versie: 001 versiedatum: 22-11-2013 aantal pagina’s: 21
Stichting Materra JAARPLAN 2014
INHOUDSOPGAVE JAARPLAN 2014. 1. Inleiding 3 2. Good governance 4 2.1 Missie 4 2.2 Meerjarenvisie 4 3. Evaluatie jaarplan 2013 4 3.1 Groei cliënten 4 3.2 Activiteiten 5 3.3 Kwaliteit activiteiten 5 3.4 Kwaliteit interne organisatie 5 3.5 Vrijwilligers 6 3.6 Locaties 6 3.7 Samenwerking 6 3.8 Bedrijfsleven 7 3.9 Gemeente Ermelo 7 3.10 Coöperatie Boer & Zorg / Federatie Landbouw en Zorg 7 4. Plan van Aanpak 2014 4.1 Externe omgeving 8 4.2 Locaties 9-10 4.3 Cliënten 11 5. Werkplekken en bezetting 11 5.1 Timmerwerkplaats 11 5.2 Handvaardigheid 12 5.3 Facilitaire dienstverlening 12 5.4 Groen 1 12 5.5 Groen 2; Huinerkamp 13 5.6 Administratie 13 5.7 Vrijwilligers 13 5.9 Stagiaires 14 6. Kwaliteit 14 6.1 Querentis 15 6.2 ICT 15 6.3 Cliëntenraad 15 6.4 Vertrouwenspersoon 16 6.5 Veiligheidsplan 16 7. Samenwerking 16 7.1 Andere dagbestedingaanbieders 17 7.2 Twinkeling 17 7.3 Wijkgericht werken 17 8. Samenvatting 18
1. _Inleiding
8
Dit jaarplan is een terugblik op het jaar 2013 en geeft inzicht in de plannen voor 2014 en 2015. Het jaar 2013 is voor Materra een jaar van verandering geweest. Wij hebben afscheid genomen van mevr. E van Bruxvoort; directeur Materra. Zij heeft de afgelopen jaren op een geweldige wijze Materra aangestuurd. Mevr. Van Bruxvoort begon als interim, om haar voorganger dhr. Gé Pak i.v.m. zijn ziekte tijdelijk te vervangen. Helaas was de ziekte zo ernstig dat dhr. Gé Pak vrij snel overleed. Mevr. Van Bruxvoort werd gevraagd de functie van directeur over te nemen. Dit heeft zij met veel enthousiasme en deskundigheid gedaan. Tevens heeft zij eraan bijgedragen dat Materra in Ermelo en omstreken de bekendheid heeft verworven. Mevr. Van Bruxvoort is nu nog betrokken bij Materra als adviseur voor externe betrekkingen. De gebeurtenis rondom het overlijden, maar ook het gedachtengoed van dhr. Gé Pak blijft tot op vandaag de cliënten, vrijwilligers en medewerkers bezighouden. Veranderingen worden dan ook veelal vanuit dat perspectief tegemoet getreden. In 2013 zijn er veel interne wijzigingen geweest bij Materra. In juni heeft mevr. Van Bruxvoort haar functie overgedragen aan dhr. E. van Malenstein. De Raad van Toezicht heeft afscheid genomen van , dhr. F. Van Bruxvoort. Zijn plek is overgenomen door dhr. H.J. Roersma. Met het vertrek van mevr. Van Bruxvoort hebben er verschillende verschuivingen van personeel plaatsgevonden. Het najaar van 2013 staat in het teken van reorganiseren. Een tweede grote verandering is dat Materra afscheid neemt van de huidige locatie aan de Horsterzoomweg. Dit pand staat te koop, waardoor Materra op zoek is gegaan naar een nieuwe locatie. Vanaf januari 2014 zal Materra gehuisvest zijn op een nieuwe locatie; 't Speulder. Dit is tevens een start met een intensieve samenwerking met Interakt Contour, die in hetzelfde pand gehuisvest is. Beide partijen steken de handen in elkaar om vanuit ‘t Speulder een duidelijk maatschappelijke functie te vervullen en zo de transitie naar de WMO vertrouwd tegemoet te treden. Daarnaast is er vanaf november 2013 een groenploeg werkzaam op landgoed "de Huinerkamp" in Putten. De transitie van de AWBZ naar de WMO vraagt veel aandacht, Materra wil dit graag zien in het kader van kansen. Initiatieven om die kansen te verzilveren, worden nader beschreven.
2.Good governance
Stichting Materra beantwoordt aan de eisen die vanuit Good Governance gesteld worden. Er is een Raad van Toezicht, die, conform de statuten, toezicht houdt op het functioneren van de Raad van Bestuur c.q. bestuurder. De Raad van Toezicht overlegt minimaal vier keer per jaar met de bestuurder. Tijdens dit overleg wordt volledige openheid van zaken gegeven over de activiteiten en de financiële verantwoording van de Stichting. Tevens worden de strategische plannen besproken.
De jaarcijfers worden opgesteld door een accountant, conform de eisen van de statuten. Materra beschikt over het kwaliteitskeurmerk van de Federatie Landbouw en Zorg. Dit keurmerk is vergelijkbaar met de HKZ certificering. Er is een cliëntenraad, die gemiddeld drie keer per jaar vergadert met de bestuurder. Voor cliënten, die hieraan behoefte hebben is een vertrouwenspersoon beschikbaar. 2.1 Missie
Stichting Materra biedt mensen met een beperking, dagbesteding aan en werk om zich persoonlijk te ontwikkelen en te groeien en indien nodig de verworven ontwikkeling te behouden en te stabiliseren. Verbondenheid met de natuur (Materra = moederaarde), persoonlijke betrokkenheid en aandacht voor elkaar staat hierbij centraal. De cliënt moet zich weer volledig medeburger voelen. 2.2 Meerjarenvisie
In de toekomst gaat Materra zich nog meer richten op burgerparticipatie. De verworven deskundigheid, wordt dienstbaar gesteld aan de maatschappij. Locatie ‘t Speulder in Ermelo draagt bij aan deze positieve ontwikkeling. De participatie van mensen met een beperking in Ermelo gaat een centrale rol innemen.
3. Evaluatie jaarplan 2013
Vanuit het jaarplan 2013 zijn doelen uitgewerkt
3.1 Groei cliënten;
Er zijn op dit moment 40 cliënten werkzaam bij Stichting Materra. Dit levert gemiddeld 180 dagdelen per week op. Het aantal cliënten stabiliseert; het vertrek van cliënten was bijna even groot als de groei van cliënten. Uitstroom van cliënten komt door: andere werkplek, verhuizing en groei participatie in het bedrijfsleven. Op dit moment zijn de cliëntgroepen opgedeeld in: A: Zorg in Natura B: PGB C: Onderaanneming Het afgelopen jaar is gebleken dat een nieuwe doelgroep Stichting Materra heeft gevonden; de doelgroep dementerende ouderen. Doordat Materra een vriendelijke, ondersteunende omgeving en structuur biedt, gaat het deze doelgroep goed af op Materra. Via re-integratie bureau "Staatvandienst" is een aanvang gemaakt met het plaatsen van cliënten voor sociale activering. Deze cliënten komen via het UWV binnen. Materra is een geschikte werkomgeving, zodat deze mensen weer een goede ontwikkeling kunnen doormaken.
3.2 Activiteiten
In samenwerking met Ambulante Hulpverlening Midden Nederland (AHMN) zijn dit jaar zijn voor het eerst gezamenlijke groenactiviteiten opgepakt; vooral in het bos. Daarnaast is er 1 x per 3 weken een gezamenlijk overleg waarin de ontwikkelingen en kansen worden besproken. De handvaardigheid heeft afgelopen jaar steeds meer vorm en structuur gekregen. De ruimte is fysiek aangepakt, waardoor er meer rust en overzicht gecreëerd wordt. Het laatste jaar laat dan ook zien dat meer cliënten daarvan gebruik willen maken. Voorspelbaarheid en structuur zijn hiervoor belangrijke ingrediënten. Het afgelopen jaar is er een cliënt geplaatst in de Twinkeling. Door deze positie heeft deze cliënt een stap kunnen maken naar het bedrijfsleven. Binnen de Twinkeling worden kwalitatief duurzame producten verkocht. Het huidige cliëntenbestand van Materra maakt dat er een minimale aflevering van producten is. Administratie Door het vertrek van mevr. Van Bruxvoort en de afwezigheid van een administratief medewerker door langdurig ziekte, heeft AHMN een groot deel van de administratieve zaken overgenomen. De administratieve taken wordt weer door Materra ingevuld. Hierdoor is ook het probleem van telefonische bereikbaarheid verholpen.
3.3 Kwaliteit begeleiding; Dit voorjaar zijn alle cliëntendossiers opgeschoond door een externe medewerker. De dossiers hebben een uniforme indeling gekregen en zijn op een overzichtelijke manier opgeborgen in hangmappen. De digitale dossiers zijn up to date Drie van de vier activiteitenbegeleiders zijn ondertussen geschoold in de “Tool INVRA arbeid”. Voor iedere competentie op de INVRA, wordt een begeleidingsdoel opgesteld. Deze begeleidingsdoelen worden SMART opgesteld. Eenmaal per jaar vindt er een evaluatie plaats. Dit wordt het komende jaar verder uitgediept. Een halfjaarlijkse toetsing van kwaliteit van de begeleiding heeft plaatsgevonden; in individuele gesprekken is gekeken vanwaar een medewerker komt, waar de medewerker nu staat en waar de medewerker heen wil. Positieve punten en aandachtspunten zijn vastgelegd. Een veiligheidsplan is ontwikkeld, maar niet volledig uitgevoerd. Reden hiervoor is de aankomende verhuizing. Een prikkelplan is niet opgesteld. Wel zijn er een aantal wijzigingen aangebracht op de werkvloer wat tot minder prikkels leidt. Er is een duidelijk planbord in de keuken. Hierop kan iedere cliënt zien waar hij/zij deze dag ingepland staat en wie zijn/haar begeleider is. Er vindt voortaan werkoverleg plaats, zodat duidelijk wordt voor cliënten, vrijwilligers met wie er gewerkt wordt en waar er gewerkt wordt.
3.4 Kwaliteit interne organisatie; Het vaststellen van het maximaal aantal cliënten, vrijwilligers en stagiaires per medewerker is besproken. Duidelijke afspraken hierover zijn niet te maken, omdat dit afhankelijk is van veel factoren. Wel is afgesproken dat er altijd twee verantwoordelijken op het terrein aanwezig zijn. Bij externe opdrachten wordt dit per opdracht bekeken.
Tevens is de afspraak gemaakt dat een stagiaire minimaal 3 dagen per week moet stage lopen, anders is de begeleiding niet goed vorm te geven en geeft het geen vertrouwen bij de cliënten. Er zijn vaste overlegmomenten per maand voor de activiteitenbegeleiders. De eerste en de derde maandag van de maand is er teamoverleg, de tweede en vierde maandag vindt er cliëntenbespreking plaats. Per activiteitenonderdeel is een jaarplan gemaakt. Dit is voor de afdeling groen en creatief goed haalbaar. De timmerwerkplaats is afhankelijk van de cliëntvraag, zodat er veel geïmproviseerd moet worden. Dit is ook de werkplek waar de meeste wisselingen plaatsvinden. Juist voor dit onderdeel geldt dat als je goed bent, je doorstroomt naar het bedrijfsleven. Gaat het niet lekker, dan stroom je door naar de creatieve afdeling. Op dit moment wordt er nog hard gewerkt om de administratieve zaken op orde te krijgen. De financiën beginnen steeds meer vorm te krijgen. Daarna volgt een verbeterslag op de algemene administratie. Dit is een continu proces.
3.5 Vrijwilligers Het voornemen is driemaal per jaar een vrijwilligersavond te houden. Hierin worden de lopende zaken besproken (dit jaar zijn er 2 avonden geweest) Er waren trainingen gepland. Doordat de verhuizing in een versnelling is gekomen, is dit niet doorgegaan. De vrijwilligers zijn betrokken bij overleggen over de verhuizing en hebben een duidelijke inbreng.
3.6 Locatie Na uitgebreid overleg met makelaars en architecten is er een weloverwogen besluit genomen over de nieuwe locatie. Met ingang van november 2013 vindt een gedeelte van de activiteiten plaats op landgoed de “Huinerkamp” in Putten. Uitgangspunt is het onderhouden van het landgoed. Vanaf januari 2014 is de locatie van Materra in het pand ‘t Speulder aan de Wilhelminalaan 18 in Ermelo. In dit pand is ook Interakt Contour gevestigd. Er zijn afspraken gemaakt voor een intensieve samenwerking. 3.7 Samenwerking
AHMN/Materra: AHMN vult nu de directie uren in bij Materra. Belangrijkste voordelen van deze intensieve samenwerking zijn de wederzijdse contacten en de bekendheid. In 2014 wordt er beleid gemaakt hoe wij als gezamenlijke organisaties de WMO tegemoet kunnen treden. Wij zijn van mening dat samenwerking de kracht wordt om cliënten te helpen een zo zelfstandig mogelijk bestaan te laten opbouwen. Andere dagbestedingaanbieders in Ermelo: Er is door mevr. Van Bruxvoort, samen met dhr. H. Van Bruggen (de Zaak van Ermelo) en dhr. B. Eikelboom (regiodirecteur Interakt Contour), het plan opgepakt een nieuwe stichting op te richten, die zich namens de dagbestedingaanbieders in Ermelo gaan profileren naar de gemeente. Het is in eerste instantie een administratieve inzet. Gemeente Ermelo heeft enthousiast gereageerd op deze plannen. Dit wordt vervolgd. De Twinkeling:
Vanuit Materra is het moeilijk om continuïteit te krijgen in het aanleveren van producten voor de Twinkeling. Dit heeft te maken met de wisselende cliëntgroep. Begin dit jaar werkte er nog een cliënt vanuit Materra, maar deze cliënt heeft inmiddels een plek in het bedrijfsleven gekregen. Tot nu toe zijn er vanuit Materra geen cliënten werkzaam bij de Twinkeling. Door de Twinkeling is de naamsbekendheid van Materra toegenomen; steeds meer mensen weten hun weg te vinden naar Materra. Mevr. Van Bruxvoort blijft zich bezighouden met de organisatie van de Twinkeling.
3.8 Bedrijfsleven Momenteel zijn er geen concrete afspraken met het bedrijfsleven in het kader van proefplaatsingen. De huidige cliëntengroep is niet in staat is om aan het werk te gaan bij externe trajecten. Cliënten, die moeten re-integreren worden voorbereid. Staatvandienst zoekt hiervoor de vervolgplekken. Werkzaamheden voor de groen- en timmerafdeling, komen wel binnen. Helaas zijn dit op zich zelf staande projecten. Er is nog geen sprake van continuïteit. Wel is er het afgelopen jaar een groot bosproject geweest bij Natuurmonumenten. Hopelijk wordt dit gecontinueerd.
3.9 Gemeente Ermelo Er is regelmatig overleg met de wethouder en de beleidsmedewerker van de gemeente Ermelo. Hierin komen de verhuizing, de samenwerking met Interaktcontour ter voorbereiding van de WMO en maatschappelijke betrokkenheid aan bod. Het werken vanuit de locatie ‘t Speulder heeft hierin positieve mogelijkheden. Daarnaast is er het initiatief om dagbestedingaanbieders in Ermelo bij elkaar te brengen onder een stichting (zie eerdere beschrijving)
3.10 Coöperatie Boer en Zorg / Federatie Landbouw en Zorg Het afgelopen jaar is er een externe audit geweest, waarin complimenten aan Materra werden gegeven. Materra is in staat gebleken de kwaliteit, zoals gevraagd via de kwaliteitwaarborging, te blijven bieden. Mevr. Van Bruxvoort onderhoudt deze contacten. Hoe de situatie in 2015 eruit gaat zien in verband met de WMO ontwikkelingen, is nu nog niet helder.
4. Plan van aanpak 2014 4.1 Externe omgeving
Het stelsel van zorgverzekeringen ondergaat de komende jaren een aantal forse wijzigingen. Zoals koning Willem-Alexander aanhaalde in zijn troonrede: "De klassieke verzorgingsstaat moet plaatsmaken voor een 'participatiesamenleving'. De transitie van drie zorg- en arbeid gerelateerde wetten moet deze ambitie ondersteunen. Dit vraagt om meerdere redenen een alerte houding van directie en RVT. Door de overheveling van functies vanuit de AWBZ ( extramurale begeleiding) van de rijksoverheid naar de gemeenten in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning krijgt de gemeente een prominente positie in de zorgverlening van haar burgers. Niet de zorgkantoren en de zorgverzekeraars zijn dan gesprekspartner, maar de gemeenten waar Materra actief is. De AWBZ zal door deze transitie alleen nog bedoeld zijn voor mensen die langdurig en intensief (lees: intramuraal) zorg nodig hebben. Staatssecretaris van Rijn (VWS) heeft een concept wetsvoorstel 'Langdurige Intensieve Zorg' als consultatiedocument aangeboden aan de stakeholders. Deze wet zal in de toekomst de AWBZ vervangen. Het stelsel van jeugdzorg is een verkokerd en versnipperd geheel aan organen, instellingen, verantwoordelijkheidsgebieden en financieringsstromen. Denk alleen al aan het verschil tussen de jeugd-ggz (zorgverzekeringswet), jeugd LVG (AWBZ) en reguliere jeugdzorg (provinciaal budget). Wij zien de gemeente in een centrale regierol als een positieve ontwikkeling. Het begrip 'participatiesamenleving' is niet nieuw, maar komt voort vanuit het arbeidsmarkt denken. Het hoogst haalbare in dat perspectief is het hebben van een zelfstandige baan met inkomen. De nieuwe Participatiewet vervangt de Wet Werken naar Vermogen en heeft daarmee een directe invloed op de huidige WAJONG regeling. Naar verwachting zal een groot percentage WAJONG gerechtigden hier geen aanspraak meer op kunnen doen, mede door de aangescherpte regels vanuit de visie dat 'niemand langs de kant mag staan' en je zoveel mogelijk in je eigen inkomen moet voorzien. De overheid is daarom een campagne gestart om het bedrijfsleven te activeren om arbeidsplaatsen vrij te maken voor (deels) arbeidsgehandicapten. Materra wil deze beleidsvoornemen ondersteunen, zonder voorbij te gaan aan de beperkingen van haar cliënten, die veelal een forse afstand hebben tot de arbeidsmarkt. Wij zoeken hierdoor samenwerkingspartners die kennis hebben van de doelgroep en gericht zijn op het (re)integreren binnen de arbeidsmarkt. De combinatie zorg en arbeidstoeleiding biedt de cliënt een beschutte omgeving voor een succesvolle dag invulling. In de totstandkoming van beleid in het kader van de WMO, is de gemeente verplicht burgers hierbij te betrekken. Deze vorm van participeren zie je terug in klankbordbijeenkomsten of via de WMO-raad. Materra sluit zoveel mogelijk aan bij deze bijeenkomsten.
De transitie en transformatie in het sociaal domein heeft een grote impact op Materra en haar cliënten, bedrijfsvoering en personeel. Ten eerste heeft het consequenties op het zorginhoudelijke aspect. Van zorgvragers wordt verwacht dat zij primair hun eigen mogelijkheden moeten aanspreken, secundair de steun zoeken in hun netwerk en in de laatste plaats aanspraak maken op professionele ondersteuning. Materra sluit met haar
methodiek “op eigen benen” goed aan bij deze sociale netwerkstrategie. Dit kan verder geoptimaliseerd worden door bewustwording en kennisvergroting. De interne organisatie zal dus afgestemd moeten zijn op de nieuwe werkelijkheid. Los van samenwerkingsverbanden, bepaalt iedere gemeente haar eigen beleid. Dit vraagt van Materra een actieve rol in het op de hoogte zijn van gemeentelijke besluitvormingstrajecten. Daarnaast is een flexibele opstelling nodig om te kunnen reageren op cliëntvragen vanuit verschillende beleidskaders en financieringsmodellen. Op dit moment is nog onduidelijk wat de keuzes worden (aanbestedingstrajecten, subsidiering, trajectbekostiging). In deze tijd van onzekerheden, wil Materra vooral inzetten op zichtbaarheid. Dit doen wij door zitting te nemen in verschillende werkgroepen, het tonen van eigen initiatief en het aangaan van (strategische) samenwerkingsverbanden. Het onderscheidend vermogen van Materra in het krachtenveld tussen gemeenten en zorgaanbieders is:
de relatief kleine omvang van de organisatie (wendbaar) de gebruikte methodiek die aansluit op de maatschappijvisie een doelgroep met moeilijk verstaanbaar gedrag
4.2 Locaties Vanaf januari 2014 werkt Materra vanuit de locatie ‘t Speulder in Ermelo Daarnaast worden er werkzaamheden verricht op het landgoed ”de Huinerkamp” in Putten Vanuit
het Speulder zijn de volgende afdelingen werkzaam: administratie groen 1 (tuinonderhoud, terreinonderhoud, zendingskerk, Salem enz). creatief werkplaats keuken activiteiten
Vanuit de Huinerkamp zullen de volgende werkzaamheden worden verricht: groen 2: (houtkap, houtkloven, landgoedonderhoud, houtbezorging) groentetuin / kas Beide locaties worden de komende tijd ingericht, zodat werkzaamheden gecontinueerd worden.
‘t Speulder:
Naast de uitdaging van een nieuwe omgeving, ligt ook de uitdaging voor samenwerking met Interakt Contour. De komende tijd gaan we kennis met elkaar maken. Dit heeft betrekking op het personeel, cliënten, en elkaars producten. Wederzijdse verwachtingen worden besproken en behoudt zijn eigen identiteit. Doelen: inrichten nieuwe werkplekken en zorgen dat cliënten zich weer veilig voelen.
continuïteit in bezetting herkenbaarheid in de geleverde producten. onderlinge afstemming van medewerkers over verwachtingen, plannen, werkzaamheden en samenwerking werkzaamheden.
De Huinerkamp:
De teams moeten hun eigen plek opbouwen; samenwerking met de andere groepen. Belangrijk is de identiteit van Materra te behouden en een goede onderlinge afstemming van werkzaamheden. Er is in de startfase 1 professionele activiteitenbegeleider aanwezig; dit is kwetsbaar. Om het digitale contact te houden en documenten goed beveiligd op te slaan. Gaan we met een ander ICT systeem werken. (zie ICT) Doelen: continuïteit in personele bezetting opzet groentetuin / kas bereikbaarheid en afstemming met collega’s in ’t Speulder
Locatie Horsterzoomweg:
In januari 2014 verhuist Materra naar ‘t Speulder. Personeel, cliënten, vrijwilligers en stagiaires moeten de handen uit de mouwen steken om in een vlot tempo de spullen over te huizen. In februari 2014 wordt het terrein opgeruimd, zodat eind van de maand de overdracht plaatsvindt aan de verhuurder. Doelen: eerste week januari verhuizing januari terrein leegmaken Horsterzoomweg februari opruimen terrein Horsterzoomweg
4.3 Cliënten Er is een aantal cliënten, dat maar 1 of 2 dagdelen per week komt. Het is de vraag of dagbesteding dan wel zinvol is. Er is geen sprake van continuïteit of ontwikkeling en daarnaast geeft het in verhouding veel administratieve werkzaamheden. Het lijkt dan ook verstandig mensen te stimuleren minimaal 2 dagen te komen. Doel: Bij de intake uitleggen waarom het verstandig is om minimaal 2 dagen dagbesteding af te nemen.
De doelgroep LVB/GGZ met gedragsproblematiek is een doelgroep die baat heeft bij een plek binnen Materra. Deze cliënten hebben een prikkelarme en gestructureerde omgeving nodig. Binnen de nieuwe locaties wordt gezocht naar deze mogelijkheden. Het vereist van begeleiders een specifieke manier van begeleiden. Dit vraagt veel structuur, duidelijke afspraken en nabijheid. Doel: onderzoeken welke onderdelen er goed in aanmerking komen voor de LVB/GGZ. onderzoeken welke personeelsleden affiniteit hebben met deze doelgroep. duidelijk en gestructureerde programma beschrijven van activiteiten Een andere nieuwe doelgroep is de licht dementerende ouderen. Dit vereist een ander aanpak en de begeleiding heeft hier goed op geanticipeerd. Dit mag meer bekendheid krijgen. Het is een doelgroep die steeds minder snel een intramurale plek krijgt, waardoor de thuissituatie onder spanning komt te staan. Materra kan een belangrijke rol spelen in het ontlasten van de thuissituatie en het bieden van een stabiele situatie. Doel: acquisitie organisaties die zich met deze doelgroep bezighouden. Afgelopen jaar is er gestart gemaakt met het re-integratie bureau “Staatvandienst” Het is gebleken dat Materra, een goede omgeving is voor integreren voor een periode van drie maanden tot een halfjaar. Het is de verwachting dat deze doelgroep toeneemt.
5. Werkplekken en bezetting 5.1 Timmerwerkplaats: In deze werkplaats wordt hout bewerkt. Tot nu toe gebeurt dit met een beperkt aantal cliënten. Opdrachten komen van bedrijven, particulieren en van de Twinkeling. Het blijkt dat het werk vaak niet te realiseren is voor onze doelgroep. De eisen die aan producten gesteld worden zijn hoog en de kwaliteit die afgeleverd kan worden is te laag. De nadruk moet liggen op het individu; wat heeft hij/zij nodig en hoe moet hij begeleid worden? Er moet gezocht worden naar eenvoudig repeterende activiteiten, waarin producten gemaakt worden waarbij de eigenwaarde van de cliënt groeit, omdat hij meegeholpen heeft een product te maken. Dit maakt dat het inkomsten niveau door verkoop van producten achteruit gaat en de kosten verhoudingsgewijs omhoog. Doel: betere productontwikkeling, passend bij het niveau van de cliënt voorspelbaarheid in activiteiten afweging openingstijden timmerwerkplaats 5.2 Handvaardigheid
Hier is de groep bezig met creatieve activiteiten. Er is een activiteitenbegeleidster werkzaam voor 1 dag in de week. De andere dagen worden volledig bemand door vrijwilligers. De vraag naar deze activiteit groeit gestaag. Helaas was de ruimte binnen de Horsterzoomweg niet geschikt voor deze activiteit.
Binnen ‘t Speulder kan deze activiteit dan ook breder neergezet worden. Dit zal dan ook keuzes gaan vragen in begeleiding. Als we gaan voor een volwassen product, dan moet er een betaalde kracht voor 5 dagen per week aanwezig zijn. Gezien de doelgroep ouderen, die steeds meer de weg naar Materra vinden, is de verwachting dat dit onderdeel gaat groeien. Doel:
goede productontwikkeling inventarisatie van deelnemers continuïteit in professionele begeleiding duidelijke structuur in aanpak en lokaal
5.3 Facilitaire dienst
De schoonmaak en keukenactiviteiten vallen onder deze werkplek. Er is een facilitair medewerker, die vijf dagen beschikbaar is voor de schoonmaak. In het verleden combineerde zij dit met haar werkzaamheden op de creatieve afdeling. Dit jaar wordt het op zich zelf staande afdeling. Door dit los te koppelen van de creatieve activiteiten biedt dit meer mogelijkheden. Cliënten kunnen deelnemen aan schoonmaak, koken, inkoop, catering, kantine, onderhoud enz. Dit vraagt wel om professionele begeleiding. Het aankomende jaar wordt gekeken of dit ontwikkeld kan worden. Doel:
onderzoeken of er vraag is voor deze activiteit programma ontwikkelen voor deze activiteit bij vraag naar dit product de juiste medewerker plaatsen.
5.4 Groen 1
Werkplek Groen 1 houdt in: erfwerkzaamheden, dierverzorging, moestuin en tuinonderhoud voor externe opdrachtgevers. Vaste opdrachtgevers zijn; Salem, Zendingskerk en Natuurmonumenten. Op deze werkplek is 1 activiteitenbegeleider werkzaam voor 4 dagen in de week. Het is één van de werkplekken waar cliënten zich erg thuis voelen. Cliënten kunnen op deze werkplek goede ontwikkelingen doormaken. Doel: zoeken naar opdrachtgevers, die continuïteit bieden duidelijk jaarplan, waarin alle seizoenstaken zijn gewaarborgd plek inrichten binnen ‘t Speulder
5.5 Groen 2; Huinerkamp
Werkplek Groen 2 houdt in bomen vellen, houtzagen, houtkloven, hout stapelen en houtbezorging. Ook het onderhoud van het landgoed neemt een prominente plaats in. Er is afgesproken dat er twee dagen terreinonderhoud wordt gedaan en twee dagen besteed wordt aan externe werkzaamheden. Het terreinonderhoud betekent minder externe vergoedingen. Het gebruik van het landgoed staat daar tegenover.
Daarnaast wordt er een groentetuin ontwikkeld. Er is een activiteitenbegeleider werkzaam voor vier dagen per week. Het streven is een tweede activiteitenbegeleider erbij, zodat deze werkplek minder kwetsbaar is. Dit betekent uitbreiding van het cliëntenaantal. De ontwikkeling van een groentetuin / kas biedt hiervoor mogelijkheden. Doel: inrichten werkplekken hout en groentetuin/kas acquisitie nieuwe cliënten 5.6 Administratie:
Hier wordt de boekhouding, mailverkeer, postverwerking, telefoon beantwoorden, uitwerken notulen vergaderingen, etc. verricht. Deze afdeling maakt nu een reorganisatie door. Financiën worden op orde gebracht en dossiers krijgen een uniformele indeling. Alles wordt digitaal bereikbaar. Voor de financiën gaat men werken met het programma Exact. Als dit goed is ingericht, scheelt dat veel werk en zijn inkomsten en uitgaven beter te beheersen. Daarnaast gaat Materra met Google Apps werken. Dit zorgt ervoor dat informatie overal digitaal toegankelijk wordt. (zie ICT) De telefonische bereikbaarheid van Materra was slecht. Doordat het kantoor nu vijf dagen per week bemand is, is dit probleem grotendeels opgelost. Doel: Exact online training voor de financiële medewerker boekhouding in eigen beheer controle door externe “vrijwilliger” die maandoverzichten maakt en adviseert Interne processen beter beschrijven met juiste formats 5.7 Vrijwilligers
Er zijn 18 vrijwilligers binnen Materra werkzaam. De een heeft een duidelijke rol in begeleiding van cliënten, de ander in het vervoer en weer anderen vinden het fijn om binnen Materra wat hand- en spandiensten te doen. De kosten voor vrijwilligers vraagt om aandacht. Het is de bedoeling dat er goed gekeken gaat worden op welke plek vrijwilligers noodzakelijk / gewenst zijn. Hierdoor kan er beter beroep gedaan worden op vrijwilligers, wat weer ten goede komt voor de ondersteuning bij begeleiding van cliënten. Doel: inzichtelijk maken waar vrijwilligers nodig zijn duidelijk aangeven hoeveel tijd er van een vrijwilliger gevraagd wordt taakomschrijving voor vrijwilligers maken
5.8 Stagiaires
Er zijn vijf stagiaires werkzaam bij Stichting Materra. Er is besloten alleen nog stagiairs aan te nemen voor minimaal drie dagen per week. Hierdoor wordt de continuïteit gewaarborgd.
6. Kwaliteit De leermethode ‘Op Eigen Benen’ van Gitty Scholten en Martin Schuurman is een methode, waarbij de focus is gericht op de aanwezige krachten, aanleg en talenten. Het is een vorm van positieve psychologie waarbij de aandacht wordt gericht op de sterke kanten van de mens. Uitgangspunten (waarden) voor de methode zijn gelijkwaardigheid, respect, optimisme, hoop, vertrouwen en de erkenning van de eigenheid van ieder mens. Maak mensen niet afhankelijk, maar breng hun eigen innerlijke drive op gang waarmee zij zichzelf gaan helpen! Zij doet dit door mensen inzicht te geven in eigen aanwezige competenties en door vaardigheden aan te leren waarbij zij onderzoekt, en aansluit bij, waar mensen goed in zijn. De manier waarop in onze samenleving mensen (met een stoornis of beperking) worden benaderd of hoe wij tegenover ze staan bepaalt in belangrijke mate hun afhankelijkheid. Vanuit deze methodiek wordt gewerkt met het instrument INVRA. Samenvattend houdt dit het volgende in: INVRA is een competentielijst waarmee waarnemingen van - en groei in competenties kunnen worden vastgesteld. De naam INVRA is afgeleid van INventarisatie Van Redzaamheid Aspecten. Het instrument INVRA maakt een onderscheid in competenties die nodig zijn in de woonomgeving, (INVRA-Wonen) en competenties die nodig zijn op een bepaalde arbeidsplek (INVRA-Arbeid). De achterliggende visie op INVRA is dat het instrument in beeld brengt wat de competenties van mensen zijn; het richt zich niet op gebreken of incompetenties. INVRA gaat uit van een positief mensbeeld. Ieder mens heeft kwaliteiten die tot uitdrukking komen in competenties (o.a. gedrag). INVRA onderzoekt welke competenties er al zijn en zet aan tot het uitbreiden van nieuwe competenties. INVRA is in de praktijk ontwikkeld en doorontwikkeld en heeft zijn nut in de praktijk bewezen. Het is een ‘evidence based’ instrument. Om de betrouwbaarheid van de lijst te bepalen, werd in 2001 wetenschappelijk onderzoek uitgevoerd. De conclusie van dat onderzoek INVRA is een betrouwbaar en valide instrument. Inmiddels zijn 3 van de 4 activiteitenbegeleiders getraind in INVRA. Vanuit de afgenomen INVRA’s is het de bedoeling dat er begeleidingsplannen met bijbehorende doelen, acties, evaluaties en rapportage gaan plaatsvinden. Aankomend jaar vraagt dit de nodige aandacht. Er valt een grote verbeterslag te maken waardoor de professionaliteit in de begeleiding van cliënten toeneemt.
6.1 Qurentis
Materra heeft een goed rapportagesysteem, waarvan de mogelijkheden tot nu toe onvoldoende zijn gebruikt. In het najaar van 2013 krijgt een medewerker een cursus in Querentis. Daarna kan hij fungeren als “train de trainer”. Alle rapportages gaan via dit systeem lopen. Doel: vier activiteitenbegeleiders worden geschoold in de methodiek “Op eigen benen” een activiteitenbegeleider wordt geschoold in het instrument INVRA de activiteitenbegeleiders kunnen werken met Qurentis
alle begeleidingsplannen worden aan de hand van INVRA’s gemaakt elke week worden er cliënt rapportages gemaakt
6.2 ICT
Materra heeft een verouderd automatiseringssysteem. Het is slecht toegankelijk en gebruiksonvriendelijk Aangezien er volgend jaar op twee locaties gewerkt wordt, moet de verbinding tussen de locaties op orde zijn. Daarom gaat er gewerkt worden met “Google Apps voor zakelijk gebruik”. Dit is een goed beveiligd systeem, dat overal ter wereld toegankelijk is. Hierdoor kan er uniform gewerkt worden. Dit systeem kan ook op de smartphones gebruikt worden. Afspraken en documenten kunnen ter plekke worden geraadpleegd. Doel: Najaar 2013 migratie naar “Google Apps” 6.3 Cliëntenraad
Materra heeft een cliëntenraad die minimaal vier keer per jaar bij elkaar komt. De raad functioneert geheel zelfstandig. In 2013 zijn de agenda’s en notulen digitaal gemaakt. Door enkele wisselingen in de RVT en directie, heeft de cliëntenraad een aantal keren een positieve bijdrage kunnen leveren aan het aannemen van nieuwe mensen. Daarnaast stellen ze kritische vragen aan de directie met als doel de kwaliteit op de werkvloer te verbeteren. Een orgaan, dat niet gemist kan worden. Doel: binnen de nieuwe locatie faciliteren van eigen werkplek met computer/printer
6.4 Vertrouwenspersoon
Er is afscheid genomen van dhr. Bolt als vertrouwenspersoon van de stichting. Dhr. J. (Johan) Nijzink volgt hem op. Hij heeft zich inmiddels voorgesteld aan de cliëntenraad en aan de medewerkers. De raad heeft vertrouwen in hem en hem is gevraagd aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de raad. Er is afgesproken dat hij dit als gast wil doen, maar niet als vast lid. Hiermee wordt de onafhankelijkheid gewaarborgd. Doel: een flyer maken met informatie over de vertrouwenspersoon 6.5 Veiligheidsplan
Vanaf januari maakt Materra gebruik van twee locaties. Dit vraagt om bijstelling van het huidige veiligheidsplan. ’t Speulder heeft een veiligheidsplan. Materra kan hiervan de informatie gebruiken, aangezien we van dezelfde ruimtes / materialen gebruik gaan maken. Voor de locatie Huinerkamp moet een nieuw veiligheidsplan komen.
Doel: er wordt een veiligheidsplan voor de locatie ‘t Speulder gemaakt. er wordt een veiligheidsplan voor de Huinerkamp gemaakt. 7. Samenwerking
Ambulante Hulpverlening Midden Nederland (AHMN) Met AHMN ligt er een convenant, waarin duidelijke samenwerkingsafspraken zijn beschreven. Op dit moment resulteert dat in het leveren van de directie voor Materra. In de toekomst is het belangrijk elkaars krachten beter te benutten en te kijken hoe gezamenlijk de gemeente Ermelo en de omliggende gemeentes benaderd kunnen worden. Er is al één directeur, maar wat mist, is een gezamenlijk zorgpakket. Het staat nog teveel naast elkaar; het moet meer met elkaar verweven worden. Als wij vanuit een goede hulpverleningsvisie de WMO in 2015 tegemoet willen treden dan ligt hier een uitgelezen kans. Zeker gezien het feit dat de locatie ‘t Speulder wijkgerichte activiteiten kunnen worden ontwikkeld. Daarnaast is er een jaarcontract tot juni 2014, waarin beschreven is dat de directie door AHMN geleverd wordt. Er zal een goede discussie gevoerd moeten worden hoe de organisatiestructuur binnen Materra eruit komt te zien. Het idee is nu een directeur, bedrijfsleider en medewerkers. Is dit wenselijk? Wat is effectief en financieel de beste keuze? Begin 2014 zal hierover meer duidelijkheid zijn. Doel: visie ontwikkelen over een zorgpakket besluit nemen over de organisatiestructuur
7.1 Andere dagbestedingsaanbieders
In Ermelo zijn verschillende zorgaanbieders op het terrein van dagbesteding actief. Daarnaast zijn er grote instellingen, die interne dagbesteding aanbieden. Mevr. Van Bruxvoort (Materra), dhr. Van Bruggen (zaak van Ermelo) en dhr. B. Eikelboom (Interakt Contour) hebben het initiatief genomen om deze aanbieders bij elkaar te brengen en te onderzoeken of er een intensieve samenwerking tot stand kan komen. Reden hiervoor is de transitie naar de WMO. Het voorstel is een stichting op te richten, die zich namens de partijen in het begin administratief opstelt richting de gemeente. Zowel de aanbieders als de gemeente zijn hierover enthousiast. De plannen hiervoor worden verder uitgewerkt. Doel: besluit over een stichting voor de gezamenlijke dagbesteding-aanbieders
7.2 Twinkeling
De Twinkeling is een gezamenlijk initiatief van drie zorgorganisaties in Ermelo: Natuurwerkplaats Materra, ´s Heerenloo en Activiteitencentrum ´t Speulder van Interakt Contour
In de Twinkeling worden artikelen verkocht die gemaakt zijn door mensen met een beperking. Ook biedt de winkel een werkplek aan deze doelgroep en is er een informatieloket over verschillende zorgaanbieders in de omgeving. De winkel wordt grotendeels gerund door vrijwilligers en stagiaires, die samen met de cliënten de diverse winkelwerkzaamheden verrichten.
Namens Materra houdt mevr. Van Bruxvoort zich hiermee bezig. Het aankomende jaar wordt er gekeken of de huidige locatie kan blijven bestaan of dat er elders een onderkomen gezocht moet worden. Materra wil een duidelijk product(en) ontwikkelen, die voldoet aan de koopvraag, maar door cliënten gerealiseerd kan/kunnen worden. Daarnaast zal Materra zich erop richten dat cliënten een werkplek binnen de Twinkeling gaan krijgen. Doel: producten ontwikkelen passend bij de doelgroep en de koopvraag cliënten de mogelijkheid bieden zich in de winkel verder te ontwikkelen
7.3 Wijkgericht werken
De gedachte vanuit de WMO is dat de cliënt weer burger moet kunnen worden. De nieuwe locatie ‘t Speulder biedt in combinatie met Interakt Contour een goede mogelijkheid tot participatie in de maatschappij. ‘t Speulder ligt midden in de wijk waar jonge gezinnen en ouderen wonen. Materra en Interakt Contour gaan samen zoeken hoe zij in contact kunnen komen met de wijkbewoners met de vraag, wat zowel het Speulder als de wijk voor elkaar kunnen gaan betekenen. Plannen voor verdere uitvoering worden in het voorjaar van 2014 gemaakt. Doel: plan voor wijkgerichte aanpak maken partijen helder krijgen, die hieraan mee willen werken.
8. Samenvatting
De verhuizing brengt voor Materra een grote verandering teweeg. Dit brengt veel werk met zich mee, wat veel energie zal vragen van cliënten, vrijwilligers, stagiaires en begeleiders. Naast de verhuizingen, gaat Materra een inhoudelijk verbeterslag maken, waardoor de professionaliteit toeneemt. Daarnaast ligt er de opdracht om toekomstgericht te ontwikkelen richting burger participatie. Kortom; Materra bereid zich stevig voor op de komende omslag in het denken rondom hulpverlening, gestuurd vanuit de WMO. Materra zet zich in vanuit de kansen, die dat met zich meebrengt. Raad van Toezicht Stichting Materra Ermelo
