VERZUIMPROTOCOL STICHTING SPORTSERVICE NOORD-BRABANT (versie 1.3 d.d. 01-01-2009)
VERZUIMPROTOCOL STICHTING SPORTSERVICE NOORD-BRABANT Inleiding Stichting Sportservice Noord-Brabant heeft als formeel werkgever allerlei werkgeversverplichtingen uit te voeren. Zo dienen er ook werkzaamheden uitgevoerd en wettelijk vastgelegde verplichtingen nagekomen te worden in het kader van ziekteverzuim, ziektebegeleiding en ziektepreventie. In de Arbo-wet en de wet Poortwachter is daarover het een en ander vastgelegd. De belangrijkste regels zijn door Sportservice Noord-Brabant vastgelegd in dit verzuimprotocol. Door het naleven van het Protocol kan ziekteverzuim beter worden begeleid, waardoor de duur van de arbeidsongeschiktheid mogelijk ook verkort kan worden. Het streven is erop gericht om zorgvuldig met ziekteverzuim om te gaan en tijdig in te grijpen als langdurige arbeidsongeschiktheid dreigt te ontstaan. Het protocol moet uiteraard ondersteund worden door goede afspraken met de Arbo-dienst, goede registratie en administratie. Het is voor Sportservice Noord-Brabant echter niet mogelijk aan deze verplichtingen te voldoen zonder enige, praktische, medewerking van de sportorganisatie, de materieel werkgever. Van de sportorganisatie wordt verwacht dat zij een verenigingsfunctionaris aanwijst die gedurende de gehele ziekteperiode optreedt als contactpersoon voor de formeel werkgever en de werknemer. In dit document wordt Sportservice Noord-Brabant steeds aangeduid met formeel werkgever. Dit document is in de hij vorm geschreven. Waar hij staat kan uiteraard ook de vrouwelijke werknemer bedoeld worden. Als er in dit document gesproken wordt over ziekte dan kan dit ook andere vormen van arbeidsongeschiktheid betreffen.
1. Ziekmelding Bij wie Bij arbeidsongeschiktheid dient de werknemer zich voor 10.00 uur van de volgende werkdag telefonisch ziek te melden bij de formeel werkgever en de organisatie waar hij of zij werkzaam is. Ook wanneer een ziektedag normaliter geen werkdag is dient de werknemer zich ziek te melden. De ziekmelding dient persoonlijk en telefonisch te geschieden. Reden ziekteverzuim / aard van de ziekte Bij de ziekmelding geeft de werknemer het volgende aan: - Welke klachten de werknemer heeft - Wat de mogelijke oorzaak hiervan is (ongeval/werk/privé) - Of de ziekmelding verband houdt met een mogelijke zwangerschap - Welke acties de werknemer heeft genomen of nog gaat ondernemen (bezoek huisarts / specialist) - Welke acties de formeel werkgever of de materieel werkgever eventueel zou kunnen uitvoeren om het verzuim te bekorten - Wat de verwachte verzuimduur is Thuisblijven De zieke werknemer dient in de ochtend tot 11.00 uur en in de middag van 14.00 tot 16.00 uur thuis te zijn voor controle doeleinden. Bezoek aan huisarts, specialist, bedrijfsarts e.d. vormt hierop een uitzondering. Bezoek aan huisarts, specialist en bedrijfsarts dient gemeld te worden aan de formeel werkgever. Indien de werknemer binnen de genoemde tijden zonder toestemming van de formeel werkgever, niet thuis aanwezig was voor een controle van Bureau Mentor zullen de kosten van deze controle voor rekening zijn van de werknemer. Ander verblijfadres tijdens ziekte Indien de zieke werknemer zich niet op het eigen adres bevindt, dan dient hij dit bij de ziekmelding door te geven. Tussentijdse verandering van het verblijfadres dient ook direct doorgegeven te worden. Ziek worden in het buitenland Indien een werknemer tijdens vakantie en / of verblijf in het buitenland ziek wordt, dient hij dit onmiddellijk te melden aan de formeel werkgever. Ook het verpleegadres dient bekend gemaakt te worden. Bij terugkeer in Nederland dient een doktersverklaring te worden overlegd. Ook herstel tijdens verblijf in het buitenland moet direct bij de formeel werkgever worden gemeld.
2. Herstelmelding Wanneer hersteld melden Zodra de zieke werknemer weet wanneer hij hersteld zal zijn, meldt hij dit zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op de laatste ziektedag voor 15.00 uur bij de formeel werkgever. Dit dient telefonisch te gebeuren. Ook de organisatie waar hij werkzaamheden verricht dient op de hoogte gebracht te worden. Bij de herstelmelding dient tevens doorgegeven te worden hoeveel uur er gemist is vanwege ziekte of arbeidsongeschiktheid.
3. Verzuimbegeleiding Voor de verzuimbegeleiding werkt de formeel werkgever intensief samen met Bureau Mentor. Bureau Mentor is het onderdeel verzuimbegeleiding van Van Brederode BV. Sinds 2005 zijn zij gespecialiseerd in het beheersen en begeleiden van verzuim ten behoeve van zowel de medewerkers als de organisaties die bij hen zijn aangesloten. Kernzaken voor Bureau Mentor zijn; Persoonlijke aandacht Iedere medewerker is uniek en Bureau Mentor haakt daarop in door maatwerk te leveren afgestemd op de persoon, de organisatie en de situatie. Persoonlijke aandacht is onze kracht. De juiste condities creëren Bureau Mentor kijkt samen met ons naar de mogelijkheden om de condities in onze organisatie te realiseren die nodig zijn om verzuim te voorkomen, werkhervatting van onze medewerkers te bevorderen of medewerkers –opnieuw- te inspireren en/of te motiveren. Uw mentor Een vast contactpersoon van Bureau Mentor treedt op als mentor voor zieke medewerkers en is tegelijk ook de mentor voor de directie of de leidinggevende. Een mentor helpt een medewerker een weg te vinden in zijn herstel. De mentor stimuleert en geeft steun aan wie dat nodig heeft. De mentor is de centrale figuur en hét aanspreekpunt voor ons en voor onze medewerkers. Daarnaast is de mentor voor alle betrokkenen een “onafhankelijk vertrouwenspersoon”. Mevrouw Mirjam Mensinga is de mentor die is toegewezen aan Sportservice Noord Brabant. Bij haar afwezigheid wordt zij vervangen door mevrouw Monique van den Driessche. De bedrijfsarts Bureau Mentor heeft gecertificeerde bedrijfsartsen in dienst, die waar nodig een bijdrage zullen leveren in de begeleiding en advisering van de zieke medewerker. Korte communicatielijnen De bedrijfsartsen en de mentor hebben rechtstreeks contact met elkaar. Vaak is kort overleg al voldoende om te komen tot een advies. Tussentijds contact Bij verandering van het ziekteverloop en na bezoek aan dokter of specialist dient de werknemer zelf de formeel werkgever (telefonisch) hiervan op de hoogte te stellen. Daarnaast zal ook de formeel werkgever op gezette tijden contact met de werknemer opnemen om naar het verloop van het herstel te informeren. Ook de mentor van Bureau Mentor zal contact met u onderhouden. Persoonlijk vervolgcontact Afhankelijk van het ziekteverloop wordt een afspraak gemaakt voor een huisbezoek of krijgt de zieke werknemer een uitnodiging om op gesprek te komen bij de formeel werkgever. De aangewezen mentor vanuit Bureau Mentor zal tevens regelmatig contact opnemen met de werknemer
Andere vervolgcontacten De formeel werkgever beoordeelt in overleg met Bureau Mentor met welke regelmaat contact over het verloop van het ziekteverzuim nodig is en spreekt met de werknemer af wie wanneer het initiatief neemt. Tussentijds verzuimgesprek Indien de formeel werkgever constateert dat er sprake is van regelmatig verzuim dan zal de werknemer uitgenodigd worden voor een gesprek. Tijdens dit gesprek zal het veelvuldig verzuim van de werknemer besproken worden en zal er gezocht worden naar oorzaken en oplossingen van dit veelvuldig verzuim. Van veelvuldig verzuim is sprake bij meer dan 3 ziekmeldingen per jaar en / of meer dan 10 dagen verzuim per jaar. Oproep Bureau Mentor Een oproep voor een gesprek met Bureau Mentor kan zowel schriftelijk als mondeling gedaan worden. Indien Bureau Mentor de werknemer oproept dan dient de werknemer hier gehoor aan te geven. Aanpassing van spreekuurtijden Aanpassing van spreekuurtijden dient altijd in overleg met de formeel werkgever te gebeuren. Niet verschijnen op een afspraak van Bureau Mentor Indien de werknemer zonder opgaaf van reden niet verschijnt op het spreekuur van Bureau Mentor zullen de hiermee gepaard gaande kosten in rekening gebracht worden bij de werknemer. Opmerkingen / klachten over Bureau Mentor Indien er klachten zijn over de werkwijze van Bureau Mentor, de arbo-arts of de mentor dan dienen deze onverwijld aan de formeel werkgever gemeld te worden.
4. Verzuiminstructies Aangepast werk of arbeidstherapie De werknemer is verplicht volledig mee te werken aan het zo snel mogelijk kunnen hervatten van de werkzaamheden. Om een spoedig herstel te bevorderen kan de zieke werknemer worden ingezet voor werk op arbeidstherapeutische basis, tenzij Bureau Mentor dit niet verantwoord acht. Dit kan ander werk zijn dan wat de werknemer normaliter verricht danwel op aangepaste tijden of op een aangepaste locatie. Dit alles in overleg tussen de formeel werkgever en de werknemer. Genezing niet belemmeren De zieke werknemer wordt geacht volledig mee te werken aan een zo spoedig mogelijk herstel en zich te onthouden van activiteiten die de genezing belemmeren. Tijdens arbeidsongeschiktheid mogen geen werkzaamheden of andere nevenactiviteiten worden verricht tenzij op arbeidstherapeutische basis en met goedkeuring van de formeel werkgever. Re-integratie 2e spoor Indien re-integratie bij de eigen werkgever niet mogelijk is en dit is vastgesteld door een arbeidsdeskundige (aan te wijzen door de formeel werkgever) zal re-integratie verder verlopen via het 2e spoor. De formeel werkgever zal in overleg met de werknemer een geschikt re-integratie bureau in de arm nemen. De werknemer kan zijn voorkeur uitspreken voor een dergelijk bureau, echter de formeel werkgever neemt de uiteindelijke beslissing hierin.
5. Vakantie of verlof bij ziekte Toestemming vakantie of verlof Toestemming voor een meerdaags verblijf elders (zowel in binnen- als buitenland) tijdens arbeidsongeschiktheid kan worden verleend na toestemming vooraf van de formeel werkgever. Het onafhankelijke advies van Bureau Mentor maakt onderdeel uit van de besluitvorming. De werkgever zal met het verzoek van de werknemer instemmen tenzij er aantoonbare redenen zijn om de aanvraag niet toe te kennen. Toestemming dient minimaal 14 dagen voor aanvang van het verlof aangevraagd te worden bij de formeel werkgever. Loondoorbetaling tijdens vakantie of verlof Indien de toestemming als bedoeld in artikel 5.1. is verleend zal de loondoorbetaling voortgezet worden tijdens vakantie of verlof. Indien vakantie of verlof het herstel belemmert, de aanvang van arbeidstherapie of re-integratie vertraagd of uitstelt dan zal de loondoorbetaling stop gezet worden voor de duur van de vakantie cq het verlof.
6. Vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid Het recht van de werknemer op zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van diens gegevens dient door de formeel werkgever te worden gerespecteerd. De privacy van de werknemer mag niet worden geschonden.
7. Verplichtingen van werkgever en werknemer Verplichtingen van de formeel werkgever De werkgever is in geval van ziekte van de werknemer verplicht tot: - het naleven van de aanwijzingen in dit verzuimprotocol - een inspanningsverplichting tot re-integratie rekening houdend met de (tijdelijke) medische beperkingen van de werknemer - het in acht nemen van de privacyreglementen gedurende het proces van herstelbegeleiding - het tijdig melden van de ziekte bij Bureau Mentor - het samen met de zieke opstellen van het plan van aanpak - het regelmatig evalueren van het plan van aanpak - het samen met de zieke opstellen van het re-integratieverslag - alle verdere verplichtingen uitvoeren die voortvloeien uit de Wet Verbetering Poortwachter Verplichtingen van de werknemer De werknemer is verplicht in geval van ziekte de voorschriften uit dit verzuimprotocol na te leven.
8. Sancties Sancties bij het niet nakomen van afspraken Bij het niet naleven van de aanwijzingen in het verzuimprotocol of het niet nakomen van afspraken kan het loon van de zieke werknemer worden opgeschort of gekort worden. Kosten die de formeel werkgever in rekening gebracht krijgt voor het niet verschijnen op een afspraak van Bureau Mentor worden tevens in rekening gebracht bij de werknemer. Sancties bij structurele tegenwerking in het herstelproces Als de zieke werknemer niet meewerkt aan zijn herstel of afspraken omtrent aangepast werk niet nakomt, kan dit leiden tot schorsing of ontslag van de werknemer.
9. Second opinion ofwel deskundigenoordeel Gedurende de gehele ziekteperiode kan bij een verschil van mening zowel de werknemer als de formeel werkgever bij het UWV een second opinion aanvragen via een onafhankelijke arts.
10.Verzuimregistratie 10.1 Vastlegging In verband met het ziekteverzuim van de werknemer wordt het volgende in het personeelsdossier vastgelegd. -
De ziekmelding en de herstelmelding Schriftelijke afspraken tussen formeel werkgever en werknemer Terugkoppeling van Bureau Mentor, arbeidsdeskundige, re-integratie bureau Probleemanalyse Plan van aanpak Re-integratieverslag WIA aanvraag
