vagy Norvég Finanszírozási Mechanizmus által támogatott projektekhez. Hatályos: július 18

PROJEKTVÉGREHAJTÁSI ÚTMUTATÓ EGT és/vagy Norvég Finanszírozási Mechanizmus által támogatott projektekhez

Hatályos: 2008. július 18.

EGT/Norvég Finanszírozási Mechanizmus

Útmutató a Projektgazdák részére

SZERZİDÉS ÉS PROJEKT-MENEDZSMENT .................................................................. 4 AZ EGT / NORVÉG FINANSZÍROZÁSI MECHANIZMUS SZEREPLİINEK BEMUTATÁSA ............... 4 A VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS MEGKÖTÉSE ................................................................................ 5 A TÁMOGATÓ ÁLTAL MEGHATÁROZOTT SPECIÁLIS FELTÉTELEK ............................................... 5 BIZTOSÍTÉKOK BENYÚJTÁSA ...................................................................................................... 5 NYILVÁNOSSÁG .......................................................................................................................... 6 ALAPELVEK ÉRVÉNYESÜLÉSE .................................................................................................... 7 BESZERZÉSEK ............................................................................................................................ 7 SZERZİDÉSMENEDZSMENT ....................................................................................................... 8 I. SZERZİDÉSKÖTÉS A PROJEKTBEN KÖZVETLENÜL KÖZREMŐKÖDİ SZAKÉRTİKKEL ............... 8 II. SZERZİDÉSKÖTÉS ALVÁLLALKOZÓKKAL, BESZÁLLÍTÓKKAL, KIVITELEZİKKEL ÉS SZOLGÁLTATÓKKAL ..................................................................................................................... 8 A VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS MÓDOSÍTÁSA ............................................................................... 8 ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK A VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS MÓDOSÍTÁSÁVAL KAPCSOLATBAN........... 8 1. A TÁMOGATÁSI MEGÁLLAPODÁS ÉS A VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS EGYÜTTES, ELİZETES JÓVÁHAGYÁST IGÉNYLİ MÓDOSÍTÁSA ......................................................................................... 9 2. A VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS ELİZETES JÓVÁHAGYÁST IGÉNYLİ MÓDOSÍTÁSA ................... 10 3. A VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS UTÓLAGOS JÓVÁHAGYÁST IGÉNYLİ MÓDOSÍTÁSA....................11 4. ÍRÁSBELI ÉRTESÍTÉS ...................................................................................................................................11 A PROJEKTVÉGREHAJTÁSI ÜTEMEZÉS (PROJECT IMPLEMENTATION PLAN – PIP) MÓDOSÍTÁSA12 BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG ÉS KIFIZETÉSEK ...................................................13 1. JELENTÉSTÉTELI KÖTELEZETTSÉG .......................................................................................13 A JELENTÉSEKBEN HASZNÁLATOS ÁRFOLYAM ..........................................................................13 2. KIFIZETÉSEK .........................................................................................................................13 3. KÖZTES KIFIZETÉSEKHEZ KAPCSOLÓDÓ JELENTÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA ......................................15 4. VÉGSİ KIFIZETÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ JELENTÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA ............................................18 5. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK ÉS AZ ALÁTÁMASZTÓ BIZONYLATOK ........................................19 6. EL NEM SZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK .......................................................................................25 7. ÁFA ÉS EGYÉB ADÓK .............................................................................................................25 A TÁMOGATOTT PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ FONTOSABB JOGSZABÁLYOK ÉS DOKUMENTUMOK LISTÁJA .........................................................................................................26 MELLÉKLETEK ....................................................................................................................26 1. MELLÉKLET ...........................................................................................................................27 2. MELLÉKLET ...........................................................................................................................29 3. MELLÉKLET ...........................................................................................................................32 4. MELLÉKLET ...........................................................................................................................33

2



Az Útmutató célja

A projektek megvalósítását segítı eljárásrend ismertetése; adminisztratív és pénzügyi lebonyolítást segítı információk átadása; a projektben elıírt beszámolási feladatok, elvárások összefoglalása

Az Útmutató két fı részre tagolódik, melyek a projekt lebonyolításának egyszerő gyakorlati menetét követik. A „Szerzıdés és projekt menedzsment” a szerzıdés kötelezı elemeit illetve a szerzıdésmódosítással kapcsolatos tudnivalókat sorolja fel. A „Beszámolási kötelezettség és kifizetések” az egyes projektek szakmai és pénzügyi beszámolását, a kifizetések rendjét foglalja össze. Az Útmutató az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus megvalósításának a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság, Finanszírozási Mechanizmus Iroda, Nemzeti Kapcsolattartó által létrehozott eljárásrend és útmutatók, valamint a hazai elıírások és a Projektgazdával aláírt Végrehajtási Szerzıdés alapján készült. Az Útmutató nem a teljesség igényével készült, bizonyos körülmények változtatásokat is indokolhatnak, ezért a Végrehajtási Szerzıdésben nem szabályozott, de a program belsı eljárási, beszámolási és elszámolási rendjéhez tartozó kérdésekben a Végrehajtó Ügynökség az Útmutatóban leírtakat a program megvalósítása során kiegészítheti, vagy módosíthatja.

3



SZERZİDÉS és PROJEKT-MENEDZSMENT

Az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus szereplıinek bemutatása Az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus program keretében megvalósuló projektek Végrehajtó Ügynöksége a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Központi Pénzügyi és Szerzıdéskötı Egysége (a továbbiakban: KPSZE. A KPSZE felelıs a Végrehajtási Szerzıdések megkötéséért, közremőködik azok módosításában, figyelemmel kíséri a végrehajtás menetét, ideértve a közbeszerzések és pályázati alapok esetén a további pályáztatás ellenırzését, adminisztratív és pénzügyi szempontból ellenırzi a projekt-elırehaladási jelentéseket és a projektzáró-jelentést, valamint felel a kifizetések teljesítéséért. A program szakmai teljesítésigazolását a Végrehajtási Szerzıdésben megnevezett minisztérium és személy végzi. A felelıs szakmai vezetı, az ún. Szakmai teljesítésigazoló ellenjegyzi a végrehajtási szerzıdést, figyelemmel kíséri a végrehajtás menetét, véleményezi és ellenjegyzi a végrehajtási szerzıdés módosítását, ellenırzi a projekt-elırehaladási jelentések és a hozzájuk kapcsolódó kifizetési kérelmek végrehajtási szerzıdésben foglalt követelményeknek való megfelelését, jóváhagyja a projekt-elırehaladási jelentések, az éves jelentések és a projektzáró jelentés szakmai tartalmát. Nemzeti Kapcsolattartó (National Focal Point): az együttmőködési megállapodásokban meghatalmazott szervezet, amely teljes egészében felelıs a finanszírozási mechanizmusok magyarországi mőködéséért, jelenleg ezt a feladatot nemzetközi megállapodás alapján az NFÜ Nemzetközi Együttmőködési Programok Irányító Hatósága (NEP IH) látja el. A Nemzeti Kapcsolattartó a projektek végrehajtásában ellátott feladatai: ellenjegyzi a végrehajtási szerzıdést és annak módosításait, valamint jóváhagyja a projekt-elırehaladási jelentést. Finanszírozási Mechanizmus Iroda (Financial Mechanism Office): A finanszírozási mechanizmusok végrehajtását a támogatást nyújtó EGT országok, illetve Norvégia részérıl koordináló és felügyelı intézmény. Projektgazda - önálló projekt esetében a támogatásban részesülı szervezet, pályázati alap esetében a támogatásközvetítı szervezet - szervezi, lebonyolítja és irányítja a Projekt végrehajtását, és a projektért teljes körő pénzügyi felelısséget vállal.

4



A Végrehajtási Szerzıdés megkötése A szerzıdés megkötése sajátos módon két lépcsıben történik. 1. lépés: A Támogatási Megállapodás megkötése A Projektgazda által benyújtott projekt-pályázat és a Támogatási Ajánlat alapján a támogatást nyújtó Norvég Külügyminisztérium/EGT Finanszírozási Mechanizmus Bizottság és a Nemzeti Kapcsolattartó között létrejött kétoldalú megállapodás, amely adott projektre vonatkozóan rögzíti a támogatás és a projekt-végrehajtás feltételeit, megkötése a Norvég Külügyminisztérium / EGT Finanszírozási Mechanizmus Bizottság által jóváhagyott formaszöveggel, angol nyelven történik. 2. lépés: A Végrehajtási Szerzıdés aláírása A Projektgazda és a Végrehajtási ügynökség között jön létre, magyar nyelven. A Szerzıdést ellenjegyzi a szakmai teljesítésigazolásért felelıs minisztérium képviselıje, valamint a Nemzeti Kapcsolattartó. A Végrehajtási Szerzıdés mellékletét képezi az 1. lépésben említett Támogatási szerzıdés.

A támogató által meghatározott speciális feltételek A támogatási döntést meghozó Norvég Külügyminisztérium / EGT Finanszírozási Mechanizmus Bizottság a támogatás nyújtását bizonyos esetekben – elızetesen a Támogatási Ajánlatban foglalt feltételekhez köti. Ezen feltételek a Támogatási Megállapodás 6. és 7. pontjában találhatók meg angol nyelven, valamint a Végrehajtási Szerzıdés 8.1.2 pontjába is bekerültek magyar nyelven. Az elıleg kifizetésének, illetve a projekt eredményes zárásának feltétele, hogy a Projektgazda teljesítse ezen speciális elıírásokat!

Biztosítékok benyújtása A Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai és az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program esetében alkalmazandó biztosítékokkal kapcsolatos szabályokról szóló 54/2005. (III. 26.) és az azt módosító 104/2007. (V. 09.) Korm. rendelet az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus megvalósítására is kiterjed. Ez a rendelet a támogatási elıleg kifizetésének a következı feltételeit határozza meg: A Projektgazda köteles biztosíték nyújtására, amely biztosíték lehet bankgarancia (ld. Végrehajtási Szerzıdés XI. melléklet) vagy egyéb kezességvállalás (biztosítási szerzıdés alapján kiállított készfizetı kezességvállalást tartalmazó kötelezvény, garanciaszervezet által vállalt kezesség, garanciabiztosítási szerzıdés alapján kiállított kötelezvény, egyházi intézmény részére az intézményt fenntartó egyház, vagy annak illetékes szervezeti egysége által biztosított készfizetı kezességvállalás). A garancianyújtásra vonatkozó szabályokat ld. a Végrehajtási Szerzıdés Általános Feltételek 27. cikkében!

5



A következı esetekben nincs szükség biztosíték nyújtására: - Ha a támogatás: -

összege nem éri el a 10 millió forintot, nem beruházási célú, kutatás-fejlesztésre vagy innovációra szolgál, vagy kifizetését a projekt megvalósítását követıen, egy összegben kérelmezik.

- Ha a Projektgazda: Kinek nem kell biztosítékot nyújtani?  költségvetési szerv  egyház  egyház intézménye           

alapítvány alapítvány intézménye közalapítvány közalapítvány intézménye közhasznú társaság köztestület társadalmi szervezet helyi önkormányzat helyi kisebbségi önkormányzat önkormányzatok társulása a fentiek költségvetési szerve

 vízitársulat

Milyen feltétel teljesülése esetén nem kell biztosítékot nyújtaniuk? ha a támogatás az egyház (egyházi intézmény) olyan közfeladat-ellátásával kapcsolatos, amelyre tekintettel normatív költségvetési támogatásra jogosult

-

Amennyiben a támogatást teljes egészében önként vállalt helyi közügy megoldására vagy kötelezı feladataik ellátására használják fel. Nem kötelesek továbbá biztosítékot szolgáltatni, amennyiben a fejlesztés tárgya, vagy a fejlesztés eredményeként létrejövı vagyontárgy törzsvagyon, vagy törzsvagyonná válik Ha a támogatást teljes egészében az általuk üzemeltetett önkormányzati és/vagy állami tulajdonú vizek és vízilétesítmények fejlesztésére használják fel

Nyilvánosság A projekt megvalósítása során a KPSZE és a támogatók fokozottan figyelik a pályázat során a Nyilvánossági tervben (mely a Végrehajtási Szerzıdés V. mellékletét képezi) foglalt vállalások megvalósulását. A projekt megvalósításakor a Projektgazdának megfelelı módon – például a projekt során készült jelentésekben, kiadványokban vagy a projekttel kapcsolatos híranyagokban stb. – láthatóvá kell tennie, hogy a projekt az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus programján keresztül kapott pénzügyi támogatást. Az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus támogatásával kapcsolatos tájékoztatási kötelezettségrıl, a tájékoztatás formájáról részletesen rendelkezik az “Arculati kézikönyv”, amely elektronikusan elérhetı a Nemzeti Kapcsolattartó és a Végrehajtó Ügynökség honlapján: www.nfu.hu, www.cfcu.hu/uj, továbbá az eeagrants.org/newspromotionalmaterals oldalon. Figyelem! A tájékoztatási tevékenység során vegyék figyelembe az Általános szerzıdéses feltételek 14. cikkelyében foglaltakat. 6



Alapelvek érvényesülése Az alapelvek érvényesülésére a támogatók nagy hangsúlyt fektetnek, ezért a projekt végrehajtása során különös figyelemmel kell lenni a következı alapelvek pályázatban vállalt mértékő érvényesülésére: -

Fenntartható fejlıdés

-

Esélyegyenlıség (különös tekintettel a nemek közötti esélyegyenlıségre)

-

Jó kormányzás (felelısség, átláthatóság, részvétel, egyenlı esélyek, jogelvőség, kompetencia, szükségletek iránti fogékonyság)

-

Korrupció mentesség

A Projektgazda az alapelvek érvényesülésérıl a helyszíni monitoring során, illetve a projektvégrehajtási jelentésekben számol be.

Beszerzések A Projektek lebonyolítása során felmerült beszerzésekre a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvényben foglaltak az irányadók. A közbeszerzéssel kapcsolatos speciális kötelezettségekrıl a Végrehajtási Szerzıdés Általános Szerzıdéses Feltételek 9. cikkelye rendelkezik. A Projektgazda a projekt keretében végrehajtott beszerzéseinél a Kbt. 1.§ (3) bekezdés figyelembe vételével a következı országokban letelepedett ajánlattevık és alvállalkozók, valamint szakértıik, és a következı országokból származó áruk számára köteles biztosítani a nemzeti elbánást összhangban a 8001/2007. számú KüM-TNM-IM együttes tájékoztatóval. 1) Az Európai Unió tagállamai: Ausztria, Belgium, Ciprus, Cseh Köztársaság, Dánia, Észtország, Finnország, Franciaország, Németország, Görögország, Magyarország, Írország, Olaszország, Lettország, Litvánia, Luxemburg, Málta, Lengyelország, Portugália, Szlovákia, Szlovénia, Svédország, Spanyolország, Hollandia, Egyesült Királyság, Románia, Bulgária 2) Megállapodás az Európai Gazdasági Térségrıl és az Európai Gazdasági Térségben való részvételrıl: Liechtenstein, Izland, Norvégia 3) A Kereskedelmi Világszervezetet létrehozó egyezmény 4. melléklete: Megállapodás a kormányzati beszerzésrıl alapján: Egyesült Államok, Kanada, Hongkong, Kína, Izland, Izrael, Japán, Korea, Liechtenstein, Norvégia, Szingapúr, Svájc, Aruba 4) Azon országok amelyekkel az Európai Közösség megállapodást kötött: Mexiko, Chile, Izrael, Svájc, Macedónia volt Jugoszláv Köztársaság, Horvátország A Projektgazda a fentieken kívül további országok számára is biztosíthat nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárása során, errıl azonban az eljárás megindítása elıtt a közbeszerzési dokumentációban rendelkeznie kell, és az eljárás során késıbb már nem változtathat rajta. Felhívjuk a figyelmet, hogy a beszerzésekre kizárólag a hatályos közbeszerzési szabályok betartása mellett van lehetıség. A beszerzésekre vonatkozóan a Beszerzési Útmutató szerint, a közbeszerzések lebonyolítása során a Közbeszerzési Útmutatóban foglaltak szerint kell eljárni. Az eljárások tisztaságáért a Projektgazda felel. 7



Szerzıdésmenedzsment A projekt terv szerinti megvalósítása érdekében szükséges megállapodásokat kötni az együttmőködı partnerekkel, a projekt munkatársaival, alvállalkozókkal, beszállítókkal és különféle szolgáltatókkal. A projekt célkitőzéseinek elérése döntı mértékben függ ezen szerzıdéseknek a teljesülésétıl, ezért a szerzıdések jól átgondolt elkészítése (tartalom/feladat pontos és egyértelmő meghatározása, teljesítési mutatók felállítása, megállapodás a teljesítési és fizetési határidıkrıl, fizetési feltételekrıl) és teljesülésük nyomon követése a projektmenedzsment egyik kiemelt feladata. A megállapodásokat, a szerzıdési feltételeket természetesen a költségvetéssel összhangban kell kialakítani, ugyanakkor a szerzıdésekben vállalt kötelezettségeket a költségvetés teljesülésének nyomon követésénél, mint lekötött forrásokat kell figyelembe venni. Célszerő külön nyilvántartani, hogy az egyes költségvetési sorokban tervezett, lekötött (szerzıdések ill. szerzıdés hiányában a beérkezett, de ki még nem fizetett számlák, számlahelyettesítı okmányok) ill. az adott költségvetési soron belül még „szabadon” felhasználható összegek nagyságának alakulását. I. Szerzıdéskötés a projektben közvetlenül közremőködı szakértıkkel A projektben különféle szerepet vállaló munkatársakkal a projekttervben nevesített tevékenységek és feladatok elvégzésére szerzıdést kell kötni. A szerzıdés lehet munkaszerzıdés (határozott idıre szóló), vállalkozói szerzıdés, ill. megbízási szerzıdés. A szerzıdéseknek teljes mértékben meg kell felelnie a vonatkozó jogszabályoknak. II. Szerzıdéskötés alvállalkozókkal, beszállítókkal, kivitelezıkkel és szolgáltatókkal A szerzıdések odaítélésének és megkötésének rendjét a 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekrıl címő jogszabályban foglaltak határozzák meg. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során elvégzendı speciális feladatokat a Közbeszerzési Útmutató ismerteti.

A Végrehajtási Szerzıdés módosítása Általános szabályok a Végrehajtási Szerzıdés módosításával kapcsolatban A támogatás összege és a támogatás intenzitása nem növelhetı. A projekt és a szerzıdés nem módosítható oly módon, hogy a módosítás eredményeképpen a támogatás eredeti odaítélése vitathatóvá váljon, illetve a pályázók egyenlı elbírálásának elve sérüljön. Szerzıdésmódosítást csak az alábbi eljárások betartásával lehet végezni. Amennyiben nem a megfelelı eljárást használják, a módosítás elutasításra kerül. A Végrehajtási Szerzıdés mindennemő módosítása kizárólag hivatalosan dokumentálva, írásban, a szerzıdést eredetileg aláírók egyetértésével történhet. A módosítás okai a következık lehetnek: a) a projekt céljai vagy eredményei változnak b) a projekt végrehajtásának Támogatási Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése huszonnégy hónapot meghaladó mértékben változik, c) egy vagy több tervezett költségvetési fısor 15%-ot meghaladó mértékben változik, 8



d) a projekt egyes tevékenységei vagy költségvetési fısorai között 15%-ot meghaladó költségvetési átcsoportosítás történik, e) a projekt menedzsment költségei növekednek f) a projekt végrehajtásának Támogatási Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése változik (huszonnégy hónapot meg nem haladó változás), g) az elkülönített bankszámlán keletkezett kamat felhasználásának engedélyezésére, h) az elkülönített bankszámla változtatása (pl. számlavezetı intézet változása) i) egy vagy több tervezett költségvetési fısor 15%-ot meg nem haladó mértékben változik, j) a projekt egyes tevékenységei vagy költségvetési fısorai között 15%-ot meg nem haladó költségvetési átcsoportosítás történik. k) Kizárólag adminisztratív változások (kapcsolattartási cím, székhely, bankszámla megszőnése, könyvvizsgáló vagy projekt menedzser személyének és/vagy adatainak megváltozása, stb.) l) új bankszámla nyitása esetén az új bankszámlára vonatkozó, a számlavezetı hitelintézet által visszaigazolt felhatalmazó levelet (inkasszó) 8 napon belül be kell küldeni. A módosítás típusai: 1. A Támogatási Megállapodás és a Végrehajtási Szerzıdés együttes, elızetes jóváhagyást igénylı módosítása 2. A Végrehajtási Szerzıdés elızetes jóváhagyást igénylı módosítása 3. A Végrehajtási Szerzıdés utólagos jóváhagyást igénylı módosítása 4. Írásbeli értesítés – kizárólag adminisztratív adatok változása esetén 5. PIP módosítás

1. A Támogatási Megállapodás és a Végrehajtási Szerzıdés együttes, elızetes jóváhagyást igénylı módosítása Esetei: a) a projekt céljai vagy eredményei változnak b) a projekt végrehajtásának Támogatási Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése huszonnégy hónapot meghaladó mértékben változik, c) egy vagy több tervezett költségvetési fısor 15%-ot meghaladó mértékben változik, d) a projekt egyes tevékenységei vagy költségvetési fısorai között 15%-ot meghaladó költségvetési átcsoportosítás történik, e) a projekt menedzsment költségei növekednek. Lépései: A Projektgazda köteles a Támogatási Megállapodás és a Végrehajtási Szerzıdés elızetes jóváhagyást igénylı módosítását, a módosítás okáról és körülményeirıl való tájékoztatással a Végrehajtó Ügynökségnél írásban kezdeményezni. Beküldendı dokumentumok: a Projektgazda angol nyelvő írásbeli kérelme a módosításról és a módosítás szükségességének az indoklásáról, Végrehajtási Szerzıdés módosítása (1.sz. melléklet). Formátuma: A kérelmet 1 példányban, a módosított szerzıdést pedig 6 eredeti példányban kell postán, valamint elektronikusan is benyújtani a KPSZE-hez. 9



A módosításhoz szükséges „Végrehajtási Szerzıdés módosítása” formanyomtatvány jelen Útmutató 1. sz. mellékletét képezi, mely elektronikus formában is átadásra került, illetve letölthetı a Végrehajtó Ügynökség honlapjáról. Határidık: Az elızetes elbírálást igénylı módosítás iránti kérelmet a módosítás tervezett életbe lépése elıtt kell benyújtani a Végrehajtó Ügynökséghez. A módosítási kérelmet a módosítás tervezett életbe lépése elıtt kellı idıben kell benyújtani a Végrehajtó Ügynökséghez. A Végrehajtó Ügynökség a kérelmet 15 napon belül ellenırzi és hiánytalan dokumentáció esetén továbbítja a Nemzeti Kapcsolattartón keresztül a Finanszírozási Mechanizmus Irodának. A visszaérkezı és jóváhagyott dokumentumot a KPSZE és a szerzıdés eredeti aláírói 15 napon belül hagyják jóvá és továbbítják a Projektgazda felé. A továbbított és visszaérkezı kérelem közötti ügyintézés idıtartamát a Végrehajtó Ügynökségnek nem áll módjában befolyásolni. Visszamenıleges hatállyal a szakasz alá tartozó semmiféle változtatás nem hagyható jóvá, és az esetleges változtatások csak az írásbeli jóváhagyás után lépnek életbe!

2. A Végrehajtási Szerzıdés elızetes jóváhagyást igénylı módosítása Esetei: f)

a projekt végrehajtásának Támogatási Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése változik (huszonnégy hónapot meg nem haladó változás), g) az elkülönített bankszámlán keletkezett kamat felhasználásának engedélyezése. h) az elkülönített bankszámla változtatása (pl. számlavezetı intézet változása)

Lépései: A Projektgazda köteles a Végrehajtási Szerzıdés elızetes jóváhagyást igénylı módosítását, a módosítás okáról és körülményeirıl való tájékoztatással a Végrehajtó Ügynökségnél írásban kezdeményezni. Beküldendı dokumentumok: a Projektgazda angol nyelvő írásbeli kérelme a módosításról és a módosítás szükségességének az indoklásáról, Végrehajtási Szerzıdés módosítása (1.sz. melléklet). Formátuma: A kérelmet 1 példányban, a módosított szerzıdést pedig 6 eredeti példányban kell postán, valamint elektronikusan is benyújtani a KPSZE-hez. A módosításhoz szükséges „Végrehajtási Szerzıdés módosítása” formanyomtatvány jelen Útmutató 1. sz. mellékletét képezi, mely elektronikus formában is átadásra került, illetve letölthetı a Végrehajtó Ügynökség honlapjáról. Határidık: Az elızetes elbírálást igénylı módosítás iránti kérelmet a módosítás tervezett életbe lépése elıtt legalább 45 nappal kell benyújtani a Végrehajtó Ügynökséghez. Visszamenıleges hatállyal a szakasz alá tartozó semmiféle változtatás nem hagyható jóvá, és az esetleges változtatások csak az írásbeli jóváhagyás után lépnek életbe! 10



3. A Végrehajtási Szerzıdés utólagos jóváhagyást igénylı módosítása Esetei: i) egy vagy több tervezett költségvetési fısor 15%-ot meg nem haladó mértékben változik, j) a projekt egyes tevékenységei vagy költségvetési fısorai között 15%-ot meg nem haladó költségvetési átcsoportosítás történik (kivéve a menedzsment költséget az 1.e pont alapján). Lépései: A Projektgazda köteles a Végrehajtási Szerzıdés utólagos jóváhagyást igénylı módosítását, a módosítás okáról és körülményeirıl való tájékoztatással a Végrehajtó Ügynökségnél írásban kezdeményezni. Beküldendı dokumentumok: a Projektgazda magyar nyelvő írásbeli kérelme a módosításról és a módosítás szükségességének az indoklásáról, Végrehajtási Szerzıdés módosítása (1.sz. melléklet). Formátuma: A kérelmet 1 példányban, a módosított szerzıdést pedig 6 eredeti példányban kell postán, valamint elektronikusan is benyújtani a KPSZE-hez. A módosításhoz szükséges „Végrehajtási Szerzıdés módosítása” formanyomtatvány jelen Útmutató 1. sz. mellékletét képezi, mely elektronikus formában is átadásra került, illetve letölthetı a Végrehajtó Ügynökség honlapjáról. Határidık: Az utólagos elbírálást igénylı módosítás iránti kérelmet a módosítás életbe lépése után legkésıbb 15 nappal kell benyújtani a Végrehajtó Ügynökséghez.

4. Írásbeli értesítés Esetei: k) Kizárólag adminisztratív változások (kapcsolattartási cím, székhely, bankszámla megszőnése, könyvvizsgáló vagy projekt menedzser személyének és/vagy adatainak megváltozása, stb.) l) új bankszámla nyitása esetén az új bankszámlára vonatkozó, a számlavezetı hitelintézet által visszaigazolt felhatalmazó levelet (inkasszó) 8 napon belül be kell küldeni. Lépései: A Projektgazda köteles a KPSZE-t az adminisztratív változásokról írásban tájékoztatni. Formátuma: Az értesítı levélben fel kell tüntetni a módosuló adatokat és annak rövid indoklását. Formanyomtatvány nincs. Bankszámlával kapcsolatos módosítás esetén a Végrehajtási Szerzıdés IX. B. mellékletét is módosítani szükséges és az írásbeli értesítéssel együtt meg kell küldeni.

11



Határidık: A KPSZE írásbeli tájékoztatásának legkésıbb a változást követı 5 munkanapon belül meg kell történnie.

A Projektvégrehajtási Ütemezés (Project Implementation Plan – PIP) módosítása A fenti módosításoktól eltérı az eljárás, amennyiben csak a Projektvégrehajtási ütemezésben (PIP) történik javítás, vagy beszámolási periódus módosítás (pl. összevonás, átütemezés). Lépései: Ebben az esetben – a Támogatási Megállapodás 4.2 cikkelyében foglaltakkal összhangban - egy hivatalos angol nyelvő kérelmet a KPSZE-nek kell megküldeni, amely a változtatni kívánt és a változtatás indoklását tartalmazza. A KPSZE a kérelmet a Nemzeti Kapcsolattartón keresztül továbbítja az FMO felé, aki a Projektgazda indoklása alapján dönt annak jóváhagyásáról, vagy elutasításáról. Amennyiben a módosítási kérelmet az FMO jóváhagyja, úgy a Projektvégrehajtási ütemezést (PIP) módosítja és a módosított PIP-et a KPSZE-n keresztül a Projektgazdának megküldi. Formátuma: Nincs formanyomtatvány. A kérelem az érdemi részt (változás és annak részletes indoklása maximum 1. oldal terjedelemben) angolul is tartalmazza! Határidık: A kérelmet 60 nappal az elsı érintett (azaz módosítani kívánt) beszámolási határidı lejárta elıtt kell a KPSZE-nek eljuttatni.

12



BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG ÉS KIFIZETÉSEK 1. Jelentéstételi kötelezettség A Projektgazda köteles a Végrehajtó Ügynökséget részletesen tájékoztatni a Projekt megvalósulásáról. Ennek érdekében köteles Projekt–elırehaladási jelentés(eke)t, valamint Projektzáró jelentést készíteni. A Projekt-elırehaladási (Project Implementation Report: PIR) és Projektzáró jelentést (Project Completion Report: PCR) angol nyelven kell elkészíteni a Finanszírozási Mechanizmus Iroda által készített és elızetes adatokkal feltöltött beszámoló formátumban (ld. a 4. sz. melléklet). A projekt adataival elızetesen feltöltött beszámolót a Projektgazda kb. 15 nappal a beszámolási idıszak vége elıtt kapja meg elektronikus formában. A beszámolók a projekt idıszaka alatt utólagosan kerülnek ellenırzésre, ezért a Projektgazdát anyagi felelısség terheli a felhasznált eszközöknek a szerzıdéses és a jogszabályi elıírások szerinti felhasználásában! Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a pénzügyi táblázatok folyamatos és rendszeres vezetése a projektmegvalósítás idıszakában jelentısen megkönnyíti az idıközi és a záró jelentés elkészítését.

A jelentésekben használatos árfolyam A projektjelentéseket alátámasztó Számla- és Költségösszesítıt (ld. 2. melléklet) forintban kell elkészíteni. A PIR-ben a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság és/vagy a Norvég Külügyminisztérium által elızetesen megadott elszámoló árfolyamon a felvitt forintösszegek automatikusan megjelennek euróban is. A kifizetési kérelmen viszont a Számla- és Költségösszesítıbıl származtatott forintösszeget kell feltüntetni.

2. Kifizetések Az elıleg kifizetése, a köztes kifizetés(ek) és a végsı kifizetés forintban történik. A kifizetés kérelmezésének bizonylata: a kifizetési kérelem, melyet a Végrehajtási Szerzıdés IX. A mellékletében található minta alapján kell kiállítani. A kifizetések a Végrehajtási Szerzıdés részét képezı pénzügyi azonosító őrlapon (a Végrehajtási Szerzıdés IX. B melléklet) megadott elkülönített bankszámlára történnek (bankszámlaszám 2x8 vagy 3x8 számjeggyel). A bankszámlaszámmal kapcsolatos bármilyen változást a Végrehajtó Ügynökség számára haladéktalanul, de legkésıbb 5 munkanapon belül jelezni kell (ld.: korábbi fejezetet A Végrehajtási Szerzıdés módosítása 4. Írásbeli értesítés).

Elıleg: Az elıleg a támogatási összeg maximum 10%-a (lásd Végrehajtási Szerzıdés Különös Feltételek 5.cikk (2) pont). Benyújtandó dokumentumok: Az elıleg kifizetésének feltétele a végrehajtási szerzıdés aláírása. 13


-


a kitöltött kifizetési kérelem (Végrehajtási Szerzıdés IX.A melléklete szerint), adott esetben a XI. melléklet szerinti pénzügyi biztosíték (vagy a 54/2005. (III. 26.) Korm. Rendelet szerinti egyéb biztosíték), adott esetben a Végrehajtási szerzıdés 8.1.2 pontjában rögzített „A támogatás megítélésével kapcsolatos feltételek” alatt elıírt dokumentumok, Amennyiben a társfinanszírozás önerı: a bankkivonat az elılegként kiutalandó támogatási összeggel arányos önerı rendelkezésre állásáról.

Ezeket a dokumentumokat a KPSZE nevére kell kiállítani és részére kell megküldeni. Kifizetés: Az elıleg kifizetése a dokumentumok KPSZE általi kézhezvételét követı 60 napon belül történik meg.

Közbensı kifizetés(ek): A benyújtandó dokumentumokat a Végrehajtási Szerzıdés II. mellékletében található Projektvégrehajtási Ütemezésnek (Project Implementation Plan – PIP) megfelelı beszámolási idıszakokra kell elkészíteni és a jelentési idıszak lejártát követı 30 napon belül kell megküldeni a KPSZE címére. Benyújtandó dokumentumok: - a kitöltött kifizetési kérelem (Végrehajtási Szerzıdés IX. melléklete szerint), - Projekt-elırehaladási jelentés (PIR), - Könyvvizsgálói jelentés (Végrehajtási Szerzıdés X. melléklete szerint), - Költségek igazolására szolgáló dokumentumok (számlák és alátámasztó bizonylatok), - Számla- és Költségösszesítı, - Kamatösszesítı, - Szakmai összefoglaló. Kifizetés: A köztes kifizetés attól számított 60 napon belül esedékes, hogy a Végrehajtó Ügynökség a Projekt-elırehaladási jelentést jóváhagyta.

Végsı kifizetés: A Végrehajtási Szerzıdés II. Mellékletében található Projektvégrehajtási Ütemezésnek (Project Implementation Plan – PIP) megfelelıen benyújtott projektzáró jelentés ellenırzését követıen jóváhagyott összeg. A végsı jelentés jóváhagyásához szükséges dokumentumokat a Projektzáró jelentés kézhezvételét követı 60 napon belül kell benyújtani Benyújtandó dokumentumok: - a kitöltött kifizetési kérelem (Végrehajtási Szerzıdés IX. melléklete szerint), - Projektzáró jelentés (PCR), - Szakmai összefoglaló. Kifizetés: A végsı kifizetés attól számított 60 napon belül esedékes, amikor a Végrehajtó Ügynökség a Projektzáró jelentést jóváhagyta. Az Államkincstár év végi zárása vagy az elıirányzatok év eleji nyitása miatt a fenti 60 napos határidıkön túlnyúlhat a kifizetés, ezért a Végrehajtási Szerzıdés Általános Feltételei 22(4) pontjában legfeljebb 90 napos halaszott kifizetésben állapodtak meg a Felek. 14



3. Köztes kifizetésekhez kapcsolódó jelentés összeállítása A pénzügyi jelentést az alábbi példányokban kell benyújtani: Dokumentum Fizetési kérelem Könyvvizsgálói jelentés PIR Számla- és Költségösszesítı Számlák és alátámasztó bizonylatok Kamatösszesítı Banki kivonatok

1.

1. Eredeti példány

2. KPSZE példánya

-

Eredeti példány

3. Szakmai teljesítésigazoló példánya -

-

Eredeti példány

Másolat

-

-

Eredeti példány

Másolat

-

Eredeti példány

-

Eredeti példányok

Cégszerő aláírással hitelesített másolatok

Másolat a hitelesített dokumentumokról

-

Eredeti példányok

Eredeti Cégszerő aláírással hitelesített másolatok

Másolat a hitelesített dokumentumokról

4. Elektronikusan -

-

Fizetési kérelem

Minden adatát ki kell tölteni az adott idıszakra vonatkozó adatokkal és a Végrehajtási Szerzıdésnek megfelelıen alá kell írni. A fizetési kérelmen szereplı forintösszeg meg kell egyezzen a Költségösszesítıhöz kapcsolódó nyilatkozat szerinti EGT/Norvég Alap forrás és a központi költségvetésbıl finanszírozott forrás összegével (kivéve végsı kifizetésre visszatartott összeg elszámolása esetén). 2.

Könyvvizsgálói jelentés

A Végrehajtási Szerzıdés X. melléklete szerinti formában kell elkészíteni. 3.

Számlák és alátámasztó bizonylatok

A számlák és a számlákat helyettesítı bizonylatok akkor számolhatók el a projekt keretében, ha – –

–

– –

megfelelnek a donorok által elıirt követelményeknek, különös tekintettel a „Detailed Eligibility provisions”elıírásaira (www.eeagrants.com); a számlák meg kell feleljenek a nemzeti jogszabályok által elıírt követelményeknek: különösen a 2007. évi CXXVII. Az általános forgalmi adóról szóló törvénynek, valamint 2000. évi C. A számvitelrıl szóló törvénynek; megfelelnek a pályázati kiírás pénzügyi elıírásainak és feltételeinek: csak a pályázat tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerzıdések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek igazodnak a szerzıdés mellékletében szereplı költségvetéshez; megfelelnek az útmutatók elıírásainak; a számlák összege és részösszege nem haladhatja meg a költségvetésben meghatározott kereteket; 15


– – – – –


a projekt megvalósításához nélkülözhetetlenek és megfelelnek a józan pénzügyi gazdálkodás elveinek, különösen az ár-érték arány, valamint a költséghatékonyság elvének; a szakmai teljesítésigazoló a költséget a Projektjelentés részeként szakmailag jóváhagyta; A számlán vevıként a Projektgazda pontos neve szerepel, vevı címeként a Végrehajtási Szerzıdésben a Projektgazda által megadott pontos cím; a számla kiállítója megegyezik a csatolt vállalkozási, kivitelezıi, szállítói szerzıdésben feltüntetettel; a számlák kiállítási, teljesítési dátuma, valamint a pénzügyi teljesítés dátuma a végrehajtási szerzıdés 3.2. és 3.3. pontjaiban meghatározott idıpontok közé esik.

Devizaszámlák esetében a devizaösszegek átszámítása forintra a teljesítés napi MNB által közétett árfolyamon történik. A számlák másolatán fel kell tüntetni az alkalmazott átváltási árfolyamot és az elszámolni kívánt forintösszeget is. Angol és német nyelvő számlák, ill. dokumentumok kivételével a számlákról és a csatolt dokumentumokról fordítást kell mellékelni. Minden eredeti számlán fel kell tüntetni: a program nevét: Norvég / EGT FM; végrehajtási szerzıdés számát vagy a PIP számát; a költségtípus kódját (a költségvetési táblázat sorainak kódszáma alapján) / a tevékenység számát (activity number); a beszámolás idıszakát vagy a PIR sorszámát; az elszámolni kívánt összeget (amennyiben nem a számla teljes összege kerül elszámolásra) A költségek felmerülését és projekthez való kapcsolódását a számlákhoz mellékelt egyéb dokumentumok igazolják, ezért a számlák mellékleteként szerepelniük kell a hozzájuk tartozó alátámasztó bizonylatoknak, melyek elsısorban az alábbiak: Kifizetését igazoló bizonylatok az alábbiak lehetnek: készpénzben történı kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat; átutalással kiegyenlített számláknál a kapcsolódó bankszámlakivonat. Alapvetıen a számla pénzügyi teljesítésének dátuma dönti el, hogy adott számla mely beszámolási periódusban számolható el. Amennyiben az átutalás a periódusban megtörtént, de a bankszámlakivonat az átutalásról a beszámoló benyújtásáig még nem érkezett be, a költséget az adott idıszakban el kell számolni és a kifizetést igazoló bizonylatot a beszámoló KPSZE általi jóváhagyásáig hiánypótlásként be kell nyújtani. Az adott idıszakban felmerült költségek a következı periódusban nem számolhatók el! Szerzıdések: Amennyiben több perióduson keresztül és/vagy több számla kapcsolódik a szerzıdéshez, kérjük a szerzıdéseket külön lefőzve benyújtani. Amennyiben egy számla tartozik a szerzıdéshez, akkor kérjük a szerzıdést az adott számla mellékleteként szerepeltetni. A szerzıdéseket elegendı egyszer benyújtani, a késıbbi beszámolókban azonban hivatkozni szükséges rájuk és az esetleges szerzıdésmódosításokat be kell csatolni. Teljesítésigazolás: A számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolgáltatás esetén), átvételi igazolás (beszerzés esetén), mőszaki ellenıri igazolás. Az igazoló dokumentumok különösen a szállítólevél, átadás-átvételi jegyzıkönyv, mőszaki teljesítést igazoló nyilatkozat, 16



szolgáltatásra vonatkozóan a teljesítményigazolás, vagy jelentés, üzembe helyezési okmányok, stb. Kis értékő számlák esetén a teljesítésigazolás a számlán is szerepelhet. 4.

Számlaösszesítı és Költségösszesítı

A 2. sz. mellékletben megadott formában kell elkészíteni. A Számlaösszesítı tartalmazza az adott beszámolási periódusban felmerült költségeket alátámasztó számlák, illetve az azzal egyenértékő bizonyító erejő számviteli bizonylatok (továbbiakban: számla) összesítését tevékenységenként havi lebontásban. A PIR-ben a Számlaösszesítı havi összegzı sorainak értékeit kell szerepeltetni. A Számlaösszesítıben a számlák sorszámozása egy tevékenységen belül folyamatos legyen az elsı projektidıszaktól kezdıdıen, mely sorszámokat kérjük rávezetni a számlamásolatokra is. A pénzügyi jelentésben szereplı összetartozó dokumentumokat kérjük együtt kezelni (pl.: Számlaösszesítın az 1. sorszámú számlához tartozó dokumentumokat kérjük 1/a, 1/b, stb. jelölni). A Költségösszesítés a költségeket költségsorok szerinti bontásban tartalmazza. A Számlaösszesítıt és a Költségösszesítıt forintban kell feltölteni. 5. Project Implementation Report (Projekt elırehaladási jelentés) (PIR, 2. és 3. sz. melléklet) FMO által generált Excel-tábla az adott idıszaki projekt-tevékenységek és a felmerült, elszámolható költségek jelentésére. A PIR-t kb. 15 nappal a beszámolási periódust megelızıen elektronikusan küldi az FMO a KPSZEn keresztül a Projektgazdának. A Projektgazda a beszámoló részeként küldi vissza a PIR-t. Az ellenırzést és az esetleges hiánypótlás(oka)t követıen a KPSZE a beszámoló részeként továbbítja a szakmai teljesítésigazoló felé. A szakmai teljesítésigazolást követıen a KPSZE teljesíti a kifizetést, majd a PIR-t az NFÜ-n és a NAO-n keresztül az FMO-hoz továbbítja. A folyamat idıigénye miatt, a projekt gördülékeny lebonyolítása és a kifizetések mielıbbi teljesíthetısége érdekében, javasoljuk a pénzügyi táblák folyamatos vezetését, esetlegesen végsı határidı elıtti benyújtását. A Projektgazdáknak évente egyszer kibıvített PIR-t kell feltölteni, melyben jelenteni kell az ún. horizontális témák érvényesülését is: mint a fenntartható fejlıdés, esélyegyenlıség, jó kormányzás, korrupció-mentesség, továbbá kockázatelemzést kell végezni. Minden köztes jelentéshez kérjük csatolni építési projektek esetén a 3. sz. mellékletként csatolt Hulladékkezelési táblázatot is. 6.

Kamatösszesítı

A Projektgazda részére átutalt elıleg leköthetı, de a betéti, ill. látraszóló kamatokkal el kell számolni. A könyvelésben a kamatot külön is részletezni kell. A keletkezı kamatnyereség kizárólag a projekt céljaira használható fel, és csak a KPSZE elızetes engedélyével (ld. korábbi fejezet), de a jóváhagyott kamat-felhasználást is bizonylatokkal kell alátámasztani Amennyiben a kamat-felhasználás engedélyeztetése nem történik meg, a kamatot az utolsó Számlaösszesítıben negatív elıjellel, korrekciós tételként kell szerepeltetni és a PIR feltöltésénél figyelembe kell venni. 7.

Szakmai összefoglaló

Formátuma megtalálható jelen útmutató 2. sz. mellékletében. Az összefoglalót magyar nyelven kell elkészíteni: a projekt-elırehaladásról, a közbeszerzésekrıl és a nyilvánosságról kell számot adni benne. 17



4. Végsı kifizetéshez kapcsolódó jelentés összeállítása 1.

Fizetési kérelem

2.

Project Completion Report (Projektzáró jelentés) (PCR, ld. 3. és 4. sz. melléklet)

FMO által generált Excell-tábla, melyben a Projektgazdának összefoglalást kell adni a projekt megvalósítási idıszakában végzett projekt-tevékenységekrıl, a horizontális témákról és a tervezett költségvetéshez képest felhasznált támogatási és társfinanszírozási összegekrıl. A PCR formátumát az utolsó PIR FMO általi jóváhagyását követıen kapja kézhez a Projektgazda. 3.

Szakmai összefoglaló

Tartalmazza: • a projektben részt vevık nevét és elérhetıségét, • építési projektek esetén az építési napló zárásáról készített fénymásolatot, a mőszaki átadásátvétel jegyzıkönyvérıl készített másolatot, a hulladékkezelési táblázatot (angolul, ld. 3. sz. melléklet), valamint az építkezésrıl készült, annak fontosabb momentumait bemutató fényképeket, • nem építési projektek esetén kérjük mutassa be a projekt megvalósulását az indikátortáblázat alapján és foglalja össze a projekt végrehajtása során szerzett tapasztalatait • eszközbeszerzési projektek esetén az eszköz(ök)rıl készített fényképet. 4.

Igazolás a speciális feltételek teljesítésérıl

A projekt sikeres zárásának feltétele, hogy a Projektgazda teljesítse és igazolja a VSZ speciális feltételek 8.1.2 pontja alatt megfogalmazott kritériumokat.

18



5. Elszámolható költségek és az alátámasztó bizonylatok 1.

Menedzsmentköltség (management costs):

Ha a projekt végrehajtásához olyan új menedzsmentszerkezetet hoznak létre, ahol a munkaerıt kizárólag a projekt irányításának céljából alkalmazzák, az ezzel kapcsolatos költségek elszámolhatók. Ezen költségek között elszámolható pl.: a közvetett költségekbıl a menedzsmentre felosztható rész, kommunikációs költség, adminisztrációs költség, amennyiben az a projektmenedzsmenthez köthetı. Az ilyen típusú költségek elszámolását ld. a kapcsolódó költségtípusoknál. Kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj: Benyújtandó dokumentumok: – A kiküldetés szükségességét és a projekthez kapcsolódását igazoló dokumentumok (pl.: meghívó, kiküldetési rendelvény, jelenléti ív); – Számla; – Napidíj esetén a teljesítés igazolásával ellátott kiküldetési rendelvény. Napidíjat csak a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítı dolgozó élelmezési költségtérítésérıl szóló 23/1989 (III.12.) MT rendelet, illetve a tartós külszolgálatról szóló 104/2003. (VII.18.) Korm. Rendelet, valamint a mindenkori vonatkozó hazai jogszabályok rendelkezései alapján lehet elszámolni. – Kifizetés bizonylata. Útiköltség: Csak abban az esetben számolható el, ha a gépjármő a projektgazda vagy megbízási vagy munkaszerzıdés alapján megbízott fél, vagy annak valamely családtagja tulajdonát képezi. Gépjármő-használat esetén a benyújtandó dokumentumok: – Útnyilvántartás: Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármő típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Tartalmaznia kell: az utazás idıpontját, az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát; – Kiküldetési rendelvény, amennyiben rendelkezésre áll; – Forgalmi engedély; – Kifizetés bizonylata. Üzemanyag-felhasználás esetén a hatályos adójogszabályok irányadóak. Tömegközlekedés elszámolása esetén csatolandó dokumentumok: – Számla; – Kifizetés bizonylata; – Kiküldetési rendelvény, amennyiben rendelkezésre áll. 2.

Bérek, bérjellegő költségek és járulékaik (labour): 19



A menedzsmentköltségen felül számolható el bérköltség. Ide tartozik a projekt megvalósításához, a tényleges lebonyolításhoz szükséges szakmai/szakértıi munkák díja, bérköltsége. A béreket terhelı járulékok abban az esetben számolhatók el, ha azok végérvényesen a Projektgazdát terhelik. A költségek felmerülését a Projektgazdának meghatározott számviteli bizonylatokkal, dokumentummal kell igazolnia: – Munkaszerzıdés: a költség elsı felmerülésekor szükséges benyújtani egyszeri alkalommal, a további jelentések benyújtásakor elegendı a számlaösszesítı megfelelı oszlopában hivatkozni a szerzıdésre. – Munkaköri leírás, mely tartalmazza a projekttel kapcsolatos tevékenységeket. Amennyiben a munkatárs már a projekt megkezdése elıtt is munkaviszonyban állt a Projektgazdával és projektbeli feladatai a korábban megállapított munkaidejében végzi el, akkor meglévı munkaszerzıdést és munkaköri leírást ki kell egészíteni a projektbeli feladatok leírásával. – Ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra, akkor a szerzıdésben/munkaköri leírásban/teljesítésigazoláson meghatározott munkaidı-arány alapján kell kiszámítani az elszámolható összeget; – Megbízási szerzıdést kell kötni, ha a meglévı munkatárs a feladatokat munkakörén kívül, munkaidın túl végzi el. Továbbá megbízási szerzıdéssel vehetnek részt azon szakértık, ahol a munkavégzés egyéni vállalkozás vagy kisvállalkozás keretén belül történik (8 millió forint felett ld. Közbeszerzési útmutató, 8 millió forint alatt árajánlatok alapján kell kiválasztani a szakértıt). – Amennyiben a Projektgazdánál bérszámfejtı rendszer mőködik: bérszámfejtı lapok, amennyiben kézi számfejtés történik: bérjegyzék/fizetési jegyzék; – A szervezet nyilatkozata a járulékok megfizetésérıl; – Kifizetés bizonylata (összevont utalás esetén nyilatkozat arról, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz). – Teljesítésigazolás. 3.

Szolgáltatások (services):

Szükséges dokumentumokat ld. 5. pont Beszerzéseknél. 4.

Adminisztrációs költség / irodaköltség (office expenses):

Azok a költségek, melyek nem kapcsolódnak egy konkrét tevékenységhez, mint pl.: irodaszerek beszerzése, rezsiköltség és nem a menedzsment-tevékenységhez kapcsolódóan merültek fel. Pénzügyi és egyéb díjak: – – –

Nem számolhatók el a pénzügyi tranzakciók díjai, a valuta/deviza átváltási díjak, veszteségek és egyéb kizárólagosan pénzügyi költségek; Az elkülönített bankszámla nyitásának és a számla vezetésének költségei elszámolhatók; Jogi tanácsadói díj, közjegyzıi díj, mőszaki és pénzügyi szakértıi díj, a közbeszerzés elıkészítésének díja, biztosítás, könyvelési és könyvvizsgálói díj csak akkor számolható el, ha közvetlenül kapcsolódik a projekthez és nélkülözhetetlen a projekt elıkészítéséhez és megvalósításához. Szükséges dokumentumok: Szerzıdés; Teljesítést igazoló dokumentumok; Számla; Kifizetés bizonylata. 20


– –


A bankgarancia díja elszámolható, amennyiben a szerzıdés elıírja; Bírságok, kötbér és perköltség nem elszámolható.

Rezsiköltség: Elszámolható, amennyiben olyan tényleges költségen alapul, mely a projekt megvalósításához kapcsolódik, valamint arányosan felosztható a projektre egy megfelelıen dokumentált és méltányos módszert alkalmazva. Szükséges dokumentumok: – Projektgazda nevére szóló számla; – Nyilatkozat az elszámolni kívánt költségek megosztásának módjáról; – Kifizetés bizonylata. Bérleti költség: Csak a projekthez tartozó tevékenységek céljaira használt épületeknek, helységeknek, eszközöknek és felszereléseknek a projekt megvalósítás idıszakában felmerült bérleti költsége számolható el. Ha az épületnek csak egy részét használják a projekt céljaira, akkor a felmerült költségeket a használat arányában meg kell osztani. Dokumentálás: – A projekt céljaira való használati idıvel arányos mértékig, a projekt céljaira használt terület arányában kialakított számítási módszer; – Bérleti szerzıdés; – Számla; – Kifizetés bizonylata. 5.

Eszközök, felszerelések (equipment):

Közvetlenül a projekttevékenység érdekében felmerült tıkeköltség. Beszerzések (beruházás, eszközbeszerzés, anyagok beszerzése): – – – – – –

Szerzıdések, megrendelések; Árajánlatok, megrendelı. A Kbt. értékhatárát el nem érı beszerzéseknél a Beszerzési Útmutató szerint; Közbeszerzés dokumentumai, amennyiben a termék közbeszerzés-köteles; Számla; Teljesítést igazoló dokumentumok (szállítólevél, üzembe helyezési jegyzıkönyv, átadás-átvételi jegyzıkönyv; Kifizetés bizonylata.

Használt eszköz beszerzése elszámolható, amennyiben: –

Az eladó nyilatkozatban igazolja a származást, valamint azt, hogy korábban az eszköz beszerzése nem támogatás igénybevételével történt. 21


–

– 6.


Az eszköz ára nem haladhatja meg a piaci értékét (figyelembe véve a használt eszközök rövidebb élettartamát), valamint alacsonyabb a hasonló jellemzıkkel bíró új eszköz áránál (igazolás). rendelkezik mindazon technikai jellemzıkkel, melyek szükségesek a projekt megvalósításához és megfelel a vonatkozó normáknak és szabványoknak. Nyersanyag (raw materials):

Azon anyagok költségét jelenti, melyek a projekt során kerülnek felhasználásra, pl.: acél, beton, fa vagy egyéb anyag / termék, mely feldolgozásra kerül a projekttevékenység során, vagy felhasználják a projekt céljainak elérése érdekében. Szükséges dokumentációt ld. 5. pont Beszerzéseknél. 7.

Ingatlanvásárlás (building acquisition):

A föld és a rajta fekvı, ill. felépítendı épület költsége elszámolható, amennyiben közvetlenül kapcsolódik a projekt célkitőzéseihez és megfelel az alábbi feltételeknek: – Rendelkezésre áll egy független, képesítéssel rendelkezı értékbecslı vagy egy erre felhatalmazott hatóság által kiállított igazolás (adó-és értékbizonyítvány is elfogadható, kivéve, ha a pályázó önkormányzat) arról, hogy a vételár nem haladja meg a szokásos piaci értéket és az ingatlan mentes minden teher alól (különös tekeintettel bármiféle környezeti károsításra). Továbbá az igazolás tartalmazza, hogy az ingatlan megfelel a nemzeti elıírásoknak, vagy ha nem, akkor miért nem és milyen intézkedéseket kell végrehajtani a tevékenység során. – Az elmúlt tíz évben az ingatlanhoz kapcsolódóan nem vettek igénybe nemzeti vagy közösségi támogatást. – Az ingatlan az FMI és/vagy a Norvég Külügyminisztérium döntésében meghatározott célra és idıszakra használható. Az ingatlan legkésıbb a megvalósítási idıszak végéig a Projektgazda tulajdonába kell kerüljön. Az ingatlan a projektzáró jelentés jóváhagyását követı 5 éven belül (vagy a támogatási megállapodásban rögzített idıtartamon belül) nem idegeníthetı el, nem terhelhetı és nem adható bérbe. – Az ingatlan kizárólag a projekt célkitőzéseinek megfelelıen hasznosítható. – A projekt megvalósításához nélkülözhetetlen elıkészítési és építési költségek elszámolhatók. – Ingatlanvásárlást és építést az FMI és/vagy a Norvég Külügyminisztérium jóváhagyta. – Sem a projektmegvalósításért felelıs szervezet, sem közigazgatási hatóság tulajdonában álló ingatlan megvásárlásának költsége nem elszámolható. – Spekulatív célból nem vásárolható ingatlan. 8.

Földvásárlás (land acquisition)

Be nem épített földvásárlás költsége elszámolható, amennyiben: – Közvetlenül kapcsolódik a projekt célkitőzéseihez. – Költsége nem haladja meg az összes elszámolható költség 10%-át (kivéve környezetvédelmi projekteknél). – Rendelkezésre áll egy független, képesítéssel rendelkezı értékbecslı vagy egy erre felhatalmazott hatóság által kiállított igazolás (adó-és értékbizonyítvány is elfogadható, kivéve, ha a pályázó önkormányzat) arról, hogy a vételár nem haladja meg a szokásos piaci értéket és az ingatlan mentes minden teher alól (pl. jelzálog), különösen környezetszennyezési szempontból. – A földvásárlást az FMI és/vagy a Norvég Külügyminisztérium a támogatási szerzıdésben jóváhagyta. 22


– –


Sem a projektmegvalósításért felelıs szervezet, sem közigazgatási hatóság tulajdonában álló föld megvásárlásának költsége nem elszámolható. A spekulatív célú földvásárlás nem engedélyezett.

Környezetvédelemi projektek esetében a földvásárlás elszámolható, amennyiben: – Az NFÜ jóváhagyta; – A határozatban szereplı idıtartam alatt a tervezett célra használják; – Nem mezıgazdasági célra használják (kivéve, ha az NFÜ engedélyezte); – A földvásárlás valamely közintézmény vagy közjog hatálya alá tartozó testület által vagy nevében történik. 9.

Szállítók (Contractors):

Fizikai munkavégzéshez kapcsolódó költségek, pl: építés, felújítás, ásás, javítás. Alvállalkozói szerzıdés: Nem számolható el azon alvállalkozói szerzıdésekkel kapcsolatos kiadás, mely: – Növeli a projektmegvalósítás költségeit, anélkül, hogy hozzáadott értéket tartalmazna (nem számolható el pl. a pályázatíró sikerdíja) – Olyan harmadik féllel vagy tanácsadókkal kötött szerzıdésen alapul, melyekben az ellenérték a projekt összes költségének százalékos arányában meghatározott (kivéve, ha a projektgazda indokoltnak tartja) Az alvállalkozóknak minden alvállalkozói szerzıdéssel összefüggı információt biztosítani kell az ellenırzı hatóság számára. Természetbeni hozzájárulás: Elszámolható a végrehajtási szerzıdés költségvetési mellékletében meghatározott mértékig a következı esetekben: – – – – –

Föld, ingatlan, eszközök, anyagok rendelkezésre bocsátása, kutatói, szakmai tevékenység, ellentételezés nélkül végzett önkéntes munka; Értéke függetlenül megállapítható és ellenırizhetı; Föld vagy ingatlan rendelkezésre bocsátása esetén az értéket független, képesítéssel rendelkezı értékbecslı vagy erre felhatalmazott hatóság igazolja; Ingatlan, eszközök rendelkezésre bocsátása esetén az elszámolható értéket a tényleges használati idı alapján kell elszámolni (kimutatás a használati idı megállapítására); Az ellentételezés nélkül végzett önkéntes munka értékének meghatározása a munkaidı és a munkavégzés jellegének megfelelı szokásos óradíj/napidíj figyelembevételével történik. Mivel a tényleges munkaidı alapján kell elszámolni az értékét, ezért a munkaidı megállapítására vonatkozó kimutatást szükséges csatolni. A szokásos óradíj alátámasztása pl.: Munkaügyi Központ adatai, KSH adat, kamarák adatai, vagy a projektgazda nyilatkozata arról, hogy a bér megegyezik a hasonló munkakörben alkalmazott munkatársakéval.

A természetbeni hozzájárulás elszámolhatóságának feltételei – a speciális feltételek mellett megegyeznek a pénzbeni költségek elszámolhatóságának feltételeivel (ld. Detailed Eligibility Provisions). 23



Az FMO által követett „cash principle” legfontosabb következménye, hogy a Projektgazda által rendelkezésre bocsátott eszköz, ingatlan értékcsökkenése nem elszámolható, valamint ha az eszköz beszerzése az elszámolhatóság kezdı napját megelızıen került beszerzésre az eszköz vételára nem elszámolható. Föld és ingatlan használati joga - Elszámolható, amennyiben harmadik fél tulajdonában áll; - Az elszámolható összeg megegyezik a bérleti díj összegével; - Független értékbecslés szükséges (pályázatban), mely tartalmazza, hogy az értéke nem haladja meg a szokásos piaci értéket; - A pályázatnak egyértelmően tartalmaznia kell, hogy az ingatlant vagy földet (ill. annak meghatározott része) kizárólag a projekt céljaira használják. Föld és ingatlan tulajdonjogának átruházása - A fentieken túl (Detailed Eligibility Provisions 2.2) a Projektgazda javára történı tulajdonjogátruházásnak meg kell felelnie az ingatlan- és földvásárlásra vonatkozó speciális feltételeknek (DEP 5-6.); Kutatói / szakmai tevékenység - A projekt költségvetésének tartalmaznia kell a hozzájárulás értékének meghatározását alátámasztó kalkulációt, mely összhangban kell legyen a piaci bérrel és a nemzeti elıírásokkal; - A munkával töltött idı igazolására „timesheet”-ek szolgálnak. Eszközök / anyagok - A pályázatnak tartalmaznia kell az eszközök és anyagok értékét, mely megegyezik a piaci beszerzési árral; - Értékcsökkenés nem elszámolható; - Az eszköz használata során felmerülı változó költségek nem tekintendık természetbeni hozzájárulásnak, de elszámolhatók pl. a közüzemi díjak között.

24



6. El nem számolható költségek • • • • • • • • • • •

A pénzügyi tranzakciók díjai, a valuta/deviza átváltási díjak, veszteségek és egyéb kizárólagosan pénzügyi költségek; Bírságok, kötbér és perköltség; Gépjármő és nem beruházási jellegő eszközök (készlet, nyersanyag) továbbá likvid eszközök (osztalék, részvény, kötvény) beszerzése; Adósságok, és esetleges késıbbi veszteségek vagy adósságok fedezésére képzett tartalékok; Kamattartozás; Más keretbıl már finanszírozott tételek; Árfolyamveszteségek; Adók, beleértve az ÁFÁ-t, kivéve, ha a Projektgazda nem jogosult visszaigénylésre (ld. következı fejezet); Költségek, amelyek nem találhatók meg a költségvetési táblázatban; Jutalom; Minden olyan egyéb költség, melyet a vonatkozó, aktuális útmutatók nem elszámolható költségnek minısítenek.

7. ÁFA és egyéb adók A Projektgazda által a magyar jogszabályok értelmében vissza nem igényelhetı ÁFA és minden egyéb illeték és adó, amely végérvényesen a Projektgazdát terheli, elszámolható. A Végrehajtási Szerzıdés mellékletét képezı ÁFA-nyilatkozat szerint: Amennyiben a Projektgazda ÁFA levonására nem jogosult (pl. EVA-alany, tárgyi adómentes tevékenységet végez, alanyi adómentes), a támogatás alapja a projekt bruttó összköltsége. Elszámolható összköltség = bruttó összköltség (nettó összköltség + ÁFA) Ha a Projektgazda olyan ÁFA-alany, aki a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás igénybevétele során az áthárított adót visszaigényelheti, akkor a támogatásra esı ÁFA-t is vissza tudja igényelni. A támogatás alapja a projekt levonható, illetve visszaigényelhetı ÁFA nélkül számított összköltsége, azaz a projekt költségvetésében a Projektgazda által – az Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. Törvényben foglaltak alapján – levonható, illetve visszaigényelhetı ÁFA az elszámolható költségek között nem szerepeltethetı. Elszámolható összköltség = nettó összköltség

25



A támogatott projektek végrehajtásához kapcsolódó fontosabb jogszabályok és dokumentumok listája -

-

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 2000. évi C. törvény a számvitelrıl 1959. évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvrıl 1992. évi törvény az Államháztartásról 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekrıl és a kapcsolódó kormányrendeletek (bıvebben lásd a Közbeszerzési Útmutatóban) 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai és az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program esetében alkalmazandó biztosítékokkal kapcsolatos szabályokról szóló 54/2005. (III. 26.) Korm. rendelet az EGT Finanszírozási Mechanizmus és a Norvég Finanszírozási Mechanizmus végrehajtási rendjérıl szóló 242/2006 (XII. 5.) Korm. Rendelet és a 265/2007 (X.10.) Korm. rendelet a módosításról

A támogatott projektek végrehajtására vonatkozó az EGT tagállamok és Norvégia által elfogadott mindenkori Szabályzat és Eljárásrend, valamint az Útmutatók elérhetısége: http://www.eeagrants.org/documents Mellékletek

1. melléklet 2. melléklet 3. melléklet 4. melléklet

Végrehajtási szerzıdés módosítás formátuma Projekt elırehaladási jelentés, Szakmai összefoglaló formanyomtatványa, Számla- és költségösszesítı formanyomtatványa Hulladékkezelési táblázat minta Projektzáró jelentés formátuma

26



1. melléklet VÉGREHAJTÁSI SZERZİDÉS MÓDOSÍTÁSA a Központi Pénzügyi és Szerzıdéskötı Egység, székhelye: 10577 Budapest, Wesselényi u. 20-22., képviseli: Rónaszéki Gábor igazgató, (a továbbiakban: Végrehajtó Ügynökség) másrészrıl [Projektgazda teljes, vagy rövidített elnevezése, ahol indokolt] székhelye, adószáma [vagy annak megfelelı hivatalos regisztrációs száma, amennyiben szükséges], képviseli [a szervezet képviseletére jogosult személy megnevezése] (a továbbiakban: Projektgazda), (a továbbiakban együttesen: a Felek), a következıkben állapodnak meg: A Végrehajtó Ügynökség és a Projektgazda között -n létrejött <Szerzıdés száma> számú címő Végrehajtási Szerzıdés az alábbiak szerint módosul: <szám> cikk: <megnevezés> A Szerzıdés eredeti szövege:

<szám> cikk: <megnevezés> A Szerzıdés módosított szövege:

(pl: 2.3 cikk a Projekt megvalósításának idıtartama) (pl : A Projekt megvalósításának idıtartama az I. mellékletben foglaltak alapján 8 hónap. A projekt megvalósításának határideje: 2006. március 1.) (pl: 2.3 cikk a Projekt megvalósításának idıtartama) (pl : A Projekt megvalósításának idıtartama az I. mellékletben foglaltak alapján 10 hónap. A projekt megvalósításának határideje: 2006. május 1.)

Egyebekben a Végrehajtási Szerzıdés tartalma változatlan. A módosítás az utolsó aláírás dátumát követın lép hatályba.

27


……………………………………… Projektgazda részérıl


……………………………………… A Végrehajtó Ügynökség részérıl

Rónaszéki Gábor, igazgató Központi Pénzügyi és Szerzıdéskötı Egység

Dátum:

PH

Dátum:

PH

Ellenjegyezte:

………………………………………

………………………………………

A Nemzeti kapcsolattartó részérıl

A Szakmai teljesítés-igazoló részérıl

Dr. Vági Márton, elnök Nemzeti Fejlesztési Ügynökség

,

Dátum:

PH

………………………………………

Dátum:

PH

………………………………………

Roskó Zoltán, gazdasági elnökhelyettes

Dr. Fömötör Barna, jogtanácsos

Nemzeti Fejlesztési Ügynökség

Központi Pénzügyi és Szerzıdéskötı Egység

Dátum:

PH Dátum:

PH

28



2. melléklet

Projekt elırehaladási jelentés, szakmai összefoglaló és számla- és költségösszesítı formanyomtatványai (letölthetı a www.cfcu.hu/uj weboldalról a végrehajtási dokumentumok közül: - Demo PIR - Számla- és költségösszesítı)

29



Szakmai összefoglaló A projekt-elırehaladással, a közbeszerzéssel, a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítésérıl A projekt elırehaladásának ismertetése (a jelentéstételi idıszakban végzett tevékenységek)

30



A közbeszerzéssel kapcsolatban elvégzett feladatok ismertetése (megvalósítás menete, tevékenységek, eredmények)

A tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatban elvégzett feladatok ismertetése (célok és célcsoport, megvalósításra vonatkozó intézkedések és módszertan) CSATOLANDÓ MELLÉKLETEK a megvalósítással összefüggésben: (minden, a nyilvánossággal kapcsolatos dokumentáció, tájékoztató tábla, poszter, sajtóközlemény, kiadvány, szórólap, weblap, egyéb eredmények és tevékenység dokumentációja stb.)

31



3. melléklet (letölthetı a www.cfcu.hu/uj weboldalról a végrehajtási dokumentumok közül)

HULLADÉKKEZELÉSI TÁBLÁZAT MINTA

Waste generated in the period:

Type of waste

European Waste Catalogue (EWC) number (according to Commission Decision 94/3/EC) EWC EWC EWC

Total amount kg kg kg kg

Total: The non-recyclable waste was disposed in the local landfills/waste receivers as follows: Waste receiver

Total:

European Waste Catalogue (EWC) number EWC EWC EWC EWC EWC

Amount

Disposal Operation (according to Council Directive 91/156/EEC)

kg kg kg kg kg kg

Date: ………………………………….. Project promoter

32



4. melléklet

Projektzáró jelentés formanyomtatványa (letölthetı a www.cfcu.hu/uj weboldalról a végrehajtási dokumentumok közül: - Demo PCR)

33

vagy Norvég Finanszírozási Mechanizmus által támogatott projektekhez. Hatályos: július 18

Recommend Documents