1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55
Verslag vergadering UKB-CAT - 1 oktober 2009 - BTU Delft Aanwezig: Yvonne van den Broek, John Engels, Dien Giltjes, Erwin Goldman, Roswitha Heyn, Anneke Houtkamp, Lineke Klunder-Roepers, Jan Lahmeyer, Peter Rosmalen, Madeleine de Smaele, Johan Stapel, Rob van de Ven, Johan van Wyngaerden, Lida Zoutewelle Afmeldingen: Jan Willem Hoepman, Wim Karreman, Daniel van Spanje, Cherry Taylor, Gé Wassenburg 1. Opening Om 11.10 door Dien Giltjes, Johan Stapel komt iets later, hij zat nog in een file onderweg naar Delft, net voor de behandeling van punt 3 is hij er. 2. Datum en plaats volgende vergadering Donderdag 4 februari 2010 bij de KB Den Haag, begintijd 11.00 uur. Er is als reactie op het rondzenden van de agenda een idee van Jan Willem Hoepman geopperd (dit in samenspraak met Roswitha Heyn) om vanwege de reisafstanden het aantal vergaderlocaties tot drie te beperken: Amsterdam, Den Haag en Utrecht. Omdat we nu een vergaderfrequentie van 3x per jaar kennen is een dergelijke geografische verdeling wel handig. Een klein bezwaar hierbij is dat de kosten voor lunch en reis niet meer geheel onder elkaar worden verdeeld en het bezoek aan collega bibliotheken in den lande wordt “afgeschaft”. 3. Vaststelling agenda In punt 7 wordt 7.2 tussengevoegd: beschrijven van e-books. Hierdoor worden de oorspronkelijke punten 7.2 en 7.3 opgeschoven tot resp. 7.3. en 7.4. 4. Ingekomen en uitgaande stukken Uitgaande stukken richting SLIM project, briefwisseling per e-mail met Johan Steenbakkers is aan de UKB-CAT deelnemers doorgezonden. Voor wat betreft de IBL-restricties is er ooit door het CHUB [=Consortium Hoofden van UitleenBureaus] een inventarisatie gedaan. Bij elektronische publicaties (zoals e-journals) kan men in GGC in het exemplaarblok in kmc 7100 met “ @ g” aangeven dat het bewuste exemplaar bij aanvragen voor beschikbaarheid geblokkeerd is. Bij OCLC zal worden nagevraagd of dit ook voor e-books geldt en of dit de juiste oplossing is om onnodige / onterechte aanvragen in de toekomst te voorkomen. Peter Rosmalen neemt hiervoor contact op en zal in de volgende vergadering het resultaat bekend maken. UKB: Hans Wilbrink zal als secretaris van UKB de vertegenwoordiging van UKB in UKBCAT nog eens ter sprake brengen: informatie uit eerste hand lijkt ons beter. Tevens vraagt Hans Wilbrink een “samenvatting” van een jaarverslag en planning van UKBCAT ten behoeve van UKB. [=Actiepunt 09/10] 5.1. Verslag vorige vergadering: tekstueel pag. 2, regel 73: in GGC via ISBN inleest = van plan om via SFX in GGC in te lezen pag.2, regel 114: de korte zin “Deze kwestie …” kan vervallen, de inhoud hiervan staat iets eerder ook al vermeld. pag. 2, regel 112: “of dat men dat” = “of doet men dat”. pag. 3, regel 136: MARC2 = MARC21. pag. 3, regel 147: si = is; regel 148: Hans Wilbrink = Erik Oltmans. 1
56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110
5.2. Verslag vorige vergadering: “naar aanleiding van”: al het hierbij besprokene is verwerkt in vorig subpunt 5.1 tekstueel. 5.3. Verslag vorige vergadering: actiepunten - brief met concrete vragen over deselectiebeleid bij UKB “collectie management” neerleggen. Naast de al bestaande landelijke afspraken bij deselectie met een indeling in wetenschapsdisciplines voor tijdschriften, is een dergelijke indeling ook voor boeken denkbaar? Erwin Goldman merkt op dat dit beleid in de praktijk nauwelijks wordt uitgevoerd. Johan van Wyngaerden meldt dat er wel wordt nagekeken wie de bewaarbibliotheek is. [=Actiepunt 09/11]: brief opstellen met deze vragen aan “UKB collectie management” door Jan Lahmeyer + Johan Stapel vóór 15 okt. - punt 2: hiervan is nog geen nieuws te melden. - punt 3: is nog te bespreken, de discussie is nog gaande over de 1- of 2-record methode in geval van zelf gescande of gedigitaliseerde publicaties van oorspronkelijk gedrukte uitgaven. Is een extra exemplaarblok bij een bestaand titelrecord voldoende of is een kopie van de titel als nieuwe invoer wenselijk. Hier speelt ook een punt van auteursrechten mee, er wordt een jaargrens van 75 jaar na het eerste verschijnen gehanteerd. Bij het scannen van de Nederlandse boekproductie rond 1800 is dat van minder belang, de bibliografische verwerking ervan wordt meestal door afdelingen “bijzondere collecties” gedaan. Bij UB Leiden hanteert men bij DPO dan de 1-record methode met een extra exemplaarblok in een al bestaande beschrijving. Rob van de Ven doet een inventarisatie [=Actiepunt 09/12]. In elke bibliotheek zullen de deelnemers nagaan hoe men daar te werk gaat met zelf gedigitaliseerd materiaal. Werkwijze UB Leiden: Er worden boeken gescand buiten de deur in het kader van Dutch Prints Online. Het betreft de periode 1781-1800 omdat de verwachting is dat dit de periode is waarin nog net geen Gotisch schrift voorkomt. Op deze boeken rust geen auteursrecht. Er wordt een website gebouwd die in 2010 gereed moet zijn waarin de gescande boeken terug te vinden moeten zijn. De daarvoor benodigde metadata komen van de STCN. Er worden geen nieuwe beschrijvingen gemaakt. Het is ook de bedoeling dat er vanuit de STCN een koppeling komt bij een record naar het gescande boek. In Leiden hebben we een beelddatabank van daaruit willen we naar het gescande materiaal linken op de langere termijn willen we in de OPAC een link aanbrengen. -------
- punt 4: de getrapte vertegenwoordiging van UKB in UKB-CAT van Graham Jefcoate is door Johan van Wyngaerden voorlopig opgelost. - punt 5: de verhoging tot schaal 8 gaat niet door. Volgens John Engels komen er medio oktober 09 wel bij VSNU aangepaste UFO profielen te liggen, echter zonder schaalaanpassing. Combinaties van werkzaamheden met diverse profielen zouden in individuele gevallen wel tot verhoging in schalen kunnen leiden. Bijv. Bibliotheek technisch medewerker 1-2-3 + combinatie met collectie specialist, of medewerker administratieve processen en systemen, kan een ophoging van schaal 7 naar 8 betekenen. 6. Ontwikkelingen 6.1. Nationaal 6.1.1. Project SLIM
2
111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165
Madeleine de Smaele, Rob van de Ven, Anneke Houtkamp en Johan Stapel zijn bij de bijeenkomst in den Haag geweest. Per instelling heeft een inventarisatie van systemen en gehanteerde metadata sets plaatsgevonden, de deelnemers aan SLIM hebben voor hun respectieve bibliotheken opgave gedaan. Daniel van Spanje had een stuk over de functies en toepassingen van formaten opgesteld. Het stuk wordt verspreid onder de deelnemers aan dit overleg. Momenteel is het wat stil rondom SLIM. Op 7 okt. ’09 zou een rapportage naar Stuurgroep GII komen. Een haalbaarheidsonderzoek zou dan de volgende fase worden. 6.1.2. FCO Johan Stapel doet verslag. Op 25 sept. kwam FCO in Maastricht bijeen, Anja Smit nam afscheid als voorzitter, zij is opgevolgd door M. Nieboer van de UB Groningen. Besproken onderwerpen: nieuwe regels (RDA) – wat doen bijv. LC, NLA en NLM ermee - en MARC21: wat betekent dat allemaal voor werkprocessen. Ook voor het Project SLIM blijft men op het vinkentouw i.v.m. aanpassingen in de regels. Er was discussie over de invoer van achternamen beginnend met “Mc” en “Mac”. Er is gekozen voor de schrijfwijze zoals die in de publicatie voorkomt. Het vergt aanpassingen in RT/CAT, de online versie op de FOBID site. De redactie Richtlijnen van GGC zal hieromtrent ook nog aanpassingen laten aanbrengen. Er komt dit jaar geen FOBID studiedag, die is voor juni 2010 gepland. RDA vergt nog meer studie: FCO heeft niet overal verstand van, geen enkele bibliotheek in Nederland werkt hier al echt mee. 6.1.3. UKB Johan van Wijngaerden: Het “young potential programma” uitwerken voor management in bibliotheek op inhoudelijk vlak door trainingen in management kwaliteit. “Open Access” week rond 19 oktober ’09: poging concessies in het land op één lijn te krijgen, onderhandelingen met Elsevier en Springer (en met meer uitgeverijen) om de financiële mogelijkheden en onmogelijkheden te bekijken. Beschikbaar blijven van bestanden waarvoor je ooit hebt betaald. Anja Smit volgt Graham Jefcoate op voor UKB bij de OCLC vergaderingen Graham Jefcoate gaat in Europees verband bij LIBER verder. 6.2. Ontwikkelingen internationaal Johan Stapel deelt hierover mee. Volgens een communiqué in de Frankfurter Buchmesse is 2018 het omslagpunt in de raadpleging van boeken gedrukt of digitaal. Project kwartiermaker in de OB sector in 2010 digitale bibliotheekvoorziening bij de OB opstarten en stimuleren via subsidies op basis van initiatieven om te komen tot een landelijke centrale catalogus van openbare bibliotheken. Adviesgroep GII sluit je aan bij de GGC/NCC, er zijn nu gesprekken met OCLC. Dan is wel de voorwaarde dat NCC vrij beschikbaar komt, misschien is dit de impuls om het (eindelijk) zover te krijgen … NBD-Biblion levert materiaal aan. 6.3. Ontwikkelingen lokaal UB Amsterdam:
3
166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217
Sinds augustus zijn wij over naar het bibliotheeksysteem Aleph. Nog niet iedereen heeft de benodigde instructies gevolgd en het is nog even wennen maar in de hoofdlijnen worden alle werkzaamheden naar tevredenheid uitgevoerd. Op dit moment catalogiseren we wel al locaal in Aleph/MARC, maar dat beperkt zich nog uitsluitend tot het allersimpelste monografie formaat. De meeste overige formaten: de Convoluten; MP’s; Kaarten; Illustratief materiaal, Museale objecten; Archeologische objecten; Brieven; Handschriften en Seriële publicaties zijn nog in bewerking of voorbereiding. Verder is de indexering in zowel de OPAC als de GUI nog verre van optimaal, er is een eerste herindexering geweest eind september waar nog steeds veel punten niet opgelost zijn. Bij gebrek aan andere opties thesaureren we voorlopig nog rechtstreeks in de GGC. Met de verdere inrichting van het systeem en de relatie met de GGC zijn wij nog volop bezig. In november wordt ook een start gemaakt met een Expertiseteam Metadata dat o.a. de opdracht krijgt een roadmap op te stellen voor een overgang naar een 'zuivere' MARC21 toepassing. =-=-= Amsterdam VU: De vorige keer genoemde punten lopen allemaal nog. Ivm een evt implementatie van V-Smart (een volledige web-based versie van de volgende Vubis-Smart release) is een bezoek gebracht aan BSG Paris, waar dit reeds in gebruik is. Diverse digitaliseringsprojecten staan op stapel: portretten, kaarten, handschriften. GGZ InGeest gaat fuseren met het VUmc; hun bibliotheek wordt in de UBVU opgenomen; aan de benodigde conversies en inleesacties in GGC wordt het komende jaar gewerkt. Tijdens de bespreking van de ontwikkelingen bij de VU Amsterdam is er discussie over wat er nodig is om weblectures te beschrijven. Het omvat ook multimediaal materiaal en onderzoeksmateriaal. Thema agendapunt “waar laat je de metadata?” [=Actiepunt 09/13 voor de agendacommissie]. =-=-= UB Groningen: Reorganisatie Eind augustus is, nadat eerder het definitieve reoganisatieplan was verschenen, het conceptpersoneelsplan bekendgemaakt. Ondergetekende zal hoofd van de nieuwe afdeling Documentverwerking worden, en in die hoedanigheid de vergaderingen van UKB-CAT blijven bijwonen. Twee van de drie sectorhoofden zijn nog niet bekend. Voor deze functies zullen vacatures worden geplaatst. Marjolein Nieboer, thans nog plv. bibliothecaris, is per 1 januari benoemd tot bibliothecaris. Zij volgt Alex Klugkist op, die per die datum met pensioen gaat. Overig In januari zal worden begonnen met een pilot WorldCat Selection. Zie voor meer informatie: http://www.oclc.org/selection/ =-=-= UB Leiden:
4
218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229
Campus Den Haag krijgt een bacheloropleiding naast de al bestaande masteropleiding onder meer op het gebied van internationaal recht met daarbij een eigen bibl. locatie die valt onder de Universitaire Bibliotheken Leiden. De verbouwing van de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer (VOM) is gestart. De reorganisatie van zowel de sector VOM als de Universitaire Bibliotheken Leiden is gestart. De bibliotheek Rechten, de bibliotheek sociale wetenschappen, de bibl. Wiskunde en natuurwetenschappen en de East Asian Library vormen samen met de UB de universitaire bibliotheken Leiden. Het project de Gang van het document komt in een volgende fase: Aleph wordt opnieuw ingericht. Dat betekent dat we binnen afzienbare tijd alleen nog in Aleph zullen catalogiseren. UBL blijft een volwaardige deelnemer aan de GGC.
230
=-=-=
231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268
UB Rotterdam: 1. Er is een contract afgesloten voor Summon, de federated search applicatie van SerialsSolutions; 2. De UB heeft een nieuwe portal 'Informatievaardigheden': alles met betrekking tot informatievaardigheden (cursussen, workshops, trainingen) is op één overzichtelijke plek bijeengezet; 3. Per 1-7-2009 is het International Institute of Social Studies (ISS) onderdeel van de Erasmus Universiteit geworden. Er zal ook op het gebied van de bibliotheek samenwerking komen. =-=-= UB Utrecht: - Feestelijke opening van de binnenstadsbibliotheek op 8 september 2009. De voormalige panden van de centrale UB zijn grondig verbouwd, daar is nu de Letterenbibliotheek in gehuisvest; het voormalige pand van die bibliotheek wordt hierna verbouwd, daar zal de Juridische bibliotheek intrekken. - Voor alle boeken in open opstelling is het aanbrengen van stickers en het inlezen van RFID voltooid - Met een herziening van het beschrijven van de workflow van de gang van het boek is men nog bezig
7. Catalogiseerkwesties 7.1. Voortgang inventarisatie e-bookreeksen Inventarisatie e-book reeksen (vooral van NL semi-overheidsinstellingen). Zijn de bijbehorende metadata van nieuwe delen in dergelijke reeksen op voorhand te verkrijgen? Er was wel belangstelling; welke gegevens zijn van belang voor redelijk goede invoer in GGC? Stroomlijning verder onderzoeken wat de samenhang is met het e-depot. John Engels vraagt aandacht voor het wijzigen van url van de uitgever – wie houdt dat bij? 7.2. Beschrijven van e-books Maastricht: Welke e-books (of pakketten) gaan we aanschaffen? Hoe beschrijven we?
5
269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323
VU doet het door een script via ISBN, hangen een exemplaar aan een O-beschrijving of kopieert een bestaande A-beschrijving naar een nieuwe O-beschrijving. Misschien is het beter als UKB-CAT als consortium dit bij GGC / OCLC aankaart i.p.v. iedere bibliotheek afzonderlijk. Inventarisatie workflow en problemen van pakketten ebooks. OCLC: importeren van records uit WorldCat? 1.Surf-licentiebureau voor het collectief afnemen en maken van concrete afspraken over levering van metadata. 2.Kwaliteitseisen van de metadata stellen aan leveranciers / uitgevers. 3.OCLC moet het kunnen inlezen. Via GII consortium druk zetten bij OCLC standaard meeleveren van kwalitatieve metadata vanuit WorldCat naar GGC. Resultaat van de inventarisatie naar Jacques Spaapen (ten behoeve van de Adviesgroep GII, 23 okt is hun volgende vergadering). Bij voorkeur geen bilaterale oplossingen met GGC/OCLC zoeken. Over e-books is nog maar weinig tot niets te vinden, tot dusver ging het alleen maar over ejournals. Verzamelen van klachten en wensen naar de secretaris UKB-CAT – uiterlijk vóór 15 oktober bij Jacques Spaapen indienen. [Onderling contact: Lineke Klunder, Peter Rosmalen en Yvonne van den Broek] 7.3. DAI/Metis/GGC Dien Giltjes is al geruime tijd bezig met het matchen en mergen van Metis thesaurusrecords in GGC. Helaas komen verkeerd gematchte of dubbele invoer van thesaurusrecords nog al eens voor. Terugkoppeling van GGC naar Metis van initiële invoer of mutaties (bijv. van naamsvarianten) is lastig en ondervindt soms onbegrip. Percentage van matching / merging is nog wel per instelling afzonderlijk af te spreken. Wie is er hiervoor bij SURF? Niemand meer … coördinator UKB vragen wie … er is geen overleg meer … Lokale gegevens hangen aan een DAI PPN. Een thesaurusrecord-ppn heeft dezelfde structuur als een titelrecord: algemeen, lokaal, en exemplaar-niveau. Daardoor kan elke instelling een lokaal en 1 of meerdere exemplaar-niveaus (i.v.m. verschillende aanstellingen bij de instelling bijv.) toevoegen. Die gegevens worden niet getoond aan andere instellingen (dat is alleen met “t da” op te roepen). Waar de documentatie rondom de aanlevering van Metis-gegevens (dit stuk heet: DAI werkprocessen, van 22-2-2006) nog niet in de bibliotheek aanwezig is, opvragen - bij coördinator of OCLC?
8. Rondvraag Er zijn geen belangrijke zaken in de rondvraag aan de orde gekomen. 9. Sluiting Sluiting vergadering om 15.35 door Johan Stapel. Actiepunten: 09/01: Johan Stapel nodigt vertegenwoordiger van UKB uit voor een toelichting op het deselectiebeleid. Zie verder actiepunt 09/11, hieronder. 09/02: Er is contact met OCLC over de taalcode voor Oezbeeks (zie ook punt 5.3 van verslag bijeenkomst 4 juni 2009). Hierover is verder nog geen nieuws.
6
324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359
09/03: Johan Stapel bespreekt het beschrijven van gedigitaliseerde publicaties met OCLC. Zie verder actiepunt 09/12, hieronder. 09/04: Jan Lahmeyer informeert bij Graham Jefcoate over opvolging van zijn vertegenwoordiging van UKB bij UKB-CAT. Door middel van de getrapte vertegenwoordiging via Johan van Wyngaerden is dit opgelost. 09/05: Jan Lahmeyer vraagt aan Marion van Brunschot van UvA/HvA over het toesturen aan allen van de stukken over ufo profielen van bibliotheekmedewerkers, in het bijzonder van ontsluiters. Is afgehandeld. 09/06: Jan Lahmeyer stuurt verslagen van UKB-CAT door naar secretaris van UKB. Wordt in et vervolg uitgevoerd. 09/07: Jan Lahmeyer verzamelt de reacties die binnenkomen na de oproep van Rob van der Ven over de methodes van inlezen metadata van e-books in OCLC/GGC. 09/08: Jan Lahmeyer maakt een concept brief gericht aan Johan Steenbakkers van het SLIM project (met een afschrift aan Anja Smit) om onze positie te verduidelijken: wij als UKBCAT zijn wel degelijk partij, wij willen betrokken worden bij SLIM en wij willen geïnformeerd blijven worden over de voortgang van zaken van het SLIM project. Brief is uitgegaan. 09/09: Vervolgstappen voor de Werkgroep e-books 09/10: Jan Lahmeyer en Johan van Stapel maken voor secretaris van UKB (Hans Wilbrink) een “samenvatting” van een jaarverslag en planning van UKB-CAT ten behoeve van UKB. 09/11: brief opstellen met concrete vragen over het deselectiebeleid aan “UKB collectie management” door Jan Lahmeyer + Johan Stapel vóór 15 okt. ‘09. 09/12: Rob van de Ven doet een inventarisatie over de 1- of 2-record methode in geval van zelf gescande of gedigitaliseerde publicaties van oorspronkelijk gedrukte uitgaven 09/13: Voor agenda commissie: Thema agendapunt “waar laat je de metadata?”
7
