Virtualoso Tartalomjegyzék

Virtualoso eMail Tartalomjegyzék Domain név beállítása Virtualoso eMail és vállalati infótárhoz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Jogosultság kiosztása. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Erôforrások (helység/eszköz) kezelése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso eMail levelezésre.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Mobile és Mobile Premium postafiókok esetén. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Basic postafiókok esetén. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso eMail levelezésre.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Mobile és Mobile Premium postafiókok esetén. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Basic postafiókok esetén. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Outlook Web Access (OWA) használata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A naptár. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Névjegyek, feladatok. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Házon kívüli üzenet beállítása. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35 37 41 42

Outlook 2007 használati esetek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Általános és levélküldés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Keresés. priorizálás és kategorizálás. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Naptár. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Feladatok. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adatfájl készítése. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saját naptár megosztása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Közös cégnévjegytár (kis CRM) létrehozása és megosztása. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Közös feladatlista létrehozása és megosztása. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44 44. 46. 52. 53. 56. 63. 65. 69

Mobil készülékek távoli törlése. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 1

Domain név beállítása Virtualoso eMail és vállalati infótárhoz Az új levelezés beállítása, összefoglaló lépések: 1. Virtualoso eMail és vállalati infótár szolgáltatás megrendelése a kívánt számú postafiókkal (Virtualoso Webshop . vagy értékesítôn keresztül.) 2. A használni kívánt - meglévô vagy új – domain név rögzítése (mentés gombbal) a Virtualoso Portal felületén. Ezután a domain név inaktív állapotba kerül a felületen, és egy technikai ellenôrzés gomb jelenik meg – amire egyelôre ne klikkeljen. 3. A domain név megrendelése vagy áthozatala: a. vagy új domain név regisztrációja a Magyar Telekomnál (hu eu com net org biz info) vagy más regisztrátornál . (egyéb kiterjesztések) b. vagy egy meglévô domain név áthozatala Magyar Telekomhoz c. mindkettôhöz megrendelôlapot a Virtualoso eMail termékoldalon, ezen a linken talál. 4. Postafiókok létrehozása a Virtualoso Portalon (ld. lejjebb) a. Figyelni kell arra, hogy minden – a jövôben is használandó – e-mail cím létre legyen hozva, azaz egy . [email protected] e-mail cím ugyancsak kiss.gabor@ kezdettel létre legyen hozva. Fontos, hogy . a meglévô aliasok is beállításra kerüljenek Virtualoso rendszerben. 5. Domain név beállítás: „az autodiscover CNAME mutasson az autodiscoverredirect.virtualoso-email.hu-ra” (a saját domain név szolgáltatótól megkérni, akár fentrôl kimásolva az idézôjelek közti részt). 6. Outlook programok beállítása az egyes kollégáknál (ld. lejjebb, mintegy 24 órával azután tegye ezt csak meg, . miután az 5. pont kapcsán pozitív visszajelzést kapott a domain név szolgáltatójától.) 7. Domain név beállítás: „V123456 CNAME azonosító mutasson a mx.virtualoso-email.hu-ra, és az MX rekord legyen mx.virtualoso-email.hu” (a saját domain név szolgáltatótól megkérni, akár fentrôl kimásolva az idézôjelek közti részt). . A V123456 számnál helyettesítse be saját Virtualoso azonosítóját, amit a szerzôdésen vagy akár a Portal domain . beállítások részénél is megtalál. 8. Domain név technikai ellenôrzése gombra kattintani a Virtualoso Portalon, hogy aktívvá váljon a domain név – innentôl fogva mûködik a saját domain név alatti levélfogadás, és a levelek a saját domain neves címrôl mennek ki automatikusan. (Mintegy 24 óra frissülési idô is eltelhet a 7. pont beállításai után, így biztosan csak 24 óra után folyhat le sikeresen . a technikai ellenôrzés). 9. A szolgáltatás használható.

Domain név beállítása Virtualoso eMail és vállalati infótárhoz

2

Átállás meglévô levelezésrôl (ha régen is a saját domain névvel levelezett) - megjegyzések Fontos, hogy a domain név MX rekordjának beállítása elôtt a Virtualoso Portal felületén minden egyes olyan postafiókot létrehozzunk, amit az új rendszerben is használni szeretnénk. Tehát amennyiben [email protected] e-mail cím létezik . és használják a régi rendszerben, akkor azt pontosan a kiss.kinga@ kezdettel a Virtualosoban is létre kell hozni. Ügyeljünk arra, hogy az aliasokat és az esetleges levelezôlistákat is létrehozzuk. Fontosak a lépések sorrendje. 1. A domain név fent említett két CNAME rekordjának beállítása. 2. Amennyiben használnak levelezôprogramot – kollégái gépén az új levelezést beállítsák az Outlookban. Letesztelni, hogy mûködik a levélküldés . és fogadás. 3. A domain név MX rekordjának beállítása. A http://t-systems.hu/virtualoso_portal/portal_hasznalat/hasznalati_utmutatok oldalon további részletes . információkat talál képernyôképekkel az átállásról. Könnyen megbizonyosodhat helyesek-e a domain név beállítások. Ezt könnyen megteheti a http://www.whatsmydns.net oldalon. 3 ellenôrzés szükséges (xy.hu helyére a saját domain nevet kell behelyettesíteni): 1. xy.hu beírása, majd MX kiválasztása, a keresés után 10:mx.virtualoso-email.hu-t kell látni. 2. V123456.xy.hu beírása, majd CNAME kiválasztása, keresés után mx.virtualoso-email.hu-t kell látni. 3. Autodiscover.xy.hu beírása, majd CNAME kiválasztása, keresés után autodiscoverredirect.virtualoso-email.hu-t kell látni.

Domain név beállítása Virtualoso eMail és vállalati infótárhoz

3

Jogosultság kiosztása


4


5


6


7

Erôforrások (helység/eszköz) kezelése

Erôforrások foglalását intézheti cégen belül hatékonyan az . erôforrások funkció segítségével. . Erôforrás lehet egy autó, egy . tárgyaló, egy terem, egy projektor, egy munkagép, vagy akár egy kolléga munkaórái. Erôforrásokat a naptárban tudnak az arra jogosult kollégák foglalni. Elôször azonban létre kell hozni az erôforrásokat, amelyek majd saját e-mail címmel fognak rendelkezni. Erôforrást a Virtualoso Portal eMail részén tud létrehozni. Kattintson . az „Új erôforrás létrehozása” linkre.

Adjon az erôforrásnak nevet – érdemes beszédes nevet adni. Adjon meg egy gazdát – ez a gazda tudja változtatni . az erôforrás tulajdonságait, . illetve ha a foglaláshoz jóváhagyás kell, akkor ez . a személy tudja az megtenni.. Válassza ki, hogy eszközrôl . vagy helyiségrôl van szó.. Adjon e-mail címet erôforrásának és adja meg a rendelkezésre . álló mennyiséget, majd mentse . az adatokat. További részletes beállításokat is tehet, ezeket bemutatjuk a következô oldalakon. Erôforrások (helység/eszköz) kezelése

8

A Virtualoso Portalon kezelheti . meglévô erôforrásait is, ehhez lépjen az eMail részen az . Erôforrások kezelése menübe. A felületen csak törölni tudja . a meglévô erôforrásokat, azok tulajdonságait azonban a gazda az Outlook Web Access (OWA) felületén tudja módosítani.. Ennek lépéseirôl a következô oldalakon olvashat.

Az erôforrás tulajdonságainak megváltoztatásához lépjen be a gazdája az OWA felületére saját felhasználónevével, majd . a jobb felsô sarokban kattintson saját nevére. Itt kell megadni annak az erôforrásnak a nevét, amit változtatni akarunk.


9

Elsô belépésnél a következô képernyôt látja, amit hagyjon jóvá!

A fentiek megtétele után már az erôforrás postafiókjában találjuk magunkat. Az erôforrás tulajdonságait . a jobb felsô sarokban található beállítások menüben…


10

… majd az erôforrás-beállítások link alatt éri el. Részletesen meg lehet adni az erôforrás egyes adatait, . felhívjuk figyelmét az „Erôforrás-ütemezési engedélyek” részben nyújtott lehetôségekre.


11

Erôforrást foglalni minden jogosult kolléga a saját naptárjában tud (OWA-n vagy Outlookon keresztül). . Egyszerû meghívottként/erôforrásként ki kell keresni az adott erôforrást…

… majd a virtuális találkozót „elküldeni”.


12

Visszajelzést is kapunk az erôforrás lefoglalásáról. Amennyiben az adott erôforrásra „automatikus foglalás lehetséges” van beállítva, akkor azonnal kapjuk a visszajelzést. Amennyiben engedélyhez kötött, akkor a gazda jóváhagyása után kapjuk a visszajelzést.


13

Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso eMail levelezésre. Mobile és Mobile Premium postafiókok esetén A következôkben bemutatásra kerül, hogyan lehet beállítani a Virtualoso eMail postafiókot az Outlook 2007-es programban, Windows XP alatt. 1. Elôször lépjünk a Startmenü > vezérlôpult > posta ikonra.

Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso eMail levelezésre

14

2. Ezt követôen a profilok . megjelenítésére lesz szükségünk.

3. Látható, hogy már létezik két profil, . avagy postafiók beállítva. 4. A hozzáadás gombbal vegyünk fel . egy új profilt, vagy postafiókot. 5. A rádiógombos kérdést igény . szerint állítsuk be. Amennyiben még van akár 1-2 hónapig . párhuzamosan használt postafiók, . akkor érdemes a rákérdezés . választani. Ha már csak a Virtuloso . eMail-el rendelkezünk, . akkor használhatjuk az új profillal . az indítást. 6. Adjunk egy szabadon választható nevet az új profilnak. Javasoljuk a Virtualoso eMail nevet, hogy jól meg lehessen különböztetni . a többi meglévôtôl.


15

7. Írjuk be a névhez a felhasználónevünket, ami mindig xy@xy alakú. Ilyen módon beállítani csak akkor tudja programját, amennyiben domain neve tartalmazza az autodiscover CNAME-et. Ld. domain név beállítások rész, 2. oldal. 8. Írjuk be e-mail címünket is, majd adjuk meg kétszer az adminisztrátor által kiosztott jelszót is. 9. Lépjünk tovább. 10. Ilyenkor kezdôdik a rendszer . beállítása. 11. Fontos megjegyezni, hogy . ez a beállítás akár több percet . is igénybe vehet, érdemes . türelemmel várni. 12. Mihelyst a rendszer felismerte postafiókunkat, újra bekéri . jelszavunkat. 13. Fogadjuk is el OK-val.

14. Az elôzô pár lépés sikeres . végrehajtása után a postafiókunkat sikerült beállítani. 15. Fejezzük be a mûveletet.


16

1. Elôször indítsuk is el az Outlookot programot! Amennyiben a folyamat elején a rádiógombbal azt állítottuk be, hogy rákérdezzen melyik profillal induljon az Outlook, . akkor minden indításkor ezt képet kell látnunk. Itt kiválasztjuk a Virtualoso eMailt. Fontos tudni, hogy 2 Exchange alapú postafiók csak ilyen módon lehet az Outlook programban – különkülön belépéssel. Viszont egy Exchange alapú postafiók jól megfér egy POP3 vagy IMAP postafiókkal (pl.: freemail, gmail stb.)


17

2. Az Outlook indulásakor minden alkalommal kér felhasználónevet és jelszót a biztonságos bejelentkezés miatt. Ne feledjük, hogy a felhasználónév sosem az e-mail címünk, hanem xy@xy alakú.


18

Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso eMail levelezésre. Basic postafiókok esetén 1. Indítsuk el az Outlook programot, majd lépjünk a fiókbeállítások menüre.


19

2. Hozzunk létre egy új fiókot, majd kattintsunk tovább…

3. A beállításokat kézileg kell megad nunk, ehhez pipáljuk be a lenti négyzetet, majd tovább…


20

4. Internetes e-mailrôl van szó…

5. A fiók típusánál lehet kiválasztani, hogy IMAP vagy POP3 protokollal. használják a levelezést. Az IMAP. beállítása javasolt. A felhasználónév minden esetben xy@cegazonosito formátumú. Kattintsunk a további beállítások gombra…


21

6. Pipáljuk be a kimenô levelek kiszolgálója hitelesítést igényel négyzetet a lenti módon, majd OK-ra kattintunk...

7. Sikeres beállítás után a levelek . már megérkeznek az Outlook programba…


22

Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso eMail levelezésre. Mobile és Mobile Premium postafiókok esetén A következôkben bemutatásra kerül, hogyan lehet beállítani a Virtualoso eMail postafiókot az Outlook 2003-as programban, Windows XP alatt. 1. Elôször lépjünk a Startmenü > vezérlôpult > posta ikonra.


23

2. Ezt követôen a profilok . megjelenítésére lesz szükségünk.

3. Látható, hogy már létezik két profil, . avagy postafiók beállítva. 4. A hozzáadás gombbal vegyünk fel . egy új profilt, vagy postafiókot. 5. A rádiógombos kérdést igény . szerint állítsuk be. Amennyiben még van akár 1-2 hónapig . párhuzamosan használt postafiók, . akkor érdemes a rákérdezés . választani. Ha már csak a Virtuloso . eMail-el rendelkezünk, . akkor használhatjuk az új profillal . az indítást. 6. Adjunk egy szabadon választható nevet az új profilnak. Javasoljuk a Virtualoso eMail nevet, hogy jól meg lehessen különböztetni . a többi meglévôtôl.


24

7. A felugró ablakban válasszuk az „Új e-mail fiók hozzáadása” pontot, majd lépjünk tovább.

8. Válasszuk ki a Microsoft Exchange rádiógombot, majd lépjünk tovább.

9. Adjuk meg a képen látható . kiszolgáló nevet az elsô mezôben . (exmbx01-cms01.hmc.internal), ügyeljünk a pontos megadásra. Jelöljük be az alatta található négyzetet. 10. Adjuk meg a felhasználónevet, aminek formája minden esetben „xy@xy”. Fontos megemlíteni, . hogy nincsen pont a @ elôtti . és utáni részben sem! 11. Kattintsunk a további beállításokra.


25

10. Egy hibaüzenetet kapunk . a következô képernyôn, . azt fogadjuk el OK-val.

11. A következô felugró ablaknál . nyomjuk meg a mégse gombot.

12. Ekkor feljön egy újabb ablak, ahol a kapcsolatok fület kell kiválasztani a felsô menüsorból.


26

13. Jelöljük be az alsó részen az . Outlook bárhol esetén a négyzetet, majd lépjünk az „Exchange proxybeállításai…” gombra.

14. Adjuk meg a felsô mezôben . a „virtualoso-email.hu” címet. 15. Jelöljük be a csak SSL . használatával csatlakozzon . négyzetet, majd alatta . a gyors és a lassú hálózat . esetén sorokat. 16. A legördülô menüben válasszuk . az egyszerû hitelesítést. 17. A csatolt képernyôt kell látnunk!


27

18. Fogadjuk el az OK gombbal . a változásokat, majd kattintsunk . a Névellenôrzés gombra.

19. Felugrik egy ablak, ami . felhasználónevet és jelszót kér. 20. Felhasználó névnek adjuk meg . az adminisztrátor által kiosztott xy@xy formájú nevet, jelszónak . a kiosztott jelszót. Fontos tudni, hogy minden . felhasználónak csak 1 jelszót . kellmegjegyezni! Mondat: A névellenôrzés . gombra kattintás után adjuk meg . felhasználónevünket és . jelszavunkat.


28

21. Amennyiben az elôzôekben . mindent helyesen csináltunk, akkor a feltûntetett ábrát kell látnunk, azaz mind a két mezôben aláhúzott szöveget. Ez az aláhúzás jelzi, . hogy azonosította a rendszer. a postafiókunkat. 22. Kattintsunk a tovább gombra!

23. Kattintsunk a Befejezés gombra. 24. Ettôl a pillanattól kezdve sikeresen beállításra került a postafiók . az Outlook programban.


29

1. Elôször indítsuk is el az Outlookot programot! Amennyiben a folyamat elején a rádiógombbal azt állítottuk be, hogy rákérdezzen melyik profillal induljon az Outlook, . akkor minden indításkor ezt képet kell látnunk. Itt kiválasztjuk a Virtualoso eMailt. Fontos tudni, hogy 2 Exchange alapú postafiók csak ilyen módon lehet az Outlook programban – különkülön belépéssel. Viszont egy Exchange alapú postafiók jól megfér egy POP3 vagy IMAP postafiókkal (pl.: freemail, gmail stb.)


30

2. Az Outlook indulásakor minden alkalommal kér felhasználónevet és jelszót a biztonságos bejelentkezés miatt. Ne feledjük, hogy a felhasználónév sosem az e-mail címünk, hanem xy@xy alakú.


31

Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso eMail levelezésre. Basic postafiókok esetén 1. Lépjünk a következô úton a lenti képernyôig: start menü » beállítások » vezérlôpult » posta » profilok megjelenítése » hozzáadás » Virtualoso eMailt válasszuk névnek

2. Válasszuk ki az IMAP vagy POP3 rádiógombot (javasoljuk az IMAPot), majd lépjünk tovább.


32

3. Adjuk meg a képen látható módon az adatokat (fontos a felhasználónév xy@cegazonosito formátuma), ügyeljünk a pontosságra. Kattintsunk a további beállításokra.

4. Pipáljuk be a lenti négyzetet…


33

5. Kattintsunk a Befejezés gombra. Ettôl a pillanattól kezdve sikeresen beállításra került a postafiók az Outlook programban.


34

Outlook Web Access (OWA) használata 1. Röviden nézzük meg, milyen egyszerû bármilyen internetre kapcsolódott géppel megnézni postaládánkat, naptárunkat vagy céges címjegyzékünket. 2. Nyissuk meg az Internet Explorer böngészôt, majd gépeljük be: https://virtualoso-email.hu/owa Fontos, hogy https-t írjunk, ez nyújtja a biztonságos elérést.

Outlook Web Access (OWA) használata

35

3. Válasszuk ki a rádiógombbal a számunkra megfelelô beállítást. 4. Adjuk meg felhasználónevünket és jelszavunkat. 5. A felhasználónév nem email címünk, hanem xy@xy alakú. 6. Ezután jelentkezzünk be.


36

Outlook Web Access (OWA) használata A naptár Az Outlook programhoz hasonlóan, az OWA-ban is egyszerûen lehet kezelni a naptárat. 1. Szervezzünk például egy megbeszélést kedden 10.30-ra. 2. Ehhez a 10.30-as soron kétszer kattintunk az egérrel.


37

3. Megjelenik egy új Explorer ablak vagy fül. 4. Írjuk be a tárgyat, a találkozó helyét, illetve a meghívó szövegét. 5. A kezdés és a befejezés automatikusan megjelenik. Automata emlékeztetô is beállítható, továbbá megadható, . hogy irodai vagy irodától távoli esemény lesz. 7. Lépjünk az ütemezési segédletre.


38

8. A bal oldali hasábba írjuk a meghívandó belsô kollégákat vagy akár külsô partnerek e-mail címét. A belsô kollégák elérhetôsége látszódni fog. Ütközés esetén keressen új idôpontot. 9. Az ikonsor félkör ikonjával tud akár naponta, hetente, havonta ismétlôdô eseményt felvenni. 10. A színes tábla ikonnal tud színekkel kategorizálni (szakmai, magán, külsô stb.) 11. Küldjük el a meghívót.


39

12. A meghívó a saját naptárunkban és a meghívottak naptárjában is megjelent. A címzettek esetében el lehet fogadni, feltételesen elfogadni, . vagy visszautasítani a meghívást. Minderrôl email értesítést kapunk.


40

Outlook Web Access (OWA) használata Névjegyek, feladatok 1. Nézzük meg a bal menüben a névjegyalbumot. A középsô hasábban találjuk saját személyes. névjegyeinket, amiket csak mi láthatunk. Akár részletekbe menô adatokkal . is fel lehet tölteni az albumot. Igény esetén meg lehet osztani albumunkat . más kollégákkal.


41

Outlook Web Access (OWA) használata Házon kívüli üzenet beállítása Gyakran csak késôn jut eszünkbe, hogy az irodában elfelejtettük beállítani a házon kívüli automatikus üzenetet. Mindez megtehetjük a tengerpartról is egy kávézóból. 1. Lépjünk a beállítások linkre


42

Beállítható külön házon kívüli üzenet mind a belsô kollégáknak, mind a külsô partnereknek. A belsô kollégáknak . személyesebb, a partnereknek akár hivatalosabb üzenet. Ráadásul elôre beállíthatjuk mikor távozunk el, mikor érünk vissza, így nem felejtjük el be és kikapcsolni.


43

Outlook 2007 használati esetek Általános és levélküldés 1. Ezen a képen látható, az Outlook 2007 hatékony felépítése. 2. A bal hasábban találhatóak a klasszikus mappák, mint például a bejövô, kimenô és szemetes mappák. 3. A bal hasáb alján találhatóak a gyors gombok a naptárhoz, névjegyekhez és a feladatokhoz. 4. Balról a 2. oszlopban láthatóak listázva a levelek beállított színes kategóriákkal, zászlócskákkal, . félkövérrel az olvasatlan levelek. 5. Balról a 3. oszlop maga a levél, státusz információval. 6. A jobb oldali oszlop tartalmazza a közvetlenül következô naptári eseményeket, és a feladatokat prioritási sorrendben. 7. A képernyô jobb alsó sarkán épp egy levél érkezik, így akármilyen programban vagyunk, nem mulasztjuk el e-maileinket. 8. A programban végrehajtott bármilyen változás (levélküldés, naptárbejegyzés, névjegy felvétel) szinkronban . van a mobil készülékkel és az OWA-val is..

Outlook 2007 használati esetek

44

9. Tegyük fel, hogy éppen levélírás közben vagyunk. Nem, Szükséges egyenként begépelni kollégáink e-mail címét . mivel megjelenik a teljes céges címjegyzék, esetünkben 8 személy.. 10. Ebbôl a címjegyzékbôl könnyen kiválaszthatjuk például Kovács Kingát, majd a címzett vagy . itt a másolatot kap gombra kattintunk. 11. A levél automatikusan megcímzésre kerül!


45

Outlook 2007 használati esetek Keresés. priorizálás és kategorizálás Az Outlook 2007 egyik új funkciója az indexált keresés. Lényege, hogy a gép üres idejében indexálja a leveleket, hogy a kereséskor már csak az eredményt kelljen megmutatnia. Ez rendkívül gyors keresést eredményez. A példában olyan levelet keresünk, amit Olasz kolléga küldött, és szerepel benne valahol a „sajtó” szó.


46

Priorizálás emlékeztetôvel együtt alkalmazható, hasonlóan az OWA-hoz. 1. Állítsunk be egy emlékeztetôt a legutolsó levelünkhöz… mivel tegyük fel, hogy nem tudunk most foglalkozni vele… . de fontos lesz késôbb elintézni.


47

2. Állítsuk be a képen látható adatokat, majd nyomjunk OK-t.


48

A beérkezett levelek között az adott levélnél megjelenik a piros zászlócska a csengôvel együtt… . így már vizuálisan is kiemelkedik levelünk.


49

...majd a megadott idôpontban, akár napokkal késôbb, jön a felugró ablak az emlékeztetôvel. Ha éppen nincsen bekapcsolva gépünk, akkor sem kell aggódni, mivel az elsô bekapcsoláskor figyelmeztetést kapunk! A beérkezett levelek között az adott levélnél megjelenik a piros zászlócska a csengôvel együtt… . így már vizuálisan is kiemelkedik levelünk. Ez a funkció OWA-n keresztül is mûködik!


50

Adhatunk kategóriákat is leveleinknek, amiket színes négyzetek jelölnek. A képen látható, hogy a narancs kategóriát mi testre szabtuk, informális céges esemény névvel. Ez akkor hasznos, ha külön kategóriákat hozunk létre, ezzel egy pillantásra láthatjuk levelünk típusát. Ez a funkció OWA-n keresztül is mûködik


51

Outlook 2007 használati esetek Naptár Céges naptárunkat tetszetôs formában nézhetjük meg. Könnyen áttekinthetôen megjelennek az egyes megbeszélések. Az ábrán naranccsal jelölve a külsô partner rendezvények, sárgával az osztályon belüli megbeszélések . és zölddel az osztályközi egyeztetések. A program felugró ablakkal figyelmeztet a megbeszélés elôtt például 15 perccel! Megbeszélés az OWA-hoz hasonlóan hívható össze!


52

Outlook 2007 használati esetek Feladatok 1. Nézzük meg a feladatok sort a bal oldali menüben. Jól láthatóak feladataink idôrendi prioritásban, a megfelelô zászlókkal és kategóriákkal. A piros sorok az elmulasztott, határidôre nem teljesített feladatokat jelölik.


53

A feladatok megnézhetôek részletesebb nézetben is. Látható például, hogy hány %-os készültségben van és mi az állapota.


54

A feladatok idôrendben, Gant diagram szerûen is megjeleníthetôk. Ebben a nézetben jól látható eloszlásuk. Fontos megemlíteni, hogy a feladatok funkció . OWA-ban is megtalálható!


55

Outlook 2007 használati esetek Adatfájl készítése 1. Készítsünk most egy adatfájlt. Erre akkor lehet szükségünk, ha például le akarjuk menteni gépünkre egy fájlban levelezésünket. Ez például akkor . fordulhat elô, ha a régi levelezôrendszerrôl akarjuk átköltöztetni leveleinket a másikra, vagy kezd betelni postafiókunk 500MB-os vagy 1GB-os területe.


56

2. Válasszuk az elsô opciót.


57

3. Adjunk a felugró ablakban egy beszédes nevet fájlunknak, és jegyezzük meg hová helyezzük a gépen!


58

4. Most megadhatjuk, mi jelenjen meg az adatfájl neveként a bal oldali hasábban is. Akár jelszóval is elláthatjuk az adatfájlt, hogy ahhoz csak az illetékesek férhessenek hozzá.


59

Az adatfájl elkészülte után megjelenik a fastruktúrában. Fontos megjegyezni, hogy a felsô pár sor a szerveren lévô adatokat mutatja. A nyíllal jelölt sortól az adatfájl viszont már azokat az adatokat, leveleket, jeleníti meg, amelyek a saját gépen . vannak egyetlen fájlban!


60

5. Amennyiben helyet akarunk felszabadítani a szerverrôl, akkor jelöljük ki az adott leveleket,…


61

6. … majd bal egérgombbal húzzuk át az imént létrehozott adatfájlba. Innentôl fogva a levelek már csak a számítógépen lesznek meg!


62

Outlook 2007 használati esetek Saját naptár megosztása


63


64

Outlook 2007 használati esetek Közös céges névjegytár (kis CRM) létrehozása és megosztása


65


66


67

Amennyiben nem csak olvasási jogot szeretnénk kiosztani a céges névjegytárra, akkor a következô . módon lehet például módosítási jogot adni.


68

Outlook 2007 használati esetek Közös feladatlista létrehozása és megosztása


69


70

Amennyiben nem csak olvasási jogot szeretnénk kiosztani a céges névjegytárra, akkor a következô . módon lehet például módosítási jogot adni.


71


72

Mobil készülékek távoli törlése

Elôfordulhat, hogy elveszti vagy ellopják mobil készülékét. Ezekben az esetekben kritikus lehet, ha cége bizalmas . adatai illetéktelenek kezébe jutnak. A „készülék távoli törlése”funkció segítségével azonban távolról törölheti készülékérôl . a leveleket, naptárbejegyzéseket és a címjegyzéket. 1. A készülék távoli törléséhez lépjen be az Outlook Web Access (OWA) internetes felületére a https://virtualoso-email.hu/owa címen, majd lépjen a jobb felsô sarokban található „Beállítások” linkre.. A lenti kép azt mutatja, hogy a beállításokon belül a „Mobileszközök” részen találhatóak a részletek.


73

2. Kérjük, lépjen az „Összes adat törlése az eszközôl” linkre, majd törölje adatai a mobil készülékérôl. . Az adatok csak a készülékrôl törlôdnek, a postafiókjából természetesen nem.


74

Virtualoso Tartalomjegyzék

Recommend Documents