Verzuimprotocol Pax Christi College In dit verzuimprotocol treft u aan hoe we op het Pax Christi College omgaan met verzuim. Het protocol beschrijft in drie hoofdstukken de voorgeschreven handelswijzen rondom verzuim: 1. Te laat komen (zonder legitieme reden) 2. Geoorloofd verzuim en signaalverzuim 3. Ongeoorloofd verzuim Dit protocol is met ingang van 01/10/2011 in werking getreden. Het verzuimprotocol geldt voor alle locaties en afdelingen van het Pax Christi College. Het protocol is te raadplegen via de website van het Pax Christi College. Vooraf I. Op het Pax Christi College houden we rekening met de verschillende leeftijdsfases van onze leerlingen. Binnen gestelde kaders, maken we waar nodig en mogelijk onderscheid in de aanpak van de verschillende doelgroepen. II. Op de Juniorcolleges wordt administratief bijgehouden of het te laat komen aan het begin van de schooldag betreft, of dat het om te laat komen gedurende de schooldag gaat (dus tussen de lessen). Leerplicht kan het verschil tussen te laat aan het begin van de dag of tussentijds te laat komen zien via de gegevens in DUO. Tussentijds te laat komen wordt intern afgehandeld. Na drie keer tussentijds te laat komen, vindt er een gesprek plaats met de mentor en legt de leerling-coördinator een strafmaatregel op. Op de Hoofdvestiging wordt dit onderscheid niet gemaakt. Het Pax Christi College maakt bewust onderscheid in de aanpak van de jongere leerlingen en de ouderejaars, van wie we meer eigen verantwoordelijkheid verwachten. Hoofdstuk 1 - Te laat komen (zonder legitieme reden) 1. Te laat melden Een leerling die te laat is, meldt zich bij de conciërge (Hoofdvestiging) of de leerling-coördinator (Juniorcolleges) en krijgt een te-laat-briefje mee. 2. 3 keer te laat Bij 3 keer te laat komen krijgt de leerling een passende maatregel opgelegd: a. op de Juniorcolleges meldt de leerling zich om 07.45 uur bij de leerling-coördinator en hij/zij maakt strafwerk. b. op de Hoofdvestiging krijgt de leerling een corveetaak opgelegd door de conciërges. In beide gevallen wordt de mentor geïnformeerd. Hij/zij bespreekt het te laat komen met zijn mentorleerling en hij stelt de ouders ervan op de hoogte, dat bij 6 keer te laat komen de leerplichtambtenaar wordt geïnformeerd.
Verzuimprotocol PCC, versie 1 oktober 2011
Pagina 1 van 6
3. 4 en 5 keer te laat a. Op de Juniorcolleges meldt de leerling die voor de 4e of 5e keer te laat komt zich wederom om 07.45 uur bij de leerling-coördinator en hij/zij maakt strafwerk. De mentor wordt geïnformeerd. b. Op de Hoofdvestiging volgt geen sanctie bij de 4e en 5e keer te laat komen. De ouderejaars leerling wordt geacht zelf te voorkomen dat hij/zij 6 keer te laat komt. De te-laat-melding wordt geregistreerd. 4. 6 keer te laat Bij 6 keer te laat komen: a. Op de Hoofdvestiging informeren de conciërges de betreffende leerling-coördinator; b. De leerling-coördinator doet digitaal een ‘relatief verzuim-melding’ bij DUO en kiest bij kopje ‘Actie gewenst’: ‘ja’. Daarbij geeft de leerling-coördinator aan, of het gaat om niet-willend verzuim of signaalverzuim. Daarnaast wordt vermeld wat het PCC al gedaan heeft, zodat de leerplichtambtenaar over de juiste informatie beschikt als hij/zij contact opneemt met thuis. Tevens wordt de mentor geïnformeerd. c. De leerling-coördinator legt de leerling als sanctie op, dat hij/zij voor de duur van twee klokuren strafwerkzaamheden verricht op school; op de Juniorcolleges meldt de leerling zich op 2 achtereenvolgende dagen om 07.45 uur en hij/zij maakt dan strafwerk. d. De leerling-coördinator is verantwoordelijk voor de organisatie en afhandeling van de sanctie. e. De leerling-coördinator stuurt de ouders een brief waarin melding wordt gemaakt van het te laat komen en van de opgelegde sanctie. In deze brief wordt aangegeven dat de leerplichtambtenaar op de hoogte is gesteld van het te laat komen (via de melding bij DUO). Voor een toelichting op de brief worden de ouders verwezen naar de mentor van de leerling. f. Leerplicht geeft via een standaardbrief een waarschuwing af aan de ouders. g. De mentor bespreekt met zijn mentorleerling het te laat komen en hij neemt contact op met de ouders voor een toelichting op de melding/brief (zie e). 5. 7 en 8 keer te laat Bij 7 of 8 keer te laat komen: a. Er kan er een strafmaatregel opgelegd worden. b. Op de Juniorcolleges moet de leerling zich wederom om 07.45 uur melden bij de leerlingcoördinator en hij/zij maakt strafwerk. c. De leerling-coördinator geeft alle getroffen maatregelen door aan de mentor en de leerplichtambtenaar en hij/zij legt deze gegevens vast in het leerlingvolgsysteem. d. De mentor bespreekt met zijn mentorleerling het te laat komen en hij neemt hierover contact op met de ouders. 6. 9 keer te laat Bij 9 keer te laat: a. Op de Hoofdvestiging informeren de conciërges de betreffende leerling-coördinator; b. De leerling-coördinator doet digitaal een ‘relatief verzuim-melding’ bij DUO en kiest bij kopje ‘Actie gewenst’: ‘ja’. De leerling-coördinator geeft een uitgebreide toelichting op de
Verzuimprotocol PCC, versie 1 oktober 2011
Pagina 2 van 6
c.
d. e.
f. g.
verzuimmelding (inclusief verzuimoverzicht en bestaande afspraken uit het leerlingvolgsysteem). Tevens wordt de mentor geïnformeerd. De leerling-coördinator legt de leerling als sanctie op, dat hij/zij voor de duur van twee klokuren strafwerkzaamheden verricht op school; op de Juniorcolleges meldt de leerling zich wederom op twee achtereenvolgende dagen om 07.45 uur op school en hij/zij maakt strafwerk. De leerling-coördinator is verantwoordelijk voor de organisatie en afhandeling van de sanctie. De leerling-coördinator stuurt de ouders een brief met: (1) de mededeling dat de leerplichtambtenaar geïnformeerd wordt (via de melding bij DUO); (2) dat de sanctie voor het 9 keer te laat komen is, dat de leerling voor de duur van twee klokuren strafwerkzaamheden verricht op school; op de Juniorcolleges meldt de leerling zich wederom op twee achtereenvolgende dagen om 07.45 uur op school en hij/zij maakt strafwerk. De leerplichtambtenaar legt een passende sanctie op. De mentor bespreekt met zijn mentorleerling het te laat komen en hij neemt contact op met de ouders voor een toelichting op de melding/brief (zie e).
7. Vaker dan 9 keer te laat Er volgt een maatwerktraject. De betreffende afdelingsleider neemt contact op met de leerplichtambtenaar met het verzoek in gesprek te gaan met de leerling en zijn/haar ouders. Bij 12 keer te laat wordt opnieuw melding gedaan bij de leerplichtambtenaar, waarna er een procesverbaal uitgeschreven kan worden. Hoofdstuk 2 – Geoorloofd verzuim en signaalverzuim 1. Ziekmelden a. Ziekte van een leerling dient door een ouder/verzorger voor aanvang van de lessen telefonisch doorgegeven te worden aan de leerling-coördinator die deze melding vastlegt in het leerlingvolgsysteem. b. Leerlingen die door ziekte een schoolexamen of een centraal examen missen, worden geacht volgens de bepalingen in het examenreglement te handelen. c. De mentor houdt regelmatig overzicht over de ziekmeldingen van zijn mentorleerlingen. Als een leerling langer dan een schoolweek ziek is, neemt hij/zij contact op met deze leerling, of diens ouders/verzorgers. De mentor maakt afspraken met de afwezige leerling over de voortgang van het onderwijs. d. Bij langdurige afwezigheid van een leerling in verband met ziekte handelen we conform het protocol ‘onderwijsondersteuning zieke leerlingen.’ 2. Beter melden De ouder(s)/verzorger(s) dienen hun kind op de dag dat hij/zij weer naar school gaat beter te melden. Deze betermelding dient voor 10 uur bij de leerling-coördinator te geschieden. De betermelding wordt vastgelegd in het leerlingvolgsysteem.
Verzuimprotocol PCC, versie 1 oktober 2011
Pagina 3 van 6
3. Verzuimverzoek Leerlingen die moeten verzuimen vanwege huisarts- tandarts- orthodontist- ziekenhuisbezoek of vanwege andere (para)medische afspraken, dienen van tevoren een gemotiveerd verlofverzoek in te dienen bij de leerling-coördinator. Bij het verzoek moet vermeld worden de datum, het aantal te verzuimen uren en de reden van het verzuim. 4. Leerplichtwet Bij andersoortige verzoeken om te mogen verzuimen handelt de school volgens de leerplichtwet (artikel 11G en 11F). De afdelingsleider is verantwoordelijk voor het al dan niet toekennen van verlof. De afdelingsleider zorgt ervoor dat verzoeken voor verzuim en de besluiten hierover worden doorgegeven aan de leerplichtambtenaar. Inschakeling schoolarts 5. Een leerling die gedurende 10 schooldagen aaneengesloten afwezig is in verband met ziekte, dient door de afdelingsleider gemeld te worden bij de schoolarts. De mentor informeert de ouders hierover. De schoolarts neemt binnen twee werkweken contact op met de betreffende leerling en rapporteert hierover aan de afdelingsleider. 6. Een leerling die herhaaldelijk kortdurend verzuimt in verband met ziekte, dient door de afdelingsleider gemeld te worden bij de schoolarts en er dient een melding gedaan te worden bij de leerplichtambtenaar (als zijnde signaalverzuim). De mentor informeert de ouders hierover. De schoolarts beslist of er sprake is van geoorloofd of ongeoorloofd verzuim en koppelt dit terug aan de afdelingsleider. 7. Als na terugkoppeling blijkt dat er sprake is van ongeoorloofd verzuim – of een vermoeden daarvan –, dan meldt de afdelingsleider dit bij de leerplichtambtenaar.
Hoofdstuk 3 – Ongeoorloofd verzuim 1. Hoofdvestiging: de docenten vullen absentiebriefjes in en leggen deze aan het eind van de werkdag in het daarvoor bestemde bakje in de personeelskamer. Verder gaan de conciërges schoolbreed (hoofdvestiging en juniorcolleges) de klassen rond en noteren absenten op absentiebriefjes. Op de juniorcolleges worden absenten ook per les in het klassenboek genoteerd. 2. Met ouders/verzorgers van leerlingen die afwezig zijn – en waarvan vooraf geen melding is gemaakt – neemt de leerling-coördinator contact op. 3. Onder verantwoordelijkheid van de leerling-coördinator worden de absentiebriefjes uiterlijk de volgende dag in het leerlingvolgsysteem verwerkt. 4. Deze verwerking resulteert in twee stapels:
Verzuimprotocol PCC, versie 1 oktober 2011
(1) geoorloofd verzuim (2) (vermoeden van) ongeoorloofd verzuim
Pagina 4 van 6
5. a. Hoofdvestiging: onder verantwoordelijkheid van de leerling-coördinator krijgen de leerlingen van wie het vermoeden bestaat van ongeoorloofd verzuim via Teletop een e-mail met de volgende tekst: Beste leerling, Op
ben je tijdens de les afwezig geweest. In ons systeem kunnen wij geen verklaring voor deze afwezigheid vinden. Wij vragen je om je binnen drie schooldagen te melden bij de leerlingcoördinator om uit te leggen waarom je niet aanwezig bent geweest. Neem daarbij het volgende in acht: -Heb je een goede reden, neem dan een briefje van je ouders mee. - Heb je geen goede reden dan is er sprake van spijbelen en moet je de gemiste tijd dubbel inhalen. De leerling-coördinator maakt een afspraak met je. - Meld je je niet op tijd, dan worden je ouders en je mentor schriftelijk geïnformeerd en krijg je als sanctie opgelegd dat je de gemiste tijd dubbel moet inhalen. Daarnaast krijg je ook nog een aanvullende straf. Als daartoe aanleiding is, neemt de leerling-coördinator of de afdelingsleider (direct) contact op met de betreffende leerling of met diens ouders/verzorgers. b. Juniorcolleges: leerlingen van wie het vermoeden bestaat van ongeoorloofd verzuim worden persoonlijk hierop aangesproken door de leerling-coördinator. Als daartoe aanleiding is, neemt de leerling-coördinator of de afdelingsleider (direct) contact op met de ouders/verzorgers van de betreffende leerling. 6. De leerling-coördinator houdt de verzendlijst bij zich en handelt de meldingen van de leerlingen af. Dat betekent: a. Vastleggen dat het verzuim geoorloofd was; b. In geval van ongeoorloofd verzuim het opleggen en organiseren van de sanctie en het informeren van de mentor. c. Indien de afdelingsleider dit nodig acht, wordt de leerplichtambtenaar geïnformeerd over het ongeoorloofd verzuim. 7. Bij een tweede melding bij DUO van ongeoorloofd verzuim neemt de mentor de verzuimende leerling over van de leerling-coördinator. De leerling-coördinator geeft de mentor hiervoor een seintje. De mentor neemt in overleg met de afdelingsleider actie. 8. In overleg met de afdelingsleider zet de mentor de volgende stappen: a. Informeert de ouders (telefonisch en per brief) en de zorgcoördinator (indien de afdelingsleider dit nodig acht); b. Coördineert de digitale ‘relatief verzuim-melding’ bij DUO. De leerling-coördinator voert dit uit (‘Actie gewenst’: ‘ja’.). De leerling-coördinator geeft een uitgebreide toelichting op de verzuimmelding (inclusief verzuimoverzicht en bestaande afspraken uit het leerlingvolgsysteem). c. Heeft een gesprek met de leerling en legt als sanctie op: de verzuimde tijd 3 keer inhalen. Verzuimprotocol PCC, versie 1 oktober 2011
Pagina 5 van 6
Toelichting op het verzuimprotocol van het Pax Christi College Voor intern gebruik
Belangrijk om te weten a. Alles wat doorgegeven wordt aan DUO komt automatisch terecht bij de leerplichtambtenaar. b. De leerplichtambtenaar maakt geen onderscheid tussen te laat komen aan het begin van de dag en te laat komen bij leswisselingen. c. De leerplichtambtenaar kan als sanctie een leerling doorverwijzen naar bureau HALT. Deze sanctie kan opgelegd worden bij 9 keer te laat komen. Daarna moet de leerplichtambtenaar de leerling en diens ouders/verzorgers doorverwijzen naar de rechter. Bij 9 keer te laat De leerplichtambtenaar kan de leerling doorverwijzen naar HALT. HALT kan een werkstraf opleggen maar dat is niet altijd het geval. HALT kan ouders ook uitnodigen voor een gesprek. Vaker dan 9 keer te laat De leerplichtambtenaar kan de leerling doorverwijzen naar Bureau HALT, of hij/zij kan ervoor kiezen een rechterlijke procedure te starten. Verzuimmelding via Teletop De mentor van de betreffende leerling ontvangt een afschrift van het bericht. De mentor beslist, in overleg met de afdelingsleider, of de ouders geïnformeerd moeten worden.
Verzuimprotocol PCC, versie 1 oktober 2011
Pagina 6 van 6
