Verwerving multifunctionals - printers

www.pidpa.be Desguinlei 246 2018 Antwerpen [email protected] T 03 216 88 00 F 03 260 60 03 IBAN: BE82 0910 0060 5368 BIC: GKCCBEBB

BESTEK Verwerving multifunctionals - printers Project nr. C-13-040 Onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking Opening der biedingen : 14 augustus 2013 om 11.00 uur

Opdrachthoudende vereniging intergemeentelijk samenwerkingsverband in de zin van het decreet van 6 juli 2001.

ALG-#1048778-v1-projectnr_C-13-040_-_fase_ontwerp_-_bestek.docx

pagina 1 van 33

Inhoudsopgave 1

Van toepassing zijnde wetgeving.................................................................................................................... 5

2

Wet van 24 december 1993 ........................................................................................................................... 6 2.1

Art.17 – Voorwaarden van de opdracht bij onderhandelingsprocedure .............................................. 6

2.2

Art.18 – Toewijzing in percelen ............................................................................................................. 6

2.3 Art.23 - Beslag, afstand en inpandgeving van de schuldvorderingen verschuldigd bij de uitvoering van een overheidsopdracht. ............................................................................................................................... 6

3

2.4

Art.39 - Gunningswijzen van de overheidsopdrachten ......................................................................... 6

2.5

Art.65/10 - §1 – Kennisgeving gemotiveerde beslissing ....................................................................... 6

K.B. van 10 januari 1996 ................................................................................................................................. 7 3.1 3.1.1

Doelstelling ....................................................................................................................................... 7

3.1.2

Basiscriteria van de evaluatie ........................................................................................................... 7

3.1.3

Beoordelingscriteria - dienstverleners .............................................................................................. 8

3.1.4

Evaluatie ........................................................................................................................................... 8

3.2

4

Art.16 - Evaluatiesysteem ..................................................................................................................... 7

Art.60 – Kwalitatieve selectie ................................................................................................................ 8

3.2.1

Impliciete verklaring op erewoord ................................................................................................... 8

3.2.2

Na verbreking van de opdracht. ....................................................................................................... 8

3.2.3

Na ongunstige eindevaluatie ............................................................................................................ 9

3.2.4

Uitsluitingscriteria ............................................................................................................................. 9

3.3

Art.68 - Technische specificaties ........................................................................................................... 9

3.4

Art.74 - Prijsbepaling ............................................................................................................................. 9

3.5

Art.76 – Prijsonderzoek ......................................................................................................................... 9

3.6

Art.77 – Vorm en inhoud van de offerte ............................................................................................... 9

3.7

Art.78 – Vorm en inhoud van de offerte ............................................................................................. 10

3.7.1

Het inschrijvingsbiljet...................................................................................................................... 10

3.7.2

De inventaris .................................................................................................................................. 10

3.7.3

R.S.Z.-attest ..................................................................................................................................... 10

3.7.4

Diverse ............................................................................................................................................ 10

3.8

Art.82 – Volmachten ........................................................................................................................... 10

3.9

Art.85 - Inventaris ............................................................................................................................... 11

3.10

Art.89 - Meerdere percelen ................................................................................................................ 11

3.11

Art.104 - Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers ..................................................................... 11

K.B. van 26 september 1996 ......................................................................................................................... 11 4.1

Art.2 – Algemene regels ...................................................................................................................... 11

4.1.1

Bepalingen en voorwaarden van toepassing op de opdracht ........................................................ 11

4.1.2

Voorwerp van de opdracht ............................................................................................................. 12

4.1.3

Aanbestedende overheid................................................................................................................ 12

4.1.4

Offertes. .......................................................................................................................................... 12

4.1.5

Datum ontvangst/openen van de offertes. .................................................................................... 12


pagina 2 van 33

4.1.6

Normen ........................................................................................................................................... 12

4.1.7

Inlichtingen – verkrijgen van documenten ..................................................................................... 13

4.1.8

Levering .......................................................................................................................................... 13

4.1.9

Algemene eisen veiligheid en gezondheid...................................................................................... 13

4.1.10 4.2 5

6

Algemene eisen milieu ............................................................................................................... 13

Art.3 - §2 – Algemene regels ............................................................................................................... 14

Bijlage aan het K.B. van 26 september 1996 ................................................................................................ 14 5.1

Art.1 – Leidend ambtenaar ................................................................................................................. 14

5.2

Art.4 – Plannen, documenten en voorwerpen.................................................................................... 14

5.3

Art.5 - Borgstelling .............................................................................................................................. 14

5.4

Art.7 - Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht..................................................... 14

5.5

Art.9 – Vrijgave van de borgtocht ....................................................................................................... 14

5.6

Art.10 – Onderaannemers .................................................................................................................. 15

5.7

Art.13 – Prijsherziening ....................................................................................................................... 15

5.8

Art.15 – Betalingen ............................................................................................................................. 15

5.9

Art.67 - Diensten - Elementen die in de prijzen begrepen zijn ........................................................... 15

5.10

Art.69 – Uitvoeringsmodaliteiten........................................................................................................ 15

5.10.1

Bestelbon.................................................................................................................................... 15

5.10.2

Orderbevestiging ........................................................................................................................ 16

5.10.3

Afleveringsnota / Verzendingsborderel ..................................................................................... 16

5.10.4

Leveringstermijn ......................................................................................................................... 16

5.10.5

Maximale interventietermijn ..................................................................................................... 16

5.10.6

Bijzondere interventies .............................................................................................................. 16

5.11

Art.70 – Plaats dienstverlening ........................................................................................................... 16

5.12

Art.75 – Middelen van optreden ......................................................................................................... 17

Situering ........................................................................................................................................................ 18 6.1

Huidig printerpark ............................................................................................................................... 18

6.2

Aantallen ............................................................................................................................................. 18

6.3

Papiersoorten ...................................................................................................................................... 18

6.4

Gebruikt papier ................................................................................................................................... 19

6.4.1

Briefpapier met hoofding ............................................................................................................... 19

6.4.2

Facturatiepapier ............................................................................................................................. 19

6.4.3

Wit papier ....................................................................................................................................... 20

6.5

Fax ....................................................................................................................................................... 20

6.6

Beschrijving IT omgeving Pidpa ........................................................................................................... 20

6.6.1

Pc-omgeving ................................................................................................................................... 20

6.6.2

Citrix-omgeving ............................................................................................................................... 20

6.6.3

Server-omgeving ............................................................................................................................. 20

6.6.4

SAP-printing en Transform.............................................................................................................. 20

6.7

Migratieproblematiek ......................................................................................................................... 21


pagina 3 van 33

Perceel 1 - Koop of huur van multifunctionals en printers voor kantooromgeving, inclusief all-in 7 onderhoudscontract ............................................................................................................................................. 21 7.1

Overzicht gewenst park en algemene specificaties ............................................................................ 21

7.2

Algemene kenmerken voor alle toestellen ......................................................................................... 21

7.3

Algemene kenmerken van de multifunctionals .................................................................................. 23

7.4

Technische vereisten ........................................................................................................................... 23

7.5

Milieuvereisten ................................................................................................................................... 24

7.6

Installatieprocedure ............................................................................................................................ 24

7.7

Leveringstermijn ................................................................................................................................. 24

7.8

Verplichte optie - Omnium onderhoudscontract ............................................................................... 24

7.9

Prijsopgave .......................................................................................................................................... 25

7.9.1

Aankoop .......................................................................................................................................... 25

7.9.2

Huur ................................................................................................................................................ 25

7.9.3

Elementen die in de prijzen inbegrepen zijn: ................................................................................. 26

8 Perceel 2 - Koop of huur van multifunctionals en printers voor fotokopieerafdeling, inclusief all-in onderhoudscontract ............................................................................................................................................. 27 8.1

Vervanging Canon IRC4580i ................................................................................................................ 27

8.2

Vervanging Ricoh MP 7000 ................................................................................................................. 29

8.3

Leveringstermijn ................................................................................................................................. 29

9

Verplichte optie 1 - Secure printing oplossing .............................................................................................. 30

10

Verplichte optie 2 - Accounting software ................................................................................................ 30

11

Verplichte optie 3 - Software voor afdrukpolicies .................................................................................. 31


pagina 4 van 33

Deel 1 – administratieve bepalingen 1

Van toepassing zijnde wetgeving

Goedgekeurd door het directiecomité van 10 juni 2013. Op deze opdracht zijn van toepassing: −

de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen.

−

het Koninklijk Besluit van 10 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in de sectoren water, energie, vervoer en telecommunicatie, met inbegrip van alle latere wijzigingen, of enige wettelijke bepaling die dit besluit vervangt (afgekort K.B. 1996-01-10)(zie I.3);

−

het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare (zie I.4) werken met inbegrip van de Bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, met inbegrip van alle latere wijzigingen, of enige wettelijke bepaling die dit besluit vervangt (afgekort K.B. 1996-09-26). Volgens de bepalingen van art.3 van dit Koninklijk Besluit dient gewezen op de wijzigingen aan art. 2 en art. 3 van dit Koninklijk Besluit en aan art. 1,4,5,7,9,10,13,15,67,69,70,75 van de bijlage van dit Koninklijk Besluit.

−

de bepalingen van onderhavig bestek

Elke verwijzing in de bovengenoemde wetgeving net als in de teksten van het bestek naar het bestuur, de gunnende overheid of ambtenaren daarvan moet worden gelezen als een verwijzing naar de Pidpa o.v., haar personeelsleden of gemachtigden.


pagina 5 van 33

2

Wet van 24 december 1993

ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN KRACHTENS DE WET VAN 24 DECEMBER 1993 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN SOMMIGE OPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE LATERE WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN.

2.1

Art.17 – Voorwaarden van de opdracht bij onderhandelingsprocedure

Bij het beoordelen van de regelmatige offertes zal rekening worden gehouden met volgende gunningscriteria: 1. De prijs voor de totale oplossing voor een periode van 60 maanden bij huur / bij aankoop (eventueel met inbegrip van het onderhoudscontract) (cf. supra): 55 punten Ook de overnameprijs voor het huidig printerpark, eventuele migratiekost, eventuele opties kunnen in rekening worden genomen. 2.

Dienstverlening: 20 punten Het gaat hierbij om gegarandeerde maximale interventietijd, leveringstermijn, bereikbaarheid, beschikbare ploeg technici, inhoud van de onderhoudsovereenkomst, enz. Maar ook het plan van aanpak voor vervanging van het park, roll-out scenario, levering en installatie (inclusief opleiding).

3.

De graad van conformiteit met de gevraagde specificaties: 15 punten Hieronder vallen de prestaties van de toestellen, mogelijkheden, technologie, drivers, display, gebruiksvriendelijkheid, onderhoudsvriendelijkheid, monitoringmogelijkheden voor systeembeheer, veiligheid. De technische kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de technische informatie die de inschrijver per type toestel toevoegt.

4.

Milieucriteria en energieverbruik: 10 punten

2.2

Art.18 – Toewijzing in percelen

Pidpa behoudt zich het recht voor om sommige percelen wel en andere niet toe te wijzen.

2.3

Art.23 - Beslag, afstand en inpandgeving van de schuldvorderingen verschuldigd bij de uitvoering van een overheidsopdracht.

De aandacht wordt erop gevestigd dat de bepalingen behorend bij dit artikel strikt zullen worden nageleefd.

2.4

Art.39 - Gunningswijzen van de overheidsopdrachten

De voorliggende opdracht voor aanneming van diensten wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure. Omwille van het feit dat niet vooraf te bepalen valt of het hier een opdracht voor (hoofdzakelijk) leveringen betreft (nl. de aankoop van toestellen) met bijkomende dienstverlening, dan wel een opdracht voor diensten (huur + bijkomende dienstverlening), worden de wetsbepalingen ivm diensten toegepast.

2.5

Art.65/10 - §1 – Kennisgeving gemotiveerde beslissing

In het kader van de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing zullen alle detailscores per inschrijving (in voorkomend geval) aan elke inschrijver worden meegedeeld tenzij één van de inschrijvers hierover uitdrukkelijk voorbehoud maakt (via een bij de offerte gevoegde nota). In dit laatste geval zullen enkel de totaalscores worden meegedeeld én de detailscore van de eigen inschrijving.


pagina 6 van 33

3

K.B. van 10 januari 1996

ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN KRACHTENS HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 10 JANUARI 1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN IN DE SECTOREN WATER, ENERGIE, VERVOER EN TELECOMMUNICATIE EN DE LATERE WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN.

3.1 3.1.1

Art.16 - Evaluatiesysteem Doelstelling

Volgende leveranciers/dienstverleners die voor Pidpa opdrachten uitvoeren, zullen worden onderworpen aan de hierna beschreven evaluatieprocedure: - Leveranciers met een facturatiebedrag van meer dan 100.000 EUR per semester zullen halfjaarlijks worden beoordeeld; - Leveranciers met een facturatiebedrag van meer dan 100.000 EUR per jaar zullen jaarlijks worden beoordeeld; - Bovendien behoudt Pidpa zich het recht voor om dit evaluatiesysteem toe te passen wanneer dit nuttig wordt geacht en dit op elke opdracht voor leveringen/diensten of op elke leverancier/dienstverlener (in afwijking van bovenstaande bepalingen). Wanneer Pidpa het evaluatiesysteem in dit geval wenst toe te passen, zal de leverancier/dienstverlener hiervan, ten laatste bij de sluiting van de opdracht, worden verwittigd. Wanneer de opdracht wordt uitgevoerd door een tijdelijke handelsvereniging, zal het evaluatiesysteem worden toegepast op de tijdelijke handelsvereniging ongeacht welke vennoot eventueel zou aanleiding geven tot een negatieve evaluatie. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Die leveranciers/dienstverleners die twee opeenvolgende ongunstige eindevaluaties (minder dan 60%) hebben gekregen (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer als van vennoot van een tijdelijke handelsvereniging die geen gunstige eindevaluatie heeft gekregen) kunnen gedurende een periode van drie jaar (te rekenen e vanaf de betekening van de 2 eindevaluatie) van deelname aan elke procedure worden geweerd, ook als onderaannemer. De offertes aangeboden door een tijdelijke handelsvereniging waarvan een vennoot zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle leveranciers/dienstverleners, ongeacht of zij al dan niet in rechte de evaluatie betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die evaluatie onterecht werd toegepast.

3.1.2

Basiscriteria van de evaluatie

Algemeen wordt aandacht besteed aan zowel een operationele beoordeling (administratieve, producten leveringskwaliteit of kwaliteit dienstverlening) als een samenwerkingsbeoordeling Deze aandachtspunten zijn onontbeerlijk in een goede relatie met Pidpa.


pagina 7 van 33

3.1.3

Beoordelingscriteria - dienstverleners

I. OPERATIONELE BEOORDELING ADMINISTRATIEVE KWALITEIT 1 2

Offertes ("Inschrijvingsbiljet" ) zijn duidelijk en volledig ingevuld Niet correcte facturen (in % van aantal facturen)

1 2

3

Past dienstverlener maandelijkse facturatie toe ? (Y/N)

2

PRODUKT KWALITEIT 4

Heeft dienstverlener een kwaliteitssysteem ?

3

5 6

Kwalitatieve incidenten (aantal) Kostprijs ERNSTIGE kwalitatieve incidenten (€)

3 3

7 8

KWALITEIT DIENSTVERLENER Flexibiliteit dienstverlener Niet tijdige dienstverlening ( in % van voorziene termijn)

2 3

II. SAMENWERKINGSBEOORDELING Bereid en kundig om te zoeken naar alternatieven of oplossingen en ze aan te bieden 9 (tijdens offertefase, bij problemen, … ) 3 10 Premium Client attitude 2 11 Communicatie + communicatieniveau 's (juiste contactpersonen) 1

3.1.4

Evaluatie

Deze lijst wordt ingevuld door een team van inkopers/gebruikers in samenspraak met het diensthoofd F-AO. Aan elk van de criteria wordt een score van 1 tot 10 gegeven. Hierbij wordt enerzijds gesteund op feiten, anderzijds op vaststellingen door Pidpa waarbij elke evaluatie van kleiner of gelijk aan 6 dient gemotiveerd te worden. Sommige criteria wegen bovendien zwaarder door in de globale beoordeling, afhankelijk van de mate waarin Pidpa belang hecht aan deze criteria. Een positieve evaluatie wordt bekomen wanneer de leverancier/dienstverlener (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer, als van vennoot van een tijdelijke handelsvereniging die geëvalueerd wordt) minimum 60% heeft behaald. Elke evaluatie en de behaalde scores zullen met de betrokken leverancier/dienstverlener worden besproken.

3.2 3.2.1

Art.60 – Kwalitatieve selectie Impliciete verklaring op erewoord

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.

3.2.2

Na verbreking van de opdracht.

Onverminderd de bepalingen van dit artikel uit het KB zullen bovendien worden uitgesloten van deelname aan de opdracht, zowel als hoofdaannemer en als onderaannemer, die dienstverleners waarvan, door de toepassing van ambtshalve maatregelen zoals voorzien in artikel 20 §6 van de Bijlage aan het KB van 26 september 1996 (algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten), gedurende de laatste vijf jaar (te rekenen vanaf datum opening offertes) een opdracht eenzijdig door Pidpa verbroken werd (in zijn hoedanigheid als hoofdaannemer of als vennoot van een tijdelijke vereniging aan wie de opdracht onttrokken is).


pagina 8 van 33

De offertes aangeboden door een tijdelijke vereniging waarvan een dienstverlener zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle dienstverleners ongeacht of zij al dan niet in rechte de toepassing van de ambtshalve maatregel houdende verbreking van de opdracht betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die ambtshalve maatregel onterecht werd toegepast.

3.2.3

Na ongunstige eindevaluatie

Die dienstverleners die geen gunstige eindevaluatie (minimum 60%) hebben gekregen (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer als van vennoot van een tijdelijke vereniging die geen gunstige eindevaluatie heeft gekregen) kunnen gedurende een periode van drie jaar (te rekenen vanaf de betekening van de eindevaluatie) van deelname aan elke procedure worden geweerd, ook als onderaannemer. De offertes aangeboden door een tijdelijke vereniging waarvan een vennoot zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle leveranciers, ongeacht of zij al dan niet in rechte de eindevaluatie van een opdracht betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die eindevaluatie onterecht werd toegepast.

3.2.4 -

3.3

Uitsluitingscriteria

De inschrijver dient, voor de periode 2011 tot heden, 5 referenties van minimum gelijkaardige opdrachten voor te leggen. De opdrachtnemer kan niet garanderen dat de interventietijd maximaal tot het eind van de volgende werkdag loopt. De opdrachtnemer kan niet garanderen dat telefonische oproepen (via gratis nummer of nationaal tarief) of meldingen via mails binnen de kantooruren 09u-17u op werkdagen steeds worden beantwoord.

Art.68 - Technische specificaties

zie DEEL TWEE - TECHNISCHE SPECIFICATIES

3.4

Art.74 - Prijsbepaling

De aanneming is een opdracht volgens prijslijst. Het is verboden, op straf van volstrekte nietigheid van de inschrijving, de hoeveelheden voorzien in de inventaris, te wijzigen. De som die de inschrijver toekomt wordt berekend volgens de werkelijk bestelde hoeveelheden aan de eenheidsprijzen van zijn inschrijving. De eenheidsprijzen van de offerte vormen een absolute verbintenis en kunnen niet worden gewijzigd om welke reden ook. In de door de inschrijver opgegeven prijzen zijn begrepen de diensten, leveringen, alle kosten van verzekering, sociale lasten, algemene kosten, winst, enz. Alle noodzakelijke werkzaamheden moeten in de opgegeven prijzen van de inventaris begrepen zijn, ook als niet alle werken nominatief in de inventaris voorkomen.

3.5

Art.76 – Prijsonderzoek

De inschrijver dient alle in het bestek en in de inventaris gevraagde inlichtingen bij zijn offerte te voegen om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken.

3.6

Art.77 – Vorm en inhoud van de offerte

De offerte en de inventaris worden opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek.


pagina 9 van 33

Elke offerte of inventaris, die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, op straffe van volstrekte nietigheid, bovenaan elk document volgende formule moet vermelden: “Ik ondergetekende … verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de opdrachtgever verstrekte inschrijvingsbiljet en inventaris en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door Pidpa vastgestelde model moet als niet geschreven worden beschouwd.” De inschrijver dient de laatste bladzijde van de inventaris te ondertekenen en iedere bladzijde te paraferen. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen door de inschrijver of zijn gemachtigde moeten worden ondertekend. Een paraaf volstaat dus niet.

3.7

Art.78 – Vorm en inhoud van de offerte

Om geldig te zijn moeten de volgende documenten, gesteld in het Nederlands en duidelijk leesbaar, bij de offerte worden gevoegd:

3.7.1

Het inschrijvingsbiljet

Hierbij dient vermeld dat noch een opdrachtnemer, noch een tijdelijke handelsvereniging een naam zal aannemen mbt het uit te voeren project en evenmin een inschrijving zal doen in de Kruispuntbank, met/onder een naam die 'Pidpa' omvat of enige verwarring met Pidpa o.v. zou kunnen geven.

3.7.2

De inventaris

met hoeveelheden en eenheidsprijzen van de verschillende posten, ingevuld op het formulier bij het bestek gevoegd. Bovendien wordt de inschrijver dringend gevraagd bij zijn offerte eveneens een elektronische versie van het inschrijvingsformulier en de inventaris, volgens model in bijlage, bij te voegen.

3.7.3

R.S.Z.-attest

voor de Belgische inschrijver, een attest van de RSZ, waaruit blijkt dat de inschrijver in orde is inzake de bijdragen voor de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid. Dit attest heeft betrekking op de periode t/m het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van de opening van de offertes. Voor de inschrijver van vreemde nationaliteit, de attesten en/of verklaringen zoals beschreven in Art.78 - §4 van dit Koninklijk Besluit.

3.7.4

Diverse

Aan de inschrijvers wordt gevraagd om de offerte zo op te stellen dat zij de vorm van deel 2 – technische specificaties strikt volgt (zie ook conformiteitsoverzicht – bijlage 4). Hierbij dient aangegeven dat ook in de verschillende onderdelen hiervan, de gevraagde informatie volgens deze specificaties dient opgegeven te worden. Het niet aanbieden van de offertes in de gevraagde vorm kan tot niet conform verklaring van de offerte leiden.

3.8

Art.82 – Volmachten

Om geldig te zijn moeten de volgende documenten, gesteld in het Nederlands en duidelijk leesbaar, bij de offerte worden gevoegd: - voor de offertes die door gemachtigden worden ingediend, de volmachtgever(s) voor wie wordt gehandeld. Tevens dient de authentieke of onderhandse akte waaruit de bevoegdheid van de gemachtigden blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van de volmacht, gevoegd te worden.


pagina 10 van 33

3.9

Art.85 - Inventaris

De inschrijver verbindt zich ertoe, tegen de eenheidsprijzen van zijn offerte, op eigen kosten, risico en gevaar, al de leveringen en/of diensten uit te voeren die in het kader van de overeenkomst door Pidpa worden opgedragen. De inschrijver wordt geacht het bedrag van zijn offerte te hebben opgemaakt volgens zijn eigen bewerkingen, berekeningen, ramingen, na de documenten grondig te hebben ingestudeerd, zodanig dat hij volkomen ingelicht is over de uit te voeren leveringen en/of diensten. Na de neerlegging van zijn offerte is hij niet meer gerechtigd enigerlei klacht in te dienen op grond van vergissingen of leemten die mochten worden opgemerkt in de door Pidpa ter beschikking van de inschrijvers gestelde documenten en moet hij alle hem opgedragen leveringen en/of diensten uitvoeren. De opgegeven hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en zijn geenszins bindend voor Pidpa.

3.10 Art.89 - Meerdere percelen Het bestek is opgebouwd uit 2 percelen en 3 opties. Perceel 1: koop of huur van multifunctionals en printers voor kantooromgeving, inclusief all-in onderhoudscontract (in verplichte optie). Perceel 2: koop of huur van multifunctionals en printers voor fotokopie-afdeling, inclusief all-in onderhoudscontract (in verplichte optie). Verplichte optie 1: secure printing oplossing Verplichte optie 2: monitoring software Verplichte optie 3: print policy software Er kunnen prijsverminderingen worden toegestaan bij samenvoeging van verschillende percelen, bij het al dan niet opnemen van een optie. Deze prijsverminderingen dienen bij het inschrijvingsbiljet te worden gevoegd. Een inschrijver is niet verplicht een offerte te geven voor elk perceel. Wel dienen de verplichte opties te worden meegegeven. De in het bestek vermelde administratieve en uitvoeringsvoorwaarden gelden voor elk perceel afzonderlijk.

3.11 Art.104 - Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid, gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande op de dag van de zitting waarop de offertes werden geopend.

4

K.B. van 26 september 1996

ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE LATERE WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN.

4.1

Art.2 – Algemene regels

4.1.1

Bepalingen en voorwaarden van toepassing op de opdracht

De opdracht is onderworpen, zonder dat enige voorwaarde door de opdrachtnemer kan worden opgelegd, aan de bepalingen en voorwaarden opgelegd door: -

-

de kennisgeving van goedkeuring opgesteld door Pidpa; de berichten en rechtzettingen tijdig en op dezelfde wijze als de aanbesteding aangekondigd. M.a.w. de berichten over en rechtzettingen aan de opdracht zullen, via een aangetekend schrijven, worden meegedeeld aan al de leveranciers die de aanbestedingsdocumenten hebben ontvangen. onderhavig bestek en inventaris en bijgevoegde modellen


pagina 11 van 33

-

alle richtlijnen, verduidelijkingen en bijkomende tekeningen door Pidpa of haar gemachtigden ter kennis gebracht van de opdrachtnemer; de inschrijving ingediend door de opdrachtnemer net als alle latere plannen of documenten door de opdrachtnemer opgesteld in zoverre zij werden goedgekeurd door Pidpa.

Deze documenten dienen geïnterpreteerd te worden de ene in functie van de andere. In geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende documenten heeft de eerstgenoemde voorrang op de volgende en dit volgens de volgorde van bovenstaande lijst.

4.1.2

Voorwerp van de opdracht

De uit te voeren opdracht betreft de verwerving van 55 toestellen (multifunctionals en printers) inclusief onderhoudsovereenkomst en bijhorende software-oplossingen voor de duur van 60 maanden. De overeenkomst garandeert geen exclusiviteit. Onder verwerving worden volgende mogelijkheden overwogen: - Aankoop van toestellen - Huur van toestellen over 60 maanden De inschrijver geeft verplicht een offerte voor beide alternatieven, en verduidelijkt bij zijn inschrijving de vooren nadelen van de voorgestelde formule(s) uit het oogpunt van Pidpa. De onderhoudsovereenkomst is erop gericht het toestel nagenoeg steeds bedrijfszeker te houden. Van de onderhoudsovereenkomst wordt verwacht dat het een omnium onderhoudsovereenkomst betreft, waarin dus zowel preventief en curatief onderhoud zijn begrepen, levering van toner en drumkits, het ter beschikking stellen van een vervangtoestel indien nodig. De opdrachtnemer verbindt zich er toe vanaf de gunning tot het eind van het contract de in zijn offerte opgegeven toestellen te kunnen leveren. Bij eventuele productaanpassingen wordt door de opdrachtnemer een minstens evenwaardig toestel voorgesteld. Pidpa behoudt zich het recht voor om niet alle toestellen af te roepen of, voor de duur van het contract, bijkomende toestellen te bestellen aan dezelfde voorwaarden.

4.1.3

Aanbestedende overheid

De werken worden uitgevoerd voor rekening van Pidpa met hoofdkantoor te 2018 Antwerpen, Desguinlei 246. (Tel.: 03/216.88.00.; Fax.: 03/260.60.03) Alle briefwisseling is te richten aan Pidpa en alle beslissingen worden aan de aannemer kenbaar gemaakt door Pidpa. De facturen moeten worden opgemaakt op naam van Pidpa.

4.1.4

Offertes.

De offertes moeten worden gericht aan Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen en moeten in een dubbele omslag gestoken zijn, allebei met de vermelding "14 augustus 2013 - Projectnr. C-13-040 – Verwerving multifunctionals - printers".

4.1.5

Datum ontvangst/openen van de offertes.

De biedingen worden geopend in openbare zitting op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen: - op 14 augustus 2013. - te 11.00 uur.

4.1.6

Normen

De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat de normen die op deze opdracht van toepassing zijn, te verkrijgen zijn bij: Belgisch Instituut voor Normalisatie (BIN)


pagina 12 van 33

Brabançonnelaan 29 1040 Brussel

4.1.7

Inlichtingen – verkrijgen van documenten

Bestekken, plans en inlichtingen kunnen worden verkregen op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen (Tel. 03/216.88.00).

4.1.8

Levering

De aflevering van de toestellen dient vooraf te worden besproken met onze diensten, tel. 03/216.87.77 (Dominique De Moor). De leverancier zorgt zelf voor alle benodigdheden en hulpmiddelen (hefwerktuigen, transportmiddelen, o.d.) voor het laden, ontladen en het op de juiste plaats brengen van het toestel. Hij wordt verondersteld zich vooraf grondig te informeren over de omstandigheden ter plaatse.

4.1.9

Algemene eisen veiligheid en gezondheid

Leveranciers van Pidpa verbinden zich ertoe de wettelijk van kracht zijnde bepalingen met betrekking tot welzijn op het werk nauwgezet na te leven. De arbeidsmiddelen in het algemeen (installaties, machines, gemechaniseerde werktuigen, e.d.), persoonlijke beschermingsmiddelen en collectieve beschermingsuitrusting dienen te voldoen aan : 1. de vigerende Belgische wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne, inz. het KB van 12 augustus 1993 en wijzigingen, betreffende het gebruik van arbeidsmiddelen, opgenomen in de Codex over het welzijn op het werk – Titel VI 2. de voorwaarden inzake veiligheid en hygiëne, niet noodzakelijk bij de vigerende wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief te bereiken vooropgesteld door het dynamisch risicobeheersingssysteem bedoeld in artikel 3 van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk 3. besluiten en wijzigingen in uitvoering van inz. de machinerichtlijn en wet productveiligheid 9 februari 1994, o.m. : • het KB van 12 augustus 2008 betreffende het op de markt brengen van machines ; • het KB van 23 maart 1977 betreffende elektrisch materieel ; • het KB van 11 juni 1990 betreffende drukvaten van eenvoudige vorm; • het KB van 3 juli 1992 betreffende de gastoestellen; • het KB van 31 december 1992 betreffende persoonlijke beschermingsmiddelen; • het KB van 10 augustus 1998 en K.B. van 9 maart 2003 betreffende liften; • het KB van 13 juni 1999 betreffende drukapparatuur; • het KB van 22 juni 1999 betreffende de veiligheidswaarborgen voor apparaten en beveiligingssystemen gebruikt op plaatsen waar ontploffingsgevaar kan heersen; • het KB van 28 februari 2007 betreffende de elektromagnetische compatibiliteit; 4. besluiten en wijzigingen in uitvoering van de wet gevaarlijke producten 28 januari 1999, o.m. het K.B. van 18 februari 2003 ; K.B. 9 november 2003 met ref. K.B. 24 mei 1982 en K.B. 11 januari 1993 5. het A.R.A.B. en het A.R.E.I. De arbeidsmiddelen en beschermingsmiddelen dienen voorzien te worden van de overeenkomstige CE-markering. Voor machines en materieel waar de risico's hoofdzakelijk van elektrische oorsprong zijn, dient een ter zake geldend keurmerk te zijn aangebracht (CEBEC, VDE, KEMA, IMQ, VGS, ... ref. MB van 2 april 1997) of dient een certificaat van een ter zake erkend laboratorium te worden afgeleverd. De leverancier zal bij de arbeidsmiddelen en beschermingsmiddelen een volledige Nederlandstalige handleiding afleveren betreffende de werking, het veilig gebruik, het nazicht en onderhoud, in het bijzonder de gebruiksaanwijzing opgelegd door het KB van 12 augustus 2008 betreffende het op de markt brengen van machines (bijlage I punt 1.7.4.). De verpakkingen van gevaarlijke producten zijn voorzien van de wettelijke etikettering.

4.1.10 Algemene eisen milieu Leveranciers van Pidpa verbinden zich ertoe alle wettelijk van kracht zijnde bepalingen met betrekking tot het milieu nauwgezet na te leven. Het betreft onder meer en niet-limitatief volgende verordeningen, besluiten, samenwerkingsakkoorden en hun wijzigingen: • Verordening (EG) Nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 18-12-2006 inzake REACH;


pagina 13 van 33

• • • • • •

4.2

Verordening (EG) Nr. 1272/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 16-12-2008 inzake indeling, etikettering en verpakking van stoffen en mengsels; Koninklijk besluit van 25 maart 1999 houdende bepaling van productnormen voor verpakkingen; Samenwerkingsakkoord van 4 november 2008 betreffende de preventie en het beheer van verpakkingsafval; Koninklijk besluit van 28 juni 2009 betreffende het vervoer via de weg of per spoor van gevaarlijke stoffen, met uitzondering van ontplofbare en radioactieve stoffen; Decreet en de besluiten van de Vlaamse regering met betrekking tot de milieuvergunning (Milieuvergunningsdecreet en Vlarem titels I en II); Decreet en besluiten van de Vlaamse regering met betrekking tot materialen (Materialendecreet en VLAREMA)

Art.3 - §2 – Algemene regels

De algemene aannemingsvoorwaarden zijn op alle opdrachten waarvan het bedrag groter is dan 5.500 € (excl. B.T.W.) van toepassing.

5

Bijlage aan het K.B. van 26 september 1996

ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN VOOR DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE LATERE WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN.

5.1

Art.1 – Leidend ambtenaar

Het toezicht op de uitvoering van de overeenkomst wordt waargenomen door Pidpa. De personeelsleden van deze maatschappij kunnen als gemachtigde van het bestuur optreden. Zij zullen belast zijn met alle handelingen welke betrekking hebben op de leiding, de controle en de keuring van de werken, leveringen en verstrekkingen van de goedgekeurde aannemingsovereenkomst, met uitzondering evenwel van de vereffening van betalingen, de vrijstelling of aanwending van de borgsommen, de beslissing tot ambtshalve uitvoering van werken en/of leveringen en in het algemeen van de handelingen welke tot de niet overdrachtelijke bestuurlijke en/of politionele bevoegdheden behoren van de opdrachtgever. De personeelsleden van Pidpa zijn echter bevoegd om de nodige vaststellingen te doen.

5.2

Art.4 – Plannen, documenten en voorwerpen

Alle stukken, plans, inventarissen, enz., ingediend door de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, worden door deze en door de Pidpa in tweevoud ondertekend. Een volledig bundel blijft in het bezit van iedere partij. De twee bundels maken het officieel dossier uit van de opdracht.

5.3

Art.5 - Borgstelling

De borgtocht bedraagt 5% van de aankoop- of huursom en moet worden gesteld op naam van Pidpa. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid.

5.4

Art.7 - Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht

Vermits de gestelde borgtocht als waarborg voor een niet correcte, of een niet volledige uitvoering werd gesteld, houdt Pidpa in eerste instantie de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen van de op de opdracht verschuldigde bedragen af. Bij ontstentenis van op de opdracht verschuldigde bedragen zal Pidpa de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen afhouden van de borgtocht.

5.5

Art.9 – Vrijgave van de borgtocht

De borgtocht wordt volledig vrijgegeven 3 maanden na de laatste levering, en dit na aftrek van de sommen die de aannemer eventueel aan Pidpa verschuldigd zijn.


pagina 14 van 33

5.6

Art.10 – Onderaannemers

Alvorens onderaannemers in te schakelen dient de opdrachtnemer voorafgaand en schriftelijk de toelating aan Pidpa te vragen. Bij de aanvraag dienen de volledige naam en adres van de betrokken onderaannemer gevoegd te worden net als een attest van de RSZ, waaruit blijkt dat de voorgestelde onderaannemer in orde is inzake de bijdragen voor de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid. Dit attest heeft betrekking op de periode t/m het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van aanvraag om goedkeuring van de onderaannemer. Een weigering van een voorgestelde onderaannemer kan onder geen enkele omstandigheid aanleiding geven tot vergoeding of schadeloosstelling, noch tot verlenging van de uitvoeringstermijn. Elke inbreuk op bovengenoemde verplichtingen zal worden beschouwd als een tekortkoming van de opdrachtnemer aan de bepalingen van zijn contract, tenzij hij, overeenkomstig artikel 8 van het KB van 26 september 1996 en voor de aanvang van de werken van de onderaannemers, vanwege de Pidpa- directie een vrijstelling van die verplichting heeft verkregen. Behoudens het geval waarin een dergelijke vrijstelling is verleend, kan de Pidpa, zonder ingebrekestelling, de onmiddellijke stopzetting bevelen van elke opdracht dat door een niet door Pidpa goedgekeurde onderaannemer wordt uitgevoerd. In dat geval draagt de opdrachtnemer alle gevolgen van de stopzetting. De opdrachtnemer blijft in alle gevallen alleen aansprakelijk ten opzichte van de Pidpa. De aanvraag voor het inschakelen van onderaannemers dient vergezeld te zijn van bijgaand, volledig ingevuld, formulier (on-line in te vullen of te downloaden via http://www.pidpa.be/nl/bedrijfsinfo/leveranciersinfo.htm ).

5.7

Art.13 – Prijsherziening

Voor deze opdracht worden geen prijsherziening wegens schommelingen van de lonen en sociale lasten of van materialenprijzen toegestaan , met uitzondering van de wijziging van belastingen die een weerslag hebben op de aannemingssom.

5.8

Art.15 – Betalingen

De betaling gebeurt binnen de vijftig kalenderdagen te rekenen vanaf de in ontvangstneming van de bestelde goederen, zo Pidpa ter zelfde tijd in het bezit is van een regelmatig opgemaakte factuur. Deze termijn wordt verlengd indien de factuur later wordt afgeleverd. De facturatie voor het onderhoudscontract dient per kwartaal te gebeuren. Indien Pidpa voor de huurformule kiest wordt dit eveneens driemaandelijks aangerekend.

5.9

Art.67 - Diensten - Elementen die in de prijzen begrepen zijn

Zie Deel 2 – technische specificaties.

5.10 Art.69 – Uitvoeringsmodaliteiten 5.10.1 Bestelbon De bestelling wordt in eerste instantie d.m.v. een bestelbon of bestelbrief aan de inschrijver overgemaakt. Het BESTELBONNUMMER is het refertenummer dat op alle briefwisseling en ook op de factuur moet worden vermeld (zie ook art. 15 hiervoor).


pagina 15 van 33

5.10.2 Orderbevestiging Voor de bestelling dient een orderbevestiging binnen twee weken na besteldatum op Pidpa toe te komen. Deze orderbevestiging vermeldt de bestelbon en de vooropgestelde leveringsdatum. Vermeldingen, verkoopsvoorwaarden en bepalingen op de orderbevestiging die afwijken van de bepalingen in onderhavig bestek opgenomen, worden als niet-bestaand beschouwd.

5.10.3 Afleveringsnota / Verzendingsborderel De levering wordt slechts aanvaard wanneer zij volledig is, het toestel volledig gebruiksklaar is gebracht en een afleveringsnota/verzendingsborderel ter ondertekening wordt afgegeven aan de afgevaardigde van Pidpa. Leveringen zonder dergelijk document worden slechts als geleverd beschouwd op de datum van het verkrijgen van de afleveringsnota/verzendingsborderel met vermelding van het bestelbonnummer. De ondertekening door de afgevaardigde van Pidpa dient te worden beschouwd “onder voorbehoud van nazicht”.

5.10.4 Leveringstermijn De inschrijver zal, op straffe van nietigheid van zijn offerte, aanduiden binnen welke termijn hij de toestellen gebruiksklaar zal afleveren. Deze termijn is tevens een gunningcriterium en dient te worden uitgedrukt in kalenderdagen.

5.10.5 Maximale interventietermijn De inschrijver zal op straffe van nietigheid van zijn offerte, een door hem gegarandeerde maximum – interventietermijn voor de tussenkomst bij panne of dringende herstelling invullen. De interventietermijn neemt een aanvang op het moment van de telefonische aankondiging van de opdracht door PIDPA aan de leverancier of op het ogenblik van de verzending van een fax terzake. De interventietermijn eindigt op het moment dat de medewerker van de leverancier zich aanmeldt bij het onthaalpersoneel van PIDPA. De interventietermijn is door de inschrijver op te geven in werkuren. Deze is bindend. Als werkuren worden beschouwd : de uren tussen 9.00 en 16.00 uur, de zaterdagen, zondagen en feestdagen uitgezonderd. Deze interventies worden ingeschreven in een logboek dat bij het toestel wordt bewaard. De inschrijver geeft op of en welke vergoeding hij voorziet telkens de interventietermijn niet wordt gehaald (SLA – service level agreement).

5.10.6 Bijzondere interventies Voor elke aanrekenbare interventie of prestatie, die buiten het domein van de forfaitaire hoofdsom valt en die hoger is dan 500 EUR, dient vooraf een offerte te worden overgemaakt aan Pidpa.

5.11 Art.70 – Plaats dienstverlening


pagina 16 van 33

Hoofdkantoor Desguinlei-250 Exploitatiecentrum Hidrodoe WPC Brasschaat WPC Schoten WPC Essen WPC Kapellen WPC Grobbendonk WPC Herentals WPC Oud-Turnhout WPC Hoogstraten WPC Merksplas WPC Westerlo WPC Balen/Olmen WPC Mol

Desguinlei 246, 2018 Antwerpen Desguinlei 250, 2018 Antwerpen Vierselsebaan 5, 2280 Grobbendonk Haanheuvel 7, 2200 Herentals Miksebaan 295, 2930 Brasschaat Viktor Frislei 21, 2900 Schoten Huybergsebaan 171, 2910 Essen Middelbeeklaan 35, 2950 Kapellen Vierselsebaan 3, 2280 Grobbendonk Haanheuvelstraat 3, 2200 Herentals Kinschotsebaan 12, 2360 Oud-Turnhout Loenhoutseweg 46, 2320 Hoogstraten Stwg op Hoogstraten 201, 2330 Merksplas Smalle Rijt 12, 2260 Westerlo Beukenbergsveld 6, 2491 Balen Diepestraat 90, 2400 Mol

Lift aanwezig Levering gelijkvloers Lift aanwezig Lift aanwezig

5.12 Art.75 – Middelen van optreden Bij overschrijding van de leveringstermijn, OLA-termijn voor interventies, kan een boete worden toegepast van 20 EUR per kalenderdag vertraging. Bij overschrijding van de gegarandeerde interventietermijn kan een boete worden toegepast van Ax20 EUR vertraging. Coëfficiënt A hierin is de verhouding reële interventietijd gedeeld door de door de inschrijver opgegeven maximuminterventietijd. Indien bij herhaling moeilijkheden worden vastgesteld op het vlak van betrouwbaarheid van het toestel, overschrijding van de interventietermijn of verwachte service in het algemeen, is de PIDPA gemachtigd, naast de toepassing van de wettelijke boete-aanrekening (art 66 1§ - 2°), de overeenkomst, voor rekening en op kosten van de ingebreke blijvende leverancier, te verbreken op de wijze die zij meest aangewezen acht.


pagina 17 van 33

Deel 2 – technische specificaties 6

Situering

In 2012 werd een beperkte studie uitgevoerd over het bestaande park aan printers en multifunctionals. De bestaande toestellen werden geïnventariseerd (zwart/wit of kleur, A3 of A4, multifunctional of printer) en de spreiding werd op vloerplans aangeduid. Voor zover mogelijk werden gegevens van het gebruik (aantallen zwart/wit of kleur, aantallen A3 of A4) verzameld en informatie mbt. extra benodigde functionaliteit (apart voorgedrukt papier, fax, …). Op basis hiervan werd een voorstel van rationalisatie opgesteld. Dit werd afgetoetst met de gebruikers (verantwoordelijken) en bijgestuurd. De aantallen en functies die in dit bestek worden gevraagd, zijn het resultaat van deze oefening. Het is niet de bedoeling dat inschrijvers hiervoor nog alternatieve voorstellen formuleren.

6.1

Huidig printerpark

Pidpa heeft momenteel een park van meer dan 100 netwerk-gekoppelde toestellen - Een 70-tal zwart/wit printers, Kyocera, variërend van FS-1920 tot FS-9530 - Een 3-tal kleurlaserprinters, Kyocera FS-C5200 DN en FS-C5025DN - Een 10-tal kleine kleurenlaserprinters, HP Inkjet of HP Deskjet - Een 25-tal multifunctionals van diverse leveranciers - Voor de kopie-afdeling 2 grotere toestellen (Ricoh, Aficio MP7000 en Canon, iRC 4580) - Tally 8024 voor communicatiedienst (o.a. afdruk op textiel) - Een 10-tal faxtoestellen.

6.2

Aantallen

Pidpa wenst te komen tot een drastische reductie van het aantal machines, door bundeling van functies (binnen een beperkte afstand van elkaar mogen geen apart faxtoestel, kleurenprinter en multifunctional meer te vinden zijn) afschaffen van "persoonlijke printers" in aparte kantoren, maar met behoud van vertrouwelijkheid van documenten, indien gewenst Beoogde aantal toestellen: in het hoofdkantoor: 29 toestellen in Grobbendonk: 11 toestellen in Hidrodoe: 4 toestellen in de winningen: 11 toestellen In bijlage 1 zal per locatie gedetailleerd worden aangegeven wat de gewenste functionaliteiten zijn. Er wordt dus wel enige creativiteit verwacht van de inschrijvers, maar het aantal toestellen/functies per locatie moet wel gerespecteerd worden, omdat dit het resultaat is van afstemming met de gebruikers.

6.3

Papiersoorten

Momenteel zijn drie papiersoorten gangbaar: wit papier, wit papier met voorgedrukt logo, factuurpapier met logo en overschrijvingsstrook. Voor verzending naar externen wordt het logo steeds in kleur afgedrukt. De overschrijvingsstrook is eveneens in kleur (roze; hoogte 10 cm, waarvan 8,5 cm roze). De dagelijkse verzending van correspondentie aan klanten (brieven, facturen, ..) gebeurt voor 95% door een aparte afdeling die deze afdruk + inpak voor haar rekening neemt. Voorgedrukt papier wordt dus sowieso besteld voor gebruik in deze afdeling. De afdrukken waarvan hier sprake is, zijn de "uitzonderingen" die door diverse diensten nog op hun eigen printers worden gemaakt.


pagina 18 van 33

Voor afdelingen waar nog veel facturen lokaal worden gedrukt, blijft voorgedrukt papier met overschrijvingsstrook in gebruik: - Klantrelaties facturatie/betalingsopvolging: 37.000 per jaar - Klantrelaties Customer Contact Center: 17.000 per jaar - Distributie - administratie: 4.000 per jaar In enkele afdelingen zijn de aantallen op jaarbasis eerder beperkt: - Kostenplaats Hidrocontrol: 1.000 - Kostenplaats Hidrorio: 1.000 - Kostenplaats Labo, Milieu, Financiën: sporadisch De inschrijver dient hier aan te geven wat de meest kostenefficiënte oplossing is om hiermee om te gaan, rekening houdend met de technische mogelijkheden van de aangeboden machines en de gevraagde aantallen. Concreet: - Wordt er onderscheid gemaakt tussen aanrekening van afdruk met "gedeeltelijke steunkleur (pagina met zeer beperkte hoeveelheid kleur)" tov. volledige kleurprint ? Hoe wordt dit type afdrukken afgerekend ? Indien een onderscheid wordt gemaakt: hoe worden de grenzen bepaald tussen "gedeeltelijke kleurafdruk" en "volledige kleurafdruk" ? - Wat is de kostprijs van een extra lade (voor 100 voorgedrukte bladen)? - Wat is de kostprijs per blad wanneer het Pidpa-logo door de printer zelf wordt afgedrukt? - Wat is de kostprijs per blad wanneer de overschrijvingsstrook door de printer zelf wordt afgedrukt?

6.4

Gebruikt papier

Volgende specificaties ivm de huidige gebruikte papiersoorten kunnen meegegeven worden. De aangeboden toestellen dienen met deze papiersoorten zonder problemen te kunnen Deze papiersoorten dienen zonder problemen met de aangeboden toestellen te kunnen worden gebruikt. Indien de kandidaat een doorgedreven test met dit papier wilt uitvoeren wordt op eenvoudig verzoek een pak papier ter beschikking gesteld. indien aangeboden toestellen na levering problemen vertonen bij gebruik van dit papier, dan valt de eventuele meerkost voor de papierwijziging ten laste van de leverancier van de toestellen.

6.4.1

Briefpapier met hoofding

Papier - Formaat 210x297mm - Modo Preprint Plus fsc, 90 grs. Wit - Witheid CIE160 – opaciteit 95% - Laserprintpapier Druk - 2/0 druk, recto blauw PMS654 en blauw PMS638 - 4/0 druk, recto full colour - Druk niet aflopend - Hittebestendige inkt

6.4.2

Facturatiepapier

Papier - Formaat 210x297mm - Modo Preprint Plus fsc, 90 grs. Wit - Witheid CIE160 – opaciteit 89% - Laserprintpapier Druk - 3/0 druk, recto blauw PMS654, blauw PMS638 en rood PMS Warm Red (Sepa)


pagina 19 van 33

-

5/0 druk, recto full colour en rood PMS Warm Red (Sepa) Druk niet aflopend Hittebestendige inkt

6.4.3

Wit papier

Papier - Formaat 210x297mm - Lyreco fsc, 80 grs. Wit - Witheid CIE161 – opaciteit 94%

6.5

Fax

De faxtoestellen zaten niet expliciet in de scope van het onderzoek. Het is echter wel de bedoeling waar gewenst een mogelijkheid tot faxen te voorzien op multifunctionals ipv. op aparte faxtoestellen. Hier dient bekeken te worden wat de meest kostenefficiënte oplossing is om vanaf een X-tal multifunctionals uitgaande faxen te voorzien: - een externe datalijn voor deze toestellen - aansluiten op een centrale faxserver. Pidpa beschikt over een licentie Fenestrae Faxination Server. - andere De inschrijver dient aan te geven welke de mogelijkheden zijn en welke kosten er aan verbonden zijn (faxmodule, licenties).

6.6 6.6.1

Beschrijving IT omgeving Pidpa Pc-omgeving

Het standaard besturingssysteem is (een Nederlandstalige) Windows 7, 64-bit. Enkele toestellen werken nog met WindowsXP. Eindgebruikers hebben geen beheersrechten op de pc's. Indien de aangeboden software installatie van componenten op de pc vergt, moet deze component via een MSI-pakket (aangeleverd door inschrijver) geïnstalleerd kunnen worden. Printerdrivers dienen in het Nederlands beschikbaar te zijn.

6.6.2

Citrix-omgeving

Bepaalde toepassingen worden enken onder Citrix beschikbaar gesteld. Office-toepassingen worden ook via Citrix gepubliceerd (naast lokale installatie). De Citrix omgeving is een mix van Presentation Server 4.0 en XenApp 6 servers (en in de nabije toekomst XenApp 6.5 servers). De printerdrivers moeten daarom Citrix-compatibel zijn. Momenteel wordt onder Citrix steeds met de universal drivers gewerkt.

6.6.3

Server-omgeving

Als printservers zijn er zowel Windows 2008R2 als Windows 2003 SP3 servers (voor de resterende Windows XP client machines) in gebruik. Het gaat hier om virtuele machines. Ook beheersoftware moet in deze omgeving kunnen draaien. Minimale vereisten dienen beschreven te zijn.

6.6.4

SAP-printing en Transform

Printing vanuit de SAP-omgeving verloopt op verschillende manieren: rechtstreeks via SAP (van SAP-server naar printserver), via de lokale client machine (van SAP-server naar client naar printserver) of via een externe printsoftware (EPS). De huidige EPS-versie is Transform van Bottomline Technologies. Gegevens in XMLbestanden worden gecombineerd met layout voor diverse outputkanalen, waaronder printing. In de EPSsoftware worden printopdrachten gerenderd in printerspecifieke spoolfiles.


pagina 20 van 33

6.7

Migratieproblematiek

-

De inschrijver dient een overnamebedrag op te geven voor het bestaande printerpark (toestellen van max. 5 jaar oud). In bijlage vindt u een oplijsting van de toestellen die vijf jaar of minder oud zijn. De oudere toestellen werden niet opgenomen. (Zie bijlage 2 – Inventaris bestaand park aankoopdatum 2008-2013 DM 1055915) Pidpa beslist of ze wel/niet ingaat op het overnamevoorstel tegen vermeld bedrag.

-

In SAP wordt in drie formulieren nog gebruik gemaakt van specifieke Kyocera-sturingscodes om o.a. de juiste ladekeuze te maken, marges in te stellen, …. Hier dient (door de inschrijver) eventueel een aanpassing te gebeuren om dit aan te sturen bij andere types printer. (Zie Bijlage 3 - Sturing Kyoceraprinters - DM 1045659).

-

In Transform (externe printsoftware, waar data uit XML worden gecombineerd met lay-out om de juiste output te genereren) worden printopdrachten gerenderd naar printerspecifieke spoolopdrachten, met behulp van een referentie-printerdriver voor Kyocera-printers. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen verwerking op een lokale printer in de kantooromgeving en verwerking in de "printfabriek" (voor bulkafdruk en –inpak). Voor de afdruk naar lokale printers zal de referentie-driver gewijzigd moeten worden wanneer wordt overgeschakeld naar een ander type printers/multifunctionals. (De machines in de "printfabriek" vallen buiten de scope van dit bestek.) We schatten dat hiermee een externe ontwikkelkost van 1500 euro samenhangt. Deze kost (vast bedrag) wordt mee in de TCO opgenomen bij de beoordeling van de verschillende offertes indien andere dan Kyocera-machines worden aangeboden.

Bovenstaande vereist dat grondig over een migratiescenario wordt nagedacht (waarbij mogelijk tijdelijk nog bestaande machines worden behouden totdat conversie van SAP- en Transform-aansturing gebeurd is). Aan de inschrijver wordt gevraagd een voorstel van aanpak mbt. een al dan niet gefaseerde vervanging van het park toe te voegen (inclusief proof-of-concept voor aansturen ladekeuze vanuit SAP). In de inventaris van te leveren toestellen (bijlage 1) werd hiervoor een kolom "SAPdoc" en "EPS" toegevoegd. Dit geeft aan welke toestellen zonder probleem kunnen vervangen worden (wegens niet gebruikt vanuit SAP of Transform) en voor welke toestellen er moet bekeken worden in welke volgorde/wanneer ze best worden vervangen.

7

7.1

Perceel 1 - Koop of huur van multifunctionals en printers voor kantooromgeving, inclusief all-in onderhoudscontract Overzicht gewenst park en algemene specificaties

Zie bijlage 1 - Specificaties per multifunctional/printer – Inventaris (DM1038067).

7.2

Algemene kenmerken voor alle toestellen

Van de inschrijver wordt verwacht dat hij toestellen van één enkele fabrikant aanbiedt om perceel 1 in te vullen. De aangeboden types moeten aansluiten bij de gevraagde specificaties (geen zware over- of onderdimensionering), maar het aantal verschillende types wordt liefst beperkt om het park zo uniform mogelijk te houden. De capaciteit van de aangeboden toestellen dient aangepast te zijn aan het geschatte maandgemiddeld. Zie bijlage 1.


pagina 21 van 33

Per toesteltype verwachten we een technische fiche waarop de algemene specificaties vermeld staan (geluidsvolume, aantal prints/scans per minuut, minimum/maximaal papierformaat, uitbreidbaarheid mbt. input- en outputlades, minimum/maximum zoom). Algemene kenmerken: - De toestellen moeten in nieuwe staat worden aangeboden. - De toestellen moeten voldoen aan de geldende veiligheidsnormen. - Bij elk toestel wordt een gebruiksaanwijzing geleverd (Nederlandstalig - gedrukte handleiding of documentatie in elektronische vorm). - Eventuele opleiding dient in het Nederlands te gebeuren en in samenspraak met Pidpa. Per type kan tot 2u opleiding worden gevraagd. - De toestellen moeten geschikt zijn om in een landschapsbureau opgesteld te worden, i.e. geluidsarm en met minimale uitstoot van schadelijke stoffen. - Alle toestellen dienen over een zelfcontrolesysteem te beschikken. Dit omvat minimaal: het doorgeven van tellerstanden, het doorgeven van storingen, het melden dat bepaalde consumables nodig zijn, het melden dat een (preventieve) interventie nodig is. Per toestel moet apart te configureren zijn wie bij storingen of andere meldingen verwittigd wordt via email. Deze configuratie is via een wachtwoord af te schermen van de gebruiker. Dit systeem moet in de prijs inbegrepen zijn en door de inschrijver beschreven worden. - Alle toestellen zijn vanop afstand te beheren via een uniforme software (browser based). - Tellerstanden zijn gemakkelijk te collecteren. - Dubbelzijdig afdrukken is mogelijk, en als standaard in te stellen. - Een afdruk van meerdere pagina's per blad moet mogelijk zijn. - Papier tot 90 gr/m2 wordt ondersteund. - Recyclagepapier moet gebruikt kunnen worden (100% gerecycleerd, 100% chloorvrij). - Sorteerder is niet nodig. - Manuele papierfeed is niet nodig.


pagina 22 van 33

7.3 -

-

-

7.4

Algemene kenmerken van de multifunctionals Alle toestellen dienen op een ergonomische manier bedienbaar te zijn; i.e. het bedieningspaneel is voor de gemiddelde gebruiker rechtopstaand gemakkelijk te bedienen. De multifunctionals moeten bijgevolg autonoom opgesteld kunnen worden, tenzij expliciet anders vermeld (vb. tafelmodel voor HKonthaalbalie, hoofdwinningen). Dubbelzijdig kopiëren is mogelijk. Vergroten en verkleinen is mogelijk, in stappen, volgens voorgeprogrammeerde instellingen. De leverancier dient aan te geven welke de maximum en minimum zoom is. In optie uitbreidbaar met fax-functionaliteit. Gelijktijdig dubbelzijdig scannen (in één beweging) is mogelijk, tenzij voor de kleinste modellen. Bij voorkeur begint het afdrukken van de eerste kopies al zodra de eerste pagina's zijn gescand (en wordt niet gewacht met printen/kopiëren tot de laatste pagina is gescand). Ook enkel bij de grotere modellen nodig. Een gescande pagina of een gefaxte pagina mag geen verhoging teweegbrengen van het aantal aangerekende prints of kopieën. De instellingen zijn af te schermen met een wachtwoord (geen extra instellingen mogelijk door gebruikers, vb. bestemming gescand bestand, …).

Technische vereisten

Basis - Gevoed met een netspanning van 230V en met een frequentie gelijk aan 50 Hz. - Voedingskabels dienen meegeleverd te worden. Netwerk - Aansluiting op het netwerk via 100 Mbit ethernetkaart of sneller. - IP-adres is vast in te stellen (geen DHCP). Afdrukvereisten - Printertalen: PCL 5e, PCL6, PostScript - Printresolutie: minimum 600 dpi - De printerdrivers voor de printers en multifunctionals zijn beschikbaar voor Windows XP (32-bit) en Windows 7 (32-bit en 64-bit) en Windows 8. De drivers zijn compatibel met Windows server 2003, 2008, 2008R2 en 2012. De inschrijver garandeert dat er een compatibele printerdriver beschikbaar is binnen de 6 maanden na release van een nieuwe Windows server versie. - De toestellen worden geleverd met een universele printerdriver. Deze ondersteunt de verschillende types geleverde printers en multifunctionals van de aangeboden leverancier en kan alle opties van deze toestellen effectief aansturen. - De universele driver en specifieke drivers zijn gecertificeerd voor gebruik met Citrix Metaframe Presentation Server versies 4.0, Citrix XenApp versie 6 en Citrix XenApp versie 6.5. - De toestellen zijn (bij voorkeur) vanuit SAP op Windows aan te sturen (ERP 6). - De mogelijkheden tot compressie bij het afdrukken van foto's moeten opgegeven worden. - Er moet voldoende RAM en harde schijf voorzien zijn om printopdrachten op korte tijd te verwerken (afhankelijk van de functionele vereisten: A3 kleur tov. A4 mono, enz.). Scanvereisten - Scanresolutie minimum 600 dpi ALG-#1048778-v1-projectnr_C-13-040_-_fase_ontwerp_-_bestek.docx

pagina 23 van 33

-

-

7.5

De gescande beelden, vooral in kleur, dienen zo veel mogelijk gecomprimeerd te worden om de bestandgrootte zo klein mogelijk te houden en dit zonder verlies van kwaliteit. De inschrijver dient aan te geven welke mate van bestandscompressie er mogelijk is. De leverancier dient aan te geven in welke formaten ingescande bestanden kunnen afgeleverd worden. Minimaal zijn dit: PDF, JPEG en TIF. Scan to folder en scan to e-mail zijn mogelijk. Deze functies moeten apart te activeren of te deactiveren zijn. Scan met OCR is ofwel standaard ofwel in optie mogelijk (niet voor kleinere toestellen).

Milieuvereisten

De inschrijver dient per type toestel aan te geven welke functies in de toestellen zijn voorzien om zo ecologisch mogelijk te werken. HIj levert een technische fiche aan waarin deze gegevens staan vermeld. Minimaal dienen per (type van) toestel volgende gegevens vermeld te worden: - Aan welke EnergyStar-normen voldoet het toestel? - Wat is de TEC-waarde (volgens EnergyStar http://www.eu-energystar.org/nl )? - Heeft het toestel een energiezuinige stand (slaapstand - energiespaarstand - stand-by - low power mode)? - Is instelbaar wanneer wordt overgegaan naar andere modus ? - Is aan- en uitschakeltijd in te stellen ? (vb. elke avond om 18u wordt het toestel uit gezet) - Wat is het energieverbruik bij werking (kW)? - Wat is het energieverbruik in stand-by (W) ? - Wat is het energieverbruik in off-modus (W) ? - Wat is de geluidsproductie in stand-by (dB) ? - Wat is de geluidsproductie bij werking (dB)? - Wat is de maximale ozonemissie ? (mg/m3) - Werkt het toestel met of zonder ozonfilter ? (Ingeval van ozonfilter, moet periodieke vervanging in het onderhoudscontract voorzien zijn.) - Wat is de maximale stofemissie bij printen of kopiëren ? (mg/m3) of (mg/h) - Is het gebruik van recyclagepapier mogelijk ? - Is er snelheidsverlies bij dubbelzijdig printen ? Zo ja hoeveel (procentueel) ? - Zijn er afzonderlijke inkt- of tonertanks (bij kleurtoestellen) ? - Zijn er milieu- of energielabels toegekend voor de te gebruiken toners ? - Hoeveel afdrukken/kopieën gaat de drum mee ?

7.6

Installatieprocedure

Elk toestel moet in een configuratie aangeboden worden die aangesloten kan worden als netwerkprinter. De aansluiting op het netwerk gebeurt in samenwerking tussen Pidpa-ICT en de leverancier. De fysieke aansluiting op het netwerk bij levering gebeurt door de opdrachtnemer, de configuratie in het netwerk door Pidpa-ICT (aanmaak printqueues op servers, IP-adressen toewijzen enz.). Per type toestel kan een opleiding van maximum 2 werkuren worden gevraagd, voor ICT-helpdesk en ICTsysteemgroep. Deze opleiding is in de prijs begrepen. De inschrijver zorgt dat het energiebesparingsprogramma bij installatie ingeschakeld wordt. De instellingen van het energiebesparingsprogramma worden met Pidpa-ICT op voorhand besproken. Configuratie van de instelling maakt deel uit van de opleiding.

7.7

Leveringstermijn

Op te geven in aantal kalenderdagen.

7.8

Verplichte optie - Omnium onderhoudscontract

De inschrijver dient een omnium onderhoudscontract voor te stellen (formule alles inbegrepen met uitzondering van papier) per type toestel.


pagina 24 van 33

Pidpa beslist op basis hiervan voor welke toestellen wel/niet een onderhoudscontract wordt afgesloten. Onder onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en leveringen die noodzakelijk zijn om de toestellen op volmaakte wijze in bedrijf te houden. Dit omvat dus preventief en correctief onderhoud. - Onder correctief onderhoud vallen alle prestaties en/of leveringen ten gevolge van de slechte werking van één of ander onderdeel van de toestellen. Een correctief onderhoud dient te worden uitgevoerd vóór het eind van de eerstvolgende werkdag. - Onder preventief onderhoud dient te worden begrepen: elke prestatie en/of levering die voorzienbaar is en dient uitgevoerd te worden opdat het toestel perfect blijft werken. Het onderhoudscontract verplicht de leverancier bijgevolg tot - Het regelmatig reinigen, nazien en op punt stellen van het materieel - Het verzekeren van beschikbaarheid van wisselstukken, en het (tijdelijk) vervangen van een defect apparaat door een gelijkaardig toestel indien herstelling niet binnen een redelijke termijn mogelijk is. (Termijn dient opgegeven te worden bij de offerte) - Het op zich nemen van herstellingen, vervanging van versleten of defecte stukken, verplaatsingen. - Het ophalen van lege toner-, inktcartridges en andere vervangbare onderdelen is verplicht en kosteloos. Het vervangen van toner- en inktcartridges zal door onze eigen diensten gebeuren. - Het voorzien van een voorraad toner- en inktcartridges (per type en per locatie) bij Pidpa, zodat deze door eigen personeel vervangen kunnen worden. Het moet gaan om nieuwe, niet-gerecycleerde toners. Per type toestel dient de inschrijver aan te geven welke onderdelen door de gebruiker zelf moeten onderhouden en/of vervangen worden (en evt. met welke frequentie) en welk preventief onderhoud door de inschrijver wordt uitgevoerd, met welke frequentie Ook dient de inschrijver per type toestel de nodige maatregelen of "best practices" te vermelden die de beschikbaarheid, levensduur en goede werking van het toestel verbeteren. De inschrijver dient te beschikken over een eigen technische dienst. Het aantal fulltime technici voor deze regio (provincie Antwerpen) dient opgegeven te worden. Tussen 09.00 en 17.00 u dient Pidpa (een afgesproken lijst van contactpersonen) telefonisch een technische panne te kunnen melden. Meldingen per e-mail moet ook tot de mogelijkheden behoren. Deze servicevoorwaarden zijn essentieel. Bijgevolg zal de inschrijver die hierin niet kan voorzien uitgesloten worden.

7.9

Prijsopgave

De prijzen zijn onveranderlijk en gelden voor de ganse duur van het contract.

7.9.1

Aankoop

De prijsopgave voor formule "aankoop" + onderhoudscontract moet omvatten: - een éénmalige aankoopprijs per toestel - een jaarlijkse onderhoudsprijs per toestel (60 maanden) op basis van het geschatte aantal afdrukken met – in voorkomend geval - een meer/min-prijs voor meer/min-afdrukken.

7.9.2

Huur

Er mag geen verplichting worden opgelegd tot het realiseren van een bepaald minimumvolume aan kopies of prints. In bijlage vermelden we per toestel het geraamde volume op maandbasis. De vermelde kopievolumes zijn geraamd op basis van de volumes in mei 2012. Een uitsplitsing van aantallen over zwart/wit t.o.v. kleur kunnen we op basis van de informatie uit onze huidige toestellen slechts zeer beperkt leveren.


pagina 25 van 33

Aan de inschrijver wordt gevraagd per type toestel een duidelijk overzicht te geven mbt. de manier van aanrekenen van zwart/wit-afdrukken, "bijna zwart/wit" afdrukken en kleurafdrukken. Is er een vaste click ? Wordt er aangerekend volgens werkelijk verbruik (tonerdekking) ? Hoe wordt omgegaan met "bijna zwart/wit" afdrukken ? De prijsopgave voor de formule "huur" + onderhoudscontract moet omvatten: - een jaarlijkse vaste huurprijs per toestel, berekend voor huurperiode van 60 maanden - een jaarlijkse onderhoudsprijs per toestel (60 maanden) op basis van het geschatte aantal afdrukken met – in voorkomend geval - een meer/min-prijs voor meer/min-afdrukken. Een gescande pagina of gefaxte pagina mag geen aanleiding geven tot een verhoging van het aantal gekopieerde of geprinte aantallen. Voor de bepaling van de prijs per afdruk mag geen onderscheid gemaakt worden tussen papierformaten. Alternatieve aanrekenmodellen mogen uiteraard uiteengezet worden, zolang alle kosten uitgezonderd papier erin vervat zijn. 7.9.3

-

Elementen die in de prijzen inbegrepen zijn:

de opgegeven prijzen zijn excl. B.T.W. de vergoeding voor de rechten op software upgrade aangeboden software. de kosten voor verpakking, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering; de tol- en accijnsrechten de keurings- en de opleveringskosten het afvoeren van alle verpakkingsafval, het gepast afvoeren van het bestaand toestel in overleg met Pidpa de terugname van de leverancier van de verpakking, tonerbussen en dergelijke het gebruiksklaar monteren van het basistoestel en de randapparatuur (afwerkunit, netwerkkaart, printcontroller, kit en toner) de afregeling en ingebruikstelling van het toestel, het algemeen reinigen van het toestel bij de indienststelling, de vorming en de opleiding. alle vereiste documenten, handleidingen, attesten, certificaten – in de Nederlandse taal alle onderhouds- en herstellingskosten met inbegrip van de levering van vervangstukken, de uurlonen en de verplaatsingskosten; de toelevering van de nodige verbruiksproducten inclusief toner en developers Met uitzondering van het papier en nietjes; dit mag geen voorwerp uitmaken van een verplichte aankoop.

Bij huur valt de verzekering van de toestellen ten laste van de inschrijver. Ingeval van huur, blijft de inschrijver verantwoordelijk voor het verhuurde materieel. Alle onderhoud en herstellingen gedurende de duur van het huurcontract dienen door de inschrijver te worden uitgevoerd. Pidpa kan niet aansprakelijk gesteld worden voor volledig of gedeeltelijk verlies, met inbegrip van brandschade, diefstal in een gesloten gebouw, …


pagina 26 van 33

8

Perceel 2 - Koop of huur van multifunctionals en printers voor fotokopieerafdeling, inclusief all-in onderhoudscontract

Op de fotokopieerafdeling (hoofdkantoor – Desguinlei 250) worden vragen voor afdruk in grote aantallen, aanmaak van brochures enz. opgenomen. Bestanden in Indesign, Illustrator, Coreldraw enz. worden hier frequent gebruikt. Per toestel worden 15.000 – 20.000 kopies per maand verwerkt. Het betreft hier de vervanging van een kleur-MFP type Canon iRC4580i en een zwartwit-MFP ter vervanging van Ricoh MP 7000 (met de nodige randapparatuur), inclusief onderhoudsovereenkomst en bijhorende software-oplossingen voor de duur van 60 maanden. De inschrijver voorziet ook het gepast afvoeren van de bestaande toestellen, Canon iRC4580i en Ricoh MP 7000. Hij geeft hiertoe bij zijn offerte een overnameprijs op. Onder verwerving worden volgende mogelijkheden overwogen : -

Aankoop toestellen

-

Verwerving toestel op huurbasis – 60 maanden

De inschrijver verduidelijkt bij zijn inschrijving voor de voorgestelde formules de vooren nadelen uit oogpunt van Pidpa. Verder wordt verwacht dat een omnium onderhoudsovereenkomst wordt aangeboden voor het normale onderhoud, levering toner en drumkits, nietjes e.a. consumables, vervanging onderdelen, ter beschikking stellen vervangtoestel, e.d.. De overeenkomst is erop gericht het toestel nagenoeg steeds bedrijfszeker te houden. De opdrachtnemer verbindt zich er toe vanaf de gunning tot het eind van het contract de in zijn offerte opgegeven toestellen te kunnen leveren. Bij eventuele productaanpassingen wordt door de opdrachtnemer een minstens evenwaardig toestel voorgesteld.

8.1

Vervanging Canon IRC4580i

Wat betreft de vereisten : zie perceel 1. Afwijkende of bijkomende vereisten worden hier opgelijst. Algemeen: Kleurentouchscreen, gebruiksvriendelijk bedieningspaneel. Een opleiding van max. 3u aan de gebruikers is inbegrepen. Olievrij fixeerproces Afdrukgebied ca. 305 x 450 mm Geïntegreerde harde schijf minstens 40 Gb Fiery-technologie Het toestel moet op een ergonomische manier te bedienen zijn. De hoogte van display is zodanig dat de gemiddelde gebruiker rechtopstaand kan werken. Indien hiertoe een onderzetkast noodzakelijk is, moet dit bij de prijsopgave vermeld worden. Randapparatuur: automatische documentinvoer afwerkingsunit (sorteren, perforeren, vouw- en nieteenheid voor brochures)


pagina 27 van 33

-

met een pen een afgelijnd gedeelte markeren dat als input voor scan of kopie dient, wordt nu veel gebruikt.

Print- en scanvereisten Snelheid: min. 40 à 50 kopies (kleur + zwart/wit) en prints per minuut Resolutie 1200 dpi x 1200 dpi

-

Invoer nu: 1) een lade van 2000-3000 vellen 2) een lade van 250 vellen voor A3 papier 3) een lade van 250 vellen (papier dwars – voor verkleining A4 naar A3) 4) twee extra laden 250 vellen A4

-

Uitvoer nu: 1) lade voor opvang van minstens 1000 vellen (afdruk via pc) 2) tweede uitvoerlade van 1000 vellen (kopie via glasplaat) Papierformaat van A5 tot A3++ Papiergewicht tot 250 gr/m² Duplexeenheid voor dubbelzijdig kopiëren/afdrukken (ook op A3) tot 160 gr Dubbelzijdig kopiëren/afdrukken (ook op A3) tot 200 gr via manuele handeling Consistente kleurkwaliteit ; automatische kleurselectie; automatische kalibratie Kleurengradaties 256 (minimum) Zoom 25 tot 400% in stappen van 1%

-


pagina 28 van 33

8.2

Vervanging Ricoh MP 7000

Wat betreft de vereisten : zie perceel 1. Afwijkende of bijkomende vereisten worden hier opgelijst. Algemeen: gebruiksvriendelijk bedieningspaneel Een opleiding van 3u aan de gebruikers is inbegrepen. Het toestel moet op een ergonomische manier te bedienen zijn. De hoogte van display is zodanig dat de gemiddelde gebruiker rechtopstaand kan werken. Indien hiertoe een onderzetkast noodzakelijk is, moet dit bij de prijsopgave vermeld worden. Randapparatuur: automatische documentinvoer afwerkingsunit (sorteren, perforeren, vouw- en nieteenheid voor brochures) Print- en scanvereisten Snelheid: min. 70 kopies/prints per minuut

-

-

8.3

Invoer nu: 1) een lade van 2000-3000 vellen (of 6 x 500 vellen) 2) een lade van 250 vellen voor A3 papier 3) een lade van 250 vellen (papier dwars – voor verkleining A4 naar A3) Uitvoer nu: lade voor opvang van minstens 1000 vellen Papierformaat van A5 tot A3++ Papiergewicht tot 250 gr/m² Duplexeenheid voor dubbelzijdig kopiëren/afdrukken (ook op A3) tot 160 gr Dubbelzijdig kopiëren/afdrukken (ook op A3) tot 200 gr via manuele handeling Zoom 25 tot 400% in stappen van 1%

Leveringstermijn

Op te geven in aantal kalenderdagen.


pagina 29 van 33

9

Verplichte optie 1 - Secure printing oplossing

Pidpa wenst het gebruik van "secure printing" aan te moedigen, in het kader van haar informatiebeveiligingsbeleid, om vertrouwelijkheid te garanderen en om zoveel mogelijk "vergeten afdrukken" te vermijden. Wij verstaan onder deze term drie verschillende mogelijkheden: 1. De gebruiker specifieert bij afdruk dadelijk naar welke specifiek toestel het document wordt gestuurd; de rendering gebeurt onmiddellijk; het document wordt echter standaard gebufferd totdat de gebruiker zich identificeert aan het specifieke toestel en alle/specifieke afdrukken effectief vrijgeeft. 2. De gebruiker specifieert bij afdruk dadelijk naar welke specifiek toestel het document wordt gestuurd; hij geeft op dat moment aan of de afdruk onmiddellijk mag vrijgegeven worden, dan wel of het document moet gebufferd worden totdat de gebruiker zich aan het toestel identificeert (voor vertrouwelijke documenten vb., om te vermijden dat bundels afdrukken door elkaar gemixt geraken enz.). Afhankelijk van de gekozen optie worden documenten dus al dan niet gebufferd of dadelijk afgedrukt. 3. Follow me printing. De gebruiker specifieert op zijn printopdracht nog niet op welk toestel de afdruk zal gebeuren. Als hij zich later aan een netwerkprinter identificeert, kan hij daar aangeven welke afdrukken hij effectief wil vrijgeven naar dat toestel. De rendering gebeurt dan pas in functie van het gekozen toestel. Aan de inschrijver wordt gevraagd te verduidelijken wat de mogelijkheden en kostprijs zijn voor deze functies op de aangeboden toestellen. Pidpa beslist in functie van prijs, gebruiks- en beheermogelijkheden welke oplossing zal gekozen worden. Enkele technische opmerkingen hierbij: 1. De toegangsbadges die bij Pidpa in gebruik zijn werken met "EM4102", niet met "MiFare". Het opnemen van een MiFare-token op de huidige badges wordt door de leverancier van de badges niet aanbevolen (ze storen elkaar, waardoor badging meer fouten geeft). 2. Afdrukken vanuit Windows verlopen normaliter via het Windows-account van de gebruiker. Afdrukken vanuit SAP hebben als eigenaar het SAP-service account (bij afdruk vanuit SAP rechtstreeks) of het Transform-service account (bij afdruk via externe printsoftware van Bottomline Technologies). Hier moet nog bekeken worden hoe "secure printing" vanuit deze systemen kan gerealiseerd worden. 3. Idealiter blijft het mogelijk op bepaalde printers ook zonder buffering een bestand af te drukken. Zo worden bepaalde werkbladen nu vanuit het centrale kantoor doorgezonden naar toestellen in diverse winningen, zodat deze "werkvoorraad" voor de betrokkenen maar van de printer te plukken is.

10 Verplichte optie 2 - Accounting software Het moet mogelijk zijn in detail het gebruik per toestel te monitoren: aantal afdrukken zwart/wit – kleur aantal scans zwart/wit – kleur aantal kopieën zwart/wit – kleur aantal afdrukken per papierlade aantal afdrukken per papierformaat (A3, A4, A5), eventueel in combinatie met kleurgebruik. De inschrijver dient aan te geven wat standaard zonder meerprijs mogelijk en beschikbaar is op welk type aangeboden toestel, en welke functies een extra software vereisen. Hiervoor dient dan een kostprijs opgegeven te worden, die gedetailleerd beschrijft: de licentiekost (aanschaf/huur van de software) de kost voor installatie en configuratie van de software de onderhoudskost (inclusief upgrade protection) voor de software gedurende 5 jaar kosten voor ondersteuning (9-17u)


pagina 30 van 33

Daarnaast wordt een offerte gevraagd voor een software die het mogelijk maakt het printgedrag te monitoren, m.a.w. wie heeft wat wanneer afgedrukt (aantallen A3-A4-A5, aantallen zwart/wit-kleur; eventueel onderscheid per bestandstype). Indien een systeem wordt aangeboden waarbij de gebruiker zich eerst aan het toestel identificeert, moet het mogelijk zijn deze aantallen ook voor scans, faxen en kopies aan te leveren. Ook hiervoor dient de leverancier aan te geven wat standaard zonder meerprijs mogelijk en beschikbaar is op welk type aangeboden toestel, en welke functies een extra software vereisen. Ook hiervoor dient dan een kostprijs opgegeven te worden, die gedetailleerd beschrijft: de licentiekost (aanschaf/huur van de software) de kost voor installatie en configuratie van de software de onderhoudskost (inclusief upgrade protection) voor de software gedurende 5 jaar kosten voor ondersteuning (9-17u)

11 Verplichte optie 3 - Software voor afdrukpolicies Pidpa overweegt een software te implementeren om afdrukpolicies in te stellen, waarmee per dienst/groep het printgedrag kan gestuurd worden. Enkele voorbeelden: Een medewerker van afdeling ICT kan maximum 50 bladzijden in kleur afdrukken per maand; voor een medewerker van Milieudienst is een maximum van 5000 ingesteld. Een afdruk van meer dan 200 bladzijden kan enkel na 16u gestart worden. Een afdruk van meer dan 50 bladzijden op een kleurenprinter is niet toegelaten. Dit moet via de centrale afdruk/kopie-afdeling gebeuren. Kleurafdruk in A3 is slechts voor een specifieke groep gebruikers toegelaten. Kenmerken van de afdruk kunnen in rekening gebracht worden. Vb. Afdruk van e-mail in kleur wordt niet toegelaten; afdruk van Excel-bestanden mag wel in kleur. Aan de inschrijver wordt gevraagd een offerte van een dergelijke software toe te voegen, met uitgebreide beschrijving van functies en technische opzet (inclusief prerequisites) gedetailleerde beschrijving van het licentiemodel aan te geven of aanbieder zelf de implementatie tot goed einde kan brengen, dan wel of dit via een derde partij verloopt (+ aanduiden welke partij) referenties van succesvolle implementaties Hierbij moet rekening gehouden worden met 3 printservers (HK, GB, HR) 60 printqueues 500 gebruikers De prijsopgave moet omvatten: licentiekost (aanschaf/huur van de software) de kost voor installatie + configuratie van de software + opleiding de onderhoudskost (inclusief upgrade protection) voor de software gedurende 5 jaar telefonische assistentie gedurende 5 jaar (09-17u)


pagina 31 van 33

INSCHRIJVINGSBILJET – project nr. C-13-040 multifunctionals - printers

Verwerving

De inschrijver (handelsnaam of benaming – rechtsvorm, zetel – eventueel THV)

Vertegenwoordigd door ondergetekende(n)

verbindt of verbinden zich bij dezen op al zijn of hun goederen, zo roerende als onroerende, de werken en leveringen van deze opdracht uit te voeren, volgens de voorschriften, voorwaarden en bepalingen van de van toepassing zijnde documenten, volgens de regels der kunst en zijn of hun eigen kennis van bevoegd(e) specialist(en). E-mailadres

Inschrijving bij de R.S.Z.: nr(s):

B.T.W. (alleen in België): nr.

De betalingen dienen te gebeuren op rekening nr. en op naam van

Gedaan te

, de

20

.

De Inschrijver(s),


pagina 32 van 33

Bijlagen Bijlage 1 – Specificaties per multifunctional/printer – Inventaris (DM1038067) Bijlage 2 – Inventaris bestaand park aankoopdatum 2008-2013 (DM1055915) Bijlage 3 - Sturing Kyoceraprinters (DM1045659) Bijlage 4 – Conformiteitsoverzicht (DM1042454)


pagina 33 van 33

Verwerving multifunctionals - printers

Recommend Documents