Beleidsplan Stichting Opvang Oude Manegepaarden en –Pony’s in Friesland 20132014 1. 2. 3. 4.
De basis en de doelstellingen Huidige situatie Donateurs en reservering gelden plus bijdrage maneges Beleid stichting t.a.v. stallen/grond en beleid paarden 5. De stichting: Opbouwfase, bestuur, ANBI-Verklaring, Sepa bepalingen in 2014, zusterstichtingen,
1.
De basis en de doelstellingen
Hiervoor blijft van kracht het beleid zoals geformuleerd in vorige beleidsplannen. De aanleiding voor de oprichting van de stichting is het lot dat oude manegedieren veel te vaak te wachten staat: de slacht of het transport naar het buitenland, een nog beroerder einde. In Nederland is er veel te weinig opvang en is er veel te weinig structureel geregeld voor oude of uitgewerkte manegedieren. De stichting streeft in haar doelstellingen na dat - Er concreet opvang van het oude dier komt - en werkt aan de bewustwording bij alle betrokkenen, manegehouder, ruiters en het grote publiek dat er een goede oplossing voor de dieren gevonden wordt. Liefde voor (dieren)leven – een paard is heel veel leven! – en rechtvaardigheidsgevoel zijn vooral de emoties die mensen bewegen om donateur van de stichting te worden. Communicatie was en is daarbij hét middel om de stichting op en uit te bouwen. Dat gebeurt onder het motto: creatief met kurk. Er is amper of geen promotiebudget. Er kan heel veel en heel professioneel zonder dat er grote bedragen voor die communicatie aan te pas hoeven te komen. In het bij dit beleidsplan gevoegde promotieplan zullen t.a.v. die communicatie de lijnen worden uitgezet voor de komende twee jaren. Daarnaast is er de praktische kant: de stalling en de verzorging van de dieren. Om hun vaste plek te garanderen en meer plaats te creëren is in 2008 het plan voor aankoop van stallen/grond gemaakt. De fondsenwerving is zeer succesvol verlopen: in januari 2010 konden wij de loods met de stalruimte, 15 are weiland en een groot deel van de oprit kopen. In 2011 zijn er in een tweede deel van de loods twee stallen bijgebouwd. In dit beleidsplan komen de stand van zaken m.b.t. uitbreiding in stalruimte en de verdere toekomstplannen aan de orde.
2. Huidige situatie De stichting vangt acht paarden op. Helaas zijn op 16 januari jl. Berthus, ‘de stichter van het bedrijf’, bijna 29 jaar oud en op 21 juni 2013 Quido, 27 jaar oud, geëuthanaseerd. Beide paarden hebben acht jaar van hun pensioen kunnen genieten. Sinds 1 april 2013 verzorgen wij de oude dieren in eigen beheer. Van maandag t/m vrijdag doen Karin Engelman en Bennie Wanrooij de verzorging. In het weekeinde Ineke de Groot. De paarden staan op onze eigen locatie aan de Langestraat 82. Via één van de ruiters van Manege Waarland is al geïnformeerd of dit najaar nog een merrie van die manege opgenomen kan worden in de stichting. In de manege zelf zullen voor dit vijfde dier van die manege dat met pensioen zou moeten amper meer donateurs geworven kunnen worden. Voorgesteld is met de manegehouders te praten over een opslag op de leskaart per manegeruiter van € 1,-- per 13 lessen en te berekenen wat voor bedrag dit op jaarbasis oplevert. Zie ook het kopje ‘bijdrage manege’ bij 3. Donateurs
3. Donateurs Ook voor de donateur geldt onverkort het in vorige beleidsplannen geformuleerde beleid. Donateurs zijn het fundament onder de stichting. De eerste prioriteit blijft het behouden en winnen van donateurs. Doelstellingen aantal donateurs in 2013/2014 Begin augustus 2013 telt de stichting 577 donateurs (577 donateurs ad € 2,50 per maand = € 1442,50). Dit dekt de verzorgingskosten tot € 180,-- per paard per maand af: 8 paarden x € 180,-- = € 1440,-- gedeeld door € 2,50 = 576 donateurs. In 2012 zijn er netto 20 donateurs bij gekomen. Dit jaar staat de stand op 0 (24 er bij, 24 er af). Bijna altijd vormen financiële problemen door de recessie, de voornaamste reden waarom donateurs afhaken. Doelstelling aantal donateurs eind 2013: 600
Vaste bijdrage manege Een tweede bron van inkomsten om de verzorgingskosten van een oud manegedier te betalen, kan een vaste bijdrage van de manege zijn. Het is zeer wenselijk dat maneges zelf actief worden in het financieren van de goede oude dag van het dier. Een goed middel zou zijn: Een toeslag op de 10 of 13-ritten kaart van ruiters in een manege: Gezien onze doelstelling – naast de concrete opvang van het oude manegedier – om te werken aan de bewustwording in maneges en de medewerking aan de goede oude dag van het oude of uitgewerkte manegedier, is met Manege Waarland al in 2012 kort gesproken over de mogelijkheid om een vaste (kleine) verhoging van de 13 rittenkaart voor manegeruiters in te voeren. Aan één van de ruiters die zeer actief betrokken is bij de manege is al voorgelegd om dit nogmaals aan te kaarten. Te denken is aan een bijdrage van € 1,-- per 13 rittenkaart. Voor Manege Waarland zou dit voor 400 ruiters (en het zijn er meer) een bedrag van € 1.600 op jaarbasis opleveren. Van Manege Waarland vangen we nu vier oude paarden op. Als aanvulling op de donateurbijdragen en als invulling van de bewustwording zou zo’n toeslag aan ruiters duidelijk maken dat het ‘gewoon’ is om ook bij te dragen aan het pensioen van de dieren. Manege Waarland durfde dit in 2012 niet aan in verband met de slechte economische situatie. Echter, nu er sprake is van een vijfde dier van die manege – waar amper nog donateurs ter plekke voor te werven zullen zijn - moet hier verder over gesproken worden.
4. Beleid stichting t.a.v. paarden, stallen en land voor 2013-2014 en lange termijn Beleid opvang paarden/pony’s In 2013 zijn ingrijpende veranderingen doorgevoerd doordat we de verzorging van de paarden in eigen hand namen. De grote voordelen van de verzorging in eigen beheer zijn allereerst dat hiermee de gezondheid en het welzijn van de paarden gediend zijn. Wij bepalen nu zelf wat we de paarden voeren en bewaken de goede kwaliteit van voer en strooisel. Onze paarden staan nu gelukkig op een goede droge laag (koolzaad)stro. Sinds we de verzorging zelf doen hebben onze pensionado’s geen koliek meer gehad. Dat betekent een aanzienlijke besparing op dierenartskosten. Maar ook het gegeven dat we eigen baas zijn op ons eigen terrein geeft ontspanning voor ieder die voor de stichting werkt. Het in eigen beheer verzorgen van de paarden had en heeft als consequenties: - Zelf inkopen van koolzaadstro, een voorraad van 560 pakken van 25 kg. Prijs per stuk € 5,88 inclusief 6% BTW. Zelf inkopen van Subli Seniores Priores. Een voorraad van 100 zakken van 20 kg. Prijs per stuk € 7,08 incl. BTW. Zelf inkopen van – aanvankelijk hooi (€ 40,-- per baal) – nu kuil. Per week twee balen ad € 50,-- per stuk; - Het aantrekken van twee verzorgers, Karin Engelman en Bennie Wanrooij voor 20 uur per week (maandag t/m vrijdag). Karin wordt betaald uit de z.g. vrijwilligersvergoeding (€ 150,--) per maand. Maximaal jaarbedrag € 1.500,--. Bennie stuurt maandelijks een nota van € 650,-inclusief BTW; - De noodzaak de ruimte voor de loods in te richten als parkeerplaats. De oorzaak was dat Markus de Vries een hek plaatste rond zijn terrein waardoor de zij-ingang van de loods moeilijk toegankelijk werd voor bevoorrading. Maar ook het gebruik van de kiepkar waarmee de mest kosteloos wordt afgevoerd, vereiste een toegankelijke parkeerplaats; - Daartoe is door het bedrijf Jan Roorda beton verwijderd (twee containers vol) en 15 m3 zand aangebracht. Daarnaast heeft hij een gat gegraven voor de septic tank en die geplaatst (kosten € 1.478,62 incl. BTW); - Bestrating van de parkeerplaats. Het werk is uitgevoerd door Jurjen Tol bestratingen voor de vrijwilligersvergoeding. De kosten van de 100 m2 klinkers waren € 1.066,51 plus € 52,27 voor opsluitbanden; - De aanschaf van een septic tank. Kosten € 623,34 incl. BTW; - De installatie van een toilet. Kosten € 421,44 incl. BTW; - De wc is aangelegd door klussenbedrijf Jackie van Dussen tegen de vrijwilligersvergoeding; - Plaatsing van een hek naast de parkeerplaats als afscheiding van de wei; - Aanschaf van een schrikdraad installatie. € 266,20; - Omheining van onze wei. Kosten palen € 155,--; - Aanschaf twee ruiven. Kosten € 1.100,--. Dit bedrag is geschonken door de Stichting Natuur, Mens en Dier; - De aanleg van een goed gedraineerde paddock achter de loods, afmeting 30 x 9 meter; Daarvoor ontvingen we van de Stichting DierenLot en de Stichting Moyra Stava Morena elk € 4.785,--. De kosten waren € 9.256,50;
-
Het aanbrengen van schuifdeuren aan de voorzijde van de loods. Kosten vermoedelijk € 1.000,--
Nog uit te voeren zijn: - De aanleg van twee automatische drinkbakjes aan de buitenzijde van de loods. Het geld hiervoor is geschonken door de Stichting Natuur, Mens en Dier. Gezocht wordt nog naar een klussenbedrijf met een redelijk tarief voor dit werk; - Het maken van een kozijn tussen opslagruimte en middelste staldeel; - Het maken van een kozijn en eventueel later een schuifdeur achter de stal waar nu Tarzan staat. De stal kan dan altijd weer in gebruik worden genomen, maar dient zolang hij niet in gebruik is als doorgang. Er kan dan een vorkheftruck vanaf de parkeerplaats door de hele loods naar het staldeel met de acht stallen rijden. Dit is noodzakelijk als een heftruckje ingezet moet worden bij het overeind helpen van een paard, maar ook om het dier te vervoeren naar de parkeerplaats wanneer een paard overlijdt in de stalruimte. Tevens is het grote voordeel dat in het najaar en in de winter bij slecht weer zowel de kruiwagens met mest, kuil en de bakken met Subli allemaal binnenshuis vervoerd kunnen worden; - Het afwerken van de wc-ruimte; - Het bouwen van een kleine kantine naast de wc. Het is absoluut noodzaak om in de winter een plek te hebben waar verzorgers even op kunnen warmen wanneer het bitter koud is; - Het aanbrengen van buitenverlichting voor en naast de loods (twee buitenlampen aan de voorzijde, drie aan de zijkant. Lampen met sensor voor licht en beweging); Het is gewenst dat we in de toekomst een klein vorkheftruckje in eigendom krijgen. We beschikken nu over 10 stallen. In principe is het goed beleid om altijd over een stal extra te beschikken. Ongeacht of die stal een jaar of misschien langer leeg staat, zijn we dan steeds in staat om in ieder geval –wat betreft onderdak - een oud manegedier op te vangen. Allereerste vereiste voor het opvangen van een dier erbij is een voldoende aantal donateurs om het stalgeld van het dier te kunnen betalen. Irma moet gezien haar grootte en haar probleem om overeind te komen in de voor haar te kleine stal, absoluut een grotere stal in het middendeel van onze loods krijgen. De aanlegkosten van de paddock vielen lager uit doordat diverse werkzaamheden (lange pijp door buitenbak Markus etc.) niet doorgingen. De ruim € 300,-- die nu over zijn uit de schenkingen, zouden voor dit doel ingezet kunnen worden als startbijdrage voor de grote stal voor Irma. E.e.a. wordt dan uiteraard in onze verantwoording van de besteding van die gelden genoemd. In 2014 staat ook op onze wensenlijst om van de vier stallen aan de zijkant van de loods, drie ruimere stallen te maken (formaat nu 2.50 x 3.10 meter en dan 3.30 x 3.30 meter). Voor grote paarden, zoals Fellow en Halinda zijn ruimere stalmaten gewenst. De kosten daarvoor komen in 2014 aan de orde. Voor bovengenoemde projecten die al uitgevoerd zijn, maar waarvoor de gelden nog moeten worden aangevraagd en voor de nog uit te voeren werkzaamheden zullen dit najaar gelden worden aangevraagd bij de dierenbeschermingsfondsen. Stallen en land: De renteloze lening van € 30.000,-- van de landelijke Dierenbescherming moet in vijf jaar tijd, van 2010 tot 2014, met jaarlijks een bedrag van € 6.000,-- worden afgelost. Voor 2010, 2011 en 2012 zijn die bedragen voldaan. Inmiddels is in totaal € 18.000,-- afgelost. In 2013 ontvingen we van de Stichting Natuur, Mens en Dier een bijdrage van € 1.000,-- voor de aflossing dit jaar. Voor de verdere toekomst wordt een eerste prioriteit huur of eigendom van weidegrond. Het streven is tenminste een hectare in eigendom te hebben. Mogelijk kan in 2014 een begin gemaakt worden met het inzamelen van gelden die nodig zijn voor die aankoop en kunnen eventueel afspraken worden gemaakt met eigenaren van weidegrond in de omgeving . De prijs van weidegrond ligt rond de € 35.000,-- per ha. Bij de J.H. van Aismastichting in Beetgumermolen is bekend dat we graag in aanmerking komen voor het gebruik van weide (deze stichting beschikt over diverse hectares die verpacht worden aan boeren). Voor een schenking komen we helaas niet in aanmerking omdat onze stichting niet gevestigd is in Beetgumermolen. We houden echter de J.H. van Aismastichting op de hoogte (o.a. uitnodiging Open Dag).
5. De stichting Opbouw: Voor onze stichting geldt onverkort wat vorig jaar al in het beleidsplan werd gesteld: wij verkeren nog steeds in de opbouwfase. Hoe groot of hoe klein we uiteindelijk zullen worden is onbekend. Bepalend is of wij kunnen voorzien in de behoefte aan pensioenplaatsen voor oude manegedieren in onze regio. Een aantal maneges zorgt zelf voor de oude dag van hun dieren, door verkoop van manegepaarden of -pony’s tijdens ‘hun werkend leven’ aan ruiters of door het vinden van een goed plekje voor het oude dier bij een particulier als gezelschapsdier voor eigen paard of pony. Een enkele manege – vaak een manege met veel eigen land – kan het dier in de manege zelf die oude dag geven. (Zie enquête onder manegehouders Friesland mei 2010. Een korte rapportage staat in de Nieuwsbrief van juni 2010). Wij zijn er voor die maneges in de noordelijke regio (Friesland, Groningen, Drenthe, de Kop van Noord-Holland) die geen oplossing voor het dier hebben. Meestal gaat het om oude manege paarden. Voor pony’s is het makkelijker een plekje te vinden (minder land nodig, kleine stal, goedkoper in voer, etc.). Bestuur: algemeen Voorwaarde voor onze stichting is - hoeveel er ook opgebouwd wordt aan aantallen donateurs, eigendom van stallen en land en vermogen – dat het werk gedragen wordt door een betrokken, enthousiast bestuur. Bestuursleden die elk voor zich hun eigen taak goed vervullen en gezamenlijk alle werk doen dat nodig is. Betrokkenheid is dé motor en enthousiasme de brandstof. Het is vrijwilligerswerk, maar het is niet vrijblijvend. Bestuursleden In februari 2013 is Brenda Pruis toegetreden als nieuw bestuurslid, nu in de functie van algemeen bestuurslid. Anna Tuinenburg-van Hengel is Siets Regterschot opgevolgd in de functie van secretaris. Anna is tevens plaatsvervangend penningmeester. Jan Roorda, penningmeester van de Afdeling Leeuwarden van de Dierenbescherming is financieel adviseur. Jan stelt jaarlijks de exploitatierekening en balans op. Omdat we een klein bestuur zijn en betrokkenheid en het delen van kennis voor alle bestuursleden van belang zijn, hebben alle bestuursleden inzage in de bankrekeningen. Anna Tuinenburg, Gerard Nielsen en Ineke de Groot hebben daarbij de bevoegdheden om ook alle bankhandelingen uit te voeren. Maandelijks worden de bijgewerkte boekhouding, maar ook aanvragen en dankbrieven voor schenkingen aan alle bestuursleden en de financiële adviseur toegezonden. Er staat al lang nog een vacature open: omdat communicatie, acties en promoties een heel belangrijke basis voor het succesvol opereren van de stichting zijn, zoeken we nog een bestuurslid met opleiding en ervaring in marketing en reclame. ANBI-verklaring (Algemeen Nut Beogende Instelling) De belastingdienst heeft ons als ANBI erkend per 1 januari 2008. Deze erkenning is essentieel o.a. voor de fiscale aftrekbaarheid van alle donaties en giften + faciliteiten bij erfenissen/legaten. Alle fondsen die ons schenkingen doen eisen een ANBI-verklaring. Per januari 2014 verandert de regelgeving voor ANBI’s. Er komen een aantal nieuwe voorwaarden die als doel hebben het vertrouwen van het publiek in de filantropische sector te bevorderen. Met ingang van 1 januari 2014 moeten de volgende gegevens via de internetsite openbaar gemaakt worden: - De naam, de officiële en eventueel ook meer populaire naam - Het fiscale nummer - De contactgegevens (vestigingsadres, telefoonnummer en e-mailadres) - De bestuurssamenstelling en de namen van de bestuursleden - Het beleidsplan - Het beloningsbeleid (eventueel van bestuurders, maar ook van het in dienst zijnde personeel) - De doelstelling, d.w.z. het doel, de missie en de bestaansreden - Het verslag van de uitgeoefende activiteiten - Een financiële verantwoording. (een samenvatting van) de balans en de staat van baten en lasten, met een toelichting Per 1 januari 2014 is geen notariële akte meer nodig voor periodieke schenkingen. Die zijn nu alleen aftrekbaar indien ze bij notariële akte zijn vastgelegd en voor een looptijd van tenminste vijf jaar. Per 1 januari wordt het mogelijk om ook periodieke giften die via een onderhandse schenkingsovereenkomst tussen gevende en ontvangende partij wordt vastgelegd fiscaal aftrekbaar te maken. De Belastingdienst zal hiertoe een eenvoudige model-schenkingsovereenkomst als downloadbaar bestand ter beschikking stellen op hun website. Die overeenkomst moet door beide partijen worden getekend.
Het is absolute noodzaak dat we altijd tijdig alle zaken op orde hebben, van boekhouding, verslagen van vergaderingen en financiele jaarrekening tot jaarverslag, beleidsplan en archief. SEPA-bepalingen in 2014 (Single Euro Payment Area) In februari 2014 zal de maandelijkse automatische incasso uitgevoerd moeten worden volgens de bepalingen van de SEPA. Reeds in 2013 is in heel Europa het IBAN rekeningnummer (een combinatie van letters en cijfers, in de letters is een codering voor het land etc. opgenomen) ingevoerd. Dit heeft ingrijpende gevolgen voor het incassosysteem. In oktober 2013 zal een nieuw incassosysteem worden besteld en wordt gestart met het invoeren van de nieuwe gegevens. Ook wordt daarna alles uitgetest zodat we in februari 2014 zonder problemen de overgang naar het nieuwe incassosysteem kunnen maken. Zusterstichtingen Met ’t Olde Manegepeerd in Dalmsholte en het Manegepaardenpensioenfondsen is regelmatig o.a. via Nieuwsbrieven en af en toe telefonisch contact. Een gezamenlijke bijeenkomst van onze drie stichtingen ligt voorlopig nog niet in het verschiet (o.a. door de grote afstanden), maar blijft een gewenst punt. In oktober 2013 is een werkbezoek van ons bestuur met Karin en/of Bennie aan de meer dan 50 jaar bestaande ‘Paardenkamp’ in Soest zeer gewenst zijn (bezoek locatie, gesprekken met beheerder en een bestuurslid). Zo’n bezoek is zeer motiverend wat er allemaal bereikt kan worden en geeft heel veel informatie over de verzorging en huisvesting van oude paarden en pony’s.
