VEKA Nederlands Kampioenschap Autocross

Draaiboek Organisatie Eurol/VEKA Nederlands Kampioenschap Autocross Versie maart 2015 aan dit draaiboek kunnen geen rechten worden ontleend.

1

Inleiding: Het Nederlands Kampioenschap Autocross wordt verreden onder verantwoordelijkheid en auspiciën van de KNAF. De organisatie van het NK wordt door de KNAF opgedragen aan het Bestuur Sectie Auto Cross. Het BSAC draagt de organisatie (van het wedstrijdgedeelte) op aan de Stichting Organisatie Nederlands Autocross Kampioenschap (vanaf nu genoemd de SONAK). Het BSAC verzoekt haar aangesloten clubs jaarlijks om een geschikte accommodatie aan te bieden waar een NK wedstrijd gehouden kan worden. Afhankelijk van het aantal aanbiedingen zal het kampioenschap uit bij voorkeur 6 maar ten minste 5 wedstrijden bestaan. De medeorganisator zorgt voor de accommodatie en andere zaken zoals beschreven in dit draaiboek. De SONAK is te allen tijde verantwoordelijk voor het wedstrijdgedeelte. Dit draaiboek bevat werkafspraken tussen de hoofdorganisator (SONAK) en de medeorganisator (club) en bevat op geen enkele wijze zaken/afspraken voor de licentiehouders die deelnemen aan het Eurol/VEKA NK Autocross. De hoofdstukken op de pagina’s 3 t/m 5 moeten worden geregeld door en vallen onder de verantwoordelijkheid van de SONAK. De hoofdstukken op de pagina’s 6 t/m 11 moeten worden geregeld door de medeorganisator en de medeorganisator is ook eindverantwoordelijk en aanspreekpunt voor de zaken genoemd in die hoofdstukken. Dit draaiboek/deze inventarisatie wordt jaarlijks na het seizoen geëvalueerd. Voor het nieuwe seizoen kunnen er dus wijzigingen/aanpassingen komen.

Versie maart 2015 aan dit draaiboek kunnen geen rechten worden ontleend.

2

VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR DE SONAK Hoofdstuk 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 1.20 1.21 1.22

AANVRAAG/VOORBEREIDING In juni/juli inschrijfformulier maken met voorgestelde data voor het volgende NK jaar. In augustus voorstel richting BSAC doen voor NK kalender. Jaarlijks draaiboek doornemen. Overleg plannen in februari/maart met mede organisatoren. Wedstrijden aanmelden bij de KNAF/Federatiekantoor. Registratie via “MIJNKNAF” doornemen met Federatiekantoor. Informatie publiceren aangaande registratieperiode. Registratieperiode deelnemers begint ieder jaar binnen enkele dagen na de laatste licentiedag. Registratie controleren / startnummers verdelen / mailbestanden aanmaken e.d. Tussentijdse lijst met geregistreerde deelnemers publiceren. Zo spoedig mogelijk bevestigingsbrief + betalingsgegevens versturen naar deelnemers. Betalingen checken. 1 week voor de laatste betaaldatum herinnering i.v.m. betaling sturen. Ongeveer drie weken voor de 1e wedstrijd definitieve registratielijst publiceren. Ongeveer drie weken voor de 1e wedstrijd startnummers e.d. versturen naar deelnemers. Deelnemers invoeren in wedstrijdprogramma. Officials/bestuursleden/sponsoren toegangsbewijzen toesturen. Logo mailen naar de medeorganisatoren. Verenigingen kunnen dit logo ook downloaden van de website van de KNAF. Deelnemerslijsten voor het programmaboekje mailen naar de medeorganisatoren. Lijst met namen sponsoren i.v.m. TV promotie mailen naar medeorganisator. Voor iedere wedstrijd actuele officiallijst samenstellen en mailen naar medeorganisator. Na 3e wedstrijd prijzengeld bekend maken.

Hoofdstuk 2. OFFICIALS 2.1 In januari van elk jaar inventarissen welke officials beschikbaar zijn voor het seizoen; 2.2 Officialoverleg plannen in maart. 2.3 Officialindeling voor het seizoen maken en versturen. Vanuit de SONAK worden de volgende officials toegewezen aan de medeorganisator:  wedstrijdleider en assistenten (in totaal 3 personen);  baancommissarissen (aantal afhankelijk van de baan).  technische commissarissen + hoofd TC;  personen voor de tijdwaarneming + jury (4 personen);  inschrijving en secretariaat: dit zijn 3 personen en zij brengen ook de benodigde apparatuur mee (computer, printer en kopieerapparaat enz.); 2.4 Sportcommissarissen worden toegewezen door de KNAF.


3

Hoofdstuk 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

FACILITEITEN/MATERIALEN Startlicht, startlicht voor de herstart (ACCGeffen) + reserve startlicht (Nijkamp). 2x accu 12v of aggregaat dat 12 volt levert voor het startlicht. 30 portofoons. Aggregaat voor valse startregistratie. ACC Geffen zorg voor reserve decoder. VEKA en SONAK vlag.

Hoofdstuk 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

ADMINISTRATIEVE HANDELINGEN VOOR AANVANG VAN DE WEDSTRIJD Loopbriefjes opmaken. De SONAK nodigt 14 dagen voor het evenement de sportcommissarissen uit. Bijzonder Reglement in samenspraak met de medeorganisator opstellen. Tijdschema maken/controleren. In de week voorafgaand aan het evenement (maandag of dinsdag) toesturen aan de officials/sportcommissarissen:  Bijzonder Reglement;  Tijdschema;  Routebeschrijving;  Eventuele informatie van de medeorganisator In de week voorafgaand (maandag of dinsdag) aan het evenement toesturen aan de deelnemers:  Bijzonder Reglement;  Evt. aanvullende info SONAK;  Evt. info medeorganisator. Bijzonder Reglement publiceren op de website van de KNAF. Ordner met informatie voor sportcommissarissen samenstellen met: kopieën van de vergunning, organisatielicentie, evt. baanlicentie, verzekeringsbewijs, bijzonder reglement en andere van belang zijnde documenten. Openstellen persaccreditatie.

4.6

4.7 4.8

4.9 Hoofdstuk 5. 5.1

TERREIN/BAAN, AANLEGGEN De SONAK/BSAC stelt één of meerdere perso(o)nen aan die in overleg met de medeorganisator bekijk(t)(en) of de baan en de veiligheid conform het reglement is. Deze afspraak vindt ruimschoots van tevoren en in overleg plaats. Indien nodig kan/kunnen de perso(o)n(en) die namens de SONAK/BSAC de baan kom(t)(en) keuren extra veiligheidsmaatregelen voorschrijven. De door die perso(o)n(en) gemaakte opmerkingen t.a.v. de baan, welke schriftelijk worden vastgelegd en schriftelijk worden meegedeeld aan de medeorganisator , moeten 12 uur voor aanvang van het evenement te zijn uitgevoerd. En deze onderdelen worden dan ook gecheckt door de perso(o)n(en) die dit namens de SONAK/BSAC controle(e)r(t)(en). Afvlakken van de veiligheidsdam, ten behoeve van de plaatsing van de spandoeken, gebeurt op aanwijzing van degene(n) die de baan kom(t)(en) keuren.

Hoofdstuk 6. 6.1

VERGOEDINGEN De vergoeding van de sportcommissarissen wordt rechtstreeks betaald door de KNAF. De KNAF belast dit bedrag door aan de SONAK. De verzekeringspremie en het kalendergeld worden door de SONAK betaald. De SONAK vergoedt de kosten van de 2e ambulance, tot een maximum van € 700,00 (incl. BTW). Hiervoor moet een factuur ingediend worden bij de SONAK Factuur 2e ambulance op naam van SONAK.

6.2 6.3


4

6.4

6.4

Hoofdstuk 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7

Hoofdstuk 8. 8.1 8.2 8.3 8.4

Hoofdstuk 9. 9.1

De SONAK vergoedt het verschil in deelnemers tot een maximum van € 400,00. Stel op 2e NK zijn de meeste deelnemers in totaal 180 stuks. Op de laatste NK zijn er 155, dan ontvangt de medeorganisator van de laatste wedstrijd een vergoeding van (180155 = 25 x € 10,00) = € 250,00 van de SONAK. Deze vergoeding wordt aan het einde van het seizoen aan de medeorganisator overgemaakt. Officials die door de SONAK aangesteld zijn ontvangen van de SONAK een vergoeding. ADMINISTRATIEVE HANDELINGEN NA AFLOOP VAN DE WEDSTRIJD Uitslagen publiceren op de site. Diverse stukken (rapporten wedstrijdleider/TC/ongevallenrapporten e.d.) controleren en mailen naar de voorzitter van de sportcommissarissen. Alle rapporten / originelen e.d. inscannen. TC lijst bijwerken, met opmerkingen. Bestraffingenlijst maken/bijwerken. Bij ongeval contact met deelnemer en/of familie opnemen. Uitslag kampioenschap na afloop laatste wedstrijd publiceren op website KNAF.

PRIJSUITREIKING LAATSTE WEDSTRIJD Prijsuitreiking voorbereiden. Bekers (10 voor elke klasse) verzorgen (eventueel in overleg met medeorganisator). Ter opluistering van de prijsuitreiking regelt de SONAK een disco of andere vorm van muziek. Bloemen voor de prijsuitruitreiking.

HOE TE HANDELEN BIJ AFGELASTING Bij afgelasting (aantal dagen van te voren) moeten de volgende maatregelen genomen worden:  Publiceren op de site van de KNAF, en aan autocross verwante websites;  Mail sturen naar alle betrokkenen (deelnemers, officials, sportcommissarissen etc.);  KNAF/Federatiekantoor op de hoogte stellen.


5

VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR DE MEDEORGANISATOR Hoofdstuk 1. AANVRAAG VERGUNNING 1.0 Dien uw aanvraag voor de organisatie van een NK vergezeld van een tekening van de baan, met maten en op een kadastrale tekening in bij de SONAK. De eerste NK zal niet eerder zijn dan eind april/begin mei. Bij de uitnodiging voor de ALV in het najaar van de Sectie Auto Cross wordt een bijlage gevoegd met voorgestelde data. 1.1 De vergunning moet tijdig worden aangevraagd bij de gemeente, niet later dan in januari van het NK jaar. Als de vergunning is verstrekt z.s.m. een kopie naar de SONAK sturen. 1.2. Houdt u ook rekening met overnachting- en/of kampeerverordening. Informeer bij de gemeente of u toestemming nodig heeft om de deelnemers aan het evenement 2 nachten te laten overnachten op het terrein en de voorwaarden die daaraan gesteld worden. 1.3 Heeft u eind februari nog niets van de gemeente vernomen, neem dan zelf contact op om duidelijkheid te verkrijgen. Wacht in geen geval tot twee weken voor het evenement, maar kom eerder in actie. 1.4 Neem goed en tijdig notie van alle voorschriften in de vergunning, zoals: - vanaf welk tijdstip mag de wedstrijd begonnen worden en moet de wedstrijd beëindigd zijn. - vanaf welk tijdstip en tot hoe laat mag er geluid geproduceerd worden; - welke voorwaarden worden gesteld voor het milieu; - de voorwaarden voor de horeca sluitingstijd. 1.5 Neem op tijd contact op met de brandweer en politie en spreek met hen duidelijk de gang van zaken door. Bespreek wanneer zij verwacht worden op het evenement (tijd) en wat er van hen verwacht wordt. Bevestig dit schriftelijk. Tevens moet men het dichtstbijzijnde ziekenhuis (spoedeisende hulp) en de CPA (Centrale Post Ambulance) of GGD op de hoogte te stellen. 1.6 Wanneer u de weg naar het circuit wijst door middel van bordjes met route aanduiding, houd er dan rekening mee dat voor het plaatsen van die bordjes ook toestemming nodig is van Rijkswaterstaat en/of Provincie als het rijkswegen of provinciale wegen betreft. De gemeente kan u hierin verder adviseren. 1.7 Sluit in geen geval een weg af zonder overleg met de gemeente. Wanneer u een weg tijdelijk af wilt sluiten in verband met het evenement, heeft u hiervoor ook toestemming nodig. 1.8 Informeer direct omwonenden op tijd over het op handen zijnde evenement. U kunt hen ook schriftelijk uitnodigen voor het bijwonen van het evenement. 1.9 Met op tijd en tijdig bedoelen wij dat u twee maanden voor het evenement alle zaken geregeld moet hebben. Hoofdstuk 2. OFFICIALS 2.1. U moet als medeorganisator zorgen voor:  Persoon die, Indien het publicatiebord niet nabij het secretariaat staat, het wedstrijdsecretariaat ondersteunt om deelnemerslijsten en uitslagen e.d. op te hangen op publicatiebord.  Persoon die de lijsten bij de startopstelling brengt.  Een starter en personen voor de startopstelling (tenminste 6 personen incl. starter);  Een afvlagger, voorzien van rondenbord;  Twee personen die het Parc Fermé bewaken zodra de kleine finales beginnen, deze personen zorgen i.s.m. de TC dat er geen onbevoegde personen in het Parc Versie maart 2015 aan dit draaiboek kunnen geen rechten worden ontleend.

6

2.2

2.3 2.4

Fermé worden toegelaten en moeten blijven totdat het Parc Fermé wordt vrijgegeven, laat deze personen kennis maken met het hoofd TC, zodat deze personen weten wat ze wel/niet mogen doen/zeggen;  Omroeper;  Minimaal drie weken voor het evenement onderstaande gegevens doorgeven aan de SONAK (via [email protected]) voor het bijzonder reglement / uitnodiging sportcommissarissen / officials e.d.:  Tekening locatie, met daarop de indeling van het terrein, graag op de tekening in ieder geval aangeven, waar het rennerskwartier is en het Parc Fermé;  Routebeschrijving richting terrein;  Kopie vergunning  Kopie organisatielicentie  Adresgegevens terrein;  Naam starter;  Naam speaker;  Hoofd startopstelling;  Hoofd Medische Dienst;  Plaats prikbord Alle toegewezen en benoemde officials, moeten de geldende reglementen kennen en in het bezit zijn van een geldige officiallicentie en moeten een officialhesje (met een afwijkende kleur) dragen. De SONAK kan dit steekproefsgewijs controleren. Zorg dat er voldoende vlaggen aanwezig zijn. Het vaste ontmoetingspunt voor de officials is ’s morgens in de tent. Het ontmoetingspunt na afloop van de wedstrijd wordt ’s morgens bij de briefing bekend gemaakt.

Hoofdstuk 3. FACILITEITEN DIE DE MEDEORGANISATOR VOOR HET EVENEMENT GEREGELD MOET HEBBEN. 3.1 Geef de coureurs bij de entree een formulier mee met daarop belangrijke mededelingen (voorbeeld zie bijlage) en een vuilniszak. 3.2 Noteer de telefoonnummers of andere communicatie middelen waarop uw medewerkers te bereiken zijn die dag, en hang deze op in het secretariaat. 3.3 Materiaal dat aanwezig moet zijn:  Jurywagen;  Afsluitbaar wedstrijdsecretariaat (dichtbij jurywagen) (minimale afmeting secretariaat 2,6 m x 6 m) zorg voor voldoende tafels (min 3) en stoelen (min 4) in dit onderkomen;  Onderkomen sportcommissarissen (spoco ruimte 2.6 m x 3m), zorg voor voldoende tafels (min. 2) en stoelen (min 4) in dit onderkomen;  Afsluitbaar onderkomen voor wedstrijdleider nabij bij het wedstrijdsecretariaat i.v.m. het camerasysteem (hoe groot min 2.6 x 3 m).  (afsluitbaar) toilet nabij secretariaat;  Opstelruimte voor sponsorwand;  Onderkomen voor briefing en prijsuitreiking, tent afmeting minimaal 150 m2;  Toiletten (voldoende in aantal en zorg dat deze worden schoon gehouden en laat dit controleren), deze moeten ook bruikbaar zijn bij overnachting voor en na de wedstrijd; geef op de tekening/plattegrond aan waar ze te vinden zijn.  Een onderkomen (tent) voor de TC in het Parc Fermé;  Verlichting in het Parc Fermé;  Verlichting langs de route naar en van het Parc Fermé als dit nodig is; Versie maart 2015 aan dit draaiboek kunnen geen rechten worden ontleend.

7



3.4

3.5

3.6

3.7 3.8

Overdekte/afsluitbare ruimte nabij de baan voor eventuele technische nakeuring; Er moeten twee ambulances met bemanning op het terrein aanwezig zijn zoals omschreven in het ASJ. Laat de bemanning van de ambulance zich op de van tevoren afgesproken tijd melden bij de contactpersoon van de medeorganisator. Geef de ambulances een plaats op het terrein waar die te allen tijde weg kunnen rijden en met voldoende werkruimte erom heen. Baken deze ruimte zo nodig gedeeltelijk af met lint of hekken. Ten behoeve van het publiek moeten minimaal twee duidelijk als zodanig herkenbare personen aanwezig zijn met een geldig EHBO-diploma. Geef duidelijk aan dat de einddtijd niet van te voren bekend is. De brandweer moet zich ook bewust zijn van de reglementen als omschreven in het ASJ. Ook zij moeten zich op de afgesproken tijd melden bij de contactpersoon van de medeorganisator. Leg deze mensen wel uit wat de bedoeling is en wijs hun een plek aan, graag in overleg met de (ass.) Wedstrijdleider. Diverse andere zaken die geregeld moeten worden:  Stromend water, vermelden als dit geen drinkwater is;  Geluid en commentator/ speaker (ook voor het rennerskwartier, liefst toren) en het Nederlands Volkslied;  Microfoon voor de briefing, let op geen muziek/geluid tijdens briefing; en een microfoon voor alleen in de tent, geluid niet over het hele terrein.  Microfoon t.b.v. het wedstrijdsecretariaat;  Stroomvoorziening: er moet een aparte groep zijn voor het secretariaat (220/230 V);  Publicatiebord met een minimale afmeting van 1,5 bij 2m;  Vuilnisbakken (Tip: geef elke deelnemer/official bij binnenkomst een vuilniszak);  Programmaboekje met daarin de deelnemerslijsten (iedere deelnemer ontvangt dit bij binnenkomst);  Hoogwerker/verreiker voor bij de start met een minimale reikwijdte van 15 meter let op: in de hoogwerker mogen alleen bevoegde SONAK personen staan;  3x steiger en/of hoogwerker voor cameraploeg, bakje hoogwerker minimaal 120x250 cm, opstelling zoals op tekening aangegeven (tekening ontvangt u van de SONAK);  Steiger ten behoeve van de wedstrijdleider;  Klemborden voor de mensen op startopstelling, klaarleggen in secretariaat, aantal naar gelang het aantal startopstellers;  De avond voorafgaand aan de wedstrijd in het Parc Fermé van 19:00 tot 22:00 uur en op de wedstrijddag de gehele dag een kraan of rijplaten t.b.v. de gewichtscontrole;  Twee brandblussers in het Parc Fermé. Op alle reclame-uitingen (posters, programmaboekje e.d.) moet het logo van het EUROL/VEKA Nederlands Kampioenschap vermeld worden. Indien er maar langs één zijde van de baan publiek kan staan moet er verplicht een tribune worden geplaatst, de tribune moet minimaal 6 meter vanaf de publieksafzetting worden geplaatst. Indien een medeorganisator een ander voorstel heeft moet dit voorgelegd worden aan de SONAK.


8

Hoofdstuk 4. TERREIN 4.1 Voor de baan is minimaal 4 ha. nodig. Voor afmetingen zie ASJ artikel 5 Circuit/baan. 4.2 Voor het rennerskwartier is minimaal 5 ha nodig. Dit in verband met de bussen en campers waar de deelnemers mee komen. 4.3 Het parkeerterrein moet ongeveer 3 ha. groot te zijn. Het totale evenementen terrein moet ten minste 12 ha groot zijn. 4.4 Zorg dat er een ruimte (voor overnachting) afgezet is voor de officials van de SONAK, liefst nabij het wedstrijdsecretariaat. 4.5 Zorg dat er een ruimte afgezet is naast de jurywagen voor alleen de organisatie en officials. 4.6 Zorg voor een ruime/brede en verharde op/inrit. Laat deze ‘s avonds verlichten. 4.7 Zet een gedeelte van het terrein (min. 40 x 60 m) af dat als Parc Fermé kan dienen. Positie van het Parc Fermé zo dicht mogelijk bij de uitgang van de baan creëren. Dit gedeelte moet afgesloten en afgeschermd zijn d.m.v. bouwhekken of zeil en er moet een bewaakte ingang en bewaakte uitgang zijn. De bewaking is een verantwoording voor de medeorganisator (minimaal 2 personen). Zorg voor verlichting op de route naar en van het Parc Ferme als dit nodig is. De technische (na)keuring zal plaatsvinden in het Parc Fermé, het Parc Fermé moet zodanig verlicht zijn dat de TC haar werk naar behoren uit kan voeren, de avond voor de wedstrijd wordt er gekeurd tot 22.00 uur. Zorg voor een tent, 2 tafels en stoelen in het Parc Fermé. 4.8 Het gedeelte van het terrein waarop de wedstrijdbaan wordt aangelegd mag voor de NK wedstrijd niet worden gebruikt voor autocross of andere activiteiten die schade aan het terrein kunnen toebrengen. Tenzij tussen de twee activiteiten de NK en een andere activiteit één weekend vrij zit en de toestand van het terrein dit toelaat. 4.9 Leg de avond vooraf aan de wedstrijd in overleg met de baanposten de bulten aan. Dus zorg dat er een shovel/kraan beschikbaar is. Hoofdstuk 5. BAAN, AANLEGGEN ENZ. 5.1 Zie hiervoor het ASJ artikel 7 Circuit/baan + artikel 8 NK-reglement. Zorg voor voldoende in/uitritten langs het circuit. 5.2 Afmeting tussen de startrijen moeten minimaal 10 meter zijn. 5.3 De 1e bocht moet voldoende breed (advies 30 meter) zijn en dient zodanig aangelegd te worden dat de deelnemers deze in een vloeiende beweging kunnen rijden. 5.4 Rennerskwartier: de eerste rij auto’s op het rennerskwartier moet minimaal 6 meter vanaf de publieksafzetting worden geplaatst. Achter de bouw- c.q. dranghekken moet een vrije zone zijn van 6 m met uitzondering van jury en secretariaat etc. 5.5 Van de SONAK ontvangt u een lijst met rijders die horen bij de sponsoren van de TV promotie. Deze rijders krijgen op de eerste of tweede rij van het rennerskwartier een gereserveerde plek van 8 bij 18 meter. Op de lijst wordt aangegeven welke rijders op de eerste en welke rijders op de tweede rij staan. 5.6 Het verdient aanbeveling om de volgende mededeling aan de publieksafzetting te bevestigen: Het is niet toegestaan tenten of andere bouwwerken aan de publieksafzetting te plaatsen of te bevestigen. 5.7 Let erop dat het startlicht, ook bij herstart op de baan, zo is geplaatst dat het voor elke rijder goed te zien is. Het startlicht moet op 40 meter vanaf de eerste startrij staan. 5.8 De finishlijn moet, gezien vanuit de jurywagen richting middenterrein, recht lopen en duidelijk worden aangegeven. De finishlijn moet aan beide zijden duidelijk gemarkeerd worden. 5.9 Op het middenterrein mogen zich alleen de aangestelde officials bevinden. Beperk de aanwezigheid van materiaal en personen op het middenterrein zoveel mogelijk. 5.10 Materiaal: Versie maart 2015 aan dit draaiboek kunnen geen rechten worden ontleend.

9



5.11

5.12 5.13 5.14

5.15

5.16 5.17

5.18

Opsleep- c.q. afsleepmateriaal: op de avond en ochtend voor de wedstrijd en avond en dag na de wedstrijd moet er voldoende materiaal t.b.v. het open afslepen van deelnemers aanwezig zijn, zodat de aanvangstijd niet in het geding komt, bijvoorbeeld bij openstelling rennerskwartier 2 stuks en op afroep binnen 30 minuten meer materiaal;  Afsleep materiaal: minimaal 6 tractoren met hefinrichting c.q. bokje, 1 voertuig met lepels (niet te gebruiken voor egalisatiewerkzaamheden);  Afsleepmateriaal moet zodanig over/langs de baan verspreid te zijn dat dit geen oponthoud oplevert bij het uitvoeren van hun taak. Men moet snel ter plaatse kunnen zijn en niet van de andere kant van de baan moeten komen;  Egalisatie materiaal: bij een zandbaan moeten per bocht 1 kilverblad en per 2 bochten 1 shovel aanwezig te zijn. De shovel niet te gebruiken als hefwerktuig. Bij kleibanen naar eigen inzicht, echter zorg altijd voor voldoende materiaal;  Sproeiwagen;  Publieksafzetting in de vorm van bouw- of dranghekken voor het publiek;  Op de wedstrijddag om 7:30 uur en direct na afloop van de wedstrijd een voertuig met chauffeur ter beschikking stellen die de aanhanger van de SONAK kan vervoeren tijdens het plaatsen en opruimen van de spandoeken langs de baan. Behandeling baan bij droogte: wanneer het al langer dan een week droog is, is het raadzaam om enkele dagen voor de wedstrijd te beginnen met de baan voorzichtig te sproeien. Dit de volgende dagen herhalen. Uiteraard in overleg met de eigenaar van het terrein en de SONAK vertegenwoordiger. Hang het spandoek/vlag met het logo van het kampioenschap (ontvangt u van de SONAK) op bij de ingang van het terrein. Hang de Nederlandse, KNAF, SONAK en VEKA vlag op. Er moet één aanspreekpunt van de medeorganisator m.b.t. de terreinegalisatie aangesteld worden. Het egaliseren gebeurd in goed overleg tussen wedstrijdleider en de medeorganisator en zoveel mogelijk in tijd dat afgesleept wordt. Geef als medeorganisator dit ook door aan alle personen op een voertuig, betrek hun erbij. Maak bordjes met de nummers 1 t/m 14 voor de herstart op de baan, plaats deze zoals omschreven in het ASJ langs de baan. Wanneer een chicane aanwezig is zal de herstart op het rechte eind plaatsvinden. Nummer elke bocht. De SONAK/BSAC stelt één of meerdere perso(o)nen aan die in overleg met de medeorganisator bekijk(t)(en) of de baan en de veiligheid conform het reglement is. Deze afspraak vindt ruimschoots van tevoren en in overleg plaats. Indien nodig kan/kunnen de perso(o)n(en) die namens de SONAK/BSAC de baan kom(t)(en) keuren extra veiligheidsmaatregelen voorschrijven. De door die perso(o)n(en) gemaakte opmerkingen t.a.v. de baan, worden schriftelijk vastgelegd en ook schriftelijk meegedeeld aan de medeorganistor en moeten 12 uur voor aanvang van het evenement te zijn uitgevoerd. En de afspraken worden dan ook gecheckt door de perso(o)n(en) die dit namens de SONAK/BSAC controle(e)r(t)(en). Afvlakken van de veiligheidsdam, ten behoeve van de plaatsing van de spandoeken, gebeurt op aanwijzing van degene(n) die de baan kom(t)(en) keuren. Transponder lus: Plaats twee tyleenslangen op de finishlijn. Deze slangen moeten 60 cm uit elkaar, en maximaal 30 cm diep (liefst 25 cm), niet dieper. Zorg dat de pijp en/of slang waterdicht is, als er water in komt, werkt de lus niet. Plak de tyleenslang dus goed water dicht af. Zorg dat er trekkoortjes in zijn geplaatst, hiermee kunnen de officials van de SONAK de lus er door en weer uittrekken.


10

Hoofdstuk 6. UITNODIGINGEN. 6.1 Wanneer u personen als burgemeester of wethouder uitnodigt, zorg dan ook voor een juiste ontvangst. Vermeld in de uitnodiging een ontmoetingsplaats. Hoofdstuk 7. MILIEU. 7.1 Handel volgens het milieureglement als omschreven in het ASJ. 7.2 Zorg dat er per baanpost een spade, emmer en speciekuip gevuld met water aanwezig is. Deponeer het opgeschepte materiaal op de juiste plaats. Hoofdstuk 8. BINNENKOMST DEELNEMERS/PUBLIEK/OFFICIALS 8.1. Geef aan elke deelnemer bij binnenkomst een loopbriefje. Zet op de dag voor het NK tot 21.30 uur een stempel op de loopbriefje zodat de TC kan zien of de deelnemer dan ook diezelfde dag naar de technische keuring is geweest, u ontvangt een stempel van de SONAK bij de loopbriefjes. 8.2 Als er een deelnemer komt waarvan geen loopbriefje aanwezig is, laat die zich dan direct melden bij het wedstrijdsecretariaat. 8.3 Wijs de deelnemer – bij voorkeur -zo nodig een plaats in het rennerskwartier. 8.4 Iedereen incl. deelnemers betaalt entree. Entree aankomst op de dag voorafgaand het evenement: Entree 0 tot 12 jaar gratis, vanaf 12 jaar € 15,00. Op de wedstrijddag: Entree 0 tot 12 jaar gratis, vanaf 12 jaar € 10,00. 8.5 Sponsoren en officials hebben vrij toegang op vertoon van hun toegangsbewijs dit toegangsbewijs moet ingenomen worden. Hoofdstuk 9. DE WEDSTRIJDDAG. 9.1 De deelnemers moeten op de wedstrijddag voor 7.00 uur aanwezig zijn (zie ASJ) Hoofdstuk 10. VERZORGING OFFICIALS EN MEDEWERKERS. 10.1 Het verdient aanbeveling om de vaste medewerkers/officials een herkenbaar bandje te geven. Dan weten de personen die eten/drinken rondbrengen wie erbij hoort. Deze bandjes kunnen in overleg met de SONAK uitgedeeld worden en/of het secretariaat verzoeken om deze uit te delen. 10.2 Zorg dat er voor de officials (± 25) die op de avond voor de wedstrijd al aanwezig moeten zijn, er iets te eten is. Graag om 18:00 uur gereed, om 19:00 uur begint de keuring en dus moet iedereen dan weer gereed zijn om aan de slag te gaan. 10.3 Zorg voor koffie/thee/water en frisdrank in de vorm van blik of petflesjes voor alle medewerkers. Zorg dat er voldoende thermoskannen zijn. Gebruik geen (consumptie)bonnen. 10.4 Voorzie alle medewerkers voor aanvang van de wedstrijd van een lunchpakket en zorg tijdens de wedstrijd ook voor iets te eten (minimaal 2x warme en 2x koude hap). Wanneer het evenement langer duurt dan tot 18.00 uur dan een keer extra warm. Als bijlage is een voorbeeld tijdschema bijgevoegd. 10.5 Medewerkers die tot taak hebben het rondbrengen tijdens de wedstrijd van koffie e.d. moeten dit doen tijdens het afrijden en opstellen van de deelnemers. Wanneer er gereden wordt moeten deze medewerkers zich zo opstellen dat men zicht heeft op de deelnemers. Deze medewerkers moeten een veiligheidshesje dragen. 10.6 Afhankelijk van het weer moet men vaker met warme of koude dranken rond gaan op het middenterrein. Er kunnen ook koelboxen en thermoskannen meegegeven worden aan de medewerkers op het middenterrein. 10.7 Het verdient aanbeveling om na afloop van het evenement voor alle medewerkers nog wat te eten en te drinken te hebben, geef dit wel vantevoren aan, zodat de officials hierover geinformeerd kunnen worden. Versie maart 2015 aan dit draaiboek kunnen geen rechten worden ontleend.

11

Hoofdstuk 12. PRIJSUITREIKING. 12.1 De prijsuitreiking begint een uur na afloop van de laatst verreden finale. 12.2 Wanneer er in een bepaalde klasse een protest is waardoor er die dag geen uitreiking van de prijzen in die klasse kan plaatsvinden, worden de prijzen in die klasse later in het seizoen uitgereikt. Dit gebeurt altijd in overleg met de SONAK en de sportcommissarissen. De uitreiking van de andere klassen behoeft hier niet op te wachten en kan dus op tijd, zoals omschreven in punt 12.1 doorgang vinden. 12.3 Zorg ervoor dat er een tent van minimaal 150 m2 op het terrein aanwezig is voor de briefing/prijsuitreiking en dat in de tent waar de uitreiking plaatsvindt de bekers, bloemen e.d. klaar staan. 12.4 Per klasse worden 10 bekers en bloemen (voor de 1e drie per klasse) uitgereikt. Bekers die niet worden afgehaald vervallen aan de medeorganisator. Op elke beker moet een extra plaatje komen met daarop de klassensponsoren (U ontvangt van de SONAK een lijst met de tekst die er op moet te komen). 12.5 De KNAF en de SONAK kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan materiaal dat op de wedstrijddag aanwezig is, (zoals bijvoorbeeld tent, tractoren, tafels, stoelen, sanitair enz.). Het eigen risico voor zaakschade is te allen tijde voor de medeorganisator. Het eigen risico voor WA schade is helft SONAK, helft medeorganisator. Overleg met de verhuurders van genoemde materialen of men zelf voldoende verzekerd is voor eventuele schade. Sluit zo nodig zelf als medeorganisator een verzekering af. U moet Aagrarische medewerkers er op wijzen dat zij bij hun eigen verzekering melding moeten maken dat zij tijdens het evenement niet met agrarische werkzaamheden bezig zijn. Het is de verantwoording van de medeorganisator om van te voren te overleggen of de verhuurder zich bewust is van het feit dat hij zelf verzekerd moet zijn voor zijn verhuurde eigendommen. Hoofdstuk 13. PRIJSUITREIKING LAATSTE WEDSTRIJD NEDERLANDS KAMPIOENSCHAP. 13.1 Deze uitreiking vindt plaats ‘s avonds na afloop van laatste wedstrijd of op een nader te bepalen datum en plaats en altijd in overleg met de SONAK. Zie onderstaande punten. 13.2 Wanneer de uitreiking gebeurt tijdens de laatste wedstrijd dan wordt deze wedstrijd verreden op een zaterdag. 13.3 De prijsuitreiking voor het kampioenschap moet plaatsvinden in een tent van ongeveer 800 m2 op het wedstrijdterrein. In deze tent moet een vloer, podium en oprijpodium voor de auto’s van de kampioenen aanwezig zijn. 13.4 Zorg voor voldoende (hang) tafels en stoelen of banken. 13.5 Voor de vaste officials (± 25) moet de medeorganisator zorgen voor een warme hap na afloop van de wedstrijd. De SONAK geeft hiervoor tegoedbonnen aan de vaste officials. Hiervoor kan een factuur ingediend worden bij de SONAK maximale vergoeding € 7,50 incl BTW per persoon (ingeleverde tegoedbonnen meesturen bij factuur). 13.6 De KNAF / SONAK en het BSAC aanvaarden geen enkel aansprakelijkheid van schade of iets dergelijks, welke is veroorzaakt door of vanwege zaken of personen in verband met de prijsuitreiking van de Nederlands Kampioenschap Autocross.


12

Hoofdstuk 14. HOE TE HANDELEN BIJ AFGELASTING. 14.1 Het besluit tot afgelasting wordt genomen door minimaal 2 bestuursleden van de SONAK, de medeorganisator en eventueel de wedstrijdleider of sportcommissarissen. 14.2 Bij afgelasting moeten de volgende maatregelen worden genomen:  eigen medewerkers op de hoogte stellen;  hulpdiensten afbellen; 14.3 Vergoeding bij afgelasting: De reden en handelswijze bepalen de vergoeding vanuit de SONAK richting de medeorganisator. Bij weersomstandigheden minimaal 2 dagen van te voren beslissen (indien mogelijk). Bij een andere calamiteit bepaalt de SONAK de eventuele vergoeding. Hoofdstuk 15. SANCTIES 15.1 Bij het niet naleven van het draaiboek kan de SONAK sancties opleggen.

AANTEKENINGEN:


13

VOORBEELD

Belangrijke mededelingen Datum noemen Geachte deelnemer of bezoeker, Hieronder staan een aantal belangrijke mededelingen waarvoor wij uw aandacht vragen en waaraan u zich als deelnemer/bezoeker dient te houden: 1. Op het rennerskwartier dient stapvoets (5 km/u) te worden gereden; 2. Het is ten strengste verboden met crossmotortjes e.d. op het terrein te rijden (m.u.v. organisatie); 3. Afgewerkte olie, oliefilters en poetsdoeken graag in de daarvoor bestemde bakken deponeren bij de jurytrailer; 4. Milieuzeil onder de gehele crossauto; 5. Minstens drie meter van de publieksafzetting vrijhouden, geen tenten e.d. voor de tribune; 6. Stroomaggregaten en andere geluidsbronnen zoals radio’s e.d. uit na 24.00 uur vrijdagavond tot zaterdagochtend 07.00 uur dit geldt ook voor zaterdag op zondag; 7. Houd het terrein schoon, afval in de daarvoor bestemde containers of vuilniszak; 8. Open vuur verboden, barbecueën is uiteraard wel toegestaan; 9. Zonder toestemming van de organisatie is het niet toegestaan commerciële activiteiten te ontwikkelen.

Mocht u onverwacht hulp nodig hebben dan kunt u contact opnemen met de organisatie (tel: 06 - 28872380) de persoon met dit nummer is ook ’s-nachts op het terrein aanwezig. Bij noodsituaties direct 112 bellen, het terrein is gelegen aan de Drielseveldweg 15, 5334 NW te Velddriel. Stel meteen de organisatie (tel: 06 – 28872380) op de hoogte zodat de hulp bij de ingang opgevangen kan worden. Dienstdoende huisarts: Centrale Huisartsenpost 0900 – 8860. U wordt dan eventueel doorverwezen naar de Huisartsenpost Zaltbommel, deze is gevestigd aan de Van Heemstraweg West 11. Dichtstbijzijnde ziekenhuis: Carolus Ziekenhuis, Hervensebaan 4, 5232 JL ’s-Hertogenbosch, tel: 073 – 6996161 (spoedeisende hulp) Routebeschrijving: Vanaf het terrein links, na 1,6 km linksaf rechtsaf daarna meteen links, bij stoplichten richting Hedel, rijd na 200 m de oprit van de A2 op richting ’s-Hertogenbosch, volg na 4,9 km op het knooppunt Empel A2, E25 richting Eindhoven, neem na 1,4 km de afslag Reitscheweg, ga na 0,5 km linksaf de Bruistensingel op, ga na 0,9 km linksaf de Balkweg op, ga na 500 m rechtsaf de Hervensebaan op, na 0,7 km bent u gearriveerd. Mocht u een taxi nodig hebben dan kunt u contact opnemen met taxibedrijf Maasdriel 0418 – 631290. Gezien het grote deelnemersveld vragen wij u om onderstaande tijden in acht te nemen: Vrijdagavond:  Keuren vanaf 19.00 uur (iedereen die vrijdag komt ook op vrijdag keuren); Zaterdag:  Keuren tot 07.45 uur;  Loopbriefjes inleveren tot 08.00 uur;  09.00 uur Rijdersbespreking in de tent (kijk voor de rijdersbespreking op de jurytrailer of u op de deelnemerslijst/startopstelling staat). Laat het terrein netjes en schoon achter Wij wensen u een fijne en sportieve wedstrijd toe.


14

VOORBEELD

Schema catering NK 12.00 uur:

Soep

14.00 uur:

Broodje met warme hap

16.00 uur:

Slaatje

18.00 uur:

Broodje met warme hap

Neem tijdens het rondbrengen van het eten ook wat thermoskannen koffie mee.

Route: Grote tent Jury / omroeper / afvlagger Secretariaat Spoco’s Vooropstelling Tractoren en andere machines Startopstelling Middenterrein WL Tractoren en andere machines Kassa Verkooppunt 2 Toiletwagen Poort (uitgang baan)


15

VEKA Nederlands Kampioenschap Autocross

Recommend Documents