Vergaderen – Informatieblad (VP)
IEV1
Vergaderen
Bladzijde 1 van 7
Vergaderen – Informatieblad (VP)
IEV1
Bladzijde 2 van 7
Vergaderen Elke vergadering kent een vaste structuur en een vaste volgorde. Deze structuur en volgorde worden ontleend aan de agenda die voor een vergadering is gemaakt. Dezelfde structuur moet weer precies zo verwerkt worden in de notulen die van de vergadering worden gemaakt. Een complete vergadering kent de volgende fases: 1. Agenda maken met bijlagen en de notulen van de vorige vergadering. Deze stukken ruim voor aanvang van de vergadering verspreiden onder de genodigden van de vergadering. 2. De vergadering. 3. Notulen maken van de vergadering. De agenda Een agenda heeft altijd dezelfde structuur. Alleen de hieronder cursief vermelde onderdelen zijn per vergadering verschillend. Ook als een vast onderdeel geen inhoud heeft – er zijn bijvoorbeeld geen ingekomen stukken – wordt dit onderdeel toch in de agenda vermeld. Er staat dan z Opening z Agenda vaststellen z Notulen vorige vergadering [datum vermelden] goedkeuren z Ingekomen stukken z Mededelingen z z z z z z z
[Onderwerp 1] [Onderwerp 2] [Onderwerp ...] Wat verder ter tafel komt (wvttk) Rondvraag Vaststellen volgende vergadering Sluiting
Welke onderwerpen in de agenda staan, is natuurlijk per vergadering anders. Om de notulen goed te kunnen keuren moet deze natuurlijk worden bijgevoegd bij de agenda. Ook kopieën van de ingekomen stukken worden zo mogelijk bijgevoegd. De agenda moet zeker enkele dagen voor de vergadering naar alle genodigden worden gestuurd, met de bijlagen erbij. De genodigde kunnen zich dan goed voorbereiden op de onderwerpen. De ingekomen stukken kunnen allerlei stukken zijn die van belang zijn voor de aanwezigen. Ze moeten worden vermeld in de agenda, maar ze kunnen ook aan
het begin van de vergadering worden toegevoegd aan de agenda. Zijn er geen ingekomen stukken, dan wordt dat in de agenda vermeld: Ingekomen stukken - geen. De vergadering De vergadering wordt voorgezeten door een voorzitter. Dit kan een vaste voorzitter zijn, maar er kan ook voor de gelegenheid een voorzitter worden benoemd. De voorzitter heeft de belangrijke taak om de agenda aan te houden en binnen de beschikbare tijd ook af te werken. De structuur van de vergadering gaat parallel aan de agenda.
Vergaderen – Informatieblad (VP)
IEV1
Bladzijde 3 van 7
De vergadering bevat altijd de volgende structuur: De vergadering
De notulen
Welkom door de voorzitter. Is er geen voorzitter, dan wordt een tijdelijke voorzitter aangewezen/benoemd.
De notulist noteert de datum en het moment waarop de vergadering begint. De notulist noteert wie de voorzitter is.
De voorzitter wijst een notulist aan als deze nog niet bekend is. De notulist noteert zijn/ haar eigen naam als notulist. De voorzitter somt op wie aanwezigen zijn en wie niet, met daarbij vermeld of de afwezigen zich hebben afgemeld of niet.
De notulist noteert deze gegevens.
De notulist noteert op welke punten de agenda afwijkt van de De voorzitter loopt kort de agenda door. De agenda wordt vastgesteld, zodat iedereen weet wat er gaat vooraf gemaakte agenda, en noteert op wiens verzoek de agenda is aangepast. gebeuren. Aanwezigen kunnen vragen een extra punt toe te voegen aan de agenda. Goedkeuren Notulen vorige vergadering. Bij dit onderdeel kunnen correcties worden aangebracht in de notulen van de vorige vergadering. De onderwerpen worden dus niet opnieuw besproken. Na het goedkeuren van de correcties worden de notulen formeel goedgekeurd.
De notulist noteert precies welke correcties moeten worden aangebracht in de notulen van de vorige vergadering en schrijft op dat de notulen daarmee formeel zijn goedgekeurd.
De notulist noteert welke stukken binnengekomen en vermeld De voorzitter meldt wat er voor ingekomen stukken zijn en zijn. licht ze kort toe. Dit is een informatieronde zonder ruimte voor discussie. Leent een binnengekomen stuk zich voor discussie, dan dient dit op de agenda te worden gezet bij de Onderwerpen. De notulist noteert kort en bondig de mededelingen die de De voorzitter doet mondelinge mededelingen. voorzitter doet. Dit is een informatieronde zonder ruimte voor discussie. Leent een mededeling zich voor discussie, dan dient dit op de agenda te worden gezet bij de Onderwerpen. Onderwerp 1: De voorzitter geeft een korte inleiding op het De notulist noteert de belangrijkste informatie en meningen. Een woordelijk verslag is niet nodig. onderwerp dat op de agenda staat. Daarbij wordt duidelijk vermeld wat het doel is van dit onderwerp: informeren, meningvorming of besluitvorming. Onderwerp 2, 3, etc...
idem
Wat verder ter tafel komt. Dit agendapunt is handig om korte onderwerpen te bespreken die tijdens de vergadering aan de agenda worden toegevoegd.
De notulist noteert de extra onderwerpen en een korte inhoud ervan.
Rondvraag. De voorzitter geeft met de klok mee alle aanwezigen een voor een de kans om vragen te stellen aan een andere aanwezige (of aan de voorzitter). Dit moeten vragen zijn van korte en informerende aard, niet om discussie te krijgen.
De notulist noteert de vragen en de antwoorden.
Vaststellen volgende vergadering. Plek, datum en tijd van de volgende vergadering worden door de voorzitter – al of niet in overleg met de aanwezigen – vastgesteld.
De notulist noteert de gegevens.
De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering.
Vergaderen – Informatieblad (VP)
IEV1
Bladzijde 4 van 7
De notulen De notulen worden tijdens de vergadering door de notulist voorbereid. De notulist schrijft in het kort op wat er gebeurt, wie wat zegt (als dit van belang is) en welke afspraken gemaakt zijn. De notulist schrijft op welke besluiten worden genomen of welke mening de aanwezigen hebben over een onderwerp. Tijdens de vergadering kan de notulist even tijd vragen om zijn notities correct te kunnen maken. De notulist kan ook vragen iets te herhalen of samen te vatten. Bij veel vergaderingen is de notulist ook deelnemer aan de vergadering. Dat maakt de taak extra moeilijk – de notulist moet dus goed opletten. Ook de voorzitter heeft hier een rol. De voorzitter moet ervoor zorgen dat de notulist de tijd krijgt goede aantekeningen te maken. Zo spoedig mogelijk na de vergadering werkt de notulist de notulen uit. Deze uitgewerkte notulen hebben dezelfde structuur als de hiervoor genoemde structuur van de vergadering (bladzijde 3). Deze structuur moet duidelijk herkenbaar zijn door een duidelijk opmaak. Bijvoorbeeld door elk onderdeel met een tussenkopje te beginnen en onder elk onderdeel een lege regel aan te brengen. Besluiten en afspraken worden vet gemaakt, zodat ze goed opvallen. Ze kunnen onderaan de notulen nog eens duidelijk worden samengevat. Als de notulen klaar zijn, kunnen ze worden verzonden naar de aanwezigen. Ze kunnen ook worden bijgevoegd bij de agenda voor de volgende vergadering. Notulen goedkeuren Het goedkeuren van notulen is een belangrijke formaliteit. Alvorens de volgende vergadering begint hebben de genodigden de notulen van de vorige vergadering gekregen en kunnen lezen. Als iemand fouten ontdekt – zaken die anders in de notulen staan dan ze waren besproken tijdens de vergadering – dan kunnen deze nog worden aangepast in de notulen. Zijn alle fouten aangepast (of waren er geen fouten) dan kunnen de notulen officieel worden goedgekeurd. Dit betekent dat de besluiten en afspraken van de vorige vergadering nu officieel zijn vastgelegd. Daar kan dus geen discussie meer over ontstaan. Deze goedgekeurde notulen moeten goed worden bewaard. Men kan zich later hierop beroepen als er onduidelijkheden zijn, of als iemand zich bijvoorbeeld niet aan de afspraken houdt. Doelstellingen Elk onderwerp op de agenda van een vergadering heeft een bepaald doel. Bij het ene onderwerp wil een directeur iets mededelen, bij een ander wil men ergens over discussiëren of een besluit nemen. Er zijn drie mogelijke doelstellingen: z Informeren – dat kan wederzijds zijn z Meningvorming – bijvoorbeeld door vragen te stellen of door discussie z Besluitvorming – waarbij mogelijk gestemd moet worden De voorzitter vermeld bij elk onderwerp dat aan de orde komt wat de doelstelling van het onderwerp is.
Vergaderen – Informatieblad (VP)
IEV1
Bladzijde 5 van 7
Taken en verantwoordelijkheden Alle aanwezigen bij een vergadering hebben bepaalde taken en verantwoordelijkheden. Zo moet de voorzitter zorgen dat de vergadering ordentelijk verloopt, moet de notulist alles goed opschrijven en moeten de aanwezigen goed voorbereid aan de vergadering beginnen. Hieronder staat een lijst met taken en verantwoordelijkheden.
1. Aanwezigen: o o o o
Voorzitter Notulist Deelnemers Gasten (pers, publiek, etc)
2. Taken van de voorzitter 2.1 Taken van de voorzitter VOORDAT de vergadering begint: o Vaststellen datum en tijdstip van de vergadering o Zorgen voor ruimte, koffie, AV-hulpmiddelen, etc o Vaststellen agenda en verzamelen stukken o Verzenden van agenda en bijlagen naar genodigden o Inhoudelijke voorbereiding (per agendapunt): o Te volgende procedure per agendapunt o Taak van deelnemers (informeren, discussie, beslissen) 2.2 Taken van de voorzitter TIJDENS de vergadering: o Inleiding c Welkom c Begintijd, pauze en eindtijd melden c Doel van de vergadering c Vaststellen notulist o Agendapunten toelichten o Procedure en tijd bewaken o Ingebrachte ideeën/meningen inventariseren o Standpunten verhelderen o Samenvatten o Conclusies trekken o Leiding geven c Orde handhaven c Open klimaat bevorderen c Bij het onderwerp blijven c Vragen stellen c Extraverte deelnemers indammen c Introverte deelnemers stimuleren c Objectief blijven 2.3 Een besluit nemen Het nemen van een besluit kent een aantal fases. De voorzitter zorgt dat de procedure goed verloopt: o Informatiefase – alle deelnemers moeten dezelfde informatie hebben o Beeldvorming – deelnemers kunnen vragen stellen en suggesties doen o Meningvorming – deelnemers kunnen hun mening uiten en reageren op die van anderen o Besluitvorming – deze fase is afhankelijk van de eerder bepaalde procedure (o.a. het democratisch gehalte van de vergadering)
Vergaderen – Informatieblad (VP)
IEV1
Bladzijde 6 van 7
2.4 Tips en trucs o Maak een tijdsplanning per agendapunt o Wacht niet op laatkomers o Varieer de zitplaatsen o Zorg dat iedereen elkaar kan aankijken o Zorg dat slecht voorbereide deelnemers niet de tijd verdoen o Nodig zwijgzame deelnemers uit mee te doen o Positief blijven en positief afsluiten
3. Taken van de deelnemers 3.1 Voor de vergadering
o Vergadering voorbereiden door alle stukken en de agenda goed te lezen o De notulen van de vergadering lezen en beoordelen o Alle stukken meenemen naar de vergadering 3.2 Tijdens de vergadering
o o o o
Wees bereid tot samenwerking Luister naar anderen Wees geen stoorzender Blijf zakelijk
4. Taken van de notulist 4.1 Rechten van de notulist
o Steun van de voorzitter o Iemand onderbreken en vragen om verduidelijking o Geconcentreerd zijn op de notulen (dus niet deelnemen aan het gesprek) 4.2 Plichten van de notulist
o o o o
Voorzitter assisteren (agenda volgen, tijdsplanning, doelstelling en onderwerp bewaken) Vergaderstukken vooraf doornemen Papieren in orde hebben Nagaan wat voor soort notulen verwacht worden
4.3 Basisvaardigheden van de notulist
o Kunnen schrijven en luisteren tegelijk o Hoofd- en bijzaken kunnen scheiden o Objectief kunnen zijn
