Van audit tot kwaliteitsverbetering Werkgroep sportbeleid (dag 2)

c ongres i n w o o r d W ER K GR OEPEN D AG 2 - SPORT BELEI D

Van audit tot kwaliteitsverbetering Werkgroep sportbeleid (dag 2) In 2006 ontwikkelde Double Pass – in opdracht van de Vlaamse Vereniging voor Provincies – de kwaliteitsaudit Pro²Sportdiensten. De audit is tot stand gekomen door de medewerking van de provincies, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de gemeenten. Pro²Sportdiensten staat voor PROmotie van de PROfessionaliteit van de sportdiensten. Het is een kwaliteitsmodel gericht op audit van het management binnen een sportdienst. Het werd ontwikkeld om de sportdiensten te ondersteunen in hun streven naar efficiëntie en effectiviteit.

Tijdens deze werkgroep werden de eerste resultaten van de audit bekend gemaakt en gingen de deelnemers via interactie zelf op zoek naar oplossingen voor de meest voorkomende knelpunten. Tot slot stelden drie sprekers een goede praktijk voor uit hun eigen sportdienst. We kozen voor de thema’s effectmeting, processen en procedures en administratieve vereenvoudiging omdat deze thema’s het zwakst scoorden tijdens de audit. Kwaliteitsmodel Pro²Sportdiensten Pro²Sportdiensten is een sportspecifiek kwaliteitsmodel op basis van een digitaal kwaliteitsinstrument. Het is een softwarepakket dat voorziet in de screening van zes sportgerelateerde dimensies, namelijk: sportbeleidsplan, organisatie, communicatie, ondersteuning, sportpromotie en accommodatie. Het instrument is flexibel en aangepast aan de grootte van de sportdienst en de aanwezige infrastructuur. Pro²Sportdiensten wordt uitgevoerd op basis van een audit in drie fasen. 1. In de pre-audit levert de sportdienst zijn sportinformatie aan met het softwarepakket. De verzamelde informatie en de stavingstukken worden toegeleverd aan de auditorganisatie, die een auditor aanduidt. 2. Fase twee is de audit ter plaatse. Deze neemt één dag in beslag. Het omvat de toetsing van aangeleverde informatie via gesprekken met de

sportverantwoordelijke(n) van de sportdienst en een bezoek aan de sportaccommodatie. 3. De derde fase is de post-audit. Hierbij ontvangt de gemeente zowel kwalitatief (aanbevelingen) en een kwantitatief (score) rapport van de resultaten. In 2008 zijn in een pilootproject vijf provincies, VGC en 26 gemeenten geauditeerd. In tabel 1 zijn per dimensie de belangrijkste vaststellingen en actiepunten (aanbevelingen) van deze eerste audits weergegeven. Op basis van het pilootproject 2008 besluit Double Pass dat: • iedere sportdienst goed functioneert met de mensen en middelen waarover hij beschikt; • er in de sportdiensten een duidelijk bewustzijn is van de nood aan kwaliteit; • de relatie tussen sportfunctionaris, schepen en voorzitter van de sportraad goed is door de vele informele contactmomenten. Naast deze positieve punten geeft Double Pass volgende actiepunten aan: • Sportdiensten dienen consequent te werken aan formalisatie om zo de kwetsbaarheid van de sportdienst in te perken en de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. • In die context gaat men best aan de slag met procesmatig werken (procesbeschrijving, procedures en draaiboeken) en legt men de basis voor administratieve vereenvoudiging. 50

Interactief: op zoek naar oplossingen voor de actiepunten Hoe kan je de inwoners ook tijdens de uitvoering en de evaluatie van het sportbeleidsplan informeren en betrekken? Men kan de inwoners informeren via een maandelijkse nieuwsbrief, de gemeentelijke website, de gemeentelijke informatiekrant en de algemene vergaderingen van de sportraad. Men kan de inwoners betrekken door een groep ‘bevoorrechte getuigen’ regelmatig te contacteren en samen te brengen. Tot slot kan men de inwoners de mogelijkheid bieden hun ideeën, opmerkingen weer te geven via ideeënbussen, websites en discussiefora als facebook. Welke instrumenten kan je gebruiken om de effecten van je doelstellingen te meten? Een meetinstrument kan een zeer eenvoudig document zijn. Vaak volstaat een eigen ontworpen sjabloon in Word of Excel waarop de gemeten waarden geregistreerd worden. Gemeenten en provincies werken echter meer en meer met standaard rapporteringsdocument zoals beleidsfiches, indicatorfiches, begrotingsfiches en kwartaalrapporten. Hierin worden uiteraard niet enkel de gemeten waarden geregistreerd. Het betreft een beknopte omschrijving van de doelstellingen met de daaraan verbonden indicatoren met hun streefwaarden. In deze fiches worden ook de verbanden gelegd tussen middelen en activiteiten.

c o n gres i n w oord WERK GROEPEN D AG 2 - SPO RTB ELEI D

tabel 1: Vaststellingen en actiepunten audits pilootproject

Positieve punten

Actiepunten

Beleid en sportbeleidsplan - gewicht van sport binnen het algemene beleid; - kwaliteit van het sportbeleidsplan; - relatie tussen schepen, voorzitter sportraad en sportfunctionaris.

- consequente/grondige gegevensverzameling voor beleidsbeslissingen; - opvolging doelstellingen sportbeleidsplan; - rapportering d.m.v. jaarrapport; - verder uitwerken van kwaliteitszorg.

Organisatie - een duidelijke organisatiestructuur; - financieel management (inzicht en beheer budget).

- personeelsformatie op basis van werklastmeting en behoefteonderzoek; - beheer van competenties; - opvolging van taken en prestaties; - uitwerken procedurehandboek; - implementatie servicemanagement (dienstverlening, klachtenbeheer …).

Communicatie - informele interne communicatie; - aanwezigheid website; - contacten met pers en media.

- verder uitbreiden website (krachtlijnen SBP, werkingsstructuur, medewerkers …); - communicatie beter structureren; - uitbreiden communicatiekanalen (vb. elektronische nieuwsbrief).

Ondersteuning - subsidiereglementen; - eenduidig retributiebeheer; - communicatie vormingsaanbod.

- consequente inspectie/controle besteding subsidies; - bevraging ter evaluatie en bijsturing subsidieproces; - implementeren van webapplicaties voor subsidieaanvraag en reservaties; - uitbreiden adviesverlening en -begeleiding.

Sportpromotie - aanbod sportpromotionele activiteiten

- vooropstellen en opvolgen kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen per activiteit; - formalisatie van de voorbereiding (draaiboek); - consequente evaluatie van alle activiteiten.

Accommodatie - opvolging energiebeheer; - onderhoud accommodaties, douches, kleedkamers.

Welke vaste onderdelen kan een uitgeschreven procedure bevatten? Voorbeeld 1 Een procedure bevat de proceseigenaar of de verantwoordelijke voor de uitvoering van de taak. Deze wordt bij voorkeur aangeduid met de functie eerder dan de naam om ook bij personeelswijzigingen van toepassing te blijven. Verder bevat elke procedure bij voorkeur het tijdstip van de uitvoering en een procesbeschrijving. De procesbeschrijving beschrijft gedetailleerd de stappen die men moet ondernemen om de taak tot een goed einde te brengen.

- uitwerken noodplanning en implementatie noodoefening; - naast het opvolgen van het energiebeheer, actieplan opmaken om energieverbruik in te perken; - gebruik van producten en arbeidsmiddelen veiliger laten verlopen door risicoanalyses en instructiefiches; - volwaardige EHBO-voorzieningen in elke accommodatie.

Tot slot bevat de procedure de wijze van controle en evaluatie van de taak.  Voorbeeld 2 Een procedure omvat een naam en kenmerk (identificatienummer), de naam van de auteur, de functie van de beheerder, de datum van in werking treding, de eventuele einddatum, de doelgroep, de autorisatie van het diensthoofd of de betreffende verantwoordelijke. De procedure of het proces op zich omschrijft: doel, toepassingsgebied, verantwoordelijken, uitvoering, formulieren, bijlagen en toelichting. Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer

51

Welke onderdelen kan een personeelsbehoeftenplan bevatten? Hoe meet je de werklast? Een personeelsbehoeftenplan bevat bij voorkeur een organogram, de functiebeschrijvingen, een schematisch overzicht van alle taken van elke medewerker, de tijd die men hieraan moet besteden en een schematisch overzicht van alle opdrachten binnen de dienst. De werklast meet je door aan elke taak een geraamde duur van de uitvoering te koppelen en deze te vergelijken met de huidige personeelsbezetting. N° 211

SPORTHAL IN PUURS

Cosimco biedt totaaloplossingen in de bouwsector, gaande van industriële gebouwen tot sportinfrastructuur. Een correcte prijs en kwaliteit gaan daarbij hand in hand met een nauwgezette timing. Onze multidisciplinaire kennis in ontwerp en bouw vormt daarbij een belangrijke meerwaarde. Deze ervaring stellen we u graag ter beschikking. Ontdek onze passie voor sporthallen op www.cosimco.be En onthoud... Met ons scoort u steeds!

Ontdek onze passie voor sport(hallen)

Cosimco NV Kartuizersweg 1, 2550 Kontich T: 03 450 77 00 | F: 03 457 61 40 [email protected] | www.cosimco.be

ISO 9001 en VCA** gecertificeerd

Cosimco_Sporthallen_v04.indd 1

11/24/08 4:01:02 PM



BeheervanzwembadenensportinfrastructuurͲaanbodopmaat(gemeente/stad) 

x beheerenexploitatie Totaalaanbod: x financieringeninvestering  x nieuwbouwenrenovatie   x kenniscentrum:technischeinstallaties,wetgeving,audits 

 x Waterhuishoudingsaudits:volledigeanalysevanwaterhuishouding,vastleggenvan

behoeften,opstellenvanaangepasteplannen x Waterproductie,ͲbehandelingenͲzuiveringvoordeindustrie:waterfabrieken

voorproductievankoelͲ,ketelͲofproceswater x Wateropslagcapaciteitvoorwaterafhankelijkeindustriëleproductie x IBA's:individuelebehandelingsinstallatiesvoorafvalwater

Dienstverlening op maat waar water, mens, milieu en economie elkaar raken Interesse? Contacteer ons - [email protected] - [email protected]

Ditzijndienstenvan

Stropkaai14Ͳ9000GentͲ[email protected]Ͳwww.tmvw.beͲ092400211

co n g r e s i n w oord WERK GROEPEN D AG 2 - SPO RTB ELEI D

Enkele voorbeelden van ‘quick wins’ voor de administratieve vereenvoudiging Informatisering van externe procedures zoals inschrijvingen voor sportkampen, reservatie sportinfrastructuur … (in combinatie met de andere kanalen om alle doelgroepen te bereiken!) Informatisering van interne procedures zoals herstellingen van sportmateriaal, registratie van afwezigheden … Welke stappen worden opgenomen bij het uitschrijven van de procedure ‘subsidiëring van een sportclub’? • opstellen van een begeleidende brief en inlichtingenformulieren plus de verzending via post en mail; • binnengekomen inlichtingenformulieren afstempelen op de ingekomen datum, club markeren op een overzichtslijst en in een Word-document plaatsen; • controle inlichtingenformulieren (vb: trainersdiploma’s nakijken); • 1 volmacht per club doorgeven aan de financiële dienst; • extra verwittiging sturen om formulieren tijdig in te dienen; • berekening subsidies, het bedrag dat overblijft verdelen onder de jeugdwerking; • overzicht verspreiden aan het diensthoofd sport, de schepen van sport, de leden van de raad van bestuur; • advies vragen aan sportraad; • overzicht subsidie sportraad in de begroting laten zetten, verdelen overzicht op algemene vergadering; • overzicht subsidie sportdienst naar financiële dienst voor uitbetaling; • nazorg: controle aanwending, effectmeting. Hoe kan de sportdienst een duurzaam effect koppelen aan een sportkamp voor kinderen van 6-12 jaar? Hoe kan men dit effect meten? Men wil de kinderen aanzetten tot langdurig sporten. Dit doet men in eerste instantie door toe te zien op de kwaliteit van het aanbod. Vervolgens kan men lesgevers uit de clubs betrekken om de doorstroming naar de club te realiseren. Tot slot kan men een sportcheque aanbieden om de kinderen aan te zetten tot langdurig sporten. De meting van dit effect kan gebeuren via

Praktijkvoorbeeld Sportdienst Beveren Voor de opbouw van elke procedure koos Beveren voor een eenvoudig model. Het model bevat de proceseigenaar, het tijdstip van uitvoering, de beoogde doelstelling, een zeer doorgedreven procesbeschrijving, de vermelding van de controle of evaluatie van de procedure en eventueel de vermelding in welke stap van de PDCA-cyclus de procedure zich bevindt (zie figuur 1). De sportdienst van Beveren concludeert dat het – ondanks de zware werklast – zeer waardevol is om alle processen en procedures uit te schrijven. Het motiveert medewerkers om de taken op een andere manier te bekijken en te verbeteren. Het verzekert de continuïteit van de dienst en geeft een meting van het werkvolume. Toch moet men ervoor zorgen dat het een dynamisch document is, dat ruimte biedt voor constante bijsturing.

een jaarlijks soortgelijke bevraging bij de deelnemers, ouders en lesgevers. Ter controle kan men bij de clubs nagaan hoeveel kinderen van het sportkamp een lidmaatschap afsloten. Effectmeting Het nieuwe gemeentedecreet verplicht de gemeenten tot een verhoogde beheerscontrole en goede rapportering, bij voorkeur per kwartaal. De provinciale sportdienst van Antwerpen startte vanuit dit oogpunt met een grondige implementatie van de PDCA-cyclus1 voor alle budgetten en doelstellingen. Dit leidde tot een aantal documenten die de provinciale sportdienst in staat stelt al hun doelstellingen en budgetten op te volgen en de realisatiegraad te berekenen. Op basis van de resultaten van deze analyses worden de plannen tussentijds en ter voorbereiding van een nieuw planningsjaar geëvalueerd en bijgestuurd (zie pagina 54). Processen en procedures In voorbereiding van de CAF-evaluatie startte de sportdienst van Beveren in

figuur 1: Voorbeeld model ‘procesbeschrijvingen’ Beveren

2007 met het uitschrijven van alle processen en procedures. Dit gebeurde volgens de principes van de PDCA-cyclus. Zo beschikt de sportdienst intussen over 195 procedures die de administratieve taken beschrijven zoals ‘het opmaken van een jaarrekening’ en meer fysieke taken zoals die van de zaalwachters. Deze processen werden geschreven door de eigen medewerkers wat op zijn beurt een zekere gedragenheid creëert (zie kaderstuk). Administratieve vereenvoudiging via Outlook De gemeente Harelbeke beschikt over een kleine sportdienst, maar heeft de grote troef dat de sportfunctionaris, Frank Malisse, een kenner is van informatisering. Onder zijn impuls gebruiken intussen alle administratieve diensten het Outlookpakket voor de uitvoering en opvolging van taken. Op de sportdienst maken zelfs de schoonmaaksters en de toezichters gebruik van dit systeem. Dit is mogelijk omdat het programma zeer eenvoudig is in gebruik (zie pagina 57).

1 PDCA (Plan, Do, Check, en Act) Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer

53

N° 211

c ongres i n w o o r d W ER K GR OEPEN D AG 2 - SPORT BELEI D

Praktijkvoorbeeld Effectmeting: provinciale sportdienst Antwerpen De sportdienst gebruikt drie soorten fiches om resultaatgericht te werken: de beleidsfiches, de indicatorfiches en de begrotingfiches. Een beleidsfiche, beter bekend als balanced scorecard, geeft per operationele doelstelling de indicator weer met daaraan verbonden de streefwaarden per kwartaal. Zo heeft een beleidsfiche meerdere functies. Het is een informatiesysteem voor het management dat gebruikt kan worden om te voldoen aan de decretale verplichtingen, het is een sturingssysteem, het is een communicatie-instrument en een meetsysteem voor de geleverde prestaties (zie figuur 2). De indicatorfiche beschrijft de indicator, zijn relevante dimensies en zijn beperkingen. Verder bevat een indicatorfiche de streefwaarden per kwartaal, de betrouwbaarheid en haalbaarheid van de gegevens, de bron van de gegevens en het niveau en de naam van de verantwoordelijke (zie figuur 3). De begrotingsfiche geeft per activiteit een algemene omschrijving, de koppeling met de operationele doelstelling(en) en de toelichting bij het betreffende begrotingsjaar. Hierbij worden enerzijds budgetten en anderzijds een aantal voltijds equivalenten toegekend aan de activiteiten. De begrotingsfiche geeft dus aan welke middelen worden ingezet om de activiteiten te realiseren en de vooropgestelde doelstellingen te bereiken.

1.

Aantal deelnemers aan de eigen sportpromotie activiteiten.

APB Sport

#VERW!

maart-09

Laatste opmaak door:

Tom Van Look

Contactpersoon

#VERW!

DEFINITIE

1.1

Naam indicator Aantal deelnemers aan de eigen sportpromotie activiteiten. Nummer indicator (volledig incl. nr OD 13.12.01.01 beleidsdomein, SD en OD); bijv. 15.03.02.01)

1.2

1.4

Beleidsdomein (+ afkorting) Nummer beleidsdomein Locatie (+ afkorting) Link SD

1.5

SD Nr. Link OD

1.6 1.7

OD Nr. (volledig incl. nr beleidsdomein en SD); bijv. 15.03.02 Perspectief Beschrijving indicator

1.3

1.8 1.9 1.10

Formule Meeteenheid Beschrijving van de formule Relevante dimensies

1.11

Motivatie

1.12

Beperkingen

2.

2.1

2.2

3.

Vrije tijd VT B13 APB Sport SPORT Verhogen van de sportparticipatie binnen de Provincie Antwerpen rekening houdende met de doelgroepen 13.12 Verhogen van het aantal deelnemers aan de eigen sportpromotie activiteiten van XXX in 2008 tot XXX tegen 31 december 2010, met focus op jongeren en gehandicapten maar ook met aandacht voor andere doelgroepen, en dit door het uittekenen van een nieuwe promotiestrategie en het vernieuwen van het aanbod. OD 13.12.01 Resultaatsperspectief Deze indicator geeft het aantal deelnemers weer aan de sportpromotie activiteiten die door de Provinciale Sportdienst georganiseerd worden. Tevens wordt er een beeld bekomen van het effect van de vernieuwde promotiestrategie en het bereik van de nieuwe doelgroepen (o.a. gehandicapten, ...). Optelsom Getal Optelsom van het aantal deelnemers Per doelgroep: 1) gehandicapten - 2) jongeren van 0 tot 18 jaar - 3) volwassenen en senioren Deze indicator geeft weer hoeveel deelnemers we bereiken met de sportpromotie activiteiten verspreid over gans de provincie, met brede promotiecampagnes, met sensibiliserende evenementen en met gehandicaptensport, hetgeen belangrijk is met het oog op het realiseren van de missie van de Provinciale Sportdienst. Hoe meer deelnemers aan onze eigen sportpromotie activiteiten, hoe hoger de Deze indicator zegt niets over de kwaliteit van de sportpromotie activiteiten. De KPI geeft ook niet weer in hoeverre de deelnemers ook effectief doorstromen naar de sportclubs (of ze blijven sporten), en ze bijgevolg langdurig zullen sporten. De indicator geeft ook niet weer over welk soort van activiteiten het gaat.

STREEFWAARDEN EN BESLISSINGSSCHEMA

Streefwaarde (cumulatief indien mogelijk; NVT indien niet van toepassing) Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Beslissingsschema Per kwartaal: = of > 100% = groen / > of = 80% en < 100% = oranje / < 80% = rood

BETROUWBAARHEID EN HAALBAARHEID VAN DE GEGEVENS

3.1 3.2

Betrouwbaarheid van de gegevens Haalbaarheid

Hoog Hoog

4.1

4.2 4.3 4.4

Bron Systeem Databank Tabel Coördinaten Project opstarten gegevens-verzameling Frequentie Stabiliteit

Excelldocument: opvolging OD Excelldocument: opvolging OD Inschrijvingslijsten deelnemers nvt nvt nvt Kwartaalmeting Indicator kan over de hele legislatuur gemeten worden.

5.1 5.2

Technisch verantwoordelijke Data-verantwoordelijke

5.3 5.4

Functioneel verantwoordelijke Actieplan verantwoordelijke

Elke Leenaards Els Goyvaerts, Katrien Collaert, Koen stas, Els Hectors, Olivia Verelst, Jeroen Joossens, Vera Adams, Vanessa De Bleyser #VERW! #VERW! 1

4.

5.

BRON VAN GEGEVENS

NIVEAU & VERANTWOORDELIJKHEID

figuur 3: Praktijkvoorbeeld indicatorfiche

figuur 2: Praktijkvoorbeeld beleidsfiche

c o n gres i n w oord WERK GROEPEN D AG 2 - SPO RTB ELEI D

De controle en opvolging gebeurt aan de hand van het kwartaalrapport. Dit rapport geeft weer of de doelstellingen werden gerealiseerd binnen de gestelde budgetten. Op de provinciale sportdienst gebeurt de opvolging aan de hand van een knipperlichtsysteem. Groen geeft aan dat een streefwaarde werd bereikt binnen de gestelde budgetten. Geel geeft aan dat men niet op schema zit. Men moet de afwijking motiveren, tussentijds evalueren en indien nodig bijsturen. Rood geeft aan dat men geheel niet op schema zit, bijsturen is noodzakelijk (zie figuur 4). figuur 4: Eindevaluatie met knipperlichtsysteem Tot slot gebeurt de eindrapportering via een jaarverslag en een financieel verslag. Het jaarverslag van de provinciale sportdienst Antwerpen geeft per strategische doelstelling de gestelde operationele doelstellingen, hun beleidsindicator, de vooropgestelde streefwaarde voor dat jaar en het bereikte effect (zie figuur 5). Het financieel verslag schetst dan weer de inkomsten en uitgaven verbonden aan elk van deze operationele doelstellingen (zie figuur 6). Voor meer informatie over de effectmeting van de provinciale sportdienst Antwerpen kan u contact opnemen met Kristel Van Loon: [email protected].

figuur 5: Eindrapportering doelstellingen via jaarverslag

figuur 6: Eindrapportering budget via financieel verslag

Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer

55

N° 211

Planning, nieuwbouw of renovatie? Häfele, uw specialist in functioneel meubel-en bouwbeslag, biedt een waaier van oplossingen voor de inrichting van uw infrastructuur. Met Dialock bieden wij u quasi onbeperkte mogelijkheden en bepaalt u samen met ons de samenstelling van uw toegangscontrolesysteem. Meer info of een afspraak? mail naar: [email protected] Häfele Belgium N.V. Lindestraat 13 A/PB 37, 9240 Zele Tel: +32 52/45 01 14 Fax: +32 52/45 01 51

www.hafele.be

VTS202DEF

17-12-2007

21:11

Pagina 42

Reputatie in Te c h n i e k Gerenommeerde opdrachtgevers Inmiddels meer dan 300, waaronder: De Gavers,Geraardsbergen • Overpelt/ Neerpelt Begijntjesbad, Overijse • De Blyckaert, Tienen Provinciaal Domein Huizingen • De Kimpel, Bilzen Espadron, Etterbeek • GUSB, Gent Gemeentelijk Zwembad De Panne Poseidon, Sint-Lambrechts-Woluwe LOTEC BELGIUM Essenestraat 16 • B - 1740 Ternat Tel: 02 582 45 49 Homepage:www.lotec.be E-mail: [email protected]

c o n gres i n w oord WERK GROEPEN D AG 2 - SPO RTB ELEI D

Praktijkvoorbeeld Sportdienst Harelbeke Elke sportfunctionaris moet jaarlijks honderden taken tot een goed einde brengen. Omdat Outlook sterk gericht is op planning en onafhankelijk is van de termijn (wekelijks, jaarlijks …) maakt men er in Harelbeke gebruik van voor de opvolging van deze taken. Eerst maakt men een jaarplanning, die alle taken voor het komende jaar bevat. Dit kan gaan van schilderwerken tot de opmaak van een folder. Vervolgens gaat men aan deze taken categorieën toewijzen. Afhankelijk van de eigen werking kan men meer of minder categorieën aanmaken. Harelbeke beschikt over categorieën als administratie, begroting, schilderwerken, sporthal … Outlook kan overzichten maken van alle taken. Dit kan per categorie of soort werk, per accommodatie of in de vorm van een tijdlijn. Zo krijg je een overzicht van alle openstaande taken per verantwoordelijke en de urgentie ervan. Als leidinggevende geeft dit een ideaal beeld over de werking van je dienst. Outlook kan ook mails toevoegen aan de takenlijst. Dit doe je door de mail in je takenlijst te slepen. Je kan aan een taak volgende gegevens toevoegen: timing voor de uitvoering, geplande duur van de opdracht, prioriteit en alle bijkomende informatie die je wenst toe te voegen kan vermeld worden in het tekstvak. Indien je sportdienst beschikt over een netwerk tussen de medewerkers kan je ook taken toewijzen. Bij toewijzing van een taak ontvangt je medewerker een taakmail. Wanneer de medewerker deze accepteert, verschijnt de taak in zijn of haar takenlijst. De leidinggevende ontvangt steeds een bevestiging voor acceptatie en uitvoering van elke taak. Bij de voltooiing van een opdracht ontvangt de leiding-

gevende automatisch een bericht via mail. Natuurlijk kan de leidinggevende steeds via de overzichten van alle taken elke taak op de voet volgen. Sinds 2008 gebruikt de sportdienst van Harelbeke Outlook eveneens voor de opvolging van het sportbeleidsplan. Van elke strategische en operationele doelstelling werd een taak gemaakt in Outlook. Via copy-paste ging dit vrij snel. Elke taak werd ondergebracht in de categorie ‘sportbeleidsplan’. Op die manier krijg je via de categorie ‘sportbeleidsplan’ een overzicht van al je doelstellingen. Het overzicht geeft duidelijk aan welke doelstellingen reeds gerealiseerd werden en welke nog op korte of op lange termijn uitgevoerd moeten worden. Ook hier is Outlook weer zeer flexibel. Met één druk op de knop kan je aanvullingen maken of de timing veranderen. Gezien de jarenlange ervaring met Outlook en de doorgedreven kennis van de sportfunctionaris gebruikt Harelbeke een extra softwarepakket, namelijk Kerio Server. Net als andere specifieke pakketten legt Kerio Server een extra laag op Outlook waardoor je het programma nog efficiënter kan gebruiken. Zo is er bijvoorbeeld Achieve Planner. Dit is een systeem uit de Verenigde Staten dat een doorgedreven opvolging van sportbeleidsplanning mogelijk maakt. Het biedt de mogelijkheid om vanuit de SWOT-analyse en de doelstellingen een planning te maken op agendaniveau. Het systeem kan zelfs het aantal uren bepalen noodzakelijk om een bepaalde doelstelling te realiseren. Voor meer vragen hieromtrent raden wij u aan Frank Malisse van de sportdienst van Harelbeke persoonlijk te raadplegen via [email protected].

Met dank aan de sprekers Amandine Vanvossel – projectmanager Pro²Sportdiensten Frank Malisse – sportfunctionaris Harelbeke Jo Haentjens – business manager Double PASS Kristel Van Loon – kwaliteitsmanager provincie Antwerpen Tom Van Look – directeur provinciale sportdienst Antwerpen Wim Beeldens – sportfunctionaris Beveren Met dank aan de moderator Helena Van Remoortel – stafmedewerker ISB

 Verslag: Helena Van Remoortel, stafmedewerker ISB  Trefwoord(en): kwaliteit, keuring, model, sportbeleid

Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer

57

N° 211