JMDP.ORG / ALGEMENE VOORWAARDEN / SALARISPRODUKT / Versie 14.1 Artikel 1. Algemeen 1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen JMDP Administraties, hierna te noemen: “Leverancier”, en een Opdrachtgever, hierna te noemen: “Hoofdgebruiker”, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door beide partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken. 2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten met de Hoofdgebruiker, voor de uitvoering waarvan door de Hoofdgebruiker derden dienen te worden betrokken, zoals bijvoorbeeld software ontwikkelaars en consultants. 3. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens geschreven voor de medewerkers van de Hoofdgebruiker en diens bestuur. 4. Indien één of meerdere bepalingen in deze Algemene Voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overigens in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing. De Hoofdgebruiker en de Leverancier zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen. 5. Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen. 6. Indien zich tussen partijen een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan dient deze situatie te worden beoordeeld naar de geest van deze Algemene Voorwaarden. 7. Indien de Hoofdgebruiker of de Leverancier niet steeds strikte naleving van deze Algemene Voorwaarden verlangen, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat beide partijen in enigerlei mate het recht zouden verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.
Artikel 2. Offerte en aanvaardingstermijn 1. Alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten zijn gebaseerd op het actuele JMDP.ORG Prijzenmodel, tenzij daarvan uitdrukkelijk schriftelijk in de offerte van is afgeweken. De aanvaardingstermijn bedraagt uiterlijk 2 maanden vanaf het ontvangen van de offerte, tenzij in de offerte een andere termijn voor aanvaarding is gesteld. Aan de aanvaardingstermijn van de offerte kan op generlei wijze enig recht worden ontleend indien het product waarop de offerte betrekking heeft in de tussentijd niet meer beschikbaar is. 2. De Leverancier kan niet aan zijn offertes worden gehouden, indien de Hoofdgebruiker redelijkerwijs kan begrijpen dat de offertes of aanbiedingen, dan wel een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving bevat. 3. De in een offerte of aanbieding vermelde prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, daaronder begrepen reis- en verblijf-, verzend- en administratiekosten, tenzij anders aangegeven. 4. Indien de aanvaarding door de Hoofdgebruiker (al dan niet op ondergeschikte punten), in schriftelijke vorm, afwijkt van het in de offerte of de aanbieding opgenomen aanbod, dan is de Leverancier aan de aanvaarding niet gebonden. De overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij de overeenkomst dit expliciet aangeeft. 5. In het salestraject, voorafgaand aan de daadwerkelijke aanvaarding door de Hoofdgebruiker, kan deze voor 30 kalenderdagen gebruik maken van een gratis online Demonstratie Omgeving, ten behoeve van het testen en oefenen van de functionaliteiten. In deze omgeving kunnen geen automatische boekhoudexports, belastingaangiftes, pensioenexports en verzuimmeldingen verzonden worden. De termijn voor gebruik van de Demonstratie Omgeving kan maximaal twee keer verlengd worden door de Leverancier. Bij onprofessioneel gebruik, kan het demo account zonder opgave van redenen direct worden gesloten.
Artikel 3. Product, prijsbepaling, service, veiligheid en vertrouwelijke informatie 1. De overeenkomst heeft betrekking op een combinatie van : a. De levering van een web-based HR salaris applicatie, die voldoet aan de Nederlandse belasting- en sociale wetgeving en toegankelijk is via de webbrowsers Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome of Safari, draaiend op een besturingsplatform onder Windows, Macintosh of Linux, met een standaard bandbreedte in de eigen internet verbinding, ten behoeve van de financiële administratie van de Hoofdgebruiker, hetzij de boekhouding, of de HR salarisverwerking, hetzij beiden, en : b. De vaststelling van zowel een service level agreement als geheimhoudingsbepaling tussen Leverancier en Hoofdgebruiker, hierna te noemen respectievelijk “SLA” en “NDA”. 2. De door beide partijen vastgestelde overeenkomst is opgesteld met kennisgeving van de bepalingen in de voorliggende Algemene Voorwaarden, de geldende SLA en de NDA.. 3. De overeengekomen prijsstelling van de HR salarisservice, hierna te noemen “Salarisprodukt”, inhoudende het verwerkingsscenario waardoor de service wordt gedefinieerd, is gebaseerd op A. Een vast licentiebedrag per maand inclusief 1 online gebruikerstoegang voor de Hoofdgebruiker. Voor ieder Salarisprodukt gelden andere licentie tarieven, overeenkomstig het geldende JMDP.ORG prijzenmodel. Sub 1. Het Salarisprodukt “Expert” geeft de Hoofdgebruiker na de inrichting van de bedrijfsadministratie door JMDP Administraties, het recht en de verantwoordelijkheid om het totale salaris verwerking proces te onderhouden en uit te voeren, inclusief het onderhouden van het loonmodel, urenmodel, grootboekrekeningschema en online gebruikersbeheer. Sub 2. Het Salarisprodukt “HR Business” geeft de Hoofdgebruiker na de inrichting van de bedrijfsadministratie door JMDP Administraties, het recht en de verantwoordelijkheid om in de applicatie HR en salaris mutaties in te voeren, de loon run aan te vragen bij JMDP Administraties, de loon run output en de rapportages in te zien. In dit verwerkingsscenario is JMDP Administraties verantwoordelijk voor verwerken van het salaris proces en de belastingaangifte, inclusief het onderhoud van het loonmodel, urenmodel, grootboekrekeningschema en online gebruikersbeheer. De Hoofdgebruiker is verantwoordelijk voor mutatie invoer en het selecteren van salaris output ten behoeve van de eigen bedrijf administratie. Voor een TWK procedure of split loon run worden in de overeenkomst aparte afspraken gemaakt. Hiervoor worden geen extra loonstrook kosten gerekend. Sub 3. Het Salarisprodukt “Viewer Only” geeft de Hoofdgebruiker na de inrichting van de bedrijfsadministratie door JMDP Administraties, het recht om via een “documentviewer login” de salaris – en HR output en de belastingaangifte te raadplegen. Mutaties worden door de Hoofdgebruiker aangeleverd via een door JMDP Administraties opgesteld Excel formulier of op andere, overeengekomen wijze Eventuele rapportages ten behoeve van controller audits zijn kosteloos op aanvraag beschikbaar. Voor een TWK procedure of split loon run worden in de overeenkomst aparte afspraken gemaakt. Hiervoor worden geen extra loonstrook kosten gerekend. B. Een variabel bedrag per maand afhankelijk van het aantal loonstroken per actieve medewerker per loontijdvak (maand, vier weken). Onder een “actieve medewerker” wordt een medewerker verstaan die door de Hoofdgebruiker in het loontijdvak loon ontvangt. Het variabele bedrag wordt zowel vastgesteld als gefactureerd aan het begin van de maand een week na de afsluiting van het loontijdvak. C. Een eenmalig vast opstartbedrag om een bedrijfsadministratie in te richten. 4. De Hoofdgebruiker van het Salarisprodukt “Expert” kan te allen tijde voor een belastingjaar een aparte Support Overeenkomst aanvragen, maar is daar niet toe verplicht, waarvan de maandprijs is gebaseerd op het aantal actieve medewerkers in de administratie van de Hoofdgebruiker. De Support Overeenkomst kan zowel incidenteel als periodiek worden afgesproken, waarvoor uurtarieven in rekening worden gebracht. Zonder deze Support Overeenkomst, is de Leverancier derhalve niet verplicht enige Support te leveren, tenzij deze de code- en proces technische voortgang van de overeenkomst zelf betreft.
5. Voor het jaarwerk of de beschikbaarstelling van jaaropgaven worden geen extra kosten berekend. Deze zijn te allen tijde toegankelijk voor de Hoofdgebruiker, tot maximaal twee maanden na de beëindiging van de overeenkomst. 6. Indien een nieuwe administratie in de omgeving van de Hoofdgebruiker wordt opgeleverd, en dezelfde Licentie wordt aangehouden, dan zal de prijsstelling daarvan alleen gebaseerd zijn op lid 3, sub B en sub C. Er worden dan geen extra licentiekosten berekend. 7. Naast de Hoofdgebruiker zijn meerdere Eindgebruikers (bijvoorbeeld ESS, MSS) in de omgeving van de Hoofdgebruiker mogelijk tegen de prijsstelling volgens het JMDP.ORG Prijzenmodel. Indien de Hoofdgebruiker een Licentie “Expert” heeft, kan deze de gebruikers zelf beheren. Indien de Hoofdgebruiker Licentie “HR Business” of “Viewer Only” heeft, dan valt de instelling en beheer van gebruikers onder de verantwoordelijkheid van JMDP Administraties. Indien sprake is van het beheer van een customer web service via een XML interface ten behoeve van een integratie van de software applicatie met andere online applicaties, dan zal hiervoor een andere overeenkomst opgesteld dienen te worden. Een dergelijke overeenkomst gaat in overleg met de Hoofdgebruiker en diens derde partij en is afhankelijk van de aard van de web service en de benodigde programmeertaal skills. 8. De Leverancier is verplicht om te allen tijde de online service beschikbaar te houden, met uitzondering van de tijd die nodig is voor een eventuele Update. In het geval van uitval van functionaliteit, geldt een inspanningsverplichting om maximaal binnen drie weken de toegang tot de service weer beschikbaar te hebben. Indien deze toegang uitblijft en niet afhankelijk is van het lokale netwerk van de Hoofdgebruiker en de punt tot punt verbinding van het Internet, geldt een in gebreke stelling van de levering. Het staat de Hoofdgebruiker dan vrij per direct een andere aanbieder te zoeken of tijdelijk een alternatieve weg in te slaan, die de Leverancier aanbiedt. 9. De Leverancier heeft zorggedragen voor de continuïteit van zijn service in geval van calamiteiten. De Leverancier heeft een back-up procedure en garantie afspraken met zijn eigen leveranciers gemaakt indien er sprake is van niet verwijtbare systeem uitval. 10. De Leverancier kan nimmer aanspraak maken op eigenaarschap van de financiële data die in zijn systeem en andere applicaties door de Hoofdgebruiker zijn vastgelegd ten behoeve van de verwerking van de bedrijfsadministratie.
Artikel 4. Duur van de overeenkomst, Code of Conduct en Prijswijzigingen 1. De overeenkomst tussen de Hoofdgebruiker en de Leverancier wordt aangegaan voor minimaal een jaar. Daarna wordt deze zonder kennisgeving per jaar automatisch verlengd tegen de geldende prijsafspraak, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of indien partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen. 2. De opzegtermijn bedraagt voor beide partijen uiterlijk twee maanden voorafgaand aan het nieuwe belastingjaar. De service zal kosteloos beschikbaar blijven tot uiterlijk twee maanden na de beëindiging van de overeenkomst, ten einde de conversie naar een andere aanbieder zo soepel mogelijk te laten verlopen. 3. De Hoofdgebruiker zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. De Hoofdgebruiker blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het gebruik van de financiële data ten behoeve van de eigen bedrijfsadministratie. 4. De Leverancier zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. De Leverancier levert voldoende instrumenten aan om de financiële data, rekenkundige verwerking en data export naar externe systemen ieder moment te kunnen controleren. De Leverancier heeft daarnaast een inspanningsverplichting om de wettelijke eisen, nodig voor een juiste verwerking van de financiële administratie bij te houden en eventuele wettelijke veranderingen en wijzigingen door updates van de software applicatie te communiceren met de Hoofdgebruiker, voor zover deze van toepassing zijn binnen de vastgestelde overeenkomst. 5. De Hoofdgebruiker draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan de Leverancier aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de Hoofdgebruiker redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan de Leverancier worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan de Leverancier zijn verstrekt, heeft de Leverancier het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten. De uitvoeringstermijn vangt niet eerder aan dan nadat de Hoofdgebruiker de gegevens aan de Leverancier ter
beschikking heeft gesteld. De Leverancier is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat de Hoofdgebruiker is uitgegaan van door de Leverancier verstrekte gegevens. 6. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering daarvan noodzakelijk is om deze te wijzigen of aan te vullen, dan zullen partijen tijdig en in onderling overleg tot aanpassing van de overeenkomst overgaan. Daardoor kan ook het oorspronkelijk overeengekomen bedrag worden verhoogd of verlaagd. De Leverancier zal daarvan zoveel als mogelijk vooraf prijsopgaaf doen. 7. Indien de Leverancier verwijtbaar en aantoonbaar in gebreke mocht zijn in de deugdelijke nakoming van hetgeen waartoe hij jegens de Hoofdgebruiker gehouden is, dan kan de Leverancier aansprakelijk worden gesteld voor de schade aan de zijde van de Hoofdgebruiker tot maximaal het totale factuurbedrag van het kwartaal voorafgaand aan het moment van in gebreke stelling, mits deze per aangetekend schrijven binnen een maand na de vaststelling van de in gebreke stelling aan de Leverancier is medegedeeld. Onder in gebreke stelling vallen geen zaken, welke in alle redelijkheid niet beïnvloedbaar zijn door de Leverancier, zoals uitval of vertraging van internet providers of calamiteiten veroorzaakt door een natuurramp of maatschappelijke onrust. 8. Indien de Leverancier verwijtbaar en aantoonbaar in gebreke is geweest inzake de vastgestelde overeenkomst, en dit verwijt met feiten verwoord per aangetekend schrijven binnen een maand na de vaststelling hiervan door de Hoofdgebruiker aan de Leverancier is medegedeeld, alleen dan is de Hoofdgebruiker gerechtigd de overeenkomst per direct te beëindigen. Binnen de daaropvolgende maand is de Leverancier verplicht de verwerkte financiële data in overdraagbare vorm aan de Hoofdgebruiker onmiddellijk ter beschikking te stellen. 9. Indien de Hoofdgebruiker verwijtbaar en aantoonbaar misbruik maakt van de overeenkomst, door ondeugdelijke data in te voeren in de hem geleverde web-based applicatie, de functionaliteiten moedwillig probeert te beschadigen, of ondanks de ingebouwde veiligheid protocollen via zijn gebruikersaccount de servers probeert binnen te dringen, dan zal onverwijld de toegang voor het betreffende IP adres gesloten worden. Eventueel zal directe ontbinding van de overeenkomst plaats vinden. 10. De Leverancier is gerechtigd maar niet gehouden aan een jaarlijkse prijsverhoging overeenkomstig de jaarlijkse CPI prijsindex. Deze dient de Leverancier maximaal drie maanden voorafgaand aan het nieuwe jaar van overeenkomst schriftelijk aan de Hoofdgebruiker te communiceren.
Artikel 5. Betaling, Leveringsvoorwaarden, In gebreke stelling, Regels bij Liquidatie 1. Betaling door de Hoofdgebruiker dient steeds te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, naar het in de factuur aangegeven bankrekeningnummer van de Leverancier in de valuta waarin is gefactureerd. De Leverancier is gerechtigd om periodiek te factureren. 2. Indien de Hoofdgebruiker 30 dagen na de factuurdatum nog steeds in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, dan is de Hoofdgebruiker van rechtswege in verzuim. De Hoofdgebruiker is alsdan een rente verschuldigd, overeenkomstig de geldende wettelijke rente voor handelstransacties, De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de Hoofdgebruiker in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag. 3. Indien de Hoofdgebruiker in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn betalingsverplichtingen, dan kan de Leverancier besluiten de service tijdelijk op te schorten. 4. Het staat de Leverancier te allen tijde vrij om het factuurbedrag naar beneden toe aan te passen, indien een bijzondere omstandigheid daartoe aanleiding geeft. 5. Levering van de productie omgeving gebeurt volgens de Licentie afspraak die in de overeenkomst is bepaald. 6. Het is mogelijk de Licentie te wijzigen naar een andere productie omgeving, mits deze minimaal 1 maand voor de begindatum van de nieuwe overeenkomst schriftelijk wordt aangevraagd.
7. In geval van liquidatie, van (aanvrage van) surseance van betaling of faillissement, van beslaglegging - indien en voor zover het beslag niet binnen drie maanden is opgeheven - ten laste van de Hoofdgebruiker, van schuldsanering of een andere omstandigheid waardoor de Hoofdgebruiker niet langer vrijelijk over zijn vermogen kan beschikken, staat het de Leverancier vrij om de overeenkomst terstond en met directe ingang op te zeggen dan wel de overeenkomst te annuleren, zonder enige verplichting zijnerzijds tot betaling van enige schadevergoeding of schadeloosstelling. De vorderingen van de Leverancier op de Hoofdgebruiker zijn in dat geval onmiddellijk opeisbaar. 8. In geval van liquidatie, van (aanvrage van) surseance van betaling of faillissement, van beslaglegging - indien en voor zover het beslag niet binnen drie maanden is opgeheven - ten laste van de Leverancier, van schuldsanering of een andere omstandigheid waardoor de Leverancier niet langer vrijelijk over zijn vermogen kan beschikken, staat het Hoofdgebruiker vrij om de overeenkomst terstond en met directe ingang op te zeggen dan wel de overeenkomst te annuleren, zonder enige verplichting zijnerzijds tot betaling van enige schadevergoeding of schadeloosstelling. De financiële data zijn in dat geval onmiddellijk, maar uiterlijk binnen een maand na vaststelling van het bovenstaande in overdraagbare vorm opeisbaar.
Artikel 6. Aansprakelijkheid, Vrijwaring en Geschillen 1. Indien Leverancier aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze Algemene Voorwaarden is geregeld. 2. De Hoofdgebruiker vrijwaart de Leverancier voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden. 3. Indien er sprake is van een zakelijk geschil tussen beide partijen, waarbij directe ontbinding van het contract vanuit een der partijen wordt gesteld, en die niet te maken heeft met de Betalingsverplichting van de Hoofdgebruiker en de Leverantie verplichting van de Leverancier, dan zal eerst geprobeerd worden via een wederzijdse inspanningsverplichting het ontstane probleem op te lossen. Vervolgens zal via een mediator of arbitrage procedure het geschil geprobeerd worden op te lossen. Indien deze pogingen voor beide partijen niet aanvaardbaar zijn, kan gekozen worden voor een civiel rechtelijke procedure.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
