VI. Közös Technikai Titkárságok (KTT) (Joint Technical Secretariat) Az Európai Regionális Fejlesztési Alapról szóló 1080/2006 Európai Tanácsi rendelet alapján az egyes Európai Területi Együttműködési Programok szakmai menedzsment feladatainak ellátására az érintett tagállamokkal és partnerországokkal történő konzultáció alapján az adott program Irányító Hatósága programonként Közös Technikai Titkárságot hozott létre. A Közös Technikai Titkárságok a program nemzetközi döntés előkészítő és koordinációs szervei. Az egyes programok szakmai irányítása az Irányító Hatóság iránymutatása alapján és szakmai felügyelete mellett történik. A VÁTI szervezeti rendszerében a Közös Technikai Titkárságok funkcionálisan független programigazgatóságokként működnek. Az egyes Közös Technikai Titkárságok vezetését ellátó igazgatók (továbbiakban igazgatók) önálló hatáskörben látják el az egység irányítását a vonatkozó jogszabályok és a szerződések keretei között. Az egyes programokkal kapcsolatos vonatkozó feladatok ellátása az Irányító Hatóság, illetve az egyes igazgatók felelősségkörébe tartozik, ezzel kapcsolatban a vállalati, üzletági, szakterületi vezetésnek nincs közvetlen irányítási jogköre, illetve szakmai felelőssége. Az Irányító Hatóság(ok) és a Társaság között kötött Keret-megállapodás értelmében a VÁTI Nonprofit Kft gondoskodik az egyes Közös Technikai Titkárságok működtetéséről, illetve egyes definiált területeken szakmai szolgáltatásokat nyújt a programoknak. A Társaság részéről – a vállalati általános feladatok ellátásán túlmenően - a kapcsolódó finanszírozási, adminisztratív és horizontális szakmai feladatokat a Területi Együttműködési Üzletág Menedzsment Szolgáltatások Igazgatósága látja el. Az egyes – önállóan működő – programok közötti szükséges szakmai egyeztetések ellátására a Közös Technikai Titkárságok közös koordinációs testületet hoztak létre. A programmenedzsment célú egyeztetésen túl ezen kereten belül kerülnek ellátásra a területi együttműködés szakterület általános – a KTT-k működési területével kapcsolatos - szakmai feladatok (az európai szintű, makro-regionális, illetve határ-menti területi együttműködés tartalmi és menedzsment aspektusai) A Közös Technikai Titkárságok munkájáért felelős egyes programszintű egységek, illetve a koordinációt végző testület a következő szerkezetben működik: 1. Transznacionális Program • Délkelet-európai Transznacionális Program Közös Technikai Titkárság o Projekt Menedzsment Iroda o Pénzügyi Menedzsment és Adminisztrációs Iroda 2. Határmenti Programok – magyarországi Irányító Hatósággal • Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság • Magyarország-Románia Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság • Magyarország - Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság • Magyarország - Szerbia IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság
•
Magyarország–Szlovákia–Románia–Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság 3. Határmenti Programok – külföldi Irányító Hatósággal • Ausztria-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság 4. Program Koordinációs Testület Az egyes Közös Technikai Titkárságok (programszintű egységek) általános feladatai: • • • •
a közös Monitoring Bizottság működésének támogatása; közvetlenül segíti az Irányító Hatóság munkáját; közös programszintű döntések előkészítésében szakmai támogatás nyújtása;, elősegíti a program végrehajtásában résztvevő intézmények, döntéshozó szervek, projekt-gazdák közötti stratégiai együttműködés és információcsere erősödését.
1. Transznacionális Program
VI. 1. Délkelet-európai Transznacionális Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság a Délkelet-európai Transznacionális Európai Területi Együttműködési program szakmai menedzsment feladatainak ellátására létrehozott programszintű szervezet. A szervezeti egység feladatai, működési szabályai, az európai szinten működő többi transznacionális titkárságokhoz hasonló módon, azonos alapelvek mentén kerülnek meghatározásra. A Titkárság szakmai munkájával segíti és kezdeményezi az európai, illetve makro-regionális szintű transznacionális együttműködés erősödését, az érintett dél-kelet európai transznacionális térség versenyképességének és területi integrációjának erősödését. A Közös Technikai Titkárság felállítására az Operatív Programmal, a vonatkozó európai (Strukturális Alap, Európai Regionális Fejlesztési Alap) és hazai szabályozással összhangban, az Irányító Hatóság kezdeményezésében került sor. A Közös Technikai Titkárság feladatait az Operatív Program és a program Menedzsment és Ellenőrzési rendszerének leírása részletesen tartalmazza. A legfontosabb feladatok a következők: • programszintű feladatok (információ-menedzsment, éves jelentések készítése); • programszintű kommunikációs tevékenység tervezése, szervezése és végrehajtása; • a program Monitoring Bizottságának titkársági feladatainak ellátása; • a program technikai segítségnyújtás (a továbbiakban: „TA”) forrásának tervezése, megítélt kedvezményezetti költségvetésének felhasználása és elszámolása; • IMIR 2007-2013 rendszerrel kapcsolatos feladatok; • projekt-fejlesztés és értékelés (pályázati kiírások előkészítése, értékelés lefolytatása, döntés előkészítés, projekt fejlesztés támogatása, információs tevékenység);
• támogatási szerződések előkészítése és megkötése; • projekt végrehajtás, monitoring (végrehajtási rendszer kialakítása, előrehaladási jelentések elfogadása, monitoring látogatások); • ellenőrző szervezetek közötti koordináció; • az Ellenőrzési Hatóság és az Ellenőri Csoport munkájának támogatása;
A Közös Technikai Titkárság vezetését ügyvezető igazgató látja el. Az ügyvezető igazgató kinevezésében és felmentésében a Társaság és az Irányító Hatóság között kötött keret-megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni. Az ügyvezető igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. A nemzetközi munkatársi gárda kiválasztásában az ügyvezető igazgató együttműködik a program Monitoring Bizottsága által felállított Toborzó Bizottsággal (Recruitment Committee), illetve a Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az ügyvezető igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A programokkal kapcsolatos vonatkozó feladatok ellátása az Irányító Hatóság, illetve az ügyvezető igazgató felelősség-körébe tartozik, ezzel kapcsolatban a vállalati, üzletági, szakterületi vezetésnek nincs közvetlen irányítási jogköre, illetve szakmai felelőssége. Az ügyvezető igazgató az Irányító Hatósággal közvetlenül együttműködve végzi a munkáját, az egység irányítását. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság ügyvezető igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért. A Közös Technikai Titkárság működési nyelve angol. A Közös Technikai Titkárság vezetője közvetlenül irányítja az egység kommunikációs, illetve külső forrás menedzser munkáját. A felsorolt pozíciókat ellátó munkatársak a Menedzsment és Ellenőrzési Rendszer Leírásban, a Kézikönyvekben, illetve a munkaköri leírásukban lefektetett módon és felelősséggel látják el feladataikat. A Közös Technikai Titkárság további két irodai szintű szervezeti egységre tagolódik. A szervezeti egységek feladatainak ismertetését a Menedzsment és Ellenőrzési Rendszer Leírása részletesen szabályozza programszinten. Projekt Menedzsment Iroda (Project Development and Management Unit) Végzi a projekt-fejlesztés koordinációját, a pályázati kiírások előkészítését és lebonyolítását, a pályázatok értékelését, a szerződések szakmai előkészítését, a projektek előrehaladási jelentéseinek szakmai elfogadását, monitoring látogatások lebonyolítását, jelentések és egyéb dokumentáció tárolását, monitoring bizottsági ülések szervezésének és lebonyolításának szakmai támogatását, külső szakértők tenderdokumentációk szakmai előkészítését, projekt és programszintű szakmai rendezvények szervezését, az IMIR 2007-2013 működtetésével kapcsolatos releváns feladatokat.
Pénzügyi Menedzsment és Adminisztrációs Iroda (Financial Management and Administration Unit) Felelős általában a program és projekt-szintű pénzügyi folyamatok szakmai irányításáért, a kapcsolódó programszintű jelentések elkészítéséért, illetve projekt szintű jelentések elfogadásáért. A Pénzügyi Menedzsment Iroda végzi a TA koordinációs feladatokat, a TA projektekhez kapcsolódó jelentések elfogadását, az IMIR 2007-2013 működtetésével kapcsolatos releváns feladatokat, támogatja az Audit Hatóság munkáját (beleértve a „Group of Auditors” üléseit), az ellenőrző szervezetek közötti koordinációt.. Az iroda látja el a Közös Technikai Titkárság általános (nem közvetlenül az egyes szakmai feladatokhoz kapcsolódó) adminisztrációs feladatait. A két irodát az ügyvezető igazgatónak közvetlenül alárendelt irodavezető (Head of Unit) vezeti. Az irodavezetők felelősek az irodák napi feladatainak ellátásáért.
Határmenti Programok Közös Technikai Titkárságai Secretariat, JTS) – magyarországi Irányító Hatósággal
(Joint
Technical
Ide tartoznak azon határon átnyúló együttműködési programok, ahol az Irányító Hatóság Magyarországon került felállításra (HU-RO ETE, HU-SK ETE, HU-HR IPA, HU-SRB IPA, HU-RO-SK-UA ENPI) a 2007-2013 programperiódusban. A Határmenti Programok Közös Technikai Titkárságainak (kivéve: At-Hu) főbb feladatai: a) a Közös Monitoring (és Irányító) Bizottság titkársági feladatainak ellátása, beleértve az ülések megszervezését, a döntések előkészítését, a háttér-dokumentáció biztosítását és a jegyzőkönyvek vezetését a Bizottság hatályos eljárásrendjének megfelelően; b) a program végrehajtásáról szóló - az Európai Bizottság számára benyújtandó éves jelentések elkészítésének koordinációja; c) a programról szóló tájékoztatás, továbbá az információs és nyilvánossági követelményeknek való megfelelés biztosítása az Operatív Programmal és az ETE programok esetében a jóváhagyott Kommunikációs Tervvel összhangban; d) a programszintű kommunikációs feladatok ellátása (beleértve a program honlapjának létrehozását, fenntartását és frissítését); e) a pályáztatás és a projektértékelés dokumentumainak elkészítése és a pályázati kiírások megjelentetése; folyamatos információ nyújtása a pályázók részére (beleértve információs napok, szemináriumok szervezését); benyújtott pályázatok érkeztetése és az IMIR 2007-2013-ban történő regisztrálása; f) a pályázatok formai (adminisztratív megfelelőség és jogosultság) és szakmai szempontok szerint történő értékelése (külső szakértők igénybevételével); g) projektekkel kapcsolatos információ (beleértve a támogatási döntésre vonatkozó javaslatot) szolgáltatása a Közös Monitoring (és Irányító) Bizottság felé; h) a támogatási szerződések előkészítése és az Irányító Hatóság általi delegálás esetén megkötése; i) a folyamatban lévő projektek támogatása, előrehaladásuk nyomon követése; j) a vezető partnerek/kedvezményezettek által benyújtott jelentések, fizetési kérelmek szakmai és pénzügyi elfogadása, k) az IMIR 2007-2013 kialakításában való részvétel, a rendszer adattartalmának rendszeres karbantartása és frissítése;
l) ellenőrző szervezetek közötti koordináció; m) az Ellenőrzési Hatóság és az Ellenőri Csoport munkájának támogatása; n) a program technikai segítségnyújtás (a továbbiakban: „TA”) forrásának tervezése, megítélt kedvezményezetti költségvetésének felhasználása és elszámolása;.
VI.2. Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság a Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtását koordináló szervezet. A KTT felállítására az Operatív Programmal, a vonatkozó európai (Strukturális Alap, Európai Regionális Fejlesztési Alap) és hazai szabályozással összhangban az Irányító Hatóság kezdeményezésében került sor. A Közös Technikai Titkárság vezetését igazgató irányítja. Az igazgató kinevezésében és felmentésében a Társaság és az Irányító Hatóság között kötött keret-megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni. Az igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. Az igazgató közvetlenül irányítja a KTT összes munkavállalóját (kommunikációs menedzser, program menedzser, pénzügyi menedzser). A szlovák és magyar munkatársak kiválasztásában az Igazgató együttműködik a szlovák Nemzeti Hatósággal, az Irányító Hatósággal és a Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért. A Közös Technikai Titkárság működési nyelve angol.
VI.3. Magyarország-Románia Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság a Magyarország-Románia Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtását koordináló szervezet. A KTT felállítására az Operatív Programmal, a vonatkozó európai (Strukturális Alap, Európai Regionális Fejlesztési Alap) és hazai szabályozással összhangban az Irányító Hatóság kezdeményezésében került sor. A Közös Technikai Titkárság vezetését igazgató irányítja. Az igazgató kinevezésében és felmentésében a Társaság és az Irányító Hatóság között kötött keret-megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni. Az igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. Az igazgató közvetlenül irányítja a KTT összes munkavállalóját (kommunikációs menedzser, program menedzser, pénzügyi menedzser). A KTT munkavállalói budapesti és békéscsabai helyszínen dolgoznak. A román és magyar munkatársak kiválasztásában az igazgató együttműködik a román Nemzeti Hatósággal, az Irányító Hatósággal és a
Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az Igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A programokkal kapcsolatos vonatkozó feladatok ellátása az Irányító Hatóság, illetve az Igazgató felelősség-körébe tartozik, ezzel kapcsolatban a vállalati, üzletági, szakterületi vezetésnek nincs közvetlen irányítási jogköre, illetve szakmai felelőssége. Az igazgató az Irányító Hatósággal közvetlenül együttműködve végzi a munkáját. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért. A Közös Technikai Titkárság működési nyelve angol.
VI.4. Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtását koordináló szervezet. A KTT felállítására az Operatív Programmal, a vonatkozó európai (IPA) szabályozás és hazai szabályozással összhangban az Irányító Hatóság kezdeményezésében került sor. A Közös Technikai Titkárság vezetését igazgató irányítja. Az igazgató kinevezésében és felmentésében a Társaság és az Irányító Hatóság között kötött keret-megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni. Az igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. Az igazgató közvetlenül irányítja a KTT összes munkavállalóját (kommunikációs menedzser, program menedzser, pénzügyi menedzser). A KTT munkatársai budapesti és pécsi helyszínen dolgoznak. A horvát és magyar munkatársak kiválasztásában az igazgató együttműködik a horvát Nemzeti Hatósággal, az Irányító Hatósággal és a Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az Igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért. A Közös Technikai Titkárság működési nyelve angol.
VI.5. Magyarország-Szerbia IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság a Magyarország-Szerbia IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtását koordináló szervezet. A KTT felállítására az Operatív Programmal, a vonatkozó európai (IPA) és hazai szabályozással összhangban az Irányító Hatóság kezdeményezésében került sor.
A Közös Technikai Titkárság vezetését igazgató irányítja. Az igazgató kinevezésében és felmentésében a Társaság és az Irányító Hatóság között kötött keret-megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni. Az igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. Az igazgató közvetlenül irányítja a KTT összes munkavállalóját (kommunikációs menedzser, program menedzser, pénzügyi menedzser). A KTT munkatársai budapesti és szegedi helyszíneken dolgoznak. A szerb és magyar munkatársak kiválasztásában az igazgató együttműködik a szerb Nemzeti Hatósággal, az Irányító Hatósággal és a Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért. A Közös Technikai Titkárság működési nyelve angol.
VI.6. Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság a Magyarország–Szlovákia–Románia–Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtását koordináló szervezet. A KTT felállítására az Operatív Programmal, a vonatkozó európai (ENPI) és hazai szabályozással összhangban az Irányító Hatóság kezdeményezésében került sor. A Közös Technikai Titkárság vezetését igazgató irányítja. Az igazgató kinevezésében és felmentésében a Társaság és az Irányító Hatóság között kötött keret-megállapodásban foglaltak szerint kell eljárni. Az igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. Az igazgató közvetlenül irányítja a KTT összes munkavállalóját (kommunikációs menedzser, program menedzser, pénzügyi menedzser). A magyar, szlovák, román és ukrán állampolgárságú munkatársak kiválasztásában az igazgató együttműködik az érintett országok Nemzeti Hatóságaival, az Irányító Hatósággal és a Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért. A Közös Technikai Titkárság működési nyelve angol.
VI.7. Határmenti Programok Közös Technikai Titkárságai (Joint Technical
Secretariat, JTS) – külföldi Irányító Hatósággal Az Ausztria-Magyarország program esetében, – ahol az Irányító Hatóság Ausztriában van – a nemzetközi finanszírozási és felügyeleti viszonyokat külön – az osztrák Irányító Hatóság és a Társaság között kötött - megállapodásokon keresztül kerül szabályozásra, a KTT felelősség viszonyai és feladatai ennek következtében némileg eltérően kerültek meghatározásra.
VI.7.1. Magyarország-Ausztria Határon Átnyúló Együttműködési Program Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS) A Közös Technikai Titkárság az Ausztria-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 Irányító Hatóságának megbízásából került felállításra. A KTT az 1080/2006. EK rendelet 14. § értelmében segíti az Iránytó Hatóságot, a Közös Monitoring Bizottságot és adott esetben az Ellenőrző Hatóságot feladatuk ellátásában. A Közös Technikai Titkárság a Magyarország-Ausztria Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtását koordináló szervezet. A Közös Technikai Titkárság fő feladata az Operatív Programban lefektetett KTT feladatok megfelelő színvonalú és a szabályoknak megfelelő ellátása a vonatkozó jogszabályok és szerződések keretei között: a) a Közös Monitoring Bizottság titkársági feladatainak ellátása, beleértve a dokumentáció előkészítését és postázását, illetve az ülések jegyzőkönyvének vezetését; b) rendszeres jelentéstétel a források programszintű felhasználásáról; c) a program végrehajtásáról szóló éves jelentés elkészítése az Európai Bizottság számára; d) a programról szóló tájékoztatás, továbbá a 1083/2006 EK rendelet 69. cikk szerinti információs és nyilvánossági követelményeknek való megfelelés biztosítása; e) közös PR tevékenység (beleértve a program weboldal létrehozását, fenntartását és frissítését) együttműködve az Irányító Hatósággal, valamint az érintett regionális szervekkel; f) a pályáztatás és a projektértékelés dokumentumainak elkészítése és hozzáférhetővé tétele; g) pályázók tájékoztatása; h) pályázatok befogadása és a program monitoring rendszerében való regisztrálása; i) pályázatok formai ellenőrzése; j) pályázatok szakmai értékelése; k) a benyújtott projektekkel kapcsolatos összesített információ (beleértve a támogatási döntésre vonatkozó javaslatot) előterjesztése a Közös Monitoring Bizottság felé; l) ERFA támogatási szerződés-minta előkészítése; m) a projektek előrehaladási jelentéseinek befogadása a vezető kedvezményezettektől, valamint a jelentések és a hitelesített költségek közötti koherencia ellenőrzése; n) a jelentések ellenőrzése tartalmi és költségvetési szempontokból, valamint azok továbbítása az Irányító Hatóság felé; o) szerződésmódosítási igények kezelése; p) adatkezelés a monitoring rendszerben.
A Közös Technikai Titkárság vezetését igazgató irányítja. Az Igazgató felett a munkáltatói jogokat a Társaság vezérigazgatója gyakorolja. Az igazgató közvetlenül irányítja a KTT összes munkavállalóját (kommunikációs menedzser, program menedzser, pénzügyi menedzser, asszisztens). A KTT munkavállalói soproni helyszínen dolgoznak. A munkatársak kiválasztásában az igazgató együttműködik a magyar Nemzeti Hatósággal, az Irányító Hatósággal és a Társaság Humánerőforrás Gazdálkodási Irodájával. A KTT munkatársai vonatkozásában az igazgató gyakorolja a delegált munkáltatói jogokat. A Közös Technikai Titkárság működtetését a Keret-megállapodás alapján támogató Társaság szabályozza a vállalati működéshez szükséges adminisztratív folyamatokat. A Közös Technikai Titkárság igazgatója és munkatársai felelősek a vonatkozó vállalati szabályozás betartásáért, illetve azon szakmai és adminisztratív feladatok időbeni és megfelelő minőségű ellátásáért, amelyek szükségesek a szakterületi horizontális feladatok maradéktalan ellátásáért.
VI.8. Program Koordinációs Testület (Programme Co-ordination Board) A Program Koordinációs Testület a Közös Technikai Titkárságok (illetve a Területi Együttműködési Üzletág egyes egységei) közötti szakmai együttműködés koordinálását végző szerv. A Program Koordinációs Testület működését ügyrend szabályozza, amelyet a Testület hagy jóvá. A Program Koordinációs Testület mindenekelőtt szakmai egyezetési és koordinációs fórum, amely nem rendelkezik önálló munkatársi gárdával. A Program Koordinációs Testület nem vesz át feladatot, illetve felelősséget az egyes egységektől, az Irányító Hatóságtól, illetve a Társaság vezetésétől, hanem mindenekelőtt az információk és tudás szervezett átadásával, a szakmai munka hatékonyságának növelésében segíti a felelős egységeket, szervezeteket feladataik ellátásában. A Program Koordinációs Testület fő feladatai: A programok közötti információ és tapasztalatcsere koordinálása szakmai és menedzsment feladatokkal kapcsolatban • kialakítja és megszervezi az egységek (illetve az egyes munkatársak) közötti információ és tudástranszfer módszertanát és gyakorlatát a legfontosabb szakmai területeken, elősegíti a szakmai szinergiák kihasználását; • a szakterületen belüli belső horizontális szakmai projektek előkészítése és koordinációja; • a feladatok programok közötti (illetve szakterületen belüli) megosztásával kapcsolatos megállapodások kialakítása; a kapacitások felhasználásával, illetve forrásfelosztással kapcsolatos egyeztetések elvégzése. A területi együttműködési szakterület általános szakmai feladatainak koordinálása • Szakmai rendezvényeken való részvétel koordinálása (információcsere, szakmai egyeztetés a részvétellel kapcsolatban, lehetőség szerint a résztvevők körének egyeztetése, információk-eredmények összegyűjtése és szakterületen belüli terjesztése, megvitatása)
• Szakmai rendezvények, belső egyeztetések szervezése, szakterületi csapatépítés szakmai szervezési feladatainak koordinációja • Innovatív szakmai, illetve menedzsment megoldások megvitatása • a nem közvetlenül az Interreg, ETE, IPA CBC és ENPI CBC programokkal kapcsolatos feladatok kapcsán a részvétellel kapcsolatos szakterületi döntések előkészítése (pl. részvétel külföldi tanácsadói projektekben) Biztosítja a Társaság – és egyes esetekben az Irányító Hatóság(ok) – és a szakterület közötti információcserét, szakmai és egyéb területeken • részt vesz a Társaságon belüli stratégiai, szakmai és adminisztratív folyamatok, szabályozás kialakításában; • fórumot biztosít a Menedzsment Szolgáltatások Igazgatóság szakmai szolgáltatási feladatainak hatékony és közvetlen koordinációjára; • a Társasági szintű szabályozás, intézkedések, illetve egyéb információk becsatornázása a programszintű feladatokat ellátó kollégák felé; • intézkedési javaslatokat tehet a Társaság vezérigazgatójának, illetve az Irányító/Nemzeti Hatóság vezetőjének a programokat érintő lényeges kérdésekkel, általános feladatokkal kapcsolatban. A Program Koordinációs Testület tagjai a Közös Technikai Titkárságok igazgatói. A testület munkájában tanácskozási joggal részt vesz a Menedzsment Szolgáltatások Igazgatóság ügyvezető igazgatója, a Program-végrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóság igazgatója, a Stratégiai Szolgáltatások Iroda vezetője, valamint a Nemzeti Kontakt Pont képviselője. A Program Koordinációs Testület vezetője (illetve helyettese) irányítja a Testület munkáját. A Program Koordinációs Testület vezetője (ügyvezető igazgató) elnökli a Program Koordinációs Testület üléseit és irányítja az egyes egységek feladatai közé nem sorolt szakterületi szintű szakmai munka koordinálását. A Program Koordinációs Testület ügyvezető igazgatójának (szakterületi vezető) kiemelt feladatai: • • • • • • •
tevékenységét a vezérigazgató közvetlen irányítása alatt végzi, az egyes igazgatók felelősségét nem érintve irányítja és szervezi a testület irányítása alatt álló általános szakterületi tevékenységet; javaslatot tesz a Közös Technikai Titkárságok között felmerült viták megoldására; szervezi és irányítja a feladatkörébe tartozó esetekben a megbízókkal és üzleti partnerekkel való kapcsolattartást; értékeli a Közös Technikai Titkárságok által végzett szakmai munkát a meghatározott mutatók figyelembevételével és ez alapján javaslatokat tesz a vállalatvezetés, illetve – igény szerint - az Irányító Hatóság vezetője felé; koordinálja a szakmai szinergiák feltárását és kiaknázását; a programok részéről részt vesz a vállalati stratégia kialakításában, koordinálja az ezzel kapcsolatos munkát a szakterületen belül; javaslatot tesz a Közös Technikai Titkárságok igazgatóinak javadalmazására, illetve a bérkeretek és értékelési rendszer kialakítására.
