de voorkeur worden vastgelegd of de offerte/orderbevestiging of factuur afgedrukt of gemaild moet worden. Dit kunt u vastleggen met de menuoptie STAMGEGEVENS > RELATIES EN GERELATEERDE GEG.> KLANTEN. Selecteer de gewenste klant en klik op wijzigen. Klik vervolgens op het Tabblad Documenten.
Per document kunt u hier de voorkeur van de klant vastleggen. Deze voorkeuren worden vervolgens zichtbaar op het tabblad Afsluiting bij het invoeren/wijzigen van een offerte/order middels een groenvakje.
Pagina 13 / 17
automatisering Mailen factuur vast afwijkend mail adres [module Outlook en/of ViMail] Steeds vaker komt het voor dat de factuur naar een ander e-mail adres moet worden gestuurd dan het email adres dat u in de order heeft vastgelegd. Dit kan in VITRIS worden ondervangen door contactpersonen aan te maken en deze te koppelen aan de factuur. Zodat de factuur altijd naar deze contactpersoon wordt gestuurd. Tip! Maak per klant een contactpersoon Fin. administratie aan en koppel deze aan de factuur. Dan is het voor iedereen duidelijk dat deze contactpersoon voor de facturatie wordt gebruikt. Contactpersonen kunnen worden aangemaakt via de menuoptie STAMGEGEVENS > RELATIES EN GERELATEERDE GEG.> CONTACTEN BIJ KLANTEN.
Wanneer een dergelijk contactpersoon is vastgelegd gaat u naar de menuoptie STAMGEGEVENS > RELATIES EN GERELATEERDE GEG.> KLANTEN. Selecteer de klant waar u de betreffende contactpersoon ook aan heeft toegevoegd en klik op wijzigen. Klik vervolgens op het Tabblad Documenten.
Selecteer hier de contactpersoon die altijd gebruikt moet worden bij de factuur. (Deze functionaliteit kan ook ingesteld worden voor de offerte en orderbevestiging)
Pagina 14 / 17
automatisering Handtekening en Foto’s op Factuur [module VITRISapp] Op de VITRISapp kan de klant voor akkoord tekenen. Ook kunnen er met behulp van de VITRISapp foto’s gemaakt worden. Per klant kan in VITRIS worden ingesteld of de handtekening en/of foto’s mee afgedrukt moeten worden op de factuur. Hiervoor gaar u naar de menuoptie STAMGEGEVENS > RELATIES EN GERELATEERDE GEG.> KLANTEN. Selecteer de gewenste klant en klik op wijzigen. Klik vervolgens op het Tabblad Diversen.
Bij de rubriek Dig. Dossier op fact. kunt u aangeven of de akkoordverklaring (handtekening) en/of het fotoarchief afgedrukt moet worden.
Pagina 15 / 17
automatisering Alle afspraken 1 monteur verplaatsen [module Capaciteitsplanning] Alle afspraken van 1 monteur kunnen in één keer verplaatst worden naar een andere monteur op dezelfde dag. Dit kunt u doen door de betreffende monteur te selecteren en vervolgens te klikken op de rechtmuisknop zodat een uitklaplijst zichtbaar wordt. Hierbij kiest u voor ‘Alles afspraken verplaatsen naar’ en vervolgens selecteer u de gewenste monteur.
Overzicht gereedgemelde order die niet zijn ingepland [module Auto / Capaciteitsplanning] Op het overzicht gereed gemelde orders menuoptie AFLEVERING > OVERZICHT GEREEDGEMELDE ORDERS worden alleen de orders getoond die voor vandaag of in de toekomst (nog) niet zijn ingepland. Op deze manier heeft u altijd een juist beeld welke orders nog ingepland moeten worden. Wil u toch alle orders zien dan kunt u bij de afdrukopties “Ook reeds ingeplande orders afdrukken” aanvinken.
Paklijst afdrukken [module Auto / Capaciteitsplanning] Van de ingeplande werkzaamheden kan per auto/monteur een paklijst worden afgedrukt. Op deze paklijst komen alle orderregels te staan van de ingeplande orders. Deze paklijst is bedoeld als hulpmiddel voor het beladen van de auto. Het afdrukken van de paklijst kan met de menuoptie MELDINGEN > PAKLIJST AFDRUKKEN.
Pagina 16 / 17
automatisering Schademelding automatisch SMS reply [module import schademelding / SMS] Een standaard SMS bericht kan automatisch verzonden worden bij het importeren van een schademelding. Denk hierbij aan een sms bericht met de strekking ‘Wij hebben uw schademelding in goede orde ontvangen en nemen spoedig contact met u op’. Indien u gebruik wenst te maken van deze functionaliteit neem dan contact op met de helpdesk.
Service Glasherstel in XML-formaat [module import SGH schademeldingen] Naast de standaard csv opmaak kan het XML formaat van Service Glasherstel ook worden geïmporteerd.
Pagina 17 / 17
