VandeGrijp Buizen gaat voor stabiliteit en migreert haar complete e-mail en agendaomgeving naar Microsoft Business Productivity Online Organisatie
Soms moet er iets ernstigs gebeuren, voor een bedrijf in de gaten heeft hoe
VandeGrijp Buizen is een zelfstandige productie-
afhankelijk het is van de techniek. Het overkwam VandeGrijp Buizen: ongeveer
/handelsonderneming gevestigd te Papendrecht en
een jaar geleden begaf de e-mail server het. Het bedrijf was daardoor een paar
gespecialiseerd in de fabricage van dikwandige,
dagen van de buitenwereld afgesloten, een aanzienlijke verliespost. Om zulke
gelaste buiscomponenten voor een breed scala
calamiteiten uit te sluiten stapte VandeGrijp Buizen over op de Online Services
aan toepassingen. Bij de afdeling VandeGrijp
van Microsoft. Behalve een stabiele e-mail omgeving bleek de overstap nog
Rental kunnen klanten terecht voor het huren van
enkele extra voordelen in petto te hebben. Zo kunnen de medewerkers hun e-
stalen buizen met bijbehorende hulpstukken,
mail en agenda voortaan ook thuis en onderweg bereiken en staat het bedrijf
pontons, splijtbakken en elevatorbakken. Door de
niet meer te boek als 'spammer'.
gunstige ligging aan de A15 en de rivier de Merwede met toegang tot een eigen haven beschikt het bedrijf over uitstekende
SITUATIE
vervoersmogelijkheden, zowel over de weg als over water.
Hugo van Verseveld is financieel directeur (CFO) bij VandeGrijp Buizen: "Voor onze verkoopafdeling is e-mail een onmisbaar instrument om te communiceren met klanten, leveranciers en onze eigen medewerkers. We hadden daarvoor Microsoft Exchange Server in gebruik en dat ging goed, tot vorig jaar de hardware waarop dit communicatiepakket draaide crashte. Niet alleen ligt dan het e-mail verkeer plat, ook onze agenda's waren weg. In geld uitgedrukt is dat een enorm verlies." Op zich zou het niet moeilijk zijn geweest om een nieuwe server aan te schaffen en de hele Exchange-omgeving weer te herstellen. Maar er bleek meer aan de hand te zijn. Hugo van Verseseld: "Naar onze beleving hadden we onze IT goed beveiligd, onder meer met hele dure anti-virussoftware. Ondanks dat was onze e-mail omgeving toch op de een of andere manier besmet geraakt. Namens ons bedrijf werden – zonder dat we daar iets tegen konden doen - allerlei ongewenste e-mails verspreid, waardoor we te boek stonden als 'spammers'. Je staat dan op
Eisen - e-mail verkeer en agenda's mogen nooit meer verstoord raken door hardwarefouten - bedrijf mag niet meer voorkomen op zwarte
een zwarte lijst waar je niet zomaar van afkomt. Het gevolg is dat mailtjes die voor ons bestemd zijn niet aankomen en ook, dat je een heleboel mail niet kunt verzenden. Met een nieuwe hardwareserver zou dat probleem blijven bestaan. Immers, zelfs al zouden we de server virusvrij kunnen maken, dan blijft nog steeds het risico van een ondermaatse beveiliging en opnieuw een besmetting."
'spammer'- lijst - IT moet bevrijd zijn van beveiligingsrisico's en virusbesmetting
OPLOSSING De CFO van VandeGrijp Buizen wilde voor de e-mail en agendaomgeving geen
Voordelen
eigen server meer, maar zocht een maximaal beveiligde online oplossing. "Onze directie had daar aanvankelijk wel wat moeite mee, omdat je vertrouwelijke data
- stabiele e-mail en agendaomgeving
'online' zet. Dat wantrouwen is vreemd, want met een eigen server gaan je
- werkomgeving niet meer plaatsgebonden,
gegevens sowieso al online, elke keer als je via het internet een e-mail verstuurt."
werknemers kunnen ook thuis en onderweg hun mail en agenda raadplegen
Dat de e-mail na de servercrash drie dagen uit de lucht was woog voor de directie
- medewerkers kunnen slagvaardiger handelen
uiteindelijk zwaarder dan de eventuele bezwaren rond de externe opslag van
- geen last meer van spammer-status
vertrouwelijke informatie. Hugo van Verseveld: "In hun perceptie heeft een stabiele e-mail omgeving de hoogste prioriteit gekregen." VandeGrijp Buizen pakte de zaak grondig aan. Hugo van Verseveld: "Door het e-mailverkeer los te trekken van onze bestaande IT-omgeving en onder te brengen in een extern en goed beveiligd datacenter, blijft onze e-mail ingeval van een calamiteit met onze server gewoon doordraaien en zijn we niet meer geheel
"We hebben gekozen voor Microsoft Business
van de buitenwereld afgesloten." Om dit op de rails te krijgen raadpleegde
Productivity Online Services, kortweg BPOS,
VandeGrijp Buizen het IT-bedrijf De Giessen Automatisering. Hugo van Verseveld:
omdat Microsoft de continuïteit en veiligheid
"Bij de selectie van deze Microsoft Certified Partner hebben we ons laten
van de BPOS-omgeving garandeert en dat telt
adviseren. De Giessen heeft dit soort migratieprojecten ook voor andere klanten
voor ons heel zwaar."
gedaan en zulke referenties zijn belangrijk, evenals het persoonlijk contact. Onze
Hugo van Verseveld is financieel directeur (CFO)
contactpersoon bij De Giessen is William Geluk en als je met hem spreekt merk je
bij VandeGrijp Buizen
dat je in de IT-wereld een enorme achterstand hebt. Wij dachten onze IT goed beveiligd te hebben, maar De Giessen zet er zo nog 80 veiligheden bovenop. En ze regelen back-up's naar andere locaties via glasvezel." Wat betreft de nieuw op te zetten communicatieomgeving werd met William
Producten Microsoft Business Productivity Online Services
Geluk doorgesproken wat de beste opties waren. Hugo van Verseveld: "We hebben gekozen voor Microsoft Business Productivity Online Services, kortweg BPOS, omdat Microsoft de continuïteit en veiligheid van de BPOS-omgeving garandeert en dat telt voor ons heel zwaar."
VOORDELEN Onder begeleiding van De Giessen werden de oude mailboxen van de gecrashte server zo goed als mogelijk hersteld en overgezet naar BPOS. Hugo van Verseveld: "Dat ging allemaal heel soepel en binnen de geplande tijd." VandeGrijp Buizen ervaart inmiddels dat BPOS meer voordelen biedt dan alleen continuïteit. Hugo van Verseveld: "Allereerst hoeven we geen eigen Exchange Server meer te onderhouden. Zelfs de back-up's worden door Microsoft gemaakt. Weliswaar maken we zelf ook nog back-up's, maar eigenlijk is dat overbodig. Overigens hebben we nog niet één keer op een back-up terug hoeven vallen, sterker nog, sinds we met BPOS draaien hebben we helemaal geen contact hoeven opnemen met Microsoft voor ondersteuning!" Ook is VandeGrijp Buizen bevrijd van haar 'spammer'-status: "Mailtjes worden niet meer afgewezen en komen keurig binnen. We hebben geen last meer van de "De migratie van onze e-mail omgeving naar
zwarte lijst."
BPOS was een behoorlijke uitdaging, dus had ik zoiets van 'Microsoft, weet wel waar je aan
Een significant voordeel voor VandeGrijp Buizen is dat via BPOS veel efficiënter
begint!'. Maar het draait allemaal uitstekend,
gecommuniceerd kan worden. Hugo van Verseveld: "Onze verkoopafdeling is
en daar zijn wij heel gelukkig mee."
voornamelijk een binnendienst. Sporadisch gaan de verkopers de weg op en is
Hugo van Verseveld is financieel directeur (CFO)
iemand onderweg - of op vakantie of op een andere manier afwezig - dan zie je
bij VandeGrijp Buizen
dat heel snel: de aanwezigheidsassistent laat meteen zien of iemand er is, zodat je een taak desgewenst direct kunt doorzetten naar een collega. Ook als iemand thuis werkt, kan hij via BPOS gewoon meewerken met zijn collega's op de zaak." Alle e-mail en agenda's zijn nu vanaf elke werkplek bereikbaar. Hugo van Verseveld merkt dat dit binnen zijn bedrijf als een katalysator werkt: "Simpelweg omdat de techniek die mogelijkheid biedt, willen de mensen er ook gebruik van
maken. Met name de directieleden zien die voordelen. Dat iedereen nu overal "Dat iedereen nu overal online zijn agenda en
online zijn agenda en mail kan raadplegen levert per saldo een flinke
mail kan raadplegen levert per saldo een
kostenbesparing. De manager van onze afdeling Verhuur bijvoorbeeld heeft
flinke kostenbesparing."
onlangs een netbook gekregen. Daarop kan hij calculaties maken en die meteen
Hugo van Verseveld is financieel directeur (CFO)
- waar hij ook zit - via e-mail naar de klant sturen. Vroeger moest dat altijd via
bij VandeGrijp Buizen
een collega worden geregeld, nu is hij in staat om direct actie te ondernemen en zijn taak zelf af te handelen. Door die slagvaardigheid kun je sneller en efficiënter je werk doen." Van alle 60 medewerkers van VandeGrijp Buizen werkt ongeveer de helft met BPOS. Hugo van Verseveld: "Als iets niet goed is, hoor je direct allerlei negatieve dingen en die hoor ik niet. We kunnen dus stellen dat we allemaal dik tevreden zijn met BPOS en wat ik zelf vooral geweldig vind, is dat BPOS onze wens, een veilige en probleemloze e-mailomgeving, volledig heeft waargemaakt." Op de vraag of de directie nog steeds huiverig is voor het feit dat data nu online bereikbaar is antwoordt Hugo van Verseveld: "Nu we eenmaal die hobbel hebben genomen hoor ik er nooit meer iets over. Onderhuids zien ze het misschien nog als een bedreiging, maar ze erkennen vooral de voordelen. Ik denk overigens ook niet dat de MIVD in onze mailboxen gaat snuffelen, voorzover dat al mogelijk is, want onze BPOS-omgeving is zeer goed beveiligd."
KOSTEN Nieuw voor de CEO was het kostenaspect van BPOS: "Heb je Exchange Server in eigen beheer draaien dan kun je net zoveel mailboxen aanmaken als je wilt, qua "Als je alle kostenaspecten en voordelen
licenties kost dat niets extra. Met BPOS betaal je per mailbox per maand, dat is er
meeneemt in de vergelijking tussen Exchange
minimaal één per gebruiker. Ook voor onze groepsmailboxen, alias SALES en
Server in eigen beheer en BPOS, zijn we met
RENTAL die voor onze website van belang zijn, betalen we een vast bedrag per
BPOS beslist veel voordeliger uit."
maand.
Hugo van Verseveld is financieel directeur (CFO)
Omdat je die variabele kosten vroeger niet had lijkt het of je met BPOS duurder
bij VandeGrijp Buizen
uit bent, maar dat is geen eerlijke vergelijking. Rond de Exchange-omgeving zijn er namelijk zaken die kostentechnisch niet tot uitdrukking komen, zoals het onderhoud, de back-up's en de ellende rond de blacklist. Daar gingen vele uren
Meer informatie
werk in zitten. Weliswaar hebben we die kosten nooit echt geïnventariseerd (wij
- Microsoft
zijn nu eenmaal geen 'tijdschrijvers'), maar nu we al dat onderhoud niet meer
www.microsoft.nl/bpos
hebben merken we een aanzienlijke lastenverlichting, en in feite is dat ook een kostenbesparing. Ook in de business profiteren we nu van voordelen, die onze eigen Exchange Server destijds niet bood, zoals de aanwezigheidssignalering en de mogelijkheid om taken door te zetten naar collega's. Als je alle kostenaspecten en voordelen meeneemt in de vergelijking tussen Exchange Server in eigen beheer en BPOS, zijn we met BPOS beslist veel voordeliger uit."
"We kunnen stellen dat we allemaal dik tevreden zijn met BPOS en wat ik zelf vooral geweldig vind, is dat BPOS onze wens, een
TOEKOMST
veilige en probleemloze e-mailomgeving, volledig heeft waargemaakt."
VandeGrijp Buizen heeft haar contactmanagement en ERP-systeem nog in eigen
Hugo van Verseveld is financieel directeur (CFO)
beheer. Hugo van Verseveld: "Daarvoor hebben we Microsoft Dynamics CRM en
bij VandeGrijp Buizen
Dynamics NAV draaien op HP servers. We kunnen er nu nog goed mee vooruit, hoewel er al wel behoefte is om meer online te doen. We werken hier bijvoorbeeld met documenten en tekeningen van klanten, waarvoor het beslist interessant is om eens te onderzoeken wat voor winst er te behalen is als we die via een online verbinding bereikbaar zouden maken. Onze goede ervaringen met BPOS zullen in die evaluatie zeker een rol spelen. Misschien iets om volgend jaar met De Giessen te bespreken…"
Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld.
SP
